Краткая инструкция для подачи заявки на создание доменного имени и сайта:

Для входа в СЭД запустите клиент DIRECTUM или откройте интернет-браузер и перейдите по ссылке https://sed.urfu.ru/ Авторизуйтесь по своей учетной записи. На вкладке «Главная» нужно выбрать пункт «Создать документ», в выпадающем меню выбрать подпункт «Создать документ из шаблона».

В открывшемся окне выбрать Вид документа «Заявка на создание/изм. доменного имени и сайта».

В открывшемся окне заполнить форму заявки и нажать кнопку «Сохранить и закрыть».

Открыть карточку созданного документа. В карточке нажать кнопку «Отправить на согласование».

Более подробная инструкция, поясняющая принципы работы данного маршрута в СЭД - ниже.

Инструкция для подачи заявки на создание доменного имени и сайта через СЭД

Маршрут согласования заявки на создание доменного имени и сайта в СЭД предназначен для автоматизации процесса подачи и согласования заявок.

Инициатором заявки может быть любой работник УрФУ с доступом к СЭД.Инициатору для входа в СЭД нужно запустить клиент DIRECTUM или открыть

WEB-версию в интернет-браузере по ссылке https://sed.urfu.ru/ После авторизации по своей учетной записи на вкладке «Главная» нужно

выбрать пункт «Создать документ», в выпадающем меню выбрать подпункт «Создать документ из шаблона» (рис.1).

Рис.1. Создание документа из шаблона

В открывшемся окне «Создание документа» выбрать Вид документа «Заявка на создание/изм. доменного имени и сайта» (рис.2). Все остальные поля заполнятся автоматически. Необходимый Вид документа так же можно подобрать автоматически, достаточно ввести в строке «Вид документа» ключевое слово в названии вида, например, «домен». После выбора Вида документа нажать «ОК» и «Продолжить сохранение».

Рис.2. Выбор вида документа

После этого, откроется новое окно: карточка документа «Заявка на создание/изм. доменного имени и сайта» (рис.3).

Рис.3. Карточка документа «Заявка на создание/изм. доменного имени и сайта»

Карточка документа разделена на блоки:

1. Документ – содержит автоматически заполняемые поля: Вид, Наименование, № документа и Дата.

2. Заказчик – содержит поля:

Администратор сайта – назначаемый администратор доменного имени. Выбирается поиском по учетным записям;

Телефон (и E-mail) – при наличии, подставляется автоматически после выбора Ответственного лица;

Руководитель – руководитель подразделения, для которого регистрируется доменное имя. Выбирается поиском по учетным записям;

Подразделение – подставляется автоматически после выбора Руководителя.

3. Редакторы сайта – содержит таблицу для составления списка назначаемых редакторов сайта. Редакторы добавляются поиском по учетным записям. Редакторы назначаются только при создании сайта на хостинг-панели (в блоке «Сайт» пункт «Требуется создание сайта на хостинг-панели» установлено значение «Да»).

4. Сайт – содержит поля:

Наименование сайта – полное наименование сайта, для которого регистрируется доменное имя;

Краткое описание – описание назначения сайта;

Назначение заявки – цель подачи заявки, определяющая маршрут согласования. Для выбора нажмите на кнопку «…» в строке ввода.

Рис.4. Выбор назначения заявки

Возможные значения на выбор:

1) Создать новый сайт на хостинг-панели УрФУ – создание сайта на платформе, поддерживаемой Дирекцией информационных технологий. Сайт создается в формате, аналогичном главному сайту университета https :// urfu . ru . Подробнее о хостинг панели можно прочитать по ссылке.

2) Создать новое доменное имя для самостоятельного сопровождения – создание доменного имени для отдельного информационного ресурса. Для данного назначения заявки необходимо заполнить в форме поле «ip-адрес».

3) Изменение существующего доменного имени – изменение уже существующего доменного имени. В поле «Доменное имя» укажите желаемое новое имя, а в поле «Примечание» напишите «Для изменения доменного имени:» и доменное имя, которое требуется изменить.

4) Удаление доменного имени – удаление неиспользуемого доменного имени.

5) Добавление редакторов для существующего сайта на хостинг-панели УрФУ – обновление редакторов для сайта на хостинг-панели. Редакторов необходимо указать в поле «Редакторы сайта». В поле «Примечание» можно указать старых редакторов, у которых нужно убрать доступ к сайту.

6) Перерегистрировать доменное имя сайта на хостинг-панели УрФУ с 4 на 3 уровень – пункт для перерегистрации доменных имен сайтов хостинг-панели, не соответствующих положению «Об использовании доменных имен УрФУ». В поле «Доменное имя» нужно ввести новое доменное имя 3 уровня. В поле «Примечание» добавить комментарий «Сайт на хостинг-панели уже создан, доменное имя нужно привязать взамен старого» и указать старое доменное имя.

7) Перерегистрировать доменное имя с 4 на 3 уровень – пункт для перерегистрации доменных имен, не соответствующих положению «Об использовании доменных имен УрФУ». В поле «Доменное имя» нужно ввести новое доменное имя 3 уровня. В поле «Примечание» добавить комментарий «Доменное имя создается взамен старого» и указать старое доменное имя.

8) Перенести сайт в раздел института (подразделения) - пункт для перерегистрации доменных имен сайтов хостинг-панели, не соответствующих положению «Об использовании доменных имен УрФУ». В поле «Доменное имя» нужно ввести действующее доменное имя. В поле «Примечание» добавить комментарий «Принято решение перенести сайт в раздел сайта института\подразделения» и указать адрес раздела для переноса.

9) Добавить англоязычную версию для сайта на хостинг-панели – если уже есть опубликованный сайт на хостинг-панели УрФУ, к нему можно добавить англоязычную версию с помощью этого пункта.

10) Изменение ip-адреса существующего сайта (без изменения имени) – для перевода доменного имени на новый ip-адрес без других изменений.

В столбце «Этапы согласования» указаны номера этапов согласования для каждого типа заявок. Ознакомиться с этапами согласования по номерам можно в конце инструкции.

Доменное имя – запрашиваемое доменное имя. Доменное имя должно быть представлено в формате xxx.ru, без http://, www (например, dit.urfu.ru). В поле автоматически проводится проверка по существующим доменным именам УрФУ для исключения повторов. В случае, если в поле «Внесение изменений для уже существующего имени» установлено значение «Да», проверка отключается, что бы была возможность указать существующее доменное имя, по которому необходимо внести изменения;

Примечание – дополнительная информация. Например, при перерегистрации доменного имени в этом поле нужно написать, что имя создается для замены старого и указать старое доменное имя;

Ip-адрес – указывается для доменного имени, создаваемого для самостоятельного сопровождения («Назначение заявки - Создать новое доменное имя для самостоятельного сопровождения»). На какой ip-адрес должно вести создаваемое доменное имя.

5. Служебная информация – содержит автоматически заполняемые поля: Приложение, Автор и даты создания и изменения.

Все обязательные поля в форме отмечены *. После заполнения формы нужно нажать на кнопку «Сохранить и закрыть» (рис.5). В открывшемся окне нажать «Продолжить сохранение».

Рис.5. Кнопки «Сохранить» и «Сохранить и закрыть» в верхнем меню карточки документа

В результате будет создан документ Word с введенными в заявке данными

(рис.6). Проверьте сформированный документ на соответствие указанным данным.

Рис.6. Сформированный Word документ заявки

На старых версиях Word возможно возникновение ошибки, при которой

документ формируется пустым. Пожалуйста, проверяйте сформированный документ и,

в случае возникновения ошибки, обращайтесь в техподдержку по эл. почте sd@urfu.ru.

Для отправки заявки на согласование нужно найти в СЭД созданную заявку,

кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать пункт «Открыть карточку» (рис.7).

Рис.7. созданная заявка в СЭД

В карточке документа перепроверить все введенные данные и нажать кнопку

«Отправить на согласование» (рис.8).

Рис.8. Кнопка «Отправить на согласование» в верхнем меню карточки документа

В список согласующих добавлять из указанных в карточке лиц никого не нужно –

они будут добавлены в маршрут согласования автоматически. Построенный маршрут

согласования будет отображен в открывшемся окне задачи (рис.9).

Рис.9. Окно запуска задачи о согласовании

Для запуска согласования нажать на «Старт» в верхнем левом углу. Во

всплывающем окне нажать «Продолжить».

Согласование заявки на создание доменного имени и сайта через СЭД

После запуска заявки, работник, указанный в качестве администратора добавляется к маршруту в СЭД в качестве наблюдателя для получения уведомлений о процессе согласования заявки.

Ниже описаны этапы маршрута согласования заявки и его участники. Наличие

этапов в согласовании зависит от выбранного пункта в поле «Назначение заявки»:

Этап 1 – Согласование заявки. Исполнитель – Руководитель подразделения.

Указанный в заявке руководитель подразделения осуществляет первичное согласование заявки, проверяя корректность выбранного инициатором заявки адреса и иные реквизиты.

Этап 2 – Согласование доменного имени. Исполнитель – Центр позиционирования и бренд-технологий.

Центр позиционирования и бренд-технологий (ЦПиБТ) проверяет семантическое значение доменного имени сайта. В случае необходимости ЦПиБТ взаимодействует с инициатором для внесения правок в заявке до момента достижения согласия. При отсутствии возражений согласует доменное имя в СЭД.

Этап 3 – Задание по созданию DNS-имени. Исполнитель – Дирекция ИТ, Отдел корпоративных серверных систем.

Отделу корпоративных серверных систем (ОКСС) Дирекции информационных технологий (ДИТ) поступает задание по созданию DNS-имени. В случае необходимости, ОКСС взаимодействует с администратором доменного имени, указанным в заявке, консультирует администратора по технологическим вопросам. Если никаких проблем в реализации технической части не возникает, осуществляется техническая регистрация доменного имени и соответствующие настройки в DNS. Затем, все данные, указанные в заявке, вносятся для нового доменного имени в систему мониторинга доменных имен.

Задание в СЭД согласовывается начальником управления информационно-телекоммуникационной инфраструктуры и направляется далее по маршруту.

Этап 4 – Перенос сайта на хостинг-панели в раздел сайта института (подразделения). Исполнитель – Дирекция ИТ, Отдел разработки и сопровождения корпоративных информационных систем.

Этап только для заявки по назначению «Перенести сайт в раздел института (подразделения)». Отделу разработки и сопровождения корпоративных информационных систем (ОРиСКИС) поступает задание по переносу сайта в раздел сайта института (подразделения). Осуществляется перенос всего содержимого сайта в указанный в карточке заявки раздел сайта института (подразделения). Настраиваются права доступа редакторов к новому разделу.

По готовности раздела исполнитель ОРиСКИС выполняет задание в СЭД.

Этап 5 – Создание сайта на хостинг-панели. Исполнитель – Редакция портала УрФУ.

Редакция портала получает задание по созданию сайта на хостинг-панели. В рамках выполнения задания редакция создает сайт для созданного доменного имени, используя инструменты хостинг-панели портала УрФУ. Далее, редакция взаимодействует с инициатором заявки по настройке прав доступа и передачи инструкций редакторам сайта, назначенным в соответствии с заявкой.

После создания сайта и передачи реквизитов для доступа к нему инициатору редакция портала выполняет задание в СЭД.

Этап 6 – Наполнение сайта контентом. Исполнитель – Инициатор.

После получения доступа к сайту инициатор должен произвести наполнение его контентом и выполнить задание.

В случае отказа от создания сайта на хостинг-панели Инициатор самостоятельно выполняет все действия по привязке доменного имени, наполнению сайта контентом и его публикации.

По готовности сайта к публикации инициатор направляет задание в СЭД далее по маршруту.

Этап 7 – Согласовать наполнение английской версии. Исполнитель – Отдел развития международного партнерства и коммуникаций.

Этап только для заявки по назначению «Добавить англоязычную версию для сайта на хостинг-панели». ОРМПИК поступает задание по проверке наполнения английской версии сайта. В случае наличия замечаний, задача отправляется на доработку инициатору или ОРМПИК взаимодействуют с Инициатором отдельно для внесения необходимых правок.

Этап 8 – Согласовать публикацию сайта. Исполнитель – ЦПиБТ.

ЦПиБТ проверяет на сайте использование элементов бренд-бука (именований, логотипов, товарных знаков, прочей символики и атрибутов университета) и, в случае необходимости, взаимодействует с инициатором для внесения правок в оформлении сайта. При отсутствии возражений - согласует этап публикации сайта в открытый доступ.

Этап 9 – Опубликовать сайт. Исполнитель – Редакция портала УрФУ.

Редакция портала уведомляет инициатора о завершении создания сайта, публикации его в сети Интернет, а также завершает задачу в СЭД по созданию сайта.

Этап 10 – Настроить переадресацию на новый раздел сайта (подразделения). Исполнитель - Дирекция ИТ, Отдел корпоративных серверных систем.

Этап только для заявки по назначению «Перенести сайт в раздел института (подразделения)». ОКСС поступает задание по настройке переадресации со старого доменного имени на новый раздел сайта института (подразделения). Действие старого

доменного имени в качестве редиректа устанавливается на 3 месяца. По истечению данного срока доменное удаляется.