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Enterprise Content Management: más allá de 2010

Fernando Moraira

El mundo ECM tal y como lo conocemos hoy va a desaparecer

• Presupuesto, economía y capacidades

• Calidad de la información

• Pensamiento en silos

• Aplicaciones, plantillas y maneras de pensar obsoletas

• Estabilidad vs flexibilidad en procesos de negocio

• Falta de patrocinio

• Intereses de los proveedores

• Cambios radicales y rápidos en el negocio

• Altas expectativas de acceso a información

• Accesibilidad al hardware y software ECM

• Estandarización, modularidad y disponibilidad de funcionalidades ECM

• Redes de colaboración

• Control regulatorio

Índice

1. ¿Cuáles son las capacidades necesarias para el éxito del ECM?

2. ¿Cuáles son las principales tendencias tecnológicas en el mundo ECM?

3. ¿Qué estrategias deberían adoptar las compañías para beneficiarse de ECM?

4. ¿Qué beneficios pueden ayudar a tomar la decisión de invertir en ECM?

2010200820072005

La transformación del mercado de ECM

20122006

$2.5 billion $2.8 billion $3.2 billion $3.7 billion $4.1 billion$2.3 billion

Software revenue (software and maintenance)

InfrastructureSpecialists

TechnologySpecialists

IndustrySpecialists

Vendor Focus

Major ECM vendors merge or are acquired to gain critical mass.

Vendors acquire technologies to round out their ECM suites.

Vendors and partners build CCA to drive higher-value sales.

Vendors integrate their ECM with core infrastructure platforms.

Vendors rationalize their product portfolios and functionality.

Vendor Trends

Enterprises start to standardize on ECM enterprisewide.

Enterprises buybest-of-breed solutions because ECM is still immature.

Enterprises consider ECM as an infrastructure application.

Enterprises consolidate and federate multiple ECM platforms.

Business TrendsEnterprises adopt CCA for lower costs and faster deployment.

BCS/SharePoint moves to forefront.

MarketConsolidation

TechnologyConvergence

ApplicationVerticalization

InfrastructureIntegration

PortfolioRationalization

Impacto de ECM en la organización de TIIT Leaders Key Initiatives

ECM

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Marco de actuación del ECMDynamic Content

Fixed Content

DocumentManagement

Web ContentManagement

DocumentCollaboration Workflow

ImagingRecordsManagement

E-Mail Archiving

DAM E-Forms

Document Archiving

BasicContentServices

EnterpriseContent

Management

Infrastructure/Applications

Extended functionality

Core ECM suite component

Secure Repository

Ad Hoc Process Support/ Collaborative

CompositeContent Applications

Process Integrated to ERP/Structured Data

Valor frente a complejidad/coste de una iniciativa ECM

Costs

Va

lue

Hype Cycle: Enterprise Content Management

Hype Cycle: Impresión e Imagen

Hype Cycle: Seguridad en la Información

Hype Cycle: Tecnologías Almacenamiento

Hype Cycle: IT Sourcing

Focalización en la necesidad clave de la compañía

1. Gestión de contenidos transaccional

Captura y control del contenido estático: formularios, contratos, aplicaciones de RR.HH, informes tributarios, etc., relacionados con una función clave del negocio.

2. Gestión de contenidos colaborativaControl de contenidos compuestos y servicios documentales; colaboración documental, workflow con alertas, calendarios, seguimiento de tareas; búsquedas, visualización a través de portales, marcadores, anotaciones y control de versiones.

3. Gestión de contenidos contextualConjunto de tecnologías enfocadas en la Web que incluyen WCM, DAM, portales, Web analytics, e-forms, social media y CRM. Se está convirtiendo en el factor crítico para la inversión de las organizaciones.

4. Gestión de Contenidos “Commodity”Búsquedas federadas, gestión/estrategias de metadatos e interoperabilidad entre contenidos y sistemas de gestión de registros son aspectos críticos a la hora de considerar en el desarrollo de sistemas de gestión de contenidos, infraestructura y arquitecturas híbridas que combinan BCS, ECM y SaaS.

Focalización en la necesidad clave de la compañía

ECM es una inversión estratégica que puede ayudar a impulsar el cambio

• Minimizar el exceso de información - Eliminar contenido redundante

- Asegurar el acceso a los contenidos e información más actuales

- Organizar y gestionar activos de información

• Incrementar la productividad y la eficiencia- Soportar procesos estructurados y ad hoc

- Reducción de tiempos en los ciclos de decisión

- Encontrar la información precisa en el momento adecuado

• Reducir riesgo/ añadir nuevo valor- Asegurar cumplimiento regulatorio

- Retener conocimiento crítico

• Mejores decisiones de gestión: ayuda a los directores a gestionar, motivar y minimizar las actividades administrativas.

• Mejores decisiones de los equipos: Optimizar el rendimiento individual y de equipo, utilizar a los equipos para tomar decisiones distribuidas.

• Mejor trabajo en equipo: fomentar la transparencia de información para un óptimo resultado, calidad y alineamiento.

• Procesos más rápidos y mejores: Procesos de negocio automatizados a través de workflow , reglas de negocio y metadatos.

• Reducción de costes y complejidad en el cumplimiento regulatorio

• Contenido reusable, integrado, accesible y fiable

Beneficios de una estrategia ECM: el ROI importa

Plan de acción

• Hoy (este mes)- Crear un plan de negocio sobre cómo la gestión de contenidos puede transformar el impulsar la

actividad de la organización. Definir varios escenarios y determinar cuál es el de mayor aplicación en el momento actual

- Entrevistar a los equipos involucrados en iniciativas ECM para obtener su valoración sobre cómo esperan que los usuarios de negocio respondan.

• A corto plazo (Próximos 6 meses)- "ECM" debe ser el trabajo de alguien. Establecer liderazgo, funciones y una estructura encargada de

llevar adelante la iniciativa ECM. - Establecer el modelo de gobierno para la información corporativa.- Definir el alcance de ECM dentro de la organización en función del riesgo y el valor de los activos de

información. • A largo plazo (Próximos 12 a 18 meses)

- Aprovechar las tecnologías y proveedores existentes. Determinar lo que ofrece cada solución y proveedor, y cómo soporta sus ideas acerca de la gestión de la información en la compañía

- Racionalizar, alinear con la estrategia y cubrir huecos.- Entender que la tecnología por sí sola no tendrá éxito. Políticas y modelos de gobierno son críticos

para el valor de la iniciativa a largo plazo.

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