Nou expedient

Informació a l’estudiant Nou expedient de l’estudiant

1

NOU

EXPEDIENT DE

L’ESTUDIANT

informació a l’estudiant

febrer 2010


2

1. CONTEXT ACTUAL DE L’EXPEDIENT DE L’ESTUDIANT

Actualment existeixen dos tipus d’expedient per acollir la informació acadèmica de les diferents

iniciatives de la UOC: l’expedient de postgrau concebut per recollir la informació derivada dels

estudis de postgrau i de programes oberts i l’anomenat expedient d’homologades que dóna sortida a

tota la resta d’iniciatives.

L’expedient d’homologades no sempre s’adequa a les necessitats d’informació específiques que

presenten les diferents iniciatives a les que està donant resposta. De fet, és el contenidor únic que

mostra la informació de les iniciatives que estan a GAT. Això fa que una decisió referent a la gestió

dels expedients acaba determinant la seva visualització, quan les necessitats de gestió i de

l’estudiant no sempre coincideixen.

Aquest projecte se centra en la vista de l’expedient de i per l’estudiant. Per aquest motiu el focus

d’atenció se centra en les necessitats d’informació exclusivament del nostre públic objectiu.

2. OBJECTIU DEL REDISSENY DE L’EXPEDIENT

Obtenir un producte que satisfagui les necessitats d’informació dels estudiants

sobre la seva trajectòria acadèmica.

↘ Revisar quins són els conceptes que aporten valor a l’estudiant (actualment n’hi ha que

només són d’utilitat per la gestió dels expedients) per deslliurar-lo d’informacions que no són pròpies

de l’expedient i que, actualment, hi resideiexen. Garantint que, en cas d’haver-n’hi, complim els

requisits legals i que situem les informacions que estiguem obligats a donar en el nivell d’interès de

l’estudiant.

↘ Facilitar l’accés a la informació que l’estudiant necessita de l’expedient.

↘ Cobrir les necessitats informatives derivades d’un marc d’estudis diferent al que existia quan

es va crear l’actual expedient, l’EEES.

↘ Integrar l’expedient en el gir cap a la nova línia gràfica que s’està produint a la Secretaria del

Campus.

↘ Tractar l’estudiant com un usuari únic permetent l’accés únic a tots els seus expedients.

Primer pas per a tractar a campus a l’estudiant com un individu únic que pot estar participant en

diverses iniciatives.


3

3. INFORMACIÓ QUE HA DE CONTENIR

Fruit de l’anàlisi de l’expedient actual i amb els objectius esmentats en el punt de mira a priori es

detecta que han de formar part del nou expedient el tipus de dades que s’enuncien en els següents

apartats.

Els punts que s’enumeren a continuació no assenyalen l’estructura del futur expedient sino els tipus

de dades que, a priori, es detecta que han de sortir.

3.1. Dades pròpies/identificatives de l’expedient

Aquestes són les dades que identifiquen l’expedient i que potser són menys significatives per l’estudiant en la consulta habitual. Tot i el poc valor que l’estudiant pot atorgar a alguns dels conceptes que s’englobarien dins d’aquest tipus de dades, n’hi ha que és imprescindible que apareguin. És en aquest punt que és possible que topem amb algun requisit legal o reglamentari a complir.

Ex. A l’estudi d’usabilitat dut a terme pel projecte Expedient de postgrau, els estudiants participants valoraven molt poc que aparegués informació sobre l’estat de l’expedient. Es considera, però, que aquesta informació és necessària i que pot guanyar rellevància en determinats casos (tancaments, sancions administratives) o en determinats moments com el de titulació.

És per aquest tipus de dades que caldrà revisar i contrastar amb altres operatius quins conceptes és necessari que romanguin al nou expedient. Posteriorment caldrà trobar l’estructura que s’adequarà a les necessitats dels estudiants. Els elements que hi hagin de ser segurament no tindran la importància visual que tenen actualment.

Ex. A l’expedient de postgrau, fruit del test amb usuaris es van eliminar alguns conceptes que no eren necessaris i se’ls va restar importància visual de manera que els estudiants no haguessin de veure constatntment una informació que té una utilitat puntual.

Un dels objectius específics d’aquest tipus de dades és que reflecteixin l’estat de l’admissió de l’estudiant. Caldrà poder distingir entre l’accés simple i l’admissió a la universitat.

3.2. Progrés acadèmic

Sota aquest títol entenem que s’agrupen les dades derivades de l’avenç de l’estudiant. És aquí on es recolliran les dades acadèmiques associades a les assignatures que l’estudiant va matriculant i al resultat que n’obté. Considerem que aquesta informació no només és indispensable sino que es considera de primer nivell d’interès per l’estudiant quan consulta l’expedient. En aquest punt es pot donar la informació de dues maneres complementàries:

Resumida: explicant de manera esquemàtica i fàcilment intel·ligle el grau d’avenç en el pla d’estudis. Pot ser interessant també mostrar aquesta informació de manera gràfica. Més endavant s’enuncia algun exemple d’aquesta possibilitat.

Detallada: del llistat d’assignatures amb tota la informació que cal donar per assignatura (crèdits, tipus d’assignatura, etc). És fonamental que apareguin en un ordre intel·ligible. Una bona solució és l’adoptada per la UAB, com s’explica en el punt següent, en la què l’estudiant pot triar el criteri d’ordenació fent clic sobre el títol de la categoria (any acadèmic, qualificació, etc).

A banda, amb aquest projecte tenim l’oportunitat de donar profunditat a l’expedient, introduint per exemple informació de segon nivell que es consideri rellevant a nivell d’assignatura.


4

Ex: fitxa de l’assignatura que reculli informacions que poden ser d’interès per l’estudiant com per exemple possibilitar l’accés al RAC de l’assignatura, revisió de les qualificacions, informació sobre el consultor –com a l’actual Anys acadèmics/Dades assignatures- accés al pla docent de l’assignatura, etc.

3.3. Informació curricular

Amb aquest terme ens referim a la informació que es desprèn del camí acadèmic que escull cada estudiant que va més enllà de la unitat assignatura. Aquest tipus d’informació té especial interès pels estudis desenvolupats en el marc de l’EEES.

D’aquesta manera, sota el paraigües d’informació curricular es trobaria la informació referent als itineraris, mencions, etc. que acabaran configurant el curriculum acadèmic particular de cada estudiant.

En el cas dels estudis LRU, la informació curricular es refereix a les titulacions progressives que va assolint l’estudiant o, senzillament, es podria optar per no oferir aquesta informació.

3.4. Dades de matrícula

Les dades de matrícula podrien tenir un lloc propi independent de l’expedient. Això podria donar lloc a un projecte paral·lel que tingués per objectiu facilitar tota la informació derivada de l’històric de matrícules que els estudiants fan a les titulacions homologades i de grau.

Tot i això, atès que la matrícula és el tràmit que dóna pas a la creació i alimentació de l’expedient cada semestre està justificat que l’expedient contingui un espai amb el recull de matrícules de l’estudiant.

A banda de poder accedir a la informació detallada de cada matrícula, com succeeix actualment, la informació més rellevant s’ha de poder veure des de primer nivell. Per exemple, sense necessitat d’entrar al detall s’ha de poder veure l’import final, total d’assignatures matriculades, si s’han produït canvis en la matrícula –modificació, anul·lació-, la forma de pagament i fins i tot l’estat del pagament.

En aquest espai podria situar-se també la informació sobre les beques sol·licitades per l’estudiant.

?. Un dubte, les Aportacions i reconeixements...

La informació sobre aportacions i reconeixements és l’única, de les que s’està oferint actualment a l’expedient, que d’entrada té un encaix més difícil en aquest nou plantejament. A banda de la forma com han d’aparèixer al detall de les assignatures matriculades, aquesta informació necessita d’una ubicació prèvia a la seva incorporació a l’expedient. O es fa un espai específic que només contingui aquesta informació i la que se’n deprengui, o bé situar-la amb el que hem anomenat, informació curricular.

4. I... COM HO FAN ELS ALTRES?

Una vegada definits els elements d’informació bàsics del nou expedient hem volgut fer una

aproximació a altres casos per observar de quina manera resolen aquesta necessitat. A tal efecte es

presenten les solucions aportades per la UDIMA, UAB, UNIR i OU.

4.1. UDIMA – Universidad a distancia de Madrid

La UDIMA engloba diferents prestacions relacionades amb l’expedient de la UOC en un espai de la

seva intranet anomenada Servicios Estudiantes. De fet, aquest espai és més equiparable a la


5

Secretaria Virtual de la UOC que al propi expedient, tot i que la Secretaria Virtual engloba els

Servicios Generales i els Servicios Estudiantes.

Secretaría Virtual

Els serveis que més ens interessen per veure com es resol “l’expedient de l’estudiant” són:

o Mis expedientes

o Mi progreso académico

o Mis asignaturas matriculadas

o Mis datos personales

o Mis notas

o Resumen económico de mi matrícula

o Automatrícula

A continuació es descriu breument quines són les prestacions que poden trobar-se en els diferents

espais. Cal destacar que no hi ha un segon nivell d’informació en cap apartat, no hi ha profunditat en

el contingut.

Val a dir que totes les pàgines que es descriuen a continuació disposen d’una versió per imprimir i

una versió en excel.

Servicios Estudiantes


6

Mis expedientes

Pàgina molt genèrica on es només llisten els expedients que té oberts l’estudiant a la Universitat. No

permet accedir a l’expedient en qüestió (de fet, no hi ha més informació associada). Informació que

conté:

Datos personales:

Nom

Cognoms

Document (d’identificació)

Data naixement

Expediente X (dades de l’expedient):

Número d’expedient assignat

Dades d’accés: tipus d’accés i subtipus

Estat de l’expedient

Any d’obertura

Tractament de les dades de l’estudiant

Proyecto fin de carrera:

Es desconeix la informació que es donaria en aquest cas.


7

Mi progreso académico

Trobem quatre espais:

Información detallada:

On sembla que va apareixent el llistat d’assignatures superades amb determinada informació

associada -> equiparable al resum d’assignatures de l’expedient de la UOC. La informació que es

dóna és la següent:

o Codi d’assignatura


8

o Nom de l’assignatura

o Crèdits

o Tipus d’assignatura

o Curs en què s’ha aprovat

o Qualificació

o Qualificació numèrica

Información resumida:

Equiparable al comptador de crèdits de l’expedient de la UOC però més entenedor. Per cada tipus

d’assignatura es diu el nombre de crèdits necessaris, els aconseguits i els pendents.

Gráfico de evolución:

Es mostra la mateixa informació que a l’espai anterior però gràficament (posant en relació els crèdits

matriculats amb els cursos matriculats).

Logros:

No s’ha pogut determinar la informació que es dóna en aquest apartat. Relaciona tres conceptes:

curs / convocatòria / “logro”.

Mis asignaturas matriculadas

La informació que es dóna en aquest apartat és la següent:

Assignatura amb el codi

Crèdits


9

Tipus d’assignatura

Convocatòries esgotades

Nombre de matrícules per assignatura

Activitat/Grup: no s’ha pogut esclarir a què es refereix exactament, potser és l’assignació als

grups de treball, discusió...

A partir d’aquí (tret a l’espai destinat a les dades) l’elecció d’any acadèmic i d’expedient, si escau, es

fa per mitjà de desplegables. Entenem que és per mitjà d’aquest recurs que els estudiants poden

canviar l’expedient /any acadèmic que estan consultant en un moment donat.

Mis datos personales

Hi ha sis seccions. S’especifica allò que s’ha considerat destacat.

Dades de l’estudiant: nº seguretat social, dades bancàries, nºfamília nombrosa, grau de

família nombrosa

Dades de naixement

Dades familiars

Residència familiar


10

Residència durant el curs

Altres: mail / mòbil

Mis notas

La informació que es relaciona en aquest espai s’estructura per convocatòries (febrer / setembre) i

és la següent:

o Símbols associats a la superació o no de les assignatures: /

o Nom de l’assignatura

o Crèdits


o Qualificació

o Nota (numèrica)

o Definitiva (es refereix a la nota)

o Observacions


11

Exemple de la versió per a imprimir de Mis notas:

Resumen económico de mi matrícula


12

Té dues parts diferenciades:

Resumen económico de la matrícula:

o Data de matrícula

o Data d’anulació

o Import

o Taxes

o Import final

Recibos matrícula:

o Termini

o Referència

o Import

o Data emissió del rebut

o Data venciment

o Forma de pagament

o Imprès

o Agrupació

Destacats de la UDIMA

Mi progreso académico: la Información resumida (comptador de cèdits, en definitiva, però

força clar) i el Gráfico de evolución que a simple cop d’ull transmet la informació del progrés

acadèmic.

La informació de valor (imports econòmics, forma de pagament...) sobre la matrícula a

primer nivell.

La disponibilitat de versions per desar i per imprimir de totes les seccions.

4.2. UAB

L’expedient que la Universitat Autònoma de Barcelona posa a disposició dels seus estudiants per

mitjà de la intranet té 4 seccions:

Dades personals

Beca

Any actual

Expedient complet

En aquest cas també a totes les seccions es disposa d’una versió per imprimir. En el document

resultant s’aclareix que el document és informatiu i que no té validesa acadèmica.


13

Dades personals

Es demanen 4 tipus de dades:

Dades personals

Domicili habitual

Domicili durant el curs

Autorització de l’estudiant per la difusió del domicili

Dades de naixement


14

Any actual

Conté les següents informacions:

Dades pròpies de l’expedient (1)

o NIP (identificació de l’estudiant, com l’IDP)

o Centre

o Tipus d’estudi

o Pla d’estudis

o Estat de l’expedient

o NIA (número d’identificació de l’estudiant)

o DNI

o Estudis

o Especialitat

Règim de permanència (2)

o Any acadèmic

o Règim de permanència

1

2

3

4


15

Llistat d’assignatures matriculades l’any actual (3)

o Any acadèmic

o Codi

o Descripció

o Crèdits

o Gr (?)

o Convocatòria

o Qualificació

o Qualificació numèrica

o Convalidada (sí/no)


o Cicle

o Cur(s)

o Observacions

Comptador de crèdits (4)

o Tipus de crèdits

o Superats

o Matriculats i no superats

Exemple de versió imprimible d’Any Actual


16

Expedient complet:


17

Una vegada dins, l’expedient complet passa a dir-se Consulta assignatures (expedient complet).

En aquesta secció es repeteixen les dades pròpies de l’expedient esmentades a la secció anterior i

les referents al règim de permanència.

A continuació hi ha el llistat complet de les assignatures que l’estudiant ja ha cursat i les que està

cursant. Cada assignatura es repeteix a l’expedient tantes vegades com es matricula (fins que

s’aprova). La informació que es dóna per cada assignatura és la mateixa que apareix a l’espai Any

actual.

El llistat d’assignatures té una funcionalitat interessant, l’estudiant pot ordenar les dades del seu

expedient (llistat d’assignatures) en funció de qualsevol dels conceptes/informacions que es donen

per cada assignatura (a la imatge s’assenyala amb , tot i que no tots els conceptes estan

assenyalats tots permeten aquesta utilitat) . El problema que té l’aplicació d’aquesta utilitat a

l’expedient de la UAB és que aquesta possibilitat passa inadvertida a l’usuari i no està explicada

(com a mínim en un lloc visible).

Destaquem de la UAB:

La utilitat d’ordenar amb diferents criteris la informació que es dóna a l’expedient

complet. D’aquesta manera, la disposició de les assignatures s’adequa en cada moment al tipus

o a l’objectiu de la consulta de l’estudiant (ex. Quines estan superades, en quines assignatures tinc

menys convocatòries, quines tenen més crèdits...).

La versió imprimible amb l’especificació sobre la validesa del document obtingut.

4.3. UNIR – Universidad Internacional de La Rioja

La UNIR no disposa de cap recurs informatiu que es pugui assimilar a l’expedient de l’estudiant de

la UOC.

L’única informació acadèmica de resultes de l’activitat de l’estudiant que s’ofereix és un registre de

les qualificacions que s’obtenen per assignatura. L’únic lloc on l’estudiant troba informació global és

a Mi Plan, on, a banda dels enllaços al contingut específic de cada assignatura, només es mostra la

data d’inici i de fi de la docència.


18

Mi plan

Exemple de la vista inicial quan s’accedeix al contingut d’una assignatura:


19

Alhora, per cada assignatura es repeteixen els mateixos ítems:

Recursos

o Temas

o Programación semanal

TV Digital

o Presenciales virtuales

o Clases magistrales

o UNIRTV

Comunicaciones

o Última hora

o Correo

o Foros

o Chat

Actividades

o Envío de actividades

o Resultado de actividades

Com s’esmentava abans, l’únic registre que queda de l’activitat dels estudiants és a l’espai

Actividades.

A continuació es mostren exemples de la secció Actividades que és la que s’ajusta més a l’objecte

d’estudi d’aquest document.


20

Exemple de Envío de actividades, que recorda al RAC nou.

Exemple de Resultado de actividades:


21

En definitiva no existeix un recull que mostri l’evolució global de l’estudiant sino que la informació

acadèmica s’ofereix de manera parcial en accedir a cada assignatura.

Aquest model s’allunya massa del plantejament del nou expedient (potser respon a necessitats

diferents) pel què de cara al redisseny de l’expedient no es destaca cap idea o utilitat. De tota

manera, sí s’han observat altres pràctiques a la UNIR que pot ser interessant tenir en compte per la

millora d’altres processos. Com a exemple, una constant, l’ús extensiu de l’audiovisual com a

complement/base docent o el recull d’informacions al voltant de les primeres passes a la UNIR.

4.4. OU - Open University

A la intranet de l’Open University tampoc sembla haver un espai que reculli amb exhaustivitat la

informació que genera l’activitat acadèmica d’ un estudiant al llarg dels seus estudis.

El recurs informatiu més proper seria l’Student Academic Summary disponible només en pdf i

mentre el curs té vigència. Degut a la “caducitat” de l’accés al document, no es pot incloure aquest

document però es pot consultar a l’annex de documents del document Inside the Open University de

la Laura Castillo.

La informació que s’hi recull, com en altres casos, correspon exclusivament a les titulacions que

assoleix l’estudiant.

D’altra banda, a la intranet, l’única informació que s’ha pogut consultar i que té relació amb l’objectiu

d’aquest document és l’Overall course result, que es mostra a continuació, que recull informació

derivada de l’avaluació.


22

5. EL NOU EXPEDIENT

Com es deia a l’inici d’aquest document l’expedient de l’estudiant ha de ser un document senzill i entenedor que reculli només la informació acadèmica que és d’interès per l’estudiant i que és pròpia de l’expedient. Ens trobem doncs, amb què d’una banda cal eliminar continguts, respecte l’actual expedient, i de l’altra es pot guanyar en profunditat ampliant les actuals prestacions. Al voltant d’aquest tipus d’informacions però, n’hi ha d’altres que o bé s’estan oferint a l’actual expedient i que no li són pròpies segons aquesta nova definició, o bé no s’estan donant -o no d’una manera òptima-. En aquest projecte se suggereixen possibles vies de replantejament. Si se simplifica l’expedient perquè atengui només la informació que li és pròpia, cal donar sortida, al marge de l’expedient, a altres informacions relacionades. Essent puristes l’expedient hauria de quedar amb les dades següents:

- Dades que l’identifiquen - Progrés acadèmic

La resta de dades que s’han esmentat abans: informació curricular i dades de matrícula podríen mostrar-se fora de l’expedient, però també poden tenir encaix en el nou expedient si no arriba a desenvolupar-se cap espai paral·lel. Altres informacions relacionades podrien ser: les aportacions i reconeixements a un expedient (només en cas que n’hi hagi), les dades de l’estudiant, els meus tràmits, els meus materials, el progrés acadèmic (evolució acadèmica amb estadístiques personals), el meu pla,... en definitiva estem parlant d’un espai (més enllà de l’expedient) que recollís la informació acadèmica o d’utilitat acadèmica particular de cada estudiant. Un exemple d’això seria poder mostrar a l’estudiant d’una manera molt gràfica el seu progrés acadèmic, podent-li oferir estadístiques de les seves qualificacions, del grau d’avenç, etc. O “el meu pla” un lloc on trobés tota la informació –dinàmica, adequada sempre a la seva situació- relacionada amb el seu pla/programa particular d’estudis. On pogués trobar, per exemple, recursos relacionats amb la matrícula que ajudessin a l’estudiant a triar les properes assignatures a cursar, com recomanacions de matrícula, el potencial de matrícula (sense possibilitat de fer cap acció), enllaç al pla d’estudis, alguna aplicació que l’ajudi a calcular el temps de dedicació si fa una o altra matrícula, promig d’assignatures matriculades i promig de qualificacions, horaris de les proves finals...

D’aquesta manera, i sempre més enllà de l’expedient, ens imaginem un espai que contingui a banda de l’expedient, informacions complementàries oferint-les de manera personalitzada. Aquest espai podria contenir

1:

L’expedient

Aportacions i reconeixements del meu expedient

Les meves dades

El meu progrés

El meu pla personal d’estudis

Els meus tràmits

L’històric de matrícules

¡!. A tenir en compte...

Caldrà garantir que el projecte Els meus tràmits és capaç de mostrar la informació sobre tots els tràmits que actualment s’està donant a la pestanya d’Addicionals, en el moment d’implementació del nou expedient. Si la informació que en l’actual expedient es troba a Addicionals desapareix, caldria poder reubicar-la abans de l’eliminació de l’expedient actual.

1 Els noms dels espais esmentats no s’han treballat però es comentent perquè reflecteixen la intenció dels espais que se

suggereixen.


23

Els següents tràmits podrien ser totes les sol·licituds de documents que deuen ser el tràmit més habitual i que serà de més utilitat als estudiants.

Documents

Nou expedient