Material de Apoyo - Microsoft Access 2003 - I

Microsoft Access 2003 - I


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TABLA DE CONTENIDOCAPITULO 1...................................................................................................................................................................4

PRESENTACIÓN.............................................................................................................................................................4El Proceso de análisis y diseño de una base de datos.............................................................................................7

CREACIÓN DE UNA TABLA............................................................................................................................................9Especificación de la clave principal de una tabla.................................................................................................11Guardando una tabla.............................................................................................................................................13Las propiedades de los campos de una tabla........................................................................................................15Cambiar el nombre de un campo en una tabla......................................................................................................17

CAPITULO 2...............................................................................................................................................................18

DEFINICIÓN DEL PROYECTO DE TRABAJO...................................................................................................................18Creación de una tabla catálogo: ALUMNOS.......................................................................................................18Creación de una tabla de detalle: CALIFICACIONES.........................................................................................21Uso del Asistente para búsquedas al crear una tabla de detalle...........................................................................23Creación de una tabla de detalle: PAGOS............................................................................................................32

CAPITULO 3...............................................................................................................................................................39

OPTIMIZANDO EL DISEÑO DE LA BASE DE DATOS......................................................................................................39El Proceso de análisis y diseño de una base de datos...........................................................................................39Creación de la tabla CONCEPTOS y la tabla CAJEROS.....................................................................................44

RELACIONES...............................................................................................................................................................45Crear una relación “uno a varios”.......................................................................................................................45Crear una relación “varios a varios”...................................................................................................................46Crear una relación “uno a uno”..........................................................................................................................47Establecer relaciones entre tablas.........................................................................................................................48

INTEGRIDAD REFERENCIAL.........................................................................................................................................50OPCIONES DE ELIMINACIÓN Y ACTUALIZACIÓN EN CASCADA....................................................................................51

Tipos de Combinaciones........................................................................................................................................51

CAPITULO 4...............................................................................................................................................................52

EXPORTAR DATOS Y OBJETOS DE BASES DE DATOS...................................................................................................52Exportar tablas de una base de datos de Access a otra base de datos de Access.................................................52Exportar una tabla o consulta de Access a una hoja de cálculo de Excel............................................................54Exportar una tabla o consulta de Access a un archivo Texto ancho fijo..............................................................57

IMPORTAR DATOS.......................................................................................................................................................61Importar a una base de datos de Access datos procedentes de un archivo de dBase..........................................61Importar a una base de datos de Access tablas y otros objetos procedentes de otra base de datos de Access.. .61Importar a una base de datos de Access datos procedentes de una hoja de cálculo de Excel............................64Importar a una base de datos de Access datos procedentes de un archivo de texto delimitado o de ancho fijo. 65

VINCULAR TABLAS.....................................................................................................................................................68Para vincular una tabla de Access…....................................................................................................................68El administrador de tablas vinculadas..................................................................................................................70

CAPITULO 5...............................................................................................................................................................72

ANALIZAR CON MS - EXCEL......................................................................................................................................72PUBLICAR CON MS – WORD......................................................................................................................................73COMBINAR CON MS-WORD.......................................................................................................................................74COMPACTAR Y REPARAR UNA BASE DE DATOS..........................................................................................................74ANALIZAR RENDIMIENTO...........................................................................................................................................76ORDENAR REGISTROS.................................................................................................................................................78BUSCAR Y REEMPLAZAR............................................................................................................................................79FILTROS POR SELECCIÓN............................................................................................................................................80FILTROS POR FORMULARIO.........................................................................................................................................81FILTROS AVANZADOS.................................................................................................................................................82

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ESPECIFICAR CRITERIOS.............................................................................................................................................83Ordenar registros utilizando varios criterios de ordenación................................................................................84Trabajar con fechas y horas en la fila criterios....................................................................................................85

CAPITULO 6...............................................................................................................................................................87

RESUMEN DE PROPIEDADES DE CAMPOS....................................................................................................................87Propiedades de la ficha general............................................................................................................................87PROPIEDADES DE LA FICHA BÚSQUEDA......................................................................................................91

CADENAS DE LONGITUD CERO Y NULOS....................................................................................................................92OTROS TEMAS DE INTERÉS.........................................................................................................................................92INSERCIÓN DE UN HIPERVÍNCULO EN UN CAMPO.......................................................................................................94

CAPITULO 7...............................................................................................................................................................95

INTRODUCCIÓN...........................................................................................................................................................95CONSULTAS DE SELECCIÓN........................................................................................................................................95ESTABLECER LAS PROPIEDADES DE LOS CAMPOS......................................................................................................98

Introducir criterios de selección............................................................................................................................98Uso del Generador de Expresiones.....................................................................................................................100Especificación del nombre de los campos...........................................................................................................101Ordenación de datos............................................................................................................................................101Consultas de totales.............................................................................................................................................102Selección de registro para formar grupos...........................................................................................................104Selección de grupos específicos...........................................................................................................................104Uso de parámetros en las consultas....................................................................................................................104

CAPITULO 8.............................................................................................................................................................107

CONSULTAS DE TABLAS DE REFERENCIAS CRUZADAS.............................................................................................107COMBINACIONES EXTERNAS....................................................................................................................................109CREACIÓN DE UNA CONSULTA BASADA EN UNA CONSULTA....................................................................................111USO DE VARIAS TABLAS EN CONSULTAS DE TOTALES.............................................................................................111USO DE UN ASISTENTE PARA CONSULTAS................................................................................................................112LIMITACIONES EN EL USO DE CONSULTAS DE SELECCIÓN PARA ACTUALIZAR DATOS.............................................112

Campos de una consulta que no pueden ser actualizados...................................................................................112Personalización de las propiedades de la consulta.............................................................................................112Consulta de la salida de una consulta.................................................................................................................112Tratamiento de registros y valores únicos...........................................................................................................113Otras propiedades de la consulta........................................................................................................................113

CAPITULO 9.............................................................................................................................................................114

CONSULTAS DE ACCIONES........................................................................................................................................114Consultas de creación de tablas..........................................................................................................................114Consultas de datos anexados...............................................................................................................................118Consultas de eliminación utilizando una tabla....................................................................................................121Consultas de eliminación utilizando tablas con relación uno a varios...............................................................123Consultas de actualización..................................................................................................................................123Diseño de Consultas utilizando SQL...................................................................................................................124Consultas de unión...............................................................................................................................................125

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CAPITULO 1

Presentación

Access es un Administrador de Bases de Datos Relacionales y trabaja en la plataforma de 32 bits de Microsoft Windows 95/98/2000/2003.

Una base de datos de Access es un conjunto de elementos que permiten almacenar información relacionada con un tema o propósito determinado. Además de almacenar información, una base de datos de Access también cuenta con las herramientas necesarias para acceder a la información a través de la pantalla o impresa en papel. Además, Access cuenta con herramientas para recabar y publicar información a través del Web.

Para administrar los datos y todas las operaciones que hacemos con ellos, Access utiliza elementos llamados objetos; los objetos que utiliza Access son Tablas, Consultas, Formularios, Páginas, Informes, Macros y Módulos.

Objeto de Base de Datos Propósito

Tablas Almacenar y mostrar datos.

Consultas Recuperar o realizar una acción con los datos específicos.

Formularios Mostrar datos en un diseño personalizado con los datos para ver, escribir o modificar datos.

Informes Organizar datos en formato impreso. Puede incluir resultados de las consultas, además de totales y subtotales de secciones.

Páginas (Páginas de acceso a datos)

Permiten Publicar datos en Internet o una intranet para realizar informes interactivos, entrada de datos o análisis de datos.

Macros Automatizar acciones repetitivas para realizar tareas específicas.

Módulos Los programas escritos en Visual Basic amplían la funcionalidad de Access.

En este Curso abordaremos de manera amplia la creación y manejo de tablas así como de las consultas. El uso de formularios e informes se aborda utilizando los asistentes y las técnicas básicas para la modificación y adecuación de dichos formularios e informes a nuestras necesidades. El conocimiento profundo de formularios, informes, páginas y macros se reservan para el siguiente nivel de Access (Middle), mientras que el manejo del sistema de programación Visual Basic (Módulos) se aborda en el tercer nivel.

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Creación de una base de datos de Access

Para crear una base de datos en blanco Access…

1 1 Abra el programa Access

Al crear un archivo de Base de datos de Access, se crea un archivo con extensión .mdb

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2 2 Haga clic Crear un archivo nuevo…

3 3 Haga clic en Base de datos en blanco…

4 4 Indique la carpeta en la cual guardará el archivo de base de datos.

5 5 Escriba el nombre de la base de datos. 6 6 Haga clic en

crear.


Access Ofrece una gran variedad de opciones para simplificar el proceso de creación de bases de datos.

Puede encontrar un punto de partida adecuado para cada uso, desde bases de datos listas para usar, hasta opciones avanzadas de cliente-servidor que permiten a los programadores de bases de datos habilitar el acceso a las bases de datos corporativas como lo es Microsoft SQL Server.

Puede crear una base de datos en blanco lo cual permite mayor flexibilidad, pero necesita definir todos los elementos de la base de datos, como tablas, formularios y otros objetos por separado.

El asistente para base de datos en blanco crea en una sola operación las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de base de datos que elija. Es posible modificarla en cualquier momento una vez creada. La ficha Base de Datos podrá crear bases de datos para controlar el inventario de un negocio, mantener una lista de gastos o administrar los contactos.

IMPORTANTE: Considere crear una carpeta para guardar en ella toda la información del proyecto que se dispone a crear (Archivo de base de datos, archivos de ayuda, iconos, archivos de texto, etc.). Además, asigne un nombre descriptivo para el archivo de base de datos que refleje el propósito o al menos de una idea del propósito de dicha base de datos.

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El Proceso de análisis y diseño de una base de datos

Muy bien. Ya sabemos cómo crear un archivo de base de datos de Access pero, ¿Para qué queremos una base de datos?

En el Proceso del desarrollo de una base de datos de Access, incluso antes de sentarnos frente a la PC, debemos considerar aspectos que tienen que ver con la planeación y diseño de la base de datos. Aspectos como los siguientes:

1. ¿Cuál es el propósito o el objetivo para la basa de datos? Esta es una parte muy importante. Por ejemplo, “Crear una base de datos para mantener un registro de las operaciones de compra y venta de un negocio” no sólo indica para qué se quiere crear una base de datos sino también indica el alcance que pretendemos darle a la base de datos. Esto es, al decir mantener un registro no necesariamente requiere un control lo cual implica, quizá, el uso en línea de la base de datos, procesos de validación y verificación de la información, así como la supervisión del estado de la información en cierto momento dado, por ejemplo que la base de datos avise automáticamente de situaciones programadas que se presenten durante las operaciones cotidianas.

2. ¿Cuáles son los “temas” que se relacionan con el propósito u objetivo de la base de datos? Esta parte se refiere a lo siguiente; si hablamos de una base de datos de ventas, entonces estamos hablando de Productos, Clientes, Facturas, Ventas a crédito, Ventas de contado, Reportes de ventas diarias, mensuales, anuales, es decir, de aquellas cosas que se involucran en lo que consideran ventas. Si hablamos de una base de datos para el control escolar de una institución educativa entonces estamos hablando de Alumnos, Materias, Calificaciones, Instructores, Carreras, Kardex de calificaciones, Lista de asistencia, Pagos, Reportes de Pagos por grupo, por alumno, Recibos de pago, etc. Este punto es muy importante ya que cada tema se convierte en una Tabla, un Formulario, una Página o un Informe dentro de la base de datos.

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Necesitamos un programa “sencillito” para llevar el control del mantenimiento preventivo y correctivo a nuestras naves espaciales.

¿Tardará mucho?

Calificaciones

Control Escolar

Alumnos

Kardex

Maestros

Materias

Recibos de pago

Conceptos de pago


3. ¿Cuáles son los datos que interesan para cada tema? Considere como ejemplo una base de datos para el control escolar de una institución educativa. Un tema relacionado con el objetivo para esta base de datos es Alumnos. Si debemos almacenar la información relacionada con los alumnos entonces el tema Alumnos se convertirá en una Tabla de la base de datos pero, ¿Cuáles son los datos que debemos almacenar o que nos interese almacenar? Las tablas son los objetos de una base de datos Access en donde se almacena la información. La información que se almacena en una tabla se organiza en elementos llamados campos. Cada campo almacena una categoría diferente de información. En nuestro ejemplo, supongamos que deseamos almacenar en nuestra base de datos información relacionada con los alumnos, información como por ejemplo la clave escolar del alumno, su nombre, su dirección, su teléfono, la carrera en que está inscrito, la fecha de ingreso y su fecha de nacimiento. Para hacer lo anterior debemos crear una tabla que contenga 7 campos, uno por cada dato que deseamos registrar de cada alumno.

Por otro lado, otro tema relacionado con el control escolar de nuestro ejemplo puede ser el kardex de cada alumno. Si la información requerida no se debe almacenar sino más bien, se supone que ya debe estar almacenada y solamente se requiere extraer de la base de datos y mostrarla en pantalla, este tema podría ser un Formulario o una Página mientras que si la información deberá obtenerse en papel impreso, entonces este tema se convertiría en un Informe dentro de la base de datos.

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Clave Descripción Precio Existencia

8218 Jabón Zest $2.50 3508219 Aceite Kartamus $10.50 1258220 Servilletas lys $4.80 858221 Gatorade 1 lt. $12.25 1708222 Pasta yemina 100 grs. $1.80 528223 Nescafé 125 grs. $27.40 25

Para cada Producto necesitamos registrar su clave, su descripción, el precio y la existencia.

Si es información que se debe almacenar entonces necesito una tabla con 4 campos. Un campo será para la Clave, otro para la descripción, otro para el precio y uno más para la existencia.

Consulta de

productos Facturados por cliente

Informe de productos facturados por cliente.

Formulario para consulta en pantalla de

productos facturados por cliente

Tabla Productos

Tabla Clientes

Tabla Facturas


11La información se encuentra almacenada dentro de Tablas

22 La consulta filtra la información que se requiere

33 La consulta sirve de base para un informe o para un formulario

4. ¿Qué tipo de dato se manejara para cada campo? El dato Clave escolar puede ser numérico o una combinación de números y letras, o sea, puede ser de tipo Texto. El campo nombre sólo puede ser de tipo Texto mientras que el dato Fecha de Ingreso es un dato que es una fecha precisamente. Algunos otros datos pueden representar valores en Moneda, Valores lógicos (verdadero/falso, Sí/No). Todo esto significa que al crear una tabla se deben considerar no solamente los campos de la tabla a crear sino también los tipos de datos que almacenará cada uno de los campos de la tabla.

5. ¿Cómo se relaciona un tema con otro? Cuando Existe más de una tabla se debe indicar al Access la manera que se relaciona un tema con otro, es decir, cómo se relaciona una tabla con otra. Esto es tan importante que se dedicará todo un capítulo a este tema.

Creación de una tabla

Para crear una tabla…

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Clave Descripción Precio Existencia

8218 Jabón Zest $2.50 350

8219 Aceite Kartamus $10.50 125

8220 Servilletas lys $4.80 85

8221 Gatorade 1 lt. $12.25 170

8222 Pasta yemina 100 grs. $1.80 52

8223 Nescafé 125 grs. $27.40 25

1 1 La clave puede ser numérica o de tipo texto.

4 4 La existencia debe ser de tipo numérico (puede incluir o no decimales).

2 2 La descripción sólo puede ser de tipo texto.

3 3 El precio representa dinero (tipo moneda).


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1 1 En la ventana Base de datos seleccione Tablas.

2 2 Haga doble clic en Crear una tabla en vista de Diseño.


3 3 Escriba los nombres de los campos, procurando que sean nombres descriptivos.

IMPORTANTE: Al decidir los campos para una tabla NO incluya campos calculados. Trate de dividir la información en sus partes más pequeñas, por ejemplo, un campo para el nombre y otro para los apellidos (en un momento dado incluso pudiera haber un campo para el apellido paterno y otro campo para el apellido materno), no obstante tampoco exagere, por ejemplo dividiendo un campo de fecha en tres campos: uno para el día, otro para el mes, y otro para el año, a menos que sea absolutamente indispensable. Igualmente importante es considerar datos de tipo numérico solamente aquellos que vaya utilizar para realizar operaciones de números (sumas, restas, multiplicaciones, etc.).

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Tipo de Datos Datos almacenados

Texto Caracteres Alfanuméricos (hasta 255).

Memo Caracteres Alfanuméricos (hasta 64,000).

Numérico Valores numéricos.

Fecha/Hora Fecha y hora en varios formatos.

Moneda Datos monetarios.

Auto numéricoCrear una secuencia numérica que identifica el registro.

Sí/No Valores lógicos Sí/No, Verdadero/Falso.

Objeto OLE Sonido, video e imágenes.

Hipervínculo Vínculo a un recurso de Internet o de Intranet.

Asistente para las búsquedas Busca datos de otra tabla.

4 4 Seleccione el tipo de datos que almacenará el campo.


Especificación de la clave principal de una tabla

En general, podemos diferenciar tres tipos de tablas de acuerdo al tipo de información que se almacena en ellas, a saber:

Tablas de catálogo. Tablas de transacciones (también llamadas tablas de detalle o de Movimientos). Tablas de datos históricos.

Las tablas de catálogo generalmente contiene información que se llama precisamente “Información de catálogo”. Este tipo de tablas normalmente tiene muy poco movimiento, es decir, es información que no sufre demasiados cambios. Ejemplos podrían ser un catálogo de productos, un catálogo de clientes, un catálogo de alumnos o un catálogo de proveedores los cuales, una vez que se alimentan ocasionalmente se accede a ellas para modificar algún dato de un producto, proveedor, alumno o cliente.

Es clásico dentro de las tablas de catálogo el identificar un registro de otro de manera muy precisa. Esto es, si hablamos de las tablas de clientes, será necesario diferenciar a un cliente de otro para lo cual les asignamos un número o clave de cliente distinto; es entonces cuando hablamos de la Clave principal de la tabla. La Clave principal de una tabla es aquel campo o combinación de campos que nos permiten identificar de manera única un registro de otro. Lo anterior permite que Access controle que no sea posible registrar a dos clientes con el mismo número o con la misma clave ya que esto no está permitido.

Cuando decimos que una clave principal puede ser una combinación de campos piense en lo siguiente: Imagine que nuestra empresa tiene su oficina matriz en San Luis Potosí y una sucursal en Querétaro. Si cada oficina lleva la numeración de sus clientes a partir del número uno, quiazá haya un cliente uno en San Luis Potosí y un cliente uno en la sucursal de Querétaro. Si la información del catálogo de clientes se maneja dentro de la red de la empresa en una misma base de datos entonces quiere decir que existe una tabla única en donde se almacena dicha información y quiere decir también que necesitamos diferenciar a cada cliente no solo tomando en cuenta su número de cliente sino también la oficina de la que depende; entonces podría formarse una clave principal para la tabla de clientes que incluyera los campos Oficina y Número.

Para indicar el campo de la tabla que funcionará como la clave principal…

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2 2 Haga clic en el botón Clave principal de la barra de herramientas.

3 3 Access mostrará el icono indicando que este campo es la clave principal de la tabla.

1 1 Seleccione el campo o los campos que serán la clave principal de la tabla (Si solamente será un campo entonces en lugar de seleccionarlo puede solamente colocarse en él).


Para el caso de una clave principal compuesta como la del ejemplo descrito antes…

Otra opción para crear una tabla puede ser a través de un asistente o bien directamente introduciendo datos.

El asistente para la creación de tablas (contiene dos categorías: Negocios y Personal) incluye una serie de tablas predeterminadas. Puede seleccionar alguna de estas tablas y ajustarla a sus necesidades. Esta es una manera rápida de generar una tabla lista para utilizarse. Si lo de sea, pruebe estas opciones y analice lo que el asistente crea.

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3 3 Access mostrará los iconos que indican cuáles campos forman la clave principal de la tabla.

1 1 Seleccione los campos que formarán la clave principal (Los campos pueden no estar continuos).

2 2 Haga clic en el botón Clave principal.


Guardando una tabla

Una vez indicados los nombres de los campos de la tabla, los tipos de datos que almacenará cada campo y la clave principal de la tabla, podemos guardarla. Procure asignar un nombre descriptivo a la tabla que refleje el contenido de la misma. Los nombres de los objetos de Microsoft Access pueden ser hasta de 64 caracteres de longitud.

Para guardar una tabla…

Las tablas de transacciones, también son llamadas de detalle o movimientos, generalmente no contienen clave principal a menos que, éstas sean tablas de catálogo para otras tablas relacionadas con ellas. Mientras que las tablas de históricos generalmente son copias de las tablas de catálogo o de transacciones en las cuales se “descarga” la información que ya no tiene uso en las tablas de catálogo o transacciones con el propósito de liberar espacio en estas y agilizar los procesos de búsqueda y grabación.

Cuando cree una tabla de transacciones y desee asignar una clave principal considere agregar a la tabla un campo llamado “Id de nombre de tabla” de tipo auto numérico y asigne este campo como llave principal dentro de la tabla. Esto permite entre otras cosas, mantener un registro cronológico de la grabación de los registros dentro de la tabla lo cual puede ser importante. Si toma en cuenta que se recomienda que todas las tablas tengan una clave principal para facilitarle a Access el agilizar las búsquedas, esta es una muy buena opción a la hora de crear tablas de transacciones.

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2 2 Escriba el nombre para la tabla.

1 1 Haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas.

3 3 Acepte.


Las propiedades de los campos de una tabla

Las propiedades de campos son los atributos con nombre de los campos de una tabla. Permiten especificar las funciones de un campo y personalizar el comportamiento y el aspecto de cualquier campo. Abra una tabla en la vista diseño para examinar y cambiar cualquier propiedad de un campo existente.

La siguiente tabla muestra ejemplos de algunas propiedades de campo. Observe que la lista no está completa; por ejemplo, hay once propiedades para un campo de texto, diez para campos numéricos, etc., y así para otros ocho tipos de campo. La creación automatizada de tablas que efectúa el asistente para tablas elige la configuración de las propiedades de la tabla, pero se puede cambiar la configuración en la vista de Diseño de la tabla.

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Propiedades del campo Efecto

Tamaño del campo Limita el tamaño de un campo a un número específico de caracteres de texto.

Decimales Establece la ubicación de los separadores decimales.

Máscara de entrada Da formato de modo automático a entradas como números de teléfono, registro federal de contribuyentes.

1 1 Seleccione un campo.

2 2 y Access mostrará las propiedades de ese campo.Las propiedades pueden ser examinadas o modificadas.


El uso de una máscara de entrada permite asegurarnos que los datos introducidos se ajusten a un “modelo” o “patrón” determinado permitiendo eliminar ciertos tipos de errores de captura que se producen cuando los datos no se escriben correctamente.

Ejemplos clásicos del uso de máscaras de entradas son: Para un Registro Federal de Contribuyentes (R.F.C.).

> L & L ? - 0 0 0 0 0 0 - a a a Para un número telefónico (sin clave de larga distancia).

# # - # # - # # - # # ! Para el número de seguro social de un trabajador.

0 0 - 0 0 - 0 0 - 0 0 0 0 Para una fecha.

0 0 / 0 0 / 0 0¿Cuál sería la máscara de entrada para el número de registro patronal del I.M.S.S.?

¿Cuál sería la máscara de entrada para la clave de elector?

¿Cuál sería la máscara de entrada para el número de la tarjeta de crédito?

IMPORTANTE: Para obtener información completa acerca de cada una de las propiedades de un campo de una tabla, abra la tabla en modo Diseño, seleccione un campo, colóquese en la propiedad que desee y presione la tecla F1, esto le dará acceso a la ayuda en línea de Access

Cambiar el nombre de un campo en una tabla

Puede cambiar el nombre de un campo en cualquier momento sin que afecte a los datos que contiene. Access corrige automáticamente los efectos secundarios comunes que puedan ocurrir cuando se modifica el nombre de un campo.

En Access 97 y versiones anteriores, si se cambia el nombre de un campo en una tabla, los objetos de formularios e informes basados en dicho campo dejarán de mostrar los datos del mismo. A partir de la versión 2000, Access corrige automáticamente las consecuencias indirectas que se producen cuando se cambia el nombre de formularios, informes, tablas, consultas, campos, cuadros de texto u otros controles en una base de datos. Esta función se denomina Auto corrección de nombres.

Cada vez que se abre un formulario u otro objeto, Access busca y corrige automáticamente las discrepancias entre el formulario y los demás objetos de los que depende el objeto.

De forma predeterminada, la función de auto corrección de nombres está habilitada en las bases de datos creadas a partir de Access 2000. Sin embargo, en las bases de datos convertidas a Access 2000 se debe habilitar dicha función.

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CAPITULO 2

Definición del proyecto de trabajo

En este curso vamos a desarrollar una aplicación para el Control Escolar de una institución educativa (se toma este ejemplo por que consideramos que todos de alguna manera hemos estado relacionados con una institución de este tipo y hemos vivido la experiencia que nos permite entender los términos en los cuales estemos hablando, no obstante el usuario podrá hallar similitud con la aplicación particular que desee desarrollar). Las funciones principales que debe realizar nuestra aplicación son: permitir un registro de los alumnos, sus datos generales, sus calificaciones y los pagos que realicen, así como reportes y consultas por pantalla que puedan obtenerse de la información almacenada. El análisis de esta aplicación será proporcionado por el instructor quien hará las funciones de analista de sistemas para cualquier duda o situación no prevista.

Para empezar, cree una carpeta con su nombre dentro del disco duro y dentro de ella cree otra carpeta llamada CONTROL ESCOLAR. Dentro de la carpeta llamada CONTROL ESCOLAR cree un archivo de base de datos de Access llamado Control Escolar PROGRAMATICA.

Creación de una tabla catálogo: ALUMNOS

Dentro de nuestra base de datos Control Escolar PROGRAMATICA vamos a crear una tabla de catálogo con la siguiente información.

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Tabla: ALUMNOSNombre del campo Tipo de datos Tamaño

Clave del alumno* Texto 7Nombre Texto 20Apellidos Texto 30Domicilio Texto 50Ciudad Texto 20Estado Texto 20Código Postal Texto 5Clave de larga distancia Texto 3Teléfono Texto 20e-mail Texto 30Fecha de nacimiento Fecha / HoraMasculino Sí / NoCarrera Texto 30Fecha de ingreso Fecha / HoraCuota de inscripción MonedaObservaciones MemoFotografía Objeto OLE


* Esta es la clave principal de la tabla.

Abra tabla ALUMNOS en su vista Hoja de datos y capture los primeros 4 registros con la información de prueba que se encuentra a continuación. Después, cierre la tabla y cree un auto formulario basado en esta tabla y capture los 4 siguientes registros con más información de prueba. El instructor le indicará la manera más sencilla de crear un auto formulario basado en una tabla.

Información de prueba:

11FICHA DE INGRESO

Clave 9818

Nombre(s) Armando

Apellidos Peláez Gómez

DomicilioAldama 125, Centro

Ciudad San Luis Potosí

Estado S.L.P.

C.P. 78000

Clave LADA 4

Teléfono 812.24.52

e-mail

F. Nacimiento 20 de Abril de 1973

Sexo Masculino

Carrera Administración de Empresas

F. Ingreso 12 de Marzo de 1988

$ Inscripción $ 750.00

ObservacionesTiene una baja temporal de Agosto/99 a Junio/99.

33FICHA DE INGRESO

Clave 9918

Nombre(s) Mariana

Apellidos Robles Bernal

Domicilio Himalaya 1420, Col. Bella Vista

22FICHA DE INGRESO

Clave 9802

Nombre(s) Rocío

Apellidos Estrada Alcántara

Domicilio Prolongación 1400, Col Viveros


Estado S.L.P.

C.P. 78210

Clave LADA 4

Teléfono 817.25.70

e-mail [email protected]

F. Nacimiento 7 de Agosto de 1970

Sexo Femenino

Carrera Sistemas Computacionales

F. Ingreso 12 de Febrero de 1998


Observaciones

44FICHA DE INGRESO

Clave 9950

Nombre(s) Francisco

Apellidos Pineda Oyarzún

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mailto:[email protected]



Estado S.L.P.

C.P. 78209

Clave LADA 4

Teléfono 817.30.42


F. Nacimiento 20 de Septiembre de 1973

Sexo Femenino

Carrera Contador Público

F. Ingreso 19 de Enero de 1999


ObservacionesEs el Mejor Promedio de su generación.

DomicilioAv. Del Parque Nº. 35


Estado S.L.P.

C.P. 78081

Clave LADA 4

Teléfono 813.00.47


F. Nacimiento 5 de Abril de 1968

Sexo Masculino

Carrera Administración de Empresas

F. Ingreso 19 de Enero de 1999


Observaciones

55FICHA DE REGISTRO

Clave 9845

Nombre(s) José Luis

Apellidos Gómez Fernández

DomicilioAv. Himno Nacional 1900


Estado S.L.P.

C.P. 78269

Clave LADA 4

Teléfono 811.32.77

e-mail

F. Nacimiento 2 de Febrero de 1972

Sexo Masculino




Observaciones Tiene un adeudo con la biblioteca.

77FICHA DE REGISTRO

Clave 9874

Nombre(s) Luis Alberto

Apellidos Luna Marroquín

Domicilio Calle Salazar 1222. Col Industrial

66FICHA DE REGISTRO

Clave 9806

Nombre(s) Alma

Apellidos Hernández Cervantes

DomicilioIndependencia 457, Centro

Ciudad Aguascalientes

Estado Ags.

C.P. 64025

Clave LADA 4

Teléfono 214.25.22


F. Nacimiento 14 de Noviembre de 1970

Sexo Femenino


F. Ingreso 12 de Marzo de 1998


ObservacionesPaga registro foráneo.

88FICHA DE REGISTRO

Clave 9920

Nombre(s) José Alejandro

Apellidos Zapata Lara

DomicilioValladolid 2853, Col. Aviación

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Estado S.L.P.

C.P. 78024

Clave LADA 4

Teléfono 812.24.52


F. Nacimiento 7 de Junio de 1972

Sexo Masculino




Observaciones


Estado S.L.P.

C.P. 78047

Clave LADA 4

Teléfono 831.25.00

e-mail

F. Nacimiento 9 de Diciembre de 1973

Sexo Masculino


F. Ingreso 19 de enero de 1999


ObservacionesFalta por entregar certificado de preparatoria.

Creación de una tabla de detalle: CALIFICACIONES

Ahora vamos a crear una tabla para registrar las calificaciones de los alumnos. La tabla de CALIFICACIONES es un ejemplo muy claro de lo que se considera una tabla de detalle, considerando que en esta tabla se registrarán las calificaciones que vayan obteniendo los alumnos durante el tiempo, es decir, cada vez que un alumno curse una materia se registrará en esta tabla la calificación que obtuvo en esa materia: entonces sabemos que para un alumno cualquiera puede haber varios registros suyos en esta tabla, o sea, un registro para cada calificación-materia que halla cursado.

Lo anterior nos permite decir que los temas ALUMNOS y CALIFICACIONES son temas que están relacionados ya que, la tabla CALIFICACIONES contiene precisamente las calificaciones de los ALUMNOS.

Esto podría representarse así…

La tabla de calificaciones sería como la siguiente…

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SI TOMAMOS UN REGISTRO DE LA TABLA ALUMNOS (1) PUEDE HABER VARIOS REGISTROS EN LA TABLA DE CALIFICACIONES (∞) QUE ESTEN RELACIONADOS CON ÉL.

SI TOMAMOS UN REGISTRO CUALQUIERA DE LA TABLA CALIFICACIONES ESTE CORRESPONDERA A UN SOLO REGISTRO DE LA TABLA ALUMNOS.

ALUMNOS

Clave del alumno

CALIFICACIONES

Clave del alumno

1 ∞



Observe que ambas tablas (ALUMNOS y CALIFICACIONES) existe un campo común. El campo Clave del alumno. Cuando queremos relacionar dos tablas debe existir al menos un campo común en ambas tablas. Considerando que normalmente siempre creamos primero la tabla de catálogo entonces podemos decir que al crear una tabla de detalle que se relacionará con una tabla catálogo, debemos agregar a la tabla de detalle el campo o campos que forman la clave principal en la tabla catálogo (de preferencia utilizando el Asistente para búsquedas). Este campo o campos son los que permitirán relacionar los registros de la tabla de detalle con los registros de la tabla catálogo.

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Tabla: CALIFICACIONESNombre del campo Tipo de datos Tamaño

Clave del alumno Texto 7Materia Texto 20Calificación Numérico EnteroInstructor Texto 30Del Fecha / HoraAl Fecha / HoraObservaciones MemoId de Calificaciones Auto Numérico


Uso del Asistente para búsquedas al crear una tabla de detalle

Cuando creamos una tabla de detalle que se relacionará con alguna tabla de catálogo debemos agregar a la tabla de detalle el campo o campos que forman la clave principal en la tabla catálogo. Para hacer esto hacemos uso del Asistente para búsquedas que proporciona Access.

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1 1 Cree una tabla nueva en su vista de Diseño. Sin escribir el nombre del primer campo ubíquese en la columna Tipo de datos de la primera fila, abra la lista y seleccione Asistente para búsquedas… haciendo clic en él.


2 2 Seleccione la opción predeterminada haciendo clic en el botón Siguiente.

3 3 Seleccione la tabla ALUMNOS y haga clic en el botón Siguiente (En este caso, la tabla calificaciones que estamos creando se relacionará con la tabla ALUMNOS).

4 4 Seleccione un campo haciendo clic en él, después haga clic en el botón > para seleccionar dicho campo. Siguiendo este método, seleccione los campos que desea que aparezcan en la columna de búsqueda. Después haga clic en Siguiente.

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5 5 Seleccione la Clave del alumno para ordenarlo Ascendentemente y haga clic en Siguiente.

6 6 Desactive la casilla Ocultar la columna clave, ajuste el ancho de las columnas y haga clic en Siguiente.

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Nuevo en Access 2003

Nuevo en Access 2003


7 7 Seleccione el campo Clave del alumno y haga clic en Siguiente.

8 8 Escriba la etiqueta que desee para la columna de búsqueda y haga clic en Finalizar.

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9 9 Haga clic en el botón Sí.

10 10 Asigne el nombre a la tabla (En nuestro ejemplo asigne el nombre de CALIFICACIONES) y pulse el botón Aceptar.

11 11 Haga clic en el botón No. Posteriormente Usted creará su propia Clave principal para esta tabla.

Haga clic en la ficha Búsqueda de las propiedades del campo Clave del alumno y analice cada propiedad (Estas fueron creadas por el Asistente para búsquedas).

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Si quiere ver como funciona la columna de búsqueda que ha creado, cambie a la vista Hoja de datos de la tabla y abra la lista desplegable.

Lo que hizo fue crear una lista desplegable para que al capturar las calificaciones sea posible seleccionar de esta lista la clave del alumno del que se vaya a registrar una calificación, esto en lugar de tener que escribirla (por supuesto que también puede escribir la clave si así lo desea). La lista desplegable muestra los registros actualizados de los alumnos, es decir, muestra la lista de registros que en ese momento haya en la tabla ALUMNOS.

Regrese a la vista Diseño de la tabla y agregue los demás campos según la página 19 de este manual. Asigne la Clave principal, guarde y cierre la tabla.

Ahora puede crear un auto formulario basado en la tabla CALIFICACIONES y capture la información que se anexa en las listas de las siguientes páginas.

No olvide guardar el formulario creado y cerrarlo cuando ya no lo necesite.

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PROGRAMATICA

Formato para el reporte de calificaciones

MateriaMICROSOFT WINDOWS 98

InstructorJULIETA ESTRADA

PeriodoDel:

2 DE ENERO DE 1998Al:

15 DE ENERO DE 1998

CalificaciónNo. Clave del alumno Nombre En número En letra1 9818 Armando Peláez Gómez 90 Noventa2 9802 Rocío Estrada Alcántara 85 Ochenta y cinco3 9845 José Luís Gómez Hernández 85 Ochenta y cinco4 9920 José Alejandro Zapata Lara 70 Setenta5 9950 Francisco Pineda Oyarzún 90 Noventa6 9874 Luis Alberto Luna Marroquín 100 Cien78

Nombre y firma del instructor

PROGRAMATICA


MateriaMICROSOFT WORD 97

InstructorJUAN URBINA

PeriodoDel:

15 DE MARZO DE 1998Al:

10 DE ABRIL DE 1998

CalificaciónNo. Clave del alumno Nombre En número En letra1 9806 Alma Hernández Cervantes 100 Cien2 9802 Rocío Estrada Alcántara 70 Setenta3 9918 Mariana Robles Bernal 90 Noventa4 9920 José Alejandro Zapata Lara 80 Ochenta5 9950 Francisco Pineda Oyarzún 60 Sesenta6 9874 Luís Alberto Luna Marroquín 85 Ochenta y cinco7 9818 Armando Peláez Gómez 90 Noventa8 9845 José Luis Hernández Gómez 65 Setenta y cinco


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PROGRAMATICA


MateriaMICROSOFT EXCEL 97

InstructorANA MARIA MORA

PeriodoDel:

20 DE JUNIO DE 1998Al:

12 DE AGOSTO DE1999

CalificaciónNo. Clave del alumno Nombre En número En letra1 9806 Alma Hernández Cervantes 75 Setenta y cinco2 9802 Rocío Estrada Alcántara 100 Cien3 9918 Mariana Robles Bernal 80 Ochenta 4 9920 José Alejandro Zapata Lara 80 Ochenta5 9950 Francisco Pineda Oyarzún 90 Noventa6 9874 Luis Alberto Luna Marroquín 70 Setenta78


PROGRAMATICA


MateriaMICROSOFT POWER POINT 97

InstructorJULIETA ESTRADA

PeriodoDel:

15 DE MARZO DE 1998Al:

4 DE ABRIL DE1998

CalificaciónNo. Clave del alumno Nombre En número En letra1 9806 Alma Hernández Cervantes 75 Setenta y cinco2 9920 José Alejandro Zapata Lara 85 Ochenta y cinco3 9874 Luis Alberto Luna Marroquín 90 Noventa4 9818 Armando Peláez Gómez 60 Sesenta5 9845 José Luís Gómez Hernández 100 Cien678


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PROGRAMATICA


MateriaMICROSOFT ACCESS 97

InstructorJUAN URBINA

PeriodoDel:

5 DE AGOSTO DE 1998Al:

12 DE OCTUBRE DE 1998

CalificaciónNo. Clave del alumno Nombre En número En letra1 9808 Alma Hernández Cervantes 100 Cien2 9802 Rocío Estrada Alcántara 80 Ochenta3 9918 Mariana Robles Bernal 50 Cincuenta45678


PROGRAMATICA


MateriaMICROSOFT ACCESS 97

InstructorANA MARIA MORA

PeriodoDel:

5 DE AGOSTO DE 1998Al:

12 DE OCTUBRE DE 1998

CalificaciónNo. Clave del alumno Nombre En número En letra1 9920 José Alejandro Zapata Lara 75 Setenta y cinco2 9950 Francisco Pineda Oyarzún 80 Ochenta3 9874 Luís Alberto Luna Marroquín 100 Cien4 9818 Armando Peláez Gómez 60 Sesenta5 9845 José Luis Hernández Gómez 70 Setenta678


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Una vez capturadas las calificaciones, abra la tabla ALUMNOS en su vista Hoja de datos.

Cuando hace clic en la casilla + del registro de un alumno, Access muestra en una Hoja secundaria la información relacionada con ese alumno. En este caso, Access muestra las calificaciones registradas para ese alumno en la tabla CALIFICACIONES. Si desea ocultar la Hoja secundaria, haga clic en la casilla –

Creación de una tabla de detalle: PAGOS

Una vez creada la tabla de calificaciones, vamos a crear la tabla de pagos. Proceda de manera similar a la utilizada anteriormente para crear la tabla de pagos la cual tiene la siguiente estructura:

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Tabla: PAGOS

Nombre del campo Tipo de datos Tamaño

Clave del alumno Texto 7

Fecha de Pago Fecha/Hora

Concepto del pago Texto 30

Importe Moneda

Clave del cajero Texto 5

Observaciones Memo

Id de pagos Auto numérico


Cree un auto formulario basado en la tabla PAGOS y capture la información siguiente.

PROGRAMATICARegistro de pagos

Clave del alumno 9818Nombre ARMANDO PELAEZ GOMEZ

Concepto de pago INSCRIPCIÓNImporte $ 750.00 (SETECIENTOS CINCUENTA PESOS 00/100 M.N.)

Fecha 10 DE MARZO DE 1998Observaciones

Id y Firma del cajero RBR


Clave del alumno 9802Nombre ROCIO ESTRADA ALCANTARA


Fecha 20 DE FEBRERO DE 1998Observaciones



Clave del alumno 9806Nombre ALMA HERNANDEZ CERVANTES



Id y Firma del cajero CLS


Clave del alumno 9845Nombre JOSE LUIS GOMEZ HERNANDEZ




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Clave del alumno 9874Nombre LUIS ALBERTO LUNA MARROQUIN





Clave del alumno 9918Nombre MARIANA ROBLES BERNAL

Concepto de pago INSCRIPCIÓNImporte $ 900.00 (NOVECIENTOS PESOS 00/100 M.N.)

Fecha 20 DE ENERO DE 1998Observaciones



Clave del alumno 9920Nombre JOSE ALEJANDRO ZAPATA LARA





Clave del alumno 9950Nombre FRANCISCO PINEDA AYARZUN




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Concepto de pago COLEGIATURA ENERO-JUNIO 98Importe $ 1,000.00 (UN MIL PESOS 00/100 M.N.)


















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Clave del alumno 9918Nombre MARIANA ROBLES BERNAL





Clave del alumno 9920Nombre JOSE ALEJANDRO ZAPATA LARA









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Concepto de pago CONSTANCIA DE ESTUDIOSImporte $ 50.00 (CINCUENTA PESOS 00/100 M.N.)





Concepto de pago CONSTANCIA DE ESTUDIOSImporte $ 50.00 (CINCUENTA PESOS 00/100 M.N.)





Concepto de pago EXAMEN EXTRAORDINARIOImporte $ 75.00 (SETENTA Y CINCO PESOS 00/100 M.N.)





Concepto de pago REPOSICION DE CREDENCIALImporte $ 20.00 (VEINTE PESOS 00/100 M.N.)



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Concepto de pago COLEGIATURA JULIO-DICIEMBRE 98Importe $ 1,000.00 (UN MIL PESOS 00/100 M.N.)

Fecha 10 DE AGOSTO DE 1998Observaciones





Fecha 20 DE JULIO DE 1998Observaciones





Fecha 12 DE AGOSTO DE 1998Observaciones





Fecha 20 DE JULIO DE 1998Observaciones


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CAPITULO 3

Optimizando el diseño de la base de datos

Abra la tabla CALIFICACIONES en su vista Hoja de datos. Observe las columnas de los campos Instructor y Materia. Analice como fue que capturó la información.

Cada vez que capturó los datos de un registro tuvo que escribir el nombre del instructor y el nombre de la materia. En el mejor de los casos utilizó el método de teclado ctrl. + " para repetir el dato anterior. Pero no solamente se trata de ahorrar tiempo y trabajo durante la captura. El problema de un diseño de este tipo es que al tener que escribir cada vez el nombre de la materia y el nombre del instructor, por lo que está repitiendo estos datos con el consecuente desperdicio de espacio en disco al tener muchas veces el mismo dato. Además, esto puede provocar inconsistencia en la información ya que si desea modificar el nombre de un instructor o el nombre de una materia tendría que hacerlo en todos los registros en donde se encuentre el dato a modificar.

Por otro lado, en algunos casos, si en lugar de capturar el nombre del instructor como por ejemplo ANA MARIA MORA, captura solamente ANA MORA, en una búsqueda de los alumnos que han cursado materias con ANA MARIA MORA podrían no aparecer todos los registros que sean correctos (Access considera ANA MORA y ANA MARIA MORA como valores diferentes).

El modelo relacional de bases de datos recomienda crear tablas en las cuales no se repitan datos, o al menos se repitan lo menos posible. ¿No sería mejor tener un catalogo de instructores y un catalogo de materias de modo que al capturar las calificaciones pudiéramos seleccionar de una lista desplegable el instructor o la materia? . Algo similar al caso de la clave del alumno; al capturar calificaciones puede seleccionar el alumno de la lista desplegable la cual muestra la relación de alumnos que en ese momento están registrados en la tabla ALUMNOS.

Pero también ganamos en que los datos de cada instructor y los datos de las materias se guardan en tablas independientes y solo una vez cada uno, logrando con esto optimizar el espacio que ocupa la información en el disco de nuestra PC y haciendo más sencillo modificar los datos ya que se hace una sola vez. Aparte, podemos agregar algunos otros datos importantes o complementarios a las tablas INSTRUCTORES y MATERIAS para tener mayor información de estos temas.

El Proceso de análisis y diseño de una base de datos

Antes de iniciar la práctica de este capitulo, le recomendamos hacer una copia de su base de datos.

Para crear las tablas de catalogo INSTRUCTORES y MATERIAS a partir de la tabla CALIFICACIONES ejecute el comando Tabla del grupo Analizar del menú Herramientas.

1 1 En los dos primero cuadros de diálogo que muestra el asistente haga clic en el botón Siguiente.

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2 2 Seleccione la tabla de CALIFICACIONES y haga clic en el botón Siguiente.

3 3 Seleccione No, quiero decir yo y haga clic en el botón Siguiente.

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4 4 Arrastre el campo Instructor de la tabla Tabla1 y suéltelo fuera de ella.

5 5 El asistente creará una tabla llamada Tabla2.


6 6 Y le pedirá el nombre para esta nueva tabla. Escriba el nombre que tendrá la nueva tabla (INSTRUCTORES) y acepte.

7 7 Proceda de manera similar para crear la tabla de MATERIAS.

8 8 Ahora tiene dos nuevas tablas de catálogo: INSTRUCTORES Y MATERIAS.

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10 10 Seleccione la opción No, no crear la consulta y haga clic en el botón Finalizar.

Ahora tiene una tabla Ilamada CALIFICACIONES y otra tabla Ilamada CALIFICACIONES2. Elimine La tabla Ilamada CALIFICACIONES. A continuación, a la tabla Ilamada CALIFICACIONES2 asígnele el nombre CALIFICACIONES.

Por otro lado, el formulario CALIFICACIONES ya no sirve así como está; por lo tanto debemos eliminar el formulario existente y crear un nuevo auto formulario basado en la nueva estructura de la tabla CALIFICACIONES.

Si una vez creado el nuevo auto formulario no le gusta el orden en el que aparecen los campos dentro del formulario, puede modificar el diseño de la tabla CALIFICACIONES para adaptar el orden de los campos a su preferencia y después crear el auto formulario.

IMPORTANTE: Observe que el Campo Clave del alumno NO es un cuadro combinado en la nueva tabla CALIFICACIONES. Deberá utilizar el Asistente para búsquedas para volver a crear la relación entre la tabla ALUMNOS y la tabla CALIFICACIONES.Aproveche para crear un auto formulario basado en la tabla INSTRUCTORES y otro auto formulario basado en la tabla MATERIAS para poder capturar información en dichas tablas.

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9 9 Haga doble clic sobre la barra de título de la tabla1 y escriba el nombre para la tabla: Calificaciones 2. Después Acepte y haga clic en el botón Siguiente.


Si observa lo que hace el asistente al crear los auto formularios anteriores tendrá una primera idea de lo que se conoce como Formulario principal y Subformulario.

Creación de la tabla CONCEPTOS y la tabla CAJEROSProceda de manera similar a la explicada anteriormente para crear ahora las tablas CONCEPTOS y CAJEROS en base a la tabla PAGOS.Al terminar esto, tendrá dos tablas más. No olvide eliminar el formulario PAGOS actual y crear uno nuevo basado en la nueva estructura de la tabla PAGOS, así como auto formularios basados en las tablas creadas en este punto.

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Siete Tablas, Siete Formularios.


Relaciones

Ahora que ha dividido la información en tablas, necesita una forma de indicar al Access como debe recuperar conjuntamente dicha información de forma significativa. Quizá un formulario o un reporte necesiten mostrar información que se encuentra en diferentes tablas.

Access es un sistema de bases de datos relacionales, lo que significa que es posible almacenar datos relacionados en distintas tablas de la base de datos. A continuación, debe definir relaciones entre las tablas, de este modo, Access utilizará dichas relaciones para encontrar información asociada entre si, pero almacenada en diferentes tablas.

Por ejemplo, suponga que desea telefonear a un empleado y hacerle ciertas preguntas sobre una venta que él hizo. Los números de teléfono de los empleados están almacenados en la tabla Empleados y las ventas están almacenadas en la tabla Pedidos. Cuando indique al Access la venta sobre la que desea información, Access podrá buscar el número de teléfono basándose en la relación existente entre las tablas. Esto es posible ya que ID de empleado, la clave principal de la tabla Empleados, es también un campo de la tabla Pedidos. En la terminología de bases de datos, el campo ID de empleado incluido en la tabla Pedidos se denomina clave externa, ya que es una clave principal procedente de otra tabla distinta.

Así, para establecer una relación entre dos tablas, tabla A y tabla B, debe agregar la clave principal de una tabla a la otra, de forma que dicha clave aparezca en ambas tablas (Esto lo puede hacer utilizando el Asistente para búsquedas). Para establecer correctamente la relación, es preciso determinar primero la naturaleza de la relación. Hay tres tipos de relaciones entre tablas:

Relaciones "uno a varios".

Relaciones "varios a varios".

Relaciones "uno a uno".

En el resto de este capítulo se presenta un ejemplo de cada tipo de relación y se explica como diseñar las tablas de forma que Access pueda asociar correctamente los datos.

Crear una relación “uno a varios”

La relación "uno a varios" es el tipo más frecuente en bases de datos relacionales. En una relación de este tipo, un registro de la tabla A puede tener más de un registro coincidente en la tabla B, pero un registro de la tabla B tiene como máximo un registro coincidente en la tabla A.

Por ejemplo, las tablas ALUMNOS y CALIFICACIONES de nuestra base de datos Control Escolar PROGRAMATICA tienen una relación "uno a varios". También es el caso de las tablas ALUMNOS y PAGOS, y las tablas INSTRUCTORES y CALIFICACIONES.

Para establecer la relación, agregue el campo o campos que componen la clave principal del extremo "uno" de la relación a la tabla situada en el extremo "varios" de la relación.

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ALUMNOS CALIFICACIONES1 ∞


Crear una relación “varios a varios”

En una relación "varios a varios", un registro de la tabla A puede tener más de un registro coincidente en la tabla B, y un registro de la tabla B también puede tener más de un registro coincidente en la tabla A. Este tipo de relaciones requiere cambiar el diseño de la base de datos antes de poder especificar correctamente la relación al Access.

Para detectar las relaciones "varios a varios" entre las tablas, es importante que observe la relación en los dos sentidos. Por ejemplo, examine la relación entre PRODUCTOS y FACTURAS. Una factura puede incluir más de un producto. Así, para cada registro de la tabla FACTURAS puede haber varios registros de la tabla PRODUCTOS. Pero esto no es todo; cada producto puede aparecer en varias facturas. Por ello, por cada registro de la tabla PRODUCTOS puede haber varios registros en la tabla FACTURAS.

Los temas de las dos tablas, facturas y productos, tienen una relación "varios a varios", lo cual plantea un problema en el diseño de la base de datos. Para entender el problema, imagine lo que ocurriría si intentara establecer la relación entre las dos tablas agregando el campo Id de producto a la tabla FACTURAS. Para tener más de un producto en una sola factura necesita más de un registro en la tabla FACTURAS, uno por cada producto. De esta forma repetiría una y otra vez la información sobre facturas para cada registro relativo a una única factura; este diseño, además de ser ineficiente, produciría datos inexactos. Tendría el mismo problema si incluyera el campo Id de factura en la tabla PRODUCTOS; tendría más de un registro en la tabla PRODUCTOS para cada producto. ¿Cómo se resuelve este problema?

La respuesta es crear una tercera tabla que divida la relación "varios a varios" en dos relaciones "uno a varios". En esta tercera tabla se incluiría la clave principal de cada una de las dos tablas anteriores.

Tabla: DETALLE DE FACTURAS

Id de factura Id de producto Precio unitario Cantidad Descuento

1000 17 $27.00 4 0%

1001 25 $9.80 30 15%

1001 40 $12.80 40 0%

1001 59 $38.50 8 0%

1001 64 $23.00 15 15%

1002 31 $8.00 35 0%

1002 39 $12.60 18 0%

1002 71 $15.00 15 0%

1003 18 $43.70 12 5%

1004 29 $86.00 35 0%

1004 63 $30.70 6 0%

Cada registro de la tabla DETALLE DE FACTURAS representa un producto de una factura. La clave principal de la tabla DETALLE DE FACTURAS consta de dos campos: las claves externas que provienen de las tablas FACTURAS y PRODUCTOS. El campo Id de factura por si solo no actúa como la clave principal para esta tabla, ya que una factura puede contener varios productos. El Id de factura se repite para cada producto de una factura, por lo que el campo no contiene valores únicos. El campo Id de producto por si solo tampoco actúa como clave principal, ya que un

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Clave principal de la Tabla FACTURAS

Clave principal de la Tabla PRODUCTOS

Información relacionada con la factura y con el producto.


producto puede aparecer en varias facturas distintas. Pero conjuntamente, estos dos campos siempre producen un valor único para cada registro.

En la base de datos Control Escolar PROGRAMATICA existen varias tablas en las cuales se presentan relaciones "varios a varios". Por ejemplo, la relación entre las tablas ALUMNOS y MATERIAS. Un alumno puede cursar varias materias y una materia puede ser cursada por varios alumnos distintos.

Crear una relación “uno a uno”.

En una relación "uno a uno", un registro de la tabla A no puede tener más de un registro coincidente en la tabla B, y un registro de la tabla B no puede tener más de un registro coincidente en la tabla A. Este tipo de relaciones es poco frecuente y puede requerir ciertos cambios en el diseño de la base de datos.

Las relaciones "uno a uno" entre las tablas son poco frecuentes ya que, en muchos casos, la información de las dos tablas podría combinarse en una sola tabla. Por ejemplo, suponga que ha creado una tabla JUGADORES DE PING-PONG para hacer un seguimiento de la información relativa a la jornada de recolección de fondos para el Club de Jugadores de Ping-Pong de su empresa. Puesto que todos los jugadores de ping-pong son empleados de la empresa, esta tabla tiene una relación "uno a uno" con la tabla EMPLEADOS de su empresa.

Tabla: Empleados

Id de empleado Nombre Apellidos Puesto Fecha Nacimiento

1 David Rosas Almada Vendedor 08/12/68

2 Margarita Lara Méndez Subgerente Financiero 15/04/64

3 Juan Antonio Rodríguez Gómez Vendedor 10/02/70

4 Alma Rosa Zapata Trejo Gerente de División 17/09/67

Cada jugador de ping-pong tiene un registro coincidente en la tabla EMPLEADOS

Tabla: Ping Pong

Id de empleado Alias del jugador Fecha de ingreso Nivel de Juego Contribución

1 Halcón 15/02/97 2 $50.00

2 Mago 20/03/97 1 $125.00

3 Juancho 04/11/97 3 $100.00

4 Rosy 20/03/97 2 $125.00

Podría agregar todos los Campos de la tabla JUGADORES DE PING-PONG a la tabla EMPLEADOS. Pero la tabla JUGADORES DE PING-PONG está diseñada para hacer un seguimiento de un evento que se produce una sola vez, y cuando termine dicho evento ya no se necesitara la información de la tabla. Además no todos los empleados juegan al ping-pong; por eso, si la tabla EMPLEADOS contuviera estos campos, estarían vacíos para muchos registros. Por todas estas razones conviene crear una tabla distinta.

Cuando detecte la necesidad de establecer una relación "uno a uno" en su base de datos, piense si puede incluir la información en una sola tabla. Si no desea hacerlo por alguna razón, haga lo siguiente para establecer dicha relación:

Si las dos tablas son del mismo tema, probablemente podrá establecer la relación utilizando el mismo campo de clave principal en ambas tablas.

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Si las dos tablas son de distintos temas y tienen distintas claves principales, elija una de las tablas (cualquiera de ellas) a incluya su campo de clave principal en la otra tabla, como clave externa

Establecer relaciones entre tablas

Puesto que Access es una base de datos relacional, permite utilizar simultáneamente datos de más de una tabla o consulta. Si su base de datos contiene tablas con datos relacionados, puede definir las relaciones en la base de datos. Access utiliza las relaciones para:

• Crear combinaciones en nuevas consultas Cuando cree una consulta y le agregue tablas relacionadas o consultas para las que haya especificado una relación, Access creará automáticamente combinaciones para relacionar los datos de la consulta.

• Presentar los registros relacionados en un Subformulario o Subinforme Los subformularios y los subinformes suelen emplearse para incluir registros de una tabla relacionada. Cuando arrastre y coloque un formulario o informe en otro formulario o informe. Access usará las relaciones para presentar los datos correctos en el Subformulario o Subinforme.

• Hacer cumplir las reglas de integridad referencial para proteger la relación entre tablas cuando se agreguen, cambien o eliminen registros

Sugerencia Cuando diseñe una base de datos, haga un diagrama en un papel con las relaciones existentes entre las tablas. Anote los campos mediante los cuales se relacionan las tablas. Después de crear las tablas, utilice las notas para establecer todas las relaciones.

Estando en la ventana de la base de datos Control Escolar PROGRAMATICA

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1 1 Ejecute el comando Relaciones del menú.


2 2 Si su ventana Relaciones no se ve así, agregue las tablas que hagan falta utilizando el botón Mostrar Tabla y organícelas de manera que aparezcan como en el ejemplo.

Observe una "pequeña diferencia" entre las relaciones que aparecen. Por un lado, las relaciones entre las tablas MATERIAS-CALIFICACIONES, INSTRUCTORES-CALIFICACIONES, CONCEPTOS-PAGOS, CONCEPTOS-CAJEROS, muestran la línea de relación diferente a las líneas de relación entre ALUMNOS-CALIFICACIONES y ALUMNOS-PAGOS.

Explicación:

El número 1 indica la tabla del extremo uno de una relación "uno a varios" (una tabla de catálogo)

El símbolo ∞ indica la tabla del extremo varios de una relación "uno a varios" (una tabla de detalle)

El extremo más grueso de la línea de relación indica que para esa relación se exige el cumplimiento de la integridad referencial.

NOTAS IMPORTANTES:

Si desea imprimir un diagrama de las relaciones de su base de datos, ejecute el comando Imprimir relaciones del menú Archivo.

Para editar una relación, haga doble clic sobre la línea de relación.

Para eliminar una relación, seleccione dicha relación y presione la tecla Supr.

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Integridad referencial

En algunas relaciones, Access puede exigir el cumplimiento de la integridad referencial cuando agregue o elimine registros de las tablas relacionadas. La integridad referencial ayuda a garantizar que las relaciones entre los registros son válidas y que no se eliminarán accidentalmente datos relacionados.

Access puede exigir el cumplimiento de la integridad referencial cuando se cumplen las siguientes condiciones:

El campo coincidente de la tabla principal es un campo principal o tiene un índice único.

Los campos relacionados tienen asignado el mismo tipo de datos.

Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Access. Si las tablas están vinculadas, deberán pertenecer a la misma base de datos de Access.

La integridad referencial no se puede exigir para tablas vinculadas pertenecientes a bases de datos de otros formatos.

Cuando exige integridad referencial, debe observar las siguientes reglas:

Cuando agregue un registro a una tabla relacionada y específica un valor en algún campo coincidente, debe existir con anterioridad un registro que incluya este valor en la tabla principal. Por ejemplo, cuando agregue una calificación a la tabla CALIFICACIONES, la Clave del alumno especificado deberá existir en la tabla ALUMNOS. Debe agregar el registro del alumno antes de registrar calificaciones para él.

No es posible eliminar un registro de una tabla principal si en una tabla relacionada existen registros coincidentes. Por ejemplo no puede eliminar el registro de un alumno de la tabla ALUMNOS si todavía existen registros de calificaciones en la tabla CALIFICACIONES para ese alumno. Lo mismo sucedería para los pagos. Deberá eliminar primero los registros de calificaciones y de pagos antes de poder eliminar el registro del alumno.

Para que Access exija el cumplimiento de la integridad referencial en una relación...

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1 1 Edite la relación (haciendo doble clic sobre la línea de relación que desee).

2 2 Active la casilla Exigir integridad referencial.

3 3 Access muestra el tipo de relación.


Observe que cuando se encuentra activada la casilla Exigir integridad referencial, se activan las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y la casilla Eliminar en cascada los registros relacionados.

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Opciones de eliminación y actualización en cascada

En el caso de las relaciones donde se exige la integridad referencial, puede especificar si desea que Access realice automáticamente "en cascada" operaciones de eliminación y actualización para los registros relacionados. Si selecciona estas opciones, se permitirán las operaciones de eliminación y actualización que normalmente infringirían las reglas de integridad referencial. Cuando elimine registros o cambie valores de clave principal en una tabla, Access hará los cambios necesarios en las tablas relacionadas para conservar la integridad referencial.

Si para una relación selecciona Eliminar en cascada los registros relacionados, siempre que elimine registros en la tabla principal, Access eliminará automáticamente los registros relacionados de las tablas relacionadas. Por ejemplo, si elimina el registro de un alumno de la tabla ALUMNOS teniendo activada Eliminar en cascada los registros relacionados, Access eliminará los registros de las tablas CALIFICACIONES y PAGOS que coincidan con el alumno eliminado.

Si para una relación selecciona Actualizar en cascada los campos relacionados, siempre que cambie el valor de una clave principal de un registro en la tabla principal Access cambiará automáticamente la clave principal al nuevo valor en todos los registros de las tablas relacionadas. Por ejemplo, si modifica la clave de un alumno en la tabla ALUMNOS, Access modificará automáticamente la clave para ese alumno en las tablas CALIFICACIONES y PAGOS de manera que se siga conservando la relación entre el alumno, sus calificaciones y los pagos que haya realizado.

Tipos de Combinaciones

Existen tres tipos de combinaciones entre tablas relacionadas. La definición del tipo de combinación para una relación en la ventana Relaciones, NO afecta a la relación propiamente dicha; establece el tipo de combinación que se utilizará de forma predeterminada al crear consultas basadas en las tablas relacionadas. Siempre es posible modificar el tipo de combinación predeterminada más adelante, al definir una consulta.

Durante el estudio de las consultas, podremos conocer de manera precisa como funcionan las combinaciones entre tablas.

Active la integridad referencial y la operación de actualización en cascada para las relaciones entre las tablas ALUMNOS-CALIFICACIONES y ALUMNOS-PAGOS.

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La opción 1 define una combinación interna. Este es el valor predeterminado.

La opción 2 define una combinación externa por la izquierda.

La opción 3 define una combinación externa por la derecha.


CAPITULO 4

Exportar datos y objetos de bases de datos

La exportación es la forma de enviar datos y objetos de bases de datos a otras bases de datos, hoja de cálculo o formato de archivo para que otra base de datos, aplicación o programa pueda utilizar dichos datos y objetos. La mayoría de los objetos de una base de datos de Access se pueden exportar a otra base de datos de Access.

Exportar tablas de una base de datos de Access a otra base de datos de Access

Suponga que en PROGRAMATICA se requiere de una pequeña aplicación, que deberá ser independiente del control escolar, en la cual se llevará el seguimiento de los préstamos de libros en la biblioteca. Le piden una copia de la información de los ALUMNOS registrados que usted tiene en su sistema de control escolar. En vez de dar un listado con esta información, usted decide darles una copia de la tabla ALUMNOS.

Lo anterior es muy sencillo. Para realizar lo anterior, deberá primero crear un nuevo archivo de base de datos de Access Ilamado Control de Préstamos en Biblioteca.

Una vez hecho lo anterior...

1 1 Seleccione la tabla que desea exportar.

2 2 Ejecute el comando Exportar… del menú Archivo.

3 3 Ubiquemos la carpeta adecuada y seleccione el archivo de base de datos de Access al cual, quiere exportar.

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4 4 Haga clic en el botón Exportar.

5 5 Escriba el nombre que tendrá la nueva tabla en la base de datos a la que será exportada (Access sugiere el mismo nombre pero usted puede asignar cualquier otro que desee).

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6 6 Seleccione Definición y datos o Sólo definición. En este caso debe ser Definición y datos .

7 7 Haga clic en Aceptar.


Exportar una tabla o consulta de Access a una hoja de cálculo de Excel.

Con Access usted puede exportar la información de una tabla o consulta a un archivo de hoja de cálculo de Excel. Considere que necesita enviar la información de los alumnos en un archivo de Excel 97-2003.

11 Seleccione la tabla que desea exportar y ejecute el comando Exportar... del menú Archivo.

22 Ubique la carpeta a la cual desea exportar la tabla.

Guardar con formato significa que cuando Access envíe los datos a Excel, incluirá todo aquel formato que haya sido establecido para los datos con el propósito de mejorar su aspecto. Por ejemplo, un campo de fecha con el valor 28/12/77: al ser exportado sin formato se enviará como 28/12/77 mientras que, si lo exporta con formato se enviará como 28-Dic-77. Otro ejemplo serían los campos de tipo hipervínculo que representan direcciones Web o de correo electrónico los cuales al ser exportados sin formato se guardan como texto, mientras que si se exportan con formato, entonces se conserva su característica de hipervínculo. En general también se respetan los tamaños y tipos de fuente, estilos, alineaciones y todo aquello que acepte la versión de Excel a la cual se este exportando.

Auto inicio significa que inmediatamente después de llevarse a cabo la exportación, se abrirá el archivo de Excel para poder comprobar los resultados de la exportación.

IMPORTANTE: Asegúrese de seleccionar Microsoft Excel y la versión correcta. También puede, de manera similar, exportar datos a otros formatos de archivo de hoja de cálculo o base de datos como Lotus y Paradox.

Exportar una tabla o consulta de Access a un archivo Texto delimitado.

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3 3 Escriba el nombre que tendrá el archivo de Excel.

4 4 Asegúrese de seleccionar el formato de archivo que desee. En nuestro caso Excel 97-2003.

5 5 Active las casillas Guardar con formato y Auto inicio.





77 Seleccione la opción Delimitado y haga clic en el botón Siguiente.

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3 3 Seleccione o escriba el nombre del archivo de texto que desee generar.

4 4 Seleccione archivos de texto de la lista.


5 5 La opción Guardar con formato provoca que los caracteres de control no sean exportados correctamente.


88 Seleccione las opciones que necesite.

99 Confirme la ubicación del archivo al que será exportada la información y haga clic en el botón finalizar.

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Exportar una tabla o consulta de Access a un archivo Texto ancho fijo.



77 Seleccione la opción Ancho fijo y haga clic en el botón Siguiente.

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3 3 Seleccione o escriba el nombre del archivo de texto que desee generar.

4 4 Seleccione Archivos de texto de la lista.


5 5 La opción Guardar con formato provoca que los caracteres de control no sean exportados correctamente.


88 Seleccione la opción Ancho fijo y haga clic en el botón Siguiente.

99 Confirme la ubicación y nombre para el archivo de texto y haga clic en el botón Finalizar.

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En los cuadro de diálogo que muestra el asistente para exportación de texto aparece el botón Avanzado.... Al hacer clic en este botón aparece el siguiente cuadro de diálogo.

Debido a que se consideran muy obvias las opciones que muestra este cuadro de diálogo, solamente nos concentraremos en el botón Guardar Como.... y en el botón Especificaciones....

Guardar como... es una opción que puede utilizar si exporta continuamente cierta información y no quiere, cada vez que lo hace, tener que estar indicando las diferentes opciones para exportación. Puede guardar las especificaciones bajo un nombre y llamarla posteriormente cada vez que lo necesite.

Especificaciones es la opción que permite tener acceso a las especificaciones con nombre que previamente haya guardado.

Pruebe a exportar las tablas dentro de la carpeta de su proyecto de la siguiente manera:

La tabla Exportarla como...

ALUMNOSALUMNOS a la base de datos Base de préstamos en biblioteca de Access creada anteriormente.

CAJEROS CAJEROS a una hoja de cálculo de Excel 97.

CONCEPTOS CONCEPTO a un archivo de dBase 5.

INSTRUCTORES INSTRUCT a un archivo de texto delimitado por ;.

MATERIAS MATERIAS a un archivo de texto de ancho fijo.

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Importar datos

Cuando se importan datos, una copia de la información se convierte en una tabla más perteneciente a la base de datos que estamos usando. Como se trata ya de una tabla propia, puede realizar los cambios que requiera incluso al diseño de la tabla sin que se afecte la información original desde donde se importó. También puede crear relaciones entre la nueva tabla importada y otras tablas de su base de datos.

Importar a una base de datos de Access datos procedentes de un archivo de dBase.

11 Ejecute el comando Importar... del submenú Obtener datos externos del menú Archivo.

22 Ubique la carpeta en donde se encuentra el archivo de dBase que desea importar y selecciónelo.

Importar a una base de datos de Access tablas y otros objetos procedentes de otra base de datos de Access.

Cuando se trata de importar desde otra base de datos de Access, no solamente se pueden importar datos desde las tablas, también es posible importar cualquier otro de los objetos que forman la base de datos desde donde se está importando.


2 2 Ubique la carpeta en donde se encuentra el archivo desde donde desea importar y selecciónelo.

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4 4 Haga clic en el botón Importar.

33 No olvide seleccionar el formato de archivo que está buscando.


55 Seleccione las tablas u objetos que desee importar y haga clic en Aceptar.

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Si Selecciona Definición y datos tendrá una importación no solo de las estructuras de las tablas sino también tendrá los datos.

Las consultas pueden importarse como consultas o bien ser convertidas en tablas.


Importar a una base de datos de Access datos procedentes de una hoja de cálculo de Excel.


22 Ubique la carpeta en donde se encuentra el archivo de Excel que desea importar y selecciónelo.

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55 El asistente le mostrará diversos cuadros de diálogo. Responda de acuerdo a lo que sea necesario.


Importar a una base de datos de Access datos procedentes de un archivo de texto delimitado o de ancho fijo.


22 Ubique la carpeta en donde se encuentra el archivo de Texto que desea importar y selecciónelo.

Importe las siguientes tablas de manera que se explica:

La tabla Exportarla como...

ALUMNOS2ALUMNOS desde la base de datos Base de préstamos en biblioteca de Access creada anteriormente.

CAJEROS2 CAJEROS desde una hoja de cálculo de Excel 97.

CONCEPTOS2 CONCEPTO desde un archivo de dBase 5.

INSTRUCTORES2 INSTRUCT desde un archivo de texto delimitado por ;.

MATERIAS2 MATERIAS desde un archivo de texto de ancho fijo.

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Los cuadros de diálogo del asistente para importar datos muestran un botón Avanzado.... Al hacer clic en este botón aparece el siguiente cuadro de diálogo.

Debido a que se consideran muy obvias las opciones que muestra este cuadro de diálogo, solamente nos concentraremos en el botón Guardar como.... y en el botón Especificaciones....

Guardar como... es una opción que puede utilizar si importa continuamente cierta información y no quiere, cada vez que lo hace, tener que estar indicando las diferentes opciones para importación. Puede guardar las especificaciones bajo un nombre y llamarla posteriormente cada vez que lo necesite.

Especificaciones es la opción que permite tener acceso a las especificaciones con nombre que previamente haya guardado.

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Vincular tablas

El proceso de vincular tablas de otras bases de datos de Access, de archivos de dBase, de archivos de Excel e incluso desde archivos de texto, permite "conectar" esas tablas con nuestra base de datos de Access y tener acceso a los datos desde su ubicación original.

Cuando usted vincula una tabla, establece una conexión para tener acceso a los datos originales. Puede eliminar el vínculo en cualquier momento sin afectar los datos reales.

Puede utilizar esta opción para tener acceso a bases de datos de otros formatos que se encuentren dentro de la misma PC o desde otra PC dentro de la red de la empresa y poder, desde Access, generar consultas, formularios, informes y páginas que utilicen esa información. Este es el esquema de trabajo para aplicaciones Cliente / servidor en las cuales se colocan los archivos de bases de datos que contienen las tablas en el servidor y los archivos de bases de datos con las consultas, formularios, informes, etc. en las PC’s que hagan la función de estación de trabajo vinculando las tablas del servidor a la base de datos de las estaciones de trabajo. Cada vez que abra la base de datos de la estación de trabajo, Access utilizará los vínculos para “conectar" la base de datos de la estación con las tablas del servidor.

El proceso de vinculación es muy similar al proceso de importación de datos.

Para vincular una tabla de Access…

11 Ejecute el comando Vincular... del submenú Obtener datos externos del menú Archivo.

22 Ubique el archivo de base de datos en donde se encuentra la tabla que desea vincular y selecciónelo.

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4 4 Haga clic en el botón Vincular.


55 Seleccione la tabla que desea vincular y haga clic en el botón Aceptar.

Observe que Access muestra un icono diferente para cada tabla vinculada dependiendo de su formato.

Vincule las siguientes tablas.

La tabla Importarla desde...

ALUMNOS3ALUMNOS desde la base de datos Base de préstamos en biblioteca de Access creada anteriormente.

CAJEROS3 CAJEROS desde una hoja de cálculo de Excel 97.

CONCEPTOS3 CONCEPTO desde un archivo de dBase 5.

INSTRUCTORES3 INSTRUCT desde un archivo de texto delimitado por ;.

MATERIAS3 MATERIAS desde un archivo de texto de ancho fijo.

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El administrador de tablas vinculadas

En ocasiones pueden perderse los vínculos a las tablas. Quizá movió de ubicación un archivo y Access no es capaz de vincular adecuadamente las tablas al momento de abrir la base de datos.

El administrador de tablas vinculadas permite actualizar la información que permite al Access "conectar" una base de datos con los archivos adecuados. El administrador de tablas vinculadas solamente se encuentra disponible si existen tablas vinculadas.

11 Ejecute el comando Administrador de tablas vinculadas del submenú Utilidades de la base de datos del menú Herramientas.

22 Access muestra el siguiente cuadro de diálogo...

Si activó la casilla de Preguntar siempre por la nueva ubicación, Access mostrará este cuadro de diálogo.

11 Localice el archivo a utilizar para actualizar el vínculo y selecciónelo.

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44 Si los vínculos a las tablas deben ser actualizados utilizando la misma ubicación de los archivos, deje desactivada esta casilla. Si desea indicar una nueva ubicación para la tabla a vincular active está casilla.

5 5 Acepte.3 3 Active la casilla correspondiente al vínculo que desee actualizar. Puede seleccionar todos los vínculos a la vez.


22 Haga clic en el botón Abrir.

33 Acepte.

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CAPITULO 5

Analizar con MS - Excel

Además de la opción para exportar, Access le permite analizar los datos de una tabla a través de la aplicación Excel. Para hacer lo anterior simplemente...

Access creará un archivo de Excel dentro de la carpeta Mis Documentos asignándole el nombre de la tabla o consulta que seleccione para analizar. Si ya existe un archivo de Excel con el nombre de la tabla o consulta que desea analizar, Access le preguntará si desea reemplazar el archivo existente. En caso de que no desee reemplazar el archivo existente pero si desee continuar, Access mostrará un cuadro de diálogo en el que le solicitará el nombre y ubicación para el archivo a crear.

Esta es una alternativa diferente a la opción de exportación de datos a un archivo con formato de Excel.

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11 Estando en la ventana de la base de datos, seleccione la tabla o consulta que desea analizar con MS-Excel.

22 Ejecute el comando Analizar con MS – Excel.


Publicar con MS – Word

Así como puede analizar los datos de una tabla o consulta a través de MS-Excel, también es posible publicar los datos de una tabla o consulta a través de MS-Word. Hacer esto es muy similar al procedimiento estudiado anteriormente....

Access creará un archivo de Word dentro de la carpeta Mis Documentos asignándole el nombre de la tabla o consulta que seleccione para publicar. Si ya existe un archivo de Word con el nombre de la tabla o consulta que desea publicar, Access le preguntará si desea reemplazar el archivo existente. En caso de que no desee reemplazar el archivo existente pero si desee continuar, Access mostrará un cuadro de diálogo en el que le solicitará el nombre y ubicación para el archivo a crear.

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11 Estando en la ventana de la base de datos, seleccione la tabla o consulta que desea analizar con MS-Word.

22 Ejecute el comando Publicar con MS – Word.


Combinar con MS-Word

Si conoce la combinación de correspondencia en Word, entonces utilice esta opción para combinar un documento principal de MS-Word utilizando los datos provenientes de una tabla o consulta con origen de los datos para la combinación. También puede utilizar, desde Word, una tabla o consulta como origen de datos para su combinación de correspondencia.

Compactar y reparar una base de datos

Conforme trabaja con su base de datos, sobre todo en la etapa de creación de la misma, la base de datos “crece" como producto de la constante creación y eliminación de diferentes objetos (Tablas, Consultas, Formularios, Reportes, etc.) o como resultado de agregar y eliminar registros de información. La base de datos puede crecer "artificialmente" debido al método que utiliza Access para mantener un registro de las operaciones realizadas en la base de datos.

En ocasiones puede que la base de datos sufra daños debido a fallos de energía eléctrica mientras la base de datos está abierta o esté siendo accesada en un entorno de red, o que la PC sea apagada de manera abrupta.

Para solucionar cualquiera de estas situaciones, es conveniente darle mantenimiento de manera periódica a la base de datos utilizando el comando Compactar y reparar base de datos... del submenú Utilidades de la base de datos del menú Herramientas

Si ejecuta este comando mientras la base de datos esta abierta, Access la cierra, la compacta y repara (en caso de ser necesario) y la vuelve a abrir. Esto significa que la base de datos compactada y reparada es la misma base de datos original.

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Si ejecuta el comando Compactar y reparar base de datos... sin que este abierta ninguna base de datos, Access le muestra el cuadro de diálogo Base de datos a compactar para que ubique y seleccione el archivo de base de datos que desea compactar.

11 Ubique la carpeta donde está el archivo de base de datos a compactar y selecciónelo.

33 Access mostrará el cuadro de diálogo Compactar la base de datos en para que ubique la carpeta en la que desea guardar el archivo de base de datos compactada.

44 Escriba el nombre para el nuevo archivo y haga clic en el botón Guardar.

55 Access creará un nuevo archivo a partir de la base de datos original. Este archivo ocupará menos espacio que el anterior.

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22 Haga clic en el botón Compactar.


Analizar rendimiento

Puede utilizar la característica de Access para analizar el rendimiento de cualquiera de los objetos de la base de datos. Esta herramienta es particularmente útil cuando se trata de tablas.

Para analizar el rendimiento de una tabla...

22 Access muestra el siguiente cuadro de diálogo.

33 Seleccione la tabla que desea analizar y haga clic en el botón Aceptar

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11 Ejecute el Comando Rendimiento


44 Si todo está bien, el Analizador de rendimiento muestra el siguiente cuadro de diálogo...

55 Si el Analizador de rendimiento tiene alguna recomendación, sugerencia o idea, muestra un cuadro de diálogo como este...

Usted decide si realiza las modificaciones que el Asistente para rendimiento le sugiere. Cuando el asistente lo recomiende quizá debería hacerlo. Cuando solamente se trata de una idea quizá no le haga caso.

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Ordenar registros

Al igual que otras aplicaciones del Office, Access cuenta con los comandos para ordenar la información de una tabla o consulta bajo el criterio ascendente o descendente.

11 Abra la tabla o consulta que desea ordenar en su vista Hoja de datos...

22 Seleccione la columna o ubíquese en una celda de la columna respecto a la cual desea ordenar los registros

33 Utilice los botones Orden ascendente u Orden descendente según requiera.

También puede utilizar los comandos correspondientes del menú Registros .

Esta opción le permite ordenar los registros de la tabla de acuerdo a solo un criterio. Si desea ordenar la información de acuerdo a más de un criterio entonces debería pensar en utilizar un filtro avanzado o una consulta.

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Buscar y Reemplazar

Esta es otra herramienta común dentro de las aplicaciones del Office. Para buscar una cierta información dentro de una tabla o consulta...

11 Abra la tabla o consulta en la que desea buscar la información.

22 Seleccione la columna o ubíquese en una celda de la columna dentro de la cual desea realizar la búsqueda.

3 3 Ejecute el comando Buscar… o Reemplazar del menú Edición o haga clic en el botón .

Considerando que este comando es ya conocido solamente mencionaremos los caracteres especiales utilizados para formar el modelo de búsqueda.

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Caracter Uso Ejemplo

*Hace coincidir cualquier número de caracteres. Puede ser utilizado como el primero o último carácter de la cadena de caracteres.

qu* encuentra quién, queso y quieto.

? Hace coincidir cualquier caracter alfabético individual.b?l encuentra bala, bola y billete.

[ ] Hace coincidir cualquier caracter individual situado entre los corchetes.

b[oa]l encuentra bala y bola pero no billete.

! Hace coincidir cualquier caracter que NO se encuentre entre los corchetes

b[!oa]l encuentra billete y bulto pero no bala y bola

-Hace coincidir cualquier caracter de un intervalo de caracteres. Debe especificar el intervalo en orden ascendente (A a Z, no Z a A)ascendente (A a Z, no Z a A)

b[a-c]d encuentra bad, bbb y bcd

# Hace coincidir cualquier caracter numérico individual 1#3 encuentra 103, 113 y 123


Notas

Los caracteres comodines están concebidos para ser utilizados con datos de tipo texto, aunque a veces pueden utilizarse con éxito con otros tipos de datos, como los de tipo fecha, si no se cambia la propiedad configuración regional de estos tipos de datos.

Cuando utilice caracteres comodín para buscar un asterisco (*), una interrogación de cierre (?), un signo de número (#), un corchete de apertura ( [ ), o un guión ( - ), debe escribir dichos caracteres entre corchetes. Por ejemplo, para buscar una interrogación de cierre, escriba [?] en el cuadro de diálogo Buscar. Si busca un guión junto con otros caracteres, escriba el guión antes o después de todos los demás caracteres dentro de los corchetes (sin embargo, si hay una exclamación de cierre (!) después del corchete, escriba el guión después de la exclamación). Si busca una exclamación de cierre (!) o un corchete de cierre ( ] ), no es necesario escribirlos entre corchetes.

No se puede buscar al mismo tiempo un corchete de apertura y uno de cierre ( [ ] ) ya que Access interpreta esta combinación como una cadena de longitud cero. Debe escribir entre corchetes los corchetes de apertura y cierre ( [[ ]] ).

Filtros por selección

El uso de Filtros por selección es una herramienta muy práctica que ofrece Access para obtener información de una tabla o consulta que cumpla con un criterio especifico. Algo importante a considerar es que los Filtros solamente se aplican a una tabla o consulta cuando está abierta en la vista Hoja de datos.

Suponga que deseamos saber quienes son los alumnos que han obtenido una calificación de nueve.

11 Abra la tabla Calificaciones en su vista Hoja de datos.

22 Localice un registro en donde aparezca el valor que desea (en este caso un registro en donde haya una calificación de nueve) y seleccione el valor (puede ser una parte del valor).

33 Haga clic en el botón Filtro por selección.

44 Para eliminar el filtro y volver a ver toda la información utilice el botón Quitar filtro.

Puede aplicar filtros por selección "en cascada", es decir, sobre los resultados de un filtro puede aplicar un nuevo filtro por selección y de esta forma estará utilizando el método de eliminación para llegar a tener solamente la información que le interesa.

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Filtros por formulario

Los filtros por formulario son una excelente herramienta para obtener registros de información de una tabla o consulta que cumpla con uno o más criterios según los datos existentes en la tabla o consulta.

Suponga que desea saber quienes son los alumnos que obtuvieron una calificación de 80 en la materia Access 97. Puede utilizar dos filtros por selección. Primero uno para filtrar los registros cuya calificación sea 80 y luego un segundo filtro sobre el resultado obtenido para filtrar aquellos registros en los que aparezca la materia Access 97.

En lugar de utilizar el procedimiento descrito anteriormente, utilice un filtro por formulario

11 Abra la tabla CALIFICACIONES en la vista Hoja de datos.

22 Haga clic en el botón Filtro por formulario de la barra de herramientas.

33 Utilizando los filtros (los botones de lista desplegable) establezca los valores que desee.

44 Haga clic en el botón Aplicar filtro para ver los registros que cumplen los dos criterios seleccionados.

Cada vez que ejecute un filtro por formulario sin cerrar la tabla o consulta, Access lo va "guardando" para que lo pueda ejecutar nuevamente con solo seleccionar la ficha Or correspondiente.

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Filtros avanzados

El uso de filtros por selección y filtros por formulario tienen un inconveniente: solamente se pueden establecer criterios utilizando valores que coincidan exactamente con los datos existentes en la tabla o consulta. Para ejemplificar esto, trate de utilizar filtros por selección o filtros por formulario para responder a la pregunta ¿Cuáles son los pagos registrados menores a 900?.

Evidentemente no es fácil. Tendremos que utilizar un filtro o una orden avanzada. Esta es otra de las herramientas que ofrece Access para obtener registros de información que cumplan con uno o varios criterios al mismo tiempo. Además, los filtros avanzados permiten otras opciones como definir el orden en que aparecerá la información y también el poder combinar los criterios por medio de los operadores lógicos AND y OR lo cual cambia de manera importante los resultados arrojados por el filtro.

11 Abra la tabla PAGOS en su vista Hoja de datos.

22 Ejecute el comando Filtro u orden avanzada... del submenú Filtro del menú Registros.

55 Cuando desee quitar el filtro y volver a ver todos los datos haga clic en el botón Quitar filtro.

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33 Agregue los campos que requiere y establezca los criterios que deberán cumplir los registros que aparezcan en el resultado del filtro.

44 Haga clic en el botón Aplicar filtro.


Especificar criterios

En un filtro avanzado, para especificar criterios aplicables a un campo se utiliza una expresión. Una expresión es una combinación de operadores y valores de texto o números que Access evalúa. Cuando se utiliza una expresión para especificar criterios en un filtro, esta define el subconjunto de registros que se desea ver.

Los criterios y las expresiones de un filtro se especifican de la misma forma que los criterios de una consulta. La tabla siguiente muestra ejemplos de expresiones que definen criterios. No es necesario escribir signos de número (#) a ambos lados de las fechas ni tampoco comillas para el texto (a menos que el texto incluya espacios en blanco) pues Access los añadirá automáticamente a su expresión.

Para expresión de criterios Access incluirá los registros donde:

“Sevilla” El valor es "Sevilla".

< “M” El valor empieza por las letras A-L.

> = “M” El valor empieza por las letras M-Z.

100 El valor numérico es 100.

<= 20 El valor numérico es menor o igual a 20.

>0 El valor numérico es positivo (mayor que cero).

>=#1/1/99# La fecha es 1/1/99 o posterior.

Nulo No hay ningún valor almacenado en el Campo.

<>0 El valor numérico es diferente de cero.

Y (AND) frente a O (OR)

Cuando introduce criterios en varios campos, para que un determinado registro sea incluido en la hoja de respuestas del filtro, deben cumplirse todas las comprobaciones de una sola fila de criterios o de una fila O. Es decir, Access realiza una operación lógica Y entre los criterios de la misma fila. De modo que si introduce Access 97 en la fila criterios del campo Materia y < 8 en la fila criterios del campo Calificación cuidando que los criterios estén dentro de la misma fila de criterios, para que un registro sea seleccionado debe tener Access 97 como materia y un valor menor a 8 dentro del campo Calificación. Si introduce Access 97 en la fila criterios del campo Calificación a introduce < 8 en la fila criterios del campo calificación cuidando que cada criterio esté en diferente fila, entonces, los registros que sean incluidos dentro de la respuesta serán aquellos que tengan un valor Access 97 en el campo Materia sin importar que calificación tenga O aquellos registros que tengan un valor menor a 8 para el campo Calificación sin importar de que materia sean.

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Ordenar registros utilizando varios criterios de ordenación

Cuando utiliza filtros avanzados, puede especificar el orden en el cual desea que aparezca la información en la hoja de respuestas. Agregue los campos sobre los cuales se hará la ordenación y establezca el orden para cada uno de ellos. Considere siempre que cuando se agregan criterios de ordenación para más de un campo, los criterios se aplicarán de izquierda a derecha. Cuide siempre de colocar adecuadamente los campos para evitar sorpresas.

ENTRE, EN y COMO

Además de los operadores de comparación y de los operadores lógicos, Access ofrece tres cláusulas de predicado especiales que son útiles para especificar los datos deseados en la hoja de respuestas:

ENTRE Resulta de gran utilidad para especificar un rango de valores. La cláusula Entre 10 y 20 es la misma que la especificación -10 Y <= 20.

EN Resulta de gran utilidad para especificar una lista de valores, en la que cualquiera de ellos puede coincidir con el campo que está siendo buscado. La cláusula En(60,80,100) tiene el mismo resultado que 60 o 80 o 100 También puede ser En("Word 97",'Access 97", “Microsoft Excel 97”)

COMO Resulta de gran utilidad para buscar modelos en campos de texto. Podemos incluir caracteres especiales y rangos de valores en las cadenas de comparación como para definir el modelo de caracteres que deseemos. Utilice un signo de interrogación (?) para indicar un caracter cualquiera en esa posición. Utilice un asterisco (*) para indicar cero o más caracteres en esa posición. El signo de número (#) especifica un único dígito numérico en esa posición. Incluya un rango entre corchetes ( [ ] ) para comprobar un cierto rango de caracteres en esa posición y utilice un signo de admiración (!) para indicar excepciones. El rango [0-9] comprueba números, [a-z] comprueba letras y [!0-9] comprueba todos los caracteres excepto los números. Por ejemplo, la frase Como "?[a-k]df0-9]*” comprueba que exista un caracter cualquiera en la primera posición, cualquier caracter entre la a y la k en la segunda posición, la letra d en la tercera posición, cualquier dígito comprendido entre 0 y 9 en la cuarta posición y cualquier número de caracteres después de todo esto.

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Trabajar con fechas y horas en la fila criterios

Access dispone de varias funciones útiles que facilitan la comprobación de valores de fecha y hora. A continuación, se explican estas funciones con ejemplos que utilizan el campo Fecha de Ingreso de la tabla ALUMNOS.

Hora(fecha) Devuelve la hora (desde 0 hasta 23). Para encontrar un pago efectuado antes del mediodía, introduzca Hora([Fecha de ingreso]) como campo calculado e introduzca < 12 como criterio de ese campo.

Fecha(fecha) Devuelve la fecha actual del sistema. Para seleccionar fechas de hace más de 30 días, introduzca < Fecha() - 30 como criterio de ese campo.

ParcFecha(intervalo,fecha) Devuelve parte de la fecha o la hora, según el código de intervalo que haya sido suministrado. Los códigos de intervalo útiles son "t" para el trimestre del año (del 1 al 4) y "ee" para la semana del año (del 1 al 52). Por ejemplo, para seleccionar fechas del segundo trimestre, introduzca ParcFecha("t”, [Fecha de ingreso]) como campo calculado a introduzca 2 como criterio de ese campo.

En líneas

anteriores comentamos que cuando se aplica un filtro avanzado, Access conserva el filtro para esa tabla de manera que la próxima vez que ejecutemos la orden Filtro u orden avanzado, el último filtro aplicado aparece en la cuadrícula QBE (Question Based on Example). Para remover un filtro de una tabla: Estando en la cuadrícula QBE de un filtro avanzado, ejecute el comando Borrar cuadrícula del menú Edición y enseguida (con la cuadrícula en blanco) aplique el filtro.

EJERCICIOS: Utilizando filtros avanzados, realice los siguientes ejercicios.

1. ¿Quiénes son los alumnos cuya carrera es Contador Publico?2. ¿Quiénes son los alumnos que pagaron una cuota de inscripción de 750

pesos?3. ¿Cuáles son los pagos realizados por el alumno cuya clave es 9845?4. ¿Quiénes son los alumnos cuyo nombre empieza con la letra J?5. ¿Quiénes son los alumnos cuyo apellido paterno va desde la L hasta la Z?6. ¿Cuáles son los pagos registrados iguales a 900?7. ¿Cuáles son los pagos registrados menores o iguales a 750?8. ¿Quiénes son los alumnos que ingresaron a partir de 1999?9. ¿Quiénes son los alumnos que no tienen dirección de correo electrónico?10. ¿Cuáles son los pagos de 900 registrados por el cajero CLS?

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Día(fecha)Devuelve un valor comprendido entre 1 y 31 para el día del mes. Por ejemplo, si desea seleccionar los registros con valores del campo Fecha de ingreso posteriores al día 10 de cualquier mes, introduzca Día([Fecha de ingreso]) como campo calculado a introduzca > 10 como criterio para ese campo.

Mes(fecha) Devuelve un valor comprendido entre 1 y 12 para el mes del año. Por ejemplo, si desea encontrar todos los registros que tengan el valor Junio en el campo Fecha de ingreso, introduzca Mes([Fecha de ingreso]) como campo calculado y 6 como criterio para ese campo.

Año(fecha)Devuelve un valor comprendido entre 100 y 9999 para el año. Si desea encontrar el valor 1998 en el campo Fecha de ingreso, introduzca Año([Fecha de ingreso]) como campo calculado a introduzca 1998 como criterio de ese campo.

DíaSemana(fecha)Como valor predeterminado, devuelve un valor comprendido entre 1 (Domingo) y 7 (Sábado) para el día de la semana. Para encontrar las fechas de los días laborales, introduzca Díasemana([Fecha de ingreso]) como campo calculado e introduzca Entre 2 y 6 como criterio de ese campo.


11. ¿Cuáles son los pagos de 900 registrados o aquellos realizados por el cajero RBR?

12. ¿Cuáles son los pagos registrados de 900 por concepto de inscripción realizados por el cajero CLS?

13. ¿Cuáles son las calificaciones entre 70 y 90 reportadas por la profesora Julieta Estrada?

14. ¿Cuáles son las calificaciones de Windows 98 reportadas por Julieta Estrada de cursos que iniciaron entre el primero de enero y el 15 de marzo de 1998?

15. ¿Cuáles son las calificaciones de Windows 98 reportadas por Julieta Estrada o las calificaciones de Word 97 reportadas por Juan Urbina de cursos que iniciaron entre el primero de febrero de 1998 y el 30 de Marzo de 1998?

16. ¿Cuáles son las calificaciones reportadas por Ana Maria Mora o Juan Urbina que terminaron en el segundo trimestre de 1998?

17. ¿Cuáles son las calificaciones reportadas que coinciden con 60, 80 o 100?

18. ¿Quiénes son los alumnos cuyo año de nacimiento es 73?19. ¿Cuáles son los pagos de los alumnos cuya clave de cuadro dígitos

empiece con 9 y termine con 0?20. ¿Cuáles son los pagos realizados durante el primer trimestre de 1998?21. ¿Cuáles son los pagos realizados durante la semanas 5 a 10 de 1998?22. ¿Cuáles son los cursos que iniciaron durante el segundo trimestre de

1998?23. ¿Cuáles son los pagos realizados en día viernes?24. ¿Cuáles son los pagos realizados en día lunes registrados por el cajero

RBR que corresponden a Colegiaturas?

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CAPITULO 6

Resumen de propiedades de camposLa siguiente, es una tabla que muestra de manera resumida los detalles de las propiedades de los campos:

Propiedades de la ficha general

PROPIEDAD EXPLICACIÓN

Tamaño de campo

Permite especificar la longitud de los tipos de datos Texto y Numérico. El tipo Texto puede contener desde 0 a 255 caracteres de longitud, con una longitud predeterminada de 50 caracteres. Para el tipo de datos Numérico, los tamaños de campo son los siguientes:Byte Entero de un solo byte que contiene valores comprendidos entre 0 y 255.Entero Entero de dos bytes que contiene valores comprendidos entre -32768 y +32767.Entero largo Entero de cuatro bytes que contiene valores comprendidos entre -2147483648 y + 2147483647.Simple Número de punto flotante de cuatro bytes que contiene valores que van desde - -3.4x1038 hasta 3.4x1038.Doble Números de punto flotante de ocho bytes que contiene valores que van desde - -1.797x10308 a +1.797x10308.Id de réplica Un identificador único global de 16 bytes (GUID). En general, el tamaño de un campo Id de réplica debería sólo utilizarse en una base de datos que sea tratada por el Administrador de la réplica.

Formato Permite controlar la forma de visualización o impresión de los datos. Las opciones de formato varían según el tipo de datos.

Para los tipos de datos Texto y Memo, podemos especificar un formato personal que controle la forma en que Access visualiza los datos.

Caracteres Uso

@Se utiliza para presentar cualquier caracter o espacio en blanco disponible en esa posición.

&Se utiliza para presentar cualquier caracter disponible en esa posición. En caso de que no existan caracteres disponibles a presentar, Access no visualiza nada.

<Se utiliza para presentar todos los caracteres en minúsculas.

> Se utiliza para presentar todos los caracteres en mayúsculas.

-+$ ()espacio Estos caracteres se utilizan en cualquier parte que desee de la cadena de formato.

"texto" Las comillas se utilizan para incluir cualquier texto que desee visualizar.

\Se utiliza para presentar siempre el caracter que se encuentra inmediatamente después (tiene el mismo efecto que incluir un único caracter entre comillas).

!Se utiliza para forzar la alineación a la izquierda. Además obliga a que los caracteres reservados se rellenen de izquierda a derecha en lugar de hacerlo de derecha a izquierda.

* Se utiliza para designar el caracter que se encuentra inmediatamente después como caracter de relleno. Normalmente, Access presenta los datos con formato alineado a la derecha y rellenados con espacios en blanco a la izquierda. El asterisco debe ser utilizado junto con otros caracteres, como en >*@-@@@.

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[color]

Los corchetes se utilizan para presentar el texto en un determinado color.Los posibles nombres de colores son Negro, Azul, Verde, Cyan, Rojo,Magenta, Amarillo y Blanco. El nombre del color debe utilizarse con otroscaracteres, como por ejemplo >[Rojo].

Por ejemplo, si desea visualizar un texto de seis caracteres separados por un guión entre el segundo y el tercer caracter, y alineados a la izquierda, especifique: !@@-@@@@

Para dar formato a la cadena de caracteres de la cantidad de un cheque en el formato Catorce pesos y 59 centavos de modo que Access visualice un asterisco (*) para rellenar cualquier espacio disponible entre la palabra "y" y la cantidad de los centavos, especifique lo siguiente: **@@@@@@@@

al utilizar el formato anterior en un cuadro de texto con una amplitud suficiente como para visualizar 62 caracteres, Access visualizará Catorce pesos y 59 centavos como:

Catorce pesos y ***********************************59 centavos.

Y Mil doscientos pesos y 00 centavos como

Mil doscientos pesos y ***************************'00 centavos.Para los datos de tipo Numérico, Moneda y Auto numérico, las opciones de formato estándar son:

Numérico general

Es el valor predeterminado (sin puntos ni símbolos de moneda; los lugares decimales mostrados dependen de la precisión de los datos).

MonedaSímbolos de moneda y dos lugares decimales.

FijoAl menos un digito y dos lugares decimales.

EstándarDos lugares decimales y separación de millares con puntos.

Porcentaje PorcentajeCientífico Notación científica (tal como 1.05 x 10).

Para el tipo de datos Fecha / Hora, las opciones de formato siguen los modelos de los ejemplos que se muestran a continuación.

Fecha general El valor predeterminado 05/04/99 17:30:10Fecha larga Sábado, 15 de Abril de 1995Fecha mediana 15-Abr-95Fecha corta 15/04/95Hora larga 5:30:10 PMHora mediana 5:30 PMHora corta 17:30

Para el tipo de datos Sí / No las opciones son las siguientes:

Si/No El valor predeterminadoVerdadero/FalsoActivad o/Desactivado

Lugares decimales

Para los tipos de datos numéricos (excepto id. de réplica) y Moneda, podemos especificar el número de lugares decimales visualizados por Access. La especificación predeterminada es Auto, que hace que Access visualice dos lugares decimales para los formatos Moneda, Fijo, Estándar y Porcentaje, y el número de lugares decimales necesarios para mostrar la precisión establecida del valor numérico en el formato Número general. Además, podemos solicitar una presentación fija de lugares decimales, con un rango de 0 a 15.

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Mascara de entrada

Para los tipos de datos Texto, Numérico (excepto id. de réplica), Moneda y Fecha/Hora, podemos especificar la plantilla o máscara de edición que el usuario verá cuando introduzca datos en el campo. Por ejemplo, podemos hacer que Access proporciones los delimitadores (__/__/__) en un campo de fecha. O podemos hacer que Access ofrezca un formato para los números de teléfono tal como (###)000-0000.Una máscara de entrada consta de tres partes separadas por un punto y coma. La primera parte define la cadena de la máscara utilizando los caracteres de definición de la máscara y los datos fijos incluidos. La segunda parte es opcional y es un indicador que comunica al Access sí desea que los caracteres de formato sean almacenados en el campo de la base de datos; coloque en esta segunda parte un cero para caracteres especiales o un uno para almacenar solamente caracteres introducidos.

En la tercera parte, que es opcional, se define el caracter que Access utiliza como caracter reservado para indicar las posiciones en las que se pueden introducir los datos. El caracter reservado predeterminado es un subrayado ( _ ). La siguiente tabla muestra una lista de los caracteres utilizados para definir una máscara de entrada.

Carácter Significado

0En esta posición debe introducirse un dígito. Los signos más (+) y menos ( - ) no están permitidos.

9

En esta posición, debe introducirse un dígito o un espacio en blanco. Sí el usuario salta esta posición moviendo el cursor sin introducir nada, Access no almacena nada.

#

En esta posición, puede ser introducido un dígito, un espacio en blanco o un signo más o menos. Sí el usuario salta esta posición moviendo el cursor sin introducir nada, Access almacena un espacio en blanco.

L En esta posición, debe ser introducida una letra.

?

En esta posición, debe ser introducida una letra. Sí el usuario salta esta posición moviendo el cursor más allá de la posición sin introducir nada, Access no almacena nada.

AEn esta posición, debe ser introducida una letra o un dígito.

a

En esta posición, debe ser introducida una letra o un dígito. Si el usuario salta esta posición moviendo el cursor más allá de la posición sin introducir nada, Access no almacena nada.

&En esta posición, debe ser introducido un caracter o un espacio en blanco.

C

En esta posición, puede ser introducido cualquier caracter o un espacio en blanco. Sí el usuario salta esta posición moviendo el cursor más allá de la posición sin introducir nada, Access no almacena nada.

.Punto decimal (Depende de la configuración regional) separador de millares (Depende de la configuración regional).

;:-/Separadores de fecha y hora (Depende de la configuración regional).

< Convierte todos los caracteres que siguen a minúsculas.> Convierte todos los caracteres que siguen a mayúsculas.

!

Hace que la máscara se rellene de derecha a izquierda cuando se definen caracteres opcionales en el extremo izquierdo de la máscara. Este caracter se puede colocar en cualquier parte de la máscara.

\Hace que el caracter que sigue a continuación sea visualizado como un caracter literal en lugar de cómo un caracter de máscara.

“Literal”También podemos encerrar cualquier cadena literal entre comillas antes de utilizar el caracter \ varías veces.

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TítuloPermite introducir un nombre de campo más descriptivo, que Access visualizará en las etiquetas de los formularios y en los encabezados de los informes

Valor predeterminado

Permite especificar un valor predeterminado para todos los tipos de datos, excepto para el tipo Autonumérico, Id de réplica y objeto OLE. Para los números, el valor predeterminado es 0. Para el tipo de datos Si/No el valor predeterminado es Falso. Access proporciona una cadena vacía estándar predeterminada para los tipos de datos Texto y Memo.

Regla de validación

Permite especificar una expresión que deberá cumplirse para que se puedan introducir o modificar los datos en ese campo. Por ejemplo < 100 específica que un número debe ser menor que 100. Además, podemos comprobar que el valor del campo se encuentre entre una serie de valores. Por ejemplo, podemos hacer que Access compruebe una lista de ciudades validas especificando "San Luís Potosí" O "Soledad de G. Sánchez" O "Cd. Valles". Además, podemos especificar una expresión compleja que incluya cualquiera de las funciones incorporadas de Access.

En general, una expresión de validación de campo consta de un operador y un valor de comparación. Sí no se incluye el operador, Access asume que se trata de una comparación de igualdad. Podemos especificar varias operaciones de comparación mediante el uso de los operadores boléanos O (OR) e Y (AND).

PROPIEDADES DE LA FICHA BÚSQUEDA

PROPIEDAD EXPLICACON

Mostrar control

Específica el tipo de control predeterminado para la visualización de este campo en hojas de datos, formularios a informes. Para la mayoría de los campos, deberá seleccionar Cuadro de texto. Sí el campo es una clave ajena que apunta a otra tabla, puede seleccionar Cuadro de lista o Cuadro combinado para visualizar valores significativos procedentes de la tabla relacionada. Además puede seleccionar Cuadro de lista o Cuadro combinado sí este campo debe siempre contener uno de los valores de una determinada lista de valores.

Tipo de origen de la fila

Cuando seleccione Cuadro de lista o Cuadro combinado en la propiedad Mostrar control, deberá establecer esta propiedad para indicar sí la lista de valores posibles procede de una Tabla / consulta, una lista de valores introducidos o una lista de campos con los nombres de campo procedentes de otra tabla.

Origen de la fila

Sí el valor de la propiedad Tipo de origen de la fila es Tabla / Consulta o lista de campos, especifique la tabla o consulta que proporciona los valores para la lista. Sí el valor de la propiedad Tipo de origen de la fila es Lista de valores, introduzca los valores separados por punto y coma.

Columna dependienteEspecifique la columna del cuadro de lista o del cuadro combinado que proporciona el valor que define este campo. Sí el valor de la propiedad Origen de la fila es una Bola columna, introduzca 1.

Numero de columnasIntroduzca el número de columnas de información proporcionadas por el origen de la fila.

Encabezados de columnasSi selecciona Sí, la lista visualizará el Título para cada columna del origen de la fila.

Ancho de columnasIntroduzca la anchura de la visualización de las columnas, separadas por punto y coma. Si no desea visualizar una columna, introduzca cero para la anchura de esa columna.

Filas en la listaCuando el valor de la propiedad Mostrar control es Cuadro combinado, especifica el número de filas a visualizar en la lista del cuadro combinado.

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Ancho de la lista

Cuando el valor de la propiedad Mostrar control es Cuadro combinado, especifica el ancho de la lista del cuadro combinado. El valor predeterminado Auto abre una lista lo ancha como el cuadro combinado. Si la anchura del cuadro combinado no es lo suficientemente amplia para visualizar todos los valores de la lista, introduzca un determinado valor aquí para asegurar que cuando la lista se encuentre abierta puedan ser visualizadas todas las columnas.

Limitar a la lista

Para los cuadros combinados, establezca a Sí esta propiedad, en caso de que el campo pueda contener sólo los valores proporcionados en la lista. Sí pueden ser introducidos otros valores que no se encuentren en la lista, establezca a No esta propiedad. Sí no visualiza el valor de la columna dependiente como la primera columna, el cuadro combinado se comportará como sí hubiese establecido la propiedad Limitar a lista a Si.

Cadenas de longitud cero y nulos

Las bases de datos relacionales soportan un valor especial en los campos de las tablas denominado Nulo, que indica un valor desconocido. Los valores nulos tienen valores especiales. Un valor nulo no puede ser igual a ningún otro valor, ni incluso a otro valor nulo. Esto significa que no se pueden vincular (enlazar) dos tablas basándose en valores nulos. Además, la comprobación A = B, cuando A o B o ambos contienen un valor nulo, da por resultado Falso. Finalmente, los valores nulos no participan en los cálculos agregados que implican funciones tales como Suma o Promedio (media). Sin embargo, podemos comprobar la existencia de un valor nulo comparándolo con la palabra reservada Null o utilizando la función incorporada IsNull (EsNulo).

En contraposición, podemos igualar los campos Memo o Texto a Cadenas de longitud cero para indicar que el valor del campo es conocido pero el campo está vacío. Es posible unir tablas basándose en cadenas de longitud cero y comparar la igualdad de dos cadenas de longitud cero. No obstante, para los campos de tipo Memo, Texto a Hipervínculo, debemos establecer la propiedad Permitir cadenas de longitud cero a Si para permitir que los usuarios introducir cadenas de longitud cero. Si no hace esto, Access convierte cualquier cadena de longitud cero, o cadena de todo blanco, introducida por el usuario en un valor Nulo antes de ser almacenado en la base de datos. Además, si establece la propiedad Requerido de un campo de texto a Si, Access almacena una cadena de longitud cero si el usuario introduce "" o blanco en el campo.

¿Por que es tan importante diferenciar los Nulos de las cadenas de longitud cero?. Lo aclararemos con un ejemplo: suponga que dispone de una base de datos que almacena el resultado de un estudio sobre las preferencias de los automóviles. Para las personas encuestadas que no han respondido a la pregunta sobre la preferencia del color sería apropiado almacenar un valor Nulo. No deseará comparar las respuestas basadas en una respuesta Incierta", ni tampoco incluir la fila en los cálculos de totales o de promedios. Por otra parte, es posible que algunas personas puedan haber respondido a la pregunta sobre su preferencia de color "me es indiferente". En este caso, tiene una respuesta conocida que es "ninguno" y que seria apropiado almacenar como una cadena de longitud cero. De este modo, podrá comparar todas las respuestas "Me es indiferente" e incluir estas respuestas en los totales y promedios.

Otro ejemplo puede ser el número de fax de su cliente en la base de datos. Si almacena un Nulo, esto significa que no sabe si su cliente tiene fax o no. Si almacena una cadena de longitud cero, sabe que el cliente no tiene fax. Access le proporciona la flexibilidad de tratar ambos tipos de valores "vacíos".

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Otros temas de interés

Existen algunos otros temas de interés pero que por considerarse demasiado sencillos no se tratan en este manual sino que su instructor los explicará en clase:

Desplazamiento a través de los datos. Cambio de la altura de la fila y la anchura de la columna. Organizar las columnas. Ocultar y mostrar columnas. Inmovilizar columnas. Borrar las líneas de la cuadrícula. Seleccionar las Fuentes. Indicadores de registro.

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Métodos abreviados de teclado para desplazarse en una hoja de datos.

Teclas Acción de desplazamiento

RePág Una página hacia arriba.

AvPág Una página hacia abajo.

Ctrl + RePág Una página a la izquierda.

Ctrl + AvPág Una página a la derecha.

Métodos abreviados de teclado para seleccionar datos en una hoja de datos.

Teclas Acción de selección

Tab El campo siguiente.

Mayús + Tab El campo anterior.

Inicio El primer campo del registro activo.

Fín El último campo del registro activo.

Flecha arriba El campo activo del registro anterior.

Flecha abajo El campo activo del registro siguiente.

Ctrl + Flecha arriba El campo activo del primer registro.

Ctrl + Flecha abajo El campo activo del último registro.

Ctrl + Inicio El primer campo del primer registro.

Ctrl + Fin El último campo del último registro.

F5 El recuadro del número de registro.

Ctrl + Barra espaciadora La columna actual.

Mayús+ Barra espaciadora El registro actual.

F2Alterna entre la selección de todos los datos del campo y el modo de edición de un único caracter.

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Inserción de un hipervínculo en un campo

Para insertar un hipervínculo en un campo de tipo hipervínculo, colóquese dentro del campo correspondiente. Si conoce con exactitud el formato de su vínculo, puede escribirlo. Si no está seguro, elija hipervínculo en el menú Insertar para ver el siguiente cuadro de diálogo.

Seleccione el archivo o página Web a la que desea establecer el hipervínculo. Puede crear un vínculo a un objeto de la base de datos actual, a una dirección de correo electrónico, a uno de los archivos utilizados recientemente, a una de las páginas visitadas mediante su explorador de Internet, a uno de los vínculos que tiene en su historial o buscar un archivo específico, página Web o marcador.

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CAPITULO 7

Introducción

Cuando usted debe satisfacer una necesidad de información, plantea una pregunta a la base de datos. Las consultas son los objetos de una base de datos de Access que sirven para dar respuesta a las preguntas planteadas a la base de datos acerca de la información contenida en ella. Una vez creada la consulta, ésta puede servir de base para crear un formulario o para un informe.

Consultas de selección

Cuando definimos y ejecutamos una consulta de selección (que selecciona información de las tablas y consultas de la base de datos, en contraposición a una consulta de acción, que inserta, actualiza o elimina datos), Access crea una hoja de respuestas dinámica de los datos seleccionados. En la mayoría de los casos, podremos trabajar con una hoja de respuestas dinámica de la misma forma que trabajamos con una tabla: podemos hojear los datos, seleccionar a imprimir información a incluso actualizar los datos de esta hoja. Pero, a diferencia de una tabla real, una hoja de respuestas dinámica no existe realmente en una base de datos. Access crea dicha hoja a partir de los datos existentes en las tablas y consultas cuando ejecutamos la consulta.

Una de las ventajas del uso de las consultas es que permiten encontrar fácilmente datos procedentes de varias tablas relacionadas. No obstante, también son útiles para el análisis de los datos de una única tabla.

Resuelva lo siguiente: Requerimos una relación que contenga los nombres de los todos los alumnos, su teléfono, todas las materias y calificaciones que ha cursado, así como el instructor con quien las curso. La relación deberá estar ordenada de manera ascendente de acuerdo al nombre del alumno.

Para empezar, analice el problema y determine las tablas en las cuales está la información que necesita reportar. Una vez determinadas las tablas necesarias...

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11 Seleccione Consultas y haga clic sobre Crear una consulta en vista de diseño.


22 Seleccione las tablas o consultas que contienen los datos que necesita y haga clic en Agregar.

44 Agregue a la cuadrícula QBE los campos que necesite que aparezcan en la respuesta.

Puede agregar el asterisco (*) lo cual hará que sean mostrados todos los campos de la tabla en cuestión. Nótese que, además del asterisco puede añadir campos individuales a la cuadrícula para definir criterios para esos campos, aunque cuando haga esto debería anular la selección del cuadro Mostrar en los campos individuales de forma que no aparezcan dos veces en la hoja de respuestas dinámica.

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NOTA: Para seleccionar varias tablas o consultas puede hacer clic sobre cada una de las tablas o consultas que desee mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.

33 Haga clic en Cerrar.


55 Para ver los datos que corresponden a la consulta puede utilizar el botón Vista hoja de datos o bien Ejecutar de la barra de herramientas.

NOTA: En las consultas de selección no existe diferencia entre los botones Vista Hoja de datos y Ejecutar. No obstante, en las consultas de acciones si existe una diferencia importante.

66 Access muestra la hoja de respuesta dinámica con los registros resultantes.

No olvide que las consultas de selección, buscan los datos solicitados dentro de las tablas relacionadas y las muestran a través de una hoja de respuestas dinámica. Una característica importante de este tipo de consultas es que los datos que muestran pueden ser modificados desde la hoja de respuestas dinámica.

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Botón Ejecutar


Establecer las propiedades de los campos

En general, los campos que forman parte de la salida de una consulta, heredan las propiedades definidas para esos campos en las tablas. También podemos definir propiedades, principalmente para los campos calculados. Las propiedades de un campo de una consulta se definen desde la vista Diseño.

Para establecer las propiedades de un campo haga clic secundario sobre el campo que desee y seleccione el comando Propiedades.

Introducir criterios de selección

El uso de criterios en las consultas es similar al utilizado en los filtros avanzados.

Calcular valoresPodemos realizar cálculos utilizando cualquiera de las funciones incorporadas en Access, con alguno de los campos de la tabla y colocar el resultado en un nuevo campo en la hoja de respuestas dinámica. También podemos crear un campo en una consulta utilizando los operadores aritméticos sobre los campos de una tabla subyacente para calcular un valor.

También podemos crear un nuevo campo de texto (cadena de caracteres) concatenando los campos que contienen constantes de cadena o texto.

Los operadores que podemos utilizar en las expresiones son las siguientes:

Operador Operación que realiza+ Suma dos expresiones numéricas.-- Resta la segunda expresión numérica a partir de la primera expresión numérica.* Multiplica dos expresiones numéricas./ Divide la primera expresión numérica por la segunda expresión numérica.

\ Redondea las expresiones numéricas a números enteros y divide el primer número por el segundo.

^ Eleva la primera expresión numérica a la potencia indicada por la segunda expresión.

MOD Redondea las expresiones numéricas a enteros, divide el primer número por el segundo número y devuelve el resto.

&Crea una cadena de texto concatenando la primera cadena de texto con la segunda. Si alguna de las expresiones fuera un número, Access la convierte en una cadena de texto antes de concatenar las expresiones.

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Modifique la consulta realizada en la página 90 pero mostrando los apellidos y nombre del alumno como un solo campo llamado Nombre del Alumno. La consulta deberá mostrar la calificación por cada materia y un nuevo campo llamado Calificación final resultando de sumar 10 puntos a la calificación.

La expresión para concatenar los apellidos y el nombre generando un nuevo campo llamado Nombre del alumno sería como la siguiente:

Nombre del alumno: Apellidos & ” ” & Nombre

La expresión para calcular un nuevo campo llamado Calificación final como resultado de sumar 10 puntos a la calificación sería como la siguiente:

Calificación final: SiInm([calificación]<=90, [calificación]+10,100)

En la expresión anterior se utiliza la función llamada Si inmediato (Inmediate If) la cual se utiliza para evaluar expresiones condicionales no complejas y tiene la siguiente sintaxis:

SiInm(expresión condicional, verdadero, falso)

SiInm Nombre de la funciónExpresión condicional

Una expresión que represente una condición y que Access evalúa.

VerdaderoValor que devuelve la función en caso de que expresión condicional se cumpla.

FalsoValor que devuelve la función en caso de que expresión condicional no se cumpla.

El diseño de la consulta podría verse así:

Para el nuevo campo Nombre completo

Si la calificación es menor o igual a 90 entonces se incrementa en 10 puntos, si no, se asigna una calificación de 100. Puesto que aquellas calificaciones mayores a 90 podrían resultar en una calificación final mayor a 100 lo cual se consideraría un error de lógica, se asigna de manera directa la calificación final de 100.

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Para el nuevo campo llamado Calificación.


Para escribir o modificar expresiones, puede utilizar el Zoom. Estando en la vista Diseño de una consulta, haga clic secundario sobre el campo en el que desea escribir una expresión y ejecute el comando Zoom. También puede presionarse la combinación de teclas Shift + F2.

Uso del Generador de Expresiones

Para las expresiones más complejas, Access proporciona una utilidad llamada Generador de Expresiones. Para tener acceso al Generador de Expresiones, estando en la vista Diseño de la consulta, haga clic secundario sobre el campo en el que desea generar una expresión y ejecute el comando Generar... del menú contextual.

Access dispone de algunas de las funciones incorporadas de conversión de datos, aunque no de una función de redondeo, las funciones Convertir a entero (CEntero) y Convertir a entero largo

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(CLargo) realizan redondeo de enteros como sucede en los bancos: cualquier número mayor a 0.50 es redondeado por arriba, cualquier número menor que 0.50 es redondeado por abajo y cuando se trata de un número cuya fracción es 0.50, las funciones se fijan en el primer dígito entero y redondean los números impares por arriba y los números pares por abajo. De modo que 1.51 se convertirá en 2, el número 1.49 se convertirá en 1, el número 1.50 será redondeado a 2 (ya que el entero 1 es impar) y 2.50 será redondeado a 2 (ya que el entero 2 es par).

No obstante, observe que estas funciones realizan un redondeo entero. Si desea mantener el redondeo de los centavos, debería en primer lugar multiplicar el número por 100 y después redondearlo. Un ejemplo podría ser:

CLargo(PrecioContrato*Semanas*Comisión*100)

Esta expresión proporciona la comisión debida en centavos redondeados como un tipo de datos entero. Es muy sencillo, solo tendrá que dividir este resultado por 100 y utilizar la función Convertir a Moneda (CMoneda) para obtener el formato exacto que desea.

Especificación del nombre de los campos

Cuando generamos campos calculados, podemos asignar un nombre al nuevo campo. Para hacer esto, escribimos una expresión como la siguiente:

Nombre del alumno: Apellidos & “ “ & Nombre

Calificación final: SiInm([Calificación]<=90,[Calificación]+10,100)

Observe en el primer caso: se genera un nuevo campo llamado Nombre del alumno como resultado de concatenar el campo Apellidos con un espacio y con el campo Nombre.

Para el segundo ejemplo, se genera un nuevo campo llamado Calificación final como resultado de una expresión que evalúa una condición determinada.

Ordenación de datos

Normalmente Access presenta las filas de la hoja de respuestas dinámica en el orden en el que se recuperaron de la base de datos. Sin embargo, podemos ordenar la información en una consulta según una secuencia tal como hicimos con la hoja de respuestas dinámica de un filtro. Haga clic en la fila Orden que se encuentra debajo del campo que desea ordenar y elija Ascendente o Descendente a partir de la lista desplegable.

También podemos efectuar la ordenación por varios campos. Access acepta los criterios de ordenación de izquierda a derecha según su orden de aparición en la cuadrícula de diseño de la consulta.

Si desea ordenar de acuerdo al nombre del alumno y después con respecto a la materia, deberá especificar:

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Consultas de totales

En algunas ocasiones no estaremos interesados en visualizar todas las filas de la tabla. Puede que prefiera ver los totales de los diferentes grupos de datos. Por ejemplo, el número total de calificaciones registradas y el promedio de calificaciones para cada alumno.

Para ver la fila Total utilice el botón Totales de la barra de herramientas en la vista Diseño:

El resultado…

La función Cuenta, cuenta cada Id de materia que encuentra generando un nuevo campo llamado Total materias.

La función promedio se aplica sobre el campo calificación y se genera un nuevo campo llamado promedio.

Por último, observe que los registros aparecen ordenados por alumno en forma ascendente.

Una pregunta: ¿Cómo sabe Access que se desea la información por alumno?, es decir por que muestra el número de materias y el promedio para cada uno de los alumnos. Respuesta: por que la consulta agrupa los registros por alumno, según está indicado en el diseño de la misma.

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La primera vez que pulsa el botón totales, Access muestra la leyenda agrupar por en la fila de totales de todos los campos que se encuentren en la cuadrícula de diseño. En ese momento, los registros de cada campo estarían agrupados pero no totalizados. Si ejecutase la consulta en ese momento, obtendría una fila en la hoja de respuestas dinámica para cada conjunto de valores únicos, pero no los totales. Podemos crear totales remplazando el ajuste agrupar por con alguna de las funciones de totales en la fila total.

Access proporciona nueve funciones de totales diferentes. Las funciones disponibles son:

Nombre de la Función

Operación que realiza

SumaCalcula la suma de todos los valores de éste campo en cada grupo. Solo podemos especificar esta función en columnas de campos numéricos o de moneda.

Promedio

Calcula la media aritmética de todos los valores de éste campo en cada grupo. Solo podemos especificar esta función en columnas de campos de tipo numérico o moneda. Access no incluye los valores nulos en el cálculo.

Min

Da por resultado el mínimo valor encontrado en esta columna dentro de cada grupo. Para valores numéricos, devuelve el valor más pequeño. Para valores de texto, devuelve el valor más pequeño en la secuencia recogida, sin tener en cuenta las mayúsculas o minúsculas. Access ignora los valores nulos.

Max

Da por resultado el mayor valor encontrado en esta columna dentro de cada grupo. Para valores numéricos, devuelve el valor mayor. Para valores de texto, devuelve el valor más alto en la secuencia recogida, sin tener en cuenta las mayúsculas o minúsculas. Access ignora los valores nulos.

Cuenta

Da por resultado el número de filas en las que el campo especificado no posee un valor nulo. También podemos introducir la expresión cuenta (*) en la fila campo para contar todas las filas en cada grupo, independientemente de la existencia de valores nulos.

DesVest

Calcula la desviación típica de todos los valores de este campo en cada grupo. Solo podemos especificar esta función en columnas de campos numéricos o de moneda. Si el grupo no contiene al menos dos filas, Access devuelve un valor nulo.

Var

Calcula la varianza de todos los valores de este campo en cada grupo. Solo podemos especificar esta función en columnas de campos numéricos o de moneda. Si el grupo no contiene al menos dos filas, Access devuelve un valor nulo.

Primero Devuelve el primer valor de este campo.

Ultimo Devuelve el último valor de este campo.

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Selección de registro para formar grupos

Es posible que no desee incluir algunos registros en los grupos que forman parte de la consulta de totales. Para filtrar ciertos registros de los grupos, podemos añadir a la cuadrícula de diseño el campo o campos que desea utilizar como filtros. Para hacer esto, elija el parámetro Donde en la fila Total, anule la casilla Mostrar de ese campo e introduzca criterios que indiquen al Access los registros a excluir. Por ejemplo, modifique la consulta realizada anteriormente pero realizando los cálculos solamente sobre los alumnos que cursaron materias con el instructor Juan Urbina:

Selección de grupos específicos

También podemos filtrar grupos de totales después de que la consulta haya calculado los grupos. Para hacer esto, introduzca criterios para cualquier campo que tenga un parámetro Agrupar por en la fila total o una expresión que utilice una de las funciones de totales en su fila Total, Por ejemplo, en la consulta anterior, deseamos que aparezcan solamente quienes tengan un promedio menor de los 85 (esto significa que estén reprobados):

Uso de parámetros en las consultas

Hasta el momento hemos estado introduciendo criterios de selección directamente en la ventana Consulta en su vista Diseño. Sin embargo, no tiene que decidir los valores que desea que Access busque exactamente en el momento de diseñar la consulta. En su lugar podemos incluir un parámetro en la consulta y Access emitirá un mensaje para que indiquemos el criterio antes de ejecutar la consulta.

Para establecer un parámetro, introduzca un nombre o una frase encerrada entre corchetes ( [ ] ) en lugar de introducir un valor en la fila criterios. Lo que encerremos entre corchetes se convertirá en el nombre por el que Access concederá el parámetro. Access mostrará este nombre en un cuadro de diálogo cuando se ejecute la consulta, de modo que sería una buena idea introducir una frase que describa lo que en realidad deseamos. Como podemos introducir varios parámetros en una sola consulta, cada nombre de parámetro debe ser único e informativo. Si desea que el valor de un parámetro sea además visualizado como salida en la consulta, puede introducir el nombre del parámetro de una columna vacía en la fila campo.

Adapte la consulta anterior para que Access pregunte, cada vez que se ejecute la consulta, la calificación aprobatoria deseada (La consulta mostrará los promedios que estén debajo de esta calificación), así como el nombre del instructor deseado.

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Si desea que también aparezca el nombre del instructor agregue el siguiente campo

Para cada uno de los parámetros de una consulta, podemos indicar al Access el tipo de datos que será introducido. Access utilizará esta información para comprobar el valor escrito. Por ejemplo, si define un parámetro como un valor numérico, Access no aceptará caracteres alfabéticos en ese parámetro. Si define un parámetro como de tipo de datos de Fecha / Hora, Access no aceptará ningún valor que no sea una fecha u hora válida en el indicador del parámetro. Por omisión, Access asigna el tipo de datos Texto para los parámetros de la consulta. Si necesita modificar el tipo de datos para los parámetros…

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11 Ejecute el comando Parámetros del menú Consulta.

22 Escriba los parámetros exactamente como aparecen en la cuadrícula de diseño.

33 Acepte.


Ejercicios: Responda las siguientes preguntas utilizando consultas.

1. ¿Quiénes son los alumnos que han obtenido una calificación aprobatoria en Access?. Se desea el nombre completo del alumno, su clave, la calificación, el periodo y el instructor con quién la cursó. La calificación aprobatoria es igual o mayor a 8.5.

2. ¿Quiénes son los últimos cuyo promedio es igual o mayor a 8.5?3. Considerando solamente las calificaciones superiores a 8, ¿Cuál es el

promedio más alto? .¿Quién lo obtuvo?4. ¿Cuál es el promedio general de todos los alumnos?5. ¿A cuánto asciende lo cobrado por cada cajero?6. ¿A cuánto asciende lo cobrado por cada cajero mensualmente?7. ¿A cuánto asciende la cantidad cobrada por concepto de inscripciones?8. ¿A cuánto asciende la cantidad cobrada por cada concepto?9. ¿A cuánto asciende la cantidad cobrada por cada concepto los días

lunes, miércoles y viernes?.10. ¿De cuánto es la cantidad mínima cobrada y de qué concepto es?11. ¿De cuánto es la cantidad máxima cobrada y de qué concepto es?12. ¿Cuántas operaciones de pago se registraron para cada cajero?13. ¿Cuántas operaciones de pago realizó cada cajero, cuánto cobró cada

uno y cuál es el promedio de pago por operación?14. La misma pregunta 13 pero para el primer trimestre.15. La misma pregunta 13 pero cada trimestre.16. ¿Cuál es la primera operación de pago realizada por el cajero RBR?17. ¿Cuántos registros de pago realizó el cajero CLS menores a 800, a

cuánto ascienden estos pagos?18. ¿Cuánto hemos cobrado en total el día de hoy?19. ¿Cuántos alumnos han cursado materias con el instructor Julieta Estrada?20. ¿Cuántos alumnos han cursado con cada instructor?21. ¿Cuántos alumnos aprobados tiene cada instructor?22. ¿Cuántos alumnos se inscribieron en cada periodo?23. ¿Cuál es el promedio de ingreso de alumnos por periodo?24. ¿Quién es el primer alumno que ingresó?25. ¿Quién es el último alumno que ha ingresado?26. ¿Cuántos alumnos de cada carrera tenemos?27. ¿Cuál es el promedio de calificaciones por materia?28. ¿Quién es el mejor promedio de cada carrera?29. ¿Quién es el mejor promedio de cada materia?30. ¿Cuál es el promedio por sexo?31. ¿A cuánto ascienden los pagos de cada concepto por carrera?32. Mostrar una relación de pagos por mes.33. ¿Quiénes son los alumnos que no realizaron su pago en enero?

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CAPITULO 8

Consultas de tablas de referencias cruzadas

Access soporta un tipo especial de consulta denominada Consulta de tabla de referencias cruzadas que permite ver los valores calculados en un formato similar al de una hoja de cálculo. Por ejemplo, podemos utilizar este tipo de consulta para ver la información de la cantidad de alumnos ingresados por mes de cada carrera (Cuántos contadores, Administradores, Ingenieros, etc. ingresaron por mes).

Para crear una consulta de tabla de referencias cruzadas…

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22 Seleccione Consulta.

1 1 Seleccione la tabla ...deseada

33 Seleccione Vista Diseño.


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44 Ajuste la consulta según muestra.

Nota: Para que aparezca la fila Tab ref Cruz: seleccione el comando Consulta de tabla de referencias cruzadas.


Cada campo de consulta de tabla de referencias cruzadas puede tener uno de los cuatro parámetros siguientes: Encabezado de fila, Encabezado de columna, Valor (calculado en la cuadrícula de diseño de tabla de referencias cruzadas) o Sin mostrar. Para que una consulta de tabla de referencias cruzadas funcione, debe especificar al menos un campo como encabezado de fila, un campo como encabezado de columna y un campo para que sea un valor en la consulta. Cada encabezado de columna debe tener asignado en la fila total el valor Agrupar en. Cualquier columna que sea un encabezado de fila puede tener el valor Agrupar en, una de las funciones de totales (Cuenta, Min, Máx, etc.) o una expresión que incluya una función de totales. Deberá seleccionar una de las funciones de totales disponibles o introducir una expresión que utilice una de estas funciones para el campo que contiene el parámetro Valor en la cuadrícula de diseño.

Como en otros tipos de consultas de totales, podemos incluir campos para filtrar los valores del resultado. Para estos campos debería seleccionar el parámetro Dónde de la fila Total, el parámetro Sin mostrar en la fila Tab ref cruz y a continuación introducir el criterio. También podemos introducir criterios para las columnas de encabezado y establecer criterios de ordenación en cualquiera de los campos. Por omisión, Access ordena los valores de nombres de encabezado de columna en orden ascendente.

Combinaciones externas

La mayoría de las consultas creadas para reunir información procedente de varias tablas muestran los resultados basándose en datos coincidentes de una o más tablas. Por ejemplo, la consulta Calificaciones por alumno muestra los alumnos para los que existe al menos una calificación registrada en la tabla Calificaciones pero no mostrará aquellos alumnos que aún no tienen registrada alguna calificación. Este tipo de consulta se denomina combinación de registros equivalentes. Pero, ¿Y si quisiéramos ver también los alumnos que aún no tienen calificaciones?. Podemos obtener esta información creando una combinación externa.

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Observe que Access muestra las columnas ordenadas en forma ascendente. Si desea determinar un orden especifico, puede hacerlo en las propiedades de la consulta.


Haga doble clic sobre la línea de unión entre dos tablas para visualizar el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

El ajuste predeterminado en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación es la primera opción (para incluir sólo aquellas filas en las que coincidan los campos combinados de ambas tablas). Existen dos opciones adicionales para esta consulta: ver todos los alumnos y aquellas calificaciones en las que los campos combinados sean iguales o ver todas las calificaciones y sólo aquellos alumnos en los que los campos combinados sean iguales. Si ha introducido los datos correctamente, no debería tener calificaciones para alumnos que no existan. Si solicitó al Access que exigiese integridad referencial al definir la relación entre la tabla Alumnos y la tabla Calificaciones, Access no permitirá que cree ninguna calificación para un alumno inexistente.

Seleccione la segunda opción y, a continuación, haga clic en el botón Aceptar.

Ahora debería visualizar una flecha en la línea de unión que va desde la lista de campos Alumnos a la lista de campos Calificaciones, indicando que ha solicitado una combinación externa contados los registros de la tabla Alumnos independientemente de la coincidencia.

Antes de ejecutar esta consulta, asegúrese de agregar un nuevo alumno a la tabla Alumnos.

Resultado

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Se desea exportar una relación que contenga a todos los alumnos y sus calificaciones (incluso aquellos que no tienen calificación registrada), además del nombre de la materia.

Creación de una consulta basada en una consulta

Al diseñar una consulta no sólo podemos seleccionar tablas, sino que además podemos seleccionar otras consultas que pueden ser el origen de la entrada para una nueva consulta. De hecho, otra forma de crear consultas utilizando varias tablas es utilizar otra consulta como entrada. Para solucionar ciertos tipos de problemas, en primer lugar debemos crear una consulta que defina un subconjunto de datos procedentes de las tablas y, a continuación, utilizar esa consulta como entrada para obtener la respuesta final.

Uso de varias tablas en consultas de totales

Como era de esperar, también podemos utilizar varias tablas en una consulta de tabla de referencias cruzadas o en una consulta de totales. Por ejemplo, diseñe una consulta de tabla de referencias cruzadas para mostrar el promedio por materia para cada instructor:

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Uso de un asistente para consultas

Access proporciona diferentes asistentes para crear consultas

Puede utilizar un asistente para crear desde consultas muy sencillas, consultas de tablas de referencias cruzadas, consultas para búsqueda de duplicadas y para crear consultas de búsquedas de no coincidentes.

Limitaciones en el uso de consultas de selección para actualizar datos

Campos de una consulta que no pueden ser actualizados

Cualquier campo que sea el resultado de un cálculo. Cualquier campo de una consulta de totales o de referencias cruzadas. Cualquier campo de una consulta que incluya una consulta de totales o de referencias cruzadas como origen de la fila. Campos auto numéricos. Una clave principal que participa en una relación, a menos que se haya especificado Actualizar en cascada. Cualquier campo en una consulta de Valores únicos o una consulta de Registros únicos (más adelante). Cualquier campo de una consulta de unión (más adelante).

Personalización de las propiedades de la consulta

Access ofrece un número de propiedades asociadas a las consultas que permiten controlar la ejecución de una consulta.

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Consulta de la salida de una consulta

Normalmente, sólo seleccionaremos los campos que deseamos ver en la hoja de respuestas dinámica cuando ejecutemos una consulta de selección. Sin embargo, si estamos diseñando una consulta que será utilizada en una formulario y deseamos que todos los campos de todas las tablas estén disponibles para el formulario, estableceremos la propiedad Mostrar todos los campos a Sí. Sería aconsejable que mantuviese el parámetro predeterminado No y que sólo cambiase esta opción en ciertas consultas.

Cuando una consulta es muy compleja, Access emplea varios segundos ( e incluso minutos) en localizar los registros y comenzar a visualizar la información. Si sólo estuviese interesado en ver las “primeras” o “ultimas” filas devueltas por la consulta, puede utilizar la propiedad Valores superiores para indicar al Access que desea ver la información tan pronto como localice las n primeras filas o el x porcentaje de las primeras filas.

Si introduce un valor decimal comprendido entre 0 y 1, Access visualizará el resultado cuando localice el porcentaje de filas especificado. No obstante, nótese que si concluye criterios de ordenación en su consulta, Access podría recuperar primero todas las filas y a continuación ordenarlas antes de poder localizar las n primeras filas.

Tratamiento de registros y valores únicos

Cuando ejecutamos una consulta, existen grandes posibilidades de que Access localice filas duplicadas en el conjunto de registros. El valor predeterminado en la versión 8 de Access es devolver todos los registros. También podemos indicar al Access que devuelva sólo los registros únicos. Los registros únicos significan que el identificador de cada fila es único. Si indica la visualización de los registros únicos, Access devolverá solamente las filas cuyos indicadores sean diferentes entre sí. Si desea ver todos los posibles datos (incluyendo las filas duplicadas), establezca las propiedades Valores únicos y Registros únicos a No. No es posible actualizar los campos de una consulta que tenga establecida la propiedad Valores únicos a Si.

Cuando establece la propiedad Registros únicos a Sí, no tendrá efecto al menos que incluya más de una tabla en la consulta e incluya por lo menos un campo de cada tabla en la salida. Esto puede suceder cuando está interesado en los datos de una tabla pero desea establecer criterios de filtrado basándose en los datos de una tabla relacionada sin visualizar los campos de dicha tabla relacionada.

Otras propiedades de la consulta

Si la base de datos está diseñada para que sea compartida por varios usuarios en una red, puede que desee proteger las tablas y sólo permitir el acceso a ellas a través de consultas. El propietario de las tablas siempre tiene acceso completo a cualquier tabla. Podemos denegar el acceso a las tablas y permitir que usuarios autorizados puedan ver ciertos datos de las tablas. Este ajuste se realiza estableciendo la propiedad permisos de ejecución a Del usuario. Si desea que los usuarios de esta consulta “hereden” el permiso de propietario para acceder a las tablas cuando utilicen esta consulta, puede establecer la propiedad Permisos de ejecución a Del propietario.

Utilice la propiedad Bloqueos del registro para controlar el nivel de integridad en la edición de una consulta que ha sido diseñada para acceder a los datos que están siendo compartidos a través de una red. El valor predeterminado cuando el usuario abre la consulta es que ningún registro esté bloqueado. Access aplica el bloqueo sólo cuando necesita escribir en la fila de la tabla origen. Elija el ajuste Registro modificado para bloquear una fila tan pronto como el usuario comience a realizar algún cambio en esa fila. El bloqueo más restrictivo, Todos los registros, bloquea todos los registros recuperados por la consulta mientras el usuario tiene abierta la consulta. Utilice este parámetro sólo cuando la consulta deba realizar varias actualizaciones en una tabla y los demás usuarios no deban acceder a ningún dato de la tabla hasta que haya finalizado la consulta.

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CAPITULO 9

Consultas de acciones

A veces deseará hacer cambios masivos en sus datos, cambios que afectarán de manera similar a todo un conjunto de registros. Por ejemplo, suponga que desea subir un 10 por cuento el precio de un cierto grupo de productos. Probablemente preferirá evitarse la tediosa tarea que supone calcular cada cambio y actualizar uno a uno todos los registros. En su lugar, puesto que ese cambio afecta a todos los registros en un mismo porcentaje, puede hacer que Access realice los cálculos y haga las actualizaciones automáticamente. Para ellos, basta con crear una consulta de acciones.

Con las consultas de acciones puede crear tablas, así como modificar datos de tablas ya existentes o eliminar de forma masiva varios registros. Access ofrece cuatro tipos de consultas de acciones:

Consultas de creación de tablas. Consultas de eliminación. Consultas de datos anexados. Consultas de actualización.

Consultas de creación de tablas

Necesitamos enviar información que solicita la SEP de los alumnos que ingresaron en el segundo mes de 1998, correspondiente al instructor Juan Urbina. Esta información deberá estar en formato de Dbase y se requiere de los siguientes campos: Clave del alumno, Nombre completo, Materia Cursada, Calificación, Período, Instructor

Diseñe una consulta para crear una tabla llamada información a la SEP (Septiembre 99) y después exporte a formato de Dbase dicha tabla.

11 Abra una consulta nueva en su visita Diseño y agregue los campos y criterios necesarios.

El resto del diseño de la consulta el cual contiene los criterios sería como se muestra a continuación.

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El campo calculado Periodo sería: Período: “Del” & Del “al” & Al

El mes y año no se muestran en el resultado de la consulta, solamente se utilizan para filtrar la información requerida. Si se desea que formen parte de la salida de la consulta, se deberá activar su casilla Mostrar.

2 2 Pruebe que la consulta arroje los datos deseados de manera correcta cambiando a la vista Hoja de datos utilizando el botón de la barra de herramientas o el comando Hoja de datos del menú Ver.

Resultado:

Hasta este momento no ha notado diferencia alguna porque la consulta es una consulta de selección como cualquier otra de las consultas que ya conoce. Para indicar al Access que deseamos que esta consulta sea una Consulta de creación de tabla…

3 3 En la vista Diseño seleccione el comando Consulta de creación de tabla de la barra de herramientas, o del menú Consulta.

Access muestra el siguiente cuadro de diálogo.

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44 Escriba el nombre Información SEP (Septiembre 99) el cual creará una tabla con este nombre y vaciará en ella los resultados de la consulta en lugar de mostrarlos en pantalla a través de una hoja de respuestas dinámica.


7 7 Ahora la consulta es una Consulta de creación de tabla y existe una diferencia importante entre cambiar a la vista Hoja de datos de la consulta y ejecutar dicha consulta.

Al cambiar a la vista Hoja de datos, Access mostrará los registros que representan la salida de la consulta en una hoja de respuestas dinámica por pantalla PERO NO CREA NINGUNA TABLA. Puede cambiar entre las vistas Diseño y Hoja de datos cuantas veces requiera sin que la consulta cree aún ninguna tabla.

Al ejecutar la consulta, Access reúne la información que requiere la consulta, CREA LA TABLA y vacía en ella los registros.

88 Ejecute la consulta haciendo clic en el botón Ejecutar de la barra de herramientas y Access mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

9 9 Haga clic en el botón Sí y Access ejecutará la consulta.

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66 Acepte.55 De manera predeterminada Access creará la tabla en la misma base de datos en la que se está ejecutando la consulta. Puede aprovechar el momento en que se está creando la tabla para exportarla a otra base de datos de Access indicando el destino escribiendo la ruta de acceso a la base de datos externa.


Si no desea que Access pida la confirmación cada vez que ejecute una consulta de acciones, ejecute el comando Opciones del menú Herramientas. Ajuste la casilla Consultas de acción de la ficha Modificar / Buscar.

10 10 Access ha creado una tabla con el nombre que se indicó y la muestra en la ficha Tablas de la ventana de la base de datos.

Cualquier consulta de selección puede ser convertida a una consulta de creación de tabla, incluyendo aquellas consultas de totales y consultas que incluyen parámetros. Todos los temas estudiados hasta este momento se aplican también a las consultas de creación de tabla.

La tabla generada por la consulta es una tabla más de la base de datos y puede ser ajustado su diseño o relacionarla de acuerdo a sus requerimientos.

Las consultas de creación de tabla pueden ser utilizadas como una opción para crear tablas de históricos.

Diseñe consultas de creación de tabla para generar tablas que contengan cada una de ellas datos de calificaciones por instructor. Las tablas deberán llamarse Calificaciones Alumnos de Juan Urbina, Calificaciones Alumnos de Julieta Estrada y Calificaciones Alumnos de Ana María Mora. La consulta deberá pedir de qué período se desean las calificaciones.

Diseñe consultas de creación de tabla para generar tablas de pagos por cajero. Las tablas deberán llamarse Pagos registrados por RBR y Pagos registrados por CLS. La consulta deberá pedir de qué período se desean los registros de pago.

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Consultas de datos anexados

Las consultas de datos anexados, permiten reunir la información solicitada por la consulta y agregar dicha información a una tabla existente.

Resuelva lo siguiente: Necesitamos enviar a la SEP, en la misma tabla creada en el punto anterior, la información correspondiente al instructor Julieta Estrada.

Ahora, como la tabla ya existe y solamente se trata de agregar más información a la misma, debemos crear una consulta de datos anexados. La manera de crear este tipo de consultas es muy similar a la forma de crear una Consulta de creación de tabla.

1 1 Abra una consulta en su vista Diseño y realice los ajustes necesarios.

El resto del diseño de la consulta, el cual contiene los criterios, sería como se muestra a continuación.

22 Pruebe que la consulta arroje los datos deseados de manera correcta cambiando a la vista Hoja de datos utilizando el botón de la barra de herramientas o el comando Hoja de datos del menú Ver.

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33 En la vista Diseño seleccione el comando Consulta de creación de tabla de la barra de herramientas, o del menú Consulta.

Access muestra el siguiente cuadro de diálogo.

7 7 Ahora la consulta es una consulta de creación de tabla y existe una diferencia importante entre cambiar a la vista Hoja de datos de la consulta y ejecutar dicha consulta.

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44 Escriba el nombre Información SEP (Septiembre 99) el cual creará una tabla con este nombre y vaciará en ella los resultados de la consulta en lugar de mostrarlos en pantalla a través de una hoja de respuestas dinámica.

66 Acepte.55 De manera predeterminada Access creará la tabla en la misma base de datos en la que se está ejecutando la consulta. Puede aprovechar el momento en que se está creando la tabla para exportarla a otra base de datos de Access indicando el destino escribiendo la ruta de acceso a la base de datos externa.


8 8 Ajuste la cuadrícula haciendo corresponder cada campo origen con un campo destino.

9 9 Ejecute la consulta haciendo clic en el botón Ejecutar de la barra de herramientas y Access mostrara el siguiente cuadro de diálogo.

1010 Haga clic en el botón Si y Access ejecutará la consulta.

1111 Access ha agregado los registros a la tabla.

Las consultas de datos anexados son una herramienta muy útil cuando se desea "descargar" datos de una tabla y pasarlos a los archivos históricos.

Puede diseñar una consulta de creación de tabla para crear una tabla (la primera vez que se ejecute) y posteriormente ejecutar una consulta de datos anexados cada vez que desee "descargar" registros de las tablas originales a las tablas de históricos.

Resuelva lo siguiente:

Diseñe una consulta para crear una tabla histórica de pagos. Posteriormente diseñe una consulta de datos anexados para descargar los registros indicados mediante un periodo de la tabla original de pagos a la tabla histórica.

Haga lo mismo para la tabla Histórica de calificaciones.

NOTA: Las tablas históricas pueden o no estar vinculadas a los catálogos. En un momento dado podría crear también tablas históricas de catálogos.

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Consultas de eliminación utilizando una tabla

Este tipo de consultas permite eliminar registros en forma masiva. Puede seleccionar un conjunto de registros que cumplan con un criterio y eliminarlos de una sola vez. Si desea eliminar registros en tablas relacionadas de manera automática, deberá asegurarse que se encuentre activada la casilla Eliminar en cascada los registros relacionados para aquellas tablas con relaciones uno a varios. Por ejemplo, si desea poder eliminar un alumno y que automáticamente se eliminen sus calificaciones (en caso de haberlas), active la casilla Eliminar en cascada los registros relacionados para la relación entre las tablas Alumnos y Calificaciones.

De la misma manera, si desea que al eliminar un alumno se eliminen también los pagos realizados por él (en caso de haberlos), ajuste las propiedades de la relación entre las tablas Alumnos y Pagos para que sea posible eliminar en cascada los registros relacionados entre estas dos tablas.

Para el caso de las tablas Pagos y Detalle de pagos, sería recomendable que la eliminación en cascada de registros relacionados entre estas dos tablas estuviese activada ya que, al eliminar un pago, se debe eliminar también el detalle del pago.Si no activa la eliminación en cascada para una relación "uno a varios" y desea eliminar un registro de la tabla uno, él cual tiene registros relacionados en la tabla varios, deberá primero eliminar todos los registros relacionados en la tabla varios antes de poder eliminar el registro de la tabla uno.

Resuelva lo siguiente: De la tabla Ilamada Información SEP (Septiembre 99), elimine la información del instructor Julieta Estrada.

11 Abra una consulta nueva en su vista Diseño y ajuste la cuadrícula según se muestra a continuación.

33 Ahora tenemos una consulta de eliminación (Observe que aparece una fila Ilamada Eliminar).

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22 Convierta la consulta a una consulta de eliminación desde la barra de herramientas o desde el menú Consulta.


La lista desplegable Eliminar muestra dos opciones:

Donde para eliminar registros cuyo valor de campo coincida exactamente con el criterio especificado. En consultas que contienen tablas con relación "uno a varios" establece los criterios para la consulta.

Desde para eliminar registros cuyo valor de campo sea igual o mayor que el criterio especificado. En consultas que contienen tablas con relación "uno a varios" indica la tabla desde la cual serán eliminados los registros que cumplan los criterios especificados.

IMPORTANTE: Si arrastra al menos un campo de una tabla y no especifica criterios, serán eliminados todos los registros de la tabla correspondiente.

Consultas de eliminación utilizando tablas con relación uno a varios

1. Cree una nueva consulta que contenga las tablas en las cuales desea eliminar. registros o establecer criterios.

2. Cambie el tipo de la consulta a Consulta de eliminación.3. De la tabla varios, arrastre el asterisco hasta la cuadrícula. Aparecerá Desde en la celda Eliminar situada bajo este campo.

4. De la tabla uno arrastre los campos para los cuales desea establecer criterios. Aparecerá Dónde en la celda Eliminar situada bajo este campo.

5. En la celda Criterios de los campos arrastrados a la cuadricula, escriba los criterios.6. Ejecute la consulta. Access eliminará solamente los registros de la tabla varios.7. Elimine de la cuadrícula las columnas que contiene campos de las tablas varios.8. Cuando solamente queden campos de la tabla uno, vuelva a ejecutar la consulta para que Access elimine los registros de catálogo.

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Consultas de actualización

Con frecuencia querrá ejecutar procesos que afecten de manera similar a un grupo de registros. Por ejemplo, puede que desee aumentar los precios de su catálogo de artículos. En estos casos será necesario diseñar una consulta de actualización.

Resuelva lo siguiente: En la tabla Detal le de pagos, aumentar un 10% a los pagos de $750.00 para que ahora reflejen la cantidad de $825.00.

1 1 Abra una nueva consulta en su vista Diseño y realice los siguientes ajustes...

3 3 Ejecute la consulta y Access afectará a todos los registros que cumplan con el criterio actualizando los campos al nuevo valor establecido.

Resuelva lo siguiente:

1. En la tabla alumnos, la clave de larga distancia 4 cambió por 8. Diseñe una consulta de actualización para resolver lo anterior.

2. En la tabla Detalle de pagos, aumentar un 5% al importe si el alumno ingresó en 1999.

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22 Convierta la consulta a una consulta de actualización, desde la barra de herramientas o desde el menú Consulta.


Diseño de Consultas utilizando SQL

En el trasfondo de todas las consultas de Access se encuentra el lenguaje de órdenes de bases de datos SQL (Structured Query Language). Aunque podemos diseñar la mayoría de las consultas utilizando el interfaz gráfico de la cuadrícula de diseño, Access guarda cada consulta que ha sido diseñada como un mandato SQL. Sin embargo, existen algunos tipos de consultas para los cuales deberemos utilizar SQL.

La sentencia SELECT forma el núcleo del lenguaje de bases de datos SQL. Utilizaremos la sentencia SELECT para seleccionar o recuperar las filas y columnas deseadas a partir de las tablas de nuestra base de datos. La sintaxis de la sentencia SELECT consta de cinco cláusulas principales, construidas normalmente de la siguiente manera:

SELECT lista de camposFROM lista de tablas

WHERE especificaciones de selección de fila GROUP BY especificación de agrupación HAVING especificación de selección de grupo ORDER BY especificación de ordenación;

Access implementa cuatro extensiones significativas al lenguaje: TRANSFORM, que permite elaborar consultas de tabla de referencias cruzadas; IN, que permite especificar una conexión con una base de datos a distancia o especificar nombres de columna en una consulta de tabla de referencias cruzadas; DISTINCTROW, para limitar las filas devueltas a partir de la lista de campos; y UIT OWNERACCESS OPTION, que permite diseñar consultas que pueden ser ejecutadas por usuarios que estén autorizados a utilizar dicha consulta pero que no tengan derechos sobre las tablas a las que se hace referencia en la consulta.

Consultas de unión

Como su nombre lo indica, las consultas de unión permiten "unir" información de varias tablas en un formato tabular para que sean mostrados como una sola hoja de respuestas dinámicas haciendo coincidir los campos uno a uno dentro del diseño.

Diseñe una consulta de unión para "juntar" la información de las tablas Calificaciones de Alumnos de Juan Urbina, Calificaciones de Alumnos de Julieta Estrada y Calificaciones de Alumnos de Ana Maria Mora.

11 Abra una consulta nueva en su vista Diseño. NO AGREGUE NINGUNA TABLA.

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22 Cambie la vista SQL de la consulta, haciendo clic en el botón SQL de la barra de herramientas


33 Ajuste la consulta según se muestra.

44 Cambie a la vista Hoja de datos o ejecute la consulta para ver los resultados.

Resuelva lo siguiente: Diseñe una consulta para unir los registros de las tablas Pagos registrados por RBR con los registros de la tabla Pagos registrados por CLS.Dentro de las consultas de unión, puede calcular nuevos campos y asignarles nombre. Por ejemplo:

SELECT (Clave artículoJ,[Descripcion],[Cantidad],(PrecioJ,[Cantidadj*[Precio] As [Importe]

En el ejemplo anterior se utiliza una expresión que multiplica el valor del campo Cantidad por el valor del campo Precio para generar un nuevo campo Ilamado Importe.

Puede utilizar cualquiera de los operadores conocidos, funciones incorporadas y funciones de usuario que tenga en su base de datos para generar nuevos campos calculados. También puede concatenar campos de tipo texto.

Si un nombre de un campo existe igual en más de una tabla, de manera que Access pueda tener problemas de ambigüedad, deberá escribir el nombre del campo precedido del nombre de la tabla, ambos separados por un punto:

[Nombre de tabla].[Nombre de campo]

El estudio completo del SQL para generar consultas avanzadas se reserva para el curso avanzado de Access.

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Documents

Material de Apoyo - Microsoft Access 2003 - I