Tutor instructions 

Our tutoring system uses Google Docs for real‐time document collaboration (collaborative document 

editing + text chat) and Google Chat within Google’s Gmail for video and audio chat functionality.  

 

A. To help students set up Google Chat (you do not need to do this in your account) 

We request that all students use their udel.edu e‐mail addresses when contacting us. They could also 

use a Gmail account, although this is not recommended (it may cause confusion). If we have their UD e‐

mail, they must use their http://googleapps.udel.edu e‐mail to contact us!!!  

In their UD e‐mail, the students will need to make a change in their Google settings to allow for the 

video and audio chat functionality to work. These settings are enabled by default in new Gmail 

accounts, but are turned off by default in udel.edu Google Apps settings. 

1. When entering UD e‐mail, go to the settings menu located here: 

 

2. Then select settings from the pull‐down menu. 

 

   

3. Click on the “Chat” tab. 

 

  

4. Ensure that the “Chat on” toggle switch is selected. 

 

5. There are other settings here to verify the settings of the camera, microphone and speakers 

which Google will use to chat. You can see in the picture above that there is no camera selected 

on this computer, so a setting would need to be changed. If the student does not see the 

settings of the camera, microphone and speakers, they will need to install the Google 

Hangouts plugin available at https://www.google.com/tools/dlpage/hangoutplugin. Once the 

plug‐in is installed, the student will need to Sign out of their Google account and sign back in 

so that the plug‐in works.  If the student does not know how to sign out, they can simply close 

the browser completely and open it again. 

 

6. It is likely not necessary to make any changes in the audio/video settings with most laptops, 

unless the student would like to use a different camera or microphone from the default setting.  

   

B. Beginning your tutoring session 

1. Log on to http://www.gmail.com 

 

Sign in to Google using one of our MSCCtutor accounts: 

  Account 1: mscctutor1@gmail.com 

  Account 2: mscctutor2@gmail.com 

  Account 3: mscctutor3@gmail.com 

  Password: for all accounts: 108EMainSt 

 

Do not use your own UDEL or personal Gmail account! 

2. Logon to the scheduling system: 

  1. Login to https://udel.mywconline.net  

  2. Make sure to pull down the MSCC schedule on the login page or on the scheduling page. 

  3.  When you login to our MSCC schedule, you will see your appointments. Blue boxes indicate a 

scheduled appointment. White boxes indicate unscheduled time.  

  4. For every blue box, you can click the box and see the client appointment form. Here you can 

find the client’s UD e‐mail and Skype name. If they have given a non‐UD or non‐gmail e‐mail, they will 

need to be contacted as soon as possible!!! If they have not given you a Skype name, they will also need 

to be contacted as soon as possible!!! You may need to contact them via a supplied phone number (use 

a phone at 108 East Main Street to do this. Do not use your personal phone!!!) 

  5. You will also see the file attached the appointment when you click this link. Download this file 

to your computer. 

  

3. Setting up a collaboratively shared Google Doc 

Step 1: Check WCOnline see if a student has attached a paper. In most cases, you will need to import the 

paper into Google Docs for collaboration 

purposes.  

Step 2: Download the paper and rename it:  

[Name of student, Date, Time] 

Example: Yi Chen, 8‐28‐04, 2pm  

Step 3: Upload it to Google Drive by going to the Apps button at the top of Gmail and select “Drive” as 

the app.  

  

 

 

Step 4: Upload the paper to Google Drive by clicking the small button next to the “Create” box. 

 

 

 

Step 5: Important! Next, right click the file in Google Drive. Select the Open with option. Scroll over until 

you see “Google Docs.”  This converts the file to a Google Doc which you can edit together with the 

student. 

 

   

Step 6. Now, open the paper in Google Docs. Click the blue “Share” button at the top right. 

 

   

Step 7: You have now entered the Sharing Settings window. Here, you will invite the student using their 

e‐mail address to allow 

them to work on the 

file with you in Google 

Docs. You will also 

insert a message to the 

student so that they are 

prepared to use Google 

Docs before the 

appointment time. 

Begin typing their e‐

mail under “Invite 

people.” Google may 

recognize the student’s 

name as you type it (as 

seen below). Also, 

make sure that the “can 

edit” selection in the 

menu to the right of the 

box is selected.  

 

   

Step 9: You will receive a confirmation screen that you have shared the Google Doc. Make sure again 

that the student has permission to edit the document. Then click “Done.” You are ready for online 

collaboration with the student in the Google Doc! 

Step 10: Before the meeting, make sure to open the students’ paper in Google Docs.  

When the student has entered the Google Docs workspace, you will see a pink letter – “J” here is the 

letter of the first name of the student, Johnny – appear at the top of the document and you will be able 

to follow where their cursor is located.  

 

 

 

   

Step 3. Setting up video/audio chat and text messaging in Skype 

Step 1: After transferring the student’s paper to Google Docs and opening Google Docs, now you are 

ready to start audio/video and chat features!   

Open up your Skype account. 

Please use Skype on your PC, not a tablet computer. Otherwise, you will not be able to set up a good 

interface for the online tutoring system. 

If you do not have a Skype account, please follow the instructions here: [How to set up a Skype account].   

Step 2: Now, you will create a new contact with the Skype name of the student. Follow these 

instructions to add a new contact on Skype.: https://www.youtube.com/watch?v=5pmxugU4br4. We 

strongly recommend to enter the Skype name found in the appointment on WCOnline. Do not enter 

the student’s e‐mail address, since they may have linked their e‐mail to a different Skype account.    

Step 3: Now, follow these instructions to call the contact you added. 

https://support.skype.com/en/faq/FA10935/calling‐someone‐who‐s‐on‐skype‐windows‐desktop. The 

student may need to accept your request to be added as a contact. This could happen as soon as they 

receive the call. If the student does not accept your Skype request, please contact them by e‐mail or 

phone as soon as possible. 

Step 4: You can send instant messages while you are video chatting with the student on Skype.  

See https://support.skype.com/en/faq/FA10894/how‐do‐i‐send‐and‐receive‐instant‐messages‐during‐a‐

video‐call‐for‐skype‐for‐mac‐os‐x   

You can also send files to the student in the chat window. 

Step 5: It is also possible to save the chat history for each student you contact. See 

https://support.skype.com/en/faq/FA392/where‐can‐i‐find‐my‐conversation‐history‐in‐skype‐for‐

windows‐desktop‐and‐what‐can‐i‐do‐with‐it (Windows) or 

https://support.skype.com/en/faq/FA10888/how‐do‐i‐see‐my‐chat‐history‐in‐skype‐for‐mac‐os‐x 

(MacOSX). 

  

 

 

 

 

   

 

Step 4: Organize the screen 

The last step is to organize the screen so that it is set up with the student document and the audio/video 

chat. This screen shows the audio/video chat box minimized and the document screen up.  

Hint: You can bring two windows easily side by side in Windows by selecting one of the windows and 

hitting the Windows key  + the left arrow key   to move the Google Docs window to the left of 

the screen, and the Windows key + right arrow key to move the Skype window to the right of the screen. 

In Mac, you could also consolidate the Google Docs window and the Skype window in one “space” by 

clicking F8 and using arrow keys to drag the windows you want into the space.