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Marketing Management Papers
pasos para diseñarun información de
costos
Por
(*) El autor es Contador Público y Licenciado en Administración de la Universidad de Buenos Aires (UBA)
Se desempeña como Jefe de Trabajos Prácticos
Universidad Argentina de la Empresa (UADE)
Comunicación con orientación en Branding de la Universidad de San Andrés (UdeSA)
Contacto: [email protected] - LinkedIn:
arketing Management Papers (MMP) – Noviembre 2012
pasos para diseñarn sistema de
información de
costos eficiente
Por Gabriel Lucchesi (*)
(*) El autor es Contador Público y Licenciado en Administración de la Universidad de Buenos Aires (UBA)
Jefe de Trabajos Prácticos en materias de Marketing en la Universidad de Buenos Aires
), ambas en Argentina. Actualmente cursando la Maestría en Marketing y
de la Universidad de San Andrés (UdeSA)
LinkedIn: http://ar.linkedin.com/in/gabriellucchesi
Noviembre 2012
pasos para diseñar de
información de
eficiente
(*) El autor es Contador Público y Licenciado en Administración de la Universidad de Buenos Aires (UBA), Argentina.
Universidad de Buenos Aires (UBA) y la
. Actualmente cursando la Maestría en Marketing y
Marketing Management Papers (MMP) – Gabriel Lucchesi
8 pasos para diseñar un sistema de información de costos eficiente
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rgentina no está exenta de las variaciones
coyunturales y de contexto que experimenta el
mundo de los negocios. Hay cambios cotidianos en
todos los ámbitos: políticos, económicos, ambientales,
sociales y culturales; que afectan a las organizaciones
globalizadas del Siglo XXI. Para enfrentar estos nuevos
desafíos, es necesario que las compañías y todo su
capital humano trabajen de forma conjunta y seria en la
generación de información confiable y oportuna, sobre
la cual se tomen decisiones bien sustentadas. Esto es
posible, sí y solo sí la organización cuenta con un sistema
de costos adecuado, el cual permita identificar los costos
directos e indirectos de la operatoria del negocio, y de
este modo, conocer el costo de sus productos o servicios
para tomar decisiones que afecten positivamente al
rendimiento de las inversiones y la rentabilidad sobre los
activos.
¿Las empresas conocen sus costos?
Gran parte de las empresas, desconocen el costo real
de sus productos o servicios conociendo sólo una
aproximación del mismo, porque poseen un sistema de
costos deficiente o incluso, inexistente. Es por eso, que a
continuación se plantearán y describirán ocho pasos para
diseñar e implementar un sistema de información de
costos adecuado con el fin último de mejorar la calidad
de la misma, y así ser más competitivo en los mercados
donde las organizaciones se desempeñan.
En organizaciones productivas (como por ejemplo
Molinos, Cadbury, Alpargatas) o de servicios (Movistar)
podemos observar
en los balances
públicos como el
concepto de mano
de obra y cargas
sociales es uno de
los que mayor
desembolso de
dinero recibe. Otros
ítems en el estado de
resultados como energía eléctrica, las materias primas
necesarias para elaborar el producto final, los gastos de
administración y comercialización complementan los
principales costos de las actividades de cualquier
empresa. La correcta distribución de los costos y poseer
un adecuado control para cada una de los operaciones y
actividades internas que intervienen en la elaboración de
productos o servicios que ofrecen, es clave para cualquier
gerente en aras de optimizar la gestión eficiente de
cualquier compañía que quiera ser competitiva en los
mercados globalizados.
Las ocho etapas del proceso
En primer lugar, debemos identificar cuáles son los
hechos económicos que generan riqueza para la
organización. Corresponde comenzar por saber cuáles
son aquellos fenómenos o datos que se vinculan
directamente con la generación de riqueza. Es sabido que
el sistema contable tiene por objetivo medir la riqueza en
unidades monetarias (incluso las empresas
multinacionales realizan una contabilidad bimonetaria)
en un momento determinado en el tiempo. Esta riqueza
se encontrará en el activo de la compañía, la cual se debe
identificar y stockear, dado que servirán para que la
empresa maximice utilidades tras obtener una
rentabilidad –por lo que es importante conocer sus
costos– por su explotación.
Como segundo paso, tenemos que realizar un proceso
de descarte de aquellos hechos económicos
identificados en el paso anterior, que no sean
susceptibles de medición. Es decir, si se procura diseñar
un proceso que permita mejorar la identificación de los
costos para saber a dónde asignarlos eficientemente,
debe ser susceptible de ser medido. Por ende, aquellos
fenómenos que no se puedan cuantificar y valuar, deben
descartarse. Entran dentro de este proceso, los activos
intangibles que hoy ponen en tela de juicio el
protagonismo de la contabilidad tradicional que sólo
opera por transacciones –lo que se compra y vende–
pero no puede medir el valor que hoy se crea en las
compañías a través de los activos del conocimiento
(innovaciones en productos, inversiones en I+D, marcas,
gestión de talento y capital humano, activos
estructurales, condiciones ventajosas de monopolio)
como afirma Baruch Lev1. Este autor sostiene que hay
grandes diferencias entre el valor contable o de libro de
los activos de una empresa y el valor de mercado de las
mismas, dado que la contabilidad actual no posee los
instrumentos adecuados para medir las inversiones en
activos de conocimiento ni el rendimiento de una
inversión de este tipo. Esta subvaluación sistémica de las
empresas, provoca desinformación para sus accionistas y
la economía en general, lo que genera serios costos
económicos y sociales.
Tercero, es necesario realizar una clasificación de los
hechos económicos similares en un plan de cuentas. Se
confecciona un listado que contenga todas las cuentas
necesarias para ordenar dichos hechos económicos de
manera sistemática y que alimente así, al sistema
contable de la compañía, y por ende también formar
1 Baruch Lev es profesor de Contabilidad en la New York University Leonard
Stern School of Business.
A
“Toda la compañía y su
capital humano deben
trabajar en conjunto y
generar información
confiable y oportuna, para
la toma de decisiones”
Marketing Management Papers (MMP) – Gabriel Lucchesi
8 pasos para diseñar un sistema de información de costos eficiente
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parte del sistema de información de costos. La finalidad
es estratégica y contar con un plan de cuentas procura
facilitar el logro de los objetivos de la contabilidad en
cuanto a mejorar el control de la situación patrimonial y
suministrar información útil para la toma de decisiones
económicas. Cabe resaltar que es conveniente utilizar
una terminología clara que sirva para identificar precisa y
rápidamente a qué refiere cada cuenta o grupo de
cuentas. Cuando se requiere una gran cantidad de
cuentas, se elabora además un manual de cuentas que
ayude a interpretarlo evitando confusiones innecesarias.
En cuarto lugar, debemos realizar la valuación de los
componentes que integran el plan de cuentas. Este
importante paso genera siempre una divergencia
respecto a qué moneda tomar para valuar los estados
contables (EECC) y representar razonablemente la
realidad económica de cada organización. Los Consejos
Profesionales suman opiniones, organizan debates, aún
más cuando operamos inmersos en contextos
inflacionarios como el argentino. Sin embargo, el
gobierno nacional es quien decide y desde Marzo de
20032, descontinuó la expresión de EECC en moneda
homogénea, prohibiéndose así la realización de ajustes
por inflación. Por lo antes expuesto, en Argentina la
valuación de activos se realiza a valores históricos
(aunque en otros países, la contabilidad también permite
la valuación a valores corrientes o recuperables) trayendo
a colación un problema de valuación de existencias a
costo histórico, pero con precio de venta corriente. Por lo
cual, si la rotación de inventarios no es alta, existe una
subvaluación permanente de los bienes de cambio.
El quinto paso consiste en monitorear el consumo de
la riqueza que mencionábamos en el primer paso.
Debemos analizar los costos en que incurre la compañía,
los cuales encontramos principalmente en el Estado de
Resultados –EERR– (estado financiero que muestra
ordenada y detalladamente la forma de cómo se obtuvo
el resultado del ejercicio durante un lapso de tiempo
determinado) que permite identificar perfectamente los
costos y gastos del período analizado. En caso de querer
realizar un análisis más financiero, debo considerar el
Estado de Flujo de Efectivo –EFE– (que informa sobre los
movimientos de efectivo y sus equivalentes, informado
en tres categorías: actividades operativas, de inversión y
de financiamiento).
En sexto lugar, debo analizar la variabilidad de los
costos. Es esencial examinar minuciosamente su
2 “De acuerdo con el decreto N° 664/03 de fecha 8 de abril de 2003 del
gobierno nacional, la reexpresión de los EECC ha sido suspendida a partir del 1°
de Marzo de 2003 (…)” Calvo, Adriana. “Ajuste por inflación”. Deloitte
Argentina 30/04/06
comportamiento y así detectar los riesgos que cada uno
conlleva. Para ello, utilizamos el EERR intentando
descubrir o entender variaciones de un período a otro:
generar relaciones entre mayor actividad comercial y por
ende, mayores gastos de comercialización y producción;
costos por mantenimiento de fábrica o cierre de puntos
de venta; analizar los costos de almacenamiento y su
relación con la rotación de bienes de cambio; identificar
si posee altos o bajos costos fijos o capital inmovilizado lo
que hace a la empresa menos flexible y buscar mayor
volumen de venta para lograr un margen interesante
sobre su punto de equilibrio.
El anteúltimo paso es opcional, y procura segmentar
los costos. Es decir, buscar la manera más eficiente de
distribuir los costos para optimizar el control y entender
qué productos de mi compañía son más rentables, cuáles
poseen la mayor contribución unitaria y cuál posee la
mayor utilidad neta3 (y qué productos no, por defecto).
En general esta distribución se realiza por unidades de
producto ó por centros de costos.
Y por último, efectuar un análisis holístico y final de
los resultados, debiéndose realizar las observaciones e
interpretaciones necesarias que mejoren y optimicen la
toma de decisiones a partir del análisis de los costos. Es
aquí donde se debe comparar y pensar los resultados en
perspectiva, de manera profunda y ver cómo afectan las
decisiones de negocio al patrimonio neto de la
organización en el contexto donde opera.
En conclusión, el desafío de crear un sistema de
información de costos eficiente acarrea una ardua y
delicada tarea que comienza desde conocer las
características y necesidades de información de una
organización, hasta conocer su forma de operar en el
mercado. La información comparativa, verificable y
oportuna de los costos de una compañía, deben resultar
apropiadas para asistir a los mandos medios y la alta
dirección, en el cumplimiento de los objetivos
estratégicos. Un buen sistema de costos permitirá
analizar desvíos, encontrar responsables para que
gestionen eficientemente y aplicar las medidas
correctivas necesarias, poniendo foco en aumentar los
márgenes de rentabilidad en un contexto cada vez más
dinámico, con ciclos de vida de productos y servicios
más cortos, y una fuerte competencia global.
3 José Safarano – Costos para la toma de decisiones – Cap. XI, pág. 557