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O guia definitivo para agarrar o seu fim do mês pelos cornos

ÍndiceCAPÍTULO 1

Dica #1: Automatize

CAPÍTULO 2Dica #2: Concentre-se na ERP

CAPÍTULO 3Dica #3: Evite as armadilhas

CAPÍTULO 4Dica #4: Não prescinda da qualidade

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Está na hora de assumir o controlo

Se está envolvido no processo de fecho do mês, então sabe que este pode ser, definitivamente, um dos processos financeiros mais morosos do negócio.

Independentemente de ser fácil de fazer ou não, se lidar com dados financeiros, fizer parte da equipa executiva ou do grupo de auditoria interna, é responsável por garantir a precisão dos dados financeiros e garantir que as contas são conciliadas com precisão é sempre a prioridade número um.

Mas a integridade dos dados é um problema real. Um estudo recente realizado pela Adra Match revelou que 90% dos profissionais da área financeira estão sob pressão para fechar o mês mais rapidamente, mas apenas 28% confia nos números que publica. Então, estamos essencialmente a tentar acelerar um processo com resultados nos quais simplesmente não confiamos.

Um resultado ainda mais preocupante deste inquérito? 30% dos executivos confia nos números que recebe, mas apenas 15% do pessoal da área financeira confia nos números que fornece. Tendo em conta que o departamento financeiro lida mais de perto com os números, isto só evidencia que o problema da integridade dos dados é ainda mais generalizado do que os altos executivos podem sequer imaginar.

Este e-book oferece uma perspetiva única sobre as causas subjacentes que nos atrasam no fim de mês e como pode transformar esta situação de forma a aumentar a confiança nos números em toda a empresa. A simples aceleração do processo não vai dar às empresas os resultados de que precisam. Chegou a hora de ser agressivo com o processo de fecho do mês. Os resultados estão a conduzir o seu negócio, para o bem e para o mal.

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Para a maior parte das empresas, o fecho de contas demora, em média, 4 a 6 dias. Isto deve-se ao facto de a conciliação ser, normalmente, um processo manual e intensivo - ideal para a

automatização. Mas por que é que tantos fornecedores de software financeiro não conseguem fazê-lo bem?

O departamento financeiro baseia-se em relatórios estáticos do sistema ERP e extratos de outras bases de dados e folhas de cálculo para gerir os relatórios mensais. Não há uma forma fácil de fazer corresponder as transações da RG ao livro auxiliar subjacente. E não existe uma forma fácil de realçar as variações que mostram as discrepâncias na conciliação. Como a maioria dos contabilistas sabe, também não é possível identificar transações “órfãs”, ou seja, os lançamentos que existem na RG mas não no livro auxiliar (como, por exemplo, contas a receber).

Desde o início do processo, o departamento financeiro enfrenta uma difícil batalha. E todos os meses, começa tudo de novo. Se deseja recuperar o seu tempo no fim do mês e direcionar o foco da sua equipa financeira e de contabilidade - a automatização é obrigatória.

Automatize

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Concentre-se na ERP

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Todos sabemos que o processo de conciliação deveria ser automatizado. Contudo, cada implementação ERP é única: cria dificuldades

e idiossincrasias que podem tornar quase impossível a integração de ferramentas de automatização genéricas.

Por exemplo, alguns ERP eliminam fisicamente parte do histórico relativo a estornos e valores nulos. Será que temos tempo no fim do mês para identificar e compreender todo o conhecimento inato dos nossos sistemas de ERP? Nem por sombras!

O papel do departamento financeiro está a mudar - agora, mais do que nunca, o departamento financeiro tem de fornecer informações e orientações estratégicas para toda a empresa.

Qualquer solução de automatização de conciliação digna desse nome deverá ter mecanismos integrados para a ajudar o utilizador a facilmente identificar problemas de conciliação. Sem a capacidade de compreender e suportar a arquitetura e estruturas de tabelas subjacentes do seu ERP, é difícil satisfazer as elevadas exigências do processo de fecho do mês de forma eficiente.

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Por isso, o que é que acontece quando não conseguimos compreender e gerir os dados no nosso ERP? É tentador extrair simplesmente os dados para folhas de cálculo e tentar resolver o problema aí. Afinal de contas, enquanto profissional da área financeira, sabe algumas coisas sobre a utilização de uma folha de cálculo. A sua arma de eleição para conciliação? Provavelmente, a tabela dinâmica. As tabelas dinâmicas oferecem um mecanismo flexível de processamento dos dados para tentar tirar algum sentido destes, mas esta abordagem acarreta sérios desafios:

É necessário um conhecimento especializado de bases de dados para extrair os campos e ficheiros corretos do ERP. Uma vez que o volume de dados de transações no seu ERP é tão alto, muitas vezes, isto é feito de forma resumida. No entanto, por vezes a forma resumida não é suficiente, podendo deixar de parte detalhes importantes. Como, por exemplo, por que é que o problema surgiu em primeiro lugar!

É necessário criar extratos para cada livro auxiliar, bem como para a razão geral. Estes extratos ficam instantaneamente desatualizados e desprotegidos no momento em que são retirados do ERP. Estes ficheiros são então carregados numa folha de cálculo, onde são criadas regras de integração para casar os resultados na tabela dinâmica. O diagnóstico de conciliação só pode começar a partir daqui.

Trata-se de uma solução alternativa para outro problema. Cada processo adicional criado tem de ser gerido. Além de tudo isto, os dados obsoletos são um problema por si só, que pode espalhar o caos numa organização.

No que diz respeito à conciliação, recomenda-se que a palavra “folha de cálculo” nunca entre na equação. O melhor a fazer é manter os dados dentro da fonte original de confiança, o ERP, e encontrar uma forma de o fazer mais facilmente.

Evite as armadilhas

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Não prescinda da qualidade

Quando está limitado pelo seu ERP, começa a introduzir processos que, num mundo ideal, não seriam e não deveriam ser introduzidos. Se alguma vez forçou contas não conciliadas para atingir um erro de

ordem de grandeza “aceitável” para fechar os livros, este e-book está a falar diretamente consigo!

Mas quem é que o pode culpar? O seu ERP não lhe fornece as vistas em tempo real de que necessita. Neste tipo de ambiente, torna-se necessário tomar medidas para cumprir os prazos. Se os prazos não são cumpridos, os executivos ficam à espera das informação de que necessitam para fazer avançar o negócio.

Antes de investir numa solução automatizada, identifique e compreenda as práticas e procedimentos que o seu departamento financeiro e de contabilidade levam a cabo todos os meses. Peça-lhes que sejam brutalmente honestos para que possa estabelecer um novo marco para o sucesso. Eliminar o risco da perspetiva de provisões e amortizações dará maior confiança à área financeira e aos executivos no que respeita aos números.

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Para um profissional da área financeira, não é surpreendente que o fecho do mês no ERP seja disfuncional. Os contabilistas da equipa passam dias a procurar incessantemente através de uma pilha de relatórios de integridade para conciliar cada conta. As decisões empresariais são colocadas em espera enquanto os executivos, como o Diretor Financeiro, ficam à espera do pacote de relatórios mensais.

Este processo difícil tem vindo a dar origem uma cultura de provisões e amortizações que têm claramente gerado desconfiança face aos números.

A solução de fecho do mês do Hubble foi concebida para compreender todas as complexidades do ERP. Devido a esta profunda compreensão e rigorosa integração, os profissionais financeiros e de contabilidade

podem ter acesso uma única visualização em tempo real apenas dos itens que precisam de ser corrigidos. É simples - quando não surge nada lá, as suas contas estão equilibradas. Quando existe uma diferença de dados, os utilizadores podem simplesmente clicar no item realçado e ver instantaneamente o que se está a passar. É possível efetuar a correção imediata no ERP.

Quando as conciliações se tornam mais simples de detetar e corrigir, o caos do fim do mês desaparece. Na verdade, os problemas podem ser resolvidos em qualquer altura durante todo o mês, transformando o “fim do mês” num processo simples que não requer folhas de cálculo offline nem revisões intermináveis. O processo torna-se mais rápido e a confiança nos números aumenta.

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