Nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l

INSTRUCTION CODIFICATRICE

N° 10-014-B du 2 avril 2010NOR : BCR Z 10 00044 J

Texte publié au Bulletin Officiel de la Comptabilité Publique du mois de juin 2010

NOMENCLATURE DES PIÈCES JUSTIFICATIVES DES DÉPENSES DE L'ÉTAT

ANALYSE

Circulaire du ministre délégué du budget, des comptes publics et de la réforme de l'Étatdu 1er avril 2010 diffusant la nouvelle nomenclature

des pièces justificatives des dépenses de l'État

Date d’application : 02/04/2010

MOTS-CLÉS

DÉPENSES DE L'ÉTAT ; NOMENCLATURE ; PIÈCES JUSTIFICATIVES

DOCUMENTS À ANNOTER

Néant

DOCUMENTS À ABROGER

Instruction codificatrice n° 03-060-B du 17 novembre 2003

DESTINATAIRES POUR APPLICATION

TPG DOM TGE CBCM DDG DRFIP DDFIP RGP ROM COM

DIRECTION GÉNÉRALE DES FINANCES PUBLIQUES

Sous-direction des dépenses de l’État et opérateursBureau CE-2A

FINANCES PUBLIQUES INSTRUCTION CODIFICATRICE N° 10-014-B DU 2 AVRIL 2010

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Vous trouverez, ci-après, la circulaire du ministre du budget, des comptes publics et de la réforme del’État du 1er avril 2010 portant nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'État.

Cette circulaire abroge celle du 30 septembre 2003 publiée au journal officiel en mettant à jour lanomenclature ci-dessus mentionnée.

Trois objectifs ont guidé sa rédaction : poursuivre la simplification de son contenu en limitant, autant quefaire se peut, le nombre de pièces justificatives demandées, prendre en compte les évolutionsréglementaires intervenues depuis 2003 par une mise à jour juridique et prendre en compte les évolutionsinformatiques liées à la dématérialisation des échanges.

Ce document est disponible en consultation en ligne sur les sites suivants :- intranet Ulysse de la Direction générale des Finances publiques : Magellan / Fonction comptable de

l’État / Dépenses de l’État / Contrôle de la dépense ;- internet du ministère du budget, des comptes publics et de la réforme de l’État :

www.budget.gouv.fr/ministère/actions/budget et comptes publics/comptes publics.

Vous voudrez bien vous assurer de sa diffusion et de sa prise en compte par les services gestionnaires.

Cette nomenclature est appelée à évoluer sous l’effet de la poursuite des travaux liés à ladématérialisation, des mises à jour réglementaires et de la poursuite de la simplification.

La direction générale recueillera avec intérêt les propositions de simplification formulées par lesordonnateurs et les comptables dans ce domaine.

LE DIRECTEUR CHARGÉ DE LA GESTION PUBLIQUE

VINCENT MAZAURIC


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ANNEXE N° 1 : Circulaire du 1er avril 2010

LE MINISTRE DU BUDGET DES COMPTES PUBLICS PARIS, le 1Er AVR. 2010ET DE LA RÉFORME DE L’ÉTAT

NOR :

à

Mesdames et Messieurs les Ministreset Secrétaires d'État

OBJET : Circulaire relative à la nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'État.

La circulaire ministérielle du 30 septembre 2003 portant nomenclature des pièces justificatives desdépenses de l'État, prise en application de l'article 129 du décret du 29 décembre 1962 portant règlementgénéral sur la comptabilité publique, constituait le document de référence - indicatif - commun auxordonnateurs et aux comptables.

La nomenclature annexée à la présente circulaire se substitue à la circulaire du 30 septembre 2003susvisée. Cette nouvelle nomenclature tient compte des travaux de simplification et des évolutionsréglementaires intervenues depuis 2003.

Plusieurs objectifs guident cette nouvelle nomenclature.

1/ La poursuite du travail de simplification de son contenu

Sauf cas exceptionnels avérés, la nomenclature s'en tient aux pièces exigées par les seules obligationslégales ou réglementaires. Aussi, le nombre de pièces justificatives de la dépense relatif aux opérations lesplus courantes a encore été réduit. Ainsi, en ce qui concerne les frais de déplacement temporaire, lecomptable sollicitera la production de deux pièces justificatives, l’ordre de mission et l’état de frais, voirele seul état de frais lorsqu’il comportera les informations contenues dans l’ordre de mission.

De façon générale, les comptables de l'État ne doivent pas demander aux ordonnateurs d'autres piècesjustificatives de la dépense que celles listées dans la présente nomenclature.

Les comptables peuvent adopter le dispositif du contrôle allégé en partenariat, en concertation avecl’ordonnateur, dès lors que le dispositif de contrôle interne a été renforcé et évalué suffisamment fiablepar une mission d’audit comptable et financier, dans les conditions fixées par la direction générale desfinances publiques. Dans ce cadre, les comptables, sous leur responsabilité, peuvent réduire le nombre depièces justificatives à produire, tout en s’assurant que cette réduction n’obère pas leur capacité à réaliserles contrôles qui leur incombent en vertu de l’article 31 de la loi organique relative aux lois de finances etdes articles 12 et 13 du règlement général sur la comptabilité publique.

Cette nomenclature prend ainsi en compte le recentrage des contrôles des comptables sur les dépensesinduits par les enjeux et les risques les plus importants, dans le cadre du contrôle hiérarchisé de la dépenseet du développement du contrôle allégé en partenariat.

Je rappelle que les comptables publics ne contrôlent plus le respect par les ordonnateurs du seuil depassation des marchés publics.


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ANNEXE N° 1 (suite et fin)

2/ La prise en compte des évolutions de la réglementation, intervenues depuis 2003

Les références juridiques ont été actualisées et ont conduit, le cas échéant, à une évolution des piècesdemandées chaque fois que cette actualisation le commandait. Ainsi, les commentaires rappellent ladernière réglementation en vigueur afin de permettre aux comptables et aux ordonnateurs de s’y reporteren cas de besoin.

3/ La prise en compte des travaux de dématérialisation des documents comptables et des piècesjustificatives et la mise en œuvre progressive du nouveau système d’information financier de l’État

La nomenclature prend en compte les premiers travaux en cours en matière de dématérialisation. A cetitre, certaines pièces justificatives pourront être dématérialisées comme par exemple, dans le cadre desfrais de déplacement temporaire, l’ordre de mission et l’état de frais.

Plus généralement, la dématérialisation et la mise en œuvre progressive de Chorus modifient lesconditions de transmission des ordonnances ou des mandats et de leurs pièces justificatives entregestionnaires et comptables. Ainsi, pour les utilisateurs Chorus, les demandes de paiements « papier »n’ont plus lieu d’être produites, la validation de la demande de paiement dans Chorus valant ordre depayer adressé au comptable, à l’instar d’un acte signé.

Cette prise en compte de la dématérialisation s’étend aux validations dans le système d’information desengagements juridiques et de la certification du service fait qui valent également signatures dans Chorus.Dans ce cadre, il appartient aux différents acteurs de s’assurer que les habilitations octroyées dans Choruscorrespondent effectivement aux délégations accordées par ailleurs.

Enfin, quelle que soit l’application utilisée, la dématérialisation des pièces justificatives implique que lasignature emporte certification de la régularité de l’ensemble des pièces justificatives (y compris ducaractère exécutoire de celles opposables aux tiers) dès lors que la personne qui valide l’ordre de payer ena reçu l’habilitation.

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Cette nouvelle nomenclature constitue une première étape importante de simplification de la dépense del'État qui se poursuivra avec la prise en compte des résultats des différents chantiers en cours notammentde dématérialisation. Ainsi, cette annexe sera mise à jour au fur et à mesure des décisions actées par lesdifférents groupes de travail dans les mois qui viennent.

Cette circulaire, élaborée à l'issue d'une concertation interministérielle, constitue un instrument de gestionopérationnel pour les ordonnateurs et les comptables.

Signé

François BAROIN


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ANNEXE N° 2 : Nomenclature des pièces justificatives de l'État

Cadre général de la nomenclature

L’article 129 du décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilitépublique dispose que les justifications de la dépense publique font l’objet d’une nomenclature généraleétablie par le ministre des finances.

Ce document s’applique aux dépenses effectuées sur le territoire métropolitain, dans les départements etcollectivités d’outre-mer ainsi qu'aux dépenses de l’État à l’étranger. S’agissant des collectivités d’outre-mer (hors DOM), celles-ci appliquent une réglementation en matière de dépense réellement spécifique quine peut donc être traduite par une nomenclature à vocation générale. Néanmoins, la présentenomenclature a vocation à être lue dans les collectivités d’outre-mer comme un document dont les acteursde la dépense peuvent s’inspirer pour apprécier localement les pièces à produire jusqu’à nouvel ordre.

La présente nomenclature vise à couvrir le plus grand nombre de catégories de dépenses payées par lescomptables de l’État.

Elle s’applique donc à la totalité des dépenses de l’État payées par les comptables publics, à l’exceptiondes dépenses suivantes :

Les dépenses sans ordonnancement autres que celles relatives aux pensions.

Les dépenses militaires effectuées par les trésoriers des corps de troupe en application de l’article 112du décret du 29 décembre 1962, qui dispose que les règles relatives à l’engagement, à la liquidation, àl’ordonnancement et au paiement de ces dépenses sont fixées dans les conditions prévues par undécret contresigné par le ministre des finances et le ministre de la défense. Les modalités propres àces opérations sont en cours de refonte à la suite de la réforme des procédures dérogatoires duministère de la défense.

En outre, en cas de secret défense, les services ordonnateurs ne sont pas tenus de fournir au comptable latotalité des pièces mentionnées dans la nomenclature.

Il est précisé, par ailleurs, que le comptable, outre son contrôle portant sur les pièces justificatives, doit austade du paiement s’assurer de la qualité d’ordonnateur de l’émetteur de l’ordre de payer. Dans ce cadre,le contrôle du comptable s’effectue à l’aide des arrêtés de nomination et des délégations dont lesordonnateurs bénéficient le cas échéant. A ce titre, pour les dépenses dont l’ordre de payer ne ferait pasl’objet d’une dématérialisation dans Chorus, le comptable doit disposer des spécimens de signatures desordonnateurs et de leurs délégués pour mener à bien ses contrôles.

En ce qui concerne Chorus, les validations de la demande de paiement, de l’engagement juridique ou duservice fait valent signatures. Ces signatures emportent certification de la régularité de l’ensemble despièces justificatives (y compris du caractère exécutoire de celles opposables aux tiers) dès lors que lapersonne qui valide l’ordre de payer en a reçu l’habilitation.

Enfin, le comptable doit s’assurer d’une façon générale qu’il dispose bien de l’identification bancaire àjour du créancier1.

1 Garantie notamment par la gestion des tiers dans le référentiel Chorus.


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ANNEXE N° 2 (suite) SOMMAIRE

1. GÉNÉRALITÉS.................................................................................................................................... 14

1.1. Acquit libératoire du créancier ...........................................................................................141.1.1. Justification de l’identité ou de l’état civil ........................................................................... 14

1.1.2. Justification du domicile bancaire ........................................................................................ 14

1.2. Paiement à des représentants qualifiés ...............................................................................141.2.1. Paiement à des mandataires.................................................................................................. 14

1.2.2. Paiement de sommes dépendant de succession .................................................................... 15

1.2.3. Autres cas ............................................................................................................................. 18

1.2.4. Paiement à des mineurs ou à des incapables majeurs........................................................... 18

1.2.5. Paiement des sommes dues à des personnes morales........................................................... 20

2. DÉPENSES DE FONCTIONNEMENT SPÉCIFIQUES.................................................................. 22

2.1. Frais de déplacements temporaires ....................................................................................222.1.1. Remboursement à l’agent des frais d’hébergement et de restauration ................................. 22

2.1.2. Prise en charge directe par l’administration des frais d’hébergement et de restaurationdes agents. ............................................................................................................................ 24

2.1.3. Frais de transport remboursés à l’agent................................................................................ 24

2.1.4. Frais de transport pris en charge directement par l’administration ...................................... 25

2.1.5. Transport du corps d’un agent décédé.................................................................................. 25

2.1.6. Autres frais ........................................................................................................................... 26

2.1.7. Paiement aux agents bénéficiaires d’une avance sur frais de déplacement temporaire........ 26

2.2. Frais de changement de résidence......................................................................................262.2.1. Versement de l’indemnité forfaitaire de changement de résidence...................................... 26

2.2.2. Frais de transport des personnes........................................................................................... 29

2.2.3. Rapatriement au lieu de sa résidence habituelle du corps d’un agent ou d’un membrede sa famille décédé ............................................................................................................. 29

2.3. Autres Dépenses de fonctionnement ..................................................................................292.3.1. Dépenses liées au parc automobile....................................................................................... 29

2.3.2. Frais de représentation et de réception ................................................................................. 30

2.3.3. Dépenses liées aux élections politiques et professionnelles................................................. 30

3. DÉPENSES DE PERSONNEL............................................................................................................ 31

3.1. Rémunération principale ....................................................................................................313.1.1. Prise en charge du dossier .................................................................................................... 31

3.1.2. Modifications de la prise en charge...................................................................................... 32


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ANNEXE N° 2 (suite)

3.1.3. Fin de paiement et opérations diverses................................................................................. 35

3.2. Accessoires de traitement...................................................................................................363.2.1. Indemnité de résidence......................................................................................................... 36

3.2.2. Supplément familial de traitement ....................................................................................... 36

3.2.3. Majoration de traitement et complément de majoration dans les départementsd’outre-mer........................................................................................................................... 37

3.3. Indemnités ......................................................................................................................383.3.1. Cas général ........................................................................................................................... 38

3.3.2. Cas particuliers ..................................................................................................................... 38

3.3.3. Indemnité d’éloignement dans les DOM.............................................................................. 40

3.4. Prestations familiales..........................................................................................................413.4.1. Première prise en charge de l’agent en qualité d’allocataire ................................................ 42

3.4.2. Première prise en charge des enfants.................................................................................... 42

3.4.3. Justification des ressources .................................................................................................. 43

3.4.4. Prise en charge en cas de mutation....................................................................................... 43

3.4.5. Justifications particulières à certaines prestations ................................................................ 43

3.5. Prestations sociales diverses...............................................................................................433.5.1. Remboursement du trajet domicile-travail ........................................................................... 43

3.5.2. Allocations pour perte d’emploi........................................................................................... 44

3.5.3. Accident de service ou de travail, maladie professionnelle.................................................. 44

3.5.4. Assurance invalidité ............................................................................................................. 44

3.5.5. Capital-décès ........................................................................................................................ 44

3.6. Prestations d’action sociale des administrations ................................................................474. COMMANDE PUBLIQUE.................................................................................................................. 48

4.1. Marchés publics passés sans formalités préalables ne faisant pas l’objet d’un contratécrit : paiement des factures et des mémoires au titulaire ou bénéficiaire .........................48

4.2. Marchés publics passés sans formalités préalables faisant l’objet d’un contrat écrit ........484.2.1. Premier paiement.................................................................................................................. 48

4.2.2. Autres paiements .................................................................................................................. 50

4.3. Marchés passés après formalités préalables .......................................................................504.3.1. Pièces générales à fournir, au plus tard lors du premier paiement ....................................... 51

4.3.2. Autres pièces générales, le cas échéant ................................................................................ 51


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4.3.3. Pièces particulières ............................................................................................................... 51

4.4. Paiement au sous-traitant admis au paiement direct ..........................................................554.4.1. Premier paiement.................................................................................................................. 55

4.4.2. Avances ................................................................................................................................ 55

4.4.3. Acompte et règlement unique intégral ou solde ................................................................... 56

4.4.4. Sous-traitance et action directe............................................................................................. 56

4.5. Coordination et groupement de commande .......................................................................574.5.1. Coordination des commandes au sein des services de l’État................................................ 57

4.5.2. Groupement de commande de plusieurs organismes ........................................................... 57

4.5.3. Paiements à l’UGAP ............................................................................................................ 58

4.6. Opérations réalisées sous mandat.......................................................................................584.6.1. Rémunération du mandataire................................................................................................ 58

4.6.2. Financement des opérations réalisées sous mandat.............................................................. 58

4.7. Paiement de primes ou indemnités.....................................................................................614.7.1. Primes dans le cadre d’un concours ..................................................................................... 61

4.7.2. Primes dans le cadre d’un appel d’offres sur performance .................................................. 61

4.7.3. Indemnités à verser aux membres du jury............................................................................ 61

4.8. Marché public de crédit-bail ..............................................................................................614.8.1. Exécution du marché de crédit-bail immobilier ................................................................... 61

4.8.2. Exécution du marché de crédit-bail mobilier ....................................................................... 63

4.9. Marché public d’assurances ...............................................................................................644.9.1. Première prime ..................................................................................................................... 64

4.9.2. Autres primes ....................................................................................................................... 64

4.9.3. Modification des clauses du marché..................................................................................... 64

4.10. Paiement des créances afférentes à une cession ou à un nantissement de créances.........644.10.1. Pièces communes............................................................................................................... 64

4.10.2. Pièces particulières ............................................................................................................ 64

4.11. Paiement dans le cadre d’une délégation de créances afférentes à un marché public......664.11.1. Paiement à un délégataire du titulaire du marché ou du sous-traitant ayant droit

au paiement direct ................................................................................................................ 66

4.11.2. Paiement à un délégataire sous-traitant de second rang ..................................................... 67

4.12. Paiement de créances à un factor .....................................................................................68


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4.12.1. Dans le cadre d’une cession............................................................................................... 68

4.12.2. Dans le cadre d’une subrogation......................................................................................... 68

4.13. Intérêts moratoires ....................................................................................................68

4.14. Mentions obligatoires des factures ...........................................................................68

4.15. Réquisition d’une entreprise .....................................................................................705. DÉPENSES D’INTERVENTION ....................................................................................................... 71

5.1. Subventions de fonctionnement .........................................................................................715.1.1. Paiement unique, pouvant intervenir dès la notification de la décision attributive de

subvention ............................................................................................................................ 71

5.1.2. Paiement échelonné selon un calendrier fixé par la réglementation ou la décisionattributive elle-même............................................................................................................ 71

5.2. Subventions d’investissement ............................................................................................725.2.1. Subventions d’investissement versées aux établissements publics de l’État ....................... 72

5.2.2. Autres subventions d’investissement ................................................................................... 72

5.2.3. Fonds structurels européens (FEDER, FEOGA-Orientation, IFOP et FSE) ........................ 74

5.3. Dotations résultant des transferts de compétences .............................................................74

5.4. Dépenses directes (allocations, secours, prestations au bénéfice de tiers…).....................746. DÉPENSES LIÉES À UNE OPÉRATION IMMOBILIÈRE........................................................... 75

6.1. Acquisitions immobilières..................................................................................................756.1.1. Acquisitions amiables........................................................................................................... 75

6.1.2. Expropriations pour cause d’utilité publique ....................................................................... 77

6.2.1 Prise à bail et conventions assimilées................................................................................... 80

7. EXÉCUTION D'UNE DÉCISION DE JUSTICE.............................................................................. 81

7.1. . Ordonnancement préalable du montant de la décision.....................................................817.1.1. Pièces communes ................................................................................................................. 81


7.2. Demandes de paiement direct en cas d’absence d’ordonnancement dans le délairequis ......................................................................................................................82

7.3. Astreintes prononcées par une juridiction..........................................................................83

7.4. Paiement des condamnations aux dépens et aux frais irrépétibles.....................................837.4.1. Paiement des condamnations aux dépens............................................................................. 83


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7.4.2. Paiement de frais irrépétibles (article 700 du nouveau code de procédure civile ouarticle L 761-1 du code de justice administrative) .............................................................. 83

7.5. Transaction ......................................................................................................................83

7.6. Paiement à des compagnies ou à des sociétés d’assurance à la suite de sinistresmatériels ......................................................................................................................847.6.1. Dans le cadre de la convention du 2 février 1993 ............................................................... 84

7.6.2. Sinistre hors cadre de la convention du 2 février 1993 ....................................................... 84

7.7. Frais de justice criminelle, correctionnelle et de police .....................................................857.7.1. Honoraires et indemnités pour frais de traduction ou accordées aux interprètes. ................ 85

7.7.2. Honoraires et indemnités- expertises tarifées ou non tarifées .............................................. 85

7.7.3. Indemnités et frais payés aux personnes chargées des enquêtes sociales et depersonnalité .......................................................................................................................... 86

7.7.4. Indemnités et frais payés aux personnes contribuant au contrôle judiciaire ........................ 86

7.7.5. Indemnités et frais payés aux médiateurs du procureur de la République, chargésd’une mission de médiation.................................................................................................. 86

7.7.6. Indemnités et frais payés aux délégués du procureur de la République............................... 86

7.7.7. Indemnités accordées aux témoins et aux parties civiles ..................................................... 87

7.7.8. Indemnités accordées aux jurés ............................................................................................ 87

7.7.9. Frais de saisie ou de remise sous séquestre ou en fourrière ................................................. 87

7.7.10. Emoluments et indemnités alloués aux huissiers de justice ............................................... 87

7.7.11. Indemnités de transport allouées aux magistrats et aux greffiers ....................................... 88

7.7.12. Frais postaux en matière pénale......................................................................................... 88

7.7.13. Frais de réquisition adressés à France Télécom................................................................. 88

7.7.14. Frais de location de matériel d’interception ...................................................................... 88

7.7.15. Réparation à raison d’une détention provisoire ................................................................. 88

7.7.16. Frais de révision.................................................................................................................. 89

7.7.17. Indemnisation des victimes d’infractions ........................................................................... 89

7.7.18. Indemnité à la suite d’un non-lieu, d’une relaxe ou d’un acquittement.............................. 89

8. FRAIS ASSIMILÉS AUX FRAIS DE JUSTICE CRIMINELLE, CORRECTIONNELLEET DE POLICE .................................................................................................................................... 90

8.1.1. Frais de procédures – législations spécifiques...................................................................... 90

8.1.2. Frais d’enquêtes sociales en matière d’exercice de l’autorité parentale............................... 90

8.1.3. Frais postaux en matière civile et prud’homale.................................................................... 90

8.1.4. Frais en matière de procédures collectives de redressement et liquidations judiciaires....... 90

8.1.5. Frais d’immobilisation d’un véhicule, prononcée à titre de peine par une juridiction ......... 90


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8.2. Dépenses d’aide juridictionnelle. Avance..........................................................................919. PENSIONS DE L'ÉTAT, ACCESSOIRES DE PENSIONS ET ÉMOLUMENTS

ASSIMILÉS........................................................................................................................................... 92

9.1. Mise en paiement ...............................................................................................................929.1.1. Pièces communes ................................................................................................................. 92


9.2. Gestion ......................................................................................................................949.2.1. Pièce Commune.................................................................................................................... 94

9.2.2. Pensions de retraite personnelle ........................................................................................... 94

9.2.3. Pensions de retraite personnelle ou de réversion.................................................................. 94

9.2.4. Pensions de retraite de veufs dont les droits se sont ouverts entrele 30 novembre 1964 et le 25 décembre 1973 et d'orphelins de plus de 21 ans ................... 94

9.2.5. Pensions de retraite d'orphelins de plus de 21 ans................................................................ 94

9.2.6. Pensions de retraite de veufs ou de veuves. ......................................................................... 94

9.2.7. Pensions de retraite d'épouse concédées au titre de l'article L 60 du code........................... 94

9.2.8. Pensions civiles d'invalidité et allocations temporaires d'invalidité..................................... 95

9.2.9. Pensions militaires d'invalidité de veuves, d'orphelins, d'ascendants, secours decompagnes, allocations aux veuves ascendantes.................................................................. 95

9.2.10. Pensions militaires d'invalidité assortie de la majoration pour assistance d'une tierce personneou de l'indemnité de soins pour tuberculose......................................................................... 95

9.2.11. Pensions militaires d'invalidité de victimes civiles............................................................. 95

9.2.12. Pensions militaires d'invalidité ou d'ayants-cause assortie d'avantages familiaux. ............ 95

9.2.13. Allocations aux aveugles de la résistance........................................................................... 95

9.2.14. Pour toutes les pensions...................................................................................................... 96

9.2.15. Indemnité temporaire.......................................................................................................... 96

9.3. Opérations de gestion proprement dites .............................................................................969.3.1. Cas généraux ........................................................................................................................ 96

9.3.2. Rétablissement ou suppression du précompte des cotisations de sécurité sociale ou dela contribution sociale généralisée ou de la contribution pour le remboursement de ladette sociale sur les pensions de retraite............................................................................... 97

9.3.3. Exonération du précompte de la retenue fiscale à la source pour les titulaires depensions de retraite payées à l'étranger ................................................................................ 97

9.3.4. Paiement des frais de tutelle ................................................................................................. 97

9.3.5. Autres cas ............................................................................................................................. 97

9.4. Retenues sur pension..........................................................................................................97


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9.4.1. Droit commun ...................................................................................................................... 97

9.4.2. Cas particuliers aux pensions ............................................................................................... 98

9.5. Paiement à des tiers ............................................................................................................989.5.1. Paiement à des mandataires et à des représentants légaux ou judiciaires............................. 98

9.5.2. Pensionnés hospitalisés ........................................................................................................ 98

9.5.3. Pensions militaires d'invalidité............................................................................................. 99

9.5.4. Pensions militaires d'invalidité assorties de majorations pour enfant .................................. 99

9.5.5. Abandon de pension ............................................................................................................. 99

9.5.6. Pensionné incarcéré.............................................................................................................. 99

9.6. Extinction de la pension ...................................................................................................1009.6.1. Arrêt de la pension ............................................................................................................. 100

9.6.2. Paiement des derniers arrérages en cas de décès................................................................ 100

10. DÉPENSES À L'ÉTRANGER .................................................................................................. 101

10.1. Dépenses de personnel............................................................................................10110.1.1. Rémunération du personnel local ..................................................................................... 101

10.1.2. Avantages familiaux et sociaux ........................................................................................ 102

10.1.3. Cessation d’emploi ........................................................................................................... 102

10.2. Frais de déplacements temporaires .........................................................................10210.2.1. Frais d’hébergement et de restauration............................................................................. 102

10.2.2. Frais de transport .............................................................................................................. 102

10.3. Frais de changement de résidence ..........................................................................10210.3.1. Frais de transport des personnes ...................................................................................... 102

10.4. Autres dépenses ......................................................................................................10310.4.1. Aide aux français de passage en difficulté........................................................................ 103

10.4.2. Rapatriements ................................................................................................................... 103

10.4.3. Protection des citoyens de l’Union européenne par les représentations diplomatiqueset consulaires de France ..................................................................................................... 103

10.4.4. Escales des bâtiments de la Marine Nationale, des appareils de l’AéronautiqueNavale et des appareils de l’armée de l’air......................................................................... 103

10.4.5. Volontaires civils à l’étranger........................................................................................... 104

10.4.6. Baux immobiliers ............................................................................................................. 105

10.5. Marches publics : Contrats, marchés de droit local – Lettres de commande –Devis ....................................................................................................................105


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10.5.1. Pièces générales ................................................................................................................ 105

10.5.2. Avance .............................................................................................................................. 106

10.5.3. Acompte............................................................................................................................ 106

10.5.4. Paiement unique et/ou solde au titre des dépenses de fournitures .................................... 106

10.5.5. Paiement unique et/ou solde pour les autres dépenses ..................................................... 107

10.6. Achats sur factures et mémoires .............................................................................10710.6.1. Pièces générales ................................................................................................................ 107

10.6.2. Pour le paiement des denrées périssables ......................................................................... 107

10.6.3. Mentions obligatoires d’identification.............................................................................. 107

10.6.4. Domiciliation .................................................................................................................... 107

10.6.5. Éléments de liquidation .................................................................................................... 108

10.6.6. Certification du service fait ............................................................................................. 108

10.7. Acquisitions immobilières ......................................................................................10910.7.1. Pièces à produire par l’administration centrale................................................................. 109

10.7.2. Pièces à produire par le poste ........................................................................................... 109

10.8. Paiements à des tiers ...............................................................................................109

10.9. Interventions ...........................................................................................................10910.9.1. Premier paiement ou paiement unique ............................................................................. 110

10.9.2. Paiements ultérieurs.......................................................................................................... 110

10.9.3. Paiement direct et appui logistique................................................................................... 110

10.9.4. Assistance technique......................................................................................................... 110


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NATURE DES DÉPENSES PIÈCES À OBTENIR PAR LECOMPTABLE

RÉFÉRENCES AUX TEXTES OUCOMMENTAIRES

1. GÉNÉRALITÉS

1.1. ACQUIT LIBÉRATOIREDU CRÉANCIER

1.1.1. Justification del’identité ou del’état civil

1.1.1.1. Justification del’identité

Présentation d’une pièced’identité ou d’une photocopielisible : carte nationale d’identité,passeport, carte d’anciencombattant, carte d’invalide deguerre, carte d’invalide civil.

OuA défaut, le comptable doit faireconstater la réalité du paiementdans les conditions du droitcommun : preuve testimoniale ouquittance notariée

En cas de doute sur la validité de la photocopieproduite ou envoyée, les administrations peuventdemander de manière motivée par lettrerecommandée avec une demande d’avis de réceptionla présentation de l’original (décret n°2000-1277 du26 décembre 2000).

La preuve testimoniale est admise pour lespaiements ne dépassant pas 800 €. Au-delà, unequittance notariée est nécessaire

1.1.1.2. Justification del’état civil

Présentation du livret de famille(ou copie), présentation d’unecopie ou d’un extrait de l’acte denaissance, extrait de l’acted’enregistrement de laconvention de PACS

1.1.2. Justification dudomicile bancaire

Pièce attestant de l’identificationdu nom du créancier et de sonnuméro de compte bancaire :- RIB- ou pièce justificative de ladépense comportant lesréférences bancaires complètes

Pour les tiers gérés dans le référentiel CHORUS, lajustification de la domiciliation bancaire esteffectuée à l’occasion de la validation du RIB sur lafiche tiers.

1.2. PAIEMENT À DESREPRÉSENTANTSQUALIFIÉS

1.2.1. Paiement à desmandataires


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1.2.1.1. Mandataires de droitcommun

- Mandat sous seing privé ouauthentique en original

La circulaire du 30 mars 1989 relative à lasimplification de la réglementation des dépensespubliques a prévu un seuil de 5 300 € au-delàduquel le paiement ne peut être fait au profit dumandataire que sur présentation d’un mandatauthentique. Cette limite n’étant fixée par aucuntexte législatif ou réglementaire opposable, il estdésormais simplement recommandé pour lescréances d’un montant important de solliciter de lapart du mandataire un acte authentique ; en cas derefus de sa part, un mandat sous seing privé servirade pièce justificative au paiement.

1.2.1.2. Avocats - Relevé d’identité bancaire ducompte ouvert au nom de laC.A.R.P.A créée par le barreauauquel cet avocat est inscrit

et

- Jugement attestant de la qualitéde représentant

ou Mandat sous seing privé ouauthentique justifiant despouvoirs de l’avocat.

Si le RIB n’indique que la CARPA, un tampon sur leRIB justifie le lien avec l’avocat

Dans le délai d’un an après que le jugement soitpassé en force de chose jugée, sans limitation demontant (Article 420 du code de procédure civile :« l’avocat remplit les obligations de son mandat sansnouveau pouvoir jusqu’à l’exécution du jugementpourvu que celle-ci soit entreprise moins d’un anaprès que le jugement soit passé en force de chosejugée »).

Au-delà du délai d’un an.

1.2.1.3. Huissiers Le fait que le bénéficiaire a remis les pièces àl'huissier vaut mandat d'encaisser (article 18 dudécret n°56-222 du 29 février 1956 portantréglementation d’administration publique pourl’application de l’ordonnance du 2 novembre 1945relative au statut des huissiers de justice).

1.2.1.4. Notaires - Attestation du notaire Elle précise qu’il est chargé de la succession ou qu’ilest le notaire de la personne qui doit recevoir lesfonds.

1.2.2. Paiement desommes dépendantde succession

Dans tous les cas, piècescommunes : acte de décès oucopie du livret de famille

Le paiement d’une somme dépendant d’unesuccession nécessite de déterminer au préalablel’état liquidatif du partage.


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1.2.2.1. Paiement auxhéritiers - Certificat d’hérédité délivré par

le maire de la commune derésidence du défunt

ou

- Certificat de propriété (délivrépar le tribunal d’instance ou lenotaire)

ou

- Jugement d’envoi en possession

ou

- Acte de notoriété (établi par unnotaire)

ou

- Intitulé d’inventaire (établi parun notaire).

La preuve de la qualité d’héritiers peut être apportéepar tout moyen (article 730 du code civil). Toutefois,les pièces suivantes permettent d’apporter facilementcette preuve.

Il est rappelé que nul texte législatif ouréglementaire n’impose aux maires la délivrance detels certificats ; c’est seulement dans le souci desimplifier les règles de preuve et d’éviter auxhéritiers la production d’actes authentiques plusonéreux que la production de tels actes a été admise.

L’acte de notoriété ne peut plus être délivré par legreffe du tribunal d’instance (loi n°2007-1787 du 20décembre 2007). L'acte doit être mentionné enmarge de l'acte de décès.

1.2.2.2. Paiement auxlégataires

1.2.2.2.1 Légataire universel Le legs universel correspond à la donation par letestateur de la totalité des biens qu’il laissera à sondécès.

- Expédition du testamentetEn cas d’héritiers réservataires :

Preuve par tous les moyens de ladélivrance du legs

En l’absence d’héritiersréservataires :

Un acte de notoriété établissantl’absence d’héritiers réservatairesoucopie conforme de l’ordonnanced’envoi en possession

En cas d’héritiers réservataires la délivrance est unehabilitation du légataire à exercer ses droits (article1004 du code civil)

Si le testament est authentique, acte de notoriété(article 1006 du code civil)

Si le testament est olographe ou mystique, copie del’ordonnance d’envoi en possession délivrée par legreffe du tribunal (article 1008 du code civil)

1.2.2.2.2 Légataire à titreuniversel ou légataireparticulier

- Expédition du testamentet- Preuve de la délivrance du legspar les héritiers (réservataires ounon) ou par le légataire universel.

Selon les termes de l’article 1010 du code civil, lelegs à titre universel est celui par lequel le testateurlègue une quote-part des biens dont la loi lui permetde disposer. Tout autre legs ne forme qu’unedisposition à titre particulier.

Article 1011 du code civil


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1.2.2.3. Paiement à unexécuteurtestamentaire

- Expédition du testamentauthentique

ou- Copie conforme du jugementd’envoi en possession délivréepar le greffe du tribunal.

Article 1030-2 du code civil

Si le testament est mystique ou olographe.

1.2.2.4. Paiement à unmandatairesuccessorale

- convention signée des héritiers

ou

- copie de la décision de justicenommant le mandatairesuccessorale

Article 813-3 et suivants du code civil

1.2.2.5. Paiement à unporte-fort

- Attestation de porte-fort

et- Le porte-fort doit prouver saqualité héréditaire et celle de sescohéritiers dans les conditions dedroit commun

Article 17 du décret n° 65-97 du 4 février 1965relatif aux modes et aux procédures de règlement desdépenses des organismes publics : « le ministre desfinances fixe les conditions et limites dans lesquellesun notaire ou un héritier se portant fort pour sescohéritiers peuvent être habilités à recevoir lessommes dues aux héritiers d’un créancier ».

Ainsi, l’un des héritiers peut se porter fort pour sescohéritiers, à condition que la somme revenant à cesderniers n’excède pas une somme déterminée pardécision ministérielle.

Cette somme est fixée à 2 400 € par décisionministérielle (Cf. instruction n°01-123-E du17/12/2001).

1.2.2.6. Successions nonréclamées, envacance ou endéshérence

Le paiement des sommes dépendant de cessuccessions a lieu entre les mains du service desDomaines.

1.2.2.6.1.Successions non réclamées

- Copie conforme del’ordonnance du président dutribunal de grande instance dulieu d’ouverture de la successiondésignant un administrateurprovisoire.

Lorsqu’il ne se présente personne pour réclamer unesuccession et qu’il n’existe pas d’héritiers connus ouque les héritiers connus y ont renoncé, cettesuccession est réputée non réclamée. La gestion deces successions est confiée au service des Domainesdont les pouvoirs sont définis par l’ordonnance denomination (loi du 20 novembre 1940 et arrêtédu 2 novembre 1971 ; loi du 23 juin 2006 pour lessuccessions ouvertes à compter du 1er janvier 2007).

1.2.2.6.2.Successions vacantes

- Copie, conforme, du jugementdu tribunal de grande instance dulieu d’ouverture de la successiondéclarant la vacance et désignantun curateur (le service desdomaines)

Lorsque à l’expiration du délai imparti à compter del’ouverture de la succession, il ne se présentepersonne qui réclame la succession, qu’il n’y a pasd’héritier connu ou que les héritiers connus y ontrenoncé, cette succession est réputée vacante. Ladéclaration de vacance est prononcée sur demandedu service des domaines ou du procureur de larépublique (articles 809 et suivants du code civil).


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1.2.2.6.3.Successions en déshérence

- Copie conforme del’ordonnance d’envoi enpossession définitive délivrée parle greffe du tribunal

La succession est acquise à l’État en raison du défautd’héritiers (article 811 du code civil).

1.2.3. Autres cas

1.2.3.1. Paiement desommes dues à desdonataires

- Copie délivrée par le notaire ducontrat de donation (avecmention expresse del’acceptation du donataire)ou

- Copie délivrée par le notaire del’offre de donation et del’acceptation (forme authentiquedans les deux cas).

Tout acte de donation doit être passé devant notaire(article 931 du code civil).

Article 932 du code civil.

1.2.3.2. Paiement dessommes dues à descréanciers absents

- Copie conforme du jugementde présomption d’absenceou- Copie conforme du jugementdéclaratif d’absence

Pour le paiement entre les mains de l’administrateurdes biens.

Pour le paiement entre les mains des ayants-droit.

Le jugement déclaratif d’absence emporte les mêmesconséquences que le décès

1.2.4. Paiement à desmineurs ou à desincapables majeurs

1.2.4.1. Paiement à desmineurs

Le mineur non émancipé est normalement représentépar un administrateur légal qui a qualité pourrecevoir les sommes qui lui sont dues.

Rem : Le paiement effectué sur le compte bancaired’un mineur est valide à condition que l’accord dureprésentant légal soit produit à l’appui de chaqueversement.

1.2.4.1.1.Sous le régime de l’administra-tion légale pure et simple ousous le régime de l’adminis-tration légale sous contrôlejudiciaire

Pièces justifiant de la qualité dereprésentant légal :

- Copie du livret de familleou

- Copie de l’acte de naissance duparent et de l'enfant mineur

article 76, alinéa 3 du code civil et article 1082 ducode de procédure civile.

1.2.4.1.2.Cas particulier du parent dont lafiliation à l’égard de l’enfant estétablie plus d’un an après lanaissance ou judiciairement –(article 372 alinéa 3 du codecivil)

Pièces justifiant la qualité dereprésentant du mineur :

- Copie conforme de ladéclaration conjointe devant legreffier en chef du TGIou- Copie conforme de la décisiondu JAF

Article 372 alinéa 3 du code civil.

La déclaration conjointe n’est pas portée en margede l’acte de naissance.


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1.2.4.1.3.Enfant adoptif

- Extrait du registre d’état civiloù est transcrite la décisiond’adoption qui justifie de laqualité de représentant du mineur

1.2.4.1.4Mineur sous tutelle

- Copie délivrée par le notaire dutestament authentique ou de ladéclaration authentiquecontenant la nomination dututeurou- Extrait ou copie délivré par legreffe de la décision du conseilde famille qui a nommé le tuteurdatifou- Extrait ou copie du jugementdélivré par le greffe qui aorganisé la tutelle spéciale

et- Acquit du tuteur et du subrogétuteur Article 505 du code civil

L’acceptation d’un paiement fait par l’État ne peutconstituer qu’un acte d’administration et non un actede disposition. La quittance donnée par le tuteur nevaut qu’acceptation pour le compte du mineur et nonacceptation du montant de la créance.

1.2.4.1.5.Mineur émancipé

- Copie du livret de famillementionnant le mariage (articlearticle 413-1 du code civil)ou- Copie délivrée par le greffe dujugement qui a prononcél’émancipation (article 413-2 ducode civil.

Le mineur émancipé est capable, comme un majeur,de tous les actes de la vie civile (article 413-6 ducode civil

1.2.4.2. Paiement à desincapables majeurs

1.2.4.2.1.Majeur en tutelle et curatelle

- Copie délivrée par le greffe dujugement portant ouverture de latutelle ou de la curatelle etdésignant le tuteur ou le curateurou le cas échéant un mandatairejudiciaire

Article 447 et 450 du code civil : un mandatairejudiciaire est nommé si aucun membre de la familleou aucun proche ne peut assumer la tutelle ou lacuratelle

1.2.4.2.2.Majeur soumis à protection dufait d’un mandat de protectionfuture

- Mandat sous seing privé ounotarié visé par le greffier

Article 481 du code civil


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1.2.5. Paiement dessommes dues à despersonnes morales

1.2.5.1. Paiement dessommes dues à desgroupements dotésde la personnalitémorale

1.2.5.1.1Sociétés commerciales

- Extrait des statuts délivrés parle greffe du tribunal decommerce

ou

- Extrait de l’acte de sociétédélivré par un notaire

ou

- Extrait du journal d’annonceslégales (BODACC) qui a publiéles statuts de la société

A défaut des mentions du registre du commerce etdes sociétés sur la facture ou le mémoire.

1.2.5.1.2.Associations

- Copie des statuts, à défaut dunuméro SIRETou- Référence de la publication auJournal officiel

Seule la publication au Journal officiel permet dedoter l’association de la personnalité morale ; àdéfaut de publication, elle sera considérée comme ungroupement de fait.

1.2.5.2. Règlement desommes dues à descréanciers enredressementjudiciaire

1.2.5.2.1.Créanciers ayant fait l’objetd’un jugement d’ouverture deredressement judiciaire

- Copie du jugement d’ouverturedésignant l’administrateur etdéfinissant sa missionou- Extrait du registre du commerceet des sociétés portant inscriptiondu jugementou- Exemplaire d’un journald’annonces légales portant avisde l’ouverture d’une procédurede redressement

La mission de l’administrateur est fixée par letribunal. Il est chargé soit :

- de surveiller les opérations de gestion ; le débiteurpeut donner acquit ;

- d’assister le créancier pour tous les actesconcernant la gestion ; acquit conjoint ;

- d’assurer seul, entièrement ou en partiel’administration de l’entreprise ; seull’administrateur peut donner acquit.


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1.2.5.2.2.Créanciers ayant fait l’objetd’un jugement arrêtant soit unplan de continuation ou deredressement de l’entreprisesoit un plan de cession

- Extrait du jugement indiquant,selon le cas, l’adoption du plande continuation ou du plan deredressement ou du plan decessionou- Exemplaire du journald’annonces légales ou duBODACC portant publication dujugementou- Exemplaire du registre ducommerce et des sociétés portantinscription du jugement

L’entreprise peut également faire l’objet d’uneprocédure de redressement simplifié (Dans ce cas,l’activité est poursuivie par le débiteur, sauf s’ilapparaît nécessaire de nommer un administrateur).Le paiement devra être effectué au vu des mêmespièces que pour la procédure normale.

1.2.5.3. Règlement desommes dues à descréanciers enliquidation

1.2.5.3.1.Liquidation amiable

Exemplaire du journald’annonces légales ayant publiéla décision prononçant laliquidation amiable de la sociétéet la nomination du liquidateur

1.2.5.3.2.Liquidation judiciaire

- Copie du jugement prononçantla liquidation judiciaire etnommant un liquidateur

Le paiement devra être effectué au profit duliquidateur.

1.2.5.4. Règlement desommes dues à unesociété après saliquidation

1.2.5.4.1.Liquidation judiciaire

Copie du jugement prononçant laréouverture de la liquidation etnomination du liquidateur

Article L.643-13 du code de commerce

1.2.5.4.2.Liquidation amiable

Extrait des statuts délivrés par legreffe du tribunal de commerceou- Extrait de l’acte de sociétédélivré par un notaireou- Extrait du journal d’annonceslégales (BODACC) qui a publiéles statuts de la société

Paiement comme à des indivisaires. Paiement aumandataire, en cas de mandat donné par tous lesassociés ou sociétaires ou obtenir l'acquit de tous lesassociés


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2. DÉPENSES DEFONCTIONNEMENTSPÉCIFIQUES

2.1. FRAIS DEDÉPLACEMENTSTEMPORAIRES

Ils comprennent :

-des frais de séjour ;-des frais de transport ;-le cas échéant, des fraisannexes.

Ils sont :

-soit remboursés à l’agent ;-soit pris en charge directementpar l’administration

- Décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant lesconditions et modalités de règlement des fraisoccasionnés par les déplacements temporaires despersonnels civils de l’État

- Arrêté interministériel du 3 juillet 2006 modifiéfixant les taux des indemnités de mission

- Arrêté interministériel du 3 juillet 2006 modifiéfixant les taux des indemnités kilométriques

- Arrêté interministériel du 3 juillet 2006 fixant lesindemnités de stage de formation initiale

Le droit applicable à une administration donnée estfixée par le décret et les arrêtés interministériels,complétés par des réglementations ministériellesprises pour leur application

- Décret n° 91-430 du 7 mai 1991 modifié sur lesconditions et modalités de règlement des fraisoccasionnés par les déplacements des ouvriers del’État sur le territoire métropolitain.

- décret n° 92-159 du 21 février 1992 modifié sur lesconditions et modalités de règlement des fraisoccasionnés par les déplacements temporaires despersonnels militaires sur le territoire métropolitain ;

- Décret n° 50-93 du 20 janvier 1950 modifié fixantle régime des frais de déplacement des personnelscivils et militaires en service à l’étranger ou envoyésen mission à l’étranger fixant le régime des frais dedéplacement des personnels civils et militaires enservice à l’étranger ou envoyés en mission àl’étranger

2.1.1. Remboursement àl’agent des fraisd’hébergement et derestauration

Il est rappelé que les frais d’hébergement pris encharge forfaitairement sont néanmoins soumis,conformément à l’article 3-2° du décret n° 2006-781du 3 juillet 2006, à un contrôle de l’effectivité de ladépense qui relève du seul ordonnateur.


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2.1.1.1. Mission, tournée - Ordre de mission ou dedéplacement signé par l’autoritéhabilitée par l’ordonnateur ouréférence à un document officielpublié justifiant d’une dispense

et

- État de frais (valant demandede remboursement de l’agent)certifié par la personne habilitéeà le faire

L’ordre de mission peut être permanent et / oucollectif. L’intéressé ne peut signer lui-même sonordre de mission.

La présentation de l’ordre de mission et de l’état defrais est laissée à la libre appréciation des servicesgestionnaires, sous réserve qu’ils comportent toutesles informations nécessaires aux contrôles ducomptable, notamment l’exactitude des calculs deliquidation.

L’automatisation des tâches et la dématérialisationdes pièces justificatives peuvent conduire àl’établissement de documents conjoints etdématérialisés (conformément à un protocolevalidé) en lieu et place des pièces physiques.

Ainsi, l’ordre de mission n’est pas transmis aucomptable dès lors que les informations de celui-citenant d’une part aux conditions du déplacement et,d’autre part, à l’engagement de la dépense[n° d’identification, nature (permanent, collectif,ponctuel, dispense), montant estimatif, date] sontreprises sur l’état de frais.

De même concernant l’état de frais, un étatrécapitulatif renvoyant aux états individuels, peutdispenser de la signature de chaque état joint à celui-ci en appui du mandat.

Dans le cadre de la dématérialisation des piècesjustificatives, la signature de l’état de frais estlaissée à l’initiative de l’ordonnateur dans le cadrede ses procédures de contrôle interne. Pour lecomptable, la validation de l’ordre de payer parl’ordonnateur vaut certification du service fait etjustification des informations figurant sur l’état defrais, conformément à l’article 7 du décretn° 62-1587 du 29 décembre 1962.

2.1.1.2. Intérim- Décision fixant les conditionsde l’intérimet- État de frais (idem que pour lesmissions)

2.1.1.3. Stage, concours,examens, sélections

- Ordre de déplacement (ouconvocation au stage)et- État de frais (idem que pour lesmissions)

Cette pièce doit mentionner les références auxdispositions réglementaires dont il est faitapplication selon qu’il s’agit d’un stage de formationcontinue (assimilable aux missions) ou de formationinitiale (régime d’indemnisation spécifique).


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2.1.2. Prise en chargedirecte parl’administration desfrais d’hébergementet de restaurationdes agents.

La prise en charge directe par l’administrationintervient dans le cadre des dispositions de l’article 5du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006, selon lesrègles applicables à la commande publique.

2.1.2.1. Appel à unétablissement publicde formation(stages)

- Conventionet- Mémoire ou facture signé dudirecteur d’établissement- État récapitulatif des dépenseseffectuées, visé par l’agentcomptable de l’établissement

Cet état remplace éventuellement les deux piècesprécédentes.

2.1.2.2. Autres prestatairesdirects (hôtel,restaurant) ouagences de voyage

- Contrat ou convention (selon lecas)et- Facture du prestataire deservices

Il doit faire référence au décret relatif aux frais dedéplacement dont il est fait application

Elle doit comporter le détail des prestationseffectuées et leurs bénéficiaires. A défaut,l’ordonnateur doit indiquer au comptable la liste desbénéficiaires, la durée de la mission ou du stage(jour et heure d’arrivée et de départ), le nombre derepas et nuitées et leur prix unitaire)

2.1.3. Frais de transportremboursés àl’agent


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2.1.3.1. Missions, tournées,stages, intérim,concours

- véhicule personnel,indemnités kilométriques ;- transport en commun (voieferrée, avion, bateau, autocar,navette ;- véhicules de louage (taxi,véhicules de location) ;- péage d’autoroute parcs destationnement ;- cartes d’abonnement à untransport en commun.

Idem § 2111

Conformément aux articles 3-1er alinéa, 10-6ème

alinéa et 11, les pièces justificatives des dépensesexposées par l’agent sont produites au seulordonnateur. De même, l’attestation d’utiliser levéhicule personnel et les conditions d’assuranceprocèdent de la responsabilité du seul ordonnateurqui conserve les pièces considérées. Il veille enparticulier à ce que les factures soient acquittées parl’agent.

Le contrôle des dépenses est effectué par lecomptable au vu du seul état de frais qui doit, à ceteffet, comporter toutes les informations nécessairesau regard de la réglementation applicable au sein del’administration dont il relève (cf infra § 21, colonne3) afin de vérifier l’exacte liquidation de la dépense.

2.1.4. Frais de transportpris en chargedirectement parl’administration

La prise en charge directe par l’administrationintervient dans le cadre des dispositions de l’article 5du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006, selon lesrègles applicables à la commande publique.

2.1.4.1. Titres de transport- Eventuellement, contrat ouconventionet- Bon individuel de transport(BIT) ou toute autre pièce entenant lieuet- Facture du prestataire deservices

Le BIT ou bon de commande doit comporter toutrenseignement permettant de s’assurer du respect dela réglementation (nom, objet du déplacement, lieu,classe autorisée).

2.1.4.2. Cartesd’abonnement

- Facture

et

- Copie de l’abonnement

Cette pièce n’est pas nécessaire si tous lesrenseignements afférents à l’abonnement figurentsur la facture.

2.1.5. Transport du corpsd’un agent décédé

- Demande présentée par lesayants-cause du défunt- Facture de l’entreprise ayantassuré le transport du corps

Application des articles 46 du décret n° 90-437 du28 mai 1990 modifié, 43 du décret n° 89-271du 12 avril 1989 modifié, 62 du décret n° 98-844du 22 septembre 1998 modifié, 45 du décretn° 86-416 du 12 mars 1986 modifié, 39 du décretn° 92-159 du 21 février 1992.


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2.1.6. Autres frais (délivrance de passeports, devisa, vaccinations obligatoires,taxes aéroports, autres taxes etimpôts touchant les voyageurs)

- Facture attestant les fraisengagés Dispositions prévues par divers arrêtés ministériels

notamment l’article 19 de l’arrêté du 6 octobre 2006du ministère des affaires étrangères et européennes.

Pour les déplacements à l’étranger d’autres fraispeuvent faire l’objet de remboursement à l’agent surprésentation de pièces justificatives.

2.1.7. Paiement auxagents bénéficiairesd’une avance surfrais dedéplacementtemporaire

- Ordre de mission ou dedéplacement ou/et fiched’allocation ou décisiond’intérim

- État de frais

Article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006.Les avances sur frais de déplacement temporairefont l’objet d’un ordonnancement préalable ou d’unpaiement par un régisseur d’avances. L’instructionn° 07-021-B1-O-M9 du 6 mars 2007 fixe le taux desavances à 75 % des sommes présumées dues à la findu déplacement ou en fin de mois selon le cas.Certaines administrations ont défini un taux et desmodalités différents dans leur arrêté ministérield’application du décret du 3 juillet 2006 qui prévautsur les dispositions de l’instruction. Les justificatifsnécessaires sont, le cas échéant, à produire à l’appuidu mandat de régularisation lors du paiement dusolde.

2.2. FRAIS DECHANGEMENT DERÉSIDENCE

Ils comprennent :

- l’indemnité forfaitaire dechangement de résidence (bagagesou mobilier) ;- les frais de transport depersonnes.

- décret n° 90-437 du 28 mai 1990 modifié pour lamétropole et circulaire du 22 septembre 2000 yafférente ;

- décret n° 89-271 du 12 avril 1989 modifié pour lesDOM. Mayotte, et Saint-Pierre-et-Miquelon ;

- décret n° 98-844 du 22 septembre 1998 modifiépour les territoires d’outre-mer

- décret n° 86-416 du 12 mars 1986 modifié pourl’étranger

- décret n° 91-430 du 7 mai 1991 modifié, sur lesconditions et modalités de règlement des fraisoccasionnés par les déplacements des ouvriers del’État sur le territoire métropolitain.

- décret n° 2006-640 du 30 avril 2007 pour lesmilitaires sur le territoire métropolitain de la France

2.2.1. Versement del’indemnitéforfaitaire dechangement derésidence

2.2.1.1. Métropole et outre-mer

Articles 17 à 21 du décret du 28 mai 1990 modifié etarticles 18 à 19 et 21 à 22 du décret du 12 avril 1989modifié, articles 35 à 40 du décretdu 22 septembre 1998


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2.2.1.1.1.Agent bénéficiaire - Ordre de mutation ou décisiongénératrice du droit

et

- État de frais certifié par l’agentet par la personne habilitée

Cette pièce constatant officiellement le mouvementdoit faire référence à l’article et au paragraphe dudécret dont il est fait application.

L’état de frais doit comporter tous les élémentspermettant de vérifier la liquidation de cetteindemnité conformément aux dispositions desdécrets susvisés (exemple : annexe 2 de la circulairedu 22 septembre 2000 pour la métropole). A défaut,ces informations doivent figurer sur un ou desdocuments disjoints, également transmis aucomptable.

L’ordonnateur s’assure que l’indemnité dechangement de résidence n’est pas prise en comptepar l’employeur du conjoint, par l’autre service dontpeut dépendre l’agent (entre résidences de départ oud’arrivée) et, dans le cas d’un couple defonctionnaires disposant chacun d’un droit propre,que les ayants-droit ne sont pris en charge qu’au titrede l’un ou l’autre des agents. Ces éléments fontl’objet de mentions obligatoires sur l’état de frais.

2.2.1.1.2.Ayants-droit

- conjoint, concubin, pacsé - Attestation certifiée parl’ordonnateur relative à lacondition de ressources

Justification des conditions de ressources : article 23du décret de 1990 modifié (un modèle type estprésenté en annexe 3 de la circulaire précitée),article 17 du décret de 1989 modifié.

Les informations précisant la nature des liensunissant le couple (conjoint, concubin, pacsé) fontl’objet de mentions portées sur l’état de frais,certifiées par l’ordonnateur.

- enfants - Copie du livret de familleou- Déclaration sur l’honneuret- Pièce justifiant que l’enfant està charge au sens des prestationsfamiliales ou répond auxconditions de l’article 196 ducode général des impôts

Il s’agit de produire, jusqu’à la fin de l’âge del’obligation scolaire, une pièce de nature à établir ouà certifier le lien de rattachement de l’enfant aufoyer et, au-delà, du caractère d’enfant à charge,d’autre part conformément aux articles L 512-3et R 512-2 du code de la sécurité sociale (certificatde scolarité, d’apprentissage, de stage de formationprofessionnelle, d’une justification du versement desprestations familiales.

En cas de séparation ou de divorce, est pris encompte l’enfant à l’égard duquel l’agent détient laqualité d’allocataire

- ascendants L’état de frais doit mentionner que les ascendantspris en charge ne sont pas assujettis à l’impôt sur lerevenu et vivent habituellement sous le même toitque l’agent bénéficiaire.

2.2.1.2. Versement del’indemnitéforfaitaire dechangement derésidence àl’étranger

articles 25 à 30 du décret n° 86-416 du 12 mars 1986


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2.2.1.2.1.Versement initial de 80 %

- Arrêté

ou

- Décision génératrice du droit

Article 29 du décret

2.2.1.2.2.Versement du solde

- Factures originales acquittéespar les entreprises et tousdocuments justificatifs attestantdu déménagement et/ou dugardiennage atteignant au moinsles 2/3 du montant de l’indemnité- Selon les cas, lettres de voiture,lettres de transport aérien,connaissements maritimes etinventaires des biens transportés

Article 30 du décret

Inventaire maintenu au regard de la réglementationexistante

2.2.1.3. Versement del’indemnitéforfaitaire dechangement derésidence desmilitaires enmétropole

Ils comprennent :- le transport du mobilier ou debagages- les frais d’hôtel et de restaurant- les frais de transport despersonnes- le cas échéant, une allocation demobilité.

Idem infra § 2211 et 2212

- décrets n° 2007-640 du 30 avril 2007 et arrêté du30 avril 2007 modifié par arrêté du 26 août 2008relatifs aux changements de résidence en métropole(indemnisation aux frais réels plafonnés)

- décret n° 2007-639 du 30 avril 2007 et arrêtédu 30 avril 2007 relatif à l’allocationd’accompagnement à la mobilité géographique dansles armées.

Des mentions spécifiques doivent être portées surl’état de frais (groupe, montant de la facture duprestataire retenu, nombre de jours d’indemnitésjournalières sur la base du décret n° 92-159du 21 février 1992 et de l’arrêté du 2 août 2005, lecas échéant décompte de l’allocation de mobilité).

2.2.1.4. Transport duvéhicule personnel

- facture de transport - article 5 de l’arrêté interministérieldu 12 avril 1989 modifié pour les DOM

- article 31 du décret du 12 mars 1986 pourl’étranger

Les autres conditions fixées par la réglementationpour justifier la prise en charge du véhicule(véhicule personnel, justification de l’emploi à desfins de service, …) font l’objet de mentions portéessur l’état de frais.


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2.2.2. Frais de transportdes personnes

Idem au § 2111L’article 12 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006rend applicable aux frais de changement derésidence les conditions qu’il fixe pour le transportdes personnes au titre des frais de déplacementtemporaire, sous réserve de règles spécifiques fixéespar les textes applicables aux frais de changement derésidence cités au § 2.1.(itinéraire le plus court,parcours entre l’ancienne et la nouvelle résidenceadministrative, distance orthodromique, ...).

2.2.3. Rapatriement aulieu de sa résidencehabituelle du corpsd’un agent ou d’unmembre de safamille décédé

- facture de l’entreprise quiassure le rapatriement du corps etles frais annexes

- article 43 du décret du 12 avril 1989 modifié,article 62 du décret du 22 septembre 1998, article 45du décret du 12 mars 1986.

La facture doit mentionner les frais d’inhumationprovisoire, d’exhumation, les frais de transportjusqu’au lieu d’inhumation définitive ainsi que lesfrais annexes indispensables au transport du corps.

2.3. AUTRES DÉPENSES DEFONCTIONNEMENT

2.3.1. Dépenses liées auparc automobile

- Décret n° 2008-1279 du 5 décembre 2008

- L’acquisition de véhicules neufs s’inscrit dans lecadre normal de la commande publique et estsoumise aux règles du code des marchés publics (cf.titre consacré à cette procédure d’achat).

- Arrêté du 14 octobre 1991.

2.3.1.1. Achat et entretiendes véhicules

Cf. rubrique commande publique

2.3.1.2. Approvisionnementen carburant

- Le cas échéant, contrat ouconvention- Facture détaillée comportant lenuméro du véhiculeapprovisionnéou- Facture appuyée des bonsprélitrés ou souches

Elle doit mentionner le numéro des véhiculesapprovisionnés. Eventuellement, le numéro des bonsutilisés peut être mentionné sur la facture par leservice ordonnateur.

En cas d’utilisation de cartes magnétiques, uneconvention ou contrat définit les règles d’attribution,d’approvisionnement et de facturation. La facturedoit mentionner les perceptions détaillées par cartemagnétique, le numéro d’immatriculation duvéhicule, la nature du carburant, le volume totalperçu et sa valeur correspondante.

Ces dispositions s’appliquent également audéplacement à l’étranger notamment en casd’utilisation du véhicule personnel.


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2.3.1.3. Remboursement desfrais de péageautoroutier, des fraisde stationnement

- État de frais certifié parl’autorité habilitéeou- Facture mensuelle

Mention dans tous les cas du ou des véhicules deservice ou de fonction concernés.

Dans le cas d’utilisation d’une carte d’abonnementdélivrée par les sociétés d’autoroute. Elle devra faireréférence à la carte d’abonnement appuyée d’unlisting retraçant les trajets effectués, leur date et leurmontant.

Ces dispositions s’appliquent également audéplacement à l’étranger notamment en casd’utilisation du véhicule personnel.

2.3.1.4. Assurance - Contrat d’assuranceet

- Facture ou quittance

Le principe d’autoriser la souscription de contratsd’assurance pour les véhicules administratifs, ensubstitution de la règle selon laquelle l’État bénéficied’une dérogation d’assurance conformément àl’article L 211-1 du code des assurances, se fondesur les dispositions de la circulairedu 14 octobre 1991.

2.3.2. Frais dereprésentation et deréception

- Circulaire Budget n° B 2E-94du 24 septembre 1992.

- Instruction n° 92-135-B1 du 26 octobre 1992.

2.3.2.1. Paiement direct auxrestaurateurs et auxfournisseurs

- Facture détaillée établie par lefournisseur ou le restaurateur

L'attestation de l'organisateur de la réceptionindiquant son objet ne doit plus être fournie aucomptable mais doit être conservée par les servicesgestionnaires.

2.3.2.2. Remboursement àl’agent publicorganisateur de laréception s’il a faitl’avance des fonds

- Facture détaillée acquittéeou

- Déclaration de frais signée parl’organisateur de la réception

ou- Décompte selon barèmeforfaitaire

Cette déclaration doit mentionner la nature de laréception, sa date, le relevé des frais exposés et lemontant global.

2.3.3. Dépenses liées auxélections politiqueset professionnelles

Se reporter aux notes de service afférentes à chaqueélection, accessible sur le site du centre national dedocumentation ou sur le portail Magellan de laDGFIP.


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3. DÉPENSES DEPERSONNEL

3.1. RÉMUNÉRATIONPRINCIPALE

Il peut être versé à ce stade un acompte dans lesmêmes conditions.

3.1.1. Prise en charge dudossier

- Arrêté de nomination ou demutation pour les fonctionnairestitulaires ou stagiaires

ou

- Arrêté de nomination, contrat,lettre d’engagement ou autredécision de recrutement pour lesnon-titulaires

et

- Procès-verbal d’installation co-signé par l’agent et songestionnaire ou certification del’installation par le gestionnairepour les agents nommés pararrêté ou par contratet

Détachement : prise en charge au vu de l’arrêté denomination ou du contrat de détachement précisantle régime de cotisation de l’agent à la pension civileet à la sécurité sociale.

Sauf intervenants extérieurs assurant un serviceponctuel.

Contrat : le contrat donne toutes les précisions surles conditions de recrutement et de paiement.

Intervenants extérieurs : préciser l’activité principalede l’intervenant et produire une fiche derenseignements permettant de définir le régime decotisations de l’intervenant, avec les indicationssuivantes :

- pour l’employeur principal, désignation complète(nature et forme juridiques) ;

- pour l’employé : emploi exact, régime de retraitecomplémentaire, et de sécurité sociale.

Ressortissants étrangers : sur la décision derecrutement apparaît la mention de la vérificationpar le gestionnaire, soit du titre de séjour, soit del’autorisation provisoire de travailler, soit duprotocole d’accueil.

- Certificat de cessation depaiement délivré par lecomptable public assignataire dela rémunération publiqueantérieure ou par le précédentordonnateur si la rémunérationpublique antérieure était payéeaprès ordonnancement

Rémunération servie par l’État ou une collectivitéterritoriale, ou par un établissement public de l’Étatou un établissement public local (organismesinternationaux non concernés).

et- Décision d’attribution d’unindice spécial de pension civilefaisant référence au texteapplicable lorsque l'indicespécial ne figure pas dans l'arrêtéde nomination


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3.1.1.(suite) et- Pièces prévues par le décret-loidu 29 octobre 1936 modifiérelatif aux cumuls de retraites, derémunérations et de fonctions, lecas échéantet- Relevé d’identité bancaire,postal ou de caisse d’épargneétabli au nom de l’agent etcomportant le domicile, le codebanque, le code guichet, lenuméro de compte et la clefle cas échéant,- Formulaire d’adhésion à unemutuelle de la Fonction publiquele cas échéant,- Décompte des heures ouvacations effectuées par desintervenants extérieurs ou autresintervenants assurant un serviceponctuelet- Relevé d’identité bancaire,postal ou de caisse d’épargneétabli au nom de l’agent etcomportant le domicile, le codebanque, le code guichet, lenuméro de compte et la clef

Compte joint : le nom de l’agent doit figurer sur lerelevé.

Eléments nécessaires à la détermination du régimedes cotisations, à la justification du service fait et aucontrôle de la liquidation de la dépense par lecomptable.

3.1.2. Modifications de laprise en charge

3.1.2.1. Nouvelle situationadministrative

- Arrêté portant modification dela situation administrative del'agent entraînant unemodification de sa rémunérationavec la date d'effet de l'acte, ouréférence au décret d'applicationd'une mesure catégorielle nenécessitant pas d'acte individuelou

Lorsque le traitement automatique des opérations estassuré par le département informatique du Trésor, iln'y a pas lieu de produire l'arrêté ni la référence audécret d'application d'une mesure catégorielle.


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3.1.2.1.(suite) - Avenant au contrat derecrutementet- Copie du contrat initialet- Précédents avenants, le caséchéant,le cas échéant,- Arrêté d'affectation lié auchangement d'affectationaccompagné du procès-verbald'installation ou certification del'installation par l'ordonnateurle cas échéant,- Arrêté de mise en position decessation progressive d'activitéle cas échéant,- Arrêté de mise en position detravail à temps partiel précisantla quotité de travail et la quotitéde rémunérationle cas échéant,Arrêté de reprise à temps pleinaprès une activité à temps partiel

le cas échéant,- Décision d’attribution ou demodification de la nouvellebonification indiciaire

Changement d’affectation sans changement decomptable assignataire de la rémunération

Le renouvellement de l'autorisation de travailler àtemps partiel, sans modification de la quotité detravail, n'est pas justifié auprès du comptable.

La décision précise la date d’effet du paiement de lanouvelle bonification indiciaire, l’emploi occupé etle nombre de points attribués (cf. décret et arrêté).

3.1.2.2. Nouvelle situationpersonnelle

- Photocopie lisible du livret defamille régulièrement mis à jouren cas de changement d’état civilou- Déclaration sur l’honneur de lasituation au plan de l’état civilet

- Relevé d'identité bancaire,postal ou de caisse d'épargneétabli au nom de l'agent, en casde changement de nompatronymique ou dedomiciliation de traitement

La demande de l’agent est conservée parl’ordonnateur.

Le relevé n'est pas produit en cas de correction dedomiciliation (application PSAB, par ex.).


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3.1.2.3. Congés de maladie - Décision de mise en congé demaladie ordinaire à demi-traitement ou sans traitement

le cas échéant,

La décision indique les dates de début et de fin decongé.

- Arrêté de mise en congé delongue maladie ou de longuedurée pris après avis du comitémédicalle cas échéant,- Arrêté de renouvellement ducongé de longue maladie ou delongue duréeou- Dans l'attente de cet arrêté,attestation du gestionnaire depersonnel par période de troismois

Le comptable poursuit le paiement du traitement auvu de l’attestation du gestionnaire établie par périodede trois mois en attendant l’arrêté.

Dans l’attestation, le gestionnaire précise la périodethéorique du congé de longue maladie ou de longuedurée et les droits déjà utilisés à ce titre.

3.1.2.4. Suspension, servicenon fait

Arrêté de suspension defonctions par mesuredisciplinaire avec ou sans actionpénale indiquant la quotité derémunération à verser à l'agentet

- État nominatif des précomptes àeffectuer pour service non fait

L’état indique la période concernée et le montant desprécomptes à opérer ou, le cas échéant, la liste pré-amorcée des agents grévistes précisant le mois de lagrève et les quotités à retenir.

La liste sert à la notification des mouvements auxdépartements informatiques du Trésor.

3.1.2.5. Réintégration - Arrêté de réintégration

et

- Procès-verbal d'installationcosigné par l’agent et songestionnaire ou certification del'installation par le gestionnaireet

Cet arrêté est pris

- soit après avis du comité médical, dans le casd'interruption de service pour maladie, à l’issue descongés de longue maladie ou de longue durée ou demaladie ordinaire sans traitement ;

- soit pour préciser la durée pendant laquelle l'agenta cessé son activité au sein de l'administration ;

- soit après détachement ;

- soit après disponibilité.


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3.1.2.5.(suite) - Certificat de cessation depaiement dans le cas d'uneinterruption de l'activitén'excédant pas trois ans oucertificat administratif dans lecas d'une interruption de l'activitéde plus de trois anset

Si l'agent a perçu une rémunération publiquependant ladite période, le certificat de cessation depaiement est joint.

- Relevé d’identité bancaire,postal ou de caisse d’épargneétabli au nom de l’agent, le caséchéant

3.1.3. Fin de paiement etopérations diverses

3.1.3.1. Admission à laretraite

- Arrêté de mise à la retraite

3.1.3.2. Autres cas de fin depaiement

- Demande de fin de paiement duservice gestionnaire indiquant ladate d’effet de la fin de paiementet la nouvelle position de l’agent

En cas de mutation, de détachement..., cetteinformation permet d’indiquer aux créanciersd’aliments le nouveau service gestionnaire de l’agentet le nouveau comptable assignataire de sarémunération.

3.1.3.3. Congé de formationprofessionnelle

- Décision de mise en position decongé de formationprofessionnelleet

La décision fait référence aux dispositionsréglementaires dont il est fait application.

- État liquidatif de l’indemnitémensuelle forfaitairele cas échéant,

L’ordonnateur s’assure de l’assiduité du stagiaire àla formation y compris lorsque l’agent suit unenseignement par correspondance. Il conserve la oules pièces produites à cet effet par l’organisme deformation.

- Copie de la décision initiale etprocès-verbal d’installation oucertification de l’installation parl’ordonnateur

Lors de la réintégration de l’agent.

3.1.3.4. Avance surtraitement – DOM :Mutation entre lamétropole et unDOM ou vice-versa,ou mutation d’unDOM à un autreDOM.

- Arrêté de mutationet- État liquidatif du montant del’avance

Circulaire n° 70-19 B/5 du 24 août 1951.

Circulaire n° F4-16 du 19 mars 1957.

Le comptable de départ informe le nouveaucomptable assignataire de la rémunération del’agent, du versement de l’avance. Le gestionnairede départ informe également le nouveau gestionnairede l’agent.


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3.2. ACCESSOIRES DETRAITEMENT

3.2.1. Indemnité derésidence

- Justifications identiques à cellesexigées pour la prise en chargede la rémunération principale

3.2.2. Supplément familialde traitement

3.2.2.1. Paiement dusupplément familialde traitement

- Photocopie du ou des livrets defamilleou- Déclaration sur l’honneur de lafiliationet- Déclaration commune du choixde l’allocataire visée par leservice gestionnaire de l’autreconjoint, concubin ou pacsé

Notion d’enfant à charge au sens de la législation surles prestations familiales en application de l’article20 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 modifiée.

3.2.2.2. Paiement dusupplément familialde traitement en casde séparation –couples d’agentspublics – droitpropre

- Justification du nombred’enfants à charge et du nombred’enfants dont l’agent public estle parent sans en avoir la charge

3.2.2.3. Paiement dusupplément familialde traitement en casde séparation –couples d’agentspublics – versementau titre de l’ancienconjoint, concubinou pacsé

- Demande transmise par leservice gestionnaire dudemandeur à l’administration del’autre ancien conjoint, concubinou pacsé avec mention dumontant et des éléments deliquidation du supplémentfamilial de traitement verséet- Eléments de liquidationpermettant le versement ducomplément si la différence entreles droits au titre de l’ancienconjoint, concubin ou pacsé et ledroit propre du demandeur estpositive


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3.2.2.4. Paiement dusupplément familialde traitement au nonfonctionnaire séparé(cession)

- Copie de l’ordonnance de nonconciliation ou du jugement dedivorceou- Convention passée entre lesconcubins ou les pacsés, oupreuve par tous moyens de lacharge du ou des enfants

3.2.2.5. Paiement dusupplément familialde traitement en casde mutation

- Certificat de cessation depaiement délivré par l’anciencomptable assignataire sauf encas de cession

3.2.3. Majoration detraitement etcomplément demajoration dans lesdépartementsd’outre-mer

3.2.3.1. L'Affectation dansun départementd’outre-mer


3.2.3.2. Congé bonifié dansun DOM

- Décision d’octroi du congébonifiéet- Certificat administratifjustifiant de la durée du séjoureffectif sur le lieu du centre desintérêts moraux et matériels

Cf. article 11 du décret n° 78-399 du 20 mars 1978.

Durée prévisible si la majoration est payée pendantle congé bonifié.

Durée constatée si la majoration est payée au retourdu congé du fonctionnaire.

Les pièces qui ont permis l’établissement ducertificat administratif sont conservées par legestionnaire de personnel aux fins d’un éventuelcontrôle du juge des comptes.

3.2.3.3. Congé bonifié enmétropole

- Décision d’octroi du congébonifiéet- Certificat administratifprécisant la période desuspension de la majoration

3.2.3.4. Index de correction(département de laRéunion)



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3.3. INDEMNITÉS

3.3.1. Cas général

3.3.1.1. Indemnitésforfaitaires liées àun grade ou à unefonction, indemnitésde rendement,indemnités desujétions…

- Décision d’attributionet- État liquidatif et nominatiffaisant référence au texteinstitutif de l’indemnité et àl’arrêté fixant le(s) taux envigueur

Cet état, signé par le gestionnaire de personnel, peutvaloir décision d’attribution. Sur les documentscommuniqués au comptable figurent le libellé exactde l’indemnité et son imputation budgétaire .

Le gestionnaire de personnel apprécie, sous saresponsabilité, l’ouverture du droit à indemnité.

L’état liquidatif doit être suffisamment détaillé pourpermettre au comptable du Trésor de vérifierl’exacte application du texte en vigueur.

Cet état peut être adapté, le cas échéant, pour tenircompte de la liquidation automatique des indemnitéspar les départements informatiques du Trésor.

Pour ce qui est des paiements par mouvements nonpermanents dans l’application « paie des agents del’État » l’état liquidatif et nominatif est communiquéau comptable à chaque paiement.

En revanche pour les paiements par mouvementspermanents dans l’application « paie des agents del’État », cet état est joint, selon la nature del’indemnité et/ou les modalités de versement decelle-ci :

- Au 1er paiement et à chaque changement dumontant de l’indemnité ;

ou

- Au paiement du 1er acompte en janvier de l’annéeet au paiement du solde s’il s’agit d’une indemnitémodulable dont le montant est fixé individuellementchaque année et qui est payée par acomptes.

3.3.2. Cas particuliers

3.3.2.1. Indemnités horairespour travauxsupplémentaires

- L’état liquidatif prévu ci-dessuscomporte la certification dunombre d’heuressupplémentaires effectuées

Cet état est obligatoire lorsque les mouvementsmensuels de paie sont transmis au comptable surpapier ou par mouvements autres que 21.

Les régimes spécifiques d’indemnités horaires pourtravaux supplémentaires (dont les heuresdéplafonnées) sont également justifiés par un étatspécifique.


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3.3.2.2. Indemnités payéesdans le cadre demouvements 21 oumouvements de paieinformatisés

- Le document de liaison(mouvement de type 21)

ou

- Le listage mensuel des entréestransmis au SLR lorsque lesmouvements mensuels de paieparviennent au comptable sursupport informatisé vaut étatliquidatif pour le régime de droitcommun des indemnités horairespour travaux supplémentaires

Sur le listage mensuel des entrées, le gestionnaire depersonnel précise que les indemnités horaires pourtravaux supplémentaires sont mises en paiement enapplication du décret n° 2002-60 du 14 janvier 2002relatif aux indemnités horaires pour travauxsupplémentaires et de l’arrêté du ministère fixant laliste des corps, grades et fonctions des personnelsdudit ministère éligibles aux indemnités horairespour travaux supplémentaires.

Dans tous les cas, les feuilles d’heuressupplémentaires remplies par les agents, ainsi queles états issus des contrôles automatisés mis en placedans les services pour comptabiliser les heuressupplémentaires (article 2 du décret du 14/01/2002)qui n’ont pas donné lieu à un repos compensateursont conservés par le gestionnaire de personnel auxfins d’un éventuel contrôle du juge des comptes.

3.3.2.3. Heures-annéesd’enseignement etde surveillance del’enseignementpublic non agricoleet indemnités géréesavec le moduleASIE dans lesservices duministère de lajeunesse, del’éducationnationale et de larecherche

- Pièces justificativesnormalisées par le ministère del’éducation nationale en accordavec le ministère du budget

3.3.2.4. Heures-annéesd’enseignement etde surveillance del’enseignementprivé non agricole

- Décision de l’autoritéacadémique autorisant lebénéficiaire à effectuer desheures supplémentaires deremplacement ou de suppléanceet- Décompte des heures effectuéessigné par l’intéressé, attesté parle chef d’établissement et visépar l’ordonnateur

Article 4 du décret n° 61-246 du 15 mars 1961relatif au contrôle financier et administratif desétablissements d’enseignement privé.


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3.3.3. Indemnitéd’éloignement dansles DOM

Décret n° 53-1266 du 22 décembre 1953

Le paiement sans ordonnancement préalable del’indemnité est recommandé.

3.3.3.1. Paiement de lapremière fraction duprincipal del’indemnité

- Arrêté de nomination

et

Non produits en cas de paiement sansordonnancement préalable (pièces déjà produiteslors de la prise en charge de la rémunérationprincipale).

- Procès-verbal d’installation oucertification de l’installation parl’ordonnateuret

- Certificat administratif del’ordonnateur précisant le centredes intérêts moraux et matérielsde l’agentet

Centre des intérêts en métropole ou dans undépartement d’outre-mer.

- État liquidatif L’état liquidatif doit être suffisamment détaillé pourfaciliter le contrôle du comptable.

et- Document comportant lesrenseignements de nature àapprécier le droit au principal del’indemnité et aux majorationsfamiliales le cas échéant

Y compris justification de la bonne application de larègle de non renouvellement (article 2 du décret) etdes conditions fixées par l’article 7 du décret.

et- Certificat de l’administration duconjoint précisant que celui-ci nepercevra pas l’indemnité, pour uncouple de fonctionnaires

Cf. article 8 du décret du 22 décembre 1953.

3.3.3.2. Paiement des autresfractions duprincipal del’indemnité

- Pièce relative à l’ouverture dudroit au paiement de la ou desfractions(s) précédente(s)et- État liquidatifet- Copie de la dernière fiche deliaison paie


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3.3.3.3. Paiement de la oudes majorationsfamiliales

- Photocopie lisible du livret defamille régulièrement mis à jouret- Pièce justifiant la présence surle lieu d’affectation de l’agentdes membres de sa familleet- Justification de la charge del’enfant âgé de seize ansle cas échéant,- Photocopie lisible du livret defamille régulièrement mis à jouret- Pièce justifiant la présence surle lieu d’affectation de l’agentdes membres de sa familleet- Justification de la charge del’enfant âgé de seize ans et pluset- Certificat de l’administration duconjoint

En cas d’évolution positive de la famille en cours deséjour.

Ce certificat précise que celui-ci ne percevra pasl’indemnité pour un couple de fonctionnaires

3.3.3.4. Prime spécifiqued’installation etindemnitéparticulière desujétion etd’installation

- Les pièces justificatives de ladépense figurent en annexes à lacirculaire budget 2D-023802FP/7-2032 du 4/10/2002

Décret n° 2001-1225 du 20 décembre 2001.

Décret n° 2001-1226 du 20 décembre 2001.

Le paiement sans ordonnancement préalable del’indemnité est recommandé.

3.4. PRESTATIONSFAMILIALES


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3.4.1. Première prise encharge de l’agent enqualité d’allocataire

- Déclaration du coupledésignant l’allocataire

En l’absence de déclaration du couple, lesprestations sont versées à la mère.

L’agent doit être pris en charge au titre du traitementprincipal.

La vérification de la déclaration incombe au servicegestionnaire de personnel.

3.4.2. Première prise encharge des enfants

3.4.2.1. Pièces de base- Photocopie lisible du livret defamillele cas échéant,- Justification de la chargeeffective et permanente desenfants,

le cas échéant,- Attestation de non paiement desprestations familiales délivréepar la CAF dont dépend leconjointle cas échéant,- Transcription de la décisiond’adoption sur le registre del’état civille cas échéant,Ordonnance du juge statuant surla garde des enfants en cas deséparation des conjoints oudéclaration des concubins ou despacsés précisant la charge desenfants

Pour cas d’un enfant adoptif

3.4.2.2. Piècescomplémentaires de16 à 20 ans

Selon les cas,- Déclaration sur l’honneur sil’enfant est sans activitéprofessionnellejustification des revenusinférieurs ou égaux à 55 % duSMIC

- Justification de l’inscriptiondans un établissementd’enseignement (écolier,étudiant, apprenti) pour leversement de l’allocation derentrée scolaire de 16 à 18 ans


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3.4.3. Justification desressources

- Déclaration de ressources(imprimé annuel)le cas échéant,- Preuve de la neutralisation desressourcesou- Preuve de l’abattement deressourcesou

- Preuve de l’évaluationforfaitaire des ressources

Vérification des ressources déclarées à la charge duservice gestionnaire de personnel.

Il convient de se reporter aux articles R 531-10 etsuivants du code de la sécurité sociale.

3.4.4. Prise en charge encas de mutation

- Certificat de cessation depaiement des prestationsfamiliales en cas de changementde département informatique duTrésorou- Certificat de mutation émanantde la caisse d’allocationsfamilialesou

- Pièce justifiant la cessation depaiement délivrée par un autreorganisme débiteur

Prise en charge de l’allocataire et des enfants et priseen compte des ressources au vu du CCP.

3.4.5. Justificationsparticulières àcertainesprestations

Outre les pièces mentionnées ci-dessus :- Justification des élémentsparticuliers d’ouverture du droità chacune des prestations

Du fait de la grande diversité des prestations encause, il convient de se reporter au code de laSécurité sociale et aux circulaires particulièresétablies au cas par cas par la Direction du Budget.

3.5. PRESTATIONSSOCIALES DIVERSES

3.5.1. Remboursement dutrajet domicile-travail

- Demande de l’agent Décret n° 82-887 du 18 octobre 1982 et circulaire FPn° 1495 B 2A 153 du 10 décembre 1982. Lecomptable se réserve le droit de réclamer augestionnaire de personnel copie du titre de transportutilisé.

Décret 2006-1663 du 22 décembre 2006, arrêté du22 décembre 2006.


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3.5.2. Allocations pourperte d’emploi

- État liquidatifet- Attestation mensuelled’actualisation transmise parl’ASSEDIC, sauf en cas dedispense de recherche d’emploile cas échéant,- Décision de versement del’allocation formationreclassement durant les périodesde formation

Cet état comprendra :

. la décision d’ouverture du droit et d’attribution desallocations ;

. la détermination du salaire journalier de référenceet de la durée d’indemnisation.

Ces éléments peuvent faire l’objet de deuxdocuments distincts.

3.5.3. Accident de serviceou de travail,maladieprofessionnelle

- Arrêté reconnaissantl’imputabilité au service del’accident ou de la maladieprofessionnelle en cas d’accidentde service ou de travail, demaladie professionnelle

et

- État liquidatif des sommes àmettre en paiement

Pour la prise en charge des prestations en nature(remboursement des honoraires médicaux et desfrais directement entraînés par la maladie oul’accident) les justifications doivent être apportéesaux services gestionnaires par les intéressés.

3.5.4. Assurance invalidité- Arrêté précisant la position del’agent (activité, congé demaladie, disponibilité)

et

- État liquidatif des sommes àmettre en paiement

Article D 712-16 du code de la sécurité sociale.

L’arrêté précise :

. le pourcentage d’invalidité ;

. la nature du droit (rémunération, allocationd’invalidité et éventuellement majoration pour tiercepersonne) ;

. la période de versement.

3.5.5. Capital-décèsPaiement par ordonnance ou mandat.

Articles D 712-19 à D 712-24 du code de la sécuritésociale.

Instruction générale du 01/08/1956 relative aurégime de sécurité sociale des fonctionnaires del’État.

Instruction n° 85-111 B1 du 04/09/1985 relative à lajustification des ressources par les ascendants ou desdescendants d’un fonctionnaire décédé.

3.5.5.1. Pièces communes- Copie du dernier bulletin desalaire du fonctionnaire décédéet- État liquidatif


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3.5.5.2. Capital-décèsdemandé par leconjoint

- Extraits des actes de décès, denaissance et de mariage dufonctionnaire

ou

- Photocopie lisible du livret defamille régulièrement tenu à jour

et

- Déclaration sur l’honneur duconjoint

Le conjoint atteste :

- d’une part, qu’aucune séparation de corps n’a étéprononcée judiciairement ;

- d’autre part, qu’il n’existe pas d’enfantsremplissant les conditions exigées pour pouvoirprétendre au capital-décès.

Pour bénéficier du capital-décès, les enfants doiventremplir les conditions fixées à l’article D 712-20 ducode de la sécurité sociale (moins de vingt et un ans,non imposable à l’impôt sur le revenu, …).

3.5.5.3. Capital-décèsdemandé en totalitépar les enfants

- Soit les extraits d’acte de décèsdu fonctionnaire, de l’acte dedécès du conjoint en cas de décèsde celui-ci, des actes denaissance du défunt et duconjoint, de l’acte de mariageportant mention du jugement oude l’arrêt prononçant le divorce,en cas de divorce du défunt ou duconjoint survivant et de(des)acte(s) de naissance du (des)enfant(s)

ou- Des photocopies lisibles dulivret de famille régulièrementmis à jour (avec les mentionsrelatives au décès et au divorcedu (des) parent(s)et- Déclaration sur l’honneur En cas de séparation de corps du défunt et du

conjoint survivant, elle est souscrite par chacun desenfants ou, s’ils sont mineurs ou interdits, par leurreprésentant légal, et atteste que le fonctionnairedéfunt et le conjoint survivant étaient séparés decorps judiciairement.


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3.5.5.3.(suite) et, selon les cas- Avis ou certificat de nonimposition à l’impôt sur lerevenu des personnes physiquesétabli au nom de l’(des) enfant(s)

ou

Si l’(les) enfant(s) est (sont) rattaché(s) au foyerfiscal du fonctionnaire décédé, production de l’avisd’imposition du fonctionnaire décédé ou du conjoint(de l’ex-conjoint) de ce dernier faisant apparaître lerattachement de l’(des) enfant(s) bénéficiaire(s) decette prestation.

- Attestation sur l’honneur del’(des) enfant(s) majeur(s) ou dureprésentant légal de l’(des)enfant(s) mineur(s)

S’agissant de l’attestation sur l’honneur, elle seraproduite si l’(les)enfants ou son (leur) représentantlégal n’a (n’ont) pas fait de déclaration de revenusou si le comptable du Trésor compétent n’a pas puétablir le certificat de non-imposition..

Elle précise d’une part la situation de l’enfant(exemples : élève ou étudiant) et d’autre part, quel’enfant n’est pas imposable du fait de ses revenussalariés ou de ses revenus mobiliers ou immobiliers.

le cas échéant,- Certificat délivré par unmédecin assermenté attestant queles enfants sont dansl’impossibilité de travailler

Enfants âgés de plus de 21 ans.

et/ou- Avis ou certificat de non-imposition à l’impôt sur lerevenu des personnes physiquesétablis au nom du foyer fiscal

Pour l’(les) enfant(s) marié(s).

3.5.5.4. Capital-décèsdemandé par leconjoint et par lesenfants

- Pièces identiques à cellesprévues en cas de capital-décèsrevendiqué par leseul conjointet

Pour ce qui concerne le conjoint.

- Pièces identiques à cellesprévues en cas de capital-décèsrevendiqué par les enfants

Pour ce qui concerne les enfants.

3.5.5.5. Capital-décèsdemandé par lesascendants dupremier degré

- Extrait de l’acte de décès dufonctionnaire ou photocopielisible du livret de famillerégulièrement tenu à jour

et


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3.5.5.5.(suite) - Déclaration sur l’honneuret- Extrait de naissance desascendants ou photocopie lisibledu livret de famille régulièrementtenu à jouret- Avis ou certificat de non-imposition à l’impôt sur lerevenuou

Elle atteste que le défunt n’était pas marié ou qu’ilétait veuf, divorcé ou séparé de corps judiciairementet qu’il n’a pas laissé de descendant(s) pouvantprétendre au capital-décès.

- Attestation sur l’honneur siaucune déclaration fiscale n’a étéfaite par les ascendants àl’administration fiscale

Elle précise que l’(les) ascendant(s) n’est (ne sont)pas imposable(s) du fait de son (leur) revenu(s)salariés ou de son (leur(s) revenu(s) mobilier(s) ouimmobilier(s).

3.5.5.6. Capital-décèsdemandé par lesascendants dusecond degré

- Production des pièces exigéespour les ascendants du 1er degréet- Extrait des actes de décès desdeux ascendants du 1er degré

3.5.5.7. Capital-décèsdemandé par lesayants-droit d’unfonctionnaire absent

- Expédition du jugement rendupar le juge des tutelles constatantla présomption d’absence

Présomption d’absence, article 112 du code civil.

3.6. PRESTATIONSD’ACTION SOCIALEDESADMINISTRATIONS

- Demande établie par l’agentet- Eléments de liquidationet- Attestation du servicegestionnaire certifiant que lesconditions imposées par laréglementation sont remplies

Paiement après ordonnancement.


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4. COMMANDEPUBLIQUE

4.1. MARCHÉS PUBLICSPASSÉS SANSFORMALITÉSPRÉALABLES NEFAISANT PAS L’OBJETD’UN CONTRATÉCRIT : PAIEMENT DESFACTURES ET DESMÉMOIRES AUTITULAIRE OUBÉNÉFICIAIRE

- Facture ou mémoire en originalou portant une mention explicitequalifiant le document d’original,

Cf. rubrique 4.14 à propos des mentions obligatoiresdes factures.

Si le comptable reçoit un duplicata, ce dernier doitcomporter une mention destinée au paiement(instruction n°02-046-B-M du 3/5/2002).

Carte d’achat : application du décret n° 2004-1144du 26 octobre 2004 et de l’instructionn° 05-025-M0-M9 du 21 avril 2005.

Le fournisseur doit faire l’objet d’un référencementpréalable auprès de l’entité publique. Le relevéd’opérations bancaires (ROB) doit être présenté aucomptable.

Les factures concernant des dépenses payées parcarte d’achat doivent être transmises au comptablepublic lors du paiement (carte d’achat niveau 1).

Sous Chorus, le ROB peut être produit sous formatdématérialisé (pièce à consulter attaché à lademande de paiement).

4.2. MARCHÉS PUBLICSPASSÉS SANSFORMALITÉSPRÉALABLES FAISANTL’OBJET D’UNCONTRAT ÉCRIT

4.2.1. Premier paiement- Contrat

et

- Annexes ayant des incidencesfinancières, le cas échéant

et

Toutes les pièces, sont à fournir, sous forme de copieen 2 exemplaires, au plus tard, avec le premiermandat de paiement.

Tout contrat écrit mentionné dans une piècejustificative de paiement doit être présenté aucomptable.

Le contrat écrit doit mentionner l’identification desparties contractantes, la définition de l’objet dumarché, le prix ou les modalités de sa détermination,les conditions de règlement.


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4.2.1.(suite) - Mémoire ou facture

ou

relevé d’opérations bancairesdans le cadre de la carte d’achat(niveau 3)

Tout versement d’une avance, d’acomptes, toutprélèvement pour retenue de garantie doivent êtreprévus dans le contrat écrit. Par ailleurs, toutversement portant sur une prestation de maîtrised’œuvre nécessite la production d’un contrat écritqui outre les mentions précitées doit faire apparaîtreles différents éléments de mission et lespourcentages correspondants.

Carte d’achat : application du décretn° 2004-1144 du 26 octobre 2004 et de l’instructionn° 05-025-M0-M9 du 21 avril 2005.

Le fournisseur doit faire l’objet d’un référencementauprès de l’entité publique.

Le marché public doit inclure une dispositionautorisant l’utilisation de la carte d’achat commemoyen de commande et de règlement.

Le comptable public doit disposer d’une copie dumarché d’émission de carte d’achat.

Une copie du marché public sans formalitéspréalables, des annexes ayant une incidencefinancière doivent être transmises au comptablepublic lors du premier paiement.

Le relevé d’opérations bancaires doit être conformeà la présentation définie par l’article 7 alinéa 2 dudécret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004, pourexempter l’ordonnateur de la présentation desfactures ou mémoires.



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4.2.2. Autres paiements- Mémoire ou factureou

relevé d’opérations bancairesdans le cadre de la carte d’achat(niveau 3)

Carte d’achat : application du décret n° 2004-1144du 26 octobre 2004 et de l’instructionn° 05-025-M0-M9 du 21 avril 2005

Le relevé d’opérations bancaires doit être conformeà la présentation définie par l’article 7 alinéa 2 dudécret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004, pourexempter l’ordonnateur de la présentation desfactures ou mémoires (niveau 3).

4.3. MARCHÉS PASSÉSAPRÈS FORMALITÉSPRÉALABLES

Toutes les pièces, sont à fournir, sous forme de copieen 2 exemplaires, au plus tard, avec le premiermandat de paiement.

Il est, cependant, souhaitable que lesdites piècesparviennent au comptable dès notification, avant lepremier paiement.

Il est rappelé que les ordonnateurs sont seulsresponsables de la computation des seuils prévus parle code des marchés publics. Par conséquent, lescontrôles du comptable, en matière de commandepublique, ne portent pas sur le respect, parl’ordonnateur, des seuils précités.

Carte d’achat : application du décret n° 2004-1144du 26 octobre 2004 et de l’instructionn° 05-025-M0-M9 du 21 avril 2005

Le fournisseur doit faire l’objet d’un référencementauprès de l’entité publique.

Le marché public doit inclure une dispositionautorisant l’utilisation de la carte d’achat commemoyen de commande et de règlement.

Le comptable public doit disposer d’une copie dumarché d’émission de carte d’achat.

Une copie du marché public après formalitéspréalables, des annexes ayant une incidencefinancière doivent être transmises au comptablepublic lors du premier paiement.

Le relevé d’opérations bancaires doit être conformeà la présentation définie par l’article 7 alinéa 2 dudécret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004, pourexempter l’ordonnateur de la présentation desfactures ou mémoires (niveau 3)



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4.3.1. Pièces générales àfournir, au plus tardlors du premierpaiement

- Pièces constitutives du marché,à l’exclusion du CCTG, duCCTP, et du CCAG lorsque lemarché se réfère à l’un descahiers des clausesadministratives ayant fait l’objetd’une approbation par arrêté

Les pièces constitutives du marché doivent énoncerles mentions définies à l’article 12 du CMP (cesinformations sont notamment dans l’acted’engagement, voire le CCAP).

et- Notification du marché(récépissé ou avis de réceptionpostal), si celle-ci ne figure pasdans l’acte d’engagement, nidans un ordre de serviceet, le cas échéant,- Bordereau des prix ou des tarifsou des barèmes applicables oucopies d’écran de cataloguesdématérialisés signées parl’ordonnateuret- Copie de l’engagement de la oudes caution(s) solidaire(s) oupersonnelle(s) ou de la garantie àpremière demande, le cas échéant

4.3.2. Autres piècesgénérales, le caséchéant

Selon les cas,- Copie de chaque avenantou- Acte spécialou - Bon de commandeou- Ordre de service, décision depoursuivre ayant des incidencesfinancières

En cas de dépassement ou de diminution du montantinitial prévu au marché, il est rappelé quel’ordonnateur doit obligatoirement fournir unavenant ou si le marché en prévoit la possibilité unedécision de poursuivre.

4.3.3. Pièces particulières

4.3.3.1. Reconduction - Copie de la décision dereconduction prise par la PRM


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4.3.3.2. Avance forfaitaire - État liquidatif Articles 87 et 105 du CMP.

L’utilisation de la carte d’achat est interdite pour lespublics faisant l’objet d’une avance forfaitaireconformément à l’article 2 du décret n° 2004-1144du 26 octobre 2004.

4.3.3.3. Avance facultative- Certificat de l’ordonnateurattestant que les conditionsposées par le marché pourl’obtention de l’avancefacultative sont remplieset- État liquidatifet- Copie de la garantie à premièredemande s’engageant àrembourser, s’il y a lieu, lemontant de l’avance consentie

Articles 88 et 104 du CMP.

Les conditions de paiement et donc les piècesjustificatives sont définies au marché.

L’utilisation de la carte d’achat est interdite pour lespublics faisant l’objet d’une avance facultativeconformément à l’article 2 du décret n° 2004-1144du 26 octobre 2004

4.3.3.4. Acompte dont lemontant cumulé estinférieur à 70 %T.T.C.du montantinitial du marché

- Certificat administratif

ou

- Procès-verbal signé parl'ordonnateur

Ces pièces doivent faire apparaître le montant de laTVA, des actualisations ou révisions de prix, et lecas échéant, elles doivent également faire apparaître,si elles sont pertinentes, les données relatives auxprimes, aux indemnités, à la résorption des avances,aux pénalités ainsi que la répartition de la sommedue entre le titulaire, les cotraitants et les sous-traitants.

4.3.3.5. Acompte dont lemontant cumulé estsupérieur à 70 % dumontant initial dumarché

- Certificat de service faitet- État liquidatif de l'acompteet- Décompte

et

- État des révisions de prix,actualisation et/ou des pénalitésde retard

Le décompte doit comporter le relevé des prestationsexécutées depuis le début du marché. Seul le premieracompte après versement des 70 % du montantinitial du marché doit donner lieu impérativementau relevé des prestations exécutées depuis le débutdu marché.


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4.3.3.6. Paiement partieldéfinitif, paiementunique et intégral,paiement du soldeau titulaire desmarchés defournitures etservices, de marchésde prestationsintellectuelles, desmarchés industriels

- Facture ou mémoire indiquantle détail des fournitures ou desservices, prix unitaires, date delivraison ou d’exécution desservices et somme à payeret, selon les cas,- Procès verbal de réception oud’aptitude du matérielou- Certificat de service faitou- Mention sur la facture ou lemémoire constatant que lefournisseur a exécuté toutes sesobligationset- État liquidatif des révisions deprix/actualisation, des pénalitéslorsque le montant est déduit surle paiement, le cas échéant

et- Décision motivée de la PRM encas d’exonération ou deréduction des pénalitéset- Certificat administratif signé del’ordonnateur attestant que leversement solde définitivementle marché

Cf. rubrique 4.14 à propos des mentions obligatoiresdes factures.

4.3.3.7. Paiement partieldéfinitif, paiementunique et intégral,paiement du soldeau titulaire desmarchés de travaux

Procès-verbal de réceptiondéfinitive des travauxet- Décompte général et définitifincluant les révisions de prix oul'actualisation des prix, lespénalités éventuelles, la décisionéventuelle d’exonération despénalités, liquidées et arrêtéespar la PRM, accompagné d’unconstat, d’une situation, d’unrelevé, d’un mémoire ou d’unefacture le justifiant


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4.3.3.7.(suite) Ou en cas de désaccord,- Décompte général admis par laPRMEt- Complément éventuel du soldemandaté sur pièces justifiantl’accord entre les parties oudécision jurictionnelle intervenue- Et, le cas échéantEtat liquidatif des inérêtsmoratoires

4.3.3.8. Remboursement etreversement de laretenue de garantie

- Remboursement de la retenuede garantie

- Décision de la PRM derembourser la retenue de garantieau cocontractant

- Reversement de la retenue degarantie au budget de l'État

- Décision de la PRM dereversement d'une partie ou de latotalité de la retenue au budgetde l'Étatet

La décision doit intervenir avant l’expiration dudélai d’un mois suivant l’échéance du délai degarantie, sinon des intérêts moratoires sont dus.

- Copie de la notification aucocontractant d'une lettrerecommandée lui indiquant quele marché n'a pas étécorrectement réalisé

La date de notification doit être antérieure à la dated'expiration du délai de garantie.

4.3.3.9. Transaction- Transactionet, le cas échéant,

- Pièces prévues à la rubriquerelative au paiement du solde desmarchés

Si la transaction met fin au marché.


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4.4. PAIEMENT AU SOUS-TRAITANT ADMIS AUPAIEMENT DIRECT

Loi n°75-1334 du 31 décembre 1975. Il est rappeléque la sous-traitance est autorisée pour tous types demarchés.

Articles 112 et suivants du CMP.

4.4.1. Premier paiement- Marchéou- Avenantou- Acte spécial signé par la PRMet le titulaireou

Les pièces du marché doivent être fournies, au plustard, au premier paiement.

Toutefois un envoi plus précoce est souhaitable.

- Tout document écritcomportant la signature de laPRM et celle du titulaire dumarché

et

Ce document doit être produit en cas de sous-traitance réalisée dans le cadre d’un marché nefaisant pas l’objet d’un contrat écrit. Il devra préciserla nature des prestations sous-traitées, le nom, laraison sociale et l'adresse du sous-traitant, lemontant des prestations sous-traitées et lesconditions de paiement prévues pour chaque contratde sous-traitance.

Pièce justificative produite par letitulaire du marché établissantque la cession (ou lenantissement) dont sa créance afait l'objet ne fait pas obstacle aupaiement direct du sous-traitantou- Certificat attestant que cettecréance n’a été ni cédée ni nantieet, selon les cas,

- Avenant modificatif ou actespécial modificatif ou documentécrit modificatif

En cas des d’augmentation des prestations sous-traitées.

4.4.2. Avances- Pièces justificatives similaires àcelles produites par le titulaire dumarché pour le paiement à sonprofit d’une dépense de mêmenatureet, selon le cas,- Pièce justificative produite parle titulaire du marché établissantle remboursement de l’avanceforfaitaire qui lui aurait étéversée au titre des prestationssous traitéeset- État liquidatif


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4.4.3. Acompte etrèglement uniqueintégral ou solde

- Pièces justificatives produitespar le titulaire du marché pour lepaiement à son profit d’unedépense de même natureet- Attestation du titulairecomportant l'indication de lasomme à régler directement ausous-traitantou- Attestation du maître del’ouvrage comportantl’indication de la somme à réglerdirectement au sous-traitantou- Accord amiable entre les partiesou- Décision de justice

En cas de redressement, liquidation judiciaire ouempêchement du titulaire et d’absence d’attestationde la part du titulaire ou de son représentant. La loin°75-1334 du 31 décembre 1975 pose le principeque la défaillance du titulaire du marché ne sauraitfaire obstacle au paiement direct.

4.4.4. Sous-traitance etaction directe

4.4.4.1. Paiement au sous-traitant

- Copie de la mise en demeureadressée par le sous-traitant autitulaire du marché d'avoir à luipayer une somme due pour unmontant déterminé en vertu ducontrat de sous-traitance et pourl'exécution du marchéet selon les cas,- Copie de la demande depaiement accompagnée d'unprocès-verbal relatant laconstatation matérielle desprestations effectuées etl'acceptation du titulaireou- Décision de justice définitiveou- Accord entre les parties


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4.4.4.2. Paiement au titulairedu marché

- Certificat du sous-traitantattestant le règlement par letitulaireou- Décision de justice définitiveou- Accord des intéressés

4.5. COORDINATION ETGROUPEMENT DECOMMANDE

4.5.1. Coordination descommandes au seindes services del’État

Toutes les pièces mentionnées dans cette partie sontà transmettre au comptable sous forme de copies.

4.5.1.1. Coordination dansle cadre d'un marchéà bons decommande

- Pièces justificatives requisespour le paiement d’un marchépublic ou pour le paiement desdépenses faisant l’objet d’uncontrat écrit

4.5.1.2. Coordination dansle cadre d’uneconvention de prixassociée à unmarché type

- Convention type fixant les prixet- Marché typeet- Marché passé par le serviceacheteuret

- Pièces justificatives requisespour le paiement d’un marchépublic

4.5.2. Groupement decommande deplusieursorganismes

- Convention constitutive dugroupementet- Marché individuel ou collectifet- Pièces justificatives requisespour le paiement d’un marchépublic


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4.5.3. Paiements àl’UGAP

Décret n° 85-801 du 30-7-1985, modifié par ledécret n°2001-887 du 28-09-2001.

4.5.3.1. Dépense présentéepar l’ordonnateurcomme étant unmarché public sansformalitéspréalables

- Convention prévoyant l’avanceentre l’UGAP et le serviceacheteuret- Décompte pour les autrespaiementset- Facture en cas de paiementunique ou de dernier paiement

4.5.3.2. Dépense présentéepar l’ordonnateurcomme résultantd’un groupement decommande

- Acte d’adhésionet- État de remboursementet- Facture des prestationsintermédiaireset- État des sommes à payer

Cet état indique le prix auquel l’UGAP a obtenu lematériel.

Cette facture correspond à la facturation des fraisengagés par l’UGAP coordonnateur.

L’état des sommes à payer est la résultante des deuxprécédents volets.

4.6. OPÉRATIONSRÉALISÉES SOUSMANDAT

Il est rappelé que les contrats de mandats passés àtitre onéreux sont soumis au code des marchéspublics (Cf. l’arrêt du Conseil d’Étatdu 5 mars 2003, UNSPIC).

4.6.1. Rémunération dumandataire

- Convention de mandatet- Décompte

4.6.2. Financement desopérations réaliséessous mandat.

4.6.2.1. Lorsque lemandataire est unorganisme non dotéd’un comptablepublic

- versement de la premièreavance

- Convention de mandatet- Avenant, le cas échéant

Ces pièces sont à fournir en deux exemplaires, sousforme de copies.


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- Autres versements - Décompte des opérations et deleur montant justifiantl’utilisation de l’avanceprécédente, accompagné descopies des pièces justificativesprévues aux rubriquesconcernées de la présente listeselon la nature des dépensesafférentes à ces opérations

- Premier remboursement desdébours

- Convention de mandatet- Avenant, le cas échéantet- Décompte des opérationseffectuées accompagné descopies des pièces justificativesprévues aux rubriquesconcernées de la présentenomenclature selon la nature desdépenses afférentes à cesopérations

- Autres paiements Décompte des opérationseffectuées accompagné descopies des pièces justificativesprévues aux rubriquesconcernées de la présentenomenclature selon la nature desdépenses afférentes à cesopérations

4.6.2.2. Lorsque lemandataire est unorganisme doté d’uncomptable public

- Premier paiement de l’avance - Convention de mandatet- Avenant, le cas échéant

Ces pièces sont à fournir en deux exemplaires, sousforme de copie.


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- Autres versements - Décompte des opérations et deleur montant justifiantl’utilisation de l’avanceprécédente

et- Attestation du comptable Cette attestation doit certifier que les paiements

effectués par lui sont appuyés des piècesjustificatives correspondantes prévues par lanomenclature et qu’il est en possession de toutes lespièces afférentes à ces opérations pour les autresversements.

- Premier remboursement - Convention de mandatet- Avenant, le cas échéantet- Décompte des opérationseffectuéeset- Certificat de l’ordonnateur del’organisme mandataire attestantla réalisation des opérationset- Attestation du comptable de cetorganisme

Cette attestation doit certifier que les paiementseffectués par lui sont appuyés des piècesjustificatives correspondantes prévues par lanomenclature et qu’il est en possession de toutes lespièces afférentes à ces opérations.

- Autres remboursements - Décompte des opérationseffectuéeset- Certificat de l’ordonnateur del’organisme mandataire attestantla réalisation des opérationset- Attestation du comptable de cetorganismeou- Liste des mandats

Cette attestation doit certifier que les paiementseffectués par lui sont appuyés des piècesjustificatives correspondantes prévues par lanomenclature et qu’il est en possession de toutes lespièces afférentes à ces opérations pour le premierpaiement et pour les autres remboursements.


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4.7. PAIEMENT DE PRIMESOU INDEMNITÉS

4.7.1. Primes dans lecadre d’un concours

- Copie du règlement duconcours prévoyant les modalitésd’allocation de la primeet- Décision de la PRM conforme àl’avis du jury indiquant larépartition des primes à verseraux bénéficiaireset- État liquidatif signé parl'ordonnateur

Article 71 du CMP.

4.7.2. Primes dans lecadre d’un appeld’offres surperformance

- Copie de la décision ou durèglement d’appel d’offresprévoyant les modalitésd’allocations de la primeet- État liquidatif signé

Article 68 du CMP.

4.7.3. Indemnités à verseraux membres dujury

- Décision de la PRM attribuantles indemnités aux membres dujury

4.8. MARCHÉ PUBLIC DECRÉDIT-BAIL

4.8.1. Exécution dumarché de crédit-bail immobilier

4.8.1.1. Premier paiement- Copie en double exemplaire dumarché, le cas échéant revêtu dela mention d’inscription aufichier immobilier etmentionnant, en particulier, lesdroits acquis par le bailleur del’immeubleet- Certificat négatif d’inscriptionhypothécaire après publication,le cas échéant, du contrat decrédit-bail au fichier immobilier


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4.8.1.1.(suite) et- Décompte

Ce certificat doit être délivré par le conservateur deshypothèques, la réquisition devant porter sur lesinscriptions subsistant à la date de l’acte de cessionamiable, ainsi que sur les inscriptions prises entrecette date et celle de la publication de l’acte.

4.8.1.2. Autres paiements - Décompte

4.8.1.3. Reprise d’unmarché de crédit-bail immobilier

- Contrat de cessionet- Marché de crédit-bailet- Certificat négatif d’inscriptionhypothécaire après publication,le cas échéant, du contrat decrédit-bail au fichier immobilieret- Décompte

Ces deux pièces sont à fournir sous forme de copies.

L’État se substitue au preneur.

4.8.1.4. Indemnité verséepar le preneur en casde résiliation dumarché

- Copie de l’acte portantrésiliation du marchéet- Décompte appliquant la clausecontractuelle portant pénalitésou- Indemnité fixée par le juge

4.8.1.5. Prolongation dumarché de crédit-bail

- Avenant, le cas échéant revêtude la mention de publication aufichier immobilier

Cette pièce doit être produite sous forme de copie endouble exemplaire.

4.8.1.6. Réalisation de lapromesse de vente

- Décision de l’ordonnateurautorisant la levée de l’optionet- Décompte portant mention despaiements effectués et de lavaleur résiduelle fixée parréférence au marchéet- Certificat négatif d’inscriptionhypothécaire


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4.8.2. Exécution dumarché de crédit-bail mobilier

4.8.2.1. Premier paiement- Copie en double exemplaire dumarchéet

- Certificat d’inscription sur leregistre de publicité desopérations de crédit-bailmobilier, le cas échéantet- Décompte

4.8.2.2. Autres paiements- Décompte

4.8.2.3. Reprise d’unmarché de crédit-bail mobilier

- Premier paiement - Contrat de cessionet- Marché de crédit-bailet- Certificat d’inscription sur leregistre de publicité desopérations de crédit-bailmobilier, le cas échéantet- Décompte

Ces deux pièces sont à fournir sous forme de copies.

- Autres paiements - Décompte

4.8.2.4. Indemnité verséepar le preneur en casde résiliation dumarché de crédit-bail

- Copie de l’acte portantrésiliation du marchéet- Décompte appliquant la clausecontractuelle portant pénalitésou- Indemnité fixée par le juge

4.8.2.5. Prolongation dumarché de crédit-bail.

- Avenantet- Certificat d’inscription sur leregistre de publicité desopérations de crédit-bail mobilier

Cette pièce est à fournir sous forme de copie endouble exemplaire.


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4.8.2.6. Réalisation de lapromesse de vente

- Décision de l’ordonnateurautorisant la levée de l’optionet- Décompte portant mention despaiements effectués et de lavaleur résiduelle fixée parréférence au marché

4.9. MARCHÉ PUBLICD’ASSURANCES

4.9.1. Première prime- Copie du marché d’assuranceset- Avis de paiement de l’assureur

4.9.2. Autres primes- Avis de paiement de l’assureur

4.9.3. Modification desclauses du marché

- Décompte de révision dumontant de la primeou- Copie du marché d’assuranceset- Avis de paiement de l’assureur

Si la modification résulte de dispositions légales.

Si la modification résulte de la volonté descontractants.

4.10. PAIEMENT DESCRÉANCESAFFÉRENTES À UNECESSION OU À UNNANTISSEMENT DECRÉANCES

4.10.1. Piècescommunes

Selon les cas,- Pièces justificatives requisespour le paiement des marchéspublics passés sans formalitéspréalablesou- Pièces justificatives requisespour le paiement des marchéspublics passés avec formalitéspréalables

4.10.2. Piècesparticulières

Articles l313-23 et suivants du code monétaire etfinancier.


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4.10.2.1. Paiement à unétablissement decrédit cessionnaireou bénéficiaire d’unnantissement

- Exemplaire spécialou- Extrait du marchéou- Avenantou- Acte spécialou- Document écrit (mentionnésous la rubrique paiement directaux sous-traitants / piècesgénérales)

Ces cinq premières pièces alternatives concernentles marchés publics faisant l’objet d’un contrat écrit.Ces pièces doivent être revêtues d’une mentionsignée par l’autorité compétente pour passer lemarché indiquant que cette pièce est délivrée enunique exemplaire en vue de la cession (ou dunantissement) des créances résultant du marché.

et- Notification de la cession (oudu nantissement)

Celle-ci doit être effectuée par lettre recommandéeavec demande d’avis de réception ou par tout autremoyen permettant de donner date certaine.

et- Notification de la transmissiondu bordereau par le bénéficiairede la transmission, le cas échéantet- Attestation de l’établissementde crédit établissant que lacession (ou le nantissement) nefait pas obstacle au paiementdirect de la partie sous-traitée oua été réduit(e) de manière àréaliser cette condition, le caséchéant

Celle-ci doit être effectuée par lettre recommandéeavec demande d’avis de réception ou par tout autremoyen permettant de donner date certaine.

4.10.2.2. Paiement à uncessionnaire ou à unbénéficiaire denantissement dedroit commun

- Exemplaire spécialou- Extrait du marchéou- Avenantou- Acte spécialou- Document écrit, (mentionnésous la rubrique paiement directaux sous-traitants / piècesgénérales)

Articles 1689 et suivants du code civil.


Ces cinq premières pièces alternatives concernentles marchés publics faisant l’objet d’un contrat écrit.Ces pièces doivent être revêtues d’une mentionsignée par l’autorité compétente pour passer lemarché indiquant que cette pièce est délivrée enunique exemplaire en vue de la cession (ou dunantissement) des créances résultant du marché.


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4.10.2.2.(suite) et- Exemplaire original designification de la cession (ou dunantissement)et- Original de l’acte de cession(ou de nantissement)

Cet exemplaire doit énoncer la qualité du comptableassignataire, du cédant (ou du titulaire de marché oudu sous-traitant à l’initiative du nantissement), ducessionnaire (ou du bénéficiaire du nantissement) etdésignant la créance cédée (ou nantie).

4.10.2.3. Paiement au cédant(ou au titulaire dumarché ou au sous-traitant à l’initiativedu nantissement)

- Mainlevée de la cession (ou dunantissement) donnée parl’établissement de crédit

Cette mainlevée doit être effectuée par lettrerecommandée avec demande d’avis de réception oupar tout autre moyen permettant de donner datecertaine.

ou-Attestation de désistementdéfinitif délivrée par lecessionnaire (ou le bénéficiairedu nantissement) de droitcommun, pour une cession (ouun nantissement) de droitcommun

Cette attestation doit être envoyée par lettrerecommandée avec demande d’avis de réception oupar tout autre moyen permettant de donner datecertaine.

4.11. PAIEMENT DANS LECADRE D’UNEDÉLÉGATION DECRÉANCESAFFÉRENTES À UNMARCHÉ PUBLIC

Article 6 de la loi n°75-1334 du 31 décembre 1975,modifié par l’article 6 de la loi MURCEF.

4.11.1. Paiement à undélégataire dutitulaire du marchéou du sous-traitantayant droit aupaiement direct

4.11.1.1. Pièces communes - Pièces justificatives dupaiement des marchés publicspassés sans formalités préalablesou- Pièces justificatives dupaiement des marchés publicspassés avec formalités préalables

Lorsque le marché est présenté par l’ordonnateurcomme étant passé sans formalités préalables.

Lorsque le marché est présenté par l’ordonnateurcomme étant passé avec formalités préalables.


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4.11.1.2. Pièces particulières - Convention de délégationsignée de la personneresponsable du marché, dutitulaire du marché ou du sous-traitant ayant droit au paiementdirect et du délégataireet, selon les cas,

- Pièce justificative produite parle déléguant établissant que lacession (ou le nantissement) dontsa créance a fait l’objet ne faitpas obstacle à la réalisation de ladélégation ou que son montant aété réduit afin que la réalisationde la délégation soit possibleou

- Certificat attestant que cettecréance n’a été ni cédée ni nantie

4.11.2. Paiement à undélégataire sous-traitant de secondrang

4.11.2.1. Pièces communes - Pièces justificatives dupaiement des marchés publicspassés sans formalités préalables

ou

- Pièces justificatives dupaiement des marchés publicspassés avec formalités préalables

Lorsque le marché est présenté par l’ordonnateurcomme étant passé sans formalités préalables.

Lorsque le marché est présenté par l’ordonnateurcomme étant passé avec formalités préalables.

4.11.2.2. Pièces particulières - Pièces justificatives relatives àla demande de paiement du sous-traitant de 1er rang

et- Convention de délégation

etMention par le sous-traitant de1er rang de la somme à verser ausous-traitant de 2ème rang

Cette somme ne pouvant pas dépasser la limite dumontant reconnu comme étant dû au sous-traitant de1er rang


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4.11.2.2.(suite) et selon les cas,- Pièces justificatives produitepar le déléguant établissant quela cession (ou le nantissement)dont sa créance a fait l’objet nefait pas obstacle à la réalisationde la délégation ou que sonmontant a été réduit afin que laréalisation de la délégation soitpossible

ou- Certificat attestant que cettecréance n’a été ni cédée ni nantie

4.12. PAIEMENT DECRÉANCES À UNFACTOR


Instructions n°70-94 B1 du 4 septembre 1970et 74-116 B1 du 7 août 1974.

4.12.1. Dans le cadred’une cession

- Pièces requises pour lepaiement des créances afférentesà une cession (ou à unnantissement) de créances

4.12.2. Dans le cadred’une subrogation

- Pièces justificatives dupaiement des marchés publicspassés sans ou avec formalitéspréalables

et- Mention subrogativeréglementaire portée sur lademande de paiement (mémoire,facture, situation de travaux…)et, le cas échéant,

- Quittance subrogative datée

Selon les modalités de présentation de la dépense parl’ordonnateur

Cette mention est prévue dans l’instructionn°70-94-B1 du 4 septembre 1970.

En cas de pluralité d’oppositions.

4.13. INTÉRÊTSMORATOIRES

- État liquidatif de ces intérêts L’état liquidatif, qui émane de l’ordonnateur, doitpréciser le marché auquel ces intérêts moratoires serattachent.

4.14. MENTIONSOBLIGATOIRES DESFACTURES

- Identification - Nom ou raison sociale ducréancier- Référence d’inscription aurépertoire du commerce ou aurépertoire des métiersle cas échéant,- N° SIREN ou de SIRET


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- Domiciliation - Mention de la domiciliation dufournisseur dans le corps de lafacture claire et lisibleou- Production d’un RIB ou d’unRIP du fournisseur

Si la mention de la domiciliation n’y figure pas.

et- Mention de la domiciliationd’un subrogé factor lorsque lafacture comporte une mention desubrogation ou RIB ou RIP dusubrogéou- Domiciliation au profit duCEPME

Ce cas concerne un contrat d’affacturage, le subrogébénéficiaire des fonds est le factor.

- Eléments de liquidation - Nature des fournitures ouservice

- Prix unitaire et quantité, le caséchéant

- Mention d’un avoir, le caséchéant

Il s’agit des cas d’erreur matérielle, des cas de refusd’une partie d’une prestation.

- Mention d’une variation deprix, le cas échéant- Mention de frais de facturation Dans ce cas, nécessité de produire l’engagement

contractuel correspondant.

- La date de livraison defournitures ou, en l’absence decette date sur la facture, un bonde livraison, le cas échéant

Accord direction de la comptabilité publique (lettren° 57333 du 16 mai 1983).

- Montant hors taxe, le caséchéant montant de la TVA,montant TTC- Arrêté en lettre ou en chiffresde l’ordonnateur s’il a procédé àdes rectifications d’erreurmatérielle sur la facture

Les erreurs sur le décompte ne peuvent êtremodifiées d’office par l’ordonnateur.


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- Certification du service fait - Mention du service fait avecsignature de l’ordonnateur ou deson représentant habilité à ceteffet, sauf si celle-ci est portéesur l’ordonnance ou le mandat depaiement

ou- Certificat de service fait établipar l’ordonnateur ou sonreprésentant habilité à cet effet

Cf. instruction n° 02-025-B1 du 21/03/2002 quidispose que la signature de l’ordonnateur portée surl’ordonnance ou le mandat accompagnée de lamention du service fait vaut ordre de payer etcertification du service fait pour l’ensemble despièces justificatives jointes (ainsi la signature desfactures relatives à ce dossier n’a plus lieu d’être).

Dans ce cas, le certificat devra comporter lesréférences à la facture correspondante.

4.15. RÉQUISITION D’UNEENTREPRISE

- Arrêté de réquisition del’entreprise

et

- Pièces justificatives prévues parl’arrêté, le cas échéant

et, selon les cas,

- Facture

ou

- Mémoire


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5. DÉPENSESD’INTERVENTION

5.1. SUBVENTIONS DEFONCTIONNEMENT

Article 33 du décret n° 62-1587du 29 décembre 1962.

La décision attributive de subvention doit préciserles textes de référence, l’objet, les conditionsd’utilisation, le montant et les modalités derèglement de la subvention.

Si la subvention, accordée à un organisme de droitprivé, est supérieure à 23 000 €, la décision prendobligatoirement la forme d’une convention(article 10 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000).

Pour les subventions de l’État aux associations, voirla circulaire du Premier ministredu 24 décembre 2002.

5.1.1. Paiement unique,pouvant intervenirdès la notificationde la décisionattributive desubvention

- Décision attributive desubvention

ou

- Convention d’attribution

et

- Relevé d’identité bancaire oupostal du bénéficiaire

Cas particulier des subventions versées auxassociations : la domiciliation bancaire figurant dansle dossier de demande de subvention dûment remplipar l’association peut être produite au comptable enlieu et place du relevé d’identité bancaire ou postal.

5.1.2. Paiement échelonnéselon un calendrierfixé par laréglementation oula décisionattributive elle-même


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5.1.2.1. Premier paiement - Décision attributive desubventionou- Convention d’attributionet- Si la domiciliation bancaire dubénéficiaire n’est pas préciséedans la décision signée par celui-ci, relevé d’identité bancaire(RIB) ou postal (RIP) dubénéficiaire

Cas particulier des subventions versées auxassociations : la domiciliation bancaire figurant dansle dossier de demande de subvention dûment remplipar l’association peut être produite au comptable enlieu et place du relevé d’identité bancaire ou postal.

5.1.2.2. Paiements ultérieurs- Décompte récapitulant lessommes déjà verséeset, le cas échéant,

- certificat de l’ordonnateurattestant la production par lebénéficiaire des pièces prévuespar la réglementation ou ladécision attributive elle-même

Le décompte doit faire référence aux mandatscorrespondants

5.2. SUBVENTIONSD’INVESTISSEMENT

5.2.1. Subventionsd’investissementversées auxétablissementspublics de l’État

- Décision attributive desubventionet, le cas échéant,

- Certificat de l’ordonnateurattestant la production par lebénéficiaire des pièces prévuespar la réglementation ou ladécision attributive elle-même

5.2.2. Autres subventionsd’investissement

- Décret n° 99-1060 du 16 décembre 1999 modifiérelatif aux subventions de l’État pour des projetsd’investissement et sa circulaire d’applicationdu 19 octobre 2000 ;

- ou autres textes réglementaires particuliers.

La décision attributive de subvention doit viser lestextes de référence et préciser au moins lescaractéristiques du projet, la nature et le montant dela dépense subventionnable, le taux et le montantmaximum prévisionnel de la subvention (ou lemontant de la subvention si celui-ci est forfaitaire),les modalités de versement ainsi que les clauses dereversement de la subvention.

Si la subvention, accordée à un organisme de droitprivé, est supérieure à 23 000 €, la décision prendobligatoirement la forme d’une convention (article10 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000).


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5.2.2.1. Avance - Décision attributive ouconvention d’attribution desubvention prévoyant leversement de l’avance

et- Si la domiciliation bancaire dubénéficiaire n’est pas préciséedans la décision signée par celui-ci, relevé d’identité bancaire oupostal du bénéficiaireet, le cas échéant,

- Décision de l’autoritécompétente autorisant lecommencement de l’exécutiondu projet

5.2.2.2. Acomptes et solde - En cas de premier paiement,décision attributive desubvention ou conventiond’attributionet- Si la domiciliation bancaire dubénéficiaire n’est pas préciséedans la décision signée par celui-ci, relevé d’identité bancaire oupostal du bénéficiaire

Lorsque ces paiements interviennent sur un exercicebudgétaire suivant celui au cours duquel le premierpaiement a été effectué, les mandats correspondantsdoivent porter la référence du premier mandatauquel était jointe la décision attributive desubvention.

et

- Certificat administratif del’ordonnateur attestant de l’étatd’exécution du projet à hauteurdes justifications produites

et- État récapitulatif détaillé desdépenses réalisées conformémentau projet retenu, certifié exactpar le bénéficiaire de lasubvention

Ce certificat comporte les éléments nécessaires aucontrôle de la liquidation de la dépense (montant del’investissement réalisé, référence aux paiementsprécédents). Le cas échéant, il atteste la productiondes pièces complémentaires prévues par la décisionattributive de subvention.

Pour le paiement du solde des subventions accordéesaux communes au titre de la dotation globaled’équipement, à compter du 01/01/2003, il s’agit ducertificat visé à l’article R 2334-30 IV du CGCT.


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5.2.3. Fonds structurelseuropéens (FEDER,FEOGA-Orientation, IFOPet FSE)

- Mêmes pièces que pour lesautres subventionsd'investissement, y compris pourle Fonds Social européen

Circulaire du Premier ministre n°5210/SGdu 13 avril 2007 relative au dispositif de suivi, degestion, de suivi et de contrôle des programmescofinancés par les fonds structurels européens.

5.3. DOTATIONSRÉSULTANT DESTRANSFERTS DECOMPÉTENCES

- Décisionet- Décompte détaillant le calcul dela dotation

5.4. DÉPENSES DIRECTES(ALLOCATIONS,SECOURS,PRESTATIONS AUBÉNÉFICE DE TIERS…)

- Mandat nominatifou- Mandat collectif et liste desbénéficiaires visée parl’ordonnateuret- Décision d’attribution de l’aideou

- Mémoire ou facture établi parle prestataire et Certificat depaiement visé par l’ordonnateur

Les mentions devant en principe figurer sur ladécision d’attribution ou le mémoire doivent, àdéfaut, être mentionnées sur le mandat, nominatif oucollectif.

La décision doit préciser le type de l’action et lesmodalités de liquidation de l’aide, et faire référenceaux dispositions réglementaires et éventuellement auprocès-verbal de la commission d’attribution.

Le mémoire doit faire apparaître le montant total desfrais engagés et le montant à la charge de l’État.

Le certificat de paiement doit faire référence auxdispositions réglementaires et permettre de vérifierl’exactitude des calculs de liquidation.


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6. DÉPENSES LIÉES ÀUNE OPÉRATIONIMMOBILIÈRE

6.1. ACQUISITIONSIMMOBILIÈRES

6.1.1. Acquisitionsamiables

6.1.1.1. Règles générales

Si cela est prévu dans les DPG car lesarrêtés ne le prévoient passpontanément

- Avis explicite ou tacite duservice des domaines ou décisionde passer outreet

- Référence au Journal officielportant publication de la loi oudu décret qui a autorisél’acquisitionou- Copie de la décisionministérielle visée par lecontrôleur financier en tenantlieuet

- Expédition de l’acte de ventenotarié ou administratif revêtu dela mention de publication aufichier immobilier ou bulletin dedépôt de l’acte délivré par leconservateur des hypothèqueset- Décompte du prix en principalet intérêtset

- Certificat d’inscription sur leregistre d’immatriculation desimmeubles de l’Étatet- État des inscriptions délivré parle conservateur des hypothèquesou

- État-réponse comprenant descopies de fiches, le relevé desformalités publiées et le certificatde dépôt négatif

Le décret n° 86-455 du 14 mars 1986 dispose quel’avis des domaines est ici obligatoire lorsque lemontant des acquisitions est égal ou supérieur à unmontant fixé par arrêté (75 000 euros ; arrêtédu 17 décembre 2001). Le service des domainesdispose d’un mois pour instruire le dossier et émettreson avis. A défaut, le silence vaut acceptation. Ilpeut être passé outre l’avis des domaines surdécision prise par le ministre responsable del’opération, après accord du ministre chargé dubudget. Toutefois, le préfet a compétence pourprendre la décision de passer outre lorsque lemontant des opérations est inférieur à 150 000 euros.La décision de passer outre est notifiée auresponsable du service des domaines dudépartement.

(cf. Décret 2006-1792 du 23/12/2006 relatif autransfert des compétences de la DGI à la DGCP enmatière domaniale + Décret 2008-310 du 3/04/2008relatif à la DGFiP)

Ce certificat est délivré par le service du domaine


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6.1.1.1.(suite) et, selon les cas,- Certificat de radiation délivrépar le conservateur deshypothèquesou- Production d’un acte notariéportant mainlevée desinscriptionsou- Désintéressement de tous lescréanciers inscritsou- Décision de l’ordonnateurprescrivant la consignation duprix de vente à la caisse desdépôts et consignations

Le choix de la pièce à obtenir dépend de l’état desinscriptions hypothécaires.

Dans ce cas, il convient de demander le récépissédélivré par le préposé de la caisse des dépôts etconsignations.

6.1.1.2. Acquisition amiabled’un montantinférieur à unmontant fixé pararrêté

- L’ordonnateur doit produireune décision indiquant ladispense des formalités de purge

L’article R9 du code du domaine de l’État disposeque le prix des acquisitions immobilières faites àl’amiable par l’État peut être payé au vendeur, aprèspublication de l’expédition de l’acte au fichierimmobilier, sans l’accomplissement des formalitésde purge des privilèges et hypothèques inscritslorsque le prix n’excède pas un montant fixé.

Le décret n° 2001-95 du 2 février 2001 a fixé cemontant à 7 700 €.

6.1.1.3. Paiement entre lesmains du notairerédacteur de l’acte

- Acte de vente notarié L’article L 10 du code du domaine de l’État disposeque lorsque l’acte de vente a été passé devantnotaire, le comptable public est déchargé de touteresponsabilité en matière de purge des hypothèquespar la remise des fonds au notaire rédacteur del’acte.

6.1.1.4. Versement d’unacompte

- En complément des piècesprécisées en « règles générales »,il convient de demander uneautorisation du responsable duservice des domaines lorsque lesactes sont rédigés par ce serviceet, dans les autres cas,l’autorisation de l’autoritéhabilitée à recevoir l’acteadministratif

L’article R8 du code du domaine de l’État disposeque lorsque les actes sont passés en la formeadministrative, il peut être payé au vendeur unacompte dans la limite maximum des trois quarts dela différence entre le prix stipulé et celui des chargeset accessoires.


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6.1.2. Expropriationspour cause d’utilitépublique

6.1.2.1. Règles générales - Avis du service desdomaines ou décision depasser outreet- Copie de l’acte déclaratifd’utilité publiqueou- Certificat administratifportant référence au journalofficiel dans lequel cet acte aété publiéou- Mention, dans l’ordonnanced’expropriation, de cet actedéclaratifou- Copie de l’arrêté préfectoralde cessibilitéou- Visa, dans l’ordonnanced’expropriation, de l’arrêté decessibilitéetCopie de l’ordonnanced’expropriation enregistrée etpubliée au fichier immobilier,avec indication de la date denotificationet, le cas échéant,- Justification que l'époux a lepouvoir d'aliéner seul le bien,ou acquit conjoint s'il s'agitd'un bien commun ou indivis

Article R12-3 du CECUP

Le juge refuse, par ordonnance motivée, deprononcer l'expropriation s'il constate que le dossiern'est pas constitué conformément aux prescriptionsde l'article R. 12-1, ou si la déclaration d'utilitépublique ou les arrêtés de cessibilité sont caducs.

Art. 12-5 du CECUP

Il peut s’agir d’un décret en Conseil d’État, d’unarrêté ministériel ou préfectoral


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Justification du transfert depropriété

- Si l’exproprié est identifiédans l’ordonnanced’expropriation

- Si l’exproprié n’est pasidentifié dans l’ordonnanced’expropriation portant originede propriété

- Un état hypothécaire nerévélant, depuis la transcriptionou la publication du titreétablissant le droit de l’exproprié,aucun acte translatif ou extinctifportant sur ce droitou

- Un extrait des documentscadastraux mentionnantl’inscription de l’exproprié surces documents au titre du bienexproprié ou les conditions danslesquelles l’immeuble expropriéest passé du propriétaire désignédans les documents cadastraux àcelui désigné dans l’ordonnanced’expropriationou

- La justification du droit depropriété peut résulter de copieou d’extraits délivrés par leconservateur des hypothèques,d’attestations notariées oud’actes de notoriété.

- En cas de consignation,décision de consignation fondéesur l’absence de justification dudroit de propriétéet- Copie ou expédition dujugement motivé fixantl’indemnité avec mention de ladate de notification à l’intéresséet- État des inscriptions délivré parle conservateur des hypothèquesou

- État- réponse comprenant descopies de fiches, le relevé desformalités publiées et le certificatde dépôt négatif

Pièces requises pour la justification du droit depropriété de l’exproprié


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Justification du montant del’indemnité

Décompte des indemnités

et éventuellement :

- des intérêts,

- des indemnités alternatives,

- du montant d’éventuellesindemnités mobilières

et

Certificat d’inscription sur leregistre d’immatriculation desimmeubles de l’État, délivré parle service du domaine

6.1.2.2. En cas d’accordintervenu entre lesparties après laphase administrative

- Accord sur la cession et lemontant de l’indemnité

Les pièces relatives àl’ordonnance d’expropriation etau jugement d’expropriation sontremplacées par :

- Copie de la conventionamiable, notariée ouadministrative, enregistrée etpubliée au fichier immobilieret- Certificat administratifmentionnant la date denotification aux créanciersinscrits et précisant que ceux-cin’ont pas exigé que l’indemnitésoit fixée par jugement


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- Accord sur le principe de lacession mais désaccord sur leprix

Les pièces relatives àl’ordonnance d’expropriationsont remplacées par :ou- Copie du procès-verbal dedonner acte dressé par le juge del’expropriationet

Décompte de l’indemnitérésultant du jugementd’expropriation(cf. procédure normale)

L’ordonnance de donné acte suffit à prouver leconsentement à la cession.

6.2.1 Prise à bail etconventionsassimilées

- Avis du service du domaine oudécision de passer outre

et

- Copie du bail ou de laconvention de location (et de toutdocument faisant état d’unerévision financière)

L’arrêté du 17 décembre 2001 a fixé le seuil à 12000€.

Il peut être passé outre l’avis des domaines surdécision prise par le ministre ordonnateur, aprèsaccord du ministre chargé du budget. Toutefois, lepréfet a compétence pour prendre la décision depasser outre lorsque la valeur locative est inférieureà 15 000€.

Les parties au contrat de bail ont toute liberté pourrédiger la convention (article 1134 du code civil).Toutefois, il apparaît important que les mentionssuivantes figurent dans les baux ou conventionsassimilées :

- références au texte ou dispositions devant régir laconvention ;

- identité précise des personnes contractantes ;

- objet de la convention ;

- désignation du bien la plus précise possible :mentions éventuelles des références cadastrales etdes numéros de lot en cas de copropriété, la mentiondes millièmes n’est pas juridiquement nécessaire ;

- durée de la convention ;

- conditions financières du contrat et modalités derévision ou d’indexation du loyer ;

- conditions et modalités pour donner congé.


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7. EXÉCUTION D'UNEDÉCISION DEJUSTICE

7.1. . ORDONNANCEMENTPRÉALABLE DUMONTANT DE LADÉCISION

7.1.1. Pièces communesCopie certifiée conforme de ladécision de justice revêtue de laformule exécutoire

Grosse de la décision pour les juridictions judiciaires(article 1439 du code de procédure civile)

Expédition de la décision pour les juridictionsadministratives (article R.751-6 du CJA).


7.1.2.1. Pour les jugementsrendus en premierressort par lesjuridictionsjudiciaires

- Attestation du greffier de lacour d’appel indiquant l’absenced’appel ou d’opposition à l’issuedu recours

7.1.2.2. Pour les jugementsrendus en premierressort par lesjuridictionsadministratives

- Certificat de l’ordonnateurattestant de l’absence dedemande de sursis à exécution

Les recours devant les cours administratives d’appelet le conseil d’État n’étant pas suspensif d’exécution,la production d’un certificat mentionnant l’absencede recours n’est pas nécessaire.

Toutefois, le sursis à exécution peut être demandé.Aussi, avant de payer le comptable doit s’assurerque l’administration n’a pas demandé le sursis.

7.1.2.3. Pour les arrêtsrendus par les Coursd’appel

- Pour les arrêts desjuridictions judiciaires

- Certificat de l’ordonnateurattestant de l’absence de décisionsubordonnant l’exécution de ladécision à la constitution d’unegarantie.

Article 2 du décret n°80-367 du 19 mai 1980

- Pour les arrêts desjuridictions administratives

- Certificat de l’ordonnateurattestant de l’absence dedemande de sursis à exécution


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7.2. DEMANDES DEPAIEMENT DIRECT ENCAS D’ABSENCED’ORDONNANCEMENTDANS LE DÉLAIREQUIS

- Mêmes pièces que cellesrequises pour l’ordonnancementde la décision,et

- Demande du bénéficiaireet

Devant les juridictionsjudiciaires :

- Certificat de l’avocat ou del’avoué de la partie adverseindiquant la date de significationdu jugementou

Copie de la signification àl’ordonnateur et de l’accusé deréception

Devant les juridictionsadministratives :

- Certificat de l’ordonnateurindiquant la date de significationdu jugementou

- Copie de l’accusé de réceptionde la notification à l’ordonnateurou

- Copie de l’accusé de réceptionde la demande de paiement àl’ordonnateurou

- Copie de la signification àl’ordonnateur et de l’accusé deréception

Cette demande peut être faite oralement au guichetdu comptable assignataire ou par correspondance.

Il convient de s’assurer que l’ordonnateur a reçu lanotification du jugement.

Devant les juridictions administratives, les décisionssont notifiées le jour même à toutes les parties encause et adressées à leur domicile réel par LRAR(article R.751-3 du CJA).

Cette pièce ne permet pas de s’assurer de lanotification du jugement à l’ordonnateur. Toutefois,cette demande permet au comptable de s’assurer quel’ordonnateur est informé du jugement. Il doit alorsse rapprocher de lui et lui demander un certificat

Une parte dispose toujours de la possibilité designifier le jugement à une autre partie (articleR.751-3 DU CJA)


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7.3. ASTREINTESPRONONCÉES PAR UNEJURIDICTION

- Mêmes pièces que pour lesjugements rendus par lesjuridictions judiciaires ouadministratives

La décision de justice doit être celle liquidantl’astreinte

7.4. PAIEMENT DESCONDAMNATIONSAUX DÉPENS ET AUXFRAIS IRRÉPÉTIBLES

7.4.1. Paiement descondamnations auxdépens

- Copie de la décision de justicelaissant à l’État la charge desdépens

et

- État de frais certifié par legreffe de la juridiction devantlaquelle l’instance s’est déroulée

En cas de difficulté, l’ordonnateur peut demander àce que l’état de frais soit vérifier par le greffe. Cetétat doit être notifié à l’État qui dispose d’un délaid’un mois pour le contester (article 706 du code deprocédure civile).

ou

- Ordonnance de taxe rendue parle président de la juridiction ou lemagistrat délégué à cet effet

Cette ordonnance est rendue à la suite de lacontestation élevée par l’État à l’encontre de lacertification de l’état de frais effectué par le greffe.L’ordonnance de taxe est susceptible d’appel dans ledélai d’un mois.

7.4.2. Paiement de fraisirrépétibles (article700 du nouveaucode de procédurecivile ou articleL 761-1 du code dejusticeadministrative)

- Mêmes pièces que pour lesjugements rendus par lesjuridictions judiciaires ouadministratives

La décision de justice est celle qui condamne l’Étatau paiement des frais irrépétibles

7.5. TRANSACTIONTransaction signée par les deuxparties


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7.6. PAIEMENT À DESCOMPAGNIES OU ÀDES SOCIÉTÉSD’ASSURANCE À LASUITE DE SINISTRESMATÉRIELS

7.6.1. Dans le cadre de laconvention du2 février 1993

- Constat amiable signé des deuxparties

et- Un exemplaire de la conventionet du barème de responsabilité àl’appui du premier mandatprésenté par chaque ordonnateurau titre d’une année

et- La facture, le devis ou lerapport d’expert établissant lemontant des dommages

et- La fiche de présentation durecours dûment remplie par lacompagnie d’assurance

Il peut s’agir de sa copie

Cette convention a été signée entre l’État et lescompagnies d’assurances. Elle est approuvée par unarrêté du 2 février 1993. L’arrêté et la conventionont été publiés au J.O. du 5 mars 1993.

7.6.2. Sinistre hors cadrede la convention du2 février 1993

Il s’agit des sinistres matériels supérieurs à unmontant fixé par arrêté ministériel(5 335, 72 € ; conversion du montant de35 000F fixé par l’arrêté du 28 juin 1995) et lessinistres corporels.

7.6.2.1. Accord amiableentrel’administration etla victime

- Copie de la décision déclarantallouer une indemnité pour unaccident précisé et pour unesomme fixée

et- Certificat administratifprécisant la nature du dommage,le quantum supporté par l’État, lemotif de responsabilité, lemontant de l’indemnité

La décision et le certificat administratif peuvent êtrefusionnés en un seul document, pourvu que ladécision reprenne les mentions exigées dans lecertificat administratif.

7.6.2.2. À défaut d’accordamiable

- Acte de désistement de lavictime

La victime refuse de signer un tel acte. Sil’administration a reconnu sa responsabilité et qu’undoute subsiste sur l’évaluation des dommages ou sil’État a été condamné par un tribunal sans que lejugement ait fixé le montant de l’indemnité, il peutêtre substitué à l’acte de désistement un certificatadministratif exposant les raisons pour lesquellesl’acte ne peut être produit.


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7.6.2.2.(suite) et- Copie de la décision déclarantallouée une indemnité pour unaccident précisé et pour unesomme fixée

et- Copie de la décision de justiceallouant l’indemnité

7.7. FRAIS DE JUSTICECRIMINELLE,CORRECTIONNELLE ETDE POLICE

Article R 222 et suivant du code de procédure pénale(CPP).

La certification du mémoire ou de l’état de frais dejustice établi par l’intervenant (expert, interprèteetc.. ) est apposée par le greffier après vérification dela réalité de la dette et de son montant.

Ces frais sont par principe payés par les régisseursde greffe des juridictions (art. R 233 du CPP)Toutefois dans certains cas le TPG/DDFIP/DRFIPest l’autorité chargée du paiement ; dans ce cas uneindication est portée dans la colonne commentaires.

7.7.1. Honoraires etindemnités pourfrais de traductionou accordées auxinterprètes.

- Mémoire ou état de frais dejustice certifiéet- Réquisition de l’officier depolice judiciaireou- Convocations à interprèteet, selon le cas,- Justifications des frais dedéplacement et de séjour

Article R 92,3°du CPP.

Article R 122 du CPP.

- Indemnités de voyage et de séjour prévues auxarticles R 110 et R 111 CPP.

- Forfait par page, article R 122, alinéa 1 duCPP.

Interprètes : Indemnité prévue à l’article. R 122 duCPP.

7.7.2. Honoraires etindemnités-expertises tariféesou non tarifées

- Mémoire ou état certifié ou taxéavec référence de la décisionnommant l’expertet, le cas échéant,

- Justificatifs de frais dedéplacements et de séjour,associés à une déclarationcertifiant qu’il ne bénéficie pasde tarifs particulierset, le cas échéant,

- Réquisition ou citationet- Justificatifs de pertes de salaires

et, le cas échéant,

- Autres justificatifs pourdébours reconnus indispensablesau transport des pièces àconviction

Articles R92,3°, R 106 à R115, R116-1, R117 àR 120 du CPP.

Article R 110 du CPP: frais de déplacements ;

Article R111 du CPP : indemnités journalières deséjour calculées suivant la réglementation relativeaux frais de déplacements des personnels civils del’État. Les experts sont assimilés aux fonctionnairesdu groupe 1.

Article R112 du CPP : indemnités de comparution ;

Article R 114 du CPP: autres débours éventuels ettransport des pièces à conviction


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7.7.3. Indemnités et fraispayés aux personneschargées desenquêtes sociales etde personnalité

- Mémoire ou état certifié(art. R 224-1, alinéa 1 du CPP)et, le cas échéant,- Pour les associations agréées enla matière, copie de laconvention passée avec la Courd’appel, pour le premierpaiement (art. R 121, alinéa 5)

Article R 92,3° du CPP.

Articles R 121, R 121-1 du CPP.

- Frais de déplacement calculés dans les conditionsfixées pour les déplacements des fonctionnaires dugroupe II.

- L’indemnité fixée aux articles R 121 et R 121-1 duCPP vient en sus.

7.7.4. Indemnités et fraispayés aux personnescontribuant aucontrôle judiciaire

- Mémoire ou état certifié(art. R 224-1, alinéa 1 CPP)et, le cas échéant,- Pour les associations, copie dela convention passée avec laCour d’appel, pour le premierpaiement (art. R 121-1 CPP)

Article R 92, 3° du CPP.

Article R 121-1 du CPP.


7.7.5. Indemnités et fraispayés auxmédiateurs duprocureur de laRépublique, chargésd’une mission demédiation

- Mémoire ou état certifié(art. R 224-1, alinéa 1)

et, le cas échéant,

- Pour les associations, copie dela convention passée avec laCour d’appel, pour le premierpaiement (art. R 121-2, alinéa 5)


Article R 121-2 du CPP.


- Indemnité fixée à l’article R 121-2 du CPP.

7.7.6. Indemnités et fraispayés aux déléguésdu procureur de laRépublique

- Mémoire ou état certifié(art. R 224-1, alinéa 1)

et le cas échéant

- Pour les associations, copie dela convention passée avec laCour d’appel, pour le premierpaiement (art. R 121-2, alinéa 5)

Délégués chargés d’une des missions prévues par lesalinéas 1° à 4° de l’art. 41 du CPP ou intervenant aucours d’une comparution pénale.

Art. R 92, 3° du CPP.

Art. R 121-2 du CPP.


- Indemnité fixée à l’article R 121-2 du CPP.


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7.7.7. Indemnitésaccordées auxtémoins et auxparties civiles

Mémoire ou état certifié (art. R 224-1, alinéa 1 CPP)et

- Convocation à témoin(art. R 124 CPP)et- Justificatif de la perte derevenu (attestation délivréepar l’employeur pour lessalariés ou par tout moyendans le cas d’un travailleurindépendant)


Article R 123 à R 138 du CPP.

Donnent droit à :

. Indemnité de comparution

. Frais de voyage

. Indemnité journalière de séjour (assimilation pourle calcul aux fonctionnaires du groupe III)

. Une indemnité supplémentaire de perte de revenu.

. Cas particulier des militaires en activité de serviceà l’article R 127 CPP.

NB : La partie civile est assimilée au témoin en cequi concerne le paiement des indemnités (articles375-1 et 422 CPP).

7.7.8. Indemnitésaccordées aux jurés

- Mémoire ou état certifié(art. R 224, alinéa 1du CPP)et

- Copie de la citationet

- Justificatif des frais de transport(art. R 141 CPP)et

- Déclaration certifiant quel’intéressé ne bénéficie pas àquelque titre que ce soit,d’avantages tarifaires (art. R 141,dernier alinéa du CPP)

Articles R 139 à R 146 du CPP.

Donnent droit à :

. Une indemnité de session

. des frais de voyage

. Une indemnité journalière de séjour

. Une indemnité supplémentaire de perte de revenu.

- Dans le cas de paiement d’un acompte accordé aujuré (article. R 146 du CPP), il en est fait mention enmarge et au bas de la notification délivrée au juré.

7.7.9. Frais de saisie ou deremise sousséquestre ou enfourrière

- État certifié du taxéet- Document justificatif selon lanature des frais

Article R 92, 5°du CPP.

Articles. R 147 à R 149 du CPP.

Il peut s’agir des justificatifs de frais de fourrière oude la facture du garage.

7.7.10. Emoluments etindemnités allouésaux huissiers dejustice

- État ou mémoire certifié

et

- Mémoire des actes et diligenceset, selon le cas,- Pour les huissiers se déplaçanthors de leur commune derésidence, justification de leursfrais de déplacement etdéclaration des intéressésnotifiant qu’ils ne bénéficient pasd’avantages tarifaires


Articles R 179 à R 199 du CPP.

Article R 224-1, alinéa 4 du CPP.

Article. R 199, alinéa 2 du CPP.


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7.7.11. Indemnités detransport allouéesaux magistrats etaux greffiers

- Mémoire ou état certifié(art. R 224-1, alinéa 6 du CPP)et- Un justificatif des frais dedéplacement et de séjour

et- Justification du déplacement(l’un des cas énumérés à l’articleR 200 CPP)

Cas essentiellement prévus par l’article R 200 duCPP.

Article R 92,10 °du CPP.

Article R 200 et R 201 du CPP.

Les indemnités pour frais de voyage et de séjoursont calculées « sur la base des règles relatives auxconditions et modalités de règlement des fraisoccasionnés par les déplacements des personnelscivils lorsqu’ils sont à la charge des budgets del’État, des EPN à caractère administratif et decertains organismes subventionnés » (article. R 201du CPP).

7.7.12. Frais postauxen matière pénale

- Mémoire ou état certifié ou taxé Article R 92, 11° du CPP.

Article R 224-1, alinéa 7 du CPP.

7.7.13. Frais deréquisition adressésà France Télécom

- Mémoire ou état certifié ou taxéet- Réquisitionet- Facture


Article R 224-1, alinéa 7.

7.7.14. Frais delocation de matérield’interception

- Mémoire ou état certifié ou taxéet- Réquisitionet- Facture

Locations ordonnées par l’autorité judiciaire


7.7.15. Réparationà raison d’unedétention provisoire

- Expédition revêtue de laformule exécutoire, de ladécision du premier président dela Cour d’appel

Paiement par le TPG / DDFiP / DRFiP du siège dela Cour d’Appel.

Articles 149 à 150 du CPP.


Articles R 26 à R 40 – 22 CPP.

NB : La décision étant assortie de l’exécutionprovisoire de plein droit, elle est exécutoire malgrél’éventuel recours formé devant la commissionnationale d’indemnisation des détentionsprovisoires.

Par dérogation aux dispositions de l’article R 233CPP, le paiement est effectué par le TPG / DDFiP /DRFiP du siège de la Cour d’appel.


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7.7.16. Frais de révision- Mémoire ou état certifié ou taxéet

- Justificatifs des frais


7.7.17. Indemnisation desvictimesd’infractions

- Mémoire ou état certifié ou taxéet- Décision de la commissiond’indemnisation des victimesd’infractions

Articles 706-3 à 706-15 du CPP.


NB : Seuls les dépens et frais irrépétibles sont payésau titre des frais de justice. L’indemnisation allouéepar la commission est payée par le fondsd’indemnisation (article 706-9 du CPP).

7.7.18. Indemnité à la suited’un non-lieu, d’unerelaxe ou d’unacquittement

- Décision de la juridictiond’instruction ou de jugement(art. R 249-7 CPP)et- Certificat de non appel délivrépar le greffe

- Article 800-2 CPP.

- Article R 92, 22° CPP.

- Articles R 249-2 à R 249-8 du CPP.


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8. FRAIS ASSIMILÉSAUX FRAIS DEJUSTICECRIMINELLE,CORRECTIONNEL-LE ET DE POLICE

- Article R 93 du CPP.

- Article R 224-2 du CPP.

8.1.1. Frais de procédures– législationsspécifiques.

- Mémoire ou état taxé ou certifiéet- Justificatifs en fonction de lanature de la dépense

- Article R 93, 1° du CPP : Législation sur l’enfanceen danger.

- Article R93, 2° du CPP législation sur les aliénés.

- Article R93, 3 du CPP : législation sur les régimesde protection des mineurs et majeurs.

- Article R93, 4° du CPP.

8.1.2. Frais d’enquêtessociales en matièred’exercice del’autorité parentale

- Mémoire ou état taxé ou certifiéet

- Référence de l’ordonnance dujuge des affaires familialesdésignant l’expert et sa mission

- Article R93, 12° du CPP.

8.1.3. Frais postaux enmatière civile etprud’homale

- Mémoire ou état taxé ou certifiéet- Facture

- Article R 93, 14° du CPP.

8.1.4. Frais en matière deprocédurescollectives deredressement etliquidationsjudiciaires.

- Ordonnance du jugecommissaire constatantl’insuffisance des fonds etordonnant l’avance par le TrésorPublicet

- Justificatifs en fonction de lanature de la dépense

- Article L 627-3 du Code de commerce.

- Article R 93, 7° du CPP.

8.1.5. Fraisd’immobilisationd’un véhicule,prononcée à titre depeine par unejuridiction

- Mémoire ou état taxéet- Copie du jugement.

- Article R 93, 20°du CPP.

- Article R 147-1 du CPP.


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8.2. DÉPENSES D’AIDEJURIDICTIONNELLE.AVANCE

- Attestation du greffier en chefou du secrétaire de la juridiction

ou

- Décision de taxe

ou

- Justification par l’auxiliaire dejustice de l’exécution de samission (article 110 du décretde 1991)

Avance versée par le TPG / DDFiP / DRFiP.

- Article R 93, 9°du CPP.

- Articles 24 et 40 de la loi n° 91-647 du 10 juillet1991 (aide juridique)

- Articles 90 à 119 du décret n° 91-1266du 19 décembre 1991.

Par exception, la somme revenant à l’avocat estpayée par la CARPA (article 105, décret de 1991).

- Sont concernés : les frais d’avoués et avocats auConseil d’État et à la Cour de cassation, les huissiersde justice, notaires, commissaires priseurs etgreffiers des tribunaux de commerce (articles 106 et107 du décret de 1991) mais aussi, les frais afférentsaux « constatations, consultations et expertises »nécessaires (article 119 du décret de 1991).


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9. PENSIONS DEL'ÉTAT,ACCESSOIRES DEPENSIONS ETÉMOLUMENTSASSIMILÉS

Par accessoire de pensions et émoluments assimilés,l’on entend Allocations annuelles ou viagères,allocations temporaires d'invalidité, allocationsdiverses, retraites du combattant, traitements de lalégion d'honneur et de la médaille militaire etc…

9.1. MISE EN PAIEMENTLes pièces justificatives détaillées ci après ne sontpas réclamées dans tous les cas mais suivant lanature de la pension et la situation du titulaire.

9.1.1. Pièces communes- Fiche de paiement établie parl'administration liquidatriceet

Elle doit comporter éventuellement l'autorisation depaiement sans certificat de cessation de paiement.

- Certificat de cessation depaiement, le cas échéantet- Relevé d'identité bancaire oupostal ou de caisse d'épargneet

- Déclaration relative aux diverscumuls: pension - avance ;pension - autre pension - Pension- rémunération d'activité etjustificatifs des sommes perçuesau titre des avantages noncumulables (elle vaut accusé deréception du titre)et- Copie du livret de famille ouextrait d’acte de naissance

Pour les pensions de retraite.

Recherche du numéro d'inscription au répertoireINSEE.


9.1.2.1. Pensions de retraitepersonnelle ou deréversion

Avis de non imposition ou derestitutionet- Décision d'attribution del'allocation supplémentaire dufonds national de solidarité

Exonération du précompte des cotisations de sécuritésociale et de CSG.


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9.1.2.2. Pension de retraitede veuves ouorphelins

- Déclaration de ressources etjustificatifs des sommes perçues

Complément prévu à l'article L 38, 3ème alinéa ducode des pensions civiles et militaires de retraite.

9.1.2.3. Pension temporaired'orphelins

- Déclaration du bénéficiaire etattestations de l'organismepayeur des autres avantagesfamiliaux

9.1.2.4. Supplémentexceptionnel desveuves et orphelinsde guerre etallocation auxveuves de guerreégalement titulairesd'une pensiond'ascendante

- Avis de non imposition ou derestitution

9.1.2.5. Avantages familiauxrattachés auxpensions militairesd'invalidité(personnelles ouayants-cause)

- Déclaration du bénéficiaireet- Copie du livret de familleet- Attestation de l'organismepayeur des autres avantagesfamiliauxou- Certificat de scolarité ou contratd'apprentissageet

- Eventuellement, autorisation deprise en compte délivrée par lesservices du secrétariat d'État auxanciens combattants et visée parle service des pensions

9.1.2.6. Indemnitétemporaire rattachéeaux pensions deretraite ou deguerre.

- Attestation de résidence oucontrat de travail

Ne concerne que les TOM, la Réunion, Mayotte,Saint-Pierre et Miquelon.


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9.2. GESTION

9.2.1. Pièce Commune- Déclaration du pensionné

9.2.2. Pensions de retraitepersonnelle

- Certificat de suspensionpartielle ou totale de larémunération publique d’activité

Cas où le cumul est interdit ou limité.

9.2.3. Pensions de retraitepersonnelle ou deréversion

- Justificatif des ressourcesperçues par ailleurs

Bénéficiaires du FNS :

. Veuves ou orphelins bénéficiant de la garantie del'article L 38 3ème alinéa du code

. Veufs dont les droits se sont ouverts avantle 1er décembre 1964.

9.2.4. Pensions de retraitede veufs dont lesdroits se sontouverts entre le30 novembre 1964etle 25 décembre 1973et d'orphelins deplus de 21 ans

- Déclaration de non cumul avecune autre pensionou

- Justificatifs des sommesversées par un autre régime

9.2.5. Pensions de retraited'orphelins de plusde 21 ans.

- Justificatif de la rémunérationtirée d'une activitéprofessionnelleet/ou- Avis d’imposition

9.2.6. Pensions de retraitede veufs ou deveuves.

- Déclaration de non remariage niconcubinageet

- Copie du livret de famille

9.2.7. Pensions de retraited'épouse concédéesau titre de l'articleL 60 du code

- Déclaration de non divorce niséparation de corpset- Copie du livret de famille


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9.2.8. Pensions civilesd'invalidité etallocationstemporairesd'invalidité.

- Déclaration préalable de miseen paiement justifiant dessommes versées par un autrerégimeet- Certificat de suspension oud’annulation émanant du servicedes pensions

En cas de suspension pour cumul d'indemnisation.

9.2.9. Pensions militairesd'invalidité deveuves, d'orphelins,d'ascendants,secours decompagnes,allocations auxveuves ascendantes

- Avis d'imposition, de nonimposition ou de restitution

Pour paiement du supplément exceptionnel, de lapension d'ascendant ou du secours, ou del'allocation.

9.2.10. Pensions militairesd'invalidité assortiede la majorationpour assistanced'une tiercepersonne ou del'indemnité de soinspour tuberculose

- Déclaration de nonhospitalisation

ou

- Bulletins d'hospitalisation

9.2.11. Pensions militairesd'invalidité devictimes civiles

- Certificat de suspension duservice pension

En cas de suspension pour double indemnisation(rente accident ou autre régime de rémunération).

9.2.12. Pensions militairesd'invalidité oud'ayants-causeassortie d'avantagesfamiliaux.

- Déclaration du bénéficiaireet- Copie du livret de famille encas d’enfants de plusieurs litset- Attestations de l'organismepayeur des autres avantages

9.2.13. Allocations auxaveugles de larésistance

- Notification des suspensions àpratiquer faite par la directioninterdépartementale des ancienscombattants

Cas de cumul avec certaines prestations.

Ne concerne que la paierie générale du Trésor.


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9.2.14. Pour toutes lespensions

9.2.14.1. Personnes nées enmétropole

- Copie du livret de famille ouextrait d’acte de naissance

Pensionnés non immatriculés à l'INSEE.

9.2.14.2. Personnes nées àl’étranger

- Copie de la carte de sécuritésociale

9.2.15. Indemnitétemporaire

- Justifications de résidenceeffective.

Pensionnés résidant à la Réunion, dans les TOM, àSaint Pierre et Miquelon ou à Mayotte.

9.3. OPÉRATIONS DEGESTIONPROPREMENT DITES

9.3.1. Cas généraux- Certificats de suspension, derejet, de levée ou de modificationde suspension par lesadministrations liquidatricesou- Certificats rectificatifsou- Déclaration de perte de son titrepar le pensionnéou- Certificat de non déchéance oude levée de prescription

En cas de modification du libellé d'un titre.

Pour la délivrance d'un nouveau titre


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9.3.2. Rétablissement ousuppression duprécompte descotisations desécurité sociale oude la contributionsociale généraliséeou de lacontribution pour leremboursement dela dette sociale surles pensions deretraite

- Avis d'imposition, de nonimposition ou de restitution

ou

- Justification d'immatriculationà un régime étranger lorsqu'elleemporte exonération au regarddu régime français

9.3.3. Exonération duprécompte de laretenue fiscale à lasource pour lestitulaires depensions de retraitepayées à l'étranger

- Déclaration de domicile fiscalen France

9.3.4. Paiement des fraisde tutelle

- Factures des organismes detutelle aux prestations familiales

9.3.5. Autres cas- Décision administrative oujudiciaire de paiement d'intérêtsde retard au profit du pensionné

9.4. RETENUES SURPENSION

9.4.1. Droit commun- Actes de notification de saisies-attribution, oppositions,demandes de paiement direct …

Observation : pièces justificatives prévues à larubrique "paiement à des représentant qualifiés".


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9.4.2. Cas particuliers auxpensions

- Titre de perception pourrecouvrement de débet surpensionou- Titre de perception pourrecouvrement de retenues pourpensions

Ne concerne que des pensions de retraite.

9.5. PAIEMENT À DESTIERS

9.5.1. Paiement à desmandataires et à desreprésentantslégaux oujudiciaires

- Pièces justificatives prévuesdans la partie "paiement à tiers"

9.5.2. Pensionnéshospitalisés

- Bénéficiaires de l’aide sociale :décision d’affectation de lapension en atténuation de l'aidesociale prise par le président duconseil général ou bulletin deprésence émanant du directeurd’établissement (pour paiementau comptable de l’établissementd’accueil lorsque le pensionnéest hébergé au titre de l’aidesociale quand sa participationn’est pas payée)ou- Pensionné hébergé dans unétablissement de long séjour :demande de versement de lapension émanant du comptablepublic


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9.5.3. Pensions militairesd'invalidité

- Justificatif de présence àl'institution nationale desinvalides

Paiement au compte de l'institution (pour la paieriegénérale uniquement)

9.5.4. Pensions militairesd'invaliditéassorties demajorations pourenfant

- Jugement de déchéance de lapuissance paternelle et piècesétablissant les droits du tuteur encas de déchéance de la puissancepaternelle du titulaireou

- Décision administrative pourles enfants admis à l'assistancepubliqueou

- Jugement du divorce ou deséparation de corps confiant lagarde des enfants au conjoint del'invalideou

- Décision du tribunal civilretirant les majorations aupensionné qui ne s'en montre pasdigne et les attribuant à lapersonne ou à l'établissement quis'occupe effectivement du ou desenfants

9.5.5. Abandon de pension- Déclaration d’abandon depension émise par le pensionnéau profit de l'office national desanciens combattants et victimesde la guerre ou d'abandon d'untraitement de la légion d'honneurou de la médaille militaire auprofit de la société d'entraide desmembres de la légion d'honneuret de la société nationale desmédailles militaires

9.5.6. Pensionné incarcéré- Extrait du registre d'écrou pourpaiement au greffier comptabledu lieu d'incarcération

Pensionné incarcéré ou en détention préventive dansune procédure criminelle


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9.6. EXTINCTION DE LAPENSION

9.6.1. Arrêt de la pension- Certificat de rejet oud'annulation établi par le servicedes pensions ou la DIACou- Acte ou bulletin de décès dupensionné ou jugement déclaratifd’absence

9.6.2. Paiement desderniers arréragesen cas de décès

9.6.2.1. Au conjointsurvivant

- Copie du livret de famille à jour

9.6.2.2. Aux héritiers oucréanciers

Cf. rubrique paiement à des représentants qualifiés

9.6.2.3. Prélèvement de fraisd'obsèques

- Demande de prélèvement surles arrérageset- Factures acquittées


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10. DÉPENSES ÀL'ÉTRANGER

Dans un souci de simplification les dispositions dudécret n°2001-899 du 1er octobre 2001 relatives àl’abrogation des certifications conformes des copiesde documents délivrés par les autoritésadministratives aux usagers sont étendues auxdépenses à l’étranger. Mais, lorsqu’un texte législatifou réglementaire l’exige, la copie certifiée conformedoit être conservée.

Pour les seules dépenses à l’étranger, une nouvellesimplification est mise en œuvre s’agissant desautorisations jusqu’alors exigées des bénéficiairespar les comptables pour certaines catégories dedépenses. Désormais, la présentation de la dépenseau comptable dispense l’ordonnateur de produirel’autorisation qui pouvait être exigée à l’appui decelle-ci. Toutefois, en application de laréglementation ou en raison de contraintes degestion, les services ordonnateurs continueront àétablir de telles autorisations au profit de leursagents.

Pour les dépenses à l'étranger, la traduction littéraledes pièces en français est un principe de base pourles contrats et les marchés. Pour les autres pièces,une traduction sommaire est la règle, en particulier siles documents sont rédigés en anglais. Le principed’une traduction systématique des pièces est exclumais le comptable peut demander la traduction d’unepièce spécifique.

10.1. DÉPENSES DEPERSONNEL

10.1.1. Rémunération dupersonnel local

10.1.1.1. Premier paiement - Contrat de travail- Avenant éventuel- État détaillé des salaires (+acquit si paiement en numéraire)- RIB ou document équivalent

À fournir en 2 exemplaires.

À fournir en 2 exemplaires.

10.1.1.2. Payes ultérieures - État détaillé des salaires (+acquit si paiement en numéraire)- Décision ou avenant ayant uneincidence financière (promotion,primes, heuressupplémentaires…)

10.1.1.3. Acomptes - Décompte liquidatif signé parl’ordonnateur


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10.1.2. Avantagesfamiliaux et sociaux

- Justificatifs de la situationfamiliale ouvrant droit auxavantages- Document retraçant l’adhésionvolontaire à une caissed’assurances sociales- Congés de maladie : décompteliquidatif des indemnités

10.1.3. Cessation d’emploi- État liquidatif de l’indemnité defin de fonction, décompte dupécule signé par l’ordonnateur

10.2. FRAIS DE DÉPLA-CEMENTSTEMPORAIRES

Se reporter au point 2.1 de laprésente nomenclature

10.2.1. Fraisd’hébergement et derestauration

Se reporter aux points 2.1 et 2.2.

10.2.2. Frais de transportSe reporter aux points 2.1.3. et2.1.4.

10.2.2.1. Frais de délivranced’un passeport, d’unvisa, vaccinationsobligatoires, taxesd’aéroport, autrestaxes et impôtstouchant lesvoyageurs

Se reporter au point 2.1.6.

10.3. FRAIS DECHANGEMENT DERÉSIDENCE

Se reporter au point 2.2.

10.3.1. Frais detransport despersonnes

Se reporter aux points 2.1.3 et2.1.4


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10.3.1.1. Rapatriement aulieu de résidencehabituelle d’unagent décédé

Se reporter au point 2.1.5.

10.4. AUTRES DÉPENSES

10.4.1. Aideaux français depassage en difficulté

10.4.1.1. Avancesremboursables

-Imprimé 74A ou 74 B ( ou copiede l’autorisation du MAE au-dessus d’un certain seuil)

10.4.1.2. Paiements surprovisions

- Copie du télégramme du MAE

- Factures s’il y a lieu

10.4.2. Rapatriements- Copie du télégramme du MAE

- Factures

10.4.3. Protection descitoyens de l’Unioneuropéenne par lesreprésentationsdiplomatiques etconsulaires deFrance

- Autorisation des autorités del’État membre dont leressortissant a la nationalité

- Pièces justifiant les dépensesengagées à son profit à envoyerau MAE en vue duremboursement de l’avanceeffectuée par l’État membre

Décret n°2002-701 du 29 avril 2002

10.4.4. Escales desbâtiments de laMarine Nationale,des appareils del’AéronautiqueNavale et desappareils de l’arméede l’air.


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10.4.4.1. Dépenses payablesen espèces par leresponsable de bordselon la procéduredes avancesconsulaires

- Copie du télégramme duministère de la Défense

- Reçu provisoire établi lors duversement de l’avance

- Liste des dépenses engagées oudes fournitures livrées, payéespar le bord

- Reçu définitif lors dureversement des fonds nonemployés

10.4.4.2. Dépenses payablessur factures remisesau poste

- Liste certifiée par le bord desdépenses engagées ou fournitureslivrées et non payées

- Factures originales liquidées etcertifiées par le commissaire debord ou l’attaché de défense duposte

10.4.5. Volontaires civils àl’étranger

Décret n°2000-1159 du 30 novembre 2000

Code du service national

10.4.5.1. Visite médicale defin de séjour

- Note d’honoraires du médecin

- Copie de la décisiond’affectation

10.4.5.2. Frais dedéplacement desvolontaires : voyageAller/retour

- Décision d’affectationouOrdre de mission de changementde résidence

- Factureou- Titre de transport

10.4.5.3. Prise en charge dutransport de bagages

- Décision d’affectation

ou

- Ordre de mission dechangement de résidence

- Factures


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10.4.6. Baux immobiliers

10.4.6.1. Au premierpaiement

- Copie du bail

- Projet d’inscription ouréférence au tableau général despropriétés de l’État (TGPE)

A fournir en 2 exemplaires

- Fiche de présentation ou fichedescriptive

- Avis de la commissioninterministérielle si le montantannuel est supérieur au montantfixé par arrêté, charges noncomprises, des immeubles pris àbail dans les pays étrangers

Si l’avis de la commission n’est pas requis, la fichede présentation peut être remplacée par une décisioninterne.

L’avis de la commission peut figurer sur la fiche deprésentation.

10.4.6.2. Paiementsultérieurs

- Appel de fonds du propriétaireou

- Fiche liquidative établie par leservice

10.5. MARCHES PUBLICS :CONTRATS, MARCHÉSDE DROIT LOCAL –LETTRES DECOMMANDE – DEVIS

Se référer au point 4 : liste des pièces justificativespour les dépenses en métropole- partie commandepublique.

Rappel : la circulaire du 3 mai 1988 relative à lapassation des marchés publics à l’étranger resteapplicable.

10.5.1. Pièces générales- Contratou- Lettre de commandeou- Devis- Toute pièce constitutive ducontrat : cahier des charges,bordereaux des prix

Caution bancaire ou engagementde la caution solidaire s’il y alieu

Remarque : Ces pièces sont à fournir en 2exemplaires lors du premier paiement en cas depaiements fractionnés


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10.5.2. Avance- État liquidatif

10.5.3. Acompte- Facture, demande de versementde l’acompte

- État liquidatif de l’acompte

- Certification du service fait

- État des révisions de prix,actualisation et intérêtsmoratoires le cas échéant

- Copie des parutions locales desindex de révision et/oud’actualisation des prix

- Si monnaie de paiementdifférente de la monnaie defacturation, joindre les élémentsde liquidation

Si le versement d’un acompte est prévu au marché

10.5.4. Paiement uniqueet/ou solde au titredes dépenses defournitures

- Facture ou mémoire indiquantle détail des fournitures, les prixunitaires, la date de livraison et lasomme à payer

- Certificat du service fait

- État liquidatif des pénalités deretard, des intérêts moratoires,des révisions ou d’actualisationdes prix, le cas échéant

- Attestation de l’ordonnateurqu’il s’agit d’un paiement poursolde si tel est le cas

Si le versement d'un acompte est prévu au marché


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10.5.5. Paiement uniqueet/ou solde pour lesautres dépenses

- Décompte ou facture

- Certificat du service fait

- Procès – verbal de réceptionpour les travaux

- État liquidatif des pénalités deretard, des intérêts moratoires,des révisions ou actualisationdes prix

10.6. ACHATS SURFACTURES ETMÉMOIRES

10.6.1. Pièces générales- Facture ou mémoire : enoriginal ou, à défaut, copie de lafacture portant la mention« copie destinée au paiement » etdûment signée (ex : originalremis à l’administration localepour obtenir le remboursementde la TVA)

Aucune présentation particulière n’est requise.

10.6.2. Pour le paiementdes denréespérissables

- Bon de livraison

10.6.3. Mentionsobligatoiresd’identification

- Nom ou raison sociale ducréancier- Référence d’inscription aurépertoire du commerce ou aurépertoire des métiers

- N° SIREN ou SIRET, le caséchéant

Remarque : dans certains pays, certaines mentionsne peuvent être exigées.

10.6.4. Domiciliation- Mention de la domiciliation dufournisseur dans le corps de lafacture claire et lisible- Si elle ne figure pas, productiond’un RIB du fournisseur ou toutdocument en tenant lieu


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10.6.5. Éléments deliquidation

- Nature des fournitures ouservices

- Prix unitaire et quantité, le caséchéant

- Mention d’un avoir, le caséchéant

Il s’agit des cas d’erreur matérielle, des cas de refusd’une partie d’une prestation.

- Mention d’une variation deprix, le cas échéant ; dans ce cas,nécessité de produirel’engagement contractuelcorrespondant

- Mention de frais de facturation

- La date de livraison defournitures

ou

- en l’absence de cette date sur lafacture, un bon de livraison

Il s’agit des cas de paiement de denrées périssables.

- Montant hors taxe, montant dela TVA, montant toutes taxescomprises

- Arrêté par le créancier de lafacture soit en toutes lettres, soiten chiffres sauf quand elle estétablie au moyen d’un procédémécanographique

- Arrêté en lettres ou en chiffresde l’ordonnateur si celui-ci aprocédé à des rectificationsd’erreur matérielle sur la facture,le cas échéant

Les erreurs sur le décompte ne peuvent êtremodifiées d’office par l’ordonnateur.

10.6.6. Certificationdu service fait

- Mention du service fait avecsignature de l’ordonnateur ou deson représentant habilité à ceteffet

ou éventuellement,

- certificat de service fait établipar l’ordonnateur ou sonreprésentant.

Dans ce cas, le certificat devracomporter :

- Les références à la facturecorrespondante

Dans le cas de l’application CIRCE, la mention duservice fait figure sur la « pièce de dépense »constituée à cet effet.


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10.7. ACQUISITIONSIMMOBILIÈRES

10.7.1. Pièces à produirepar l’administrationcentrale

- Copie de la décisiond’acquisition du ministèreconcerné

- Avis de la commissioninterministérielle s’il y a lieu

Art. D36 et A122 du code des domaines de l’État

10.7.2. Pièces à produirepar le poste

- Expédition certifiée conformede l’acte d’achat/vente approuvédes deux parties

- Preuve que le bien acquis n’estpas grevé d’hypothèques, decharges ou de droits réelssusceptibles de mettre en cause laresponsabilité de l’État français,certificat (notarié ou établi par lereprésentant des domaines) denon hypothèque ou de levéed’hypothèque en fonction de laréglementation locale

- Fiche de renseignementsmodèle A

- Projet d’inscription au TGPE

- Tout document justifiant durèglement entre les mains duvéritable créancier indiqué dansl’acte de vente comme le vendeurou à un tiers habilité à lereprésenter, le cas échéant

10.8. PAIEMENTS À DESTIERS

S’inspirer autant que possible dela nomenclature applicable enmétropole en tenant compte de laréglementation locale justifiant ledroit des tiers

10.9. INTERVENTIONS


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ANNEXE N° 2 (suite et fin)



10.9.1. Premier paiementou paiement unique

- Conventionou- Arrêtéou- Décision

précisant l’objet, le montant etles modalités du règlement

En cas de paiements fractionnés, les documents sontà produire en double exemplaire

Visa du contrôleur financier (déconcentré) dans lespays dotés d’un trésorier le cas échéant.

10.9.2. Paiementsultérieurs

- État liquidatif établi parl’ordonnateur certifiant queles conditions d’octroiprévues dans la convention,l’arrêté ou la décision sontremplies

- Cas particulier dessubventions en nature

- Attestation du bénéficiaire de laréalisation de la prestationou- Reçu du bien

10.9.3. Paiement direct etappui logistique

- Décision de l’ordonnateurrattachant la dépense à un projetou- Accord de coopération- Facture du fournisseur ou

marché s’il y a lieu

10.9.4. Assistancetechnique

- Décision de l’ordonnateursecondaire fixant le barèmed’indemnisation relatif auxmissions des assistantstechniques dans le cadre deleurs fonctions

Lettre DGCP n° 23768 du 26 avril 2001 adressée auMAE

ISSN : 0984 9114

Documents

Nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l