New Baze de Date Access

8/16/2019 New Baze de Date Access

1/13

1

BAZE DE DATE ACCESS

1. DESCHIDEREA APLICAŢIEI MICROSOFT ACCESS.

Aplicaţia MICROSOFT ACCESS poate fi deschisa: din meniul START- Programs -MICROSOFT ACCESS.

sau Daca exista o pictograma pe ecran sub care scrie MICROSOFT ACCESS se poate porni

aplicaţia printr-un dublu clic pe această iconiţă.

2. DESCRIEREA INTERFETEI APLICATIEI ACCESS.

In momentul apăsării MICROSOFT ACCESS, pe ecranul monitorului apare imaginea specifică

acestei aplicaţii:

Interfaţa aplicaţiei Access conţine: - bara de titlu;- bara meniului principal;

- bara cu instrumente de lucru Database, specializata ingestiunea bazelor de date;

- zona de lucru ( in momentul iniţial este goala);- bara de stare.


2/13

2

La crearea sau deschiderea unei baze de date se obţine fereastra Database (baza de date):

aceasta fereastra este centrul de comanda al fişierului t ip Access, deoarece poate crea si utilizaorice obiect din baza de date.

Fereastra conţine: - bara de titlu a ferestrei ( prezintă numele şi formatul de fişier al bazei dedate);

- bara de instrumente a ferestreiunde: butonul Deschidere (Open) se utilizează pentru lucrul cu obiecte existente; butonul Proiect(Design) se utilizează pentru modificarea obiectelor existente; butonul Nou (New) se utilizează pentru

crearea de obiecte; butonul Ştergere ( Delete ) elimină obiectul selectat; butoanelereprezintă diferite forme de vizualizare în fereastra bază de date: Pictograme mari, Pictograme mici,Lista, Detalii.

- Obiecte ( Objects);- Grupuri (Groups) - se pot adaugă unui grup obiecte de diferite tipuri, care

conţin comenzi rapide la obiectele bazei de date care aparţin acestuia;- Preferinţe (Favorites);

3. OBIECTELE FERESTREI BAZA DE DATE.

O baza de date conţine următoarele categorii de obiecte:

Tabele - un tabel este format dintr-un număr de linii şi dintr-un număr de coloane. Primalinie este linia de antet a tabelului. Fiecare celula a liniei de antet conţine un nume decâmp. Celelalte linii ale tabelului sunt articolele ( înregistrările) sale. Fiecărui nume de câmp îieste asociat un tip de date si o dimensiune. Structura tabelului poate fi modificata.

Interogări - servesc la selectarea, pe baza anumitor criterii a anumitor articole din tabele.Articolele selectate pot fi afişate într-o ordine stabilită de utilizator.

Formulare ( Machete) - servesc pentru a facilita introducerea articolelor (înregistrărilor) unui tabel, cu ajutorul ecranului.

Rapoarte - servesc la extragerea datelor din tabele si interogări si la trimiterea lor laimprimanta, în vederea tipăririi. Articolele tipărite pot fi grupate şi sortate. Rapoartele potconţine antete si subsoluri de pagina, precum şi un antet şi un subsol de raport.


3/13

3

Macro-uri . Permit realizarea rapida a diferitelor sarcini, deoarece ele pot fi asociate şievenimentelor. Prin macro se înţelege o secvenţă de comenzi care vor fi lansate în execuţie la solicitarea utilizatorului.

Module - sunt recipiente în care sunt memorate subrutine si funcţii scrise de utilizator inlimbajul Visual Basic pentru aplicaţii (VBA).

Pagini.

4. INCHIDEREA UNEI BAZE DE DATE SI A APLICATIEI MICROSOFT ACCESS.

Pentru a închide o baza de date, fără a închide si aplicaţia Access ce este necesară pentru utilizări ulterioare, se utilizează una din următoarele metode:

- comanda Închidere ( Close) din meniul Fişier (File) ;

sau

- se apasă pe butonul din coltul din dreapta sus a ferestrei baza de date;

- se acţionează combinaţia de taste Ctrl + F4

- se acţionează combinaţia de taste Ctrl + W

Pentru a părăsi programul Access, se utilizează una din următoarele metode:

- se selectează comanda Ieşire ( Exit) din meniul Fişier (File) sau

- se apasă combinaţia de taste ALT + F4 sau

- se apasă pe butonul din coltul din dreapta sus a ferestrei aplicaţiei Access.

5. PROIECTAREA UNEI BAZE DE DATE.

Pentru proiectarea bazei de date, se respectă paşii următori:

1. Stabilirea scopului bazei de date şi a modului de utilizare;2. Stabilirea câmpurilor de care avem nevoie în baza de date;3. Stabilirea de tabele necesare în baza de date;4. Stabilirea tabelului căruia îi aparţine fiecare câmp; 5. Identificarea câmpului sau câmpurilor cu valori unice în fiecare înregistrare;6. Stabilirea relaţiilor dintre tabele; 7. Îmbunătăţirea proiectului; 8. Introducerea datelor şi crearea altor obiecte ale bazei de date ( interogări, formulare, rapoarte,

pagini de acces la date, macrocomenzi şi module);

6. CREAREA UNEI BAZE DE DATE VIDE.


4/13

4

Prima operaţie pe care o face un utilizator când deschide aplicaţia Access este să deschidă o bază de date – dacă există1 – sau să creeze una nouă.

Crearea unei baze de date se face selectând din meniul FILE ( Fişier), comanda NEW ( Nou )→ BLANK DATABASE ( Bază de date necompletată ) .

Se va deschide fereastra de mai jos, în care se stabileşte unitatea de disc sau directorul unde sedoreşte salvarea fişierului bază de date şi în dreptul etichetei File name se va introduce de latastatură un nume fişierului.

Se execută clic pe butonul CREATE ( Creare ) şi rezultă fereastra bază de date, din figura de mai jos:

1 Deschiderea unei baze de date se face din meniul principal, selectând FILE → OPEN.


5/13

5

După ce a fost creată sau deschisă baza de date pentru care se doreşte să se creeze un tabel,se execută clic pe opţiunea Tables de pe bara Objects din fereastra bazei de date. În fereastră seobţin modurile de creare tabel:

Create table în Design view ( în modul Vizualizare proiect), această metodă este utilizată celmai frecvent, deoarece utilizatorul are „mână liberă” în proiectarea şi stabilirea diferiteloropţiuni ale tabelului.

Create table by using wizard ( utilizând Expertul ), această metodă permite selectareacâmpurilor tabelului care urmează să fie creat dintr -un mare număr de tabele predefinite ( ex.comerciale, medicale, de inventar şi altele).

Create table by entering data ( prin introducere de date ). În momentul salvării foii de date, programul Access va analiza datele introduse şi va determina automat tipul şi formatareadiferitelor câmpuri ale tabelului.

Obs. Indiferent de metoda utilizată, tabelul creat întotdeauna poate fi modificat, folosind modulde vizualizare de tip proiect Design View. În acest mod de vizualizare, în tabelul creat pot fiinserate câmpuri noi, pot fi şterse câmpuri inutile, pot fi stabilite valori implicite, măşti deintroducere şi altele.

7. CREAREA TABELELOR ÎN MODUL DESIGN VIEW (ÎN MODUL VIZUALIZAREPROIECT) .

În fereastra bază de date, parcurgeţi etapele: 1. Executaţi dublu clic pe opţiunea Create table în Design view2. În fereastra Design se deschide un tabel gol, conţinând co loanele Field Name (nume câmp ),

Data Type ( tip de date ) şi Description (descriere). În coloana Field Name, tastaţi un nume pentru primul câmp, după care apăsaţi tasta Tab.

3.

Pentru a schimba tipul de date prestabilit, cu altul, executaţi clic pe săgeată în jos dincâmpul Data Type şi selectaţi un nou tip de date de pe lista care apare pe ecran . Dupăaceea, apăsaţi tasta Tab.

Datele care corespund unui câmp pot fi de mai multe tipuri :


6/13

6

- Text - Şiruri de caractere alfanumerice sau numere nefolosite în calcule;

- Zona de scris ( Memo ) – oferă utilizatorului posibilitatea de a scrie comentarii descriptive de

cel mult 64000 de caractere;

- Numeric ( Number )- date numerice folosite în calcule matematice ( Întregi: Byte, Integer,

LongInteger sau reale: Single, Double);

- Date / Time - oferă date calendaristică / ora;

-

Currency - valoare monetară; - Auto Number - număr cu incrementare automată, pe care aplicaţia îl completează automat

pentru fiecare înregistrare adăugată într -o tabelă;

- Yes / No - valori logice : Adevărat sau Fals;

- Ole Object - destinat păstrării datelor provenite de la alte programe ( grafic, fişier cu sunete,

etc. ) ;

- Hyperlink - text sau combinaţie de text folosită ca adresă a unei pagini web;

- Lookup Wizard ( Informaţii legate ) – creează câmpuri care permit utilizatorului să aleagă

valori din cadrul altor tabele sau dintr-o listă de valori;

- Tipul de date implicit este Text. Pentru a selecta un alt tip se execută clic pe butonul cu

săgeată descedentă din coloana Data Type.

4. Opţional, tastaţi o descriere de câmp în coloana Description. Acest text apare pe bara destare a ferestrei Table atunci când introduceţi date şi acest câmp este selectat.

5. Repetaţi paşii de la 2 la 4, în funcţie de necesităţi, pentru a continua să adăugaţi câmpuri. Pentru fiecare câmp există o listă de proprietăţi, conform reprezentări de mai jos:

- Field Size ( dimensiunia câmpului ) – este zona unde se specifică dimensiunea alocată pentruintroducerea datelor: pentru tipul de date Text, implicit, lungimea este de 50 de caractere, dar se

pot da valori până la 255 de caractere. Tipul de date Number are opţiunile : Byte ( octet ), cu valoricuprinse între 0 – 255, Integer, cu valori cuprinse între - 32768 şi + 32768. Tipul de date Memo areo lungime rezervată de 64 KB, tipul Date / Time este stocat sub forma unor numere în virgulămobilă de 8 octeţi, tipul Currency este stocat cu până la 15 cifre în stânga şi până la 4 cifre în


7/13

7

dreapta punctului zecimal, tipul Auto Number poate avea valori întregi ordonate secvenţial sau înmod aleatoriu.- Format - se stabileşte modul de afişare a datelor pe ecran pentru tipurile de date numeric(Number ), dată calendaristică ( Data / Time) , dată logică ( Yes / No ).

- Decimal places ( Numărul de zecimale ) – se stabileşte numărul de zecimale ce pot fi atribuitecâmpului.- Input Mask ( Formatul de introducere ) – oferă posibilitatea introducerii unui şablon pentru datelecorespunzătoare unui câmp. Ex. pt. introducerea unor numere cu trei zecimale şi care pot fi şinegative, se poate scrie : # 999.999-Caption ( Etichetă ) - determină afişarea titlurilor numelor de câmp. - Default Value ( Valoarea iniţială ) – determină valoarea ce trebuie salvată în câmpul uneiînregistrări, dacă nu este introdusă nici o valoare. - Validation Rule ( Regula de validare ) – se stabileşte regula care trebuie respectată înainte desalvarea valorii introduse în câmp.- Validation Text ( Textul de validare ) – reprezintă textul care se va afişa pe ecran dacă nu esterespectat criteriul impus de regula de validare.- Required ( Cerut ) – se stabileşte dacă completarea unui câmp este obligatorie (Yes ) sau nu ( No)

- Allow Zero Length ( Permite lungime zero ) - dacă este selectată opţiunea No, câmpul poate sărămână necompletat. - Indexed ( Indexat ) – se specifică dacă acel câmp este folosit sau nu ca un câmp de index.

6. Pentru a salva tabelul, deschideţi meniul File şi selectaţi Save ( salvează ) sau executaţi clic pe

butonul din fereastra activă.

7. Executaţi clic pe butonul Yes.

8.

Se deschide caseta de dialog Save As ( salvează ca…).

9. Tastaţi un nume pentru tabel şi executaţi clic pe OK .

10. Aplicaţia Access vă solicită să stabiliţi o cheie principală.

11. Executaţi clic pe NO ( nu) pentru a nu stabili cheie principală.

Stabilirea cheii primare.

Cheia primară va trebui să identifice în mod unic înregistrările din tabel. Un tabel trebuie săaibă o cheie primară, deoarece valoarea acesteia este utilizată în definirea unei relaţii, care se va

stabili între tabelul actual şi celelalte tabele ale bazei de date. Aplicaţia Access nu admite valoriduplicate sau nule în acest câmp.Pentru stabilirea cheii primare: Se deschide tabelul în modul Design ( dacă nu este deja deschis );


8/13

8

Se selectează câmpul sau câmpurile care vor furniza cheie primară;

Se acţionează butonul Primary Key din bara de instrumente standard Sau se alege din meniul Edit opţiunea Primary Key .

Îndepărtarea cheii primare.

Se deschide tabelul în modul de afişare tip proiect; Se efectuează un clic pe selectorul de linie al cheii primare curente apoi din meniul Edit se

dă comanda Primary Key sau clic pe simbolul . În stânga numelui câmpului va dispărea simbolul de forma unei chei.

Obs: Dacă am salvat tabela fără să fixăm cheia primară, aplicaţia Access ne va avertiza în legăturăcu acest lucru şi ne va da posibilitatea de a reveni în modul Design sau va ataşa automat un câmpde tip AutoNumber, cu rol de cheie, numindu-l ID.Stabilirea unui index.

Câmpuri indexate, se creează pentru a accelera sortarea şi căutarea. Deoarece indexareacâmpurilor încetineşte actualizările, se recomandă indexarea doar a câmpurilor după care seefectuează frecvent căutări şi sortări. Etape :

După ce a fost deschis tabelul pe care dorim să-l modificăm în fereastra Design, se execută

clic în cadrul câmpului pe care dorim să-l indexăm; În foaia de proprietăţi, se execută clic în câmpul Indexed. La dreapta câmpului apare osăgeată în jos;

Se execută clic pe săgeată şi în lista care apare pe ecran se execută clic pe Yes (Duplicates OK ) ( da – se acceptă dubluri) sau No ( No duplicates ) ( Nu – nu se acceptădubluri), în funcţie de cerinţe;

Acest câmp va fi acum indexat şi poate necesita o intrare unică, în funcţie de ceea ce aţiselectat.

Tipuri de indecşi:

Index ( Duplicates OK) este folosit pentru selectarea ordinii de parcurgere dincâmpurile non – cheie, ale căror valori nu trebuie să fie neapărat unice; Unique Index este folosit pentru selectarea ordinii de parcurgere bazată pe prima

apariţie a valorii în câmpul specificat; Index ( No duplicates ) este folosit în tabelele incluse într-o bază de date care au deja

fixat indexul primar, dar care doresc verificarea unicităţii. Primary Index este folosit în contextul unei tabele incluse într-o bază de date şi

asigură introducerea valorilor unice pentru cheia articolelor. O tabelă are un singurindex primar.

Ştergerea unui index se face fie prin fereastra Design View asociată tabelei, fie prin f ereastra

Indexes, deschisă prin clic pe butonul .OPERAŢII ÎN TABELE

1. Adăugarea înregistrărilor într-un table;


9/13

9

O înregistrare este un rând dintr-un tabel. Ea conţine informaţii despre o anumită persoană, un anumitloc, eveniment etc. Pentru fiecare înregistrare se introduce câte o valoare în câmpurile (coloanele) din tabel.

Mai întâi, trebuie deschis tabelul. Pentru a deschide un tabel se execută dublu clic pe el în fereastraDatabase, sau se execută clic pe el o dată, apoi pe Open. După aceea, pentru a introduce o înregistrare, seefectuează paşii următori:

Se execută clic pe prima celulă goală din prima coloană goală. Se scrie valoarea în câmpul respectiv.

Se apasă tasta Tab pentru a trece la câmpul următor, apoi se introduce valoareacorespunzătoare. Se continuă, folosind tasta Tab până se ajunge la ultimul câmp. Când se apasă tasta Tab în

ultimul câmp, punctul de inserare se mută în primul câmp de pe rândul următor, unde seîncepe o nouă înregistrare.

Se continuă introducerea înregistrărilor până când se completează toate câmpurile.

Datele pot fi introduse toate folosind numai tasta Tab şi scriindu -le. Dar există şi câteva combinaţiiutile de taste, care pot uşura munca:

Pentru a insera data curentă, se apasă Ctrl+;. Pentru a insera ora curentă, se apasă Ctrl+:. Dacă s-a definit o valoare pentru un câmp (în modul de afişare Table Design), se poate insera

apăsând Ctrl+Alt+Bara de spaţiu. Pentru a repeta valoarea din acelaşi câmp al înregistrării anterioare, se apasă Ctrl+’.

După introducerea înregistrărilor în tabel, schimbarea unui tip de câmp cu altul se poate

realiza numai dacă cele două tipuri sunt compatibile.

2. Ştergerea înregistrărilor : - selectaţi înregistrările care urmează să fie şterse iar din meniulFILE alegeţi opţiunea DELETE Record rezultă caseta de dialog în care selectaţi Yes.

3. Mutarea înregistrărilor : - selectaţi înregistrarea pe care doriţi să o mutaţi iar din meniul Edit sau bara de butoana alegeţi opţiunea Cut, pe urmă poziţionaţi cursorul în noua poziţie şi alegeţicomanda Paste din bara de butoane sau din meniul Edit.

4.

Ştergerea unui câmp / înregistrări : - Selectaţi coloana corespunzătoare câmpului, pe urmă dinmeniul Edit sau de pe bara de instrumente selectaţi DELETE COLUMN / DELETERECORD.

5. Inserarea unui câmp : - selectaţi câmpul înaintea căruia veţi insera un câmp nou , pe urmă

alegeţi Lookup field din meniul Insert şi definiţi noul câmp.

6. Tipărirea tabelei de date : - activaţi tabela de date şi selectaţi Print din meniul File sau din

bara de butoane.

7. Importarea datelor sau copierea unui tabel dintr-o altă bază de date ( Word; Excel; Fox

Pro, etc.) se realizează parcurgându-se următorii paşi :


10/13

10

- asiguraţi – vă că baza de date unde doriţi să importaţi fişierul este deschisă.

- alegeţi opţiunea File – Get External Data – Import

- din caseta de dialog Import selectaţi în caseta Files of Type opţiunea tipului de fişier dorit

şi căutaţi fişierul dorit

- selectaţi opţiunea Import

-

din caseta de dialog Import Spredsheet Wizard selectaţi opţiunile pe care le doriţi.

8. CREAREA LEGATURILOR INTRE TABELE

Vom realiza o evidenţă informatizată a elevilor din liceu.

Rezolvare:Vom crea tabelele având structurile de mai jos. Cheile primare sunt boldate. Stabiliţi legăturaClase→1,n→ Elevi.

Tabela Clase

Denumire câmp Tip de dată Dimensiune câmpClasa Text 3Diriginte Text 20Sala Text 10

profil Text 35Tabela Elevi

Denumire câmp Tip de dată Dimensiune câmp Nr matricol Numar Intreg Nume elev Text 20Media Numar Simpla precizie, 2 zecimaleData nasterii Data/Ora Data medieCaminist Da/NuClasa Text 3


11/13

11

1. Deschidem în modul Design View şi creem cele două tabele.2. Tabela Clase are ca şi index primar câmpul Clasa.3. Tabela Elevi se indexează neunic – Da (Cu dubluri) după câmpul cu acelaşi nume.4. Introducem valori, ca în imaginea de mai jos:

Observaţie:

Tabela Clase conţine două clase, 12D şi 12E, cărora nu le -au fost alocate elevi. Tabela Elevi conţineelevi în clasa 12F care nu a fost încă definită în tabela Clase.

5. Stabilirea relaţiei se face astfel:o Selectăm tabelul Clase şi activăm fila Foaie de date.o Din Grupul Relaţii alegem comanda Relaţii

o Din fila Proiectare care se activează alegem Afişare tabel .


12/13

12

o În fereastra de dialog care se deschide selectăm tabelele Clase şi Elevi prin dublu-click penumele lor după care dăm click pe butonul Închidere.

o Poziţionăm mouse-ul pe câmpul (cheia) de legătură a tabelei părinte şi glisăm(tragem) pestecâmpul (cheia) din tabela fiu. Automat se deschide fereastra de editare a legăturii unde vomapăsa pe primul buton cu numele Creare.

o Această fereastră conţine informaţii despre tabelele relaţionate, tipul legăturii precum şi desprecâmpurile participante la relaţie. Tipul relaţiei o putem stabili dând click pe butonul Tipasociere.., poziţia tabelelor relaţionate cu ajutorul celui de-al doilea buton cu numele

Creare...

Tabelele între care există o relaţie vor arăta astfel:


13/13

13

6. Prin faptul că s-a ales primul tip de asociere, vor fi afişaţi numai elevii care au clase asociate întabela părinte, ca în figura de mai jos:

Documents

New Baze de Date Access