Contract PerformanceFrom the Roots to the BranchesDenise K. Finn, CPPO, C.P.M., CPPBCathy Simonds, CPPO, CPPB

Agenda

• Introductions• Learning Objectives• What is a Contract?• A few real life stories• Contract Management – Who are the owners?• Checklists – Do you use them?• Contract Management Maturity Model• Q&A – Solution Sharing

Introductions

Denise K. Finn, CPPO, C.P.M., CPPBAssociate Director of PurchasingUniversity of Kentuckydenise.finn@uky.edu

Cathy Simonds, CPPO, CPPBClients Relations ManagerUniversity of MO‐System  simondsca@umkc.edu

Session Objectives

Attendees will learn what elements of a contract,  from pre‐award to administration, 

will support them in mitigating risk and identifying problem resolution 

What is a Contract?  

A legally binding obligation (promise), enforceable by law 

• Purchase, Lease, MOU

• Elements: »Pre‐Award; terms and conditions, responsibilities of each party, compliance requirements 

»Post‐Award; offer & acceptance, consent, capacity, legal

Life Stories – Ours and Yours

• Parking Lot Striping Services• Residential Life Custodial Services• Scientific Products, Supplies and Equipment• Others?

Contract Management‐ who are the Owners?

• Contract is written and agreed upon in collaboration with the department and vendor, based on the terms of the solicitation.

• Once in place, who manages what piece?» Procurement:Terms& Conditions

» DepartmentPerformance Requirements

Checklists

Do you use them? Some examples:

– 11‐point Contract Review Checklist– 12‐point Supplier Responsibility Checklist– 12‐point Supplier Quality Checklist– 13‐point Procurement Ethics Checklist– 19‐point Supply Risk Checklist– 20‐Point Proposal Evaluation Checklist– 21‐Point Negotiation Checklist

Source: Next Level Purchasing Association  http://nextlevelpurchasing.com

Contract Management Maturity Model 

• Level 1 Ad Hoc

• Level 2 Basic

• Level 3 Structured

• Level 4 Integrated

• Level 5 Optimized

Source:  Key to Performance Measurement; Dr. Rene G Rendon, Journal of Public Procurement

Contract Management Maturity Model 

LEVEL  Procurement Planning

Solicitation Planning

SolicitationSource Selection

Contract Administration

Contract Closeout

Level 5 Optimized

Level 4 Integrated

Level 3 Structured

Level 2 Basic

Level 1 Ad Hoc

Q&A – Solution Sharing

What tips can you share?