MS ACCESS (MT.3.11.3-E104-07)

MS ACCESS

MMSS AACCCCEESSSS

Código: MT.3.11.3-E104/07

Edición 01

Guatemala, julio 2007

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Copyright. Instituto Técnico de Capacitación y Productividad

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MANUAL TÉCNICO ACCESS

Código: MT.3.11.3-E104/07 Edición 01

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ÍNDICE

Objetivo del manual 5 Presentación 7

Capítulo 1 FUNDAMENTOS Y MANIPULACIÓN DE BASES DE DATOS Objetivos del capítulo 8

1.1 Introducción a las bases de datos 9 1.2 Planificación y diseño 11 1.3 Crear una base de datos 15 1.3.1 Usando un asistente 16 1.3.2 En blanco 17 1.3.3 Abrir y guardar una base de datos 18 1.4 Tablas 19 1.4.1 Tipos de datos 20 1.4.2 Propiedades de los campos 21 1.4.3 La clave principal 21 1.4.4 Crear tabla en diferentes vistas 23 1.5 Copiar y eliminar tablas 29 1.6 Añadir y editar registros en una tabla 30 1.7 Crear un índice 34 1.8 Relaciones 35 1.8.1 Tipos de relaciones en Access 38 1.8.2 Integridad referencial 40 1.8.3 Establecer relación 41 Resumen 48 Evaluación 49

Capítulo 2 CONSULTAS O QUERIES Objetivos del capítulo 52

2.1 Introducción 53 2.2 Crear una consulta sencilla 55 2.3 Criterios, condiciones y campos calculados 56 2.4 Agrupar registros y obtener totales 62 2.4.1 Referencia cruzada 64 2.4.2 Búsqueda de duplicados 64 2.4.3 Búsqueda de no coincidentes 65 2.5 Consultas con parámetros 65

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2.6 Consultas avanzadas 67 2.6.1 Actualización 68 2.6.2 Consulta de creación de una tabla 69 2.6.3 Eliminación 69 Resumen 75 Evaluación 76

Capítulo 3 FORMULARIOS Objetivos del capítulo 78

3.1 Introducción a formularios 79 3.1.1 Tipos de formularios 79 3.1.2 Autoformularios 81 3.2 Crear formulario de columna 81 3.3 Crear formulario tabular 83 3.4 Crear formulario de hoja de datos 84 3.5 Asistente para formulario 85 3.6 Crear formulario sin asistente (desde cero) 87 3.6.1 Personalización básica 87 3.6.2 Controles básicos 92 3.7 Establecer propiedades 102 Resumen 106 Evaluación 107

Capítulo 4 INFORMES Objetivos del capítulo 109

4.1 Introducción a los informes 110 4.2 Crear un autoinforme 111 4.3 Crear un informe de columna 112 4.4 Crear un informe tabular 114 4.5 Crear un informe de etiquetas 119 4.6 Asistente para informes 122 4.7 Crear un informe desde cero 125 4.7.1 Personalización básica 126 4.7.2 Formato 128 4.8 Establecer propiedades 130 Resumen 133

Evaluación 134 Glosario 136

Bibliografía 138

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OBJETIVO DEL MANUAL

El estudio del contenido de este manual, contribuirá a que usted adquiera las competencias para manejar las herramientas de MS Access, de acuerdo a procedimientos técnicos.

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PRESENTACIÓN

Este manual está dirigido a personas que pertenezcan a empresas de los tres sectores económicos del país y que utilicen en su puesto de trabajo una computadora como herramienta de apoyo, para manejar bases de datos relacionales.

Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un asunto, tema o actividad específicos. Así, usted puede utilizar bases de datos para cosas tan sencillas como mantener un registro de una colección de discos de música, hasta llevar toda la gestión de una gran empresa u organización.

Este manual trata sobre el manejo de Ms Access, el cual tiene como prioridad capacitar al participante para utilizar las herramientas de este programa, en la organización, procesamiento y control de la información.

El manual está dividido en cuatro capítulos. El primer capítulo trata sobre los fundamentos y manipulación de bases de datos y tablas; el segundo capítulo describe las herramientas y procedimientos técnicos básicos en la elaboración de consultas o “queries”; el tercero aborda las herramientas básicas de Access y procedimientos técnicos para la apertura y elaboración de formularios utilizando el asistente y definidos por el usuario; el cuarto capítulo presenta herramientas y procedimientos básicos, para el diseño de reportes y elaboración de macros.

Es importante destacar que para afianzar las competencias se han programado actividades durante el desarrollo de cada capítulo en donde el participante aplicará dichos procedimientos.

En el ámbito competitivo, es esencial ver las ventajas que las bases de datos proporcionan para presentar, almacenar y aumentar la rapidez de la difusión de la información, reduciendo costos de esta manera.

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FUNDAMENTOS Y MANIPULACIÓN DE BASE DE DATOS

CAPÍTULO 1

FUNDAMENTOS Y MANIPULACIÓN DE

BASE DE DATOS

Objetivos del capítulo

El estudio del contenido de este capítulo, contribuirá a que usted adquiera las competencias para:

• Aplicar el procedimiento de creación de una base de datos y tablas, de

acuerdo a teoría. • Utilizar las herramientas de MS Access para introducir y modificar

información en las tablas, de acuerdo a procedimiento técnico. • Modificar la estructura de tablas, de acuerdo a procedimiento técnico. • Crear relaciones entre tablas de una base de datos, de acuerdo a

procedimiento técnico.

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1.1 INTRODUCCIÓN A LAS BASES DE DATOS

Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un asunto, tema o actividad específicos. Así, se pueden utilizar bases de datos para cosas tan sencillas como mantener un registro de una colección de discos de música, hasta llevar toda la gestión de una gran empresa u organización. Microsoft Access es un potente sistema de administración de bases de datos relacionales. Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio:

• Introducir datos • Almacenar datos • Recuperar datos y trabajar con ellos

Las bases de datos de Access son documentos combinados donde se divide la información por parcelas de objetos especializados. Así por ejemplo, como elemento primario de información se encuentra las tablas Normalmente, se crea una tabla para cada tipo de datos de los que componen la base de datos. Aunque las tablas se crean como elementos independientes, pueden crearse relaciones entre distintas tablas para recuperar datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe. Access crea bases de datos relacionales, es decir, los datos se almacenan en distintas tablas por asunto o tarea, pero están relacionados y se pueden combinar de la manera que se especifique. Aunque la base de datos de un club almacene por separado la información de contacto de sus socios y sus listas de voluntarios de reciclaje o sus datos de planes de vacaciones, se puede extraer y unir toda esta información siempre que se desee.

Por tanto, se podría imprimir rápidamente una lista con los voluntarios que se han ofrecido a reciclar periódicos este sábado junto con sus direcciones y números de teléfono actualizados. Los dos conjuntos de datos son relacionales, por lo que la información que se encuentra en un conjunto de datos, como el nombre Susan González en la lista de reciclaje, está asociada a la información correspondiente del otro conjunto de datos, o la reconoce, como los datos de contacto de Susan González. Para sacar el mayor partido de una base de datos, puede configurar las tablas de datos de manera que reflejen los asuntos y las tareas asociados a los mismos. Al diseñar la base de datos, tenga en cuenta las situaciones en las que la gente va a especificar datos, buscar datos o generar informes de datos. Un poco de previsión puede valer mucho.

Figura 1

Las relaciones vinculan los datos de las distintas tablas para que sean más útiles

Microsoft Office Access 2003 es el programa de administración de bases de datos que proporciona una experiencia mejorada al usuario, así como mayor capacidad para importar y exportar archivos de datos XML, y trabajar con los mismos.

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Trabajar con Access 2003 es más fácil porque los errores comunes se identifican más fácilmente y se marcan al usuario con opciones para que pueda corregirlos. Además, existe una nueva función en Access 2003 que ayuda a los programadores de bases de datos a ver la información sobre las dependencias entre objetos de bases de datos. Access posee una serie de herramientas y objetos para almacenar y gestionar información. Dentro de un archivo de base de datos, de un fichero “.mdb”, pueden existir elementos llamados objetos de hasta siete tipos o naturalezas diferentes:

• Tablas: son las encargadas de almacenar los datos. El almacenamiento de los mismos se realiza de forma organizada gracias a la estructura de las tablas, la buena estructuración de las mismas es imprescindible para realizar con eficacia todas las operaciones necesarias. Las tablas son los elementos principales. Si no hay tablas, no tienen sentido el resto de los elementos propios de una base de datos. Si no tenemos los almacenes principales de información, es decir las tablas, ¿que se puede hacer?

• Consultas: permiten dar respuesta a preguntas que se puedan plantear respecto a los datos almacenados en las tablas, además permiten realizar cálculos y operaciones con los datos almacenados. De esta forma se pueden filtrar los datos para trabajar únicamente con aquellos que se precisen en cada momento. Permiten establecer una serie de criterios que aplicados sobre una o varias tablas devuelven ciertos datos de éstas. Estos criterios, de cara a utilizarlos en sucesivas ocasiones, se pueden guardar, en lo que se ha dado en llamar una consulta.

• Formularios: se encargan de presentar los datos procedentes de tablas o consultas con un formato personalizado y "elegante". De esta forma se presentan los datos de

forma atractiva, pudiendo al mismo tiempo realizar todas las operaciones habituales con registros: añadir, modificar, eliminar, etc. Es mejor trabajar con los datos de las tablas viéndolos a través de un formulario en vez de en forma de tabla de filas y columnas.

• Informes: crean resúmenes y presentan los datos de tablas y consultas con un formato personalizado, fundamentalmente de cara a "sacarlos" por impresora (aunque no siempre) Las posibilidades para ello son inmensas. De este modo los datos pueden ser analizados e impresos con una gran calidad en cuanto a diseño, formato y distribución.

• Páginas: creación y diseño de páginas web con acceso a datos desde Internet.

• Macros: son pequeños programas que permiten realizar una serie de operaciones repetitivas en una sola acción, sin necesidad de conocimientos de programación (no es preciso conocer un lenguaje de programación como por ejemplo Visual Basic u otro) Se integran en aplicaciones Access.

• Módulos: conjunto de instrucciones y procedimientos de programación, escritos con Visual Basic para aplicaciones (VBA), que permiten personalizar la base de datos. Para diseñar módulos sí es necesario saber programar.

1.2 PLANIFICACIÓN Y DISEÑO En ocasiones, este análisis será una tarea sencilla y en otras el resultado de muchísimas reflexiones. Los pasos secuenciales a realizar para definir correctamente una base de datos bien podrían ser los siguientes:

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1. Análisis de la situación real de trabajo: realizar un buen análisis de la situación real de trabajo que se desea automatizar mediante Microsoft Access. Sólo si se conocen a fondo los mecanismos de gestión, formas de trabajo, archivos de información, documentos aplicables a las tareas (hojas de factura, talonarios de albaranes), así como listados (resúmenes diarios, semanales o mensuales) y formatos utilizados en ese determinado ámbito a automatizar, es posible trasladar a un entorno informático dicha operativa. Qué se hace y qué se pretende hacer. En programación informática, esta misión la llevan a cabo los llamados analistas de aplicaciones, los cuales se sumergen físicamente en dicha actividad de la empresa o entidad correspondiente hasta que conocen a fondo su mecánica de trabajo en el día a día.

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Figura 2 Procesos que la empresa maneja

2. Separar en partes o fases los

procesos o tareas: organizar y separar en partes o fases, cuantos procesos o tareas reales de trabajo se deseen trasladar a Access.

Dichas partes o elementos se derivan de la actividad concreta que se desempeña en la empresa. Qué gestiones se realizan normalmente bajo dicha actividad: se trata, de crear meditadamente (no a la ligera) una relación (un censo) de las actividades o tareas que conforman la gestión a informatizar. Es preferible un buen planteamiento desde el principio, que múltiples replanteamientos posteriores que, a veces, tienen difícil solución. 3. Diseñar un diagrama de bloques

reflejando las dependencias entre las partes: confeccionar un diagrama de bloques (un esquema) en el que se representa cada una de las tareas definidas en el paso anterior, enlazando mediante flechas qué tarea depende de cuál y cuál no depende de ninguna otra.

En el ejemplo de gestión de almacén, el

diagrama de bloques podría ser el siguiente:

Figura 3

Observe como la gestión de proveedores no incide directamente sobre la gestión de pedidos

sino sobre la de artículos

• Identificar los grupos de datos o bolsas

de información y los archivos de datos: una vez definidas las tareas a realizar, tenerlas enumeradas, y debidamente plasmadas en un diagrama de bloques (es decir, un esquema de dependencias que refleje en bloques lo que se hace


cotidianamente en ese trabajo): identificar con que elementos, grupos de datos o bloques de información se trabaja para poder realizar dichas tareas: clientes, proveedores, artículos, agencias de transporte, pedidos, vendedores, etc. Estos bloques de datos, archivos y almacenes de información que posteriormente en Access constituirán las tablas.

• Definición de las tablas: a partir de los

bloques de información ya identificados como ficheros de datos en el punto anterior. Lo que tradicionalmente han sido siempre los archivos de datos (pequeños o grandes cajones metálicos generalmente que contienen fichas de cartulina), en

Access y en la mayoría de los programas gestores de bases de datos se denominan tablas. Dichas tablas, son estructuras de filas y columnas que albergan datos referidos a un mismo tema. Cada fila llamada ahora registro contiene la información que antes estaba plasmada en una ficha del fichero. Cada columna de una tabla representa un campo. En la celda de la tabla en la que intersecta una fila con una columna tendremos un determinado campo dentro del cual normalmente se albergará un dato.

En el ejemplo de gestión de pedidos las

tablas a definir y crear en la base de datos desde Access serán:

Para el archivo de... Se definirá en

Access... La Tabla...

Clientes Clientes Artículos Productos Pedidos Pedidos Proveedores Proveedores Agencias de transporte Agencias

Vendedores de la empresa Vendedores

Tabla 1 Definición de tablas para la base de datos.

• Definición de la estructura y diseño de campos de las tablas: el siguiente paso es confeccionar un censo de las informaciones o datos que se albergarán en cada tabla: definición de campos para las tablas de la aplicación. Definir las informaciones necesarias y de utilidad para la gestión que cada tabla deberá albergar. Definir los campos que va a tener cada tabla, así como su tipo y propiedades más indicadas. A éste proceso se le reconoce también, de forma más técnica, como normalización de datos.

Dé una reflexión de sobre qué informaciones interesa gestionar sobre cada una de las fases o tareas, es decir, de cada uno de los ficheros contemplados, es decir de cada una de las tablas previstas, se obtienen, por ejemplo, las siguientes conclusiones que se va a plasmar en un modelo de documento denominado “ficha de tareas” (una para la gestión de pedidos, otra para productos, para clientes, para agencias, vendedores, proveedores, etc.)

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Ficha de tareas

Nombre de la tarea: introducción y gestión de pedidos. Nombre de la tabla: pedidos. Descripción: en cada pedido quedará recogida toda la información necesaria para posteriormente poder facturar (datos del cliente), qué volumen de facturación se aplica a cada vendedor (datos del vendedor), cuántos pedidos se tramitan a través de tal compañía de envío (agencia de transporte) Por lo tanto, inicialmente, constarán datos referidos a todos estos elementos.

Campos necesarios para llevar a cabo la tarea CAMPO DESCRIPCIÓN

IdPedido Identificador único para el pedido. FechaPedido Fecha en la que se realiza el pedido. FechaEntrega Fecha en la que se entrega el pedido al cliente. FechaEnvío Fecha en la que sale el pedido del almacén.

Forma Envío Trabajamos con diferentes empresas para realizar los envíos de los artículos.

Cargo Precio que nos cuesta mandar el envío. IdCliente Identificador único del cliente. Nombre Compañía Nombre de la compañía o empresa que nos hace el pedido. Nombre Contacto Nombre de la persona que nos ha hecho el pedido. Dirección Dirección del cliente. Ciudad Ciudad del cliente. Región Ciudad del cliente. CódPostal Código Postal del cliente. País País del cliente.

Destinatario Empresa que va a recibir el pedido. Aunque no es frecuente puede ser otra en la que entregar el pedido, otra sede.

Dirección Destinatario Dirección dónde el cliente quiere que vaya el pedido. Ciudad Destinatario Ciudad a la que va a ir el pedido. Región Destinatario Región a la que va a ir el pedido. CódPostal Destinatario Código postal del lugar a dónde va el pedido. Pais Destinatario País a la que va a ir el pedido. IdProducto Identificador del producto. NombreProducto Nombre del producto. PrecioUnidad Precio que se negocia en el momento de hacer cada pedido.

Cantidad Número de unidades que vamos a servir al cliente del producto.

Descuento Descuento que se aplica y que se negocia en el momento de hacer el pedido.

IdEmpleado Identificador del empleado que recoge el pedido. Nombre Empleado Nombre del empleado que recoge el pedido.

Tabla 2

Descripción de los campos en la ficha de tareas para la tabla pedidos.

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Como usted puede ver,

aparecen datos sobre el propio pedido, sobre el cliente que hace el pedido, sobre la

agencia de transportes que realiza en envío de ese

pedido, sobre el artículo que se pide, y también sobre el comercial o empleado vendedor de la empresa que genera ese pedido. Para que en un pedido consten todas las informaciones que se consideran necesarias, en principio se podría pensar que serían necesarios tantos campos en la estructura de la tabla como los expuestos en la relación anterior, en la ficha de tareas. Sin embargo, gracias a que se trabaja con Access que es un sistema gestor de bases de datos relacional con que, por ejemplo, en cada pedido se almacene, además de la información propia del pedido, el código del cliente que hace el pedido (el IdCliente), con ese código o Id, podrá acceder al registro de ese cliente en la tabla maestra de clientes (que es otra tabla en la misma base de datos y debe de estar aparte)

• Codificación de los elementos: como ya se ha comentado es muy importante codificar los elementos que se encuentran en una tabla. Asignar a cada uno un código. Para la aplicación, cada elemento de cada tabla (cada registro) deberá poseer un código, y en aquella tabla en la que se desee tener acceso a información de otro elemento o registro de otra tabla (vinculada con ésta primera según nuestro diagrama de bloques) también deberá tener un campo código que enlace o se relacione con el primero.

• Establecer las relaciones entre las tablas definidas: deberá relacionar las tablas de la base de datos con respecto al análisis de lo anterior como se verá más detenidamente en este manual.

1.3 CREAR UNA BASE

DE DATOS Access cuenta con dos métodos básicos para crear una base de datos:

• Puede utilizar el asistente para bases de datos con el fin de crear en una operación las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de base de datos seleccionado; éste es el método más fácil para iniciar la creación de una base de datos. Las opciones de personalización de base de datos que ofrece el asistente son limitadas.

• Crear una base de datos en blanco y

agregarle más tarde las tablas, formularios, informes y otros objetos. Este es el método más flexible, sin duda, pero requiere que cada elemento de la base de datos sea definido por separado.

Figura 4

Métodos para crear una base de datos en el panel de tareas nuevo

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1.3.1 USANDO UN ASISTENTE Al iniciar Microsoft Access aparece automáticamente un cuadro de diálogo del panel de tareas con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Para crear una base de datos usando un asistente, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón nuevo de la barra de herramientas estándar.

2. Haga clic en Mi Pc en plantillas del

panel de tareas nuevo archivo.

3. Haga clic en la pestaña base de datos.

4. Haga clic en el icono

correspondiente al tipo de base de datos que desea crear.

5. Seleccione aceptar.

6. Especifique un nombre y ubicación para la

base de datos.

7. Haga clic en crear.

8. Siga las instrucciones del asistente de base de datos.

Actividad 1

Crear una base de datos utilizando el asistente

Instrucciones: cree una nueva base de datos utilizando la plantilla “pedidos” de Access,y realice cada uno de los siguientes pasos:

1. Haga clic en Mi Pc en plantillas del panel de tareas nuevo archivo.

2. Seleccione la platilla introducción de pedidos de la pestaña de base de datos.

3. Guarde la base de datos con el nombre de Pedidos.

4. Elija el estilo en la opción mostrar en pantalla e informes.

5. Escriba el título de la base de datos. 6. Finalice el asistente. 7. Introduzca información inicial para la base

de datos.

Figura 5 Información inicial requerida por la base de datos creada.

8. Introduzca un pedido utilizando el panel de

control principal.

Figura 6

Panel con control principal de la base de datos creada.

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1.3.2 EN BLANCO

Puede crear una base de datos en blanco sin usar el asistente utilizando el siguiente procedimiento:

1. Haga clic en el botón nuevo de la barra de herramientas.

2. Seleccione base de datos en blanco del

panel de tareas nuevo archivo.

3. Especifique nombre y ubicación de la base de datos.

4. Haga clic en crear.

Después de crear la base de datos, puede realizar una o varias de las tareas siguientes:

• Agregar tablas y datos a la base de datos. • Importarla o vincularla a un origen de

datos, como una hoja de cálculo Excel u otra base de datos Access.

• Personalizar objetos de la base de datos.

Actividad 2

Crear una base de datos en blanco sin asistente

Instrucciones: cree una base de datos nueva realizando cada uno de los siguientes pasos:

1. Seleccione base de datos en blanco del panel de tareas nuevo archivo.

2. Guarde la base de datos con el nombre de Empresa X.

3. Haga clic en el botón crear.

1.3.3 ABRIR Y GUARDAR UNA BASE DE DATOS

Este es un buen momento para

recordar cuál es el procedimiento general para abrir y guardar una

base de datos. Después de todo, tanto si decide

utilizar una de las bases de datos de ejemplo incluidas en Access para

realizar sus primeras prácticas como si usa el asistente para bases

de datos, se encontrará con archivos que necesitará abrir y guardar en lo sucesivo. Siga estos pasos:

1. Pulse en abrir base de datos en la barra de herramientas.

2. Seleccione la unidad que contiene el

documento en el cuadro Buscar en.

3. Pulse dos veces en las carpetas hasta abrir la carpeta que contiene la base de datos.

• Si no encuentra la base de datos que

desea abrir, puede buscarla. Introduzca información específica acerca del archivo en los cuadros situados en la parte inferior del cuadro de diálogo y, a continuación, elija buscar ahora.

• Para utilizar criterios de búsqueda más avanzados, elija avanzada.

4. Decida si abrirá la base de datos para

acceso exclusivo o compartido.

• Para abrir la base de datos para el acceso compartido en un entorno multiusuario (donde varios usuarios pueden tener acceso al mismo conjunto de datos y modificarlos simultáneamente), mantenga desactivada la casilla de verificación exclusivo.

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• Para abrir la base de datos para el acceso exclusivo (evitando que otros usuarios puedan abrir la base de datos), active la casilla de verificación exclusivo.

1.4 TABLAS Las tablas almacenan datos, por lo que son los pilares esenciales de cualquier base de datos. Una base de datos debería tener una tabla distinta para cada asunto principal, como registros de empleados, pedidos de clientes, métodos de entrega o proveedores. No deben duplicarse los datos en varias tablas. Esto es un error común fácil de evitar si se estructuran bien las tablas. Cada tabla contiene filas, denominadas registros y columnas, denominadas campos.

Utilice el botón (guardar) de la barra de herramientas estándar para guardar los cambios realizados en la base de datos.

De manera tal que la información contenida en una tabla "Directorio Telefónico", podría tener la siguiente estructura:

Nombre del usuario Numero telefónico Dirección

Josué Marroquín 58655622 Zona 1

Julio Medina 55559878 Zona 10

Marvin Zelaya 69999856 Zona 21

Denis Martínez 59992564 Zona 12

Tabla 3

Ejemplo de una tabla de datos.

Un registro es un conjunto de hechos acerca de una persona, evento o CD concreto, u otro elemento de interés. Por ejemplo, Susan González y los detalles de su puesto de trabajo constituyen un registro en una tabla Empleados. Speedy Express y su información de contacto son un registro en la base de datos Transportistas.

Un campo es una sola clase de hecho que se puede

aplicar a cada persona, evento o registro.

Por ejemplo, “Código postal” puede ser un campo

de una tabla Empleados. Teléfono puede ser un

campo de una tabla Transportistas.

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Figura 7 La fila que contiene información acerca de

United Package es un registro.

Figura 8

La columna que contiene números de teléfono es un campo.

1.4.1 TIPOS DE DATOS Para crear los campos de una manera más completa es necesario profundizar en cada una de las características de un campo. En esta columna se introduce el nombre de los campos. La columna tiene un máximo de 64 caracteres. Se pueden utilizar espacios, pero no se puede empezar con un espacio. No se pueden utilizar: los puntos, los signos de admiración, los acentos graves ni los corchetes. Dentro de una misma tabla no puede haber dos campos con el mismo nombre. El nombre del campo debe ser descriptivo de la información que el campo va a contener para no crear confusión a la hora de trabajar con los datos. A continuación se describen los tipos de datos que utiliza Access:

1. Texto: almacena cadenas de caracteres, ya sean números (con los que no se vaya a realizar operaciones), letras o cualquier símbolo.

2. Numérico: Almacena números destinados a realizar operaciones. Hay cinco tamaños:

• Byte: para almacenar el rango de 0 a

255 • Entero: para el rango entre -32768 y

32767 • Entero Largo: para el rango entre-

2.147.483.648 y 2.147.483.647 • Simple: para números decimales entre

el -3,4x 1038 y el 3,4x 1038 con 7 decimales

• Doble: para números entre el -1,797x 1038 con 15 lugares decimales.

3. Fecha/hora: fecha y hora general, fecha y hora larga, fecha y hora corta.

4. Autonumérico: Es un valor numérico que Access incrementa de modo automático cada vez que se añade un registro. No se puede modificar manualmente.

5. Si/No: Para almacenar datos que sólo tengan dos posibilidades: si-no, 0-1, verdadero-falso, blanco-negro, etc.

6. Memo: Para almacenar texto largo, hasta de 64000 bytes.

7. Moneda: Para almacenar valores de moneda.

8. Objeto OLE: Son objetos tales como gráficos, texto, imágenes, creados en otras aplicaciones, que se han incrustado o vinculado.

1.4.2 PROPIEDADES DE LOS

CAMPOS Los campos de la base de datos tienen valores que determinan el tipo de datos que pueden almacenar, cómo se muestran los datos y qué se puede hacer con ellos. Por ejemplo, puede utilizar los valores de campo para asegurarse de que todos los usuarios especifican las fechas de entrega con dos números para el mes, dos números para el día, cuatro

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números para el año, separados por barras diagonales: 03/09/2008. También puede hacer que la fecha de entrega sea al menos dos días posterior a la fecha de entrada. Un valor importante para los campos es el tipo de datos, que incluye número, texto, moneda (dinero) y fecha/hora (que se muestran como un solo tipo en Access) El tipo de datos limita y describe la clase de información del campo. También determina las acciones que se pueden realizar en el campo y cuánta memoria utiliza los datos. Los campos también tienen propiedades que controlan los detalles de la información que contienen, incluida la longitud de caracteres, un valor predeterminado y una regla de validación que comprueba que los datos satisfacen ciertos criterios. Las propiedades simplifican la entrada y administración de los datos.

Figura 9

Las propiedades de campo son un conjunto de características que proporcionan control adicional sobre los datos.

1.4.3 LA CLAVE PRINCIPAL Posiblemente haya oído alguna vez que no hay dos cosas idénticas. Esta característica es aplicable también a los registros de una base de datos bien estructurada. Cada uno de los registros de cada tabla debe ser único, es decir, no puede haber dos

registros idénticos acerca de Nancy Davolio en la misma base de datos. ¿Pero qué sucede si hay dos empleados cuyo nombre es Nancy Davolio? Para distinguir un registro de otro, las tablas pueden incluir un campo de clave principal. La clave principal es un identificador, como un número de pieza, un código de producto o el “id” de un empleado, que es único para cada registro. La clave principal (llave primaria) debe ser una información que no cambie con frecuencia. Si lo desea, Access puede asignar una clave principal numérica que aumente en 1 cada vez que se agregue un registro a una tabla. Este número seguirá estando asociado al registro aunque se agreguen o eliminen los registros anteriores en la base de datos. Si la clave principal es un número ¿cómo reconocerán los usuarios el registro? No hay por qué preocuparse; la base de datos puede asociar cada clave principal a un nombre descriptivo, como un nombre de empleado. De esta forma, se puede trabajar con información con la que el usuario está familiarizado aunque la tabla subyacente almacene un número.

Figura 10 Un empleado y los detalles de su puesto forman un registro de la tabla Empleados. Esta información no debería repetirse en

otras tablas o registros.

Una clave principal separa información similar y hace que cada registro sea único, pero también asocia información. Para relacionar dos tablas se utiliza una clave principal. De esta forma las tablas comparten datos sin que se repita la información en ambas.

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Las claves principales permiten explotar la eficacia de una base de datos relacional en lugar de trabajar con numerosas listas repetitivas que son difíciles de mantener y no se relacionan entre sí. Cuando

las tablas están relacionadas, la clave principal de una tabla pasa a ser una clave externa de la otra tabla. Suponga, por ejemplo, que tiene una tabla Empleados y una tabla Pedidos. El número del “id” de empleado es la clave principal de la tabla Empleados y es una clave externa para la tabla Pedidos. La tabla Pedidos tiene su propia clave principal, el número del id. de pedido. Cuando Nancy Davolio toma un pedido, su id. de empleado se introduce en la tabla Pedidos. Este número de “id” hace referencia a los detalles de Nancy de la tabla Empleados, por lo que no es necesario repetir los datos de Nancy (como la extensión del número de teléfono) en la tabla Pedidos.

Figura 11 El “id” de empleado aparece en ambas tablas,

como clave principal Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de un directorio telefónico necesita una sola tabla, pero puede haber casos en los que necesite más de una.

Existen tres tipos de clave principal en Access:

• Autonumérico: puede establecerse para que el programa introduzca automáticamente un número secuencial cuando se agrega un registro a la tabla. Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma más sencilla de crear una clave principal.

• Campo simple: si se tiene un campo que

contiene valores exclusivos, como números de identificación o números de pieza, se puede designar ese campo como la clave principal. Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o nulos, Microsoft Access no establece la clave principal.

• Claves principales de campos

múltiples: en situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, se pueden designar dos o más campos como clave principal. La situación más común en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relación varios a varios.

1.4.4 CREAR TABLA EN

DIFERENTES VISTAS

Como ya se había visto, una tabla es un conjunto de datos sobre un tema en concreto; como un inventario o un control de clientes. Usando una tabla independiente para cada tema, evitará la duplicación de datos, al tiempo que reducirá el

riesgo de errores de la entrada de datos. La organización de filas (registros) y columnas (campos) queda siempre patente en Access. Antes de crear una tabla se debe abrir o crear una base de datos nueva en la cual se creará la nueva tabla.

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Ms Access permite crear una tabla en tres formas:

• Vista de diseño: permite crear los campos manualmente y configurar el diseño de la tabla. Desde esta vista se diseñan los campos pero no se pueden introducir datos. El aspecto es parecido a una hoja de cálculo en la cual los encabezados de las columnas son los nombres de los campos y cada fila es un registro.

• Utilizando el asistente: el asistente pide

las características de los campos y de la tabla y la genera automáticamente.

• Introduciendo datos: crea una nueva

tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2, etc., sobre los cuales se escriben los nombres de los campos. Desde esta vista no se puede modificar el tipo de datos que contienen los campos o su descripción.

Si desea crear una tabla en vista de diseño puede utilizar el siguiente procedimiento:

1. Presiones F11 para pasar a la ventana base de datos.

2. Seleccione el objeto tablas del panel

principal de la base de datos.

3. Haga doble clic en crear una tabla en vista de diseño.

4. Defina cada uno de los campos de la tabla.

Para insertar el campo dentro de la tabla, haga clic en la fila situada debajo del lugar donde desea agregar el campo y, a

continuación, haga clic en insertar filas en la barra de herramientas. Para agregar el campo al final de la tabla, haga clic en la primera fila en blanco, haciendo lo siguiente:

• Haga clic en la columna Nombre de campo y escriba un nombre exclusivo para éste.

• En la columna Tipo de datos, conserve el valor predeterminado (Texto) o bien haga clic en la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha y seleccione el tipo de datos que desee.

Figura 12

Selección de tipo de datos.

• En la columna Descripción, escriba una descripción de la información que contendrá este campo. La descripción se muestra en la barra de estado cuando se agregan datos al campo y se incluye en la definición del objeto de la tabla. La descripción es opcional.

5. Defina un campo de clave principal

tomando en cuenta lo siguiente:

• Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en el selector de filas de cada campo.

• Haga clic en Clave principal

en la barra de herramientas.

MS ACCESS 21


6. Haga clic en Guardar en la barra de herramientas y, a continuación, escriba un nombre exclusivo para la tabla.

Figura 13 Vista de diseño en la cual se ingresan los campos necesarios y se configuran sus propiedades.

En la figura anterior, en la primera columna se ven los nombres de los campos, y en la segunda columna el tipo de datos que ha elegido automáticamente Access con los datos introducidos. Como se ve en cada columna se introducen diferentes características del campo como se mencionó anteriormente:

• Nombre del campo: los nombres de los campos.

• Tipo de datos: texto, numérico,

fecha/hora, contador, Si/No, memo, moneda, objeto OLE.

• Descripción: en esta columna se introduce la descripción del contenido del campo o su finalidad.

• Propiedades de los campos: estableciendo las propiedades de los campos se controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto.

MS ACCESS 22


Propiedad Descripción

Tamaño del campo Esta propiedad la pueden tener tanto los campos de tipo numérico como los de texto. En los campos de texto el tamaño del campo indica el número de caracteres que puede contener. El valor máximo es de 255 caracteres y por defecto Access aplica 50.

Formato Esta propiedad la pueden tener todos los campos menos los Objetos OLE. El formato sólo afecta a la presentación de los datos, nunca al valor almacenado de una tabla. Los números y las fechas se pueden presentar con diferentes formatos.

Máscara de entrada Puede utilizar la propiedad Máscara de entrada (InputMask) para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir en un control de cuadro de texto.

Título Esta propiedad la tienen todos los tipos de campos. Especifica la etiqueta que se utilizará en la presentación del campo cuando se crean tablas, formularios e informes.

Valor predeterminado Especifica un valor String que aparece automáticamente en el campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo, en una tabla Direcciones puede establecer el valor predeterminado para el campo Ciudad en Nueva York. Cuando los usuarios agregan un registro a la tabla, pueden aceptar este valor o especificar el nombre de una ciudad diferente.

Regla de validación Esta propiedad se puede establecer en todos los campos menos en los de tipo Contador y Objeto OLE. Se especifican las condiciones que deben cumplir los datos que se introduzcan; si los datos no cumplen las condiciones Access no admitirá ese dato.

Texto de validación Cuando Access no admite un dato porque no cumple la regla de validación no aparece ningún mensaje que explique por qué no admite el dato a no ser que se utilice el texto de validación.

Requerido Se aplica a todos los campos menos a los de tipo Contador. Si se encuentra activado "Si" no dejará que el usuario abandone un registro sin haberlo rellenado.

Permitir longitud cero Esta propiedad es útil para las consultas y expresiones, ya que los valores nulos se comportan de distinta forma. Para introducir una cadena de longitud cero se teclea dos comillas dobles sin espacio entre ellas ("").

Indexado Se puede aplicar a todos los tipos de campo menos a Memo, Si/No, y Objeto OLE. Esta propiedad crea un índice de ese campo.

Tabla 4

Descripción de las propiedades de los campos

MS ACCESS 23


Puede utilizar los siguientes botones de la barra de herramientas estándar para la construcción de los campos:

Botón Descripción

Insertar clave o llave primaria.

Insertar fila.

Eliminar fila.

Propiedades del objeto seleccionado.

Crear un índice.

Tabla 5 Botones de la barra de herramientas estándar

Para crea una tabla utilizando el asistente, siga estos pasos:


2. Haga clic en el objeto tablas.

3. Haga doble clic en crear una tabla

utilizando el asistente.

4. Siga las indicaciones de los cuadros de diálogo del asistente para tablas.

Figura 14

La primera página del asistente para tabla le muestra una lista de tablas de ejemplo con sus respectivos campos. Usted podrá escoger los campos que crea convenientes para su nueva tabla

MS ACCESS 24


Si desea modificar o ampliar la tabla obtenida, puede hacerlo en la vista diseño cuando haya terminado de utilizar el asistente para tablas. Para crear una tabla introduciendo datos, siga este procedimiento:


2. Seleccione el objeto tablas del panel

principal de la base de datos.

3. Haga doble clic en crear una tabla introduciendo datos. Aparecerá una hoja de datos vacía. Los nombres de columna predeterminados son Campo1, Campo2, etc.

4. Cambie el nombre de cada columna que

vaya a utilizar: haga doble clic en el nombre de la columna, escriba un nombre y, a continuación, presione ENTER.

5. Puede insertar más columnas cuando lo

desee. Para ello, haga clic en la columna situada a la derecha del lugar donde desea insertar una columna nueva y, a continuación, haga clic en Columna en el menú Insertar.

6. Escriba los datos en la hoja de datos.

Introduzca cada tipo de datos en su propia columna (cada columna se denomina campo en Microsoft Access) Por ejemplo, si está introduciendo nombres, introduzca el nombre en su propia columna y el apellido en una columna independiente. Si está introduciendo fechas, horas o números, introdúzcalos en un formato consistente de modo que Microsoft Access pueda crear un tipo de datos y un formato de visualización apropiado para la columna. Las columnas que queden en blanco se eliminarán al guardar la hoja de datos.

7. Haga clic en Guardar en la barra de herramientas para guardar la hoja de datos.

Figura 15

En la vista de introducción de datos en la hoja, aparecerá una hoja de datos en blanco con 10 columnas (campos) y 22

(registros) En ese momento los campos tendrán nombres predeterminados como: Campo1, Campo2, Campo3, etc.

Actividad 3

Crear tabla de datos

Instrucciones: a partir de la base de datos EmpresaX, realice los siguientes pasos:

1. Cree dos tablas nuevas como se muestra en la siguiente figura:

Figura 16

Vista de diseño de tablas a crear

MS ACCESS 25


2. Defina cada uno de los campos. 3. Defina como llave primaria los campos en

negritas de la figura anterior. 4. Guarde cada tabla con sus respectivos

nombres. 1.5 COPIAR Y ELIMINAR

TABLAS Usted puede crear una copia de una tabla creada en Access, también si desea puede copiar hacia otra base de datos. Utilice el siguiente procedimiento si desea copiar una tabla:

1. Seleccione el objeto tablas de la

ventana de base de datos. 2. Haga clic sobre la tabla que desea

copiar.

3. Haga clic en el botón copiar .

4. Haga clic en el botón pegar .

5. Escriba un nuevo nombre a la copia de la tabla.

Figura 17 Cuadro de diálogo que permite ingresar

nombre y configurar opciones en la estructura de la copia de la tabla

6. Seleccione la opción de pegado:

• Estructura solamente: para pegar sólo la estructura de la tabla.

• Estructura y datos: para pegar la estructura de la tabla y sus datos.

• Anexar datos a la tabla existente: para anexar los datos a una tabla existente.

7. Haga clic en aceptar.

Si necesita eliminar una tabla siga estos pasos:

1. Seleccione el objeto tablas de la ventana de base de datos.

2. Haga clic sobre la tabla que desea

eliminar.

3. Presione la tecla suprimir. 1.6 AÑADIR Y EDITAR

REGISTROS EN UNA TABLA

Una vez abierta la base de datos, siempre aparece la ventana de la base de datos, con múltiples pestañas. Se elige la pestaña tablas y se hace doble clic sobre la tabla que se desea abrir.

Se pulsa el botón abrir, si se desea introducir datos, o diseño si se desea añadir un campo o variar las propiedades de los campos. Una vez se encuentra dentro de la tabla siempre se tiene la oportunidad de cambiar pulsando el botón cambiar de vistas

.

A continuación se presenta el procedimiento a introducir datos a una tabla creada:

1. Elija el objeto tablas de la ventana de base de datos.

MS ACCESS 26


2. Haga doble clic sobre la tabla que desea insertar información.

3. Introduzca datos correspondientes a la fila.

En el primer registro sólo aparecerá una fila. Haga clic sobre ella y escriba los datos en los campos.

En el momento en que empiece a escribir se añadirá una fila más. En la primera columna de la fila sobre la que esté escribiendo aparecerá un lápiz, y en la siguiente un asterisco. Para pasar de un campo a otro pulse la tecla Enter o tabulador.

Figura 18

Cuando se quiere añadir otro registro sólo se tiene que seleccionar sobre la fila o botón con el asterisco

Para editar o modificar los datos de algún registro introducido en una tabla, puede utilizar el siguiente procedimiento:


2. Haga doble clic sobre la tabla que desea

editar información.

3. Seleccione el campo de la fila que desea modificar o editar.

4. Realice los cambios que desee como si fuese una hoja de Excel.

Figura 19

Por ejemplo si se desea modificar la descripción de la categoría Carnes

MS ACCESS 27


5. Haga clic en el botón guardar.

Si desea agregar un campo adicional a la tabla, utilice el siguiente procedimiento:


2. Seleccione la tabla que desea modificar.

3. Haga clic en el botón vista de diseño.

4. Haga clic en la fila situada por debajo del

lugar en que desea agregar el campo y pulse en la opción filas del menú insertar. Para agregar el campo al final de la tabla, pulse en la primera fila en blanco que esté al final de la lista de campos.

5. Haga clic en la columna Nombre del

campo y escriba el nombre del campo.

6. En la columna Tipo de datos seleccione el tipo de campo que establecerá para el campo, o bien conserve el valor predeterminado (Texto)

7. En la columna Descripción puede

introducir una breve descripción opcionalmente. Si lo desea, establezca las propiedades del campo en la sección Propiedades del campo.

8. Haga clic en guardar.

Para cambiar el nombre de un campo siga estos pasos:

1. Abra la tabla en la vista diseño. 2. Haga doble clic en el nombre del campo

que desee cambiar. 3. Escriba el nuevo nombre del campo. 4. Pulse en la opción guardar del menú

archivo.

Elimine un campo con este procedimiento:

1. Abra la tabla en la vista diseño. 2. Seleccione el campo o los campos que

desee eliminar usando el selector de filas.

3. Pulse en la opción Eliminar filas del menú Edición o en la barra de herramientas.

Para redimensionar el ancho de las columnas en la vista de hoja de datos siga estos pasos:

1. Abra la tabla en vista de datos. 2. Ubique el cursor en línea en la línea de

intersección en el encabezado de los campos como se muestra en la siguiente figura:

Figura 20 Cursor para redimensionar en ancho de la columna

3. Arrastre el cursor a la medida de ancho

necesaria. En la siguiente tabla se presentan íconos de las barras de herramientas estándar que permiten realizar distintas operaciones en una tabla en vista de hoja de datos:

Botón Descripción

Permite ordenar la tabla en orden ascendente o descendente por el registro seleccionado.

Permite aplicar filtro por selección y por formulario.

Buscar un registro.

Agregar y eliminar un registro.

Tabla 6 Descripción de botones para realizar operaciones

en una tabla en vista de datos

MS ACCESS 28


Actividad 4

Crear tabla de datos

Instrucciones: A partir de la base de datos EmpresaX, realice los siguientes pasos:

1. Abra la base de datos EmpresaX. 2. Introduzca los siguientes registros a la tabla

Departamentos.

Figura 21

Registros de la tabla Departamentos

3. Introduzca los siguientes registros a la tabla Empleados:

Figura 22

Registros de la tabla Empleados

MS ACCESS 29


4. Guarde las tablas de la base de datos. 5. Cierre la base de datos.

Actividad 5

Modificar estructura de tabla de datos

Instrucciones: a partir de la base de datos EmpresaX, realice los siguientes pasos:

1. Abra la base de datos EmpresaX. 2. Abra en vista de diseño la tabla empleados. 3. Agregue un nuevo campo llamado

Teléfono.

4. Establezca las propiedades del nuevo campo (texto)

5. Cambie el nombre del campo Número del

Empleado por Num_Emp.

6. Guarde los cambios en la tabla.

7. Cambie la vista para introducir datos a la tabla.

8. Agregue un nuevo registro y rellene todos

los campos de teléfono vacíos como se muestra en la siguiente figura:

Figura 23 Tabla empleados con nuevo campo y registro

9. Guarde los cambios.

1.7 CREAR UN ÍNDICE Los índices son una característica de Access que permite encontrar y ordenar registros de forma más

rápida. Access utiliza los índices de una tabla como se utiliza un índice de un libro: para encontrar los datos, busca la posición de los datos en el índice. Microsoft Access permite crear índices basados en un campo único o en campos múltiples.

MS ACCESS 30


La diferencia principal entre estos dos casos radica principalmente en que los índices de campo único no permiten entradas duplicadas en el campo indexado; mientras que los índices de campos múltiples permiten distinguir entre los registros en los que el primer campo seleccionado puede tener el mismo valor.

Un índice se define estableciendo en Si (sin duplicados) la propiedad indexado de un campo. Esto se puede hacer en el momento que se está creando la tabla o posteriormente, abriendo la tabla en vista de diseño.

Cuando piense que va a necesitar realizar búsquedas y ordenaciones frecuentes en base a dos o más campos a la vez, puede crear un índice para esa combinación de campos. Por ejemplo, si suele ordenar los registros de una tabla para los campos apellidos y nombres, tiene sentido crear un índice de campos múltiples en ambos campos.

Los campos cuyos tipos de datos sean Memo, Hipervínculo u Objeto OLE no pueden indexarse. Al establecer un campo como clave principal, se designa a ese campo como índice (de campo único).

Para crear un índice de campo único, siga estos pasos:

1. Abra la tabla en la vista diseño. 2. En la parte superior, seleccione el campo

en el que desee crear un índice haciendo clic en el nombre de dicho campo.

3. En la parte inferior de la ventana, pulse el

cuadro de la propiedad Indexado y seleccione en la opción Si (con duplicados) o Si (sin duplicados)

Seleccione Si (sin duplicados) si desea asegurarse que no existan dos registros con los mismos datos en este campo.

Al ordenar una tabla por un índice de campos múltiples, Microsoft Access, ordena primero el primer campo definido para el índice. De manera tal que podemos ordenar una tabla en orden ascendente o descendente por mas de un campo.

El procedimiento a seguir para crear un índice de campo múltiple es el siguiente:

1. Abra la tabla en la vista diseño. 2. Pulse en el botón Índices de la barra

de herramientas, o seleccione la opción Índices del menú Ver para acceder a la ventana Índices, como se muestra en la siguiente figura:

Figura 24

Propiedades del índice

MS ACCESS 31


3. Escriba el nombre para el índice en la primera fila en blanco de la columna Nombre del índice; el nombre que asigne al índice es arbitrario, lo puede nombrar según el nombre de uno de

los campos, o utilizar algún otro nombre que estime conveniente.

Figura 25

Los registros pueden ordenarse de forma ascendente o descendente

4. Pulse en la flecha que le aparecerá a la derecha y seleccione el campo para el primer índice, en la columna Nombre del campo. El orden predeterminado para el índice es Ascendente, sin embargo puede seleccionar la opción descendente en la columna orden para ordenar los datos del campo correspondiente en orden descendente.

5. Seleccione el segundo campo que va a

formar parte del índice en la siguiente fila de la columna del campo. En ese momento debe dejar en blanco la columna Nombre del índice, puesto que el segundo campo seleccionado corresponde al mismo índice. Repita este paso hasta haber seleccionado todos los campos que desea incluir en este índice.

1.8 RELACIONES

Para hacer una base de datos que cumpla las

funciones de un directorio telefónico se necesita

una sola tabla, pero puede haber casos en los que

necesite más de una. Un hospital, por ejemplo,

necesitará almacenar más datos además del

nombre y dirección de sus pacientes. Tendrá que

llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de

las visitas que un paciente

haga al hospital.

MS ACCESS 32


Hospital

Fecha Nombre Dirección Teléfono Diagnóstico Tratamiento Médico

6-12-95 Cabrera Ortíz, Pedro

C/Mayor 12 4D

55873221 Apendicitis Cirugía Dr. Nuñez

5-5-95 García García, Ana

Avda. Arroyos, 54

23345678 Gripe Frenadol Dr. Pérez

12-1-96 Santos Gemio, Luis

c/ Berruguete, 74

23345678 Sarampión Augmentine Dr. Pérez

12-1-96 Cabrera Ortiz, Pedro

C/Mayor 12 4D

59543476 Sinusitis Sinus Dr. Fernando

Tabla 7 Información relacionada con una base de datos de un hospital en una sola tabla

Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que interesan en una base de datos de este tipo. Pero se plantea un problema: si cada vez que viene un paciente al médico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (dirección y teléfono) estarán repetidos muchas veces.

Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendrá gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la hará menos eficaz. Para hacer una base de datos como ésta se usarán necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo común en ambas.

Figura 26

Se establece una relación ente el médico y las visitas

MS ACCESS 33


De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su código para que el gestor de base de datos sepa de qué paciente se trata. Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las dos tablas contengan un campo en común (en este caso el código del médico) A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla se habla de una base de datos plana.

La diferencia de las bases de datos relacionales con respecto a una base de datos plana consiste en que los datos sólo se introducen una sola vez en una tabla, pero gracias a las relaciones pueden aparecer en las tablas que se quiera.

Una base de datos relacional son un conjunto de tablas y registros que se relacionan entre sí mediante un campo único y principal que se denomina clave primaria. Cuando se dispone a realizar un planteamiento de la estructura de los datos y relaciones entre ellos en una aplicación, es cuando toma sentido el modelo Entidad/Relación. Los elementos del modelo Entidad/Relación son:

• Entidad: es un objeto acerca del cual se recoge información de interés para la base de datos. Existen dos tipos de entidades:

Entidades fuertes: las que no

dependen de otras entidades para existir. Por ejemplo: empleado, alumno, etc.

Entidades débiles: las que para su existencia dependen de otra entidad. Por ejemplo: hijo de empleado, etc.

• Relación: es una asociación entre dos o más entidades. Puede haber diferentes grados de relaciones según el número de entidades que participan en ella.

Existen tres grados de relación:

Grado 1: relación de una

entidad consigo misma.

Figura 27

Un jefe pertenece a la categoría empleado

Grado 2: relación de una

entidad con otra.

Figura 28

Un empleado pertenece a un departamento

Grado N: relación de más de

dos entidades. El tipo de correspondencia entre dos entidades puede ser de tres tipos: 1 a 1[1:1], 1 a varios [1:N], varios a varios [N:N]

• Atributo: es una de las propiedades o

características de una relación. El atributo o conjunto de atributos que identifica a una entidad es lo que se conoce como identificador principal.

MS ACCESS 34


En la siguiente imagen se presenta un ejemplo sencillo de diagrama Entidad/Relación:

Figura 29 Un empleado que puede ser jefe de otros empleados, pero esos empleados no pueden tener más de un jefe. Un empleado

pertenece a un solo departamento, pero un departamento puede tener varios empleados

Cualquier modificación sólo hay que realizarla una sola vez y automáticamente se realizará en todas las demás tablas. De este modo se ahorra mucho tiempo, espacio y exactitud en los datos que siempre estarán actualizados independientemente de la tabla en la que esté. 1.8.1 TIPOS DE RELACIONES

EN ACCESS Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft Access, necesita una forma de indicarle a éste cómo debe volver a combinar esa información. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez. Por ejemplo, este formulario incluye información de cuatro tablas:

1. La 2. La 3. La 4. La

ped

Figura 30 Formulario que se relaciona

con varias tablas de la base de datos

El nombre del cliente del cuadro Facturar a se recupera de la tabla Clientes, Id de pedido y Fecha de pedido de la tabla Pedidos, Producto de la tabla Productos, y Precio unidad y Cantidad de la tabla Detalles de pedido. Estas tablas están vinculadas entre sí de varias formas para proporcionar al formulario la información de cada una.

MS ACCESS 35

tabla Clientes tabla Pedidos tabla Productos tabla Detalles de idos


Existen tres tipos de relaciones en Microsoft Access, que se explican a continuación:

• Relación uno a uno: cada registro de la tabla A se relaciona sólo con un registro de una tabla B y cada registro de la tabla B se relaciona sólo con un registro de la tabla A.

Figura 31

Relaciones de este tipo se almacenan guardando en la tabla el identificador de la otra tabla con la que mantiene la relación

• Relación uno a varios: cada registro de la tabla A está relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B está relacionado con un sólo un registro de la tabla A.

Figura 32

Un médico puede tener varios pacientes

Una relación de este tipo se daría entre la tabla pacientes y la tabla médicos, ya que el mismo médico se hará cargo de varios pacientes. Un solo registro de la tabla de médicos se relaciona con varios registros de la tabla de pacientes. Pero un registro de la tabla de pacientes sólo se relaciona con un registro de la tabla médicos.

• Relación varios a varios: cada registro de la tabla A puede estar relacionado con más de un registro de la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar relacionado con más de un registro de la tabla A.

Figura 33

Un médico puede tener varios pacientes y un paciente puede tener varios médicos

Si existiera una base de datos con dos tablas: médicos y pacientes, con una relación directa entre ellos, un médico atendería muchos pacientes y un mismo paciente podría ser atendido por varios médicos. Varios registros de la tabla de médicos se relacionarían con varios registros de la tabla de pacientes.

Relaciones de este tipo se almacenan creando una tabla especial donde se colocan los identificadores de cada tabla y otros campos que puedan ser de utilidad, por ejemplo la fecha, la hora, comentarios acerca de la visita médica, etc.

El tipo de relación que crea Microsoft Access depende de cómo están definidos los campos relacionados.

• Una relación de uno a varios se crea si sólo uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un índice único.

• Se crea una relación uno a uno si

ambos campos relacionados son claves principales o tienen índices únicos.

MS ACCESS 36


• Una relación de varios a varios es, en realidad, dos relaciones de uno a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas.

También se puede crear una relación entre una tabla y los elementos que contiene. Esto es útil en situaciones en que deba realizar una búsqueda dentro de la misma tabla. Por ejemplo, en la tabla Empleados se puede definir una relación entre los campos Id. de empleado y jefe, por lo que el campo jefe puede mostrar datos de empleado que procedan de un Id. de empleado coincidente. 1.8.2 INTEGRIDAD

REFERENCIAL

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican

accidentalmente datos relacionados. Puede establecer la integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes: • El campo coincidente de la tabla

principal o tiene un índice único. • Los campos relacionados tienen el

mismo. Hay dos excepciones. Un campo autonumérico puede estar relacionado con un campo numérico con la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) establecida en Entero Largo, y un campo autonumérico con la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) establecida en Id. de réplica puede estar relacionado con un campo numérico con la propiedad Tamaño DelCampo (FieldSize) establecida en Id. de réplica.

• Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access. Si las tablas son tablas vinculadas, deben ser tablas en el formato de Microsoft Access y debe abrir la base de datos en la que están almacenadas para poder establecer la integridad referencial. La integridad referencial no puede exigirse para tablas vinculadas procedentes de bases de datos en otros formatos.

Cuando se utiliza la integridad referencial, se aplican las reglas siguientes: • No puede introducir un valor en el

campo de la tabla relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal. No obstante, puede introducir un valor nulo en la clave externa, especificando que los registros no están relacionados. Por ejemplo, no puede tener un pedido asignado a un cliente que no existe, pero puede tener un pedido asignado a nadie mediante la introducción de un valor nulo en el campo Id. de cliente.

• No puede eliminar un registro de una

tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no puede eliminar un registro de empleados de la tabla Empleados si existen pedidos asignados al empleado en la tabla Pedidos.

• No puede cambiar un valor de clave

principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados. Por ejemplo, no puede cambiar el Id. de un empleado en la tabla Empleados si existen pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos.

MS ACCESS 37


1.8.3 ESTABLECER RELACIÓN

Si usted desea crear una relación entre dos tablas a partir de una base de datos abierta siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón relaciones de la barra de herramientas estándar.

2. Haga clic en el botón mostrar tabla . 3. Seleccione las tablas o consultas que desee

relacionar.

4. Haga clic en agregar y cierra la ventana. 5. Arrastre el campo de llave primaria de una

tabla hacia el mismo campo de la otra tabla.

Figura 34

Tablas a relacionar

6. Active la casilla exigir integridad referencial,

actualizar y eliminar en cascada en la nueva ventana:

Figura 35

Dentro de la ventana hay dos columnas; en las dos debe estar un campo con un contenido similar. No importa la coincidencia del nombre sino del contenido. Departamentos es la tabla primaria en esta relación (es la que contiene los datos) y Empleados es la tabla secundaria

(tomará los datos de departamentos a través del campo común)

MS ACCESS 38


Actividad 6

MS ACCE39 SS

Insertar una tabla en una base de datos existente

Instrucciones: inserte una tabla nueva en la base de datos EmpresaX, de acuerdo a los siguientes pasos:

1. Abra la base de datos EmpresaX.

2. Seleccione el objeto tablas de la ventana de base de datos.

3. Cree en vista de diseño como se muestra en la siguiente figura:

Figura 36

Nueva tabla en vista de diseño

4. Asigne llave primaria (clave primaria) a los campos.

5. Configure la propiedad del campo Salario del Cargo a 2 decimales el tipo de datos moneda.

6. Guarde la tabla con el nombre de Cargo_salarios.

7. Inserte registros como se muestra en la siguiente figura:

Figura 37 Inserción de registros nuevos


Actividad 7

Establecer relaciones entre tablas

Instrucciones: realice los siguientes pasos para crear relaciones entre tablas a partir de una base de datos existente:

1. Abra la base de datos EmpresaX.

2. Haga clic en el botón relaciones de la barra de herramientas.

3. Seleccione el icono mostrar tablas y

seleccione todas.

Figura 38 Panel de objetos para mostrar las tablas a relacionar

4. Haga clic en agregar. 5. Cree la relación uno a varios entre

Departamentos y Empleados. Exija integridad referencial y actualizar y eliminar los campos y registros en cascada.

6. Cree la relación uno a varios entre

Cargo_salarios y Empleados. Exija integridad referencial y actualizar y eliminar los campos y registros en cascada.

7. Configure las tablas relacione, tal y como se

muestran en la siguiente figura:


Figura 39

Relaciones entre tablas de una base de datos

Actividad 8

Crear nueva base de datos y tablas

Instrucciones: cree una nueva base de datos y tablas de acuerdo a los siguientes pasos: 1. Cree una base de datos nueva y guárdela con el

nombre de CursoAccess01.

2. Cree una nueva tabla para registrar la información de clientes. Guárdela con el nombre de CLIENTES y debe estar compuesta por los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de datos Tamaño Propiedades

CODCLIENTE Numérico Entero largo Título: CÓDIGO CLIENTE NOMBRECLI Texto 25 Título: NOMBRE CLIENTE

DIRECCIÓN Texto 50

CODPOSTAL Texto 5 Poner una Máscara de entrada. Título: CÓDIGO POSTAL

DEPARTAMENTO Texto 25 Valor predeterminado: Guatemala.

TELÉFONO Texto 11 FAX Texto 11 DESCUENTO Numérico Simple Formato porcentual con 2

decimales. Regla de validación: <0.25

ZONAVENTAS Numérico Byte Título: ZONA DE VENTAS Requerido.

Tabla 8

Descripción de los campos de la tabla Clientes

MS ACCESS 40


3. Asignar como llave primaria el campo CODCLIENTE y guarde los cambios.

4. Cree una nueva tabla para registrar la

información de los artículos. Guárdela con el nombre de ARTICULOS y debe estar compuesta por los siguientes campos:

Nombre del

campo Tipo de datos

Tamaño Propiedades

CODARTIC Numérico Entero largo

Título: CÓDIGO ARTÍCULO

DESCRIPCIÓN Texto 30 PRECIO Numérico Simple Formato

estándar con 2 decimales

Tabla 9 Descripción de los campos de la tabla Articulos

5. Asigne como llave primaria el campo

CODARTIC y guarde los cambios. 6. Cree una nueva tabla para registrar la

información de pedidos. Debe guardar la tabla con el nombre de PEDIDOS, la cual debe de estar compuesta por los siguientes campos:

Nombre del

campo Tipo de datos

Tamaño Propiedades

NUMPEDIDO Autonumérico Entero largo

Título: NÚMERO DE PEDIDO

CODCLIENTE Numérico Entero largo

CODARTIC Numérico Entero largo

UNIDADES Numérico Simple Formato estándar con 0 decimales.

FECHAPED Fecha Formato fecha corta.

Tabla 10

Descripción de los campos de la tabla Pedidos

7. Asigne como llave primaria el campo

NUMPEDIDO y guarde los cambios.

8. Cree una nueva tabla para registrar la información de las zonas de ventas. Debe guardar la tabla con el nombre de ZONAS, la cual debe de estar compuesta por los siguientes campos:

Nombre del

campo Tipo de datos

Tamaño Propiedades

ZONA Numérico Byte DESCRIPCIÓN Texto 25 Título:

NOMBRE DE LA ZONA

Tabla 11 Descripción de los campos de la tabla Zonas

9. Asigne como llave primaria el campo ZONA, y

guarde los cambios.

Actividad 9

Crear consultas de acción del tipo de actualización

Instrucciones: a continuación se le presenta una serie de pasos que debe realizar para crear una consulta de actualización de la información de una base de datos:

1. Abra la base de datos CursoAccess01. 2. Abra la tabla ARTICULOS, e ingrese 7

registros, tomando en consideración lo siguiente:

• Para los precios indique diversas

cantidades entre 100 y 500 (esto será útil para algunos de los ejercicios posteriores)

• Invéntese los datos, pero utilice números consecutivos para el campo CODARTIC, para facilitar más adelante la introducción de datos en PEDIDOS.

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3. Abra la tabla ZONAS, e ingrese 5 registros. Como sugerencia puede insertar: zonas norte, sur, este y oeste.

4. Abra la tabla CLIENTES, e ingrese al

menos 10 registros, tomando en consideración lo siguiente:

• No es preciso ingresar todos los campos,

pero necesariamente debe rellenar CODCLIENTE, NOMBRECLI, CODPOSTAL, POBLACION, DESCUENTO y ZONAVENTAS, dado que estos datos se utilizarán en otras actividades.

• En el campo ZONVENTAS utilice exclusivamente datos que haya insertado en el campo ZONA de la tabla ZONAS.

• Varios clientes deberán ser de las zonas de Guatemala ciudad y Escuintla.

• Invéntese los datos, pero utilice números consecutivos para el campo CODCLIENTE, para facilitar más adelante la introducción de datos en PEDIDOS.

5. Realice con la tabla CLIENTES lo

siguiente:

• Redimensione el tamaño de las columnas a las necesidades de su contenido.

• Ordene todos sus registros en base a los datos de la columna NOMBRECLI.

6. Cree un nuevo registro con la

particularidad que el contenido del campo CODCLIENTE ya exista en otro registro. Observe la reacción del sistema (bloqueo frente la violación de la clave principal)

Actividad 10

Establecer relaciones entre tablas y experimentar con la integridad referencial

Instrucciones: a continuación se le presentan una serie de pasos que debe de realizar para relacionar las tablas de la base de datos CusroAccess01:

1. Abra la ventana de relaciones. 2. Agregue las tablas CLIENTES,

ARTICULOS, PEDIDOS y ZONAS para crear las relaciones entre las mismas.

3. Cree las siguientes relaciones entre las

tablas correspondientes, como se muestra en la siguiente figura:

Figura 40

Relación entre tablas de la base de datos

4. Abra la tabla PEDIDOS y llene 15 registros. Recuerde que debido a la relación establecida de integridad referencial en los campos CODCLIENTE y CODARTIC sólo se admitirán aquellos códigos existentes de la tabla CLIENTES y ARTICULOS respectivamente.

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5. Observe 2 ó mas registros en PEDIDOS con el mismo código de cliente (si no tiene registros que cumplan esta característica, créelos)

6. Cierre la tabla PEDIDOS.

7. Abra la tabla CLIENTES, localice el

registro correspondiente al cliente que observó anteriormente y modifique el CODCLIENTE por otro código no existente.

8. Cierre la tabla CLIENTES.

9. Abra la tabla PEDIDOS y compruebe

como los dos pedidos introducidos en el ejercicio 6 han modificado su Código de Cliente.


11. Abra la tabla CLIENTES, localice el

registro del cual se ha cambiado el código y borrarlo.

12. Cierre la tabla CLIENTES.

13. Abra la tabla PEDIDOS y compruebe que

los registros relacionados de esta tabla con el mismo código de cliente eliminado, se han borrado también de la tabla.


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RESUMEN Este capítulo trató sobre los fundamentos de base de datos, tablas, registros y campos. Microsoft Access es un potente sistema de administración de bases de datos relacionales. Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Una base de datos relacional son un conjunto de tablas y registros que se relacionan entre sí mediante un campo único y principal que se denomina clave primaria. Cuando se dispone a realizar un planteamiento de la estructura de los datos y relaciones entre ellos en una aplicación, es cuando toma sentido el modelo Entidad/Relación. Ms Access cuenta con dos métodos básicos para crear una base de datos: utilizar el asistente para bases de datos con el fin de crear en una operación las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de base de datos seleccionado y crear una base de datos en blanco y agregarle más tarde las tablas, formularios, informes y otros objetos.

Este programa permite crear una tabla en tres formas: Vista de diseño, utilizando el asistente e introduciendo datos. Una vez abierta la base de datos, siempre aparece la ventana de la base de datos, con múltiples pestañas. Se elige la pestaña tablas y se hace doble clic sobre la tabla que se desea abrir. Los índices son una característica de Access que permite encontrar y ordenar registros de forma más rápida. Access utiliza los índices de una tabla como se utiliza un índice de un libro: para encontrar los datos,se busca la posición de los datos en el índice. Microsoft Access permite crear índices basados en un campo único o en campos múltiples.

Así también se abordó las relaciones entre tablas. Ms Access permite crear tres tipos de relaciones: uno a uno, uno a varios y varios a varios. La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados.

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EVALUACIÓN INSTRUCCIONES: a continuación encontrará una serie de enunciados con cuatro opciones de repuesta. subraye la correcta de acuerdo a los contenidos estudiados. Vea el ejemplo

0. Conjunto de información relacionada con un asunto, tema o actividad específicos:

A) Hoja de cálculo B) Base de datos C) Campo D) Registro

1. Elementos principales de las bases de datos encargados de almacenar información:

A) Consultas B) Formularios C) Informes D) Tablas

2. Característica de un campo que puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto datos:

A) Tipo de datos B) Nombre C) Propiedades D) Descripción

3. Elemento de una tabla que permite separar información similar y hace que cada registro sea único:

A) Llave secundaria B) Llave primaria C) Campo D) Dato

4. Propiedad de un campo que permite

facilitar la entrada de datos y controlar los valores que los usuarios pueden introducir en un control de cuadro de texto: A) Tamaño del campo B) Formato C) Máscara de entrada D) Regla de validación

5. Tipo de campo que almacena exclusivamente números secuenciales (en incrementos de uno), o números aleatorios insertados automáticamente por Access cuando se agrega un registro:

A) Numérico B) Moneda C) Autonumérico D) Texto

6. Propiedad de una campo que si se encuentra activado en valor "Si" no dejará que el usuario abandone un registro sin haberlo rellenado:

A) Indexado B) Texto de validación C) Requerido D) Formato

7. Tipo de relación en Ms Access donde cada registro de la tabla A se relaciona sólo con un registro de una tabla B y cada registro de la tabla B se relaciona sólo con un registro de la tabla A de los archivos:

A) Uno a uno B) Varios a varios C) Uno a varios D) Varios a uno

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8. Tipo de campo que permite almacenar

texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos, como los números de teléfono o códigos postales:

A) Memo B) Texto C) Fecha D) Numérico

9. Parte de una tabla que está compuesta por todos los campos y que corresponde a las filas:

A) Dato B) Campo C) Tabla D) Registro

10. Conjunto de instrucciones y procedimientos de programación, escritos con Visual Basic para Aplicaciones (VBA), que permiten personalizar la base de datos:

A) Macros B) Módulos C) Informes D) Formularios

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CONSULTAS O QUERIES

CAPÍTULO 2

CONSULTAS O QUERIES

Objetivos del capítulo El estudio del contenido de este capítulo, contribuirá a que usted adquiera

las competencias para:

• Identificar los elementos que conforman la interfaz de Ms Access en la

creación de consultas, de acuerdo a teoría.

• Aplicar el procedimiento de creación de consultas con o sin asistentes, de

acuerdo a herramientas del programa.

• Utilizar las herramientas de Ms Access para modificar la estructura de una

consulta, de acuerdo a procedimiento técnico.

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CONSULTAS O QUERIES

2.1 INTRODUCCIÓN La consulta es una solicitud de información a la base de datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. El resultado de la consulta es la "Hoja de respuestas dinámica"; en esta hoja se encuentra la información extraída de las tablas. Pero la información no se guarda en la hoja de respuestas, sino que sigue estando almacenada en las tablas. En determinados tipos de consulta se puede modificar la información de las tablas, pero la consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, no un objeto que almacene información. La consulta muestra lo que la tabla almacena según los criterios solicitados. Con las consultas se pueden realizar las siguientes tareas:

• Elegir tablas: las consultas se pueden realizar sobre una sola tabla o sobre todas las tablas creadas en esa base de datos. De esta forma las combinaciones posibles para obtener información son muchas.

• Modificar los datos de las tablas: aunque las consultas no son tablas, dan acceso a ellas, y permite modificar, eliminar o añadir registros nuevos. También se puede utilizar una consulta para crear una nueva tabla que contenga registros de otra tabla o de varias tablas.

• Elegir uno o varios campos: al crear una consulta es posible especificar qué campo se desea ver.

• Seleccionar registros: una consulta se puede concretar hasta el punto de ver sólo un registro.

• Realizar cálculos: se pueden realizar cálculos con los campos mostrados en la consulta. Por ejemplo contar el número de registros seleccionados o acumular totales.

Existen diferentes tipos de consulta, entre ellas se encuentran:

• Consulta de selección: es la más sencilla, se indican unos criterios para ver sólo lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinámicas, esta parece una tabla pero no lo es, sólo muestra los datos de una tabla o de varias tablas según los criterios de la consulta. Aunque la hoja de respuestas dinámica no es una tabla se pueden introducir datos en las tablas a través de ella.

• Consulta de tablas de referencias cruzadas: presenta los datos con títulos en las filas y en las columnas; la apariencia es la de una hoja de cálculo. De esta forma se resume en muy poco espacio mucha información de una forma muy clara.

• Consulta de acciones: es una forma de modificar registros de una o varias tablas a través de una sola operación. A través de este tipo de consulta también se puede crear una nueva tabla, eliminar o añadir registros, modificarlos, etc.

• Consulta de unión: combina campos que coinciden en más de una tabla.

• Consulta de paso a través: envía instrucciones a una base de datos SQL.

• Consulta de definición de datos: se puede modificar una base de datos de Access utilizando instrucciones de SQL.

Para crear una consulta hay que seleccionar la

pestaña de la ventana de la base de datos. Si no se está en la ventana de base de datos, para volver a ella se pulsa el botón base de datos

. Para crear una consulta nueva pulse el botón Nuevo. Aparecerá una ventana como se muestra en la siguiente figura:

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CONSULTAS O QUERIES

Figura 41 Opciones que ofrece Access para crear una consulta

A continuación se describen cada una de las opciones para crear una consulta:

• Vista diseño: permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente.

• Asistente para consultas sencillas: crea una consulta automáticamente, según los campos seleccionados.

• Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta que muestra los datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de cálculo.

• Asistente para consultas destinadas a buscar duplicados: crea una consulta en la que se buscan registros con valores duplicados en un campo.

• Asistentes para consultas destinados a buscar no coincidentes: crea una consulta que busca registros que no tienen registros relacionados en otra tabla.

El tipo de consulta más común es la consulta de selección. Una consulta de selección recupera datos de una tabla usando los criterios de selección especificados y los muestra en un orden determinado en una hoja de datos, que puede

utilizarse incluso para actualizar los datos de las tablas originales. Microsoft Access permite crear fácilmente consultas para ejecutar de forma independiente o en las que desea basar en formularios e informes. Los asistentes para consultas realizan casi todo el trabajo básico automáticamente una vez obtenidas respuestas a una serie de preguntas o criterios. Los criterios son restricciones impuestas en una consulta para identificar los registros específicos con los que se desea trabajar. Por ejemplo, en lugar de ver todos los proveedores que utiliza su compañía, puede ver solamente los proveedores de algún país en particular. Para ello, especifique criterios que limiten los resultados a los registros cuyo campo país contenga el valor que desea consultar.

2.2 CREAR UNA CONSULTA SENCILLA

El asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los campos especificados en una o más tablas o consultas.

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Si lo desea, el asistente también puede sumar, contar y obtener el promedio de los valores de grupos de registros o de todos los registros y puede calcular el valor mínimo o máximo de un campo. No obstante, no se puede limitar los registros recuperados mediante el establecimiento de criterios. Para crear una consulta sencilla usando el asistente siga estos pasos:

1. Abra la base de datos donde creará la nueva consulta.

2. Seleccione el objeto consultas de la ventana

de base de datos.

3. Haga clic en el botón nuevo.

4. Seleccione de la ventana nueva consulta el asistente para consultas sencillas.


6. Elija el nombre de la tabla o consulta

(asumiendo que ya exista una), en la que desea basar la nueva consulta, en la lista desplegable “Tablas/Consultas”. A continuación seleccione los campos que va a incluir en la consulta en la sección “Campos” disponibles. Utilice los botones agregar un campo o agregar todos los campos, si así lo desea.

Figura 42 Ventana del asistente que le permite seleccionar campos de las tablas que desee consultar

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7. Seleccione una tabla adicional, si desea incluir campos de otra tabla e inserte los campos que desee de la misma manera.

8. Haga clic en siguiente.

9. Seleccione si desea visualizar la consulta en

detalle o resumen y haga clic en siguiente.

10. Establezca un nombre para la consulta. Además, podrá elegir Abrir la consulta para ver la información, o modificar el diseño de la consulta.

11. Haga clic en finalizar.

2.3 CRITERIOS, CONDICIONES Y CAMPOS CALCULADOS

Dentro de la ventana de Nueva consulta se selecciona la opción vista diseño y se pulsa aceptar. Automáticamente se abrirá la ventana de la consulta e inmediatamente otra ventana donde se debe elegir en que tabla (s) se va a realizar la consulta.

Figura 43

Ventana que permite agregar las tablas que están involucradas la consulta

En este ejemplo se va a elegir la tabla Cargo_salarios. Tras seleccionar la tabla se pulsa agregar. Se pueden seleccionar más tablas, e incluso consultas. Una vez se hayan elegido los elementos sobre los que se quiera realizar la consulta se pulsa cerrar. Si tras cerrar se quiere volver a abrir la ventana de

agregar tablas se pulsa el botón o se selecciona el menú Consulta mostrar tabla.

Figura 44

Aspecto de la ventana de una consulta

Al igual que en los filtros, la ventana se divide en dos secciones:

• Superior: muestra los elementos sobre los que se va a realizar la consulta.

• Inferior: muestra los criterios que se van a aplicar en la consulta a la tabla o consulta seleccionada.

A continuación se describen los criterios y condiciones que se pueden establecer para generar una consulta en la sección inferior de la ventana consulta de selección:

• Campo: en esta casilla se pueden seleccionar todos los campos de la tabla (con el carácter “*”) o de uno en uno, seleccionando cada uno en una columna.

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• La forma de incluir el nombre de un campo en esta casilla es:

Arrastrar el nombre del campo

desde la sección superior. Hacer doble clic en la tabla de la

sección superior. Hacer clic sobre la casilla campo y

pulsando sobre la flecha que aparece. Se desplegará una lista de los campos para seleccionar.

• Tabla: en esta casilla figura la tabla de la

que procede el campo seleccionado en esa columna. Esta opción es muy importante cuando se trabaja con campos de varias tablas.

• Orden: ascendente, descendente o sin orden. Este orden se aplicará a los registros que se obtengan en la consulta según la columna en la que se esté indicando el orden. El criterio se establece en un campo y se ordenan los resultados en función del campo que se quiera. Para seleccionar el tipo de orden que se quiere se hace clic sobre la casilla orden, aparecerá una flecha en la zona derecha de la casilla. Al pinchar sobre la flecha aparece un menú con los tipos de orden aplicables a la consulta.

• Mostrar: esta casilla tiene un pequeño cuadrado, al hacer clic dentro de este cuadrado se está indicando al programa que se muestre ese campo. Esto tiene sentido cuando se quiere indicar un criterio

más para restringir la búsqueda, pero no se quiere mostrar en el resultado de la búsqueda. Si la casilla está activada

este criterio aparecerá. Si no está activada no aparecerá.

• Criterios: en esta casilla se introduce la condición (es) que debe cumplir un campo para que el registro aparezca en la respuesta a la consulta. Cuando se ejecuta la consulta, el programa analiza la expresión de la casilla criterios. Dentro del campo se buscan todos los valores que coincidan con el criterio. Los criterios pueden introducirse en uno o más campos de una consulta. O incluso introducir varios criterios en un mismo campo.

No es necesario rellenar todas las casillas en cada columna. Todo depende de lo que se quiera pedir al programa. Una forma más sencilla de ver una búsqueda es un ejemplo. Con la tabla de Cargo_salarios se va a realizar el siguiente ejemplo: buscar los cargos que tengan un salario > 1000. En este ejemplo sólo se establece un criterio en un campo: "Salario del cargo", y el criterio ">1000". De todos aquellos registros en los cuales el campo “Salario del cargo” sea “>1000” se le pide que muestre: el nombre del cargo y el código del cargo, además del criterio, que no está oculto. Si no se le añaden más campos no mostrará más datos del registro que cumple el criterio.

Figura 45 Condiciones y criterios establecidos en la consulta

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CONSULTAS O QUERIES

Para ejecutar la consulta se pulsa el

botón o se selecciona el menú Consulta ejecutar. El programa devolverá el o los registros que cumplan con ese criterio, si es que los hay.

Para mostrar los resultados se abrirá la Hoja de respuesta dinámica en la vista de diseño. En esta hoja aparecerán únicamente los datos solicitados en la Consulta.

Figura 46 Resultados que se muestra al ejecutar la consulta

Para modificar los criterios de una consulta se cambia a la vista de diseño. Haga clic en el botón guardar si desea guardar la consulta.

Al establecer los criterios de una consulta o ejecutarla usted puede guardarla al presionar el

botón guardar de la barra de herramientas. Escribe un nombre a la tabla y selecciona aceptar. Si desea modificar la estructura de una consulta puede utilizar los siguientes pasos:

1. Seleccione el objeto consultas de la ventana de la base de datos.

2. Seleccione la consulta que desea modificar.

3. Haga clic en el botón . 4. Realice los cambios que desee. Por ejemplo

si desea agregar o quitar un campo que se muestre, o algún criterio o condición.

5. Haga clic en el botón guardar de la barra de

herramientas.

6. Cierre o ejecute la consulta para verificar los cambios hechos.

Para eliminar una consulta utilice el siguiente procedimiento:

1. Seleccione el objeto consultas de la ventana de la base de datos.

2. Seleccione la consulta que desea eliminar.

3. Presione la tecla suprimir (DELETE)

4. Haga clic en el botón si para confirmar la eliminación.

Dentro de la casilla criterio se escribe una expresión, bien de texto, numérica o numérica con operadores. Si no se incluye ningún operador con la expresión (texto o número) el programa actúa como si el operador fuera "=", y sólo habrá resultado en la búsqueda si existe un registro idéntico a la expresión del criterio.

Gracias a los operadores, además de palabras, se pueden imponer otro tipo de condiciones a las búsquedas dentro de los registros, como se describen a continuación:

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• Rangos de valores: para buscar un rango de valores dentro de un campo se utilizan estos operadores, por ejemplo, para seleccionar los salarios mayores a 900 pero menores de 1500. En la casilla criterios se debe de escribir: Entre 900 Y 1500. Entre los operadores de comparación se encuentran: <,>,>=,<= y <>.

• Lista de valores se puede colocar más de un criterio, especificando cada uno de ellos. La redacción de esta expresión deberá ser de la siguiente forma: el operador “En” seguido de una lista de valores entre paréntesis, separando los valores con el punto y coma. Por ejemplo para seleccionar todos los empleados de tres

departamentos, en el campo departamentos se utilizaría este criterio: En ("Finanzas";"Marketin"; "Producción") De esta forma el programa seleccionará todos aquellos registros que en el campo departamento tengan uno de estos tres valores.

• Varios criterios: en diferentes campos se puede utilizar el criterio “Y”, cuando se escriben varios criterios en el mismo renglón el programa buscará un registro que cumpla todos los criterios.

Figura 47 Establecer criterios en diferentes campos

• En un mismo campo (criterio O): cuando se coloca un criterio en la casilla "Criterio", otro en la casilla “O”, y si se

quiere más criterios en las filas de debajo. El programa buscará un registro que cumpla al menos uno de los criterios.

Figura 48 Varios criterios en un mismo campo

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Figura 49 Seleccionará los registros que o el campo “Sigla” del departamento

sea “fin”, o bien el campo edad sea mayor de 30

• Comodines: se utilizan para buscar datos genéricos, que empiezan por una letra, que terminan por otra. El símbolo “*” representa cualquier número de caracteres, por ejemplo: todos los nombres que terminen por “ez”. Otro ejemplo: buscar las personas que tienen un nombre compuesto y uno de los dos nombres es "Luis". Se debe escribir el siguiente criterio como: *Luis* o * + Luis + *. Access agregará las comillas. A continuación se muestra otros comodines:

? : representa un solo carácter, por

ejemplo jiménez o Gimenez (?imenez)

#: representa cualquier dígito en la

posición especificada. Por ejemplo: 12#45, el programa buscará un registro en el cual los dos primeros dígitos sean 12 y los dos últimos 45. Al introducir una expresión con uno de

estos tres operadores, Access añadirá automáticamente el operador "Como".

• Fecha actual: se pueden seleccionar

los registros que tengan la fecha actual. Por ejemplo en una empresa para seleccionar los pedidos que haya que entregar ese día. En criterios se escribe Fecha ().

• Condición variable: para hacer una condición variable; que realice una pregunta cada vez que se abra o ejecute la consulta, se coloca la pregunta entre corchetes [ ] debajo del campo que se desea variar.

• Criterios con cálculo: dentro de un criterio se puede realizar un cálculo haciendo referencia a otro campo. Por ejemplo en la base de datos de una empresa de venta de material de construcción se va a consultar:

Figura 50 Se pide que liste a aquellos clientes cuyo Importe sea mayor a la cantidad por 10

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Se ha creado el campo importe ya que no existía, que es un campo calculado. Los campos van siempre entre corchetes.

• Campos calculados: Se puede crear un campo que realice una operación con varios campos de una misma tabla. En el ejemplo de la empresa de venta de materiales de construcción se ha creado el campo calculado "Importe". Si desea crear un campo calculado siga estos pasos:

1. Seleccione una columna en blanco, se

escribe el nombre del nuevo campo seguido de dos puntos. "Importe:"

2. Escriba la operación, cuando se hace

referencia a un campo este debe ir entre corchetes [ ]. "Importe: [Cantidad] *[Precio Unidad] Si sólo se va a operar con un campo, se puede seleccionar el campo de la lista de campos y al añadir un símbolo de operación: /*-+ el programa añadirá el corchete al campo y pondrá un nombre al nuevo campo. El nombre será Expr, Expr1, etc.

Al cambiar el nombre de un campo en la cuadrícula de diseño de la consulta, cambia el título de la columna en la vista Hoja de datos de la consulta. Además, si crea un nuevo objeto, como un nuevo formulario, informe o página de acceso a datos, basado

en la consulta, el nuevo objeto utilizará el nuevo nombre del campo. Por ejemplo, si crea un control para mostrar el campo al que ha cambiado el nombre, el nuevo nombre del campo se utilizará en el nombre del control y en su título de etiqueta. Sin embargo, el nombre del campo en la tabla base no cambia, como tampoco cambia en los formularios e informes que estuvieron basados en la consulta antes de cambiar el nombre del campo.

Puede cambiar el nombre de un campo de una consulta para describir los datos del campo de forma más precisa. Esto es particularmente útil cuando define un nuevo campo calculado o calcula una suma, un contador, u otro tipo de total en un campo existente. En tales casos, a menos que introduzca un nombre, Microsoft Access asigna nombres tales como Expr1 o Cantidad SumadeÓrdenes. El cambio del nombre de un campo en la cuadrícula de diseño de la consulta actual no afecta a la vista Hoja de datos de la consulta si la propiedad Título del campo se ha establecido en la tabla o consulta base. Utilice el siguiente procedimiento para cambiar nombre a los campos en una consulta:

1. Abra una consulta en la vista de diseño. 2. Coloque el punto de inserción a la

izquierda de la primera letra del nombre del campo en la cuadrícula de diseño.

3. Escriba el nuevo nombre seguido de dos

puntos.

Figura 51

Nuevo nombre que se muestra del campo en la consulta “Promedio de Edad” por “Edad”

2.4 AGRUPAR REGISTROS Y OBTENER TOTALES

Es posible agrupar registros según el valor de un determinado campo y resumir dichos grupos mediante cálculos tales como sumar, contar o bien calcular el promedio de los valores almacenados en cada campo.

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Para realizar esta operación es necesario seleccionar la opción Totales del menú Ver o

hacer clic sobre el botón Totales de la barra de herramientas. En ambos casos en la ventana de diseño de la consulta se muestra una nueva fila Total. Para volver a establecer el estado normal de la consulta hay que volver a seleccionar la opción

totales ("soltando" el botón ) El siguiente procedimiento permite calcular los totales sobre todos los registros:

1. Establezca una consulta en visualización Vista Diseño.

2. Agregue "bajando" en la línea Campo, situada en la parte inferior de la hoja de diseño, aquellos campos sobre los que se va a realizar el cálculo.

3. Seleccione la opción Totales .

4. Sitúe el cursor en cada una de las celdas correspondiente al campo Total y seleccionar una de las opciones que se presentan en la lista desplegable:

• Suma: calcula la suma total de los valores almacenados en el campo (en este caso para toda la tabla)

• Promedio: calcula la media aritmética de los valores de ese campo en la tabla.

• Mín: establece el valor más pequeño para ese campo en la tabla.

• Máx: establece el valor mayor para ese campo en la tabla.

• Cuenta: cuenta el número de registros que contienen un valor no Nulo (con datos) en el campo dentro de la tabla.

• DesvEst: calcula la desviación típica (función estadística)

• Var: calcula la varianza (función estadística)

Por ejemplo: desea calcular el promedio de todos los empleados. La consulta en su modo Vista diseño queda como se muestra en la siguiente figura:

Figura 52

Consulta en vista de diseño

El resultado al ejecutar la consulta se muestra en la siguiente figura:

Figura 53

Resultado de la consulta

Es posible establecer la opción anterior pero agrupando los resultados en función de algún campo. Los pasos a seguir son similares a los descritos anteriormente, estableciendo en el campo por el cual se quiere agrupar la opción Agrupar por, de la lista desplegable de la celda correspondiente a la fila Total. La opción Agrupar por permite que los cálculos indicados en las otras columnas se realicen sobre cada uno de los grupos de registros que se forman a partir de los diferentes valores almacenados en el campo de la columna Agrupar por.

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CONSULTAS O QUERIES

Es posible establecer más de un campo por el cual agrupar, teniendo en cuenta que éstos deben situarse en orden creciente de prioridad, de izquierda a derecha, esto es, primero se agrupa según el campo más a la izquierda y los registros con igual dato en este campo se agrupan a su vez según el campo especificado a la derecha del anterior, y así sucesivamente. Por ejemplo: se desea calcular el promedio de edad por departamento. La consulta en su modo Vista diseño queda como se muestra en la siguiente figura:

Figura 54

Consulta en vista de diseño en agrupación de registros

El resultado de ejecutar la consulta se muestra en la siguiente figura:

Figura 55

Resultado de la consulta de aguzamiento

2.4.1 REFERENCIA CRUZADA

Una consulta de tabla de referencias cruzadas calcula totales resumidos basándose en los valores de cada fila y columna. Calcula una suma, una media, un recuento u otros tipos de totales de los

registros y luego agrupa el resultado en dos tipos de información: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro a lo largo de la parte superior. Abra una base de datos y siga estos pasos para crear una consulta de referencia cruzada:

1. Haga clic en Consultas , bajo Objetos, y, a continuación, haga clic en Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.

2. Haga clic en la opción Asistente para

consultas de referencias cruzadas y, a continuación, haga clic en aceptar.

3. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo

del asistente. En el último cuadro de diálogo, puede seleccionar si desea ejecutar la consulta o ver la estructura de la consulta en la vista de diseño. Si la consulta resultante no es exactamente como desea, puede volver a ejecutar el asistente o cambiar la consulta en la vista de diseño.

2.4.2 BÚSQUEDA DE DUPLICADOS

Con el asistente para consultas de buscar duplicados se puede crear una consulta de selección para determinar si una tabla contiene registros duplicados. Por ejemplo, puede buscar valores duplicados en un campo dirección para determinar si existen registros duplicados para el mismo proveedor o puede buscar valores duplicados en un campo ciudad para ver qué proveedores se encuentran en la misma ciudad.

Para crear una consulta de búsqueda de duplicados utilice el siguiente procedimiento:

1. Haga clic en Consultas , bajo Objetos y, a continuación, haga clic en Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.

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CONSULTAS O QUERIES

2. Haga clic en la opción Asistente para consultas de buscar duplicados y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. Siga las instrucciones de los cuadros de

diálogo del asistente. Si no selecciona que se muestren los demás campos además de los que tienen valores duplicados, el resultado de la consulta sumará las apariciones de cada valor duplicado. En el último cuadro de diálogo, puede seleccionar si desea ejecutar la consulta o ver su estructura en la vista de diseño. Si la consulta resultante no es exactamente como desea, puede volver a ejecutar el asistente o cambiar la consulta en la vista de diseño.

2.4.3 BÚSQUEDA DE NO

COINCIDENTES

Mediante el Asistente para consultas de buscar no coincidentes, puede crear una consulta de selección para buscar registros en una tabla que no tenga registros relacionados en otra tabla. Por ejemplo, puede buscar clientes que no tienen pedidos.

Usted podrá crear una consulta para buscar registros en una tabla que no tenga registros relacionados en otra tabla con el siguiente procedimiento:

1. Haga clic en Consultas , bajo Objetos de la ventana de base de datos y, a continuación, haga clic en Nuevo en la barra de herramientas de la ventana base de datos.

2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta,

haga clic en la opción Asistente para consultas de buscar no-coincidentes y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo

del asistente. En el último cuadro de diálogo, puede seleccionar si desea ejecutar la

consulta o ver su estructura en la vista de diseño. Si la consulta resultante no es exactamente como desea, puede volver a ejecutar el asistente o cambiar la consulta en la vista de diseño.

2.5 CONSULTAS CON PARÁMETROS

Se recurre a ellas cuando se quiere hacer una consulta que permita pedir un dato antes de ejecutarla y buscar según ese dato. Una consulta que tiene uno o varios parámetros necesitará que éstos se indiquen para buscar datos en la tabla. Por ejemplo, para realizar una consulta sobre los nombres de los médicos que trabajan en un determinado departamento de un hospital, se tendrá que hacer una consulta por especialidad utilizando el procedimiento habitual. Si se utiliza una consulta diseñada con parámetros se podrá decir qué especialidad se busca cada vez que se ejecute una nueva consulta. El proceso es muy parecido al de una consulta normal. Se selecciona la tabla, se seleccionan los campos y los criterios.

En este caso se va a utilizar la tabla de empleados. Después de crear una consulta normal se selecciona el menú Consulta parámetros. Se abrirá una ventana como se muestra en la siguiente figura:

Figura 56

Parámetro: no debe tener el mismo nombre que el campo. Tipo de campo: debe corresponder con el del campo

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CONSULTAS O QUERIES

Se crean los parámetros deseados, cada parámetro tiene un nombre y un tipo de datos. El nombre no puede ser igual al nombre de un campo de la tabla y el tipo de datos debe corresponder con el tipo de datos del campo por el que se va a buscar.

En el campo por el que se va a buscar hay que añadir el criterio. En este caso el criterio es el nombre del parámetro entre corchetes:

Figura 57

Insertar entre corchetes el parámetro creado

Cuando se ejecute la consulta aparecerá una ventana que pide el valor del parámetro.

Figura 58

Dentro del recuadro en blanco se escribe las siglas del departamento sobre la que se desea

obtener la lista de empleados que trabajan allí

Después de escribir el valor debe seleccionar aceptar y aparecerán los datos de la consulta como se muestra en la siguiente figura:

Figura 59

Esta será la hoja de respuestas dinámica

2.6 CONSULTAS AVANZADAS

Dentro de las consultas avanzadas son las consultas basadas en más de una tabla. Se crean de la misma forma que las anteriores, sólo que a la hora de agregar tablas se puede agregar más de una. De esta manera es posible reflejar las relaciones entre las tablas, y recuperar los registros relacionados de las dos tablas. De cada tabla se seleccionan los campos que se necesitan, arrastrándolos y pegándolos en las celdas de la consulta. Se agregan los criterios que se crean convenientes, de la misma manera que en las consultas basadas en una sola tabla. En la siguiente figura se diseña la consulta de todos los salarios mayores a 1000 y despliega su respectivo nombre de empleado y departamento de esa base de datos:

MS ACCESS 61

CONSULTAS O QUERIES

Figura 60

En la consulta se muestra 3 tablas de la base de datos

2.6.1 ACTUALIZACIÓN

Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera actualizar varios registros de una tabla, de una sola vez. Se pueden ver los registros a actualizar antes de ejecutar la consulta y que sean modificados permanentemente. A continuación se describe el procedimiento para crear una consulta de actualización:

1. Cree una consulta, para lo cual deberá seleccionar las tablas o consultas que contienen los registros que desea incluir en la nueva tabla.

2. Seleccione la consulta en vista de

diseño.

3. Haga clic en la flecha situada junto a

Tipo de consulta en la barra de herramientas y, a continuación, haga clic en Consulta de actualización.

4. Arrastre los campos que desea actualizar o para los que desea especificar criterios desde la lista de campos hasta la cuadrícula de diseño de la consulta.

5. Especifique los criterios si es necesario en

la celda Criterios.

6. Escriba la expresión o el valor que desea utilizar para cambiar los campos, en la celda Actualizar a de los campos que desea actualizar.

Figura 61 Expresión o valor a utilizar para cambiar los campos.

7. Haga clic en Vista en la barra de herramientas, para ver una lista de los registros que se actualizarán.

MS ACCESS 62

CONSULTAS O QUERIES

Esta lista no mostrará los nuevos valores. Para regresar a la vista de diseño de la consulta, haga clic de nuevo en Vista

en la barra de herramientas. Realice los cambios que desee en la vista de diseño.

8. Haga clic en Ejecutar en la barra de herramientas para actualizar los registros.

2.6.2 CONSULTA DE CREACIÓN

DE UNA TABLA Este tipo de consulta puede ser usada cuando se quiera crear una tabla nueva a partir de registros provenientes de ejecutar una consulta. La nueva tabla no heredará las propiedades de los campos, ni la clave principal que tuviera la tabla origen. Utilice los siguientes pasos para crear una tabla a partir de una consulta:

1. Cree una consulta, para lo cual deberá seleccionar las tablas o consultas que contienen los registros que desea incluir en la nueva tabla.

2. Seleccione en vista de diseño la consulta.

3. Haga clic en la flecha situada junto a Tipo

de consulta en la barra de herramientas y, a continuación, haga clic en Crear tabla.

4. Escriba el nombre de la tabla que desea

crear o reemplazar, en el cuadro Nombre de tabla.

5. Siga una de estas opciones:

Haga clic en Base de datos activa.

Haga clic en Otra base de datos y, a continuación, escriba la ruta de

acceso a la base de datos en la que desee incluir la nueva tabla o haga clic en Examinar para buscar la base de datos.

6. Haga clic en aceptar. 7. Arrastre desde la lista de campos hasta la

cuadrícula de diseño de la consulta los campos que desea incluir en la tabla nueva.

8. Escriba los criterios en la celda Criterios

de los campos arrastrados a la cuadrícula.

9. Haga clic en el botón Vista de la barra de herramientas, para obtener una vista previa de la tabla nueva antes de crearla. Para volver a la vista de diseño y realizar cambios o ejecutar la consulta, haga clic de

nuevo en el botón Vista de la barra de herramientas.

10. Haga clic en Ejecutar en la barra de herramientas para crear la tabla nueva.

2.6.3 ELIMINACIÓN Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera eliminar varios registros de una tabla que cumplan determinados criterios. Es posible ver los registros que van a ser eliminados antes de ejecutar la consulta. Una consulta de eliminación elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminación, siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros. Se puede utilizar una consulta de eliminación para eliminar registros de una sola tabla, de varias tablas en una relación uno a uno o de varias tablas en una relación uno a varios, si está activada la eliminación en cascada.

MS ACCESS 63

CONSULTAS O QUERIES

Por ejemplo, se podría utilizar una consulta de eliminación para eliminar todos los clientes de Irlanda y todos sus pedidos. No obstante, si necesita incluir la tabla "varios" junto con la tabla "uno" con el fin de agregar criterios, deberá ejecutar la consulta dos veces, ya que una consulta no puede eliminar registros de la tabla principal y de las tablas relacionadas al mismo tiempo.

Para distinguir una relación uno a varios en la vista de Diseño de la consulta, observe las combinaciones entre las tablas. Si un extremo de una combinación está marcado con el símbolo de

infinito , se trata de una relación uno a varios. Si ambos extremos están marcados con un 1, se trata de una relación uno a uno.

Actividad 11

Crear consulta de selección

Instrucciones: utilice la base de datos CursoAcces01, y realice los siguientes pasos:

1. Cree una consulta que devuelva todos los clientes que pertenezcan a la ZONAVENTAS de ventas número 1.

2. Configure la consulta para que muestre los campos CODCLIENTE y NOMBRECLI, sin mostrar el campo ZONAVENTAS.

3. Modifique la consulta para que muestre los registros de la ZONVENTAS número 3.

4. Guarde la consulta con el nombre de “Selección de zonas de ventas”.

5. Modifique la consulta para que cada vez que se ejecute solicite la zona de ventas (ZONAVENTAS) que se desea ver (consultas por parámetros)

6. Ejecute la consulta probando en diferentes zonas de ventas.

7. Modifique la consulta para que en lugar de solicitar el código de la zona de ventas, solicite el nombre de la zona (campo DESCRIPCION)

8. Modifique la consulta para que aparezcan solamente aquellos registros de la tabla CLIENTES con las condiciones actuales de la consulta pero además solamente deberán salir aquellos que hayan realizado alguna venta.

9. Guarde la consulta.

10. Cree una nueva consulta basada en la tabla CLIENTES en la cual aparezcan los campos NOMBRECLI, CODPOSTAL y DEPARTAMENTO, debiendo aparecer solamente los registros que pertenezcan al departamento de Guatemala.

Figura 62 Configuración de la consulta requerida.

MS ACCESS 64

CONSULTAS O QUERIES

11. Guardar la consulta con el nombre de “Clientes de Guatemala”.

Actividad 12

Crear consulta de acción del tipo de “Actualización”

Instrucciones: a continuación se le presenta una serie de pasos que debe de realizar para crear una consulta de actualización de la información de una base de datos:

1. Abra la base de datos CursoAccess01. 2. Haga una copia de seguridad de la tabla

ARTICULOS.

3. Diseñe una consulta del tipo actualización capaz de modificar todos los valores del campo PRECIO, de la tabla ARTICULOS, incremente el valor de los mismos en un 12%, pero solamente a aquellos artículos cuyo valor sea menor a Q 250.

Figura 63 Configuración de la consulta de actualización

4. Guardar la consulta con el nombre de

”AUMENTO DE PRECIO”. 5. Ejecute la consulta y observe los

cambios realizados en la tabla ARTICULOS. Puede comparar con la copia de seguridad que realizó en el paso 2.

Actividad 13

Crear consulta de acción del tipo de “Creación de una tabla”

Instrucciones: a continuación se le presentan una serie de pasos que debe de realizar para crear una consulta que le permita crear tablas en la base de datos CursoAccess01:

MS ACCESS 65

CONSULTAS O QUERIES

1. Diseñe una consulta del tipo creación de tablas, capaz de generar una copia de los campos NUMPEDIDO, CODARTIC, CODCLIENTE, ARTICULO,

DESCRIPCION, FECHAPED y UNIDADES, pero solamente aquellos clientes cuyo departamento sea Guatemala.

Figura 64

Configuración en vista de diseño para una consulta del tipo “crear tabla”

2. Guardar la tabla con el nombre de “TABLA NUEVA DE PEDIDOS”.

3. Guardar la consulta como “CREAR NUEVA TABLA DE PEDIDOS”.

4. Abra la nueva y observe el contenido de la misma.

5. Cierre la tabla.

6. Ejecute de nuevo la consulta y explique por qué despliega ese mensaje de advertencia.

Actividad 14

Crear consulta del tipo “Eliminación”

Instrucciones: utilice una consulta para la eliminación de información de una base de datos; realice lo que se le solicita en cada uno de los siguientes pasos:

1. Abra la base de datos CursoAcess01. 2. Diseñe una consulta del tipo

“Eliminación” capaz de eliminar de la tabla “TABLA NUEVA DE PEDIDOS” sólo aquellos registros comprendidos entre dos fechas límite y que deberá preguntar cada vez que se ejecute la consulta (consulta por parámetros)

3. Guarde la consulta con el nombre de

“BORRAR NUEVOS PEDIDOS ENTRE FECHAS”.

4. Ejecute la consulta.

5. Abra la tabla “TABLA NUEVA DE

PEDIDOS” y observe el efecto de la consulta.

MS ACCESS 66

CONSULTAS O QUERIES

Actividad 15

Crear consulta del tipo “Referencias cruzadas”

Instrucciones: realice los siguientes pasos para crear una consulta del tipo de referencias cruzadas utilizando la base de datos CursoAccess01:

1. Diseñe una consulta del tipo de referencias cruzada, capaz de desplegar en su ejecución una lista completa del “NOMBRE DEL CLIENTE” en las filas con algún pedido, mostrando el nombre de los “ARTICULOS” en las columnas y en la intersección de cada “CLIENTE” y “ARTICULO” que presente la “SUMA” de unidades.

2. Guardar la consulta con el nombre de

“RESUMEN PEDIDOS CLIENTE”.

3. Realice los cambios necesarios en esta consulta para invertir la salida de “CLIENTES” y “ARTICULOS”, es decir, en sentido vertical represente los “ARTICULOS” (filas) y en sentido horizontal los “CLIENTES” (columnas), además en la intersección de los mismos en lugar de figurar la suma de unidades de los pedidos recibidos, debe figurar el número de pedidos recibidos por cada “CLIENTE” y “ARTICULO”.

4. Guarde la consulta.

MS ACCESS 67

CONSULTAS O QUERIES

RESUMEN

En este capítulo se abordó las consultas como solicitudes de información a la base de datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. El resultado de la consulta es la "Hoja de respuestas dinámica"; en esta hoja se encuentra la información extraída de las tablas. Pero la información no se guarda en la hoja de respuestas, sino que sigue estando almacenada en las tablas. Existen diferentes tipos de consultas como los son las de selección, referencia cruzada, de acción, unión, definición de datos, etc. La consulta de selección es la que más se utiliza, es la más sencilla, se indican unos criterios para ver sólo lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la hoja de respuestas dinámicas, esta parece una tabla pero no lo es, sólo muestra los datos de una tabla o de varias tablas según los criterios de la consulta.

Microsoft Access permite crear fácilmente consultas para ejecutar de forma independiente o en las que desea basar en formularios e informes. Los asistentes para consultas realizan casi todo el trabajo básico automáticamente una vez obtenidas respuestas a una serie de preguntas o criterios. Así también se trató sobre las formas de crear una consulta: utilizando el asistente y en vista de diseño. Dentro de las consultas con asistentes se encuentra las consultas de referencia cruzada, búsqueda de registros duplicados, búsqueda de no coincidentes y consultas sencillas. Existe otro tipo de consultas interesante llamado consultas con parámetro; se recurre a ellas cuando se quiere hacer una consulta que permita pedir un dato antes de ejecutarla y buscar según ese dato. Una consulta que tiene uno o varios parámetros necesitará que éstos se indiquen para buscar datos en la tabla.

Access permite realizar un tipo de consulta avanzada la cual puede estar basada en más de una tabla. Se crean de la misma forma que las anteriores, sólo que a la hora de agregar tablas se puede agregar más de una. Se pueden usara para actualizar, crear una tabla y eliminar información (tabla)

MS ACCESS 68

CONSULTAS O QUERIES

EVALUACIÓN INSTRUCCIONES: a continuación encontrará una serie de enunciados con cuatro opciones de repuesta, Subraye la correcta de acuerdo a los contenidos estudiados.

1. Elemento de una base de datos que permite solicitar información:

A) Consulta B) Formulario C) Informe D) Tabla

2. Tipo de consulta que presenta los datos con títulos en las filas y en las columnas; la apariencia es la de una hoja de cálculo:

A) Selección B) Referencia cruzada C) Acciones D) Unión

3. Tipo de consulta sencilla que permite indicar los criterios para ver sólo lo que interesa de una tabla:

A) Acciones B) Definición de datos C) Referencia cruzada D) Selección

4. Opción del asistente para crear una consulta que muestra los datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de cálculo: A) Consulta sencilla B) Buscar no coincidente C) Buscar duplicado D) Referencia cruzada

5. Restricción impuesta en una consulta para identificar los registros específicos con los que se desea trabajar:

A) Validación B) Operador C) Criterio D) Parámetro

6. Tipos de criterio que se utilizan para buscar datos genéricos, que empiezan por una letra y que terminan con otra:

A) Campos B) Comodines C) Lista de valores D) Rango de valores

7. Tipo de consulta avanzada que permita pedir un dato antes de ejecutarla y buscar según ese dato:

A) Actualización B) Eliminación C) Con parámetros D) Creación de tablas

8. Tipo de consulta que se usa cuando se quiera añadir registros a una tabla de otra que ya contenga algunos:

A) Datos anexados B) Actualización C) Eliminación D) Creación de tabla

9. Botón que se utiliza para crear una consulta de actualización:

A) B) C)

D)

MS ACCESS 69

CONSULTAS O QUERIES

10. Consulta de selección para buscar registros en una tabla que no tenga registros relacionados en otra tabla:

A) Búsqueda de no coincidentes B) Búsqueda de duplicados C) Referencia cruzada D) Con parámetros

MS ACCESS 70

MS ACCESS 71

CONSULTAS O QUERIES

FORMULARIOS

MS ACCESS 72

CAPÍTULO 3

FORMULARIOS

Objetivos del capítulo

El estudio del contenido de este capítulo, contribuirá a que usted adquiera las

competencias para:

• Aplicar el procedimiento de creación de formularios con o sin asistentes, de

acuerdo a herramientas del programa.

• Utilizar las herramientas de Ms Access para modificar la estructura de un

formulario, de acuerdo a procedimiento técnico.

FORMULARIOS

3.1 INTRODUCIÓN A FORMULARIOS

Los formularios son un tipo de objeto de Access que pueden utilizarse para diferentes fines, aunque una de sus utilidades principales es la creación de diseños personalizados para la entrada y visualización de datos de las tablas. La mayor parte de la información de un formulario proviene de los registros originales de una tabla, aunque normalmente existen algunos otros elementos que forman parte del diseño mismo del formulario y no pueden ser modificados mientras no se cambie el diseño. Es el caso, por ejemplo, de elementos gráficos o de texto que hayan sido añadidos para identificar la finalidad o propiedad de formulario, o simplemente como elementos decorativos, como texto explicativo, un logotipo de la empresa, líneas y demás objetos de dibujo, etc. El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea utilizando objetos gráficos denominados controles. El tipo más común de control que se usa para mostrar datos es un cuadro de edición (también denominado cuadro de texto), aunque, como se verá, éste es tan sólo uno de los muchos tipos de controles existentes. 3.1.1 TIPOS DE FORMULARIOS Un formulario puede crearse de tres formas:

• Con autoformulario, basándose en una sola tabla o consulta. La función autoformulario crea un formulario que muestra todos los campos y registros de la tabla o consulta base. Si el origen de registros seleccionado tiene tablas o consultas relacionadas, el formulario también incluirá todos los campos y registros de dichos orígenes de recursos.

• Con un asistente, basándose en una o varias tablas o consultas. El asistente le formula preguntas detalladas acerca de los

orígenes de registros, campos, diseño y formato que desee y crea un formulario basado en sus respuestas.

• En la vista de diseño, de manera personalizada. En este caso, se crea un formulario básico y se personaliza en la vista de diseño para ajustarlo a las necesidades.

El asistente acelera el proceso de creación de un formulario, ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico, en el que normalmente se invierte una buena cantidad de tiempo. Cuando se utiliza un asistente para formularios, Microsoft Access solicita información al usuario acerca del tipo de formulario que desea conseguir y crea un diseño basado en dicha información. Aunque tenga experiencia en la creación de formularios, puede que desee utilizar un asistente para formularios para organizar rápidamente todos los controles en el formulario y proceder después a cambiar a la vista de diseño para introducir modificaciones menores que sirvan para terminar de personalizar el diseño básico creado. Para crear un nuevo formulario se selecciona la

pestaña de la ventana de la base de datos. Se pulsa Nuevo, aparecerá la siguiente ventana:

Figura 65 Menú de opciones para crear un formulario

MS ACCESS 73

FORMULARIOS

A continuación se describen las opciones de la ventana anterior para crear un formulario:

Aunque los formularios suelen utilizarse para escribir o ver datos, también tienen otros usos muy valiosos. Puesto que los formularios desempeñan una función, hay un tipo de formulario para cada uno de los usos como se describen a continuación:

• Vista diseño: seleccionando esta opción se puede crear un formulario totalmente personalizado.

• Asistente para formularios: Access crea automáticamente un formulario con los campos que el usuario seleccione. Con este asistente se pueden crear formularios de formatos muy distintos.

• Paneles de control: puede crear un formulario que aparezca como un panel de control cuando un usuario abra una base de datos concreta. El panel de control proporciona un modo sencillo y controlado de abrir formularios, informes y otros objetos. Guía a los usuarios a las acciones que desea que realicen y a las zonas de la pantalla de la base de datos que contienen información relevante que no se debe pasar por alto.

• Autoformulario (columnas): Access crea un formulario en columnas con todos los campos de la tabla. Cada registro aparece de forma independiente con los campos ordenados en una columna.

• Autoformulario (tabla): Cea automáticamente un formulario con todos los campos en formato tabular: Los registros aparecen en filas y columnas. En este tipo de formulario se presentan todos los registros que se hayan introducido.

• Mensajes: los formularios pueden mostrar mensajes sobre una base de datos. Un formulario puede proporcionar instrucciones para utilizar la base de datos o ayuda para solucionar cualquier problema. • Autoformulario (hoja de datos): esta

opción crea automáticamente un formulario con el formato de hoja de datos. Este es el mismo formato que el que tienen las tablas para introducir datos.

• Subformularios: un subformulario es parecido a una parte de otro formulario. De hecho, mientras que el formulario principal mayor está conectado a una tabla, el subformulario se conecta a una tabla diferente. Un usuario puede escribir datos en un formulario y ver los datos relacionados en otro sin ni tan siquiera saber que en realidad son independientes pero iguales.

• Autoformulario (tabla dinámica): el formulario se abre en la vista tabla dinámica. Para agregar campos, arrástrelos desde la lista de campos a las distintas áreas de la vista.

• Autoformulario (gráfico dinámico): el formulario se abre en la vista gráfico dinámico. Para agregar campos, arrástrelos desde la lista de campos a las distintas áreas de la vista. 3.1.2 AUTOFORMULARIOS

• Asistente para gráficos: crea un formulario con un gráfico, muestra los datos en formato gráfico.

Existe una fórmula aún más rápida y cómoda incluso que el asistente para crear un formulario predeterminado. Se trata de la característica autoformulario. Autoformulario crea un formulario en el que se presentan todos los campos y registros de la tabla o consulta seleccionada. Cada campo aparece en una línea diferente, con la correspondiente etiqueta a la izquierda.

• Asistente para tablas dinámicas: crea un formulario de Microsoft Access con una tabla dinámica de Microsoft Excel. Una tabla dinámica es una tabla interactiva que puede resumir grandes cantidades de datos utilizando el formato y los métodos de cálculo que se elijan.

MS ACCESS 74

FORMULARIOS

Para utilizar la característica autoformulario, siga estos pasos:

1. Active el objeto Tablas o Consultas en la ventana base de datos.

2. Seleccione la tabla o consulta en la que

desea basar el formulario, o bien abra dicha tabla o consulta en cualquier de las vistas disponibles.

3. Pulse en la flecha situada junto al botón

Nuevo en la barra de herramientas y pulse

en autoformulario .

4. Guarde el formulario con un nombre.

3.2 CREAR FORMULARIO DE COLUMNA

Además del diseño de autoformulario que está disponible a través del botón de la barra de herramientas, Access dispone de otros diseños alternativos que permiten igualmente crear formularios predeterminados de forma totalmente automática. El formulario de columna permite que cada registro aparezca de forma independiente con los campos ordenados en una columna.

El procedimiento para crear este tipo de formulario es el siguiente:

1. Active la pestaña formularios. 2. Seleccione Nuevo. 3. Seleccione Autofomulario en columnas. 4. Elija la tabla o la consulta de donde

proceden los datos del objeto.

Figura 66

Ventana para la creación de un nuevo formulario, la cual permite seleccionar el tipo de formulario y la tabla o la consulta de donde proceden los datos

5. Haga clic en aceptar. 6. Guarde el formulario con un

nombre.

MS ACCESS 75

FORMULARIOS

Figura 67 Vista del formulario final tipo columnas

3.3 CREAR FORMULARIO TABULAR

Los formularios tipo tabular, permiten en tabla mostrar todos los registros a la vez, con los campos de los registros y las etiquetas de campo en la parte superior del formulario.


1. Active la pestaña formularios. 2. Seleccione Nuevo. 3. Seleccione Autofomulario en tabla. 4. Elija la tabla o la consulta de donde


Figura 68


MS ACCESS 76

FORMULARIOS


6. Guarde el formulario con un nombre.

Figura 69 Vista del formulario final tipo tabular o tabla

3.4 CREAR FORMULARIO DE HOJA DE DATOS

Mediante este tipo de formulario le permite ingresar información con el formato de una hoja de datos. Este es el mismo formato que el que tienen las tablas para introducir datos en Access.


1. Active la pestaña formularios. 2. Seleccione Nuevo. 3. Seleccione Autofomulario hoja de

datos. 4. Elija la tabla o la consulta de donde


Figura 70


5. Haga clic en aceptar. 6. Guarde el formulario con un

nombre.

MS ACCESS 77

FORMULARIOS

Figura 71 Vista del formulario final tipo hoja de datos

3.5 ASISTENTE PARA FORMULARIO

Utilizar el asistente para formularios es la forma más simple y rápida de crear un formulario que combine datos de más de una tabla. Como se dijo anteriormente, el asistente para formularios acelera el proceso de creación de un formulario porque realiza automáticamente todo el trabajo básico. En la primera pantalla del asistente para formularios, puede seleccionar los campos que desea incluir en el formulario. Estos campos pueden proceder de una o de varias tablas. Puede utilizar un asistente para formularios para crear un formulario que presente datos de varias tablas, ya sea en formato “formulario plano”, o “formulario jerárquico”. El formulario jerárquico se diferencia del formulario plano o tradicional en que consta de uno o más subformularios.

Los subformularios son útiles si desea mostrar datos de tablas que contienen una relación uno a varios. A continuación se describe el procedimiento para crear un formulario utilizando un asistente:

1. Seleccione la pestaña formulario de la ventana de base de datos.

2. Haga clic en el botón Nuevo.

3. Seleccione de la ventana nuevo formulario

el “Asistente para formularios”. 4. Seleccione la tabla donde procedan los

datos del objeto. 5. Haga clic en aceptar.

6. Seleccione qué campos desea incluir en el

formulario y haga clic en siguiente.

MS ACCESS 78

FORMULARIOS

Figura 72

Ventana que permite seleccionar los campos de las tablas que desea incluir en el formulario

7. Seleccione la distribución que desee aplicar

al formulario, y haga clic en siguiente. 8. Seleccione estilo que desea aplicar, y haga

clic en siguiente.

Figura 73 Ventana que permite seleccionar un estilo de formulario (aplica colores, tamaños, etc., automáticamente)

MS ACCESS 79

FORMULARIOS

9. Escriba un título al formulario y elija la

forma de visualizar el formulario. 10. Haga clic en finalizar.

Actividad 16

Crear un formulario utilizando un asistente

Instrucciones: a continuación se le presentan una serie de pasos que debe de realizar para crear un formulario de la tabla Pedidos de la base de datos CursoAccess01, utilizando el asistente para formularios:

1. Abra la base de datos CursoAccess01. 2. Elija la pestaña formularios de la ventana de

base de datos.

3. Seleccione nuevo.

4. Seleccione el asistente para formularios y elija la tabla Pedidos.

5. Incluya todos los campos en el formulario.

Figura 74

Campos incluidos en el formulario

6. Seleccione la distribución Tabular que se

aplicará al formulario. 7. Seleccione el estilo Internacional.

8. Guarde el formulario con el nombre de “INGRESO DE PEDIDOS”.

3.6 CREAR FORMULARIO SIN ASISTENTE (DESDE CERO)

Si ninguna de las opciones para la creación automática de formularios le resulta suficiente, o bien desea acudir a la ventana de diseño para modificar la estructura u organización de formularios creados por el asistente o de autoformulario, siga estos pasos. 1. Active el objeto formularios en la ventana de

base de datos. 2. Pulse en el botón Nuevo. 3. En el cuadro de diálogo Nuevo formulario elija

la opción en vista de diseño. 4. Lleve a cabo una de las siguientes acciones,

dependiendo del tipo de formulario que se dispone a crear:

• Seleccione el nombre de la tabla o consulta

individual que contiene los datos en los que desea basar el formulario.

• Si desea crear un formulario que utilice datos de más de una tabla, base el formulario en una consulta que incluya las tablas que desee utilizar.

• Si el formulario no va a contener datos (por ejemplo, si desea crear un formulario para utilizarlo como panel de control para abrir otros formularios o infórmese o si desea crear un cuadro de diálogo personalizado), no seleccione nada en la lista.

5. Pulse en aceptar.

MS ACCESS 80

FORMULARIOS

Microsoft Access mostrará entonces la ventana Formulario en la vista Diseño, junto con el cuadro de herramientas de formulario. 3.6.1 PERSONALIZACIÓN BÁSICA Una vez diseñada la estructura básica del formulario, puede utilizar la vista de diseño para personalizarla introduciendo, quitando o modificando elementos. También puede utilizar las herramientas de la ventana de diseño para construir un formulario desde el principio. La ventana de diseño es sólo una de las tres opciones de vistas que existe para un formulario. Las otras dos son vista formulario y vista hoja de datos. Para cambiar entre vistas no tiene más que pulsar en el botón vista de la barra de herramientas. En la vista hoja de datos puede ver los registros en formato de filas y columnas, y así puede visualizar muchos registros al mismo tiempo. En la vista formularios puede ver los registros de uno en uno. Utilice los botones de desplazamiento en las vistas formulario y hoja de datos para desplazarse rápidamente entre los registros. En general, la tarea de diseño de un formulario se basa en las siguientes acciones: • Utilizar la barra de herramientas y el menú

Formato para cambiar las fuentes, alinear

texto, cambiar el ancho de bordes o líneas, y aplicar colores o efectos especiales.

• Alinear los controles con las reglas. • Situar los controles en la sección Detalle o en

cualquier otra sección del formulario. • Utilizar el cuadro de herramientas para agregar

controles, cuadros de edición, etiquetas, casillas de verificación, etc.

El número de opciones disponibles a la hora de personalizar el diseño general y los controles específicos de un formulario es realmente impresionante.

A. VISTA DE DISEÑO Como su nombre lo indica en esta vista fundamentalmente se varía el diseño del formulario. La vista de diseño es la mejor opción para crear un formulario si desea disponer de un control y una flexibilidad totales.

Para desplegar el formulario en vista de diseño utilice el siguiente procedimiento: 1. Seleccione de la ventana de base de datos

el objeto formularios. 2. Haga clic en formulario que desea abrir en

vista de diseño.

3. Seleccione el botón .

Figura 75

Formulario en vista de diseño

MS ACCESS 81

FORMULARIOS

La barra de herramientas que se muestra en la siguiente figura provee componentes en el diseño de formularios.

Puede aparecer integrada debajo del menú o de forma independiente tal como aparece en el gráfico de debajo:

Figura 76

Barra de herramientas diseño de formulario

En la siguiente tabla se describen algunos de los botones de la barra de herramientas diseño de formulario:

Botón Descripción

Permite seleccionar la vista del formulario.

Sirve para abrir o cerrar el cuadro de controles.

Insertar un autoformato al formulario. Tabla 12

Descripción de botones de la barra de diseño de formularios

La siguiente barra de herramientas se refiere al formato del formulario, es muy parecido a la barra de herramientas de un editor de textos.

Figura 77

Barra de herramientas formato para un formulario o informe

MS ACCESS 82

FORMULARIOS

En la siguiente tabla se describen algunos de los botones de la barra de herramientas diseño de formulario:

Botón Descripción

Dentro del marco aparecerá el objeto seleccionado. Si se pulsa la flecha de la derecha aparecerán todos los objetos del formulario. Haciendo clic sobre cualquiera de ellos el objeto se seleccionará y se le podrán aplicar todas las características de formato que se quiera. Seleccionando a través de este menú los objetos sólo se pueden seleccionar de uno en uno.

Al pulsar la flecha de la derecha se despliegan los diferentes tipos de fuentes que existen, y que se pueden aplicar a todos los objetos de un formulario.

Sirve para dar mayor número de puntos a una fuente, y de esta forma aumentar el tamaño.

Pulsando sobre este botón se despliega una paleta de colores predeterminados. Al elegir cualquiera de ellos este color se aplicará al objeto que esté seleccionado.

Hay seis grosores diferentes además del que viene por defecto.

Hay seis efectos especiales para aplicar al campo: sin relieve, con relieve, bajo relieve, grabado, sombreado y cincelado.

Tabla 13

Descripción de los botones de la barra de herramientas formato para un formulario o informe

B. VISTA DE FORMULARIO

Esta vista es para introducir los datos en el formulario. La barra de herramientas es la

misma que la de vista hoja de datos, ya que en ambas vistas se pueden introducir registros como se muestra en la siguiente figura:

Figura 78

Los elementos de la barra de herramientas son todos conocidos

MS ACCESS 83

FORMULARIOS

Para desplegar el formulario en vista de formulario utilice el siguiente procedimiento: 1. Seleccione de la ventana de base de datos


vista de diseño.

3. Seleccione el botón . 4. Haga clic en la flecha hacia abajo del botón

de la barra de herramientas diseño de formularios.

5. Seleccione la opción vista formulario. C. VISTA DE HOJA DE DATOS En esta vista se introducen datos como si se tratara de una hoja de cálculo. Esta vista es común con la vista hoja de datos de las tablas, la

única diferencia con respecto a las tablas es que en el formulario puede haber campos de diferentes tablas. Para desplegar el formulario en vista de hoja de datos utilice el siguiente procedimiento: 1. Seleccione de la ventana de base de datos


vista de diseño.

3. Seleccione el botón . 4. Haga clic en la flecha hacia abajo del botón

de la barra de herramientas diseño de formularios.

5. Seleccione la opción vista hoja de datos.

Figura 79

Vista de hoja de datos del formulario

El formulario creado automáticamente no es muy claro. Las etiquetas de algunos campos no se ven completas, y los datos de los diferentes campos se alinean en distintas posiciones.

Para mejorar la presentación se pulsa el botón vista de la barra de herramientas, y se cambia a vista de diseño, el aspecto del formulario será como se muestra en la siguiente figura:

Figura 80

Para modificar la posición, el tamaño y el aspecto en general de cada elemento primero es necesario saber qué es cada elemento, como se mueven, modifican o añaden nuevos elementos.

Los elementos que componen un formulario se llaman controles

MS ACCESS 84

FORMULARIOS

Actividad 17

Modificar la estructura de un formulario

Instrucciones: utilice el formulario creado anteriormente para efectuar cambios a su estructura, realice lo que se le solicita en cada uno de los siguientes pasos:

1. Abra la base de datos CursoAccess01.

2. Abra el formulario creado anteriormente con el nombre de “INGRESO DE PEDIDOS” en vista de diseño.

3. Active la barra de herramientas formato

(formulario o informe)

4. Modifique el texto de la etiquetas de los campos, tipo de letra, color y ajuste de controles, como se muestra en la siguiente figura:

Figura 81

Vista de formulario modificado

3.6.2 CONTROLES BÁSICOS Los controles son elementos de los formularios que la mayoría de los usuarios ven y con los que trabajan. Pueden mostrar datos o admitir la especificación de datos. Permiten realizar cálculos con los datos y pueden mostrar mensajes. También pueden tener efectos visuales, como líneas o imágenes, para que el uso de los formularios sea más sencillo e interesante. Toda la información de un formulario está contenida en los controles. Los controles son objetos de un formulario que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario. Los controles también son elementos del informe. Los controles pueden ser:

• Control dependiente: está unido a un campo de una tabla o consulta. Los controles dependientes se utilizan para

mostrar, introducir y actualizar valores de los campos de la base de datos.

• Control independiente: no tiene un origen en una tabla o consulta. Los controles independientes se pueden utilizar para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes, independientemente de que estos existan en la tabla.

• Control calculado: el origen de los datos es una expresión, no un campo. Una expresión es una combinación de operadores ("=";"+", "-","*" y "/"), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un solo valor y valores constantes. La expresión puede incluir datos de un campo de la tabla o consulta del formulario o datos de otro control del formulario.

A los controles se tiene acceso a través del cuadro de herramientas de la vista de diseño.

guiente tabla se describen cada uno de ellos: En la si

MS ACCESS 85

FORMULARIOS

Botón Descripción

Cuadro de texto: sirven para mostrar o introducir datos.

Etiqueta: crea una etiqueta.

Grupo de opciones: formado por un grupo de casillas de verificación o botones de opción. Sólo permite que se active una opción.

Botón de opción: para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones.

Casilla de verificación: para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones.

Botón de alternar: para valores Si/No. No puede utilizarse dentro de un grupo de opciones.

Cuadro combinado: permite seleccionar un elemento de una lista o escribir el dato directamente.

Cuadro de lista: permite seleccionar un elemento de una lista.

Botón de comando: inserta un botón que al ser pulsado ejecuta instrucciones.

Imagen: inserta un marco para incluir una imagen.

Marco de objeto independiente.

Permite introducir un formulario dentro de otro.

Cuando el formulario tiene más de una página, así se indica dónde empieza cada una.

Tabla 14 Descripción de los botones del cuadro de herramientas

Al abrir un formulario en la vista de diseño, puede ver las secciones en las que está organizado el formulario. Todas las secciones de un formulario pueden contener controles. A continuación se describen las secciones de un formulario:

• Detalle: aparece en todos los formularios y normalmente contiene la mayoría de los controles. Los controles en los que los usuarios ven o escriben datos, como los cuadros de texto y de lista, están normalmente aquí. Esta sección también puede contener controles que no cambian, como etiquetas e instrucciones.

• Encabezado del formulario: situada en la parte superior del formulario, es un lugar idóneo para insertar el título del formulario, el logotipo de la empresa o un mensaje general sobre el formulario.

• Pie del formulario: en la parte inferior del formulario, suele contener información de exploración o texto de aviso.

• Encabezado de página y pie de página: son útiles para organizar formularios complejos diseñados para aparecer como varias páginas. Los encabezados y pies de página aparecen en todas las páginas de un formulario, pero sólo al imprimir u obtener una vista previa del formulario.

MS ACCESS 86

FORMULARIOS

Figura 82

Secciones de un formulario

Hay tres formas de seleccionar una sección de un formulario en la vista de diseño:

• Puede hacer clic en el selector de sección, el cuadro situado en la regla vertical que está a la izquierda del nombre de sección.

• Puede hacer clic en la barra de sección, el rectángulo que contiene el nombre de la sección que está situado en la parte superior de la sección.

• Puede hacer clic en cualquier lugar del fondo de la sección.

Puede que vea que el formulario en el que está trabajando no tiene las secciones de encabezado y pie de página. El formulario incluso puede no tener las secciones de encabezado y pie de página de formulario. Para agregar las secciones de encabezado y pie de página en determinadas páginas o en todo el formulario, el formulario tiene que estar abierto en la vista de diseño. Después de hacer clic con el botón secundario del Mouse en alguno de los puntos que se pueden usar para seleccionar una sección, elija el comando

relevante en el menú contextual para agregar las secciones de encabezado y pie de página a la página o al formulario. Posteriormente, puede agregar controles (por ejemplo, etiquetas o cuadros de texto) a las secciones de encabezado y pie de página.

Figura 83

Mediante una secuencia de acciones, se agrega o elimina un encabezado o pie de página

MS ACCESS 87

FORMULARIOS

A. MANEJO DE LOS CONTROLES

Hay controles que muestran información que sólo está en el formulario (controles independientes) estos son las etiquetas, las líneas y los rectángulos. Los cuadros de texto, los marcos de objeto muestran información contenida en la tabla o consulta adyacente. Para realizar cualquier modificación en un control se hace clic sobre él. Si desea modificar el tamaño de la etiquetas y desplazar los campos se selecciona la etiqueta del control como se muestra en la siguiente figura:

Figura 84

Campo “Descripción” seleccionado para su modificación

A continuación se describen las operaciones que se pueden realizar sobre cada campo o control: • Seleccionar: para seleccionar varios

campos se debe pulsar la tecla Mayúsculas o Control y sin soltarla hacer clic sobre todos los elementos que se desee seleccionar. Si por equivocación se seleccionara uno que no se quisiera, sin soltar la tecla Mayúsculas se debe volver a hacer clic para deseleccionar. También se puede seleccionar uno o varios elementos haciendo un cuadrado con el ratón. Para realizar esta operación se hace clic sobre una de las esquinas de lo que va a ser el cuadrado, se arrastra el Mouse en diagonal sin soltar el botón, cuando ese cuadrado abarque todo lo que se quiere seleccionar se suelta el botón del Mouse.

• Modificar el tamaño: haciendo clic sobre los cuadraditos pequeños de las esquinas se modifica el tamaño del objeto seleccionado. El ratón se convertirá en una flecha que apunta en dos direcciones y al estirar hacia una de ellas variará el tamaño.

• Modificar la posición: si se pulsa sobre la esquina superior izquierda el Mouse se convertirá en una mano con el dedo índice apuntando hacia arriba.

Figura 85

Modificar posición del campo

Haciendo clic se podrá mover la etiqueta o el campo de forma independiente. Sin embargo si pasa el Mouse sobre cualquiera de los bordes del campo o de la etiqueta el cursor será una mano abierta. Si se hace clic y se mueve se moverá tanto el campo como la etiqueta.

Figura 86

Mover la posición del campo y etiqueta

• Alinear: para alinear varios elementos primero hay que seleccionarlos y luego abrir el menú Formato alinear y se desplegará un menú para seleccionar respecto a qué lado se deben alinear esos campos. En vista diseño también se pueden añadir más elementos a la presentación de formularios que se verán más adelante.

• Cambiar el orden de tabulación: algunos usuarios utilizan la tecla TAB para moverse por un formulario y pasar de un control a otro mientras escriben o ven los datos. Cuando diseñe o personalice un formulario, puede cambiar el orden

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FORMULARIOS

preestablecido para moverse de un control a otro. Puede cambiar el orden de tabulación en la vista de diseño. Haga clic en cualquier lugar del formulario y, a continuación, seleccione el menú Ver y elija Orden de tabulación para abrir el cuadro de diálogo correspondiente.

En Sección, haga clic en el nombre de la sección del formulario para la que desea cambiar el orden de tabulación. Al arrastrar los nombres de los controles arriba o abajo en la lista orden personalizada, se establece un nuevo orden de tabulación.

Figura 87

El orden de tabulación determina cómo se mueven los usuarios por un formulario si presionan la tecla TAB

Una vez creado un formulario, se puede introducir todos los datos que se quiera. Para moverse entre los diferentes registros se utilizan los botones que hay debajo del formulario como se muestra en la siguiente figura:

Figura 88

Botones de control del formulario

MS ACCESS 89

FORMULARIOS

Para crear un nuevo registro se puede pulsar el botón crear un nuevo registro. Para pasar de un campo a otro dentro del formulario se puede utilizar el ratón, la tecla

tabulador o la tecla Enter. Una vez se han introducido todos los datos de un registro si se vuelve a pulsar Enter se crea un nuevo registro en blanco.

Para cambiar el aspecto de un control (por ejemplo, un cuadro de texto) puede utilizar estos pasos:

1. Pulse en el control para seleccionarlo.

2. Seleccione en la barra de herramientas Formato la fuente, tamaño de fuente y otra opción de formato.

Para agregar una imagen de fondo a un formulario: 1. Active la hoja de propiedades del

formulario.

2. Utilice para ello cualquiera de estos dos opciones:

• Pulse dos veces en el selector del

formulario (esquina superior izquierda, intersección de las dos reglas)

• Pulse con el botón derecho en el selector o la barra de título del formulario y elija Propiedades en el menú contextual.

3. Active la pestaña Formato y

especifique el nombre del archivo gráfico en el cuadro de la propiedad imagen, o bien pulse en el botón Generar que se encuentra junto al cuadro de la propiedad para abrir el cuadro de diálogo inserta imagen.

Para dar formato a un formulario o control utilizando formatos predefinidos:

1. Abra el formulario en la vista de diseño.

2. Realice uno de estas opciones:

• Para formatear el formulario completo, pulse en el selector de formulario.

• Si desea dar formato a una sección individual, pulse en el selector de sección (por ejemplo: encabezado o pie)

• Si desea dar formato a uno o más controles, seleccione los controles.

3. Pulse en el botón autoformato en la barra de herramientas, para acceder al cuadro de diálogo autoformato.

4. Pulse en uno de los formatos predefinidos.

5. Para aplicar atributos específicos. (fuente, color o borde), pulse en opciones.

B. AGREGAR UN CAMPO O UN

CONTROL

La tarea principal en el diseño de formularios se basa en añadir los campos y controles necesarios a las distintas secciones de la ventana.

Para agregar campos del origen de registros del formulario:

1. Pulse en Lista de campos, en la barra de herramientas para obtener una lista de los campos disponibles en el origen de registros.

2. Pulse en el campo en la lista y arrástrelo directamente al formulario para crear un cuadro de texto que muestre el contenido del campo.

MS ACCESS 90

FORMULARIOS

También pude agregar controles, tales como rótulos y botones de orden, usando el cuadro de herramientas. Existen aquí dos alternativas: agregar controles con asistente o sin asistente.

• Para insertar un control, pulse en el elemento correspondiente en el cuadro de herramientas y después pulse o arrastre el puntero en el formulario.

• Si prefiere usar un asistente para crear un control, asegúrese de que se encuentra pulsada la herramienta asistentes para controles en el cuadro de herramientas y pulse en la herramienta del control que desea crear.

Se puede cambiar un control de un tipo a otro diferente después de haberlo creado. Por ejemplo, puede cambiar un botón de opción a una casilla de verificación. Para cambiar un control a otro tipo:

1. Pulse en el control para seleccionarlo.

2. Elija cambiar en el menú formato.

3. Pulse en el nuevo tipo de control.

C. CREAR UN FORMULARIO CON

VARIAS PÁGINAS O FICHAS

Existen dos formas de crear un formulario con más de una página o ficha (al estilo de los cuadros de diálogo multipágina); puede utilizar un control ficha o un control de saldo de página. • Un control ficha es la forma más efectiva

y sencilla de crear un formulario de varias páginas.

• Con un control ficha, todas las páginas independientes se incorporan a un control Para cambiar de página, no tiene más que hacer clic, en la ficha correspondiente.

• El control de saldo de página se utiliza para marcar un salto horizontal entre los controles de un formulario. Al pulsar las teclas Re Pág o Av Pág. se desplaza la visualización a la página anterior o posterior al control de saldo de página.

Para crear un formulario de varias páginas añadiendo un control de ficha puede utilizar lo siguiente:

• Pulse en la herramienta Control ficha en el cuadro de herramientas y pulse a continuación en el formulario. Access agregará un control de ficha con dos páginas. La primera página se encuentra en la parte superior.

• Para agregar controles al control ficha, pulse en la ficha de la página apropiada, y utilice los procedimientos descritos anteriormente.

• Para cambiar el nombre de una ficha, pulse dos veces en la página que desea cambiar para abrir su hoja de propiedades y especifique un nuevo nombre en la propiedad Título. Si no especifica un nombre en la propiedad. Access utilizará el valor de la propiedad Nombre.

• Para agregar, eliminar o cambiar el orden de las fichas, pulse en el borde del control ficha con el botón secundario del ratón y elija insertar página. Eliminar página y Orden de las páginas.

• Para cambiar el nombre de la fuente, el tamaño de la fuente, etc. de las páginas, pulse dos veces en el borde del control ficha para abrir su hoja de propiedades y establezca las propiedades correspondientes. No es posible especificar configuraciones diferentes para cada página.

MS ACCESS 91

FORMULARIOS

• Puede ajustar el tamaño del control ficha según las necesidades. Pulse en cada ficha para asegurarse de que todos los controles tienen cabida en ella.

Actividad 18

Crear un formulario sin asistente

Instrucciones: a continuación se le presentan una serie de pasos que debe de realizar para crear un

formulario de la tabla Zonas de la base de datos CursoAccess01:

1. Abra la base de datos. 2. Seleccione la pestaña Formularios, y haga

clic en Nuevo.

3. Seleccione de la ventana nuevo formulario en vista de diseño y la tabla donde procedan los datos (Zonas)

Figura 89

Vista de diseño del formulario en blanco con los campos de la tabla Zonas para agregar

4. Ubique los campos de la tabla arrastrándolos de la tabla Zonas a la posición del área de diseño del formulario.

5. Modifique el tamaño y posición de las etiquetas y campos como se muestra en la siguiente figura:

Figura 90

Diseño final del formulario

6. Guarde el formulario con el nombre de “INGRESO DE ZONAS”.

MS ACCESS 92

FORMULARIOS

Actividad 19

Seleccionar y cambiar el tamaño de una sección del formulario

Instrucciones: modifique el formulario “INGRESO DE ZONAS” de la base de datos CursoAccess01, de acuerdo a los siguientes pasos:

1. Haga clic en Formularios de la ventana de base de datos.

2. Haga doble clic en el formulario INGRESO DE ZONAS.

3. Haga clic en el botón Vista en la barra de herramientas Vista Formulario para cambiar a la vista de diseño.

4. Haga clic en la barra de sección Detalle para seleccionar la sección. Observe que se resalta al seleccionarla.

5. Mueva el cursor a la parte superior de

esa barra de sección hasta que el puntero cambie a una cruz con flechas arriba y abajo.

6. Arrastre la barra de sección ligeramente hacia abajo. Así es cómo se cambia el tamaño de una sección.

7. Haga clic en el control Zona para seleccionarlo. Observe que aparecen asas cuadradas de color negro alrededor del control. (La etiqueta también está seleccionada porque tanto la etiqueta como el control se mueven a la vez, excepto si se arrastra uno de ellos por separado con el asa cuadrada más grande)

8. Haga clic en el fondo del formulario para cambiar la selección del control a una sección.

Actividad 20

Cambiar el orden de tabulación de los controles

Instrucciones: realice los siguientes pasos para cambiar el orden de tabulación de los controles de un formulario:

1. Abra el formulario ARTÍCULOS en vista de hoja, de la base de de dato CursoAcces01.

2. Presione la tecla TAB para moverse por el

formulario.

3. Haga clic en el botón Vista en la barra de herramientas Vista Formulario para cambiar a la vista de diseño.

4. Seleccione el menú Ver, haga clic en

Orden de tabulación.

5. Asegúrese de que está seleccionada la opción Detalle en Sección. En Orden personalizado, haga clic en la casilla de color gris que está situada a la izquierda de Precio para activarla. Vuelva a hacer clic en la casilla y arrastre el nombre del control arriba de Descripción.


7. Haga clic en el botón

Vista en la barra de herramientas Diseño del formulario para cambiar a la vista Formulario. Presione la tecla TAB para ver cómo ha cambiado el orden de tabulación.

MS ACCESS 93

FORMULARIOS

Actividad 21

Cambiar el tamaño de una sección y el color de fondo

Instrucciones: suponga que desea eliminar parte del espacio adicional que hay en la parte superior de un formulario. También desea agregar algún color a esa sección, realice estos pasos para hacerlo:

1. Abra la base de datos CursoAcces01. 2. Haga clic en Formularios y, a

continuación, haga doble clic en el formulario Artículos.

3. Haga clic en el botón Vista en la barra de herramientas Vista Formulario para cambiar a la vista Diseño.

4. Mueva el cursor a la parte superior de

la barra de sección Detalle hasta que el puntero cambie a una cruz con flechas arriba y abajo.

5. Arrastre hacia abajo la barra de

sección Detalle hasta que esté situada junto a la barra de sección Pie del formulario.

6. Inserta una etiqueta del cuadro de herramientas, y escriba dentro el texto “ARTÍCULOS QUE MANEJA LA EMPRESA”.

7. Haga clic en el fondo del formulario

para cambiar la selección, y seleccione de nuevo la etiqueta para aplicar el siguiente formato utilizando la barra de formato de informe o formulario:

• Subrayado

• Efecto especial sombreado

• Centrado el texto

8. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la sección Detalle del formulario y, a continuación, elija Propiedades.

9. Haga clic derecho sobre el fondo de la

sección detalle.

10. Seleccione color de fondo o relleno del menú contextual, y seleccione el color que prefiera.

11. Haga clic en el botón Vista en la barra de herramientas Diseño del formulario para ver los resultados.

3.7 ESTABLECER PROPIEDADES

En Microsoft Access se utilizan las propiedades para determinar las características de las tablas, consultas, campos, formularios e informes. Cada control de un formulario o informe tiene también propiedades. Las propiedades del control determinan su estructura, aspecto y comportamiento, así como las características del texto o los datos que contiene. Las propiedades se establecen mediante la hoja de propiedades.

Por ejemplo, puede decidir si el

formulario tiene botones al final para retroceder y avanzar por los registros. ¿Tiene el formulario

botones en la parte superior para minimizarlo, maximizarlo o cerrarlo? ¿Puede el usuario cambiar el tamaño de los botones? Todo esto depende de usted.

MS ACCESS 94

FORMULARIOS

Para establecer o cambiar las propiedades, abra el formulario en la vista de diseño y haga doble clic en el selector de formulario, el cuadro en el que hacen intersección las reglas. Aparece un cuadro de diálogo con opciones que puede seleccionar.

Para ver los detalles de cualquier propiedad, haga clic en el cuadro situado a la derecha del nombre de la propiedad y, a continuación, presione F1.

Figura 91

Al hacer doble clic en el selector de formulario y se abre un cuadro de diálogo en el que puede determinar la apariencia y el comportamiento general del formulario

Aunque ya se ha visto algunos ejemplos concretos de cómo establecer propiedades de distintos elementos de un formulario o del formulario en su totalidad, a continuación se describe cual es el procedimiento general a seguir para modificar propiedades.

Para establecer las propiedades de un formulario, sección o control.

1. Abra un formulario en la vista de diseño.

2. Realice una de las siguientes acciones:

• Para establecer las propiedades de un formulario, pulse dos veces en el selector de formularios para abrir la hoja de propiedades del formulario.

• Para establecer las propiedades de una sección de un formulario, pulse dos veces en el selector de secciones para abrir la hoja de propiedades del formulario.

• Para establecer las propiedades de un

control asegúrese de que el control esté seleccionado y pulse en Propiedades en la barra de herramientas. También puede pulsar dos veces directamente en un control.

3. En la hoja de propiedades, seleccione la

propiedad que desea establecer y, a continuación, realice una de las siguientes operaciones:

• Si aparece una flecha en el cuadro de la

propiedad, pulse y seleccione un valor de la lista.

• Escriba un valor o expresión en el cuadro de la propiedad.

• Si aparece un botón Generar junto al cuadro de la propiedad, pulse en él para presentar un generador o un

MS ACCESS 95

FORMULARIOS

cuadro de diálogo que contiene una lista de generadores. Por ejemplo, puede utilizar el Generador de consultas para cambiar el diseño de la consulta base de un formulario.

4.

n y elija Zoom) para abrir el cuadro Zoom.

5. dades, pulse

en la propiedad y después F1.

ste al contenido, guiendo e

1. formulario en la vista de

formulario.

2. tar al formulario en el menú ventana.

3.

s para guardar el tamaño del formulario.

Actividad 22

onfigurar propiedades de un formulario

propiedades, de acu

. Abra el formulario en vista de diseño.

2. Seleccione el menú Ver propiedades.

3. lario como se muestra en la siguiente tabla:

Si necesita más espacio para introducir o modificar una configuración de propiedades, pulse Mayús+F2 (o pulse con el botón secundario del rató

Para obtener ayuda acerca de cualquier propiedad de la hoja de propie

Se puede cambiar el tamaño de un formulario y conseguir que se ajusi stos pasos:

Abra un

Elija ajus

Pulse en guardar en la barra de herramienta

C

Instrucciones: utilizando el formulario ARTÍCULOS, configure las

erdo a los siguientes pasos:

1

Configurar las propiedades del formu

Propiedad Condición

Selectores de registros. No.

Estilo de bordes. Fino.

Barra de desplazamiento. Sólo horizontal.

Botón de maximizar y minimizar. Ninguno.

Tabla 15 Propiedades del formulario

4. Cierra la ventana de propiedades 5. Guarde cambios.

Actividad 23

Crear formularios para consultas

Instrucciones: diseñe formularios para consultas aplicando cada uno de los siguientes pasos:

1. Diseñe una consulta de selección que presente de la tabla Artículos todos sus campos de aquellos que el articulo sea el 00001.

2. Guarde la consulta con el nombre

IDENTIFICACIÓN DEL ARTÍCULO.

3. Cree un formulario de tipo simple para la consulta anterior.

4. Modifique el aspecto del título del

formulario añadiendo colores, bordes y cambiando el tipo de letra.

5. Añada 2 registros a la tabla Artículos a

través del formulario.

6. Guarde el formulario con el nombre IDENTIFICACIÓN DEL ARTÍCULO.

MS ACCESS 96

FORMULARIOS

7. Compruebe que los registros que ha añadido se encuentran en la tabla.

8. Modifique la consulta que había creado

para que pregunte cada vez entre el primer y el último artículo que desea ver.

9. Abra el formulario y comprueba que

muestra los códigos de artículos que se está pidiendo.

10. Ordene dentro del formulario los registros

por la descripción.

11. Ordene los registros por el Precio.

12. Cierra el formulario.

MS ACCESS 97

FORMULARIOS

RESUMEN Los formularios son un tipo de objeto de Access que pueden utilizarse para diferentes fines, aunque una de sus utilidades principales es la creación de diseños personalizados para la entrada y visualización de datos de las tablas.

Un formulario puede crearse de tres formas: autoformulario, utilizando un asistente basándose en una o varias tablas o consultas y en la vista de diseño. El asistente acelera el proceso de creación de un formulario, ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico, en el que normalmente se invierte una buena cantidad de tiempo.

La ventana de diseño es sólo una de las tres opciones de vistas que existe para un formulario. Las otras dos son: vista de formulario y vista hoja de datos. Para cambiar entre vistas no tiene más que pulsar en el botón vista de la barra de herramientas. En la vista hoja de datos puede ver los registros en formato de filas y columnas, y así puede visualizar muchos registros al mismo tiempo. En la vista formularios puede ver los registros de uno en uno.

En general, la tarea de diseño de un formulario se basa en las siguientes acciones: utilizar la barra de herramientas y el menú Formato, alinear los controles con las reglas, situar los controles en la sección Detalle o en cualquier otra sección del formulario y utilizar el cuadro de herramientas para agregar controles, cuadros de edición, etiquetas, casillas de verificación, etc.

Los controles son elementos de los formularios que la mayoría de los usuarios ven y con los que trabajan. Pueden mostrar datos o admitir la especificación de datos. Permiten realizar cálculos con los datos y pueden mostrar mensajes.

Microsoft Access se utiliza las propiedades para determinar las características de las tablas, consultas, campos, formularios e informes.

Cada control de un formulario o informe tiene también propiedades. En este capítulo también se abordo los filtros como selección de algunos elementos de una tabla o de un formulario. Existen tres clases de filtros: selección, por formulario y orden avanzado. Los comandos o botones de buscar, reemplazar y ordenar de la barra de herramienta o menús resultan prácticos para la búsqueda de datos en una tabla. Es una forma muy sencilla de buscar datos y realizar modificaciones dentro de una tabla.

MS ACCESS 98

FORMULARIOS

EVALUACIÓN INSTRUCCIONES: A continuación encontrará una serie de enunciados con cuatro opciones de repuesta, subraye la correcta de acuerdo a los contenidos estudiados.

1. Tipo de objeto que permite recuperar un subconjunto de registros de una tabla o consulta para visualizar o modificar dichos datos:

A) Macro B) Filtro C) Formulario D) Informe

2. Tipo de objeto que permite la introducción de datos en las tablas de una forma más sencilla y más limpia:

A) Consulta B) Informe C) Formulario D) Macro

3. Tipo de autoformulario que agrega campos, arrastrándolos desde la lista de campos a las distintas áreas de la vista:

A) Hoja de datos B) Tabla dinámica C) Columnas D) Gráfico dinámico

4. Vista de formulario donde se introducen datos como si se tratara de una hoja de cálculo.

A) Diseño B) Formulario C) Hoja de datos D) Edición

5. Objeto gráfico que se utiliza como

vínculo entre un formulario y su origen de registros:

A) Botón B) Control C) Icono D) objeto

6. Sección de un formulario situado en la parte superior:

A) Detalle B) Encabezado del formulario C) Encabezado de página D) Pie del formulario

7. Propiedad del formulario que especifica si se muestra o no un pequeño cuadro o barra colocado a la izquierda de un registro en el que se puede hacer clic para desplazarse entre registros:

A) Barra de desplazamiento B) Separadores de registro C) Botones de desplazamiento D) Cuadro de control

8. Propiedad de un formulario donde se especifica si aparecen o no las barras de desplazamiento:

A) Cuadro de control B) Actualización C) Barra de menús D) Barras de desplazamiento

9. Botón que se utiliza para crear un formulario en vista de diseño:

A)

B) C)

D)

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FORMULARIOS

10. Menú donde se encuentra la opción para crear un filtro u orden avanzado:

A) Herramientas B) Formato C) Edición D) Registros

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FORMULARIOS

INFORMES

MS ACCESS 102

CAPÍTULO 4

INFORMES

Objetivos del capítulo El estudio del contenido de este capítulo, contribuirá a que usted adquiera las competencias para:

• Crear informes en una base de datos con o sin asistente, de acuerdo a

procedimiento técnico.

• Personalizar un informe en vista de diseño de acuerdo a

procedimiento técnico y herramientas del programa.

• Crear informes para impresión, de acuerdo a procedimiento técnico.

INFORMES

4.1 INTRODUCCIÓN A LOS INFORMES

Access dispone de una potente herramienta, los formularios, que permiten obtener presentaciones en pantalla realmente impactantes para la introducción o examen de los datos de una tabla o consulta. Sin embargo, aunque los formularios solucionan completamente el problema de presentar los datos en pantalla para su mantenimiento interno, no ofrecen métodos eficaces para realizar la impresión de la información en papel. Esto es precisamente lo que se consigue con los informes.

Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. Con los informes se puede controlar el tamaño y aspecto de todos los elementos que aparecen en el mismo, lo que permite determinar con total

exactitud la forma en que ha de presentarse la información en pantalla o en las páginas impresas. Se pueden utilizar informes para crear etiquetas de correo, agregar logotipos o imágenes, agrupar registros en categorías, calcular totales o incluso representar dichos totales en un gráfico. La mayor parte de la información en un informe proviene de una tabla o consulta, que es el origen de los datos del informe. El resto de la información es estática, no variable y se almacena como parte del diseño del mismo. Los informes son una manera excelente de organizar y presentar los datos de una base de datos de Microsoft Access. Los informes permiten aplicar formato a los datos dando lugar a un diseño atractivo e informativo en la pantalla o en las copias impresas.

Figura 92

Los informes pueden proporcionar mayor utilidad a los datos

Un informe se compone de controles. Algunos controles, como los cuadros de texto, muestran datos. Otros son elementos decorativos, como las líneas de separación o los logotipos de las compañías. Un informe puede componerse de páginas y títulos. Una página puede contener varios títulos que agrupan datos, o un título puede incluir datos que ocupan varias páginas. Un informe contiene datos. Los datos de una base de datos se componen de campos y registros. Un campo, que se muestra en las tablas como una columna, es una solo categoría de hechos que pueden aplicarse a cada registro. Un registro, que se muestra en las tablas como una fila, es un conjunto de hechos acerca de una persona determinada o un elemento en particular. Para crear un informe, como es costumbre en Access, existen dos alternativas, utilizar un asistente que se encargue de automatizar el proceso y guiarle paso a paso durante el desarrollo del mismo, o bien crearlo desde el principio, manualmente, recurriendo a la correspondiente ventana de diseño.

MS ACCESS 103

INFORMES

Figura 93

Existen numerosas maneras de crear un informe

El asistente acelera el proceso de creación de un informe, ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico, en el que normalmente se invierte una buena cantidad de tiempo. Cuando se utiliza un asistente para informes, Microsoft Access solicita información al usuario acerca del tipo de informe que desea conseguir y crea un diseño basado en dicha información. Aunque tenga experiencia en la creación de informes, puede que desee utilizar un asistente para informes para organizar rápidamente todos los controles en el informe y proceder después a cambiar a la vista de diseño para introducir modificaciones menores que sirvan para terminar de personalizar el diseño básico creado.

4.2 CREAR UN AUTOINFORME

Existe una fórmula aún más rápida y cómoda incluso que el asistente para crear un informe predeterminado. Se trata de la característica autoinforme. Autoinforme crea un informe en el que se presentan todos los campos y registros de la tabla o consulta seleccionada.

Siga estos pasos para utilizar la característica autoinforme:

1. Seleccione un objeto de la base de datos al cual desee crear un autoinforme. Por ejemplo puede seleccionar una tabla.

2. Haga clic en el botón autoinforme de la

barra de herramientas estándar, como se muestra en la siguiente figura:

Figura 94

Selección de Autoinforme

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INFORMES

4.3 CREAR UN INFORME DE COLUMNA

En el informe tipo columna cada campo aparece en una línea distinta con una etiqueta a su izquierda. Siga estos pasos para utilizar la característica autoinforme:

1. Active el objeto Informes en la ventana base de datos.

2. Pulse en nuevo, para acceder al cuadro de

diálogo Nuevo informe.

3. Seleccione el tipo de informe columnas.

4. Seleccione en la lista de la parte inferior la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe.

Figura 95

Ventana que le permite seleccionar el tipo de informe y el objeto de donde proceden los datos

5. Pulse en aceptar.

A continuación se desplegará el informe en vista previa y una barra de herramientas como se muestra en la siguiente figura:

Figura 96 Barra de herramientas vista preliminar

Si desea imprimir el informe presione un clic en el icono de la impresora, así también puede cerrar la vista preliminar seleccionando el botón cerrar.

INFORMES

En la siguiente figura se muestra el informe creado:

Figura 97

Vista de columna del informe

Si desea guardar el informe haga clic en el icono de

guardar una vez cerrado la vista preliminar. También se puede crear un informe de una sola columna basado en la tabla o consulta abierta o en la tabla o consulta seleccionada en la ventana base de datos. Elija autoinforme en el menú insertar, o en la lista emergente que aparece al pulsar en la flecha del botón Nuevo Objeto, en la barra de herramientas.

Los informes creados con este método sólo constan de registros de detalle, y no incluyen encabezado de informe ni encabezado de página ni pie de página.

4.4 CREAR UN INFORME TABULAR

En un informe tabular los campos de cada registro aparecen en una línea y las etiquetas se imprimen una vez en la parte superior de cada página. Siga estos pasos para utilizar la característica autoinforme:


2. Pulse en nuevo, para acceder al cuadro de

diálogo Nuevo informe.

3. Seleccione el tipo de informe tablas.

4. Seleccione en la lista de la parte inferior la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe.

Figura 98

Ventana que le permite seleccionar el tipo de informe y el objeto de donde proceden los datos 6. Pulse en aceptar.

MS ACCESS 106

INFORMES

En la siguiente figura se muestra el informe creado:

Figura 99

Vista tipo tabla del informe

Actividad 24

Crear base de datos

Instrucciones: Diseñe una base de datos para el manejo de informes, de acuerdo a los siguientes pasos:

1. Cree una base de datos nueva y guárdela con el nombre de CursoAccess02.

2. Cree la siguiente tabla de datos e ingrese 8 registros:

Nombre del producto Tipo de datos

IdProducto Autonumérico

NombreProducto Texto

IdCategoría Número

PrecioUnidad Modena

UnidadesEnExistencia Número

UnidadesEnPedido Número

Suspendido Sí/No

Tabla 16 Campos y tipos de datos de tabla Productos

Id. de producto

Nombre de producto Proveedor Categoría Precio

por unidad

Unidades en

existencia

Unidades pedidas

Suspendido

1 Té Dharamsala Exotic Liquids Bebidas Q18.00 39 0 No

2 Cerveza tibetana Barley Exotic Liquids Bebidas Q19.00 17 40 No

3 Sirope de regaliz Exotic Liquids Condimentos Q10.00 13 70 No

4 Especias Cajun del chef Anton New Orleans Cajun Delights

Condimentos Q22.00 53 0 No

5 Mezcla Gumbo del chef Anton New Orleans Cajun Delights

Condimentos Q21.35 0 0 Sí

6 Mermelada de grosellas de la abuela Grandma Kelly's Homestead


7 Peras secas orgánicas del tío Bob Grandma Kelly's Homestead

Frutas/Verduras Q30.00 15 0 No

8 Salsa de arándanos Northwoods Grandma Kelly's Homestead


Tabla 17 Registros de la tabla Productos

MS ACCESS 107

INFORMES


Nombre del campo Tipo de datos

IdProveedor Autonumérico

NombreCompañía Texto

NombreContacto Texto

Dirección Texto

Ciudad Texto

País Texto

Teléfono Texto

Tabla 18 Campos y tipos de datos de tabla Proveedores

Id. de proveedor

Nombre de compañía Nombre del contacto Dirección Ciudad País Teléfono

1 Exotic Liquids Charlotte Cooper 49 Gilbert St. Londres Reino Unido (171) 555-2222

2 New Orleans Cajun Delights Shelley Burke P.O. Box 78934 New Orleans

Estados Unidos

(100) 555-4822

3 Grandma Kelly's Homestead Regina Murphy 707 Oxford Rd. Ann Arbor Estados Unidos

(313) 555-5735

4 Tokyo Traders Yoshi Nagase 9-8 Sekimai Musashino-shi

Tokyo Japón (03) 3555-5011

5 Cooperativa de Quesos 'Las Cabras'

Antonio del Valle Saavedra

Calle del Rosal 4 Oviedo España (98) 598 76 54

6 Mayumi's Mayumi Ohno 92 Setsuko Chuo-ku Osaka Japón (06) 431-7877

7 Pavlova, Ltd. Ian Devling 74 Rose St. Moonie Ponds

Melbourne Australia (03) 444-2343

8 Specialty Biscuits, Ltd. Peter Wilson 29 King's Way Manchester Reino Unido (161) 555-4448

Tabla 19 Registros de la tabla Proveedores



IdCategoría Autonumérico

NombreCategoría Texto

Descripción Memo

Imagen Objeto OLE

Tabla 20

Campos y tipos de datos de tabla Categorías.

MS ACCESS 108

INFORMES

Id. de categoría Nombre de categoría Descripción Imagen

1 Bebidas Gaseosas, café, té, cervezas y maltas

2 Condimentos Salsas dulces y picantes, delicias, comida para untar y aderezos

3 Repostería Postres, dulces y pan dulce

4 Lácteos Quesos

5 Granos/Cereales Pan, galletas, pasta y cereales

6 Carnes Carnes preparadas

7 Frutas/Verduras Frutas secas y queso de soja

8 Pescado/Marisco Pescados, mariscos y algas

Tabla 21 Registros de la tabla Categorías



IdCliente Texto

NombreCompañía Texto

NombreContacto Texto

Dirección Texto

Ciudad Texto

País Texto

Teléfono Texto

Tabla 22 Campos y tipos de datos de la tabla Clientes

Id. de cliente Nombre de compañía Nombre del contacto Dirección Ciudad País Teléfono

ALFKI Alfreds Futterkiste Maria Anders Obere Str. 57 Berlín Alemania 030-0074321

ANATR Ana Trujillo Emparedados y helados Ana Trujillo Avda. de la Constitución 2222 México D.F. México (5) 555-4729

ANTON Antonio Moreno Taquería Antonio Moreno Mataderos 2312 México D.F. México (5) 555-3932

AROUT Around the Horn Thomas Hardy 120 Hanover Sq. Londres Reino Unido (71) 555-7788

BERGS Berglunds snabbköp Christina Berglund Berguvsvägen 8 Luleå Suecia 0921-12 34 65

BLAUS Blauer See Delikatessen Hanna Moos Forsterstr. 57 Mannheim Alemania 0621-08460

BLONP Blondel père et fils Frédérique Citeaux 24, place Kléber Estrasburgo Francia 88.60.15.31

BOLID Bólido Comidas preparadas Martín Sommer C/ Araquil, 67 Madrid España (91) 555 22 82

Tabla 23 Registros de la tabla Clientes

6. Establezca las relaciones como se muestra en la siguiente figura:

MS ACCESS 109

INFORMES

Figura 100

Relaciones de las tablas de la base de datos CursoAccess02

7. Cree una consulta que despliegue los productos por categoría, como se muestra en la siguiente figura:

Figura 101

Vista de diseño de la consulta

8. Guarde la consulta con el nombre “Consulta de productos por categoría”.

Actividad 25

Crear un informe

Instrucciones: a continuación se le presentan una serie de pasos que debe de realizar para crear un informe en columnas y en tablas con los mismos datos:

1. Haga clic en el objeto Informes de la

base de datos CursoAccess02.

2. Haga clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas base de datos y, a continuación, haga clic en Autoinforme: en columnas.

3. Elija la tabla Categorías como

origen de datos del informe en la lista desplegable y, a continuación, haga clic en aceptar.

MS ACCESS 110

INFORMES

4. Haga clic en las flechas situadas en la parte inferior del informe para desplazarse por sus páginas cuando aparezca el informe.

Fi

Figura 102 Observe la forma en que está estructurado el informe.

Los nombres de campo (como Id. de categoría y descripción) se repiten para cada categoría.

5. Haga clic en el menú Archivo guardar. Asigne al informe el nombre Autoinforme en columnas de categorías de modo que pueda referirse a él más adelante. Cuando haya terminado, cierre el informe.

6. Repita los pasos 1 a 4, pero esta vez

seleccione Autoinforme: en tablas. Observe el informe que aparece y fíjese en las diferencias entre las estructuras de los dos tipos de autoinforme.

En el informe en tablas, los nombres de campo aparecen como títulos en la parte superior de cada página.

7. Guarde este informe como Informe

en tablas de categorías y ciérrelo cuando haya terminado.

4.5 CREAR UN INFORME

DE ETIQUETAS Una de las aplicaciones típicas de los informes es crear etiquetas de correo y de otros tipos. Siga estos pasos para diseñar un informe de esas características:

1. Active la ficha Informes en la ventana de base de datos.

2. Pulse en el botón nuevo para acceder al

cuadro de diálogo Nuevo informe. 3. Elija Asistente para etiquetas en el

cuadro de diálogo nuevo informe.

Figura 103

Ventana que permite seleccionar el tipo de informe

MS ACCESS 111

INFORMES

4. Seleccione en la parte inferior del cuadro de diálogo la tabla o consulta que contiene los datos en las etiquetas y pulse en aceptar. Esto hará aparecer la primera página del asistente para etiquetas.

5. Siga las instrucciones de los cuadros de

diálogo del asistente.

Figura 104

Selección del tamaño de etiqueta

6. Seleccione el formato de las etiquetas, los atributos de las fuentes utilizadas y haga clic en siguiente.

Figura 105

Formato de etiquetas

7. Defina la configuración de los campos en la etiqueta prototipo.

MS ACCESS 112

INFORMES

Figura 106

Seleccione los campos que desea incluir

8. Selecciones el tipo de ordenación para los

registros en base a uno o varios campos.

9. Asigne un nombre al informe para etiquetas y elija entre obtener una vista previa de las mismas, o bien ir directamente a la ventana de diseño para modificar su estructura.

Figura 107

Escribar nombre al informe

10. Haga clic en finalizar.

MS ACCESS 113

INFORMES

4.6 ASISTENTE PARA INFORMES

Utilizar el asistente para informes es la forma más simple y rápida de crear un informe que combine datos de más de una tabla. Como se dijo anteriormente, el asistente para informes acelera el proceso de creación de un informe porque realiza automáticamente todo el trabajo básico. En la primera pantalla del asistente para informe puede seleccionar los campos que desea incluir en el informe. Estos campos pueden proceder de una o de varias tablas.

Vea a continuación cuales son los pasos para crear un informe a partir del asistente:


2. Pulse en el botón nuevo para acceder al cuadro de diálogo Nuevo informe.

3. En el cuadro de diálogo nuevo informe, elija la opción Asistente para informes.

4. Seleccione en la parte inferior la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe. Access utiliza esa tabla o consulta como el origen de datos predeterminado para el informe. Sin embargo, puede cambiar el origen de datos del asistente y seleccionar campos de otras tablas y consultas.

5. Pulse en aceptar para hacer aparecer el primer cuadro de diálogo del asistente.

6. Seleccione en la lista Tablas/Consultas la tabla o consulta de donde desea tomar los datos. Verá en la lista campos disponibles todos los campos existentes en la tabla o consulta seleccionada. Utilice los botones agregar (>), agregar todos (>>), quitar (<) y quitar todos (<<) para determinar los campos que han de pasar a la lista campos seleccionados.

Figura 108

El asistente le hace preguntas y actúa en función de sus respuestas

7. Repita el paso 5 para seleccionar campos

adicionales existentes en otras tablas o consultas y pulse después en el botón siguiente.

8. Elija un tipo de ordenación para los

registros (basado hasta en cuatro campos diferentes), tipo básico de diseño (en columnas, tabular o justificado), orientación (vertical u horizontal), así como un estilo de presentación, en una lista de estilos predefinidos (utilice la ventana de muestra de la izquierda para hacerse una idea de a qué corresponde cada una de las opciones) en las siguientes páginas del asistente.

9. Especifique el nombre que desea asignar al

informe, así como determine si desea obtener una vista previa del informe, o bien abrirlo en la ventana de diseño para modificar la estructura creada por el asistente.

10. Elija la opción apropiada y pulse en

Terminar.

MS ACCESS 114

INFORMES

Figura 109

Vista previa del informe creado

Actividad 26

Utilizar el asistente para informes

Instrucciones: cree un informe a partir de la tabla categorías de la base de datos CursoAccess02, de modo que podrá ver cómo el asistente para informes le proporciona mayor control sobre la organización y el formato del informe, siga estos pasos:

1. Haga clic en el objeto Informes de la ventana base de datos.

2. Haga doble clic en Crear un informe

utilizando el asistente.

3. Asegúrese de que está seleccionada la opción Tabla: Categorías, en el cuadro Tablas/Consultas.

4. Haga clic en las flechas dobles >> para mover todos los campos desde la columna Campos disponibles hasta la columna Campos seleccionados. (Si no desea incluir todos los campos, puede usar la flecha simple > para agregar sólo los que desee. Puede usar la flecha simple < para quitar campos de Campos seleccionados) Haga clic en siguiente.

5. Haga clic en siguiente, en la pantalla en la que se le pregunta por los niveles de agrupamiento.

6. Seleccione NombreCategoría en el número de cuadro 1, en la pantalla de ordenación (deberá hacer clic en la flecha para verlo), a fin de ordenar las categorías por orden alfabético. El botón ascendente debe mostrarse de manera predeterminada. Si aparece descendente, haga clic en dicho botón para cambiar al orden ascendente. Haga clic en siguiente.

7. Haga clic En columnas debajo de distribución. A continuación, haga clic en Tabular en la pantalla de distribución. Observe las diferencias entre estos dos estilos, que se parecen a las opciones de distribución de los autoinformes.

8. Haga clic en Justificado bajo distribución. La distribución justificada organiza los datos en bloques. Haga clic en siguiente.

9. Haga clic en los diversos estilos para obtener una vista previa de los ejemplos y, a continuación, haga clic en el estilo Casual en la pantalla de estilos. Haga clic en siguiente.

10. Asigne al informe el nombre “Informe del asistente Categorías” y, a continuación, haga clic en finalizar. Observe el informe y ciérrelo cuando haya terminado.

MS ACCESS 115

INFORMES

Actividad 27

Crear informe

Instrucciones: cree un informe utilizado el asistente para las tablas Productos y Categorías de la base de datos CursoAccess02, realice cada uno de los siguientes pasos:

1. Abra el asistente para formularios. 2. Seleccione de las tabla Productos y

Categorías los campos como se muestra en la siguiente figura:

Figura 110

Campos seleccionado para informe

3. Seleccione que desea ver los datos por

categoría. 4. Ordene los registros por el campo

“NombreProducto” de forma ascendente.

5. Seleccione la distribución en alinear a la

izquierda 1.

6. Aplique el estilo corporativo.

7. Guarde el formulario con el nombre de “Productos por categoría”.

4.7 CREAR UN INFORME DESDE CERO

Si bien el autoinforme y el asistente para informes son dos formas excelentes de crear un informe, quizás desee personalizar los informes que crean para ajustarlos a sus necesidades y preferencias. La vista de diseño permite realizar cambios, desde cambios en el origen de datos subyacente hasta cambios en el color del texto. Si desea tener libertad y control totales desde el inicio, quizás le guste coser sin patrón o cocinar sin receta; le gustará crear los informes en la vista de diseño. La vista de diseño incluye un cuadro de herramientas desde el cual se arrastran los controles seleccionados, que se organizan en una cuadrícula. Los controles pueden estar enlazados a los datos de una base de datos, mostrándolos directamente. O bien, puede tratarse de controles no enlazados; es decir, sin vínculo al origen de datos. Los controles de texto descriptivo, líneas de división, logotipos de productos y otros controles decorativos suelen ser controles no enlazados.

Figura 111

Cuadro de herramientas y vista de diseño del informe

MS ACCESS 116

INFORMES

Si ninguna de las opciones para la creación automática de informes resultara apropiada para sus necesidades, o bien deseara acudir a la ventana de diseño para modificar la estructura u organización de informes creados por el asistente o de autoinforme, siga estos pasos: 1. Active el objeto Informes en la ventana

base de datos. 2. Pulse en el botón nuevo para acceder al

cuadro de diálogo Nuevo Informe.

3. Elija vista diseño en el cuadro de diálogo nuevo informe.

4. Lleve a cabo una de las siguientes acciones,

dependiendo del tipo de informe que se dispone a crear:

• Elija el nombre de la tabla o consulta

que contiene los datos en los que desea basar el informe.

• Si desea crear un informe que utilice datos de más de una tabla, base su informe en una consulta.

• Si desea confeccionar un informe independiente, no seleccione nada de esta lista.

5. Pulse en aceptar. Microsoft Access presenta la ventana informe en la vista de diseño, junto con el cuadro de herramientas.

4.7.1 PERSONALIZACIÓN

BÁSICA Una vez diseñada la estructura básica del informe, puede utilizar la vista de diseño para personalizarla introduciendo, quitando o modificando elementos. También puede utilizar las herramientas de la ventana de diseño para construir un informe desde el principio.

Un informe es un objeto de Access. Los informes no guardan información, sólo son una presentación gráfica de los datos contenidos en tablas o los hallados en

consultas. Esta presentación gráfica está orientada a la impresión de los datos. El diseño puede ser en columnas o en etiquetas, dependiendo de la utilidad que se le vaya a dar al impreso.

En general, la tarea de diseño de un informe se basa en las siguientes acciones:

• Utilizar la barra de herramientas y el menú formato para cambiar las fuentes, alinear el texto, cambiar el ancho de bordes o líneas y aplicar diferentes colores o efectos especiales.

• Alinear los controles con las reglas. • Situar los controles en la sección detalle o en

cualquier otra sección del informe. • Utilizar el cuadro de herramientas para

agregar controles, cuadros de edición, etiquetas, casillas de verificación, etc.

En lo referente al cambio de aspecto de un informe existen las siguientes reglas básicas:

• Puede cambiar la apariencia de un informe completo o simplemente de alguna de sus partes.

• Para cambiar la fuente, el tamaño de fuente y el grosor de línea para todo el texto y líneas del informe al mismo tiempo, haga clic en autoformato en la barra de herramientas.

• Para cambiar la apariencia de un control, como por ejemplo un rótulo, pulse en el control para seleccionarlo. A continuación, seleccione una fuente distinta, otro tamaño de fuente u otras opciones de formato en la barra de herramientas formato.

• Para cambiar el formato de presentación de los datos en un control, por ejemplo una caja de texto, seleccione el control y pulse en el botón Propiedades de la barra de herramientas para acceder a la correspondiente hoja de propiedades.

MS ACCESS 117

INFORMES

El número de opciones disponibles a la hora de personalizar el diseño general y los controles específicos de un informe es realmente impresionante. El control último sobre el aspecto y funcionalidad de los objetos de la ventana de diseño se encuentra en las hojas de propiedades de los objetos (el propio informe es un objeto más) Quizás desee cambiar la estructura del informe, por ejemplo, para agrupar los datos por título o separar

las distintas partes del informe. O quizás desee que tenga otra apariencia, más casual o compacto, o con nuevos colores o letras. Es en la vista de diseño donde se agregan secciones, se agrupan los datos, se establecen las propiedades del informe para controlar la apariencia y el comportamiento, se cambia el tamaño de las distintas partes de un informe o se modifica el formato del informe.

Figura 112

Cambie la apariencia de los títulos y otro tipo de texto (1). Agregue, quite o cambie el tamaño de las secciones (2)

Los informes tienen varios tipos de sección:

• Secciones de encabezado. Las secciones de encabezado contienen información que aparece en la parte superior del informe o en la parte superior de cada página del informe.

• El encabezado del informe. Aparece una sola vez, al principio del informe. El contenido que va a aparecer en la parte superior del informe (como el nombre de la compañía, la dirección y el logotipo) debe formar parte del encabezado del informe.

• Pie de página. El pie de página aparece en cada página. El pie del informe aparece una sola vez, al final del informe. La sección del pie de página puede contener el número de página; la sección del pie del informe puede contener la conclusión, como un total.

• El encabezado de página. Aparece en cada página del informe. El contenido que va a aparecer en la parte superior de cada

página, como los nombres de las columnas, debe formar parte del encabezado de página.

• Detalle. La sección de detalle contiene la mayor parte de la información de un informe. Por ejemplo, la sección de detalle de una factura muestra todos los elementos individuales adquiridos y su precio.

Para dar formato a un informe o control utilizando formatos predefinidos se utiliza el siguiente procedimiento:

MS ACCESS 118

INFORMES

1. Asegúrese de estar en la vista de diseño.

2. Realice uno de estas opciones:

• Si desea dar formato al informe

completo, pulse en el selector del informe.

• Si desea dar formato a una sección individual, pulse en el selector de sección (por ejemplo, encabezado o pie)

• Si desea dar formato a uno o más controles, selecciones los controles.

3. Pulse en el botón autoformato en la

barra de herramientas, para acceder al cuadro de diálogo autoformato.

4. Pulse en uno de los formatos

predefinidos.

5. Para aplicar atributos específicos (fuente, color o borde), pulse en Opciones.

La tarea principal en el diseño de informes se basa en añadir campos y controles a las distintas secciones que aparecen en la ventana. Para agregar campos del origen de registros del informe:

1. Pulse en Lista de campos, en la barra de herramientas, para obtener una lista de los campos disponibles en el origen de registros.

2. Pulse en el campo en la lista y arrástrelo

directamente al informe para crear un cuadro de texto que muestre el contenido del campo.

También puede agregar controles, tales como rótulos y botones de orden, usando el cuadro de herramientas. Existen dos alternativas: agregar controles con asistente o sin asistente.

• Para insertar un control, pulse en el elemento correspondiente en el cuadro de herramientas y después pulse o arrastre el puntero en el informe.

• Si prefiere usar un asistente para crear un control, asegúrese de que se encuentra pulsada la herramienta asistentes para controles en el cuadro de herramientas y pulse en la herramienta del control que desea crear.

Se puede cambiar un control de un tipo a otro diferente después de haberlo creado. Por ejemplo, puede cambiar un botón de opción a una casilla de verificación. Para cambiar un control a otro tipo:

1. Pulse en el control para seleccionarlo. 2. Elija cambiar en el menú formato.

3. Pulse en el nuevo tipo de control.

4.7.2 FORMATO Para ahorrar tiempo, se puede aplicar un formato previamente definido, denominado autoformato, a todo o parte de un informe. Asimismo se pueden aplicar diferentes autoformatos a distintas partes de un informe.

Un autoformato establece el estilo y el color del

eau Lopinpaa

MS ACCESS119

texto, los títulos y las líneas de división (por

jemplo, líneas entre secciones) El autoformato puede plicarse a todo el informe, una sección seleccionada o n solo control.

as opciones de autoformato son las mismas pciones de formato presentadas en el asistente ara informes. Si aplica un autoformato a un forme, dicho autoformato también se utilizará ara aplicar formato a todos los nuevos utoinformes hasta que realice otro cambio en utoformato.

INFORMES

Figura 113

Se pueden aplicar rápidamente varios formatos mediante autoformato

Si un autoformato no genera los resultados deseados, podrá adaptarlo aplicando un formato personalizado al informe en la vista de diseño. O bien, si crea un informe desde cero, podrá establecer las opciones de formato a medida que vaya creándolo.

Se pueden seleccionar el tamaño y la apariencia de las secciones y los controles de un informe. Es el usuario el que elige los colores de fondo, los bordes y los estilos de texto. Para ello, seleccione la sección o el control y, a continuación, haga clic en los botones deseados de la barra de herramientas formato (formulario o informe)

Figura 114

Haga clic en el botón negrita de la barra de herramientas formato de formulario o informe (1) Para aplicar formato al texto seleccionado en el informe (2)

MS ACCESS 120

INFORMES

4.8 ESTABLECER PROPIEDADES

En Microsoft Access se utilizan las propiedades para determinar las características de las tablas, consultas, campos, formularios e informes. Cada control de un formulario o informe tiene también propiedades. Las propiedades del control determinan su estructura, aspecto y comportamiento, así como las características del texto o los datos que contiene. Las propiedades se establecen mediante la hoja de propiedades.

Figura 115

Se pueden establecer numerosas propiedades para un informe, con el fin de cambiar cómo se ve o se imprime

Cada sección y cada control (por ejemplo, un cuadro de texto) de un informe también tienen propiedades. Para ver las propiedades de una sección, haga doble clic en el nombre de la sección o en el selector de secciones. Para establecer las propiedades de un informe, sección o control:

1. Abra un informe en la vista de diseño. 2. Realice una de las siguientes acciones:

• Para establecer las propiedades de un informe, pulse dos veces en el selector

de informes para abrir la hoja de propiedades del informe.

• Para establecer las propiedades de una sección de un informe, pulse dos veces en el selector de secciones para abrir la hoja de propiedades de la sección.

• Para establecer las propiedades de un control, asegúrese de que el control esté seleccionado y pulse en Propiedades en la barra de herramientas. También puede pulsar dos veces directamente en un control.

3. Seleccione la propiedad que desea

establecer en la hoja de propiedades y, a continuación, realice una de las siguientes operaciones:

• Si aparece una flecha en el cuadro

de la propiedad, pulse y seleccione un valor de la lista.

• Escriba un valor o expresión en el cuadro de la propiedad.

• Si aparece un botón Generar junto al cuadro de la propiedad, pulse en él para presentar un generador o un cuadro de diálogo que contienen una lista de generadores. Por ejemplo, puede utilizar el Generador de consultas para cambiar el diseño de la consulta base de un informe.

4. Pulse MAYÚ+F2 (o pulse con el botón

secundario del ratón y elija Zoom) para abrir el cuadro Zoom, si necesita más espacio para introducir o modificar una configuración de propiedades.

5. Para obtener ayuda acerca de cualquier

propiedad de la hoja de propiedades, pulse en la propiedad y después F1.

MS ACCESS 121

INFORMES

Actividad 28

Crear un informe desde cero

Instrucciones: cree un informe utilizado el asistente para las tablas Productos y Categorías de la base de datos CursoAccess02, realice cada uno de los siguientes pasos:

1. Abra el asistente para formularios. 2. Seleccione de las tabla Productos y

Categorías los campos como se muestra en la siguiente figura:

Figura 116

Campos seleccionado para informe

3. Seleccione que desea ver los datos por

categoría. 4. Ordene los registros por el campo

“NombreProducto” de forma ascendente.

5. Seleccione la distribución en alinear a la

izquierda 1.

6. Aplique el estilo corporativo.

7. Guarde el formulario con el nombre de “Productos por categoría”.

Actividad 29

Modificar un informe

Instrucciones: modifique el diseño del informe creado en la actividad anterior con el nombre de “Productos por categoría”, realice cada una de las operaciones que se describen en los siguientes pasos:

1. Abra el formulario en vista de diseño. 2. Seleccione la etiqueta y control Nombre

de categoría, y arrástrela hacia el centro de la hoja.

3. Aumente el tamaño horizontal de la

etiqueta y control Nombre de categoría para que se visualice por completo el nombre.

4. Aplique el siguiente formato a la etiqueta y

control Nombre de categoría:

• Tipo de letra Arial Black. • Tamaño 10. • Desactivar cursiva.

5. Seleccione el control “Unidades En Existencia” en la sección detalle, y aplique negrita y subrayado.

6. Aplique un relleno de color a la etiqueta del

encabezado del informe.

7. Haga clic en la sección detalle.

8. Haga clic en el botón ordenar y agrupar

. 9. Seleccione el orden descendente en el

campo “NombreProducto”, como se muestra en la siguiente figura:

MS ACCESS 122

INFORMES

Figura 117

Campos por los cuales se desea ordenar


Figura 118

Vista de diseño final del informe

MS ACCESS 123

INFORMES

RESUMEN Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. Con los informes se puede controlar el tamaño y aspecto de todos los elementos que aparecen en el mismo, lo que permite determinar con total exactitud la forma en que ha de presentarse la información en pantalla o en las páginas impresas. Se pueden utilizar informes para crear etiquetas de correo, agregar logotipos o imágenes, agrupar registros en categorías, calcular totales o incluso representar dichos totales en un gráfico. En Access existen dos alternativas, utilizar un asistente que se encargue de automatizar el proceso y guiarle paso a paso durante el desarrollo del mismo, o bien crearlo desde el principio, manualmente, recurriendo a la correspondiente ventana de diseño.

Utilizar el asistente para informes es la forma más simple y rápida de crear un informe que combine datos de más de una tabla. Los informes tienen varios tipos de sección: secciones de encabezado, encabezado del informe, encabezado de página, detalle y pie de página. En Microsoft Access se utilizan las propiedades para determinar las características de las tablas, consultas, campos, formularios e informes. Cada control de un formulario o informe tiene también propiedades.

Una macro es un conjunto de una o más acciones que realiza una operación determinada, como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botón de comando.

Una macro puede ser: enviar a impresión un informe de forma automática, abrir automáticamente un formulario, o una hoja de datos de una tabla, o ejecutar automáticamente una consulta.

MS ACCESS 124

INFORMES

EVALUACIÓN INSTRUCCIONES: A continuación encontrará una serie de enunciados con cuatro opciones de repuesta, subraye la correcta de acuerdo a los contenidos estudiados.

1. Tipo de objeto en Access que ofrece métodos eficaces para realizar la impresión de la información en papel:

A) Macro B) Filtro C) Formulario D) Informe

2. Elementos que se utilizan para determinar las características de las tablas, consultas, campos, formularios e informes:

A) Datos B) Evento C) Control D) Propiedades

3. Conjunto de una o más acciones que realiza una operación determinada, como abrir un formulario o imprimir un informe:

A) Macros B) Informe C) Tabla D) Formulario

4. Diseño de informe en donde cada campo aparece en una línea independiente con un rótulo situado a la izquierda: A) Autoinforme en tablas B) Asistente para etiquetas C) Autoinforme en columnas D) Asistente para gráficos

5. Sección del informe que aparece una

sola vez, al principio del informe:

A) Encabezado del informe B) Encabezado de página C) Detalle D) Pie de página

6. Sección del informe que contiene la mayor parte de la información:

A) Encabezado del formulario B) Encabezado de página C) Detalle D) Pie del formulario

7. Argumento de acción de un macro que permite seleccionar determinados registros de una tabla o consulta:

A) Nombre del filtro B) Vista C) Modo de la ventana D) Condición WHERE

8. Propiedad de un formulario donde se especifica si aparecen o no las barras de desplazamiento:

A) Cuadro de control B) Actualización C) Barra de menús D) Barras de desplazamiento

9. Botón que se utiliza para ordenar y agrupar los datos de un informe:

A)

B)

C)

D)

MS ACCESS 125

INFORMES

10. Menú donde se encuentra la opción para convertir un macro a Visual Basic:

A) Formato B) Edición C) Herramientas D) Registros

MS ACCESS 126

MS ACCESS 127

INFORMES

INFORMES

GLOSARIO

Asistentes para controles: Activa y desactiva los asistentes para controles. Utilice los asistentes para controles para que le ayuden a crear un control, como un botón de comando o un cuadro de

lista. En un formulario, existen asistentes adicionales para un cuadro combinado, un grupo de opciones, un subinforme o un subformulario. Autoformato: Aplica su elección de formatos predefinidos a un formulario o informe, como la imagen de fondo y las fuentes para los controles.

Botón generar: Presenta un generador para el elemento o la propiedad seleccionados. Microsoft Access sólo habilita este botón si hay un generador disponible para un elemento seleccionado (por ejemplo un nombre

de campo en la vista Diseño de tabla) o una propiedad (como una propiedad de máscara de entrada o una propiedad establecida con una expresión). Botón de comando: Se utiliza para realizar acciones; como encontrar o imprimir un registro o aplicar un filtro de formulario.

Casilla de verificación: Se utiliza como control independiente enlazado a un campo Sí/No de una base de datos de Microsoft Access o una columna Bit de un proyecto de Microsoft Access.

Cuadro de lista: Muestra una lista de valores desplazable. Cuando se abre un formulario en la vista Formulario o cuando se abre una página de acceso a datos en la vista Página o en Microsoft Internet Explorer, se puede seleccionar de la lista para introducir un valor en un nuevo registro o para cambiar un valor de un registro existente.

Cuadro de herramientas: Muestra u oculta el cuadro de herramientas. Utilice el cuadro de herramientas para crear controles en un formulario, informe o página de acceso a datos. Cuadro combinado: Combina las características de un cuadro de lista y un cuadro de texto. Se puede escribir en el cuadro de texto o seleccionar un elemento en el cuadro de lista para agregar un valor a un campo base.

Etiqueta: Control que muestra texto descriptivo, como un título o las instrucciones de un formulario, informe o página de acceso a datos. Las etiquetas de los formularios e informes pueden contener

hipervínculos, pero si éstos se encuentran en un informe, no se verán en Microsoft Access.

Propiedades: Muestra la hoja de propiedades del elemento seleccionado, como un campo de una tabla o un control de un formulario.

Relaciones: Muestra la ventana Relaciones de forma que pueda ver, modificar o definir relaciones entre tablas y consultas. Selector de campos: Cambia el tamaño de un campo o selecciona un campo de forma que se pueda, por ejemplo, copiar o mover. Para cambiar el tamaño de un campo, haga clic en el borde derecho del selector de campos

y arrástrelo hacia la izquierda o hacia la derecha. Subformulario subinforme: Se utiliza para mostrar los datos procedentes de más de una tabla en un formulario o informe.

AA

BB

CC

EE

PP

RR

SS

MS ACCESS 128

INFORMES

Tamaño bases de datos: Cada base de datos dispone de un tamaño para el volumen de datos y los ficheros asociados, necesarios para el uso del motor y los registros. El tamaño de

cada base de datos, independientemente del tipo está limitado a 40 Mbytes.

Ventana Base de datos: Muestra la ventana Base de datos, que enumera todos los objetos de la base de datos o proyecto de Microsoft Access actual.

TT

VV

MS ACCESS 129

INFORMES

BIBLIOGRAFÍA

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