MODUL PRAKTIKUM SAP OVERVIEW · PDF fileMODUL PRAKTIKUM SAP OVERVIEW Disusun Oleh: Ari Yanuar Ridwan SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia Version: Maret 2013

MODUL PRAKTIKUM SAP OVERVIEW

Disusun Oleh: Ari Yanuar Ridwan SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia

Version: Maret 2013

Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013

© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia

- 2 -

DAFTAR ISI

1 Procurement ....................................................................................................................................... 5 1.1 Tujuan ............................................................................................................... 5

1.1.1 Tujuan Instruksional Umum ...................................................................... 5

1.1.2 Tujuan instruksional khusus ...................................................................... 5

1.2 Master Data ...................................................................................................... 5

1.2.1 Material Master Record ............................................................................ 5

1.2.2 Vendor Master Record ............................................................................ 18

1.3 Procurement cycle (Procure to Pay) ................................................................ 27

1.3.1 Purchase Requisition ............................................................................... 27

1.3.2 Purchase Order ........................................................................................ 32

1.3.3 Goods Receipt ......................................................................................... 42

1.3.4 Invoice verification .................................................................................. 51

1.3.5 Manual Outgoing Payment (Financial Modul) ......................................... 55

1.3.6 Reporting ................................................................................................. 56

2 Sales Order Management ................................................................................................................. 58 2.1 Tujuan ............................................................................................................. 58

2.1.1 Tujuan Instruksional Umum .................................................................... 58

2.1.2 Tujuan instruksional khusus .................................................................... 58

2.2 Master data ..................................................................................................... 58

2.2.1 Material master record ........................................................................... 58

2.2.2 Customer master record ......................................................................... 59

2.2.3 Condition Master Record. ....................................................................... 65

2.3 Order to Cash .................................................................................................. 67

2.3.1 Sales Order .............................................................................................. 67

2.3.2 Delivery Order Docoment........................................................................ 70

2.3.3 transfer order .......................................................................................... 71

2.3.4 Goods Issue ............................................................................................. 73

2.3.5 Billing document...................................................................................... 75

2.3.6 Incoming payment................................................................................... 77

2.3.7 Reporting ................................................................................................. 80

3 Production Planning dan Manufacturing Exection ............................................................................ 83 3.1 Tujuan ............................................................................................................. 83



- 3 -

3.1.1 Tujuan Instruksional Umum .................................................................... 83

3.1.2 Tujuan instruksional khusus .................................................................... 83

3.2 Master data ..................................................................................................... 83

3.2.1 Material master record ........................................................................... 83

3.2.2 Bill of Material (BOM) Master Record ..................................................... 87

3.2.3 Routing Master Record............................................................................ 90

3.3 Production Planning ........................................................................................ 94

3.3.1 Sales and Operating Planning (Demand Planning) .................................. 94

3.3.2 Release Demand Planning (Demand Management) ................................ 96

3.3.3 MRP (Material Requirement Planning) .................................................. 101

3.4 Production Excecution .................................................................................. 105

3.4.1 Planned Order ....................................................................................... 105

3.4.2 Production Order................................................................................... 108

3.4.3 Confirmation ......................................................................................... 110

4 Financial Accounting ....................................................................................................................... 113 4.1 Tujuan Instruksional Umum .......................................................................... 113

4.2 General Ledger Accounting (FI-GL) ................................................................ 113

4.2.1 Tujuan Instruksional Khusus .................................................................. 113

4.2.2 Teori Umum Membuat General Ledger Account Kas Besar, Kas kecil, dan

Biaya 113

4.3 Praktek Master Data ..................................................................................... 114

4.3.1 Membuat Kode rekening Kas besar ....................................................... 114

4.3.2 Membuat kode Rekening kas kecil ........................................................ 117

4.3.3 Membuat kode rekening untuk menampung pengeluaran alat tulis

menulis kantor ...................................................................................................... 120

4.4 Proses Transaksi Akuntansi Sederhana (pengisian kas kecil). ........................ 123

4.5 Praktek Transaksi Akuntansi Sederhana ........................................................ 123

4.5.1 Mentransfer dana dari Kas Besar ke Kas Kecil berdasarkan pengajuan dari

kasir untuk pengisian Kas Kecil tersebut ............................................................... 123

4.5.2 Melihat dokumen dokumen jurnal yang sudah di posting .................... 127

4.5.3 Melihat GL Account line item atas document jurnal yang sudah di posting

(FBL3N) 129

4.6 Proses Realisasi Penggunaan Kas Kecil .......................................................... 130

4.7 Praktek .......................................................................................................... 130

4.7.1 Mencatat Transaksi Pengeluaran dari kas kecil ke park document. ...... 130



- 4 -

4.7.2 Melihat document jurnal yang sudah diparking (FBV3) ........................ 134

4.7.3 Melihat dokumen jurnal yang sudah di posting. ................................... 136

4.7.4 Melihat GL Account line item atas document jurnal yang sudah di posting

(FBL3N) 137

4.7.5 Posting parking document. .................................................................... 138

4.7.6 Menampilkan GL account line item (FBL3N). ........................................ 142

4.8 Proses pemeliharaan Dokumen Jurnal yang sudah dibukukan ..................... 143

4.9 Praktek Pemeliharaan Dokumen Akuntansi .................................................. 144

4.9.1 Melakukan Reversal untuk dokumen jurnal yang telah terbentuk ........ 144

4.9.2 Menampilkan GL account line item. ...................................................... 146

4.9.3 Mencatat kembali transaksi pengeluaran untuk alat tulis ..................... 148

4.9.4 Menampilkan GL account line item (FBL3N). pada type pilih parked

document. ............................................................................................................. 150

4.9.5 Melakukan posting parked document (FV50)........................................ 151

4.9.6 Menampilkan GL account line item (FBL3N). pada type pilih parked

document. ............................................................................................................. 153



- 5 -

1 Procurement 1.1 Tujuan 1.1.1 Tujuan Instruksional Umum Setelah Mahasiswa Mengetahui proses-proses umum yang standard dalam Enterprise Resource Planning (ERP) khususnya SAP yang meliputi: procurement, sales order management, Production, Financial, dan Humam capital management. Khusus untuk jurusan TI dan MI juga mengetahui secara umum teknologi SAP Netweaver. 1.1.2 Tujuan instruksional khusus Setelah mengikuti praktikum ini mahasiswa diharapkan dapat:

1. Mengelola material master data. 2. Mengelola vendor master data. 3. Membuat Purchase requisition baik untuk consumable material maupun

stock material. 4. Membuat Purchase order dengan mereferensi kepada purchase

requisition. 5. Membuat goods receipt dengan mereferensi kepada purchase order. 6. Membuat vendor invoice receipt verification dengan mereferensi kepada

purchase order. 7. Melakukan manual outgoing payment 8. Menampilkan fungsi purchasing reporting sederhana.

1.2 Master Data 1.2.1 Material Master Record

1.2.1.1 Membuat Material Master Record Baru

Dalam membuat material master record baru diperlukan untuk mendefinisikan nama material (harus unik), industry sector, material type, views, dan plant information yang relevan untuk tipe material master record yang akan dibuat.

1. Transaksi untuk membuat material master record baru adalah : Logistics → Material Master → Material → Create (general) → immediately (MM01)

2. Buat material baru dengan deskripsi sebagai berikut, lalu enter :

Field Data

Material Untuk nama material disarankan menggunakan format: MNPM. Contoh: M2103105 M: Material 2103105: NPM

Industy Sector Mechanical Engineering

Material Type Trading goods



- 6 -

3. Pilih view sesuai kebutuhan data yang akan di-entry seperti pada gambar dan tabel berikut, lalu enter:



- 7 -

Field Data

View Basic Data 1

View Sales : Sales Org. Data1

View Sales : Sales/General Plant

View Purchasing

View MRP 1

View MRP 2 View MRP 3

View General Plant Data/Storage I

View Accounting 1

4. Lalu pilih organizational level sesuai dengan gambar dan tabel berikut,

lalu enter:

Field Data

Plant 1000

Storage Location 0001

Sales Distribution 1000

Distribution Channel 10

5. Lakukan entry data sesuai dengan view basic data 1 seperti pada gambar dan tabel berikut, lalu enter (jangan di-save):

View Field Data

Basic Data 1 Description Printer ## (## ganti dengan NPM)

Basic Data 1 Base of Unif Measure

PC

Basic Data 1 Material Group 001

Basic Data 1 Gross Weight 9 Basic Data 1 Net Weight 7



- 8 -

6. Lakukan entry data sesuai dengan view sales: Sales org.1

View Field Data

Sales : Sales Org 1 Delivering Plant 1000

Sales : Sales Org 1 Tax Classification 1

7. Pilih Conditions, masukkan nilai berikut.

View Field Data

Sales : Sales Org 1 – Condition Scale Quantity 1

Sales : Sales Org 1 – Condition Amount 355



- 9 -

8. Lalu save, maka akan masuk ke screen view Sales: General/plant

9. Lakukan entry data sesuai dengan view sales: General /Plant data seperti pada gambar dan tabel berikut, lalu enter (jangan di-save):

View Field Data

Sales : General / Plant Data Trans. Group 0001

Sales : General / Plant Data Loading Group 0001

10. Lakukan entry data sesuai dengan view Purchasing seperti pada gambar

dan tabel berikut, lalu enter (jangan di-save):



- 10 -

View Field Data

Purchasing Purchasing Group B00

11. Lakukan entry data sesuai dengan view MRP1 seperti pada gambar dan tabel berikut, lalu enter (jangan di-save):

View Field Data MRP 1 MRP Type PD

MRP 1 MRP Controller 000

MRP 1 Lot Size EX



- 11 -


View Field Data MRP 2 Plnd Delivery Time 2 days

MRP 2 SchedMargin key 000




- 12 -

View Field Data

MRP 3 Availibility Check 02

14. Ketika view Plant Data / Stor1. Langsung di-enter tanpa mengisi data. 15. Lakukan entry data sesuai dengan view Accounting 1 seperti pada

gambar dan tabel berikut, lalu enter dan ketika muncul dialog menu pilih yes (save)

View Field Data

Accounting 1 Price Control V

Accounting 1 Moving Price 125



- 13 -

16. Lalu save.

1.2.1.2 Menampilkan Material Master Record

1. Untuk menampilkan material master record yang baru dibuat kita menggunakan perintah MM03, atau melalui menu Material → Display → Display, seperti pada gambar berikut:



- 14 -

2. Masukkan nama material yang sudah dibuat, lalu enter. 3. Akan muncul select view. Jika proses pembuatan material master

sebelumnya sudah lengkap, maka view akan ditampilkan dengan lengkap seperti pada gambar.

4. Lalu pilih kembali view yang akan ditampilkan

5. Lalu entry data organizational level, lalu enter.



- 15 -

6. Maka akan ditampilkan material master dalam kondisi display (tidak bisa diedit)

1.2.1.3 Mengubah Material Master Record

1. Untuk melakukan edit terhadap material yang sudah dibuat dapat dilakukan dengan perintah MM02. Atau melalui menu Material → Change → Immediately.



- 16 -

2. Masukkan nama material yang akan diedit

3. Lalu pilih view yang akan diedit, misalnya accounting 1.

4. alu pilih organizational level

5. Akan muncul sesuai view yang dipilih. Lalu back (jangan melakukan perubahan data).



- 17 -

1.2.1.4 Memperluas Material Master Record: Menambah View Pada Material

Master (Optional)

1. Misalnya kita akan menambah data pada view yang belum ada, maka kita bisa memperluas material master record dengan menggunakan menu Material → Create → Immediately atau dengan t-code MM01 (sama dengan menu create new material).

2. Kemudian pilih view yang akan ditambah (belum dibuat), misalnya general plant data/ storage 1 belum adal dalam material master yang sudah dibuat sehingga material master tersebut akan di-extend. Pilih view Generel Plant Data, lalu enter.

3. Lalu pilih organizational levels, lalu enter.

4. Maka akan tampil view yang akan ditambah. Tidak perlu diisi apapun, lalu save.



- 18 -

1.2.2 Vendor Master Record Vendor dalam kasus ini adalah pihak dimana kita melakukan pengadaan

barang/jasa dengannya. Setiap transaksi pengadaan barang/jasa yang bersifat

utang (account payable) harus dibuat terlebih dahulu master data vendor.

1.2.2.1 Membuat vendor master record

1. Untuk membuat vendor master record baru gunakan transaksi: Logistics

→Purchasing → Master Data → Vendor → Create (XK01). Akan tampil

create vendor: Initial screen. Masukkan data sebagai berikut.

Field Value

Vendor Untuk nama vendor disarankan menggunakan format: VNPM, misal V2103105 V: Vendor 2103105: NPM

Company Code 1000

Purchasing Organization 1000

Account Group ZTMM Vendor



- 19 -

2. Pada individual data screen masukkan data-data sebagai berikut.

Field Value

Address

Title Company

Name Nama Mahasiswa

Searh Term Nama Panggilan

Street/House Number Alamat rumah

Postal Code Kode pos rumah

City Bandung Country DE (german), sementara menggunakan

country german karena Indonesia belum dikonfigurasi ke sistem

Language English



- 20 -

3. Pilih next screen terus hingga muncul screen Accounting Information

accounting. Lalu isi data beriku.

Field Value

Accounting Information Accounting

Recon. Account 160000



- 21 -

4. Pilih next screen hingga muncul screen payment transaction accounting. Lalu isi data berikut.

Field Value payment transaction accounting

Payt Terms 0002

Payment method S U



- 22 -

5. Pilih next screen hingga muncul screen purchasing data. Lalu isi data berikut.

Field Value

Purchasing data

Order Currency EUR

Tersm of paymnt 0002

Incoterms FH

Sales person Nama anda

Telephone 089-123456789



- 23 -

6. Lalu save.

1.2.2.2 Menampilkan vendor master data

1. Untuk menampilkan vendor master record baru gunakan transaksi:

Logistics →Purchasing → Master Data → Vendor → Central → Display

(XK03). Akan tampil display vendor: Initial screen. Masukkan data sebagai

berikut.

Field Value

Vendor V## (## ganti dengan NPM)

Company Code 1000 Purch. Organization 1000

General data

Address Check



- 24 -

Control Check

Payment transactions Check Company Code data

Accounting Info Check

Payment transactions Check

Correspondence Check Withholding tax Uncheck

Purchasing organization data

Purchasing data Check

Partner Funcitn Uncheck

2. Tekan enter.



- 25 -

1.2.2.3 Mengubah vendor master data

1. Misalnya alamat vendor tersebut telah berubah sehingga kita harus mengubah data alamat vendor. Maka gunakan transaksi berikut untuk merubah alamat tadi. Logistics →Purchasing → Master Data → Vendor → Central → Change (XK02). Akan tampil Change vendor: Initial screen. Masukkan data sebagai berikut.

Field Value

Vendor V## (## ganti dengan NPM)

Company Code 1000

Purch. Organization 1000

General data



- 26 -

Address Check

2. Pada data alamat ubah nomornya, lalu save.



- 27 -

1.3 Procurement cycle (Procure to Pay) Contoh kasus: Perusahaan akan mengadakan pembelian printer seperti pada data master material di atas. Dimana 10 Printer tersebut akan digunakan untuk kepentingan kantor sehari-hari, dan 100 buah printer akan dijual kembali. Dalam proses pembelian printern ini, printer yang akan digunakan untuk kepentingan kantor akan menjadi katergori barang habis pakai, sementara printer untuk dijual kembali akan menjadi kategori barang stok. 1.3.1 Purchase Requisition Purchase requisition adalah dokumen untuk pihak internal yang berfungsi melakukan permintaan pengadaan barang/jasa dari suatu bagian kepada bagian pengadaan. Bagian pengadaan dalam Sistem SAP biasanya disebut dengan Purchasing Organization.



- 28 -

1.3.1.1 Membuat purchase requisition

1. Untuk membuat purchase requistion menggunakan transaksi berikut, Logistics → Material Management → Purchasing → Purchase requisition → Create (ME51N). lalu isikan data berikut.

Field Value

Item 10

Material Nama material yang sudah dibuat di atas Account Assignement (A) Kosongkan

Quantity 100

Plant 1000

Item 20 Account Assignement (A) K (Cost center)

Quantity 10

Cost center 4298

Plant 1000

2. Lalu save, untuk memudahkan catat nomor purchase requistion yang dibuat (walaupun kalau tidak dicatat bisa dicari)

1.3.1.2 Menampilkan purchase requisition

1. Untuk membuat purchase requistion menggunakan transaksi berikut, Logistics → Material Management → Purchasing → Purchase requisition → Display (ME53N). pilih other purchase requisition.



- 29 -

2. Akan muncul dialog box, secara default akan ditampilkan nomor purchase requistion terakhir yang dibuat, jika tidak muncul maka lakukan pencarian dengan menekan F4 atau icon di sebelah purchase requition.

3. Untuk melakukan pencarian, yang paling relevan dalam kasus in adalah berdasarkan material. Masukkan kode material tersebut, lalu enter.

4. Pililh nomor Purch. Req. yang sesuai. Lalu enter.



- 30 -

5. Purch. Req. tersebut akan ditampilkan sebagai berikut.

6. Pencarian juga bisa dilakukan dengan mengatifkan document overview on.



- 31 -

7. Pilih Selection variant, lalu pilih My Purchase requitions. Lalu klik dua kali nomor purchase req. yang sesuai.



- 32 -

1.3.2 Purchase Order Purchase order adalah dokumen untuk pihak eksternal yang dikeluarkan oleh

bagian pengadaan barang untuk permintaan pembelian barang/jasa kepada

vendor.

1.3.2.1 Membuat Purchase Order dengan mereferensi kepada purchase

requisition

1. Untuk membuat purchase order menggunakan transaksi, berikut Logistics → Material Management → Purchasing → Purchase Order → Create → Vendor/Supplying Plant Known (ME21N). Karena PO yang dibuat mereferensi kepada Purchase requisition sebelumnya, maka Purchase requition tersebut harus di-adopt.

2. Dari screen create PO, pilih document overview on lalu Pilih selection Variant → My Purchase Requisition.

3. Akan ditampilkan no Purch. Req. , lalu pilih no document purchase order yang sesuai, lalu klik adopt, maka data dari Purch. Req. akan disalin ke dalam PO.



- 33 -

4. Purchase order tersebut akan meminta data vendor, purchasing organization, purchasing group dan net price, masukkan data berikut, lalu enter.

Field Value Vendor Vendor master data yang sudah

dibuat sebelumnya Purchasing Organization (terdapat di header pada tab org.data)

1000

Purchasing Group (terdapat di header pada tab org.data)

000

Net Price 30



- 34 -

5. Save PO, untuk mempermudah tulis purchase order document number yang dibuat.

1.3.2.2 Menampilkan purchase order yang sudah dibuat.

1. Untuk menampilkan PO, pilih Other Purchase Order, default-nya akan

ditampilkan nomor dokument PO terakhir yang dibuat. Kalau tidak ada

maka lakukan pencarian. Untuk kasus ini yang paling efektif adalah

pencarian berdasarkan material.



- 35 -

2. Pilih PO yang sesuai.

3. Maka akan ditampilkan PO tersebut.

4. Seperti pada transaski sebelumnya, pencarian PO bisa juga dengan

menggunakan selection variant. Pilih document overview on. Pilih select

variant → My Purchase Orders.



- 36 -

5. Dalam kasusu ini terdapat dua no PO yang sama, karena PO yang dibuat

terdiri dari dua line item. Pilih nomor dokumen PO yang sesuai, lalu klik.



- 37 -

1.3.2.3 Menampilkan message dan cetak purchase order.

1. Untuk menampilkan format PO standard yang akan dikirim ke vendor

menggunakan transaksi, Logistics → Material Management →

Purchasing → Purchase Order → Messages → Print/Transmit (ME9F).

2. Adopsi nilai default yang diberikan oleh sistem, lalu pilih execute (F8).

1. Pilih/tick document PO yang akan ditampilkan, lalu pilih display

document.



- 38 -

1.3.2.4 Menampilkan Purchase requisition untuk melihat status proses.

1. Tampilkan PR yang sudah dibuat untuk melihat status proses, Logistics → Material Management → Purchasing → Purchase Requisition → Displasy (ME53N).

2. Pilih tab status pada bagian item detail. Terlihat bahwa Proc. Status untuk kedua item tersebut sekarang sudah PO Created.



- 39 -

1.3.2.5 Menampilkan stock overview dari material yang dipesan.

1. Untuk menampilakn stock overview dari material yang dipesan, Logistics → Material Management → Inventory Management → Environment → Stock → Stock Overview (MMBE). Isikan data material dan plant, lalu execute (F8).



- 40 -

2. Jika tidak bisa membuat transaksi MMBE, maka bisa menggunakan transaksi MM03 (display material master) lalu pilih plant stock. Lalu enter.



- 41 -

3. Masukkan kode plant.

4. Ditampilkan stok material yang masih kosong.



- 42 -

1.3.3 Goods Receipt Semua material pesanan yang sudah dikirim akan dibuat transaksi penerimaan barang (goods receipt). Dalam latihan ini, GR (goods receipts) dibuat dengan mereferensi kepada PO (purchase order). Dalam proses GR ini, material untuk kepentingan penjualan akan disimpan di storage location 0001 dengan tipe stok quallity inspection karena terhadap material tersebut akan dilakukan pemeriksaan kualitas. Sedangkan material (printer) yang digunakan untuk keperluan sehari-hari tidak disimpan dalam storage location tetapi langsung disimpan pada unit kerja yang memerlukan (cost center terkait).

1.3.3.1 Membuat goods receipt dengan mereferensi Kepda Purchase Order

1. Transaksi untuk GR dengan mereferensi kepada PO adalah sebegai berikut, Logistics → Material Management → Inventory Management → Goods Manvement → Goods Receipts → For Purchse Order → PO Number Known (MIGO).

2. Pilih transaction Goods Receipt dengan mereferensi ke Purchase Order. Masukkan nomor purchase order lalu enter.



- 43 -

3. Selanjutnya masukkan data berikut, lalu enter.

Field Value

Document date Tanggal sekarang

Posting date Tanggal sekarang Delivery Note 123456789

4. Pada bagian detil, untuk line item 1 (barang inventori) pilih where tab. Ubah tipe stok menjadi Quality Inspection, isi storage location dengan 0001, lalu tick indikator Ok.



- 44 -

5. Kemudian untuk line item 2 (barang habis pakai) cukup di set indikator Ok saja.

6. Sesudah itu post goods receipt.

1.3.3.2 Menampilkan documen material yang dihasilkan ketika GR.

Proses GR tersebut akan menghasilkan dokumen material. Untuk menampilkan dokumen material tersebut adalah sebagai berikut: masih pada transaksi MIGO, pilih transaksi Display dan referensi ke material document. Nomor dokumen



- 45 -

terakhir yang dibuat biasanya menjadi nomor yang muncul. Kalau tidak ada, lakukan pencarian dokumen material. Lalu enter.

1.3.3.3 Menampilkan dokumen akuntansi yang dihasilkan ketika GR

1. Proses GR di atas selai menghasilkan dokumen material, juga menghasilkan dokumen akuntansi. Masukkan material dokumen yang sudah dibuat.



- 46 -

2. Untuk menampilkan dokumen akuntansi, pada header data pilih tab Doc. Info lalu pilih FI Document.

3. Akan muncul daftar dokumen akuntansi yang dibuat dalam proses GR di atas, pilih accounting document.



- 47 -

4. Maka ditampilkan dokumen akuntansi tersebut.

5. Terlihat dari dokumen akuntansi di atas purchase order tersebut memiliki line item untuk trading goods (Account 31000) yaitu material yang akan dijual kembali, dan juga line item untuk consumable material (Account 410000) yaitu material yang masu menjadi barang habis pakai. Offset account untuk kedua line item tersebut adalah GR/IR Account (Account 191100).

1.3.3.4 Menampilkan Stock Overview.

1. Untuk menampilka stock overview, kembali ke tampilan material document. Untuk item 1 pilih tab Where, lalu pilih ikon Stock Overview (ikon dengan gambar gunung).



- 48 -

2. Akan ditampilkan stock material item 1 sebanyak 100 buah dengan tipe quality inspection.. (jika tidak bisa, gunakan transaksi MM03 → Plant stock).

1.3.3.5 Transfer material dari quality inspection stock menjadi unrestricted-

use stock.

Pemeriksaan kualitas untuk semua barang yang akan dijual tersebut sudah selesai dilakukan sehingga material tersebut akan dipindahkan dari quality inspection stock menjadi unrestricted-use stock.

1. Untuk transfer posting, pada transaksi MIGO pilih transaksi Transfer Posting dengan referensi Other . Masukkan movemen type 321 (TF quality to unrest) sehingga ditampilkan layar transfer posting.



- 49 -

2. Masukkan data sebagai berikut.

Field Value

From - Material Nama material

From - Plant 1000

F rom - Storage location 0001

Dest 0001

Unit of Entry 100

From - Material Nama material From - Plant 1000



- 50 -

1.3.3.6 Menampikan stock overview dan stock type.

1. Untuk melihat tipe material apakan sudah berubah menjadi unrestricte stock, kembali ke layar MIGO → display material → pilih stock overview. Atau dengan transaksi MMBE atau MM03.

2. Terlihat bahwa stok sekarang sudah berubah menjadi unrestricted stock. Transfer stock ini membuat dokumen material baru namun tidak membuat dokumen akuntansi baru.

1.3.3.7 Menampilkan Purchase Order History

1. Untuk mengetahui status dari PO tersebut, lakukan transaksi display PO. Logistics → Material Management → Purchasing → Purchase Order → Display → Vendor/Supplying Plant Known (ME23N). Pada item detail pilih tab purchase Order History

2. Terlihat dari PO history diatas bahwa PO tersebut sudah dilakukan goods receipt untuk dua item yang dipesan.

3. Untuk melihat apakan PO sudah terpenuhi semua pilih tab status pada header data. Terlihat bahwa status sudah fully delivered.



- 51 -

1.3.4 Invoice verification Dengan sudah diterimanya semua barang yang dipesan maka akan muncul invoice/tagihan dari vendor terhadap barang yang sudah diterima. Transaksi Logistics Invoice verification dibuat dengan mereferensi kepada dokumen PO atau GR (Goods Receipt) sehingga akan mengecek kesesuaian antara jumlah tagihan dengan jumlah/nilai barang yang sudah diterima.

1.3.4.1 Membuat Invoice verification

1. Untuk menjalankan transaksi invoice verfication sebagai berikut: Logistics → Material Management → Logistics Invoice Verification → Document Entry → Enter Invoice (MIRO). Isikan data berikut lalu enter.

Field Value

Invoice Date Tanggal sekarang

Posting date Tanggal sekarang

Reference (biasanya merujuk ke nomor invoice dari vendor)

123456789

Amount Tax account

Tax code VN – 16 % Domestic input tax

Purchase order/scheduling agreement

Nomor PO



- 52 -

2. Ketika balance sudah berwarna hijau dan nilainya nol, maka save.

1.3.4.2 Menampilkan vendor invoice

1. Untuk menampilkan vendor invoice dari transaksi MIRO pilih Invoice Document → Display.



- 53 -

2. Invoice juga bisa ditampilkan dari tranaski display PO (ME23N). Pada item detail pilih tab PO History.

3. Klik nomor invoice maka akan ditampilkan vendor invoice seperti berikut.



- 54 -

4. Untuk menampilkan accounting document, pilih Follow-On Document. → Accounting document.

5. Maka akan ditampilkan dokumen akuntansinya.



- 55 -

1.3.5 Manual Outgoing Payment (Financial Modul) Untuk melakukan pembayaran kepada vendor baik secara manual ataupuan otomatis terdapat pada modul financial. Dalam modul material management, proses procurement sebenarnya selesai pada tahap invoice verification.

1. Berikut transaki untuk melakukan outgoing payment, Accounting → Financial Accounting → Account Payable → Document Entry → Outgoing Payment → Post (F-53). Lengkapi data berikut. Pilih process open item.

Field Value

Document date Tanggal sekarang

Posting date Tanggal sekarang Bank data - Account 113100

Bank data - Amount 3713,16 (nilai pada invoice dikurangi discount 3 % pada term of payment)

Open item selection – account Nama vendor

Additional selection – document number

ckeck

2. Pada screen selection criteria masukkan no accounting document. No accounting ini kita peroleh dari dokumen akuntansi di atas.



- 56 -

3. Pilih process open item, maka ditampilkan layar sebagai berikut:

4. Terlihat bahwa nilai pada bagian Not assigned sudah nol. Sehingga antara pembayaran dan invoice sudah sama. Pilih Post.

1.3.6 Reporting Untuk kepentingan reporting SAP menyediakan sejumlah standar report yang cukup lengkap. Misalnya dalam contoh berikut kita ingin melihat/memonitor PO yang sudah dikeluarkan selama satu bulan.



- 57 -

1. Untuk menampilkan report PO berdasarkan vendor, Logistics → Material Management → purchasing → Purchase Order → List Displays → By Vendor (ME2L). Isikan data berikut.

Field Value

Vendor Kosongkan Purchasing Organization 1000

Scope of List BEST_ALV

Purchasing Group 1000

Document Date Tangga hari ini dikurangi satu bulan

2. Lalu pilih Execute (F8), akan ditampilkan PO berdasarkan vendor.



- 58 -

2 Sales Order Management 2.1 Tujuan 2.1.1 Tujuan Instruksional Umum Mahasiswa Mengetahui proses-proses umum yang stadard dalam SAP Enterprise Resource Planning (ERP) meliputi: procurement, sales order management, Production, Financial, dan Humam capital management. 2.1.2 Tujuan instruksional khusus Setelah mengikuti praktikum ini mahasiswa diharapakan dapat:

1. Mengelola material master data. 2. Mengelola customer master data. 3. Membuat sales order. 4. Membuat Delivery Order Document. 5. Membuat Transfer Order. 6. Membuat Goods Issue. 7. Membuat Billing Document 8. Melakukan Post Incoming payment 9. Melakukan fungsi sales reporting sederhana.

2.2 Master data 2.2.1 Material master record

1. Dalam latihan ini material master record yang digunakan sama dengan

pada latihan sebelumnya (procurement). Syaratnya adalah tersedia stok

pada material tersebut untuk melakukan proses penjualan. Untuk

mengetahui stok pada material master record yang sudah dibuat

menggunakan transasksi MMBE atau transaksi MM03 → plant stock.

Field Data

Material Untuk nama material disarankan menggunakan format: MNPM. Contoh: M2103105 M: Material 2103105: NPM

Plant 1000



- 59 -

2. Menampilkan stok untuk material MNPM.

2.2.2 Customer master record

2.2.2.1 Membuat Customer master record

1. Untuk membuat customer master record menggunakan transaks berikut, Logistics → Sales and Distribution → Master Data → Business Partner → Customer → Create → Complete (XD01). Muncul Customer create: Initial Screen, masukkan data beriktu. Lalu enter



- 60 -

Field Value

Account Group Solt-To Party – 0001 Customer Number 4 angka terakhir dari NPM

Company Code 1000

Sales organization 1000

Distribution Channel 10 Division 00

2. Muncul screen Create Customer: General Data. Masukan data berikut.

Field Value

General data - Address Title Mr/Ms.

Name Nama Anda

Search Term Poltekpos

Street Jl. Sari Asih 54

Postal Code (Kode Pos) 40151

City Bandung

Country DE Transportation Zone 0000000001

Language EN (English)

General data - Control data Tidak ada

General data - Payment Tidak ada



- 61 -

Transaction

General data - Marketing Tidak ada General data - Unloading Points Tidak ada

General data - Export data Tidak ada

General data - Contact Person Tidak ada

3. Pilih menu company code data, masukan data berikut, lalu enter.

Field Value

Company Code Data Accounting Management – Recon. account

140000

Payment Transaction Tidak ada

Correspondence Tidak ada

Insurance Tidak ada



- 62 -

4. Pilih menu Sales Area data, masukan data berikut, lalu save.

Field Value

Sales Area Data

Sales – Customer Group 02

Shipping – Delivery Priority 2 Shipping – Shipping Conditions 02

Shipping – Delivery Plant 1000

Billing Document – Inco Terms EXW

Billing Document – Payment Term 0001 Billing Document – Tax Classific. 1 (liable for tax)

Partner Functions Tidak ada



- 63 -

2.2.2.2 Memperluas Customer master record

Memperluas/Extend data customer diperlukan supaya bisa juga digunakan untuk sales area lain, misalnya sales are 1000/12/00. Gunakan data dari sales area 1000/10/00 sebagai data reference. Transaksi yang digunakan, Logistics → Sales and Distribution → Master Data → Business Partner → Customer → Create → Complete (XD01). Muncul Costomer Create Initial Screen. Masukkan data berikut. Enter lalu save.

Field Value Account Group Solt-To Party – 0001

Customer Number 4 angka terkahir dari NPM

Company Code 1000



Division 00

Reference Customer 4 angka terkahir dari NPM

Company Code 1000 Sales organization 1000




- 64 -

2.2.2.3 Menampilkan customer master record

1. Untuk menampilkan customer master record menggunakan transaksi, Logistics → Sales and Distribution → Master Data → Business Partner → Customer → Display → Complete (XD03). Muncul Customer Display: initial screen, masukkan data berikut.

Field Value Customer Number 4 angka terakhir dari NPM

Company Code 1000


Distribution Channel 12 Division 00



- 65 -

2. Pilih Continue/enter, Pilih sales tab. Terlihat data yang telah di-extend untuk sales area yang baru.

2.2.3 Condition Master Record. Condition master data adalah master data yang mendefinsikan harga, potongan, diskon,

biaya angkut, dan pajak untuk kondisi tertentu. Condition master data juga mengatur

hubungan antara material dengan customer sehingga bisa didefinisikan kondisi price

khusus untuk customer tersebut.



- 66 -

2.2.3.1 Membuat Condition Master record.

1. Untuk membuat condition master record, menggunakan transaksi berikut,

Logistics → Sales and Distribution → Sales → Master Data → Conditions → Select Using Condition Type → Create (VK11). Akan muncul create condition intial screen, masukkan condition type PR00, enter, muncul dialog box lalu pilih radio button Customer/Material with release status, lalu enter.

2. Masukkan data berikut.

Field Value

Sales Organization 1000

Distribution Channel 10 Customer Customer seperti di atas

Material Material seperti di atas

Amount 2,250



- 67 -

3. Pilih continue lalu Save. 2.3 Order to Cash 2.3.1 Sales Order

2.3.1.1 Membuat Sales Order

1. Untuk membuat sales order menggunakan transasksi, Logistics → sales and Distribution → sales → order → Create (VA01). Muncul Create sales order: Initial screen, masukkan data berikut, lalu enter.

Field Value

Order Type OR



Division 00

Order Type OR



- 68 -

2. Pada screen Create standard order: Overview, masukkan data berikut.

Field Value

Sold-to party Customer yang anda sudah buat

Shhip-to party Customer yang anda sudah buat Requested Delivery date Satu minggu dari sekarang

Material Material yang anda sudah buat

Order Quantity 10

3. Enter lalu save. Catat nomor sales ordernya.

2.3.1.2 Menampilkan sales order dan document flow

1. Untuk menampilkan sales order yang sudah dibuat menggunakan transaksi berikut, Logistics → sales and Distribution → sales → order → Display (VA03), masukkan no sales order, lalu enter.



- 69 -

2. Ditampilkan sales order yang sudah dibuat sebelumnya.

3. Untuk menampilkan status order dan juga document yang di-create pilih Display document flow (F5).



- 70 -

2.3.2 Delivery Order Docoment

2.3.2.1 Membuat Delivery Order Document

Delivery document dibuat sebagai awal dari aktivitas shipping. Transaksi yang digunakan untuk membuat DOD adalah, Logistics → sales and distribution → shipping and transportation → outbond delivery → create → single document → With Reference to Sales Order (VL01N). Masukkan data berikut, enter lalu save.

Field Value

Shipping point 1000

Selection date Tangga pengiriman material.

Order Nomor sales order

Bila salah memasukkan delivery date, bisa muncul pesan seperti berikut.

Untuk memperbaikinya masukkan tanggal delivey yang sesuai.



- 71 -

Perlu dibedakan antara req.delivery date (tanggal pengiriman barang yang diminta oleh customer) dengan delivery date (tanggal pengiriman barang yang bisa kita lakukan). Untuk Delivery date tergantung dengan material availibity date. Requirement delivery date dengan delivery Date bisa sama atau berbeda tergantung dari ketersediaan material. Untuk mengetahui delivery date, bisa dilihat pada sales order pada tab Shipping.

Pesan di atas juga bisa muncul kalau Delivery order sudah dibuat.

2.3.2.2 Menampilkan document flow

Untuk mengetahui status dari sales order, bisa dilihat dari document flow. Document flow bisa dlihat dari display sales order → display document flow. Terlihat bahwa delivery sudah dibuat.

2.3.3 transfer order

2.3.3.1 Membuat transfer order

1. Dalam lean Watehouse management, transfer order dilkukan untuk menfasilitasi proses picking. Picking adalah proses perpindahan material dari lokasi penyimpanan. Transaksi transfer order, Logistics → Sales and



- 72 -

Distribution → shipping and transportation → picking → create transfer order → single order document (LT03). Masukkan data berikut, enter.

Field Value

Warehouse number 010

Delivery Delivery order number

Delivery order number bisa dilihat dari document flow.

2. Pilih posting.



- 73 -

2.3.3.2 Menampilkan document flow.

Untuk mengetahui status dari sales order, bisa dilihat dari document flow. Document flow bisa dlihat dari display sales order → display document flow. Terlihat bahwa transfer order sudah dibuat.

2.3.4 Goods Issue

2.3.4.1 Post Goods Issue

1. Ketika picking sudah selesai dan material akan keluar dari shipping point, maka dilakukan proses goods issue. Transaksi yang digunakan, Logistics → sales and distribution → shipping and transportation → outbond delivery → change → single document (VL02N). Masukkan nomor outbond delivery. Enter.

2. Muncul screen Delivery Change: overview.



- 74 -

3. Pilih tab picking untuk melihat jumlah picking dan delivery. Terlihat bahwa jumlah picking dan delivery sama. Lalu post goods issue.


Untuk mengetahui status dari sales order, bisa dilihat dari document flow. Document flow bisa dlihat dari display sales order → display document flow. Terlihat bahwa goods issue sudah dibuat. Tetapi status masih Being Processed, hal ini terjadi karena belum dibuat invoice. Delivery dinilai sudah complete ketika invoice sudah diterbitkan.



- 75 -

2.3.5 Billing document

2.3.5.1 Membuat Billing Document

1. Billing adalah dokumen untuk pihak eksternal yang berisi tagihan pembayaran atas barang/jasa yang sudah dikirim. Produk yang secara fisik dikirim ke customer bisa dibuatkan billing-nya. Transaksi untuk membuat billing, Logistics → sales and distribution → Billling → Billing Document → Create (VF01). Secara default biasanya sudah terisi dengan nomor delivery document, bila belum terisi diisi secara manual, lalu enter.

Seringkali muncul error ketika membuat dokumen invoce, seperti pada screen berikut.

Untuk mengetahui kesalah apa yang terjadi pilih menu edit → log, maka muncul tampilan berikut yang memberitahukan kenapa error muncul.



- 76 -

2. Berikkutnya muncul screen invoice create. Catat net value dari invoice.

3. Untuk mengetahui price condition seperti yang sudah dibuat sebelumnya, pilih menu Goto → Header → Pricing condition. Muncul layar berikut. Lalu save.



- 77 -


Untuk mengetahui status dari sales order, bisa dilihat dari document flow. Document flow bisa dlihat dari display sales order → display document flow. Terlihat bahwa semua status proses delivery dan invoice sudah completed. Tetapi Status accounting document not cleared. Status not cleared ini terjadi karena invoice belum dibayar.

. 2.3.6 Incoming payment

2.3.6.1 Posting Incoming Payment

1. Posting incoming payment merupakan bagian dari modul accounting yaitu ketika Customer melakukan pembayaran untuk invoice yang sudah diterbitkan. Secara teori proses sales berakhir dengan diterbitkan invoice.

2. Untuk melakukan transaksi incoming payment, Accounting → Financial Accounting → Customers → Document Entry → Incoming Payment (F-28). Masukkan nilai berikut. Lalu pilih process open item.

Field Value

Document date Hari ini Bandk Data: account 113100

Bandk Data: Amount Total nilai dari latihan diatas

Open item section: Account Customer account di atas (78094)

Document No Checked (untuk seleksi berdasarkan nomor dokumen akuntansi)



- 78 -

3. Tampil selection criteria, masukkan no dokumen accounting. Pilih Process Open item.



- 79 -

Nomor dokumen akuntansi diantaranya bisa dilihat di document flow.

4. Pada layar pastikan bahwa Field not assigned sudah nol, lalu post.


Untuk mengetahui status dari sales order, bisa dilihat dari document flow. Document flow bisa dlihat dari display sales order → display document flow. Terlihat bahwa semua status proses delivery dan invoice sudah completed. Status accounting document juga sudah cleared.



- 80 -

2.3.7 Reporting

1. SAP menyediakan sejumlah reporting standar yang cukup lengkap. Diantaranya untuk melihat daftar sales orders. Logistics → Sales and Distribution → sales → information System → Orders → List of Sales Orders (VA05). Masaukkan kode customer, lalu enter.

2. Maka ditampilkan seluruh sales order yang dibuat untuk customer tersebut.

3. Contoh berikut misalnya ntuk menampilkan sales history customers dari bulan januari tahun 2005 hingga bulan sekarang. Logistics → sales and



- 81 -

Distribuiton → sales Information System → Standard Analysis → Customer (MCTA). Masukkan data berikut, lalu execute (F8).

Field Value


Mont from January 2005

Mont to Bulan ini

4. Maka ditampilkan daftar customer dengan total order, sales dan credit memo.

5. Untuk menampilkan top 10 customer. Pada screen di atas, Cursor disimpan pada invoiced sales key figure lalu pilih Top N…



- 82 -

6. Maka ditampilkan 10 customer dengan sales tertinggi.



- 83 -

3 Production Planning dan Manufacturing Exection 3.1 Tujuan 3.1.1 Tujuan Instruksional Umum Setelah Mahasiswa Mengetahui proses-proses umum yang standard dalam Enterprise Resource Planning (ERP) khususnya SAP yang meliputi: procurement, sales order management, Production, Financial, dan Humam capital management. Khusus untuk jurusan TI dan MI juga mengetahui secara umum teknologi SAP Netweaver. 3.1.2 Tujuan instruksional khusus Setelah mengikuti praktikum ini mahasiswa diharapakan dapat:

1. Membuat material master data dengan menyalin dari material data yand sudah ada.

2. Membuat Bill of Materials. 3. Membuat Routing. 4. Membuat sales and operating planning sederhana. 5. Membuat demand planning sederhana. 6. Membuat Material Requirement Planning (MRP). 7. Membuat Production order. 8. Membuat confirmation order.

3.2 Master data 3.2.1 Material master record

3.2.1.1 Membuat material master record dengan cara menyalin dari material

yang sudah ada.

Untuk keperluan praktek ini, buat suatu material baru dengan cara menyalin dari

materil yang sudah ada. ECC system menu path: Logistics → Production →

Master Data → Material Master → Material → Creata (General) →

Immediately (MM01).

1. Buat material baru dengan data-data seperti pada gambar dan tabel

berikut. Lalu enter.

Field Value Keterangan

Material T-MI## Ganti ## dengan NPM Industry Sector Mechanical Engineering Menentukan screen yang

muncul ketika mengisi data dan urutannya, dan industry-specisif fields.

Material Type Finished Product Material akhir hasil in-house production

Copy From : Material

R-F100



- 84 -

2. Pilih semua view kecuali Production Resource Tools, WM Execution,

WM Packaging. Jangan lupa dipilih Create Views selected fungsinya untuk

menyalin semua nilai yang ada pada material yang di-copy. Lalu enter.

3. Masukkan organizational level seperti berikut, lalu enter

Field Value Organizatinal level

Plant 1000

Stor. Location 0001

Sales Org. 1000 Distr. Channel 10

Order Type OR



- 85 -

Plant

Plant 1000 Stor. Location 0002

Sales Org. 1000

Distr. Channel 10

4. Maka akan tampil view Basic Data 1. Langsung save. Maka semua view

dan data yang ada pada field tersebut akan disalin kedalam material

baru.



- 86 -

3.2.1.2 Menampilkan material master record yang baru dibuat.

1. Transaksi untuk menampilkan material master record, ECC system menu

path: Logistics → Production → Master Data → Material Master →

Material → Display (General) → Immediately (MM03). Masukkan kode

material yang sudah dibuat.

2. Pililh view yang akan ditampilkan, lalu enter.

3. Masukkan organizational level data, lalu enter.



- 87 -

4. Maka akan ditampilkan material baru yang sudah dibuat dengan

menyalin dari material R-F100.

3.2.2 Bill of Material (BOM) Master Record

Untuk kepentingan Production Planning, master data berikutnya yang diperlukan

untuk melengkapi material master data adalah Bill of Material (BOM). BOM

adalah hirarki susunan material yang membentuk material yang lain.

3.2.2.1 Membuat BOM dengan cara menyalin dari BOM yang sudah ada

1. Transaksi untuk membuat BOM, ECC system menu path: Logistics →

Production → Master Data → Bills of Material → Bill of Material →

Material BOM → Create (CS01). Buat material BOM baru dengan data-

data seperti pada gambar dan tabel berikut. Lalu pilih Copy From (F7).


Material T-MI## Material yang baru dibuat pada latihan sebelumnya

Plant 1000 Plant dimana BOM material ini berada

BOM Usage 1 (Prodcution) Area dimana BOM ini akan digunakan



- 88 -

2. Isi dengan BOM dari material R-F100 (material yang digunakan sebagai

referensi), lalu enter.

3. Akan muncul screen Create material BOM: Copy from seperti pada

gambar di bawah. Pilih semua item, lalu copy.

4. Akan muncul sreen Create material BOM: General item overview.



- 89 -

5. lalu save.

3.2.2.2 Menampilkan BOM yang sudah dibuat

1. Untuk menampilkan Material BOM yang baru dibuat pilih menu Material

BOM → Display (CS03).



- 90 -

2. Maka ditampilkan BOM dari material yang sudah dibuat.

3.2.3 Routing Master Record

Master data berikutnya yang diperlukan untuk melengkapi material master data

adalah Routing. Routing adalah urutan aktivitas di lantai produksi yang

diperlukan untuk memproduksi suatu material. Data Routing ini hanya

digunakan untuk material yang diproduksi sendiri (finished goods). Material

type dalam lain misalnya material type trading goods tidak memiliki routing.

3.2.3.1 Membuat Routing dengan cara menyalin Routing yang sudah ada.

1. Transasksi untuk membuat routing, ECC system menu path: Logistics →

Production → Master Data → Routings → Routings → Standard

Routings → Create (CA01). Buat Routing baru dengan data-data seperti

pada gambar dan tabel berikut. Lalu pilih Copy From (F5).


Material T-MI## Material yang baru dibuat pada latihan sebelumnya.

Plant 1000 Plant dimana material tersebut diproduksi.



- 91 -

2. Pilih type: Routing.

3. Memilih material yang akan disalin, dalam kasus ini akan disalin routing

dari material R-F100 (Pompa Listrik).

4. Lengkapi Header data check seperti pada Tabel dan Gambar berikut. Lalu

enter.


Status 4 (Released General )

Untuk data yang lain



- 92 -


dibiarkan default dari system.

5. Muncul screen Creata Routing : Operation Overview. Lalu save.

6. lalu save.



- 93 -

3.2.3.2 Menampilkan Routing

1. Display Routing yang baru dibuat dengan menu Routing Display (CA01).

2. Maka ditampilkan routing dari material yang sudah dibuat.



- 94 -

3.3 Production Planning Misalnya, bagian penjualan melakukan peramalan penjualan untuk pompa listrik

dengan nomor material T-MI## (Material yang dibuat pada latihan sebelumnya)

tersebut. Dari hasil peramalan tersebut diperoleh rencana penjualan untuk

periode: bulan berjalan + 6, hingga bulan berjalan + 8. Untuk memenuhi rencana

penjualan tersebut maka dibuat pula rencana produksi. Rencana penjualan dan

produksi dimulali dengan membuat sales and operating planning (demand

planning).

3.3.1 Sales and Operating Planning (Demand Planning)

1. Transaski untuk SOP, ECC system menu path: Logistics → Production →

SOP → Planning → For Material → Change (MC88). Jalankan transaksi

change plan untuk material T-MI## lalu pilih active version.

2. Lengkapi planning table pada screen Change-Rough Cut plan tersebut

dengan data seperti pada tabel dan gambar berikut. Lalu tekan enter.



- 95 -

Planning Table

Bulan Berjalan + 6

Bulan Berjalan + 7

Bulan Berjalan + 8

Sales 100 PC 110 PC 110 PC

3. Pada stok level terlihat bahwa stock minus 320 PC.

4. Misalnya, untuk menjamin ketersedian stok pada Bulan sekarang + 6

bulan tidak pasti, maka dibuat target stock level 20 PC pada bulan

tersebut (lihat gambar di bawah). Lalu tekan enter. Target Stock level ini

tidak merubah stock level karena hanya menampilkan stok yang harus

tersedia di akhir suatu periode seperti terlihat pada gambar berikut.

5. Berikutnya dibuat rencana produksi material (production plan)

berdasarkan peramalan penjualan dan target stock level yang sudah

dibuat. Isikan data rencana produksi tersebut seperti pada gambar di

bawah, Lalu enter. Terlihat bahwa stock level diakhir periode sudah

seimbang (tidak ada stok minus). Lalu save.



- 96 -

3.3.2 Release Demand Planning (Demand Management)

Langkah berikutnya dari Production Planning adalah me-release Sales Operations

Planning (demand planning) menjadi demand management dalam bentuk

planned independent requirement. Demand management ini berfungsi untuk

mengelola semua kebutuhan terhadap suatu material baik kebutuhan yang

diturunkan dari rencana penjualan (planned independent requirement) ataupun

dari penjualan yang sudah ada dalam bentuk sales order (customer requirement).

Bagaimana demand management berperilaku terhadap permintaan diatur

melalui strategy group. Dalam kasus ini, strategi yang digunakan adalah Planning

with final assembly (40). Tujuan dari strategy group ini adalah membuat barang

dengan pendekatan make to stock tetapi ketika datang sales order, maka sales

order tersebut akan mengkonsumsi planned independent requirement yang ada.

3.3.2.1 Mengubah strategy group suatu material

1. Syarat untuk melakukkan planning with final assembly adalah

memastikan bahwa strategi group yang digunakan untuk material

tersebut adalah strategy group 40. Untuk memastikan/mengubah

strategy group, bisa dilihat pada material master view MRP 3 (Jalankan

transaksi MM02/Change material master) seperti pada gambar lalu save.



- 97 -

3.3.2.2 Mengetahui procurement type

Procurement type adalah pengaturan dalam material master yang menentukan

apakah pengadaan material tersebut dilakukan dengan cara in-house

production, external procurement atau keduanya. Setting tersebut terdapat

pada material master record view MRP 2. Terlihat untuk material yang

digunakan dalam latihan ini procurement type-nya adalah E (in-house

production).



- 98 -

3.3.2.3 Transfer Plannig data to Demand management

1. Langkah berikutnya adalah melalukan transaksi transfer material to

demand management. ECC system menu path: Logistics→Production→

SOP → Disaggregation → Transfer Material to Demand Management

(MC74). Lalu isikan data seperti pada tabel dan gambar berikut.




Requirement Type

VSF Planning with final assemby

Version 00 Versi dari planning yang akan digunakan / ditransfer

2. Lalu enter, maka akan muncul dialog berikut, kemudian enter lagi.

3. Pilih menu Transfer Now



- 99 -

4. Coba sekali lagi dengan memilih menu transfer now untuk mengecek

apakan requirement sudah ada atau belum. Muncul dialoag information,

lalu enter. Akan muncul error log berikut, yang berarti requirement

sudah tersedia (tadi sudah berhasil ditransfer dari demand planning ke

demand management).

3.3.2.4 Menampilkan Planned Independent Requirement.

1. Dengan transaksi di atas berarti sudah terbentuk Planned independent

requirement. Untuk menampilkan Planned independent requirement

yang sudah dibuat maka lakukan transaksi berikkut, ECC system menu

path: Logistics → Production → Demand Management → Planned

Independent Requirement → Display (MD63). Lengkapi nilai seperti

pada tabel berikut lalu enter dua kalli.






- 100 -

Requirement Type

VSF Planning with final assemby

Selected Version 00 Versi dari planning yang akan digunakan / ditransfer

2. Maka akan tampil Screen Planned Ind. Req. Display : Planning table.

3.3.2.5 Menampilkan Stock/Requirement List.

1. Untuk mengetahui apakah planned independent req. tersebut

mempengaruhi stock kita jalankan, transaksi stock/requirement list. ECC

system menu path: Logistics→Production→ Production Planning →

Demand Management → Environment → Stock/Requirement List

(MD04). Lalu tekan enter.



- 101 -

2. Terlihat dari screen stock/req.list, jenis MRP element adalah independent

requirement dan jenis MRP element data adalah VSF (Planning with final

assembly). IndReq ini belum terpenuhi oleh stok yang ada sehingga

available quantity menjadi -320. Untuk memenuhi kebutuhan stok

barang tersebut perlu dijalankan MRP (Material requirement planning).

3.3.3 MRP (Material Requirement Planning)

Untuk memenuhi kebutuhan terhadap rencana stok barang di atas sehingga

terjadi keseimbangan antara rencana stok dengan kebutuhan maka dijalankan

MRP. MRP akan menganalisis secara otomatis bagaimana kebutuhan barang

tersebut dipenuhi.

3.3.3.1 Menjalankan MRP.

1. Untuk menjalankan MRP, ECC system menu path: Logistics → Production

→ MRP → Planning → Total Planning → Multilevel Single-item Planning

(MD02). Lallu lengkapi data seperti pada tabel berikut.






- 102 -

Processing Key NETCH (Net Change for total horizon)

Mendefinisikan planning type apakah sebagai regenerative planning atau net change palling within the total horizon atau within the planning horizon only.

Create purchase req.

2 (Purchase req. In opening period)

Indikator ini hanya relevan untuk material yang diadakan dari eksternal. Dapat ditentukan pada periode mana pruchse requisition dan schedule lines dibutuhkan sebagai hasil dari dijalankannya planning.

Delivery Schedule

3 (Schedule lines)

Create MRP List 1 (MRP list) Untuk menentukan apakah menjalankan planning ini untuk membuat MRP list.

Planning Mode 1 (Adapt planning data) Untuk menentukan apakah data perencanaan yang ada diatur ketika planning dijalankan atau planning harus dibuat lagi dari awal.

Scheduling 1 (basic dates will be determined for planning)

Untuk menentukan apakah basic dates ditentukan untuk planned order atau apakah lead time schedulling perlu dijalankan juga.



- 103 -

2. Enter dua kali maka akan muncul screen sebagai berikut. Dari screen

terlihat bahwa total Material Planned adalah 10. Dalam multi-level

planning, semua material dalam struktur BOM termasuk kedalam elemen

planning dengan header material (finished material).



- 104 -

3. Hal tersebut terjadi karena material T-MI## (Pump) memilik multi level

BOM sebanyak 10 komponen, yang ditampilkan pada tabel berikut:

No Komponen Deskripsi Header

1 R-B100 Casing T-MI##

2 R-B200 Fly Wheel T-MI##

3 R-B300 Hollow Shaft T-MI##

4 R-B400 Electronic Turbodrive T-MI## 5 R-T100 Slug for spiral casing R-B100

6 R-T200 Flas gasket R-B100

7 R-T300 Hexagon head screw M10

R-B100

8 R-T000 Slug for fly wheel R-B200

9 R-T400 Slug for shaft R-B300

10 R-T500 Slug for electronic drive R-B400

4. Untuk mengetahui komponen penyusun suatu material bisa

menggunakan display BOM (CS03).

3.3.3.2 Menampilkan Stock/Requirement List.

1. Untuk melihat apakah dampak dengan menjalankan MRP diatas maka

bisa melihat kembali transaksi Stock/Requirement list. Jalankan transaksi

MD04, sehingga tampilan screen akan menjadi seperti berikut.

2. Terlihat bahwa Independent requirement tersebut dipenuhi dengan

planned order yang relevan (PlOrd.). Planned order ini kemudian akan

dikonversi menjadi production order. Tujuan dari planning with final

assembly adalah untuk melakukan pengadaan barang sebelum actual

sales order diterima. Sehingga available quantity menjadi seimbang.

Ingat, bahwa available quantity disini masih dalam bentuk planned

(rencana), tetapi real stock (line item paling atas) masih kosong.



- 105 -

3.4 Production Excecution Pada tahap ini rencana produksi yang sudah masuk ke dalam demand

mangement akan mamasuki tahap produksi. Diawali dengan membuat Firmed

planned order. Firmed planned order ini adalah planned order yang sudah siap

untuk diubah menjadi production order sehingga bisa memasuki proses

produksi.

3.4.1 Planned Order

3.4.1.1 Membuat firmed Planned Order.

1. Dari stock/requirement list, ubah planned order yang paling awal

sebanyak 100 unit untuk diubah menjadi firmed planned order yang siap

melakukan proses produksi. Caranya, dari transaksi stock/req. lies

(MD04), Pilih detail dari element lalu pilih change element icon (gambar

pensil).

2. Planned order ditampilkan tetapi tidak memiliki production dates/time

(Pada tab header).



- 106 -

3. Selanjutnya untuk mengisi tanggal rencana produksi, Dari menu pilih Edit

→ scheduling. Secara otomatis task list akan dibaca dan production

dates/times dihitung untuk disalin ke dalam jadwal produksi. Perlu

diketahui bahwa waktu ini di-setting pada bagian routing, tetapi karena

pada latihan ini hanya menyalin dari routing yang sudah ada, maka

hasilnya hanya menerima nilai akhirnya saja. Seperti pada gambar di

bawah berikut.



- 107 -

4. Ketika kembali ke tab Header maka production date sekarang sudah ada.

5. Selanjutnya, Pilih Plnd order indicator pada bagian firming. Lalu save.

3.4.1.2 Menampilkan Firmed Order pada Stock/Req. List

Kembali ke transaksi stock/requirement list (MD04) lalu refresh. Terlihat

Sekarang ada tanda bintang pada planned order yang berarti planned order

tersebut sudah firmed. Seperti terlihat pda gambar berikut.



- 108 -

3.4.2 Production Order

3.4.2.1 Production Order dan Release Order

1. Untuk memulai proses produksi sebagai langkah akhir dalam production

planning, ubah firmed planned order dari daftar untuk menjadi production

order. Caranya: Pilih Detail of element untuk order yang tersebut dan tekan

tombol Convert planned order to production order.

2. Akan tampil screen production order: create. Lakukan release, Lalu save. Jika

muncul pesan error diabaikan dulu dengan memilih OK.



- 109 -

3.4.2.2 Menampilkan Stock/Req. list

Tampilkan kembali stock/req. list (MD04), terlihat bahwa MRP element data

sudah berubah menjadi PrdORd (Production Order) dan sudah di-release

(Re).



- 110 -

3.4.3 Confirmation

3.4.3.1 Membuat Confirmation

1. Confirmation adalah pemberitahuan bahwa proses produksi terkait

sudah selesai. Transaksinya adalah, ECC system menu path: Logistics →

Production → Shop Floor Control → Order → Confirmation → Enter →

For Order (CO15). Masukkan no production order (diambil dari no. order)

pada stock/req. list. Lalu enter.

2. Pilih final confirmation, yang artinya bahwa semua proses produksi untuk

production order tersebut sudah selesai. Lalu save. Jika konfigurasi

sistem sesuai, maka otomatis sistem akan melakukan perhitungan biaya

dan perpindahan barang dari lantai produksi ke dalam gudang.

3.4.3.2 Menampilkan stock/req. list

1. Untuk mengetahui hasil dari confirmation ini, jalankan kembali transaksi

stock/req. list (MD04).



- 111 -

2. Terlihat bahwa sekarang stok aktual sudah bertambah menjadi 100.

3.4.3.3 Stock overview

1. Stock overview bisa dilihat juga dengan menggunakan transaksi MMBE

atau lewat display plant stock material (MM03)

2. Terlihat bahwa stok material sekarang sudah 100 dan disimpan dengan

tipe stok unrestricted use stock.



- 112 -



- 113 -

4 Financial Accounting 4.1 Tujuan Instruksional Umum Setelah mengikuti praktikum SAP Financial Accoutning ini mahasiswa diharapkan dapat:

1. Mengenal dan melakukan transaksi sederhana pada subledger General Ledger (FI-GL).

2. Mengenal dan melakukan transaksi sederhana pada subledger Account Receivable (FI-AR).

3. Mengenal dan melakukan transaksi sederhana pada subledger Mengetahui Assset Accounting (FI-AA).

4. Mengenal dan melakukan transaksi sederhana terkait Financial accounting Report.

4.2 General Ledger Accounting (FI-GL) 4.2.1 Tujuan Instruksional Khusus Setelah mengikuti praktikum SAP Financial Accoutning ini mahasiswa diharapkan dapat:

1. Menampilkan Char of Account (CoA) 2. Membuat G/L Account 3. Melakukan posting langsung ke buku besar 4. Menampilkan neraca hasil transaksi pada buku besar.

4.2.2 Teori Umum Membuat General Ledger Account Kas Besar, Kas kecil, dan

Biaya GL Account merupakan Master Data Kode Rekening yang berisikan informasi

pengkodean, keterangan dari Kode rekening dan pengaturan tentang isian data

yang dibutuhkan di dalam setiap Kode rekening. Kode rekening digunakan untuk

mengelompokan transaksi keuangan sesuai dengan perkiraan yang ada pada

Laporan Keuangan.

Pada tahap awal sistem SAP digunakan semua Master Data Kode Rekening sudah

disiapkan, namun tidak tertutup kemungkinan akan adanya perubahan.

Perubahan terhadap Master Data Kode Rekening mencakup proses untuk:

Membuat Kode Rekening baru dan melakukan perubahan data Kode Rekening.

Pembuatan kode rekening baru disebabkan adanya penambahan ataupun

perubahan bisnis proses dimana perubahan bisnis proses tersebut

mengharuskan transaksinya tidak bisa dicatat pada kode rekening yang sudah

tersedia. Perubahan data kode rekening disebabkan adanya kesalahan atau

perbaikan pada data isian kode rekening yang sudah ada pada sistem.

Contohnya : melakukan perbaikan nama dari kode rekening akibat kesalahan

pengetikan.



- 114 -

4.3 Praktek Master Data 4.3.1 Membuat Kode rekening Kas besar kode rekening kas besar digunakan untuk menampung kas perusahaan yang

disimpan pada bank.

Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records →

Individual Processing → Centrally (FS00)

1. Masukkan data berikut, lalu pilih icon creata (gambar kertas).

Field Value

G/L Account 60#### (## diganti dengan 4 angka terakhir NPM)

Company Code 1000

2. Pada Tab Type Description masukkan data berikut

Field Value

Type Description

Account Group Liquid Funds Account Balance Sheet Account Pilih

Short Text Kas Besar

G/L Account Long text Kas Besar ### (ganti dengan NPM)

Group Account Number 110100



- 115 -

3. Pada Tab Control Data, masukkan data berikut

Field Value

Control data

Account Currency EUR

Only Balances in local crcy Pilih

Line item display Pilih

Sort Key 001 (posting date)



- 116 -

4. Pada Tab Create Bank/Interest, masukkan data berikut

Field Value

Create Bank/Interest

Field Status Group G005

Planning level F0

Relevant to cash flow Pilih Commitment item Liquid funds

House bank 1000

Account ID 1000

Interest Indicator 02 Interest calc.frequency 12



- 117 -

5. Save

4.3.2 Membuat kode Rekening kas kecil

Kode rekening kas kecil digunakan untuk menampung kas yang ada disimpan

pada kasir perusahaan.




Field Value


Company Code 1000



- 118 -


Field Value

Type Description Account Group Liquid Funds Account

Balance Sheet Account Pilih

Short Text Kas Kecil

G/L Account Long text Kas Kecil ### (ganti dengan NPM)



Field Value

Control data



- 119 -


Only Balances in local crcy Pilih Line item display Pilih

Sort Key 003 (Document date)

4. Pada Tab Create Bank/Interest, masukkan data berikut, lalu save

Field Value

Create Bank/Interest Field Status Group G001 (general)

Planning level F0 (posting to bank account)

Relevant to cash flow Pilih

Commitment item 3000 (Liquid funds)



- 120 -

4.3.3 Membuat kode rekening untuk menampung pengeluaran alat tulis menulis kantor

Kode renening alat menulis kantor adalah kode rekening yang digunakan untuk

menampung setiap biaya pengaluaran untuk pembelian alat menulis kantor.




Field Value


Company Code 1000



- 121 -


Field Value Type Description

Account Group General G/L Accounts

P/L statement acct Pilih

P/L statement acct X

Short Text Alat Tulis Menulis

G/L Account Long text Alat tulis menulis ### (ganti dengan NPM)




- 122 -


Field Value

Control data


Tax category - Posting without tax allowed Pilih

Line item display Pilih

Sort Key 008 (Cost center)

4. Pada Tab Create Bank/Interest, masukkan data berikut, lalu save

Field Value

Create Bank/Interest Field Status Group G004 (Cost account)

Commitment item 1216 (expenses)



- 123 -

4.4 Proses Transaksi Akuntansi Sederhana (pengisian kas kecil).

Proses Pengisian dan Pengeluaran Kas Kecil adalah transaksi yang berhubungan

dengan pencatatan penerimaan dan pengeluaran Kas Kecil. Proses Pengisian Kas

Kecil dilakukan dengan cara mentransfer dana dari Kas Besar ke Kas Kecil

berdasarkan pengajuan untuk pengisian Kas Kecil tersebut. Proses Realisasi

Penggunaan Kas Kecil di lakukan ketika pertanggungjawaban atas realisasi biaya

terjadi.

4.5 Praktek Transaksi Akuntansi Sederhana 4.5.1 Mentransfer dana dari Kas Besar ke Kas Kecil berdasarkan pengajuan

dari kasir untuk pengisian Kas Kecil tersebut

1. Untuk melakukan transfer dana dari rekening kas ke besar ke kas kecil menggunakan transaksi berikut, Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Posting → General Posting (F-02). Pada G/L Account Posting: Header data, Masukkan data berikut



- 124 -

Field Value

Doc Date Tanggal hari ini Posting date Tanggal hari ini

Reference NPM

Doc Header Text Pengisian Kas kecil #### (4 No. Terakhir NPM)

PstKy 40

Account 11##### (Kas Kecil)

1. Pada Enter G/L Account Document: Add G/L account item, item 1, Masukkan data berikut, lalu enter.

Field Value

Amount 1000

Next Line Item

PstKy 50

Account 10##### (Kas Besar)



- 125 -

2. Pada Enter G/L Account Document: Add G/L account item, item 2, Masukkan data berikut, lalu enter.

Field Value

Amount *



- 126 -

3. Display document overview (gambar gunung), untuk melihat jurnal transaksinya sebelum di posting, sesudah itu save.



- 127 -

4. Akan menghasilkan nomor dokumen baru (catat nomor dokumen ini).

4.5.2 Melihat dokumen dokumen jurnal yang sudah di posting

Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Document → Display

(FB03)

1. Masukkan data beriku:

Field Value

Document number Nomor dokumen dari latihan sebelumnya

Company code 1000

Fiscal Year 2012



- 128 -

2. Bila tidak ada lakukan pencarian. Misal melakukan pencarian berdasarkan reference number (NPM).

3. Maka akan ditampilkan document list.

4. Kllik maka akan ditampilkan jurnal yang sudah di posting



- 129 -

4.5.3 Melihat GL Account line item atas document jurnal yang sudah di posting (FBL3N)

Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account →

Display/Changes Line Items (FBL3N)

1. Masukkan data berikut, lalu execute

Field Value

GL Account 11##### (Kas kecil)

Company code 1000 Normal Items Pilih



- 130 -

2. Maka akan ditampilkan line item pada GL Account tersebut seperti berikut:

4.6 Proses Realisasi Penggunaan Kas Kecil Proses realisasi kas kecil adalah proses penggunaan kas kecil untuk pengeluaran

biaya sehari-hari yang tidak terlalu besar, misalnya untuk pembelia alat tulis

menulis. Atau bisa juga untuk keperluan lain seperti pembayaran kepada vendor.

4.7 Praktek 4.7.1 Mencatat Transaksi Pengeluaran dari kas kecil ke park document.

Mencatat transaksi ke Park document dilakukan ketika transaksi memerlukan

pemeriksaaan lebih lanjut sebelum posting ke buku besar. Misal dikeluarkan

sejumlah uang dari kas kecil untuk pembelian sejumlah alat tulis. Transaksi

tersebut disimpan sebagai park document untuk nanti di posting setelah di

periksa oleh pejabat terkait.

1. Membuat park document pengeluaran kas kecil untuk membeli peralatan alat tulis. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Posting → General Document Posting (F-65)

Field Value

Doc Date Tanggal hari ini

Posting date Tanggal hari ini Reference NPM

Doc Header Text Pembelian alat tulis

PstKy 40

Account 71##### (Alat Tulis Menulis)



- 131 -

1. Pada Park Document: Enter G/L Account item, item 1, Masukkan data berikut, lalu enter.

Field Value

Amount 50

Next Line Item PstKy 50

Account 11##### (Kas Kecil)



- 132 -

1. Pada Park Document Enter G/L Account Item, item 2, Masukkan nilai berikut, lalu enter.

Field Value

Amount *



- 133 -

5. Display document overview (gambar gunung), untuk melihat jurnal transaksinya sebelum di posting, sesudah itu save.



- 134 -

6. Akan menghasilkan nomor dokumen baru (catat nomor dokumen ini).

4.7.2 Melihat document jurnal yang sudah diparking (FBV3)

1. Untuk melihat document jurnal yang sudah diparking menggunkan transaksi, lalu masukkan nilai berikut: Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Document → Parked Document → Display (FBV3)

2. Kalau nomor dokumen parked document tidak ada, bisa dlakukan pencarian dengan menggunakan menu document list. Misal, akan melakukan pencarian berdasarkan NPM (reference) dan user (Entered By).



- 135 -

3. Klik dua kali document number untuk menampilkan dokumen.



- 136 -

4.7.3 Melihat dokumen jurnal yang sudah di posting.

Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Document → Display

(FB03)

1. Untuk melihat dokumenjurnal yang suda di posting masukkan kemballi nomor parking document lalu enter.

2. Maka document ditampilkan dengan keterangan pada status bar bahwa document ### has initialy been parked.



- 137 -

4.7.4 Melihat GL Account line item atas document jurnal yang sudah di posting (FBL3N)

1. Ulangi langkah sebelumnya untuk menampilkan GL Account line item yang sudah diposting. Masukkan kode rekening kas kecil. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display/Changes Line Items (FBL3N). Lalu run.



- 138 -

2. Akan ditampilkan line item pada rekening kas kecil. Terlihat bahwa dokumen di atas belum di posting ke dalam rekening kas kecil karena masih dalam kondisi di parked document.

4.7.5 Posting parking document.

1. Misal bagian yang berwenang (manajer/supervisor) sudah melihat

parking document untuk pembelian alat tulis tersebut dan sudah



- 139 -

menyetujui untuk melakukan transaksi , sehingga dilakukan posting oleh manajer. SAP Easy Access→ Accounting → Financial Accounting→ AccountsReceivable → Document → Parked Documents → Post/Delete: Single Screen Transaction (FV50).

2. Masukkan nomor parked document yang akan diposting.

3. Maka ditampilkan parked document tersebut. Untuk melakukan post kepada buku besar, pilih menu document -> post.



- 140 -

4. Karena kode rekening biaya alat menulis kantor revelan terhadap pajak, maka harus dimasukkan kode pajaknya.

5. Masukkan kode pajaknya misalnya 0I (Input tax 0%), lalu enter



- 141 -

6. Maka akan ditampilkan keterangan bahwa dokumen tersebut sudah di posting.

7. Tampilkan kembali parked document tersebut. Dari menu pilih display.



- 142 -

Maka ditampilkan dokumen tersebut dengan keterangan “Document is an

accounting document (not a prelimenary one).”

4.7.6 Menampilkan GL account line item (FBL3N).

1. Ulangi langkah sebelumnya untuk menampilkan GL Account line item yang sudah diposting. Masukkan kode rekening kas kecil. Lalu run. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display/Changes Line Items (FBL3N).



- 143 -

1. Karena parked document sudah di posting maka sekarang ditampilkan pada line item gl account 11#### (kas kecil).

4.8 Proses pemeliharaan Dokumen Jurnal yang sudah dibukukan Sistem SAP memiliki fasilitas pemeliharaan atau perbaikan atas transaksi yang

sudah dibukukan. Fasilitas tersebut adalah:



- 144 -

1. Delete document, merupakan fasilitas membatalkan pembukuan dengan membalik jurnal yang sudah terbentuk Pembatalan dokumen yang sudah diposting dilakukan antara lain

dikarenakan :

- terjadi kesalahan nilai/amount jurnal.

- terjadi kesalahan kode rekening.

Jika kesalahan hanya terjadi pada text atau keterangan yang bersifat

informasi, perbaikan hanya cukup dengan melakukan proses change line

item yaitu proses merubah isian data text pada item jurnal yang sudah

dibukukan. Jika terjadi kesalahan posting untuk beberapa document dan

harus melakukan pembatalan atas semua dokumen secara bersamaan

dapat menggunakan fasilitas Mass Reversal Document.

2. Clearing document, merupakan fasilitas untuk mengelompokan dua atau lebih item jurnal atau dokumen akuntansi yang status pengaturan kode rekeningnya bersifat open item masuk ke dalam kelompok clear item. Proses Clearing document dilakukan karena item jurnal tersebut sudah menemukan lawan atau penyelesaiannya. Proses Clearing document ini akan menghasilkan dengan terbentuknya clearing document tanpa membentuk jurnal baru. Proses clearing ini hanya dapat dilakukan pada kode rekening yang pengaturan awalnya merupakan kode rekening yang bersifat Open Item Management. Status dari Open Item ini fungsinya adalah bahwa control terhadap transaksi yang timbul pada kode rekening tersebut akan di maintain. Beberapa contoh kode rekening yang pengaturannya harus bersifat Open item Management adalah kode rekening Money in Transit , Biaya yang masih harus dibayar dsb.

3. Reset clear document, merupakan fasilitas mengembalikan item jurnal yang sudah dilakukan proses clear item kembali ke kelompok open item. Proses ini berarti memutuskan kembali hubungan item jurnal dengan item jurnal sebagai lawan atau penyelesaiannya.

4. Change line item, merupakan proses mengubah beberapa isian data pada jurnal yang sudah dibukukan. Tidak semua isisan data yang dapat diubah. Perubahan hanya dapat dilakukan pada isian yang bersifat text informasi saja.

4.9 Praktek Pemeliharaan Dokumen Akuntansi 4.9.1 Melakukan Reversal untuk dokumen jurnal yang telah terbentuk

1. Misalnya terjadi kesalahan jumlah pengeluaran untuk alat tulis menulis yang sudah diposting yang seharusnya adalah 100 EUR tertulis 50 EUR. Untuk itu akan dilakukan reverse document untuk membalikkan dokumen dan kemudian melakukan posting lagi. Accounting → Financial Accounting → Document → Reverse → Indiviual Reversal (FB08)

2. Masukkan data-data dokumen yang akan di-reverse



- 145 -

Field Value

Doc Date Tanggal hari ini Document Number Nomor dokumen yang

akan di-reverse (nomor dokumen dari latihan terakhir)

Company code 1000

Fiscal Year 2013 Reversal reason 03

3. Pilih display document before reversal

4. Maka ditampilkan dokumen yang akan di-reverse. Pilih back, lalu post.



- 146 -

5. Maka akan ditampilkan keterangan bahwa dokumen sudah di-posting.

4.9.2 Menampilkan GL account line item.

1. Ulangi langkah sebelumnya untuk menampilkan GL Account line item yang sudah diposting. Masukkan kode rekening kas kecil. Lalu run. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display/Changes Line Items (FBL3N).

2. Terlihat ada dokumen baru dengan type AB (Accounting Document/reversal document).



- 147 -

3. Untuk menampilkan reverse document tersebut, Klik Document no dengan type AB.

4. Pilih display document header (gambar topi).

5. Maka akan ditampilkan header document. Terlihat bahwa document tersebut merupakan reversal doc. Untuk document number dari latihan sebelumnya. Document pada latihan sebelumnya sudah di reversal



- 148 -

dengan document type AB pada latihan ini sehingga jumlah pada akun kas kecil kembali ke awal yaitu sebesar 1000 EUR.

4.9.3 Mencatat kembali transaksi pengeluaran untuk alat tulis

1. Untuk melalakukan koreksi lakukan re-posting untuk pembelian alat tulis dengan jumlah 100 EUR. Pada contoh transaksi ini transaksi kita berlatih menggunakan transaksi FB50 lalu kemudian di parking sebelum nanti disetujui oleh manajer. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Posting → Enter G/L Account Document (FB50). Masukkan data berikut lalu enter.

Field Value

Doc Date Tanggal hari ini

Posting date Tanggal hari ini

Reference NPM

Doc Header Text Pembelian alat tulis #### (4 No. Terakhir NPM)

Item 1

G/L Account 71##### (Alat Tulis Menulis)

D/C Debit Amount 100

Tax Code 0I (0% input tax)

Item 2

G/L Account 11##### (kas kecil)

D/C Credit

Amount 100



- 149 -

2. Sebelum di posting lalukan simulate untuk melihat dokumen yang akan di posting.

3. Lakukan transaski parking document dengan memilih menu park. Maka

akan ditampilkan pesan bahwa dokumen sudah di parking.

4. Sesudah di parked maka document tersebut misalnya akan dilihat oleh manajer/supervisor. Ketika sudah dinilai sesuai maka akan di posting. Sekarang lakukan posting dengan menggunakan transaksi FB50. Dari menu document -> display.



- 150 -

5. Maka akan ditampilkan dokumen yang di parking. Pada status bar muncul

keterangan bahwa “document 100000#### has initially been parked”.

4.9.4 Menampilkan GL account line item (FBL3N). pada type pilih parked document.

1. Ulangi langkah sebelumnya untuk menampilkan GL Account line item yang sudah diposting. Masukkan kode rekening kas kecil. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display/Changes Line Items (FBL3N). pada type pilih normal item dan parked item. Lalu run.



- 151 -

2. Ditampilkan semua dokumen termasuk parked document. Terlihat bahwa parked document sebesar 100 EUR belum di posting ke dalam buku besar kas kecil.

4.9.5 Melakukan posting parked document (FV50)

1. Misal bagian yang berwenang (manajer/supervisor) sudah melihat parking document untuk pembelian alat tulis tersebut dan sudah menyetujui untuk melakukan transaksi, sehingga dilakukan posting oleh manajer. SAP Easy Access→ Accounting → Financial Accounting→ AccountsReceivable → Document → Parked Documents → Post/Delete: Single Screen Transaction (FV50). Dari menu -> select parked document.



- 152 -

2. Masukkan data company code, doc. Number (dari latihan sebelumnya), dan fiscal year, seperti berikut.

3. Maka ditampikan parked document.

4. Dari application toolbar, Pilih post.



- 153 -

5. Maka parked document tersebut akan di posting ke dalam buku besar.

4.9.6 Menampilkan GL account line item (FBL3N). pada type pilih parked document.

1. Ulangi langkah sebelumnya untuk menampilkan GL Account line item yang sudah diposting. Masukkan kode rekening kas kecil. Lalu run. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display/Changes Line Items (FBL3N). pada type pilih Normal items dan Parked items.

2. Maka akan ditampilkn semua normal dokument dan parked documents. Terlihat bahwa parked document sudah tidak ada dan menjadi normal document karena sudah di posting dalam latihan sebelumnya ke dalam buku besar.



- 154 -



- 155 -