~ 6 ~

NCVMA Practice Management Seminar May 3, 2015 

 

Sheraton Four Seasons Greensboro, NC 

5 hours of quality continuing education 

Shelley Johnson, BS, CVPM; Practice Management Specialist, Patterson Veterinary Supply   Internal Controls – Ever feel there is too much to keep track of in your practice? Learn to recognize areas of vulnerability to your business and gain control! From better internal controls on medications to practice finances, you won’t want to miss this one!  

Rock Star Implementation! – Ideas can be a dime a dozen, but implemented ideas will be the differentiator between you and your competition. Implementation is one of the most difficult aspects of business. Learn how to take an idea to action and watch your team soar! 

Getting to the Heart of the Matter with Clients – In practice, much of the administrative focus is getting paperwork and policy done correctly. If you have wanted your team to be better able to connect with clients, then this is for you. Learn how to teach your team to connect in a way that leaves your clients completely impressed! 

Gigi Davidson, BSPh, DICVP; Director of Clinical Pharmacy Services NCSU‐CVM; Chair, USP Compounding Expert Committee, 2010‐2015; recipient USP’s Beal Award for Dedication to Public Health   Prescribing and Pharmacy Issues: What You Need to Know to Protect Yourself! – This two hour presentation will cover contemporary problems veterinarians face in their practices and offer practical solutions to help address them. Issues include:  1. How To Deal Effectively With Those Pesky Pharmacists: NPI numbers, DEA numbers, unauthorized substitutions, and a dozen more ways to avoid problems 2. Update on Compounding Standards: What do USP standards and the new Drug Quality Security Act mean for veterinarians? 3. When NOT to Have a Backordered Product Compounded 

 

Sponsors:           Accommodations: Rooms at the Sheraton Four Seasons are available at the seminar rate of $142/night, ex‐cluding tax. Call 336‐292‐9161 and mention NCVMA seminar when you make reservations.  

Registration limited to NCVMA members only and one non‐DVM staff per member.  

Online Registration Now Open! 

 

By: Peter G. Moisan, DVM. ACVP, ABVP Food Animal Specialty, ABVP Beef Specialty  In this second of 2 articles for the Newsletter, I would like to go over some requests and requirements for adequate submission of necropsy specimens. These pointers are made to increase the level of service we (the veterinary clinician/pathologist team) can offer to our patients.  Submitting a History The most frequent shortcoming we see in our necropsy (and biopsy) submissions is too little history. An adequate history would include signalment, cause of the present illness and likely cause(s) of death. Differential lists, additional animals similarly affected in the home or herd, and ongoing relevant clinical disease. The specific findings at necropsy are also vital for the necropsy submission and subsequent ancillary testing. We are often presented with irrelevant history or only a copy of the complete patient record with no comments about recent clinical disease or necropsy findings. Radiographs, ultrasound images, and clinical chemistry values with interpretations and normal range of values of each are also very valuable for difficult diagnostic cases.   The following 2 examples would be typical, excellent histories from my files:  Feline diarrhea case  The animal presented was a 1.2kg male intact 6‐month‐old cat in 3/9 body condition. There was an estimated 8% dehydration of the carcass, with shrunken eyes and scant yellow fluid feces at the perineum. Subcutaneous tissues were tacky. Lungs were mildly atelectatic. The stomach and small intestine were empty and the colon was distended with fluid feces similar to that present at the perineum. No additional pathological features were identified at the time of the gross examination.  Bovine pneumonia case The animal presented was an approximately 250kg intact black heifer in thin (4/9 BCS) that was in a mild state of autolytic change. The lungs did not collapse upon opening the thoracic cavity. There was cranioventral consolidation of the lungs, bilaterally, and the pleural surface was covered by a well‐organized sheet of yellow fibrin. The consolidated portions of the lung were deep purple in color and had a meaty consistency. The gall bladder was distended with 500ml of thick green bile. The gastrointestinal tract was moderately empty. Additional pathological features were not seen at the time of gross examination.   

Tissues to Submit The tissues submitted in formalin for histopathology should be submitted in a volume of 10 parts fluid to 1 part tissue. The tissues should be sectioned to 1cm or thinner pieces and parenchymal tissues (brain, lung, liver) should be submitted in a sliced bread pattern. Gastrointestinal specimens in formalin should be submitted in separate containers. Brain and placenta from fetal necropsies should also be submitted in separate containers.   As we learned in veterinary school, necropsies should be complete regardless of who is the prosector. If a thorough necropsy, including all relevant tissues, cannot be performed, a diagnostic laboratory should be requested instead. In other circumstances, particularly if malpractice or legal proceedings are possible, the case should also be referred to the diagnostic laboratory. In some cases, with multiple death losses, a necropsy at the farm will provide quick differentials, and a concomitant submission of additional animal(s) to the diagnostic laboratory will help provide more details.   Common omissions from necropsy material include brain from animals with neurological signs; lung and liver tissues from cardiac disease cases; and pancreatic tissue from animals with gastrointestinal diseases.   When there are no gross abnormalities and the history is not suggestive of a cause of death, a complete necropsy with submission of all tissues is necessary. It is not uncommon to find no gross lesions in a dead animal, particularly a sudden death.   Anesthetic deaths are commonly seen by the pathologist or diagnostic laboratory. If the necropsy is performed in the office or on site, a complete necropsy is vital. This would include brain, lung, heart, and liver at a minimum.   In the event of a conflict of interest, submission to the diagnostic laboratory is vital.   Time of Death The amount of post mortem change is also recommended in the submission material, whether necropsied in the field or when the carcass is submitted to the laboratory. An estimated time of death will help the diagnostician weigh the post mortem changes against pathological features in a laboratory sample.   Ancillary Testing Along with samples for histopathology, specimens for bacteriology, virology, and toxicology are submitted with 

Improving Specimen Submissions for Biopsies: Part II 

~ 7 ~

 

many necropsy specimens. They are necessary for a complete necropsy evaluation. Bacteriology and virology specimens should be taken early in the necropsy to avoid contamination of tissues, and should be placed in individual sterile containers. Gastrointestinal contents are frequently the cause of contamination of other tissues and render culture results suspect or worthless. Toxicology suspects should have blood, kidney, liver, and stomach contents collected separately. All ancillary test specimens should be refrigerated when collected.   Differential List Some practitioners will withhold a clinical impression or differential list in an attempt to prevent bias by the pathologist. Withholding this information does not benefit the patient and can lead to incomplete results from the Diagnostic Laboratory. Even if wrong, a differential diagnosis is a starting point for the pathologist who is working up the case.   I often remind practitioners that they and we (pathologists) are working for the client. In that respect, the more 

information you can gather from the patient and give to the pathologist, the more accurately we can make our diagnosis and ancillary comments, and the better you are able to formulate a prognosis and treat a medical condition in the remaining herd or household animals. Remember also that the client owns the patient and has paid us (the veterinary team) to do the best job we can do. If the practitioner cares enough for the patient and client, the more reasonable will be our request for a complete history and careful specimen submission.   Questions about necropsy or diagnostic information are welcomed. Dr. Moisan worked in large animal practice for 11 years and has been a pathologist for 22 years. His specialties are Anatomic Pathology, Food Animal Medicine, Beef Cattle Medicine and is boarded as such. He can be reached at 919‐827‐6078 or pgmoisan@earthlink.net or moisanvetpathology.net 

~ 8 ~

Because Everybody Needs a Helping Hand Now and Then 

 Helping Hands Fund ‐ The Helping Hands Fund is a fund available exclusively to NCVMA members. This fund allows them to provide financial assistance to a client for whom they have provided services in the event of an emergency or extreme situation.   You may access this info under “Resources” in the “Members Only” section of the NCVMA website. Simply log into the section to find out more about this wonderful benefit for a member to offer a client in need.   Questions? Contact the NCVMA office  919‐851‐5850 and we’ll be happy to answer them.  

 

    DO YOU KNOW A VET OR VET TECH 

WITH SUBSTANCE ABUSE PROBLEMS? 

 

The North Carolina Veterinary Health Program can provide assistance before there are serious professional, legal, or even personal consequences.   

NCVHP provides:  Confidential referrals and other assistance with treatment  Advocacy when needed with the NC Veterinary Medical Board, employers, and others  A monitoring process that contributes to high recovery rates. 

 

Contact NCVHP at 877‐588‐8089 if you or someone you know has a problem with alcohol or other substances. You will not only be helping clients and animals, but also the veterinarian or technician themselves.  

~ 9 ~

The NCVMA is excited to announce a never before offered Veterinary Practice Growth Series, created exclusively for our members and designed to kick start veterinary growth in North Carolina!  

*And it's all completely FREE to NCVMA members*  

But that's not even the best part! To deliver these 'top secret' insights, we've secured the world renowned Dr. Michael Warren (veterinarian and foremost practice growth guru), who with his team of leading veterinary growth consultants have agreed to present not 1 but 4 LIVE Webinars, in a 'Game Changing' series focused on how veterinarians can (pretty easily) achieve increased Business Success.  

In this powerful Practice Growth Series you will learn… 

How to go from 'under capacity' to 'bursting at the seams' within a few short months 

The magical Veterinary Marketing Formula & where you must start FIRST 

The single trick to transform your client base from "Judgmental" to "YES" clients 

How to put your practice in front of POTENTIAL clients ‐ right now 

The biggest OPPORTUNITY that your practice may be overlooking at the moment 

 

Throughout 2015, once a quarter (every 3 months) Dr. Warren and his team will host a webinar on some important aspect of Practice Growth (see topics below). All participation will be completely FREE but will require prompt registration as soon as the emails are sent as there are limited spots on each session. Keep a close eye out for each registration email and secure your spot as soon as you get it!   

The NEW CLIENT Generating Pyramid! (Webinar 1) ‐ April 1 @12:30 EST 

The 3 Secrets to being EVERYWHERE on Google (Webinar 2) ‐ June 3 @12:30 EST 

The UNTOLD TRUTH of Social Media! (Webinar 3) ‐ Sept. 2 @12:30 EST 

The NEGATIVE REVIEW Playbook (Webnar 4) ‐ Dec. 2 @12:30 EST 

 

This is designed as a series, so all 4 Live Webinars should be attended to get maximum impact, starting with the initial New Client Generating webinar coming up in April!   

Informational only, no CE credit conferred.  

Presented by DVMelite 

NCVMA Offers “Practice Growth Series” 

 

News Items NC DofAg Appoints New State Veterinarian  

and New Animal Welfare Veterinarian  

Commissioner Steve Troxler appointed Dr. Doug Meckes as the new state veterinarian, replacing Dr. David Marshall who retired in August. Dr. Meckes comes to the NC Department of Agriculture and Consumer Services from the US Department of Homeland Security. As of Nov. 3, he oversees the 130‐employee Veterinary Division, which includes four sections: Animal Health Programs, Poultry Health Programs, Animal Welfare and the Diagnostic Laboratory System. Meckes spent 30 years in private practice in Apex on both large and small animals before moving to Washington, DC.  

Dr. Patricia Norris of New Mexico has been appointed as director of the Veterinary Division Animal Welfare Section of the NC Department of Agriculture and Consumer Services. The Animal Welfare Section licenses public and private animal shelters, boarding kennels and pet shops and oversees the state's Spay and Neuter Fund. She succeeds Dr. Lee Hunter, who retired from the position in June. Dr. Norris was in private veterinary practice for 25 years in Virginia, North Carolina and New Mexico. As the staff veterinarian for the Doña Ana County Sheriff's Office, the only position of its kind in the country, she provided veterinary forensic services for their cases of animal cruelty and animal crime. She served as veterinarian for the New Mexico Animal Sheltering Board since its inception in 2007. Dr. Norris begins work Nov. 17.   

Handy Info to Share with Clients  

The FDA has provided information on the proper storage of pet meds, food and treats...good facts to share with clients.IDEA! Why not hand them a copy when they check out at the front desk?! Include your hospital logo, info, etc. on the sheet. Go to http://www.fda.gov/AnimalVeterinary/ResourcesforYou/AnimalHealthLiteracy/ucm423034.htm?source=govdelivery&utm_medium=email&utm_source=govdelivery to access the useful tips.   

MUST WATCH! What We All Have Long Known Is Featured in a TED Talk 

 

Barbara Natterson‐Horowitz, Professor of Medicine in the Division of Cardiology at UCLA Medical School, provides a unique perspective on how human well‐being, including mental health, can be improved by insights into animal health. Go to http://www.ted.com/talks/barbara_natterson_horowitz_what_veterinarians_know_that_doctors_don_t to watch/listen/be entertained and BE PROUD!  

Diabetes Pet Care Alliance Formed  

Purina, Merck Animal Health and Abbott Animal Health have joined together to form the Diabetes PetCare Alliance. Through this initiative, they are attempting to help veterinarians raise awareness of canine and feline diabetes in an effort to diagnose and manage more cases in‐clinic. To find out more, go to usa.petdiabetesmonth.com   

Non‐Economic Damages and Pet Injuries  

Read more about this growing trend, its potential impact and what you can do to protect yourself and your practice. You may very well find yourself changing how you describe your patients! To read the article featured in DVM360 go to http://veterinarynews.dvm360.com/non‐economic‐damages‐pet‐injuries‐are‐veterinarians‐expediting‐evolution‐law   

Gas Chambers in NC Shelters Gone February 15th  

A state directive issued in December 2014 will largely end the use of gas chambers to euthanize animals at shelters throughout North Carolina. A memo from the Department of Agriculture's veterinary division gives shelters until Feb. 15 to switch to lethal injections. Gas chambers will be permitted only for "unusual and rare circumstances, such as natural disasters and large‐scale disease outbreaks." The change in policy was based on guidelines from the American Veterinary Medical Association, which changed in 2013 to say that gas chambers aren't recommended for "routine euthanasia."   

AVMA to Release Series of Economic Reports  

The AVMA Economic Development Division developed a series of six reports, whose staggered release is slated as follows: AVMA Report on Veterinary Markets, January; AVMA Report on Veterinary Employment, February; AVMA Report on Veterinary Debt and Income, March; AVMA Report on the Market for Veterinarians, May; AVMA Report on Veterinary Capacity, July; and AVMA Report on the Market for Veterinary Education, September.  

The series is available for purchase. The price is $249 for AVMA members and $499 for nonmembers. For more information, visit www.avma.org/products   

CDC MMWR Report Addresses Risk Factors in Veterinary Suicides 

 

Go to  the following link to read the findings on veterinarians and their mental health: http://www.cdc.gov/mmwr/preview/mmwrhtml/mm6405a6.htm?s_cid=mm6405a6_e 

~ 10 ~

 ~ 11 ~

NCVMA‐Sponsored Student Luncheon @ NCSU‐CVM