Microsoft Word - Simple Savvy Savings - 9 Projects to make ...download.microsoft.com/.../manufacturing/simple_savvy_savings… · Web viewЭкономический спад заставил

Программа Simple Savvy Savings —9 идей для реальнойэкономии средств

компании Alinean Автор: Томас Пизелло (Thomas Pisello)

Опубликовано:

Alinean, Inc. • 201 S. Orange Ave • Suite 1210 • Orlando, FL 32801-12565

Тел.: 407.382.0005 • Факс: 407.382.0906 • Электронная почта: [email protected] • Веб-сайт: www.alinean.com

Ноябрь 2008 г.© Alinean, Inc., 2001–2008. Все права защищены.

Никакая часть настоящего отчета не может быть воспроизведена, сохранена в какой-либо системе хранения данных или передана в какой бы то ни было форме без предварительного письменного разрешения. Все прочие товарные знаки являются собственностью соответствующих владельцев

© Alinean, Inc., 2001–2008. Все права защищены. Стр. ii

Программа Simple Savvy Savings — 9 идей для реальной экономии средствЭкономический спад заставил ИТ-руководителей бороться за бюджеты, избегать сокращений и всячески стараться удержать бизнес на плаву. Во времена кризиса финансовые директоры неизменно обращают свой гнев на ИТ-руководителей, и хотя ИТ-расходы в среднем составляют лишь скромную сумму в 3,1% общей прибыли (поскольку в большинстве

© Alinean, Inc., 2001–2008. Все права защищены. Стр. iii

организаций ИТ-отдел традиционно считается средоточием издержек), они обычно идут первыми в списке сокращения затрат.1 К сожалению, как показали предыдущие кризисные периоды, доля сокращения ИТ-затрат в пропорциональном отношении намного выше, чем в большинстве других бизнес-групп.

Согласно опросу компании Tech Target, в котором участвовало 268 сотрудников, ответственных за принятие ИТ-решений, давление на ИТ-отделы по вопросу снижения затрат вполне ожидаемо:

1 База данных Alinean ValueIT™, содержащая данные о взаимосвязи ИТ-затрат и финансовых показателей более 20 000 компаний мира, 2008 г.

© Alinean, Inc., 2001–2008. Все права защищены. Стр. iv

75% опрошенных сообщили, что общее состояние экономики серьезно влияет на их ИТ-бюджет;

50% признались в сокращении затрат более чем на 10%; 68% предполагают дальнейшее сокращение бюджета в случае, если экономический

фон не улучшится в первой половине года.

© Alinean, Inc., 2001–2008. Все права защищены. Стр. v

© Alinean, Inc., 2001–2008. Все права защищены. Стр. vi

Исследование ИТ-приоритетов, Tech Target, 2009 г., 268 опрошенных (сентябрь 20082)

В последнем исследовании ИТ-затрат, проведенном компанией Goldman Sachs, содержится

2 Survey: Economy puts nonessential IT projects on back burner, автор Линда Туччи (Linda Tucci), 12 ноября 2008 г., SearchCIO.com / Tech Target.

© Alinean, Inc., 2001–2008. Все права защищены. Стр. vii

прогноз влияния этих отдельных сокращений бюджета на ИТ-расходы в мире: в 2009 году впервые со времен технического краха 2001–2002 гг. годовой рост ИТ-затрат будет отри-цательным. Мировое падение затрат составит примерно –1% — год за годом снижение роста в объеме 116% (от роста в +6% в 2008 г. и в +9% в 2009 г.), которое, согласно анализу Goldman Sachs, хотя и не будет столь же длительным, как последнее замедление роста (поскольку расходы до начала падения были намного ниже, чем в период перед техническим крахом), все же окажет достаточно серьезное влияние.3

3 IT Spending Survey: 2009 Under the Knife, автор Сара Фраер (Sarah Friar), компания Goldman Sachs: исследование ИТ-расходов, проведенное на основе опроса 100 руководителей, ответственных за принятие стратегических решений в компаниях разных стран из списка Fortune 1000, 10 ноября 2008 г., SandHill.com.

© Alinean, Inc., 2001–2008. Все права защищены. Стр. viii

© Alinean, Inc., 2001–2008. Все права защищены. Стр. ix

Исследование ИТ-затрат Goldman Sachs показывает резкое сокращение общемировых ИТ-затрат в 2009 г.

Вместо того чтобы становиться жертвой обстоятельств, прозорливые ИТ-руководители должны заранее подготовить продуманные планы помощи организации в условиях экономического спада. Коммерческим компаниям с уменьшающейся прибылью для сохранения рентабельности необходимо найти способы получения хотя бы небольшого

© Alinean, Inc., 2001–2008. Все права защищены. Стр. x

дохода (что затруднительно) или, еще лучше, снизить общие бизнес-издержки4. Правительства и некоммерческие организации сталкиваются со сходными проблемами: сокращение налоговой базы, спонсоров и других источников финансирования, что также приводит к сокращению бюджета.

Разумеется, уменьшение ИТ-расходов может сократить дефицит бюджета, но часто лучший способ снизить общие издержки бизнеса заключается не в том, чтобы значительно урезать ИТ-расходы, а показать, как, сосредоточив ресурсы на важных проектах и делая выборочные пошаговые инвестиции в ИТ, можно сократить затраты и увеличить производительность бизнеса.

© Alinean, Inc., 2001–2008. Все права защищены. Стр. xi

И самое важное: в трудные времена наиболее выигрышными являются небольшие проекты с быстрой окупаемостью. В результате таких бюджетных ограничений политика организации становится более консервативной: у руководителей уже не хватает смелости реализовывать грандиозные проекты и, более того, они хотят быть уверены, что любые сегодняшние инвестиции начнут окупаться (возвращая исходные инвестиции и принося прибыль) в том же календарном или даже финансовом году. От проектов с низкой прибылью и большими амбициями решено будет отказаться. Итак, какие проекты с минимальными временными и финансовыми затратами можно заранее разработать, чтобы достичь максимально ощутимого и быстрого снижения расходов для ИТ и бизнеса?

Для достижения этих целей предлагается три области деятельности и ряд проектов, способных обеспечить наибольшую экономию с наименьшими усилиями и инвестициями:

1. Эффективное использование имеющихся ресурсов позволит ежегодно экономить 650 долл. США в расчете на одного пользователя за счет снижения расходов на инфраструктуру и энергопотребление, а также непроизводительных эксплуатационных издержек.

2. Стандартизация и упрощение позволит сократить расходы на ИТ-управление и поддержку, что обеспечит ежегодную экономию в размере 700 долл. США в расчете на одного пользователя за счет уменьшения оплаты ИТ-труда.

3. Снижение излишних бизнес-издержек и трат гарантирует ежегодную экономию в размере 1320 долл. США в расчете на одного пользователя за счет снижения непроизводительных затрат в бизнесе.

Выполняя эти рекомендации программы Simple Savvy Savings, можно гарантированно сократить ежегодные расходы на 2670 долл. США в расчете на одного пользователя. Важно то, что все эти способы экономии обеспечивают ощутимое снижение затрат на инфраструктуру, оплату труда и обслуживание, снижение энергопотребления и непро-изводительных издержек. Они требуют минимальных вложений, быстро окупаются и потому придутся по душе даже самому бережливому руководителю.

4 Сравним два проекта: один экономит один доллар, а второй приносит один доллар прибыли. Получаем, что сэкономленный доллар часто приносит компании в 3–5 раз больше итоговой прибыли. Это связано с тем, что от каждого доллара прибыли, полученного от проекта, в итоге остается только часть, ведь каждый доллар включает в себя стоимость продуктов и услуг, а также различные торговые, общие и административные издержки. Фактическая доходность одного доллара прибыли составляет в среднем менее 30%.

© Alinean, Inc., 2001–2008. Все права защищены. Стр. 12

Программа Simple Savvy Savings позволяет ежегодно экономить до 2670 долл. США в расчете на одного пользователя.

Чтобы вы смогли реализовать эти простые, но продуманные способы экономии, приведем девять конкретных идей для проектов, которые требуют минимального финансирования и ресурсов, но обеспечивают значительную экономию затрат.

Многие организации, подобные вашей, уже изучили эти инициативы по сокращению расходов и успешно применяют их в своей деятельности. Другим необходима количественная оценка этих идей, чтобы упростить их утверждение и продвинуться в деле сокращения затрат.

Эффективное использование имеющихся ресурсов

В большинстве организаций руководителям несложно понять, что имеющаяся ИТ-инфраструктура и текущие капиталовложения используются недостаточно эффективно, а значит, в распоряжении имеются обширные объемы недоиспользуемых ИТ-активов. Знаете ли вы, что в среднем:

а) в традиционном центре обработки данных сервер используется только на 10%, то есть 90% его мощности постоянно остаются неактивными;

б) использование хранилища в этом же центре обработки данных не превышает 40%, а это значит, что 60% имеющегося объема хранилища никогда не используется;

в) в среднем организации тратят на программные лицензии на 20–30% больше необходимого, так как не пользуются предложениями корпоративного лицензирования, улучшенными условиями контрактов на поддержку и обслуживание, а также выгодными ценами; 10–15% лишних расходов на лицензии на ПО можно было бы избежать, выполнив стандартизацию и консолидацию поставщиков решений и приняв участие в стратегических программах или программах корпоративного лицензирования;


г) дополнительные 7% от общего числа всех приобретенных программных лицензий — это ничем не оправданные траты, если учитывать фактическое использование и реальную необходимость;

д) приложения, которые можно перенести в вычислительные облака, позволяют ежегодно экономить от 10 000 до 30 000 долл. США в расчете на одно при-ложение, поскольку устраняют необходимость в управлении инфраструктурой, операциях и обслуживании.

Стратегия эффективного использования имеющихся ресурсов позволяет организации повторно использовать и перераспределять ресурсы для поддержки как текущих, так и будущих потребностей, а также избежать расходования бюджетных средств на инвестиции в поддержку новых проектов.

Как внедрить передовые методы для эффективного использования имеющихся ресурсов? Ниже приведены самые рентабельные проекты программы Simple Savvy Savings, позволяющие ежегодно экономить до 675 долл. США в расчете на одного пользователя за счет снижения расходов на инфраструктуру и энергопотребление, а также непроизводительных издержек:

Консолидация серверов с виртуализацией серверов — 115 долл. США ежегодной экономии в расчете на одного пользователя

Объединение баз данных — 50 долл. США ежегодной экономии в расчете на одного пользователя.

Улучшенное управление хранилищем — 20 долл. США ежегодной экономии в расчете на одного пользователя.

Эффективное использование лицензий в целях дальнейшей экономии — 200–500 долл. США ежегодной экономии в расчете на одного пользователя.

Использование вычислительных облаков — потенциальная ежегодная экономия в от 10 000 до 30 000 долл. США в расчете на одно приложение за счет отсутствия инфраструктуры приложений и необходимости управления.


В условиях недостаточного использования ИТ-активов приоритетная область экономии — это эффективное использование имеющихся ресурсов. Благодаря этому можно ежегодно экономить до 675 долл. США в расчете

на одного пользователя.

Объединение серверов с виртуализацией серверов

Если объединить серверы с виртуализацией серверов, исключить сопоставление рабочих процессов физическим серверам в соотношении 1:1, как это происходит в большинстве организаций, и вместо этого объединить несколько потоков на недоиспользуемых физических серверах, средняя организация с 1000 пользователей сможет ежегодно экономить 115 000 долл. США в год (из расчета 115 долл. США на одного пользователя), сократив расходы на оборудование и ПО, расходы на контракты на поддержку, избыточное энергопотребление и коммунальные расходы.5

Организация с 50 установленными серверами, используемая в нашем примере, может объединить их с помощью виртуализации в 13 серверов. Таким образом, степень консолидации составит 4:1, что позволит организации:

а. Списать или переработать 37 установленных физических серверов, сократив амортизируемые затраты на приобретение (обычно — двухпроцессорный или двухъядерный сервер и операционная система), контракты на поддержку и обслуживание в среднем почти на 1700 долл. США в год, что в целом позволит ежегодно экономить 62 600 долл. США.

5 Организация с 1000 компьютерами, расположенная в США и имеющая средние по стране и по отрасли расходы на оплату труда, энергопотребление и пространство.


б. Избежать добавления множества серверов для обеспечения роста. Поскольку средние темпы роста числа серверов составляют всего 10%, в последующие три года можно избежать ежегодного добавления в среднем четырех серверов, что обеспечит дополнительную ежегодную экономию в размере 7000 долл. США.

в. Сократить энергопотребление центра обработки данных за счет уменьшения числа серверов, поддерживающих рабочие процессы. Удалив из центра обработки данных один двухпроцессорный или двухъядерный сервер, можно сократить расходы на энергопотребление, необходимое для питания и охлаждения, на 1000 долл. США, а также повысить экологичность производства в рамках инициативы Green IT, сократив ежегодные выбросы углерода на 8,4 метрической тонны в расчете на один сервер. Это равносильно отказу от использования 1,6 автомобиля в год, обеспечению одного дома элект-роэнергией в течение года или посадке 20 деревьев. С помощью этих мер можно повысить ежегодную экономию в рамках сценария консолидации еще на 38 000 долл. США, списав 37 серверов и сократив ежегодные темпы роста на 4 дополнительных сервера.

г. Сократив число физических серверов в центре обработки данных, можно повторно использовать освободившееся пространство, консолидировать или списать его. Кроме того, теперь не придется расширять площади центра обработки данных для поддержки роста бизнеса. Если пространство центра обработки данных в среднем обходится в 310 долл. США за кв. фут, включая амортизируемое расширение площадей, инфраструктуру, годовую ренту и ипотечные издержки, то ежегодные затраты на каждый сервер составляют 174 долл. США. В нашем сценарии это позволит ежегодно экономить 7100 долл. США.


Группа СОК: производитель автомобилей виртуализует ИТ-среду, повышая адаптацию к меняющимся условиям бизнеса

В главном центре обработке данных компании СОК, одной из крупнейших частных компаний России, объе-диняющей десятки промышленных предприятий различных секторов российской экономики, находится около 50 физических серверных компьютеров под управлением операционных систем Windows Server® 2003 и Windows Server 2008, предоставляющих службы инфраструктуры для более 2000 пользователей. Чтобы сократить ИТ-расходы, компания СОК решила перейти на более дешевое серверное оборудование, но это привело к неприемлемым уровням простоя и возросшим расходам на ИТ-управление. «Мы неэффективно использовали ресурсы: 90% наших серверов работало с недостаточной нагрузкой, тогда как некоторые были сильно перегружены, — говорит Петр Грачев, ИТ-директор группы СОК. — Кроме того, многочисленные системы оборудования были недостаточно надежными, что приводило к увеличению простоев и расходов на управление».

Сегодня компании удается избегать ситуаций с недоиспользованием большинства серверов и перегрузкой остальных, поскольку теперь ресурсы виртуальных машин постоянно перераспределяются между приложениями. Раньше в компании работало множество серверов, загрузка которых не превышала 10% их мощности, но с помощью виртуализации ей удалось объединить несколько служб инфраструктуры в два сервера с загрузкой ЦП около 60%. Благодаря улучшенному использованию серверов, более эффективной работе в сети и сокра-щению времени простоя группа СОК может снизить общую стоимость владения серверным оборудованием. «Теперь нам не придется постоянно приобретать новое оборудование, неэффективно расходуя его ресурсы: виртуализация серверов позволяет динамически выделять виртуальные машины, сохраняя высокую производительность даже на системах с высокой загрузкой», — говорит г-н Грачев.

Благодаря консолидации серверной среды до 80% с помощью технологии виртуализации группа СОК планирует достичь значительного сокращения затрат на оборудование. В то же время компания может приобрести более мощные и надежные физические серверы, что позволит сократить время простоя и общую стоимость владения ее ИТ-инфраструктурой. Сократив время простоя, ускорив подготовку серверов и повысив эффективность управления инфраструктурой, группа СОК ожидает снизить расходы на оплату труда ИТ-сотрудников примерно на 30%.

Чтобы узнать больше, щелкните эту ссылку

Объединение баз данных

Хотя инвестиции в перенос, тестирование и развертывание все равно необходимы, старые базы данных можно преобразовать в новые версии, значительно сократив расходы, в частности:

затраты на лицензирование — хотя лицензии нужно будет обновить, про-цессорные лицензии можно объединить немедленно, а при последующем росте бизнеса новых серверов и новых процессорных лицензий не потре-буется, что позволит сократить общие расходы на лицензирование;

затраты на оборудование — при консолидации серверов баз данных более высокопроизводительная и масштабируемая последняя версия позволит списать или переработать существующие серверы и избежать дальнейшего добавления серверов.

Это обеспечит прибыль на капиталовложение в размере 150% или выше, а также ежегодную экономию в размере 26 000 долл. США в расчете на одну базу данных.


В последнем независимом исследовании, проведенном на основе методологии Forrester TEI, был изучен потенциал обновления сред с решениями SQL Server 2000 и 2005 до решения SQL Server 2008.6 В процессе оценки различных сред была выявлена более высокая производительность SQL Server 2008 по сравнению с предыдущими версиями. Это означает, что в данной среде необходимо меньше серверов для выполнения текущих рабочих процессов, а также не требуется устанавливать дополнительные серверы для поддержки будущего роста. Выполнив консолидацию серверов, работающих под управ-лением более старых версий SQL Server, можно сэкономить дополнительные средства, поскольку не придется приобретать новое оборудование и оплачивать лицензирование (меньшая плата в расчете на один процессор). Кроме того, при этом сократятся ежегодное энергопотребление, занимаемая площадь и расходы на администрирование.

Наши показатели моделирования выявили аналогичные результаты: при консолидации одного сервера базы данных можно сократить ежегодные расходы на 13 000 долл. США (амортизируемые затраты на приобретение в течение пяти лет и ежегодные эксплуата-ционные расходы на контракты, энергопотребление и коммунальные услуги).

В ходе этого исследовании было также установлено, что обновление позволит сократить и требования к хранилищу базы данных. Благодаря функции сжатия SQL Server 2008 сэкономленный объем хранилища может достичь 50%. Обычную базу данных размером 750 ГБ со стопроцентным использованием для хранения резервных и архивных данных можно сжать до размеров, обеспечивающих экономию затрат на хранение данных свыше 13 000 долл. США (при ежегодной ставке 15 долл. США за 1 ГБ).

Новые версии баз данных других производителей обладают сходными возможностями и средствами, позволяющими повысить производительность, объединить серверы и снизить расходы. Однако важно сравнить стоимость лицензирования этих конкурирующих предложений, так как были выявлены растущие различия в цене развертывания новых баз данных, некоторые из которых требуют весьма значительных вложений. При сравнении конкурирующих предложений от двух крупнейших поставщиков решений аналогичного масштаба и производительности (на основе официальных цен) оказалось, что различия в стоимости рабочих процессов OLTP составляет 177 000 долл. США, инкрементных затрат на лицензирование приложений для хранения данных — почти 300 000 долл. США, а приложений бизнес-аналитики — целых 700 000 долл. США. В современной экономической среде с жесткими условиями производитель стремится получить прибыль любой ценой, поэтому так важно получить конкурентные предложения и экономические обоснования, сравнить общую стоимость владения за весь цикл владения и не бояться вести переговоры для заключения максимально выгодной сделки с поставщиком решения, осознающим, что времена изменились.

6 Demonstrate the total economic impact of deploying SQL Server 2008: New Independent Study Finds 162% Risk-Adjusted ROI for SQL Server 2008 Deployment (исследование компании Forrester Consulting, проведенное на базе крупного развертывания решения в учреждении здравоохранения), http://download.microsoft.com/download/d/1/1/d11349b8-af33-45c4-a89c0dc64bbd431/TEI%20of%20SQL%20Server%202008%20Upgrade.pdf.


http://download.microsoft.com/download/d/1/1/d11349b8-af33-45c4-a89c0dc64bbd431/TEI%20of%20SQL%20Server%202008%20Upgrade.pdf

http://download.microsoft.com/download/d/1/1/d11349b8-af33-45c4-a89c0dc64bbd431/TEI%20of%20SQL%20Server%202008%20Upgrade.pdf

Турецкая компания Arçelik переносит базу данных SAP размером 5 ТБ с Oracle на SQL Server 2008, повышая производительность в три раза и снижая

стоимость владенияОдин из крупнейших европейских производителей бытовых приборов, турецкая компания Arçelik управляет деятельностью своих офисов во всем мире с помощью планирования ресурсов предприятия (ERP). Благодаря переносу инфраструктуры SAP ERP на платформу приложений Майкрософт, размещенную на серверных компьютерах HP, производительность компании Arçelik выросла в три раза по сравнению с предыдущей платформой на основе технологий Sun/Solaris/Oracle. Компания также оценила преимущества простой миграции на данную платформу Майкрософт. Ожидается, что после перехода на SQL Server 2008 с новыми функциями сжатия ресурсы компании будут использоваться более эффективно. Кроме того, текущее решение отличается более низкой стоимостью владения.

Сочетание платформы приложений Майкрософт и серверных компьютеров HP обеспечило более низкую стоимость владения, как и требовалось компании Arçelik. «Мы совершенно удовлетворены преимуществами от перехода на платформу приложений Майкрософт, размещенную на серверных компьютерах HP, — говорит г-н Сейлан (Ceylan). — Это позволило нам сократить затраты на лицензирование, оборудование, интеграцию систем, а также текущие расходы на администрирование и управление данными. Платформа приложений Майкрософт облегчает создание интегрированных решений, а также обеспечивает хорошо защищенную инфраструктуру».


Подготовка, оптимизация и архивация хранилища

Поскольку годовой рост объемов хранения составляет порядка 30% и текущие стратегии закупок предполагают массовое приобретение объемов памяти для поддержки этого роста, примерно 60% объема хранилища в большинстве организаций остается неиспользованным. Из каждого терабайта объема, приобретенного и установленного для поддержки роста, неиспользуемое пространство составляет порядка 600 ГБ, стоимость его приобретения — 9000 долл. США (в среднем по 15 долл. США за 1 ГБ), а ежегодные затраты на электро-энергию — 400 долл. США. Чтобы улучшить использование ресурсов и сократить расходы на их приобретение и эксплуатацию, необходимо отслеживать и управлять ростом хра-нилища, реализовать более эффективные процессы управления закупками и применять решения для хранения данных с динамической подготовкой.

Более того, большая часть объема хранения используется в организациях малоэффективно, и его управление можно улучшить с помощью архивации и сжатия — особенно это касается хранилищ сообщений. В обычной организации со штатом в 1000 человек может ежегодно накапливаться более 600 ГБ неуправляемых сообщений электронной почты в виде постоянно увеличивающихся сложных цепочек.7 Однако эти ежегодные издержки на приобретение и эксплуатацию в размере 9400 долл. США можно значительно снизить: для этого необ-ходимо внедрить решения архивации и сжатия, управлять политиками хранения, удалять повторяющиеся вложения и сжимать архивные сообщения электронной почты, а также использовать для архивов сообщений более дешевые решения хранения данных.

7 В среднем 40 сообщений в день, по 66 КБ каждое (средневзвешенный размер сообщений с вложениями и без), за период в 235 рабочих дней


Эффективное использование лицензий в целях дальнейшей экономии

Большинство организаций не отслеживают использование лицензий на ПО в рамках пред-приятия. Это приводит к тому, что отдельные группы приобретают слишком много лицензий, не выполняя консолидацию растущего числа поставщиков решений и стандартизацию повторяющихся решений, а также не пользуясь преимуществами соглашений корпоративного лицензирования. Передовые методы лицензирования ПО могут обеспечить сокращение текущих затрат на лицензирование на 30%, снизив тем самым расходование бюджетных средств на 250–500 долл. США в расчете на одного пользователя.

Согласно нашему исследованию, в большинстве организаций 7% ежегодных затрат на лицензии приходится на ненужные или неиспользуемые лицензии. Улучшив управление одними только настольными приложениями и контролируя связанные с ними излишние расходы, можно сократить затраты на лицензирование на 28 000 тыс. долл. США — в расчете на 1000 пользователей в нашем примере, или на 28 долл. США в расчете на одного пользователя.

Еще серьезнее отсутствие стандартов и стратегических закупок. Большинство организаций приобретают сходные или дублирующие друг друга решения у различных поставщиков и в результате не пользуются преимуществами соглашений о стратегических закупках или корпоративного лицензирования. Хотя выбор одного поставщика для всего программного обеспечения предприятия — это непрактичная, нереальная и потенциально неэффективная стратегия, некоторые из функциональных областей часто работают со связанными прог-раммными приложениями, поддерживающими единое решение. Двигаясь в направлении более унифицированной и расширенной инфраструктуры от единого производителя, можно сократить затраты на лицензирование и внедрение. Управление на основе стандартов чаще всего отсутствует в настольных приложениях, где внедрение такого управления и политик управления конфигурациями позволяет предотвратить количественный рост данных приложений. Кроме того, для компании выгодно провести стандартизацию и консолидацию рабочих приложений обмена сообщениями, взаимодействия, управления корпоративным содержимым, поиска и совместной работы. Как показывает практика, стан-дартизация ИТ-решений и централизация стратегии закупок этих приложений позволяет сократить ежегодные затраты на 10–15%, или на 250 000 долл. США в расчете на 1000 поль-зователей организации в нашем примере — то есть не менее 250 долл. США в расчете на одного пользователя.

Как уже было сказано, большинство организаций не осознают всех преимуществ программ корпоративных расценок, проводимых крупными производителями. Сегодня поставщики решений готовы идти навстречу клиентам, делая скидки на приобретение многолетних лицензий, а значит, клиенты могут значительно снизить затраты. Текущие проблемы с управлением лицензиями приводят к лишним затратам в размере 30%, и, если сократить их до необходимого уровня, можно ежегодно экономить около 300 000 долл. США в расчете на 1000 сотрудников средней организации (300 долл. США в расчете на одного пользователя).


Например, во многих организациях для мониторинга и управления серверами исполь-зуется решение Microsoft System Center. Для этого часто приобретаются отдельные лицензии на продукты Operations Manager и Configuration Manager, а также растет число развертываний продуктов Data Protection Manager и VMM. Лицензии на продукты OM, CM и DPM для 50 серверов и 6 серверов управления обходятся обычной организации в сумму 117 000 долл. США (по официальным расценкам). А если воспользоваться преимуществами корпоративного лицензирования, доступными в рамках соглашения System Management Server Enterprise (SMSe) от Майкрософт, можно сократить расходы до 81 000 тыс. долл. США, сэкономив 36 000 долл. США, или 31%. Если учесть потенциальные возможности корпора-тивного лицензирования таких бизнес-приложений, как Exchange, SharePoint, Communications Server и ForeFront Security Suite, переход от индивидуальных лицензий к корпоративным соглашениям может принести компаниям более 140 000 долл. США общей ежегодной экономии.

Использование вычислительных облаков и сокращение ежегодных затрат в расчете на одно приложение более чем на 15 000 долл. США

С помощью вычислительных облаков, то есть приложений как служб, можно снизить затраты на инфраструктуру и ее управление — особенно в невиртуализованных центрах обработки данных. И хотя поставщики служб взимают ежегодную плату за размещение и админист-рирование приложений, она обычно не превышает средние расходы по контрактам на обслуживание и поддержку ПО и гарантийным соглашениям. Таким образом, приложение предоставляется под ключ за номинальную инкрементную плату.

Если организация получает программное обеспечение в виде службы, ей больше не потребуется расширять инфраструктуру и управлять активами для поддержки приложений.

Обычно для каждого приложения приходится добавлять 1–3 физических сервера, обеспечивающих работу самого приложения, сетевой инфраструктуры и хранилища для приложения и связанных баз данных. Амортизируемые затраты на оборудование и ПО для каждого сервера составляют в среднем 2700 долл. США в год, еще 980 долл. США расходуется на электроэнергию, а 181 долл. США — на пространство центра обработки данных. Таким образом, общие ежегодные расходы на один сервер в серверной инфра-структуре составляют 3631 долл. США. Дополнительные затраты на подключение к сети и к хранилищу повышают ежегодные расходы на серверную инфраструктуру до 4000 долл. США на каждый сервер. Если для приложения установлено 2–3 сервера, годовые затраты составляют уже от 8000 до 12 000 долл. США.


Стоимость хранения данных повышает ежегодные расходы еще на 5000 долл. США в зависимости от потребностей в хранении данных и темпов роста.

Ежегодное администрирование и поддержка обычно обходятся в 2100 долл. США в расчете на один сервер, включая управление изменениями, общее администрирование и поддержку.

Общая сумма в расчете на одно приложение составляет от 15 000 до 23 000 долл. США в год, а это довольно ощутимая экономия, если воспользоваться преимуществами данного приложения услуг.

Стоимость виртуализованной инфраструктуры будет составлять примерно четверть этой суммы и, соответственно, иметь более высокую рентабельность, однако по-прежнему может оправдать перенос отдельных приложений в вычислительные облака.


Del Monte Foods: производитель продуктов питания улучшает совместную работу и процессы и снижает стоимость лицензирования на 492 000 долл. США

Согласно ИТ-концепции компании Del Monte Foods, технология должна была стать основным стимулом внедрения инноваций и повышения производительности работы на всем предприятии. Это означало освоение новых технологий, увеличение расходов на лицензирование и временных затрат на управление этими лицензиями. Чтобы избежать этих затрат и трудностей, компания приобрела набор Microsoft Enterprise Client Access License (CAL) Suite. В результате ей удалось снизить расходы на лицензирование ПО на 16%, сэкономив за три года 492 000 долл. США даже при условии, что спектр используемых в компании технологий Майкрософт постоянно расширяется. Общая экономия составила около 50% стоимости отдельных лицензий, или 1,5 млн долл. США в денежном выражении. Компания Del Monte повысила скорость освоения новых технологий, внедрив технологические решения в производство на год раньше планируемого срока. Решив остановиться на одном новом производственном решении на основе технологий Майкрософт, компания смогла сэкономить 1 млн долл. США.

«Благодаря набору Enterprise CAL Suite мы платим меньше денег за использование технологий Майкрософт в большем объеме, чем было три года назад. Это и называется удачной инвестицией», — говорит Джонатан Винн (Jonathan Wynn), менеджер, отдел передовых технологий и служб совместной работы, компания Del Monte Foods.


Стандартизация и упрощение для сокращения расходов на ИТ-управление и поддержку

Согласно исследованиям общей стоимости владения, проведенным компанией IDC, оплата труда и аналогичные расходы остаются самыми затратными статьями в ИТ-бюджете: на них приходится более 50% годовых расходов. Поэтому неудивительно, что когда ИТ-директоры получают указание снизить расходы, риску подвергается ценный ИТ-персонал — даже несмотря на то, что впоследствии при восстановлении экономики сложности с поиском этих ресурсов могут серьезно замедлить рост бизнеса и привести к технологическому отставанию. Риски для персонала определены в исследовании ИТ-приоритетов, проведенном компанией Tech Target в 2009 г., в ходе которого наибольший процент опрошенных — 37% — сообщили, что именно персонал и является той областью, которая наиболее вероятно пострадает от экономического спада.8

8 Survey: Economy puts nonessential IT projects on back burner, автор Линда Туччи (Linda Tucci), 12 ноября 2008 г, SearchCIO.com / Tech Target.


Итак, как сохранить всех нужных для бизнеса сотрудников и дать ответ активным сторонникам сокращения бюджета? Чтобы сократить ежегодные расходы на оплату ИТ-труда на 700 долл. США в расчете на одного пользователя, рекомендуется выполнить следующие рекомендации программы Simple Savvy Savings:

сокращение расходов на управление изменениями с помощью виртуализо-ванной серверной инфраструктуры — ежегодная экономия 80 долл. США в расчете на одного пользователя;

обновление и консолидация приложений базы данных — ежегодная экономия 40 долл. США в расчете на одного пользователя;

внедрение систем управления сервером для снижения затрат на админист-рирование — ежегодная экономия 46 долл. США в расчете на одного пользователя в год;

виртуализация настольных приложений для снижения затрат на управление приложениями — экономия 93 долл. США в расчете на одного пользователя в год;

внедрение стандартизации компьютеров и управления безопасностью для снижения расходов на проектирование компьютеров — экономия 430 долл. США в расчете на одного пользователя в год.

Поскольку труд ИТ-работников является основной статьей расходов и потому подвержен наибольшему риску при их снижении, эффективное использование трудовых активов позволит сократить ежегодные

расходы почти на 700 долл. США.


Сокращение расходов на управление изменениями с помощью виртуализованной серверной инфраструктуры

Помимо уже рассмотренных инфраструктурных аспектов экономии, при консолидации серверов с помощью виртуализации серверов можно значительно повысить произво-дительность труда ИТ-работников и достичь сокращения затрат на оплату труда.

И хотя виртуализованные инфраструктуры, по общему признанию, более сложны в настройке и управлении, чем физические, консолидация физических серверов все же имеет свои преимущества. Например, виртуально можно выполнить подготовку новых рабочих про-цессов, и для этого не потребуется приобретать, распаковывать, настраивать и развертывать новый физический сервер. А значит, время развертывания сервера снижается с 5 часов для физического сервера до 0,2 часа для виртуального. По самым скромным подсчетам, эта технология позволит ежегодно экономить на подготовке серверов в среднем около 60 долл. США на каждый сервер и 3000 долл. США при наличии 50 серверов, как в нашем примере. В более динамических средах экономия может быть намного выше.

Аналогично этому виртуальными могут стать переносы, добавления и изменения серверов, что позволит сократить число контактов с физическими серверами, а значит, снизить и нагрузку на специалистов по управлению изменениями. Кроме того, при уменьшении количества физических серверов снижаются и общие непроизводительные затраты на администрирование физической среды. Сюда относится учет активов и управление безопасностью.

В целом типовая виртуализованная серверная среда требует на 58% меньше затрат по сравнению с невиртуализованными средами, что позволяет ежегодно экономить в среднем 1600 долл. США в расчете на один сервер, или — в нашем примере — 80 000 долл. США в год.


Banque de Luxembourg:частный банк виртуализует центры обработки данных, улучшая работу ИТ-инфраструктуры, бизнеса и состояние окружающей средыУскоренное развертывание важных технологий с помощью виртуализации серверов. С помощью нового решения виртуализации банк Banque de Luxembourg выполнил консолидацию физических серверов с 50 до 4, упростив развертывание и управление приложениями и инфраструктурой и увеличив доступность и гибкость приложений. Банк также внедряет более экологичный подход к вычислениям, достигая значительной экономии во всех аспектах ИТ-среды.

Благодаря виртуализации банку удалось сократить время и силы, затрачиваемых ценными ИТ-специалистами на развертывание нового оборудования и программного обеспечения. «Теперь нашим специалистам не нужно тратить два дня на развертывание нового физического сервера, ведь для развертывания виртуальной машины требуется не больше часа», — утверждает Режис Хель (Régis Heil), руководитель центра технической поддержки банка Banque de Luxembourg.

Ускоренное предоставление приложений достигается благодаря более эффективному подходу к развер-тыванию и подготовке, обусловленному виртуализацией. По мнению Франка Лартига (Franck Lartigue), системного инженера, HP Belgium & Luxembourg, банковские разработчики используют виртуальные машины для создания и тестирования сценариев систем и приложений в защищенных изолированных средах, имитирующих поведение физических серверов и клиентов.

«Раньше подготовка нового рабочего приложения занимала день-два, а сейчас это можно сделать меньше чем за час, — говорит г-н Лартиг, проводивший расширенные консультации по проекту виртуализации данного банка. — Благодаря этому пользователя намного быстрее получают важные приложения и могут немедленно применить их для улучшения обслуживания клиентов».


Обновление и консолидация приложений базы данных

Стандартизация нового ПО баз данных не только обеспечивает экономию благодаря консолидации инфраструктуры, как было рассмотрено в предыдущем разделе, но и обеспечивает административные преимущества, поскольку масштабируемость новых баз данных в среднем на 30% выше, чем у старых версий, кроме того, в них включены важные средства управления и возможности администрирования, с помощью которых меньшее число администраторов баз данных могут управлять большим количеством баз данных. Согласно результатам исследования Forrester TEI, целью которого была база данных Microsoft SQL, пример ее внедрения показал, что число баз данных, которым может управлять один администратор, повысилось на 30% — это позволит ежегодно экономить в среднем почти 40 000 долл. США.


Внедрение систем управления сервером для снижения затрат на администрирование

Некоторые организации еще не внедрили мониторинг систем и управление серверной инфраструктурой и не выполнили стандартизацию этих решений, что позволило бы интегрировать автоматизацию и уменьшить проблемы с обучением и использованием.

Современные средства управления серверными системами позволяют достичь следующих результатов:

автоматизация основных задач мониторинга серверов, включая комплексное управление службами, мониторинг работоспособности, управление, отчеты и анализ производительности серверов и приложений;

улучшенное управление и развертывание исправлений, управление конфигурациями системы и приложений, предоставление обновлений ПО;

консолидация и централизация защиты и управления данными;

автоматизация основных задач управления виртуальными машинами, включая управление конфигурациями, консолидацию серверов и оптимизацию использования ресурсов, преобразования в направлениях «физический — виртуальный» и «виртуальный — виртуальный».


Manutencoop: экологическая служба выполняет консолидацию инфраструктуры и улучшает ИТ-управление

Поставщик ресурсов и услуг по защите окружающей среды Manutencoop Group терял производительность вследствие разрозненности и непоследовательности технической инфраструктуры. Организация хотела улучшить свои ИТ-системы и рационализировать приложения, а также упростить распространение программных продуктов, процедуры лицензирования и обновления, одновременно снижая издержки.

Компания Manutencoop внедрила стандартное решение для управления настройками с целью оптимизации управления программными бизнес-пакетами.

«Мы достигли великолепных результатов, — отмечает Люсия Бернардини (Lucia Bernardini), координатор сетей и инфраструктуры, Manutencoop Group, — на 80 процентов улучшив управление системами и инфраструктурой. Более того, внедрение стандартного сервера и технологий управления серверами позволило нам централизовать набор услуг, тем самым значительно снизив издержки и расходы на управление». У группы появилась возможность реорганизовать деятельность ИТ- отдела, специалисты которого теперь уделяют внимание исключительно поддержке бизнес-подразделений компании и получают гораздо больше удовольствия от своей работы.


Внедрив управление компьютером и виртуализацию приложений, можно сократить неуправляемые рабочие процессы на 36%. Средняя организация ежегодно тратит на мониторинг и управление сервером 124 долл. США в расчете на одного пользователя, таким образом, в обычной организации с 1000 пользователями общая сумма ежегодных затрат составляет 124 000 долл. США (1,3 эквивалента полной занятости). При сокращении затрат на 36% ежегодная экономия составит 46 долл. США в расчете на одного пользователя, или 46 000 долл. США от общей суммы.


Виртуализация настольных приложений для снижения затрат на управление приложениями

Расходы на управление настольными приложениями составляют довольно большую сумму в большинстве организаций, где для развертывания новых приложений и текущих обновлений задействуется ценный труд работников. Внедрив виртуализацию приложений, можно значительно сократить время, затрачиваемое на изменения приложений в процессах развертывания новых приложений, обновлений и списания имеющихся приложений. Это объясняется тем, что следующие основные задачи выполняются быстрее или не выполняются вовсе:

регрессивное тестирование (система проверки образов настольных ПК, установка новых приложений, регрессивное тестирование);

управление изменениями (отслеживание изменений приложений, документирование процесса установки);

упаковка и распространение приложений — тестирование (цикл упаковки приложения, распространение пакетов приложений, сопоставление пакета тестовым пользователям, приемочное тестирование пользователями);

упаковка и распространение приложений — производство (сопоставление пакета базе производственного сервера, предоставление и установка приложений — вручную или с помощью распространения ПО, обновление основного образа).

В невиртуализованных средах средняя ежегодная стоимость управления приложениями составляет 77 долл. США на каждый компьютер. Как показали исследования компании WiPro таких решений, как App-V от Майкрософт, и наше собственное исследование продукта AppManager от компании Citrix, виртуализация приложений позволяет сократить расходы на 90% и более.9 В обычной среде с 1000 пользователями, где виртуализация приложений реализована на 20% настольных компьютерах, эта технология позволит ежегодно экономить 20 000 долл. США и более.

Благодаря виртуализации приложений отдельные компьютеры для каждого пользователя можно заменить компьютерными киосками, чтобы уменьшить общее число необходимых компьютеров, а также сократить занимаемые площади и коммунальные расходы. В зави-симости от степени консолидации физических компьютеров цифры могут различаться: возьмем среднюю экономию в размере 15% в среде с 1000 компьютерами, на 300 из которых внедрена виртуализация приложений — в денежном выражении она составит 13 500 долл. США в результате преимуществ, связанных с переработкой или списанием компьютеров, и до 60 000 долл. США в результате потенциальной экономии офисного пространства.

9 Microsoft Desktop Optimization Pack for Software Assurance (Wipro TCO White Paper) http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=518cccda-84f0-4b08-9b29-6979eb8a73f9&displaylang=en


Школьный округ Кент: инновационный школьный округ поддерживает растущую ИТ-среду с помощью виртуализации приложений

Школьный округ Кент, четвертый по величине школьный округ Вашингтона, одним из первых внедрил эту технологию для улучшения обучения. Штат ИТ-сотрудников обслуживает 40 школ и 27 000 учеников.

Восемь лет назад в округе было меньше ИТ-специалистов и вдвое больше компьютеров. Еще тогда возникла потребность в более эффективном решении для развертывания и управления приложениями — как для среды со свободным размещением, где пользователи могли входить на любой компьютер и открывать нужные приложения, так и для среды с фиксированным размещением, где у каждого ученика был свой компьютер. «Нам нужно было обеспечить работу растущей и меняющейся базы компьютеров и в то же время гарантировать учителям и ученикам быстрый доступ к требуемым приложениям. И все это в условиях ограниченного бюджета», — говорит г-н Уайтмен (Whiteman).

ИТ-специалисты округа создали гибкую среду виртуализации приложений, с помощью которой они могли быстро развертывать приложения и управлять ими в условиях роста компьютерной среды и предоставлять учителям и ученикам улучшенное обслуживание, не нанимая дополнительных сотрудников.

«Благодаря централизованному управлению приложениями и устранению конфликтов приложений технология виртуализации приложений Майкрософт обеспечивает более эффективную поддержку большего числа компьютеров без расширения штата, — говорит г-н Уайтмен. — Это особенно важно для успешности нашей инициативы индивидуальной работы пользователя со своим компьютером».

Г-н Нгуен (Nguyen) добавляет: «Теперь наша стратегия поддержки пользователей и назначения сотрудников стала более гибкой. Мы можем эффективно распоряжаться рабочими ресурсами, направляя технических специалистов в центральный офис, а сотрудников со специальными навыками — в среду внедрения. Это позволяет рациональнее расходовать бюджет и эффективнее работать с более динамичной ИТ-средой».

Помимо этого, благодаря виртуализации приложений у ИТ-сотрудников появилось больше времени на обслуживание других потребностей инфраструктуры, таких как управление сетью и серверами в центре обработки данных.



Внедрение стандартизации компьютеров и управления безопас-ностью для снижения расходов на проектирование компьютеров

Как показало исследование компании IDC, в котором участвовали 141 коммерческое предприятие с числом пользователей от 1000 до 20 000, только одни ежегодные расходы на проектирование компьютеров составляют более 1320 долл. США в расчете на один неуправляемый компьютер. Таким образом, обычная организация с 1000 компьютеров ежегодно затрачивает на оплату труда сотрудников и услуг порядка 1,32 млн долл. США.10

Целью этого исследования была разработка рекомендаций для людей, процессов и технологий, которые позволили бы максимально эффективно снизить эти расходов на оплату труда. Результаты оказались следующими:

Реализация стратегии стандартных настольных компьютеров, включая умень-шение числа конфигураций оборудования и ПО, позволяет ежегодно экономить до 110 долл. США в расчете на один компьютер. Передовые методы работы включали активацию политик распространения ПК для конфигураций обору-дования, ПО и систем, стандартизацию на основе последней операционной системы Windows в течение 18 месяцев со дня ее выпуска, а также исполь-зование минимального количества корпоративных образов в целях сокращения расходов на их управление.

Для централизованного управления параметрами и конфигурациями ПК следует поддерживать стандартизацию развернутых ПК, запрещая пользователям вносить изменения, которые могут нарушить безопасность, надежность и работу портфеля приложений. Это позволит ежегодно экономить 190 долл. США в расчете на один компьютер. Сюда входит реализация управления админист-ративными правами конечных пользователей (отсутствие прав или ограниченные права), использование групповых политик для запрета пользовательских изме-нений системных параметров, угрожающих надежности и безопасности ПК, и групповых политик, гарантирующих, что пользователи будут устанавливать только ПО, разрешенное ИТ-специалистами, а также включение или отключение автоматического распространения ПО.

10 Optimizing Infrastructure: The Relationship Between IT Labor Costs and Best Practices for Managing the Windows Desktop (технический документ IDC), http://download.microsoft.com/download/a/4/4/a4474b0c-57d8-41a2-afe6-32037fa93ea6/IDC_windesktop_IO_whitepaper.pdf


http://download.microsoft.com/download/a/4/4/a4474b0c-57d8-41a2-afe6-32037fa93ea6/IDC_windesktop_IO_whitepaper.pdf

http://download.microsoft.com/download/a/4/4/a4474b0c-57d8-41a2-afe6-32037fa93ea6/IDC_windesktop_IO_whitepaper.pdf

Улучшив управление безопасностью, в особенности заранее предотвращая риски безопасности и излишние расходы на управление с помощью антивирусного ПО и средств удаления шпионских программ, исправлений и карантина, можно ежегодно экономить дополнительно 130 долл. США в расчете на один компьютер. Сюда входят оснащение ноутбуков и настольных компьютеров антивирусным ПО и средствами удаления шпионских и вредоносных программ, защита ноутбуков брандмауэрами с централизованным управлением, реализация управления сетевым доступом для подключающихся к сети компьютеров, а также внедрение системы автоматического распространения исправлений для всех ноутбуков и настольных компьютеров.

Помимо потенциальной ежегодной экономии в размере 430 долл. США в расчете на один компьютер, исследование IDC также показало, что уровень обслуживания повысился на 10% (ИТ-услуги стали предоставляться бизнесу более качественно и своевременно), а уровень гибкости бизнеса — на 20% (ИТ-отдел стал быстрее адаптироваться к изменяющимся условиям бизнеса).

Для внедрения этих впечатляющих программ сокращения затрат на настольные компьютеры организация, по мнению IDC, должна внести ряд простых практических улучшений и развернуть несколько базовых средств и технологий, которые позволят снизить нагрузку на управление. Речь идет о следующих рекомендациях:

o Разработка 3–4-летней стратегии для настольных компьютеров

o Уменьшение числа конфигураций оборудования и ПО

o Реализация критически важных функций безопасности: антивирусное ПО, автоматические исправления, средство удаления шпионских программ и карантин

o Управление правами пользователей на изменение параметров конфигурации компьютера

o Ограничение прав пользователей на установку ПО, не входящего в портфель одобренных приложений для ПК

o Вложения в виртуализацию настольных систем и приложений


Исследование IDC: как ежегодно экономить 430 долл. США с помощью стандартизации компьютеров и управления безопасностью

Одна из важнейших задач ИТ-директора заключается в том, чтобы сократить затраты на ИТ и одновременно повысить качество обслуживания пользователей и компании в целом. Компания IDC провела специальное исследование, чтобы выяснить, какие действия предпринимаются успешными организациями для достижения этих целей.

Чтобы определить передовые методы для достижения высоких результатов, специалисты IDC проанализировали 141 коммерческое предприятие США с числом компьютеров от 1000 до 20 000. В рамках исследования каждая организация предоставила сведения об ИТ-активах, ИТ-персонале и способах управления. Кроме того, в ходе исследования были определены показатели качества и своевременности предоставления ИТ-услуг. Конечная цель исследования состояла в выявлении передовых методов, которые могли бы служить в качестве примера для других компаний, стремящихся усовершенствовать свою деятельность в сфере ИТ.

В этом исследовании были рассмотрены более 20 потенциальных передовых методов и выявлены три из них, которые постоянно применялись высокопроизводительными ИТ-отделами для оптимизации работы настольных компьютеров под управлением Windows.

Стандартизация настольных ПК (экономия 110 долл. США/ПК): развертывание стандартизованных настольных ПК с одновременным сокращением числа конфигураций оборудования и ПО .

Централизация управления параметрами и конфигурациями ПК (экономия 190 долл. США/ПК): поддержка стандартизации развернутых ПК путем запрета на внесение пользовательских изменений, которые могут нарушить безопасность, надежность и работу портфеля приложений.

Комплексная защита ПК (экономия 130 долл. США/ПК): предотвращение рисков безопасности с помощью антивирусного ПО и средств удаления шпионских программ, исправлений и карантина.

Итог анализа: благодаря улучшенной стандартизации ПК и управлению безопасностью общая ежегодная экономия может составить 430 долл. США в расчете на один компьютер.


Снижение излишних бизнес-издержек и трат

Эффективное использование активов и трудовых ресурсов обеспечивает ИТ-отделу реальную экономию при небольших инкрементных инвестициях, а также ускоряет реализацию корпоративных программ по снижению затрат.

Однако дальновидные ИТ-руководители должны осознавать, что речь идет не о том, как сократить ИТ-бюджет на 20%, а о том, как с помощью ИТ-решений снизить расходы бизнеса. Специалисты Forrester в своем исследовании предупреждают: «В условиях экономического спада ИТ-руководители должны обеспечить своей сфере равное, а не обособленное положение в стратегии развития бизнеса компании».11

11 Forrester: How IT rides out the recession, автор Линда Туччи (Linda Tucci), 5 ноября 2008 г., SearchCIO.com / Tech Target


Преимущества реализации правильных проектов, помогающих снизить бизнес-затраты, ускорить бизнес-процессы, управлять цепочкой поставок и ускорить производительность, могут обеспечить более ощутимую экономию, чем сокращение ИТ-расходов. Согласно исследованию Mckinsey, «когда управляющие бизнесом и ИТ-отделом совместно разра-батывают комплексную стратегию организации бизнес-процессов, итоговые инвестиции могут принести в 10 раз больше прибыли, чем традиционное сокращение ИТ-затрат».12

Анализируя прибыль от проектов, специалисты Mckinsey указывают, что при сокращении ИТ-затрат на 15% итоговая прибыль (EBIT) повышается на 0,5%, тогда как успешные бизнес-инвестиции могут принести гораздо больше. При внедрении эффективного продукта для поддержки принятия решений в области розничных продаж итоговая прибыль повышается на 1–2%, оптимизация процессов поставки и более производительные системы приносят еще 3–4%, а выгодные цены, которые можно предоставить, снизив утечку доходов из-за нерациональных скидок и плохого управления торговым персоналом, обеспечат повышение прибыли на 3–5%.

Если сосредоточиться на проектах с быстрой окупаемостью, как того требуют рачительные руководители, то существуют ли такие относительно простые бизнес-проекты, которые могут обеспечить повышенную прибыль на капиталовложение и ощутимую экономию с низким риском?

С учетом принципов работы бизнеса попытки найти области для снижения затрат ведут к двум решениям, которые могут принести требуемые результаты независимо от профиля бизнеса, не требуя излишних расходов:

o Объединенные коммуникации — ежегодное сокращение расходов бизнеса и ИТ-отдела на 1123 долл. США в расчете на одного пользователя.

o Совместная работа — ежегодная экономия в размере 200 долл. США в расчете на одного пользователя, достигаемая благодаря снижению затрат на настройку и администрирование (приобретение вместо разработки), экономия на формах, печати и почтовых расходах.

12 Managing IT in a downturn: Beyond Cost Cutting, авторы Каплан (Kaplan), Робертс (Roberts) и Сайкс (Sikes), McKinsey & Company, 2008 г.


Ключом к достижению наилучших результатов является позиция «как ИТ-сфера может помочь бизнесу сэкономить деньги». Лишь объединив коммуникации, компания может ежегодно экономить 1123 долл. США в расчете на одного пользователя, а примерная количественная экономия от совместной работы может

составить порядка 200 долл. США. Это достигается благодаря приобретению вместо разработки, экономии на печати, формах и пересылке, в результате чего также создается огромный потенциал для

дополнительного повышения производительности.

Объединенные коммуникации

С помощью объединенных коммуникаций организации могут сократить общие расходы на общение на 35%, объединив голосовую телефонию и сетевые решения в единую инфраструктуру, которая позволит сократить затраты на телефонную связь с помощью IP-маршрутизации, уменьшить число и объединить решения голосовой почты и снизить расходы на инфраструктуру и администрирование. Объединенные коммуникации позволяют гарантированно сократить командировочные расходы, а также обеспечить снижение офисных затрат благодаря созданию гибких рабочих сред. В целом благодаря снижению затрат в области ИТ и бизнеса ежегодные непроизводительные бизнес-расходы и расходы на коммуникации могут сократиться на 1123 долл. США в расчете на одного пользователя.


Согласно исследованиям Forrester TEI, результаты внедрения объединенных коммуникаций следующие13:

Сокращение командировочных расходов — замена внутренних встреч, тренингов с личным участием и визитов клиентов и партнеров на конференции LiveMeeting, что обеспечит уменьшение затрат на командировки и обучение на 20–40% в год. Основываясь на примерах внедрения и исследованиях Forrester TEI, предположим, что 50% всех сотрудников ездят в командировки примерно восемь раз в год со средними расходами 1500 долл. США на каждую. Тогда при сокращении расходов на 22% ежегодная экономия составит 1320 долл. США в расчете на одного сотрудника, или 1,3 млн долл. США в случае обычной организации с 1000 пользователей. По более скромным подсчетам, в среднем в командировки ездят 35% сотрудников, совершая четыре поездки в год. Тогда ежегодная экономия составит 462 000 долл. США, или 462 долл. США в расчете на одного сотрудника.

Снижение затрат на недвижимость и коммунальных расходов — сокращение офисного пространства в расчете на одного сотрудника и более эффективное использование имеющихся площадей благодаря дистанционной и удаленной работе, что позволит сократить текущие затраты на 30–40%. Если учесть, что на одного сотрудника приходится примерно 100 кв. футов, стоимость офисного пространства составляет 28 долл. США за кв. фут, а ежегодная экономия достигает 30% (исследование Forrester TEI), потенциальная ежегодная экономия может составить 840 долл. США в расчете на одного пользователя, или 840 000 долл. США в случае организации с 1000 пользователей. Даже более скромная экономия в размере 15% все равно обеспечивает сокращение ежегодных расходов на 420 долл. США в расчете на одного пользователя, а этих показателей может достичь большинство организаций.

Снижение расходов на телефонию и аудиоконференции — замена междуго-родних переговоров и аудиоконференций маршрутизацией вызовов через сеть без платы за переговоры благодаря VoIP, что позволит ежегодно экономить 10–40% от прежних затрат. По скромным подсчетам, если ежегодные расходы на междугородние переговоры составляют 200 долл. США в расчете на одного пользователя, а потенциальное снижение затрат достигает 40% (согласно исследованию Forrester TEI), это позволит ежегодно экономить 80 долл. США в расчете на одного пользователя, что в организации с 1000 пользователей составит 80 000 долл. США. Дополнительная ежегодная экономия в результате отмены аудиоконференций может превысить 20 долл. США в расчете на одного пользователя, или 20 000 долл. США в организации из нашего примера (учитывая сокращение ежегодных расходов на 50 долл. США в расчете на одного поль-зователя и экономию в размере 40%).

13 The Total Economic Impact Of Microsoft Unified Communications Products and Services, исследование Forrester, октябрь 2007 г., http://www.microsoft.com/presspass/presskits/uc/docs/TEIMSUC.pdf.


Уменьшение стоимости голосовой почты — замена и консолидация разрозненных систем голосовой почты и факса в единую систему обмена сообщениями с экономией 20–60%. С учетом ежегодных затрат в размере 40 долл. США в расчете на одного пользователя и экономии в размере 40% общая ежегодная экономия затрат в результате консолидации голосовой почты и уменьшения связанных затрат составит 16 долл. США в расчете на одного пользователя, или 16 000 долл. США в организации с 1000 пользователей.

Сокращение расходов на ИТ-инфраструктуру и администрирование — более эффективное использование существующих инвестиций в компьютерную сеть путем консолидации голосовой УАТС и других решений и производителей в области телефонии с экономией 50%. С учетом ежегодных расходов на инфраструктуру в размере 250 долл. США в расчете на одного пользователя консолидация, обеспечивающая экономию в размере 50%, позволяет сократить ежегодные затраты на 125 долл. США в расчете на одного пользователя, или на 125 000 долл. США в организации из нашего примера.


Объединенные коммуникации позволили компании Lifetime Products сэкономить 850 000 долл. США

Компания Lifetime Products производит столы, стулья, мебель для использования вне помещений, а также баскетбольное оборудование для клиентов из более 50 стран мира. Сотрудники компании, работающие в США и Китае, должны всегда оставаться на связи с клиентами и офисом и поэтому постоянно пользуются системами обмена сообщениями. Чтобы повысить производительность труда, в компании Lifetime была развернута единая система обмена сообщениями, с помощью которой сотрудники могли получать доступ к сообщениям электронной, голосовой почты и факса, находящимся в папке входящих сообщений, из любого места — с работы, из дома или в дороге. В результате компания смогла сэкономить примерно 850 000 долл. США.

Разорвав контракт на обслуживание голосовой почты, компания обеспечила себе ежегодную экономию в размере 43 000 долл. США. Теперь вместо отдельной системы голосовой почты с отдельным каталогом пользователи голосовой и электронной почты централизованно управляются с помощью сервера службы каталогов Active Directory. Джон Боуден (John Bowden), ИТ-директор компании Lifetime, объясняет: «Мы полностью отказались от системы голосовой почты. Контракт на обслуживание был расторгнут, что обеспечило ежегодную экономию в размере 43 000 долл. США. Большинство компаний не верят, что они могут избавиться от своих систем голосовой почты, но мы доказали, что это реально».

Внедрив единую систему обмена сообщениями, компания Lifetime смогла выполнить консолидацию и сократить услуги по ИТ-поддержке голосовой почты и обмена сообщениями. Время, затрачиваемое на эти ИТ-услуги, уменьшилось более чем на 1000 часов, при этом ежегодная экономия достигла 28 000 долл. США,

В течение восьми месяцев компания Lifetime списала 300 настольных телефонов, снизив ежегодные расходы на 180 000 долл. США. Г-н Боуден говорит, что это не столь необходимый шаг, но сотрудники могут согласиться на это по собственной инициативе, если у них есть беспроводное устройство, а их настольный телефон используется не более часа в день либо они проводят большую часть дня вне офиса.

Кроме того, компания списала и почти 300 настольных факсовых аппаратов, расходы на каждый из которых ежегодно составляли около 2000 долл. США, поскольку сотрудникам стало удобнее получать факсы в папку входящих сообщений. Помимо ежегодной экономии в размере 600 000 долл. США, эта функция также снижает вероятность потери или некорректной доставки факсов, помогая улучшить качество обслуживания клиентов.


Совместная работа

Решения совместной работы упрощают взаимодействие сотрудников друг с другом и поиск информации, а значит, и повышают производительность труда. Пространства совместной работы, управление содержимым, порталы, электронные формы, социальные сети (ресурсы Wiki, блоги, RSS-каналы и сайты пользовательских профилей), мобильность и специальные возможности — комбинация всех этих функций лежит в основе платформы для взаимодействия и обмена информацией.


Компания Brink's Home Security сокращает ИТ-расходы на 70 000 долл. США с помощью решения совместной работыБлагодаря переносу интрасети компании на платформу Office SharePoint Server 2007 компания Brinks Home Security упростила доступ сотрудников к важной информации и объявлениям. Один из видов таких сведений — это актуальные темы, составляющие важную часть общего содержимого интрасети. «Большинство актуальных тем играют важную роль в улучшении обслуживания клиентов специалистами службы поддержки, — поясняет Ивонна Загумни (Yvonne Zagumny), менеджер по развертыванию приложений, компания Brink’s Home Security. — Теперь наши бизнес-пользователи могут быстро и легко обновлять актуальные темы и другое содержимое интрасети без помощи ИТ-персонала».

Это означает, добавляет г-жа Загумни, что теперь обновления и дополнения содержимого появляются без задержки, и общее содержимое интрасети также становится более своевременным. Это также означает, что время загрузки персонала уменьшилось на 40 часов в неделю — это эквивалентно рабочей неделе одного ИТ-сотрудника с полной занятостью, — благодаря чему персонал может уделить внимание стратегическим целям, например улучшению бизнес-решений.

Итоговая экономия в результате высвобождения одного сотрудника с полной занятостью, которого можно направить на другие важные проекты, ранее не получавшие должного внимания из-за бюджетных и временных ограничений, составляет примерно 70 000 долл. США.


Таким образом, эти приложения позволяют достичь следующих результатов:

Доступ к наилучшей информации — поиск и просмотр новостей, состояния и основных сведений о производительности, совместный доступ и работа с документами, а также создание, отслеживание, изменение и управление совместными рабочими процессами.

Доступ к лучшим идеям — сбор и сопоставление. Взаимодействие людей друг с другом — увеличение эффективности собраний,

поиск людей, возможностей, ролей, сведений об организациях и людях. Доступ организаций к клиентам — предоставление доступа к сведениям

о клиентах и ресурсах для удобства работы с клиентами и снижения затрат на их обслуживание.

Взаимодействие организаций друг с другом — осознание расходов бизнеса, а также конфликтов и ошибок в рабочих процессах, что помогает снизить общие административные расходы и себестоимость продукции.


Решения для совместной работы могут оказать серьезное воздействие на производитель-ность отдельных сотрудников и групп, однако достигаемую в результате этого экономию сложно спрогнозировать и измерить. Поэтому, хотя ее и можно вычислить, она не относится к количественной экономии и потому не удовлетворяет условиям нашей программы Simple Savvy Savings.

Однако практика показывает, что эти решения обладают важным, но более заурядным потенциалом экономии: приобретение вместо разработки, экономия на печати, пересылке и формах. Сюда относятся следующие преимущества:

ИТ-специалисты освобождаются от обязанностей создания, настройки и поддержки порталов, общих рабочих пространств и социальных сетей — чистая экономия ИТ-труда, затрачиваемого на текущее реагирование на эти пользовательские запросы и специальные инициативы, составляет 40%. Стандартизация решений для совместной работы бизнес-подразделений также позволяет сократить или устранить скрытую ИТ-нагрузку от этих бизнес-пользователей и групп по созданию, настройке и поддержке их собственных решений для совместной работы (пользовательские порталы, общие рабочие пространства и социальные сети). Это может обеспечить примерную ежегодную экономию в размере 456 долл. США в расчете на одного пользователя.

Экономия благодаря электронным формам, которые позволяют снизить объемы бумажных форм на 40% и сократить ежегодные расходы на печать и пересылку в среднем на 48 долл. США в расчете на одного пользователя.

Экономия на отчетах для пользователей, клиентов и партнеров, предоставляемых в Интернете и доступных через порталы и общие рабочие пространства. Это позволяет снизить объемы печати связанных отчетов на 40%, а значит, сократить ежегодные затраты на печать и пересылку на 156 долл. США в расчете на одного пользователя.


Заключение

Как видно из приведенных рекомендаций, найти проекты с быстрой окупаемостью, позволяющие значительно сократить ежегодные затраты, не так уж и сложно.

Всего предлагается девять простых проектов с быстрой окупаемостью, которые помогут достичь требуемых результатов, в том числе:

1. Виртуализация серверов, позволяющая уменьшить инвестиции в инфраструктуру, непроизводительные затраты на энергопотребление и эксплуатацию, а также улучшить администрирование серверов, — 195 долл. США ежегодной экономии в расчете на одного пользователя.

2. Объединение баз данных — 90 долл. США ежегодной экономии в расчете на одного пользователя.

3. Улучшенное управление хранилищем — 20 долл. США ежегодной экономии в расчете на одного пользователя.

4. Эффективное использование лицензий в целях дальнейшей экономии — 200–500 долл. США ежегодной экономии в расчете на одного пользователя.

5. Внедрение систем управления сервером для снижения затрат на администриро-вание — 46 долл. США ежегодной экономии в расчете на одного пользователя.

6. Виртуализация настольных приложений для снижения затрат на управление приложениями — 93 долл. США ежегодной экономии в расчете на одного пользователя.

7. Внедрение стандартизации компьютеров и управления безопасностью для снижения расходов на проектирование компьютеров — 430 долл. США ежегодной экономии в расчете на одного пользователя.

8. Объединенные коммуникации — 1123 долл. США ежегодной экономии в расчете на одного пользователя (благодаря снижению расходов ИТ и бизнеса).

9. Совместная работа — более 200 долл. США ежегодной экономии в расчете на одного пользователя (только благодаря снижению расходов на печать и пересылку).


Для реализации программы Simple Savvy Savings было внедрено девять проектов, обеспечивших общую ежегодную экономию в размере 3750 долл. США в расчете на одного пользователя.

Объединив эти проекты в три области улучшений и подсчитав промежуточные итоги, получим, что организация с 1000 сотрудников может ежегодно экономить более 2,67 млн долл. США:

1. Эффективное использование имеющихся ресурсов позволит ежегодно экономить 650 долл. США в расчете на одного пользователя за счет снижения расходов на инфраструктуру и энергопотребление, а также непроизводительных эксплуатационных издержек.

2. Стандартизация и упрощение позволит сократить расходы на ИТ-управление и поддержку, что обеспечит ежегодную экономию в размере 700 долл. США в расчете на одного пользователя за счет уменьшения оплаты ИТ-труда.

3. Снижение излишних бизнес-издержек и трат гарантирует ежегодную экономию в размере 1320 долл. США в расчете на одного пользователя за счет снижения непроизводительных затрат в бизнесе.

В эпоху нестабильности есть одна непреложная истина относительно этих планов по сокра-щению затрат в деле представления их руководству, чтобы создать в организации проду-манный план снижения расходов и сохранить максимально возможный объем ИТ-бюджета: время решает все. Элен Китцис (Ellen Kitzis), вице-президент отдела исследований компании Gartner, сформулировала это так: «Снижение затрат — это всегда проект с коротким сроком разработки».14

Если вовремя не предоставить план проекта, в пропорциональном отношении ИТ-отдел пострадает от сокращения бюджета намного больше, чем остальные, и не сможет в полной мере помочь организации достичь целей по снижению расходов. Рекомендации этой программы Simple Savvy Savings содержат требуемое количественное обоснование ценности ИТ и высокоэффективных планов по сокращению затрат.

14 Gartner: 25 ways to cut IT costs, автор Линда Туччи (Linda Tucci), 21 октября 2008 г., SearchCIO.com / Tech Target.


Documents

Microsoft Word - Simple Savvy Savings - 9 Projects to make ...download.microsoft.com/.../manufacturing/simple_savvy_savings… · Web viewЭкономический спад заставил