Embed Size (px)
DESCRIPTION
mof
Citation preview
Instituto Superior de Investigación y Desarrollo en Administración y Tecnología
CASO PRÁCTICOTÉCNICOS ESPECIALISTAS EN CÓMPUTO S.A.
TECSA
CARRERA: ADMISNITRACIÓN DE EMPRESAS
ALUMNO: HUAMANI ARIAS KATER
CURSO: RACIONALIZACIÓN II
PROFESOR: ARBAÑIL OROZCO, John
SECCIÓN: 30583 AA
AULA: 701 – Torre II
DICIEMBRE DEL 2014
TÉCNICOS ESPECIALISTAS EN COMPUTO S.A.
La empresa es cuestión ha ido creciendo en los últimos años, de una pequeña a otra empresa en crecimiento que es en la actualidad, su giro es el de la comercialización e importación de computadoras y accesorios en cómputo, además el de brindar servicios de mantenimiento y arreglo de todas estas máquinas.
En la parte directriz encontramos al dueño o propietario de la empresa que centraliza su administración, posee un asesor con especialidad en tributarismo y que por razones de tiempo tiene el apoyo y delega funciones en su asistente en encargarse en los trabajos operativos, mientras que el resto de las funciones orgánicas de la empresa es al nivel operativo.
El nivel operativo basa sus funciones en tres funciones generales:
a. Logística; cumple doble funcionamiento la importación y el almacenamiento de toda la mercadería que la empresa maneja para su comercialización y para los trabajos administrativos que realiza la empresa, cabe indicar que estas labores se hacen dinámica y rotativamente (2 turnos en el área de almacén)
b. Comercial, es un área dedicada exclusivamente a la comercialización y al tener su cartera de clientes ha ido creciendo y evolucionando rápidamente y con la importante ayuda de un especialista en marketing que le dan la facilidad de realizar sus funciones en su propio departamento, igualmente el área de publicidad. Existe un personal dedicado a recepcionar llamadas telefónicas y por internet que se deben reportar diariamente a un supervisor con respecto a sus labores diarias.
c. Financiera, esta área se dedica a distintas funciones una de ellas es los créditos y otra las cobranzas que de penden todas de la gerencia financiera.
POLITICAS DE LA EMPRESA
a. La comercialización se realiza de varias formas una es por internet, otra es directa, donde el cliente se acerca directamente a la empresa.
b. Cuando la venta se realiza y el cliente quiere comprar al crédito existe una previa coordinación con finanzas para ver si posee crédito.
c. Finanzas realiza un trabajo de coordinación diario con la gerencia general.d. Los gerentes de línea son personas de entera confianza del gerente general.e. Existe un software en el cual se registra toda la mercadería que ingresa a almacén, también para
la venta ya que hay información de comparaciones e indicativo de los cargos responsables para realizar los trabajos y de información para las auditorías que pueden realizarse.
f. Existen jefe de almacén, jefe de marketing, jefe de publicidad, jefe de compras, un contador.g. Toda acción operativa se hace con documentosh. Los jefes de cada área participan directamente en los procesos de trabajo básicamente firmando
documentos dando el visto bueno a la acción y también en las decisiones a tomarse en cada proceso
Se solicita lo siguiente:
1. Elaborar el organigrama de la empresa2. Elaborar el manual de organización y funciones de la empresa.3. Elaborar los diagramas de proceso de las áreas operativas de las unidades de línea
1. ORGANIGRAMA PROPUESTO
2. MOF PROPUESTO
Manual de Organización y Funciones – Técnicos Especialistas en Cómputo S.A.
Técnicos Especialistas en Cómputo Sociedad Anónima
MANUAL DE
ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES
( MOF )
INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Organización y Funciones (MOF) de Técnicos Especialistas en Cómputo
Sociedad Anónima – TECSA, se ha elaborado en concordancia con la necesidad que demanda la
evolución tecnológica, los cambios normativos en el sector informático y el crecimiento de la
Empresa.
En tal virtud el presente Manual de Organización y Funciones constituye un documento técnico-
normativo que presenta en forma clara y coherente la estructura orgánica interna de Técnicos
Especialistas en Cómputo Sociedad Anónima – TECSA, así como las actividades y
requerimientos de cada uno de los cargos que lo conforman.
El presente MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES es útil porque:
Norma las funciones que permitirán y garantizarán el logro de los objetivos y metas estratégicas
de la Empresa.
Determina las funciones generales, específicas, la autoridad, responsabilidad, los requisitos
mínimos de los puestos de trabajo en las dependencias de la Empresa.
Proporciona información a los funcionarios y trabajadores de la Empresa sobre sus funciones y
ubicación dentro de la estructura general de la organización; así como, sobre las interrelaciones
formales que corresponda.
Facilita el proceso de inducción de personal nuevo y el de adiestramiento y orientación del
personal obrero y de servicios existente, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y
responsabilidades del puesto de trabajo a que han sido asignados así como aplicar programas de
Capacitación.
Por lo expuesto, la Gerencia General expresa su reconocimiento al valioso aporte de las Jefaturas de
los Departamentos y al personal que proporcionó la información necesaria para el análisis y
sistematización de las funciones y procedimientos de sus dependencias, indispensables para el logro
del presente Manual que permitirá una gestión eficiente y de calidad.
Lima, Diciembre del 2014
CAPITULO IDISPOSICIONES GENERALES
1.1. FINALIDAD
Técnicos Especialistas en Cómputo Sociedad Anónima – TECSA, se ha elaborado en concordancia con la necesidad que demanda la evolución en el sector informático, de sistemas y telecomunicaciones, además del crecimiento de la empresa. El manual es el documento normativo que define y determina su modelo organizacional, teniendo por finalidad:
Definir la estructura orgánica integral de la Empresa. Determinar los objetivos específicos de cada una de las unidades orgánicas. Definir la naturaleza y alcance funcional de las unidades orgánicas. Precisar y describir en forma clara las funciones generales y actividades de las unidades
orgánicas que conforman la estructura orgánica de TECSA. Precisar para cada unidad orgánica de la Empresa su nivel jerárquico y las relaciones de
autoridad y dependencia. Servir de marco referencial para determinar las funciones, responsabilidades y ubicación
de los puestos de trabajo y su interrelación dentro de la estructura orgánica. Permitir que el personal conozca con claridad las funciones y atribuciones del cargo que se
le ha asignado. Facilitar el proceso de inducción de personal, relacionado al conocimiento de las funciones
asignadas al cargo, en los casos de ingreso, traslado, rotación o destaque de personal.
1.2. ALCANCES
Las disposiciones establecidas en el presente Manual son de obligatorio cumplimiento y aplicación por todos los directivos, funcionarios y trabajadores de TECSA
1.3. APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
1.3.1. APROBACIÓN
De acuerdo con el estatuto de la Empresa, es atribución de la Gerencia General aprobar el Manual de Organización y Funciones.
1.3.2. ACTUALIZACIÓN
El Manual de Organización y Funciones como instrumento de gestión es dinámico por naturaleza, será actualizado continuamente por la Gerencia General en coordinación con los diferentes órganos institucionales, según como se efectúen los cambios en la Estructura Orgánica, así como se tendrá en cuenta su visión y misión Empresarial y su Reglamentos vigentes antes de la creación de este manual.
Para efectos de concurso de plazas, la comisión encargada podrá agregar más requisitos a los ya existentes en el perfil del cargo estipulado en el MOF.
CAPITULO II
BASE LEGAL
a. Constitución Política del Estado.
b. Ley Orgánica de Municipalidades Nº 27972.
c. Ley del Procedimiento Administrativo General Nº 27444.
d. Ley General de Transporte y Tránsito Terrestre Nº 27181.
e. Reglamento Nacional de Administración de Transportes D.S. Nº 009-2004-MTC y sus
modificatorias.
f. Reglamento Nacional de Tránsito. D.S. 033-2001-MTC.
g. Reglamento Nacional de Vehículos D.S. Nº. 058-2003-MTC.
h. Reglamento Nacional de Transporte Turístico Terrestre D.S. Nº. 003-2005-MTC.
Adicionalmente a los requisitos establecidos en el Texto Único de Procedimientos Administrativos
vigente, los administrados deberán acreditar legitimidad e interés para obrar, con copia de su
representación legal vigente, expedida por la Oficina Registral de Registros Públicos, de ser el caso.
CAPITULO III
OBJETIVOS
1. Considerar al cliente como el centro y motivo de nuestros negocios: sus reclamos son vistos
como una oportunidad de mejora, sus consultas y sugerencias como posibilidades de nuevos
negocios.
2. Mejorar los procesos, sistemas y medios para adelantarnos a las expectativas de nuestros
clientes.
3. Trabajar en equipo en todas las áreas de la organización, como así también con nuestros
clientes y proveedores.
4. Capacitar en forma permanente y sostenida a las personas que conforman la organización,
mejorando sus competencias y logrando favorecer el crecimiento profesional que nuestros
clientes esperan.
5. Identificar las oportunidades de mejoras y prevenir posibles inconvenientes en las distintas
áreas laborales.
6. Motivar la comunicación interna fluida a fin de poder trabajar en conjunto e involucrar los
objetivos personales en el propósito de crecimiento de TECSA.
7. Lograr el crecimiento de la compañía de forma rentable para hacer crecer nuestros principales
servicios, aunque esto conlleve importantes inversiones.
8. Obtener reputación, llegando a ser:
a. La línea preferida por los clientes de nuestros servicios.
b. La empresa preferida por nuestros colaboradores.
c. La compañía preferida para nuevos inversionistas.
CAPITULO IV
POLITICAS
Técnicos Especialistas en Cómputo Sociedad Anónima – TECSA, establece una Política Integrada
de Calidad, de Gestión Ambiental, Gestión Energética, Seguridad y Salud en el Trabajo,
Responsabilidad Social, Seguridad, Conciliación e Igualdad en la que se suscriben los siguientes
Principios y Compromisos:
Mejora continua de sus actividades y procesos en el marco del Sistema Integrado de Calidad,
Gestión Ambiental, Gestión Energética, Seguridad y Salud en el Trabajo, Responsabilidad
Social, Seguridad, Conciliación e Igualdad para lo cual la Organización establecerá,
implementará y mantendrá objetivos documentados en los niveles y funciones pertinentes
dentro de la Organización.
Las exigencias contractuales, los deseos y expectativas de los Clientes, son los criterios para
establecer el patrón de la Calidad de nuestros Servicios, intentando siempre hacer coincidir la
Calidad esperada con la Calidad percibida por su parte.
Creación y mantenimiento de vías de comunicación con los grupos de interés, para la
comprensión de sus requerimientos y expectativas y poder encaminarse hacia su satisfacción.
Respetar los derechos y principios universales, así como los principios generales de gestión de
la Responsabilidad Social.
Prevenir los accidentes e incidentes que dañen la integridad física y psíquica de los diferentes
grupos de interés que interaccionan con la Organización.
Formación y cualificación del personal para la consecución de sus tareas, conforme a los
requisitos del Sistema de Gestión Integrado.
Empleo de las mejores y más limpias tecnologías disponibles, de aplicación económica viable.
Preferencia a la adquisición de bienes y servicios que optimicen el consumo energético.
Colaboración con las Autoridades Públicas, e información a la opinión pública de las
actividades que realiza, asegurando la transparencia, la ética y la adecuada gestión de los
riesgos.
Promover medidas con el fin de mejorar la calidad de vida y el bienestar, de las familias de los
colaboradores.
Establecimiento de medidas que faciliten la compatibilidad de la vida, personal, familiar y
profesional.
Implantación de medidas que promuevan y favorezcan la Igualdad de Género en la
Organización.
Comunicar la presente Política a todo el personal de la Organización, a subcontratas y
proveedores, así como mantenerla pública.
CAPITULO V
LINEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y DE COORDINACIÓN
Según nuestra estructura presentamos lo siguiente:
1. GERENCIA GENERAL
La Gerencia General depende directamente del Directorio.
2. DEPARTAMENTO DE ASESORÍA PERSONAL TRIBUTARIA
El Departamento de Asesoría Personal Tributaria reporta a la Gerencia General.
3. GERENCIA CONTABLE
La Gerencia Contable reporta a la Gerencia General.
4. GERENCIA LOGÍSTICA
La Gerencia de Logística responde directamente a la Gerencia General, y ejerce autoridad sobre
el Departamento de Compras y Departamento de Almacén.
5. DEPARTAMENTO DE COMPRAS
El Departamento de Compras depende de la Gerencia de Logística.
6. DEPARTAMENTO DE ALMACEN
El Departamento de Almacén depende de la Gerencia de Logística.
7. GERENCIA COMERCIAL
La Gerencia Comercial depende directamente de la Gerencia General y ejerce autoridad sobre
el Departamento de Marketing y Departamento de publicidad.
8. DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD
El Departamento de Publicidad depende directamente de la Gerencia Comercial.
9. DEPARTAMENTO DE MARKETING
El Departamento de Marketing depende directamente de la Gerencia Comercial.
10. GERENCIA FINANCIERA
La Gerencia Financiera depende directamente de la Gerencia General y ejerce autoridad sobre
el Departamento de Crédito y Departamento de Cobranzas.
11. DEPARTAMENTO DE CRÉDITO
El Departamento de Crédito depende directamente de la Gerencia Financiera.
12. DEPARAMENTO DE COBRANZA
El Departamento de Cobranza depende directamente de la Gerencia Financiera.
CAPITULO VI
FUNCIONES GENERALES
1. GERENCIA GENERAL
La Gerencia General se encarga de hacer cumplir las políticas y estrategias institucionales para
lograr los resultados, conducir las operaciones de la empresa, y representar a TECSA en
asuntos de su competencia.
2. DEPARTAMENTO DE ASESORÍA PERSONAL TRIBUTARIA
El Departamento de Asesoría Personal Tributaria tiene como función esencial el asesoramiento
sobre temas tributarios y contables a la Gerencia General.
3. GERENCIA CONTABLE
La Gerencia Contable tiene como función esencial efectuar los registros contables de las
operaciones financieras de la empresa, así como conducir la elaboración de los estados
financieros y otros documentos contables necesarios para el análisis económico financiero de
TECSA.
4. GERENCIA DE LOGÍSTICA
La Gerencia de Logística tiene como función esencial la compra de mercadería mediante la
importación de productos y el almacenamiento de estos, así como la búsqueda, evaluación y
contratación de nuevos proveedores.
5. DEPARTAMENTO DE COMPRAS
El Departamento de Compras tiene como función esencial la gestión de la adquisición
productos mediante la importación, así como generar y enviar las órdenes de compra a los
proveedores en el extranjero cuando sea requerimiento de la Gerencia de Logística.
6. DEPARTAMENTO DE ALMACEN
El Departamento de Almacén tiene como función esencial administrar el almacén de la
empresa, controlando los ingresos y salidas de mercaderías e insumos, cautelando la seguridad,
operatividad y buen estado de los productos almacenados.
7. GERENCIA COMERCIAL
La Gerencia Comercial tiene como función esencial la comercialización y búsqueda de nuevos
clientes; así como la difusión de la imagen institucional y el manejo de las relaciones públicas
de la empresa.
8. DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD
El Departamento de Publicidad tiene por función esencial la elaboración y análisis de campañas
publicitarias en medios masivos.
9. DEPARTAMENTO DE MARKETING
El Departamento de Marketing tiene como función esencial la comercialización y venta de la
mercadería, así como el mantenimiento y actualización de la cartera de clientes
10. GERENCIA FINANCIERA
La Gerencia Financiera tiene como función esencial administrar los recursos financieros a fin
de implementar y contribuir al mejoramiento de los niveles de eficacia, eficiencia de procesos y
calidad de los productos de la empresa; así como también controlar el pago de obligaciones a
proveedores y trabajadores de la Empresa.
11. DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS
El Departamento de Créditos tiene como función esencial la aprobación de créditos a clientes,
previa evaluación de estos y coordinación con la Gerencia de Finanzas.
12. DEPARAMENTO DE COBRANZA
EL Departamento de Cobranza tiene como función esencial de la cobranza de clientes con
créditos aprobados; además de supervisión de clientes morosos.
CAPITULO VII
ORGANIZACIÓN
La empresa TECSA describe el siguiente orden en su estructurada organizacional.
1. UNIDADES DE DIRECCION
1.1. Junta General de Accionistas
1.2. Directorio
1.3. Gerencia General
2. UNIDADES DE APOYO
2.1. Gerencia Contable
3. UNIDADES DE ASESORÍA PERSONAL
3.1. Departamento de Asesoría Personal Tributaria
4. UNIDADES DE LÍNEA
4.1. Gerencia Logística
4.2. Departamento de Compras
4.3. Departamento de Almacén
4.4. Gerencia Comercial
4.5. Departamento Publicidad
4.6. Departamento de Marketing
4.7. Gerencia Financiera
4.8. Departamento de Crédito
4.9. Departamento de Cobranza
CAPITULO VIII
CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL (CAP)
NOMBRE DE UNIDAD
# DE CARG
O
DENOMINACIÓN DEL CARGO ESTRUCTURADO
DENOMINACIÓN DEL CARGO CALIFICADO
Gerencia General11
Gerente GeneralAsistente de Gerencia
Ingeniero Industrial.Técnico en Administración.
Dpto. de Asesoría Personal Tributaria
1
1
Asesor Tributario
Asistente Tributario
Contador Público Colegiado y Certificado (CPCC)Técnico en Contabilidad.
Gerencia Contable1
2
Contador General
Asistente Contable
Contador Público Colegiado Certificado (CPCC)Técnico en Contabilidad.
Gerencia Logística11
Gerente de logística.Secretaria
Ingeniero de Sistemas.Secretaria Ejecutiva
Departamento de Compras
12
Jefe de ComprasAsistente de Compras
Especialista en Informática y tecnologíaEspecialista en Compras y traslado de mercadería
Departamento de Almacén
12
Jefe de AlmacénAsistente de Almacén
Especialista en AlmacénConocedor de almacenes
Gerencia Comercial
11
Gerente ComercialSecretaria
Lic. Administración y MarketingSecretaria Ejecutiva
Departamento de Publicidad
12
Jefe de PublicidadPublicista
Lic. en Ciencias de la ComunicaciónTécnico en Marketing
Departamento de Marketing
14
1
Jefe de MarketingVendedores
Teleoperador
Licenciado en Marketing.Especialista en Ventas y atención al clienteEspecialista en Teleoperadores
Gerencia de Finanzas
11
Gerente FinancieroSecretaria
Licenciado en Economía.Secretaria Ejecutiva
Departamento de Crédito
12
Jefe de CréditoAsistente de Crédito
Técnico en Economía.Técnico en Administración
Departamento de Cobranza
1
2
Jefe de Cobranza
Asistentes de Cobranza
Técnico Administratiivo y especialista en cobranza.Conocedor en cobranza y atención al cliente.
CAPITULO IX
FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DEL CARGO
1. GERENCIA GENERAL
1.1. GERENTE GENERAL
El Gerente General tiene como función esencial dirigir las políticas y estrategias institucionales hacia el logro de resultados, conducir las operaciones de la empresa, y representar a TECSA en asuntos de su competencia. Velar por el cumplimiento de los Acuerdos del Directorio. Liderar la implementación de la política institucional y de los planes y programas de
TECSA en coordinación con los diferentes órganos de la empresa, en función de los objetivos y metas institucionales aprobadas por el Directorio y de conformidad con los estatutos y acuerdos de la Junta General de Accionistas.
Dictar Resoluciones en el marco de su competencia. Otras funciones que le asigne el Presidente del Directorio.
1.2. ASISTENTE DE GERENCIA
La Asistente de Gerencia tiene como función esencial apoyar y asistir al Gerente General en el desarrollo de sus funciones, especialmente en lo que respecta a la gestión documentaria, organización de la agenda de trabajo, coordinación administrativa con las distintas áreas de la Empresa y comunicación con entidades externas, así como también, elaborar informes. Realizar las gestiones administrativas correspondientes, en apoyo a las funciones del
Gerente General. Coordinar y atender los requerimientos de información solicitados por el Gerente
General. Redactar, por encargo del Gerente General, la documentación oficial dirigida a las
unidades orgánicas de la Empresa y entidades externas. Efectuar el seguimiento de los expedientes remitidos a las Gerencias de ETUL4SA. Registrar, archivar y remitir, según sea el caso, la documentación ingresada y
egresada de la Gerencia General. Organizar la agenda del Gerente General, coordinando su efectivización con las
unidades orgánicas internas y las personas naturales y jurídicas externas vinculadas a la Empresa.
Otras funciones que le asigne el Gerente General.
2. DEPARTAMENTO DE ASESORÍA PERSONAL TRIBUTARIA
2.1. ASESOR TRIBUTARIO
El Asesor Tributario como función esencial ejercer la asesoría tributaria a la Gerencia Personal, asumiendo la defensa tributaria institucional, velando por la legalidad de la documentación oficial; y, por la correcta interpretación y aplicación de las normas tributarias relacionadas a la gestión de la Empresa.
Preparar oportunamente y con la aplicación de las instrucciones, directivas y normas legales los Estados Financieros de la Institución, y la información contable, financiera y presupuestal requerida para una mejor toma de decisiones en la administración de los recursos económicos y financieros y en el cumplimiento de las obligaciones de la institución.
Efectuar el levantamiento de observaciones de auditorías de competencia de la Gerencia General.
Otras funciones que le pida asesoría la Gerencia General.
2.2. ASISTENTE TRIBUTARIO
El Asistente Tributario como función esencial apoyar y asistencia del Asesor Tributario en los trabajos operativos. Apoyo de preparación de Estados Financieros. Recepción y entrega de documentos a las autoridades pertinentes. Otras funciones que le asigne el Asesor Tributario
3. GERENCIA CONTABLE
3.1. CONTADOR GENERAL
El Contador General tiene como función esencial efectuar los registros contables de las operaciones financieras de la empresa, así como conducir la elaboración de los estados financieros y otros documentos contables necesarios para el análisis económico financiero de TECSA. Conducir la ejecución de los procesos y operaciones contables de la Empresa:
- Estados Financieros Recursos Empresariales: Formulación, aprobación y
presentación ante los organismos rectores.
- Información financiera: Recopilación. Procesamiento y presentación.
- Información para entidades externas: Consolidación, formulación, autorización y
presentación de acuerdo a los plazos y modelos establecidos.
- Obligaciones tributarias: Elaboración, autorización y presentación, de acuerdo a
los plazos establecidos (recursos Empresariales).
Otras funciones que le asigne el Gerente de General.
3.2. ASISTENTE CONTABLE
El Asistente Contable tiene como función esencial el apoyo al Contador General, realizando trabajos relacionados con las demás unidades orgánicas de la Empresa Ejecutar los procedimientos de integración contable; así como el análisis de cuentas
y evaluaciones contables.
Realizar la conciliación de la ejecución de gastos en coordinación con la Gerencia de
Finanzas.
Presupuesto.
Aplicar el Plan Contable General Empresarial y mantener actualizado el plan de
cuentas en los registros correspondientes, auxiliares, caja, bancos y otros.
Mantener actualizado el control financiero, valuación, depreciación y conciliación
con la oficina de control patrimonial y almacén.
Otras funciones que le asigne el Contador General.
4. GERENCIA DE LOGÍSTICA
4.1. GERENTE DE LOGÍSTICA
El Gerente de Logística tiene como función esencial administrar la cadena de suministros en función de los resultados operativos y estratégicos institucionales, de conformidad con los requerimientos de las unidades orgánicas. Proponer la política de adquisiciones de bienes y contratación de servicios. Conducir y evaluar los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios
u obras, de acuerdo con la normatividad legal y administrativa vigente. Presentar la información trimestral para la Gerencia General. Formular el Plan Anual de Requerimientos, gestionar su aprobación, así como
controlar la ejecución del mismo. Conducir y evaluar los procesos de control patrimonial y almacén, supervisando la
oportuna ejecución de inventarios de bienes y servicios. Conducir y evaluar los procesos de servicios generales y seguridad, velando por el
cumplimiento de las normas de calidad e higiene dentro de la Empresa. Otras funciones que le asigne la Gerencia General.
4.2. SECRETARIA
La Secretaria tiene como función esencial apoyar y asistir al Gerente de Logística en el desarrollo de sus funciones, especialmente en lo que respecta a la gestión documentaria, organización de la agenda de trabajo, coordinación administrativa con las distintas áreas de la Empresa, así como también, elaborar informes. Realizar las gestiones administrativas correspondientes, en apoyo a las funciones del
Gerente de Logística. Coordinar y atender los requerimientos de información solicitados por el Gerente de
Logística. Redactar, por encargo del Gerente de Logística, la documentación oficial dirigida a
las unidades orgánicas de la Empresa. Registrar, archivar y remitir, según sea el caso, la documentación ingresada y
egresada de la Gerente de Logística. Organizar la agenda del Gerente de Logística, coordinando su efectivización con las
unidades orgánicas internas. Otras funciones que le asigne el Gerente de Logística.
5. DEPARTAMENTO DE COMPRAS
5.1. JEFE DE COMPRAS
El Jefe de Compras tiene como función esencial la gestión de la adquisición de los requerimientos de la Empresa, así como generar y enviar las órdenes de compra a los proveedores cuando sea necesario. Solicitar y reordenar suministros. Buscar y negociar acuerdos con los proveedores, para lograr las mejores ofertas del
mercado. Controlar los niveles de inventario de los materiales que compra para la empresa. Otras funciones que le asigne el Gerente de Logística.
5.2. ASISTENTE DE COMPRAS
El Asistente de Compras tiene como función esencial apoyar en las acciones de entrega y traslado de los bienes de los proveedores hasta el Almacén de la Empresa. Acompañar al Jefe de Compras en visitas a proveedores. Traslado de almacén de proveedores hasta almacén de la Empresa. Otras funciones que le asigne el Jefe de Compras.
6. DEPARTAMENTO DE ALMACEN
6.1. JEFE DE ALMACÉN
El Jefe de Almacén tiene como función esencial administrar el almacén de la Empresa, controlando los ingresos y salidas de materiales y equipos, cautelando la seguridad, operatividad y buen estado de los bienes y equipos almacenados. Recepcionar, registrar, ordenar y distribuir los bienes adquiridos por la Empresa. Elaborar informes sobre el stock mínimo de almacén y proponer la baja de los
productos de rotación nula. Participar en la elaboración de inventarios físicos de los activos fijos así como del
Almacén. Emitir informes del movimiento de almacén y de las existencias físicas para su
conciliación con la información contable. Organizar el almacenaje de los bienes de acuerdo a las características técnicas de los
productos. Informar sobre posibles riesgos en los procesos de almacenaje y resguardo de bienes. Otras funciones que le asigne el especialista en Control Patrimonial.
6.2. ASISTENTE DE ALMACEN (2)
El Asistente de Almacén tiene como función esencial apoyar en las acciones de recepción, registro, ordenamiento y traslado de los bienes en el Almacén de la Empresa. Recepcionar y registrar los ingresos y salidas de bienes e insumos en el Almacén de
la Empresa. Apoyar en el control del stock mínimo de bienes almacenados. Apoyar en el traslado y distribución de los bienes e insumos del almacén de la
empresa. Archivar la información sustentatoria de los procesos de almacén.
Participar en la elaboración del inventario físico de los activos fijos así como del Almacén.
Otras funciones que le asigne el Jefe de Almacén.
7. GERENCIA COMERCIAL
7.1. GERENTE COMERCIAL
El gerente comercial tiene como función esencial la búsqueda de los resultados cualitativos y cuantitativos (comerciales y operativos). Construir relaciones comerciales que permitan generar negocios efectivos, con
nuestros Clientes. Ejecutar la estrategia comercial de la compañía en función a los lineamientos
recibidos de parte de la gerencia general. Seguimiento de actividades comerciales, planificación y desarrollo.
7.2. SECRETARIA
La Secretaria tiene como función esencial apoyar y asistir al Gerente Comercial en el desarrollo de sus funciones, especialmente en lo que respecta a la gestión documentaria, organización de la agenda de trabajo, coordinación administrativa con las distintas áreas de la Empresa, así como también, elaborar informes. Realizar las gestiones administrativas correspondientes, en apoyo a las funciones del
Gerente Comercial. Coordinar y atender los requerimientos de información solicitados por el Gerente
Comercial. Redactar, por encargo del Gerente Comercial, la documentación oficial dirigida a las
unidades orgánicas de la Empresa. Registrar, archivar y remitir, según sea el caso, la documentación ingresada y
egresada de la Gerente Comercial. Organizar la agenda del Gerente Comercial, coordinando su efectivización con las
unidades orgánicas internas. Otras funciones que le asigne el Gerente Comercial.
8. DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD
8.1. JEFE DE PUBLICIDAD
El Jefe de Marketing tiene como función esencial conducir y supervisar la ejecución del Plan de Comunicación Institucional y el Plan de Relaciones Públicas, así como coordinar los aspectos interinstitucionales relacionados a la promoción de los eventos que realiza TECSA, así como coordinar las actividades relacionadas al posicionamiento de la imagen institucional interna y externa, así como conducir las acciones de comunicación y relaciones públicas de la Empresa. Diseñar y proponer las políticas y estrategias de imagen institucional, prensa,
relaciones públicas y posicionamiento de la Empresa.
Coordinar con los medios de comunicación externos la difusión de los programas y acciones de gestión institucional.
Conducir la estrategia de comunicación virtual de la empresa supervisando los contenidos de la página web.
Desempeñar las demás funciones que le asigne el Jefe de Comercialización.
8.2. PUBLICISTA
El Publicista tiene como función esencial el apoyo y asistencia del Jefe de Publicidad, asistirlo a cumplir los objetivos del área. Diseñar estrategias de imagen institucional, prensa, relaciones públicas y
posicionamiento de la Empresa. Organizar y coordinar los actos protocolares en las actividades de la Empresa. Otras funciones que asigne el Jefe de Publicidad.
9. DEPARTAMENTO DE MARKETING
9.1. JEFE DE MARKETING
El Jefe de Marketing tiene por función esencial la elaboración y análisis de reportes e indicadores de desempeño comercial, técnico, administrativo. Cumplimiento del Proceso comercial Supervisión del cumplimiento de los protocolos, atención al cliente. Planificación del trabajo en base a visitas, reportes y análisis de resultados. Supervisar las operaciones realizadas por el teleoperador. Supervisar las operaciones realizadas por los vendedores. Otras funciones que le asigne el Gerente Comercial.
9.2. VENDENDOR
El Vendedor tiene por función esencial la atención al cliente, impulso de la mercadería de la empresa a los clientes. Atención al cliente. Impulso de los productos a los clientes para logra cuotas de ventas Otras funciones que le asigne el Jefe de Marketing
9.3. TELEOPERDOR
El Teleoperador tiene por función esencial a recepcionar llamadas telefónicas y pedidos por internet de los clientes para atender sus pedidos. Recepción de llamadas para la venta de productos mediante Telemarketing. Atención de pedidos por internet para la venta de productos mediante Ventas en
Línea. Impulso de productos mediante llamadas telefónicas. Otras funciones que le asigne el Jefe de Marketing.
10. GERENCIA FINANCIERA
10.1. GERENTE FINANCIERO
El Gerente Financiero tiene como función esencial administrar los recursos financieros a fin de implementar y contribuir al mejoramiento de los niveles de eficacia, eficiencia y calidad de los servicios de la Empresa. Conducir, controlar y evaluar el desarrollo del proceso de ingresos por cobro de
pasajes, necesarios para el registro financiero. Conducir, controlar y evaluar la gestión económica financiera de la Empresa. Otras funciones que le asigne el Gerente General.
11. DEPARTAMENTO DE CRÉDITO
11.1. JEFE DE CRÉDITO
El Jefe de Crédito tiene como función esencial efectuar evaluación y aprobación de créditos a clientes de la Empresa. Evaluar los posibles créditos otorgados bajo las condiciones de la empresa, y emitir
un informe a Gerencia Financiera para la decisión final de su aprobación. Re-evaluar créditos a nuestros clientes antiguos y entregar un informe a Gerencia
Financiera para la decisión final de la continuación de los créditos. Coordinar con el Departamento de Marketing, para la aprobación de nuevos créditos
para nuevos clientes que lo pidan. Otras funciones afines, asignadas por el Gerente de Finanzas.
11.2. ASISTENTE DE CRÉDITOS
El Asistente de Crédito tiene como función esencial la evaluación de clientes para entregar un informe al Jefe de créditos para la aprobación de Créditos. Investigar y evaluar a los clientes para otorgamiento de posibles créditos bajo
parámetros y normas impuestos por la Empresa; además de consulta con centrales de riesgos.
Otras funciones que asigne el Jefe de Crédito.
12. DEPARAMENTO DE COBRANZA
12.1. JEFE DE COBRANZA
EL Jefe de Cobranza tiene como función esencial cumplir los objetivos de la Empresa, manteniendo los indicadores de gestión en cifras razonables y en mejora continua, así como el recaudo de deudas contraídas por nuestros clientes corporativos. Administrar eficientemente los recursos financieros de la Cía., informando sobre los
ingresos, manteniendo la documentación sustentadora que la respalde. Conocer la naturaleza de los documentos bancarios, como cheques, pagare, letra de
cambio en sus modalidades de cobranza y descuento, esto para disminuir el riesgo de cartera vencida.
Cobrar a clientes con créditos aprobados; además de supervisión de clientes morosos. Otras funciones que le asigne el Gerente Financiero.
12.2. ASISTENTE DE COBRANZA
El Recaudador tiene como función esencial apoyar en las acciones de control y
fiscalización de los ingresos provenientes del cobro de créditos, letras y pagare de
nuestros clientes.
Elaborar informes de cobranzas diario.
Visita a clientes morosos.
Otras funciones que le asigne Jefe de Cobranza.
3. FLUJOGRAMAS DE ÁREAS OPERATIVAS
3.1. Proceso de Otorgamiento de Créditos
- El proceso comienza cuando el cliente presenta una solicitud con 1 copia, las entrega al
asistente de crédito, esté firma la copia y la devuelve al cliente.
- Entrega el original de la solicitud al Jefe de Crédito, la inspecciona y si no cumple los
requisitos lo devuelve al asistente y si cumple los requisitos evalúa si procede el
desembolso si no procede lo devuelve al asistente y si procede elabora una carta de
Otorgamiento de Crédito con 2 copias
- El jefe de Crédito entrega la carta al asistente y esté lo revisa y firma, entrega la carta
original al cliente, y la primera copia al Jefe de Cobranza, este firma y entrega a su
asistente para que lo archive, acabando el mismo proceso.
4.
PROCEDIMIENTO: OTORGAMIENTO DE CRÉDITOS CÓDIGO
HFTET-435RAZÓN SOCIAL: TÉCNICOS ESPECIALISTAS EN CÓMPUTO S.A.
CLIENTEDPTO DE CRÉDITOS DPTO DE COBRANZA
Jefe de CréditoAsistente de
CréditosJefe de
CobranzasAsistente de
Cobranza
si
si
no
no
