Índice

COMPROMISSO DA GESTÃO DE TOPO

FORMULAÇÃO ESTRATÉGICA

POLÍTICA DA QUALIDADE E DA RESPONSABILIDADE SOCIAL

ESTRUTURA DO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO

REVISÃO (ANÁLISE CRÍTICA) DO SISTEMA DE GESTÃO

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Index

TOP MANAGEMENT COMMITMENT

STRATEGIC FORMULATION

QUALITY AND SOCIAL RESPONSIBILITY POLICY

STRUCTURE OF INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM

REVIEW (CRITICAL ANALYSIS) OF THE MANAGEMENT SYSTEM

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COMPROMISSO DA GESTÃO DE TOPO

O Instituto Politécnico de Portalegre (IPP) é uma instituição pública de ensino superior, que integra quatro Escolas – Escola Superior de Educação (ESE), Escola Superior de Tecnologia e Gestão (ESTG), Escola Superior de Saúde (ESS), em Portalegre, e a Escola Superior Agrária, em Elvas (ESAE) – vocacionadas para projetos de ensino e formação que asseguram o ensino, a formação, a investigação e outras atividades no respetivo âmbito científico, pedagógico, técnico e artístico. Integra também os Serviços de Ação Social e os Serviços Centrais do Instituto.

Foi definido como âmbito do Sistema de Gestão da Qualidade e do Sistema de Gestão da Responsabilidade Social o seguinte: “Formação, Investigação e desenvolvimento científico e tecnológico, Serviços à comunidade e Serviços sociais, em todas as unidades orgânicas do IPP”.

O Presidente assume o compromisso de desenvolver e implementar um Sistema Integrado de Gestão focado na satisfação das partes interessadas. É sua missão assegurar a melhoria contínua da eficácia do Sistema. O Vice--Presidente do IPP é o Representante da Gestão nomeado pela gestão de topo.

A promulgação do Manual do Sistema Integrado de Gestão representa o compromisso escrito do Presidente de que as Políticas são planeadas, executadas e avaliadas de forma a garantir a sua contínua aplicabilidade e adequabilidade face aos nossos clientes e à evolução das necessidades do ensino.

FORMULAÇÃO ESTRATÉGICA

O Sistema Integrado de Gestão adotado pelo IPP resulta da integração de diversos componentes, onde se pretende que “o todo seja superior à soma das partes”. Não importa deter cada um dos instrumentos de controlo mas sim o resultado da interação entre eles.

A formulação estratégica definida para o IPP, ou seja o seu enquadramento estratégico, assenta em quatro pilares essenciais: o Balanced Scorecard, o Sistema de Gestão da Qualidade, o Sistema de Gestão da Responsabilidade Social e os sistemas de avaliação de desempenho do pessoal não docente (SIADAP) e do pessoal docente (SIADDOC). Como suporte à concretização de todas estas áreas existem quatro fatores decisivos: equipas de trabalho, sistemas de informação, automatização e comunicação.

Recorrendo à utilização do Balanced Scorecard ligamos a avaliação estratégica à componente operacional, utilizando o desdobramento das seguintes componentes: missão, valores, análise SWOT, visão, grandes objetivos, objetivos específicos, indicadores, alvos/metas, iniciativas e políticas.

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TOP MANAGEMENT COMMITMENT

The Polytechnic Institute of Portalegre (IPP) is a public institution of higher education, which includes four schools – School of Education (ESE), School of Technology and Business Studies (ESTG), School of Health Sciences (ESS), in Portalegre, and School of Agrarian Studies, Elvas (ESAE) – oriented for education and training projects which provide education, training, research and other activities on the appropriate scientific, educational, technical and artistic level. It also integrates Social Action Services and the Central Services Office.

The scope of the Quality Management System and the Social Responsibility Management System was defined as follows: “Training, Research and scientific and Technological Development, Community Services and Social Services in all organizational units of IPP”.

The President is committed to develop and implement an Integrated Management System focused on stakeholders’ satisfaction. It is their mission to ensure continuous improvement of the effectiveness of the system. The Vice-President of IPP is the management representative appointed by top management.

The enactment of the Integrated Management System Manual represents the President’s commitment to policies that are planned, executed and evaluated to ensure its continuing suitability and applicability towards our clients and the changing needs of education.

STRATEGIC FORMULATION

The Integrated Management System adopted by IPP results from the integration of several components, which assumes that “the whole is greater than the sum of its parts”. It does not matter to keep hold of each control instrument, rather the result of interaction between them.

The Strategy formulation set for the IPP, i.e. its strategic framework, is based on four key pillars: the Balanced Scorecard; the Quality Management System and the Social Responsibility Management System; and the non-teaching staff (SIADAP) and teaching staff (SIADDOC) performance evaluation systems. As a support to the implementation of all these areas there are four key factors: work teams, information systems, automation and communication.

Through the use of the Balanced Scorecard will link the strategic evaluation to the operational component, using the unfolding of the following components: mission, values, SWOT analysis, vision, major goals, specific objectives, indicators, targets/goals, initiatives and policies.

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POLÍTICA DA QUALIDADE E DA RESPONSABILIDADE SOCIAL

O IPP, através dos seus órgãos dirigentes e da sua comunidade académica, compromete-se com o desenvolvimento de uma política de cumprimento dos requisitos legais, com o envolvimento das partes interessadas nas suas diferentes atividades e no seu sistema de gestão, com a implementação de um processo dinâmico de melhoria contínua no desenvolvimento dos seus processos e atividades, e com total respeito pelos princípios de responsabilidade social.

Esta política enquadra e sustenta o Projeto Educativo, Científico, Cultural e Desportivo do IPP, bem como o seu programa de desenvolvimento plurianual.

A política da qualidade e da responsabilidade social assenta em quatro vetores: melhorar a qualidade do ensino, alcançar a sustentabilidade do IPP, orientar a investigação e o desenvolvimento tecnológico para as necessidades do Norte Alentejo e apostar na rede de IES e na internacionalização.

Estes vetores estratégicos concretizam-se em 13 objetivos para os quais foram definidos metas e indicadores que são monitorizados no software Cognos:

1. Desenvolver programas de captação de estudantes;2. Orientar o Projeto Educativo, Científico, Cultural e Desportivo para a

sustentabilidade do IPP e integração na região;3. Rever e atualizar o modelo organizacional;4. Desenvolver a atividade da Coordenação Interdisciplinar para a

Investigação e Inovação para o desenvolvimento regional;5. Dinamizar o Gabinete de Emprego e Empreendedorismo;6. Ampliar o âmbito de atuação do Centro de Línguas e Culturas;7. Fomentar o desenvolvimento de programas de intercâmbio e de

cooperação;8. Estabelecer programas de apoio a trabalhadores docentes e não docentes;9. Consolidar e aprofundar o Sistema Integrado de Gestão (SIG);10. Estabelecer programas de apoio aos estudantes;11. Melhorar as infraestruturas do IPP;12. Promover o envolvimento dos funcionários docentes e não docentes

na identificação das preocupações sociais e na concretização de princípios e programas de Responsabilidade Social;

13. Promover a aproximação das partes interessadas do IPP envolvendo-as nas fases de conceção, execução e avaliação dos programas e atividades de Responsabilidade Social.

A relação de cada um dos objetivos com os quatro vetores estratégicos pode ser percebida no mapa estratégico do IPP.

Foram definidas diversas medidas/ações consubstanciadas no programa de desenvolvimento do IPP (2014/2017). Cada um dos objetivos é descrito no programa de desenvolvimento (2014/2017), onde constam as várias ações, indicadores e metas anuais.

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QUALITY AND SOCIAL RESPONSIBILITY POLICY

IPP, through their governing bodies and the academic community, is committed to the development of a policy of compliance with legal requirements, with the involvement of stakeholders in their different activities and their management system, with the implementation of a dynamic process of continuous improvement in the development of processes and activities, and with full respect for the principles of social responsibility.

This policy regulates and maintains the Education, Scientific, Cultural and Sporting Project of the IPP, as well as its multiannual development.

The quality and social responsibility policy based on four vectors: improving the quality of education, achieve sustainability of IPP, directing research and technological development for the needs of Northern Alentejo and invest on the HEI network and internationalization.

These strategic drivers are materialized in 13 goals for which targets and indicators that are monitored with Cognos software were defined:

1. Develop programs to attract students;2. Direct the Educational, Scientific, Cultural and Sporting Project for the

sustainability of IPP and integration in the region;3. Review and update the organizational model;4. Develop the activity of the Interdisciplinary Coordination for Research

and Innovation for regional development;5. Foster the Office of Employment and Entrepreneurship;6. Broaden the scope of activity of the Languages and Cultures Centre;7. Foster the development of exchange programs and cooperation;8. Establish supporting programs to teaching and non-teaching staff;9. Consolidate and deepen the Integrated Management System (IMS);10. Establish student support programs;11. Improve IPP infrastructure;12. Promote employee engagement of teaching and non-teaching staff in

identifying the social concerns and implementation of principles and social responsibility programs;

13. Promote IPP stakeholders closeness involving them in the phases of design, implementation and evaluation of programs and Social Responsibility activities.

The relationship of each of the four strategic objectives with vectors can be perceived in the strategic map of IPP.

Various measures/actions embodied in IPP development program (2014/2017) were established. Each of the goals is described in the development program (2014/2017), which contains the various actions, indicators and annual targets.

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ESTRUTURA DO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO

A definição do Sistema de Gestão da Qualidade e da Responsabilidade Social seguiu a abordagem por processos. Na perspetiva “processos internos” foi efetuada a sua descrição tendo por base uma matriz de processo modelo, com o propósito de detalhar as atividades principais que transformam entradas (inputs) em saídas (outputs) e propiciar um melhor entendimento da sua realização.

Os processos internos (SGQ) descritos de acordo com esta metodologia foram agrupados em três classes: operacionais/nucleares – diretamente relacionados com a execução do produto/serviço; de suporte – indiretamente dão suporte aos processos operacionais; transversal – que de uma forma geral serve e atravessa todo o sistema.

O Círculo de Progresso tem como missão gerir o Sistema Integrado de Gestão. Atualmente, a estrutura é coordenada pelo vice-presidente do IPP e integra os secretários das Escolas, o administrador do Instituto, o administrador dos SAS e um elemento do Gabinete do Observatório Académico (GOA).Este grupo de trabalho analisa a informação fornecida pelo GOA e interage com os grupos de melhoria contínua e com os órgãos de gestão do Instituto, estando incumbido de examinar a informação disponível no sistema, sugerir intervenções/melhorias e comunicar o respetivo plano aos órgãos de gestão. É responsável pelo acompanhamento das atividades dos grupos de melhoria contínua, reunindo sempre que necessário com os mesmos, acompanhamento do tratamento de ocorrências, reclamações e não conformidades, preparação e acompanhamento de auditorias, controlo de documentação do sistema, elaboração do relatório “Revisão pela Gestão” e planificação da evolução do sistema e implementação de atividades.

O GOA, enquanto estrutura com funções de Observatório Académico, recolhe e fornece os dados para alimentar o desenvolvimento da autoavaliação dos ciclos de estudo do IPP, quer no que respeita ao processo de avaliação interna quer no que respeita ao processo de avaliação externa da responsabilidade da Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior (A3ES), bem como estudos de natureza estratégica para apoio à gestão do IPP e das suas unidades orgânicas.Por outro lado presta igualmente apoio ao desenvolvimento do SIG, ao verificar e atualizar o repositório documental do sistema de gestão de qualidade e de responsabilidade social disponível na Intranet do IPP; e ao medir e avaliar a satisfação das partes interessadas do IPP. É também o gabinete que recolhe e monitoriza os dados necessários para alimentar os indicadores do mapa estratégico.O GOA é constituído por dois técnicos superiores, coordenado pelo vice-presidente do IPP e assessorado técnica e cientificamente por três docentes das áreas da estatística, da metodologia de investigação e da sociologia.

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STRUCTURE OF INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM

The definition of the Quality Management System and Social Responsibility followed the process approach. In internal processes perspective its description was made based on a process model matrix array, for the purpose of detailing the main activities that transform inputs into outputs and provide a better understanding of their achievement.

The internal processes (QMS) described according to this methodology were grouped into three classes: operational/nuclear – directly related to the performance of the product/service; support – indirectly support the operational processes; transversal – which in general serves and runs through the whole system.

The Circle of Progress’s mission is to manage the Integrated Management System. Currently, the structure is coordinated by the vice president of IPP and includes the management secretaries of Schools, the administrator of the Institute, the administrator of SAS and a member of the Academic Observatory Office (GOA).This working group analyzes the information provided by GOA and interacts with continuous improvement groups and with the management of the Institute, its mission being to review the information available in the system, suggest interventions/improvements and communicate the respective plan to the management bodies. It is responsible for monitoring the activities of continuous improvement groups, regularly meeting with them whenever necessary, monitoring treatment of incidents, complaints and nonconformities, preparation and monitoring of audits, system documentation control, writing the “Review by Management” report and planning of system evolution and implementation of activities.

GOA, as a structure working as Academic Observatory, collects and provides data to feed into the development of self-assessment of the study cycles of IPP, both with regard to the internal review process and with regard to the process of external assessment, the responsibility of the Evaluation and Accreditation of Higher Education Agency (A3ES), as well as studies of strategic nature to support the management of IPP and its organizational units.On the other hand it also provides support for the development of IMS, by checking and updating the document repository of the quality management and social responsibility system available on IPP Intranet; and by measuring and evaluating IPP stakeholders’ satisfaction. It is also this office that collects and monitors data needed to feed the indicators of the strategic map.GOA consists of two senior technicians, coordinated by the Vice-President of IPP and technically and scientifically assisted by three teachers in the areas of statistics, research methodology and sociology.

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Os Grupos de Melhoria Contínua, criados ao longo da implementação do SIG, são um elemento chave na busca das Melhores Práticas “a arte de bem-fazer”, que nos permita maximizar todos os nossos recursos. São constituídos por elementos (docentes e não docentes) com funções ou responsabilidades nas áreas funcionais definidas para cada processo, independentemente da UO a que pertencem. Este grupo corresponde às equipas de 1ª linha. No entanto irão estar igualmente envolvidos, no desempenho do processo, os restantes colaboradores, que não pertencendo diretamente ao Grupo de Melhoria Contínua, estão implicados nas atividades relacionadas com as respetivas áreas. Com esta filosofia de constituição e gestão é assegurada a participação de todas as UO e áreas funcionais.O grupo reúne periodicamente, tem a responsabilidade da gestão do processo, responde pelo cumprimento da matriz, analisa os relatórios do Balanced Scorecard, com os indicadores que lhe dizem respeito, e propõe aos órgãos de gestão soluções para melhorarem os seus serviços.

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Continuous Improvement Groups, created during the implementation of the IMS, are a key element in search of Best Practices “the art of well-doing”, enabling us to maximize all of our resources. They consist of elements (teaching and non-teaching staff) with functions or responsibilities in the functional areas defined for each process, regardless of the OU to which they belong. This group corresponds to the 1st line teams. However the remaining staff will also be involved in the performance of the process, who, although not directly belonging to the Continuous Improvement Group, is involved in activities related to their respective areas. With this philosophy of creation and management, participation of all OU and functional areas is ensured.The group meets regularly, has the responsibility of managing the process, answers to the fulfillment of the matrix, analyzes the reports of the Balanced Scorecard, with the indicators concerning it, and proposes solutions to the management to improve its services.

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PROCESSOS OPERACIONAIS/NUCLEARES

ATIVIDADE CURRICULAR E APOIO AO ESTUDANTE: garantir um elevado nível de ensino e aprendizagem dos alunos, bem como assegurar-lhes o apoio psicopedagógico e social – referencial 3 da A3ES.

INVESTIGAÇÃO E DESENVOLVIMENTO: gerir os projetos onde o IPP está envolvido com o objetivo de transformar e converter o conhecimento em valor acrescentado para a sociedade, promovendo atividades realizadas nos domínios da prestação de serviços à comunidade, investigação e no apoio às atividades pedagógicas – referencial 4 da A3ES.

OFERTA FORMATIVA: criar e reformular ciclos de estudo, definindo procedimentos para o desenvolvimento dos mesmos e assegurando uma elevada qualidade da oferta formativa – referencial 2 da A3ES.

RELAÇÕES EXTERNAS E COOPERAÇÃO: desenvolver e assegurar a coordenação das atividades relativas às relações internacionais e à cooperação externas – referenciais 5 e 10 da A3ES.

PROCESSOS DE SUPORTE

COMUNICAÇÃO: promover a imagem do Instituto, divulgar a sua oferta formativa e assegurar todos os aspetos relacionados com a comunicação interna e externa, nomeadamente o apoio e registo de todos os eventos científicos e culturais, nos quais o IPP está envolvido na dinamização e/ou participação – referencial 9 da A3ES.

GESTÃO DA INFORMAÇÃO: garantir a disponibilidade dos sistemas informáticos, de modo a permitir o acesso e a conservação da informação – referencial 8 da A3ES.

GESTÃO DE RECURSOS: assegurar a gestão dos recursos humanos, financeiros e materiais assegurando a conformidade com os dispositivos legais em vigor – referenciais 6 e 7 da A3ES.

PROCESSO TRANSVERSAL

RESPONSABILIDADE SOCIAL: manter o sistema de gestão da respon-sabilidade social, tendo como base os valores, princípios e política definidos. Pretende-se que os objetivos e programas cumpram com a missão e estratégia do IPP, de acordo com a legislação, normas aplicáveis e o envolvimento das partes interessadas.

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OPERATING/NUCLEAR PROCESSES

CURRICULUM ACTIVITY AND STUDENT SUPPORT: ensuring a high level of teaching and student learning, as well as their psycho-pedagogical and social support – benchmark 3 of A3ES.

RESEARCH AND DEVELOPMENT: managing projects where IPP is involved in order to transform and convert knowledge into added value for society by promoting activities in the areas of provision of community services, research and support for educational activities – benchmark 4 of A3ES.

TRAINING OFFER: creating and redesigning study cycles, defining procedures for their development and ensuring high quality of training on offer – benchmark 2 of A3ES.

EXTERNAL RELATIONS AND COOPERATION: developing and ensuring the coordination of activities relating to international relations and external cooperation – benchmarks 5 and 10 of A3ES.

SUPPORT PROCESSES

COMMUNICATION: promoting the image of the Institute, disseminating its educational offer and ensuring all aspects related to internal and external communication, including support and registration of all scientific and cultural events, in which IPP is involved in fostering and /or participation – benchmark 9 of A3ES.

INFORMATION MANAGEMENT: ensuring the availability of computer systems to allow access to and conservation of information – benchmark 8 of A3ES.

RESOURCE MANAGEMENT: ensuring the management of human, financial and material resources ensuring compliance with the legal provisions in force – benchmarks 6 and 7 of A3E.

TRANSVERSAL PROCESS

SOCIAL RESPONSIBILITY: keeping the social responsibility managing system, based on the values, principles and policy defined. It is intended that the objectives and programs fulfill the mission and strategy of IPP in accordance with the law, applicable regulations and stakeholders’ engagement.

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REVISÃO (ANÁLISE CRÍTICA) DO SISTEMA DE GESTÃO

Anualmente, durante os meses de dezembro e janeiro, o Círculo de Progresso efetua a análise crítica ao SIG, remetendo o relatório à gestão de topo, que é posteriormente apresentado numa sessão alargada do Conselho Académico do IPP, com dirigentes e representantes de órgãos e estruturas, pessoal não docente e estudantes. Nesta reunião, bastante participada e construtiva, é feita uma reflexão de onde resultam conclusões, as quais são depois consideradas no documento final da revisão pela gestão.

Este relatório é o resultado dos contributos dos Grupos de Melhoria Contínua, sendo depois completado, harmonizado e discutido no Círculo de Progresso.

As decisões, para além de documentadas em ata, serão contributos para a elaboração dos documentos previsionais do ano seguinte.

REVIEW (CRITICAL ANALYSIS) OF THE MANAGEMENT SYSTEM

Every year during the months of December and January, the Progress Circle performs a critical analysis of the IMS, forwarding the report to top management, which is then presented in an enlarged session of IPP Academic Council with leaders and representatives of bodies and structures, non-teaching staff and students. At this meeting, very participatory and constructive, a reflection is made from where conclusions emerge, which are then considered in the final document of the management review.

This report is the result of contributions from Continuous Improvement Groups, after being completed, harmonized and discussed in the Progress Circle.

Decisions, besides being documented in the minutes will be input to the preparation of the forecast documents the following year.