Manual Usuario mSales - XacurmSales Enterprise Proteinas y Oleicos Manual de Usuario Edición 1.0 4 Primera Sincronización Después de haber instalado la aplicación mSales, se debe

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mSales Enterprise Proteinas y Oleicos Manual de Usuario Edición 1.0 1

mSales Enterprise Manual de Usuario

SFA Proteinas y Oleicos S.A. de C.V.

Edición 1.0

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1 Descripción de mSales Sysgold mSales es una solución móvil de colaboración inalámbrica que ayuda a soportar los procesos

comerciales de Grupo Industrial XACUR a través del uso de PDA s (Personal Digital Assistant), conexiones inalámbricas e Internet.

Configuración de Equipo cuando se ha reiniciado completamente.

Cuando se reinicia completamente el equipo la configuración que se debe de seguir es la siguiente:

Configuración inicial

Alinear pantalla de inicio

Seguir las instrucciones siguientes

Dentro de la opción de ubicación, seleccionar la zona horaria de: GMT- Centro de EE.UU.

Se ha completado la configuración inicial.

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Instalación de Actualización .net y mSales

Ingresar la tarjeta de almacenamiento SDMMC

Para poder acceder a la tarjeta de almacenamiento

desde la pda se debe de seguir la siguiente ruta: Inicio-> Programas->Explorador de Archivos.

Asegurarse de Estemos ubicados en el menú de

My dispositivo y seleccionar la carpeta de SDMMC

Dentro de la carpeta de SDMMC, podemos observar dos archivos: netcf.all.wce4.. y Xacur_ALL.ARM.

Seleccionar primero el archivo de netcf.all.wce4

Esperar a que se instale la actualización .net.

Ahora seleccionar el archivo de Xacur_ALL.ARM

Se ha finalizado al instalación de actualización .net y aplicación mSales.

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Primera Sincronización

Después de haber instalado la aplicación mSales, se debe hacer una sincronización inicial. Seguir la siguiente ruta para llegar al sincronizador:

En la pantalla de SysGoldSyncZ seleccionar la opción de File.

La configuración de IP es: 200.77.233.132 y el Puerto 1053, el login y password esta compuesto de la siguiente manera: sys+numero de agente.

Ejemplo: Agente 0321

sys0321

Dar clic sobre Sync para sincronizar (asegurarse que la pda tenga conexión a internet).

Sincronizar Profile0 y después sincronizar el I nicio

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Configuración Básica

Configurara la Fecha y hora actual:

Configurar Idioma: Inicio->Configuración->Sistema-> Configuración Regional.

Asegurarse que en la Configuración regional seleccionada sea Español (Mexico)

2 Inicio Para iniciar mSales realiza los siguientes pasos:

Localizar el icono de Suite Sysgold para poder ejecutar la aplicación.

Existen dos formas para poder accesar la aplicación:

1) Mediante el Icono (imagen) que se encuentra en las aplicaciones de Acceso Rápido.

2) Seleccionando el Icono que aparece al desplegar el Menú de Inicio.

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Revisar si tiene Mensajes por leer (línea punteada bajo la leyenda Mensajes), después de leerlos cierra la ventana

Capture su Usuario y Clave, haz clic en el botón del candado.

Usuario: sys + 4 Dígitos de Código de Agente.

Clave: sys + 4 Dígitos de Código de Agente.

La pantalla de selección de Itinerario del Día será desplegada. En esta pantalla debe de estar seleccionado el día de la semana, correspondiente a la fecha actual.

Este I tinerario del Día, le permite seleccionar solamente los Clientes Agendados que correspondan a la fecha del día en que se encuentra.

Seleccione ACEPTAR para continuar.

3 Actividades

En el menú de actividades se encuentran las opciones que te ayudarán a realizar el proceso de venta con el cliente, en esta sección serán descritas cada una de ellas.

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3.1 Itinerarios

Utiliza los filtros que el sistema te proporciona para agilizar tu búsqueda.

Semáforo verde ( ) es un cliente visitado exitosamente.

Semáforo amarillo ( ) es un cliente con cartera o cartera vencida.

Semáforo rojo ( ) es un cliente con visita no exitosa (sin venta / No Efectividad).

El icono de información ( ) te despliega la ficha técnica del cliente

Con el segundo icono ( ) podrás acceder al menú de actividades y utilerías de mSales

Búsqueda de Clientes

En la sección media de la pantalla de Selección de Clientes , se podrá encontrar el campo con la etiqueta de Código donde podrá efectuar búsquedas tecleando ya sea todo o una porción del Código del Cliente a buscar.

Al tocar la sección Azul que dice Código,

este valor cambiara a , lo que le permitirá efectuar una búsqueda por Nombre de Cliente en lugar de Código.

NOTA: Recuerde que para estas búsquedas, NO es necesario teclear el Código o Nombre completo, basta con teclear un valor que este contenido en el Código o en el Nombre según sea el tipo de búsqueda que se ha seleccionado.

Siempre deberá de seleccionar <ENTER> o <RETURN> para efectuar dicha búsqueda. Cuide que NO exista ningún espacio en Blanco después del último carácter tecleado.

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3.2 Información del Cliente

En el menú de actividades está el icono de Información del Cliente

Recuerda que existen 4 pestañas con toda la información que requieres conocer de tus clientes: Personal, Comercial, Financiera y Otros

Con el icono de la lupa accedes al listado de todos los clientes

El icono de los binoculares te permitirá imprimir el Reporte de Clientes

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3.3 Pedidos

3.3.1 ENCABEZADO

No. Pedido: El número de pedido se genera automáticamente. Es un número único por equipo PDA. Los demás datos, deberán de ser proporcionados por el Agente de Ventas.

Orden de Compra: Esta es el número de Orden de Compra del Cliente si existe.

Fecha de Entrega: Se deberá de proporcionar la Fecha en la que se planea entregar dicho pedido.

Order Type: No se utilizara por ahora.

Observaciones: Comentarios o apuntes informativos a nivel Pedido.

Observación Factura: Información especial requerida para la Factura. Esta información aparecerá impresa en la Factura.

3.3.2 DETALLE

En esta pantalla, se podrán capturar los productos que conformarán tus pedidos, recuerda que puedes buscarlos por código, por nombre

Para efectuar una búsqueda de un producto ya sea por Código o Nombre, deberá de teclear en el campo proporcionado para este fin, el valor a buscar y presionar <ENTER> o <RETURN>. Una vez que encuentre el producto deseado, deberá de seleccionar el Icono o imagen de ( ) para bajarlo o agregarlo al su pedido.

Para bajar todos los productos disponibles en su Catalogo de

Productos, deberá de hacer clic en el icono ( ). No se recomienda utilizar esta opción.

Captura de Productos.

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CAPTURA DE PRODUCTOS

Para capturar sus productos, deberá de utilizar alguna de las opciones de búsqueda previamente descritas, o si conoce el Código, teclearlo directamente en el Campo de Código y presionar <ENTER>.

- Una buena practica para evitar confusiones es el acostumbrarse a seguir los siguientes tres pasos:

1. Abrir el Teclado.

2. Teclear el Código del Producto y <ENTER>.

3. Cerrar el Teclado.

Cantidad: Al efectuar un CLICK en el campo donde se encuentra el 0 de la cantidad, una nueva pantalla tipo Calculadora será desplegada. En esta pantalla deberá de

seleccionar la cantidad deseada y oprimir el botón de para

aceptar dicha cantidad o el botón que contiene

para cancelar. Estos dos botones aparecerán en múltiples pantallas, por lo que debe de acostumbrarse a su funcionamiento.

Precio: Inmediatamente después de seleccionar OK en Cantidad, la pantalla de captura de precio aparecerá. En esta pantalla deberá de seleccionar el Precio Unitario de venta del

Producto seleccionado previo descuento. Seleccionar para

aceptar el Precio o para cancelar. Este precio es validado con el Precio Piso o Precio mínimo de Venta autorizado.

Descuentos: En esta pantalla deberá de ingresar el descuento a proporcionar. Tome nota de que solo existe un campo de % de Descuento, por lo que si desea ingresar descuentos múltiples, deberá de calcular el factor a utilizar.

Ejemplo: Si se otorga el 4%, se debe de introducir 4 solamente, pero si además de este descuento, se otorga un 1% adicional, NO debe de introducir 5 % por (4 + 1), si no que el factor único resultante de esta combinación será el 4.96%.

Existe una validación especial en los Descuentos. El resultado de restar el precio proporcionado, menos el % de Descuento, debe siempre ser mayor o igual al precio mínimo de venta autorizado.

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3.3.3 CAPTURA DE PROMOCIONES.

Para poder capturar los productos proporcionados como promoción, se deberá de seguir el siguiente formato:

P- + Código de Producto

El Código de todos los productos promociónales deberán de comenzar con P- mas el Código del producto a ofrecer de promoción.

Ejemplo: Si vendo el producto 0150210 Aceite Negrita 900 ML y deseo ofrecer la promoción del mismo producto, la promoción se deberá de teclear como P-0150210 , y podrá constatar que su descripción comenzara con la palabra PROMO- . Ver Pantalla de la Derecha.

Al ofrecer estos productos con Código promocional, solo se deberá de teclear la Cantidad ofrecida ya que tienen Precio Cero. Es responsabilidad del Agente de Ventas el proporcionar la Cantidad valida de la promoción ofrecida. No existe ninguna Validación al respecto.

3.3.4 POSIBLES MENSAJES DE ERROR.

Algunos de Los mensajes de Error que pueden aparecer al teclear la información requerida, son los siguientes:

Cuando se teclea un Código de Producto Invalido.

Cuando el Precio Unitario proporcionado es menor que el Precio Mínimo de Venta (Precio Piso).

Cuando al Aplicar el Descuento seleccionado, el nuevo Precio Unitario calculado es menor que el Precio Mínimo de Venta (Precio Piso).

Cuando la Cantidad proporcionada es Mayor que el Inventario disponible para el producto. Es solo informativo, puede continuar y dejar la cantidad solicitada.

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3.3.5 LIQUIDACIÓN.

Revisa los totales de tu pedido, recuerda que la firma del cliente es opcional y podrá corregirla tantas veces sea requerida, para ello podrás borrarla con el icono del lápiz invertido. Para guardar tu

pedido deberás dar clic en el icono ( ). El sistema te enviará diversos mensajes de confirmación hasta obtener la impresión de tu pedido

Icono : Para anular o cancelar el Pedido.

Icono : Histórico de Pedidos.

Icono : Ficha técnica del Producto.

Icono : Lista de Precios.

3.4 Devoluciones

Las devoluciones que realices serán administradas en esta opción mediante tres pestañas.

El encabezado te permite capturar el número de la factura (si lo conoces), la fecha y firma del cliente (opcional) y elegir un Motivo de Devolución.

En detalle deberás elegir los productos que serán devueltos así como la cantidad.

En la pestaña Liquidación podrás recabar la firma del cliente (opcional)

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3.5 Histórico de Documentos

Para seleccionar un documento anterior, clic en la lupa del campo Fecha

Clic nuevamente en la lupa del campo Fecha Pedido

Selecciona una fecha disponible

Elige un pedido de la lista desplegada

El pedido se desplegará y podrás revisar tu información

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3.6 Cobranza

Cobranza cuenta con tres pestañas

Cartera te muestra los documentos que el cliente tiene activos, puedes adicionar información relevante en la sección de Observaciones

En la opción de Pagos podrás adicionar los que realice el cliente, en la parte inferior de las tres pantallas se visualiza el total de las operaciones que estás realizando

En caso de que el pago sea con depósito deberás capturar el número de una factura (referencia) de las que incluyas en el recibo.

Cruce es donde harás la unión entre el documento de cartera y el pago que el cliente está realizando

Recuerda que podrás seleccionar diferentes tipos de pago para un mismo documento y aplicar el descuento por pronto pago

El valor del pronto pago podrás editarlo para ajustarlo, nunca deberá ser mayor al 2%

Posterior al cruce, recuerda guardar tu cobranza dando un clic en el botón guardar ( ), la impresión de tu recibo será la siguiente operación

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3.7 Cartera

La opción de Cartera tiene tres pestañas, en la primera puedes localizar toda la información asociada a los documentos de tu cliente, usa el filtro de los días para acotar tu búsqueda

En la segunda pantalla (Otros) está la información adicional de tu cliente, estos campos no son editables

La Cartera por Vencimiento te muestra los saldos por días, también estos campos son de solo lectura.

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3.8 Mensajes al Cliente

En esta opción estarán disponibles los mensajes que te envíen de las oficinas para tus clientes

3.9 No Efectividad

Si por alguna causa no puedes concretar una visita, esta opción te permitirá capturar el motivo de la no efectividad, desplegando el sistema las opciones establecidas

Podrás adicionar alguna observación y recuerda que deberás dar clic en el icono

( ) para guardar tu información

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3.10 Lista de Precios

Esta opción desplegará la lista de productos con sus precios

Al seleccionar un producto de la lista, se despliega su ficha técnica

3.11 Backorders

En esta opción podrás consultar los productos de algunos pedidos que no se entregarán al cliente puesto que todos los Backorders son cancelados.

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3.12 Contactos

Aquí podrás agregar los contactos que desees de algún cliente

Usa el icono de la parte inferior de la

pantalla para acceder a la pantalla de captura de información del contacto

Escribe la información necesaria del contacto, los campos, a excepción del Nombre son opcionales.

Para salvar la información, clic en el

botón .

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4 Utilidades

Este menú se accede dando un clic en el icono (UTILIDADES), cada una de las opciones te apoyarán en el seguimiento y control de tu trabajo diario, son consultas sobre tus indicadores de venta, mensajes, informes de venta, entre otras más. En seguida se explican cada una de las opciones.

4.1 Mensajes al Vendedor

Consulta aquí los mensajes que te puede enviar tu jefe o los departamentos de crédito y cobranza, DAC u otros.

Es recomendable diariamente o después de una sincronización de información, verificar si tienes mensajes disponibles.

4.2 Informe de Ventas

El informe de ventas permite ver los resultados de la gestión de ventas realizada durante el día. Muestra la cantidad de productos que se han vendido o pedido durante el día

Puedes también imprimir el informe con

el icono .

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4.3 Productos

Esta opción despliega la lista de productos y puedes consultar su dicha técnica

En el menú de utilerías, click en el icono Productos

Elija un producto y haga click sobre uno de ellos

Puede buscarlo por nombre, código o categorías

Al seleccionar uno de los productos se despliega su ficha técnica, navegue sobre las diferentes pestañas (opcional)

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4.4 Indicadores

A través de este módulo se puede visualizar el comportamiento de los indicadores de clientes atendidos, ventas, recaudos, impactos y proyecciones de la labor diaria del vendedor.

Resultados del Itinerario o Clientes Corresponde a las ventas presupuestadas por la Compañía y comparadas con las ventas reales del Asesor bien sea por día o mes.

Resultados de ventas Corresponde a las visitas realizadas por el asesor a sus clientes, de acuerdo a la ruta asignada, midiendo su gestión respecto a la eficiencia y efectividad de la visita. Estos indicadores se miden por día y mes.

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4.5 Gastos de viaje

Este componente permite a la empresa hacer seguimiento a los gastos realizados en ruta por su personal de campo

En la pestaña de gastos podrá ver el resumen de los gastos acumulados hasta ese momento.

En la Pestaña Información podrás ingresar un nuevo gasto de viaje, captura la información que se solicita.

En la pestaña Comercial, completaras el movimiento llenando los campos de Impuesto y Retención IVA (opcional)

Recuerda guardar la información con el

icono

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5 Proceso de Sincronización en mSales

Para poder ejecutar el proceso de sincronización, usted debe de accesar el sistema mSales y posteriormente deberá de ir a la primera pantalla donde se encuentran la selección de operaciones a ejecutar para los clientes. En la esquina inferior izquierda de dicha pantalla, podrá encontrar el icono o imagen de acceso

, el cual al ser seleccionado, le llevara a la pantalla de selección numero dos.

Una vez ya estando dentro de la segunda pantalla de selección, buscar el icono de Sincronización, el cual se encuentra abajo en la posición numero cuatro de la primera columna.

Al seleccionar esta opción de Sincronización, el sistema le mostrará el mensaje donde se le indica que cerrará la aplicación, dar clic en el botón de SI .

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La pantalla de Sincronización será desplegada. En estos momentos, usted deberá de seleccionar el Perfil adecuado a para que sea Sincronizado.

Existen diversos Perfiles de transmisión de los cuales deberás seleccionar el adecuado durante el día:

Profile (mSales Suite) : Esta es una transmisión por default del sistema y se ejecuta la primera vez que es iniciada la máquina.

Inicio(): Se ejecuta todos los días, antes de iniciar el día. Recibe datos recientes para la PDA, tales como Clientes, Productos, Precios y Cartera.

Pedidos(): Durante el día se pueden hacer las transmisiones que se deseen (envía pedidos, cobranza, cartera, etc., y mantiene los datos en la PDA)

Cierre(): Se realiza al final del día (es la última conexión y transmite todo lo que este pendiente, eliminando la información de la PDA como pedidos, cobranza, cartera, etc.).

Una vez ya seleccionado el Perfil deseado, la conexión de datos debe ser activada. Para esto, apunte en la

que se encuentra en la parte superior de su pantalla, y a continuación en Conectar GPRS . Una vez establecida la conexión, el

icono de se convertirá en .

Para iniciar la transmisión de datos, deberá

de apuntar en el icono , el cual se encuentra en la parte inferior de la pantalla. El sistema inicia la transmisión de datos. En estos momentos, la flecha , deberá de estar girando, y el siguiente

mensaje

aparece como señal de Inicio. Una vez que el proceso de Sincronización termina, la flecha

de

detendrá, y el mensaje

será desplegado.

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En ocasiones debido a una variedad de posibles conflictos en la transmisión de datos, el sistema desplegara dos mensajes posibles.

Servidor No Responde: Este mensaje indica que el servidor no respondió debido a que existió algún problema con el servidor y con la transmisión de datos. En caso de que este mensaje aparezca, favor de intentar de nuevo por al menos dos veces más, y si aun continua, favor de esperar media hora para tratar una ultima vez. De no eliminarse este conflicto, comuníquese al departamento de Sistemas en Merida.

Ticket (numero) : Este mensaje indica que existio un error de datos o error dentro del servidor. En caso de que este mensaje aparezca, favor de intentar de nuevo por al menos dos veces más. De no eliminarse este conflicto, comuníquese al departamento de Sistemas en Merida.

Para desactivar la conexión de datos GPRS,

apunte en , aparecerá una ventana de mensaje. Apunte en Desconectar. Una vez desconectado el plan de datos, el icono se convertirá de nuevo en .

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6 Versión del sistema mSales

Existen dos pantallas para conocer la versión del sistema mSales que tienes instalado en tu PDA:

En la pantalla de Inicio, en la parte inferior izquierda encontrarás un icono con un signo de admiración, al dar un clic sobre él, te aparecerá la pantalla de información del sistema indicando la versión, la fecha de construcción ( build ) y la fecha de última actualización.

Si te encuentras en el menú de actividades y accedes al menú de herramientas, encontrarás en el extremo inferior izquierdo un icono con un signo de interrogación, al dar clic sobre él accederás a la misma pantalla.

Contactos

SYSGOLD

Uriel Álvarez Bucio (Líder Funcional) D.F. 55456868 ext: 4015

Alejandro Rodríguez (Project Manager) D.F. 55456868 ext: 4016

Planta Merida (Depto. De Sistemas)

Mario J Escalante C (Líder de Proyecto) (999) 942-0925 Numero Rápido 1133

Iveth Burgos (Administrador de Telefonía) (999) 942-0925 Numero Rápido 1067

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