Manual Rapido - Gestion Recursos Humanos

MANUAL RAPIDO GESTION RECURSOS HUMANOS

Versin 8.0

MANUAL RAPIDO

MDULO: GESTION RECURSOS HUMANOS


Versin 8.0

A. DESCRIPCION GENERAL

SISTEMA EXPERTO DE GESTION DE RECURSOS HUMANOS SUITE CONTASIS ha dotado a este sistema experto de sus caractersticas

generales que permitirn una gestin de recursos humanos FACIL, RAPIDO Y CON EL MAYOR NIVEL DE ANALISIS.

I. DESCRIPCION TECNICA

Ingreso Rpido de Conceptos, para ingreso de datos como si fuera una hoja Excel.

Ingreso de Tareas, para clculo de remuneracin por unidades producidas. Calcula Remuneracin por destajo, y otros similares.

Generacin de informacin en tiempo real, con solo registrar la transaccin laboral, los reportes se actualizan en forma automtica.

Conectividad total con otros Mdulos de Contasis: Una vez hecha la

generacin de la planilla se generan automticamente en contabilidad sus respectivos asientos, permitiendo informacin on-

line.

Exportacin fcil y rpida de sus reportes a Herramientas

Microsoft Office (Excel, DBF).

MultiPlanilla: Permite llevar la planilla de mltiples empresas, o de

mltiples proyectos de una misma empresa de manera simultanea.

Totalmente COMPATIBLE con el PDT 601, as como con requerimientos laborales y tributarios en el Per.

Backup, copia de seguridad de la informacin de planillas.

gil Mantenimiento de Archivos, necesarios para el ptimo

funcionamiento del sistema.

II. CARACTERISTICAS ESPECIFICAS

1. Alta Configuracin de parmetros.

Trabajadores (RTPS), Derechohabientes, compatible con requerimientos laborales y del PDT 0601.

Periodos de Planilla, Semanales, Quincenales o Mensuales, jornadas atpicas.

Conceptos de Planilla, define las afectaciones a Descuentos, Aportes, y CTS.

Descuentos de Planilla, crea y modifica Onp, Afps, Renta de Quinta, EsSalud Vida, Tardanzas, Faltas, otros.

Aportes de Planilla, crea y modifica los diversos aportes como EsSalud, SCTR, entre otros.

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Generador de Frmulas, para establecer clculos necesarios que se dan entre los conceptos para realizar el clculo de la planilla.

2. Libre modificacin de Variables de Calculo, que definen

conceptos necesarios para las planillas como son: UIT, Asignacin

Familiar, % Horas Extras, Remuneracin Mnima Vital, entre otros.

3. Control de Horas, especificadas en turnos por planilla y diferentes

horarios por trabajador.

4. Multiplanilla, configurable para distintos tipos de Planilla,

Empleados, Obreros y Otros diversos, sean estas del Sector Comercio, Industria, Construccin Civil, Agricultura, etc. Permite automatizar los Conceptos, Descuentos y Aportes a los que estn

afectos los trabajadores por tipo de planilla

5. Calculo de Renta de Quinta Categora, permite elaborar el clculo y

muestra la metodologa usada en la misma, los porcentajes y los topes.

6. Vacaciones, permite definir el cronograma de vacaciones. Planilla y Boletas de vacaciones.

7. Adelantos, permite llevar el control de los adelantos girados durante el perodo, cargndolos automticamente a la planilla en el mes correspondiente.

8. Prstamos, realizando cronograma de devoluciones y afectacin

automtica a planilla en los meses que corresponda.

III. REPORTES DEL SISTEMA

Contrato de trabajo, para cada trabajador y por tipo de contrato

(Plazo Fijo, Tiempo Parcial, Temporada, Locacin de servicios). Registro e Impresin, permite controlar vencimientos de los

contratos. Grabado automtico de los contratos en Word.

La Boleta de Remuneraciones, y el Control de Horas puede ser

impresa al Excel o directamente en impresora en formato personalizado (1 o 2 boletas por Hoja).

Pagos por banco, emite carta para bancos y varios listados.

(bimonetario) De acuerdo al requerimiento del cliente.

Certificados de Retencin de Cuarta, Quinta, Certificado de

Trabajo por cada trabajador. Grabado automtico de los contratos en Word.

Reporte por planilla, Reporta cada tipo de planilla con los

conceptos, aportes y descuentos por trabajador.

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Reportes por Bancos, Reporta por cada banco la relacin de trabajadores.

PDT 0601 Planilla Electrnica, permite la migracin en forma integral de los 22 archivos de importacin de datos que exige el PDT

0601.

AFP PLANILLA AFPNET, Reporta la planilla de todas las AFPs, permite adems la exportacin al software AFPNET para la declaracin mensual de AFP.

LIQUIDACIN ANUAL DE APORTES Y RETENCIONES, de todas

las AFP y de la ONP.

LIQUIDACION CTS, clculo y generacin de archivo de exportacin

para pago por Tele Crdito.

LIQUIDACION DE BENEFICIOS SOCIALES, a la fecha de cese del

trabajador

Planillas en excel en formato personalizado.

IV. INPUT DEL SISTEMA

1. UTILIZACIN DE BOTONES

Permite el ingreso de un nuevo dato.

Permite modificar un dato ya ingresado.

Permite grabar los datos ingresados anteriormente.

Permite eliminar un dato ya grabado.

Da la opcin de buscar un dato ya sea por cdigos o

descripcin.

Permite imprimir los datos de la ventana activa.

Permite cerrar la ventana activa.

2. UTILIZACION DEL MOUSE

Al igual que con el teclado y con los botones, el Sistema maneja un

mtodo estndar tambin para el uso del Mouse, es decir que las ventanas estan diseadas para utilizar el mouse en cada accin que el

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usuario desee realizar, en algunas ventanas se puede utilizar el botn derecho del mouse y se mostrar un men contextual.

3. INGRESO DE DATOS

Para lograr un gil ingreso de datos, el sistema ofrece las siguientes caractersticas:

En todo momento se muestra en la barra de estado una breve descripcin de que tipo de datos se espera.

En los campos de ingreso de cdigo se puede digitar los primeros caracteres y luego pulsar la tecla ENTER, si el sistema encuentra coincidencia mostrar una ventana en donde indica los datos que

contengan esos caracteres.

Se recomienda que al ingresar los parmetros en los archivos principales (clientes - proveedores, documentos) los cdigos sean

numricos y las descripciones comiencen con caracteres para lograr eficientemente la utilizacin de la bsqueda por coincidencia.

Presionando las teclas CTRL + L en un campo de ingreso de cdigos, se mostrar la lista de bsqueda, esta lista de bsqueda tiene la caracterstica que realiza las bsquedas dentro del campo elegido para

bsqueda, no importando el orden de ubicacin.

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B. INSTALACIN

Para instalar el software de aplicacin Suite Contasis seguimos los siguientes pasos:

1. Seleccionamos en el explorador de Windows la unidad y la carpeta donde se encuentra el instalador, el archivo Contasis 8.0.exe se muestra en este caso en la ventana de carpetas que la unidad

E:\CONTASIS contiene el archivo de instalacin. 2. Doble click en el archivo de instalacin del software. Se muestra la

ventana de instalacin del sistema.

3. Hacer click en el botn Siguiente para continuar con la instalacin.

4. Se muestra la ventana Instalacin de Suite Contasis y la versin que estamos instalando.

5. Visualizamos el Contrato de Licencia para el Usuario Final de

Software de Contasis que se va a suscribir con la empresa CONTASIS SAC, se recomienda leer todos los puntos que se encuentran estipulados.

6. Si estamos de acuerdo con el contrato podemos hacer click en el botn Acepto.

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7. Se muestra la ventana Instalacin de Suite Contasis Elegir Lugar de Instalacin.

8. El sistema por defecto propone la carpeta C:\CONTASIS como directorio para la instalacin del programa.

9. Podemos seleccionar otro directorio para la instalacin del sistema

haciendo click en el botn Examinar. 10. Click en el botn Siguiente para continuar con la instalacin.

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11. Visualizamos la ventana Instalacin de Suite Contasis Seleccin de Componentes.

12. Podemos seleccionar el tipo de instalacin que vamos a realizar: Completa Suite Contasis, Mnima, Personalizada.

13. Verificamos que contamos con el espacio en el disco duro requerido

por el sistema. 14. Click en el botn Instalar para iniciar la instalacin.

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15. Visualizamos la ventana Instalacin de Suite Contasis Instalando. 16. Visualizamos el estado del proceso de instalacin del programa.

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17. Visualizamos la ventana Instalacin de Suite Contasis 18. Click en el botn Terminar para finalizar el proceso de instalacin y salir

de este asistente

C. ACCESO AL MDULO GESTION RECURSOS HUMANOS

INSTALADO EN EL DISCO DURO DE LA COMPUTADORA Para ingresar al mdulo Gestin Recursos Humanos, seguir los siguientes

pasos:

1. Click en el botn Inicio. Se desplegarn sus opciones.

2. Click en la opcin Todos los programas. Se mostrarn todos los programas que estn instalados en computadora.

3. Click en la opcin Suite Contasis. Se mostrar el men Suite Contasis.

4. Click en la opcin Gestin Recursos Humanos. Se mostrar la ventana del mdulo Gestin Contable.

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D. REGISTRO DEL SOFTWARE

Para poder acceder a todas las funciones del mdulo Gestin Recursos Humanos, debemos registrar el producto, seguimos los siguientes pasos:

1. Click en el men Utilitarios. 2. Click en la opcin Solicitud de registro.

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3. Visualizamos el mdulo que estamos registrando, para el caso tenemos

Gestin Recursos Humanos. 4. Visualizamos la versin del mdulo que estamos registrando. 5. Visualizamos el cdigo de la peticin que corresponde al software que

hemos instalado. 6. Ingresamos el nombre del usuario que ha adquirido los derechos de

uso del mdulo Gestin Recursos Humanos.

7. Ingresamos el nombre de la organizacin o empresa a la cual pertenece el usuario.

8. Ingresamos la ciudad en la que esta ubicada la organizacin usuaria del

sistema. 9. Ingresamos la direccin de la empresa o usuario. 10. Ingresamos el nmero telefnico de la empresa o usuario.

11. Ingresamos el nmero de FAX de la empresa o usuario. 12. Ingresamos la direccin electrnica de la empresa o usuario. 13. Ingresamos la serie que ser suministrada por CONTASIS SAC.

14. Ingresamos el nmero de licencia que ser suministrado por CONTASIS SAC.

15. Click en el botn Registrarme para iniciar el proceso de comprobacin

de autenticidad del nmero de licencia otorgado al usuario. Se mostrar la ventana de bienvenida al nuevo usuario indicando que el registro se ha realizado con xito.

16. Click en el botn Aceptar para concluir con el registro del producto.

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E. CREAR UNA EMPRESA Para crear la empresa en la cual vamos a procesar informacin, seguimos los

siguientes pasos para crear una empresa e ingresar a ella:

1. Click en el men Archivos Sistema.

2. Click en la opcin Empresas. Tambin podemos ingresar a esta opcin haciendo click en el botn de la barra de herramientas. Se mostrar la ventana Empresas Registradas en el Sistema.

3. Click en el botn Nuevo. 4. Ingresamos un cdigo alfanumrico para identificar a la empresa. 5. Escribir el nombre, denominacin o razn social de la empresa:

IMPORTACIONES K&G SAC. 6. Escribimos la direccin de la empresa: Av. Jos Olaya N 987. 7. Escribimos el giro de negocio o actividad: Compra y venta de

autopartes vehiculares. 8. Ingresamos el RUC de la empresa: 20121543154. 9. Click en el botn Grabar para que el sistema guarde los datos

ingresados. 10. Seleccionamos la empresa y hacemos click en el botn Propiedades

para crear rpidamente los parmetros de la empresa.

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11. Click en el botn Nuevo.

12. Ingresamos el periodo o ao de proceso de la empresa. 13. Ingresamos la cuenta contable que va a controlar el IGV en el acceso a

los registros de compras y ventas.

14. Ingresamos la cuenta que se va a utilizar para registrar el resultado del periodo.

15. Ingresamos el porcentaje vigente del impuesto a las ventas, este

porcentaje se utilizar cuando se este ingresando datos para el registro de compras y ventas.

16. Ingresamos el Sub-Diario que se utilizar para registrar los ajustes por

diferencia de cambio. 17. Ingresamos las cuentas contables que controlarn los importes por

diferencia de cambio, cuando se genere una ganancia (Ejm: 776), o

perdida (Ejm: 6760097), respectivamente. 18. Click en este botn para selecciona los directorios en los cuales se

almacenarn los datos y se guardarn las copias de seguridad,

respectivamente. Para finalizar, hacemos click en el botn Grabar para culminar con el proceso

de creacin.

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F. ACCEDER A LA EMPRESA

1. Click en el men Proceso. 2. Click en la opcin Eleccin Empresa. Se mostrar la ventana

Seleccione la Empresa a Procesar. 3. Seleccione la empresa para iniciar el registro de las operaciones. 4. Seleccione el perodo en el que vamos a trabajar. Es el que definimos al

crear la empresa. 5. Ingresamos un usuario vlido. El usuario por defecto es ADMIN. 6. Click en el botn Ingresar para acceder a la empresa.

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G. MENUS Y OPCIONES

ARCHIVOS SISTEMA

Este men contiene las opciones primarias para que el usuario pueda utilizar este mdulo correctamente, tales como:

Empresas: Creacin, modificacin o eliminacin de empresas y darles las propiedades necesarias para poder procesar de forma adecuada la informacin que el usuario suministre al sistema.

Usuarios: Creacin, modificacin o eliminacin de usuarios que van a tener acceso a la empresa, tambin podemos restringir el nivel de acceso que van a

tener estos usuarios. Tipo de Cambio: Actualizacin y mantenimiento de los tipos de cambio de

forma cronolgica para su uso en las operaciones que requieran ser expresadas en moneda nacional.

Datos del Empleador: Permite ingresar la informacin sobre la empresa en la que estamos procesando la informacin, esta informacin es muy importante porque es la que se exportara a sistemas externos, ejemplo: PDT.

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Datos del Establecimiento: Permite ingresar los nombre de los establecimientos que la empresa posee, tales como las sucursales, filiales, oficinas, etc.

Datos de Destaco o Desplazo: Permite ingresar los datos de las empresas a las cuales la entidad destaca su personal.

Datos de Ocupacin: Permite ingresar y mantener actualizada una tabla conteniendo las diversas ocupaciones y actividades laborales que se

desarrollan en la empresa. Datos del Area: Permite ingresar las reas que existen en la empresa, esta

informacin es til para llevar un adecuado control sobre el lugar en el cual se encuentra el trabajador.

Datos de Centro de Costos: Permite ingresar los centros de costos para la acumulacin de los gastos de personal.

Datos del Trabajador: Esta opcin permite ingresar datos de los trabajadores al sistema, para que la exportacin al PDT se realice con xito la informacin que suministremos al sistema debe ser verdica y coherente.

Remuneracin del Trabajador: Permite ingresar las remuneraciones que el trabajador va a percibir en intervalos de tiempo definidos.

Centro de Costos del Trabajador: Esta opcin permite asignar centros de costos por cada trabajador, con el fin de una distribucin e imputacin de

costos en funcin a los requerimientos de la empresa, esta distribucin tambin se puede realizar de forma porcentual.

Control vacacional del Trabajador: Permite ingresar informacin necesaria para el clculo de las vacaciones a las que los trabajadores tienen derecho, as como informacin sobre el goce de este beneficio en periodos anteriores.

Tipos de Planillas: Permite llevar diversos tipos de planilla, en funcin a la modalidad de empleo del trabajador u otros criterios que el usuario del sistema

crea conveniente. Perodos de Planillas: Permite determinar perodos de tiempo para el clculo

de las planillas, el perodo esta en funcin a las necesidades del usuario. Conformantes de la Planilla: Permite ingresar los distintos componentes de la

planilla, tales como los conceptos, descuentos y los aportes que correspondan aplicar a los trabajadores, de acuerdo a la normatividad vigente.

Variables: Permite determinar las variables que van a intervenir en el clculo de las planillas, tales como la UIT, RMV, etc.

Datos del Turno Laboral: Ingresamos los turnos que la empresa tiene implementados para el funcionamiento de sus instalaciones.

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Control de Horas: Permite ingresar los horarios de los trabajadores en la empresa as como las actividades que van a desarrollar.

Configurar Pgina: Permite configurar la hoja que se va a utilizar as como la impresora a emplearse.

VER

Permite personalizar la pantalla principal del mdulo Gestin Recursos Humanos, tales como: ocultar la barra estandar y/o la barra de estado.

PROCESO Eleccin de Empresa: Permite seleccionar la empresa en la cual vamos a

procesar datos, recordemos que previamente debemos crear y dar los parmetros a esta.

Cambio mes de proceso: Permite seleccionar el mes en el que deseamos ingresar la informacin al sistema.

Configuracin de Planillas: Permite determinar la planilla que se va calcular, los trabajadores que la van a conformar as como los datos remunerativos y laborales de estos.

Planillas: Permite realizar los siguientes clculos: Clculo de la planilla, Clculo de Renta de Quinta, Clculo de la gratificacin y el clculo de la CTS

de los trabajadores, as como las vacaciones. Adelantos: Permite registrar los adelantos que la empresa otorga a sus

trabajadores y que sern descontados de la remuneracin que estos van a percibir en el perodo.

Prestamos: Permite registrar los prestamos que la empresa otorga a sus trabajadores, en esta ventana ingresaremos las cuotas pactadas para la devolucin de estos prestamos, fecha de pago, etc.

Descuento Judicial: Permite registrar este tipo de descuento de tipo judicial, la empresa esta obligada a cumplir con la sentencia emitida por un juez, en esta

ventana registraremos toda la informacin necesaria para efectuar el descuento.

Ingreso Rpido de Conceptos: Permite ingresar los conceptos, aportes y/o descuentos que afecten a la totalidad de trabajadores de una planilla, esta modalidad permite ingresar los datos necesarios para el clculo de forma

mucho ms rpida. Marcar Hora: Permite registrar las entradas y salidas del personal, el sistema

puede realizar el clculo de planillas en funcin a los das asistidos, tardanzas del personal, etc. Los datos necesarios referidos al cumplimiento de los

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horarios establecidos se tomarn del marcado en esta ventana de cada trabajador.

Tareaje: Identificar las actividades que realizan los trabajadores y que van a influir en el clculo de la planilla de estos, estos conceptos pueden ser por ejemplo las actividades por las que se obtendr comisiones que se otorgan por

la produccin de una cantidad de productos adicionales. REPORTES

En este men podemos obtener los reportes relacionados a los recursos humanos que la empresa posee, tales como: Contratos de trabajo, Certificado

de retencin de renta de cuarta categora, Certificado de retencin de quinta categora, Certificados de trabajo, Reporte por planilla, Reporte por bancos, generadores de archivos de exportacin para el PDT, ONP, CTS, etc.

Componen este men las siguientes opciones:

Contrato

Trabajo Reporte

Certificado Retencin Cuarta Retencin Quinta Trabajo

Reporte por Planillas

Reporte por Bancos

PDT Planilla Electrnica 601

AFP Planilla AFPNET

ONP Liquidacin anual Aportes y Retenciones CTS Banco de Crdito

Pago Banco Interbank Remuneracin Adelanto

EJECUTAR REPORTE

Este men permite ejecutar plug-ins, diseados para que el usuario pueda obtener reportes adicionales.

UTILITARIOS

Este men contiene diversas funciones que harn que el mdulo pueda cumplir de forma optima con las necesidades del usuario, tales como asegurar la informacin que se esta procesando generando copias de seguridad, permite

tambin importar datos de otros mdulos u otros sistemas, copiar tablas, verificar estructuras etc. Las opciones de este men harn que los resultados por el uso del mdulo sean los requeridos por el usuario.

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Asistentes Verificar Estructuras Generar Copia de Seguridad Restaurar Copia de Seguridad Generar Plantilla

Importar Datos

Actualizar Datos

Mantencin de Datos Empresa

Accesos a la Empresa

Opciones

Solicitud de Registro

Detectar y Reparar

Asistente de Correccin de Errores

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