Matrix Overview (Part 1) – Getting Started en Español€¦ · Matrix Overview (Part 1) – Getting Started en Español Revision date: 12/30/2019 6 1.5 My Information 1. Desde el

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Matrix Overview (Part 1) – Getting Started en Español Revision date: 12/30/2019

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Table of Contents My Matrix ........................................................................................................... 3

1.1 Contacts (Add)............................................................................................................... 3 1.2 Contacts (Manage) ....................................................................................................... 3 1.3 Saved Searches (Búsquedas Guardadas) .................................................................. 4 1.4 My Matrix CMAs ............................................................................................................. 5 1.5 My Information ............................................................................................................... 6

2. Add/Edit Listings ............................................................................................ 9 3. Public Records ............................................................................................. 10 4. Search .......................................................................................................... 11

4.1 Criteria ........................................................................................................................... 11 4.1.1 Campos Numericos ................................................................................................................................. 11 4.1.2 Símbolos y Comodines ............................................................................................................................ 12 4.1.3 Additional Fields (Campos adicionales) .................................................................................................. 13

4.2 Map ............................................................................................................................... 14 4.2.1 Map Layers (Capas de Mapa) ................................................................................................................. 15

4.3 Speed Bar Search (Barra de Búsqueda Rápida) ...................................................... 16 4.4 Recent Searches (Búsquedas recientes) ................................................................... 16

5 Trabajando con “Results” ............................................................................ 17 5.1 Iconos ............................................................................................................................ 17

6. Barra Inferior ................................................................................................ 18 6.1 Actions .......................................................................................................................... 18

6.1.1 Email ....................................................................................................................................................... 18 6.1.2 Print ........................................................................................................................................................ 19 6.1.3 CMA ........................................................................................................................................................ 20 6.1.4 Driving Directions/HAR Directions ......................................................................................................... 21 6.1.5 Stats ........................................................................................................................................................ 22 6.1.6 Export ..................................................................................................................................................... 23 6.1.7 Quick CMA .............................................................................................................................................. 23 6.1.8 Cloud CMA .............................................................................................................................................. 24 6.1.9 Text/Share .............................................................................................................................................. 25

6.2 Refine............................................................................................................................. 26 6.2.1 Narrow .................................................................................................................................................... 26 6.2.2 Discard .................................................................................................................................................... 26

6.3 Save ............................................................................................................................... 27 6.3.1 New Saved Search .................................................................................................................................. 27 6.3.2 New Auto Email ...................................................................................................................................... 27

6.4 Carts .............................................................................................................................. 28 7 Auto Emails to Contacts .............................................................................. 28 8 The Client Portal ............................................................................................ 31


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My Matrix 1.1 Contacts (Add)

1. Desde el menú de navegación de Matrix, desplace el cursor sobre la pestaña "My matriz" y seleccione "Contacts".

2. Haga clic en "Add" en la barra inferior. 3. En la ventana emergente "Personal Information ", complete todos los

campos obligatorios. 4. Los campos de opciones adicionales se pueden ver haciendo clic en

el link "Show All Fields" en la barra inferior. 5. Haga clic en "Save" en la barra inferior.

1.2 Contacts (Manage)

1. Ver el número de "Contacts" que se muestran. 2. Busque “Contacts” por nombre o por filtro. 3. Haga clic en el icono "Expand" para abrir un panel de sección. Haga

clic en el icono "Collapse" para cerrar un panel de sección. Haga clic en el icono "Collapse All" para cerrar todos los paneles de subsección a la vez.

4. Gestionar “Contact” 5. Expanda para ver o administrar los siguientes elementos:

a. Portal Activity (Actividad del Portal): vea una línea de tiempo de la actividad más reciente del portal de este contacto.

b. Portal Searches (Búsquedas en el portal): vea los resultados de las búsquedas personalizadas creadas y guardadas en el “Client Portal”.

c. Auto Emails (Correos electrónicos automáticos): administre cada uno de los correos electrónicos automáticos creados para este contacto.

d. Saved Searches (Búsquedas guardadas): administre cada una de las búsquedas guardadas creadas para este contacto.

e. CMAs: gestione cada una de las CMAs creadas para este contacto.

f. Sent Email (Correo electrónico enviado): vea una colección de correos electrónicos recientes enviados a este contacto.


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6. Haga clic en un número para ver los listados que están almacenados en el carrito de este contacto, agrupados en su carpeta de favorites/possibilities/discards folder (favoritos/ posibilidades/descartes), o mostrar una colección de notas de listado enviadas / recibidas.

1.3 Saved Searches (Búsquedas Guardadas)

1. Desde el menú de navegación de Matrix, desplace la pestaña "My Matrix" y seleccione "Saved Searches".

2. Haga clic en el nombre de la “Saved Search” que desea administrar y seleccione una acción.

3. Haga clic en Settings (Configuración) para actualizar el nombre de su “Saved Search”, asignar la búsqueda a un contacto específico o agregar/eliminar como “Home Page favorite”. Nota: una “Saved Search”también se puede convertir en un Auto Email”.

4. Haga clic en "Criteria" para actualizar sus criterios de “Saved Search”. 5. Haga clic en "Results" para mostrar los resultados de su “Saved

Search”. 6. Haga clic en "Data Since" para mostrar los resultados de su “Saved

Search” desde la última vez que se realizó la búsqueda. 7. Haga clic en "Market Update" para mostrar los resultados de su “Saved

Search”desde la última vez que se realizó la búsqueda o o entre un intervalo de fechas especificado.

8. Haga clic en "Delete" para eliminar permanentemente su “Saved Search”.


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1.4 My Matrix CMAs 1. Desde el menú de navegación de Matrix, desplace la pestaña "My

Matrix" y seleccione "My Matrix CMAs". 2. Haga clic en "Start a New CMA" en la barra inferior. 3. Haga clic en "Start" (posición predeterminada) para seleccionar un

contacto de CMA. 4. Haga clic en "Pages" para seleccionar entre "Available Pages". 5. Haga clic en “Subject” para rellenar los detalles de la propiedad

principal desde un formulário en blanco, un numero del “MLS Listing” o buscando un “Listing”.

a. Haga clic en “Custom Field” y utilise la lista desapegable para agregar un campo adicional a la propiedad principal.

6. Haga clic en "Cover" para agregar información del contacto, fotografía de la propiedad, información y el logotipo del agente.

7. Haga clic en "Comparables" para agregar comparables de una búsqueda o de un “Cart”.

8. Haga clic en "Map" para incluir un mapa que muestre la ubicación de comparables en relación con la propiedad principal.

9. Haga clic en "Adjustments" para ajustar el “valor” de una característica comparable.

10. Haga clic en "Precios" para ver un resumen de precios comparables y comparables ajustados

11. Haga clic en "Finish" para obtener un "CMA Summary" y para ver o enviar por correo electrónico su CMA completa.

Nota: My Matrix CMAs también es donde administra un CMA creado previamente.


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1.5 My Information 1. Desde el menú de navegación de Matrix, desplace la pestaña "My

Matrix" y seleccione "My Information". 2. My Information: actualice la información de su lista como desea que

aparezca en la siguiente matriz caracteristicas: a. Information: haga clic en el enlace "My Information" para

rellenar previamente cómo su información de contacto aparecen en las siguientes características de Matrix. Haga clic en la casilla de verificación "Override" para anular cualquier información de lista asociada, luego haga clic en "Save".

b. Header & Footer: se utiliza para marcar informes impresos, páginas web de agentes y el “Client Portal”


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c. CMA Cover Sheet: administre cómo le gustaría que su información de contacto aparezca en una CMA portada. Haga clic en la casilla de verificación “Override" para anular cualquier información pre-poblada asociada, luego clic en Save".

d. Email Signature (Firma de correo electrónico): agregue su foto, texto, así como cualquier enlace, luego haga clic en el botón "Save" para incluya esta firma en todos los mensajes salientes enviados por usted o en su nombre desde Matrix.


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e. Portal Profile: administre la información del Agente que le gustaría mostrar en el “Client’s Portal Welcome Page”. Seleccione, como opción, una casilla de verificación Ïnventory” para incluir sus “listings” actuales, o listings actuales de su oficina, a la sección de información del Portal, luego haga clic en "Save".

3. Speed Bar Shortcuts (atajos): administre los atajos existentes en la

barra de navegación haciendo clic en su atajo personalizado. 4. Team Settings: administre a los miembros del equipo permitiéndoles

crear nuevas listas, enviar CMA, informes y correo electrónico bajo su identidad o simplemente para trabajar en su nombre.

5. Custom Displays: en el cuadro de lista "Available Columns", primero seleccione los campos que desea ver en la pantalla de resultados personalizados, nombre su pantalla personalizada y luego haga clic en "Save".

6. Custom Exports: exporta campos específicos de tus “listings” seleccionados a un archivo .csv.

a. Desde la página "Manage Custom Exports", haga clic en el botón "Export".

b. En el cuadro de lista "Available Field", seleccione los campos que desea exportar.

c. Identifique cada columna en su archivo .csv incluyendo el nombre del campo o la etiqueta (opcional).

d. Nombra tu exportación personalizada. e. Clic en “Save".


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2. Add/Edit Listings Desde el menu Add/Edit (Input), haga clic en Add/Edit. Desde allí puede selecionar “Add New” o “Edit Existing Listings”. Los listados (Listings) también se pueden editar desde “My Listings” widget en la pantalla de inicio de Matrix.


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3. Public Records Los Registros Públicos le darán al usuario acceso al programa Realist Tax (o Matrix Tax), así como a la información de Mud Bond.


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4. Search 4.1 Criteria Desde el menú “Search”, esta es la pantalla “Quick Search” de “Single Family”.

4.1.1 Campos Numericos El precio predeterminado incluye los ceros finales:

El precio es un campo de coincidencia exacta. Si la búsqueda es por $ 200,000 Ingrese 200 Si la búsqueda es por $ 200,000 y más Ingrese 200+ Si la búsqueda es de $ 200,000 - $ 300,000 Ingrese 200-300 Property Information Fields (Campos de información de propiedad)

Todos los campos de información de propiedad también son campos de coincidencia exacta. Si la búsqueda es de 3 o más habitaciones, ingrese 3+ Si la búsqueda es para exactamente 3 habitaciones Ingrese 3 Si la búsqueda es de 3 a 5 habitaciones, ingrese 3-5 Si la búsqueda es de 3 o menos habitaciones, ingrese 3-


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4.1.2 Símbolos y Comodines En los campos donde se ingresa texto en lugar de elegir un elemento de una lista (como Subdivisión), los comodines puede ser ingresado. * es el símbolo comodín ! es el símbolo negative

Comienza con- si la búsqueda es para: Garden Oaks [cualquier cosa] i.e. Garden Oaks Sección 1, Garden Oaks Sección 2 Ingrese Garden Oaks * Termina con: si la búsqueda es para [cualquier cosa] Oaks i.e. Garden Oaks, Bay Oaks, River Oaks Ingrese *Oaks Contiene- Si la búsqueda es para: [cualquier cosa] Oaks [cualquier cosa] i.e. Bay Oaks Sección 1, Garden Oaks Sección 2 Ingrese *Oaks * No: si la búsqueda es para: cualquier cosa menos exactamente Garden Oaks i.e. Garden Oaks Sección 1, Garden Oaks Sección 2, pero no Garden Oaks Ingrese !Garden Oaks No contiene: si la búsqueda es para: cualquier cosa sin Oaks i.e. Garden Villas pero no Garden Oaks Ingrese !*Oaks*


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4.1.3 Additional Fields (Campos adicionales) Si es necesario buscar por un campo que no está en la pantalla de búsqueda principal, se puede agregar usando “Additional Fields”.

Cuando se selecciona ädd”, la ventana “Frequently Used Fields presenta los campos disponibles para agregar.

Cuando se resalta un campo y se selecciona el botón “Add”, se convierte en un “Selected Field”. Cuando se selecciona el botón “back”, ese campo aparecerá en “Additional Fields”.


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4.2 Map Se puede acceder al Mapa seleccionando la pestaña “Map” desde la pantalla de “Serch/Criteria” o pantalla de “Results”

Se puede buscar un “área” seleccionando las herramientas “Radius, Rectangle o Polygon”.

El área deseada se puede rastrear con un clic/ oque cada vez que cambia la dirección. Haciendo clic/tocando el rojo punto de partida completará la forma.


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La forma ahora se puede usar para definir el “serch área” (Incluir esta forma) o excluir un área específica de los “Search results” (Excluir esta forma). Eliminar forma eliminará la forma definida por el usuario del mapa. Los “listings” resultantes estarán limitados por el área (s) seleccionada en el mapa. Nota: Se puede usar más de una forma. Además, puede haber una forma dentro de una forma (i.e., limitada a um cierta área, menos algunas calles). 4.2.1 Map Layers (Capas de Mapa) Diseñe sus propios mapas personalizados eligiendo entre varias capas de información geográfica. Cada capa puede mostrarse individualmente o mezclarse con otros para crear el mapa perfecto para satisfacer sus necesidades.


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4.3 Speed Bar Search (Barra de Búsqueda Rápida) En Matrix, la barra de búsqueda rápida se completa en la parte superior de la pantalla.

Los usos principales son:

• Búsqueda de Números MLS • Búsqueda de Dirección • Búsqueda de Agente • Búsqueda de Oficina • Búsqueda de Open House

Sin embargo, la barra de búsqueda rápida se puede usar para varias opciones de criterios de búsqueda diferentes. Haga clic el icono del signo de interrogación para los accesos directos de la barra de búsqueda rápida. 4.4 Recent Searches (Búsquedas recientes) Tanto desde la pantalla de inicio como desde la pantalla de búsqueda, cuando la flecha hacia abajo junto a “Recent Serches”es seleccionado, se muestran las búsquedas más recientes ejecutadas en Matrix. El sistema mantendrá las búsquedas en el “Recent Searches” de no más de una semana, el número máximo de búsquedas almacenadas es de 50.


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5 Trabajando con “Results” A medida que se ingresan los criterios en la pantalla de búsqueda, la cantidad de resultados se informa en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Cuando se selecciona la pestaña “Results”, las propiedades se muestran en “Results Grid”.

5.1 Iconos A la izquierda del “Results Grid”, se pueden seleccionar iconos para obtener más información.

La primera casilla de verificación es “Select a listing”.

Este icono le permite ver fotos de los “listings”.

Este icono mostrará la propiedad en un mapa.

Este icono enlaza con los datos de Realist Tax para el “listing”.

Este icono mostrará el informe del Historial de propriedades (Archive).

Este icono abre archivos adjuntos o documentos para el “listing”. Nota: Si un icono no es aplicable a la lista, es posible que no aparezca. Por ejemplo, si no hay archivos adjuntos cargados, el icono de archivo adjunto no se colocará en eso “listing


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6. Barra Inferior 6.1 Actions 6.1.1 Email En la pantalla de resultados, cuando se seleccionan “listings”, pueden enviarse por correo electrónico.

El correo electrónico se enviará cuando el agente agregue un destinatario, un asunto y un mensaje y seleccione “Send”.


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6.1.2 Print En la pantalla de resultados, cuando se seleccionan los “listings”, se pueden imprimir.

Desde el cuadro de diálogo “Print”, se puede seleccionar e imprimir un informe.


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6.1.3 CMA En la pantalla de resultados, cuando se seleccionan “listings, se pueden usar como comparables en un CMA.

Use la barra de navegación superior de la pantalla como guía. Siguiendo los pasos en el orden en que están en la lista guiará a los usuarios a través del proceso de creación de un informe de CMA.


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6.1.4 Driving Directions/HAR Directions En la pantalla de resultados, cuando se seleccionan “listings”, se pueden crear indicaciones de manejo.

Se pueden verificar las propiedades deseadas y luego seleccionar Directions.

Los “listings” se pueden arrastrar y soltar en el orden deseado. Los botones “Add Start y Add Stop se pueden usar para agregar puntos de inicio y fin que no son “listings” (i.e., la oficina del agente). Estas instrucciones se pueden enviar por correo electrónico e imprimir.


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6.1.5 Stats En la pantalla de resultados, cuando se seleccionan “listings”, se pueden usar en un informe de estadísticas.

Una vez que se selecciona el informe de estadísticas, se mostrará un informe de estilo gráfico.


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6.1.6 Export En la pantalla de resultados, cuando se seleccionan los listings”, se pueden exportar a una hoja de cálculo de Excel.

6.1.7 Quick CMA En la pantalla de resultados, cuando se seleccionan “listings”, se puede generar un informe rápido de CMA para descargar o impresión.

Quick CMA comparará los “listings” en un formato de estilo gráfico. Este PDF se puede imprimir o descargar a un ordenador.


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6.1.8 Cloud CMA En la pantalla de resultados, cuando se seleccionan “listings”, se pueden usar como comparables en Cloud CMA herramienta.

Cloud CMA permite a los usuarios crear informes personalizados y atractivos de CMA, “Buyer Tour Reports”, Properties Report and Flyers. * Cloud CMA solo está disponible para suscriptores HAR MLS Platinum.


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6.1.9 Text/Share En la pantalla de resultados, cuando se seleccionan “listings”, se pueden enviar por mensaje de texto.


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6.2 Refine 6.2.1 Narrow En la pantalla de resultados, cuando se seleccionan “listings”, al hacer clic en “Narrow” se eliminarán los “listings” no seleccionados.

Resultados restringidos:

6.2.2 Discard En la pantalla de resultados, cuando se seleccionan listings”, al hacer clic en “Discard” se eliminarán los listados seleccionados.

Resultados descartados:


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6.3 Save 6.3.1 New Saved Search En la pantalla de resultados, “New Saved Search” permitirá a los usuarios guardar una búsqueda de acceso rápido más adelante hora.

6.3.2 New Auto Email En la pantalla de resultados, “New Auto Email” permitirá a los usuarios que el sistema notifique a sus contactos cuando hay propiedades nuevas o actualizadas que coinciden con sus criterios.

* Para obtener más información sobre la función de “Auto Email”, consulte la sección “Auto Email to Contacts”.


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6.4 Carts “Carts” permitirán a los usuarios almacenar propiedades para su uso en un momento posterior.

7 Auto Emails to Contacts Para que el sistema genere correos electrónicos de “listings” a los clientes, primero debe crearse una búsqueda. Una vez el las listas iniciales se “selected/checked”, haga clic en "Save", luego en "New Auto Email".


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Esto abre el cuadro de diálogo “Aunto email”.

Se puede elegir un contacto existente seleccionando la flecha hacia abajo y eligiendo de una lista o un nuevo contacto puede ser creado. Nombre, apellido y dirección de correo electrónico son todos los campos obligatorios.


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Luego, se debe ingresar un “Subject” para los correos electrónicos. El sistema generará un mensaje para el cuerpo del correo electrónico, pero se puede modificar ingresando texto nuevo en el campo Mensaje

En Configuración, los valores predeterminados del sistema se pueden cambiar.

Habilitar el “Concierge Mode”envía los listados al agente para select/review antes de enviar los listados al cliente. Habilitar como “Favorite Search” guarda la búsqueda de acceso inmediato en la pantalla de inicio.

La programación determina la frecuencia de los correos electrónicos automáticos. ASAP envía los correos electrónicos cuando una lista coincide el criterio. Diariamente se puede configurar para enviar por correo electrónico hasta dos veces al día en los días seleccionados. Mensualmente envía el correo electrónico el primero del mes. Una vez que se guarda la información, el sistema comenzará a enviar los correos electrónicos al contactos.


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8 The Client Portal Se puede acceder a la actividad de todos los contactos desde el menú de navegación de Matrix. Desplaza la pestaña "My Matrix" y seleccione "Contacts".

Los iconos en la esquina superior derecha indican “listings” que el cliente puede haber marcado como favoritos, possibilidades o descartes. La flecha hacia abajo junto al nombre del cliente se puede seleccionar para ver los detalles del “Client’s Portal” Al seleccionar Open Portal, se mostrará la pantalla de bienvenida del cliente.

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