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Microsoft Office Access XP
Dra. Aida R. Ocasio Pérez
2011
3/26/2011
2
Tabla de Contenido
Introducción ........................................................................................................................ 3
Objetivos ............................................................................................................................. 4
Pre-prueba ........................................................................................................................... 5
¿Qué es el programa Microsoft Office Access XP? ........................................................... 7
¿Cómo acceder el programa? .............................................................................................. 7
Creación de una nueva base de datos .................................................................................. 8
¿Cómo añadir records a una tabla? ................................................................................... 12
¿Cómo imprimir el contenido de una tabla? ..................................................................... 12
Creación de tablas adicionales .......................................................................................... 13
Peticiones de información sencillas .................................................................................. 13
Peticiones de información con criterios ............................................................................ 16
Ejemplos ilustrados de peticiones de información con criterios ....................................... 17
Unión de tablas ................................................................................................................. 22
3
Introducción
El programa de aplicaciones Microsoft Office Access XP es una aplicación para
crear y administrar bases de datos que funciona en el ambiente de Windows.. En inglés
se conoce como “database management system” (DBMS). Entre las funciones más
importantes que tiene el programa, podemos mencionar:
Entrada de datos y actualización
Peticiones de información (queries)
Formas (forms)
Informes (reports)
Integración al Web
En este taller usted tendrá la oportunidad de estudiar el programa Access XP y
practicar las funciones más utilizadas del mismo. El taller incluirá la teoría más
importante del programa y ejercicios prácticos que serán realizados a la par con la
profesora. Finalmente, podrá realizar individualmente ejercicios relacionados a las
funciones estudiadas.
Espero que este Manual de Instrucciones cumpla con sus expectativas y pueda
utilizarlo como referencia en el futuro.
4
Objetivos
El propósito principal de este manual Introducción a Microsoft Office Access XP
es capacitar al estudiante con las destrezas mínimas para utilizar eficientemente el
programa. Los objetivos son los siguientes:
1. describir, en sus propias palabras, qué es un programa para el manejo de base de
datos
2. enumerar las funciones básicas del programa de aplicaciones Microsoft Office
Access XP
3. crear una base de datos
4. crear una tabla y añadir récords
5. cerrar una tabla y abrirla nuevamente
6. acceder una base de datos e imprimir el contenido
7. formular peticiones de información de acuerdo a las necesidades del usuario
8. crear formas y aplicarles formato en forma eficiente
9. imprimir informes de variada dificultad
10. ordenar datos en forma ascendente y descendente
11. unir tablas para consolidar información
5
Pre-prueba
El objetivo de esta pre-prueba será diagnosticar el conocimiento y las destrezas
que usted posee del programa para manejar bases de datos Access XP. Lea las
instrucciones de cada parte detenidamente. El tiempo para realizar la prueba será de
60 minutos. ¡Éxito!
Parte I. Lea cada aseveración y circule la respuesta correcta.
1. Microsoft Office Access 2010es un programa de aplicaciones que se utiliza para:
a. Crear presentaciones gráficas
b. Manejar información personal
c. Manejar bases de datos
d. Diseñar publicaciones como boletines y periódicos
2. El término base de datos significa:
a. Colección organizada de tablas e informes para archivar datos
b. Colección organizada de datos de manera que permite acceder, recuperar y
utilizar los datos eficientemente
c. Colección organizada de ilustraciones, datos y gráficas de manera que
permite realizar peticiones de información
d. Colección de datos y publicaciones que permite acceder e imprimir la
información eficientemente
3. La estructura de una tabla consiste de:
a. Nombre del campo, clave primaria, descripción y clasificación
b. Nombre del archivo, tipo de data y descripción
c. Nombre del archivo, tamaño del campo, clave primaria y extensión
d. Nombre del campo, tipo de data, tamaño del campo, clave primaria y
descripción
4. Los tipos de data que podemos incluir en un campo son:
a. Texto, números y cifras monetarias
b. Texto, video, números y cifras monetarias
c. Texto, video, fotos y números
d. Texto, video, números, fotos, fechas y cifras monetarias
5. Una de las siguientes es falsa con relación a las peticiones de información:
a. Son preguntas que se hacen relacionadas al contenido de la base de datos
b. Representan una manera sencilla de entrar y ver los datos
c. Podemos establecer varios criterios para obtener los datos
d. Pueden hacerse a través de las opciones de Wizard o de Design View
6
Parte II. Cree la base datos Lebond Industries y archívela en el disco duro de la
computadora. Realice cada uno de los pasos que se desglosan a continuación:
1. Cree una base datos con el nombre Lebond Industries.
2. Cree las tablas Bookkeeper y Client y añada los datos mostrados.
3. Imprima las tablas.
4. Realice una petición de información de la tabla Bookkeeper que incluya los
campos Bookkeper Number, First Name, Last Name.
5. Diseñe una forma de la tabla Client que incluya los campos Client Number,
Name, Address, City, State, Zip Code, Billed, Paid, Tech Number. Aplique el
estilo Expedition.
Información Tabla Bookkeeper
Bookeeper
Bookkeeper Number First Name Last Name
22 Johanna Lewes
24 Mario Rodríguez
34 Choi Wong
Información Tabla Client
Client Client
Number Name Address City State
Zip Code
Billed Paid Tech
Number
AM53 Ashton-Mills 216 Rivard Grattan MA 58120 $215.50 $155.00 11
AS62 Alton-Scripps 722 Fisher Empire MA 58216 $425.00 $435.00 12
BL26 Blake Suppliers 5752 Maumee
Grattan MA 58120 $129.50 $0.00 12
DE76 Demond Grocery
464 Linnell Marshall VT 52018 $385.75 $300.00 17
GR56 Grant Cleaners 737 Allard Portage NH 59130 $215.00 $165.00 11
GU21 Grand Union 247 Fuller Grattan MA 58120 $128.50 $0.00 12
JE77 Jones Electric 57 Giddings Marshall VT 52018 $0.00 $0.00 12
MI26 Morland, Internation
665 Whittier Frankfort MA 56152 $212.50 $223.25 11
SA56 Sawyer Inc. 31 Lafayette
Empire MA 58216 $352.50 $250.00 17
SI82 Simpson Industries
752 Cadieux
Fernwood MA 57412 $154.00 $0.00 12
7
¿Qué es el programa Microsoft Office Access XP?
El programa de aplicaciones Access XP forma parte del paquete de aplicaciones
Microsoft Office y se utiliza para crear bases de datos; añadir, cambiar y borrar datos;
ordenar datos; recuperar datos a través de peticiones de información; crear formas e
informes; etc. Para obtener más información del programa, puede visitar la opción de
Help localizada en la línea de menú o puede visitar la página de Microsoft Office en
www.microsoft.com y localizar el enlace de Office.
Una base de datos consiste de una colección de tablas. Cada tabla consiste de
unas líneas o hileras llamadas récords. Los récords contienen información de cada
cliente, paciente, producto, evento, etc. Las columnas de las tablas se llaman campos.
Los campos contienen información específica dentro de cada récord. Las tablas deben
tener un identificador único o clave primaria que consiste de un campo con una
información única y particular de cada récord. Piense, por ejemplo, en su número de
Seguro Social que sólo le pertenece a usted. También, podría pensar en el número de
récord que tiene con su dentista o cardiólogo. Observe la Ilustración 1 y localice las
partes mencionadas.
Ilustración 1
¿Cómo acceder el programa?
Podemos acceder el programa Access XP de la siguiente manera:
Tabla Office
Adress List Campos
(8 en total)
Identificador
único (Customer
Number)
Récords
(3 en total)
8
1. Oprima el botón Start en la barra de tareas (Taskbar) localizada en la parte
inferior de su pantalla.
2. Seleccione el nombre del programa en el menú de inicio (Start menu). Observe la
Ilustración 2.
Ilustración 2
Creación de una nueva base de datos
Para crear una base de datos, debemos: asignarle un nombre al archivo, crear la
estructura de las tablas y añadir la información de los récords. Realice los pasos que se
desglosan:
1. Seleccione opción Blank Database localizada en la sección de New en el panel
de tareas (task pane).
9
Ilustración 3
2. Asigne el nombre correspondiente a la base de datos en el recuadro File Name.
Recuerde guardar el archivo en el lugar deseado. Oprima el botón Create. El
nombre debe tener pertinencia con la información incluida en la base de datos.
Ilustración 4
Seleccione
esta opción
Escriba el
nombre de la
base de datos
Oprima el
botón Create
al asignar el
nombre
10
3. Inmediatamente aparece la pantalla en donde le permite añadir las tablas.
Seleccione la opción Create tables in Design View. Vea la Ilustración 5. Al
terminar este paso, aparecerá la rejilla para establecer la estructura de la tabla.
Observe la Ilustración 6. También, puede oprimir el botón New que aparece en
esta barra de herramientas.
Ilustración 5
Ilustración 6
Botón
Design
View
Create table in
Design View
11
Para cada campo de la estructura, deberá completar la siguiente información:
Field Name: nombre del campo, cada nombre debe ser único. Algunos nombres
que utilizaremos en el ejercicio dirigido son: Client Number, Name, Ardes, City,
State, etc. Puede contener hasta 64 caracteres. Los nombres no pueden incluir
puntos, signos de exclamación, acento invertido ni corchetes.
Data Type: clasificación de los datos entrados. Algunas clasificaciones son:
o Texto - hasta 255 caracteres, pueden ser números que no se utilicen en
cálculos matemáticos
o Número – se escriben solamente números positivos o negativos que
pueden utilizarse para realizar cálculos matemáticos
o Cantidades de dinero (currency) – se escriben cantidades de dinero,
aparecerá el signo de dólar, la coma, el punto decimal y los dos lugares
decimales. Access asigna el tamaño del campo automáticamente.
o Memo – se escribe texto que puede exceder los 255 caracteres
o Date/Time – se escriben fechas y horas
o AutoNumber – se escribe una secuencia numérica que Access asigna al
récord
o Yes/No – se selecciona uno de dos valores: Yes/No, True/False, On/Off
o OLE (Object Linking and Embedding) object – se insertan archivos
creados en otras aplicaciones
o Hyperlink – se escribe texto que se utiliza como enlace, por ejemplo, una
dirección a una página en el Web
Descripción: se escribe una descripción detallada del campo
Tamaño del campos (field size): se escribe la cantidad de caracteres que ocupará
el campo
Para obtener más información al respecto, puede oprimir la opción de Help
localizada en la línea de menú.
4. Escriba la información relacionada a la tabla Client localizada en la hoja suelta
entregada por la profesora. Observe la Ilustración 7 en donde se muestra una
estructura completa.
Ilustración 7
5. Al finalizar, oprima el botón de Close (X de color roja) y conteste que desea guardar
la tabla. Asigne el nombre Client a la tabla.
Pulse este
botón para
cerrar la
estructura
12
¿Cómo añadir records a una tabla?
Para añadir records, acceda la tabla Cliente y complete la información incluida en
la hoja suelta entregada por la profesora. Puede acceder la tabla Cliente de varias
maneras, entre ellas:
1. Seleccione el nombre de la tabla Client y oprima Enter. También, puede
seleccionar el nombre de la tabla Client y oprimir una vez el botón de la derecha
de su ratón. Seleccione la opción Open del menú. También, puede oprimir el
botón izquierdo de su ratón dos veces seguidas y abrirá la tabla. Finalmente,
también puede oprimir el botón Open localizada en la barra de herramientas de
esa misma pantalla. Vea la Ilustración 8.
Ilustración 8
2. La tabla abre en Datasheet View. Esta es una de las variadas formas en que se
puede ver los records en Access. Más adelante aprenderemos las otras formas
disponibles. Comience a escribir la información que aparece en la tabla Cliente
que aparece en la hoja suelta entregada por la profesora. Para moverse de un
campo a otro, puede utilizar el tabulador o el puntero de su ratón. Al finalizar de
entrar los datos, su tabla lucirá como la que se muestra en la Ilustración 9.
Ilustración 9
3. Oprima el botón de Close (X de color rojo) que aparece en la barra de título.
¿Cómo imprimir el contenido de una tabla?
Para imprimir el contenido de una tabla, puede realizar los siguientes pasos:
Botón Open
seleccionar
archivo
13
1. Abrir la tabla y oprimir el icono de Office Bottom y presionar Print.
Creación de tablas adicionales
Para añadir tablas adicionales, repetiremos los pasos desglosados en la sección
Creación de una nueva base de datos.
Peticiones de información sencillas
Las peticiones de información (Queries) son preguntas de variada dificultad que
se pueden hacer al programa para obtener los récords que cumplan con ciertos criterios.
Podemos hacer peticiones de información utilizando el Wizard o Genio. En lo sucesivo,
explicaré los pasos para realizar una petición de información sencilla utilizando el Genio.
1. Seleccione la tabla y oprima la pestaña de Create y luego seleccione Query.
Observe la Ilustración 12.
Ilustración 10
2. Seleccione Simple Query Wizard y pulse el botón OK. Vea la Ilustración 11
14
Ilustración 11
3. Seleccione los campos que desea incluir en la petición de información del
recuadro de la izquierda al recuadro de la derecha utilizando el botón Add Field
Button. Observe la Ilustración 12 en la siguiente página. Oprima el botón Next al
pasar todos los récords.
4. El programa le preguntará si quiere ver los resultados en detalle o con un resumen
(Summary). Puede dejar la marca en la opción Detail. Vea la Ilustración 13 en la
siguiente página.
5. Finalmente, asigne un nombre a la petición de información y oprima el butón
Finish. Vea la Ilustración 14 en las páginas subsiguientes.
6. Inmediatamente el programa desplegará los resultados de la petición de
información.
15
Ilustración 12
Ilustración 13
16
Peticiones de información con criterios
Si queremos realizar peticiones de información que incluyan criterios, el
procedimiento varía un poco, de acuerdo a los criterios que deseemos incluir. Estudie los
siguientes pasos para realizar peticiones de información con criterios:
1. Seleccione la tabla y oprima create Object localizado en el Standard Toolbar.
Seleccione Query. Estos pasos son los mismos que incluí en la sección anterior.
2. Luego seleccione la opción Desing View. Aparecerá la rejilla (gris) donde
incluiremos los criterios para nuestras peticiones de información.
3. Cuando aparezca la pantalla mostrando la rejilla, usted puede modificar el tamaño
de los paneles para que sea más fácil trabajar en ella. El puntero cambiará a
forma “two headed arrows” y podrá desplazar su ratón para modificar el tamaño
de los paneles.
Ilustración 14
El asterisco se utiliza para bajar todos los campos de la tabla a la rejilla. Ya esta rejilla
podemos incluir los criterios sencillos o compuestos. Analice los siguientes ejemplos:
Si queremos ver los récords de los clientes que tengan el Trainer Number 48,
escribimos el número 48 en la línea que dice Criteria bajo el campo Trainer
Number. Vea la Ilustración 19.
Si queremos ver los récords de los clientes que el Amount Paid sea mayor de
$500, escribimos >500 en la línea Criteria bajo el campo Amount Paid.
Si queremos ver los récords de los clientes que el nombre empiece con la letra C,
escribimos C* en la línea de Criteria bajo el campo Name.
Butón Run
17
Si queremos ver los récords de los clientes que tengan el Trainer Number 48 y el
Amount Paid mayor de $1,000, escribimos en la línea Criteria el número 48 bajo
el campo Trainer Number y en esa misma línea, bajo el campo Amount Paid,
>1000. Es importante reconocer que se escriben en la misma línea de Criteria.
Si queremos ver los récords de los clientes que tengan el Trainer Number 48 o el
Amount Paid mayor de $1,000, escribimos en la línea Criteria el número 48 bajo
el campo Trainer Number y en la línea OR, bajo el campo Amount Paid, >1000.
Es importante reconocer que si queremos ver récords que cumplan con un criterio
o con el otro, los criterios se escriben en líneas diferentes.
4. Luego de incluir los criterios deseados, debemos pulsar el botón Run localizado
en el Standard Toolbar. Vea la Ilustración 18. Inmediatamente, el programa
mostrará los resultados en pantalla.
Ejemplos ilustrados de peticiones de información con criterios
18
19
En ocasiones podemos generar peticiones de información en las que sea necesario
realizar cálculos matemáticos. Estas peticiones de información luego podemos utilizarlas
para generar informes y formas. Estudie los siguientes pasos para realizar una petición
de información:
1. Seleccione la tabla que utilizará para hacer la petición de información. Oprima el
botón New Object: Query.
2. Oprima la opción Design View. Aparecerá la rejilla para seleccionar los campos
y escribir los criterios de la petición de información. Seleccione los campos
correspondientes. Observe la Ilustración 18-A.
Ilustración 15
3. En el próximo cuadro disponible en la rejilla, pulse una vez con el botón derecho
de su ratón. Inmediatamente aparece un menú corto del cual seleccionará Zoom.
Observe la Ilustración 18-B en la siguiente página.
20
Ilustración 16
4. En la pantalla Zoom escriba la fórmula para correspondiente. En el ejemplo
provisto, puede sumar Amount Paid y Current Due para obtener el Total Amount.
Escriba la fórmula de la siguiente manera:
Total Amount: [Amount Paid]+[Current Due]
Observe que la fórmula se compone del título que aparecerá en el campo (Total
Amount), los dos puntos de separación, los campos entre corchetes y el signo de
operación matemática. Los campos entre corchetes debe escribirlos igual como
aparecen en la base de datos. Al terminar de escribir la fórmula, oprima OK.
Observe la Ilustración 18-C.
21
Ilustración 17
22
Unión de tablas
La función de unir tablas (Joint tables) se utiliza, entre otros asuntos, cuando
queremos correr peticiones de información con datos de diferentes tablas. Para investigar
más sobre los diferentes tipos de unión que tiene el programa Access, puede buscar
información en la página de www. microsoft.com, bajo el enlace de Office.
Por ejemplo, en el ejercicio dirigido que se ha practicado en el laboratorio,
podemos correr una petición de información que incluya los campos Name, Amount
Paid, Current Due de la tabla Client y los campos Trainer Number y Hourly Rate de la
tabla Trainer. Realice los siguientes pasos para unir tablas:
1. Seleccione la tabla Client, pulse el icono New Object y oprima Query.
2. Luego, seleccione la opción Design View para tener la rejilla disponible.
3. Pulse el botón Show Table localizado en el Standard Toolbar y localice el nombre
de la otra tabla en la pestaña Table. Vea la Ilustración 19.
Ilustración 18
Botón Show
Table
Pestaña Table
23
4. Inmediatamente, tendrá las dos tablas disponibles y podrá seleccionar campos de
ambas tablas. Vea la Ilustración 20.
Ilustración 19
24
Diseño de informes
Los informes (Reports) son excelentes fuentes de información para las empresas.
Es, pues, indispensable poseer las destrezas mínimas para diseñar informes que sean
útiles al momento de tomar decisiones.
El programa de aplicaciones Access permite crear informes mediante las
funciones de AutoReport, de Report Wizard y desde el Design View. En el Design View
podemos crear informes desde el principio o como se conoce en inglés “from scratch”.
Primero estudiaremos el procedimiento para generar un informe utilizando la
opción de AutoReport. Como observarán, el informe que se produce con esta opción es
el más sencillo y fácil de generar, ya que se incluyen todos los campos de la tabla o de la
petición de información sin formato complicado alguno.
Realice los siguientes pasos para generar un informe a través de la opción
AutoReport:
1. Seleccione la tabla con la que desea generar el informe. También, puede ser una
petición de información.
2. Oprima el icono New Object y del menú desplegable seleccione AutoReport.
Observe la Ilustración 21.
Ilustración 20
3. Inmediatamente el programa generará un informe con el formato que se muestra
en la Ilustración 22.
25
Ilustración 21
Realice los siguientes pasos para realizar un informe con la función de Report
Wizard:
1. Seleccione la tabla de la cual desea generar el informe repitiendo el paso 1 de la
página anterior.
2. En el menú desplegable, seleccione Report.
3. Aparece la caja de diálogo New Report y seleccione Report Wizard y pulse OK.
Observe la Ilustración 23 que aparece en la siguiente página. Desde esta caja de
diálogo también podemos crear informes con las otras opciones.
26
Ilustración 22
4. En la caja de dialógo que aparece, debe seleccionar los campos que quiere incluir
en el informe. Para hacerlo, seleccione el campo en la caja izquierda (Availables
Fields), oprima el botón Add button y páselo a la caja derecha (Selected Fields)
Observe la Ilustración 24.
Ilustración 23
5. Utilizando la misma técnica, puede pasar de Available Fields a Selected Fields los
campos que desee incluir en el informe. Oprima Next al finalizar.
Report
Wizard
Add Field
button
Add All
Fields button
27
6. La próxima pantalla le permite agrupar campos para informes más complicados.
En este momento, oprimiremos el botón Next.
7. La próxima pantalla le permite ordenar récords hasta por cuatro campos. Puede
seleccionar el campo por el cual desee ordenar pulsando el Arrow box que
aparece en el recuadro. Seleccione el modo de ordenamiento oprimiendo
Ascending o Descending. Oprima Next. Observe la Ilustración 25.
Ilustración 24
8. Luego, deberá seleccionar la distribución (layout) del informe y la dirección
(Orientation: Portrait/Landscape) para imprimir el mismo. Oprima Next.
9. Seleccione el estilo que desea aplicar al informe. Los estilos disponibles son:
Bold, Casual, Compact, Corporate, Formal y Soft Gray. Oprima Next.
10. Finalmente, escriba el nombre de su Informe y oprima Finish. Su informe podría
lucir como el ejemplo que se presenta en la próxima página.
Ascending/
Descending
28
29
En ocasiones debemos crear un informe que incluya campos de diferentes tablas.
Realice los siguientes pasos para producir un informe de este tipo:
1. Seleccione una de las tablas de donde obtendrá los campos. Oprima el botón New
Object y seleccione la opción Report. (Pasos 1 al 3 de la página 26).
2. En la próxima pantalla, seleccione los campos que desea incluir en su informe de
la tabla seleccionada en el Paso 1. En esa misma caja de diálogo, seleccione la
otra tabla de la cual desea incluir más campos. Observe la Ilustración 26.
Ilustración 25
3. Seleccione los campos de la segunda tabla y añádalos con el Add Field button.
Oprima Next.
4. La caja de diálogo que aparece pregunta si desea agrupar los campos. Seleccione
cualquiera de las dos opciones para vea la diferencia entre una y la otra. Oprima
Next.
5. La caja de diálogo que aparece luego pregunta si desea crear niveles de
agrupación. Si desea resaltar alguno de los campos, puede pasarlo con el botón
Add Field button y observe el resultado. En la Ilustración 27 muestra, se
seleccionó Customer Number como “grouping level”. De otra manera, puede
dejar la información como está y oprimir Next.
6.
Lista de Tables/Queries
disponibles
30
Ilustración 26
7. La próxima caja de diálogo se relaciona con la función de ordenar (sort) los récords
que discutimos anteriormente. En esta pantalla también, aparece el butón Summary
Options que le permite calcular valores en campos numéricos. En el ejemplo de la
Ilustración 27 tiene dos campos donde puede realizar cálculos: Balance y Amount
Paid. Puede sumar, calcular promedio, mínimo y máximo. Estudie la Ilustración 28.
Ilustración 27
31
8. Las próximas pantallas son similares a las estudiadas previamente. Observe el
informe producido con las opciones de la Ilustración 28.
32
En ocasiones, puede observar en el informe algunos campos que no se ven
completos. Esta situación se corrige moviendo los controles en el Design View del
informe producido. Observe como luce el Design View del informe mostrado en la
página anterior.
Ilustración 28
1. Cuando aparezca el informe en pantalla, oprima el butón View y seleccione
Design View. Tan pronto realice esta función, aparecerá el Design View con la
barra Toolbox que también le permite hacer cambios en el formato del informe.
En la Ilustración 29 puede observar que el informe tiene seis secciones que usted
puede mover y ampliar con el puntero de su ratón. También, puede seleccionar los
controles y modificar su tamaño, moverlos o aplicar formato. Para dividir líneas en un
control, debe seleccionarlo con un doble Click y oprimir Shift + Enter.
Controles
View
button
Toolbox
Controles
33
¿Cómo crear formas?
Las formas son objetos dentro de la base de datos que facilitan la entrada de datos,
entre otras funciones. Le incluyo una información recuperada de la función de Help del
programa Access.
Ilustración 29
Para crear una forma, debe seleccionar una tabla y luego oprimir el butón New
Object, localizado en el Standard Toolbar. Existen tres alternativas para crear formas:
usando el Form Wizard, usando el Design View y usando la función de AutoForm. De
hecho, AutoForm es la manera más fácil de crear una forma y en la misma se incluyen
todos los campos de la tabla seleccionada.
Estudie los siguientes pasos para realizar una forma con la función AutoForm.
1. Seleccione la tabla de la cual desea hacer la forma y oprima el icono New Object
localizado en el Standard Toolbar.
2. Pulse la opción AutoForm. Inmediatamente el programa genera una forma sin
formato especial alguno. También, aparecen todos los campos.
Si deseamos realizar una forma con formato más elaborado o combinando
información de más de una tabla, entonces podemos hacerla a través del Form Wizard.
Realice los siguientes pasos para generar una forma con formato más elaborado.
34
1. Realice las siguientes peticiones de información e imprímalas. Asigne nombre a
cada petición de información de acuerdo a su criterio.
a. Tabla Item
i. Item Code, Description, Cost y Selling Price con el campo
Description ordenado en forma ascendente.
ii. Item Code, Description, Cost y Selling Price con el campo
Description ordenado en forma ascendente y el campo Cost en
forma descendente
iii. Item Code, On Hand y Supplier Code con los criterios >8 en On
Hand y Supplier Code 05 (que este campo no se despliegue en la
petición de información)
b. Tabla Supplier
i. Name, City y State con el campo City ciudades que comiencen con
la letra C.
c. Tabla Item y Supplier
i. Item Code, Description, Cost y Selling Price de Tabla Item y
Supplier Code y Name de Supplier; Name ordenado en forma
ascendente
2. Realice una petición de información para calcular la ganancia de cada Item.
Escriba la siguiente fórmula: Profit:[Selling Price]-[Cost]
35
Post-prueba
El objetivo de esta post-prueba será evaluar el conocimiento y las destrezas que
usted adquirió del programa para manejar bases de datos Access XP luego de haber
participado en el taller. Lea las instrucciones de cada parte detenidamente. El tiempo
para realizar la prueba será de 60 minutos. ¡Éxito!
Parte I. Cree la base datos Birds2U y archívela en el disco duro de la computadora.
Realice cada uno de los pasos que se desglosan a continuación:
1. Cree una base datos con el nombre Birds2U.
2. Cree las tablas Item y Supplier y añada los datos mostrados.
3. Imprima las tablas.
4. Realice una petición de información de la tabla Item que incluya los campos Item
Code, On Hand, Cost.
5. Diseñe una forma de la tabla Supplier que incluya los campos Name, Address,
City, State, Zip Code, Telephone Number. Aplique el estilo Expedition.
6. Realice las siguientes peticiones de información e imprímalas. Asigne nombre a
cada petición de información de acuerdo a su criterio.
a. Tabla Item
i. Item Code, Description, Cost y Selling Price con el campo
Description ordenado en forma ascendente.
ii. Item Code, Description, Cost y Selling Price con el campo
Description ordenado en forma ascendente y el campo Cost en
forma descendente
iii. Item Code, On Hand y Supplier Code con los criterios >8 en On
Hand y Supplier Code 05 (que este campo no se despliegue en la
petición de información)
b. Tabla Supplier
i. Name, City y State con el campo City ciudades que comiencen con
la letra C.
c. Tabla Item y Supplier
i. Item Code, Description, Cost y Selling Price de Tabla Item y
Supplier Code y Name de Supplier; Name ordenado en forma
ascendente
7. Realice una petición de información para calcular la ganancia de cada Item.
Escriba la siguiente fórmula: Profit:[Selling Price]-[Cost]
