MANUEL DE L’UTILISATEUR SISTER - UNESDOC …unesdoc.unesco.org/images/0013/001300/130030f.pdf · Légende des boutons 134 Boutons d’Action 134 ... deux logiciels seront reliés

UNESCO BSP/SIS

MANUEL DE L’UTILISATEUR

SISTER SYSTEME D'INFORMATION SUR LES STRATEGIES, LES TÂCHES, ET l'EVALUATION DES RESULTATS

SYSTEM OF INFORMATION ON STRATEGIES, TASKS AND THE EVALUATION OF RESULTS

PARTIE A : PROGRAMMATION, SUIVI ET REPROGRAMMATION

Le document ci-dessous doit permettre à chacun de se connecter au système SISTER de programmation et de suivi des programmes et budgets, et d'en devenir familier. Il décrit l'architecture du système et explique les diverses fonctions qu'on y trouve.

http://sister.unesco.org N’hésitez pas à solliciter si nécessaire un complément de formation au 8 16 72, bureau 5.039, [email protected].

Juillet 2003 (BSP-2003/WS/3/REV)

mailto:[email protected]

http://sister.unesco.org

2

PROGRAMMATION, SUIVI ET REPROGRAMMATION

INTRODUCTION 6

NAVIGATION DE BASE 7

1-) Entrer / Sortir du système 7

2-) Naviguer dans SISTER 10

3-) Accéder à un Elément 11 a-) Accès via la structure de l’arbre (si vous ne connaissez pas le numéro de l’élément) 12 b-) Accès via le numéro de l’élément 13

Comment lire et interpréter le code d’un élément 15 Ergonomie de l’écran élément 16

PROGRAMMATION, SUIVI ET REPROGRAMMATION 17

LA PROGRAMMATION 21

1-) Créer un élément rattaché 22 Type de fonds 22 Libellé de l’élément 23 Responsable et Suppléant 23 Rattachement administratif/Unité exécutante 23 Numéro de Projet Extrabudgétaire 24 Résolution CG / Décision CE 24 Durée 24 Consignes 24

Règles de Gestion 26

2-) Descriptif 27 Raison d’être de l’écran 28

Saisie du Descriptif de l’élément 28 Insertion de Documents et sites Web 28 Règles de Gestion pour le Descriptif de l’élément 29 Règles de Gestion pour les Documents et sites Web attachés 29

3-) Résultat 30 Raison d’être de l’écran 30 Description du Résultat 32 Avancement du Résultat/Attendu 32

Saisie 33 Règles de Gestion 35

4-) Stratégie 36 Raison d’être de l’écran 36 Eléments de Stratégie 37


Sujets prioritaires 38 Saisie 38 Règles de Gestion 38

3

Régions bénéficiaires/Territoires 40 Règles de Gestion (Régions bénéficiaires) 40 Saisie (Territoires) 41 Règles de Gestion (Territoires) 42

5-) Groupes bénéficiaires 43 Saisie 43 Règles de Gestion 44

6-) Coopérations 45 Ressources en personnel 45


Participations structurelles 48 Saisie 48 Règles de Gestion 50

Liens avec d’autres éléments 51 Saisie 51 Règles de Gestion 52

Partenaires 53 Saisie 53 Règles de Gestion 54

7-) Classification CEB 55 Saisie 55 Règles de Gestion 55

8-) Finance et Budget 56 Budget 56


Ventilation Codes objet-dépense 58 Saisie 58 Règles de Gestion 59

9-) Validation 60 Demander Validation 60 Valider/Invalider 61

Valider 62 Invalider 63

10-) Lire/Ecrire des messages - Contact 64 Lire/Ecrire des messages 64 Contact 66

LE SUIVI 67

1-) Suivi des documents attachés et sites Web attachés 68 Vous avez déjà attaché un document à votre élément 69 Vous n’avez pas attaché un document à votre élément 69

2-) Avancement des résultats et commentaires 71 Avancement/Obtenu 71 Commentaires 72

3-) Impact sur les Sujets prioritaires 73

4

4-) Impact sur les Territoires 74 Le territoire a déjà été sélectionné en période de Programmation 74 Le territoire n’a pas été sélectionné en période de Programmation 75

5-) Impact sur les groupes bénéficiaires 76 Le groupe bénéficiaire a déjà été sélectionné en période de Programmation 76 Le groupe bénéficiaire n’a pas été sélectionné en période de Programmation 77

6-) Ressources en personnel effectives 78 La personne a déjà été sélectionnée en période de Programmation 79 La personne n’a pas été sélectionnée en période de Programmation 79

7-) Participations structurelles effectives 81 L’unité coopérante a déjà été sélectionnée en période de Programmation 81 L’unité coopérante n’a pas été sélectionnée en période de Programmation 82

8-) Liens avec d’autres éléments de programmation 83

9-) Coopération effective avec les Partenaires 85 Le partenaire a déjà été sélectionné en période de Programmation 85 Le partenaire n’a pas été sélectionné en période de Programmation 86

10-) Classification CEB 87

11-) Ventilation par codes objet-dépense des fonds dépensés (en cas de transfert budgétaire) 88

Le code sur lequel vous voulez ajuster le budget a déjà été sélectionné en période de Programmation 89 Le code sur lequel vous voulez ajuster le budget n’a pas été sélectionné en période de Programmation 89

12-) Finance et budget 91 Budget 91 Suivi RP/Suivi EB 92

LA REPROGRAMMATION 94

1-) Reprogrammation qualitative 95 Auto invalidation d’un élément 95

2-) Reprogrammation budgétaire 97 Saisie 97

Transfert d’un code à l’autre 99 Code émetteur 99 Code receveur 101

Transfert d’un même code d’une année à l’autre 104 Contribution financière 104

ECRANS ET REGLES DE GESTION SPECIFIQUES 105

Ecrans spécifiques : Programme de Participation 106 Structure du Numéro de requête 106 Procédure d’intégration des requêtes PP dans SISTER 108 Evaluation des Secteurs 108

Evaluation 108 Ressources en personnel 108

5

Participations structurelles 109 Liens avec d’autres éléments 109 Sujets Prioritaires 109 Ventilation par codes objet-dépense 109 Ecran requête PP 110 Rapport requête PP 111

Comité et Décision du DG 112 Rapport d’évaluation pour les contributions financières 112

Règles spécifiques aux projets extrabudgétaires 113 Entrée par les Secteurs 113

Création du Projet dans SISTER par l’UCE 113 Suivi du Projet Pipeline par le Responsable de Projet 115 Validation du Projet Pipeline 119 Transformation du Projet pipeline en Projet Extrabudgétaire 119

Création par le Bureau du Budget du projet Extrabudgétaire 120

Traitement spécifique aux Instituts 121 Informations Qualitatives 121 Traitement Financier 121

« Programme Régulier » et son mode de gestion financière spécifique 121 Fonds Extrabudgétaires non gérés par l’UNESCO 122 Fonds Extrabudgétaires gérés par l’UNESCO 122

EDITER LE RAPPORT 123

LEXIQUE 124

Légende des sigles du manuel 124

Lexique des écrans de SISTER 124

Lexique des champs de SISTER 128

Lexique financier 131

Légende (provenant du guide RBM) 132

Légende (propre à SISTER) 133

Légende des boutons 134 Boutons d’Action 134 Boutons de Sélection / Consultation 134 Boutons de Navigation de Base 134

Légende des liens 135

EQUIPE SISTER 136

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INTRODUCTION

SISTER a été conçu pour conjuguer les fonctions de programmation et de suivi de toutes les formes d’action de l’UNESCO. Il permet la construction du programme et du budget de l’Organisation, le suivi de sa mise en œuvre et toutes les adaptations susceptibles d’être nécessaires en cours de réalisation à tous les niveaux de programmation de l’UNESCO. SISTER est partie intégrante des efforts développés dans le processus de reforme de l’UNESCO visant à la modernisation du style de gestion et à l’introduction d’une programmation, gestion et suivi par les résultats. Ce logiciel a donc été conçu sur la base de trois principes fondamentaux : la notion de résultat, la responsabilité, et la transparence. A l’heure actuelle SISTER est relié à FABS, le logiciel de gestion financière. Sous peu ces deux logiciels seront reliés à celui qui s’occupera de la gestion des ressources humaines. Ces trois logiciels constitueront alors un unique système de gestion intégré. Le présent manuel représente un outil visant à familiariser l’utilisateur avec SISTER et sa logique de fonctionnement. Il est disponible dans une version de formation au moyen du logiciel Knowhow.

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NAVIGATION DE BASE Utilisez de préférence Nestscape Communicator version 4.76 (disponible en téléchargement sur Intranet) ou alors Internet Explorer (version minimale 5.5). 1-) Entrer / Sortir du système

• 1.1-) L’utilisation de SISTER est sécurisée par un code d’accès personnel (Nom d’utilisateur et Mot de Passe délivré par l’équipe SISTER [email protected]) auquel est associé un profil d’utilisateur.

On peut accéder à la page d’accueil de SISTER très facilement et de partout.

1-) Via Internet : Saisir l’adresse http://sister.unesco.org dans votre navigateur Internet

2-) Via Intranet : de la manière illustrée ci-dessous :

Cliquez sur le lien SISTER (en bas de la page Intranet de l’UNESCO).

Cliquez sur le lien Click here to access the SISTER application.


http://sister.unesco.org/

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Sur la page d’accueil de SISTER, le biennium en cours (31 C/5) est affiché par défaut.

Vous avez la possibilité de choisir un autre biennium en cliquant sur la

flèche de la liste déroulante.

Après avoir choisi votre biennium, cliquez soit sur FRANCAIS, soit sur ENGLISH.

.

N.B. : La langue choisie n’influe que sur le « cadre » de SISTER et non sur son contenu. Pour preuve, une description ou une stratégie saisie en français dans le système restera dans cette langue même si l’anglais a été choisi à la connexion.

Une fois votre langue choisie, la page d’authentification s’affichera sur votre écran :

Entrez votre Nom d’utilisateur et votre Mot de Passe dans les champs adéquats. Cliquez sur Entrer pour accéder au système.

Dans le cas où vous auriez fait une erreur dans l’insertion de vos codes d’accès (non-respect de la casse par exemple), le système vous affichera le message ci-contre.

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Une fois connecté à SISTER avec succès, vous voyez s’afficher l’arbre de SISTER : « Aperçu de l’état de la programmation ».

• 1.2-) Pour quitter l’application SISTER, dès à présent, et à tout moment, il suffit de

cliquer sur le bouton « fermer » en haut à droite de votre navigateur.

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2-) Naviguer dans SISTER

A tout moment dans SISTER, la navigation générale est pilotée par quatre boutons en haut à droite de votre écran. Dans tous les écrans de SISTER (hormis l’icône du Module de statistiques) vous verrez les quatre boutons suivants :

vous permettant de retourner à la page d’accueil,

vous permettant de consulter l’aide en ligne,

vous permettant d’accéder au Module de statistiques,

vous permettant de passer de l’Aperçu de l’état de la programmation à l’Aperçu de l’exécution budgétaire.

Vous remarquerez que quand l’arbre d’exécution budgétaire est affiché, le bouton

permettant de revenir à l’arbre de la programmation s’affiche à la place du bouton (voir encadrés ci-dessous).

Arbre de SISTER – Etat de la Programmation Légende

Arbre de SISTER – Exécution Budgétaire Légende

N.B. : - Application Internet, SISTER accepte donc la fonction de rafraîchissement de page

(touche Ctrl et lettre R appuyées en même temps). - Les champs texte de SISTER sont compatibles avec les fonctions Copier (Ctrl + C),

Coller (Ctrl + V) et Couper (Ctrl + X). Ainsi, vous pouvez déterminer vos informations sous format Word puis procéder à un copier/coller dans SISTER.

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3-) Accéder à un Elément

On appelle élément toute entité de programmation de quelque niveau ou nature qu’elle soit (Grand Programme aussi bien qu’activité, projet extrabudgétaire aussi bien que bureau d’un Service Central).

SISTER reflète l’arborescence de la programmation, qui comporte six niveaux. SISTER s’ouvre logiquement sur le premier niveau, qui présente les éléments les plus agrégés.

Le tableau qui suit, liste de manière non exhaustive, la nature des éléments de l’arbre niveau par niveau (pour le 31 C/5).

NIVEAU ELEMENT Dans 31 C/5 1 Major Programme pour les Secteurs de Programme

ou Major Grouping pour les Services Centraux ou C.C.T Level 1 pour les Projets relatifs aux thèmes transversaux.

2 Programme pour les Secteurs de Programme ou Programme PP pour le Programme de Participation ou Grouping pour les Services Centraux ou Institute pour les Instituts de l’UNESCO ou C.C.T Level 2 pour les Projets relatifs aux thèmes transversaux.

3 Sub-Programme pour les Secteurs de Programme ou Sub-Programme PP pour le Programme de Participation ou Sub-Grouping pour les Services Centraux ou Institute pour les Instituts de l’UNESCO ou C.C.T Level 3 pour les Projets relatifs aux thèmes transversaux.

4 Main Line of Action pour les Secteurs de Programme et les Instituts ou Main Line of Action PP pour le Programme de Participation ou Office 4 pour les Services Centraux ou C.C.T. Project pour les Projets relatifs aux thèmes transversaux.

5 Action pour les Secteurs de Programme, les Instituts et les C.C.T. ou Action PP pour le Programme de Participation ou Office 5 pour les Services Centraux.

Annexes

techniques 6 Activity ou Carry-Over funds ou UK contribution ou RP contribution ou

Projet Extrabudgétaire pour les Secteurs de Programme, les Instituts et les C.C.T ou Activity PP pour les requêtes du Programme de Participation ou Office 6 pour les services centraux.

NON

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Deux moyens sont à votre disposition afin d’accéder aux différents éléments de SISTER :

a-) en cliquant sur le bouton à gauche de l’intitulé pour accéder au niveau inférieur dans la structure de l’arbre et déployer tous les éléments dépendant directement de celui sur lequel vous aurez cliqué, jusqu’à atteindre l’élément recherché (cette méthode présuppose que vous connaissiez les éléments de programmation amont de l’élément auquel vous voulez accéder), b-) directement, en tapant le code de l’élément ou le numéro de projet extrabudgétaire dans l’emplacement prévu à cet effet.

Nous allons illustrer ces deux exemples en utilisant le scénario suivant : Vous voulez accéder à l’Action “Programme des traductions”.

Le code correspondant est le 14223200ACE.

a-) Accès via la structure de l’arbre (si vous ne connaissez pas le numéro de l’élément)

La recherche via l’arbre se fait selon la même logique progressive que celle d’explorateur Windows.

Cliquez sur le bouton pour ouvrir un dossier.

Cliquez sur le bouton pour fermer un dossier.

Afin d’accéder à l’Action précédemment citée, cliquez, comme expliqué ci-dessus, sur les dossiers dans l’ordre suivant jusqu’à ce que le niveau souhaité soit atteint : Grand Programme : 4 Programme : 4.2 Sous-Programme : 4.2.2 Axe d’Action : 4.2.2.3

Vous avez atteint l’Action souhaitée : 4.2.2.3.2.

Pour ouvrir l’élément, cliquez alors sur le titre de l’élément (en bleu). Un fonds jaune viendra entourer l’élément dans l’arbre.

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Une nouvelle fenêtre s’ouvre, affichant les détails de l’élément, et de nouveaux outils de navigation relatifs à cet élément spécifiquement. Vous pouvez alors consulter tous les écrans relatifs à cet élément, ou, si vous avez accédé à SISTER en tant que responsable de cet élément, vous pouvez modifier les informations renseignées. Le système refusera cette faculté à tout autre que le responsable et lui seul.

b-) Accès via le numéro de l’élément

Selon le type de fonds (Programme Régulier ou Extrabudgétaire), sélectionnez la bonne

série ou et indiquez le code correspondant à l’élément recherché dans le champ prévu à cet effet :

L’élément correspondant apparaît directement en cliquant sur la loupe. L’arbre s’ouvre automatiquement au niveau souhaité.

14

N.B. : Si vous ne vous souvenez que du début du code une aide à la recherche est

disponible : tapez simplement les premiers chiffres, cliquez sur la loupe ,

choisissez l’un des codes proposés en cliquant dessus puis sur OK.

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Comment lire et interpréter le code d’un élément Le code d’un élément obéit à une structure très précise, toujours la même, soit :

31 C/5 32 C/5 1 4 2 2 3 2 00 ACE A B C D E F GH III

1 4 2 2 3 22 00 ACE A B C D E FF GH III

A : Numéro du Biennium (de la stratégie à moyen terme : 1er, 2ème, 3ème)

B : Code et leurs correspondances dans le 31 C/5 Code Description Titre du 31

C/5 1 Education (Grand Programme) Titre II-A 2 Natural Sciences (Grand Programme) Titre II-A 3 Sciences Humaines et Sociales (Grand Programme) Titre II-A 4 Culture (Grand Programme) Titre II-A 5 Communication et Information (Grand Programme) Titre II-A 6 Projects relating to Cross-Cutting Themes 7 Stand by 8 General Policy, Direction and Programme Related

Services : Participation Programme Titre I & II.B

9 Support For Programme Execution and Administration

Titre III & IV

N.B. : Les codes relatifs au salaire du personnel ne sont pas dans SISTER.

CDEFGH / CDEFFGH : Identification du niveau :

31 C/5 32 C/5 C = Programme C = Programme D = Sous-Programme D = Sous-Programme E = Axe d’Action E = Axe d’Action F = Action FF = Action (de 0 à 99) GH = activity (from 0 to 99) GH = activité (de 0 à 99)

III : Rattachement administratif (unité de l’UNESCO)

Au niveau de programmation « activité » le code de l’élément correspond au code budgétaire.

Correspondance SISTER/FABS

31 C/5 32 C/5 SISTER FABS SISTER FABS

ABCDEFGH Fond / Fund ABCDEFFGH Fond / Fund III Centre Financier /

Fund Centre III Centre Financier /

Fund Centre

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Ergonomie de l’écran élément Tous les écrans d’éléments de SISTER se présentent de la même façon, en trois zones : Une barre horizontale, toujours présente, en son sommet ; C’est la carte d’identité affichant les informations de base de l’élément : libellé, responsable, CODE, niveau, RESULTAT(S) et élément(s) rattaché(s) le cas échéant.

Un carré au centre : zone de saisie et de consultation.

La colonneverticale sur ladroite, toujours

présente,réunit : l’icône

de Statut de laprogrammation,les boutons (enhaut et en bas)et les liens (au

milieu)nécessaires àl’usager dans

sa tâched’insertion

d’information etde prise de

décision (créerun élément

rattaché, etc…).

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PROGRAMMATION, SUIVI ET REPROGRAMMATION

SISTER a été conçu dans l’optique de conjuguer les fonctions de programmation et de suivi de toutes les formes d’action de l’UNESCO. De plus, il permet d’effectuer toutes les adaptations susceptibles d’être nécessaires en cours de réalisation. Les possibilités de renseigner et/ou modifier les informations dans SISTER changent en fonction des périodes (Programmation et Suivi), de la nature des changements souhaités et des écrans concernés.

La période de Programmation commence avec la publication de la Note Bleue du Directeur Général communiquant au personnel les axes prioritaires et le calendrier pour la préparation du projet de programme et de budget pour le biennium suivant.

Pendant la période de Programmation, les responsables des éléments de programmation sont tenus de renseigner tous les écrans, de créer dans SISTER les éléments rattachés relevant des éléments dont ils sont responsables et de demander la validation au responsable de l’élément amont.

La période de programmation prend fin lors de l’approbation des plans de travail par le Directeur Général, ce qui implique que les éléments de programmation aient tous été validés auparavant par les responsables des éléments amont respectifs. Ils sont alors dans SISTER en Statut Vert (validé).

La période de Suivi (ou de mise en oeuvre) commence dès le 1er jour du biennium concerné, ou, dans le cas où les plans de travail n’auraient pas encore reçu à cette date l’approbation du Directeur Général, dès que celle-ci ait été communiquée.

• Pendant la période de Suivi les responsables à tous les niveaux des éléments de programmation sont tenus de renseigner dans SISTER toutes mises à jour concernant :

- le degré d’avancement des Résultats attendus ainsi que les commentaires correspondants, - les Ressources en personnel effectives, - les Liens avec d’autres éléments de programmation.

Pour les Actions (Niveau 5) et les activités (Niveau 6), le Suivi consiste à : - exprimer l’impact sur les Groupes bénéficiaires, - indiquer la coopération effective avec les Partenaires.

Pour les activités (Niveau 6) uniquement, le Suivi consiste en outre à : - ajuster la ventilation par codes objet-dépense des fonds dépensés (en cas de transfert budgétaire), - exprimer l’impact sur les Sujets Prioritaires, - exprimer l’impact sur les Territoires, - indiquer la coopération effective avec les unités de l’UNESCO : Participations Structurelles, - mettre à jour le cas échéant la classification CEB de votre activité.

Vous pouvez assurer le Suivi de vos éléments en conservant votre Statut Vert : (validé).

• Durant cette période, il peut être nécessaire de procéder à des reprogrammations.

La Reprogrammation a lieu ponctuellement lorsque les conditions de mise en œuvre ou les réalités de la pratique conduisent à ce que la réalisation s’éloigne de la programmation. Une opération de reprogrammation s’impose à chaque fois que nous souhaitons modifier des aspects fondamentaux de l’élément considéré et qui sont susceptibles de changer sa nature et sa raison d’être même, tel que :

- créer un nouvel élément rattaché, - modifier le descriptif d’un élément existant, - modifier ou supprimer un résultat d’un élément existant, - modifier la stratégie d’un élément existant, - modifier l’allocation budgétaire d’un élément existant.

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Des modifications de cette ordre doivent être soumises à validation. Une opération de reprogrammation n’a de sens qu’en période de suivi. Elle interrompt la mise en œuvre tant que l’élément n’aura pas été à nouveau validé par le responsable de l’élément amont. La Reprogrammation d’un élément le ramène au Statut Rouge : « En cours de Programmation ».

N.B.: Le Statut Jaune : en Attente de validation est le seul statut durant lequel vous ne pouvez opérer aucune modification sur votre élément.

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Selon le niveau de l’élément de programmation, tous les écrans ne sont pas disponibles. Par ailleurs, les possibilités de mises à jour diffèrent selon les écrans. Le tableau ci dessous récapitule la disponibilité des écrans selon le niveau et les possibilités de mise à jour.

Ecrans de l’élément par niveau et phase de mise à jour

Disponibilité selon le Niveau Possibilité de mise à jour

Ecrans 1 à 3 4 5 6 Descriptif de l'élément

Pour Modifier / Supprimer

Résultat

Pour faire le Suivi

Stratégie Sujets Prioritaires

Eléments de

Stratégie Régions Bénéficiaires

Territoires

Groupes Bénéficiaires

Classification CEB Ressources en Personnel

Participations Structurelles

Liens avec d’autres éléments

Coopérations

Partenaires

Budget

Ventilation par Codes Objet-Dépense

Finance et Budget

Suivi RP / Suivi EB

Ecrans d’affichage des données

Budgétaire Reprogrammation

Qualitative

Créer Elément rattaché Consignes Demander Validation Valider / Invalider

Lire / Ecrire des Messages Contact Editer le rapport

: disponibilité de l’écran selon le niveau : modification possible

: niveau 6 uniquement : niveaux 1 à 5

Programmation / Suivi / Reprogrammation.

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Scénario

Afin de mieux appréhender l’utilisation du système, nous nous proposons de suivre un scénario exemple tout au long du processus de programmation. Cet exemple nous permettra de nous familiariser avec tous les écrans de SISTER concernés par la Programmation.

• Cet exemple commence par la Programmation . Un secteur décide de mettre en œuvre une activité. Dans SISTER cela se traduira par : - la création de l’activité (élément rattaché de l’Action) par le responsable de l’Action. - une fois l’activité créée, le responsable de l’activité devra y saisir le descriptif, le résultat, les éléments de stratégie, les territoires, les groupes bénéficiaires, la classification CEB, les formes de coopération, les données financières, - et procéder à l’étape de validation (demande de validation faite par le responsable de l’activité ; validation (ou non) faite par le responsable de l’Action).

• Nous simulerons ensuite le Suivi de l’activité programmée et nous introduirons les spécificités des écrans en fonction des différents niveaux.

• Finalement, nous verrons comment nous pouvons Reprogrammer un élément.

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LA PROGRAMMATION

La programmation d’un élément quel qu’il soit consiste à lui appliquer les quatre concepts clés du Logical Framework : Pourquoi ? donne le but, Pourquoi faire ? donne le propos, Quoi ? donne le produit et Comment ? détermine quel acte accomplir.

L’emboîtement de Logframes : La logique de SISTER soutient l’approche RBM de la programmation

GP P SP AA Action activité But Propos But Produit Propos But Programme Produit Propos But Sous- Produit Propos But Programme Axe d’action Produit Propos But Action Produit Propos Activité Produit

Résultats attendus EFFETS RECHERCHES “résultats opérationnels”

Il est important de noter que l’emboîtement logique des 4 concepts à l’intérieur de chaque niveau de programmation (cohérence verticale) est aussi important que la cohérence entre les différents niveaux (cohérence horizontale) dans une méthode de programmation et gestion fondée sur les résultats voulant assurer la cohésion de toutes les activités de l’UNESCO vers la réalisation des Effets Recherchés. L’explicitation dans SISTER des quatre catégories conceptuelles du Logical Framework pour chaque élément de programmation permet de systématiser les informations et de fonder chaque fois la validation sur une logique claire de contribution au projet d’ensemble de l’UNESCO. La programmation, via le renseignement des écrans de SISTER, est développée ci-après au moyen d’un scénario-exemple mentionné précédemment. La première étape de programmation est la création d’un élément rattaché.

22

1-) Créer un élément rattaché

Dans notre scénario, l’Action où devra être rattachée notre Activité-1 est l’Action 17111100SIS.

Supposons que vous en soyez responsable. Vous avez accédé à l’écran correspondant (voir 3-) Accéder à un Elément).

Cliquez sur le bouton dans la colonne de droite (2ème bouton en partant du haut). L’écran de création d’un élément s’affichera dans la zone de saisie.

Il vous est demandé de renseigner alors les champs suivants :

Type de fonds - Choisissez entre Programme Régulier ou Projet Extrabudgétaire en cliquant sur la

flèche de la liste déroulante correspondante .

- Selon l’origine de fonds choisi s’affichera la liste adéquate de types d’élément. Pour sélectionner le type, cliquez sur la flèche de la liste déroulante correspondante.

(RP) Regular Programme

(EB) Extra-budgetary Project

Dans notre exemple, il s’agit d‘une activité normale du Programme Régulier :

23

Libellé de l’élément

Saisir votre libellé dans le champ correspondant.

Responsable et Suppléant

Le responsable (et le suppléant) de l’élément rattaché sont choisis par le responsable de l’élément amont. Le suppléant est la personne qui en l’absence du responsable connaît le mieux l’élément (Il peut être de son équipe, ou d’une autre unité notamment si l’élément présente un caractère multidisciplinaire ou intersectoriel).

Tapez les premières lettres du nom de famille de la personne souhaitée dans le champ correspondant et cliquez sur la loupe : dans notre exemple, le nom de famille est Mme Responsable activité A :

une fenêtre s’ouvrira affichant la liste des noms

résultant de votre recherche , cliquez sur le nom souhaité puis

sur le bouton de la même fenêtre.

Le nom complet viendra remplacer les lettres que vous aurez saisies auparavant :

.

Rattachement administratif/Unité exécutante

Afin de choisir le rattachement dans la liste déroulante (ceci est valable pour toutes listes déroulantes de SISTER) cliquez sur la flèche prévue à cet effet, puis cherchez le :

- soit en utilisant l’ascenseur (qui fait défiler les noms), - soit en tapant la première lettre de l’unité/rattachement souhaité (ce qui fera défiler

automatiquement la liste à partir de la première unité commençant par cette lettre), enfin cliquez sur l’unité choisie. Le libellé de l’unité s’affichera dans le champ correspondant.

Pour notre activité, l’unité est SIS, et apparaîtra de la manière suivante une fois le rattachement sélectionné :

24

Numéro de Projet Extrabudgétaire

Le processus de création des projets extrabudgétaires est développé dans la partie Règles spécifiques aux projets extrabudgétaires.

Résolution CG / Décision CE

Vous avez la possibilité de préciser à quelle résolution CG (Conférence Générale) ou

Décision CE (Conseil Exécutif) votre élément est rattaché . Pour ce faire, sélectionnez la Résolution/Décision voulue en cliquant dessus dans le champ correspondant.

Durée

Saisissez la date de début et date de fin de la mise en oeuvre prévue de votre activité en suivant le format jj/mm/aaaa.

Consignes

Ce champ est celui où le responsable de l’élément amont indique en quelques mots à celui de l’élément en cours de création ce qui est attendu de celui-ci.

N.B. : Ce champ est obligatoire et non modifiable, on peut le consulter en cliquant sur le

bouton (dans la colonne de droite) de l’élément rattaché. (Vous aurez ici les consignes écrites par l’Axe d’Action lors de la création par le responsable de ce dernier de l’Action dont vous êtes ici responsable).

Une fois tous les champs renseignés, n’oubliez pas de sauvegarder votre travail en cliquant sur le bouton avant de quitter cet écran.

A chaque fois que vous enregistrerez vos entrées, un message de confirmation signifiant que « Les changements ont été pris en compte !» s’affichera sur votre écran. Cliquez sur OK pour en prendre acte.

25

Le nouvel élément rattaché s’affiche en Statut Rouge : En Cours de programmation dans :

- la liste des Eléments rattachés,

- et dans l’arbre.

26

Règles de Gestion

- En période de Programmation , et tant que vous n’aurez pas demandé validation, vous pourrez modifier toutes les informations renseignées, mises à part les consignes. Vous pourrez aussi modifier l’ordre de vos éléments rattachés ou les supprimer.

Pour ce faire, cliquez sur l’élément rattaché auparavant enregistré dans la liste, puis : - pour modifier l’ordre souhaité, tapez le numéro voulu dans le champ prévu à

cet effet (à gauche du titre) et sur dans la colonne de droite.

- pour le supprimer, cliquez sur le bouton en dessous du bouton enregistrer.

- En période de Suivi , seules les informations concernant les noms du responsable et du suppléant sont modifiables directement. Pour tout le reste, il est nécessaire de

procéder à une Reprogrammation (voir LA REPROGRAMMATION).

De plus, via un courriel au Bureau du Budget (copie à votre Administrateur), vous pouvez faire modifier le libellé de l’activité (le Bureau du Budget opère le changement dans FABS et en informe l’équipe SISTER pour qu’elle le fasse dans SISTER). Prochainement, une interface FABS-SISTER viendra compléter celles existantes pour automatiser cette procédure.

27

2-) Descriptif

La nouvelle activité a été créée par le responsable de l’Action qui, ce faisant, a désigné le/la responsable de l’activité. Ce dernier doit à présent renseigner tous les écrans qui composent cette activité.

N.B. : L'information dans SISTER doit demeurer condensée et appropriée.

La première fenêtre qui s’affiche dans la zone de saisie lorsqu’on accède à un élément est celle du descriptif.

Vous y voyez : - les informations de base saisies lors de la création : Libellé, Responsable/Suppléant,

Niveau, Code (l’élément créé étant une activité, ce code a valeur de Code Budgétaire) généré automatiquement (17111101SIS), Résolution, etc…

- le Numéro de version de validation (combien de fois l’élément a-t-il été validé), la date de la dernière demande de validation ainsi que la date de la dernière validation (ceci permet de voir le temps qu’il a fallu pour valider).

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Raison d’être de l’écran

Dans le champ de saisie dédié au descriptif de l’élément le responsable est censé présenter clairement le pourquoi de l’élément, le situer brièvement par rapport aux priorités du Grand Programme auquel il est rattaché et expliquer en quoi cet élément contribue-t-il à la réalisation des résultats de l’élément amont (le « But » de l’élément).

Comme dans tous les autres écrans, l’information peut être entrée soit en français, soit en anglais.

Saisie du Descriptif de l’élément

Insérez votre texte dans la zone de saisie. Une fois ce travail terminé cliquez sur le bouton avant de quitter cet écran.

N.B. : Les champs texte de SISTER sont compatibles avec les fonctions Copier (Ctrl + C), Coller (Ctrl + V) et Couper (Ctrl + X). Ainsi, vous pouvez déterminer vos informations sous format Word puis procéder à un copier/coller dans SISTER.

- Application Internet, SISTER accepte donc la fonction de rafraîchissement de page (touche Ctrl et lettre R appuyées en même temps).

Insertion de Documents et sites Web

Sur cette page de descriptif, vous avez aussi la possibilité d’insérer des documents (provenant de la base UNESCO.doc) ou des liens vers des sites Internet ou Intranet. Pour ce faire, soit :

- cliquez sur le lien ou, - descendez avec la flèche de l’ascenseur.

L’écran de gestion des documents sera alors disponible ;

, en cliquant sur le bouton s’ouvrira la fenêtre correspondante :

Pour attacher un document à votre élément, donnez-lui un titre (dans le champ prévu), par

exemple « Site Web du Breda » et

saisissez l’adresse où l’on peut le trouver puis cliquez sur le bouton de la même fenêtre.

Le document attaché viendra s’ajouter dans la liste .

Pour le modifier ou le supprimer, cliquez sur le lien en bleu de celui-ci puis sur le bouton correspondant / . Une fois terminé, cliquez sur le bouton .

29

Enfin, pour revenir à l’écran de descriptif lorsque vous êtes sur un autre écran, il vous suffit de cliquer sur le libellé de l’élément (en bleu) dans la barre horizontale au sommet.

Règles de Gestion pour le Descriptif de l’élément

Les modifications ne sont possibles que lorsque vous êtes le responsable de l’élément (ceci est valable pour tous les écrans). En particulier :

- En période de Programmation , et tant que vous n’aurez pas demandé validation (tant que vous êtes en statut Rouge), vous pouvez modifier le descriptif de l’élément,

- En période de Suivi il sera nécessaire pour toute modification de procéder à une

Reprogrammation (voir LA REPROGRAMMATION). Règles de Gestion pour les Documents et sites Web attachés

La liste des documents et sites Web attachés peut être mise à jour durant toutes les périodes.

30

3-) Résultat


Un produit n’a pas d’intérêt en soi et n’a de signification que s’il permet d’atteindre un résultat, défini comme le degré de coïncidence entre le propos et le produit (le « quoi » et le « pourquoi faire »). Le résultat est la raison d’être d’un élément.

Bien que la nature, l'envergure et les formes du résultat diffèrent énormément entre les niveaux de programmation, tous les résultats partagent deux mêmes caractéristiques :

- ils doivent être des accomplissements mesurables, (ce qui ne veut pas nécessairement dire qu’ils doivent être quantifiables ou exprimés en termes numériques),

- ils doivent s'inscrire dans une chaîne de résultats, les résultats des éléments aval s’agrégeant pour produire le résultat de l’élément dont ils dépendent, et ainsi de suite du bas vers le haut le long de l’arbre de programmation (ce mécanisme fait en sorte que les différents niveaux de programmation s’emboîtent et que tous les éléments trouvent leur raison d’être en fonction de leur contribution aux grandes priorités de l’UNESCO).

Il est important de noter que le résultat d’un élément ne doit pas être défini comme la somme des résultats des éléments aval, car s’il en était ainsi, les résultats au niveau Grand Programme ne seraient qu’une liste de résultats du niveau activité, ce qui ne permettrait pas d’évaluer l’ampleur de l’impact et le résultat global de l’UNESCO qui s'inscrit lui-même dans les Objectifs de Développement du Millénaire des Nations Unies. Le résultat d’un élément de programmation dépend certes des résultats des éléments aval, mais ne consiste pas en ceux-ci. En effet, en passant d’un niveau de programmation à l’autre la nature des résultats change. Au fur et à mesure que l’on remonte l’arbre de programmation ces résultats seront toujours plus agrégés.

- EFFETS RECHERCHES aux niveaux de programmation Grand Programme, Programme et Sous-Programme. Ils font référence aux objectifs et sous objectifs stratégiques du C/4 et illustrent la manière dont les Axes d’Action convergent pour s’insérer dans les grands objectifs de la communauté internationale (MDGs et autres). Par leur ampleur ce type de résultats ne pourra être atteint qu’en plusieurs années, voir décennies, et avec le concours de la communauté internationale.

- RESULTATS ATTENDUS au niveau de programmation Axe d’Action. Ils représentent le point de rencontre entre les priorités de l’UNESCO (les Effets Recherchés) et les Résultats Opérationnels. C’est à ce niveau que le nombre et la durée des divers types de programmation aval se rejoignent en une masse critique suffisante pour déterminer s’il y a des « changements » dans le domaine concerné. Ces résultats seront définis comme des réalisations atteintes en un biennium qui, en majeure partie, seront dues aux activités de l’UNESCO. Ces résultats font référence aux résultats escomptés à la fin de l’exercice du C/5.

- RESULTATS OPERATIONNELS aux niveaux de programmation Action et activité. Ils font référence aux Plans de Travail et sont, par leur nature, essentiellement des produits.

31

Il en découle que seulement 3 niveaux de programmation sont nécessaires (1 résultat opérationnel, 1 résultat attendu, 1 effet recherché). Les autres niveaux ne sont pas obligatoires et peuvent être omis s’ils sont considérés comme inutiles.

Attention, deux éléments de programmation distincts ne peuvent avoir le même résultat.

Dans SISTER, le résultat est décrit au travers de trois champs : - la description du résultat, - l’avancement du résultat, - la zone de commentaires.

Grand Programme

Sous Programme

Programme

RésultatsAttendusRésultatsAttendus

RésultatsOpérationnels


EffetsEffetsRecherchés

Programme

Grand Programme

Axe d ’Action

Action

Sous Programme

activité activité

Action

Axe d ’Action

Programmation Suivi

Grand Programme

Sous-Programme

Programme





Programme

Grand Programme

Axe d ’Action

Action

SousProgramme

activité activité

Action

Axe d ’Action

Programmation Suivi


Programme

Grand Programme

Axe d ’Action

Action

Sous-Programme

activité activité

Action

Axe d ’Action

Programmation Suivi

Grand Programme

Sous Programme

Programme





Programme

Grand Programme

Axe d ’Action

Action

Sous Programme

activité activité

Action

Axe d ’Action

Programmation Suivi


Programme

Grand Programme

Axe d ’Action

Action

Sous Programme

activité activité

Action

Axe d ’Action

Programmation Suivi

Grand Programme

Sous-Programme

Programme





Programme

Grand Programme

Axe d ’Action

Action

SousProgramme

activité activité

Action

Axe d ’Action

Programmation Suivi


Programme

Grand Programme

Axe d ’Action

Action

Sous-Programme

activité activité

Action

Axe d ’Action

Programmation Suivi

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Description du Résultat

Il est important que les produits aient un lien crédible avec les résultats, et le responsable de l’élément de programmation doit être en mesure de démontrer que ce lien existe.

L’identification d’indicateurs peut aider les responsables de la programmation à déterminer les résultats. Généralement, s’il s’avère difficile d’identifier des indicateurs, cela veut dire que les résultats ne sont pas conçus clairement ou qu’ils sont trop vastes. Il ne faut pas confondre le résultat avec son indicateur (ou les produits), les indicateurs sont seulement des signaux observables du changement qui devraient représenter un moyen crédible de constat des résultats et qui permettront de faciliter l’évaluation trimestrielle des progrès. Un indicateur n’a pas de sens si l’on n’y associe pas les moyens de le mettre en œuvre, qu’il faut préciser.

Il est important que le responsable d’un élément de programmation garantisse une continuité avec les niveaux de programmation aval et amont. Les résultats d’un élément de programmation expriment tout leur potentiel s’ils se combinent efficacement avec d’autres résultats de leur niveau pour en produire, ensemble, un autre d’un rang supérieur (agrégation du résultat), trouvant ainsi sa place dans la stratégie globale de l’UNESCO et contribuant aux effets recherchés.

Aucune stratégie ne peut être conçue aussi longtemps que le résultat n'est pas clairement identifié. Cependant élaborer sa stratégie aide à affiner son résultat. Ces deux notions sont en relation dialectique, les deux champs doivent être remplis et mis à jour tout au long de la programmation pour parvenir aux meilleures solutions possibles.

Avancement du Résultat/Attendu

Un état d’avancement, sous forme de graphe, est conçu à l'étape de programmation, permettant de montrer les progrès escomptés pendant l'exercice biennal. Un second état est disponible, en période de Suivi, afin d’exprimer ses progrès de manière trimestrielle.

Le graphique Attendu est créé en entrant le pourcentage prévu de l'accomplissement du résultat à la fin de chaque trimestre. Ces valeurs sont une synthèse globale faite par le responsable de l’élément des indicateurs quantitatifs et qualitatifs à sa disposition. (N.B. : cela ne correspond pas au taux d’exécution budgétaire). Il s’agit d’une estimation indicative d’ensemble qui se fondent sur le jugement du responsable et engage donc sa responsabilité.

L’exécution entamée, on s'attend à ce que la même évaluation, fondée sur les mêmes critères, soit faite par la même personne et introduite tous les trois mois dans le graphique Obtenu.

Il appartient au responsable d’identifier clairement les critères d’évaluation de son résultat, afin d'être en mesure de soutenir l'évaluation qu’il/elle aura rendue publique en remplissant le graphe Obtenu. Il va de soi que les indicateurs joueront un rôle important dans le processus de suivi, mais ceux-ci ne devront pas être considérés de façon dogmatique. Le système est conçu sur le principe de confiance faite aux capacités d’évaluation et au professionnalisme des responsables eux-mêmes. Le caractère public de ces indications aide à élaborer progressivement la valeur des jugements qu’elle traduisent.

La zone de Commentaires, zone de saisie, sert à donner des informations sur les critères utilisés par le responsable de la mise en œuvre dans son évaluation de l’état d’avancement du résultat et à interpréter toutes différences entre l’attendu et l’obtenu.

33

Saisie

Pour créer votre résultat, cliquez sur le bouton (1er bouton en haut de la colonne de droite). La fenêtre de création du résultat s’affichera vous permettant :

- de saisir le titre de celui-ci dans le champ approprié, - de choisir la classe (catégorie de résultat) et le type de résultat (à l’intérieur de cette

catégorie).

Pour ce faire, cliquez sur la flèche correspondante, , choisissez la classe de résultat souhaitée. La liste des types de résultats correspondants

s’affichera automatiquement dans le champ approprié : . Sélectionnez

le type souhaité en cliquant dessus puis sur la flèche .

(Pour créer un nouvelle classe ou un nouveau type de résultat, contactez l'équipe SISTER à [email protected]).

- enfin de saisir sa description dans le champ « Attendu ».

Cliquez sur pour sauvegarder vos saisies avant de quitter cet écran.


34

Votre résultat s’affichera dans la barre horizontale au sommet :

En cliquant sur le titre, et seulement à ce moment là, vous serez en mesure d’accéder aux liens d’avancement soit :

- en cliquant sur le lien (en bleu) , - ou en utilisant la flèche de l’ascenseur.

Afin de créer le graphe « Attendu », insérez les pourcentages sans espace ni décimale.

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▲: Une fois votre élément validé, il vous sera impossible de modifier votre graphe de résultat Attendu.

N.B. : Le système ne permet pas qu’une estimation Attendu au trimestre N soit inférieure à celle du trimestre N-1 et, de ce fait, inscrit par défaut pour les trimestres futurs la valeur du dernier trimestre saisie.

Comme pour tous les écrans de SISTER, n’oubliez pas de cliquer sur avant de quitter cet écran pour sauvegarder vos modifications. La courbe se construira d’elle-même.

Attendu

Veuillez noter que la partie « Obtenu » de l’écran Avancement et l’écran « Commentaires »

ne peuvent être renseignés qu’en période de Suivi (voir 1-) Avancement des résultats et commentaires).

Règles de Gestion

- En période de Programmation , et tant que vous n’aurez pas demandé validation (tant que vous êtes en statut Rouge), vous pouvez modifier toutes les informations déjà inscrites :

Vous pouvez modifier l’ordre de vos résultats ou les supprimer. Pour ce faire, cliquez sur le titre du résultat auparavant enregistré, puis selon votre souhait :

- modifiez l’ordre souhaité en saisissant le numéro voulu dans le champ prévu

à cet effet (à gauche du titre) et cliquez sur le bouton dans la colonne de droite. - supprimez-le en cliquant sur le bouton en dessous du bouton enregistrer.

- En période de Suivi , vous serez tenus de mettre à jour tous les trois mois les données concernant la partie « Obtenu » de l’écran « Avancement » ainsi que les textes correspondants de l’écran « Commentaires » (voir 2-) Avancement des résultats et commentaires). Pour modifier ou supprimer un résultat, il faudra en

premier lieu procéder à une Reprogrammation (voir LA REPROGRAMMATION).

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4-) Stratégie


La stratégie représente l’approche du problème, indique le « comment » et devrait expliciter les raisons pour lesquelles on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’en produisant les produits x et y nous allons atteindre le résultat z (contenus et modalités de l’élément). Une stratégie bien conçue montre le lien de cause à effet entre produits et résultat. Souvent les résultats ne dépendront pas exclusivement des activités mises en œuvre par l’UNESCO. Ceci est vrai surtout pour les niveaux de programmation élevés. Dans ces cas il est nécessaire de penser à comment développer un partenariat et d’établir quels sont les produits nécessaires à la réalisation des résultats fixés que l’on attend des partenaires.

Les écrans Stratégie de SISTER se décomposent en trois parties : - une partie descriptive, - une concernant les Sujets prioritaires, - une dernière concernant les Régions bénéficiaires.

La première est celle où le responsable explique comment il/elle entend obtenir le résultat attendu de l’élément. Des indicateurs aussi bien que les conditions et risques à prendre en compte doivent être mentionnés.

La seconde sert à définir dans quelle mesure l’élément contribuera aux Sujets prioritaires de l’UNESCO : Femmes, Jeunesse, PMA, Afrique et les MDGs. Cet apport est « mesuré » en pourcentage : un élément donné peut impacter plusieurs Sujets. Pour prendre l’exemple d’un élément concernant des jeunes femmes dans un PMA africain, l’impact sera de 100% pour chacun de ces Sujets prioritaires.

La dernière partie sert de la même manière à définir dans quelle mesure l’élément impactera les Régions de l’UNESCO : Asie et Pacifique, Afrique, Etats Arabes, Amérique Latine et Caraïbe, Europe et Amérique du Nord auxquelles s’ajoutent un champ Global et Interrégional.

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Eléments de Stratégie

Saisie

Pour présenter votre stratégie, commencez par cliquer sur le lien dans la colonne verticale sur la droite.

Dans la zone de saisie, s’affichera l’écran de description de votre stratégie :

N’oubliez pas d’ votre texte avant de quitter cet écran. Règles de Gestion

- En période de Programmation , et tant que vous n’aurez pas demandé validation (tant que vous êtes en statut Rouge), vous pouvez modifier la stratégie de l’élément.

- En période de suivi , si vous désirez modifier les informations déjà inscrites, il sera

nécessaire de procéder à une Reprogrammation (voir LA REPROGRAMMATION).

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Sujets prioritaires

Saisie

Une fois vos changements pris en compte, cliquez sur le lien (affiché dans la zone de saisie et aussi dans la colonne), l’écran correspondant remplacera le précédent dans la zone de saisie :

Insérez les chiffres représentatifs de votre estimation (sans espace ni décimales) dans la

colonne .

N’oubliez pas d’ vos saisies avant de quitter cet écran. Règles de Gestion

- En période de Programmation , et tant que vous n’aurez pas demandé validation (tant que vous êtes en statut Rouge), il vous sera possible de modifier les données

déjà inscrites dans la colonne .

- En période de Suivi , vous serez tenus de remplir la colonne (uniquement au niveau 6) (voir 3-) Impact sur les Sujets Prioritaires). Si vous voulez modifier les

chiffres dans la colonne vous devrez procéder à une Reprogrammation (voir LA REPROGRAMMATION).

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Afin d’expliquer la légende des colonnes, plaçons-nous au niveau 5, où l’intégralité des colonnes est présente :

Cette colonne reflète la référence courante.

Les données sont mises en référence, « photographiées » pour archivage : - à l’approbation des Plans de Travail (la fin de période de

Programmation) en tant que Référence de Base, - puis, en période de suivi ; tous les six mois en tant que référence

courante.

La mise en référence est faite par BSP/SISTER : les informations entrées dans

la colonne sont alors copiées dans la colonne .

Colonne « Prescrit » affiche la valeur que prescrit le responsable de l’élément amont pour la Programmation.

Votre pourcentage « Demandé » en période de Programmation .

(n’existe pas au niveau activité (niveau le plus bas))

Colonne « Proposé » : Proposition cumulée (s’il s’agit de budgets) ou moyenne pondérée (pour les autres indicateurs) remontant depuis les éléments aval, en réponse aux prescriptions reçues de l’élément amont.

Exemple de moyenne pondérée pour un indicateur de type non budgétaire :

En période de Programmation - le premier élément aval demande 10%, - le second élément aval demande 40%,

sans pondération la colonne devrait afficher 25% ( =(10+40)/2) avec pondération, si le budget du premier élément aval est deux fois plus

important que le budget du second, la colonne affichera 20%(=((10*2)+40)/3).

Remplie au niveau 6 par les Responsables en période de Suivi , elle s’affiche automatiquement aux autres niveaux suivant la logique de moyenne pondérée des éléments aval.

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Régions bénéficiaires/Territoires

Enfin cliquez sur le lien (affiché dans la zone de saisie et aussi dans la colonne), l’écran correspondant remplacera le précédent dans la zone de saisie :

L’écran de Régions bénéficiaires est un écran de saisie des niveaux 1 à 5. Insérez les

chiffres représentatifs de votre estimation (sans espace ni décimales) dans la colonne

N’oubliez pas d’ vos saisies avant de quitter cet écran. Règles de Gestion (Régions bénéficiaires)

- En période de programmation , et tant que vous n’aurez pas demandé validation (tant que vous êtes en statut Rouge), il vous sera possible de modifier les données

déjà inscrites dans la colonne .

- En période de Suivi , si vous voulez modifier les chiffres dans la colonne

(uniquement du niveau 1 à 5) vous devrez procéder à une Reprogrammation (voir LA REPROGRAMMATION).

Au niveau 6 (niveau activité), cet écran est uniquement un écran de consultation alimenté via l’écran Territoires. D’où l’importance de documenter correctement l’écran Territoires pour, non seulement indiquer avec précision quels sont les lieux impactés par les actions de l’Organisation, mais aussi afin de permettre cette agrégation par l’écran Région bénéficiaires et ce jusqu’au niveau le plus élevé de programmation. En effet, le Réalisé remonte du niveau 6 au niveau UNESCO (Racine).

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Saisie (Territoires)

Rappelez-vous que l’écran Territoires n’est disponible qu’au niveau 6. Pour sélectionner un Territoire, il vous faut le choisir parmi ceux qui sont connus du système.

Pour accéder à l’écran Territoires, cliquez sur le lien dans la colonne de droite. L’écran s’affichera dans la zone de saisie :

Choisissez tout d’abord la Catégorie de Territoires. Pour ce faire cliquez sur la flèche du

menu déroulant correspondant : puis sur la catégorie souhaitée. Une fois la catégorie sélectionnée, la liste des territoires afférents à la catégorie se chargera directement. Cette liste apparaît dans l’ordre alphabétique des appellations officielles en langue anglaise. Pour choisir celui que vous voulez, cliquez sur la flèche du menu déroulant

sous Sélection et cliquez sur le Territoire désiré.

Pour le sélectionner, cliquez sur la flèche Programmé : , le Territoire sélectionné, s’affichera dans le champ du dessous avec un X dans la colonne appropriée :

42

Il est bien entendu que vous pouvez impacter plus d’un Territoire par activité.

Si vous désirez supprimer un de vos choix, cliquez dessus puis sur la . Le Territoire disparaîtra de la liste de sélection. Après que vous ayez choisi un Territoire ; la zone Contenu dans (à gauche de votre écran) liste automatiquement les Groupes de Pays dans lequel est contenu le territoire que vous avez choisi. De même, la zone Contient (à droite de l’écran) liste les pays que contient le territoire que vous avez sélectionné. N’oubliez pas d’ vos saisies avant de quitter cet écran.

Les territoires que vous aurez enregistrés dans cet écran dans la colonne viendront automatiquement alimenter l’écran de Régions bénéficiaires de la région correspondante

dans la colonne de Programmation (pour le Niveau 6).

Règles de Gestion (Territoires)

- En période de Programmation , et tant que vous n’aurez pas demandé validation (tant que vous êtes en statut Rouge), vous pourrez modifier les informations déjà inscrites.

- En période de Suivi , vous serez tenus de remplir la colonne (uniquement pour le niveau 6) (voir 4-) Impact sur les Territoires). Si vous voulez modifier les

chiffres dans la colonne vous devrez procéder à une Reprogrammation (voir LA REPROGRAMMATION).

N.B. : Si vous désirez ajouter un Territoire à la liste existante, envoyez un courriel à [email protected]. Dans le cas où cet ajout poserait un problème, vous en serez immédiatement averti.


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5-) Groupes bénéficiaires

Par Groupe bénéficiaire, on entend toute personne impactée de manière positive par une mise en œuvre d’un programme de l’UNESCO.

Quand une activité s’adresse particulièrement à un ou plusieurs groupes bénéficiaires, il est important de les mentionner dans le but d’assurer un suivi global exprimant les impacts de l’UNESCO dans son ensemble. SISTER permet de mémoriser cette information et peut fournir des rapports aidant les organes directeurs à orienter l’organisation dans la direction adéquate.

Saisie

Pour faire apparaître un groupe bénéficiaire, il faut le choisir parmi ceux qui sont connus du système. Ils sont divisés en catégories. Chaque catégorie comporte une liste spécifique de groupes bénéficiaires.

Pour accéder à l’écran des « Groupes bénéficiaires » ; cliquez sur le lien

dans la colonne de droite. L’écran s’affichera dans la zone de saisie :

Pour choisir le Groupe bénéficiaire souhaité, il faut tout d’abord choisir la catégorie de celui-ci. Pour ce faire cliquez sur la flèche du menu déroulant correspondant :

puis sur la catégorie souhaitée.

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Une fois la catégorie sélectionnée, la liste des groupes bénéficiaires correspondants se chargera directement. Pour choisir celui que vous voulez, cliquez sur la flèche de la liste

déroulante et cliquez sur le groupe bénéficiaire désiré.

Pour le sélectionner, cliquez sur la flèche « programmé » : , le groupe bénéficiaire sélectionné, s’affichera dans la zone de sélection avec un X dans la colonne « Programmés »:

Si vous désirez supprimer un de vos choix, cliquez dessus et cliquez sur la corbeille. Le groupe bénéficiaire disparaîtra de la liste de sélection. Il est bien entendu que vous pouvez avoir plus d’un groupe bénéficiaire par activité.

N’oubliez pas d’ vos saisies avant de quitter cet écran.

Règles de Gestion

Cet écran est présent aux niveaux 5 et 6.


- En période de Suivi , vous serez tenus de remplir la colonne « Réalisés » (voir 5-) Impact sur les groupes bénéficiaires). Si vous voulez modifier les chiffres dans la

colonne « Programmés » vous devrez procéder à une Reprogrammation (voir LA REPROGRAMMATION).

N.B. : Si vous désirez ajouter une catégorie/un groupe bénéficiaire à la liste existante, envoyez un courriel à [email protected]. Dans le cas où cet ajout poserait un quelconque problème, vous en serez immédiatement averti.


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6-) Coopérations

SISTER reflète plusieurs sortes de coopérations possibles : - interne à l’UNESCO (via les écrans de Ressources en personnel : coopération

entre personnes, de Participations structurelles : coopération entre unités et de Liens avec d’autres éléments : coopération entre éléments),

- ou externe à l’Organisation (Partenaires).

Ressources en personnel

Cet écran est d'importance majeure pour le processus de programmation. Puisque le plus grand des coûts de l’UNESCO sont des coûts de personnel, il serait absurde de ne penser qu’en termes de dépenses directes lorsqu’on programme un élément. (Pour ne prendre que le cas des projets extrabudgétaires, la ressource apportée par l’UNESCO est justement souvent celle de son Personnel).

C'est pourquoi SISTER offre la possibilité de quantifier le coût du personnel impliqué dans la mise en œuvre d’un élément/d’un projet. En outre, ceci aide à donner une idée de la disponibilité, du profil et de la polyvalence de chacun le long de l’exercice biennal.

Par ailleurs, cet écran sera le lien naturel entre SISTER et le nouveau logiciel de gestion du Bureau des Ressources Humaines.

Le responsable est invité à choisir, dans la liste de personnel de l'UNESCO, les personnes avec qui il/elle souhaiterait travailler afin d'atteindre le résultat de son élément. Il a aussi la possibilité d’ajouter une personne ne figurant pas sur cette liste.

Il/elle dote chacune de ces personnes avec un rôle spécifique, sélectionné dans une liste pré rédigée. Il/elle indique une période (en jours) pendant lesquels une personne se consacre à la mise en œuvre de l’élément et donne une estimation du pourcentage de temps que cette personne devrait dédier à l’élément pendant cette période : un manager peut passer 2% de son temps tout le long de la durée de l’activité, un expert 100% de son temps pendant une semaine, un collègue 20% pendant plusieurs mois etc… Cette liste de personnes représente l’équipe se consacrant effectivement à l’élément.

Il est très important de faire de bonnes prévisions, puisqu'elles demeureront comme repère lorsque des exigences au cours de personnel seront discutées et mesurées au cours des opérations. Ceci doit être aussi fait pendant la phase d'exécution, afin de surveiller la mise en œuvre, d’ajuster si nécessaire et finalement de comparer la situation réelle à la programmation initiale.

Saisie

Pour sélectionner une personne comme membre de l’équipe, il est nécessaire que cette personne figure dans la liste SISTER. Si elle n’y figure pas, veuillez envoyer à [email protected] son Nom, Prénom, Titre, Unité, Grade et E-mail. Elle y sera ajoutée.

De même, si dans la liste des rôles proposé, vous n’en trouvez pas un qui corresponde à la tâche attribuée à un des membres de votre équipe, veuillez contacter [email protected] afin de créer celui qui convient.



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Pour accéder à l’écran « Ressources en personnel », cliquez sur le lien dans la colonne de droite. L’écran s’affichera dans la zone de saisie :

En premier lieu, il vous faut choisir le membre de l’équipe. Pour ce faire, tapez les premières lettres du nom de famille de la personne souhaitée dans le champ « Membre » et cliquez sur la loupe :

une fenêtre s’ouvrira affichant la liste des noms résultant de votre recherche

cliquez sur le nom souhaité puis sur

.


.

47

Une fois ce collègue sélectionné, il faut lui attribuer un rôle. Cliquez sur la flèche de la liste

déroulante correspondante et sur le rôle voulu.

N.B. : Les Rôles d’« Administrator for the PP » et d’« Evaluator for the PP » sont réservés aux requêtes du Programme de Participation.

A présent, il vous faut présumer la durée (en jour) et la quantité (en pourcentage) par rapport à cette durée, du travail de ce membre de l’équipe sur cet élément.

- Utilisez les champs et flèches à gauche de votre écran sous Programmé.

Tapez la durée d’emploi prévue de la personne concernée et le pourcentage de temps qu’elle consacrera durant cette période à l’activité (sans espace ni décimale) puis sélectionnez la personne en cliquant sur la flèche.

Une fois la personne sélectionnée, elle apparaît dans la zone de sélection avec le montant calculé (programmé) de son coût pour l’élément.

- N.B. : Pour modifier une saisie (tant que l’élément est en statut Rouge), cliquez sur la personne à modifier dans la zone de saisie et changez les chiffres la concernant puis sélectionnez-la de nouveau en utilisant la flèche.

- Pour supprimer une saisie (tant que l’élément est en statut Rouge), cliquez sur la personne à modifier et sur la corbeille.

- En bas de l’écran sont calculés directement les coûts totaux (fondés sur le coût standard) (programmés et réalisés) ainsi que le nombre de membres de l’équipe.

N’oubliez pas d’ vos saisies avant de quitter cet écran. Une fois remplies à votre niveau, les données sont agrégées et répercutées directement au niveau amont dans les cases Programmé (Cumul) (et Réalisé (Cumul)) en bas à gauche du même écran, ce qui permet un suivi global de l’emploi de la ressource humaine.

48

Règles de Gestion

Cet écran est présent à tous les niveaux.


- En période de Suivi , vous serez tenus de remplir la colonne « Réalisé » (voir 6-) Ressources en personnel effectives). Si vous voulez modifier les données de

programmation vous devrez procéder à une Reprogrammation (voir LA REPROGRAMMATION).

Participations structurelles

Dans cet écran le responsable doit indiquer les coopérations qu'il prévoit d’avoir avec d'autres unités ou Commissions nationales, nécessaires pour l'obtention des résultats de l'élément.

Il s'agit aussi bien de contributions qui n'impacteront pas le budget de l'élément (par exemple, une contribution "intellectuelle" avec d'autres unités) que de contributions pour lesquelles une dépense est prévue (par exemple les contrats passés avec les Commissions nationales).

Il est bien entendu que les fonds inscrits ici ne seront pas transférés de votre budget vers celui des unités en question. Ces fonds sont réservés dans le budget de l’activité pour les opérations relatives à l’élément.

Poursuivant la logique globale de programmation et de comparaison suite à l’exécution, il est souhaitable de saisir ces informations non seulement en période de programmation mais aussi lors du suivi.

Saisie

Les unités existantes internes à l’UNESCO sont divisées en quatre catégories : - hors Siège (Field Offices), - Siège (Headquarter), - Commissions nationales (National Commissions), - Instituts et Centres de l’UNESCO (UNESCO Institutes and Centres).

49

Pour accéder à l’écran de « Participations structurelles », cliquez sur le lien


Pour choisir l’unité souhaitée, il faut tout d’abord choisir la catégorie de celle-ci. Pour ce

faire cliquez sur la flèche du menu déroulant correspondant : puis cliquez sur la catégorie souhaitée. Une fois la catégorie sélectionnée, la liste des unités correspondantes se chargera directement avec leur rattachement. Pour choisir celui que vous voulez, cliquez sur la flèche

de la liste déroulante (soit celle du rattachement, soit celle du libellé de l’unité) et cliquez sur votre choix.

N.B. : Rappelez-vous qu’en tapant la première lettre du rattachement, vous serez acheminé directement sur le premier rattachement commençant par cette lettre.

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Pour le sélectionner, cliquez sur la flèche Programmé : . Dans le cas où cette coopération prévoit une dépense, sélectionnez l’unité puis tapez le montant prévu de la coopération (sans espace ni décimale) dans le champ prévu à cet effet et cliquez sur la flèche. L’unité s’affichera dans la zone de sélection avec le montant saisi dans la colonne appropriée :

Vous pouvez bien sûr coopérer avec plus d’une unité. Si vous désirez supprimer un de vos choix, cliquez dessus et cliquez sur la corbeille. L’unité disparaîtra de la liste de sélection.


Règles de Gestion

Cet écran est présent aux niveaux 5 et 6.

- En période de Programmation , et tant que vous n’aurez pas demandé validation (tant que vous êtes en statut Rouge), vous pourrez modifier les informations renseignées.

- En période de Suivi , vous serez tenus de remplir la colonne « Réalisé » au niveau 6 uniquement. L’unité enregistrée au niveau 6 en réalisé s’affichera automatiquement au niveau 5 (voir 7-) Participations structurelles effectives). Si vous voulez modifier vos données de programmation vous devrez procéder à une

Reprogrammation (voir LA REPROGRAMMATION).

51


Cette dernière fenêtre de coopération interne vous permet de lier les éléments entre eux : par exemple des activités hors Siège ayant des résultats connexes ou des projets extrabudgétaires en appui au programme régulier, que ce soit dans le même secteur ou non, ou encore des activités sur le même sujet (comme le SIDA) etc...

Saisie

Pour accéder à l’écran de « Liens avec d’autres éléments », cliquez sur le lien


Afin de lier votre élément à un autre, vous devez d’abord sélectionner cet élément. Pour ce faire, il faut le rechercher dans le système. Quatre critères de recherche sont à votre disposition :

- Le Code : assurez-vous que le bouton soit coché et tapez le code dans le champ prévu à cet effet.

- Le Numéro de projet extrabudgétaire : assurez-vous que le bouton soit coché et tapez le numéro de projet dans le même champ que précédemment.

- Le Responsable : tapez le nom du responsable dans le champ correspondant. - Le Libellé de l’élément de programmation : tapez le libellé (ou un des mots de

celui-ci) dans le champ correspondant.

Quel que soit votre critère de recherche, cliquez ensuite sur la loupe sur la même ligne pour lancer la recherche.

52

Les éléments correspondants à votre recherche s’afficheront dans la zone de résultat :

Pour sélectionner les éléments désirés, cliquez dessus (un par un) puis sur la flèche. Les éléments voulus glisseront dans la zone coopération :

Si vous désirez supprimer une coopération, cliquez sur l’élément concerné dans la zone de coopération puis sur la corbeille.

L’espace de « coopération demandée par » indique si le responsable d’un autre élément a proposé pour sa part de coopérer avec le vôtre.

Cet écran est disponible à tous les niveaux. N’oubliez pas d’ vos saisies avant de quitter cet écran.

N.B. : Dans chacune des zones citées, en cliquant sur un élément puis sur la loupe correspondante à droite de la zone, vous serez directement redirigé vers l’élément concerné sans repasser par l’arbre.

Règles de Gestion


- En période de Suivi , la mise à jour (si nécessaire) est possible à tous les niveaux.

53

Partenaires

L’UNESCO est amenée à coopérer avec des Partenaires extérieurs. Cette coopération est reflétée dans SISTER via l’écran Partenaires.

SISTER fournissant cette information il sera possible, entre autres, lors de la programmation de nouvelles activités de se renseigner sur les aptitudes des partenaires auparavant sollicités et de recourir, si besoin, à leur appui. Cette information est très utile pour produire des rapports à l’attention des organes directeurs.

Saisie

La procédure de saisie de cet écran est similaire à celle des Groupes Bénéficiaires. Pour entrer un Partenaire, il vous faut le choisir parmi ceux qui sont connus du système. Il sont sub-divisés en catégories. Chaque catégorie a une liste spécifique de Partenaires.

Pour accéder à l’écran « Partenaires » ; cliquez sur le lien dans la colonne de droite. L’écran s’affichera dans la zone de saisie :

Pour choisir le Partenaire souhaité, il faut tout d’abord choisir la catégorie de celui-ci. Pour ce faire cliquez sur la flèche du menu déroulant correspondant :

puis sur la catégorie souhaitée. Une fois la catégorie sélectionnée, la liste des Partenaires correspondants se chargera directement. Pour choisir celui que vous voulez, cliquez sur la flèche de la liste déroulante

et sur le Partenaire désiré.

54

Pour le sélectionner, cliquez sur la flèche Programmé : , le partenaire sélectionné s’affichera dans la zone de sélection avec un X dans la colonne « Programmés » :

Si vous désirez supprimer un de vos choix, cliquez dessus puis cliquez sur la corbeille. Le partenaire disparaîtra de la liste de sélection. Il est bien entendu que vous pouvez avoir plus d’un partenaire par activité.


Règles de Gestion Cet écran est présent aux niveaux 5 et 6.


- En période de Suivi , vous serez tenus de remplir la colonne « Réalisés » (voir 9-) Coopération effective avec les Partenaires.). Si vous voulez modifier les données de

programmation vous devrez procéder à une Reprogrammation (voir LA REPROGRAMMATION).

N.B. : Si vous désirez ajouter une catégorie/un partenaire à la liste existante, envoyez un courriel à [email protected]. Dans le cas où cette ajout poserait un problème, vous en serez immédiatement averti.


55

7-) Classification CEB

La coordination des agences des Nations Unies est assurée par le CCS : Conseil des chefs de Secrétariat des organismes des Nations Unies pour la coordination (CEB : Chief Executive Board).

SISTER affiche la liste des thèmes telle qu’elle est définie par le CEB. Cette liste ne peut être modifiée, et n'importe quelle activité de l’UNESCO devrait trouver une adéquation avec l’un des thèmes proposés.

Saisie

Pour accéder à l’écran « Classification CEB », cliquez sur le lien dans la colonne de droite. L’écran s’affichera dans la zone de saisie :

Vous sont proposés des grandes catégories de thèmes ; ex : « 140 Education » et des sous thèmes afférents à la catégorie ; ex : « 141 Education Policy and Planning ».

- Si l’un des sous thèmes ne correspond pas exactement à votre activité, sélectionnez le thème de la catégorie.

- Si plusieurs sous thèmes correspondent à votre activité, de même, sélectionnez le thème de la catégorie.

Pour sélectionner votre « thème », cherchez le dans la liste. Cliquez dessus puis sur la flèche. Il s’affichera alors dans la zone de sélection en dessous. Pour supprimer votre choix, cliquez dessus puis sur la corbeille. Vous n’avez la possibilité de ne sélectionner qu’un seul thème. N’oubliez pas d’ votre saisie avant de quitter cet écran.

Règles de Gestion Cet écran, présent au niveau 6 uniquement, peut être mis à jour durant toutes les périodes.

56

8-) Finance et Budget

Nous sommes en présence des écrans dits « financiers » de SISTER (Budget, Ventilation Codes objet-dépense). Les écrans de Suivi RP/Suivi EB sont explicités dans la partie correspondante (voir Suivi RP/Suivi EB).

Budget

Saisie

L’écran de « Budget » est disponible en cliquant sur le lien dans la colonne de droite. Une nouvelle fenêtre s’affiche à l’écran.

▲: C’est uniquement en période de Programmation , et tant que vous n’aurez pas demandé validation (tant que vous êtes en statut Rouge), et avant l’approbation des plans de travail que vous aurez la possibilité de saisir vos budgets dans cette fenêtre (uniquement pour le Programme régulier) :

- tapez vos chiffres sans espace ni décimale, - pour une activité financée par des fonds du Programme Régulier remplir les champs

pour les deux années du biennium.

Ce tableau ne peut en aucun cas contenir sur une même ligne au niveau activité des fonds provenant du Programme Régulier et des fonds Extrabudgétaires. Pour les Projets extrabudgétaires, est disponible dans l’écran de budget, le Total

Donateur : , pour plus amples informations referez-vous à la partie concernant les Règles spécifiques aux projets extrabudgétaires).

Règles de Gestion Cet écran est présent à tous les niveaux.

- C’est uniquement en période de Programmation , et tant que vous n’aurez pas demandé validation (tant que vous êtes en Statut Rouge), que vous pouvez le modifier.

- ▲: Le budget remonte du bas vers le haut : des activités (niveau 6) vers la Racine (niveau 0), donc si vous validez une activité sans que le budget y ait été saisi, cela reviendra à valider un budget nul.

La période de Programmation achevée, et les Plans de Travail validés par le Directeur Général, le Bureau du Budget vérifie une dernière fois la programmation par Grand Programme, Programme ou Sous-Programme. Une fois cette vérification confirmée, la programmation des Actions et activités est ipso facto adoptée. Les codes budgétaires que constituent les numéros d’activités sont alors transmis à FABS. L’exécution financière peut alors commencer (en principe dès le début du biennium).

57

Prenant l’exemple, en période de Programmation , d’un niveau 5 (avec éléments rattachés et élément amont) la fenêtre du budget se présente comme suit :

- Dans la synthèse (premier cadre supérieur), s’affichent les lignes suivantes (réparties par année du biennium et Total) :

Cette ligne reflète la référence courante.

Ligne « Prescrit » affiche le budget alloué par l’élément amont (Axe d’Action).

Ligne du budget « Demandé » en période de Programmation .

Ligne « Proposé » affiche la somme du budget des éléments aval (activités).

En période de suivi , vous verrez s’afficher le montant Réalisé (TOTAL DES DEPENSES = Commandes non-livrées + Dépenses).

N.B. : En période de Suivi , les trois lignes sont forcément égales après l’approbation des plans de travail.

- Dans le cadre inférieur s’affichent les mêmes informations par élément aval.

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Ventilation Codes objet-dépense

C’est ici que vous exprimez dans SISTER les modalités d’utilisation de vos fonds. Mis à part son utilité propre, cette information est nécessaire aux rapports du Bureau du Budget.

Saisie

Pour accéder à l’écran de la « Ventilation par codes objet-dépense » ; cliquez sur le lien


Pour choisir le code objet-dépense souhaité, il faut tout d’abord choisir la catégorie de celui-ci. Dans chacune des catégories sont disponibles des sous codes plus spécifiques.

Pour sélectionner la catégorie, cliquez sur la flèche du menu déroulant correspondant :

puis sur le code souhaité. Une fois la catégorie sélectionnée, la liste des sous codes correspondants se chargera directement. Pour choisir celui que vous voulez, cliquez sur la flèche de la liste déroulante

Code Objet-dépense puis sur le code désiré. (Vous pouvez garder le code « mère » correspondant à la catégorie).

59

Pour le sélectionner, cliquez sur la flèche Programmé . Tapez le montant ventilé sur ce code dans le champ prévu à cet effet (sans espace ni décimale) puis sélectionnez-le en cliquant sur la flèche. Le code et son libellé s’afficheront dans la zone de sélection avec le montant saisi dans la colonne Programmé :

▲: Le système calculera automatiquement le total de la ventilation. Il est évidemment impératif que ce total corresponde au total de votre allocation biennale courante pour le programme régulier et au TOTAL Donateur pour les projets extrabudgétaires.

- Si vous désirez supprimer un de vos choix, cliquez dessus et sur la corbeille. Le Code disparaîtra de la liste de sélection. - Si vous désirez modifier un de vos choix, cliquez dessus, modifiez le montant et cliquez sur la flèche. Le code réapparaîtra modifié dans la liste de sélection. N’oubliez pas d’ vos saisies avant de quitter cet écran.

Règles de Gestion

Cet écran est présent au niveau 6 uniquement.

- Une fois la période de Programmation terminée, vous ne pourrez plus modifier les données insérées dans la partie « Programmé » ; le système copiera automatiquement celles-ci dans la partie « Ajusté » de l’écran, pour vous permettre un suivi plus aisé.

- En période de Suivi , vous serez tenus de mettre à jour la partie « Ajusté », notamment lors d’un transfert d’allocation concernant votre activité (diminution ou augmentation du total de l’allocation).

60

9-) Validation

▲ : Les fonds ne pourront être alloués à votre activité que si elle est validée (Statut Vert) dans SISTER.

Demander Validation

La demande de validation est faite par le responsable de l’élément de programmation (dans notre cas celui de l’activité : Mme Responsable activité A).

Une fois tous les écrans renseignés, il vous faut demander validation à l’élément amont. Une fois la validation demandée, vous ne pourrez plus modifier votre élément. Vous êtes temporairement en statut Jaune : en attente de validation.

- En période de Programmation , vous pourrez à nouveau faire des modifications dans votre élément uniquement après que l’élément amont ait invalidé l’élément dont vous êtes responsable le faisant passer à nouveau en statut Rouge.

- En période de Suivi , selon les changements nécessaires (modification du descriptif, modification/suppression/création d’un résultat, modification de la

stratégie), vous pourriez devoir procéder à une Reprogrammation (voir LA REPROGRAMMATION). Le statut passe alors de Vert : (V : Validé) à Rouge : (EC : En cours de Programmation), une fois les modifications apportées, il faudra alors redemander la validation de l’élément et passer temporairement au statut Jaune : en attente de validation.

L’écran de Demande de validation est disponible en cliquant sur le bouton dans la colonne de droite.

L’écran « Message accompagnant la demande de validation » s’affichera dans la zone de saisie :

Message accompagnant la demande de validation

Il vous est demandé d’entrer un texte expliquant succinctement les raisons de votre demande de validation ; ce champ est obligatoire. Il constituera une prise explicite de responsabilité pour l’exécution de l’élément tel que proposé, s’il est validé.

61


Le statut de votre élément passera du Rouge (EC : en cours de programmation) au Jaune (AV : En attente de Validation).

▲: Si vous êtes en Statut Jaune vous ne pouvez effectuer aucune modification sur votre élément. Seule l’invalidation éventuelle amènera à faire des changements. La validation au contraire exige l’exécution de ce qui est prévu.

Valider/Invalider

La validation d’un élément se fait par le niveau amont. (Dans notre exemple, c’est M. Responsable Action A qui peut valider/invalider l’activité).

Pour valider ou invalider un élément rattaché cliquez sur son libellé dans la liste correspondante (dans la barre horizontale de votre élément). L’élément qui est en demande de validation apparaît en statut Jaune dans la liste des éléments rattachés :

En cliquant sur son libellé, l’élément rattaché concerné s’affichera dans la zone de saisie :

et vous aurez la possibilité soit de le soit de l’ (boutons disponibles en bas de la colonne de droite).

62

▲: - En période de Programmation , l’élément en cours ne peut demander sa validation que si tous ses éléments aval qui lui sont rattachés (excepté les projets extrabudgétaires pipelines et les requêtes PP) sont validés. Par conséquent, l’élément amont valideur est toujours lui-même en statut non validé (Rouge : en cours de Programmation) à cette étape.

- En période de Suivi , l’élément amont ne nécessite pas d’être lui-même invalidé pour valider l’élément aval.

Valider

En cliquant sur le bouton , une nouvelle fenêtre « Message accompagnant la validation » s’affichera :

Message accompagnant la validation

Entrez le message désiré, et cliquez sur le bouton de la même fenêtre.

Le statut de l’élément rattaché passera au Vert (V : Validé).

63

Invalider

En cliquant sur le bouton , une nouvelle fenêtre « Message accompagnant l’invalidation » s’affichera :

Message accompagnant l’invalidation

Entrez le message désiré expliquant les raisons pour lesquelles vous ne validez pas

l’élément et les modifications à apporter, et cliquez sur le bouton de la même fenêtre.

Le statut de l’élément rattaché passera au Rouge (En cours de Programmation).

64

10-) Lire/Ecrire des messages - Contact

Lire/Ecrire des messages

A chaque demande de validation, validation ou invalidation il vous est demandé d’entrer un texte expliquant les raisons de votre choix. Ce texte est transmis automatiquement sous la forme de message interne au responsable de l’élément concerné (élément amont s’il s’agit d’une demande de validation, élément même, s’il s’agit d’une validation/invalidation).

Cette fonction de message interne SISTER est utilisable à tout moment. Chaque responsable d’élément, et uniquement celui-ci, peut utiliser le bouton dans la colonne de droite.

En cliquant dessus, s'ouvre une nouvelle fenêtre vous demandant de choisir un interlocuteur parmi les responsables de l'élément amont et des éléments avals (le cas échéant), de consulter les messages relatifs au transferts de fonds ou encore ceux reçus via l’utilisation de l'écran Contact. Prenons l'exemple de l'Action à laquelle est rattachée l'activité de notre exemple :

Choisissez votre interlocuteur en cochant le bouton voulu puis cliquez sur le bouton de la même fenêtre.

65

L’historique des messages échangés avec l’interlocuteur choisi s’affichera dans la zone de saisie :

Dans la colonne s’affichent les messages envoyés par le responsable de l’élément amont.

Dans la colonne s’affichent les messages envoyés par le responsable de l’élément (vous-même).

Dans la colonne s’affichent les messages envoyés par le responsable de l’élément aval.

Dans cette fenêtre d’historique se trouve l’emplacement où vous pourrez taper votre message. Pour l’envoyer, cliquez sur le bouton dans la colonne de droite.

66

Contact

De la même façon est disponible à tous les niveaux et pour tout utilisateur le bouton

dans la colonne de droite.

Ce bouton vous permet à tout moment d’envoyer un message à l’administration de SISTER : - Administration technique (DIT), - Administration fonctionnelle (BSP), - Administration Financière (BB), - et au responsable de l’élément en question.

Pour choisir votre interlocuteur, cochez la case correspondante à celui-ci

puis tapez votre objet

et votre message

. Enfin cliquez sur le bouton de la même fenêtre.

67

LE SUIVI

La période de Suivi (ou de mise en oeuvre) commence dès le 1er jour du biennium concerné, ou, dans le cas où les plans de travail n’aient pas encore reçu l’approbation du Directeur Général, dès que celle-ci a été communiquée et confirmée par le Bureau du Budget. Pendant la période de Suivi les responsables des éléments de programmation à tous les niveaux sont tenus de renseigner dans SISTER toutes mises à jour concernant :

- le degré d’avancement des Résultats ainsi que les commentaires correspondants, - les Ressources en personnel effectives, - les Liens avec d’autres éléments de programmation.

Pour les Actions (Niveau 5) et les activités (Niveau 6), le Suivi consiste à : - exprimer l’impact sur les Groupes bénéficiaires, - indiquer la coopération effective avec les Partenaires.

Pour les activités (Niveau 6) uniquement, le Suivi consiste en outre à : - ajuster la ventilation par codes objet-dépense des fonds dépensés (en cas de

transfert budgétaire), - exprimer l’impact sur les Sujets prioritaires, - exprimer l’impact sur les Territoires, - indiquer la coopération effective avec les unités de l’UNESCO : Participations

structurelles, - mettre à jour le cas échéant la Classification CEB de votre activité.

Certains écrans ou des parties d’écrans sont réservés aux opérations relatives au suivi de la mise en œuvre. Ci-dessous vous trouverez les indications nécessaires pour renseigner correctement les informations demandées. Vous pouvez assurer le Suivi de vos éléments en conservant votre Statut Vert : (validé).

68

1-) Suivi des documents attachés et sites Web attachés Le suivi des documents et sites Web attachés (sur la page du Descriptif de l’élément) se fait à tous les niveaux.

Sur cette page de descriptif, vous pouvez insérer des documents (provenant de la base UNESCO.doc) ou des liens vers des sites Internet ou Intranet. Pour ce faire, soit :

- cliquez sur le lien , ou, - descendez avec la flèche de l’ascenseur.

L’écran de gestion des documents sera alors disponible. Deux cas sont possibles :

- vous avez déjà attaché un document à votre élément, - vous n’avez pas attaché de documents à votre élément.

69

Vous avez déjà attaché un document à votre élément

La liste des documents attachés s’affiche alors à votre écran ; . En cliquant sur le bouton s’ouvrira la fenêtre correspondante :

Pour attacher un nouveau document à votre élément, donnez-lui un titre (dans le champ

prévu) par exemple « SISTER » et saisissez l’adresse où

l’on peut le trouver puis cliquez sur le bouton de la même fenêtre.


Pour le modifier ou le supprimer, cliquez sur le lien en bleu de celui-ci puis sur le bouton correspondant / . Une fois terminé, cliquez sur le bouton . Vous n’avez pas attaché un document à votre élément

Le message suivant s’affiche alors à votre écran : , en cliquant sur le bouton s’ouvrira la fenêtre correspondante :

Pour attacher un document à votre élément, donnez-lui un titre (dans le champ prévu) par

exemple « Site Web du Breda » et

saisissez l’adresse où l’on peut le trouver puis cliquez sur le bouton de la même fenêtre.

70


Pour le modifier ou le supprimer, cliquez sur le lien en bleu de celui-ci puis sur le bouton correspondant / . Une fois terminé, cliquez sur le bouton .

71

2-) Avancement des résultats et commentaires

Le suivi s’effectue à tous les niveaux.

Avancement/Obtenu

En période de programmation, en tant que responsable de l’élément, vous avez fourni une estimation du degré d’avancement des résultats pour toute la durée de la mise en œuvre ainsi que les critères d’évaluation de ceux-ci.

En période de suivi, vous êtes tenu d’indiquer le pourcentage de réalisation de ces résultats ainsi que des informations sur les critères effectivement utilisés lors de l’évaluation de l’état d’avancement et sur les raisons des éventuelles différences entre l’attendu et l’obtenu. Cette évaluation sera rendue publique en remplissant le graphe Obtenu. Il va de soi que les indicateurs jouent un rôle important dans le processus de suivi, mais ceux-ci ne doivent pas être considérés de façon dogmatique. Le système est conçu sur le principe de confiance faite aux capacités d’évaluation et au professionnalisme des responsables eux-mêmes.

Pour ce faire, cliquez sur le titre du résultat. Maintenant, vous pouvez accéder au lien d’avancement/obtenu et de commentaires soit :

- en cliquant sur les liens (en bleu) et , - en utilisant la flèche de l’ascenseur.

Obtenu

En période de suivi, vous devez indiquer le pourcentage de résultat obtenu dans la colonne « % de réalisation ». Afin de créer le graphe « Obtenu », insérez les pourcentages sans espace ni décimale. Dans cette colonne, il vous est possible de saisir le pourcentage de réalisation pour le trimestre précédent et le trimestre en cours, d’où la nécessité de faire le suivi du résultat à terme échu. N.B. : Le système ne permet pas qu’une estimation Obtenu au trimestre N soit inférieure à celle du trimestre N-1 et, de ce fait, inscrit par défaut pour les trimestres futurs la valeur du dernier trimestre saisie.

72

Commentaires

La zone de Commentaires, sert à donner des informations sur les critères utilisés par le responsable de la mise en œuvre dans son évaluation de l’état d’avancement du résultat et à

interpréter toutes différences entre l’attendu et l’obtenu en période de Suivi . C’est une zone de saisie texte. Tapez vos commentaires.

N’oubliez pas de cliquer sur pour sauvegarder vos modifications avant de quitter cet écran. La courbe se construira d’elle-même.

Obtenu

73

3-) Impact sur les Sujets prioritaires Le suivi s’effectue au niveau 6 uniquement.

Cliquez sur le lien (affiché dans la zone de saisie et aussi dans la colonne de droite). L’écran s’affichera dans la zone de saisie :

Insérez les chiffres (sans espace ni décimales) dans la colonne . N’oubliez pas d’ vos saisies avant de quitter cet écran.

La colonne remplie au niveau 6 par les Responsables en période de Suivi s’affiche automatiquement aux autres niveaux suivant la logique de moyenne pondérée des éléments aval (voir Sujets Prioritaires).

74

4-) Impact sur les Territoires Le suivi s’effectue au niveau 6 uniquement.

Pour accéder à l’écran « Territoires », cliquez sur le lien dans la colonne de droite. L’écran s’affichera dans la zone de saisie :

Deux cas sont possibles : - le territoire a déjà été sélectionné en période de Programmation, - le territoire n’a pas été sélectionné en période de Programmation.

Le territoire a déjà été sélectionné en période de Programmation Une méthode de sélection rapide vous est offerte, en effet, si vous avez déjà sélectionné un Territoire en Programmation et que vous souhaitez le choisir aussi en Réalisé, en cliquant

dessus puis sur , il sera sélectionné automatiquement. Il ne vous reste plus qu’à utiliser

la flèche pour le faire apparaître dans le champ en dessous.


75

Le territoire n’a pas été sélectionné en période de Programmation Pour sélectionner un territoire, il faut tout d’abord choisir la Catégorie de Territoires. Pour ce faire cliquez sur la flèche du menu déroulant correspondant :


Une fois la catégorie sélectionnée, la liste des territoires afférents à la catégorie se chargera directement. Cette liste apparaît dans l’ordre alphabétique des appellations officielles en langue anglaise. Pour choisir celui que vous voulez, cliquez sur la flèche du menu déroulant

sous Sélection et cliquez sur le Territoire désiré.

Pour le sélectionner, cliquez sur la flèche Réalisé : , le Territoire sélectionné, s’affichera dans le champ du dessous avec un X dans la colonne appropriée :

Si vous désirez supprimer un de vos choix, cliquez dessus puis sur la . Le Territoire disparaîtra de la liste de sélection. Il est bien entendu que vous pouvez impacter plus d’un Territoire par activité. N’oubliez pas d’ vos saisies avant de quitter cet écran.

▲ : Les informations relatives aux territoires que vous aurez enregistrés dans cet écran

sous viendront automatiquement se cumuler au niveau de l’écran de « Régions bénéficiaires » de la région correspondante sous (le recalcul se fait jusqu’au Niveau Racine : UNESCO).

76

5-) Impact sur les groupes bénéficiaires

Le suivi s’effectue aux niveaux 5 et 6.

Pour faire apparaître un groupe bénéficiaire, il faut le choisir parmi ceux qui sont connus du système. Ils sont divisés en catégories. Chaque catégorie comporte une liste spécifique de groupes bénéficiaires.

Pour accéder à l’écran des « Groupes bénéficiaires » ; cliquez sur le lien


Deux cas sont possibles : - le groupe bénéficiaire a déjà été sélectionné en période de Programmation, - le groupe bénéficiaire n’a pas été sélectionné en période de Programmation.

Le groupe bénéficiaire a déjà été sélectionné en période de Programmation Choisissez le groupe bénéficiaire en cliquant dessus

puis sur la flèche . Le groupe bénéficiaire sélectionné, s’affichera dans la zone de sélection avec un X dans la colonne « Réalisés » :


77

Le groupe bénéficiaire n’a pas été sélectionné en période de Programmation

Pour choisir le groupe bénéficiaire souhaité, il faut tout d’abord choisir la catégorie de celui-ci. Pour ce faire cliquez sur la flèche du menu déroulant correspondant :


Une fois la catégorie sélectionnée, la liste des groupes bénéficiaires correspondants se chargera directement. Pour choisir celui souhaité, cliquez sur la flèche de la liste déroulante

et cliquez sur le groupe bénéficiaire désiré.

Pour le sélectionner, cliquez sur la flèche réalisé , le groupe bénéficiaire sélectionné, s’affichera dans la zone de sélection avec un X dans la colonne « Réalisés ».

Si vous désirez supprimer un de vos choix, cliquez dessus et cliquez sur la corbeille. Le groupe bénéficiaire disparaîtra de la liste de sélection. N’oubliez pas d’ vos saisies avant de quitter cet écran.

78

6-) Ressources en personnel effectives Le suivi s’effectue à tous les niveaux.

Pour accéder à l’écran « Ressources en personnel », cliquez sur le lien dans la colonne de droite. L’écran s’affichera dans la zone de saisie :

Lors de la Programmation vous avez proposé une équipe pour la mise en œuvre de l’élément avec la prévision du temps que les différentes personnes allaient devoir y dédier. En période de Suivi il vous faut indiquer la durée (en jour) et la quantité (en pourcentage) par rapport à cette durée, du travail effectif sur cet élément de chaque personne ayant participé à la mise en oeuvre. Deux cas sont possibles :

- la personne a déjà été sélectionnée en période de Programmation, - la personne n’a pas été sélectionnée en période de Programmation.

79

La personne a déjà été sélectionnée en période de Programmation

Choisissez la personne en cliquant sur son nom affiché dans la zone de sélection, et insérez la durée durant laquelle cette personne travaille à l’élément et le pourcentage de temps qu’elle y consacre durant la période (sans espace ni décimale) en utilisant les champs et

flèches à droite de votre écran sous Réalisé . La personne sélectionnée apparaîtra dans la zone de sélection avec le coût qu’elle représente pour l’élément (réalisé). N’oubliez pas d’ vos saisies avant de quitter cet écran. La personne n’a pas été sélectionnée en période de Programmation

Pour sélectionner une personne comme membre de l’équipe, il est nécessaire que cette personne soit dans la liste SISTER. Si elle n’y figure pas, veuillez envoyer à [email protected] son Nom, Prénom, Titre, Unité, Grade et E-mail. Elle sera ajoutée à la liste.

De même, si dans la liste des rôles proposée, vous n’en trouvez pas un qui corresponde à la tâche attribuée à un des membres de votre équipe, veuillez contacter [email protected] afin de créer celui qui convient.

En premier lieu, il vous faut choisir le membre de l’équipe. Pour ce faire, tapez les premières lettres du nom de famille de la personne souhaitée dans le champ « Membre » et cliquez sur la loupe :

une fenêtre s’ouvrira affichant la liste des noms résultant de votre recherche

cliquez sur le nom souhaité puis sur

. Le nom complet viendra remplacer les lettres que vous aurez saisies auparavant :

.



80

Le collègue sélectionné, il faut lui attribuer un rôle. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante

correspondante et sur le rôle voulu.

N.B. : Les Rôles d’« Administrator for the PP » et d’« Evaluator for the PP » sont réservés aux requêtes du Programme de Participation.

A présent, il vous faut indiquer la durée (en jour) et la quantité (en pourcentage) par rapport à cette durée, du travail effectif de ce membre de l’équipe sur cet élément. Utilisez les

champs et flèches à droite de votre écran sous Réalisé .

Tapez la durée durant laquelle cette personne travaille à l’élément et le pourcentage de temps qu’elle y consacre durant la période (sans espace ni décimale) puis sélectionnez la personne en cliquant sur la flèche. Une fois cette personne sélectionné, elle apparaîtra dans la zone de sélection avec le coût qu’elle représente pour l’élément (réalisé).

Si vous désirez supprimer un de vos choix, cliquez dessus et cliquez sur la corbeille. La personne disparaîtra de la liste de sélection.

En bas de l’écran sont calculés directement les coûts totaux (fondés sur le coût standard) (programmés et réalisés) ainsi que le nombre de membres de l’équipe.

N’oubliez pas d’ vos saisies avant de quitter cet écran. Une fois remplies à votre niveau, les données sont agrégées et répercutées directement au niveau amont dans les cases Réalisé (Cumul) (et Programmé (Cumul)) en bas à gauche du même écran (voir Ressources en personnel).

81

7-) Participations structurelles effectives

Le suivi s’effectue au niveau 6 uniquement. Pour accéder à l’écran de « Participations structurelles », cliquez sur le lien


Deux cas sont possibles : - l’unité coopérante a déjà été sélectionnée en période de Programmation, - l’unité coopérante n’a pas été sélectionnée en période de Programmation.

L’unité coopérante a déjà été sélectionnée en période de Programmation

Pour la choisir, cliquez dessus dans la zone de sélection

puis utilisez la partie Réalisé de l’écran. Entrez sans espace ni décimale le montant effectif de la coopération et cliquez sur la flèche. L’unité s’affichera dans la zone de sélection avec le montant saisi dans la colonne appropriée :


82

L’unité coopérante n’a pas été sélectionnée en période de Programmation Pour choisir l’unité souhaitée, il faut tout d’abord choisir la catégorie de celle-ci. Pour ce

faire cliquez sur la flèche du menu déroulant correspondant : puis cliquez sur la catégorie souhaitée. Une fois la catégorie sélectionnée, la liste des unités correspondantes se chargera directement avec leur rattachement. Pour choisir celui qui convient, cliquez sur la flèche de

la liste déroulante (soit celle du rattachement, soit celle du libellé de l’unité) et cliquez sur votre choix.

N.B. : Rappelez-vous qu’en tapant la première lettre du rattachement, vous serez acheminé directement sur le premier rattachement commençant par cette lettre.

Pour le sélectionner, cliquez sur la flèche Réalisé : . Dans le cas où cette coopération a engendrée une dépense, sélectionnez l'unité puis tapez le montant effectif de la coopération (sans espace ni décimale) dans le champ prévu à cet effet et cliquez sur la flèche correspondante. L’unité s’affichera dans la zone de sélection avec le montant saisi dans la colonne appropriée :

Ces fonds reflètent une coopération avec cette unité.

Si vous désirez supprimer un de vos choix, cliquez dessus et cliquez sur la corbeille. L’unité disparaîtra de la liste de sélection. Vous pouvez bien sûr coopérer avec plus d’une unité. N’oubliez pas d’ vos saisies avant de quitter cet écran.

83

8-) Liens avec d’autres éléments de programmation

En période de Suivi , la mise à jour, si nécessaire, est possible à tous les niveaux. Pour accéder à l’écran de « Liens avec d’autres éléments », cliquez sur le lien


Afin de lier votre élément à un autre, vous devez d’abord sélectionner cet élément. Pour ce faire, il faut le rechercher dans le système. Quatre critères de recherche sont à votre disposition :

- Le Code : assurez-vous que le bouton soit coché et tapez le code dans le champ prévu à cet effet.

- Le Numéro de projet extrabudgétaire : assurez-vous que le bouton soit coché et tapez le numéro de projet dans le même champ que précédemment.

- Le Responsable : tapez le nom du responsable dans le champ correspondant. - Le Libellé de l’élément de programmation : tapez le libellé (ou un des mots de

celui-ci) dans le champ afférent.

Quel que soit votre critère de recherche, cliquez ensuite sur la loupe sur la même ligne pour lancer la recherche.

84

Les éléments correspondants à votre recherche s’afficheront dans la zone de résultat :

Pour sélectionner les éléments désirés, cliquez dessus (un par un) puis sur la flèche. Les éléments voulus glisseront dans la zone coopération :

Si vous désirez supprimer une coopération, cliquez sur l’élément concerné dans la zone de coopération puis sur la corbeille.

L’espace de « coopération demandée par » indique si le responsable d’un autre élément a proposé de coopérer avec le vôtre.


85

9-) Coopération effective avec les Partenaires Le suivi s’effectue aux niveaux 5 et 6. Pour entrer un Partenaire, il vous faut le choisir parmi ceux qui sont connus du système. Il sont sub-divisés en catégories. Chaque catégorie a une liste spécifique de Partenaires.

Pour accéder à l’écran « Partenaires » ; cliquez sur le lien dans la colonne de droite. L’écran s’affichera dans la zone de saisie :

Deux cas sont possibles : - le partenaire a déjà été sélectionné en période de Programmation, - le partenaire n’a pas été sélectionné en période de Programmation.

Le partenaire a déjà été sélectionné en période de Programmation Choisissez le partenaire en cliquant dans la zone de sélection

puis sur la flèche . Le Partenaire sélectionné, s’affichera dans la zone de sélection avec un X dans la colonne « Réalisés » :


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Le partenaire n’a pas été sélectionné en période de Programmation

Pour choisir le Partenaire souhaité, il faut tout d’abord choisir la catégorie de celui-ci. Pour ce faire cliquez sur la flèche du menu déroulant correspondant :

puis sur la catégorie souhaitée. Une fois la catégorie sélectionnée, la liste des Partenaires correspondants se chargera directement. Pour choisir celui souhaité, cliquez sur la flèche de la liste déroulante

et sur le Partenaire désiré.

Pour le sélectionner, cliquez sur la flèche Réalisé , le Partenaire sélectionné, s’affichera dans la zone de sélection avec un X dans la colonne « Réalisés » :

Si vous désirez supprimer un de vos choix, cliquez sur la corbeille. Le partenaire disparaîtra de la liste de sélection. Il est bien entendu que vous pouvez avoir plus d’un partenaire par activité. N’oubliez pas d’ vos saisies avant de quitter cet écran.

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10-) Classification CEB La coordination des agences des Nations Unies est assurée par le CCS : Conseil des chefs de Secrétariat des organismes des Nations Unies pour la coordination (CEB : Chief Executive Board).

SISTER affiche la liste des thèmes telle qu’elle est définie par le CEB. Cette liste ne peut être modifiée, et n'importe quelle activité de l’UNESCO devrait trouver une adéquation avec l’un des thèmes proposés.

En période de Suivi , la mise à jour, si nécessaire, s’effectue au niveau 6.

Pour accéder à l’écran « Classification CEB », cliquez sur le lien dans la colonne de droite. L’écran s’affichera dans la zone de saisie :

Cet écran peut être mis à jour durant toutes les périodes. Pour changer le choix fait lors de la programmation (ou lors de mises à jour précédentes), il est nécessaire de supprimer le choix fait précédemment en cliquant dessus puis sur la corbeille (un seul choix est possible). Il sera ensuite nécessaire de faire un nouveau choix. L’écran vous propose des grandes catégories de thème ; ex : « 140 Education » et des sous thèmes afférents à la catégorie ; ex : « 141 Education Policy and Planning ».

- Si l’un des sous thèmes ne correspond pas exactement à votre activité, sélectionnez le thème de la catégorie.

- Si plusieurs sous thèmes correspondent à votre activité, de même, sélectionnez le thème de la catégorie.

Pour sélectionner votre « thème », cherchez le dans la liste. Cliquez dessus puis sur la flèche. Il s’affichera alors dans la zone de sélection en dessous. Vous n’avez la possibilité de ne sélectionner qu’un thème. N’oubliez pas d’ vos saisies avant de quitter cet écran.

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11-) Ventilation par codes objet-dépense des fonds dépensés (en cas de transfert budgétaire) Le suivi s’effectue au niveau 6 uniquement. Pour accéder à l’écran de la « Ventilation par codes objet-dépense » ; cliquez sur le lien

dans la colonne de droite.

La ventilation que vous aurez saisie en période de Programmation est copiée dans la partie ajustée de votre écran :

Deux cas sont possibles :

- le code sur lequel vous voulez ajuster le budget a déjà été sélectionné en période de Programmation,

- le code sur lequel vous voulez ajuster le budget n’a pas été sélectionné en période de Programmation.

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Le code sur lequel vous voulez ajuster le budget a déjà été sélectionné en période de Programmation Pour modifier la ventilation sur ce code, cliquez dessus dans la zone de sélection

et modifiez le budget ventilé en utilisant la partie Ajusté .

Tapez sans espace ni décimale le montant à ventiler puis cliquez sur la flèche. Le nouveau montant viendra remplacer l’ancien dans la zone de sélection.

▲: Le système calculera automatiquement le total de la ventilation. N’oubliez pas d’ vos saisies avant de quitter cet écran. Le code sur lequel vous voulez ajuster le budget n’a pas été sélectionné en période de Programmation Pour choisir le Code objet-dépense souhaité, il faut tout d’abord choisir la catégorie de celui-ci. Dans chacune des catégories sont disponibles des sous codes plus spécifiques.

Pour sélectionner la catégorie, cliquez sur la flèche du menu déroulant correspondant :

puis sur le code souhaité.

Une fois la catégorie sélectionnée, la liste des sous codes correspondants se chargera directement. Pour choisir celui que vous voulez, cliquez sur la flèche de la liste déroulante

Code Objet-dépense puis sur le code désiré. (Vous pouvez garder le code « mère » correspondant à la catégorie).

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Pour le sélectionner, utilisez la partie Ajusté .

Tapez le montant ventilé sur ce code dans le champ prévu à cet effet (sans espace ni décimale) puis sélectionnez-le en cliquant sur la flèche. Le code et son libellé s’afficheront dans la zone de sélection avec le montant saisi dans la colonne Ajusté :

▲: Le système calculera automatiquement le total de la ventilation.

- Si vous désirez supprimer un de vos choix, cliquez dessus puis sur la corbeille. Le Code disparaîtra de la liste de sélection. - Si vous désirez modifier un de vos choix, cliquez dessus, modifiez le montant et cliquez sur la flèche. Le Code réapparaîtra modifié dans la liste de sélection.


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12-) Finance et budget Budget

En période de Suivi , les modifications concernant les allocations se font via d’autres écrans comme celui de la « Reprogrammation Budgétaire ».

Une fois les fonds alloués à votre activité et en période de suivi , vous serez tenu informé du montant Réalisé :

TOTAL DES DEPENSES= Commandes non-livrées + Dépenses qui s’affichera en dessous du total de votre allocation.

Prenant l’exemple, en période de Suivi , d’un niveau 5 (avec éléments rattachés et élément amont) la fenêtre du budget se présente comme suit :

- Dans la synthèse (premier cadre supérieur), s’affichent les lignes suivantes (réparties par année du biennium et Total) :

Cette ligne reflète la référence courante.

Ligne « Prescrit » affiche le budget alloué par l’élément amont (Axe d’Action).

Ligne du budget « Demandé » en période de Programmation .

Ligne « Proposé » affiche la somme du budget des éléments aval (activités).

En période de suivi , vous verrez s’afficher le montant Réalisé (TOTAL DES DEPENSES= Commandes non-livrées + Dépenses).

N.B. : En période de Suivi , les trois lignes sont forcément égales après l’approbation des plans de travail.

- Dans le cadre inférieur s’affichent les mêmes informations par élément aval.

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Suivi RP/Suivi EB L’écran de Suivi RP (pour les activités du Programme Régulier) / Suivi EB (pour les projets Extrabudgétaires) est disponible en cliquant sur les liens dans la colonne de droite.

Une nouvelle fenêtre s’affiche dans la zone de saisie (pour illustrer, prenons l’exemple d’une activité ayant reçue une allocation) :

N.B. : Le suivi RP/EB des éléments aval est aussi disponible lorsque après avoir cliqué sur

un élément de votre liste des éléments rattachés, vous cliquez sur le lien .

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C’est un écran de consultation uniquement qui vous fournit les informations suivantes :

Allocation =

Total Dépenses (Commande non-livrées + Dépenses ) + Fonds Disponibles

- ALLOCATION : Budget du biennium (budget année 1 (2002 pour le 31 C/5) + budget année 2 (2003 pour le 31 C/5)).

- ALLOCATION ANNUELLE : Allocation pour l’année en cours. (Allotment : Budget Annuel dans FABS).

Pour accéder à l'écran de détail des Allocations et Allocation annuelle, cliquez sur le lien Allocation ou Allocation annuelle sous la colonne correspondante.

- COMMANDES NON-LIVREES : (Undelivered Orders (Engagement)).

Pour accéder à l'écran de détail des Commandes non-livrées, cliquez sur le lien Commandes non-livrées sous la colonne correspondante.

- FONDS DISPONIBLES : (Available Funds). - DEPENSES : (Expenditures) : Commandes livrées.

Pour accéder à l'écran de détail des Dépenses, cliquez sur le lien Dépenses sous la colonne correspondante.

Ces trois dernières informations remontent de FABS tous les matins à 4:00.

N.B. : Pour l’instant ne reviennent de FABS que le total des Commandes non-livrées, et des Dépenses. Prochainement, cette interface FABS-SISTER sera complétée afin d’obtenir le détail des opérations (comme précédemment via le Mainframe).

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LA REPROGRAMMATION

La reprogrammation n’est possible qu’en période de Suivi . Il est possible de faire une distinction entre deux sortes de reprogrammation : reprogrammation qualitative et reprogrammation budgétaire. Ces deux opérations ont des procédures différentes et doivent être faites séparément.

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1-) Reprogrammation qualitative La reprogrammation qualitative a lieu ponctuellement lorsque les réalités de la pratique conduisent à ce que la mise en oeuvre s’éloigne de la programmation. C’est notamment vrai si les conditions posées au départ pour la réalisation du résultat convenu changent de façon significative (variables exogènes et/ou altération budgétaire significative). Personne en effet ne peut demeurer comptable de résultats dont les conditions d’obtention ont changé substantiellement. Il faut donc reformuler résultats, stratégies, etc…

Il est nécessaire de passer par une reprogrammation lorsque, en période de suivi, et alors que notre élément se trouve en statut Vert : validé dans l’arbre de SISTER, nous voulons :

- créer un nouvel élément rattaché, - modifier le descriptif d’un élément existant, - modifier ou supprimer un résultat d’un élément existant, - modifier la stratégie d’un élément existant.

Afin de procéder à une reprogrammation il est nécessaire d’auto invalider l’élément (l’élément passe alors en statut Rouge dans l’arbre de SISTER).

Auto invalidation d’un élément

Le bouton auto invalidation d’un élément n’est disponible qu’en période de Suivi . Seul, le responsable de l’élément peut s’auto invalider. Connecté en tant que responsable de l’élément, vous disposez du bouton dans la colonne sur votre droite. Ce bouton n’apparaît pas lorsque la personne qui se connecte à l’élément n’en est pas le responsable.

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En cliquant sur celui-ci, l’élément passe alors logiquement du statut « Validé » (Vert) au statut « En cours de programmation » (Rouge). A ce moment là, et tant que votre élément restera invalidé, lorsque vous y accéderez vous

serez alerté par le message . En cliquant sur OK, vous pourrez procéder à votre reprogrammation. Une fois l’élément auto invalidé les règles pour le renseignement des écrans ne diffèrent aucunement de celles relatives à la période de Programmation. En fonction des changements à effectuer, veuillez donc vous référer aux parties du manuel correspondantes.

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2-) Reprogrammation budgétaire

La reprogrammation budgétaire est faite par le responsable de l’élément et ne concerne que le niveau 6. Elle s’opère aux niveaux 4 et 5 et impacte les éléments de niveau 6 correspondants. Elle concerne les cas suivants :

- transfert de fonds d’un ou plusieurs codes budgétaires à un ou plusieurs codes existants ou à créer,

- transfert de fonds sur un même code de l’année 1 à l’année 2 ou vice versa, - contribution financière (RP Contribution, ex-donation) par un organe externe.

▲: Cette reprogrammation budgétaire ne concerne que le Programme Régulier. (Pour les projets extrabudgétaires, referez-vous à la partie qui traite des Règles Spécifiques aux projets extrabudgétaires). Par ailleurs, cet écran ne concerne pas le Programme de Participation, où les transferts sont effectués au Niveau 2. Pour plus amples informations, veuillez vous référer à la partie qui traite des Ecrans Spécifiques : Programme de Participation.

Cet écran n’est disponible qu’aux Niveaux 4 et 5. Si vous avez besoin d’effectuer un transfert entre Axe d’Action ou au-dessus, il vous faut contacter le Bureau du Budget (en fonction du transfert souhaité, l’approbation du Conseil Exécutif peut-être nécessaire).

La reprogrammation budgétaire ne peut se faire que si l’élément de niveau 5 (ou 4) et les éléments de niveau 6 concernés sont validés (statut Vert). C’est seulement à ce moment là

qu’apparaît le lien .

Saisie

Contactez votre Administrateur ou vérifiez dans FABS la disponibilité des fonds concernés par le transfert. Pour accéder à l’écran de Reprogrammation budgétaire, cliquez sur le lien


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▲: L’information doit être entrée autant de fois qu’un code budgétaire est concerné par le transfert :

- pour un transfert d’un code à un autre, deux codes sont concernés, le code émetteur et le code receveur : l’information est à entrer deux fois.

- pour un transfert d’une année à l’autre sur le même code, un seul code est concerné : l’information n’est à entrer qu’une fois.

- pour une RP Contribution, un seul code est concerné : l’information n’est à entrer qu’une fois.

▲: Un transfert de code à code se doit d’avoir un solde égal à zéro. Seules les RP contribution ont un solde différent de zéro.

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Transfert d’un code à l’autre

Prenons l’exemple de M Responsable Action A qui désire transférer $ 15,000 de l’activité 17111101SIS (de 2002) vers l’activité 17111102SIS $ 10,000 en 2002 et $ 5,000 en 2003 : Code Budgétaire 2002 2003 17111101SIS -15 000 17111102SIS +10 000 5 000

Code émetteur

N.B. : De préférence, toujours commencer votre saisie par le code émetteur.

Les champs suivants sont à renseigner :

- Code budgétaire : la liste des codes budgétaires/activités où vous avez la possibilité d’effectuer des transferts se charge automatiquement. Choisissez le code émetteur du transfert, pour cela cliquez sur la flèche de la liste

déroulante correspondante et sélectionnez le code souhaité en cliquant dessus.

- Liste des éléments de programme rattachés : Après avoir sélectionné le code

budgétaire, son libellé s’affichera directement dans ce champ. Ce libellé n’est pas modifiable.

Via un courriel au Bureau du Budget (copie à votre Administrateur), vous pouvez faire modifier le libellé de l’activité (le bureau du Budget opère le changement dans FABS et en informe l’équipe SISTER pour qu’elle l’opère dans SISTER). Prochainement, une interface FABS-SISTER viendra compléter celles existantes pour automatiser cette procédure.

- Type de l’élément : Après avoir sélectionné le code budgétaire, le type de l’élément

s’affichera directement dans ce champ (il n’est pas modifiable).

Liste (non exhaustive) des types d’élément du Programme Régulier Type

(Fund Type de FABS) Elément

001 Activité 002 Office 6 003 FO Operating cost 004 ADG Operating Cost 005 Requête du Programme de Participation / Activité PP 006 RP Contribution 007 Carry Over funds 008 UK Contribution

100

- Allocation / Allocation 2002 ($) / Allocation 2003 ($) : De la même manière, une fois le code sélectionné, ces champs sont remplis automatiquement par le système.

- Montant du transfert : Indiquez (sans espace ni décimale) le montant que vous souhaitez transférer du code et sur quelle année. Si vous diminuez une allocation n’oubliez pas d’inscrire le signe – (moins) devant votre montant.

- Purpose/Objet : Entrez la raison du transfert. A titre d’exemple, prenons le cas d’une décentralisation : Décentralisation à Bamako pour un séminaire de formation des Commissions Nationales pour la région Afrique francophone (17-21 Mars 2003).

- Référence : Entrez les références de tous documents afférents au transfert : mémo, courriel ou encore Receipt Voucher Number pour les RP contribution. Reprenant le même exemple, la référence serait : E-mail de DIR/BAM daté du 13.02.2003.

Une fois les champs renseignés, cliquez sur la flèche pour sélectionner votre choix.

Il vous faut vérifier que le montant de votre transfert est inférieur ou égal à vos Fonds disponibles, dans le cas contraire, le message d’alerte suivant s’affichera :

101

Une fois que vous aurez cliqué sur la vous verrez apparaître dans la zone de sélection, le code budgétaire émetteur du transfert avec un récapitulatif de ses allocations annuelles et des transferts demandés.

En bas de l’écran s’afficheront automatiquement les informations financières (allocation ; allocations annuelles et fonds disponibles) « Ancien : avant transfert » et « Nouveau : après transfert » concernant ce même code.

N.B. : La corbeille est toujours disponible ; au cas où vous vous seriez trompé de code, cliquez sur le code à supprimer dans la zone de sélection puis sur la corbeille.

Code receveur

Rappel : Les informations sont à saisir autant de fois qu’un code est concerné. Il faut à présent renseigner les champs concernant le code receveur.

- Code budgétaire : Choisissez le code budgétaire receveur du transfert. Procédez de la même manière

que pour le code émetteur .

- Liste des éléments rattachés : le libellé s’affichera directement dans ce champ.

- Type de l’élément : Le type s’affichera directement dans ce champ .

- Allocation / Allocation 2002 ($) / Allocation 2003 ($) : Ces champs sont remplis automatiquement par le système (si vous allouez une activité pour la première fois, ces champs sont nuls pour l’instant).

- Montant du transfert : Indiquez (sans espace ni décimale) le montant que vous souhaitez transférer à ce code et sur quelle année.

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- Purpose/Objet : Entrez la raison du transfert. Si la raison est la même que celle décrite dans le champ du code émetteur, en cliquant sur le bouton copier/coller

correspondant (juste à droite du champ Purpose) celle ci se recopiera automatiquement.

- Référence : Entrer les références de tous documents afférents au transfert ; mémo, courriel ou encore Receipt Voucher Number pour les RP contribution. De la même manière, si les références sont les mêmes que celles décrites dans le champ du code

émetteur, en cliquant sur le bouton copier/coller (à gauche du champ Référence) celles ci se recopieront automatiquement.

Une fois les champs renseignés, cliquez sur la flèche pour faire apparaître votre choix dans la zone de sélection. Vous y verrez apparaître en plus du code émetteur, le code receveur du transfert avec le même récapitulatif de ses allocations annuelles et des transferts demandés.

En bas de l’écran s’afficheront automatiquement les informations financières (allocation ; allocations annuelles et fonds disponibles) « Ancien : avant transfert » et « Nouveau : après transfert » concernant ce même code.

103

▲ : Avant d’ , vérifiez que le solde du transfert (dernière colonne de la ligne TOTAL) soit bien égal à zéro.

Dans le cas contraire, le système vous alertera par le message d’erreur suivant :

De même, il vous faut vérifier que le montant de votre transfert est inférieur ou égal à vos Fonds disponibles :

Une fois que vous aurez cliqué sur le bouton , le message suivant vous

demandant validation s’affichera à votre écran ,

cliquez sur OK pour enregistrer vos transferts. A ce moment là, le message de confirmation suivant s’affichera :

Une fois la reprogrammation budgétaire enregistrée :

- les activités impactées par le transfert passent automatiquement au statut Rouge l’Action (ou l’Axe d’Action) aval de même afin de pouvoir réviser la ventilation par codes objet-dépense ainsi que les écrans qualitatifs.

- un courriel (dans SISTER (via la fonction Lire et Ecrire des Messages) et dans la messagerie personnelle Outlook) est envoyé aux responsables des activités impactées par les transferts (en plus et en moins) et au responsable de l’Action (ou de l’Axe d’Action).

- un autre courriel (de groupe) est envoyé à l’Administrateur concerné et au Bureau du Budget qui devra valider la demande de transfert. Ce courriel contiendra les éléments suivants : le nom de l’initiateur, le montant qu’il veut transférer et les codes budgétaires impliqués.

▲: Les activités devront être validées par l’Action pour que le Bureau du Budget puisse valider ce transfert. N’oubliez pas de mettre à jour les informations de programmation si la reprogrammation budgétaire a un impact sur cette dernière.

Alors de deux choses l’une :

- ou bien le Bureau du Budget approuve l’opération, un message est alors envoyé attestant que le transfert est effectif dans FABS et les éléments restent validés (Vert dans SISTER).

- ou bien le Bureau du Budget refuse l’opération et annule le transfert : un message est aussi envoyé, ni SISTER ni FABS ne sont impactés.

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Transfert d’un même code d’une année à l’autre

De la même manière, cliquez sur le lien . Ce cas ne concerne qu’un seul code. Saisissez le montant avec – (moins) sous l’année de laquelle vous diminuez l’allocation et saisissez le même montant sous l’année vers laquelle vous transférez les fonds : Prenons l’exemple d’un transfert de 2002 vers 2003 de $ 5,000 sur l’activité 17111101SIS. L’écran se présentera comme suit :

Contribution financière

Pour procéder à l’allocation d’une contribution financière, procédez de la même manière ; sélectionnez le code de la Contribution que vous aurez créée et renseignée au préalable, puis saisissez le montant dans l’année correspondante.

N.B : Le Bureau du Budget peut en cas d’urgence (et seulement en cas d’urgence) créer un code pour les contributions via le module ADM (module de travail du Bureau du Budget au sein de SISTER). Dans ce cas le spécialiste recevant la contribution devra fournir au Bureau du Budget comme d’habitude les documents nécessaires concernant la réception de la contribution (lettre, imprest de DCO/TRS etc…) ainsi que l’Action sous laquelle le responsable veut que la contribution soit ajoutée.

105

ECRANS ET REGLES DE GESTION SPECIFIQUES

Dans cette partie sont développés:

- les écrans spécifiques de SISTER du Programme de Participation, - les règles de gestion spécifiques de création des projets extrabudgétaires dans

SISTER, - le traitement spécifique des Instituts.

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Ecrans spécifiques : Programme de Participation

Les requêtes du Programme de Participation s’apparentent dans SISTER au niveau 6 et sont appelées activités PP.

Structure du Numéro de requête

Le Numéro de requête suit la logique du code budgétaire jusqu’à un certain point pour ensuite correspondre à la structure de l’arbre de SISTER.

A titre d’exemple, nous allons regarder en détail la structure d’un numéro de requête du 31 C/5 : 18343708POA.

1 8 3 4 3 7 08 POA A B C D E F GH III

A : Numéro du Biennium (dans la stratégie à moyen terme : 1er, 2ème, 3ème)





Titre III-& IV

C : Le Programme de Participation est dans SISTER le troisième programme du Major Grouping VIII ; C=3 (pour le 31 C/5) : tous les numéros de requête commencent ce biennium par 183 (1 pour le biennium, 8 pour le Major Grouping, 3 pour le Programme de Participation).

D : Régions du Programme de Participation Code Description 1 VIII.3.1. Asia and the Pacific 2 VIII.3.2. Arab States 3 VIII.3.3. Europe 1 4 VIII.3.4. Europe 2 5 VIII.3.5. Africa 6 VIII.3.6. Latin America and the Caribbean 7 VIII.3.7. ONG 8 VIII.3.8. Reserve 9 VIII.3.9. Emergency Assistance

Le code 18343708POA concerne forcément une requête de l’Europe 2.

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E : Répartition par région des pays de manière alphabétique : Prenant l’exemple de la région Europe 2 la répartition est faite comme suit : Code Description 1 VIII.3.4.1. Europe 2 / Reserve 2 VIII.3.4.2. Liste alphabétique des pays de A à E 3 VIII.3.4.3. Liste alphabétique des pays de F à P 4 VIII.3.4.4. Liste alphabétique des pays de R à Y

Le code 18343708POA concerne une requête de l’Europe 2, d’un pays compris dans la liste alphabétique de F à P des pays de la région.

▲: La répartition alphabétique est évidemment différente d’une région à l’autre.

F : « Numéro » du pays (Action PP) : suivant l’ordre alphabétique. N.B. : Pour le 32 C/5, ce numéro sera à deux chiffres (FF), le premier étant obligatoirement zéro.

GH : Numéro de priorité de la requête du pays (0 à 12).

III : Rattachement administratif : CODE DU PAYS : POA symbolise la Pologne.

La requête 18343708POA concerne une requête de priorité 8 de la Pologne (pays de la région Europe 2) du Programme de Participation du 31 C/5.

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Procédure d’intégration des requêtes PP dans SISTER

La section du Programme de Participation (PPE) est chargée de l’intégration des requêtes dans SISTER. Puis le responsable de la région au sein de la section, envoie la requête (et les documents afférents à celle-ci) au Bureau Exécutif du Secteur chargé de son évaluation. Le Bureau Exécutif transmet à l’évaluateur au sein de son secteur les codes d’accès (Nom d’Utilisateur et Mot de Passe SISTER propres à l’UCE (Unité de Coordination et d’Evaluation)).

Evaluation des Secteurs

Il est convenu qu’en tant qu’évaluateur vous ayez accédé à la requête et vérifié que votre UCE en est le responsable.

Evaluation

Cliquez sur le lien dans la colonne verticale sur la droite .

Saisissez votre évaluation avec le montant (le cas échéant votre refus). N’oubliez pas d’ vos saisies avant de quitter cet écran.

Ressources en personnel

Cliquez sur le lien dans la colonne verticale sur la droite. Apparaît alors dans la zone de saisie, l’écran correspondant avec une personne déjà sélectionnée : DIR/EO avec le rôle d’Administrator for the PP pour une durée de 14 jours à 100% de son temps. Comme indiqué dans la partie Coopération/Ressources en personnel, choisissez votre nom (dans la liste), votre rôle en tant qu’Evaluator for the PP avec les mêmes durées et pourcentage (100% de 14 jours) et sélectionnez-vous en utilisant le champ Programmé

.


109


Cliquez sur le lien dans la colonne de droite et sélectionnez (comme indiqué précédemment) l’unité/la section/la division du secteur qui est renforcée par la requête. N’oubliez pas d’ vos saisies avant de quitter cet écran.


Cliquez sur le lien de la colonne de droite et sélectionnez (comme indiqué précédemment) les éléments/projets extrabudgétaires qui seront renforcés par la requête. N’oubliez pas d’ vos saisies avant de quitter cet écran.

Sujets Prioritaires

Cliquez sur le lien de la colonne de droite et entrez, le cas échéant, les pourcentages pour chacun des sujets impactés. N’oubliez pas d’ vos saisies avant de quitter cet écran.

Ventilation par codes objet-dépense

Cliquez sur le lien de la colonne de droite et sélectionnez le code désiré. Cela correspond à la nature de l’assistance faite par l’évaluateur.

▲: Ce pourquoi il vous faut faire une différenciation, au moment du choix de votre code, selon qu’il s’agisse:

o de Contribution Financière, o ou de Mise en oeuvre par le Secteur.

CONTRIBUTION FINANCIERE MISE EN OEUVRE PAR LE SECTEUR

Code Libellé COD Code Libellé COD 861 Financial Contribution for

Conferences, meetings 871 Conferences, meetings

862 Financial Contribution for Training seminar or courses

872 Training seminars or courses

863 Financial Contribution for Supplies and equipment

873 Supplies and equipment (purchased by UNESCO)

864 Financial Contribution for Fellowships, study grants

874 Fellowships (placed through UNESCO services)

865 Financial Contribution for Consultants 875 Consultants (hired by UNESCO) 866 Financial Contribution for Publication,

transfer, reproduction 876 Publications, translations,

reproduction

Ces codes sont réservés aux requêtes du Programme de Participation.

▲: Cet écran aura déjà été renseigné par PPE dans sa partie Programmé, il est indispensable qu’en tant qu’évaluateur vous saisissiez vos données en utilisant le champ

Ajusté .


110

Ecran requête PP

Cliquez sur le lien de la colonne de droite. (Ce lien n’est disponible que pour les activités PP). S’affichera alors dans la zone de saisie l’écran correspondant (antérieurement renseigné par PPE) :

Sur cet écran sont disponibles plusieurs informations saisies par PPE concernant la requête ; à savoir :

- la , la date de réception de la requête, - l’impact géographique de la requête : NAT : National, REG : Régionale, ou INT :

Interrégional ,

- s’il s’agit d’une requête d’Aide d’Urgence (Emergency Assistance),

- de quelle région la requête provient :

- les pays qui soutiennent la requête (le cas échéant)

- : les secteurs renforcés par la requête.

- : les paragraphes du C/5 renforcé(s) par la requête.

- , le montant demandé par le pays.

111

Vous devez alors indiquer le type d’assistance que vous préconisez, en cliquant dans la case appropriée sous Evaluator (le visa se déplacera de lui-même) :


Rapport requête PP

Le lien n'est disponible qu'après avoir cliqué auparavant sur le lien

. Dès que vous aurez cliqué dessus, une nouvelle fenêtre s'ouvrira ; celle de la Fiche PP :

Ce rapport récapitule sur un même support toutes les informations saisies par la section PPE. Outre celles explicitées dans l’écran requête PP, ces informations concernent :

- les Sujets prioritaires (Priority Groups), - l’impact géographique de la requête (Ecran Territoires), - l’administrateur PP (chef du Bureau Exécutif dans l’écran Ressources en personnel), - les partenaires (dans le cas d’une ONG), - la nature de l'assistance faite par le demandeur (dans la partie programmé de la

ventilation par codes objet-dépense), - la date d’initialisation de la requête introduite dans le champ consignes à la création

de la requête PP. N.B. : Dans le champ Descriptif de l’élément de la requête PP, la section PPE aura saisi les

clauses d’acceptation (Clause d’acceptation : OUI) et les plans de travail s’ils sont présents dans les documents envoyés par le demandeur.

Ce rapport récapitule aussi toutes les informations saisies par l’évaluateur.

112

Après vérification par l’évaluateur, ce rapport est à faire signer par l’ADG du secteur avant de le renvoyer à la section PPE. N.B : Pour imprimer le rapport ; utilisez la fonction Imprimer de votre navigateur.

Comité et Décision du DG

▲: Quel que soit le type de requête, l’évaluateur ne doit pas modifier les informations. Dans le cas où une requête approuvée serait mise en œuvre par le secteur, l’évaluateur devient responsable de la requête. Il devra alors la renseigner comme toute activité, en prenant soin de ne pas effacer les informations déjà présentes. Il suffit pour cela de passer à la ligne dans les champs texte.

Rapport d’évaluation pour les contributions financières

Dans le cas des requêtes approuvées où l’assistance est une contribution financière, un rapport d’activité émanant du pays est envoyé à PPE dans les deux ans suivant l’allocation des fonds. A réception de ce rapport, PPE le transmet à l’évaluateur PP du secteur afin que ce dernier l’évalue.

Celui-ci entre dans SISTER et accède à la requête concernée.

Il clique sur le lien puis indique si ou il accepte l’évaluation du pays en cliquant sur le bouton correspondant.

Enfin, il saisit son évaluation dans la zone texte prévue à cet effet et clique sur le bouton avant de quitter cet écran.

Dans SISTER, à la simple vision de l’arbre, on comprend donc : - qu’une requête validée (statut Vert) avec comme responsable une personne de la

section PPE, a été approuvée par le DG et qu’il s’agit d’une contribution financière. - qu’une requête validée (statut Vert) avec comme responsable l’évaluateur (toute

personne de l’UNESCO en dehors de la section PPE), a été approuvée par le DG et qu’elle est mise en œuvre par le Secteur.

- qu’une requête validée (statut Vert) avec comme responsable l’UCE, a été approuvée par le DG, qu’il s’agit d’une contribution financière et que l’évaluation de celle-ci a été faite.

113

Règles spécifiques aux projets extrabudgétaires

Les projets extrabudgétaires seront désormais intégrés dans SISTER et ceci au niveau activité (pour le 31 C/5).

Deux cas de figures sont envisageables : - le secteur initialise le projet pipeline, deux possibilités en découlent :

- projet pipeline proposé par le secteur, - et projet pipeline proposé par le donateur.

- BB/EXB crée directement un projet via le module ADM de SISTER

SISTER

Numéro de projet Total donateur (les données qualitatives sont à remplir)

Transfert

FABS

Module FM (Fund Management) Numéro de projet Total donateur Dépenses/commandes non livrées (engagement)

Entrée par les Secteurs

Création du Projet dans SISTER par l’UCE

Pour le 31 C/5, les projets extrabudgétaires étant créés au niveau activité, ils sont forcément rattachés à une Action. Le responsable du projet pipeline à financer demande à son Unité de Coordination (UCE) de créer le pipeline en précisant :

- le nom du responsable, - l’intitulé du pipeline, - l’unité exécutante / rattachement administratif du projet, - les dates prévues de début et de fin du projet.

L’ UCE crée le pipeline selon le chemin suivant : Grouping: Executive Office of Sector//Sub-Grouping : Coordination Unit// Office 4 : Pipeline for (Sector) Extra-budgetary projects//Office 5 : Pipeline for (Sector) Extra-budgetary projects proposed by the Sector Prenons ici l’exemple d’un projet Extrabudgétaire Education (responsable Mme Responsable a) à créer sous l’Action « Policy papers and Sector Analytical Report » code 11111100EEO.

Dans SISTER (pour le 31 C/5), cela se traduira de la manière suivante :

l’UCE accède à l’Office 5 “Pipeline for ED Extra-budgetary projects proposed by the Sector” code 15514200EEO et clique sur le bouton . Pour créer un élément attaché, la méthode est la même que celle décrite au paragraphe 1-) Créer un élément rattaché.

L’UCE renseigne les champs suivants : - le type de fonds : il faut choisir Projet Extrabudgétaire EB en cliquant sur la flèche de

la liste déroulante correspondante .

114

- Le type de l’élément : il faut choisir « Pipeline Extrabudgetary Project » dans la liste

des Extrabudgétaires chargée automatiquement. Pour le sélectionner, cliquez sur la flèche de la liste déroulante correspondante.

(EB) Extrabudgetary Project

- le libellé du projet Pipeline à saisir dans le champ correspondant.

- le nom du Responsable et du Suppléant (l’Administrateur en charge du projet). Ces deux informations sont obligatoires. Tapez les premières lettres du nom de famille de la personne souhaitée dans le champ correspondant et cliquez sur la loupe :

une fenêtre s’ouvrira affichant la liste des

noms résultant de votre recherche , cliquez sur le nom

souhaité puis sur le bouton de la même fenêtre. Le nom complet viendra remplacer les lettres que vous aurez saisies auparavant :

.

- l’unité exécutante/rattachement administratif dans la liste déroulante. Pour ce faire cliquez sur la flèche prévue à cet effet, puis cherchez le :

- soit en utilisant l’ascenseur, - soit en tapant la première lettre de l’unité/rattachement souhaité (ce qui fera défiler automatiquement la liste à partir de la première unité commençant par cette lettre), enfin cliquez sur l’unité choisie.

Le libellé de l’unité s’affichera dans le champ correspondant. Dans notre exemple, l’unité est EEO,

- le Numéro de projet Pipeline est généré directement par le système après enregistrement du projet.

- les date de début et date de fin de la mise en oeuvre prévue de votre activité en suivant le format jj/mm/aaaa.

115

- les consignes.

Une fois tous les champs renseignés, n’oubliez pas de sauvegarder vos entrées en cliquant sur le bouton dans la colonne de droite.

Suivi du Projet Pipeline par le Responsable de Projet

L’UCE avise le responsable de la création du pipeline et lui remet le numéro du projet pipeline qui est donné automatiquement par le système.

Le responsable va sur l’arborescence de programmation, clique sur « Numéro de projet extrabudgétaire », et remplit le numéro de pipeline (dans notre exemple le 35878).

. Ensuite il clique sur la loupe.

116

L’écran de l’élément correspondant au projet pipeline créé s’affiche :

Le responsable renseigne, comme indiqué dans les chapitres précédents, au moins les écrans de :

- Descriptif, - Résultat, - Stratégie, - Ventilation codes objet-dépense, - Territoires, - Classification CEB, - et Liens avec d’autres éléments.

▲: l’écran « Liens avec d’autres éléments » revêt ici une importance primordiale puisque c’est ici que le responsable indique à quelle Action il veut que son Projet soit rattaché. Afin de saisir cette information, referez vous au chapitre Liens avec d’autres éléments.

117

Dans notre exemple, cela se traduit par la sélection de l’Action 11111100EEO.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton puis saisissez le code 11111100EEO dans le

champ prévu à cet effet puis cliquez sur la loupe

correspondante sur la droite S’affichera dans la zone de résultat l’élément correspondant à votre recherche :

Pour le sélectionner, cliquez dessus puis sur la flèche. Il glissera dans la zone coopération.

N’oubliez pas d’ .

118

Enfin cliquez sur le lien dans la colonne de droite sur l’écran et saisissez le budget nécessaire pour la mise en place du projet.

Taper vos chiffres (sans espace ni décimale), et d’ .

▲: Vos chiffres sont à saisir dans les colonnes correspondant aux ressources extrabudgétaires. Ce tableau ne peut en aucun cas contenir sur une même ligne des fonds pour le Programme Régulier et des fonds Extrabudgétaires au niveau activité.

Terminer la procédure de saisie en n’oubliant pas de .

119

Validation du Projet Pipeline

- Soit il y a un donateur proposé par le spécialiste du programme du secteur ou c’est un donateur qui propose le projet, auxquels cas BB, BSP et ERC/CFS se réunissent pour voir si le projet rentre dans le cadre de compétence et les priorités de l’UNESCO. ERC/CFS vérifie l’accord avec le donateur. Au cas où il n’y aurait pas d’accord, ERC/CFS a la charge d’établir un nouvel accord.

- Soit il n'y a pas de donateur et dans ce cas BB, BSP et ERC/CFS se réunissent pour voir si le projet rentre dans les compétences et les priorités de l’UNESCO. Dans ce cas ERC/CFS indique si selon lui le projet pourra être financé par un donateur et lequel.

Dans les deux cas le comité fait une recommandation à l’ADG du secteur via SISTER en cochant la case prévue à cet effet.

L’ADG accepte ou non le projet. Si l’ADG du secteur accepte, alors l’UCE valide le projet dans SISTER, (pour le faire passer en statut Vert). Referez-vous au chapitre Valider / Invalider du présent manuel. Si l’ADG du secteur refuse, alors l’UCE invalide le projet (celui-ci repasse en Statut Rouge : En cours de Programmation).

N.B : Un projet « pipeline » est détruit au bout d’un an.

Transformation du Projet pipeline en Projet Extrabudgétaire

Dans le cas où le projet a été validé.

Supposons que le spécialiste de programme a déjà rempli dans SISTER les champs nécessaires (date, type, division, responsable, administrateur et notamment l’Action sous lequel le projet doit figurer). Ce dernier aura aussi fourni au Bureau du Budget tous les éléments nécessaires pour effectuer le transfert (c’est-à-dire le numéro de pipeline).

Le Bureau du Budget transforme le Projet pipeline en Projet Extrabudgétaire, et met à jour si besoin les informations suivantes :

- Le code définitif du Projet,

- le type de projet extrabudgétaire, - le nom de l’AO responsable, - les mises à jour de budget (Total Donateur, Budget annuel), - le code CEB/CCS, - la région, - les dates de début et de fin, - et la division (unité exécutante/rattachement administratif).

120

Dès l’enregistrement des modifications : - 1. Deux courriels sont envoyés automatiquement au Responsable de Projet, à

l’Administrateur responsable et à DIT dans la messagerie SISTER et dans la messagerie personnelle Outlook.

- 2. Mise à jour du projet pipeline dans SISTER : Le numéro pipeline est remplacé par le numéro définitif du projet. Le projet apparaît ainsi en statut Vert : Validé dans la bonne branche (dans notre exemple le projet se trouvera rattaché dans l’arborescence sous l’Action 11111100EEO), et les informations sont mises à jour dans SISTER. Un courriel de mise à jour dans SISTER et FABS est aussi envoyé.

Les données qui vont être transférées à FABS sont : - le numéro de projet, - le type d’extrabudgétaire, - le total donateur, - la division (unité exécutante/rattachement administratif), - l’intitulé, - les dates de début et de fin du projet.

N.B. : - La partie allocation annuelle dans FABS ne sera pas mise à jour via SISTER car la mise à jour est faite sous PS (Project System : Module de FABS) et il n’y a aucune interface entre SISTER et PS pour l'instant. - Pour les comptes spéciaux, comme il n’y a pas d’allocation fixe, il faut mettre à jour l’allocation totale dans SISTER.

Création par le Bureau du Budget du projet Extrabudgétaire

Ceci est valable dans le cas où il n’y a pas de projet pipeline : comme les comptes spéciaux, compte de revenu et FITOCA.

Il faut qu’au préalable la personne (Spécialiste du programme) via son administrateur donne au Bureau du Budget les éléments suivants :

- le numéro d’Action sous lequel le projet doit être intégré, - l’intitulé du projet, - le responsable, - l’AO responsable, - le rattachement administratif de la division qui met en œuvre le projet, - les dates de début et de fin du projet, - les territoires impactés, - et le code CEB.

Le Bureau du Budget crée le Projet dans SISTER avec le code qui lui correspond. Une fois la création effectuée :

- le projet apparaît dans SISTER sous son Action de rattachement en statut Rouge : En cours de Programmation.

- un courriel est envoyé sous SISTER (Lire/Ecrire des messages) et via la messagerie Outlook au Responsable du Projet, à l’Administrateur, à DIT et à ERC/CFS.

N.B.: - Il appartiendra au Bureau du Budget de rentrer les allocations annuelles (Allotment) et de refléter toute révision budgétaire demandée par le responsable via ADM. - Les comptes FITOCA seront intégrés dans SISTER sous BOB, DCO et CFS. - Les comptes revenus seront intégrés dans SISTER sous DCO à priori.

Les codes vont ensuite être automatiquement créés dans FABS.

Pour des projets qui durent plus de 2 ans, le responsable du projet Extrabudgétaire devra remplir dans l’écran « Descriptif de l’élément » une case dans laquelle il mettra le code de l’Action du biennium suivant sous lequel le projet doit être rattaché. Ainsi le projet extrabudgétaire sera copié automatiquement par SISTER sous l’Action précisée lors du passage au nouveau biennium. Nous pourrons donc à la fois avoir la vision d’un biennium qui contient le Programme Régulier et les projets Extrabudgétaires et avoir la vision par projet.

121

Traitement spécifique aux Instituts

Le principe d’autonomie caractéristique des Instituts concerne non seulement leur information dite « financière » : (allocations et gestion administrative de projets ) mais aussi leurs informations « qualitatives » : Descriptif (Antécédents), Résultats et Stratégie.

Informations Qualitatives

Ces dernières sont présentes dans le C/5 à un niveau élevé : le niveau Instituts (Niveau 3) pour les Instituts de l’Education et jusqu’au Niveau Axe d’Action pour UIS : l’Institut des Statistiques.

A la fin de la période de Programmation , les Instituts de l’Education sont validés par ADG/ED, et UIS par ADG/ODG.

Leur intégration dans SISTER, et ce jusqu’au niveau activités, permet : - comme pour toutes les autres activités de l’UNESCO de programmer leur élément et

d’en faire le suivi, - d’utiliser les possibilités statistiques et de rapports du système afin de répondre aux

demandes du Secrétariat et de leur propre Conseil, - d’assurer le lien entre leurs activités et celles des programmes.

Dans SISTER, cela se traduira par la présence de tous les projets des Instituts ; qu’ils soient financés par :

- le Programme Régulier (et leur mode de gestion financière spécifique), - les fonds Extrabudgétaires gérés par l’UNESCO, - ou les fonds Extrabudgétaires non gérés par l’UNESCO.

Traitement Financier

« Programme Régulier » et son mode de gestion financière spécifique

Lors de la validation des Instituts à la fin de la période de Programmation, le Bureau de Budget attribue leurs Allocations aux Instituts (allocation annuelle en début d’année) et effectue un transfert de la totalité de celle-ci d’un compte du Programme Régulier à un compte Extrabudgétaire rendant ainsi toutes les activités de Programme Régulier des projets extrabudgétaires (du point de vue gestion administrative).

L’Administrateur de l’Institut devient responsable à part entière de la gestion de ce compte Extrabudgétaire : pour chaque activité ; L’AO de l’Institut crée cette nouvelle activité/projet et fait un transfert du compte extrabudgétaire vers ce nouvel élément spécifique aux Instituts : les EB Institutes.

N.B : La saisie dans SISTER est similaire à celle évoquée dans le manuel à la différence que lors de la création il faut préciser que le type de l’élément rattaché de niveau 6 est un

Extrabudgétaire et qu’il s’agit d’un EB Institutes :

.

De ce fait l’Administrateur de l’Institut a en plus des fonctions usuelles d’un Administrateur le profil identique à celui d’un Administrateur du Bureau du Budget à savoir la création et l’allocation de Projets Extrabudgétaires.

122

Fonds Extrabudgétaires non gérés par l’UNESCO

L’AO de l’Institut crée également des Projets extrabudgétaires qui ne sont pas gérés par l’UNESCO. Ces projets suivent les mêmes règles de gestion que les Fonds en dépôt. Dans ce cas aussi ; l’Administrateur de l’Institut possède le profil d’administrateur du Bureau du Budget. Ses projets sont des EB Institutes.

Fonds Extrabudgétaires gérés par l’UNESCO

Les Instituts, en plus des EB Institutes, ont aussi des projets Extrabudgétaires gérés de manière habituelle comme les autres projets extrabudgétaires de l’UNESCO.

Illustration :

Comme vous pouvez le voir si dessus, (pour le 31 C/5) sous une même Action de l’IBE : Bureau International d’Education de l’UNESCO sont rattachés :

- des EB institutes, provenant de l’Allocation Annuelle (commençant par 186 exemple : 186DEV6032),

- des EB institutes, financés par des fonds non gérés par l’UNESCO (commençant par 189 exemple : 189FRA6012),

- des Projets extrabudgétaires courants (exemple : 551INT1011).

123

EDITER LE RAPPORT

Si vous souhaitez imprimer un rapport complet comprenant tous les écrans de SISTER d’un élément, accédez à l’élément en question et dans la colonne de droite cliquez sur le bouton

.

Une fenêtre s’ouvrira :

Edition d’un rapport

Utilisez la fonction imprimer de votre navigateur pour imprimer votre rapport.

N.B. : Cette possibilité est offerte à toute personne ayant accès à SISTER.

124

LEXIQUE

Légende des sigles du manuel

▲: Attention !!

: indique que vous êtes en période de Programmation.

: indique que vous êtes en période de Suivi.

: indique que vous êtes en phase de Reprogrammation.

Rappel : - Pour tous renseignements ou demande de formation, vous pouvez envoyer un email

a l'équipe SISTER [email protected]. - Application Internet, SISTER accepte donc la fonction de rafraîchissement de page

(touche Ctrl et lettre R appuyée en même temps sur votre clavier). - Les champs texte de SISTER sont compatibles avec les fonctions Copier (Ctrl + C),


Lexique des écrans de SISTER

Rappel du Logical Framework : Logical Framework (et ses quatre concepts principaux)

Le But qui définit le « pourquoi », à quelles fins et demeure par lui-même de manière durable. Le Propos qui doit être défini à partir de ce but et préciser le « pour quoi faire », Le Produit qui représente ce qui va advenir comme fruit des actes projetés et qui doit satisfaire le propos fixé. Il constitue le « quoi ». L’Acte qui représente ce que l’on accomplit pour produire le produit et constitue le « Comment ? ».

Ecran Fonction

Budget Ecran de saisie, où l'on indique les allocations annuelles souhaitées pour le biennium (et où l’on visualise le Total Donateur pour les projets Extrabudgétaires).

Classification CEB/CCS

La classification CEB (liste de thèmes auxquels est attaché un numéro), permet de lier les activités de l'UNESCO à celle des Nations Unies dans leur ensemble. Cette liste officielle est non modifiable. Cet écran de choix n'est présent qu'au niveau 6, et chaque activité doit trouver dans la liste le thème qui lui est afférent.

Consignes Ecran de saisie, où l'on indique les instructions au responsable de l'élément aval lors de la création de celui-ci. Cet écran est disponible à tous les niveaux.

Contact Ecran de courrier interne à SISTER, permettant à tout utilisateur de contacter l'administration de SISTER, ainsi que le responsable de l’élément en question.


125

Ecran Fonction

Coopérations / Liens avec d'autres éléments

Ecran exprimant la coopération interne à l'UNESCO, c'est dans cet écran que l'on exprime les coopérations entre éléments de Programmation (lien Programme régulier/Projet Extrabudgétaire, lien entre activités hors Siège etc... C'est un écran de saisie, présent à tous les niveaux.

Coopérations / Partenaires

Par Partenaire, on entend toute entité extérieure à l'UNESCO (Agence des Nations Unies, Ministère de l'Education…. ) qui aide l'UNESCO dans la mise en œuvre de son Programme. L'écran Partenaires est un écran de choix, le partenaire est à choisir parmi les listes fournies dans le système, listes mises à jour continuellement par les utilisateurs via demande à l'équipe SISTER. Il est présent aux niveaux 5 et 6. Le suivi se fait aux deux niveaux.

Coopérations / Participations structurelles

Ecran exprimant la coopération interne à l'UNESCO, c'est dans cet écran que l'on exprime les coopérations entre unités de l'UNESCO, que cette coopération soit financière ou non. C'est un écran de choix et de saisie (des montants financiers le cas échéant). Il est présent aux niveaux 5 et 6. Le suivi se fait uniquement au niveau 6 et se reflète au niveau 5.

Coopérations / Ressources en personnel

Ecran exprimant la coopération interne à l'UNESCO, c'est dans cet écran que l'on exprime les Ressources en personnel pour chaque programme de l'UNESCO. C'est un écran de saisie du temps (en jours et en pourcentage de ces jours) de travail de chaque membre de l'équipe travaillant sur l'élément. Il est présent à tous les niveaux, et les données s'agrègent du niveau le plus bas vers le niveau le plus élevé. Il sera le lien avec le prochain logiciel de Gestion du Bureau desRessources Humaines.

Créer Elément rattaché

Ecran de création d'un élément directement aval à l'élément de programmation sur lequel on travaille (une activité est un élément rattaché d'une Action).

Demander Validation

Ecran de saisie, présent à tous les niveaux permettant au responsable de l'élément de demander sa validation à l'élément amont.

Descriptif de l'élément

Le pourquoi de l’élément, le situer brièvement par rapport aux priorités du Grand Programme auquel il est rattaché et expliquer en quoi cet élément contribue-t-il à la réalisation des résultats de l’élément amont (le « But » de l’élément). C’est un écran de saisie disponible à tous les niveaux.

Ecran requête PP Ecran de saisie uniquement disponible au niveau 6 sur les activités/requêtes du Programme de Participation.

Editer le rapport Fenêtre récapitulative sous forme imprimable de toutes les informations entrées dans SISTER concernant l'élément.

Gestion de documents

Fenêtre de l'écran Descriptif de l'élément, permettant la gestion de documents attachés (provenant de la base UNESCO.doc) et de liens vers des sites Intranet ou Internet.

Groupes bénéficiaires

Par Groupes bénéficiaires, on entend toute personne impactée de manière positive par une mise en œuvre d’un programme de l’UNESCO. Cet écran n'est disponible qu'aux niveaux 5 et 6. C'est un écran de choix, le groupe bénéficiaire est à choisir parmi les listes fournies dans le système, listes mises à jour continuellement par les utilisateurs via demande à l'équipe SISTER. Il est présent aux niveaux 5 et 6. Le suivi se fait aux deux niveaux.

126

Ecran Fonction

Lire / Ecrire des messages Contact

Ecran de courrier Interne à SISTER, permettant l'envoi de message entre les responsables du niveau donné et des niveaux directement inférieur et supérieur (lors des demandes de validation ; validation/invalidation) ou lors de transferts (reprogrammation budgétaire), ou lors de l’emploi du bouton Contact.

Rapport Requête PP (Ex 383), cette fenêtre uniquement disponible suite à l'écran requête PP récapitule sous forme de rapport imprimable tous les éléments et évaluations de la requête concernée.

Régions bénéficiaires

Les Régions de l'UNESCO sont l'Afrique, l'Amérique Latine et les Caraïbes, les Etats Arabes, l'Asie et le Pacifique, l'Europe et l'Amérique du Nord (auxquelles s'ajoutent des Régions Interrégionales et Globales) Au niveau 6, cet écran est uniquement un écran de consultation alimenté par l'Ecran Territoires qui fournit l'impact en pourcentagedes activités de l'UNESCO sur la région concernée. Il est à renseigner pour les niveaux 1 à 5 en période de Programmation.

Reprogrammation qualitative

La reprogrammation qualitative a lieu ponctuellement lorsque les réalités de la pratique conduisent à ce que la réalisation s’éloigne de la programmation. C’est notamment vrai si les conditions posées au départ pour la réalisation du résultat convenu changent de façon significative (variables exogènes et/ou altération budgétaire significative). Personne en effet ne peut demeurer comptable de résultats dont les conditions d’obtention ont changé substantiellement. Il faut donc reformuler résultats, stratégies, etc..

Reprogrammation budgétaire

Ecran de saisie, disponible aux niveaux 4 et 5 où le responsable effectue un transfert d'allocation sur les éléments de niveau 6correspondant.

Résultat/Avancement et Commentaires

Un état d’avancement, sous forme de graphe, est conçu à l'étape de programmation, permettant de montrer les progrès escomptés pendant l'exercice biennal. Un second état est disponible afin d’exprimer ses progrès de manière trimestrielle. La zone de commentaires sert à donner des informations sur les critères utilisés par le responsable de la mise en œuvre dans son évaluation de l’état d’avancement du résultat. C’est un écran de saisie disponible à tous les niveaux.

Résultat de l'élément Le résultat représente la raison d’être d’un élément. Il est défini comme le degré de coïncidence entre le propos et le produit (le « quoi » et le « pourquoi »). Leurs formes et leurs envergures diffèrent entres les niveaux de Programmation. C’est un écran de saisie disponible à tous les niveaux.

Résultat/ Description du Résultat

Champ où le responsable fournit une description de son résultat avec indicateurs à l’appui. L’identification d’indicateurs peut aider les responsables de la programmation à fixer les résultats. Les indicateurs sont seulement des signaux observables du changement qui devraient représenter un moyen crédible de vérification des résultats et qui permettront de faciliter l’évaluation trimestrielle des progrès. C’est un écran de saisie disponible à tous les niveaux.

127

Ecran Fonction

Stratégie de l'élément

La stratégie représente ce qui dans le Logical Framework est défini comme l’Acte. Elle représente l’approche au problème, indique le « comment » et devrait expliciter les raisons pour lesquelles on peut raisonnablement s’attendre qu’en produisant les produits x et y nous allons atteindre le résultat z. C’est un écran de saisie disponible à tous les niveaux.

Suivi RP/Suivi EB Ecran de consultation donnant l'état financier de l'élément (Allocations, Allocation annuelle, Commandes non-livrées, Dépenses et Fonds disponibles).

Sujets prioritaires (Mainstreaming Issues)

Les Sujets prioritaires de l'UNESCO sont les femmes, la jeunesse, l'Afrique, les Pays les Moins Avancés (PMA) et les MDGs. Cet écran de saisie est présent à tous les niveaux: c'est le champ où l'on exprime l'impact en pourcentage de son activité sur les Sujets Prioritaires. En Programmation, il est à renseigner à tous les niveaux, en Suivi, celui-ci ne s’effectue qu’au niveau 6.

Territoires L'écran Territoires est celui où l'on renseigne quel Territoire (Groupe de Pays, Pays en particulier ou Villes/Lieux/Provinces) est impacté par la mise en œuvre des activités de l'UNESCO. Cet écran de choix est uniquement présent au niveau 6.

Valider/Invalider Ecran de saisie, permettant au responsable de l'élément de valider ou invalider l'élément aval en expliquant les raisons de son choix.

Ventilation Codes objet-dépense

Ecran de choix ; où l'on classe les dépenses prévues selon la nature des biens ou services fournis, par exemple, dépenses de personnel, voyages des membres du personnel en mission, etc...

128

Lexique des champs de SISTER

CHAMP Libellé Ecran

correspondant Choix Saisie Consul.

FONCTION

% temps Ressources en personnel

% de temps des jours que le membre de l’équipe consacre à l’élément.

Catégorie de Codes objet-dépense

Ventilation codes objet-dépense

Catégorie des Codes objet-dépense en vigueur.

Catégorie de Groupes bénéficiaires


Catégorie de Groupes bénéficiaires.

Catégorie de partenaires

Partenaires

Catégorie de Partenaires.

Catégorie de Territoires

Territoires

- Groupes de Pays, - Pays, - Villes/Lieux /Province.

Catégorie d’unités


Catégories des unités de l’UNESCO : - Field Offices, - Headquarters, - National Commissions, - UNESCO Institutes and Centres.

Contenu dans Territoires

Après sélection d’un territoire,champ d’indication du territoire agrégé dont il fait partie.

Contient Territoires

Après sélection d’un territoire, champ d’indication des territoires qu’il contient.

Coopération Liens avec d’autres éléments

Champ où est affiché la coopération que l’on souhaite avec un autre élément.

Coopération demandée par


Champ où est indiqué la coopération demandée par un autre élément.

date de la dernière demande de validation

Descriptif de l’élément

Champ d’Indication de la date de la dernière demande de validation.

date de la dernière validation


Indication de la date de la dernière validation.

129

CHAMP

Libellé Ecran correspondant

Choix Saisie Consul. FONCTION

Durée de l’élément

Créer élément rattaché

Date de début et de fin de l’élément au format jj/mm/aaaa.

Durée en jours Ressources en personnel

Durée en jours que le membre de l’équipe consacre à l’élément.

EA Ecran et Rapport requête PP

Si la requête PP est une requête d’aide Urgence (Emergency Assistance).

GEO Ecran et Rapport requête PP

Impact géographique de la requête PP: - NAT : National, - REG : Régional, - INT : Interrégional.

Initialized on Rapport requête PP

Date d’initialisation de la requête PP.



Libellé de l’élément.

N° de projet extrabudgétaire


Numéro du projet extrabudgétaire.

N° de version de validation


Combien de fois l’élément a-t-il été validé.

Para C/5 Ecran et Rapport requête PP

Paragraphes du C/5 renforcé(s) par la requête PP.

Purpose/Objet Reprogrammation Budgétaire

Objet du transfert de fonds lors d’une reprogrammation budgétaire.

Reception Date Rapport requête PP

Date de réception de la requête PP.

Référence Reprogrammation budgétaire

Référence du transfert de fonds (courriel, mémo, etc.… ) lors d’une Reprogrammation Budgétaire.

REG Ecran et Rapport requête PP

Indication de la région d’où provient la requête PP.

Résolution CG / Décision CE


Résolution de la Conférence Générale ou Décision du Conseil Exécutif.

Responsable Créer élément rattaché

Responsable de l’élément.

Résultat / Classe

Résultat

Liste des classes de résultat.

130

CHAMP

Libellé Ecran correspondant

Choix Saisie Consul. FONCTION

Résultat / Type Résultat

Liste des types de résultat en fonction de la classe sélectionnée.

Rôle Ressources en personnel

Rôle attribué au membre de l’équipe pour sa participation dans l’élément.

SECT/OFF Ecran et Rapport requête PP

Indication des secteurs renforcés par la requête PP.

Suppléant Créer élément rattaché

Suppléant de l’élément (personne qui en l’absence du responsable connaît le mieux l’élément).

Support Ecran requête PP

Indication des pays qui soutiennent la requête PP.

Total amount requested

Ecran et Rapport requête PP

Montant demandé pour la requête PP.

Type of assistance

Ecran et Rapport requête PP

Type d’assistance pour une requête PP: - contribution financière, - requête mise en œuvre par le secteur.

Type de fonds Créer élément rattaché

Fonds du Programme Régulier ou de Ressources Extrabudgétaires.

Type de l’élément


Après sélection du type de fonds, indication du type de l’élément (activité, contribution, fonds reportés etc.. Fund type dans FABS).

Unité exécutante


Unité en charge de l’exécution de l’élément (Fund Centre dans FABS).

131

Lexique financier

Allocation Autorisation écrite donnée par le Directeur général d'affecter des ressources à des fins précises spécifiées dans le programme approuvé et les plans de travail. (Budget du Biennium) Allocation = Allocation Annuelle 2002 + Allocation Annuelle 2003 (pour le 31 C/5).

Allocation Annuelle Allocation pour l’année en cours. (Allotment : Budget Annuel dans FABS pour le Programme Régulier).

Allocation annuelle d'un Projet Extrabudgétaire

Allocation d'un projet extrabudgétaire pour l'année en cours.

Allocation d'un Projet Extrabudgétaire

Allocation d'un projet extrabudgétaire pour le Biennium.

Budget ordinaire / Programme Régulier

Le budget correspondant aux crédits ouverts par la Conférence générale, qui est financé par les contributions demandées aux Etats Membres et les recettes accessoires (recettes diverses), par opposition au budget financé par des ressources extrabudgétaires.

Code Code des éléments qui ne sont pas des activités.

Code budgétaire Code des activités. Codes objet-dépense

Classement des dépenses selon la nature des biens ou services fournis, par exemple, dépenses de personnel, voyages des membres du personnel en mission, travaux contractuels d'imprimerie, achat de matériel.

Dépenses (Expenditures) : Montant des décaissements effectifs. Cette information remonte de FABS tous les matins à 4:00.

Commandes non livrées

(Undelivered Orders) : Montant des décaissements prévus mais non effectifs. Cette information remonte de FABS tous les matins à 4:00.

Commandes livrées Voir dépenses. Contribution Auparavant appelée Donation, les contributions sont considérées

comme appartenant au Programme Régulier.

Décentralisation Terme par lequel on désigne la proportion du budget attribué aux bureaux hors Siège. (Somme Budget hors Siège / Budget Total).

EB Institutes Projets extrabudgétaires spécifiques aux Instituts.

Fonds disponibles (Available Funds) : Fonds Disponibles. Cette information remonte de FABS tous les matins à 4:00. Fonds disponibles = Allocation – Commandes non-livrées – Dépenses.

Fonds reportés (Carry Over Funds): Fonds non dépensés durant le biennium précédent.

N° de projet Extrabudgétaire

Numéro d'identification du projet Extrabudgétaire.

Ressources extrabudgétaires

Ressources financières mises à la disposition de l'Organisation pour financer un projet dont les parties concernées sont expressément convenues, et provenant de sources autres que le budget ordinaire (PNUD, FNUAP, fonds en dépôt, etc.).

Taux d'exécution (Execution Rate ) : Le taux d'exécution budgétaire biennal. (Total dépenses / Allocation).

Total des dépenses Dépenses + Commandes non-livrées. Total Donateur Allocation totale d'un projet extrabudgétaire.

132

Légende (provenant du guide RBM)

Apports: Les apports sont les ressources humaines, financières et autres, nécessaires pour réaliser des résultats et produire des produits.

Effet recherché: Les effets recherchés sont des changements d’ensemble dans des situations et/ou des gains pour les usagers/clients, de nature quantitative ou qualitative, dans un domaine où l’UNESCO est intervenu. Ces changements peuvent ou non être dus substantiellement aux activités de l’Organisation, mais peuvent lui être rapportés au moins en partie, dans la mesure où ils étaient définis au départ comme des résultats attendus et ont à ce titre fait l’objet d’efforts de sa part.

Elément de Programmation: On appelle élément toute entité de programmation de quelque niveau ou nature qu’elle soit (Grand Programme aussi bien qu’activité, projet extrabudgétaire aussi bien que bureau d’un Service Central).

Indicateurs de réalisation: Ce sont des outils mesurant si et/ou dans quelle mesure un résultat attendu ou un effet recherché ont été atteints.

Moyens de vérification: Dans la conception de tout indicateur devrait entrer le dispositif envisagé pour rassembler, vérifier, établir, l’information nécessaire et l’élaborer en une véritable indication. Les ressources à cet effet doivent être prévues dès le départ, de manière à ce que l’indicateur en soit réellement un.

Produits: Les produits sont les productions finales, les services ou les activités générales livrées aux usagers/clients. De tels produits ne sont produits qu’à seule fin de réaliser un résultat attendu. Produire un produit est en soi inutile et dénué de signification. Cela ne prend de pertinence qu’en contribuant de manière adéquate à un résultat attendu, et ce au coût le plus bas possible.

Résultat: Un Résultat est le constat collectif du type et du degré de changement provoqué, au terme d’un biennium, dans le champ d’action défini au départ pour les résultats attendus de l’axe d’action, ou de tout autre niveau de programmation, le terme ayant valeur générique.

Résultat attendu: Les résultats attendus décrivent un changement dans une situation et/ou des gains pour des usagers/clients provoqués par des activités ou l’intervention de l’Organisation. Des résultats attendus sont spécifiables et peuvent être qualifiés en termes quantitatifs ou qualitatifs. On peut formuler des résultats attendus à chacun des niveaux de programmation, qui présenteront des aspects divers selon ce qu’il y a lieu d’attendre à chaque niveau – essentiellement des produits au niveau le plus bas, seulement des effets recherchés lorsqu’on passe à des niveaux stratégiques supérieurs.

Stratégie de l’élément: Les Stratégies décrivent la manière selon laquelle on se propose de travailler à la réalisation d’un résultat attendu. Elles mettent en jeu des questions conceptuelles telles que la nature et les modalités du travail de l’UNESCO (catalytique, normatif, de bourse d’échanges, etc.…), la question est de savoir s’il sera plutôt tourné vers l’action ou vers la réflexion, la gamme d’actions à entreprendre pour ce propos aux niveaux appropriés, et les moyens requis pour ce faire. Elles doivent préciser comment l’action de l’UNESCO s’inscrit parmi celles d’autres organismes dans le même champ d’intervention, et prendre en compte l’ensemble des intérêts et des rôles de toutes les parties prenantes.

133

Légende (propre à SISTER)

Aperçu de l’état de Programmation

Arbre de SISTER en affichage Programmation donnant le Statut de Validation des éléments.

Aperçu de l’exécution Budgétaire

Arbre de SISTER en affichage Budgétaire donnant les fonds disponibles des éléments.

Niveaux On appelle "Niveau" le degré de globalité où se situe un élément. Par exemple, un Grand Programme est de Niveau 1, un Programme est de Niveau 2, un Sous-Programme est de Niveau 3, un Axe d'Action est de Niveau 4, une Action est de Niveau 5, une activité est de Niveau 6.

Opération Objets de la programmation et du pilotage (Grand programme / Programme / Sous-Programme / Axe d'action / Actions / activités / Projets).

Pilotage Appréciation du degré d'aboutissement d'une action. Le degré d'avancement est notamment estimé en regard des résultats attendus annoncés. Renseignement du système.

Plan de travail Programme détaillé des actions à entreprendre et des actions qui en découlent, pour parvenir aux résultats correspondant aux Axes d’Actions déterminés par le C/5 approuvé.

Programmation Action d'identifier, budgéter et valider les opérations.

Référence / mise en référence

Action de l'administrateur dont l'effet est de faire passer l'ensemble de la programmation dans l'un des deux états de référence (Référence de Base or Référence Courante).

Référence courante Etat privilégié du système : c'est la dernière fois où l'ensemble était validé et référencé.

Référence de base Instants privilégiés où l'ensemble de la programmation est figée et stockée par le système : C/5 projet, C/5 approuvé, Plans de Travail approuvés, Révision semestrielle.

Statut de l'élément Rouge: En cours de programmation, Jaune: En attente de validation, Vert: Validé.

Suivi Observation du degré d'avancement de toutes les actions. Consultation du système.

Cette colonne reflète la référence courante. Les données sont mises en référence «photographiées» : - à l’approbation des Plans de Travail (la fin de période de Programmation) en tant que Référence de Base, - puis, en période de suivi ; tous les six mois en tant que référence courante. La mise en référence est faite par BSP/SISTER : les informations entrées dans la

colonne sont copiées dans la colonne .

Colonne «Prescrit» affiche la valeur «cadre de travail» que prescrit le responsable de l’élément amont pour la Programmation.

Votre pourcentage «Demandé» en période de Programmation .

Colonne « Proposé» : Proposition cumulée (s’il s’agit de budgets) ou moyenne pondérée (pour les autres indicateurs) remontant depuis les éléments aval, en réponse aux prescriptions reçues de l’élément amont. N.B. : Cette colonne n’existe pas au niveau 6.

Remplie au niveaux 5 et 6 par les Responsables en période de Suivi , elle s’affiche automatiquement aux autres niveaux suivant la logique de moyenne pondérée des éléments aval.

134

Légende des boutons

Boutons d’Action

vous permet en période de Suivi , connecté comme le responsable, d’auto invalider l’élément pour procéder à une reprogrammation qualitative ou budgétaire (si besoin est de créer un nouvel élément).

vous permet de contacter l’Administration de SISTER et/ou le responsable de l’élément.

vous permet d’accéder à l’écran de création d’un élément rattaché.

vous permet d’accéder à l’écran de création du résultat.

vous permet de demander la validation à l’élément amont.

vous permet d’enregistrer les informations que vous avez saisies.

vous permet d’envoyer un message à vos interlocuteurs. vous permet la gestion, l’ajout ou la modification de vos documents attachés. vous permet à tout moment, connecté comme le responsable,

d’accéder à la fenêtre Lire/Ecrire des messages aux responsables des éléments amont et aval le cas échéant (cette fenêtre pourra être utilisée lors de l’envoi de courriels au moment de transferts ou pour les contacts).

vous permet de sélectionner la personne que vous aurez choisie comme membre de l’équipe.

vous permet de valider/invalider l’élément aval en attente de validation.

vous permet de supprimer le résultat, l’élément rattaché ou le document attaché le cas échéant.

Boutons de Sélection / Consultation

/ vous permet de sélectionner le type de fonds de l’élément que vous recherchez.

vous permet de lire les consignes données par l’élément amont à l’élément aval sur lequel vous vous trouvez.

vous permet d’éditer le rapport de l’élément.

vous permet de lancer la recherche que vous souhaitez.

/ vous permet, après avoir fait votre choix, de le sélectionner.

/ vous permet, après avoir sélectionner votre choix, de le supprimer.

vous permet de sélectionner directement un territoire auparavant choisi.

Boutons de Navigation de Base

vous permet de retourner à la page d’accueil.

vous permet de consulter l’aide en ligne.

vous permet d’accéder au Module de Statistiques.

135

/ vous permet de passer de l’aperçu de l’état de la programmation à l’aperçu de l’exécution budgétaire (de revenir à l’arbre si vous êtes sur l’écran élément).

Légende des liens

disponible uniquement après avoir créer votre résultat et l’avoir sélectionné de nouveau, vous permet d’accéder à l’écran d’Avancement du résultat. On peut le saisir durant toutes les périodes.

vous permet d’accéder à l’écran Synthèse Budgétaire. disponible uniquement pour les éléments de niveau 6, vous

permet d’accéder à l’écran de Classification CEB.

vous permet d’accéder à l’écran de Commentaires des Résultats. On ne peut le saisir qu’en période de Suivi.

vous permet d’accéder à l’écran de Gestion des documents.

disponible sur les requêtes PP uniquement, vous permet d’accéder à l’écran de Requête PP.

vous permet d’accéder à l’écran de Descriptif de la Stratégie.

disponible uniquement pour les éléments de niveaux 5 et 6, vous permet d’accéder à l’écran des Groupes bénéficiaires.

vous permet d’accéder à l’écran de Coopérations/Liens avec d’autres éléments.

disponible uniquement pour les éléments de niveaux 5 et 6, vous permet d’accéder à l’écran de Coopération externe: Partenaires.

disponible uniquement pour les éléments de niveaux 5 et 6, vous permet d’accéder à l’écran de Coopérations/Participations structurelles.

après avoir cliqué sur le lien Ecran Requête PP, vous permet d’accéder au Rapport Requête PP.

vous permet d’accéder à l’écran Stratégie/Régions bénéficiaires.

disponible pour les éléments de niveaux 4 et 5, vous permet d’accéder à l’écran de Reprogrammation budgétaire pour effectuer les transferts sur les activités concernées.

vous permet d’accéder à l’écran de Coopérations/Ressources en personnel.

/ vous permet d’accéder à l’écran de Suivi financier de votre élément.

vous permet d’accéder à l’écran Stratégie/Sujets prioritaires.

disponible uniquement pour les éléments de niveau 6, vous permet d’accéder à l’écran Territoires.

disponible uniquement sur les éléments de niveau 6, vous permet d’accéder à l’écran de Ventilation codes objet-dépense.

136

EQUIPE SISTER

[email protected]

Focal Point for Knowledge Management, Networking and SISTER

(BSP/KMN) fax: 8 55 21

Philippe Ratte Senior Specialist and Focal Point for Knowledge Management Rm. 5.037 Tel: 8 12 16 e-mail: [email protected]

Othilie du Souich Programme Specialist Rm. 5.039 Tel: 8 13 37 e-mail: [email protected]

Tobia Fiorilli Associate Expert Rm. 5.041 Tel: 8 12 93 e-mail: [email protected]

Mekdes Edjigayehu Assistant Programme Specialist Rm. 5.039 Tel. 8 16 72 e-mail: [email protected]






UNESCO BSP/SIS

MANUEL DE L’UTILISATEUR

SISTER SYSTEME D'INFORMATION SUR LES STRATEGIES, LES TÂCHES, ET l'EVALUATION DES RESULTATS

SYSTEM OF INFORMATION ON STRATEGIES, TASKS AND THE EVALUATION OF RESULTS

PARTIE B : MODULE DE STATISTIQUES

Le document ci-dessous doit permettre à chacun de se connecter au système SISTER de programmation et de suivi des programmes et budgets, et d'en devenir familier. Il décrit l'architecture du système et explique les diverses fonctions qu'on y trouve.

http://sister.unesco.org N’hésitez pas à solliciter si nécessaire un complément de formation au 8 16 72, bureau 5.039, [email protected].

Juillet 2003


http://sister.unesco.org

2

MODULE DE STATISTIQUES

NAVIGATION DE BASE 4

1-) Entrer / Sortir du système Error! Bookmark not defined.

2-) Naviguer dans SISTER Error! Bookmark not defined.

3-) Accéder à un Elément Error! Bookmark not defined. a-) Accès via la structure de l’arbre (si vous ne connaissez pas le numéro de l’élément) Error! Bookmark not defined. b-) Accès via le numéro de l’élément Error! Bookmark not defined.

Comment lire et interpréter le code d’un élément Error! Bookmark not defined. Ergonomie de l’écran élément Error! Bookmark not defined.

MODULE DE STATISTIQUES 14 Accès 14 Ergonomie de l’écran du Module de Statistiques 15

1-) Rapports 16 Catégories de Rapports 16 Critères de recherche 16

RAPPORTS FINANCIERS (Documents Excel). 17 Fenêtre du rapport Financier de programmation 17 Critères de Recherche 17 Exemple 19

Rapport Financier de Programmation 21 Rapport Financier de Suivi 22

RAPPORTS QUALITATIFS (Document Word). 23 Fenêtre du Rapport Qualitatif de Programmation 23 Critères de Recherche 23 Exemple 25

Rapport Qualitatif de Programmation 25 Rapport Qualitatif de Suivi 26

VENTILATION PAR CODES OBJET DEPENSE (Document Excel). 27 Fenêtre du rapport de ventilation par codes objet-dépense 27 Critères de Recherche 27 Exemple 28

Rapport de ventilation par code objet-dépense 28

2-) Recherche Uni critère 29 Unités 29

Unités/Plan de charge 29 Unités/Participations structurelles 32

Eléments 33 Partenaires/Eléments 33 Territoires/Eléments 34

Personnes/Ressources 35 Groupes bénéficiaires 38 Territoires 41

Eléments/Territoires 41 Partenaires/Territoires 43 Personnes/Territoires 43

Partenaires 44 Eléments/Partenaires 44

3

Territoires/Partenaires 45 Personnes/Partenaires 45

LEXIQUE DU MODULE DE STATISTIQUES 46

Lexique des écrans du Module de Statistiques 46 Rapports 46 Recherche Uni critère 47

Légende des rapports 48

Légende des boutons 49 Boutons d’Action 49 Boutons de Sélection/Consultation 49 Boutons de Navigation de Base 49

Légende des liens 50

EQUIPE SISTER 51

4

NAVIGATION DE BASE Utilisez de préférence Nestscape Communicator version 4.76 (disponible en téléchargement sur Intranet) ou alors Internet Explorer (version minimale 5.5). 1-) Entrer / Sortir du système

• 1.1-) L’utilisation de SISTER est sécurisée par un code d’accès personnel (Nom d’utilisateur et Mot de Passe délivré par l’équipe SISTER [email protected]) auquel est associé un profil d’utilisateur.

On peut accéder à la page d’accueil de SISTER très facilement et de partout.

1-) Via Internet : Saisir l’adresse http://sister.unesco.org dans votre navigateur Internet

2-) Via Intranet : de la manière illustrée ci-dessous :

Cliquez sur le lien SISTER (en bas de la page Intranet de l’UNESCO).

Cliquez sur le lien Click here to access the SISTER application.


http://sister.unesco.org/

5

Sur la page d’accueil de SISTER, le biennium en cours (31 C/5) est affiché par défaut.

Vous avez la possibilité de choisir un autre biennium en cliquant sur la

flèche de la liste déroulante.

Après avoir choisi votre biennium, cliquez soit sur FRANCAIS, soit sur ENGLISH.

.

N.B. : La langue choisie n’influe que sur le « cadre » de SISTER et non sur son contenu. Pour preuve, une description ou une stratégie saisie en français dans le système restera dans cette langue même si l’anglais a été choisi à la connexion.

Une fois votre langue choisie, la page d’authentification s’affichera sur votre écran :

Entrez votre Nom d’utilisateur et votre Mot de Passe dans les champs adéquats. Cliquez sur Entrer pour accéder au système.

Dans le cas où vous auriez fait une erreur dans l’insertion de vos codes d’accès (non-respect de la casse par exemple), le système vous affichera le message ci-contre.

6

Une fois connecté à SISTER avec succès, vous voyez s’afficher l’arbre de SISTER : « Aperçu de l’état de la programmation ».

• 1.2-) Pour quitter l’application SISTER, dès à présent, et à tout moment, il suffit de

cliquer sur le bouton « fermer » en haut à droite de votre navigateur.

7

2-) Naviguer dans SISTER

A tout moment dans SISTER, la navigation générale est pilotée par quatre boutons en haut à droite de votre écran. Dans tous les écrans de SISTER (hormis l’icône du Module de statistiques) vous verrez les quatre boutons suivants :

vous permettant de retourner à la page d’accueil,

vous permettant de consulter l’aide en ligne,

vous permettant d’accéder au Module de statistiques,

vous permettant de passer de l’Aperçu de l’état de la programmation à l’Aperçu de l’exécution budgétaire.

Vous remarquerez que quand l’arbre d’exécution budgétaire est affiché, le bouton

permettant de revenir à l’arbre de la programmation s’affiche à la place du bouton (voir encadrés ci-dessous).

Arbre de SISTER – Etat de la Programmation Légende

Arbre de SISTER – Exécution Budgétaire Légende

N.B. : - Application Internet, SISTER accepte donc la fonction de rafraîchissement de page

(touche Ctrl et lettre R appuyées en même temps). - Les champs texte de SISTER sont compatibles avec les fonctions Copier (Ctrl + C),


8

3-) Accéder à un Elément

On appelle élément toute entité de programmation de quelque niveau ou nature qu’elle soit (Grand Programme aussi bien qu’activité, projet extrabudgétaire aussi bien que bureau d’un Service Central).

SISTER reflète l’arborescence de la programmation, qui comporte six niveaux. SISTER s’ouvre logiquement sur le premier niveau, qui présente les éléments les plus agrégés.

Le tableau qui suit, liste de manière non exhaustive, la nature des éléments de l’arbre niveau par niveau (pour le 31 C/5).

NIVEAU ELEMENT Dans 31 C/5 1 Major Programme pour les Secteurs de Programme

ou Major Grouping pour les Services Centraux ou C.C.T Level 1 pour les Projets relatifs aux thèmes transversaux.

2 Programme pour les Secteurs de Programme ou Programme PP pour le Programme de Participation ou Grouping pour les Services Centraux ou Institute pour les Instituts de l’UNESCO ou C.C.T Level 2 pour les Projets relatifs aux thèmes transversaux.

3 Sub-Programme pour les Secteurs de Programme ou Sub-Programme PP pour le Programme de Participation ou Sub-Grouping pour les Services Centraux ou Institute pour les Instituts de l’UNESCO ou C.C.T Level 3 pour les Projets relatifs aux thèmes transversaux.

4 Main Line of Action pour les Secteurs de Programme et les Instituts ou Main Line of Action PP pour le Programme de Participation ou Office 4 pour les Services Centraux ou C.C.T. Project pour les Projets relatifs aux thèmes transversaux.

5 Action pour les Secteurs de Programme, les Instituts et les C.C.T. ou Action PP pour le Programme de Participation ou Office 5 pour les Services Centraux.

Annexes

techniques 6 Activity ou Carry-Over funds ou UK contribution ou RP contribution ou

Projet Extrabudgétaire pour les Secteurs de Programme, les Instituts et les C.C.T ou Activity PP pour les requêtes du Programme de Participation ou Office 6 pour les services centraux.

NON

9

Deux moyens sont à votre disposition afin d’accéder aux différents éléments de SISTER :

a-) en cliquant sur le bouton à gauche de l’intitulé pour accéder au niveau inférieur dans la structure de l’arbre et déployer tous les éléments dépendant directement de celui sur lequel vous aurez cliqué, jusqu’à atteindre l’élément recherché (cette méthode présuppose que vous connaissiez les éléments de programmation amont de l’élément auquel vous voulez accéder), b-) directement, en tapant le code de l’élément ou le numéro de projet extrabudgétaire dans l’emplacement prévu à cet effet.

Nous allons illustrer ces deux exemples en utilisant le scénario suivant : Vous voulez accéder à l’Action “Programme des traductions”.

Le code correspondant est le 14223200ACE.

a-) Accès via la structure de l’arbre (si vous ne connaissez pas le numéro de l’élément)

La recherche via l’arbre se fait selon la même logique progressive que celle d’explorateur Windows.

Cliquez sur le bouton pour ouvrir un dossier.

Cliquez sur le bouton pour fermer un dossier.

Afin d’accéder à l’Action précédemment citée, cliquez, comme expliqué ci-dessus, sur les dossiers dans l’ordre suivant jusqu’à ce que le niveau souhaité soit atteint : Grand Programme : 4 Programme : 4.2 Sous-Programme : 4.2.2 Axe d’Action : 4.2.2.3

Vous avez atteint l’Action souhaitée : 4.2.2.3.2.

Pour ouvrir l’élément, cliquez alors sur le titre de l’élément (en bleu). Un fonds jaune viendra entourer l’élément dans l’arbre.

10

Une nouvelle fenêtre s’ouvre, affichant les détails de l’élément, et de nouveaux outils de navigation relatifs à cet élément spécifiquement. Vous pouvez alors consulter tous les écrans relatifs à cet élément, ou, si vous avez accédé à SISTER en tant que responsable de cet élément, vous pouvez modifier les informations renseignées. Le système refusera cette faculté à tout autre que le responsable et lui seul.

b-) Accès via le numéro de l’élément

Selon le type de fonds (Programme Régulier ou Extrabudgétaire), sélectionnez la bonne

série ou et indiquez le code correspondant à l’élément recherché dans le champ prévu à cet effet :

L’élément correspondant apparaît directement en cliquant sur la loupe. L’arbre s’ouvre automatiquement au niveau souhaité.

11

N.B. : Si vous ne vous souvenez que du début du code une aide à la recherche est

disponible : tapez simplement les premiers chiffres, cliquez sur la loupe ,

choisissez l’un des codes proposés en cliquant dessus puis sur OK.

12

Comment lire et interpréter le code d’un élément Le code d’un élément obéit à une structure très précise, toujours la même, soit :

31 C/5 32 C/5 1 4 2 2 3 2 00 ACE A B C D E F GH III

1 4 2 2 3 22 00 ACE A B C D E FF GH III

A : Numéro du Biennium (de la stratégie à moyen terme : 1er, 2ème, 3ème)





Titre III & IV

N.B. : Les codes relatifs au salaire du personnel ne sont pas dans SISTER.

CDEFGH / CDEFFGH : Identification du niveau :

31 C/5 32 C/5 C = Programme C = Programme D = Sous-Programme D = Sous-Programme E = Axe d’Action E = Axe d’Action F = Action FF = Action (de 0 à 99) GH = activity (from 0 to 99) GH = activité (de 0 à 99)

III : Rattachement administratif (unité de l’UNESCO)

Au niveau de programmation « activité » le code de l’élément correspond au code budgétaire.

Correspondance SISTER/FABS

31 C/5 32 C/5 SISTER FABS SISTER FABS

ABCDEFGH Fond / Fund ABCDEFFGH Fond / Fund III Centre Financier /

Fund Centre III Centre Financier /

Fund Centre

13

Ergonomie de l’écran élément Tous les écrans d’éléments de SISTER se présentent de la même façon, en trois zones : Une barre horizontale, toujours présente, en son sommet ; C’est la carte d’identité affichant les informations de base de l’élément : libellé, responsable, CODE, niveau, RESULTAT(S) et élément(s) rattaché(s) le cas échéant.


La colonneverticale sur ladroite, toujours

présente,réunit : l’icône

de Statut de laprogrammation,les boutons (enhaut et en bas)et les liens (au

milieu)nécessaires àl’usager dans

sa tâched’insertion

d’information etde prise de

décision (créerun élément

rattaché, etc…).

14

MODULE DE STATISTIQUES

Accès

Utilisez de préférence Netscape Communicator version 4.76 (disponible en téléchargement sur Intranet) ou alors Internet Explorer (version minimale 5.5).

Une fois connecté et sur l’arbre de SISTER, cliquez sur le bouton du Module de Statistique (troisième bouton en partant de la droite en haut de votre écran)

Toute personne ayant accès à SISTER a accès au Module de Statistiques (en fonction de son niveau d’habilitation).

Module de Statistiques

15

Ergonomie de l’écran du Module de Statistiques

Une barre horizontale, toujours présente, en son sommet

- donnant les pourcentages du statut des éléments : validés: Vert, en attente de validation: Jaune ou en cours de programmation: Rouge, - expliquant la nature des recherches uni critère possibles (outre les rapports).


La colonneverticale

sur ladroite,

toujoursprésente,

réunit : lesboutons et

les liensnécessaires

à l’usagerpour

naviguerd’une

recherche àl’autre.

16

1-) Rapports

Catégories de Rapports

Trois catégories de rapport sont disponibles: - Rapports de Programmation (Rapport Financier et Rapport Qualitatif), - Rapports de Suivi (Rapport Financier et Rapport Qualitatif), - Autres Rapports (Ventilation par code Objet Dépense).

D’autres rapports sont possibles sur demande auprès de l’équipe SISTER, qui se tient disponible pour toute requête et suggestion en la matière.

Critères de recherche

On peut faire la recherche soit en combinant des critères (comme la sélection de mots contenu dans les champs texte : descriptif, stratégie, résultat etc.) soit en croisant les critères (sélection de code, d’unité, de niveau etc.).

▲: - Les recherches par mot ne sont pas sensibles à la casse. - L’anglais et le français étant les deux langues de travail, pensez à traduire le mot recherché dans l’autre langue pour élargir vos recherches à ces deux langues. - Pour chaque critère de recherche proposé, vous pouvez sélectionner plusieurs choix (recherche sur plusieurs unités, codes, projets extrabudgétaires, niveaux, mots dans les champs texte etc..).

Pour tous les rapports proposés, si les cases de droite sur chaque ligne de critère sont cochées, alors l’information correspondant au critère apparaîtra dans le rapport.

17

RAPPORTS FINANCIERS (Documents Excel).

Fenêtre du rapport Financier de programmation

Rapport Financier

N.B. : En accédant au Module de Statistiques, la fenêtre du Rapport Financier de Programmation s’affiche par défaut.

Critères de Recherche

Les critères de recherche pour le rapport financier sont les suivants : - Statut de l’élément : Trois possibilités V (Vert : validé), EC (Rouge : en cours de

programmation) et AV (Jaune : en attente de validation) .

Pour lancer la recherche sur un ou plusieurs statuts, cliquez sur la case

correspondante . (Si vous n’avez cliqué que sur , votre recherche ne portera que sur les éléments validés). Si vous voulez qu’apparaisse sur le rapport, le statut de tous les éléments

recherchés, cochez la case .

18

- Unité: unité exécutante ou rattachement administratif.

Exemple : Pour choisir le rattachement ACR (Bureau de l’UNESCO à Accra), dans la liste déroulante : - cliquez sur la flèche prévue à cet effet, puis cherchez le, soit en utilisant l’ascenseur, soit en tapant la première lettre du nom recherché (ce qui fera défiler automatiquement la liste sur la première unité correspondante) enfin cliquez sur l’unité souhaitée.

.

- Pour la faire apparaître dans la zone de sélection, cliquez sur la correspondante.

Comme pour les autres écrans de SISTER, cliquez sur la après avoir cliqué dans la zone de sélection sur le rattachement que vous ne voulez plus.

- Code Budgétaire: Code SISTER (pour les éléments allant du Grand Programme aux Actions). Ce code est le code budgétaire pour les activités.

Exemple : Pour sélectionner par exemple toutes les activités Education (sans les Projets relatifs aux thèmes transversaux), tapez simplement 11 dans le champ

correspondant puis sélectionnez votre entrée en cliquant

sur la correspondante.

- Niveau de l’élément : Niveau de l'élément de programmation : (1 : Grand Programme, 2 : Programme, 3 : Sous-Programme, 4 : Axe d'Action, 5 : Action, 6 : activité). Le niveau 1 est sélectionné par défaut.

Exemple : pour effectuer votre recherche sur un niveau précis cliquez sur le rectangle orange en dessous du niveau voulu. (pour une recherche sur des activités cliquez sur le rectangle en dessous du chiffre 6, et décliquez le rectangle sous le 1).

Exemple : pour effectuer une recherche sur tous les niveaux jusqu’au niveau souhaité, cliquez sur le chiffre du niveau le plus bas (pour une recherche sur les niveaux 1 à 5, cliquez sur le chiffre 5).

- Type de l’élément : Programme Régulier ou Extrabudgétaire, selon votre souhait cochez ou décochez la case correspondante.

19

- Numéro de projet Extrabudgétaire :

Exemple : pour effectuer une recherche sur le projet 353QAT5001, entrez le numéro de projet Extrabudgétaire recherché dans le champ prévu à cet effet

et sélectionnez-le en cliquant sur la correspondante.

- Libellé de l’élément : Ce critère permet d’effectuer une recherche sur un élément par un mot contenu dans son libellé.

Exemple : pour lancer une recherche sur le mot capacité, tapez le mot dans le champ

prévu à cet effet et sélectionnez-le en cliquant

sur la correspondante. Recommencez l’opération en tapant le même mot traduit en anglais.

- Nom du responsable : La recherche peut s’effectuer par le nom du responsable.

Exemple : pour effectuer une recherche sur M. Lefevre, tapez les trois premières lettres du nom du responsable dans le champ prévu à cet effet

, puis cliquez sur la loupe , une

nouvelle fenêtre s’affichera donnant les noms résultant de votre requête. Cliquez sur le nom souhaité puis sur OK. Le nom complet viendra remplacer les lettres que vous aurez saisies auparavant

. Il s’affichera directement dans la zone de sélection.

Ces critères sont les mêmes que vous soyez en train de construire un Rapport financier de Programmation ou un Rapport financier de Suivi.

Exemple

Comme exemple, nous allons construire un Rapport Financier sur toutes les activités Communication et Information (non compris les projets relatifs aux thèmes transversaux) du programme régulier décentralisées au bureau de l’UNESCO à Accra.

Après avoir sélectionné les critères requis (unité: ACR, Code Budgétaire: 15, Niveau: 6 et

décocher la case Extrabudgétaire) cliquez sur le bouton . Une nouvelle fenêtre s’ouvrira signifiant que votre rapport est en construction puis terminé.

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Une fois construit, cliquez sur le bouton . Vous avez alors le choix, soit de l’ouvrir, soit de le sauvegarder.

▲: Si vous faîtes un rapport Excel pour la première fois, le système vous demandera de choisir une application pour ouvrir votre rapport. Cliquez sur « Pick App », puis sur « Browse » et parcourez vos documents en suivant le chemin « Poste de Travail/Disque Local C/Program Files/ Microsoft Office/ Office/Excel. Cliquez sur Excel puis sur OK et de

nouveau sur . Vous n’aurez à faire cette manipulation qu’une fois.

21

Rapport Financier de Programmation

Dans le cas où vous auriez demandé un Rapport Financier de Programmation, un document Excel affichant les colonnes suivantes (si vous les avez cochées dans la fenêtre) sera produit:

- STatut : Il y a trois possibilités EC (Rouge : En cours de programmation), AV (Jaune : En attente de validation); V (Vert : validé).

- UNIté : Unité exécutante/Rattachement administratif. - LIBELLE : Intitulé de l'élément de programmation. - CODE : Code SISTER (pour les éléments allant du Grand Programme

aux Actions) et Code budgétaire pour les activités. - NIVeau : Niveau de l'élément de programmation : 1 : Grand Programme,

2 : Programme, 3 : Sous-Programme, 4 : Axe d'Action, 5 : Action, 6 : activité.

- EXB : S’il s’agit d’un projet extrabudgétaire, il y aura EB dans la case. - 2002 et 2003 : Budget prévu pour 2002 et pour 2003 (Allotment : Budget

Annuel dans FABS) pour le Programme Régulier. - TOTAL ($) : ALLOCATION: Budget du biennium (budget 2002 + budget

2003) pour le Programme Régulier. - N° EXB : Numéro du projet extrabudgétaire. - EXB 2002 ($) : Allocation du projet extrabudgétaire pour l’année 2002. - EXB 2003 ($) : Allocation du projet extrabudgétaire pour l’année 2003. - EXB TOTAL ($) : Allocation du projet extrabudgétaire pour le biennium. - DONATEUR TOTAL : Allocation Totale du projet extrabudgétaire. - NOM : Nom du responsable de l’élément de programmation. - PRENOM : Prénom du responsable de l’élément de programmation.

N.B.: Pour enregistrer votre rapport, n’oubliez pas de choisir Microsoft Excel comme type de fichier.

22

Rapport Financier de Suivi

Pour construire un Rapport Financier de Suivi, n’oubliez pas de cliquer sur le lien en bleu

. Dans le cas où vous auriez demandé un Rapport Financier de Suivi, un document Excel affichant les colonnes suivantes (si vous les avez cochées dans la fenêtre) sera produit:

- STatut : Il y a trois possibilités EC (Rouge : En cours de programmation), AV (Jaune : En attente de validation); V (Vert : Validé).


aux Actions) et Code budgétaire pour les activités. - NIVeau :: Niveau de l'élément de programmation : 1 : Grand Programme,


- EXB : S’il s’agit d’un projet Extrabudgétaire, il y aura EB dans la case. - TOTAL P : TOTAL ($): Allocation programmée pour le biennium pour le

Programme Régulier. - TOTAL R : TOTAL des dépenses (pour le Programme Régulier). - N° EXB : Numéro du Projet Extrabudgétaire. - EXB TOTAL P : EXB TOTAL ($): Allocation programmée du projet

extrabudgétaire pour le biennium. - DONATEUR TOTAL : Allocation Totale du projet extrabudgétaire. - EXB TOTAL R : TOTAL des dépenses du projet extrabudgétaire pour le

biennium. - NOM : Nom du responsable de l’élément de programmation. - PRENOM : Prénom du responsable de l’élément de programmation.


23

RAPPORTS QUALITATIFS (Document Word).

Fenêtre du Rapport Qualitatif de Programmation

Rapport Qualitatif


Les critères de recherche sont les mêmes que pour le rapport financier (sauf en ce qui concerne le Statut de l’élément).

Cependant, pour le rapport qualitatif, les critères supplémentaires suivants sont disponibles :

- Description de l’élément : Ce critère permet d’effectuer une recherche sur un élément par un mot contenu dans sa description.

Exemple : pour lancer une recherche sur le mot séminaire, tapez le mot dans le

champ prévu à cet effet et

sélectionnez-le en cliquant sur la correspondante. Recommencez l’opération en tapant le même mot traduit en anglais.

24

- Stratégie de l’élément : Ce critère permet d’effectuer une recherche sur un élément par un mot contenu dans sa stratégie.

Exemple : pour lancer une recherche sur le mot technologie, tapez le mot dans le



- Titre du Résultat :Ce critère permet d’effectuer une recherche sur un élément par un mot contenu dans le titre de son(ses) résultat(s).

Exemple : pour lancer une recherche sur le mot portail, tapez le mot dans le champ

prévu à cet effet et sélectionnez-le en

cliquant sur la correspondante. Recommencez l’opération en tapant le même mot traduit en anglais.

- Description du Résultat : Ce critère permet d’effectuer une recherche sur un élément par un mot contenu dans la description donnée à son (ses) résultat(s).

Exemple : pour lancer une recherche sur le mot formation, tapez le mot dans le



Ces critères sont les mêmes que vous soyez en train de construire un Rapport qualitatif de Programmation ou un Rapport qualitatif de Suivi (à l’exception près que dans le rapport Qualitatif de Suivi, un critère supplémentaire existe: la recherche dans le champ Commentaire du résultat).

- Commentaire du Résultat : Ce critère permet d’effectuer une recherche sur un élément par un mot contenu dans le commentaire de son (ses) résultat(s).

Exemple : pour lancer une recherche sur le mot électronique, tapez le mot dans le



▲: Si vous faites une recherche sur un mot contenu dans le descriptif et dans la stratégie, tous les éléments contenant ces mots dans les champs correspondants apparaîtront dans votre rapport.

25

Exemple

Prenant le même exemple, nous allons construire un rapport Qualitatif sur toutes les activités Communication et Information du programme régulier décentralisées au bureau de l’UNESCO à Accra ayant le mot portail/portal dans le libellé de leur(s) résultat(s).

Après avoir sélectionné les critères requis (unité: ACR, Code Budgétaire: 15, décocher la case Extrabudgétaire, lancer la recherche sur le mot: portail/portal dans le libellé du résultat,

et Niveau: 6) cliquez sur le bouton . Une nouvelle fenêtre s’ouvrira signifiant que votre rapport est en construction puis terminé.

Rapport Qualitatif de Programmation

Pour accéder à l’écran du Rapport Qualitatif de Programmation, cliquez sur le lien (en bleu)

.

Une fois vos critères sélectionnés et en cliquant sur , vous obtiendrez un rapport en format Word avec la même information financière que celle du rapport financier de Programmation. Seront aussi disponibles la description, la stratégie, le résultat (et sa description) correspondant à chacun des éléments de votre recherche.

N.B.: Pour enregistrer votre rapport, n’oubliez pas de rajouter .doc à son titre et de sélectionner « all files » comme type de fichier.

26

Rapport Qualitatif de Suivi

Pour accéder à l’écran du Rapport Qualitatif de Suivi, cliquez sur le lien (en bleu)

.

Une fois vos critères sélectionnés et en cliquant sur , vous obtiendrez un rapport en format Word avec la même information financière que celle du rapport financier de Suivi. Seront aussi disponibles la description, la stratégie, le résultat (sa description et le commentaire de son avancement) correspondant à chacun des éléments de votre recherche.

N.B.: Pour enregistrer votre rapport, n’oubliez pas de rajouter .doc à son titre et de sélectionner « all files » comme type de fichier.

27

VENTILATION PAR CODES OBJET DEPENSE (Document Excel).

Fenêtre du rapport de ventilation par codes objet-dépense

Rapport de Ventilation


Les critères de recherche sont les mêmes que pour le rapport financier (sauf pour le Statut de l’élément). Cependant, pour le rapport de Ventilation par code objet-dépense, les critères supplémentaires suivants sont disponibles :

- Numéro du code objet-dépense : Ce critère permet d’effectuer une recherche sur le code objet dépense utilisé pour la ventilation du budget.

Exemple : Pour sélectionner toutes les activités utilisant les codes objet dépense de la catégorie 300 , tapez simplement le chiffre 3 dans le champ prévu à cet effet

puis sélectionnez votre entrée en cliquant sur

la correspondante.

N.B. : Comme pour le code budgétaire, en ne tapant que 3 votre recherche portera sur tous les codes objet dépense commençant par 3.

28

- Libellé du code objet-dépense : Ce critère permet d’effectuer une recherche sur un mot du libellé du code objet dépense utilisé pour la ventilation.

Exemple : Pour sélectionner toutes les activités utilisant les codes objet dépense dont le libellé contient le mot « contractual », tapez le mot dans le champ prévu à cet effet

puis sélectionnez votre entrée en

cliquant sur la correspondante.

N.B. : Les libellés des codes objets dépenses étant tous en anglais, veuillez saisir vos mots en anglais.

Exemple

Prenant le même exemple, nous allons construire un Rapport de Ventilation sur toutes les activités Communication et Information du programme régulier décentralisées au bureau de l’UNESCO à Accra où le Code objet dépense 300 est utilisé.

Après avoir sélectionné les critères requis (unité: ACR, Code Budgétaire: 15, décocher la case extrabudgétaire, Niveau: 6 et Numéro de COD: 300) cliquez sur le bouton

. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira signifiant que votre rapport est en construction puis terminé.

Rapport de ventilation par code objet-dépense

Pour construire un rapport de ventilation par code objet-dépense, n’oubliez pas de cliquer

sur le lien .

Un document Excel affichant les colonnes suivantes (si vous les avez cochées dans la fenêtre) sera produit:


aux Actions) et Code budgétaire pour les activités. - NIVeau : Niveau de l'élément de programmation : 1 : Grand Programme,

2 : Programme, 3 : Sous-Programme, 4 : Axe d'Action, 5 : Action ; 6 : activité.

- EXB : S’il s’agit d’un projet extrabudgétaire, il y aura EB dans la case. - TOTAL ($) : ALLOCATION: Budget du biennium (budget 2002 + budget

2003) pour le Programme Régulier. - N° EXB : Numéro de projet extrabudgétaire. - EXB TOTAL ($) : Allocation du projet extrabudgétaire pour le biennium. - DONATEUR TOTAL : Allocation totale du projet extrabudgétaire. - CODE COD : Numéro du code objet-dépense. - COD LIBELLE : Libellé du code objet-dépense. - COD TOTAL P $ : Total programmé de la ventilation par code objet-dépense. - COD TOTAL A $ : Total ajusté de la ventilation par code objet-dépense. - NOM : Nom du responsable de l’élément de programmation.


29

2-) Recherche Uni critère Dans le Module de Statistiques, mis à part la recherche multicritère disponible avec la fonction Rapports, sont aussi à votre disposition des recherches uni critère par:

- Unités, - Eléments, - Personnes / Ressources, - Groupes bénéficiaires, - Territoires, - Partenaires.

Unités

Unités/Plan de charge

Les Statistiques par Unités/Plan de charge vous donnent des informations sur les activités/projets extrabudgétaires de l’unité et le personnel de celle-ci (selon les données intégrés dans SISTER).

Une fois dans le Module de Statistiques, pour accéder à la recherche par Unités/Plan de charge, cliquez sur le bouton de la colonne de droite (deuxième bouton en partant du haut), la fenêtre correspondante s’affichera:

Unités

Ensuite procédez comme à l’accoutumé en cliquant sur la flèche déroulante des unités

pour sélectionner l’unité désirée.

30

Rappelez-vous qu’après avoir cliqué et en tapant la première lettre du rattachement que vous cherchez, la liste défilera directement sur le premier rattachement commençant par cette lettre. Utilisez ensuite l’ascenseur pour arriver au rattachement souhaité.

Sélectionnez le en cliquant dessus. Le libellé de l’unité s’affichera automatiquement dans la zone de droite :

enfin cliquez sur la pour lancer votre recherche.

Les résultats de votre recherche s’afficheront automatiquement dans la zone de consultation:

Dans le cadre supérieur s’affiche la liste des personnes travaillant dans l’unité sélectionnée et leur grade.

N.B. : Si des erreurs subsistent (grade,unité ou appartenance à celle-ci), veuillez envoyer un courriel à [email protected] afin que nous les corrigions.


31

En cliquant sur un nom en particulier s’ouvre une nouvelle fenêtre de « détail des taches » donnant les nom, prénom, unité, grade et pourcentage d’occupation de la personne:

et listant les éléments de programmation où la personne apparaît avec les informations suivantes:

Ecrans d’origine

- la responsabilité de la personne dans l’élément.

Créer un élément rattaché

et Ressources en personnel

(pour le participant).

- les codes ou numéros de projets extrabudgétaires des éléments en question, - les dates de début et de fin des éléments.

Créer un élément rattaché.

- la durée en jours de travail de cette personne sur l’élément et son pourcentage d’occupation (% d’occupation prog).

Ressources en personnel.

N.B.: En cliquant sur le code d’un des éléments, et sans passer par l’arbre, la fenêtre de l’élément s’ouvre directement.

32

- Dans le cadre inférieur s’affiche la liste des codes/numéros de projet extrabudgétaire des éléments de niveau 6 dont le rattachement administratif est l’unité sélectionnée :

Pour chaque élément, s’affiche également la durée de celui-ci (information provenant de l’écran créer un élément rattaché) durée cette fois échelonnée par trimestre:

De la même manière que précédemment, en cliquant sur le code de l’élément de votre choix, sans passer par l’arbre, vous accédez directement à l’élément concerné.

Unités/Participations structurelles

La recherche par Unités/Participations structurelles vous permet de mettre en évidence avec quelle unité celle que vous avez sélectionnée coopère. Les informations proviennent de l’écran Participations structurelles.

Une fois dans le Module de Statistiques, pour accéder à la recherche par Unités/Participations structurelles, cliquez sur le bouton de la colonne de droite (deuxième bouton en partant du haut), la fenêtre correspondante s’affichera. Puis

dans cette fenêtre cliquez sur le lien toujours dans la colonne de droite. Le même écran que pour la recherche par Unités/Plan de charge s’affichera.

Après avoir sélectionné l’unité cliquez sur la loupe, les informations relatives à la coopération entre unité s’afficheront : - par unité coopérante, et par activité/projet extrabudgétaire, est disponible le cas échéant le montant de la coopération financière (programmé et réalisé).

N.B.: En cliquant sur le code de l’élément de votre choix, sans passer par l’arbre, vous accédez directement à l’élément concerné.

33

Eléments

Partenaires/Eléments

Les Statistiques par Partenaires/Eléments vous donnent des informations sur les partenaires de l’élément que vous sélectionnez.

Une fois dans le Module de Statistiques, pour accéder à la recherche par Partenaires/Eléments, cliquez sur le bouton de la colonne de droite (troisième bouton en partant du haut), la fenêtre correspondante s’affichera:

Eléments

Ensuite saisissez le code de l’élément que vous recherchez dans le champ prévu à cet effet :

puis cliquez sur la loupe.

Les résultats de votre recherche s’afficheront automatiquement dans la zone de consultation: les partenaires saisis concernant le code que vous avez choisi avec le code/numéro de projet extrabudgétaire et le responsable de celui-ci :

Comme toujours les liens sont en bleu; et vous pouvez à partir de cet écran: - accéder directement à l’élément en cliquant sur son code, - accéder à l’écran listant les éléments de programmation où le responsable apparaît en cliquant sur le nom de celui-ci (l’écran qui apparaît est le même que précédemment).

34

Territoires/Eléments

La recherche par Territoires/Eléments vous permet de savoir quel territoire est impacté par l’élément que vous cherchez, mais aussi vous donne les informations financières concernant les allocations et dépenses de l’élément. Les informations proviennent des écrans Territoires, Ressources en personnel et de FABS. Une fois dans le Module de Statistiques, pour accéder à la recherche par Territoires/Eléments, cliquez sur le bouton de la colonne de droite (troisième bouton en partant du haut), la fenêtre correspondante s’affichera. Puis dans cette

fenêtre cliquez sur le lien toujours dans la colonne de droite. Le même écran que pour la recherche par partenaires s’affichera.

Après avoir sélectionné l’élément que vous recherchez,

cliquez sur la loupe, les résultats de votre recherche s’afficheront dans la zone de consultation:

En premier lieu, un tableau récapitulatif des territoires impactés par élément avec l’Allocation de l’élément (Budget + Personnel (rempli par le responsable dans l’écran Ressources en personnel « Programmé »), de même pour les dépenses (avec les Ressources en personnel « Réalisé »).

N.B.: En cliquant sur le code de l’élément de votre choix, sans passer par l’arbre, vous accédez directement à l’élément concerné.

35

Puis en utilisant l’ascenseur sur le même écran, vous avez à votre disposition un graphe droit à gauche exprimant, en pourcentage du budget programmé, l’impact par territoire et à droite un graphe rond exprimant, en pourcentage les dépenses pour ces mêmes territoires.

En dernier lieu, présentée autrement, la même information sous forme de tableau.

Personnes/Ressources

Ce critère vous permet une recherche sur les personnes.

Une fois dans le Module de Statistiques, pour accéder à la recherche par Personnes/Ressources, cliquez sur le bouton de la colonne de droite (quatrième bouton en partant du haut), la fenêtre correspondante s’affichera:

36

Pour sélectionner la personne sur laquelle vous voulez effectuer votre recherche, cliquez sur la flèche déroulante prévue à cet effet et cherchez la première lettre du nom de famille de

cette personne : puis cliquez dessus et sur la loupe . Une nouvelle fenêtre s’affichera à votre écran listant les noms commençant par cette lettre

.

Choisissez celle que vous désirez en cliquant dessus puis sur le bouton de la même fenêtre.

L’écran suivant s’affichera directement:

Cet écran fournit le grade et l’unité la personne concernée ainsi qu’une une liste non détaillée des éléments où la personne apparaît. Ces informations proviennent de écrans Ressources en personnel et Création d’un élément rattaché. Comme auparavant, la durée des éléments est indiquée en trimestre.

.

La légende des responsabilités reste identique: .

37

En cliquant sur l’une des barres correspondantes aux éléments s’affiche une nouvelle fenêtre :

Cet écran est le même que vu précédemment. Il décrit plus en détail tous les éléments où la personne apparaît avec les codes/numéros de projet correspondant, les dates de début et de fin de l’élément et la durée de travail de la personne sur l’élément (% d’occupation prog).

Vous pouvez toujours utiliser les liens en bleu, pour accéder aux éléments souhaités, directement et sans passer par l’arbre.

38


Ce critère vous permet une recherche sur les Groupes bénéficiaires.

Une fois dans le Module de Statistiques, pour accéder à la recherche par Groupes bénéficiaires, cliquez sur le bouton de la colonne de droite (cinquième bouton en partant du haut), la fenêtre correspondante s’affichera:

Pour sélectionner le groupe bénéficiaire sur lequel vous voulez effectuer votre recherche, tapez un des mots faisant partie de celui-ci dans le champ prévu à cet effet

et cliquez sur la loupe . Les groupes bénéficiaires contenant le mot que vous aurez tapé s’afficheront dans la Liste des groupes bénéficiaires.

Choisissez celui (ou ceux) que vous désirez en cliquant dessus puis sur la flèche .

39

Votre (vos) choix s’afficheront dans les Groupes bénéficiaires choisis.

Une fois que vous avez choisi tous les groupes bénéficiaires, cliquez sur le bouton de la colonne de droite.

Le résultat de votre recherche s’affichera directement dans la zone de consultation :

40

En premier lieu, un tableau récapitulatif des activités/projets qui impactent effectivement le groupe bénéficiaire sélectionné avec les codes et l’Allocation de l’élément (Budget + Personnel (rempli par le responsable dans l’écran Ressources en personnel « Programmé »), de même pour les dépenses (avec les Ressources en personnel « Réalisé »).

N.B. : En cliquant sur le code de l’élément de votre choix, sans passer par l’arbre, vous accédez directement à l’élément concerné.

Puis en utilisant l’ascenseur sur le même écran, vous trouvez un graphe droit à gauche exprimant, en pourcentage du budget programmé, l’impact sur le Groupe bénéficiaire par Grand Programme et à droite un graphe rond exprimant, en pourcentage, les dépenses pour ce même Groupe bénéficiaire.


41

Territoires

La récapitulation des activités par territoire, permet d'associer à tout territoire la totalité des activités qui y sont menées. Pour tout territoire sélectionné, on présente les activités qui le concernent et les sommes correspondantes. Le graphe rond traduit la situation de ce territoire; le graphe droit présente la répartition globale au sein de l'UNESCO. On peut ainsi apprécier la position relative de ce territoire.

Eléments/Territoires

Une fois dans le Module de Statistiques, pour accéder à la recherche par Eléments/Territoires, cliquez sur le bouton de la colonne de droite (sixième bouton en partant du haut), la fenêtre correspondante s’affichera:

Pour sélectionner le territoire souhaité, choisissez d’abord la catégorie de celui-ci en

cliquant sur la flèche du menu déroulant , la liste des territoires correspondants se chargera automatiquement (dans l’ordre alphabétique des appellations officielles en langue anglaise), puis cliquez alors sur la flèche correspondante pour choisir le

territoire désiré . Enfin cliquez sur la loupe pour lancer votre recherche.

42

Le résultat de votre recherche s’affichera directement dans la zone de consultation:

En premier lieu, un tableau récapitulatif des activités/projets qui impactent le territoire sélectionné avec les codes et responsables correspondants et l’Allocation de l’élément (Budget + Personnel (rempli par le responsable dans l’écran Ressources en personnel « Programmé »), de même pour les dépenses (avec les Ressources en personnel « Réalisé »).

N.B. : En cliquant sur le code de l’élément de votre choix, sans passer par l’arbre, vous accédez directement à l’élément concerné. En cliquant sur le nom du responsable, s’ouvrira la fenêtre récapitulative des rôles du

responsable dans les éléments où il apparaît.

43

Puis en utilisant l’ascenseur sur le même écran, vous trouvez un graphe droit à gauche exprimant, en pourcentage du budget programmé, l’impact sur le Territoire par Grand Programme et à droite un graphe rond exprimant, en pourcentage, les dépenses pour ce même territoire.


Partenaires/Territoires

Une fois dans le Module de Statistiques, pour accéder à la recherche par Partenaires/Territoires, cliquez sur le bouton de la colonne de droite, la fenêtre correspondante s’affichera. Puis dans cette fenêtre cliquez sur le lien

toujours dans la colonne de droite. Le même écran que pour la recherche par Eléments/Territoires s’affichera.

Sélectionnez votre territoire de la même manière, cliquez sur la loupe pour afficher les résultats de votre recherche. Pour chaque activité/projet impactant le territoire, vous obtiendrez :

- la liste des partenaires impliqués, - les activités/projets correspondants (avec leur code et le nom du responsable).

Personnes/Territoires

Une fois dans le Module de Statistiques, pour accéder à la recherche par Personnes/Territoire, cliquez sur le bouton de la colonne de droite, la fenêtre correspondante s’affichera. Puis dans cette fenêtre cliquez sur le lien

toujours dans la colonne de droite. Le même écran que pour la recherche par Eléments/Territoires s’affichera.

Sélectionnez votre territoire de la même manière, cliquez sur la loupe pour afficher les résultats de votre recherche. Pour chaque activité/projet impactant le territoire, vous obtiendrez :

- la liste des personnes impliquées, - les activités/projets correspondants (avec leur code et le nom du responsable)

44

Partenaires

Pour chaque partenaire sont recensées les activités qui l'impliquent avec indication des personnes qui, à divers titres, ont eu affaire à ce partenaire durant le biennium.

Eléments/Partenaires

Une fois dans le Module de Statistiques, pour accéder à la recherche par Eléments/Partenaires, cliquez sur le bouton de la colonne de droite (septième bouton en partant du haut), la fenêtre correspondante s’affichera:

Pour sélectionner le partenaire souhaité, choisissez le dans la liste en cliquant dessus

puis sur le partenaire désiré. Enfin cliquez sur la loupe pour lancer votre recherche.

45

Le résultat de votre recherche s’affichera alors: toutes les activités/projets où le partenaire sélectionné est impliqué, avec le code et le responsable correspondant.

N.B. : En cliquant sur le code de l’élément de votre choix, sans passer par l’arbre, vous accédez directement à l’élément concerné. En cliquant sur le nom du responsable, s’ouvrira la fenêtre récapitulative des rôles de celui-ci dans les éléments où il apparaît.

Territoires/Partenaires

Une fois dans le Module de Statistiques, pour accéder à la recherche par Territoires/Partenaires, cliquez sur le bouton de la colonne de droite, la fenêtre correspondante s’affichera. Puis dans cette fenêtre cliquez sur le lien

toujours dans la colonne de droite. Le même écran que pour la recherche par Eléments/Partenaires s’affichera.

Sélectionnez votre partenaire de la même manière, cliquez sur la loupe pour afficher les résultats de votre recherche : pour chaque activité/projet où le partenaire est mentionné, vous obtiendrez :

- le territoire impacté par l'activité, - les activités/projets correspondants (avec leur code et le nom du responsable).

Personnes/Partenaires

Une fois dans le Module de Statistiques, pour accéder à la recherche par Personnes/Partenaires, cliquez sur le bouton de la colonne de droite, la fenêtre correspondante s’affichera. Puis dans cette fenêtre cliquez sur le lien

toujours dans la colonne de droite. Le même écran que pour la recherche par Eléments/Partenaires s’affichera.

Sélectionnez votre partenaire de la même manière, cliquez sur la loupe pour afficher les résultats de votre recherche : pour chaque activité/projet où le partenaire est mentionné;vous obtiendrez :

- la liste des personnes impliquées, - les activités/projets correspondants (avec leur code).

46

LEXIQUE du Module de Statistiques

Lexique des écrans du Module de Statistiques

Rapports Rapport Données fournies

STatut Trois possibilités: EC (Rouge : en cours de programmation), AV (Jaune : en attente de validation); V (Vert : validé).

UNIté Unité exécutante ou Rattachement administratif. LIBELLE Intitulé de l'élément de programmation. CODE Code SISTER (pour les éléments allant du Grand

Programme aux Actions). Code budgétaire pour les activités.

NIVeau Niveau de l'élément de programmation : 1 : Grand Programme, 2 : Programme, 3 : Sous-Programme, 4 : Axe d'Action, 5 : Action ; 6 : activité.

EXB S’il s’agit d’un projet Extrabudgétaire, EB s’affiche dans la case.

2002 / 2003 Budget prévu pour 2002 et pour 2003 (Allotment : Budget Annuel dans FABS) pour le Programme régulier.

TOTAL ($) ALLOCATION: Budget du biennium (budget 2002 + budget 2003) pour le Programme régulier.

N° EXB Numéro du Projet Extrabudgétaire.

EXB 2002 ($) / EXB 2003 ($)

Allocation du projet extrabudgétaire pour l’année 2002 et 2003.

EXB TOTAL ($) Allocation du projet extrabudgétaire pour le biennium.

DONATEUR TOTAL

Allocation Totale du projet extrabudgétaire.

NOM Nom du responsable de l’élément de programmation.

Rapport Financier de Programmation

PRENOM Prénom du responsable de l’élément de programmation. STatut Trois possibilités:

EC (Rouge : en cours de programmation), AV (Jaune : en attente de validation); V (Vert : validé).

UNIté Unité exécutante ou rattachement administratif. LIBELLE Intitulé de l'élément de programmation. CODE Code SISTER (pour les éléments allant du Grand


NIVeau Niveau de l'élément de programmation : 1 : Grand Programme, 2 : Programme, 3 : Sous-Programme, 4 : Axe d'Action, 5 : Action ; 6 : activité.


TOTAL P voir TOTAL ($) Allocation programmée pour le biennium pour le Programme Régulier.

TOTAL R TOTAL des dépenses (pour le Programme Régulier). N° EXB Numéro du Projet Extrabudgétaire.

EXB TOTAL P voir EXB TOTAL ($), Allocation Programmée du Projet extrabudgétaire pour le biennium.

DONATEUR TOTAL


EXB TOTAL R Total des Dépenses du projet extrabudgétaire pour le biennium.


Rapport Financier de Suivi

PRENOM Prénom du responsable de l’élément de programmation.

47

Rapport Données fournies Rapport Qualitatif de Programmation

Informations financières contenues dans le Rapport financier de Programmation auxquels s'ajoutent les Descriptif, Stratégie et Résultat (titre et description) de chaque élément.

Rapport Qualitatif de Suivi

Informations financières contenues dans le Rapport financier de Suivi auxquels s'ajoutent les Descriptif, Stratégie et Résultat (titre, description et commentaire de l'état d'avancement) de chaque élément. UNIté Unité exécutante / Rattachement administratif.

LIBELLE Intitulé de l'élément de programmation. CODE Code SISTER (pour les éléments allant du Grand


NIVeau Niveau de l'élément de programmation : 1 : Grand Programme, 2 : Programme, 3 : Sous-Programme, 4 : Axe d'Action, 5 : Action , 6 : activité.


TOTAL ($) ALLOCATION: Budget du biennium (budget 2002 + budget 2003) pour le Programme régulier.

N° EXB Numéro du Projet Extrabudgétaire.

EXB TOTAL ($) Allocation du projet extrabudgétaire pour le biennium. DONATEUR TOTAL


CODE COD Numéro du code objet-dépense. COD LIBELLE Libellé du code objet-dépense. COD TOTAL P $ Total programmé de la ventilation par code objet-

dépense. COD TOTAL A $ Total ajusté de la ventilation par code objet-dépense.

Rapport Ventilation par Code objet- dépense


Recherche Uni critère Recherche Données fournies

Eléments/Partenaires Les éléments où le partenaire sélectionné est impliqué.

Eléments/Territoires Les éléments impactant le territoire sélectionné.

Groupes bénéficiaires Les Groupes bénéficiaires impactés par la mise en œuvre de l'élément.

Partenaires/Eléments Les Partenaires impliqués dans la mise en œuvre de l'élément.

Partenaires/Territoires Les Partenaires impliqués dans les éléments impactant le territoire sélectionné.

Personnes/Partenaires Les Personnes impliquées dans les éléments où le partenaire sélectionné est impliqué.

Personnes/Ressources Les éléments où la personne est impliquée selon son degré de responsabilité.

Personnes/Territoires Les Personnes impliquées dans les éléments impactant le territoire sélectionné.

Territoires/Eléments Les Territoires impactés par la mise en œuvre de l'élément.

Territoires/Partenaires Les Territoires impactés par la mise en oeuvre des éléments où le partenaire sélectionné est impliqué.

Unités/Participations structurelles

Les Unités de l'UNESCO qui coopèrent avec l'unité sélectionnée.

Unités/Plan de charge Les personnes de l'unité et les activités/projets exécutés par l'unité.

48

Légende des rapports

2002 et 2003 Budget prévu pour 2002 et pour 2003 (Allotment : Budget Annuel dans FABS pour le Programme régulier).

ALLOCATION Budget du biennium (budget 2002 + budget 2003) pour le Programme Régulier.

COD Numéro du code objet dépense.

COD LIBELLE Libellé du code objet dépense. COD $ Montant de budget ventilé sur ce code objet-dépense. COD TOTAL P $ Total programmé de la ventilation par codes objet-dépense.

COD TOTAL A $: Total ajusté de la ventilation par codes objet-dépense. CODE Code SISTER (pour les éléments allant du Grand Programme aux

Actions) et Code budgétaire pour les activités. COMMANDES NON-LIVREES

(Undelivered Orders) Cette information remonte de FABS tous les matins à 4:00.

COMMANDES LIVREES Voir Dépenses. DEPENSES (Expenditures)

Cette information remonte de FABS tous les matins à 4:00. DIFFERENCE (Allocation - COD P $). Si le chiffre est différent de 0 alors le total

de la ventilation par codes objet-dépense est différent de l'Allocation Programmée pour le programme régulier ou du Donateur Total pour les projets extrabudgétaires.

DONATEUR TOTAL Allocation Totale du projet Extrabudgétaire. EB voir EXB. EXB S’il s’agit d’un projet extrabudgétaire, EB s’affiche dans la case. EXB 2002 / EXB 2003 Allocation du projet extrabudgétaire pour l’année 2002 et 2003.

EXB TOTAL ($) Allocation du projet extrabudgétaire pour le biennium.

EXB TOTAL P Allocation programmée du projet extrabudgétaire pour le biennium.

EXB TOTAL R TOTAL DES DEPENSES du projet extrabudgétaire pour le biennium.

FONDS DISPONIBLES: (Available Funds) = Allocation – Commandes non-livrées – Dépenses. Cette information remonte de FABS tous les matins à 4:00.

HS hors Siège. Deux possibilités : soit T alors l'élément est décentralisé hors Siège soit F alors l'élément est mis en oeuvre par le Siège.

LIBELLE Intitulé de l'élément de programmation NIV Niveau de l'élément de programmation : 1 : Grand Programme,


NOM Nom du responsable de l'élément de programmation. N° EXB Numéro du projet extrabudgétaire. PRENOM Prénom du responsable de l'élément de programmation. ST Statut. Trois possibilités:

EC (Rouge : en cours de programmation), AV (Jaune : en attente de validation); V (Vert : validé).

TAUX D'EXECUTION (Execution Rate) : Total dépenses / Allocation. Le taux d'exécution budgétaire biennal.

TOTAL($): voir Allocation. TOTAL P Allocation programmée pour le biennium. TOTAL R voir Total des dépenses. TOTAL DES DEPENSES

(Undelivered Orders + Expenditures) Commandes non-livrées + dépenses.

UNI Unité exécutante/rattachement administratif.

49

Légende des boutons

Boutons d’Action

vous permet de charger les rapports exportés.

vous permet d’éditer le rapport concernant les groupes bénéficiaires.

vous permet d’accéder à la recherche par éléments.

vous permet d’exporter en Excel les rapports financiers et de ventilation par codes objet-dépense.

vous permet d’exporter en Word les rapports qualitatifs.

vous permet d’accéder à la recherche par groupes bénéficiaires.

vous permet d’accéder à la recherche par partenaires.

vous permet d’accéder à la recherche par personnes.

vous permet d’accéder aux fenêtres de rapports du Module de Statistique (la fenêtre du Rapport Financier de Programmation s’affiche par défaut).

vous permet de sélectionner la personne sur laquelle vous souhaitez effectuer votre recherche.

vous permet d’accéder à la recherche par territoires.

vous permet d’accéder à la recherche par unités.

Boutons de Sélection/Consultation

vous permet de lancer la recherche que vous souhaitez.

/ vous permet, après avoir fait votre choix, de le sélectionner.

/ vous permet, après avoir sélectionner votre choix, de le supprimer.

Boutons de Navigation de Base

vous permet de retourner à la page d’accueil.

vous permet de consulter l’aide en ligne.

vous permet d’accéder au Module de Statistiques.

vous permet de revenir à l’arbre .

Rappel : - - Pour tous renseignements ou demande de formation, vous pouvez envoyer un email

à l'équipe SISTER à [email protected]. - SISTER est sur Internet, donc accepte la fonction de rafraîchissement de page

(touche Ctrl et lettre R appuyée en même temps sur votre clavier). - Les champs texte de SISTER sont compatibles avec les fonctions

Copier (Ctrl + C), Coller (Ctrl + V) et Couper (Ctrl + X). Ainsi, vous pouvez déterminer vos informations sous format Word puis procéder à un copier/coller dans SISTER.


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Légende des liens

vous permet d’accéder à la fenêtre de recherche par Eléments/Partenaires lorsque vous avez atteint l’écran de recherche par . Cette fenêtre s’ouvre par défaut après avoir cliqué sur le bouton .

vous permet d’accéder à la fenêtre de recherche par Eléments/Territoires lorsque vous avez atteint l’écran de recherche par . Cette fenêtre s’ouvre par défaut après avoir cliqué sur le bouton .

vous permet d’accéder à la fenêtre de recherche par Partenaires/Eléments lorsque vous avez atteint l’écran de recherche par . Cette fenêtre s’ouvre par défaut après avoir cliqué sur le bouton . vous permet d’accéder à la fenêtre de recherche par Partenaires/Territoires lorsque vous avez atteint l’écran de recherche par .

vous permet d’accéder à la fenêtre de recherche par Unités/Participations structurelles lorsque vous avez atteint l’écran de recherche par .

vous permet d’accéder à la fenêtre de recherche par Personnes/Partenaires lorsque vous avez atteint l’écran de recherche par .

vous permet d’accéder à la fenêtre de recherche par Personnes/Territoires lorsque vous avez atteint l’écran de recherche par .

vous permet d’accéder à la fenêtre de recherche par Unités/Plan de charge lorsque vous avez atteint l’écran de recherche par

. Cette fenêtre s’ouvre par défaut après avoir cliqué sur le bouton .

vous permet d’accéder à la fenêtre du Rapport Financier de Programmation (première fenêtre de recherche, elle s’ouvre par défaut lorsque l’on clique sur le bouton ou sur le

bouton dans l’arbre).

vous permet d’accéder à la fenêtre du Rapport Financier de Suivi lorsque vous avez atteint l’écran de .

vous permet d’accéder à la fenêtre du Rapport Qualitatif de Programmation lorsque vous avez atteint l’écran de .

vous permet d’accéder à la fenêtre du Rapport Qualitatif de Suivi lorsque vous avez atteint l’écran de .

vous permet d’accéder à la fenêtre de recherche par Territoires/Eléments lorsque vous avez atteint l’écran de recherche par .

vous permet d’accéder à la fenêtre de recherche par Territoires/Partenaires lorsque vous avez atteint l’écran de recherche par .

vous permet d’accéder à la fenêtre du Rapport de Ventilation par codes objet-dépense lorsque vous avez atteint l’écran de

.

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EQUIPE SISTER

[email protected]

Focal Point for Knowledge Management, Networking and SISTER

(BSP/KMN) fax: 8 55 21

Philippe Ratte Senior Specialist and Focal Point for Knowledge Management Rm. 5.037 Tel: 8 12 16 e-mail: [email protected]

Othilie du Souich Programme Specialist Rm. 5.039 Tel: 8 13 37 e-mail: [email protected]

Tobia Fiorilli Associate Expert Rm. 5.041 Tel: 8 12 93 e-mail: [email protected]

Mekdes Edjigayehu Assistant Programme Specialist Rm. 5.039 Tel. 8 16 72 e-mail: [email protected]






1

Créer un élément proposé

Lors de la préparation des plans de travail (phase de programmation) du 32 C/5, il vous est donné la possibilité de proposer des éléments (pour le Programme Régulier uniquement). Ces propositions se font via SISTER. Cette possibilité est donné à tout utilisateur du système.

Proposer un élément revient à le créer dans SISTER. Tout élément étant rattaché à un élément amont (à l’aide de son code), il vous faut en premier lieu décider de l’élément amont en question. N.B. : On ne peut proposer plus d’éléments rattachés que possible (pas plus de 9 Axes d’Action sous un Sous-Programme, 99 Actions sous un Axe d’Action et 99 activités sous une Action). Dans le cas contraire, le système vous avertira avec un message d’erreur.

Dans notre scénario, l’Action proposée sera rattachée à l’Axe d’Action 211110000ABS.

Supposons que vous ayez accéder à l’arbre de SISTER du 32 C/5.

Cliquez sur le bouton rose (1er bouton en partant de la gauche en haut à droite de l’écran). L’écran de création d’un élément proposé s’affichera à l’écran.

2

Il vous est demandé de renseigner alors les champs suivants :

Code

Il s’agit du code de l’élément auquel sera rattaché le nouvel élément (dans notre exemple, le code de l’Axe d’Action : 2111100000ABS). - Saisir le code dans le champ correspondant

et cliquez sur la loupe . Une fois que vous aurez cliqué sur la loupe, le nom du responsable ainsi que le rattachement administratif de l’élément amont s’affichent par défaut dans les champs correspondants. De même, la liste des type de fonds correspondant au niveau de l'élément que vous créez se charge automatiquement.

Type de fonds

- Cliquez sur la flèche du menu déroulant et cliquez

sur le type de fonds souhaité .


- Saisir le libellé dans le champ correspondant.

3

Responsable et Suppléant

- Tapez les premières lettres du nom de famille de la personne souhaitée dans le

champ correspondant et cliquez sur la loupe . Dans notre exemple, le nom de famille est « M. Responsable Action A » :

une fenêtre s’ouvrira affichant la

liste des noms résultant de votre recherche , cliquez

sur le nom souhaité puis sur le bouton de la même fenêtre.


. Rattachement administratif/Unité exécutante

Afin de choisir le rattachement dans la liste déroulante cliquez sur la flèche prévue à cet effet, puis cherchez le :

- soit en utilisant l’ascenseur (qui fait défiler les noms), - soit en tapant la première lettre de l’unité/rattachement souhaité (ce qui fera défiler

automatiquement la liste à partir de la première unité commençant par cette lettre), enfin cliquez sur l’unité choisie.

Le libellé de l’unité s’affichera dans le champ correspondant.

Pour l’Action proposée, l’unité est le Bureau de l’UNESCO à Amman : AMN,

et apparaîtra de la manière suivante une fois le rattachement sélectionné.

Durée

- Saisissez la date de début et date de fin de la mise en oeuvre prévue de l’élément proposé en suivant le format jj/mm/aaaa.

Consignes

Dans le cas d’un élément proposé, les consignes sont renseignées directement et indiquent la personne qui a proposé l’élément et la date de la proposition.

N.B. : On peut consulter les consignes en cliquant sur le bouton (dans la colonne de droite) de l’élément proposé.

4

Une fois tous les champs renseignés, n’oubliez pas de sauvegarder votre travail en cliquant sur le bouton avant de quitter cet écran.

A chaque fois que vous enregistrerez vos entrées, un message de confirmation signifiant que « Les changements ont été pris en compte ! »

s’affichera sur votre écran. Cliquez sur OK pour en prendre acte.

Ce message est suivi du message de la création de l’élément

indiquant le code de celui-ci (généré automatiquement par le système). Cliquez sur OK pour en prendre acte. Le nouvel élément proposé s’affiche en statut Rouge : En cours de programmation dans l’arbre :

Dès que la proposition est enregistrée, un e-mail est envoyé aux destinataires suivants : - au responsable et au suppléant du nouvel élément (211112300AMN), - au responsable de l’élément amont (211110000ABS), - au créateur du nouvel élément proposé.

L’élément proposé est créé sous l’élément amont indiqué. Ce nouvel élément proposé

s’affiche avec un précédant son code et son libellé. Ce sera affiché tant que l’élément ne sera pas validé (statut Vert).

Si l’élément proposé est validé, invalidé ou détruit, un e-mail est envoyé aux mêmes destinataires que lors de la création de l’élément.