ANALISIS DAN PERANCANGAN PROSES BISNIS PT. MEDIX SOFT

MENGGUNAKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO

9001:2008

Mufita Avianti Wulandari

09.41010.0141

S1/Sistem Informasi

Abstract (1)

Recognition of the quality of products and services become a necessity for all stakeholder, including customer. To meet customer need, customer can implement the Quality Management System ISO 9001:2008. PT. Medix Soft is a software house that brought the concept of agile programming which avoid to writing document that does not contribute to the finished system. While ISO 9001:2008 requires to documented the entire process. ISO 9001:2008 can be included as one of the requirement in the development agile process without destroying the very concept of agility.

Abstract (2)

Almost all business process in PT. Medix Soft is IT based, making IT Strategic Planning is needed so that IT investment can be aligned with business need. Analysis of business process compliance with ISO 9001:2008 requirement is 53%. From the result of exsiting gap, ISO documentation is designed and consist a quality manual, 22 SOP documents, 23 work instruction documents, and 76 forms. In addition, analysis of IT strategic plan obtained 20 investments of information system.

Keywords: Business Process, Quality Management System, ISO 9001:2008, IT Strategic Plan

Latar Belakang (1)

• Pengakuan atas kualitas produk dan pelayanan menjadi suatu kebutuhan utama bagi semua pelaku bisnis. Penilaian suatu kualitas yang bersifat kualitatif menyebabkan perbedaan pandangan bagi setiap pemegang kepentingan, termasuk konsumen. Dalam pemenuhan kebutuhan konsumen, perusahaan dapat menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

• ISO 9001:2008 merupakan salah satu keluarga ISO 9000. Beberapa perusahaan menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 karena beberapa hal, diantaranya adalah untuk meningkatkan proses bisnis internal perusahaan dan mutu produk atau layanan, memperluas jaringan pemasaran dan pemenuhan akan persyaratan konsumen atas mutu produk (White dkk, 2009).

• PT. Medix Soft merupakan salah satu perusahaan software yang bergerak di bidang industri medical imaging software (radiologi). PT.Medix Soft memerlukan ISO 9001 sebagai pemenuhan persyaratan dalam mengurus ijin edar produk. Selain itu, penerapan ISO 9001 juga diperlukan untuk mengatasi beberapa kelemahan yang ada di perusahaan terkait dengan proses bisnis internal perusahaan. PT. Medix Soft belum dapat melakukan pengendalian dan pemantauan hasil pelaksanaan prosedur kerja yang dilakukan oleh semua departemennya. Semua prosedur kerja yang ada di PT. Medix Soft masih belum didokumentasikan namun beberapa dokumen hasil pelaksanaan prosedur kerja telah didokumentasikan. Salah satu proses bisnis inti yang ada di PT. Medix Soft adalah proses pengembangan software.

Latar Belakang (2)

Latar Belakang (3)• Hampir keseluruhan proses bisnis pada PT. Medix

Soft yang dijalankan berbasis teknologi informasi. Terdapat dua aplikasi utama yang digunakan untuk operasional bisnis perusahaan, yaitu aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang berbasis desktop dan aplikasi Medixsoft Issue Tracker yang berbasis web. Aplikasi SIM ini digunakan untuk komunikasi dalam pengelolaan bisnis perusahaan. Aplikasi Medixsoft Issue Tracker digunakan dalam komunikasi internal antar pengembang perangkat lunak.

Latar Belakang (4)• Berdasarkan permasalahan di atas, tugas akhir

ini akan menganalisis dan merancang proses bisnis PT. Medix Soft menggunakan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 versi 2008 (ISO 9001:2008). Dengan diterapkannya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, diharapkan PT. Medix Soft dapat meningkatkan mutu produk yang dihasilkan serta dapat memperbaiki proses internal perusahaan. Selain itu juga dibutuhkan perencanaan strategis TI agar investasi TI dapat sejalan dengan kebutuhan bisnis di PT. Medix Soft dan sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2008.

Tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini adalah:1. Menganalisis kesesuaian kebutuhan proses

bisnis untuk mendapatkan hasil kesenjangan antara kebutuhan proses bisnis yang ada pada PT. Medix Soft dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

2. Merancang dokumentasi proses bisnis yang ada pada PT. Medix Soft sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan hasil kesenjangan.

3. Membuat rencana strategis TI pada PT. Medix Soft.

Tujuan

1. Proses Bisnis

Proses bisnis adalah serangkaian instrumen untuk mengorganisir suatu kegiatan dan untuk meningkatkan pemahaman atas keterkaitan suatu kegiatan (Weske, 2007).

Landasan Teori (1)

Landasan Teori (2)2. Business Process Modelling Notation

BPMN merupakan singkatan dari Business Process Modelling Notation, yaitu suatu metodologi yang dikembangkan Business Process Modelling Initiative (BPMI) dalam memodelkan proses bisnis (Object Management Group, 2008). Tujuan dari BPMN adalah menyediakan notasi yang mudah dipahami oleh semua pengguna bisnis dan yang tidak kalah pentingnya adalah untuk memastikan bahwa bahasa XML yang dirancang untuk pelaksanaan proses bisnis dapat dinyatakan secara visual dengan notasi yang umum (Owen dan Raj, 2003). Adapun notasi dasar yang ada pada BPMN dapat dilihat pada gambar dibawah.

Landasan Teori (3)3. Portofolio Aplikasi

Model portofolio dapat menggambarkan keseluruhan struktur dan logika proses dari aplikasi SI/TI untuk bisnis (Ward dan Peppard, 2002). Model portofolio yang dikembangkan oleh McFarlan mempertim-bangkan kontribusi SI/TI untuk kebutuhan bisnis saat ini dan masa yang akan datang berdasarkan dampak bagi industri (Ward dan Peppard, 2002).

Landasan Teori (4)4. Tata Kelola

Tata kelola TI merupakan bagian terintegrasi dari pengelolaan perusahaan yang mencakup kepemimpinan, struktur serta proses organisasi yang memastikan bahwa teknologi informasi perusahaan dapat dipergunakan untuk mempertahankan dan memperluas strategi dan tujuan organisasi (Surendro, 2009).

Landasan Teori (5)5. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

ISO merupakan suatu badan federasi dunia yang menetapkan suatu standarisasi. ISO dapat menjembatani dalam pemenuhan kebutuhan bisnis dan kebutuhan konsumen. ISO 9001 pertama kali dikeluarkan pada tahun 1987, kemudian diperbarui pada tahun 1994, tahun 2000, dan terakhir pada tahun 2008 (Poza, A.S. dkk, 2009). Terdapat 8 klausul dalam ISO 9001:2008. Klausul 4 membahas tentang sistem manajemen mutu. Klausul 5 membahas tentang tanggung jawab manajemeen. Klausul 6 membahas tentang manajemen sumber daya. Klausul 7 membahas tentang realisasi produk.Klausul 8 membahas tentang pengukuran, analisis dan peningkatan.

Landasan Teori (6)6. CMMI

Tujuan dari CMMI adalah sebagai paduan dalam peningkatan proses- proses yang ada di dalam organisasi (LLC, 2010). CMMI mempunyai lima tingkat model kematangan, dimana setiap tingkatan mempunyai tahapan dasar untuk proses perbaikan yang sedang berlangsung (Jan van Bon dkk, 2007). Kelima tahapan tersebut adalah tahap initial, managed, defined, quantitatively managed, dan tahap optimizing.

Landasan Teori (7)7. Audit Internal

Audit internal merupakan suatu kegiatan konsultasi dan assurance yang independen yang dirancang untuk menambah nilai dan meningkatkan kegiatan operasi perusahaan (Chartered Institute of Internal Auditors, 2012). Adanya internal audit dapat membantu organisasi dalam pencapaian tujuan organisasinya dengan melakukan pendekatan yang sistematis dan berdisiplin dalam melakukan evaluasi dan peningkatan efektivitas dari manajemen resiko, pengen-dalian, dan proses tata kelola (governance processes).

Landasan Teori (8)8. Software Engineering

Software Engineering merupakan ilmu dasar pengembangan semua jenis perangkat lunak, termasuk sistem multimedia, software networking, software database, web application dan mobile application (Kurniawan, 2012). 8.1 Metode Scrum

Scrum adalah suatu pendekatan iteratif pada pengembangan perangkat lunak yang mengusung prinsip agile (ketangkasan). Metode Scrum membuat beberapa blok waktu yang dinamakan sprint. Panjang sprint biasanya antara dua hingga empat minggu dan ditentukan dari tujuan akhir yang membantu untuk mengklarifikasikan objek dalam sprint (Blankenship dkk, 2011).

Model Penelitian

Skema Prosedur Penelitian

Studi Pendahuluan Analisis Perancangan

Mulai

Selesai

Kajian Pustaka

· Visi Misi Organisasi· SMM ISO 9001:2008· Audit Internal

Pengujian

Dilakukan Uji Ahli oleh Pihak Ketiga

Menggunakan Checklist

Penyusunan Instrumen 1

· Pedoman Wawancara Proses Bisnis dan Uraian Jabatan

· Pedoman Wawancara Pemenuhan Persya-ratan ISO 9001:2008

Penyusunan Instrumen 2

· Pedoman Wawancara tentang Detil Proses Bisnis

· Pedoman Checklist Pengujian

Output

· Hasil Gap Analysis Menggunakan CMMI

· Renstra TI

Output

Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Format Formulir

Pengumpulan dan Pengolahan Data 2

· Pemetaan Proses Bisnis disesuaikan dengan ISO 9001:2008

· Perancangan Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Format Formulir

Pengumpulan Data 1

· Struktur Organisasi· Proses Bisnis saat ini· Uraian Jabatan

· Gap Analysis menggunakan CMMI

· Analisis SWOT· Penggambaran Strategi

Bisnis· Pelaksana Strategi· Analisis BSC· Analisis Value Chain· Analisis Kebutuhan

Informasi· Pengelompokan TI pada

kuadran McFarlan

Pengolahan dan Analisis Data 1

Hasil dan Pembahasan (1)• Paparan dan Analisis Data

Dari kegiatan wawancara dan observasi yang dilakukan oleh peneliti, maka akan didapatkan informasi mengenai struktur organisasi, proses bisnis, dan uraian jabatan masing-masing fungsi yang ada di PT. Medix Soft. Struktur organisasi yang ada di PT. Medix Soft seperti gambar dibawah ini.

RUPS DIREKTURDEWAN

KOMISARIS

Purchasing Manager

Finance and Accounting

Manager

HRD Manager

Logistic Manager

Operational Manager

Sales and Marketing Manager

Purchasing Staff

Finance and Accounting

StaffHRD Staff

Logistic Staff

Operational Staff

Sales and Marketing

Staff

Research and Development

Manager

Product Manager

Program Manager

Tester DeveloperUser

ExperienceRelease

Management

Hasil dan Pembahasan (2)Penggambaran proses bisnis saat ini digambarkan dengan menggunakan notasi BPMN. Penggambaran proses bisnis yang ada di departemen Research and Development dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Menerima Informasi

Permasalahan

ProdukBaru?

Proses Instalasi dan Training

Melakukan Rapat

Koordinasi

YaYa

Menghadiri Rapat

Koordinasi

Menghadiri Rapat

Koordinasi

Menghadiri Rapat

Koordinasi

Menghadiri Rapat

Koordinasi

Menghadiri Rapat

Koordinasi

Rese

arch

and

Dev

elop

men

t

Prod

uct M

anag

erDe

velo

per

Test

erUs

er

Expe

rienc

ePr

ogra

m

Man

ager

Rele

ase

Man

agem

ent

Ope

ratio

nal

PT. M

edix

Sof

t

Menghadiri Rapat

Koordinasi

ProdukModifikasi?

TidakTidak

Ditindak-lanjuti?

Melakukan Rapat Koordinasi

PerancanganYaYa

YaYa

PerbaikanProduk?TidakTidak

Pembuatan Desain Sistem dan Desain

Interface

TerkaitDesain?

YaYa

TidakTidak

TidakTidak

YaYa

Membuat atau Memperbaiki

Produk

AdaPerubahan?

YaYa

Menyerahkan Desain ke Developer

Menerima Desain

Menyerahkan Produk ke

TesterTidakTidak

Menerima Produk

Melakukan Uji Coba Produk

AdaError?

YaYa

Menyerahkan Produk ke User

ExperienceTidakTidak

Menerima Produk

Membuat Panduan Penggunaan

Produk

Melakukan Monitoring

Jadwal Kerja

Membuat Paket Produk dan

Jadwal Release

Panduan Penggunaan Produk

Paket Produk

Menginformasikan ke Operational

Menerima Informasi Penyelesaian Produk

C

TidakTidak

C

A

A

B

B

D

D

Hasil dan Pembahasan (3)

Peta Strategi Bisnis PT. Medix Soft

Hasil dan Pembahasan (4)1. Hasil Gap Analysis

Dari penilaian kesenjangan yang telah dilakukan dengan menggunakan CMMI, diperoleh hasil kesenjangan antara persyaratan yang diharuskan ISO 9001:2008 dengan proses bisnis yang sedang berjalan di PT. Medix Soft. Adapun nilai pemenuhan terhadap proses bisnis di PT. Medix Soft ditunjukkan pada tabel berikut.

Persyaratan ISO 9001:2008

Nilai Pemenuhan

Pemenuhan Klausul 4 40%Pemenuhan Klausul 5 54%Pemenuhan Klausul 6 50%Pemenuhan Klausul 7 67%Pemenuhan Klausul 8 55%Pemenuhan ISO 9001:2008

53%

Hasil dan Pembahasan (5)2. Rancangan Pedoman Mutu, Prosedur Kerja,

Instruksi Kerja, dan Format Formulir

Dari hasil kesenjangan yang ada, peneliti merancang dokumentasi dari semua proses dan sistem manajemen mutu yang ada di PT. Medix Soft. Adapun rangkuman dari hasil rancangan dokumentasi sistem manajemen mutu di PT. Medix Soft yang dikelompokkan berdasarkan departemen dapat dilihat pada tabel berikut.

DepartemenJumlah

Prosedur Kerja

Jumlah Intruksi

Kerja

Jumlah Format

FormulirHRD 3 4 17Logistic 2 2 9Operational 2 7 11Purchasing 2 1 4Research and Development 1 5 6Sales and Marketing 4 3 9Manajemen Representative 8 1 20

TOTAL 22 23 76

Hasil dan Pembahasan (6)Aplikasi yang sedang berjalan saat ini masih terdapat beberapa kekurangan jika disesuaikan dengan persyaratan ISO 9001:2008. Ada beberapa rancangan peneliti yang berupa user interface aplikasi yang dapat digunakan untuk memperbaiki aplikasi yang sedang berjalan saat ini. Salah satu rancangannya adalah form yang digunakan untuk permintaan pelatihan. Form Permintaan Pelatihan digunakan karyawan dalam meminta ke departemen HRD untuk diadakan atau diikutsertakan pelatihan.

Hasil dan Pembahasan (7)3. Hasil Portofolio Aplikasi

STRATEGIC HIGH POTENTIALa. Sistem Informasi Manajemen modul

akuntansi keuangan sub modul akuntansi perbankan

b. Sistem Informasi Manajemen modul segmentasi pelanggan

c. Sistem Informasi Manajemen modul perencanaan keuangan

d. Sistem Informasi Manajemen modul pelatihan karyawan

e. Sistem Informasi Manajemen modul data pelanggan

f. Sistem Informasi Manajemen modul pengukuran harga

a. Sistem informasi modul integrasi arsitektur sistem

b. Sistem informasi modul perencanaan ketersediaan data

c. Sistem informasi modul perencanaan operasional

a. Sistem Informasi Manajemen modul pengendalian keuangan

b. Sistem Informasi Manajemen modul pengendalian keuangan sub modul penelusuran data

c. Sistem Informasi Manajemen modul transaksi

d. Sistem Informasi Manajemen modul akuntansi keuangan

e. Sistem Informasi Manajemen modul integrasi data

f. Sistem informasi modul integrasi jaringan

a. Sistem Informasi Manajemen modul pengendalian operasional

b. Sistem Informasi Manajemen modul integrasi proses

c. Sistem Informasi Manajemen modul insentif karyawan

d. Sistem Informasi Manajemen modul absensi dan target kerja

e. Sistem informasi modul perencanaan infrastruktur

KEY OPERATIONAL SUPPORT

Kesimpulan (1)1. Hasil analisis kesenjangan antara kebutuhan

proses bisnis yang ada di PT. Medix Soft dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 adalah 53%. Hasil kesenjangan ini didapatkan dari rata-rata nilai pemenuhan pada masing-masing klausul. Pemenuhan terhadap klausul 4 adalah 40%, pemenuhan terhadap klausul 5 adalah 54%, pemenuhan terhadap klausul 6 adalah 50%, pemenuhan klausul 7 adalah 67% dan pemenuhan klausul 8 adalah 55%.

Kesimpulan (2)2. Perancangan proses bisnis pada PT. Medix Soft

yang disesuaikan dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 menghasilkan dokumen pedoman mutu, dua puluh dua (22) dokumen prosedur kerja, dua puluh dua (23) dokumen instruksi kerja, dan tujuh puluh enam (76) format formulir baik secara manual maupun komputasi.

Kesimpulan (3)3. Pembuatan rencana strategis TI pada PT. Medix

Soft menghasilkan dua puluh (20) investasi sistem informasi yang terbagi menjadi empat kuadran, yaitu enam (6) sistem informasi yang termasuk dalam kuadran Strategic, tiga (3) sistem informasi yang termasuk dalam kuadran High Potential, enam (6) sistem informasi yang termasuk dalam kuadran Key Operational, dan lima (5) sistem informasi yang termasuk kuadran Support.

Saran• Penelitian dapat dikembangkan dengan

mengikutsertakan bagian keuangan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

• Penelitian dapat dikembangkan sampai pada tahap implementasi hasil perancangan yang telah dibuat peneliti.

• Penelitian dapat dikembangkan sampai pendefinisian detil tindakan dan kebutuhan yang diperlukan dalam mencapai rencana strategis TI.

Daftar Pustaka• Blankenship, Jerrel dkk. 2011. Pro Agile .NET Development with Scrum. New

York: Springer.• Chartered Institute of Internal Auditors. 2012. Chartered Institute of Internal

Auditors. 5 Desember 2012. < http://www.iia.org.uk/en/Knowledge_Centre/global_professional_guidance/Definition.cfm>

• ISO. ISO 9001:2008 Quality Management System – Requirements. ISO.• Jan van Bon dkk. 2007. Foundations of IT Service Management Based on ITIL V3.

Van Haren Publishing. Zaltbommel.• Kurniawan, Aditya. 2012. The Power of Software Engineering. 4 Oktober 2012. <

http://socs.binus.ac.id/2012/03/01/the-power-of-software-engineering/>• LLC. 2010. Requirements Management Database - Quality Certification Guide

Revision 2.5.017. LLC.• Object Management Group. 2008. Welcome to BPMI.org. 27 Desember 2012. <

http://bpmi.org/> • Owen, M. dan Raj, J. 2003. BPMN and Business Process Management-

Introduction to the New Business Process Modelling Standard. New Jersey: Popkin Software & System Inc.

• Poza, A. S. dkk. 2009. Implementing a Functional ISO 9001 Quality Management System in Small and Medium-Sized Enterprises. International Journal of Engineering (IJE), Vol. 3 (3).

• Surendro, Kridanto. 2009. Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi. Informatika. Bandung

• Ward, J. dan Peppard, J. 2002. Strategic Planning for Information Systems – Third Edition. England: John Wiley & Sons. Ltd

• Weske, Mathias. 2007. Business Process Management: Concept, Languages, Architectures. New York: Springer.

• White, G. R. T, Samson, P. dan Rowland-Jones, R. 2009. The Implementation of a Quality Management System in the Not-For-Profit Sector. TQM Journal.