Master Data Summit 2014: Business Partner verwalten mit SAP MDG

Business Partner verwalten mit SAP MDG

Globales Implementierungskonzept bei Heraeus

Agenda

Alexander Zahn, Thorsten Löwer | 18.09.2014

1. Vorstellung Heraeus und Programm Magellan Alexander Zahn

2. Master Data Governance und grundlegende Anforderungen

3. Harmonisierung von Kreditoren und Debitoren mit dem SAP

Business Partner, Master Data Governance Workflow mit

MDG

4. BRF+ Framework für Workflowsteuerung auf Basis des Org-

Managements

5. Q&A

Alexander Zahn

Thorsten Löwer

Thorsten Löwer

Alexander Zahn/

Thorsten Löwer

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Die Heraeus-Gruppe

Page 3Alexander Zahn, Thorsten Löwer | 18.09.2014

Wer wir sind


Ein weltweit tätiges Edelmetall- und Technologieunternehmen

Seit mehr als 160 Jahren in Familienbesitz

Tätig in globalen Märkten, die sich durch eine klare Differenzierung, nachhaltiges

Wachstum und attraktive Renditen auszeichnen

Rund 12.500 Mitarbeiter in mehr als 110 Gesellschaften*)

Produktumsatz 2013: 3,6 Mrd. €

Edelmetallhandelsumsatz 2013: 13,5 Mrd. €

*) Stand: 31.12.2013

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DAS UNTERNEHMEN

Unsere globale Präsenz


An 116 Standorten und mit 25 eigenen Entwicklungszentren ist Heraeus weltweit aktiv.

DAS UNTERNEHMEN

Unsere Kundenmärkte


Stahlproduktion

Halbleiter- und Elektronikindustrie

Medizintechnologie

Photovoltaik

Automobilindustrie

Telekommunikation

Maschinenbau

Chemikalien und Pharmazeutika

Glas und Keramik

Speziallichtquellen

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DAS UNTERNEHMEN

Programm Magellan: Die Zielsetzung

Bessere Bedienbarkeit – durch

harmonisierte Prozesse

Best practices – unser Wissen teilen

Qualität & Compliance – eine Wahrheit

Risikominimierung – Reduzierung

individueller Software, Lösungen und

Komponenten

eine ERP-Umgebung

Geringere Kosten – die Prozesseffizienz

erhöhen

Schnelle Integration von Neuakquisitionen

MAGELLAN


Agenda






MDG


Managements

5. Q&A

Alexander Zahn

Thorsten Löwer

Thorsten Löwer

Alexander Zahn/

Thorsten Löwer

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Begriffsabgrenzung ‘Data Governance‘

Magellan Bedeutung von ‘Data Governance‘

Ziel: Erhaltung und Verbesserung der Datenqualität

Organisatorischer Pflegeprozess zur Wahrung der Datenqualität

Organisatorisches Berichtswesen zur Überwachung von Qualitätsstandards

Daten gehören dem Business, lokale Data Stewards als Multiplikatoren zur Datenpflege

Eine dedizierte Gruppe von Verantwortlichen adaptiert die in Magellan definierten

Prozesse und stellt die hohe Datenqualität im Anschluss an jeden

Implementierungszyklus sicher

SAP Bedeutung von ‘Master Data Governance‘ (MDG-S, MDG-C)

Softwaresystem zur Prozessunterstützung durch elektronische Workflows

SAP Standardlösung als Add-on oder Einzelsystem

User Interface: Net Weaver Business Client (NWBC)


Prozessuale Anforderungen und Konformität

Harmonisierung von Kunden und Lieferantenstammsätzen unter einer gemeinsamen

Nummer

Steuerung der Debitoren- und Kreditoren-Änderungsprozesse, über zentrales

Datenobjekt SAP Business Partner

eine legale Einheit erhält eine global eindeutige Business Partner Nummer

Vermeidung von Duplikaten

Transparenz von Datenänderungen (User, Zeitstempel, alter/neuer Wert, usw.)

Klar definierte und deutlich getrennte Verantwortlichkeiten innerhalb des Pflegeprozesses

Automatische Benachrichtigung von Nachfolgern für notwendige Datenpflege bei

Statusänderungen durch Workflows

Flexibles routen von MDG Change Requests über internationale Organisationsebenen

und Service Center hinweg

Alexander Zahn, Thorsten Löwer | 18.09.2014 Page 10

Agenda






MDG


Managements

5. Q&A

Alexander Zahn

Thorsten Löwer

Thorsten Löwer

Alexander Zahn/

Thorsten Löwer

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Ein SAP Business Partner beinhaltet die Allgemeindaten auch fürKunden- und Lieferantenstämme (über CVI)

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Business Partner (BP)„Legale Einheit in Geschäftsbeziehung zu

Heraeus”

Kunde Lieferant

2. weitere Rollen werden

zugewiesen: Bsp.

Kunde, Lieferant

1. Generierung

eines generischen

BP

Buchungskreis

Vertriebsbereich

Weitere Rollen: Trading

Partner, Real Estate, …

Buchungskreis

Einkaufs-Org.

Notwendige

Organisationsebenen in

Kunden- und

Lieferantenstamm

The Business Partner concept


Harmonisierung als Teil der Datenmigration –MDG zur Aufrechterhaltung der Stammdatenqualität

Harmonisierung und Deduplizierung sind Basis für die Einführung eines

Stammdatenworkflows

Datenharmonisierung pro migrierter Heraeus Geschäftseinheit – kein Big-Bang

Innerhalb der Lieferanten des Altsystems

Innerhalb der Kunden des Altsystems

Zwischen Lieferanten und Kunden des Altsystems

Zwischen Harmonisierung Altsystem und neuem Magellan SAP

Global definierte Pflegeprozesse zur Aufrechterhaltung und Verbesserung der

Stammdatenqualität mit SAP MDG im laufenden Betrieb


Master Data Governance - Change Request


Staging (MDG) Active (SAP)

MDG Change Request

Activation (by Workflow)

Create CR (by Workflow)

ActivateApproveRequest Finalized

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Requester Request

Approver

General Data

Maintainer

Company

Code

Maintainer

Purchasing

Org MaintainerNeed new

master data

Request

ok ?

Maintain

accounting

data

Maintain

purchasing

dataDuplicate

search

Notification for related Secondary Master Data Objects

Create Credit

LimitsHierarchyTexts Classification . . .Bank Master

D&B number

(optional)GTS

CVI

Create

Vendor/

Customer

Create BP

Request

ok ?

Business Partner No. 1234

Vendor No. 1234Customer No. 1234

A vendor/customer master request workflow triggers a SAP Business Partner:

Sales Area

Maintainer

Maintain

sales data

Shared Services / Local Finance

Example: The Business Partner Creation Workflow


Heraeus Workflows für SAP Master Data Governance

Neuerstellung von Kunden / Lieferanten / SAP Business Partner

Änderung von existierenden Stammdaten

Block/Löschkennzeichen auf verschiedenen Organisationsebenen der Stammdaten

Massenänderung von Stammdaten

Flexibles routen von Workflows, basierend auf lokaler Organisation und

Verantwortlichkeiten (BRF+)

Wer darf Change Request beantragen ?

Wer darf Change Request freigeben ?

Wer pflegt die Daten ?


Agenda






MDG


Managements

5. Q&A

Alexander Zahn

Thorsten Löwer

Thorsten Löwer

Alexander Zahn/

Thorsten Löwer

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Anforderungen an das Routing von Change Request Workflows

Flexibles routen über internationale Organisationsebenen hinweg

Zuordnung der beteiligten User zu Businessrollen, wie durch Workflow definiert

Berücksichtigung von regionalen Service Centern zur Pflege von FI-relevanten

Stammdatenelementen

Mehrere Geschäftsgruppen aktiv an einigen Lokationen unterschiedliche Routen von

Requester, Approver und Maintainer möglich

Stellvertreterregelung und 4-Augen-Prinzip (SOD)

Beispiele für Anforderungen eines Debitorenstammsatzes:


Requester Approver General Data

Maintainer

Company Code

Maintainer

Sales Area

Maintainer

User A Sales Manager

Singapore

Local Finance

Singapore

Local Finance

Singapore

User A

User B Sales Manager

Singapore

Central Finance

Hanau

Central Finance

Hanau

User A

User C Sales Manager

Germany

Central Finance

Hanau

Local Finance

Hanau

User D

HR mini master und Organisationsmanagement (Überblick)

Organisationsstruktur auf Basis der

Prozessorganisation

Positionen in “Master Data Management”

dediziert für Agent Determination über BRF+

Mehrere Personen können zeitgleich einer

Position zugeordnet sein (Stellvertreter)

Eine Person kann mehrere Positionen

begleiten

Jeder User benötigt eine Zuordnung im HR

mini master zur Bearbeitung von Change

Requests in MDG

Abbildung der jeweiligen Organisationsbereiche

zur Weiterleitung der Change Requests

Überleitung der HR mini master aus dem

zentralen SAP HR system


Beispiel aus Testsystem

Agenda






MDG


Managements

5. Q&A

Alexander Zahn

Thorsten Löwer

Thorsten Löwer

Alexander Zahn/

Thorsten Löwer

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Questions & Answers


Documents

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