68
N N E E W W T T E E A A C C H H I I N N G G & & L L E E A A R R N N I I N N G G F F A A C C I I L L I I T T Y Y S S O O U U T T H H E E R R N N G G E E N N E E R R A A L L H H O O S S P P I I T T A A L L F F U U L L L L B B U U S S I I N N E E S S S S C C A A S S E E

NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

  • Upload
    others

  • View
    1

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

   

       

  

   

NNEEWW  TTEEAACCHHIINNGG  &&  LLEEAARRNNIINNGG  FFAACCIILLIITTYY  SSOOUUTTHHEERRNN  GGEENNEERRAALL  HHOOSSPPIITTAALL  

    

FFUULLLL  BBUUSSIINNEESSSS  CCAASSEE               

 

Page 2: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

   

TABLE OF CONTENTS:  SECTION 1: EXECUTIVE SUMMARY ....................................................................... 1 

1.1  CHANGE OF SCOPE POST OUTLINE BUSINESS CASE ................................................................. 1  SECTION 2: THE STRATEGIC CASE ....................................................................... 3 

2.1  STRATEGIC CONTEXT ......................................................................................................................... 3 

2.2  ORGANISATIONAL OVERVIEW ......................................................................................................... 5 

2.3  BUSINESS STRATEGY & AIMS ........................................................................................................... 6 

2.4  OTHER ORGANISATIONAL STRATEGIES ...................................................................................... 7 

2.5  INVESTMENT OBJECTIVES ................................................................................................................ 7 

2.6  EXISTING ARRANGEMENTS ............................................................................................................. 13 

2.7  BUSINESS NEEDS – CURRENT & FUTURE .................................................................................... 14 

2.8  STRATEGIC RISKS ............................................................................................................................... 15 

2.9  CONSTRAINTS & DEPENDENCIES .................................................................................................. 16  SECTION 3: THE ECONOMIC CASE ...................................................................... 17 

3.1  PREFERRED OPTION .......................................................................................................................... 17  SECTION 4: THE COMMERCIAL CASE ................................................................. 18 

4.1  SECTION OVERVIEW .......................................................................................................................... 18 

4.2  REQUIRED SERVICES ......................................................................................................................... 19 

4.3  RISK AND THE COMMERCIAL FRAMEWORK ............................................................................ 19 

4.4  CHANGE CONTROL PROCEDURES ................................................................................................ 19 

4.5  OPEN BOOK PHILOSOPHY ................................................................................................................ 20  SECTION 5: THE FINANCIAL CASE ...................................................................... 21 

5.1  OVERVIEW ............................................................................................................................................. 21 

5.2  CHANGE TO SCOPE POST OBC ........................................................................................................ 21 

5.3  CAPITAL REQUIREMENTS ................................................................................................................ 21 

5.4  ASSUMPTIONS USED IN CALCULATING CONSTRUCTION COSTS ....................................... 22 

5.5  RISK REGISTER .................................................................................................................................... 22 

5.6  CAPITAL FUNDING .............................................................................................................................. 22 

Page 3: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

   

5.7  REVENUE IMPACT ............................................................................................................................... 23 

5.8  REVENUE AFFORDABILITY ............................................................................................................. 24 

5.9  PROPOSED CONTRACT STRUCTURE ............................................................................................ 24 

5.10  DISPOSAL OF LAND TO THE UNIVERSITY................................................................................... 24 

5.11  IMPACT ON BALANCE SHEET ......................................................................................................... 24  SECTION 6: THE MANAGEMENT CASE ............................................................... 26 

6.1  PROJECT MANAGEMENT .................................................................................................................. 26 

6.2  CHANGE MANAGEMENT ................................................................................................................... 29 

6.3  RISK MANAGEMENT .......................................................................................................................... 29 

6.4  POST PROJECT EVALUATION ......................................................................................................... 30  APPENDIX 1: COST FORM FB1 ............................................................................. 32 APPENDIX 2: AGREED TARGET PRICE RISK REGISTER .................................. 33 APPENDIX 3: OWNERSHIP AGREEMENT LETTER ............................................. 44 APPENDIX 4: SCHEDULE OF ACCOMMODATION .............................................. 50 APPENDIX 5: DESIGN STATEMENT ..................................................................... 53 APPENDIX 6: SOUTHERN GENERAL HOSPITAL CAMPUS MASTERPLAN ...... 59 APPENDIX 7: AGREED SIGNED OFF GENERAL ARRANGEMENTS 1:200 ........ 60 APPENDIX 8: AEDET .............................................................................................. 64 APPENDIX 9: CHANGE CONTROL FORM ............................................................ 65  

  

  

Page 4: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

1 | 65  

SECTION 1: EXECUTIVE SUMMARY  As part of the development of a world class campus throughout Southern General site, NHS Greater  Glasgow  &  Clyde  and  the  University  of  Glasgow,  as  partners,  intend  to  build  a Teaching  and  Learning  Facility.    This  facility will  yield  benefits  for  staff  and  students  and ultimately improve services for patients and their communities.  The Teaching and Learning Facility will consolidate a series of fragmented NHS training and meeting  locations  throughout  Greater  Glasgow  and  Clyde,  replacing  facilities  on  the Western  Infirmary, Victoria  Infirmary, Southern General and at  the Royal Hospital  for Sick Children  (RHSC) hospital  sites which will close  following  the  transfer of clinical  services  to the New South Glasgow Hospitals in 2015.  The University of Glasgow, as a strategic partner  in this venture, seeks to  further enhance their reputation as a world leader in medical academia, training and research.  The only  viable  site  available on  the  Southern General  site  for  this  facility  is on  the  area currently occupied by Mental Health Services, who have transferred to the Leverndale site in 2013.  By 2015, the Southern General site will comprise: a new 1,109 bedded adult hospital; a 256 bedded  children’s  hospital;  a  new  laboratory  building;  maternity  services;  Institute  of Neurological  Sciences;  the  National  Spinal  Unit; Westmarc  (the  rehabilitation  technology service  for  the  West  of  Scotland);  elderly  services;  and  facilities  for  young  physically disabled.    There  will  be  10,000  staff  and  circa  1,000  undergraduate  and  post  graduate students on the site, all requiring access to educational facilities to support their education and  training needs.   Providing  the building on  the Southern General  site will be  the most efficient way for staff and students to access the facilities.  The NHS element of  the  capital  cost of  the Teaching and  Learning  Facility  can be  funded from within  the New South Glasgow Hospitals’ project budget of £841.7m.   This proposal was  discussed  and  supported  at  the  Boards  Acute  Services  Strategy  Board  in  December 2012.  1.1  CHANGE OF SCOPE POST OUTLINE BUSINESS CASE  Scottish Enterprise approached NHS Greater Glasgow and Clyde post Outline Business Case (OBC)  submission  for  the  introduction  of  an  additional  floor  (development  of  a  Stratified Medicine Scotland  Innovation Centre) to the Teaching & Learning Facility.   The design and specification  was  fast  tracked  to  align  with  the  current  programme,  the  University  of Glasgow will be solely responsible for the management of the Stratified Medicine Innovation centre  (SMIC)  on  completion  of  the  construction.    This  floor will  be maintained  by NHS Greater Glasgow & Clyde with applicable cross charge as detailed within the Financial Case.  This additional floor will have no impact on NHS Greater Glasgow and Clyde cost elements, however, will  impact on  the University  share  as  identified within  the  financial  case.    The University of Glasgow share has subsequently increased to 60%.  Due to this additional floor, a Pre Planning Notification was submitted with a new Planning Application.   

Page 5: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

2 | 65  

There  has  been  active  and  collaborative  input  from  technical,  clinical  and  academic colleagues  into  the  design  of  the  Teaching  &  Learning  Facility  from  both  parties,  NHS Greater Glasgow and Clyde and the University of Glasgow, and its governance processes.  Key programme dates are summarised below:  

New Teaching & Learning Facility – Summary of Key Programme Dates OBC Capital Investment Group Approval  26th February 2013 Glasgow City Council Planning Approval  11th September 2013 Target Price Agreed  11th September 2013 FBC Capital Investment Group Approval  6th November 2013 Anticipated Construction Commencement  18th November 2013 Anticipated Construction Completion  May 2015  Target  price  has  been  developed  as  part  of  an  iterative  process  linked  to  a  design  that supports an efficient and functional building which will be a flagship to NHS Greater Glasgow and Clyde and the University of Glasgow.      

Page 6: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

3 | 65  

SECTION 2: THE STRATEGIC CASE  2.1  STRATEGIC CONTEXT  Following an Acute Services Review  (ASR) of Glasgow  services,  two new Ambulatory Care Hospitals have been built  in  the North  and  South of  the  city  at  the  Stobhill Hospital  and Victoria  Infirmary  sites  respectively.    These  represent  Phase  1  of  the ASR  and  opened  in 2009.    Phase  2  of  the  ASR  is  well  underway  with  the  investment  of  £842m  in  a  new laboratory building  (opened March 2012) and a new 1,109 bedded adult hospital and 256 bedded children’s hospital all on the Southern General Campus.  The new hospitals are due to open in 2015.  This will mean that the Southern General Campus will have triple location of  adult,  paediatric  and  maternity  services.    In  addition,  this  site  houses  the  national neurological services in the Institute of Neurological Sciences.  The new laboratory will support both the new adult and children’s hospital on the Southern General  Campus,  and  the  centralisation  of  a  number  of  laboratory  services  which  are currently located across Glasgow.  The 25,000m2 laboratory facility, opened in March 2012, also houses the City Morgue, an integrated Facilities Management Complex with a deliveries depot, and an underground link to the hospitals.  There will be approximately 10,000 staff based at the New Southern General Campus.  The programmed closure of the Royal Hospital for Sick Children at Yorkhill and the Western Infirmary  requires  the  relocation  of  core  teaching,  learning  and  research  space  for  the University of Glasgow’s College of Medicine, Veterinary and Life Sciences (MLVS).  The Board has also  identified a need  to provide accommodation  for professional and clinical  training activities.   The Board and the University have therefore agreed to develop a shared facility that co‐locates  their  respective  requirements,  taking advantage of operational and  spatial synergies, and co‐location with one of the  largest acute teaching hospitals  in the UK, when completed in 2015.  NHS Greater Glasgow and Clyde Requirements  The new  laboratory building, and the new adult and children’s hospitals  include a range of flexible meeting and  seminar  rooms  that will meet  the needs of  the majority of meetings and small groups training sessions.   However, as 10,000 staff will be regularly based at the new  Southern  General  Campus  it  would  be  advantageous  to  meet  their  on‐going educational and training needs, and a more efficient use of staff time to provide the facility within one of UK’s largest hospital sites.  The types of training needs which could be met in this facility are:  

On‐going training for over 500 post‐graduate medical trainees who will be based on the site,  this will  include access  to  the  skills  laboratory.   This  facility will also be used  for: medical  examinations;  on‐going  training  for medical  staff,  nursing  staff,  Allied Health Professionals (AHPs) and other staff working in clinical areas; and team exercise training. 

 

Page 7: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

4 | 65  

The Continuing Professional Development  for consultant and  trust grade staff  to meet GMC  requirements  for  revalidation.    These will  predominantly  be  seminar  and  small lecture activities, but also require access to the practical skills area. 

  Hands  on  training  including:  Moving  &  Handling  ‐  the  practical  element;  Practice Development;  Conflict Management;  Resuscitation  Training  ‐  including  Advanced  Life Support  courses;  Child  Protection;  and  Infection  Control  training.    All  of  these  topic specific areas have moved, or are moving  to, a combination of e‐learning  to cover  the theory aspects of the programmes and practical clinical skills development where clinical practice can be observed. 

  Core Mandatory and Statutory Programmes targeted at 70 plus participants per session, these  sessions  are  currently  run  in  lecture  theatres  across  the  Division.    Induction programmes  for  all  staff  groups  are  also  run  on  a  similar  scale  throughout  the  year.  These events could be held in the lecture theatre. 

  IT applications training of large staff groups for example Trakcare and Eess. 

  There is also a requirement for a staff library modelled on the library being developed at Glasgow Royal  Infirmary.   Whilst nearly  all nursing  and medical  journals  are  available electronically,  there  are  still  significant  AHP  disciplines  that  require  access  to  their periodicals  (which  are  only  produced  in  hard  copy)  and  there  remains  a  continuing demand for access to hard back reference books.   This space would be multifunctional and contain a central computer cluster. 

 University of Glasgow Requirements  When  the New  South Glasgow Hospital opens  in 2015  it will be one of  the  largest  acute hospitals  in the UK and home to major specialist services such as children’s services, renal medicine, transplantation and diagnostic services.  The  University  therefore  wishes  to  establish  a multi‐professional  and  integrated  facility which will:  

Enable a wide range of teaching and learning activities to take place, including e‐learning and traditional lectures, tutorials and small group teaching. 

  Be one of the main academics teaching sites (together with the Wolfson Medical School Building  and Glasgow  Royal  Infirmary)  for  the  delivery  of  the Undergraduate Medical programme. 

  Attract the best students and staff. 

  Improve the quality of life and development of students and staff. 

  Provide facilities for Clinical skills tuition, didactic  lectures and tutorials, problem based learning and self directed study for FY1 & 2 (Foundation Year 1 & 2). 

Page 8: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

5 | 65  

 The strategy and operations of both organisations have been established and a schedule of accommodation developed.   The  schedule  is attached at Appendix 4 and  is based on  the following assumptions:  

Public areas such as reception, café and resource spaces are shared by both partners.  Teaching and training rooms are to be shared by both parties.  Providing flexible office accommodation, negating dedicated office spaces, promoting a “hot desking” environment within staffed areas. 

Service and support spaces (plant rooms, horizontal and vertical circulation, WCs etc) are shared.  

Changes Post Outline Business Case to Scope  In  addition  to  this,  the  University  of  Glasgow  is  proud  to  lead  the  development  of  the Stratified Medicine  Scotland  Innovation  Centre  (SMIC),  which  is  the  result  of  successful collaboration across Universities, industry and Government.  The  Stratified Medicine  Innovation Centre  is  recognised  as  a  key  strategic  catalyst  to  the future  of  diagnosis  and  treatment  of  disease.    It  is  being  driven  by  scientists  increasing understanding of disease,  coupled with  the  accelerating  costs of  chronic disease  and  the impact of this upon services.  The application of Stratified Medicine, which depends critically upon  information  datasets,  will  enable  treatments  to  be  tailored  to  benefit  the  most increasing health outcomes and reducing adverse reactions.  The location of the SMIC, at the heart of the hospital campus, will provide unique access to sequenced  human  genomes  combined  with  clinical  data,  to  enable  world  leading developments in stratified medicine in chronic diseases including cancer, cardiovascular and diabetes, stroke, rheumatoid arthritis and respiratory disease.  2.2  ORGANISATIONAL OVERVIEW  NHS Greater Glasgow and Clyde  NHS Greater Glasgow and Clyde, serving a population of 1.2 million people, employs 44,000 staff with  an  annual  budget  of  £2.7  billion.    Acute  services  are  delivered  from  10 major hospitals, 3 of which lie within Clyde and 7 are located within Glasgow itself.  University of Glasgow  University of Glasgow was  founded  in 1451 and has over 23,000 undergraduate and post graduate  students,  and more  than  6,000  staff.    The  Undergraduate Medical  School  has approximately 1,460 students of which, approximately 872 undergraduate students will be based  at  the  Southern  General  Campus  at  any  one  time.    In  addition  to  this,  circa  150 postgraduate students will also be based on the Southern General Campus.  

Page 9: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

6 | 65  

2.3  BUSINESS STRATEGY & AIMS  The  new  Southern  General  site  will  offer  a  unique  opportunity  for  NHS  and  University collaboration in providing state of the art facilitates on a major site which offers a full range of children’s, adult and maternity services and, in addition, access to specialist services such as neurology, renal medicine and renal transplantation and national paediatric services.    The University and NHS have been working collaboratively to develop a design brief for the facilities and it is planned that the teaching and learning facility will include the following:  

506 seat Lecture Theatre.  Clinical Skills Facility.  Teaching Laboratory.  Learning Resource Centre.  Teaching/Training rooms of various sizes.  Study rooms.  Stratified Medicine Scotland Innovation Centre (SMIC). 

 The total Gross Internal floor Area (GIFA) is 6,100m2.  The lecture theatre will be used for a wide range of purposes examples of which are given below:  

Teaching and education by Glasgow University for university students.   Holding induction sessions for junior doctors which occur several times a year.   medical education lectures for medical staff with guest lecturers attracting 300 plus attendees. 

Primary /Secondary Care Staff interface meetings.  Patient education /Support group meetings for example osteoporosis patient groups.   Corporate Management and staff group meetings (10,000 staff on site therefore there will be a need to speak to whole staff groups).  

Medical staff Association meetings.   The  Teaching  and  Learning  Facility  will  be  physically  linked  to  the  New  South  Glasgow Hospitals  building  facilitating  ease  of  access,  improved  adjacencies  and  pedestrian  flows within the site. 

 The SMIC will occupy the upper  level over a  floor area of 1,200m2.    It will comprise a bio‐informatics area and chemistry capable laboratory space with a proportion of shared access and circulation space.    

Page 10: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

7 | 65  

 2.4 OTHER ORGANISATIONAL STRATEGIES  Key Staff Recruitment and Retention  NHS  Lothian  has  enjoyed  success  in  attracting  research  focussed  clinical  staff  with  the facilities  at  Little  France.   At present  Little  France,  comprises Acute  Services  in  the Royal Infirmary of Edinburgh, University of Edinburgh Teaching and Research Buildings, and  the Bio quarter Research and Development Park.   NHS Greater Glasgow and Clyde  recognises the success of this model, and wishes to emulate this with the location of Adult, Paediatric, Maternity and Neurosciences on the Southern General Site, alongside the construction of a Clinical Research  Facility within  the  Institute of Neurosciences.   The  campus will offer  an attractive combination of specialties for ambitious clinical staff and researchers.  University of Glasgow  The University of Glasgow  is  confident  that  the  location of  the New Teaching &  Learning Facility  within  the  campus  of  Adult,  Paediatric,  Maternity  and  Neurosciences  on  the Southern General Site, alongside a Clinical Research Facility, will attract  the best  students and staff for the University.  2.5  INVESTMENT OBJECTIVES  Overview  The  investment will have a number of key objectives which can be presented  in the broad categories of: 

  Strategic/Service.  Design.  Sustainability.  Student/Staff Experience.  Quality Strategy. 

 These are detailed below: 

 Strategic/Service  NHS GGC  With the closure of the Western Infirmary, the Victoria Infirmary, the RHSC and the facilities at  the Walton Centre on  the  Southern General  site  (already demolished),  a  teaching  and learning  facility  is required to re‐provide the training needs of staff based at the Southern General but will be utilised by all NHS Greater Glasgow and Clyde staff.  A  facility  in  the West  of  Scotland  incorporating  a  clinical  skills  laboratory will  save  staff travelling  times  to  other  areas,  and  the  inclusion  of  the  high  quality  lecture  theatre will attract external events.  It will also: 

Page 11: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

8 | 65  

  Enable NHS Greater Glasgow and Clyde to achieve the objectives set out in the Scottish Government’s 2020 vision:  

The Scottish Government's 2020 Vision is that by 2020 everyone is able to live longer healthier  lives at home, or  in a homely setting and,  that we will have a healthcare system where: 

We have integrated health and social care. 

There is a focus on prevention, anticipation and supported self‐management. 

Hospital treatment is required, and cannot be provided in a community setting, day case treatment will be the norm. 

Whatever the setting, care will be provided to the highest standards of quality and safety, with the person at the centre of all decisions. 

There will be a focus on ensuring that people get back into their home or community environment as soon as appropriate, with minimal risk of re‐admission. 

  Deliver  NHS  Greater  Glasgow  and  Clyde  planning  goals  by  supporting  strategies  for service  remodelling  and  redesign  that  have  been  the  subject  of  extensive  public engagement and involvement. 

  Sustain the progress made towards establishing a culture of partnership and integration that is an essential foundation for the future of teaching & learning. 

 University of Glasgow  The  University  of  Glasgow  seeks  to  improve  educational  facilities  for  4th  and  5th  year undergraduate medical  students  and  FY1  &  2  (Foundation  Year  1  &  2)  students  at  the Southern General site. 

 Design  The design will deliver the following: 

  Achieve a high design quality in accordance with the Board’s Design Action Plan, Design Statement and guidance available from Heath Facilities Scotland. 

Meet  statutory  requirements  and  obligations  for  public  buildings  e.g. with  regards  to Disability Discrimination Act  (DDA), Health Environment  Inspectorate  (HEI), Healthcare Associated Infections (HAI). 

Achieve  a  Building,  Research,  Establishment,  Environmental,  Assessment,  Method, (BREEAM) rating of ‘Excellent’. 

     

Page 12: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

9 | 65  

Sustainability  Sustainability Objective  NHS Greater Glasgow and Clyde and University of Glasgow are committed  to  the Scottish Government’s  purpose:  “to  create  a more  successful  country  where  all  of  Scotland  can flourish through increasing sustainable economic growth.”  Sustainability  is a key  investment objective  for the new Teaching & Learning Facility and a BREEAM Assessor has been appointed  to  the  technical  team.   This appointment has been made at an early stage of the design process in order to maximise the potential to obtain a BREEAM Excellent rating, which is a requirement of the Scottish Government for New Build Projects.  These projects will be assessed under BREEAM 2011 and it is estimated that a 5 – 10%  increase  in BREEAM 2008 scoring will be  required  in order  to achieve a similar score under BREEAM 2011.  The  BREEAM  Assessor  has  taken  a  proactive  approach  by meeting with members  of  the team, individually, to offer clarity around the duties of each professional discipline together with the NHS GG&C duties such as ensuring stakeholder participation.  The BREEAM Accreditation will be assessed against the following categories:  

Management  Health & Wellbeing  Energy  Transport  Water  Materials  Waste  Land Use and Ecology  Pollution   Innovation 

 NHS  Greater  Glasgow  and  Clyde  has  taken  cognisance  of  the  principles  laid  down  both locally and nationally for the promotion of sustainability.   Due regard  is being given to the framework set out in “A Sustainable Development Strategy for NHS Scotland”.  The building will: 

  Deliver more  energy  efficient  premises within  the  NHS  Greater  Glasgow  and  Clyde 

estate, reducing CO2 emissions and contributing to a reduction in whole life costs.  

Achieve BREEAM Excellent  ‐ provide a standard that will have a carbon emission  level 25%  lower than a building satisfying the current Technical Standards.   This represents an overall reduction of 62.5% on the baseline 2002 Technical Standards. 

Page 13: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

10 | 65  

Demonstrate  the  commitment of  the University of Glasgow  in partnership with NHS Greater Glasgow  and  Clyde  to  reducing  the  environmental  impact  of  its  operations.  The University of Glasgow Carbon Efficiency Overarching Technical recognises the need to  incorporate  best  low  carbon  and  sustainability  practices  into  the  design  and operation of this building. 

 Student/Staff Experience  In terms of the staff and students the building will deliver:  

Access to a range of services in a single location and not previously available locally.  Unified  access  ‐  this will  improve  service  co‐ordination  and  ensure  that  students  and staff have the best possible facilities. 

A more integrated and partnering approach to service delivery by NHS Greater Glasgow and Clyde and the University of Glasgow. 

An improved physical environment.  Enhanced teaching and learning adjacencies.  A flexible building that provides a combined shared education and  learning facility that optimises higher education for both organisations. 

Close proximity to one of the largest acute hospitals sites in the UK.  IT  Pioneering  work  is  progressing  on  the  IT  network  infrastructure  and  related telecommunication  requirements  to  support  the  development  and  collaborative working environment  in  the  joint Teaching & Learning Facility on  the New South Glasgow Hospital site.  While there are extensive complexities around the unification of N3 NHS Network and JANET University Network the IT professionals from each of these organisations will provide joint working in this new facility. 

 The New  South Glasgow Hospital  site  currently  has  an  integrated  IP  network  integrating traditional  data  and  IP  voice  services  with  many  additional  systems  including  Building Management Systems, CCTV, Fire and  Intruder Alarms.    It  is essential  that access  to  these systems and voice communication are provided to the highest available standards.  The agreed solution will provide NHS and University network access from the same wireless infrastructure.  The solution will maintain the security and integrity of both networks whilst displaying how network authentication will be achieved. 

 IT and related communication systems are the  foundation  for clinical care across the New South Glasgow project.    It  is vital that the high standards  implemented across the site are continued in the new education and teaching facility.

 Quality Strategy 

 The Healthcare Quality  Strategy  for  Scotland  published  in May  2010  sets  out  the  three Quality Ambitions for NHS Scotland. 

Page 14: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

11 | 65  

  Mutually beneficial partnerships between patients, their  families and those delivering 

healthcare services which respect  individual needs and values and which demonstrate compassion, continuity, clear communication and shared decision‐making. 

  There will be no avoidable injury or harm to people from healthcare they receive, and 

an  appropriate,  clean  and  safe  environment  will  be  provided  for  the  delivery  of healthcare services at all times. 

  The most appropriate treatments, interventions, support and services will be provided 

at the right time to everyone who will benefit, and wasteful or harmful variation will be eradicated. 

 In order  to  support  these ambitions, NHS Greater Glasgow and Clyde aspires  to promote clinical excellence, by offering the 10,000 staff who will be based on the Southern General site,  and  indeed  the  other  34,000  staff  based  in  other  facilities,  access  to  education  and learning focussed facilities.   The building will  include a clinical skills facility with 12 beds, a teaching  laboratory,  and  numerous  state  of  the  art  training  rooms,  all  of  which  are conducive to a learning environment away from busy clinical areas.  Key Quality Commitments of NHS GG&C  1.  The  facility  will  be  energy  efficient:  by  lowering  the  Boards  carbon  footprint.    The building design  focuses on sustainability, carbon reduction and renewable energy.   During the construction we will ask our construction partner to achieve a BREEAM Excellent build. 

 2.  The  facility  is  “to  provide  quality  healthcare  through  investing  in  our  staff,  buildings, services and  learning”.   By building a Teaching and Learning Facility all of the Board’s staff will benefit:  

On‐going training for over 500 post‐graduate medical trainees who will be based on the site. 

Access to the clinical skills facility for all staff.  Continuing Professional Development for consultant and trust grade staff.  Hands on training facilities.  Core Mandatory and Statutory Programmes. 

 Strategic/Service Objectives 

 Primary Objective  

Secondary Objective  Measure: Timetable 

Improved Access to an Integrated Education Facility 

Deliver training, lectures and clinical skills within the Southern General Campus (NHS Staff) 

Review attendance figures Travel time reduction  Measure number of course availability 

6 to 12 months from opening 

Deliver training, lectures and  Review attendance figures 6 to 12 

Page 15: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

12 | 65  

Primary Objective  

Secondary Objective  Measure: Timetable 

clinical skills within the SouthernGeneral Campus (University of Glasgow Students) 

Travel time reduction  Measure number of course availability 

months from opening 

Clinical Adjacencies   Course availability and specialised training  Stats from Medical Professionals   Student Surveys 

6 to 12 months from opening 

Professional Network  

Increased range of clinics from different specialties held within the centre 

12 to 18 months from opening 

Professional Requirements 

Improving Specialised Training Measure the number of placements/sessions taken up by each discipline 

6 to 12 months from opening 

Flexible working environment –encourage  access to work space rather than return to base 

Increased clinical capacity Reduced travel time and travel cost 

6 to 12 months from opening 

Modernise clinical service delivery through use of skills centre  

Measure the number of placements/sessions taken up by each discipline 

6 to 12 months from opening 

Meets requirements of Professional Bodies 

Number of membership exams held on campus 

6 to 12 months from opening 

Mentor availability within one campus. 

Student Surveys 

6 to 12 months from opening 

Improve Integration of Teaching & Learning for NHS Greater Glasgow and Clyde and University of Glasgow 

Improved Integration of Teaching & Learning between NHS Greater Glasgow and Clyde and University of Glasgow   Produce Innovative ways of teaching, learning and working  Better location for both organisations 

Measure activity timetabling.    Reduction in costs to provide integrated services  Reduced travel time and travel cost 

    12 to 18 months from opening  

Improved Staff Experience, Recruitment and Retention 

Designed to meet student and staff Requirements.   

Retention rates Reduced Sickness  Absence Rates  Staff survey 

6 to 12 months from opening 

    

Page 16: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

13 | 65  

Design Quality Objectives  NHS Greater Glasgow and Clyde and University of Glasgow are committed to the integration of  design  quality  in  the  procurement  of  the  new  Teaching &  Learning  Facility.   A Design Statement has been prepared,  in  consultation with  the key project  stakeholders, and has been issued to representatives from Health Facilities Scotland (HFS).  The design statement sets out in detail the specific objectives to be achieved and sets out a series of key, non‐negotiable performance criteria related to students, staff and visitors.   It defines benchmarks for how the design will help to deliver these objectives.    The design statement is attached at Appendix 5.  The design statement is a key briefing document for the Design Team and has been used to inform the more detailed briefing documents such as the Schedules of Accommodation, key adjacencies and Room Data Sheets.  The project has used  the Achieving  Excellent Design  Evaluation  Toolkit  (AEDET)  to  assess design quality throughout the procurement process.   The  initial  AEDET  Assessment  has  been  carried  out  based  on  the  current  design  and  is attached as Appendix 8.   2.6 EXISTING ARRANGEMENTS  NHS Greater Glasgow & Clyde  The current arrangements for the teaching and learning facilities for NHS GG&C staff are in the hospital sites that are being closed.  The facilities at each are detailed below: 

  Western  Infirmary  ‐  library,  lecture  theatre  (shared with University  of Glasgow) &  IT clusters. 

Victoria  Infirmary  ‐  Ebenezer  Duncan  Centre  comprising  lecture  theatre  and meeting rooms. 

RHSC ‐ library and IT clusters.  Southern General  ‐  the Walton Centre  (now demolished) comprising  lecture  theatre & meeting rooms, and a library (this is at present in a temporary area as the original library was demolished to allow the construct of the new hospitals). 

Currently having to utilise off site venues to cater for high volume lectures.  There  are  also  local  training  sessions  in meeting  rooms  throughout  all  hospitals  and  this practice will continue in the new build.     

Page 17: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

14 | 65  

University of Glasgow  University of Glasgow has facilities at the Western Infirmary and the Royal Hospital for Sick Children  at  Yorkhill.  These  are  varied  in  nature  and  quality  and  few of  these  areas were designed to meet their present function of teaching and learning.  With the opening of the New South Glasgow Hospital and the transfer of clinical services both the Western Infirmary and RHSC sites will close.   There  is therefore a need to replace these  facilities on the new hospital campus.  

 2.7 BUSINESS NEEDS – CURRENT & FUTURE  A  new,  purpose  built  Teaching  and  Learning  Facility  on  the  Southern  General  Site  will provide the following benefits:   

Establishment  of  a  multi‐professional  and  integrated  facility  which  will  enable  a collaborative NHS  and University  relationship  providing  a wide  range  of  teaching  and learning activities, including e‐learning and traditional lectures, tutorials and small group teaching. 

  Provide facilities for clinical skills tuition, didactic  lectures and tutorials, problem based learning and self directed study for FY1 & 2 (Foundation Year 1 & 2). 

  As outlined in Sections 2 E.7 and 2H in the Full Business Case for the ‘New South Glasgow Hospitals’  in  October  2010,  the  consolidation  of  four  acute  sites  onto  the  Southern General Campus will allow access to a wide range of clinical services  including regional and  national  specialist  services  thereby  enhancing  opportunities  for  teaching  and research.  The single site location will, for the first time in Glasgow, offer the opportunity for  the  co‐location  of  paediatric  teaching  and  research  staff  with  lecturers  and researchers  from adult disciplines.   Not only will  this  foster professional  collaboration but offers efficient use of educational and research  facilities through the economies of scale. 

  Will attract the best students and staff for the University and retain high quality staff in all disciplines for the NHS. 

  Will  be  one  of  the main  academic  teaching  sites  (together with  the Wolfson Medical School  Building  and  Glasgow  Royal  Infirmary)  for  the  delivery  of  the  undergraduate medical programme. 

  Will improve the quality of life and development of students and staff. 

  Facilitates NHS Greater Glasgow and Clyde in maintaining core mandatory and statutory programmes  of  teaching  and  learning  and  continued  professional  development  for medical and nursing staff. 

  Will provide quality,  fit  for purpose  teaching and  learning  facilities  for all disciplines of NHS staff close  to  their point of work hence  learning can be  integrated with  the work 

Page 18: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

15 | 65  

without  loss  of  time  in  travelling  from  site  to  site,  and  thereby,  maximising  time dedicated to patient care. 

  Shared space utilisation resulting in a more effective, efficient and economical modelling of the building. 

 2.8 STRATEGIC RISKS 

 The main project risks and mitigation factors were identified as below:   

Description  Mitigation  

Business Risks Financial  Robust business case & procurement 

process 

Regulation  Encompass current legislation 

Environmental  Early sustainability briefing and Planning consultation 

Strategic  Joint development agreement with partners 

Quality  Detailed briefing & monitoring 

Procurement method  Adopt NHS Framework Scotland 

Organisational  Agreed early project management framework and delegated authority limits 

Service Risks 

Technical  Employ strict change control management processes 

Cost  Employ strict change control management processes 

Programming  Employ strict change control management processes 

Operational Support  Control service User input effectively 

Resource  Adequate resources have been identified and dedicated team aligned 

External Environmental Risks 

Ground Conditions  Review and additional Site Investigations (SI) for surrounding areas. 

Neighbouring Disturbance  Manage with appropriate communications – NHS Southern General Campus Only 

 

Page 19: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

16 | 65  

 2.9 CONSTRAINTS & DEPENDENCIES  Constraints  

Programming & Site Conditions : 

 

 

▫ Maintaining vehicular access and egress during the course of construction to the existing services within Southern General Site. 

▫ Review of surrounding area site investigations and arrange for additional SI when site becomes available. 

Planning Approvals:    

Quality: 

▫ Initial engagement with Glasgow City Council Planning concluded and continuous liaison as the project develops.  Full Planning Consent anticipated September 2013 

▫ Achieve a minimum target score of 4/6 in the AEDET categories under the AEDET review process. 

Sustainability:  ▫ Achievement of BREEAM ‘Excellent’ for the new building. 

 Dependencies  Land:  The development will be created within the boundaries of the Southern General Hospital and the land and buildings will be shared on a pro indiviso basis for capital costs and ongoing services costs. The Board and University of Glasgow have agreed a draft Heads of Terms to reflect the respective pro indiviso share of costs and the terms of the service agreement for building hard and soft FM services provided by the Board on behalf of all parties.  The term of the pro indiviso agreement will be 45 years with an option at year 20 for University of Glasgow to terminate their pro indiviso share of the land and property with a buy back clause in favour of the Board.                 

Page 20: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

17 | 65  

SECTION 3: THE ECONOMIC CASE  The New South Hospitals  (new adult and new children’s hospital on  the Southern General Campus)  will  result  in  circa  10,000  employed  staff  on  the  campus.    The  Teaching  and Learning Facility provides facilities for staff to meet their ongoing programme of continuing learning and professional development.   The proposed Teaching and Learning Facility must be  located next  to  the acute  services  to allow access  to  specialty  services,  integrate with clinical teaching and, for NHS staff, near to their work base.  Limited  land  is available on  the Southern General Campus and, with  the massive building infrastructure on site there is only one option for siting the Teaching and Learning Facility on the  campus.    This  is  on  the  site  of  the  current  Acute Mental  Health  Services which  are relocating to new facilities at Leverndale in June 2013.  There  is no other  land of  the required  footprint available on  the Southern General Site  to meet the current new adult & children’s hospital build programmes:  Adult and Paediatric Hospitals’ completion date is Feb 2015; Teaching & Learning Facility completion date May 2015; The medical academic term commences Sept 2015.  The preferred option for the scheme is a new build Teaching and Learning Facility on the site of the Mental Health Building on the Southern General site.  3.1 PREFERRED OPTION  As  described,  the  aim  of  the  Teaching  and  Learning  Facility  is  to  consolidate  a  series  of fragmented  NHS  training  and meeting  locations  throughout  Greater  Glasgow  and  Clyde, replace facilities on the Western  Infirmary, Victoria  Infirmary, Southern General and at the Royal Hospital for Sick Children (RHSC) hospital sites which will close following the transfer of clinical services to the New South Glasgow Hospitals in 2015.  Staff time may be freed up from  un‐productive  travelling  and  provide  added  value  to  clinical  activities,  including delivery services to patients.   The  University  of  Glasgow,  as  partners  in  this  venture,  seek  to  further  enhance  their reputation as a world leader in medical related academia and research.   For that reason, the preferred location for the Teaching & Learning Facility is next to a hub of  acute  services  to  support  access  to  specialty  services  and  integrate  academic,  clinical teaching and research activities.    

Page 21: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

18 | 65  

SECTION 4: THE COMMERCIAL CASE  4.1  SECTION OVERVIEW 

 It  is proposed that NHS Greater Glasgow and Clyde will, subject to receiving approval from Capital  Investment Group  (CIG)  to  proceed,  enter  into  a  contract with  Bam  Construction Limited for the total construction cost of the Teaching and Learning Facility.   NHS  Greater  Glasgow  and  Clyde  will  be  responsible  for  managing  all  commercial transactions made  to Bam Construction  Limited  for  the  construction of  the Teaching  and Learning Facility.   NHS Greater Glasgow and Clyde will recharge the University of Glasgow based on the agreed proportion of ownership with the University of Glasgow reimbursing NHS Greater Glasgow and Clyde for payments made on their behalf.   The  allocations  of  the  areas  reflect  the  NHS  Greater  Glasgow  and  Clyde  proportion  of ownership  as  40%  and  the  University  of  Glasgow  proportion  of  ownership  as  60%.    A University of Glasgow letter of agreement is attached and located within Appendix 3.  Property  ownership will  be  progressed  through  a  Proindiviso Agreement  for  the  building reflecting the areas outlined within the Schedule of Accommodation attached in Appendix 4.  The impact of the above proposal will ensure the balance sheet of NHS Greater Glasgow and Clyde reflects only its share of the jointly owned Teaching & Learning Facility.  A Service Level Agreement will be established between NHS Greater Glasgow and Clyde and the University of Glasgow formalising the ongoing operational aspects of the building.  The  design  and  construction  of  the  Teaching &  Learning  Facility will  be  procured  under Frameworks  for Scotland.   This Framework  is  founded on  collaborative working principles and the New Engineer & Construction Contract (NEC3) ‐ Option C NEC3 Form of Contract is used to support these principles.  As noted above, the mechanism for ensuring that this partnership ethos  is carried through to the construction of the new facility is through the use of the NEC3 Form of Contract.   

   

Page 22: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

19 | 65  

4.2  REQUIRED SERVICES  NHS Greater Glasgow and Clyde has appointed external advisors who sit on the core team with the specific remit under Frameworks Scotland.  This team will see the project through to completion:  

PSCP: Bam Construction Limited  PSC Project Manager: Currie & Brown UK Limited  PSC Cost Advisor: Sweett Group  PSC CDM Co‐ordinator: Sweett Group 

 4.3  RISK AND THE COMMERCIAL FRAMEWORK  The key features of the NEC3 contract are:  

The parties are encouraged to work together as partners  in an open and transparent approach and to ensure that this partnering ethos is maintained. 

There is a ‘Gain/Pain share’ mechanism to act as an incentive to the delivery team, by rewarding good performance and penalising poor performance. 

A clear and transparent system is ‘on the table’ to enable negotiation to take place on prices. 

A level of ‘price certainty’ is determined. 

All price thresholds are set using quantitative risk analysis. 

An agreed Target Price approach.  In  accordance with  the  Frameworks  Scotland  guidance  notes, NHS Greater Glasgow  and Clyde and Bam Construction Limited (PSCP) act as joint owners of the Project Risk Register.  The Board and its professional advisors will ensure that there is an appropriate allocation of risks between  themselves and Bam Construction Limited.   Risks are allocated  to  the party best able  to manage  the  risk.   Agreed  risk allocations are within  the  costed Risk Register attached in Appendix 2.  4.4  CHANGE CONTROL PROCEDURES  Change Control procedures are not intended to prevent change but to ensure that all parties are  in  a  position  to  make  informed  decisions  based  upon  a  position  of  certainty  of commitment at all times and with a high degree of predictability of outcome.  The  change  control  process  will manage  and  record  the  issue,  approval  or  rejection  of changes.   This process will be managed by  the Project Manager using  the CAT proformas electronically on Asite and in accordance with the NEC3 contract terms.  The NEC3 contract requires early and prompt consideration of any matters which may affect the price paid by the Board.  The procedures detailed in this section will be used to control all changes or other events, which may arise during the construction stage of the project.   

Page 23: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

20 | 65  

Change may arise as a result of the following: 

Approved  changes  identified  as  a  result  of  proposed  responses  to  Requests  for Information (RFI). 

Changes initiated by the Design Team (and Project Manager) including drawing revisions and Provisional Sums. 

Changes  arising  from  NHS  Greater  Glasgow  and  Clyde  &  University  of  Glasgow representatives. 

The NEC3 Early Warning and Compensation Event procedures will be  implemented  in  line with Frameworks Scotland procedures.  4.5  OPEN BOOK PHILOSOPHY  A  key principle of  the NEC3  contract  is  the payment of  ‘Defined Cost’ and an open book accounting philosophy.   These  require a  robust,  reliable and  transparent system  to  record staff  time  and manage  the  invoicing  process.    This  allows  the  Cost  Advisor  not  only  to identify  costs  but  also  to  establish  that  the  costs  have  been  properly  expended  on  the project and that they are allowable under the NEC3 contract as defined under the “schedule of cost components”.  Project costs must be referenced to items on the activity schedules with detail added against 5  main  headings;  labour;  plant;  materials;  sub  contractors;  and  preliminaries.    Orders, deliveries,  invoices  for  payment,  external  plant  hires  and  sub‐contracts  also  have  to  be cross‐checked against Goods Received Notes.  The  target  price  is  key  to  the  cost  operation  of  the  contract  and  is  detailed within  the Financial Case.      

Page 24: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

21 | 65  

SECTION 5: THE FINANCIAL CASE  5.1  OVERVIEW  The Outline Business Case (OBC) for the proposed joint Teaching and Learning Facility on the Southern General Campus was submitted to the Capital  Investment Group  in January 2013 and  subsequent  approval  to  proceed  to  Full  Business  Case  (FBC)  was  received  on  26th February 2013.  The new  facility will be procured using  Frameworks  Scotland.    This procurement  route  is described in detail under the Commercial Case section of the FBC.  5.2  CHANGE TO SCOPE POST OBC   Scottish Enterprise approached NHS Greater Glasgow & Clyde post Outline Business Case submission for the introduction of an additional floor (development of a Stratified Medicine Scotland  Innovation  Centre)  to  the  Teaching  &  Learning  Facility.    The  design  and specification  was  fast  tracked  to  align  with  the  current  programme,  the  University  of Glasgow will be solely responsible for the management of the Stratified Medicine Innovation Centre  (SMIC)  on  completion  of  the  construction.    This  floor will  be maintained  by NHS Greater Glasgow & Clyde with applicable cross charge as detailed within the Financial Case.  This additional  floor will have no  impact on NHS Greater Glasgow & Clyde cost elements, however,  it will  impact on the University share as  identified within the financial case.   The University of Glasgow share has subsequently increased to 60%.   5.3  CAPITAL REQUIREMENTS  The  target  capital  costs  shown  below  are  derived  from  cost  schedules  produced  by Bam Construction Ltd, our PSC partners.  FB1 forms are included within the Appendices.  As  previously  noted,  this  is  a  joint  development  with  the  University  of  Glasgow.    Both organisations have agreed on an ownership split of NHS 40% and University of Glasgow 60%.  The agreed contribution levels have been formally agreed and a letter from the University of Glasgow confirming support is included within the appendices.  This financial case will deal with only the NHS element of capital costs.  The  target  capital  costs  together  with  equipment  costs  and  fees  associated  with  the Teaching and Learning Facility  is a total of £24.381m with the NHS element being £9.752m based on the agreed 40% split.  For clarity and to highlight the total capital cost of the new facility, the table below provides an analysis of the capital split between NHS and University of Glasgow.    

Page 25: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

22 | 65  

  

5.4  ASSUMPTIONS USED IN CALCULATING CONSTRUCTION COSTS 

 The target capital costs have been prepared by our PSC partners, Bam Construction Ltd and include the following assumptions.  

The  project  is  planned  to  commence  on  site  construction  in  November  2013  and completion is due in May 2015. 

A  construction  contingency  allowance  of  £304k  (excl  VAT)  is  included  within  the construction costs provided by Bam Construction Ltd. 

Costs  for  demolition  of  both  the  pharmacy  and mental  health  buildings  are  included together with an allowance for the cost of a link bridge to the new adult hospital. 

 5.5  RISK REGISTER  A fully costed risk register has been developed and applied to the capital costs as a result of reviews and workshops, which are described in further detail within Appendix 2, Target Price risk register.   This approach  is reflective of the  inherent risk management processes within the NEC form of contract used under Frameworks Scotland and replaces an Optimism Bias allowance which previously would have been applied to the capital costs at FBC stage.  5.6  CAPITAL FUNDING  Through  the effective management and mitigation of  risks associated with  the design and construction  of  the  Adult  and  Children’s  Hospital  and  Laboratory  Facilities,  it  has  been confirmed  that  the NHS element of  the capital costs of  the Teaching and Learning Facility can be  funded within  the New South Glasgow Hospitals’ project budget of £841.7m.   This decision was supported by the Acute Services Strategy Board in December 2012.    

Table showing Capital Costs Split 40.0% 60.0% 100%NHS UNIV TOTAL

CAPITAL COSTS £'000 £'000 £'000Construction costs 7,624 11,437 19,061Risk Register 422 632 1,054Fees 460 690 1,150Abnormals incl Asbestos 181 273 454Equipment IT 190 284 474Equipment Other 875 1,313 2,188

Total Capital costs incl VAT 9,752 14,629 24,381

Page 26: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

23 | 65  

5.7  REVENUE IMPACT  The  recurring  revenue  impact  of  the  above  investment  is  £553k.    This  comprises  of deprecation  on  building  and  equipment  of  £343k  and  estate  and  sundry  costs  of  £210k.  There are no additional staffing costs as staff will transfer from the existing facilities into the new Teaching & Learning Facility.  The table below presents the profile of capital and revenue costs.   

 As noted within paragraph 5.6, as a result of the effective management and mitigation of risk, it has been confirmed that the NHS element of the capital costs of the Teaching and Learning Facility can be funded within the New South Glasgow Hospitals’ project budget of £841.7m. The table below summarises the position of the remaining residual risk provision as at the end of August 2013:  

  

Capital & Revenue Spend Profile 2012/13 2013/14 2014/15 2015/16 2016/17 Total£'000 £'000 £'000 £'000 £'000 £'000

CAPITAL COSTS Incl VATConstruction costs 0 2,668 4,041 915 0 7,624Risk Register 0 148 223 51 0 422Fees 139 112 171 38 0 460Abnormals incl Asbestos 0 181 0 0 0 181Equipment Including IT & Telecoms 0 0 532 533 0 1,065

Total Capital Costs 139 3,109 4,967 1,537 0 9,752

2015/16 2016/17Part year Full year

REVENUE COSTS £'000 £'000Depreciation on Building 163 217Depreciation on Equipment 66 88Depreciation on IT Equipment 29 38Stationery /Sundries 4 5HL&P 41 49Rates 43 51Domestics 27 32Portering 41 49Estate Costs 20 24

Total additional recurring revenue costs 432 553

NHS only

Residual Risk£'000

Residual funding available for other priorities as a result of effective risk management and mitigation as at 31st August 2013 19,850

Capital expenditure related to the NHS element of the Teaching and Learning Facility -9,752

Balance of residual funding remaining available for other priorities 10,098

Page 27: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

24 | 65  

For recurring revenue costs such as rates, heat light & power, cleaning and portering etc for the University’s share of the facility, there will be an Operational Agreement in place where the University will  reimburse NHSGG&C  for  any  costs  incurred on  its behalf. Both parties have agreed to a 40:60 split of these costs.  5.8  REVENUE AFFORDABILITY  In revenue affordability terms, a significant element of the additional revenue costs relate to depreciation and were incorporated in the detailed analysis that was undertaken as part of confirming the overall revenue savings to be achieved as a result of the New South Glasgow Hospitals.  As noted in the original Full Business Case, submitted in October 2010, the overall project presented recurring net revenue savings of £18.2m.  It  can  therefore  be  confirmed  that  the  Teaching  and  Learning  Facility  is  affordable  in revenue terms.  5.9  PROPOSED CONTRACT STRUCTURE  It is proposed that NHSGG&C will, subject to receiving approval from the Capital Investment Group  (CIG)  to  proceed,  enter  into  contract  with  Bam  Construction  Ltd  for  the  full construction cost of the Teaching and Learning Facility. NHSGG&C will therefore be responsible for managing all financial transactions made to Bam Construction Ltd for the building of the Teaching and Learning Facility.  NHSGG&C  will  recharge  the  University  of  Glasgow  based  on  the  agreed  proportion  of ownership, with the University reimbursing NHSGG&C for payments made on its behalf.  The impact of the above proposal will be to ensure the balance sheet of NHSGG&C reflects only its share of the jointly owned Teaching & Learning Facility.  

5.10  DISPOSAL OF LAND TO THE UNIVERSITY 

It  is  proposed  that  NHSGG&C  will  dispose  of  a  small  area  of  land  to  the  University  of Glasgow  to  reflect  the  University’s  60%  ownership  share  of  the  Teaching  and  Learning Facility. The value of this area of land will be agreed with the District Valuer prior to disposal.   5.11  IMPACT ON BALANCE SHEET  The expenditure will be capitalised  in the Board’s Balance Sheet and will be recorded as a fixed asset on NHSGG&C’s Fixed Asset Register  in accordance with  International Financial Reporting Standards (IFRS) and the requirements of the NHS Capital Accounting Manual.  On completion, the new building will be subject to initial valuation by the District Valuer.  In the  likely  event  that  the  assessed  value  of  the  asset  is  less  than  the  capital  spend,  an impairment value will be  calculated.   This  impairment value will be  communicated  to  the Scottish Government Health Directorate and a request for funding made. 

Page 28: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

25 | 65  

 This  business  case makes  the  assumption  that  funding  for  the  NHS  proportion  will  be granted  by  the  Scottish  Government  for  the  full  amount  of  impairment.    The  asset will subsequently be capitalised at the assessed value and depreciated over the useful life of the asset.  During construction, the level of any potential impairment will be kept under regular review and updates will be provided to Scottish Government Health Directorate as required. 

Page 29: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

26 | 65  

SECTION 6: THE MANAGEMENT CASE  6.1  PROJECT MANAGEMENT    The  New  Teaching  &  Learning  Facility  will  be  project  managed  through  the  project management arrangements for the New South Glasgow Hospitals’ Project.  The  management  arrangements  for  the  New  South  Glasgow  Hospitals  were  originally detailed  in  the  Full Business Case  for  the New  South Glasgow Hospitals  submitted  to  the Scottish Government  in October 2010.   The diagram 1 below  illustrates  current approved arrangements.  The skill base of the Project Manager leading the Teaching and Learning Facility (reporting into the Project Director) includes:  

Experience of NEC3 and Frameworks Scotland contracting.  Expertise in the complexities of working with multiple organisations  and multi‐disciplines. 

Knowledge and experience of the SCIM and business Case approvals procedures.   Experience in delivering large complex project working to governance structures and processes.   

  The Project Manager will be able to draw upon the skills and expertise of the full New South Glasgow Hospitals Project Team when necessary.   Diagram  2  gives  the  Project  Team  for  the  New  South  Glasgow  Hospitals,  including  the Teaching & Learning facility, in more detail.  

Page 30: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

27 | 65  

Diagram 1 ‐ Organisation Development Plan   

   

1

Teaching & Learning Facility

University of Glasgow

Governance COURT

University of Glasgow

Governance FINANCE

University of Glasgow

Governance ESTATES

University of Glasgow

Governance CAPEX

Acute Services Strategy Board

On The Move Programme Board

Adult /Children’s

Joint NHSCC&C & University of

Glasgow Operational Group

NCH Laboratory Medicine

Quality & Performance Committee

Project Management Group Commercial Group

Construction Interface Group Technical Design Group

IT Group Equipment Selection Group

Acute Services Strategy Board Executive Sub Group

Project Team

Page 31: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

28 | 65  

Diagram 2  ‐ New South Glasgow Hospitals Project Team   

PROJECT DIRECTOR

David Loudon

DEPUTY PROJECT DIRECTOR

Peter Moir

NHS SUPPORTFire

EnergyTelecommunications

FinanceHR

Infection Control

TECHNICAL PROJECT MANAGERSFrances Wrath

Hugh McDermentAlastair Smith

Teaching & Learning Project Manager

CURRIE & BROWN

David HallDouglas Ross

Paul FairieGraeme Thomson

CAPITA

John RedmondDouglas Wilson

William Roxburgh

HULLEY & KIRKWOODMedical Gases

Ian Sandford

SWEETTCost Advisors

Simon BrookeLiam Anthony

FM/ESTATES

Karen ConnellyIan Powrie

MIGRATION PROGRAMME MANAGER

Lorraine Peebles

IT

Eleanor McCollFrank CarnieMark Greig

CLINICAL PROJECT MANAGERS

Mairi MacleodHeather Griffin

Fiona McCluskey

MEDICAL ADVISORS

Stephen Gallacher*Graeme Stewart**

PROCUREMENT

Robert Stewart

PROCUREMENT TEAM

X 4 (FTE)

PHYSICS

John McGarrity

COMMUNITY ENGAGEMENT

Mark McAllister

PROJECT ADMIN SUPPORT

Shiona FrewAllyson HirstCarol Craig

Page 32: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

29 | 65  

6.2  CHANGE MANAGEMENT  The Change Management process:  Design Change  Design  change will be managed by  the Project Manager  in  the  first  instance  to  limit  any change, or by re‐designing within the cost envelope.   If however, there are changes due to legislation or a change in the requirements of a user, this process will be managed through the  Project Governance  structure  (as  above)  via  the  use  of  a  Change  Control  Form,  see Appendix 9.  Change Strategy  Managing Workforce Change Strategy There is a limited impact on the Board’s workforce with any change limited to a small group of staff who will support the operational management of the teaching and learning facility.  The following functions will transfer  into the building with discussions underway regarding the numbers of staff required to transfer. 

FM staff to support the actual build – NHS. Librarian/Resource staff – NHS. Catering staff – NHS. Postgraduate staff – NHS.   University Undergraduate staff‐ University. 

The majority of  teaching  and  research  staff will be based on other  sites  and will use  the building on a hot desking basis for course preparation. 

All NHS Greater Glasgow and Clyde staff will be covered by our current Managing Change Policy and Procedure.    6.3  RISK MANAGEMENT  The project’s Risk Register has been set up  in accordance with the standard format for the Frameworks  Scotland  Joint  Project Risk Register.    The  risk  register will  drive  the  ongoing management  of  the  risk  register  throughout  the  construction  phase  of  the  project.    The costed  target  price  Risk  Register,  split  into  NHS  Greater  Glasgow  and  Clyde  and  Bam Construction Limited is attached within Appendix 2.    

Page 33: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

30 | 65  

 6.4  POST PROJECT EVALUATION  NHS Greater Glasgow and Clyde is aware that in order to assess the impact of the project, an evaluation  of  activity  and  performance must  be  carried  out  post  completion.    This  is  an essential aid to improving future project performance, achieving best value for money from public  resources,  improving decision‐making  and  learning  lessons  for both  the Board  and others.    Sponsors  of  capital  projects  in  NHSScotland  are  required  by  the  Scottish Government Health Directorates to evaluate and learn from their projects.  

 Purpose  The Board has an evaluation framework in place as follows:  

A  post  project  evaluation  will  be  carried  out  no  later  than  12  months  after occupation. 

The  strategic/service objectives detailed  in  this  FBC will be used  to  assess project achievement. 

Education  benefits  through  student  and  staff  surveys  will  be  carried  out  and prescribing trends will be assessed. 

 Pre‐ requisites for successful evaluation  To  ensure  maximum  pay‐off  from  evaluation,  the  following  criteria  are  deemed  as important:  

The evaluation is viewed as an integral part of the project and it is planned for at the outset.  

There is commitment from senior managers within the organisation.  All key stakeholders are involved in its planning and execution.  Relevant criteria and  indicators will be developed  to assess project outcomes  from the outset of the project.  

Mechanisms will be put in place to enable monitoring and measurement of progress.  A learning environment will be fostered to ensure lessons are heeded.   There is a commitment to feedback to Framework Scotland monitoring groups. 

 The stages of evaluation: when should evaluation be undertaken?  Although  evaluation will  be  carried  out  continuously  throughout  the  life  of  a  project  to identify opportunities for continuous improvement, evaluation activities will be undertaken at four main stages:  Stage 1: at the project appraisal stage the scope and cost of the work will be planned out.   Stage 2: progress will be monitored and evaluation of the project outputs will be carried out on completion of the facility.  

Page 34: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

31 | 65  

Stage  3:  there will  be  an  initial  post‐project  evaluation  of  the  service  outcomes  6  to  12 months after the facility has been commissioned.  Stage  4:  there will  be  a  follow‐up  post‐project  evaluation  to  assess  longer‐term  service outcomes two years after the facility has been commissioned.   At  each  of  these  stages,  evaluation  will  focus  on  different  issues.    In  the  early  stages, emphasis will be on formative issues.  In later stages, the main focus will be on summative or outcome issues.   Formative  Evaluation  – As  the  name  implies,  is  evaluation  that  is  carried  out  during  the early  stages  of  the  project  before  implementation  has  been  completed.    It  focuses  on ‘process’  issues  such  as  decision‐making  surrounding  the  planning  of  the  project,  the development of the business case, the management of the procurement process, how the project was implemented, and progress towards achieving the project objectives.  Summative Evaluation – The main focus of this type of evaluation is on outcome issues. It is carried out during the operational phase of the project.  Summative evaluation builds on the work done at the formative stage.   It addresses issues such as the extent to which the project has achieved its objectives; how out‐turn  costs,  benefits,  and  risks  compare  against  the  estimates  in  the  original business case;  the  impact of  the project on  student  and other  intended beneficiaries;  and  lessons learned from developing and implementing the project. 

  

Page 35: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

32 | 65  

APPENDIX 1: COST FORM FB1 

 

Page 36: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

33 | 65  

APPENDIX 2: AGREED TARGET PRICE RISK REGISTER 

Page 37: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

34 | 65  

Page 38: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

35 | 65  

Page 39: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

36 | 65  

Page 40: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

37 | 65  

Page 41: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

38 | 65  

Page 42: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

39 | 65  

Page 43: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

40 | 65  

Page 44: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

41 | 65  

Page 45: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

42 | 65  

Page 46: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

43 | 65  

Page 47: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

44 | 65  

APPENDIX 3: OWNERSHIP AGREEMENT LETTER  

Page 48: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

45 | 65  

Page 49: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

46 | 65  

 

Page 50: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

47 | 65  

  

Page 51: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

48 | 65  

Page 52: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

49 | 65  

Page 53: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

50 | 65  

APPENDIX 4: SCHEDULE OF ACCOMMODATION                                  

   

Page 54: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

51 | 65  

                                  

   

Page 55: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

52 | 65  

                                 

Page 56: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

53 | 65  

APPENDIX 5: DESIGN STATEMENT                                   

Page 57: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

54 | 65  

   

Page 58: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

55 | 65  

                                 

   

Page 59: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

56 | 65  

                                  

   

Page 60: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

57 | 65  

                              

   

Page 61: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

58 | 65  

                                   

Page 62: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

59 | 65  

APPENDIX 6: SOUTHERN GENERAL HOSPITAL CAMPUS MASTERPLAN                                

New Teaching & Learning Facility 

Page 63: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

60 | 65  

APPENDIX 7: AGREED SIGNED OFF GENERAL ARRANGEMENTS 1:200  

Level 0                                

Page 64: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

61 | 65  

Level 1                                   

Page 65: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

62 | 65  

Level 2                                   

Page 66: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

63 | 65  

Level 3                                   

Page 67: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

64 | 65  

APPENDIX 8: AEDET                               

Page 68: NEW TEACHING LEARNING FACILITY SOUTHERN GENERAL HOSPITAL …

65 | 65  

APPENDIX 9: CHANGE CONTROL FORM  

CHANGE CONTROL PROCEDURE  

NHS GG&C & University of Glasgow  

Teaching & Learning Facility Project 

Unique CCP Reference No:    TLF      

SECTION 1: INITIATION  Date CCP Raised:    Raised By:   Date Decision Required By:     SECTION 2: DESCRIPTION OF CHANGE AND BUSINESS JUSTIFICATION  Description of Change:  Business Justification for Change:  Enclosures:           Drawing                Narrative                  Budget Cost        Authorised by Joint Operational Group: 

Print Name  Signature  Directorate  Date 

Authorised by Chief Operating Officer/ Prof of Medicine and Head of College of MVLS 

Signature  Date:  

SECTION 3: IMPACT OF CHANGE  Time:     Revenue Cost:     Capital Cost:     We recommend that the Total Sum should be: 

Contained within Existing Budget    Funded from within the Optimism Bias Sum   Funded from Organisation Budget  NHS    UofG   No change or effect to the project budget   

Impact Assessed By:    Date Assessed: SECTION 4: AUTHORISATION  Levels of Authority:  Value (£)  Assessed  Date Joint Operational Group  10‐100k     ASSB/University Board  100k‐1.5m     Q&P/Senate  > 1.5m      PM to issue instruction to carry out the works if approved Unique CE Reference No: