SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

MODELO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y AUTOCONTROL

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

DOCUMENTO DE TRABAJO PARA LA ADMINISTRACION Y CONTROL DEL PRESUPUESTO

FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTACP-C001-M-06 Versión:07 Página 1 de 4

MODELO: GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS

DOCUMENTO DE TRABAJO : PARA LA ADMINISTRACION Y CONTROL DEL PRESUPUESTO

Objetivo del Documento de Trabajo: Garantizar la disponibilidad de recursos monetarios para los compromisos de adquisición de bienes y servicios, que asume el centro de formación, establecidos en el plan operativo de conformidad con el Procedimiento GRF-P-005 Gestión Presupuestal del Sistema Integrado y Autocontrol de Gestión de la Dirección General.

Responsables:

Coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo Intercentros

Alcance: Este Documento de Trabajo inicia desde el análisis de necesidades de modificación presupuestal hasta el seguimiento y control del presupuesto.

Generalidades : Aplica para modificar, de acuerdo con las necesidades surgidas, las cuantías de uno o más rubros del presupuesto. Va

N.A.

Definiciones y Términos:

Apropiación presupuestal: Existencia de recursos asignados para atender gastos en la respectiva vigencia.

Apropiación presupuestal definitiva: Presupuesto asignado para la vigencia.

Certificado de disponibilidad presupuestal: Documento expedido por el jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación disponible para asumir compromisos.

Compromiso presupuestal: Acto realizado en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto.

Modificación presupuestal: Incremento o disminución que se hace a las cuantías que presentan los rubros del presupuesto, sin que se varíe el valor total del presupuesto asignado al Centro de Formación.

Registro presupuestal: Imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esta solo se utilizara para ese fin.

Reserva presupuestal: Valor originado en un compromiso adquirido que al finalizar la vigencia no se cumplió pero está legalmente constituido.

SIIF: Aplicativo Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación

Documentos Asociados

- Los registros generados por el aplicativo - Los registros generados por “SIIF Nación II”.

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Normatividad

- Decreto 111 de 1996 (Estatuto orgánico de presupuesto). - Resoluciones anuales de distribución del presupuesto expedidas por la Dirección General y Regional del SENA. - Resolución 442 de 2005, por medio de la cual se crean los Grupos de Apoyo Administrativo. - Ley anual de presupuesto. - Decreto 249 de 2004. – Reestructuración (directriz sobre producción de Centro). - “Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación - Sena” Dirección General.

- Instructivos SIIF. NTC ISO 9000:2005, Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. - NTC ISO 9001:2008, Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. - NTCGP 1000:2009, Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTC ISO 19011:2002, Directrices para la auditoria de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o ambiental. - NTC ISO 19011:2012, Directrices para la auditoria de los Sistemas de Gestión. - NTC ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental. Requisitos - NTC OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Requisitos

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ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

FIN

INICIO

1. Analizar las necesidades

de modificación al

presupuesto.

2. Solicitar modificación o

traslado presupuestal

4 Solicitar autorización de

expedición de disponibilidad

presupuestal (CDP)

5. Autorizar el CDP

3. Verificar en el aplicativo

Siif modificación

presupuestal.

8.Expedir y entregar el

certificado de registro

9. Realizar seguimiento y

control al presupuesto.

7. Solicitar certificado de

registro presupuestal de

compromiso.

6. Expedir CDP.

INICIO

1. Establecer con base en un reporte de ejecución presupuestal se hace un análisis general de la apropiación observando que exista disponibilidad para asumir uno o varios compromisos. De este análisis se determinará que traslados entre rubros se podrán efectuar teniendo en cuenta que el efecto debe ser cero a nivel de presupuesto ley.

Subdirector de Centro.

Informe de acciones a seguir.

2. Solicitar a la dirección General el trámite de resolución de modificación o traslado, enunciando rubros, códigos de gestión y ley, valores a aumentar y disminuir, definido el movimiento presupuestal requerido, mediante comunicación suscrita por el ordenador del gasto.

Subdirección del Centro.

Solicitud escrita.

3. Verificar en el aplicativo SIIF la información correspondiente a movimiento de presupuestal,(Traslados o modificaciones); por el responsables de presupuesto con base en la resolución de modificación .

Coordinador de Grupo de Apoyo Administrativo

Reporte ejecución presupuestal

4. Solicitar autorización al Subdirector de centro la expedición del CDP, indicando el valor concepto presupuestal a afectar y objeto, el ordenador del gasto mediante comunicación escrita.

Coordinador de Grupo de Apoyo Administrativo

Solicitud Escrita Correo Electrónico

5. Autorizar al área de presupuesto la expedición de CDPS que garantizan los compromisos a adquirir por la entidad

Subdirección del Centro.

Correo Electrónico

6. Registrar la información solicitada utilizando aplicativo Siif y se expide el CDP. Se firma el CDP por el funcionario encargado de presupuesto o quien haga sus veces y el Coordinador grupo apoyo.

Coordinador de Grupo de Apoyo Administrativo.

Certificado de disponibilidad presupuestal

7. Preparara y enviar la documentación objeto de registro presupuestal, al encargado de presupuesto

Coordinador de Grupo de Apoyo Administrativo.

Documentos soportes

8. Registrar la información teniendo como base el CDP, y previa revisión de la documentación, soportes y utilizando la aplicación Siif Nación II. Expedir certificado del registro presupuestal y entregar al área correspondiente.

Coordinador de Grupo de Apoyo Administrativo.

Certificado de registro presupuestal del compromiso

9. Efectuar análisis sobre ejecución, reservas, pagos, compromisos y necesidades de presupuesto a partir de los informes de ejecución presupuestal y de avance en la ejecución de las acciones del plan operativo.

Subdirector de centro.

Coordinador de Grupo de Apoyo Administrativo.

FIN

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Control de los cambios

Versión Fecha de

aprobación Descripción del cambio Solicitado por

1 Mayo 31 de 2007 Documento original

01 Mayo 30 de 2011. Se generan los cambios respectivos por lineamientos dados por la Dirección General y se pasa del Sistema de Calidad al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional con versión 1(uno); esta disposición es para todo los Documentos del Sistema

Comité del SIMCI

02 Abril 16 de 2012. Se generan cambios en flujograma y Matriz Detallada, eliminando actividades 3 , 4, y modificando de la 5 a la 9, en cuanto a la adopción del Procedimiento del Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación II, como directriz establecida por la Dirección General del SENA .

Responsable del Procedimiento.

03 Julio 03 de 2013 Se generan cambios en flujograma y Matriz Detallada, eliminando actividades y modificando de Información Financiera – SIIF Nación II, como directriz establecida por la Dirección General del SENA.

Responsable del Procedimiento.

04 Noviembre 20 de 2013

Se realiza el cambio de acuerdo a los Ajustes del Sistema Integrado de Gestión.

Comité SIG

05

Enero 07 de 2014 Se realiza por la Implementación del SIG con base en los lineamientos de la Dirección General y el Centro de Gestión Administrativa

SIG

06 Noviembre 11 de 2014

Se realiza por la Implementación del MSIG con base en los lineamientos de la Dirección General (Compromiso) y el Centro de Gestión Administrativa

MSIG

07 Agosto 6 de 2015 Se realiza la Implementación del Modelo del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol MSIGA con base en los lineamientos de la Dirección General (Compromiso) y el Centro de Gestión Administrativa

MSIGA