Ateneo  Mathematics  Society  Elections  2013  MINUTES  FOR  ELECTIONS  DISCERNMENT  TALKS  

 AMS  Discernment  Talk  with  ACLC  

28  November  2012    

I. The  session  started  with  expectation  setting.  The  representative  of  ACLC  said  that  he  aims  to  explain  discernment  through  the  concept  of  freedom.  Some  of  the  things  that  came  to  the  participants’  minds  about  discernment  are  the  following:  Opportunity,  Deciding,  Reflection,  and  Process.  

II. Objectives  of  the  session  were  the  following:  (1)  understand  what  discernment  is,  (2)  know  the  basic  prerequisites  and  steps  in  discerning,  (3)  see  the  role  of  discernment  in  my  membership  in  AMS,  and  (4)  gain  a  deeper  appreciation  of  prayer  and  my  relationship  with  God.  

III. Discernment  is  not  a  sure  fire  method,  nor  something  that  comes  out  easily  as  the  products  from  a  vending  machine,  nor  a  procedure.  

IV. Discernment  is  about  answering  some  basic  things:  (1)  Ano  ba  ‘yong  sinisikapang  gawin  kapag  nagdidiscern?  (2)  Saan  nakaugat?  (3)  Paano  ito  gawin?  

V. It  is  about  a  deep-­‐felt,  personal  experience  of  God’s  transforming  love,  a  deeply  valued  relationship  with  the  Lord,  a  journey  towards  greater  interior  freedom,  towards  greater  mission.  

VI. It  involves  a  number  of  presuppositions:  (1)  God  desires  for  us.  He  desires  a  plan  for  us.  (2)  God  desires  us.  Gusto  ka  niyang  makasama.  

VII. What  are  we  trying  to  seek?  We  are  trying  to  seek  the  will  of  God  /  God’s  choice  in  the  light  of  who  I  am  (talents,  giftedness,  personality)  

VIII. How  does  the  beloved  show  his  will?  Our  god  is  a  God  who  wants  to  reveal  himself  to  us.  Go  back  to  that  confidence  that  God  reveals  himself  through  people,  circumstances,  objective  situations,  and  emotions.  God  speaks  through  these  signs.  

IX. The  goal  of  discernment  does  not  end  at  a  decision,  but  in  building  relationships,  which  proves  to  be  more  important  than  things  like  fear  and  inadequacy.  

X. The  goal  of  discernment  ultimately  makes  itself  possible  through  the  link  to  the  beloved.  Again,  it  is  much  more  important  to  work  on  my  relationship  with  God  than  on  my  decision.  

XI. To  build  this  relationship,  one  must  be  together  with,  be  in  constant  communication  with,  and  be  with  God.  

XII. All  these  takes  a  long  time.  Relationship  takes  time.  Not  just  time,  but  quality  time.  XIII. With  this,  one  must  keep  a  blank  check  attitude:  “I  am  open  to  possibilities,  I  am  not  

limiting  my  choice  to  what  I  see  now  as  the  reasonable,  comfortable,  easy/hard  choices,  etc.  

XIV. Three  questions  that  can  help  in  discernment:  (1)  What  gives  you  joy?  (2)  Are  you  any  good  at  this?  (3)  Does  anybody  need  you  to  do  these  things?  

     

   

   

       

ANG  SIMULA:  Positions  Discernment  Talk  14  December  2012  |  1655-­‐1930H  

 I. Opening  Prayer  by  MacMac  Sua  

II. Announcements  

Family  Day  2  was  promoted.  It  will  be  held  on  December  17  (Monday),  at  the  SEC  field  from  1630-­‐1800H.  XMath  entitled  Snowfall  was  also  promoted.  It  will  be  held  on  December  19  (Wednesday)  at  JSEC  from  1800-­‐2200H.    

III. Electoral  Board  

The  Electoral  Board  introduced  themselves—starting  with  MacMac  Sua  as  the  Chairman.  Paola  Matanguihan  is  the  External  and  Internal  SecGen,  who  relates  everything  to  everyone.  Benetz  Branzuela  is  the  Ways  and  Means,  who  makes  things  happen.  Carlo  Mallari,  Reg  Onglao,  and  Reg  Muñoz  are  in  Electoral  Processes  who  are  in  charge  of  rules  and  punishments.  Christia  Torres  and  Jino  Geronimo  are  in  charge  of  Promotions.  Lastly,  Ted  Platon  and  Jason  Escartin  are  in  Logistics,  who  are  in  charge  of  venues.    

IV. Electoral  Code  –  available  at  FB  page  

The  Electoral  Board  discussed  the  Electoral  Code  as  seen  in  the  AMS  Elections  Kit  2012-­‐2013  that  can  be  downloaded  in  the  FB  page  of  Electoral  Board  (www.facebook.com/AMSElections2013).    For  all  questions,  inquiries,  requests,  necessary  information  and  files  to  be  passed;  the  e-­‐mail  of  the  Electoral  Board  is  ams.elecboard@gmail.com.      a. ExeCom  Positions  

The  ExeCom  Positions  was  introduced.  The  Executive  Board  (EB)  is  made  up  of  the  President,  the  Executive  Vice  President,  the  Secretary  General,  and  the  Chief  Finance  Officer.    The  Department  Heads  are  made  up  of  two  heads  per  department—two  for  the  Member  Relations  Department,  two  for  the  Math  Applications  Department,  and  two  for  the  Academics  Department.    The  Deputy  Heads  are  as  follows:  The  Deputy  for  Special  Projects,  the  Deputy  for  Marketing,  the  Deputy  for  Documentations,  and  the  Deputy  for  Promotions.    

b. Eligibility  

An  eligible  candidate  for  elections  should  have  at  least  2.25  cumulative  QPI,  with  no  academic  probations  nor  disciplinary  charges.  The  candidate  for  presidency  should  have  at  least  4  semesters  stay,  while  candidates  for  other  positions  should  have  at  least  2  semesters  stay.    

c. Process  and  Requirements  

   

   

       

To  file  for  candidacy  for  any  position  in  AMS,  the  candidate  must  have  an  IC  with  the  current  officer  in  the  position  he/she  is  running  for,  and  have  the  certificate  of  candidacy  (it’s  electronic  now!)  with  other  necessary  files.  The  files  must  be  passed  before  January  9,  through  e-­‐mail.      

d. Party  System  

A  party  must  have  at  least  2  Executive  Board  members,  at  least  1  head  per  Department,  and  at  least  2  Deputies.  The  party  must  complete  and  submit  individual  forms,  and  also  submit  the  member  list  by  January  9.    

e. Campaigning  

The  campaigning  period  for  AMS  elections  is  from  January  13  (2359H)  to  January  25  (2359H).    Rules  for  the  campaign  include  the  following.  The  promotion  materials  would  need  the  official  promos  stamp.  Campaign  materials  must  be  taken  down  after  the  campaigning  period.  For  print  materials,  the  posters  must  be  at  least  8.5  by  11  inches,  with  1  face  per  board.  Campaigning  on  Facebook  is  limited  to  DPs  and  wall  photos  only.  Campaigning  on  Twitter  must  mention  @AMSinfinitweet  and  use  the  hashtag  #AMSElections2013.  A  letter  endorsement  is  necessary  for  room-­‐to-­‐room  promotions.  All  promos  must  also  include  the  date  of  the  elections.    

f. Voting  

Only  eligible  members  are  allowed  to  vote.  The  voting  process  is  done  in  secret,  and  no  proxies  are  allowed  in  the  elections.    

g. Validity  

For  the  elections  to  be  considered  valid,  60%  of  elegible  voters  must  vote.  Also,  if  a  candidate  has  no  rival,  for  him/her  to  win,  he/she  must  get  50%  +1  members  to  vote  for  him/her.    

h. Appealing  

To  appeal  to  the  Electoral  Board,  see  their  FB  page  for  more  instructions.  All  files  for  appeal  is  e-­‐mailed  to  the  Electoral  Board.    

i. Violations  and  Sanctions  

Violations  are  divided  into  the  minor  and  the  major.  Minor  violation  occurs  when  any  of  the  codes  are  not  followed.  Major  violation  occurs  when  there  is  negative  campaigning  and/or  gross  disrespect  to  anyone.  The  list  of  violations  is  not  exclusive  and  all  violations  will  be  decided  on  by  the  Electoral  Board.    

j. Sanctions  

   

   

       

Sanctions  include  a  public  reprimand,  a  fine,  disqualification,  temporary  campaign  ban,  removal  of  campaign  materials,  and  a  request  for  public  apology.  A  candidate  or  even  anyone  can  be  a  violator.    Once  a  violation  has  been  reported,  appeal  can  be  made  through  e-­‐mail  to  the  Electoral  Board,  clearly  explaining  the  violation  reported.  However,  the  Electoral  Board  has  the  final  say  on  the  matter.    The  violator  and/or  candidate  must  meet  with  the  Electoral  Board,  explaining  the  violation  and  the  context  of  the  violation.  The  violator  can  contact  the  Electoral  Board  through  e-­‐mail  or  FB  message.    “DO  NOT  BE  AFRAID.  DO  STILL  CAMPAIGN“–  Carlo  Mallari    

V. Guest  Speaker:  Myki  Pimentel  

Myki  said  his  talk  was  for  the  people  who  have  an  idea  of  running,  but  not  on  the  position  they  will  run  for.  Myki  said  that  to  be  an  officer  means  to  run  the  show,  no  matter  what  position.  It  also  means  to  carry  50  years  of  legacy  of  the  AMS.  Furthermore,  it  also  means  to  be  responsible  for  the  members  and  to  be  a  student  leader.    So,  when  asked  for  a  reason  to  run,  one  must  run  for  themselves.  Because  “duh,  it’s  myself.”  Also,  there’s  a  different  kind  of  growth  that  will  allow  one  to  unleash  his/her  potential—Reg  M  and  Kross  are  examples  of  this,  having  the  biggest  change.  Furthermore,  Myki  says  that  college  life  is  incomplete  without  an  org.      Also,  one  must  run  for  the  org.  As  an  active  member,  one  must  see  that  AMS  needs  them!  Also,  it’s  a  way  to  give  back,  the  answer  to  “What  to  do  for  the  org?”  Also,  as  an  active  member,  one  would  know  what  to  do  to  improve  AMS.    Myki  shared  about  his  reasons  to  run  in  the  last  2  years.  For  MemRel,  he  ran,  thinking  “I  want  to  be  that  guy!”  For  President,  he  ran  because  he  wants  “to  make  a  change!”  He  says  that  it  was  his  gut  feel—love  (or  something)  for  AMS.    Passion  is  more  important  than  position.  It  doesn’t  matter  how  up  the  hierarchy  one  is.  It  should  be  all  heart  in  one’s  position,  whatever  it  is.    Also,  desire  is  more  important  than  skill.  Myki  says  he  prefers  to  work  with  “someone  who  wants  to  be  here”  than  someone  who’s  good  at  the  job.  Heart  is  very  important.  It  is  important  to  think  the  answer  to  “How  much  do  you  want  it?”  This  point  is  emphasized  by  the  statements  ‘Be  sure  of  what  you  want,  for  it  will  make  you  follow  through  with  it’  and  ‘If  you  want  something,  go  get  it!’    In  light  of  the  memories  he  made  in  his  past  years,  Myki  says,  “I  would  do  it  all  over  again!”    In  the  Question  and  Answer  portion,  several  questions  were  asked  by  the  attendees  of  the  Position  Discernment  Talk.    

   

   

       

Cams  asked  about  desire  and  skill,  and  how  do  you  know  if  one  really  desires  it.  Myki  says  that  it’s  obvious,  and  you  will  see  it  when  you  talk  to  the  person.    Rex  asked  how  did  he  choose  MemRel.  Myki  says  that  he  attended  only  MemRel  activities,  and  wanted  to  see  how  it’s  like  to  be  the  Department  Head.    Cams  asked  what  motivated  Myki  in  the  last  2  years.  Myki  answered:  ‘seeing  everyone  working  so  hard,  I  should  be  like  them.  I  wanted  to  make  an  impact,  something  relevant  over  many  years  to  come.’    Sam  asked  what  if  you  have  desire  but  not  skill?  What  if  the  desire  goes  away?  Myki  explained  that  skills  can  be  learned,  and  desire  makes  you  learn  from  mistakes  and  failures,  to  want  to  be  better.    Sam  asked  what  if  you  realized  that  “di  ko  pala  kaya”?  Myki  answered  that  one  has  time  to  know  what  skills  are  required,  and  one  can  draw  from  desire,  passion  for  it  doesn’t  run  out.    

VI. ExeCom  Presentations  

ExeCom  members  presented  their  current  positions,  explaining  their  job  descriptions,  what  they  could’ve  done,  why  they  ran,  why  should  one  run  or  not  for  their  position.  Job  descriptions  are  as  stated  in  the  AMS  constitution.    For  the  Acads  Department,  Patrick  and  Zheng  summarized  their  part  with  the  words  bartits,  leche,  and  hirap.  Bartits  included  the  job  description,  Leche  what  could’ve  been  done,  and  Hirap  for  why  one  should  run.    For  the  MathApp  Department,  Elly  and  Gere  presented  their  reasons  for  running,  what  they’re  doing  for  AMS,  what  could’ve  been  done,  running  reasons,  and  advices.  Elly  summed  up  what  they  do  for  AMS  by  the  word  “motherate.”  As  Dept  Head,  she  served  as  mother  to  PHs  and  Core,  they  rate  people  and  success  of  projects  and  PHs,  they  go  to  all  other  pools  like  moth,  they  have  other  stuffs  to  do,  and  they  provided  nourishment  (ate).    For  the  MemRel  Department,  Renz  and  Gabs  presented  their  job  description  as  stated  in  the  constitution  to  sum  up  to  take  care  of  members.  Important  reasons  for  not  running  in  the  MemRel  Department  Head  position  include  the  following:  If  one  is  a  socialist  /  ma-­‐memrel,  if  one  thinks  he/she  can’t  win,  if  one  thinks  there’s  someone  better  than  him/her.  They  added  that  one  must  run  because  one  wants  to:  Have  confidence  in  wanting  to  run.    For  the  Deputy  for  Docu,  Angge  summed  up  her  job  description  as  documenting  everything.  Notable  in  her  presentation  was  her  quotable  quote  regarding  the  AMS  website:  “We  need  to  develop  our  website  skillfully,”  indicating  the  needed  development  for  the  website  that’s  coming  along.  Also,  she  used  the  quote  “Let  us  choose  reasons  to  act  that  are  big,  bold,  righteous  and  eternal”  in  explaining  why  she  ran  and  why  one  should  run  for  her  position.  She  ended  her  presentation  by  saying  that  she  was  able  to  touch  different  lives  in  her  position.    For  the  Deputy  for  Promos,  Rizza  explained  her  job  description  as  seen  in  the  constitution.  Quotable  quote  from  Rizza  is  “I  give  DP  and  DP  is  a  gift.”  She  gave  numerous  reasons  to  run  for  her  position,  which  include  the  following:  (1)  alangan  naming  walk,  (2)  photoshop  fixes  a  broken  

   

   

       

heart,  (3)  love  for  and  growth  in  AMS,  (4)  finding  oneself  through  AMS,  and  (5)  step  up  because  you  fell  in  love  with  AMS.    For  the  Deputy  for  Marketing,  Jason  summed  up  his  job  description  by  saying  that  AMS  is  a  brand.  As  a  brand,  he  says  awareness  is  important—people  know  you—and  also  loyalty,  perceive  quality,  and  association  (ALPA).  Also,  he  adds  up  the  needs  for  the  job  to  PLOC—Planning,  Leading,  Organization,  and  Controlling.  Furthermore,  vocation  and  SWOT  analysis  is  important  when  deciding  to  run  for  his  position.    For  the  Deputy  for  Special  Projects,  Aldwin  explained  what  he  did,  and  mentioned  that  he  could’ve  had  corporation  tie  ups.  He  endorses  his  job  to  people  who  have  an  idea  of  running  by  saying  that  he  has  the  most  flexible  job  and  that  one  can  make  new  friends  and  have  an  edge  through  tie  ups.    For  Chief  Finance  Officer,  Benetz  explains  her  job  description,  which  includes  money  matters,  budgets  for  projects  (including  requests,  subsidies,  records,  reimbursements),  consultation  with  Finance  Core  and  PHs,  and  supervising  MAFIA.  She  mentions  that  she  could’ve  spearheaded  fundraising  at  the  start,  monitored  Finance  Core  and  project  finances  more  closely,  and  planned  ahead.  For  all  aspiring  candidates,  Benetz  says  that  the  job  is  for  people  who  love  clerical  work  and  control,  that  one  won’t  be  on  the  spotlight  but  will  be  essential  (for  all  projects),  that  the  job  will  be  training  for  the  future  since  one  will  work  with  offices,  and  that  self-­‐study  for  the  job  can  be  done  through  past  documentations  and  the  OSA  finance  kit.    For  Secretary  General,  Paola  explains  her  job  description  as  vocal  visionary  (to  do  minutes,  layouts,  guides,  and  the  like,  and  to  be  a  communications  officer),  and  as  the  most  powerful  officer  (she  considers  this  power  not  as  a  curse,  but  her  service,  her  generosity).  Also,  she  mentions  that  the  job  is  all  about  service  and  generosity  (“you  cannot  give  if  you  are  not  broken”),  since  the  SecGen  is  underappreciated,  but  is  worth  it.  The  perks  of  her  job  include  being  able  to  work  at  her  own  pace,  meeting  other  student  leaders  at  the  Loyola  Schools  through  COA  and  as  a  liaison  officer,  and  being  the  boss.  Paola  says  that  the  challenge  for  the  SecGen  is  the  balance  among  amo-­‐alalay-­‐secretary.  Also,  for  all  aspiring  candidates,  they  must  set  an  IC  with  Paola  because  “Ayy,  SecGen!”    For  the  Executive  Vice  President,  Carlo  gave  his  presentation  despite  being  sick,  because  he  says  “failing  to  work  for  AMS  is  worse  than  being  sick.”  He  states  his  job  description,  saying  that  he  “hovers  and  waits”  as  the  taga-­‐salo  with  the  most  flexible  job,  “initiate”  and  “generate  ideas”  with  project  management  system  and  PaP,  “evaluate  things  from  far  out”,  “train”  and  be  “a  pillar  people  can  lean  on.”  He  intends  to  gain  insight  from  PaP,  evaluate  the  evaluation  scheme  and  suggest  work  plans  for  better  projects,  and  start  a  cookbook  so  that  project  core  teams  won’t  make  the  same  mistakes.  For  the  reasons  to  run,  Carlo  says  that  no  one  can  tell  if  you  should  or  should  not,  so  one  must  want  it,  and  not  let  the  position  define  them.    For  the  president,  Mac  Mac  starts  his  presentation  by  explaining  that  his  powerpoints  are  ugly,  like  the  COA  president’s.  He  explains  his  job  comes  with  lots  of  baggage,  that  his  vision  should  be  the  same  as  everyone  else’s,  as  they  voted  for  him.  Also,  he  explains  how  one  can  get  to  work  with  other  presidents—to  gain  insights,  magdamayan,  and  see  different  views  on  the  job  as  love  or  profession.  For  the  question  “why  not  this  position?”  Mac  mac  says  that  it’s  not  for  the  faint  of  heart,  that  one  will  lose  sleep  and  maybe  a  little  bit  of  sanity,  that  one  can’t  do  all  that  he/she  plans  to,  and  that  one  will  be  put  out  of  one’s    comfort  zone.  However,  he  answers  the  “why  run?”  

   

   

       

with  the  following:  there’s  a  lot  of  freedom  to  create,  many  people  to  meet;  it’s  your  way  to  make  the  change  you  want  to  see,  a  means  to  making  AMS  the  org  that  it  can  be  and  should  be;  and  that  welcoming  the  challenge  will  make  one  a  better  person.  To  all  candidates  for  presidency,  they  should  set  an  IC  with  Mac  Mac.    

VII. Dynamic  Structure  

SPAM  is  under  the  president,  D’Pool  is  under  the  SecGen,  and  the  MAFIA  is  under  the  CFO.  This  is  mentorship—they  are  tie  ups  and  under  their  governship  at  the  same  time—to  prepare  them  as  the  next  officers.    

VIII. Q&A  

Sam  asks  about  desire  and  skill.  Carlo  says  that  you  won’t  get  the  job  until  you  get  there,  and  mentoring  is  a  form  of  learning  as  well.  He  also  says  that  desire  can’t  be  learned,  while  skills  can  be.  He  cites  himself  as  an  example,  that  he  didn’t  know  what  he  was  doing  when  he  became  an  Acads  Department  Head.    Bee  asks  about  opening  all  positions  to  both  juniors  and  sophomores.  Paola  says  that  it’s  a  creative  interpretation  for  the  electoral  board,  and  that  inggit  sila  sa  other  orgs  that  have  sophomores  running  for  any  position.  She  adds  that  everything  can  be  learned.  Mac  Mac  says  that  it’s  giving  more  opportunities  to  the  sophomores,  except  for  the  president  position  because  one  needs  experience.  Jurel  asks  if  they  are  open  to  change  the  structure  of  the  org.  Mac  Mac  says  that  it’s  not  their  job,  and  it’s  up  to  the  next  ExeCom.  Carlo  says  that  yes,  they  are  open,  but  are  not  sure  if  they  should.  He  also  mentions  the  idea  of  scrapping  MemRel  Department.  Paola  says  that  maybe  the  structure  is  not  the  problem,  it’s  the  interpretation.  They  should  not  compare  AMS  with  other  orgs.    Jake  asks  if  MemRel  should  be  made  more  HR.  Paola  says  that  it’s  all  about  interpretation  of  the  job  description.  She  explains  that  AMS  works  in  a  different  way  from  all  other  orgs,  because  AMS  works  according  to  departments  and  projects,  not  operations  like  other  orgs.    Carlo  asks  to  those  who  will  run:  What’s  your  primary  fear  (3)?  Carlo,  Mac  Mac  and  Paola  give  their  answers  when  they  decided  to  run  for  their  current  position.  Carlo  says  it’s  incompetence  and  commitment.  Mac  Mac  says  it’s  fear  of  not  graduating  (acads).  Paola  says  it’s  fear  that  she  might  not  finish  her  job  as  Deputy  for  Docu  within  the  year  (so  she  ran  for  SecGen;  but  she  finished  on  time  anyway).  Nyl  says  it’s  fear  of  not  surviving  physically.  The  Electoral  Board  answers  by  saying  it’s  about  leveling  off,  and  need  for  understanding  set  of  officers.  Rica  says  it’s  inconsistency  (fear  of  burning  out)  and  losing.  About  inconsistency,  they  say  that  she  must  find  a  motivation.  About  losing,  they  say  competition  is  better  because  you  get  better.  Bee  says  it’s  fear  of  failing.  She  expounds  by  saying  that  people  says  it’s  better  than  not  to  try  at  all,  but  she  doesn’t  believe  in  that.  The  Electoral  Board  answers  by  saying  that  it  might  be  a  cause  of  downfall  of  the  org,  but  there  is  time  to  reflect  (sem  break)  and  time  to  make  bawi  (2nd  sem).    

IX. Dates  to  Remember  

January  9,  2013  is  the  deadline  of  filing  for  candidacy.  January  25,  2013  is  the  Miting  de  Avance,  where  candidates  present  their  plans  and  platforms.  January  28-­‐30  is  the  Top  4  elections,  while  February  4-­‐6  is  the  Department  Head  and  Deputy  elections.