Doc # 9915581

  

Notice of Meeting: I hereby give notice that a meeting of the Healthy Rivers Wai Ora Committee will be held on:  Date:  Thursday 16 February 2017 Time:  2.00pm Meeting Room:  Council Chamber Venue:  Waikato Regional Council, 401 Grey Street, Hamilton East  

VRJ PayneChief Executive Officer

 

Healthy Rivers Wai Ora Committee Agenda 

 

MEMBERS:  Maniapoto Māori Trust Board Trustee Ray Wi 

  Raukawa Charitable Trust Trustee Vanessa Eparaima 

  Te Arawa River Iwi TrustTrustee Roger Pikia  Trustee Evelyn Forrest (alternate)  

  Tūwharetoa Māori Trust BoardTrustee Maria Nepia 

  Waikato Raupatu Trust Trustee Marae Tukere 

  Waikato Regional Council Councillor Stuart Kneebone (Co‐chair) Councillor Kataraina Hodge (Deputy Co‐chair) Councillor Stuart Husband Councillor Tipa Mahuta Councillor Bob Simcock  

STAFF:  Waikato Regional Council 

Vaughan Payne (Chief Executive) Tracey May (Director Science and Strategy) Dominique Thurlow (Democracy Advisor)  Maniapoto Māori Trust Board Kura Stafford  

1

Doc # 9915581 Page 2

Raukawa Charitable Trust Grant Kettle Dave Marshall  Te Arawa River Iwi Trust Bridget Robson  Tūwharetoa Māori Trust Board Simon Bendall Alice Barnett  Waikato Raupatu Trust Donna Flavell Tim Manukau  River Iwi Technical Advisor Billy Brough  

IN ATTENDANCE:   

APOLOGIES:   

  1 Confirmation of Agenda 

   

2  Disclosures of Interest  Any disclosures of interest relating to the business at this meeting. 

   SECTION A: (UNDER DELEGATION FOR THE INFORMATION OF COUNCIL) 

  3  Overview of Healthy Rivers Wai Ora Project 

File: 23 10 09 (Doc # 9917068)  

This report presents an overview of the Healthy Rivers Wai Ora project to assist new members  of  the  Committee  to  increase  their  understanding,  and  to  update continuing members of project status.  

4‐6

 

4  Healthy Rivers Wai Ora Committee Terms of Reference 2016‐2019 Triennium 

File: 23 10 09 (Doc # 9916303)  

This  report  provides  the  update  Healthy  Rivers  Wai  Ora  Committee  Terms  of Reference for the 2016‐2019 triennium.  

7‐15 

 

 

2

Doc # 9915581 Page 3

SECTION B: (FOR RECOMMENDATION TO COUNCIL)  

5  Healthy Rivers Wai Ora Proposed Plan Change 1, Amendments to Hearings Panel 

Form, Selection and Appointment Process File: 23 10 09 (Doc # 9918518)  

This report outlines the hearings panel form, selection and appointment process for the Healthy Rivers Wai Ora Proposed Plan Change 1.  

16‐20 

       Doc# 9915581 

3

Doc # 9917068 

Report to Healthy Rivers Wai Ora Committee  16 February 2017 ‐ For information 

File No:  23 10 09 

Date:  9 February 2017 

To:  Chief Executive Officer 

From:  Director Science and Strategy 

Subject:  Overview of Healthy Rivers Wai Ora Project    

Section   A (for information)  

 Purpose  The purpose of this report is to present an overview of the Healthy Rivers Wai Ora project to assist new members of the Committee to increase their understanding, and to update continuing members of project status.   

Recommendation: 

That the report “Overview of the Healthy Rivers Wai Ora Project” (Doc # 9917068 dated 9 February 2017) be received for information. 

  Background  The  first stage of managing nitrogen, phosphorus, sediment and microbial pathogens  to assist  in achieving the Te Ture Whenua o Whaimana o Te Awa (the Waikato the Vision and Strategy for the Waikato and Waipa Rivers) is through change to the Operative Waikato Regional Plan, this has been implemented through the Healthy Rivers Wai Ora project.  The Healthy Rivers Wai Ora process has been ongoing for a number of years.  Initial project scoping began in 2010, with the project beginning in a substantive manner in 2012.      The  co‐governance  and  collaborative  process  that  was  embarked  upon  was  a  new  way  of approaching policy development both within the Waikato and New Zealand.   Previous plan changes had progressed down a  traditional Resource Management Act 1991 consultative planning  route, whereby Council developed the plan and then took it out to stakeholders for feedback.  In March 2013, Council adopted the Stakeholder Engagement Strategy, jointly developed by Council and River Iwi, which outlined the sector‐based collaborative approach that would be taken to develop the plan change.   Having a 24 strong sector representative group be responsible for the crafting of critical policy that is  to  affect  over  11,000  rural  property  owners,  and  86,000  urban  property  owners,  is  not insignificant.  The  Collaborative  Stakeholders  Group  (CSG)  has  been  supported  throughout  the process by the Technical Leaders Group (TLG), thus ensuring that the conversations and decisions of the CSG are founded on a solid collective evidence base.   All evidence that has supported CSG, as 

4

Doc # 9917068 Page 2

well records of all CSG discussions, have been placed on the Internet and are accessible through the following  link.    https://www.waikatoregion.govt.nz/council/policy‐and‐plans/plans‐under‐development/healthy‐rivers‐plan‐for‐change   

  

 The Healthy Rivers Wai Ora Committee (HRWOC) convened for the first time in December 2013 and the CSG and TLG began their processes in early 2014.  The CSG and TLG were led by an independently appointed  chairman,  with  the  Chair  of  the  CSG  assisted  by  an  independent  facilitator.      The collaborative process culminated in a recommendation from the CSG on 7 July to recommend to the HRWOC a draft plan change for consideration.    

               

 Following a series of engagement hui with River Iwi Trust Boards, the HRWOC met on 5 September 2016 to consider the draft proposed plan change and associated recommendations from the CSG, and were provided by the five River Iwi the decisions of their respective governance entities that supported the notification of the plan change for public submission.  

5

Doc # 9917068 Page 3

The Proposed Plan Change was publicly notified on 22 October 2016, with a submission period that far exceeded minimum statutory requirements by providing 80 working days for submissions to the document, with submissions closing 8 March 2016.  Following  legal  proceedings  issued  by  some Hauraki  Iwi  the week  following  notification, which centred  on  concerns  around  consultation,  a  portion  of  the  plan  change  was  withdrawn  from notification.  The decision to withdraw a portion of the plan change area was made by Council on 22 November, the decision was made in conjunction with letters of support from each of the River Iwi.   The withdrawal of this area will enable consultation with those Hauraki Iwi with ‘an interest’ in the withdrawn area.  Following consultation, any amendments to the draft proposed plan change, will be forwarded to the HRWOC for consideration and then on to Council.  Following this the area of the plan  change will  be  re‐notified  and  submissions  called  for.      It  is  intended  that  at  the  further submissions  stage  the  two processes will converge,  thus bringing  the plan change  for  the entire Waikato/Waipa catchment under the one proposed plan umbrella again.   A presentation will be given at the Committee that overviews the process to date and next steps.   Assessment of significance  Having  had  regard  to  the decision making provisions  in  the  Local Government Act  2002  and  the council’s Policy on Significance, a decision in accordance with the recommendation is not considered to have a high degree of significance.   

     

Tracey May      

Director Science and Strategy       

6

Doc # 9916303 

Report to Healthy Rivers Wai Ora Committee 16 February 2017 ‐ For information 

File No:  23 10 09 

Date:  9 February 2017 

To:  Chief Executive Officer 

From:  Director Science and Strategy 

Subject:  Healthy Rivers Wai Ora Committee Terms of Reference 2016‐2019 Triennium 

Section   A (for information)  

 Purpose  The  purpose  of  this  item  is  to  provide  to  the  Committee  the  updated  Healthy  Rivers Wai  Ora Committee Terms of Reference for the 2016‐2019 Triennium.   

Recommendation: 

That the report “Healthy Rivers Wai Ora Committee Terms of Reference 2016‐2019 Triennium” (Doc # 9916303 dated 9 February 2017) be received for information. 

 Background At  the Healthy Rivers Wai Ora Committee  (HRWOC) meeting of 18 August  it was noted  that  the pending notification of Proposed Plan Change 1 was  an opportune  time  to  review  the Terms of Reference (ToR) for the (HRWOC). The ToR was developed through a workshop of Te Rōpū Hautū (TRH) in 2013 and included a provision for the review of the Terms of Reference:  

“18. A  review of  the Committee’s  terms of  reference will be undertaken when  the  regional plan  is notified or at the triennium, whichever comes first.” 

 The  Council  and  the  five  Iwi  believed  that  there was  considerable merit  in  continuing  the  Co‐Governance function of the Committee post the notification of Proposed Plan change 1 and through to the 2016‐2019 Triennium.  Up to notification of the proposed plan change, 22 October 2016, the Committee had oversight of the process for developing the Healthy Rivers Wai Ora Plan Change 1.  Post  public  notification  the  role  of  the  Committee  turns  to  oversight  of  the  statutory  process, overseeing the implementation and monitoring effectiveness of the Plan Change and developing the policy framework for the next plan change in 2026.     At  the  Committee meeting  on  18  August  the  Committee  recommended  changes  to match  the changed role of the Committee.  The updated ToR are included as Attachment 1.   Under  the  revised  ToR  Committee meetings would  coincide with milestone  stages  through  the statutory and implementation phases and would be held quarterly as a minimum, or less as agreed with the Co‐Chairs.  

7

Doc # 9916303 Page 2

The amended ToR were placed before Council for their consideration when making the decision on the Committee Structure for the 2016‐2019 Triennium.    Council will make decisions on composition of, and ToR for, Committees at their final meeting for the 2016 year on 15 December.    Whilst staff have not recommended any changes to those agreed by the Committee on 18 August, in order to comply with Councils recently adopted Standing Orders for the 2016‐2019 Triennium one clause  has  been  inserted  under  ‘Meeting  Procedures’,  this  matter  has  been  highlighted  in Attachment 1.    The  additional  clause  has  been  included  in  the  terms  of  reference  under  the  heading  ‘meeting procedures’ stating that motions will be decided by a vote of at  least 75% of members present and voting.  Whilst Standing Orders provides for the chairperson to have a casting vote in the case of an equality of votes they do not address equality of votes for co‐chairing arrangements.  Therefore it was felt that the incorporation of a 75% voting threshold would effectively remove the issue of a casting vote  for  the  HRWOC,  and  would  remove  the  ambiguity  that  exists  around  ‘consensus  decision‐making’.   In terms of the 75% threshold, it was deemed that this threshold was more than a majority of those present and voting, and high enough to be in‐line with the spirit of co‐management.  Should any changes eventuate  from  the December Council meeting  then a verbal update will be provided to the Committee at the meeting on 16 December 2016.  Similarly, if there are amendments to the ToR post the Committee discussion then these will be reported to Council at their first meeting in 2017.  Assessment of significance  Having  had  regard  to  the  decision making  provisions  in  the  Local Government  Act  2002  and  the council’s Policy on Significance, a decision in accordance with the recommendation is not considered to have a high degree of significance.     

   

   

Tracey May      

Director Science and Strategy       

List of Attachments: 

1. Healthy Rivers Wai Ora Committee Terms of Reference, as considered by Waikato Regional Council 15 December 2016  

 2. Revised  Terms  of  Reference Healthy  Rivers Wai Ora Committee, Amendments made  post 

discussion at Healthy Rivers Wai Ora Committee 18 August 2016 (HR16/20)    

8

Doc # 9916303 Page 3

Attachment 1.  Healthy Rivers Wai Ora Committee Terms of Reference, as considered by Waikato 

Regional Council 15 December 2016  

Healthy Rivers – Wai Ora Committee 

 REPORTING TO:  

Waikato Regional Council. 

CONSTITUTION:  

Five (5) Councillors of Waikato Regional Council. Equal numbers of Trustees, one (1) from each: 

Te Arawa River Iwi Trust 

Tūwharetoa Maori Trust Board 

Raukawa Charitable Trust 

Maniapoto Maori Trust Board 

Waikato Raupatu River Trust.  The Committee will be Co‐Chaired by a Councillor from Waikato Regional Council and a Trustee from one of the respective Iwi Trustees. The confirmed Co‐Chairs will be constant and unchanging.  

QUORUM:  Six (6) made up of three (3) Councillors of Waikato Regional Council and three (3) Iwi Trustees.  

MEETING FREQUENCY:  

Quarterly or as required.

MEETING PROCEDURES:  In  accordance with  the Waikato  Regional  Council  Standing Orders,  however, motions will be decided by a vote of at least 75% of members present and voting. 

PURPOSE:  

To  provide  co‐governance  functions with  respect  to  Plan  Change  1  and  the Waikato  and  Waipa  Rivers,  including  a  focus  on  implementation,  plan effectiveness monitoring and providing direction on the possible next steps post notification of Plan Change 1  including the co‐design of the project framework for subsequent planning processes that focus on the allocation of contaminant discharges to replace the existing “hold the line” approach. 

   CONTEXT:  1. As a Committee all parties agree and acknowledge that for co‐management to be effective there 

needs to be a shared respect and understanding for each party’s relationship to the Waikato and Waipa Rivers and their catchments. 

 

2. This Committee provides a co‐governance arrangement by which  the Council and  the  five  Iwi implement the Waikato‐Tainui Raupatu Claims  (Waikato River) Settlement Act 2010, the Ngāti Tūwharetoa,  Raukawa,  and  Te  Arawa  River  Iwi Waikato  River  Act  2010,  and  the Ngā Wai  o Maniapoto (Waipa River) Act 2012. 

 SCOPE OF ACTIVITY:  3. Promote the principles of co‐management and to oversee the implementation of Healthy Rivers: 

Plan for Change/Wai Ora: He Rautaki Whakapaipai to give effect, in part, to the Vision and Strategy in  relation  to managing  the adverse effects of discharges on  the health and wellbeing of  the Waikato and Waipa Rivers. 

9

Doc # 9916303 Page 4

SPECIFIC RESPONSIBILITIES: 

4. To  oversee  the  implementation  of  the Healthy  Rivers:  Plan  for  Change/Wai Ora: He  Rautaki Whakapaipai including: (a) Regular progress reports from the Joint Steering Group – Te Rōpū Hautū on the progress of 

the plan change through the statutory process (b) Regular progress reports from the Joint Steering Group – Te Rōpū Hautū on the development 

of the implementation programme for the Plan Change following the adoption of an agreed implementation plan 

(c) Co‐design of the project framework for subsequent planning processes focussed on further improvement of water quality,  including the post Plan Change 1 approach to allocation of contaminant discharges to replace the interim “hold the line” approach, to be completed by 2025 

(d) Effectiveness assessment via scheduled plan effectiveness reviews at years 4 (2020) and 8 (2025); and 

(e) Improving  the  effectiveness  of  the  HRWO  Plan  Change,  following  scheduled  plan effectiveness reviews at years 4(2020) and 8 (2024) by making recommendations to revise or refine aspects of the Plan Change or its delivery. 

(f) Report the progress and the recommendation to fulfil Section 46(2)(c) and (d) of the Waikato‐Tainui Raupatu Claims (Waikato River) Settlement Act 2010, Section 48(2)(c) and (d) of the Ngāti Tūwharetoa, Raukawa, and Te Arawa River Iwi Waikato River Act 2010, Section 22(2)(c) and (d) of the Ngā Wai o Maniapoto (Waipa River) Act 2012 of plan change 1 through the Resource Management Act 1991 Schedule 1 process to Council.  Including an agreed process by which the five Iwi will participate in making decisions on the notified Plan Change 

 POWER TO ACT:  5. Call meetings as required. 

 6. Receive reports as required.  7. Discuss and jointly decide and recommend to Council.  PROCESS FOR APPROVING RECOMMENDATIONS TO COUNCIL FROM THE COMMITTEE:  8. The  Committee  may  provide  recommendations  on  the  project  to  the  Regional  Council  for 

approval.  

9. The Council may, after considering the Committee’s recommendations decide – i. To approve the recommendations without modification; or ii. To refer the recommendations back to the Committee with a request that the Committee 

reconsider one or more aspects of their recommendations.  10. If  the Council  refers  the  recommendations back  to  the Committee,  this Committee may, after 

reconsidering the aspects referred back to it by the Council in its request, forward to the Council either or both of the following: i. Amended recommendations, ii. Any additional  information that has been requested by the Council or that the Committee 

considers will help the council with its decision.  

11. If  the  Council  receives  amended  recommendations,  or  additional  information  to  support  the Committee’s recommendations, it will: i. Approve the amended recommendations, or 

10

Doc # 9916303 Page 5

ii. Convene a meeting comprising full Council and Committee participants to seek resolution of differences. 

 12. Should Councillors and Iwi members of full Council and the Committee fail to achieve resolution 

of  issues,  the  Council may  dissolve  the  Committee  and  all  parties may  invoke  the  dispute resolution  procedures  that  prevail  in  the  joint management  agreements  that  each  Iwi  holds individually with the Council. 

  MEETINGS OF  THE HEALTHY RIVERS:  PLAN  FOR  CHANGE/WAI ORA: HE  RAUTAKI WHAKAPAIPAI COMMITTEE:  13. The meetings are to be hosted by the Council and the five Iwi on an alternating basis to be decided 

at each meeting.  

14. Members will receive an agenda for each meeting at least 10 working days prior to the meeting.  PRINCIPLES FOR REACHING RESOLUTIONS:  15. The  parties  agree  to  address  the  resolution  of  issues  between  them  in  a  constructive,  co‐

operative, and timely manner consistent with the principles outlined in the respective River Iwi Joint Management Agreements and/or legislation.  

16. All parties agree that any decision made at a meeting will be made with the highest level of good faith and by way of consensus decision‐making. 

 RESOURCING:  17. The Council and the Trust participants will each bear its own costs of participation. 

 18. Council will provide the Secretariat for the meetings.  COMMUNICATION:  19. Communications with  the media  and  the wider  public will  be  in  accordance with  an  agreed 

communications protocol to be approved by the Committee.  

REVIEW OF THE COMMITTEE:  20. A further review of the Committee’s terms of reference will be undertaken when the proposed 

plan reaches the scheduled plan effectiveness review at year 4 or at the triennium, whichever comes first. 

    

11

Doc # 9916303 Page 6

Attachment  2.  Revised  Terms  of  Reference  Healthy  Rivers  Wai  Ora  Committee, Amendments made post discussion at Healthy Rivers Wai Ora Committee 18 August 2016 (HR16/20)   

DRAFT Healthy Rivers Wai Ora Committee

Terms of Reference 

   

REPORTING TO:  Waikato Regional Council (Council) 

CONSTITUTION:  Equal numbers of: 

(i) Five (5) elected members of Council [being Crs …..…].  That  Chairperson …  delegation  to  act  as  an  alternate  for WRC members be acknowledged.  

(ii) One (1) Trustee from each: One (1) Trustee from the Te Arawa River Iwi Trust  One (1) Trustee from the Tūwharetoa Māori Trust Board  One (1) Trustee from the Raukawa Charitable Trust  One (1) Trustee from the Maniapoto Māori Trust Board and  One (1) Trustee from the Waikato Raupatu River Trust.  Each Iwi has the discretion to appoint one (1) alternate member on the Healthy Rivers Wai Ora Committee, where the alternate shall be a Trustee of the River Iwi partner entity.   

(iii) The  Committee will  be  co‐chaired  by  an  elected member  from Council  [Cr  ..…]  and  a  Trustee  from  one  of  the  respective  Iwi Trustees (parties to the legislation).    

(iv) THAT  the  Healthy  Rivers Wai  Ora  Committee  nominate  an  iwi trustee and a council committee member [Cr …] as deputy co‐chairs

  

QUORUM  Three (3) elected members of Council and three (3) Iwi Trustees. 

MEETING FREQUENCY: 

Quarterly or as required. 

 

PURPOSE:  To fulfil the requirements of Sections 12, 13  46(2)(c) and (d) of the Waikato‐Tainui Raupatu Claims (Waikato River) Settlement Act 2010, and Sections 13, 14, 16 and 48(2)(c) and (d) of the Ngati Tuwharetoa, Raukawa, and Te Arawa River Iwi Waikato River Act 2010,  Section 20 and 22(2)(c) and (d) of the Nga Wai o Maniapoto (Waipa River) Act 2012 the purpose of the Committee is to provide  co‐governance  functions  with  respect  to  Plan  Change  1  and  the Waikato  and  Waipa  Rivers,  including  a  focus  on  implementation,  plan effectiveness monitoring and providing direction on  the possible next  steps post  notification  of  Plan  Change  1  including    the  co‐design  of  the  project 

12

Doc # 9916303 Page 7

framework for subsequent planning processes that focus on the allocation of contaminant discharges to replace the existing “hold the line” approach. 

 

CONTEXT: As a Committee all parties agree and acknowledge that for co‐management to be effective there needs to be a  shared  respect and understanding  for each party’s  relationship  to  the Waikato and Waipa Rivers and their catchments.  

This  Committee  provides  a  co‐governance  arrangement  by  which  the  Council  and  the  five  Iwi implement  the  Waikato‐Tainui  Raupatu  Claims  (Waikato  River)  Settlement  Act  2010,  the  Ngati Tuwharetoa, Raukawa, and Te Arawa River Iwi Waikato River Act 2010, and the Nga Wai o Maniapoto (Waipa River) Act 2012.  SCOPE OF ACTIVITY Promote the principles of co‐management and to oversee the implementation of Healthy Rivers: Plan for Change/Wai Ora: He Rautaki Whakapaipai  to give effect,  in part,   to the Vision and Strategy  in relation to managing the adverse effects of discharges on the health and wellbeing of the Waikato and Waipa Rivers. 

 1. Specific Responsibilities 

To  oversee  the  implementation  of  the Healthy  Rivers:  Plan  for  Change/Wai Ora: He  Rautaki Whakapaipai including: - Regular progress reports from the Joint Steering Group – Te Rōpū Hautū on the progress of 

the plan change through the statutory process - Regular progress reports from the Joint Steering Group – Te Rōpū Hautū on the development 

of the implementation programme for the Plan Change following the adoption of an agreed implementation plan 

- Co‐design of the project framework for subsequent planning processes focussed on further improvement of water quality,  including the post Plan Change 1 approach  to allocation of contaminant discharges to replace the interim “hold the line” approach, to be completed by 2025 

- Effectiveness assessment via scheduled plan effectiveness  reviews at years 4  (2020) and 8 (2025); and 

- Improving the effectiveness of the HRWO Plan Change, following scheduled plan effectiveness reviews at years 4(2020) and 8 (2024) by making recommendations to revise or refine aspects of the Plan Change or its delivery. 

- Report the progress and the recommendation to fulfil Section 46(2)(c) and (d) of the Waikato‐Tainui Raupatu Claims (Waikato River) Settlement Act 2010, Section 48(2)(c) and (d) of the Ngati Tuwharetoa, Raukawa, and Te Arawa River Iwi Waikato River Act 2010, Section 22(2)(c) and (d) of the Nga Wai o Maniapoto (Waipa River) Act 2012 of plan change 1 through the Resource Management Act 1991 Schedule 1 process to Council.  Including an agreed process by which the five Iwi will participate in making decisions on the notified Plan Change  

2. Power to Act - Call meetings as required. - Receive reports as required. - Discuss and jointly decide and recommend to Council. 

 3. Process for approving recommendations to Council from the Committee  

 a) The Committee may provide  recommendations on  the project  to  the Regional Council  for 

approval.  

13

Doc # 9916303 Page 8

b) The Council may, after considering the Committee’s recommendations decide –  

iii. To approve the recommendations without modification; or iv. To refer the recommendations back to the Committee with a request that the Committee 

reconsider one or more aspects of their recommendations.  

c) If the Council refers the recommendations back to the Committee, this Committee may, after reconsidering  the aspects  referred back  to  it by  the Council  in  its  request,  forward  to  the Council either or both of the following: 

iii. Amended recommendations, iv. Any additional information that has been requested by the Council or that the Committee 

considers will help the council with its decision.  

d) If the Council receives amended recommendations, or additional information to support the Committee’s recommendations, it will: 

iii. Approve the amended recommendations, or iv. Convene a meeting comprising full Council and Committee participants to seek resolution 

of differences.  

e) Should  Councillors  and  Iwi  members  of  full  Council  and  the  Committee  fail  to  achieve resolution of issues, the Council may dissolve the Committee and all parties may invoke the dispute resolution procedures that prevail in the joint management agreements that each Iwi holds individually with the Council.  

4. Meetings of the Healthy Rivers: Plan for Change/Wai Ora: He Rautaki Whakapaipai Committee  

- The meetings are to be hosted by the Council and the five Iwi on an alternating basis to be decided at each meeting. 

- Members will  receive  an  agenda  for  each meeting  at  least  10 working  days  prior  to  the meeting. 

 5. Principles for reaching resolutions 

 - The parties agree  to address  the  resolution of  issues between  them  in a constructive, co‐

operative, and timely manner consistent with the principles outlined in the respective River iwi Joint Management Agreements and/or legislation.  

- All parties agree that any decision made at a meeting will be made with the highest level of good faith and by way of consensus decision‐making.  

- Should consensus not be reached on an  issue that requires resolution, any member of the Committee  may  invoke  the  dispute  resolution  procedures  that  prevail  in  the  joint management agreements that each Iwi holds individually with the Council.  

6. Resourcing   - The Council and the Trust participants will each bear its own costs of participation. - Council will provide the Secretariat for the meetings. 

 7. Communication 

 Communications with  the media  and  the wider  public will  be  in  accordance with  an  agreed communications protocol to be approved by the Committee.  

14

Doc # 9916303 Page 9

8. Meeting procedures  

In  accordance  with  the  New  Zealand  Standard  Model  Standing  Orders  (NZS9202:2003 incorporating Amendment No.1). 

 9. Review of the Committee 

 A further review of the Committee’s terms of reference will be undertaken when the proposed plan reaches the scheduled plan effectiveness review at year 4 or at the triennium, whichever comes first. 

 

 

15

Doc # 9918518 

Report  to  Healthy  Rivers  Wai  Ora  Committee 16 February 2017 – Decision required 

File No:  23 10 09 

Date:  9 February 2017 

To:  Chief Executive Officer 

From:  Director Science and Strategy 

Subject: Healthy Rivers Wai Ora Proposed Plan Change 1, Amendments to Hearings Panel Form, Selection and Appointment Process 

Section   B (For Recommendation to Council)  

 Purpose  The purpose of  this  report  is  to  consider  the numerous  recommendations of  the Committee  and Council  in  relation  to  the Hearings Panel,  and  to provide  the Committee with  a path  forward  for recommendation to Council.   

Recommendation: 

1. That the report “Healthy Rivers Wai Ora Proposed Plan Change 1, Amendments to Hearings Panel Form, Selection Criteria and Appointment Process” (Doc 9918518 dated 9 February 2017) be received for information.  

2. That the Healthy Rivers Wai Ora Committee confirm the Waikato Regional Council will make the  final decision  to appoint  the  independent  commissioners and  independent  chair of  the hearing  panel  on  the  recommendation  of  the  Healthy  Rivers  Wai  Ora  Committee. 

3. That the procurement process to enable the recommendation of independent commissioners to the Committee is initiated as soon as practicable. 

 Background  The Healthy Rivers Wai Ora Committee  (HRWOC) recommended to the Waikato Regional Council (the Council) an agreed process to set out the hearing panel form, selection criteria and the process for selecting the independent commissioners (refer HR16/21).  On 15 September 2016 the Council adopted the HRWOC recommendation (refer WRC16/279.3).    The recommendation from HRWOC also proposed a delegation from WRC to HRWOC to make the final decision on appointing the hearing panel.  The delegation was considered by the Council at a meeting on 25 August 2016 as a recommendation in a separate report “Hearings Panel for Healthy Rivers Plan Change 1, process for appointments and appointment of Commissioners to be delegated to Healthy Rivers Wai Ora Committee” (Doc#8956474). This report was following on from the discussion held at the Healthy Rivers Wai Ora Committee on 18 August 2016.  At this meeting, the Council passed 

16

Doc # 9918518 Page 2

a procedural motion “THAT the item of business being discussed be left to lie on the table to allow staff to review and provide suggestions on a way forward” (refer WRC16/258).    At the 15 September Council meeting, the matter was re‐considered after the Council had adopted the minutes from the HRWOC, which included recommendation HR16/21.  The discussion that was had at the Council meeting on 15 September occurred in response to an agenda item that addressed the ‘live’ procedural motion that lay on the table from the 25 August Council meeting.   The Council made a decision to refer back to the HRWOC (refer WRC16/282) for consideration and feedback: 

Council appoints the hearings panel on the recommendation of HRWOC;  

Council is provided with a full list of suitable, potential commissioners, together with their respective CVs; 

Hearings Panel to consist of a Chair and four independent commissioners; and 

Waikato River Authority may exercise  their  legislative  right  to appoint one commissioner direct on to the five‐member Hearing Panel. 

 

Matters to be considered by HRWOC 

The  five Waikato and Waipa River  Iwi (the  five  Iwi) have  indicated they are comfortable with the Council retaining delegation to make the final decision to appoint the independent commissioners and  independent  chair  for  the  hearing  panel.    The  HRWOC  would  continue  to  make recommendations to the Council on  the appointments.    In the unlikely event  the Council did not agree with the recommendations of the HRWOC and as per the Terms of Reference for the HRWOC the Council can ask the HRWOC to re‐consider their recommendation.   The form and composition of the hearing panel was discussed at some length by the HRWOC on 18 August 2016.  The HRWOC accepted the Te Roopuu Hautuu recommendation that the hearing panel consist of four independent commissioners and an independent chairperson.  In respect of the form and composition of the hearing panel, the recommendation from the members of Te Roopuu Hautuu has not changed.  The hearing panel  form, selection criteria and appointment process  (the agreed process) was co‐designed by the members of Te Roopuu Hautuu.   The selection criteria for the hearing panel was discussed by the HRWOC with two additional criteria being added to the “Additional matters that are complimentary to the mandatory criteria” section.   The complete  list of selection criteria (refer to Appendix A) was adopted by the Council.  The agreed process also establishes a sub‐group of Te Roopuu Hautuu  (refer  to Appendix B) and means the five Iwi, Council staff and the Waikato River Authority (WRA) have shared input in making recommendations  to  HRWOC  on  the  preferred  candidates  for  the  panel  of  independent commissioners  and  the  independent  chair.    The  Te  Roopuu  Hautuu  sub‐group  will  assess  and evaluate candidates against the selection criteria and  information received  from responses to the Council procurement process.  In co‐designing the agreed process, the five Iwi and WRA decided to not directly appoint commissioners onto the hearing panel in lieu of being able to jointly recommend all the candidates.    

Summary of amendments to recommendation  An amendment is required to HRWOC recommendation (HR16/21) setting out the hearing panel form, selection criteria and the process for selecting the independent commissioners.    As set out in recommendation H16/21, HRWOC will receive recommendations from Te Roopuu Hautuu on  the  preferred  candidates  for  the  four  independent  commissioners  and  the  independent  chair.   

17

Doc # 9918518 Page 3

However,  instead of HRWOC making the final decision under delegated authority from the Council, HRWOC will  now  recommend  that  the  Council make  the  final  decision  to  appoint  the  preferred candidates to the hearing panel.   

Other matters  The procurement of services for the four independent commissioners and the independent chair will comply with Council’s procurement process  (fiduciary obligations under  the Local Government Act 2002).   The Expressions of  Interest documentation will  include  the mandatory and  additional  and complimentary criteria as set out in Appendix A.  The Council retains the statutory function of making the final decision on recommendations from the hearing panel —post deliberations on hearing submissions and further submissions—.    

Assessment of significance   Having  had  regard  to  the  decision‐making  provisions  in  the  Local Government  Act  2002  and  the council’s Policy on Significance, a decision in accordance with the recommendation is not considered to have a high degree of significance.   

 

Billy Brough    Tracey May 

River Iwi Technical Advisor    Director Science and Strategy  

List of Attachments: 

1. Mandatory and additional and complimentary criteria for Hearings Commissioners  

2. Te Roopuu Hautuu sub‐group membership 

   

18

Doc # 9918518 Page 4

Appendix 1 – Mandatory and additional and complimentary criteria 

 

To assist in forming a balanced hearing panel the following mandatory criteria and additional and 

complimentary criteria are proposed.  Note the criteria listed below are non‐hierarchical. 

Mandatory criteria for all Commissioners: 

Must  hold  current  certification  in  the  Local  Government  New  Zealand/Ministry  for  the 

Environment "Making Good Decisions" certification programme 

Relevant experience as an Independent Commissioner hearing matters related to Section 30 

and 63, 65 and 66 of the Resource Management Act 1991 

Relevant experience and working  knowledge  of resource management decision‐making 

processes 

Proven ability to understand and comprehend complex resource management problems — 

including the matters listed in Section 5(2) of the Resource Management Act 1991— and the 

ability to weigh up evidence and make decisions 

Robust understanding and application of Te Ture Whaimana 

Familiarity and knowledge of the Waikato and Waipa River catchments 

 

In  addition to the mandatory criteria, one  or more independent commissioners must have  specialist 

expertise in tikanga Maori and/or Maori resource management issues. 

 

In addition to the mandatory criteria, the independent chairperson of the hearing committee must: 

be experienced at chairing hearings convened under Schedule One of the RMA 

possess highly developed skills in achieving consensus decision‐making, focussed on fairness 

coupled with efficiency 

 

Additional matters that are complimentary to the mandatory criteria and must be taken into account 

including: 

Specialised technical expertise in any of the following areas:      

Freshwater management and natural resource planning  

Knowledge of resource management law 

Freshwater sciences  

Pastoral farming systems 

Knowledge of rural communities 

Natural resource economics 

Social and political sciences 

Any conflicts of interest 

Commitment to the duration of hearing process 

 

 

   

19

Doc # 9918518 Page 5

Appendix 2 – Te Roopuu Hautuu sub‐group membership 

 

The sub‐group of Te Roopuu Hautuu will consist of: 

two River Iwi managers; 

two WRC staff members; and 

one WRA staff member. 

 

 

20