Microsoft Project Para Construcciones

Usando MS Project para la construcción

Elaborado por: Rildo Jordán www.mioruro.com

Links de las presentacionesLinks de las presentaciones

http://www scribd com/doc/21200690http://www.scribd.com/doc/21200690

http://www.scribd.com/doc/21201931

http://www scribd com/doc/23560851http://www.scribd.com/doc/23560851


Si se aumenta el alcance (obras adicionales p e crecen los otros dos lados del trianguloSi se aumenta el alcance (obras adicionales p.e. crecen los otros dos lados del triangulo. (Presupuesto y plazo contractual). Usualmente un adicional es producto de una mala planificación de diseño, pudiendo generar insatisfacciónElaborado por: Rildo Jordán

www.mioruro.com

Triangulo de la empresa constructoraTriangulo de la empresa constructora


Inicio y fundamentos

dede planificación con teoría de restriccionesrestricciones




Cinco pasos de la teoría de restricciones

• Identificación de la restricción – Determina la tarea mas restrictiva del proyecto (2 tipos: físico y político)

• Explotación – Determinación de plazo para la actividad restrictiva identificadarestrictiva identificada

• Subordinación – Ninguna tarea anterior o posterior deba tener duración mayor a la de la actividad restrictivarestrictiva

• Elevación – Optimización de la ruta crítica analizando el costo tiempo para minimizar los costos y optimizar d iduraciones

• Se produce una nueva restricción y volvemos al paso 1

• MEJORA CONTINUAElaborado por: Rildo Jordán

www.mioruro.com

Ejemplo de explotación (2)


Planeamiento y programación de un

proyectoSecuencia:Planeamiento exógeno(clima del lugar, temperatura, altitud, accesos, cantera, puntos de agua, materiales, mano de obra local, etc.)

Con el planeamiento endógeno se puede tener:•Plano de distribución y de movimiento dentro de obra•EDT•Responsables del proyecto•Gastos técnicos y administrativos•Cuantificación de tareas•Estructura de descomposición delEstructura de descomposición del recurso (si no hay propuesta base)•Estructura de descomposición del costo•Presupuesto preliminar


• Con el presupuesto preliminar se elabora laCon el presupuesto preliminar se elabora la hoja de planificación y programación para establecer duracionesestablecer duraciones

• Desarrollamos la lógica del trabajo con la WBS o EDTo EDT

• Determinamos el programa

• Asignamos recursos y costos

• Resultados como reportesp


Metodología para planificar proyectosMetodología para planificar proyectos

• Usualmente todo proyecto de construcción de obras tiene:El pres p esto– El presupuesto

– El plazo– Especificaciones técnicas y planos de detalle

1. Convertir el plazo del proyecto de días calendario a días útiles 2 Determinar el b ffer o amortig ador de pla o del pro ecto2. Determinar el buffer o amortiguador de plazo del proyecto3. Elaborar la WBS o EDT4. Aplicamos el principio de Pareto (pocos vitales muchos triviales 80/20) y

determinamos actividad mas restrictiva5. Dimensionamos el tiempo de la tarea restrictiva6. Determinación de las duraciones de las demás tareas7. Determinación de los recursos diarios de las tareas8. Definición de la estructura de descomposición de la organización EDO (OBS)8. Definición de la estructura de descomposición de la organización EDO (OBS)9. Definición de la estructura de descomposición de recursos EDR (RBS)10. Definición de la estructura de descomposición de costos EDC (CBS)Pasos 9 y 10 son recomendables si no existe presupuesto base o valor referencial


1 ‐ Convertir el plazo del proyecto de dí l d dí háb ldías calendario a días hábiles

Suponemos que el proyecto tiene un plazo de dí l d i300 días calendario

Asumimos que el mes tiene 30 días y 25 días útiles que nos da un coeficiente de 1.2

Dividimos 300/1.2 y obtenemos 250 días hábiles/ y


2 ‐ Determinar el buffer o damortiguador

• Se emplea un plazo de 10% a 20%Se emplea un plazo de 10% a 20%

• Tenemos dos valores: 250 x 10% = 25 días250 x 10% = 25 días

• 250 x 20% = 50 días

• El equipo profesional define que valor usar

• Si usamos el buffer de 50 días, tenemos un ,plazo de 200 días hábiles para el proyecto


3 ‐ Elaborar la WBS o EDTDescomposición

j á ijerárquica orientada al producto entregable

I t t d fi iImportante definir entregables (producto

cuantificable, diblmedible y con

valor agregado que agrupa un

conjunto de tareas


4 ‐ Aplicar el principio de Pareto o ley /80/20

• escoger la tarea mas restrictiva del 20% de lasescoger la tarea mas restrictiva del 20% de las tareas mas importantes según este orden de prioridadesprioridades– Cantidad de horas hombre

Recursos limitados (equipo material mano de– Recursos limitados (equipo, material, mano de obra)

– Cadena de tareas (fases diferentes)– Cadena de tareas (fases diferentes)

– Descartar tareas estimadas y globales


5 ‐ Dimensionamiento del tiempo de la tarea restrictiva


6 – Determinación de las duraciones d l d áde las demás tareas

• Subordinación de todos los procesos a la tareaSubordinación de todos los procesos a la tarea restrictiva

• Ninguna tarea podrá tener una duración mayor


7 ‐ Determinación de los recursos d d ldiarios de las tareas

• Adicionamos los datos según la formula:Adicionamos los datos según la formula:

• F = tiempo unitario / duración de la tarea

di i f C d ill i i• Recursos diarios = f x Cuadrilla unitaria

Actividad NComputo métrico: 1000 m3Cuadrilla = 1 operario + 1 albañil + 2 peones + 0.20 capatazRendimiento = 30 m3/jornadaTrabajo (HH) 1000 m3 x (4 2 hombres x 8 Hrs/jornada)Trabajo (HH) = 1000 m3 x (4.2 hombres x 8 Hrs/jornada)Trabajo = 33600 HHRendimiento = (Rec. Asignados x jornada trabajo ) / Rendimiento Unitario de cuadrilla


7 ‐ Determinación de los recursos d d ldiarios de las tareas

• Asignamos un recurso promedio a las tareasAsignamos un recurso promedio a las tareas

• Luego en la retroalimentación comenzamos con asignaciones de cuadrillas alternativascon asignaciones de cuadrillas alternativas


8 – Definición de la estructura de descomposición de la organizacióndescomposición de la organización (EDO)


9 ‐ Definición de la estructura de d ó d ( )descomposición de recursos (EDR)

• Asignamos recursosAsignamos recursos – Mano de obra

Equipos y/o herramientas– Equipos y/o herramientas

– Materiales

S l t bt• Solo a tareas y subtareas

• No se consideran los niveles a partir de entregables para el análisis


10 – Definición de la estructura de d ó d ( )descomposición de costos (EDC)

Costos directos = Sumatoria de recursos unitarios x costo unitarios x cantidad de cada tareatarea

Costos indirectos (gastos generales) se calculan por separado considerando el personal técnico EDO

Existen dos tipos de costosExisten dos tipos de costos de operación: de operación y de obra.


Clasificación de costos indirectos de óoperación

• Costos indirectos de operacióné d– Gastos técnicos y administrativos

• Honorarios, sueldos y prestaciones• Servicios• (Son aquellos que representan la estructura ejecutiva, técnica, administrativa y de

asesores)asesores)– Alquileres y depreciación

• Depreciación, mantenimiento y rentas• (Son aquellos gastos por concepto de bienes, muebles e inmuebles y de servicios,

necesarios para el desempeño de las funciones ejecutivas, técnicas, administrativas y de p p j , , yasesoría de la empresa.)

– Obligaciones y seguros• Seguros, fianzas y financiamiento• (Son aquellos gastos obligatorios para la operación de la empresa y convenientes para la

d ió d i )reducción de riesgos)– Materiales de consumo

• Gastos de oficina• (Son aquellos gastos necesarios para el buen desempeño de las funciones de la empresa)

C it ió ió– Capacitación y promoción• Gastos de concursos• Proyectos no realizados Elaborado por: Rildo Jordán

www.mioruro.com

Clasificación de costos indirectos de bobra

• Gastos técnicos y administrativosll l é d– Son aquellos que representan la estructura ejecutiva, técnica, administrativa y

de asesores de la obra• Traslado de personal a la obra

– Son aquellos gastos por concepto de traslado de personal técnico y q g p p p yadministrativo

• Comunicaciones y fletes– Gastos que tiene por objeto, establecer un vínculo constante entre la oficina

central y la obra, así como el abasto de equipo idóneo para la misma,central y la obra, así como el abasto de equipo idóneo para la misma, incluyendo mantenimiento y depreciaciones de otros equipos que no se incluyan en los costos directos.

• Construcciones provisionales– Gastos necesarios para proteger los intereses del cliente así como paraGastos necesarios para proteger los intereses del cliente, así como para

mejorar la productividad de la obra• Consumos varios

– Gastos destinados al consumo de energéticos, gastos de oficina y auxiliares


Imprevistos y contingenciasImprevistos y contingencias

• Imprevistos • Contingencias (fuerza– Naturales por mal tiempo

– Económicos menores al

• Contingencias (fuerza mayor)– Naturales: terremotos,

porcentaje aprobado en contrato

– Humanos de errores en

etc.– Económicas:Incrementos salariales,

investigación de costos, integración del presupuesto, ti ió d ti

,devaluaciones, inflación, atraso de pagos, impuestos

estimación de tiempos, ineficiencias, renuncias, enfermedad, errores de escritura y aritméticos

p g , p– Humanos: guerra, revoluciones, huelga, incendios explosionesescritura y aritméticos


incendios, explosiones

INICIO Y PLANIFICACIÓN DEINICIO Y PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS EN MSPROJECT 2007




CONFIGURANDOMS PROJECTCONFIGURANDO MS PROJECT



Creamos nuevo proyecto en blanco


Activamos guía de proyectos

Definimos el proyectop y


Elegimos una fecha de inicio del proyecto

Clic aquí para continuar


Verificar que este en NO

Continuamos




Finalizamos



Verificamos que las configuraciones generales estén similares a la imagensimilares a la imagen

Clic aquiClic aqui



Para añadir mayor información sobre el proyecto



Creamos el calendario para el proyecto


clic


Cli ñClic en esta pestaña para cambiar a un calendario laboral de 6 dias

Clic

Seleccionamos esta opción y cambiamos por días o varios diasdías o varios dias


Añadimos fechas no laborables

Modificamos opciones del calendario para afinar los cálculos posteriores


Hacemos concordar según el nuevo calendario y horarioshorarios modificados

Cli iClic aqui



Clic aquí

Desactivamos

Valores decimales

En unidades fijasfijas

Así podemos asignar recursos, variando la duración de la tarea, automáticamente el trabajo (Horas hombre)

l é d dEn MS Project el método de programación por defecto es la programación condicionada por el esfuerzo y ASAPy


Asignamos el calendario creado al proyecto


Asignamos el calendario creado


Doble clic para asignar el calendario a la escala temporal

Esta pestañaSeleccionamos el calendario


ASIGNAMOS UN CALENDARIO A LAASIGNAMOS UN CALENDARIO A LA HOJA DE RECURSOS


Clic


Verificamos que cada recurso tenga el q gcalendario predeterminado


La pestaña Cálculo la configuración como la i

Configuramos según las siguientes opciones

imagen

recomendadas

Cambiar la configuraciónCambiar la configuración según:


COMENZAMOS A IMPORTAR DATOSCOMENZAMOS A IMPORTAR DATOS DE PRESCOM O SOFTWARE SIMILAR


Ingresamos a PRESCOMIngresamos a PRESCOM


Abrimos el proyectoAbrimos el proyecto


Desactivamos esta opciónDesactivamos esta opción


Copiamos y pegamos la información a d d lEXCEL desde los reportes


Copiamos y pegamos la información generada por PRESCOM o similar a EXCEL


Eliminamos los valores de subtotales si es que hubieran


En PRESCOM, presionamos Ctrl+Z para ingresar a la siguiente venta de diagrama de Gantt

Copiamos información sobre los tiempos, haciendo clic en este botón para luego llevar


Es conveniente abrir un documento en blanco en el bloc de notas donde iremos pegando la información de tiempos de cada una de las fases de la obra. Se debe dejar un espacio en blanco entre cada fase


Se repiten los pasos para cada fase hasta tener la i f ió d t d l tiinformación de todos los tiempos


El resultado final será similar a los siguiente





Marcamos toda la columna de las tareas en EXCEL y copiamos a PROJECT


El pegado en project debe quedar así


Ahora copiamos la columna de duración. Note que la demarcación incluye la celda en blanco de la tarea resumen de OBRAS PRELIMINARES. Es importante l i d t fseleccionar de esta forma


Pegamos en PROJECT en la columna duración


Podemos insertar una columna de EDT, para un mejor control de nuestras tareas. Clic con botón derecho y seguimos los pasos


Elegimos la columna EDT y aceptamos


Es importante insertar una tarea que sea el nombre del proyecto para tener una tarea que nos muestre los datos resumidos del proyecto


Colocamos el nombre del proyecto en la 1ra fila


Organizamos nuestras tareas según nuestra EDT. Seleccionamos todas la tareas debajo del nombre del proyecto y aplicamos sangria


Aplicamos sangrías para los subgrupos de tareas o sub niveles.


Ingresamos información sobre costosDebemos crear nuevas tablas


Creamos una nueva tabla


Crear la tabla según el siguiente formato


Se obtiene la siguiente vista…




Realizamos la programación del proyecto



Vinculación de tareas


Creamos una vista que permite un b f l l ótrabajo eficaz en la vinculación


Creamos vinculaciones entre tareasCreamos vinculaciones entre tareas


Otro método es seleccionar las tareas l óy crear relación FC


Verificación de las relaciones de d d l íprecedencia y de la ruta crítica


Ver la ruta críticaVer la ruta crítica


Ver la ruta críticaVer la ruta crítica


Elegimos ruta críticaElegimos ruta crítica


Seleccionamos la información d ladicional que veremos


Asignamos un formato y ya vemos en l írojo la ruta crítica


Observamos la ruta crítica en rojoObservamos la ruta crítica en rojo


Uso de delimitadores flexibles a tareas d do actividades

Delimitadores FLEXIBLES) ( ) ibl d l i l l1) LAP (ASAP).‐ Lo antes posible. Todas las tareas comienzan lo mas temprano. Es el método usado por defecto en MS Project

2) LMTP (ALAP).‐ Lo mas tarde posible. Cuando se programa a partir de la fecha de fin del proyecto.p y


Uso de delimitadores flexibles a tareas d do actividades

Delimitadores FLEXIBLES) ( ) ibl d l i l l1) LAP (ASAP).‐ Lo antes posible. Todas las tareas comienzan lo mas temprano. Es el método usado por defecto en MS Project

2) LMTP (ALAP).‐ Lo mas tarde posible. Cuando se programa a partir de la fecha de fin del proyecto.p y


Uso de delimitadores semiflexibles a d dtareas o actividades

Delimitadores SEMIFLEXIBLES) fi li d l i l i d l f h i di1) No finalizar antes del…: Termina la tarea en o partir de la fecha que se indique. Se usa cuando una tarea no puede finalizar antes de una fecha concreta. MS Project asigna automáticamente esta delimitación.

2) No comenzar antes del…: Comienza la tarea en o partir de la fecha que se indique. Se usa ) p q qcuando una tarea no puede comenzar antes de una fecha concreta. Cuando se indica la fecha de comienzo MS Project asignará automáticamente esta delimitación

3) No finalizar después del…: Finalizar la tarea en o antes de la fecha que se indique. Se usa d t d b fi li t f h tcuando una tarea deba finalizar en torno a una fecha concreta

4) No comenzar después del…: Se usa cuando una tarea deba comenzar en torno a una fecha concreta


Uso de delimitadores inflexibles a d dtareas o actividades

Delimitadores INFLEXIBLES) b fi li l i l f h ili d l1) Debe finalizar el …: Termina la tarea en una fecha concreta. De utiliza cuando la tarea debe comenzar en una fecha específica

2) Debe comenzar el…: Comienza la tarea en una fecha concreta. Se usa cuando una tarea debe comenzar en una fecha concreta

Se debe tener cuidado con usar estos delimitadores que pueden hacer variar las fechas de comienzo más tardío y la fecha de fin mas tardío

La mejor recomendación es evitar en lo posible el uso de alguna de estas d li i d l d f MS P j ddelimitadores, excepto los que usa por defecto MS Project, en caso de tener una delimitación real, es preferible programar esta tarea con el método ASAP (lo antes posible), manejando apropiadamente las relaciones de precedencia y tiempos de desfase.p


Determinamos prioridades a tareas importantes

Si hubieran tareas que tienen mayor importancia y no deseamos que se muevan cuando realicemos cálculos automáticos, debemos subir su prioridad a criterioElaborado por: Rildo Jordán

www.mioruro.com

Ingresamos información de costosIngresamos información de costosSobre la vista creada por nosotros anteriormente, ingresamos los datos desde nuestra hoja EXCEL a las columnas respectivasnuestra hoja EXCEL a las columnas respectivas


Por ejemplo copiamos la columna de d dunidades


Debemos obtener una vista similar a la siguiente d d id dcon datos de unidades y costos por tareas

Según el nivel de jerarquía, nuestra tarea resumen del proyecto de construcciónproyecto de construcción debería ser igual en el resultado obtenido en PRESCOM o software similar


Según nuestra organización aumentamos tareas

Los criterios se deben mantener según el tipo de organización que se tenga.Tener en cuenta el PMBOX


Ingresamos recursos sin asignar aúnIngresamos recursos sin asignar aún


Asignamos recursos, es recomendable lcomenzar con un solo recursoAsignar recursos

Marcamos todas las tareas

Asignamos un recursog


Los recursos en rojo indican sobre óasignación

NOTA.‐ Si la sobre asignación es mínima referida a personal, se puedeNOTA. Si la sobre asignación es mínima referida a personal, se puede considerar como salvable, lo que no ocurre con maquinaria, donde no debería existir ningún tipo de sobre asignación


Comenzamos con la generación de reportesEstos reportes deben

ser analizados para tomar decisiones sobre i t dincrementos de recursos, precedencias y sucesiones de tareas, etc.

MS Project no analiza resultados, es deber del gerente hacer estegerente hacer este análisis.

Se sugiere realizar la mayor cantidad de impresiones de informes para tener información sobre elinformación sobre el desempeño de nuestra planificación Elaborado por: Rildo Jordán

www.mioruro.com

Optimizar la planificación del proyectoOptimizar la planificación del proyecto

•El uso de mayores recursos•Uso de nuevas relaciones entre tareas•Retroalimentar con informes según se btobtengan nuevas

alternativas


El uso de recursos variados puede bcausar sobre asignaciones

1‐ Dividimos la pantalla

En la mitad inferior hacemos clic en gráfico de recursos y obtenemos la siguiente vista donde


recursos y obtenemos la siguiente vista donde podemos analizar la posibles sobreasignaciones

Control de ejecuciónControl de ejecuciónEstablecemos la línea de base


Documents

Microsoft Project Para Construcciones