October 24, 2011 TO: Board of County Commissioners FROM: John Hutzler, County Auditor SUBJECT: Follow-Up on Review of County Annexation Processes On January 8, 2010 County Auditor Alan Percell transmitted to the Board of County Commissioners his “Evaluation of Washington County’s Annexation Process,” together with the County Administrator’s response. The Auditor made ten recommendations to improve distribution of boundary change notices and information, to strengthen processes for transferring tax lots and roads to cities as a result of annexation activity, and to ensure the County identifies properties that should be annexed to special service districts as development occurs. In April of 2011 I initiated a follow-up review to determine whether the Auditor’s recommendations had been implemented and to request projected completion dates for those that had not. My report, together with the County Administrator’s response follows. I found that the County had fully implemented eight of the ten recommendations in the report. One issue had been resolved without the need for County action on the recommendation, and the County reported significant progress in implementing the remaining recommendation.. Four recommendations had been fully implemented within one year of the County Administrator’s response. Two recommendations appear to have been implemented after I requested that management report on the status of recommendations, and two others were fully implemented as I was preparing my final report. The remaining recommendation is scheduled for full implementation by June 30, 2013. I would like to thank Andrew Singelakis, Joann Rice and Victoria Sager of LUT and Rich Hobernicht and Joe Nelson of A&T for their assistance with this follow-up audit. This is the third of six follow-up reviews included in my audit plan for FY 2011-12. These reviews will help me to assess the effectiveness of the County’s audit function, and to develop policies and procedures for the Auditor’s Office designed to meet professional audit standards and to improve the effectiveness of the office.

Office of the Auditor 155 N First Avenue, Suite 310, MS 31 · Hillsboro, OR 97124-3072

phone: (503) 846-8798 · fax: (503) 846-8895 website: www.co.washington.or.us · e-mail: John_Hutzler@co.washington.or.us

Washington County Auditor’s Office

Follow Up Report

Evaluation of Washington County Annexation Processes

Final Report

October 24, 2011

John Hutzler, CIA, CGAP, CCSA

I. Summary 

On January 8, 2010 County Auditor Alan Percell transmitted to the Board of County Commissioners his 

November 13, 2009 “Evaluation of Washington County’s Annexation Process,” together with the County 

Administrator’s December 4, 2009 response.  The response indicated that the departments of Land Use 

and Transportation (LUT) and Assessment and Taxation (A&T) were working together to designate lead 

responsibility for and implement process improvements. It did not indicate specific actions to be taken 

in response to the Auditor’s recommendations or provide action dates for addressing the 

recommendations. In April 2011 I initiated a follow‐up review to determine whether the Auditor’s 

recommendations had been timely implemented in the 16 months since the County Administrator’s 

response. I engaged Framework, LLC to assist with follow‐up. 

We confirmed that the County had fully implemented eight of the ten recommendations in the report. 

One issue had been resolved without action on the recommendation, and the County reported 

significant progress in implementing the remaining recommendation.   

Four recommendations had been fully implemented within one year of the County Administrator’s 

response. Two recommendations appear to have been implemented after we requested that 

management report on the status of recommendations, and two others were fully implemented as we 

were preparing our final report. 

The remaining recommendation is scheduled for full implementation by June 30, 2013.   

II. Overview of the Original Evaluation 

Study Objectives 

The elimination of the Portland Metropolitan Area Local Boundary Commission in 1999 ended independent, central approval of boundary changes and assigned responsibility for boundaries to cities, counties and special districts. In 2009 at the request of the County Administrator, County Auditor Alan Percell initiated an evaluation of County annexation processes because of concerns that fragmented and poorly documented annexation processes might be causing errors in property and voter assignment to jurisdictions within Washington County.  

The objectives of the annexation process evaluation were: 

Confirm and document the annexation/boundary change process and the roles and responsibilities of Washington County and other agencies involved. Understand the gap (if any) left by the elimination of the Portland Metropolitan Area Local Boundary Commission.  

Determine the extent to which County processes might contribute to errors in the assignment of property tax or voter registration to jurisdictions.  

Identify opportunities for improving annexation processes and oversight to reduce the risk of errors and improve the quality and reliability of boundary change data.  

Audit Follow Up Report: Evaluation of Washington County’s Annexation Processes  1 Final Report 10/24/2011   

Findings and Recommendations  

The Auditor found that redundancy in notices from cities, Oregon Department of Revenue, Secretary of State, and Metro helped to ensure that the County was aware of boundary changes and received most filing notices.  However, school district boundary changes posed a special risk to the integrity of County tax and elections records, since school districts were not required to file boundary changes with the Secretary of State or Metro. In addition, weaknesses in internal processes to distribute notices and related information may have compromised data quality and reliability.  

The Auditor made ten recommendations to improve distribution of boundary change notices and information, to strengthen processes for transferring tax lots and roads to cities as a result of annexation activity, and to ensure the County identifies properties that should be annexed to special service districts as development occurs. 

III. Follow‐Up Review Findings 

Our review found that Washington County had fully implemented eight of the Auditor’s ten 

recommendations. One issue had been resolved without County action on the recommendations.  Two 

recommendations were fully implemented after we had completed our fieldwork but before this report 

was written. The County reported the other recommendation had been partially implemented.  

Recommendations fully implemented by the County include: 

Confirm the addresses used by the Department of Revenue and Secretary of State to notify it of 

boundary changes. We found that A&T contacted the Oregon Department of Revenue (ODOR) 

and the Secretary of State in the fall of 2010 to confirm that boundary change notifications were 

sent to appropriate County contacts.  The County also receives electronic transmittals of 

boundary change notifications from both Metro and the ODOR.  

Encourage County staff to use Metro’s free e‐mail notification service. The Director of 

Assessment and Taxation encouraged staff to use Metro’s free e‐mail notification service as 

recommended in the report. Metro now distributes all of its boundary change notices to 

identified County recipients using e‐mail.  

Make A&T’s boundary change tracking spreadsheet available to internal county users through 

use of a shared directory or other electronic method. A&T began posting its tracking spreadsheet 

to a shared directory in the spring of 2010. 

Continue to build relationships with Educational Service Districts in Washington County. The 

department established relationships with three representatives from the Northwest Regional 

Educational Service District (ESD) in the fall of 2010 in order to offer education and assistance 

about boundary changes.  

Establish procedures to help ensure that service district withdrawals are correctly identified and 

executed as part of city annexations. A&T has developed a procedure to review each ordinance 

or resolution to determine if three special districts are impacted by a boundary change and 

provides for a notice or courtesy call to the filing city if necessary. This practice was initiated by 

Audit Follow Up Report: Evaluation of Washington County’s Annexation Processes  2 Final Report 10/24/2011   

the Cartographer in the fall of 2010, although a written procedure was not developed until we 

requested a copy in June of 2011.    

Develop a simple checklist or form to allow planners to confirm that they had evaluated 

requirements for a proposed development’s inclusion in special districts. LUT has developed a 

Special District Annexation Checklist to be used by planners when considering a proposed 

development’s inclusion in three special districts (URMD, ESPD, and THPRD). The checklist was 

created in April of 2011, following our request for information regarding implementation of the 

recommendation. It has been distributed to development review staff, and is to be kept with the 

development application case file record.  We were unable to confirm that the checklist is 

actually being used, since there had been no development applications warranting use of the 

form since it was developed.  

Establish an internal distribution list for key boundary change notifications and information, and 

ensure that relevant entities receive copies of major notices from Cities, Metro, Department of 

Revenue, and the Secretary of State.  The Department of Assessment and Taxation (A&T) 

reported it had fully implemented another recommendation in the Fall of 2010.  We found that 

the distribution list did not include a representative from Traffic Engineering as the Auditor had 

recommended, and that as of May 31, 2011, notifications had not been forwarded to all 

individuals on the list.  When I brought this to the Director’s attention, he promptly corrected 

the omission.  The distribution list now includes representatives of all relevant entities and 

notices are forwarded to all individuals on the list.     

Ensure that users of the County’s InterMap web‐based GIS application understand sources and 

limitations of data, especially special district and tax code designations. A&T reported that the 

County was designing a “splash screen” for the InterMap site that should address data and 

timing issues identified in the report. Implementation was scheduled for August of 2011 and has 

now been completed. 

One report recommendation was resolved without implementation of the recommendation: 

If efforts to require cities to annex properties as they are added to the UGB are not successful, develop a process to ensure that eligible tax lots and road segments are added to the URMD as they are brought into the UGB. The Urbanization Forum process and the subsequent adoption of Board Resolution & Order 200‐063 mandated that all new UGB expansions in and after 2010 be governed and urbanized (annexed) by a city. The Resolution and Order also stated cities agree in “good faith” to request transfer of non‐Countywide Road System roads to cities concurrent with annexation. 

The County reported that implementation of one recommendation was still in process: 

Strengthen the process for identifying County roads that should be formally transferred to (and 

accepted by) cities as a result of annexation.  LUT reported that when a city provides notice of 

an annexation to the county, LUT's Operations Division reviews for potential road jurisdiction 

transfer opportunities. Identified road segments are compared with an existing list of eligible 

roads, and any new eligible segments are added to the list. In addition, Operations GIS staff is 

Audit Follow Up Report: Evaluation of Washington County’s Annexation Processes  3 Final Report 10/24/2011   

also working to develop GIS‐based data regarding roadway segment jurisdiction so that LUT can 

identify and monitor opportunities for roadway jurisdiction transfers real‐time.  Full 

implementation of the GIS‐based data is anticipated by June 30, 2013. 

IV. About this Review 

In April of 2011 I initiated this review to determine the extent to which recommendations from the 

November 13, 2009 audit report titled “Evaluation of Washington County’s Annexation Processes” had 

been implemented by the County’s the Departments of Assessment and Taxation (A&T) and Land Use 

and Transportation (LUT). I engaged Framework LLC to assist with follow‐up. 

The objectives of this follow‐up review were to: 

1. Determine what actions departments have taken to implement recommendations or 

opportunities that were identified in these reports. 

2. Determine if any proposed action steps that were identified in each department’s formal 

response to the audit/study were implemented according to department‐imposed timelines. 

3. Determine if and when the Auditor’s Office recommendations will be fully implemented. 

I distributed a survey containing a list of the recommendations from the original audit report to 

representatives LUT and A&T and asked them to describe actions taken since the report was published, 

to report the status of each recommendation, and to provide an actual or projected implementation 

date for each and to provide documentation supporting the information reported. 

We reviewed the responses submitted by LUT and A&T. If the department indicated that a 

recommendation had been fully implemented, we reviewed the documentation submitted, interviewed 

department representatives, and collected additional information as necessary to provide sufficient, 

appropriate evidence to conclude whether the recommendation was fully implemented. If the 

department indicated that a recommendation was in progress or not yet implemented, we requested a 

revised implementation date but did not attempt to confirm reported progress.   

I conducted this follow‐up audit in accordance with generally accepted government auditing standards. 

Those standards require that I plan and perform the audit to obtain sufficient, appropriate evidence to 

provide a reasonable basis for our findings and conclusions based on my audit objectives. I believe that 

the evidence obtained provides a reasonable basis for my findings and conclusions based on my audit 

objectives. 

signed: 

 John Hutzler, CIA, CGAP, CCSA 

 

Audit Follow Up Report: Evaluation of Washington County’s Annexation Processes  4 Final Report 10/24/2011