Manual de Outlook 2007

Céntrese en los asuntos más importantes utilizando Outlook 2007 para establecer prioridades, controlar y buscar información de forma instantánea

Marcelo VidelaOctubre 2007

Índice

Introducción...........................................................................................................................................3

Elementos Básicos de Outlook 2007......................................................................................................4

Correo....................................................................................................................................................5

Carpetas de Correo.................................................................................................................................8

La Bandeja de Entrada............................................................................................................................9

Ordenar los Correos.............................................................................................................................10

Firmas...................................................................................................................................................10

Creación de Carpetas...........................................................................................................................12

Gestión de las Carpetas........................................................................................................................12

Reglas...................................................................................................................................................13

Calendario, Contactos, Tareas y Compartir..........................................................................................17

Introducción a los calendarios compartidos.........................................................................................20

Contactos.............................................................................................................................................22

Tareas...................................................................................................................................................23

¿Qué es el uso compartido de tareas?.................................................................................................24

Compartir la carpeta de tareas predeterminada con usuarios concretos............................................24

Compartir la carpeta de tareas predeterminada con todos los usuarios..............................................25

Revocar o cambiar el acceso de otras personas a sus carpetas de tareas............................................26

Asignación de Tareas............................................................................................................................26

Asignar una tarea a otro usuario..........................................................................................................27

Compartir Información.........................................................................................................................30

Seguimiento.........................................................................................................................................31

Dar nombres a las marcas rápidas coloreadas.....................................................................................33

Formularios..........................................................................................................................................34

Macros.................................................................................................................................................36

El Diario................................................................................................................................................38

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Novedades de Microsoft Office Outlook 2007.....................................................................................40

Administrar el tiempo y la información........................................................................................40

Búsqueda rápida de la información que necesita.................................................................................40

Administrar rápidamente sus prioridades diarias.................................................................................41

Conectarse sin fronteras......................................................................................................................42

La información importante al alcance de su mano...............................................................................42

Compartir fácilmente información con cualquier persona, en cualquier lugar....................................43

Mantener el equipo seguro y controlado.............................................................................................45

Control efectivo sobre los mensajes recibidos.....................................................................................46

Mantener la información personal y de la organización de forma segura...........................................46

Ayudar a evitar que se pierda trabajo..................................................................................................47

Enviar el mensaje correcto...................................................................................................................47

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Introducción

Microsoft Outlook es una aplicación de gestión de correo electrónico, así como agenda personal, que nos permite comunicarnos con otras personas a través de mensajes electrónicos.

Esta aplicación es parte de la suite ofimática Office 2007 aunque es posible adquirirla por separado.

Con las características nuevas de compatibilidad de herramientas e integración, la capacidad de todos los programas de la suite se ve incrementada.

El correo electrónico tiene las ventajas frente al correo tradicional de ser fácil de utilizar, más barato y mucho más rápido. Por ejemplo, podemos redactar una carta para convocar una reunión y mandársela en cuestión de minutos a todos los asistentes sin necesidad de hacer copias de la carta y comprar multitud de sellos, simplemente con redactarla una vez, añadir la lista de contactos y hacer clic en enviar. Así de sencillo y rápido.

Otra de las virtudes del correo electrónico es la posibilidad de mandar no sólo texto en el mensaje, sino cualquier otro tipo de información, ya sea imágenes, documentos, archivos de música, aplicaciones, etc.

Los correos electrónicos se almacenan en los servidores de correo mientras el usuario no hace uso de ellos. Los programas encargados de consultar, descargar y gestionar los mensajes se denominan clientes de correo.

Existen diversos tipos de clientes de correo en forma de aplicación como son MS Outlook, Netscape, Outlook Express, Eudora, Thunderbird, The Bat, etc... que instalamos en nuestro computador, pero también existen servidores de correo que proporcionan una interfaz Web, como Hotmail, que nos permite gestionar el correo a través de una página web desde cualquier ordenador con conexión a Internet y un navegador.

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Elementos Básicos de Outlook 2007

Al arrancar Outlook aparece una pantalla inicial similar a esta. Vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso.

La pantalla que se muestra a continuación es personalizable y cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento como veremos más adelante.

Panel de exploración: El panel de exploración es la barra vertical situada en la parte izquierda de la pantalla que contiene una serie de botones que nos permitirán acceder a las diferentes funciones de la aplicación. Estos botones son: Lista de Carpetas, Correo, Calendario, Contactos, Tareas, Notas y Accesos Directos aunque podremos añadir más si lo consideramos oportuno.

Outlook para Hoy: La página Outlook para hoy nos da una vista global del día, en ella se puede ver un resumen de las citas, una lista de las tareas y cuántos mensajes de correo electrónico nuevos tenemos. Outlook para hoy está diseñado al estilo Web, simplemente haciendo un clic sobre la opción elegida accedemos a su contenido. Si se quiere mostrar Outlook para Hoy, entonces hay que pulsar en carpetas personales.

Personalizar Outlook para hoy: En la parte superior derecha podemos observar que existe un botón denominado “Personalizar Outlook para hoy…” que sirve para acceder a una pantalla donde podemos personalizar un poco más la pantalla de Outlook para hoy y su contenido. En la imagen inferior podemos ver la pantalla de configuración de Outlook para hoy.

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Outlook para Hoy

Personalizar Outlook para

Hoy

Panel de Exploración

Podemos elegir las carpetas que deseamos ver en la sección de mensajes. En la sección del Calendario podemos indicar los días del calendario que deseamos ver. En la sección de Tareas podemos elegir entre mostrar todas las tareas o solamente las tareas previstas para hoy y ordenarlas por varios criterios. Y además de esto podemos modificar el estilo con el que se mostrará la pantalla.Una vez personalizada la pantalla podemos presionar sobre el botón “Guardar cambios” para guardar los cambios realizados y salir de la pantalla o bien presionar sobre el botón “Cancelar” y cerrar la pantalla sin salvar los cambios realizados.

Correo

Podemos acceder al apartado destinado a la gestión del correo electrónico mediante el botón “Correo” en el panel de exploración.

Configuración de cuentas de correo electrónicoPara poder manejar nuestros correos electrónicos, lo primero que debemos hacer

es conseguir una cuenta en algún servidor de correo. La cuenta nos la puede facilitar nuestra empresa, la empresa por la que nos conectamos a Internet (ISP), puede ser una cuenta Hotmail, o cualquier servicio de correo electrónico habilitado, público o privado.

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Para poder utilizar esta cuenta en Outlook, debemos configurarla. Para crear una nueva cuenta de correo debemos seguir los siguientes pasos:Hacer clic sobre la opción Herramientas de la barra de menú y escoger la opción marcada como Configuración de la cuenta…

A continuación se ejecuta una ventana que nos muestra una pantalla como la que vemos en la imagen.

Ahora nos interesa crear una cuenta de correo, por tanto seleccionaremos la opción “Nuevo…” y en la siguiente ventana, seleccionaremos el tipo de cuenta requerida; para cualquier tipo de correo convencional elegir la primera opción, para cuentas de coreo de servidores telefónicos la segunda opción y luego pulsaremos el botón siguiente.

Nota: Esta ventana es una nueva opción respecto de Outlook 2003, puesto que al pulsar siguiente el programa verificará los parámetros de conexión directamente con el servidor

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Permite configurar una cuenta de correo nueva

de correo según la cuenta de correo escrita, además puede discriminar entre servidores de seguridad activada y sin activar.

Para configurar manualmente la cuenta se debe activar la casilla de verificación, marcada en un círculo rojo en la figura.

Una vez creadas las cuentas de correo que Outlook administrará, podemos pasar a ver la pantalla principal de carpetas.

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Carpetas de Correo

La barra de correo se divide en dos secciones: Carpetas favoritas y Todas las carpetas de correo. Podemos añadir una carpeta a la sección de Carpetas favoritas pulsando el botón derecho del ratón sobre una carpeta y seleccionando “Agregar a carpetas favoritas”.

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Bandeja de entrada: En esta bandeja se colocan los emails que se reciben.

Bandeja de salida: Aquí están los emails que se van a enviar.

Borrador: En esta carpeta están los emails que hemos escrito pero que todavía no les hemos dado la orden de enviar.

Elementos eliminados: Cuando decidimos eliminar un mensaje pasa a esta carpeta. Es necesario revisar su contenido de manera periódica para evitar el crecimiento de nuestros archivos de datos.

Carpetas de búsqueda: Son carpetas virtuales para mostrar los mensajes clasificados de una forma más cómoda.

Correo electrónico no deseado: Mensajes de remitentes bloqueados, correo spam.

Elementos Enviados: Por defecto Outlook hace una copia de todos los emails que mandamos y lo almacena en esta carpeta.

La Bandeja de Entrada

Esta ventana nos muestra la apariencia de la bandeja de entrada de nuestro administrador de correos. Como se puede apreciar, aparece divida en cuatro secciones que se identifican en la figura

El panel de exploración, como su nombre lo indica, nos permite explorar las diferentes carpetas que tenemos a disposición. En correos con servidor propio, existen carpetas públicas que podemos utilizar para compartir información con aquellos autenticados en el dominio del servidor.

La vista de la carpeta activa nos muestra las cabeceras de los mensajes que se encuentran en la carpeta activa o seleccionada, esta vista es dinámica y cambia con el sólo hecho de seleccionar otra

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Panel de exploración

Vista de la carpeta activa

Vista del correo seleccionado

Barra de tareas pendientes

carpeta, además podemos ordenar la vista con un simple clic en la parte superior, según el criterio de búsqueda que se requiera. Por omisión, viene ordenada por fecha de recepción.

Además podemos observar al lado de los encabezados de mensaje los siguientes iconos:

Significa que el correo no se ha leído todavía.

El correo ya se ha leído.

Hemos respondido al mensaje.

Hemos reenviado el mensaje.

Ordenar los Correos

Firmas

Al igual que podemos firmar una carta estándar, con el correo electrónico también podemos dejar nuestro “sello”. Aunque evidentemente no estamos hablando de firma digital, tal y como se conoce hoy en día, estamos hablando de dejar una tarjeta de identificación, una firma simple.Para crearnos una firma debemos ir a la barra de menú Herramientas --> Opciones, nos aparece una ventana con varias pestañas de las cuales debemos escoger Formato de correo. Nos aparece una ventana como la que vemos en la imagen siguiente:

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Ordena los correos según la importancia establecida en el mensaje

Ordena el correo por aviso

Ordena los correos por icono

Ordena el correo por archivo adjunto

Ordena los correos por quien lo ha enviado

Ordena el correo por asunto indicado

Ordena por fecha de recepción

Ordena por tamaño del mensaje

Permite visualizar diferentes categorías de ordenamiento. Clic con el botón derecho despliega un menú de criterios

Presionamos en el botón de firmas y pasaremos a la siguiente ventana:

En la ventana de firmas y plantillas podremos crear una firma personalizada que se adjuntará a nuestros mensajes. Se pueden crear diferentes tipos de firmas y asignarles nombres diferentes para seleccionar la firma deseada según el tipo de correo que estemos enviando.

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Creación de Carpetas

Además de las carpetas que trae Outlook por defecto, también podemos crear nuestras propias carpetas para llevar una mejor organización de la información.

Por ejemplo, podemos crear carpetas para almacenar la información de trabajo, familiar, amigos, etc. Y así, cuantas veces queramos, además se puede establecer una jerarquía de carpetas, es decir unas dentro de otras, generando de esta manera subcarpetas.

Para crear carpetas podemos seguir uno de dos pasos:

Desde la barra de menú “Archivo” seleccionamos Carpeta Nueva Carpeta… o pulsando el botón derecho del ratón sobre la lista de carpetas y luego seleccionamos Nueva Carpeta. En Cualquier caso, aparece una ventana como la que apreciamos al lado derecho.

En la sección nombre escribiremos el nombre de la carpeta que estamos creando, el tipo de elementos que la carpeta debe contener y luego su ubicación en la lista de carpetas.

La carpeta será creada en las indicaciones especificadas.

Gestión de las Carpetas

Ahora vamos a ver cómo utilizar la lista de carpetas para gestionarlas. La mayor parte de estas instrucciones las encontraremos en el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del mouse, sobre el área de carpetas.

Búsqueda avanzada... Aparece sobre la parte superior de la vista de contenido de la carpeta. Nos permite realizar una búsqueda dentro del contenido de la carpeta en cuestión.

Nueva carpeta... Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la carpeta en que estamos.

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Agregar a la barra de Outlook Nos crea un acceso directo en la barra de Outlook. Se encuentra en la parte inferior del panel de exploración con el símbolo

. Marcar todos como leídos Nos abre todos los correos aunque no los hayamos

leído. Propiedades Permite acceder y modificar las propiedades de la carpeta. Renombrar una carpeta Para renombrar una carpeta disponemos de la opción

Cambiar nombre, pero también desde el teclado seleccionando la carpeta que deseamos renombrar y seguidamente pulsando la tecla F2 del teclado, inmediatamente se pondrá el nombre de la carpeta en resaltado para poderlo sobrescribir.

Copiar una carpeta: Para copiar una carpeta a otra carpeta disponemos de varias opciones, una de ellas es seleccionar la carpeta que deseamos copiar y seguidamente pulsar la combinación de teclas Ctrl+C del teclado, y después para pegar donde deseemos tendremos que pulsar la combinación de teclas Ctrl+V.Otra opción es utilizando el menú Pop-up de la lista de carpetas y accediendo a Copiar.

Mover una carpeta: Para mover una carpeta a otra carpeta disponemos de varias opciones, una de ellas es seleccionar la carpeta que deseamos mover y seguidamente pulsar la combinación de teclas Ctrl+X del teclado, y después para pegar donde deseemos tendremos que pulsar la combinación de teclas Ctrl+V.Otra opción es utilizando el menú Pop-up de la lista de carpetas y accediendo a Mover.

Eliminar una carpeta: Para eliminar una carpeta disponemos de varias opciones, una de ellas es seleccionar la carpeta que deseamos eliminar y seguidamente pulsar la tecla Supr del teclado, nos aparecerá un menú contextual pidiéndonos confirmación de la eliminación de la carpeta. Otra opción es utilizando el menú Pop-up de la lista de carpetas y accediendo a Eliminar. Y también podemos eliminar una carpeta utilizando el botón eliminar (Ctrl+D) de la barra de herramientas.

Reglas

Para Organizar los e-mail enviados con publicidad, pagos, cartas familiares, etc. Creamos reglas para filtrar, dar prioridad y una utilidad, la publicidad a la basura (o no), pagos al archivador, etc.

Para crear una regla debemos acceder al menú “Herramientas” y seleccionar la opción Reglas y alertas… aparecerá la venta que vemos al lado derecho.Hacemos clic sobre el botón nueva regla, esto nos permitirá crear una nueva regla según nuestras necesidades.

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A continuación, aparecerá la ventana que observamos en la parte baja de este texto:

Esta ventana nos ofrece diferentes alternativas de reglas disponibles para seleccionar, cada una es una plantilla que sirve de base para poder personalizar la regla requerida, siguiendo los simples pasos que indica el asistente.

Crear la regla desde una plantilla, ofrece una larga lista de posibles reglas de filtrado de correo.

Vamos a hacer por ejemplo que nos filtre en una carpeta los correos de un determinado contacto. Para eso seleccionamos la primera opción Mover los mensajes nuevos de una persona, en el paso 2, en la parte baja, seleccionamos “para la persona o lista de distribución…” y pulsamos en Siguiente. Esto nos permitirá seleccionar el nombre de la persona desde nuestra lista de distribución o de contactos.

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Ahora vamos a especificar las condiciones que deseamos comprobar al ejecutar la regla, es decir, que deseamos hacer con el mensaje. Se puede especificar pasando varios filtros, pero vamos a hacer uno sencillo para no complicarnos en exceso. Moveremos el mensaje a la carpeta especificada.Luego seleccionamos el botón siguiente. Esto nos llevará a la ventana de excepciones.

En la siguiente ventana podemos especificar una serie de excepciones que evitarían cumplir la regla, si existiera el caso propuesto en la lista que vemos en la imagen. En nuestro caso no vamos a especificar ninguna excepción.

Después debemos pulsar en Siguiente para continuar con la configuración de la regla.

Ahora ya tenemos la regla creada, si queremos podemos ejecutar la regla antes de salir del propio asistente o activar la regla especificada. Si se quiere se puede personalizar el nombre de la regla y revisar la descripción. En finalizar, la regla será activada y podremos comenzar a utilizarla.

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Además del botón Nueva Regla... existen unos cuantos botones más como:

Cambiar regla...: Nos permite realizar modificaciones de la regla seleccionada.

Copiar...: Que nos permite realizar una copia de la regla. Es útil si queremos hacer lo mismo pero para otra dirección de correo, primero copiamos la regla y después hacemos los cambios oportunos.

Eliminar: Borra la regla seleccionada

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Calendario, Contactos, Tareas y Compartir

El Calendario sirve para llevar un diario de las cosas que tenemos que hacer. Si hacemos clic sobre el botón Calendario en el panel de exploración, accedemos a la función de Calendario.

En esta vista tenemos en el panel central el día actual dividido en horas y con las tareas que tenemos que hacer, podemos cambiar esta vista mediante las fichas de etiquetas en la parte superior encerradas en círculos rojos, de manera que veamos una semana entera o incluso un mes.

En el panel izquierdo aparece un calendario del mes en curso y el mes siguiente. Sobre el cuadro de tareas podemos planificar una tarea directamente en el diario, arrastrando el elemento al día y a la hora indicada.

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Si tenemos que crear una nueva cita, entonces pulsaremos el botón Nuevo de la barra de herramientas. Donde nos aparecerá la siguiente ventana:

En esta ventana tenemos que indicar el Asunto de la cita (por ejemplo: Reunión Cierre 2007). Hay que indicar también el Comienzo (día y hora) y el Fin (día y hora). Hay una casilla por si la Cita va a durar todo el día (por ejemplo un cumpleaños).

Si queremos que nos avise con antelación de la cita hay que activar la herramienta correspondiente y decirle con cuanta antelación queremos el aviso, el aviso sonoro es opcional, pudiéndose modificar el tipo de sonido.

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Guarda y cierra la cita

Invita a otros usuarios a una

reunión

Permite alternar entre la vista de cita y la programación para revisar la agenda personal

Las opciones de la cinta permiten seleccionar diferentes alternativas, como aviso, periodicidad,

mostrar como, zona horaria importancia entre otras

La revisión ortográfica permite corregir errores, consultar sinónimos entre otras cosas

Cuando llegue el momento del aviso aparecerá una pantalla similar a la siguiente recordándonos la cita. En este momento podemos abrir la cita para hacer anotaciones adicionales, descartar la cita o bien posponerla un tiempo mediante el botón posponer. Por último, tenemos un apartado en el cual podemos escribir una descripción más detallada de la Cita. Una vez terminado hay que pulsar Guardar y Cerrar y veremos como aparece nuestra cita planificada.

A menudo tenemos Citas que se repiten todos los meses (algún pago), todos los años (cumpleaños). Con lo que creando una sola vez la cita ya sería suficiente indicándole la periodicidad adecuada.

Para ello hay que pulsar sobre el botón Periodicidad.

En esta ventana hay que indicar la Hora de la Cita y la duración. La frecuencia puede ser: Diaria, Semanal, Mensual o Anual y cada cuántas semanas se repite la Cita. En el intervalo de repetición se indica el comienzo de la cita y la finalización (si la tiene).

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Introducción a los calendarios compartidos1

Puede compartir información de calendario con otros usuarios de Microsoft Office Outlook 2007 de varias formas.

En Calendario, en el panel de exploración (panel de exploración: columna en la parte izquierda de la ventana de Outlook que incluye paneles como Accesos directos o Correo y los accesos directos o carpetas dentro de cada panel. Haga clic en una carpeta para mostrar los elementos que hay en la misma.), hay varios vínculos que le ayudarán a empezar a compartir información del calendario inmediatamente.

Los vínculos disponibles varían en función de las cuentas que se hayan

configurado en el perfil de Outlook. Por ejemplo, esta ilustración muestra lo

que verá una persona con una cuenta de Microsoft Exchange.

Abrir un calendario compartido: Cuando use una cuenta de Exchange, podrá abrir el calendario de Exchange predeterminado de otra persona siempre que esa persona le haya concedido el permiso pertinente.

Si la otra persona cuyo calendario desea abrir no le ha concedido permiso para verlo, Outlook le indicará que solicite a la persona el permiso necesario. Si hace clic en Sí, se abrirá automáticamente un mensaje de correo electrónico para solicitar que se comparta el calendario. En el mensaje, se solicita a la persona que comparta su calendario con usted y también se ofrece la opción de compartir su propio calendario predeterminado.

Cuando se obtiene acceso a un calendario compartido por primera vez, el calendario se agrega al panel de exploración. La próxima vez que se desee ver el calendario compartido, se podrá hacer clic en él en el panel de exploración.

Compartir mi calendario: Si usa una cuenta de Exchange, puede compartir su calendario de Exchange predeterminado con otra persona. Esta persona recibirá una notificación por correo electrónico de que usted comparte su calendario. Además, usted podrá solicitar a ese destinatario que comparta su propio calendario de Exchange también.

NOTA: Si desea compartir un calendario que haya creado y no sea el predeterminado, en el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el nombre del calendario y, a continuación, haga clic en Compartir nombre del calendario.

1 Fuente: Microsoft On Line, Outlook 2007 ®

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Enviar un calendario por correo electrónico: Puede enviar cualquiera de sus calendarios a otra persona por correo electrónico. Se trata de un tipo de calendario de Internet llamado Instantánea del calendario. El calendario aparece en el cuerpo de un mensaje de correo electrónico. No obstante, un usuario de Office Outlook 2007 que recibe la instantánea del calendario puede decidir si lo abre como calendario de Outlook. De este modo, se puede mostrar la instantánea del calendario y el calendario actual en modo contiguo o en modo superpuesto.

Los destinatarios de instantáneas de calendario no reciben los cambios que efectúe en el calendario mientras no les envíe una nueva instantánea.

Para los calendarios a los que puedan suscribirse los destinatarios y mantenerse actualizados con los cambios que usted realice, considere la posibilidad de usar la publicación de calendarios en Internet. Para obtener más información, vea la siguiente sección, Publicar mi calendario.

Publicar mi calendario: Puede publicar su calendario predeterminado de Office Outlook 2007 en Microsoft Office Online y controlar quién tiene acceso a él en Office Online. Para publicar el calendario en Internet, no es necesario que use una cuenta de Exchange, ni quien lo publica, ni el usuario.

NOTA: Si tiene acceso a un servidor Web compatible con el protocolo de creación y control de versiones distribuidas en Web (WebDAV), puede optar por publicar calendarios en ese servidor. No obstante, la publicación en Office Online ofrece mejor control sobre quién puede tener acceso al calendario. Para obtener más información, vea Compartir un calendario en un servidor Web.

Agregar un grupo nuevo: De manera predeterminada, en el panel de exploración, Office Outlook 2007 organiza los calendarios en tres grupos: Mis calendarios, Calendarios de otras personas y Otros calendarios. Puede cambiar de nombre estos grupos, o crear otros grupos para organizar los calendarios como más le convenga.

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Contactos

Podemos acceder al apartado destinado a la gestión de la libreta de direcciones y contactos mediante el botón “Contactos” del panel de exploración. En este panel podemos seleccionar la vista actual de la lista de contactos.

Outlook nos permite tener en una libreta de direcciones una lista con todas las direcciones de las personas a las que escribimos correos electrónicos para que nos sea más cómodo enviar los mensajes y no tengamos que recordar esas direcciones. Del mismo modo, nos permite agrupar esas direcciones para, por ejemplo, tener las direcciones de la empresa, por otro lado tener las de amigos, familiares en lo que se denomina listas de distribución.

Para introducir un nuevo contacto podemos pulsar el botón Nuevo de la barra de herramientas o bien hacer clic con el botón derecho en el panel central y seleccionar nuevo contacto.

En esta ventana iremos rellenando los datos del Nuevo Contacto.

Existe la posibilidad de que cada Contacto puede tener varias direcciones de correo electrónico. Una vez completados los datos pulsamos el botón Guardar y cerrar o el botón Guardar y nuevo en caso que queramos seguir introduciendo contactos.

En el caso de las listas de Distribución lo que se hace es poner un Nombre para la Lista de Distribución y seleccionar los miembros de la nueva Lista.

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Tareas

Una tarea es una actividad a la que se desea efectuar un seguimiento hasta su finalización. Para acceder a la gestión de tareas pulsaremos el botón Tareas en el panel de exploración. En el panel de la izquierda podemos seleccionar la vista que queramos mientras que en el panel central se mostrará la lista de tareas.

Para agregar una nueva tarea pulsamos el botón Nuevo entonces se nos mostrará una pantalla como esta:

Aquí podemos completar los campos con la información de la tarea. En el detalle podemos incluso insertar archivos, etc…

Se puede establecer al igual que en las citas la periodicidad en el caso en el que sea una tarea que se repita en el tiempo e invitar a contactos a compartir dicha tarea.

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¿Qué es el uso compartido de tareas?

Cuando se utilizan con una cuenta de Exchange (Computadores conectados en red de área local utilizando software de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 preferentemente), es posible compartir tareas entre usuarios. El uso compartido de tareas no se limita a la carpeta Tareas predeterminada, que se crea en todos los perfiles de Outlook. Puede crear otras carpetas de tareas personalizadas y elegir cuáles de ellas desea compartir. Por ejemplo, puede crear una carpeta de tareas para un proyecto determinado. A continuación, puede compartir el acceso a dicha carpeta con sus colegas para que puedan revisar la lista de tareas.

Nota: Todos los mensajes, contactos y tareas de Outlook se pueden marcar como privados para que los demás usuarios no vean estos elementos en las carpetas compartidas.

El uso de tareas compartidas se lleva a cabo mediante mensajes de correo electrónico de invitación y solicitudes para compartir. Las invitaciones para compartir ofrecen al destinatario acceso a las carpetas de tareas del remitente. Cuando envía una invitación para compartir para la carpeta Tareas predeterminada, también puede solicitar al destinatario que permita el uso compartido de su carpeta Tareas predeterminada.

Nota: Si desea solicitar acceso a otra carpeta de tareas que haya creado el destinatario (distinta de su carpeta Tareas predeterminada), deberá enviarle un mensaje de correo electrónico pidiéndole permiso para usar esa carpeta en concreto. El destinatario podrá enviarle una invitación para compartir esa carpeta de tareas.

Compartir la carpeta de tareas predeterminada con usuarios concretos

La carpeta Tareas predeterminada de Outlook se crea en cada perfil de Outlook. Esta carpeta no se puede cambiar de nombre ni eliminar.

En Tareas, en el panel de exploración, haga clic en Compartir la carpeta Mis tareas.

Nota: Si utiliza el panel de exploración en la vista minimizada, en el panel de exploración, haga clic en Panel de exploración y, a continuación, haga clic en Compartir la carpeta Mis tareas.

En el cuadro Para, escriba el nombre del destinatario del mensaje en el que le invita a compartir. Opcionalmente, puede cambiar el Asunto. Además, puede solicitar permisos

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para ver la carpeta Tareas predeterminada del destinatario. Para ello, active la casilla de verificación Solicitar permiso para ver: carpeta Tareas del destinatario.

Nota: Si desea solicitar acceso a una carpeta de tareas que no sea la carpeta Tareas predeterminada, debe enviar un mensaje de correo electrónico pidiendo permiso para tener acceso a esa carpeta concretamente.

En el cuerpo del mensaje escriba la información que desee incluir. Haga clic en Enviar. Revise el cuadro de diálogo de confirmación y, si es correcto, haga clic en Aceptar.

Compartir la carpeta de tareas predeterminada con todos los usuarios

En Tareas, en el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta Tareas predeterminada. Normalmente, está en Mis tareas y aparece como Tareas.

Haga clic en Cambiar permisos de uso compartido. En la ficha Permisos, en el cuadro Nombre, haga clic en Predeterminado. En Permisos, en la lista Nivel de permiso, elija un nivel de permiso.

Explicación de los niveles de permiso

Con este nivel de permiso (o función) Puede:

Propietario: Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos y archivos, así como crear subcarpetas. Como propietario de la carpeta puede cambiar el nivel de permisos que los demás usuarios tienen en la carpeta (no se aplica a los delegados).

Editor de publicación: Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos y archivos, así como crear subcarpetas (no se aplica a los delegados).

Editor: Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos y archivos.

Autor de publicaciones: Crear y leer elementos y archivos, crear subcarpetas, así como modificar y eliminar los elementos que cree (no se aplica a los delegados).

Autor: Crear y leer elementos y archivos, así como modificar y eliminar los elementos y archivos que cree.

Colaborador: Solamente crear elementos y archivos. No se muestra el contenido de la carpeta (no se aplica a los delegados).

Revisor: Leer elementos y archivos exclusivamente.

Personalizada: Realizar las actividades definidas por el propietario de la carpeta (no se aplica a los delegados).

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Ninguno: No tiene ningún permiso. No puede abrir la carpeta.

Los permisos pueden personalizarse activando las casillas de verificación y seleccionando las distintas opciones de la sección Permisos.

Nota: Para compartir una carpeta de tareas personalizada con usuarios concretos, o bien con todos los usuarios repita los pasos anteriores, según corresponda, seleccionando previamente su carpeta personalizada.

Revocar o cambiar el acceso de otras personas a sus carpetas de tareas

En cualquier momento, puede modificar o revocar los permisos de acceso de un usuario a sus carpetas de tareas.

En Tareas, en el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la carpeta de tareas cuyos permisos desee modificar.

Haga clic en Cambiar permisos de uso compartido.

En la ficha Permisos, en el cuadro Nombre, haga clic en Predeterminado. En Permisos, en la lista Nivel de permiso, elija un nivel de permiso.

Asignación de Tareas

Después de crear una tarea y asignársela a alguien, quizá tenga algunas tareas de administración para realizar su mantenimiento hasta que se complete. Por ejemplo, quizá desee informes de estado y actualizaciones sobre el progreso de la tarea. Además, si la persona a la que asigne la tarea la rechaza, quizá desee reasignarla a otra persona.

Para asignar una tarea primero debe crear la tarea y, a continuación, enviarla a alguien como una solicitud de tarea. La persona que recibe la solicitud de tarea se convierte en el propietario temporal de la tarea. Esta persona puede rechazar la tarea o asignarla a otro usuario. Si se rechaza la tarea, se le devuelve a usted.

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Nota: Aunque se le devuelva una tarea rechazada, continuará siendo propiedad del destinatario hasta que usted reclame su propiedad devolviendo la tarea a su propia lista de tareas.

Si el destinatario acepta la tarea, esa persona se convierte en su propietario permanente. Si esa persona asigna más tarde la tarea a otra persona, esa nueva persona se convertirá en la propietaria. El propietario es el único que puede realizar cambios en la tarea. Cuando un propietario actualiza una tarea, Microsoft Office Outlook actualiza todas las copias de la tarea: la copia de la persona que envió originalmente la solicitud de tarea y todas las copias de todos los anteriores propietarios de la tarea. Cuando el propietario finaliza la tarea, Outlook envía automáticamente un informe de estado a la persona que asignó originalmente la tarea, a todos los propietarios anteriores y a cualquier persona que haya solicitado un informe.

Sugerencia: Si asigna una tarea a más de una persona simultáneamente, no podrá conservar una copia actualizada de la tarea en su lista de tareas. Por lo tanto, para asignar un proyecto que implique a más de una persona y que Outlook continúe ofreciendo información de su progreso, divida el proyecto en tareas separadas y asigne cada tarea individualmente. Por ejemplo, para hacer el seguimiento de un informe que vayan a escribir tres redactores, cree tres tareas separadas denominadas Escribir informe: Redactor 1, Escribir informe: Redactor 2 y Escribir informe: Redactor 3, y asigne cada tarea individual al redactor correspondiente.

También puede haber ocasiones en las que sea usted la persona que recibe una asignación de tarea. Cuando reciba una asignación de tarea, debe decidir si acepta o rechaza la tarea. Quizá se le pida también que informe sobre su progreso. Con Outlook, la administración de tareas es rápida y eficiente.

Asignar una tarea a otro usuarioSiga uno de estos procedimientos:

Para asignar una nueva tarea, en el menú Archivo elija Nuevo y haga clic en Solicitud de tarea.

Para asignar una nueva tarea: En la lista de tareas, abra la tarea que desee asignar. En la ficha Tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en Asignar tarea.

En el cuadro Para, escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea asignar la tarea.

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Para seleccionar el nombre en una lista, haga clic en el botón Para. En el cuadro Asunto, escriba un nombre para la tarea. Note que, para una tarea existente, el cuadro Asunto ya tiene contenido.

Seleccione las opciones de Fecha de vencimiento y Estado que desee.

Active o desactive las casillas de verificación Conservar una copia actualizada de esta tarea en mi lista de tareas y Enviarme un informe de estado cuando esta tarea esté completada.

Si desea que la tarea se repita, en el menú Tarea, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad, seleccione las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. En el cuerpo de la tarea periódica, escriba la información que desee incluir en la tarea. Haga clic en Enviar.

Nota: Si asigna una tarea periódica, en su lista de tareas quedará una copia de la tarea pero no se actualizará. Si activa la casilla de verificación Enviarme un informe de estado cuando esta tarea esté completada, recibirá un informe de estado cada vez que se complete una repetición de la tarea.

Reenviar una tarea a otro usuario para que haga un seguimiento

Abra la tarea que desea enviar. En la ficha Tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en Reenviar. Método abreviado de teclado para reenviar una tarea, presione CTRL+F.

Escriba nombres de destinatarios o direcciones de correo electrónico en los cuadros Para y Cc. En el cuerpo de la tarea, escriba el mensaje que desee incluir. Para enviar más de una tarea, arrastre las tareas adicionales de la lista de tareas al cuerpo de la tarea que esté reenviando. Haga clic en Enviar.

Reclamar la asignación de una tarea rechazada

Abra el mensaje de correo electrónico que contiene la solicitud de tarea. Este mensaje normalmente se encuentra en la carpeta Elementos enviados. En la ficha Tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en Devolver a la lista de tareas. También puede reclamar la tarea desde el mensaje de tarea rechazada haciendo clic en Devolver a la lista de tareas.

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Hacer el seguimiento de tareas asignadas

Hay tres formas de hacer el seguimiento de las tareas asignadas a otras personas:

1. Conservar automáticamente copias de las tareas asignadas y recibir informes de estado automatizados En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. Haga clic en Opciones de Tareas. Seleccione la casilla de verificación Guardar copias actualizadas de las tareas

asignadas en mi lista de tareas. Seleccione la casilla de verificación Enviar informes de estado cuando se hayan

completado las tareas asignadas. 2. Ver las tareas que ha asignado a otros usuarios

Haga clic en Tareas. En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en Asignación.

3. Ver la lista de personas que reciben copias actualizadas de una tarea asignada Abra la tarea actualizada cuya lista desea ver. En la ficha Detalles, vea los nombres del cuadro Lista de actualización.

Aceptar o rechazar una asignación de tareas

Abra la tarea o la solicitud de tarea.

En la ficha Tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en Aceptar o Rechazar.

Siga uno de estos procedimientos:

Haga clic en Modificar la respuesta antes de enviarla, escriba el comentario en el mensaje y, a continuación, haga clic en Enviar.

Haga clic en Enviar la respuesta ahora.

Enviar un informe de estado o un comentario acerca de la asignación de una tarea

Abra la tarea sobre la que desea enviar un informe de estado o un comentario.

En la ficha Tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en Enviar informe de estado, Responder o Responder a todos. Escriba nombres de destinatarios o direcciones de correo electrónico en los cuadros Para y Cc. Si la tarea se le asignó a usted, se agregarán los nombres de los usuarios que se van a actualizar. En el cuerpo del mensaje, escriba la información que desee incluir en el informe de estado. Haga clic en Enviar.

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Compartir InformaciónTrabajando con Exchange existen diferentes maneras de compartir información:

En primer lugar podemos utilizar la funcionalidad de la delegación como hemos visto en el punto anterior, también tenemos la posibilidad de asignar permisos a nuestras carpetas privadas, lo cual es muy similar a la delegación pero sin la posibilidad de enviar información en nombre de otro y además disponemos de las carpetas públicas, en este apartado aprenderemos a manejar estas carpetas.

Nota: No existen diferencias significativas en la forma de trabajar para Outlook 2003 y Outlook 2007 en todo lo que se refiere a compartir información.

Carpetas públicas: Las carpetas públicas están ubicadas en el servidor de Exchange de manera que varios usuarios pueden acceder simultáneamente. Su principal función es compartir mensajes, contactos, documentos y otros elementos. Podemos acceder a las carpetas públicas a través del icono de la lista de carpetas. Dentro existen dos entradas llamadas “Favoritos” y “Todas las carpetas públicas”.Los favoritos nos permiten un acceso rápido a los elementos utilizados más frecuentemente. Bajo “Todas las carpetas públicas” nos encontraremos las carpetas compartidas que existan en el servidor.

Creación de una carpeta pública: Para crear una carpeta pública nos situaremos en la ubicación donde queramos crear la carpeta bajo “Todas las carpetas públicas” y pulsaremos “Nueva carpeta”. Escribimos el nombre de la carpeta y seleccionamos el tipo de datos que va a contener. Podemos seleccionar entre:

Elementos de correo y elementos para exponer: puede contener mensajes de correo, archivos, anuncios...

Elementos de contacto: para compartir contactos. Elementos de calendario: podemos compartir una agenda con

sus citas. Elementos de tareas: para compartir una lista de tareas común. Elementos de nota y elementos de diario: para compartir estos

tipos de datos.

Configuración de las propiedades de carpetas: Después de haber creado la carpeta podemos acceder a las propiedades mediante el menú contextual del botón derecho. Desde esta opción vamos a poder asignar los permisos de acceso a nuestra carpeta:

Mediante el botón agregar seleccionaremos los usuarios a los que queremos dar acceso y a través de los controles de la sección “Permisos” determinaremos el nivel de seguridad para cada usuario.

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Seguimiento

Al marcar un mensaje, una convocatoria de reunión, un contacto o anuncio, se le agrega un icono de marca. Utilice las marcas para acordarse de realizar el seguimiento de un problema o indicar una solicitud a otra persona. También puede utilizar marcas para establecer un aviso para el mensaje o el contacto.

Utilice las seis marcas de color para administrar los elementos de correo electrónico entrantes marcándolos según el tipo de seguimiento. Por ejemplo, utilice la marca roja para los mensajes que requieran atención inmediata y la marca azul para los que pueda leer más tarde. Al agregar una marca de mensaje, el color de fondo de la columna Estado de marca cambia para facilitar la búsqueda rápida de elementos en la lista de mensajes mientras se desplaza por ésta. Los elementos que marque aparecerán automáticamente en la carpeta de búsqueda Para seguimiento. Sin embargo, los elementos de correo electrónico recibidos con una marca de mensaje, no aparecerán en esta carpeta de búsqueda, a menos que los marque.

Cuando un mensaje o un contacto está marcado, aparece en la columna Estado de marca una de las siguientes marcas.

Indicador Significaninguna Sin marca

Marcado

Marcado como completado

Cuando el destinatario recibe un mensaje con una marca, aparece un comentario acerca de la finalidad de la marca en la parte superior del mensaje. Si activa un aviso, también aparecerá la fecha en la parte superior del mensaje. Para agregar o eliminar una marca realice los siguientes pasos:Agregar una marca

En el mensaje o contacto, haga clic en Seguimiento. En la lista Marca, seleccione o escriba el texto que desee. En la lista Color de marca, seleccione la marca de color que desee.

Agregar automáticamente una marca mediante una regla En el menú Herramientas, haga clic en Reglas y alertas. Haga clic en Nueva regla. En Paso 1: seleccione una plantilla, haga clic en Marcar los mensajes de una

persona con una marca coloreada. Haga clic en Siguiente. Siga las instrucciones del Asistente para reglas. Si desea ejecutar una regla creada recientemente en mensajes que ya se

encuentran en la Bandeja de entrada, active la casilla de verificación Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en "Bandeja de entrada", situada en la última página del Asistente para reglas.

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Para que esta regla se aplique a todas las cuentas y cada Bandeja de entrada, active la casilla de verificación Crear esta regla en todas las cuentas, situada en la última página del Asistente para reglas.

Quitar una marca

En el mensaje o contacto, haga clic en Seguimiento. Haga clic en Borrar marca.

Quitar automáticamente las marcas de los mensajes recibidos En el menú Herramientas, haga clic en Reglas y alertas. Haga clic en Nueva regla. Haga clic en Iniciar desde una regla en blanco. En Paso 1: seleccione cuándo se deben comprobar los mensajes, haga clic en

Comprobar los mensajes cuando lleguen y, a continuación, en Siguiente. En Paso 1: seleccione condiciones, seleccione marcado para acción. Haga clic en acción y, a continuación, en la marca que desee. Para borrar todas las marcas, haga clic en Cualquiera. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Siguiente. En Paso 1: seleccione una o varias acciones, haga clic en borrar la marca del

mensaje y, a continuación, en Siguiente. Siga las instrucciones del Asistente para reglas. Si desea ejecutar una regla recién creada en mensajes que ya se encuentran

en la Bandeja de entrada, active la casilla de verificación Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en "Bandeja de

entrada", situada en la última página del Asistente para reglas. Para que esta regla se aplique a todas las cuentas y a cada bandeja de

entrada, active la casilla de verificación Crear esta regla en todas las cuentas situada en la última página del Asistente para reglas.

Si lo desea puede personalizar la marca asignada utilizando el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la banderilla de marca. En esta versión usted puede incluir además un aviso sonoro o alarma si decide hacer un seguimiento posterior a la lectura.

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Dar nombres a las marcas rápidas coloreadasPuede que le resulte de utilidad agregar una etiqueta de texto a las marcas rápidas coloreadas que utiliza para mantener el control sobre lo que significa cada marca coloreada. Para asignar nombres a sus marcas rápidas, haga clic sobre el icono de clasificar, a continuación, seleccione Todas las categorías, aparecerá la ventana que se muestra a continuación:

Asígnele un nombre a cada una de ellas. Los nombres pueden tener el texto que desee. Utilice el botón de cambiar nombre. Además, esto permite realizar búsquedas rápidas por marca de color y organizar sus correos de esa manera.

Cada marca coloreada, es una categoría personalizada a la que usted asigna una regla, lo que permite agrupar rápidamente el correo importante. La asignación de colores está disponible al lado izquierdo de la marca de seguimiento y aparecerá un menú contextual al hacer clic con el botón derecho del mouse.Debe, sin embargo, marcar los correos cuando los recibe.

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FormulariosUn formulario constituye un modo sencillo de distribuir y recoger información electrónicamente. Por ejemplo, un formulario puede estar disponible para todos los usuarios para hacer un pedido de suministros o para exponer información en una carpeta pública. Microsoft Outlook proporciona formularios integrados, como el formulario Mensaje, para redactar mensajes y el formulario Contacto para escribir la información de un contacto. Si ha enviado un mensaje de correo electrónico o ha creado una cita, ha utilizado un formulario. Todos los elementos de Outlook están basados en formularios.

Utilice el entorno de diseño de formularios de Outlook para crear formularios personalizados. Utilice un formulario integrado para potenciar la funcionalidad del elemento que asocie; por ejemplo, para incluir la comprobación automática de nombres en un formulario personalizado, puede crear el formulario a partir de un mensaje de correo electrónico. Para modificar un formulario, puede agregar y quitar campos, controles, opciones y fichas. Puede guardar un formulario como archivo para utilizarlo como plantilla, puede guardarlo en otro programa o en una biblioteca de formularios para que esté disponible para otros usuarios.

Los programadores pueden ampliar los formularios con controles ActiveX de Microsoft y colocar las páginas Web directamente en los formularios utilizando el control Web Browser. Los formularios se pueden programar utilizando VBScript (Visual Basic Scripting Edition de Microsoft).No puede diseñar formularios de Outlook con Microsoft Visual Basic o Visual Basic para aplicaciones (VBA), aunque puede utilizar formularios creados por el Diseñador de formularios de Microsoft Exchange en Outlook. Para utilizar el Diseñador de formularios de Microsoft Exchange, debe instalar un componente en tiempo de ejecución opcional del mismo que puede descargar en el Centro de descarga de Microsoft Office.

Para crear un formulario personalizado en Microsoft Outlook, siempre se comienza eligiendo uno de los formularios predeterminados de Outlook. En la mayoría de los casos, el tipo de formulario que desea personalizar está determinado por el tipo de solución que desea crear. La siguiente tabla enumera los tipos de formularios y cómo se utilizan normalmente.

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Formulario DescripciónContacto Utilícelo para realizar el seguimiento de la información acerca de una persona

u organización.Lista de distribución Utilícelo para crear una lista de contactos y direcciones de correo electrónico

que se puede utilizar como una dirección de correo electrónico única.Tarea Utilícelo para realizar el seguimiento de la información acerca de una tarea que

es necesario realizar.Mensaje de correo Utilícelo para enviar información a un usuario con un formato específico o

como medio para que los usuarios escriban datos y lo envíen a otros.Publicar Utilícelo para facilitar una conversación en una carpeta pública de Microsoft

Exchange o para utilizarlo con otros fines, como la exposición de archivos adjuntos en una carpeta.

Cita Utilícelo para representar una reunión o evento programado.Entrada del diario Utilícelo para registrar información acerca de otro elemento o de un evento.

Tenga en cuenta lo siguiente cuando decida qué tipo de formulario utilizar: ¿Cuál es la naturaleza de las soluciones que desea crear? Si el formulario se va a enviar, un mensaje

de correo sería apropiado. Si la solución se va a utilizar para realizar el seguimiento de información en una carpeta, sería más apropiado un formulario para exponer, o bien de contacto, tarea o cita.

¿Qué formulario proporciona mejor las funciones que necesita? Los formularios predeterminados de Outlook pueden proporcionar muchas de las funciones, por lo que debe elegir la que requiera menos personalización.

¿Qué campos estándar hay disponibles para el formulario? Cada formulario de Outlook tiene su propio conjunto de campos estándar para realizar el seguimiento de estos tipos de elementos. Piense en utilizar el formulario cuyos campos se aproximen más a sus necesidades.

¿Qué páginas del formulario se pueden personalizar? Algunas páginas de los formularios de Outlook no se pueden personalizar, aunque puede ocultarlas si lo desea.

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Vista de Diseño de un Formulario

Considere siempre que tiene la opción de diseñar el formulario desde cero o bien, programar un formulario con Visual Basic de Outlook.

Macros

Las macros en Outlook están en visual basic, como en todos los programas de la suite office. Así como en Word y Excel puedes empezar grabando una serie de acciones y ver después la macro, lo cual facilita mucho el trabajo, en especial para los que empiezan, en Outlook debes programarlas usted mismo.

Para crear una macro tiene que presionar en la barra de menú la opción Herramientas, elija Macro y, a continuación, haga clic en Editor de Visual Basic.

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Una macro es cualquier subrutina pública de un módulo de código. Una función o subrutina privada no puede ser una macro y una macro no se puede ubicar en un módulo de clase o formulario.

Pasos para crear una macro:1º En la ventana Proyecto, haga doble clic en el módulo donde desea incluir la macro.2º En el menú Insertar, haga clic en Procedimiento.3º En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la macro. El nombre no puede contener espacios.4º Haga clic en Aceptar.5º La plantilla de subrutinas de macros aparece en la ventana del módulo de código.6º En el texto principal de la subrutina, escriba el código (instrucciones) que desee ejecutar.

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El Diario

Hemos visto que una de las carpetas que nos crea Outlook por defecto es la carpeta Diario, veamos para qué sirve y cómo utilizarla. La carpeta Diario sirve, como su nombre indica para llevar un diario de las cosas que tenemos que hacer. Si hacemos clic sobre la carpeta Diario en la lista de carpetas, se abre la ventana Diario

Esta es la barra que nos ofrece Outlook cuando entramos en el diario. Aunque también disponemos de un menú Pop-up pulsando con el botón derecho del ratón sobre la superficie en blanco de la zona del diario nos aparece un menú como el que vemos en la imagen de la derecha. Prácticamente tienen las mismas opciones aunque varían algunas, como por ejemplo en la barra del diario dispone de la opción Buscar, sin embargo disponemos de la opción Agrupar por... que en la barra de menú no está.

La primera vez que pulsamos sobre la carpeta Diario nos aparece una ventana solicitando la confirmación de si queremos activar el diario. Esto quiere decir que si activamos el diario se anotarán automáticamente las opciones indicadas sin necesidad de nuestra intervención. Tal como se aprecia en la figura superior.

Las opciones que podemos automatizar con el diario se pueden ver en la imagen inferior, son todas anotaciones referidas a un contacto en particular o varios al mismo tiempo.

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Se puede acceder a esta pantalla desde el menú Herramientas -> Opciones... y dentro pulsamos el botón Opciones del Diario...

El diario dispone principalmente de tres tipos de vistas diferentes como son:

Donde podemos ver en la pantalla del diario el día al completo dividido por las 24 horas del día.

Donde podemos ver en la pantalla del diario la semana completa dividida por los siete días de la semana.Donde podemos ver en la pantalla del diario el mes completo correspondiente a este mes.

Además de estos tres tipos de vistas, el diario dispone de un pequeño menú en la parte izquierda de la pantalla donde podemos seleccionar el tipo de vista preferido, como por ejemplo Por tipo, Por contacto, Por categoría...

Para crear una anotación en el diario disponemos de varias opciones: Podemos hacer Doble Clic sobre el día en el que deseamos crear una anotación. Podemos pulsar sobre el botón nuevo en la barra de herramientas del diario. Podemos hacer clic sobre la opción Nueva entrada del diario del menú Pop-up del diario.

A continuación nos aparece una ventana como la que vemos en la imagen inferior donde podemos rellenar los campos con la anotación que deseemos en el diario. Incluso disponemos de alarma por si queremos que nos recuerde algún evento mientras estamos trabajando.

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Una vez completada la entrada en el diario, solo nos queda pulsar sobre el botón Guardar y cerrar, para que quede almacenada la anotación en el diario.

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Novedades de Microsoft Office Outlook 20072

Microsoft Office Outlook 2007 le permite administrar exhaustivamente el tiempo y la información. Al utilizar nuevas características como Búsqueda instantánea y barra Tareas pendientes, puede organizar y localizar al instante la información que necesita. Las nuevas funciones para compartir calendarios, la tecnología Microsoft Exchange Server 2007 y el acceso mejorado a la información Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, le permiten compartir de forma segura con compañeros de trabajo, amigos y familiares los datos almacenados en Office Outlook 2007, sin importar la ubicación de esas personas. Office Outlook 2007 simplifica las tareas de dar prioridades y controlar su tiempo, permitiéndole centrarse en los asuntos más importantes.

Administrar el tiempo y la informaciónPara ayudarle a administrar mejor su tiempo e información, Office Outlook 2007 ofrece varias características nuevas y mejoradas, desde Búsqueda instantánea hasta la integración de las tareas en el calendario. Estas característica facilitan el poder ubicar, administrar, dar prioridad y actuar sobre toda la información que se recibe a diario.

Búsqueda rápida de la información que necesita Búsqueda instantánea Office Outlook 2007 proporciona una forma nueva y rápida de

encontrar la información, sin importar en qué carpeta se encuentre. Ahora Outlook emplea la misma tecnología de búsqueda que la utilizada en Microsoft Windows, de forma que pueden enviar rápidamente los resultados independientemente del tamaño del buzón. Además, un diseño visual mejorado muestra cada resultado individual de la búsqueda inmediatamente, tan pronto como está disponible, mientras la búsqueda se sigue ejecutando. Ahora, las búsquedas aparecen en el mismo lugar sin importar en qué parte de Outlook se encuentre usted. También puede reenviar su consulta a la búsqueda del escritorio de Windows y así poder realizar una búsqueda más amplia por todo el equipo.

Categorías de color Las nuevas categorías de color le ofrecen una nueva forma visual para personalizar elementos y distinguir unos elementos de otros, facilitando la búsqueda de información. Por ejemplo, suponga que desea asignar una categoría de color a todos los

2 Fuente: Microsoft Office On line ®

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elementos relacionados de un proyecto determinado. Puede agregar la misma categoría de color a los elementos de correo electrónico, calendario y tareas, de forma que pueda localizar todos los elementos de ese proyecto a la vez. Si más adelante necesita encontrar la información, puede buscar y ordenar por categorías de color para identificar rápida y visualmente los elementos que esté buscando.

Categorías de color móviles Ahora las categorías de color se guardan en el archivo de datos predeterminado, en vez de en el Registro de Windows. Si utiliza una cuenta de correo electrónico Microsoft Exchange, ahora las categorías estarán disponibles en todos los equipos con los que trabaje.

Interfaz de usuario orientada a los resultados Office Outlook 2007 presenta una interfaz de usuario mejorada de forma que redactar, dar formato y actuar sobre el correo electrónico sea más fácil e intuitivo. Ahora puede tener acceso a todas las amplias características y funciones de Outlook en una ubicación fácil de encontrar dentro de sus mensajes de correo electrónico.

Vista previa de datos adjuntos Mediante la nueva vista previa de datos adjuntos, con un solo clic podrá ver los datos adjuntos desde el Panel de lectura. Esta mejora le ahorrará tiempo y le permitirá ver los datos adjuntos en contexto con el mensaje de correo electrónico.

Panel de exploración minimizado Ahora, el panel de exploración se puede minimizar en una barra de botones verticales, lo que le proporcionará más espacio en el área de trabajo, además de permitirle un rápido acceso a la vista Carpetas favoritas y a otras vistas.

Nombres en texto yomi Office Outlook 2007 admite, en Contactos, nombres japoneses en texto yomi.

Cambio en la vista Semana en el Calendario Office Outlook 2007 presenta una nueva vista de la semana. La vista de la semana anterior presentaba los días en formato de dos columnas, parecido a una agenda. La nueva vista de la semana es similar a las vistas de la semana laboral de las versiones anteriores.

Nivel de detalle predeterminado El nivel de detalle predeterminado del mes se ha cambiado.

Administrar rápidamente sus prioridades diarias

Barra Tareas pendientes La nueva barra Tareas pendientes integra las tareas, los mensajes de correo electrónico marcados para seguimiento, próximas citas y la información del calendario en una práctica ubicación. También incluye las tareas del programa de toma de notas Microsoft Office OneNote 2007, de Microsoft Office Project 2007 y de los sitios Web de

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Windows SharePoint Services 3.0. La barra Tareas pendientes le proporcionará una vista consolidada de sus prioridades diarias.

Marcar el correo para su seguimiento Ahora, las marcas son más útiles por todo Outlook. Puede utilizar una marca para crear rápidamente un elemento para seguimiento y que se pueda realizar ese seguimiento tanto en la barra Tareas pendientes como en la Bandeja de entrada e incluso en el Calendario. Las marcas también siguen siendo útiles para establecer avisos tanto personales como para otras personas.

Integración de tareas en el Calendario Office Outlook 2007 integra las tareas en el calendario dentro de la Lista de tareas diarias de forma que las pueda ver al aparecer debajo de sus citas y reuniones diarias. Para asignar el tiempo de trabajo para una tarea, simplemente arrastre la tarea hasta su calendario. Cuando finalice una tarea en un día determinado, esa tarea se incluirá en ese día y obtendrá un registro visual del trabajo realizado. Las tareas sin terminar pasan al día siguiente y se acumulan hasta que las marque como finalizadas.

Funciones de programación mejoradas La mejora de las funciones de programación en Office Outlook 2007 y Exchange 2007 le ayudan a programar reuniones fácilmente y en menos tiempo. Cuando utiliza Exchange 2007, se revisan los programas de los asistentes y se recomienda una hora y una ubicación idóneas para la reunión. Varias mejoras en Office Outlook 2007 facilitan el uso del calendario a aquellas personas que utilizan Exchange 2003 o Exchange 2007. Cuando se realizan cambios en la ubicación o en el orden del día de una reunión, los asistentes reciben la información de la actualización, en vez de tener que volver a aceptar la reunión. Además, los cambios aparecen resaltados en la actualización de la reunión, facilitando la localización de la información modificada.

Conectarse sin fronteras

Para ayudarle a realizar una conexión con otras personas que trabajen en otras ubicaciones o en otras plataformas, Office Outlook 2007 proporciona mejoras importantes para compartir calendarios fácilmente, para admitir un Really Simple Syndication (RSS) original y para la integración de la información Windows SharePoint Services 3.0.

La información importante al alcance de su manoAl entrar directamente la información importante en su Bandeja de entrada, Office Outlook 2007 le pone en contacto con la información que necesita diariamente.

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Realizar una conexión de las listas de Windows SharePoint Services 3.0 con Outlook Office Outlook 2007 le permite interactuar desde cualquier sitio y a cualquier hora con la información almacenada en las listas de SharePoint. Puede conectar calendarios, bibliotecas de documentos, discusiones electrónicas, contactos y tareas en Office Outlook 2007 y, a continuación, abrir una vista previa, buscar o editar el contenido. Cualquier cambio que realice en esa información se actualiza tanto en la versión del servidor como en su explorador Web. Las nuevas características de Office Outlook 2007, como calendarios superpuestos, tarjetas de presentación electrónicas y la barra Tareas pendientes, también incorporan contenido de SharePoint.

Fuentes Really Simple Syndication (RSS) Las fuentes RSS proporcionan la manera adecuada para que las personas que publican contenido distribuyan información en un formato estándar. Un ejemplo común de contenido RSS son los orígenes de información que se actualizan frecuentemente, como los encabezados de noticias o los registros Web personales (denominados blogs). La ventaja de RSS radica en poder agregar todo el contenido desde varios orígenes Web en una sola ubicación, además de no tener que proporcionar su dirección de correo electrónico a las personas que publican contenido para recibir la información. Ya no tendrá que visitar varios sitios Web para obtener la última información sobre los temas que le interesan.

Configuración automática de cuenta La nueva característica Configuración automática de cuenta agrega las cuentas a Office Outlook 2007 fácilmente. Simplemente escriba el nombre de la cuenta y la contraseña desde su cuenta de correo electrónico de Exchange, POP3 o IMAP. Office Outlook 2007 configura la cuenta por usted. Ya no tendrá que recordar el nombre del servidor o cualquier otra información oculta, configurar los puertos ni nada más. Si utiliza una cuenta de Exchange 2007, su cuenta permanece actualizada porque presenta una conexión dinámica al servidor que ejecuta Exchange. De esta forma, si mueve su buzón desde un servidor a otro, Office Outlook 2007 detecta el cambio automáticamente y sigue admitiendo su trabajo diario sin interrupciones.

Compartir fácilmente información con cualquier persona, en cualquier lugar

Instantáneas del calendario Puede enviar su calendario a cualquier persona en un mensaje de correo electrónico. Los destinatarios podrán abrir el calendario tanto en sus exploradores Web como en Outlook.

Suscripciones a los calendarios de Internet Los calendarios de Internet son calendarios que están compartidos en Internet. Estos calendarios, creados en Outlook o en otra aplicación, se descargan desde un servicio de publicación de calendarios o desde un sitio Web especial donde los usuarios pueden hospedar calendarios o suscribirse a calendarios. En las

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suscripciones a los calendarios de Internet se incluye información que instruye a Outlook para conocer dónde y con qué frecuencia debe realizar consultas sobre las actualizaciones.

Calendarios superpuestos Al ver los calendarios en modo superpuesto, puede desplazarse por varios calendarios que aparecen uno encima de otro, facilitando la comparación de su calendario con el de un compañero de trabajo o equipo, para de esta forma poder comprobar la disponibilidad de cada uno y programar una reunión.

Publicar calendarios en Microsoft Office Online Puede compartir su calendario con cualquier persona o solamente con las personas que designe, publicando sus calendarios de Internet en Office Online.

Tarjetas de presentación electrónicas Puede crear y compartir tarjetas de presentación electrónicas personalizadas, que le proporcionan una forma personalizada de comunicar su información. Puede compartir su tarjeta como un archivo de datos adjuntos o como parte de su firma electrónica. Mediante las tarjetas de presentación electrónicas, puede personalizar la información de contacto, así como agregar logotipos y fotos de forma que los contactos sean más personales y de fácil localización. Las tarjetas de presentación electrónicas pueden intercambiarse de forma sencilla a través de mensajes de correo electrónico, y las puede guardar en su carpeta Contactos.

Guardar como PDF o XPS Office Outlook 2007 admite la exportación de los archivos a los siguientes formatos:

Formato de documento portátil (PDF) El formato PDF es un formato de archivo electrónico de diseño fijo que preserva el formato del documento y permite compartir archivos. El formato PDF garantiza que el archivo mantendrá exactamente el formato de diseño con el que fue concebido cuando se vea en Internet o se imprima, y que los datos del archivo no se podrán modificar fácilmente. El formato PDF también es útil para documentos que se van a reproducir por métodos de impresión comercial.

Especificación de papel electrónico basado en XML (XPS) XPS es un formato de archivo electrónico que preserva el formato del documento y permite compartir archivos. El formato XPS garantiza que el archivo mantendrá exactamente el formato de diseño con el que fue concebido cuando se vea en Internet o se imprima, y que los datos del archivo no se podrán modificar fácilmente.

Nota La creación de PDF y XPS sólo es posible cuando se abre un elemento en Office Outlook 2007. El menú Archivo de la ventana principal de Outlook no proporciona acceso a esta funcionalidad.

Podrá guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office system únicamente después de instalar un complemento.

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Integración de Microsoft Office InfoPath 2007 en Outlook La integración total de Office Outlook 2007 con Office InfoPath 2007 hace posible que se pueda incrustar un formulario InfoPath en un mensaje de correo electrónico y enviarlo junto con una solicitud para que los destinatarios rellenen la información solicitada. Las únicas acciones que los destinatarios deben realizar son: responder al mensaje y completar el formulario incrustado. Una vez que haya reunido las respuestas, puede exportar los datos a Microsoft Office Excel 2007 para su análisis o combinar las respuestas de los formularios recibidos en un formulario principal.

Asistente para fuera de oficina Anteriormente, cuando se iniciaba Outlook y el Asistente para fuera de oficina estaba activado, aparecía un cuadro de diálogo con información que le alertaba sobre esa situación. En Office Outlook 2007, si tiene activadas las respuestas automáticas para fuera de oficina, aparecerá una nota en la barra de estado. Ahora, si utiliza una cuenta Exchange 2007, puede programar el tiempo fuera de la oficina por adelantado y no tendrá que preocuparse de si el Asistente para fuera de oficina está activado o desactivado. Además, si utiliza cuentas de correo electrónico de Exchange 2007, podrá crear distintos mensajes para distintos destinatarios, los que pertenecen y los que no pertenecen a la organización.

Unified Messaging Mediante la utilización de Exchange 2007, el correo de voz y los faxes se pueden enviar a la Bandeja de entrada de Office Outlook 2007.

Soporte para nombres de dominio internacionalizados Ahora, Office Outlook 2007 admite nombres de dominio internacionalizados en las direcciones de correo electrónico. Esto permite que los usuarios puedan registrarse y utilizar nombres de dominio en sus propios idiomas, en vez de sólo en inglés.

Almacenamiento en caché de datos mejorado Ahora, Office Outlook 2007 admite el almacenamiento en caché o la creación de una copia local sincronizada de los datos compartidos con los que trabaja. Por ejemplo, si está trabajando con las carpetas compartidas de otra persona, se guardará en su propio equipo una copia de esa información. Con ello, se mejora el rendimiento y permite trabajar con datos compartidos incluso sin conexión al servidor que ejecuta Exchange.

Mantener el equipo seguro y controladoPara ayudarle a proteger su información personal y la de la organización, Office Outlook 2007 le proporciona varias y eficaces herramientas, desde las tecnologías para hacer frente al correo no deseado y a la suplantación de identidad (phishing) hasta la nueva característica Carpetas de correo

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electrónico administrado. Como resultado, obtendrá más control sobre la información que le llega, de forma que su equipo estará seguro y podrá concentrarse en sus tareas diarias.

Control efectivo sobre los mensajes recibidos Certificado de correo electrónico de Outlook La nueva tecnología de Microsoft, Certificado de

correo electrónico de Outlook, le ayudará a detener la entrada de correo electrónico no deseado. Esta tecnología solicitará al equipo del remitente que realice un cálculo matemático o algoritmo y, a continuación, que asigne este trabajo al mensaje como una señal de legitimidad. Al crear un Certificado de correo electrónico de Outlook, a los autores de correo no deseado les resultará más difícil y necesitarán más tiempo para realizar un envío de correo masivo, pero esto no afectará a su destreza frente al envío mensajes legítimos. Cuando se recibe en Office Outlook 2007 un mensaje con un certificado, el sistema puede comprobar fácilmente la validez de ese mensaje. Si el certificado es válido, indica que el equipo del remitente seguramente ha realizado un esfuerzo adicional para enviar este mensaje. Como resultado, los mensajes que tienen certificados, aparecen en la Bandeja de entrada, en vez de en la carpeta Correo electrónico no deseado.

Filtro de correo electrónico no deseado/protección contra la suplantación de identidad (phishing) Office Outlook 2007 presenta un filtro de correo electrónico no deseado mejorado que ordena, incluso mejor que antes, los mensajes no deseados. También presenta una nueva protección frente a la suplantación de identidad (phishing). Office Outlook 2007 realiza un seguimiento de los mensajes de correo electrónico sospechosos y le ayuda a proteger su equipo al deshabilitar automáticamente los vínculos contenidos en esos mensajes hasta que los apruebe. Se le advertirá desde el propio mensaje de los sitios altamente sospechoso o maliciosos.

Mantener la información personal y de la organización de forma segura

Carpetas de correo electrónico administrado Al utilizar Exchange 2007, las carpetas de correo electrónico administrado facilitan que las organizaciones apliquen políticas de retención y almacenaje de los buzones de sus trabajadores, incluyendo las formas de especificar el acceso de otras personas a esos buzones.

Repositorio de registros del correo electrónico Puede guardar y archivar los mensajes de correo electrónico en una biblioteca de documentos Windows SharePoint Services 3.0. Office Outlook 2007 le proporcionará acceso a esas carpetas repositorio, permitiéndole su utilización de la misma forma que lo haría con otras carpetas. Sin embargo, estas carpetas se pueden hacer públicas y accesibles a otras personas, y se han optimizado para su mantenimiento y almacenamiento a largo plazo.

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Funcionalidad Information Rights Management (IRM) La funcionalidad IRM mejorada es una tecnología para la aplicación de directivas disponible en Microsoft Office System que facilita la protección de documentos, hojas de cálculo, presentaciones y mensajes de correo electrónico frente al acceso y la utilización sin autorización. IRM permite especificar quién puede tener acceso a un documento o a un mensaje de correo electrónico, y controlar si a cada una de esas personas se les permite editar, copiar, reenviar o imprimir los contenidos, incluidos los datos adjuntos.

Administración de la información de disponibilidad Al utilizar una cuenta Exchange 2007, puede especificar quién puede ver la información de su disponibilidad que le permite tener el control de sus datos personales.

Centro de confianza El Centro de confianza es en donde puede encontrar los valores de seguridad y privacidad para los programas de 2007 Microsoft Office system. Los niveles de seguridad utilizados en versiones anteriores de Office, Muy alta, Alta, Media y Baja, se han sustituido por un sistema de seguridad más sencillo.

Ayudar a evitar que se pierda trabajo Diagnósticos de Office Los diagnósticos de Microsoft Office son un conjunto de pruebas de

diagnóstico que pueden ayudarle a averiguar por qué se bloquea su equipo. Las pruebas de diagnóstico pueden resolver algunos problemas directamente y pueden identificar modos de resolver otros problemas. Los diagnósticos de Microsoft Office sustituyen a las siguientes funciones de Microsoft Office 2003: Detectar y reparar, y Recuperación de aplicaciones de Microsoft Office.

Recuperación de programas Office Outlook 2007 dispone de funcionalidades mejoradas para evitar que se pierda trabajo cuando un programa se cierra de manera anómala. Siempre que sea posible, Office Outlook 2007 trata de recuperar algunos aspectos del estado del programa después de que se reinicie.

Por ejemplo, si trabaja con varios archivos simultáneamente y cada archivo está abierto en una ventana distinta con datos específicos en cada ventana. Office Outlook 2007 se bloquea. Cuando reinicie Office Outlook 2007, el programa abrirá los archivos y restaurará las ventanas al estado en el que estaban antes de que Office Outlook 2007 se bloquease.

Enviar el mensaje correcto Herramientas de revisión Estas son algunas características nuevas del corrector ortográfico:

El corrector ortográfico se ha hecho más coherente entre todos los programas de 2007 Microsoft Office system. Algunos ejemplos de este cambio son:

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Varias opciones del corrector ortográfico ahora son globales. Si cambia alguna de estas opciones en un programa de Office, esa opción también cambia para todos los demás programas de Office.

Además de compartir los mismos diccionarios personalizados, todos los programas pueden administrarlos desde el mismo cuadro de diálogo.

El corrector ortográfico de 2007 Microsoft Office system incluye el diccionario de francés posterior a la reforma. En Microsoft Office 2003, era un complemento que se tenía que instalar por separado. La primera vez que se usa un idioma, se crea automáticamente un diccionario de exclusiones para ese idioma. Los diccionarios de exclusiones le permiten forzar al corrector ortográfico a que marque palabras cuyo uso desea evitar. Son prácticos para evitar palabras malsonantes o no coherentes con una guía de estilo.

El corrector ortográfico puede buscar y marcar ciertos errores ortográficos contextuales. ¿Ha visto alguna vez un error similar al siguiente? "Ese vestido es perfecto para mi." En Office Outlook 2007, puede habilitar la opción Utilizar ortografía contextual para obtener ayuda para buscar y corregir este tipo de errores. Esta opción está disponible cuando se revisa la ortografía de documentos en inglés, alemán o español.

Ahora a Practicar

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