MT Zuid

André Plat

Programma:

DisKis in gebruik• Scannen (indexeren, distribueren)• Afhandelen• Uitgaande brieven, ondertekenen, printen• Terugzoeken (eigen brief, back-scan, geconverteerd

Square document)

• Implementatie DisKis• Scope in Zuid• Opleiding• Communicatie nav vandaag

Informatievoorziening

Gericht op onze (continue) dienstverlening

Onafhankelijk maken van:

• Plaats

• Tijd

• Persoon

Het archief wordt digitaal: papier ‘waardeloos’

Informatiesystemen KA, Primair Systeem en DIS koppelen / integreren

Tijdswinst papier/documentbehandeling 15-40%

Inzichten• Archieftechnische inrichting:

– Gekoppeld met andere databases– Vestia brede indeling en wijzigingsbeleid

• Procedures:– Vestiging specifiek in te richten– Voorbeelden PAZ, Verhuur, Facturatie, Incasso

beschikbaar voor (her)gebruik

• Rechten:– Centraal gebaseerd op Exchange met lokale

activiteiten

DisKismet Pilot in Zuid

Makkelijker, beterergoedkoper en

Mogelijk maken

Beslisboom / Archiefstructuur

ToewijzenPost

Rechten

• GroepsrechtenO.a. symbolische rollen

of personen

• Documentrechten

• Rechtenschema’s• Beveiliging

(breed/vestiging)• Vertrouwelijk (P&O)

Binnen het systeem wordt onderscheid gemaakt tussen het beheer van:

a. Objecten zoals archieftypes, zoekschermen, sjablonen en werkplekken; en

b. Adressenboek, werkstromen, standaard ondertekenaar en standaardinstellingen.

Werkwijze• Plan van Aanpak vestiging /

communicatieplan/MT scope• Vooronderzoek / installatie-configuratie /

opleiding beheer/admin• Kiezen/besluiten scope DIS-inhoud incl

werkstromen• Installatie en Configuratie Zuid incl.

backscan en conversie• Acceptatietest / Oplevering• Opleiding (Outlook, Dis en Kis)• Afronding overdracht beheerorganisatie

Week 1-3

Week 4

Week 5

Week 6

Week 7-9

Week 12

Kiezen Scope (Post/Archief)Back-scan ?

Intern /Werkstroom?

Uit

In

Kis

DIS

Onderhoud

Personeel

Incasso

VerhuurFacturen

Projecten

Organisatie Facilitair

Kiezen Scope (KA)Onderhoud

Personeel

Incasso

VerhuurFacturen

Projecten

Organisatie Facilitair

Image

KA word

E-mail

KA overig

Web

Kiezen Scope (belangrijk)Risico

Opdrachten

Contracten

Distributie

Kis

Dis

Onderhoud

Personeel

Incasso

VerhuurFacturen

Projecten

Organisatie Facilitair

Voorbereiding• Projectorganisatie en toekomstige

Beheerorganisatie inrichten• Processen op orde• Dossiers op orde (back-scan / conversie)• Gegevens op orde

– Wocas / NCCW– Brieven en ondertekeningen – PIMS / Exchange– Relaties en projecten bijgewerkt op Ursula

• Kijken op Ursula/links/DIS en• Meekijken op je eigen Test-account

Stevige en LenigeBeheerorganisatie

• Management / besturing DIV/DIS

• Functioneel Applicatiebeheer DIS

• Postdistributeurs / e-mail managers

• Scan-operator

• Print-operator

• Systeembeheer

• DIV/DIS beleidsteam Vestia Breed?

Testen en accepterenmedio maart GO

Ontwikkeling Pakket:

1. Rechten op 1 database en meerdere bedrijven

2. Document / spooler brieven

3. Import (word) bestanden

Overigens volop bezig door implementatieteam Zuid en PG-Dis

Opleiding

Voorbereiding met assistentie van DataBalk

Door MT-leden en Opleider in cursusruimte• Februari DIS opleiding scan-operatoren• Vanaf 31 maart 3 x 3,5 uur basiscursus• Thematisch voor doelgroepen MT, beheer admin ca.

Aangevuld met werkbegeleiding

Vanaf 1 april in productie

Communicatieplan

• Doelen:– Kennis, houding, gedrag

• Doelgroepen:– MT, managers, beheerders, gebruikers

• Vormen:– Intranet, brochure, muismat, documenten

Planning Zuid

DisKis in Zuid

Makkelijker, beter,goedkoper en

Mogelijk !