Documentación Intelisis

Manual de Gastos Directos, Prorrateados y Recurrentes

Documentación Intelisis. Derechos Reservados.

Para uso exclusivo de “Llantas y Servicios Serna Anáhuac, S.A. de C.V

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1 Introducción 1.1DEFINICIONES GENERALES Y APLICACIÓN CON EL ERP 3

1.3 ACCESO A INTELISIS 3

1.4 MENU

4 2 Funcionalidad

2.1 GASTOS DIRECTOS 6

2.2 GASTOS PRORRATEADO

9 2.3 GASTOS RECURRENTES

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1 Introducción

1.1 Definiciones generales y aplicación con el ERP En el módulo de gastos al momento de afectar una solicitud y generar sus respectivos gastos tendremos la opción de generar un “Gasto Directo”, si este es solo para una de nuestras sucursales o un “Gasto Prorrateado” si este es para más de una sucursal. También tendremos la opción de contar con un movimiento llamado “Gasto Recurrente”, este se crea cuando existe un gasto que se paga repetitivamente , este siempre quedara en estatus “recurrente” y lo podremos afectar mes con mes cuantas veces sea necesario, todo esto con el fin de que nuestra operación sea mas ágil.

1.2 Acceso a Intelisis En nuestro cuadro de acceso se tendrá que ingresar a la ERP con un Usuario y Contraseña, además seleccionaremos la empresa y sucursal:

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1.3 Menú

Dentro de menú principal de Intelisis esta será la ruta: Logística | Gastos

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2 Funcionalidad

Entraremos a nuestro tablero de control y seleccionaremos la solicitudes de las cuales generaremos el gasto, ya se directos o prorrateados.

Abriremos nuestra solicitud y nos mostrara los siguientes datos:

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2.1 Gasto Directo Para generar un gasto directo, abriremos la solicitud desde el tablero de control y generaremos el gasto, posteriormente arrojara el siguiente recuadro con las siguientes opciones. Elegiremos la opción de “Generar Gasto”.

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Posteriormente seleccionáremos la opción “Gasto Directo”.

La solicitud pasa un gasto en estatus “sin afectar”

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Posteriormente afectamos el gasto y quedara en estatus “concluido”.

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El gasto viaja al módulo de cuentas por cobrar para realizar su respectivo pago.

Además se genera la póliza contable en el módulo de contabilidad.

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2.2 Gasto Prorrateado Existen gastos dentro de la operación de la empresa que pueden ser compartidos entre varios centros de costos, en lugar de hacer todas las solicitudes necesarias en cada una de las sucursales del gasto y afectarlas para su pago usaremos un movimiento llamado “Gasto Prorrateado” Abriremos en nuestro tablero de control la solicitud y la afectaremos, nos arrojara el siguiente recuadro y elegiremos la opción “gasto”.

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Posteriormente elegiremos la opción “Gasto Prorrateado”

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Posteriormente asignaremos la tabla de prorrateo para el gasto que estamos afectando. En la parte de arriba

de nuestro menú daremos click en “Edición” y elegiremos la opción “Tabla de Prorrateo”

Dentro de la Tabla de Prorrateo daremos click en el campo de “Centro de Costos” y elegiremos a cuales se

dividirá dicho gasto.

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Posteriormente elegiremos el porcentaje que le corresponde del gasto a cada una de las sucursales .

Al momento de afectar el gasto prorrateado se borrara la información de esta tabla.

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El gasto prorrateado viajara al módulo de cuentas por pagar y se generara un gasto el cual tendrá la

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póliza contable del prorrateo.

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Otra manera para poder accesar a la tabla de prorrateo es en la siguiente ruta Cuentas I Conceptos (Gastos).

Seleccionaremos el concepto del gasto que necesitamos prorratear y daremos click al icono que se encuentra en la parte superior llamado “Prorrateo”

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Se abrirá la Tabla de Prorrateo, la cual se llenará de la misma manera, seleccionando centros de costos, porcentajes a prorratear y daremos click en el icono de “Guardar y cerrar”. La diferencia entre llenar la tabla de prorrateo directo en el gasto, es que al momento de afectar el gasto esta se borrara y si llenamos la tabla de prorrateo desde la ruta de Cuentas I Conceptos (Gastos), es que esta no se borrara y se podrá seguir utilizando en gastos posteriores.

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2.3 Gasto Recurrente

Como su nombre lo indica, es un formato o plantilla de gasto que permite reducir el tiempo de captura de un movimiento y a su vez se puede generar periódicamente de forma automática. La plantilla generada para este tipo de gastos no genera ninguna cuenta por pagar. Este tipo de movimiento se crea desde el módulo de gastos, pero para generarlo hay que ingresar a menú general. El movimiento se realiza como un movimiento nuevo. Ruta: Logística | Gastos | Movimiento Nuevo

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Elegiremos el movimiento “Gasto Recurrente”, seleccionaremos el periodo del gasto, el acreedor y el concepto del gasto.

Una vez afectado el gasto quedara en estatus recurrente.

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Cuando se vaya a realizar el gasto, en el tablero de control se buscarán los gastos recurrentes y se generara posteriormente los gastos correspondientes.

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