Manual RAIS 2014

MANUAL RAIS 2014ano base 2013

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ndice1.Objetivo.........................................................................................................................................4

2.Consideraes sobre a RAIS........................................................................................................5

2.1.O que RAIS?.......................................................................................................................5

2.2.Quem deve declarar..............................................................................................................5

2.3.Quem deve constar na RAIS.................................................................................................7

2.4.Quem no deve constar na RAIS..........................................................................................8

2.5.RAIS negativa .......................................................................................................................9

2.6.Encerramento de Atividades..................................................................................................9

2.7.Declarao de Rais dos Anos Anteriores (1976-2010).........................................................10

2.8.Rais Retificador ou de excluso...........................................................................................10

2.9.Certificado Digital.................................................................................................................12

2.9.1.Como transmitir a rais com certificado digital?.............................................................12

2.10.Como informar...................................................................................................................14

2.11.Prazo de Entrega...............................................................................................................17

2.12.Dados do Responsvel pela entrega da RAIS...................................................................17

2.13.Comprovante de entrega da declarao............................................................................18

2.14.Penalidades.......................................................................................................................18

3.Rais Ano-base 2013....................................................................................................................20

3.1.Conferncia da RAIS...........................................................................................................20

3.2.Manuteno da RAIS...........................................................................................................23

3.3.Gerao Individual da RAIS (por empresa).........................................................................24

3.4.Gerao Agrupada da RAIS.................................................................................................31

3.5.Importao e validao do arquivo......................................................................................35

4.Dvidas Frequentes....................................................................................................................39

4.1.Caracteres invlidos............................................................................................................39

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4.2.Cdigo de Atividade Econmica obrigatrio.........................................................................39

4.3.O que compe a base da RAIS...........................................................................................39

4.4.CEP Incompatvel ou Cdigo do Municpio Invlido.............................................................39

4.5.I/O error 003........................................................................................................................40

4.6.Erro de PIS/PASEP..............................................................................................................40

4.7.Menor aprendiz....................................................................................................................40

4.8.Funcionrio afastado...........................................................................................................41

4.9.Mensalidade sindical............................................................................................................41

4.10.Valor do salrio contratual de preenchimento obrigatrio...............................................43

4.11.Posso transmitir a RAIS que contm somente Avisos?......................................................43

4.12.Como informar os dados das competncias que no gerei a folha pelo sistema...............43

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1. Objetivo

Este manual tem por objetivo auxiliar na conferncia, gerao e validao do arquivo da

RAIS ano-base 2013.

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2. Consideraes sobre a RAIS

2.1. O que RAIS?

Todo estabelecimento deve fornecer ao Ministrio do Trabalho e Emprego (MTE), por meio

da Relao Anual de Informaes Sociais (RAIS), as informaes referentes a cada um de seus

empregados, de acordo com o Decreto n 76.900, de 23 de dezembro de 1975 e tem por objetivo:

o suprimento s necessidades de controle da atividade trabalhista no Pas,

o provimento de dados para a elaborao de estatsticas do trabalho,

a disponibilizao de informaes do mercado de trabalho s entidades

governamentais.

Os dados coletados pela RAIS constituem expressivos insumos para atendimento das

necessidades:

da legislao da nacionalizao do trabalho

de controle dos registros do FGTS ;

dos Sistemas de Arrecadao e de Concesso e Benefcios Previdencirios;

de estudos tcnicos de natureza estatstica e atuarial;

de identificao do trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP.

2.2. Quem deve declarar

So obrigados a entregar a declarao da RAIS:

a) inscritos no CNPJ com ou sem empregados o estabelecimento que no

possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base est obrigado a

entregar a RAIS Negativa;

b) todos os empregadores, conforme definidos na CLT;

c) todas as pessoas jurdicas de direito privado, inclusive as empresas pblicas

domiciliadas no Pas, com registro, ou no, nas Juntas Comerciais, no Ministrio da Fazenda, nas

Secretarias de Finanas ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartrios de registro de

pessoa jurdica;

d) empresas individuais, inclusive as que no possuem empregados;

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e) cartrios extrajudiciais e consrcios de empresas;

f) empregadores urbanos pessoas fsicas (autnomos e profissionais liberais) que

mantiveram empregados no ano-base;

g) rgos da administrao direta e indireta dos governos federal, estadual ou

municipal, inclusive as fundaes supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuies de

fiscalizao do exerccio das profisses liberais;

h) condomnios e sociedades civis;

i) empregadores rurais pessoas fsicas que mantiveram empregados no ano-base;

j) filiais, agncias, sucursais, representaes ou quaisquer outras formas de

entidades vinculadas pessoa jurdica domiciliada no exterior.

Notas:

I o estabelecimento isento de inscrio no CNPJ identificado pelo nmero de

matrcula no Cadastro Especfico do INSS (CEI), conforme pargrafo nico do art. 2o do Decreto

n 76.900/75. Nessa categoria, incluem-se obras, empregadores pessoas fsicas, urbanas e rurais

que mantiveram empregados;

II o estabelecimento inscrito no CEI, que no possuiu empregados ou manteve suas

atividades paralisadas durante o ano-base, est dispensado de entregar a RAIS Negativa;

III a empresa/entidade que possui filiais, agncias ou sucursais deve declarar a RAIS

separadamente, por estabelecimento (local de trabalho), entendido como tal todos aqueles

sujeitos inscrio no CNPJ, na categoria de rgo estabelecimento. No caso dos rgos da

administrao pblica direta ou indireta, a RAIS de cada rgo estabelecimento deve ser

fornecida separadamente, por local de trabalho dos empregados/servidores;

IV estabelecimento/entidade inscrito(a) no CNPJ e no CEI deve apresentar a declarao

da RAIS de acordo com o contrato de trabalho dos empregados, ou seja, se o contrato for pelo

CEI as informaes devem ser declarados no CEI e se for pelo CNPJ as informaes devem ser

declaradas no CNPJ. No caso da declarao ser prestada no CEI, deve haver tambm a

declarao da RAIS NEGATIVA do CNPJ.

V estabelecimento/entidade em liquidao dever entregar a RAIS mesmo nos casos de

falncia ou liquidao, pelos representantes legais definidos na legislao especfica.

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2.3. Quem deve constar na RAIS

O empregador, ou aquele legalmente responsvel pela prestao das informaes, dever

relacionar na RAIS de cada estabelecimento, os vnculos laborais havidos ou em curso no ano-

base e no apenas os existentes em 31 de dezembro, abrangendo:

I - empregados contratados por empregadores, pessoa fsica ou jurdica, sob o regime da

CLT, por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a ttulo de experincia;

II - servidores da administrao pblica direta ou indireta, federal, estadual ou municipal,

bem como das fundaes supervisionadas;

III - diretores sem vnculo empregatcio para os quais o estabelecimento tenha optado pelo

recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Servio FGTS;

IV - servidores da administrao pblica direta ou indireta federal, estadual, do Distrito

Federal ou municipal, bem como das fundaes supervisionadas;

V - servidores pblicos no-efetivos, demissveis ad nutum ou admitidos por meio de

legislao especial, no regidos pela CLT;

VI - empregados dos cartrios extrajudiciais;

VII - trabalhadores avulsos, aqueles que prestam servios de natureza urbana ou rural a

diversas empresas, sem vnculo empregatcio, com a intermediao obrigatria do rgo gestor

de mo de obra, nos termos da Lei n 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do sindicato da

categoria;

VIII - trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos pela Lei n

9.601, de 21 de janeiro de 1998;

IX - aprendiz contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto n

5.598, de 1 de dezembro de 2005;

X - trabalhadores com contrato de trabalho por tempo determinado, regidos pela Lei n

8.745, de 9 de dezembro de 1993;

XI - trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural, Lei n 5.889, de 8 de junho

de 1973;

XII - trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por Lei

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Estadual;

XIII - trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por Lei

Municipal;

XIV - servidores e trabalhadores licenciados;

XV - servidores pblicos cedidos e requisitados; e

XVI dirigentes sindicais.

XVII - empregados de cartrios extrajudiciais;

XVIII - trabalhadores temporrios regidos pela Lei n 6.019, de 3 de janeiro de 1974;

XIX - trabalhadores avulsos (aqueles que prestam servios de natureza urbana ou rural a

diversas empresas, sem vnculo empregatcio, com a intermediao obrigatria do rgo gestor

de mo de obra, nos termos da Lei n 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do sindicato da

categoria);

Notas:

I o sindicato ou rgo gestor de mo de obra ou a empresa contratada, que no ano base

congregou trabalhadores avulsos, deve fornecer as informaes referentes a esses trabalhadores,

alm das relacionadas com seus prprios empregados. Em razo disso, a empresa tomadora

desses servios no deve declarar esses trabalhadores em sua RAIS;

II os aprendizes contratados pelas entidades sem fins lucrativos, mencionadas no inciso

II do art. 430 da CLT, com exerccio de atividades prticas em outra empresa, devem ser

informados na RAIS declarada pela entidade contratante respectiva. Nesse caso, a empresa onde

o aprendiz exerce as atividades prticas da aprendizagem no deve declar-lo na sua RAIS;

III os servidores que estiverem na situao de cedidos ou requisitados devem ser

declarados na RAIS tanto pelo rgo de origem quanto pelo rgo requisitante, caso percebam

remuneraes de ambos os rgos.

IV o dirigente sindical deve ser declarado na RAIS tanto pelo sindicato quanto pelo

estabelecimento/rgo de origem, caso o mesmo perceba remunerao de ambas as partes. Se a

remunerao for paga exclusivamente pelo sindicato apenas este deve declar-lo na RAIS.

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2.4. Quem no deve constar na RAIS

diretores sem vnculo empregatcio para os quais no recolhido FGTS;

autnomos;

eventuais;

ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores, etc.), a

partir da data da posse, desde que no tenham feito opo pelos vencimentos do rgo de

origem;

estagirios regidos pela Portaria MTPS n 1.002, de 29 de setembro de 1967, e pela Lei n

11.788, de 25 de setembro de 2008;

empregados domsticos regidos pela Lei n 11.324/2006; e

cooperados ou cooperativados.

2.5. RAIS negativa

a declarao da Rais, na qual so fornecidos somente os dados cadastrais do estabelecimento,

cadastrado com CNPJ, quando o mesmo no teve empregado durante o ano-base.

A declarao da Rais Negativa pode ser informada atravs do seu browser somente para

declaraes do ano-base .

Para declaraes Negativas de anos anteriores, deve ser utilizado o programa GDRAIS Genrico

e o transmissor RAISNET 2013.

Para preencher e enviar sua declarao de estabelecimento sem empregados utilize o formulrio

prprio de Declarao de RAIS Negativa Web

2.6. Encerramento de Atividades

O(A) estabelecimento/entidade que encerrou as atividades em 2013 e no entregou a

declarao da RAIS dever marcar a opo Encerramento das Atividades, disponvel no

programa GDRAIS2013, e informar a data do encerramento de suas atividades. A data de

desligamento dos empregados, quando for o caso, obrigatria e deve ser menor ou igual data

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de encerramento das atividades do estabelecimento.

Declarao antecipada de encerramento das atividades

No caso de encerramento das atividades no decorrer de 2014, o estabelecimento pode

antecipar a entrega da declarao, utilizando o programa GDRAIS2013. O campo data de

encerramento pode ser preenchido com o dia, ms e ano equivalente data em que est sendo

entregue a declarao da RAIS (no formato DD/MM/AAAA). A data de desligamento dos

empregados, quando for o caso, obrigatria e deve ser menor ou igual data de encerramento

das atividades do

estabelecimento.

A declarao da RAIS referente ao ano-base 2013 tambm dever ser entregue.

Declarao de encerramento das atividades em anos-base anteriores

No caso de encerramento das atividades, em anos-base anteriores, os estabelecimentos

devero utilizar o programa GDRAIS Genrico que est disponvel nos endereos eletrnicos

http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br.

2.7. Declarao de Rais dos Anos Anteriores (1976-2010)

Para gerar a declarao utilize o programa GDRAIS Genrico que permite informar os anos-base 1976 a 2010.

A transmisso da declarao da RAIS deve ser efetuada, por meio da Internet, a partir do

GDRAIS Genrico (1976 a 2010) nas funes Gravar Declarao ou Transmitir Declarao.

A transmisso poder ser feita a partir de arquivo gravado no disco rgido.

Para transmitir o arquivo necessrio copiar (fazer download) e instalar o programa

RAISNet 2013. O cone do RAISNet no aparecer na rea de trabalho.

Os estabelecimentos que no entregaram a Declarao RAIS dentro do prazo esto sujeitos s

penalidades previstas na legislao (leia item Penalidades nesta pgina).

2.8. Rais Retificador ou de excluso

Retificao da RAIS ano-base 2013 detectando-se erros na declarao enviada, seja

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nos campos do estabelecimento ou nos campos do trabalhador, o estabelecimento/entidade

dever adotar os seguintes procedimentos para a retificao:

a) retificao dos dados do estabelecimento, exceto, os campos CNPJ/CEI ou CEI

Vinculado clicar na opo Servios e, em seguida, na opo Retificao dos Dados do

Estabelecimento, disponveis nos endereos (http://www.mte.gov.br/rais ou

http://www.rais.gov.br), preencher corretamente o formulrio com todos os dados solicitados e,

em seguida, clicar na opo Enviar.

a.1) no ser permitida a retificao de erros nos campos do CNPJ/CEI ou CEI

Vinculado. O procedimento para esses casos o de excluso, conforme item 10.2 abaixo.

b) retificao dos dados do empregado, exceto, os campos PIS/PASEP, data de admisso,

data de desligamento e CBO utilizar o programa GDRAIS2013 para fazer as devidas correes

e

gravar a declarao retificadora. No momento da gravao do arquivo, ser solicitado o nmero

do CREA da declarao enviada anteriormente, referente ao estabelecimento que est sendo

retificado.

b.1) no arquivo da retificao devem ser gravados somente os empregados que foram

corrigidos e, quando for o caso, os vnculos a serem includos. Os empregados declarados

corretamente no devem constar na declarao retificadora para evitar duplicidades;

b.2) no ser permitida a retificao de erros nos campos PIS/PASEP, data de

admisso, data de desligamento e CBO.

Excluso da RAIS ano-base 2013 detectando-se erros na declarao enviada, referente aos campos CNPJ/CEI, CEI Vinculado, PIS/PASEP, data de admisso, data de

desligamento e CBO, o(a) estabelecimento/entidade dever adotar os seguintes procedimentos:

a) CNPJ/CEI, CEI Vinculado gerar uma nova RAIS corretamente do estabelecimento

com todos os empregados e transmitir o arquivo por meio da Internet e;

a.1) excluir a declarao incorreta do estabelecimento, utilizando a opo Servios e em

seguida, a opo Excluso de Estabelecimento, disponveis nos endereos

(http://www.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br), preencher todos os dados solicitados no

formulrio, inclusive, o nmero do CPF do responsvel pela declarao e clicar na opo Enviar.

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b) PIS/PASEP, data de admisso, data de desligamento e CBO gerar uma nova RAIS

corretamente do estabelecimento, incluindo somente o(s) empregado(s) que foi(ram) corrigido(s) e

transmitir o arquivo por meio da Internet e;

b.1) Excluir o PIS/PASEP do(s) empregado(s) enviado(s) com erro, utilizando a opo

Servios e, em seguida, a opo Excluso de Vnculos, disponveis nos endereos

(http://www.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br), preencher todos os dados solicitados

no formulrio, inclusive, o nmero do CPF do responsvel pela declarao e clicar na opo

Enviar.

Retificao da RAIS de exerccios anteriores caso o(a) estabelecimento/entidade necessite retificar declaraes da RAIS de exerccios anteriores, dever consultar os

procedimentos constantes nos endereos (http://www.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br),

item Orientaes, opo Retificao da RAIS de exerccios anteriores.

a) em caso de dvida, contactar a Central de Atendimento da RAIS telefone 0800-7282326

ou as Superintendncias Regionais do Trabalho e Emprego, Gerncias Regionais do Trabalho e

Emprego ou Agncias Regionais do Trabalho e Emprego, para solicitar os esclarecimentos

necessrios.

2.9. Certificado Digital

Os estabelecimentos ou arquivos que possuem 11 ou mais vnculos empregatcios devero

transmitir a declarao utilizando um certificado digital vlido padro ICP Brasil. A obrigatoriedade

tambm inclui os rgos da Administrao Pblica.

As declaraes podero ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurdica,

emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsvel pela entrega da

declarao, sendo que este pode ser um CPF ou um CNPJ.

Para os demais estabelecimentos que no se enquadrarem nessa obrigatoriedade, a utilizao

de certificado digital para transmisso da declarao ser facultativa.

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2.9.1. Como transmitir a rais com certificado digital?

Declarao do ano-base 2013

Os estabelecimentos que possuem a partir de 11 vnculos empregatcios devero utilizar a certificao digital para transmitirem sua declarao. Alm da declarao do estabelecimento, o arquivo que tiver 11 vnculos ou mais, tambm dever ser transmitido por meio de certificao digital.

Para a entrega das declaraes da RAIS dever ser utilizado certificado digital vlido, que

tenha sido emitido por Autoridade Certificadora integrante da Infra-Estrutura de Chaves Pblicas

Brasileira (ICP Brasil), que no tenha sido revogado e que ainda esteja dentro de seu prazo de

validade.




Para os demais estabelecimentos que no se enquadram nessa obrigatoriedade, a

utilizao da certificao digital continuar faculttiva, com a opo de transmitirem sua declarao

por meio dessa chave privada, caso possuam.

Para entregar a declarao da RAIS por meio da Internet, o estabelecimento dever

efetuar um dos seguintes procedimentos:

a) selecionar no GDRAIS a opo Declarao e a seguir a opo Transmitir

Declarao ou acionar o cone correspondente ou ainda, acionar o boto transmitir na tela

do assistente de gravao. Ser exibida uma tela onde o usurio seleciona o local onde se

encontra a declarao a transmitir. Selecione a declarao e acione o boto transmitir.

b) ser oferecida para todas as declaraes a alternativa de transmiti-las com

Certificado Digital.

Estar disponvel, tambm, aos estabelecimentos/entidades que no tiveram vnculos no

ano-base 2013, a opo para fazerem a declarao da RAIS Negativa Web pelos endereos

eletrnicos http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br.

Quando se tratar de declarao centralizada, a RAIS das filiais poder ser entregue por

meio da Internet pela matriz, desde que os trabalhadores sejam informados sob o CNPJ da

empresa a qual estiveram vinculados.

Os arquivos que no forem analisados pelo GDRAIS2013 no podero ser transmitidos.

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Declarao dos anos anteriores (1976 a 2011)

Para a transmisso da RAIS de exerccios anteriores obrigatria a utilizao de

certificado digital vlido padro ICP Brasil, inclusive para os rgos da Administrao Pblica.




Notas:

I aps o prazo legal, as declaraes devem ser transmitidas por meio da Internet,

mediante a utilizao do programa GDRAIS2013, conforme descrito acima, ou entregues nas

Superintendncias Regionais do Trabalho e Emprego (SRTEs), Gerncias Regionais do Trabalho

e Emprego e Agncias Regionais do Trabalho e Emprego, para o caso de estabelecimentos sem

acesso Internet. O arquivo gerado para entrega ser acompanhado da Relao dos

Estabelecimentos Declarados, emitida a partir do GDRAIS2013;

II caso o arquivo apresente alguma irregularidade (inconsistncias e/ou dano fsico), o

mesmo ser devolvido e a declarao da RAIS considerada no entregue;

III para gerar a declarao da RAIS fora do prazo legal, os responsveis devero utilizar

os programas disponveis nos endereos eletrnicos:


2.10. Como informar

O estabelecimento/entidade com vnculo empregatcio, no ano-base, dever utilizar

obrigatoriamente o Programa Gerador de Declarao RAIS (GDRAIS2013) para declarar e fazer a

transmisso pela internet.

O estabelecimento/entidade sem vnculo empregatcio (RAIS NEGATIVA) dever informar apenas os campos que identificam o mesmo, podendo, para tanto, utilizar-se dos programas

GDRAIS2013 ou RAIS Negativa Web.

A empresa/entidade que possui filiais, agncias, sucursais, com ou sem empregados, ou sem movimento no ano-base, deve fornecer as informaes separadamente, por estabelecimento

CNPJ especfico.

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Na gerao da RAIS, podem ser includas inscries CNPJ/CEI diferentes e em qualquer

quantidade. O programa GDRAIS2013 providenciar a gerao do arquivo de entrega com os

estabelecimentos selecionados.

O arquivo da declarao dever ser gravado no disco rgido, utilizando a opo

Declarao, item Gravar Declarao, disponvel no programa GDRAIS2013.

Como obter o programa GDRAIS2013

O programa GDRAIS2013 deve ser copiado, gratuitamente, dos seguintes endereos

eletrnicos do Ministrio do Trabalho e Emprego:


Para copiar o programa GDRAIS2013, o estabelecimento deve efetuar o download

(procedimento para copiar o programa no disco rgido do micro ou em mdia magntica). O

microcomputador deve ter Sistema Operacional Windows XP com Service Pack 3 ou superior e no

mnimo 16 Mb de espao livre no disco rgido.

Aps a execuo do download, deve-se iniciar a instalao do GDRAIS2013 com duplo

clique no arquivo GDRAIS2013.exe. O nome do diretrio no pode ser alterado.

O programa contm um arquivo-texto (LEIA-ME), com orientaes e especificaes

tcnicas e um PROGRAMA FACILITADOR que permitir empresa/entidade gerar a RAIS

(inclusive, a Negativa) de seu(s) estabelecimento(s).

O estabelecimento que possui sistema prprio de folha de pagamento informatizado deve

utilizar as especificaes tcnicas contidas na opo Ajuda, item Layout Arquivo RAIS para

gerar o arquivo.txt da folha de pagamento. Em seguida, deve executar a opo Analisador do

GDRAIS2013, para conferir a validade do arquivo a ser entregue.

Finalidades do programa GDRAIS2013

O programa GDRAIS2013 tem duas finalidades:

a) gerador da declarao da RAIS desenvolvido para o estabelecimento/entidade que no possui sistema prprio de folha de pagamento informatizado.

Nesse caso, aps a digitao das informaes, o declarante dever emitir os relatrios

necessrios para correo de erros e arquivamento, gerar o arquivo a ser entregue e as cpias de

segurana do estabelecimento, as quais devem ser mantidas disposio da fiscalizao.

Recomenda-se fazer mais de uma cpia de segurana;

b) analisador de arquivo RAIS desenvolvido para o estabelecimento/entidade

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que possui sistema prprio de folha de pagamento informatizado, com o objetivo de validar o

arquivo gerado, conforme o layout do GDRAIS2013.

Erros ou inconsistncias na declarao

Para evitar inconsistncias que no permitiro ao programa gerar o arquivo a ser entregue,

as informaes devem ser digitadas corretamente. O programa GDRAIS2013 gera os relatrios

necessrios para correo de erros.

Havendo inconsistncias, ser emitido o Relatrio de Erros ou Relatrio de Avisos, conforme o

caso:

a) Relatrio de Erros relaciona as inconsistncias que devero ser corrigidas para

que se possa gerar a declarao;

b) Relatrio de Avisos relaciona as inconsistncias que no impedem a gerao

da declarao, mas que devero ser verificadas pelo declarante para possvel correo, pois as

inconsistncias podem distorcer as informaes da RAIS (por ex.: remuneraes incoerentes,

erros de digitao, etc).

Para correo das inconsistncias, o estabelecimento dever proceder da seguinte forma:

Declaraes com at 15.000 vnculos

a) utilizar a opo IMPORTAR disponvel no menu DECLARAO do programa

GDRAIS2013 para proceder correo dos erros;

b) aps a correo dos erros, o estabelecimento dever, ainda, utilizar a opo verificar

inconsistncias, disponvel no menu DECLARAO do programa GDRAIS2013, com o objetivo

de conferir se ainda h erros no arquivo importado;

c) realizados os procedimentos dos itens a e b acima, providenciar a gravao final do arquivo; e

d) ao trmino da gravao da declarao, o programa GDRAIS2013 disponibiliza a

emisso do relatrio que contm a relao de estabelecimentos declarados.

Declaraes com mais de 15.000 vnculos

a) utilizar a opo ANALISADOR DE ARQUIVOS RAIS disponvel no menu UTILITRIOS

do programa GDRAIS2013, para submeter o arquivo gerado pelo estabelecimento validao de

consistncia e integridade.

b) ao final da anlise ser gerado um relatrio. Caso seja identificada alguma

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inconsistncia, o estabelecimento deve fazer as correes usando seus prprios recursos

informatizados e gerar um novo arquivo para ser submetido ao ANALISADOR DE ARQUIVOS

RAIS.

c) realizados os procedimentos dos itens a e b acima, providenciar a gravao final do

arquivo; e

d) ao trmino da gravao da declarao, o programa GDRAIS2013 disponibiliza a

emisso do relatrio que contm a relao de estabelecimentos declarados.

2.11. Prazo de Entrega

O prazo para a entrega da declarao da RAIS inicia-se no dia 20 de janeiro de 2014 e encerra-se no dia 21 de maro de 2014.

1 O prazo de que trata no ser prorrogado.

2 Vencido o prazo de que trata o caput deste artigo, a declarao da RAIS 2013 e as

declaraes de exerccios anteriores gravadas no GDRAIS Genrico, disponvel nos endereos

eletrnicos de que trata o caput do art. 4, devero ser transmitidas por meio da Internet ou o

arquivo poder ser entregue nos rgos regionais do MTE, para os estabelecimentos sem acesso

Internet, acompanhadas da Relao dos Estabelecimentos Declarados.

3 Havendo inconsistncias no arquivo da declarao da RAIS que impeam o processamento

das informaes, o estabelecimento dever reencaminhar cpia do arquivo.

4 As retificaes de informaes e as excluses de arquivos podero ocorrer, sem multa, at o

ltimo dia do prazo estabelecido no caput deste artigo.

2.12. Dados do Responsvel pela entrega da RAIS

Neste campo devem ser informados os dados cadastrais do escritrio de contabilidade, do

profissional liberal ou do prprio estabelecimento responsvel pela entrega do arquivo.

Durante a gravao do arquivo, sero solicitados os seguintes dados do responsvel pelo

preenchimento e entrega da declarao:

a) Inscrio do CNPJ/CEI/CPF selecionar um dos tipos de inscrio e informar o nmero

correspondente;

b) razo social/nome informar a razo social do estabelecimento ou o nome completo do

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responsvel pela entrega da declarao, no caso de pessoa fsica;

c) endereo informar o endereo do estabelecimento ou do responsvel pela declarao;

d) e-mail informar o e-mail para contato;

e) telefone informar o cdigo DDD e o nmero do telefone para contato;

f) nome do responsvel informar o nome completo do responsvel pela entrega da

declarao;

g) data de nascimento informar a data de nascimento no formato DD/MM/AAAA;

h) CPF do responsvel informar o nmero do CPF do responsvel pela entrega da

declarao.

Nota: as informaes referentes aos dados do responsvel no podero ser retificadas.

2.13. Comprovante de entrega da declarao

O recibo estar disponvel para impresso em at 5 dias teis aps a entrega da

declarao, nos endereos eletrnicos: http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br opo Impresso de Recibo.

Ateno!

Preservar o Protocolo de Transmisso de Arquivo, fornecido no ato da transmisso do

mesmo, onde consta o nmero do Controle de Recepo e Expedio de Arquivo (CREA), que,

juntamente com a inscrio CNPJ/CEI, ser obrigatrio para emisso do recibo de Entrega da

RAIS pela Internet. Para os canteiros de obras, informar tambm o CEI vinculado.

2.14. Penalidades

Conforme determina o art. 2 da Portaria n 14, de 10 de fevereiro de 2006, alterada pela

Portaria n. 688, de 24 de abril de 2009, o empregador que no entregar a RAIS no prazo legal

ficar sujeito multa prevista no art. 25 da Lei n 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores

monetrios a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro

centavos), acrescidos de R$ 106,40 (cento e seis reais e quarenta centavos) por bimestre de

atraso, contados at a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infrao, se

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este ocorrer primeiro.

O valor da multa resultante da aplicao, acima prevista, quando decorrente da lavratura

de Auto de infrao, dever ser acrescido de percentuais, em relao ao valor mximo da multa

prevista no art. 25 da Lei n 7.998, de 1990, a critrio da autoridade julgadora, na seguinte

proporo:

I - de 0% a 4% - para empresas com 0 a 25 empregados;

II - de 5% a 8,0% - para empresas com 26 a 50 empregados;

III - de 9% a 12%- para empresas com 51 a 100 empregados;

IV - de 13% a 16,0% - para empresas com 101 a 500 empregados; e

V - de 17% a 20,0% - para empresas com mais de 500 empregados.

de responsabilidade do empregador corrigir as informaes da RAIS antes de efetuar a

entrega, para no prejudicar o empregado no recebimento do abono salarial, previsto no art. 239

da Constituio Federal.

A lavratura do auto de infrao, com a aplicao ou no da multa correspondente ao

atraso, no entrega da RAIS ou entrega com erros ou omisses, NO isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informaes requeridas pelo Ministrio do Trabalho e Emprego.

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3. Rais Ano-base 2013

3.1. Conferncia da RAIS

Gere o relatrio em Mdulos / Rotina Anuais / Relatrio para Conferncia da RAIS. Este

relatrio trar os dados que sero gerados no arquivo da RAIS, tais como, dados cadastrais dos

funcionrios e as bases de clculo.

Ano Base: Informe o ano para a emisso no formato AAAA.

Os campos Estabelecimento, Funcionrio, Funo, Centro de Custo, Nvel 1

(Departamento). Nvel 2 (Setor) e Nvel 3 (Seo) so filtros para a emisso do relatrio.

Boto "Emisso Agrupada": permite o acesso rotina Mdulos\ Processamentos Agrupados, que possibilita gerar o relatrio de vrias empresas ao mesmo tempo.

Salve o arquivo em PDF atravs do boto para conferncia.

Neste manual, exemplificaremos a conferncia dos valores do ms de maro. Abaixo o

relatrio apresenta os valores dos eventos que integram remunerao para RAIS e Qtde de H.E.,

ou seja a quantidade de horas extras pagas no ms de maro.

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Para conferir a base de clculo, emita a Ficha Financeira em Relatrios / Funcionrios,

marcando a opo Listar referncia dos Eventos.

Verifique em Cadastros / Genricos / Eventos, quais eventos pagos e descontados

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Qtd de H.E.

possuem a incidncia Integra Remunerao para RAIS marcada.

Compe a base de clculo para a RAIS a soma e deduo de todos os eventos que

possuem esta incidncia marcada.

Neste exemplo, os eventos 1, 9, 18, 19 e 36 possuem esta opo marcada.

Dica: Eventos de faltas, abatem a base de clculo, desde que marcada a opo de incidncia para a RAIS.

A soma destes eventos pagos em maro corresponde a 2.187,28 (1.000 + 34,09 + 5,05 +

148,14 + 1.000), conforme o relatrio de conferncia, bem como a quantidade de Horas Extras.

Importante: eventos de 1 a 200 e de 900 a 1001 so padro EBS, e caso no tenham sido alteradas, as incidncias esto corretamente marcadas. Caso tenha sofrido alteraes pelo

usurio, consulte uma consultoria para verificar se este evento integra ou no a base de clculo

da RAIS.

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3.2. Manuteno da RAIS

Esta rotina utilizada por cliente que adquiriram o sistema durante o ano e no possuem

todas as informaes calculadas para informar a base de clculo da RAIS para gerao do

arquivo.

Nos meses em que ocorre o clculo da folha, no possvel efetuar alterao nos valores,

sendo bloqueado o campo e permitido somente a consulta.

Para acessar a rotina clique em Mdulos / Rotina Anuais / Manuteno da Rais/DIRF.

Funcionrio: Selecione o funcionrio.

Exerccio: Informe o ano para consulta ou incluso, no formato AAAA.

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Admisso: Preenchimento automtico com a data de admisso.

Demisso: Preenchimento automtico com a data de desligamento.

A guia DIRF apresenta os quadros Remunerao e Pagamento para consulta e manuteno dos campos: Valor do Adiantamento e Valor do IRRF referentes ao adiantamento salarial; Base IRRF,

Deduo por Dependente, Deduo de INSS, Outras Dedues, Valor IRRF e Data Pagamento

referentes ao pagamento mensal.

O quadro 13 Salrio apresenta os dados exclusivos do 13 Salrio, para consulta e manuteno.

A guia RAIS apresenta o quadro Remunerao e 13 Salrio com a Base RAIS, para consulta e manuteno.

O campo Complemento apresenta a somatria dos eventos 119 - Complemento de Integraes de Hora Extra no 13 Salrio, e 120 - Complemento de Integraes de Vencimentos Variveis no

13 Salrio, e no permite insero ou alterao do valor. Os clientes que estiverem utilizando o

sistema pela primeira vez, cujo 13 Salrio no foi processado pelo sistema Cordilheira, devem

informar o valor do complemento junto com o valor do 13 Salrio.

Importante: Os valores includos ou alterados nesta rotina sero considerados nas demais consultas e relatrios do sistema Cordilheira Recursos Humanos.

3.3. Gerao Individual da RAIS (por empresa)

Para gerar o arquivo da RAIS acesse: Mdulos / Rotina Anuais / Gerao do Arquivo da

RAIS.

Ano Base: preenchido automaticamente com o ano anterior a data do sistema, informada na Barra de Atalhos e permite alterao.

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Responsvel pela Gerao: Selecione o cdigo do responsvel pelas informaes da RAIS. Caso o cadastro deste responsvel no esteja completo, a mensagem abaixo ser emitida:

Ao clicar em Sim, ser direcionado a tela de cadastro de responsveis onde dever

preencher todos os campos.

Dica: O campo Tipo de documento deve ser preenchido com CNPJ.

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Diretrio Destino: selecione o local onde ser salvo o arquivo gerado.

Nome do Arquivo: Ser preenchido automaticamente com RAISNNNNN.TXT, onde NNNNN corresponde ao nmero da empresa, podendo ser alterado. Esse recurso permite gerar

arquivos de empresas diferentes no mesmo diretrio, sem que os mesmos sejam sobrepostos.

Boto "Gerao Agrupada": permite o acesso rotina Mdulos\ Processamentos Agrupados, que possibilita gerar o arquivo de vrias empresas ao mesmo tempo.

Opo Empresa exerceu atividades durante todo o ano base: O estabelecimento sem empregados (RAIS NEGATIVA), deve informar se exerceu atividade durante o ms de dezembro

do ano base que est sendo declarado, marcando esta opo. Caso contrrio, a opo no deve

ser selecionada.

O boto Controle de Ponto: Nesta tela deve ser selecionado o tipo de controle de ponto adotado por estabelecimento. A opo selecionada ser gravada no cadastro do estabelecimento

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para as prximas geraes.

No cadastro do Estabelecimento em Parmetros/ Recursos Humanos/ Geral, Controle do

Ponto.

O boto Participante do PAT abre a tela que permite informar os dados por estabelecimento para o Programa de Alimentao do Trabalhador (PAT).

Ano Base: Preenchido automaticamente de acordo com a tela de gerao do arquivo.

Estabelecimento: Selecione o estabelecimento para o qual deseja informar os dados do PAT.

Quadro "Trabalhadores beneficiados pelo PAT":

Informe o nmero de trabalhadores beneficiados, de acordo com a faixa salarial. Para

auxiliar neste preenchimento, emita o relatrio Relao por Faixas Salariais em Relatrios /

Funcionrios:

- Trabalhadores com mais de cinco salrios mnimos

- Trabalhadores com menos/igual de cinco salrios mnimos

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Informe o percentual da(s) modalidade(s) utilizada(s) pela empresa, em relao ao nmero

total de beneficiados:

- Servio prprio

- Refeio-Convnio

- Administrao de Cozinhas

- Cesta de Alimentos

- Refeies Transportadas

- Alimentao-Convnio

Por exemplo: o total de funcionrios da empresa que recebem benefcios de 200

colaboradores, que correspondem a 100%. No quesito refeio-convnio, 180 funcionrios esto

enquadrados, desta forma, aplica-se a regra de 3.

200 = 100%

180 = X%

200 X = 100 * 180

X = 18.000/200 = 90%

Ou seja, 90% dos trabalhadores esto enquadrado em refeio-convnio e os demais nas

demais modalidades.

Os dados informados so gravados para que possam ser utilizados em uma nova gerao

para o mesmo ano base, permitindo alterao ou excluso dos mesmos.

O estabelecimento que tiver informao gravada nesta rotina, ser gerado como

participante do PAT no arquivo da RAIS.

O boto Contribuies Patronais d acesso a rotina para informao das contribuies patronais, por estabelecimento.

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Estabelecimento: selecione o estabelecimento para o qual sero informadas as contribuies.

Sindicato (Contribuio Sindical): selecione o sindicato e informe o valor recolhido a ttulo de contribuio sindical patronal.

Se a empresa gera a GRCSU patronal na Apurao Mensal, o sindicato e o valor da

contribuio sindical patronal sero preenchidos automaticamente com os dados da guia gerada

na apurao de tributos do ms de janeiro do ano base.

Se o valor da contribuio no foi gerado pela rotina de Apurao de Tributos, e o sindicato

patronal estiver informado no cadastro do estabelecimento, em Parmetros\ Recursos Humanos\

Geral, o campo sindicato ser preenchido automaticamente conforme o cadastro, permitindo

alterao.

Aps preencher todos com as informaes, clique em OK para gerar o arquivo. Caso

ocorra alguma inconsistncia, o sistema emitir o alerta abaixo:

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Ao clicar em Sim, ser emitido o relatrio com os erros que impedem a gerao do arquivo.

Erro Estabelecimento sem e-mail informado: para corrigir acesse: Cadastros / Empresas / Estabelecimento, aba Cadastrais e preencha o campo E-mail.

Erro: Funcionrios Ativos sem CPF ou com CPF Invlido: no cadastro dos funcionrios listados, informe o CPF na aba Documentao e verifique se o mesmo esta correto.

Efetuadas as correes, gere novamente o arquivo. No ocorrendo inconsistncias, a

mensagem abaixo ser emitida.

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Clique em Ok e acesse o aplicativo validador da RAIS.

3.4. Gerao Agrupada da RAIS

Para gerar o arquivo da RAIS para vrias empresas simultneas, clique no Boto

Processamentos Agrupados da rotina de Gerao da RAIS, ou acesse Mdulos / Processamentos Agrupados.

Selecione o processamento 9 Rotinas Anuais.

Informe o Ano Base para gerao dos arquivos.

Selecione a opo para gerar por Grupos ou Empresas.

Grupo: campo habilitado somente se a gerao selecionada for por Grupo. Selecione o grupo que deseja processar. Os grupos de empresas devem ser cadastrados em Cadastros\

Agrupamento de Empresas.

Na gerao por grupo as empresas s viro automaticamente selecionadas para um

determinado processamento, se a rotina estiver vinculada no cadastro do grupo.

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Empresa: campo habilitado somente se a gerao selecionada for por Empresa. Selecione uma empresa para processamento ou ainda selecione aleatoriamente vrias empresas, clicando

no boto "Selecionar Vrias"

Na gerao por empresa, sem criar grupo, todas as rotinas ainda no processadas para o

ms/ano ficaro selecionadas.

Tanto na gerao por Grupo como na gerao por Empresa, permitido efetuar alteraes,

marcando ou desmarcando as rotinas diretamente na tela de processamento.

Para facilitar a seleo das rotinas, com o boto direito do mouse possvel marcar ou

desmarcar todas referente a linha ou coluna. Para gerar somente a RAIS, desmarque as demais

colunas, se desejar.

Na aba Parmetro, preencha os campos em negrito Responsvel e Diretrio onde ir

salvar os arquivos gerados.

Boto "Dados do PAT": clique neste boto para informar os dados do PAT, para as empresas que participam do programa, para que os mesmos sejam gerados no arquivo da RAIS.

Boto 'Controle de Ponto': Nesta tela deve ser selecionado o tipo de controle de ponto adotado por estabelecimento. A opo selecionada ser gravada no cadastro do estabelecimento

para as prximas geraes.

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Se a empresa gera a GRCSU patronal na Apurao Mensal, o sindicato e o valor da

contribuio sindical patronal sero gerados automaticamente no arquivo, com os dados da guia

gerada na apurao de tributos do ms de janeiro do ano base.

Caso no tenha a apurao deste valor, a contribuio poder ser informada atravs da

rotina Mdulos\ Rotinas Anuais\ Gerao do Arquivo da RAIS, boto Contribuies Patronais, ou

diretamente no programa validador da RAIS, aps a importao.

Caso o boto Processar no habilitar, verifique nesta aba se no h outros campos no preenchidos.

Clique em Processar

Aps concluir, verifique na aba empresas a legenda.

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Se a bolinha indicativa estiver com a cor diferente de Verde, clique no no cone

da coluna Info. para verificar o motivo da no gerao do arquivo. Aps corrigir, basta processar

novamente. gerado um arquivo para cada empresa com o nome RAISNNNNN.TXT, onde

NNNNN corresponde ao nmero da empresa.

Observaes:

A RAIS retificadora deve ser gerada pela rotina Mdulos\ Rotinas Anuais\ Gerao do

Arquivo da RAIS, pois necessrio informar por empresa o cdigo do recibo anterior e a data da

retificao;

Pelo processamento agrupado, todas as empresas sero geradas como "Sim, empresa

exerceu atividades durante todo o ano base". Para as empresas que no exerceram atividades

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durante todo ano base, o arquivo deve ser gerado pela rotina individual, em Mdulos\ Rotinas

Anuais\ Gerao do Arquivo da RAIS, desmarcando a opo na tela, ou gerar pelo processamento

agrupado, e alterar no programa validador da RAIS, aps a importao.

3.5. Importao e validao do arquivo

Aps a gerao do arquivo, acesso o aplicativo GDRais 2014. Para baixar o instalador ,

acesse o site www.rais.gov.br.

Para importar o arquivo gerado pelo Cordilheira Recursos Humanos, acesse Declarao /

Importar / Ano atual (2014).

Localize o arquivo no diretrio em que salvou o arquivo e clique em Avanar.

Selecione a empresa e clique em Avanar.

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Clique em Visualizar para ver o relatrio de importao.

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Clique em Declarao / Verificar inconsistncias ou no cone , clique em Avanar e

selecione a(s) empresa(s) e novamente em Avanar.

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Clique em Visualizar Erros e Visualizar Avisos para verificar as inconsistncias que

devero ser corrigidas.

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4. Dvidas Frequentes

4.1. Caracteres invlidos

Verifique se h ocorrncia de caracteres especiais como , , , &, -, /, etc, nos seguintes

cadastros:

Empresa e estabelecimento Cadastros / Empresas

Responsveis Cadastros / Responsveis

Funcionrios Cadastros / Cadastro de Funcionrios / Funcionrios

4.2. Cdigo de Atividade Econmica obrigatrio

O Cdigo de Atividade Econmica (CNAE) deve ser informado no cadastro do

estabelecimento em Cadastros / Empresas / Estabelecimento, aba Documentao

4.3. O que compe a base da RAIS

Compe a base de clculo para a RAIS a soma e deduo de todos os eventos que

possuem esta incidncia Integra Remunerao para RAIS. Verifique em Cadastros / Genricos /

Eventos, quais eventos pagos e descontados possuem esta incidncia marcada.

4.4. CEP Incompatvel ou Cdigo do Municpio Invlido

Acesse Cadastros / Empresas / Estabelecimento, aba Cadastrais e informe o CEP correto

conforme o Municpio. Utilize o cone dos correios para importar os dados do endereo.

Caso no possua o Municpio cadastrado, clique em Novo e cadastre-o. Sugere-se

cadastrar o municpio com o mesmo cdigo do SIAF.

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4.5. I/O error 003

Selecione outro diretrio para Salvar o arquivo. Este erro pode ocorrer devido a

permisses de gravao do usurio.

4.6. Erro de PIS/PASEP

Verifique o CPF do funcionrio, se no h PIS duplicado entre os funcionrios ou ento se,

durante o perodo, o funcionrio casou ou trocou de nome, precisa verificar tambm se o PIS

vlido, pois houve alterao e renovao do cadastro junto a caixa.

4.7. Menor aprendiz

O que fazer quando durante a gerao da RAIS ocorre um erro a respeito de menor

aprendiz? No cadastro do menor aprendiz informe o vnculo empregatcio 55 e cdigo do

caged 25.

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4.8. Funcionrio afastado

O funcionrio afastado ir para a RAIS, se durante o ano houve pagamento de valores.

Verifique em Cadastros /Cadastro de Funcionrios / Movimentao a data de afastamento e

retorno, se houver.

4.9. Mensalidade sindical

Quando a empresa possui mensalidade sindical para os associados (Contribuio

confederativa, contribuio associativa, etc), mas na RAIS no est puxando, deve verificar:

- Acessar Cadastros / Genricos / Sindicatos / Parmetros e verificar o grupo informado no

evento de desconto sindical. Este grupo deve ser 39 Descontos Sindicais. Caso esteja em outro

grupo, dever alterar o evento para o grupo 39, acessar Cadastro / Genricos / Sindicatos /

Parmetros, boto Descontos e vincular o evento ao sindicato.

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O tipo de desconto do cadastro do evento deve estar preenchido corretamente.

No cadastro do funcionrio, na aba Dados Funcionais / Dados Complementares /

Geral, dever marcar a opo sindicalizado.

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Importante:Esse procedimento exige o recalculo da folha, por isso o mais indicado informar

manualmente o valor do desconto sindical direto no GDRAIS.

4.10. Valor do salrio contratual de preenchimento obrigatrio

Comissionistas puros no possuem salrio contratual, desta forma, o preenchimento do

valor contratual (garantia mnima determinada pelo sindicato) dever ser preenchido diretamente

no aplicativo da RAIS.

4.11. Posso transmitir a RAIS que contm somente Avisos?

Os avisos no impedem a transmisso do arquivos, somente erros impedem. Desta forma,

fica a critrio do cliente a transmisso com avisos.

4.12. Como informar os dados das competncias que no gerei a folha pelo sistema

Poder preencher diretamente no aplicativo da RAIS ou em Mdulos / Rotinas Anuais /

Manuteno de RAIS/DIRF, aba RAIS.

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1. Objetivo2. Consideraes sobre a RAIS2.1. O que RAIS?2.2. Quem deve declarar2.3. Quem deve constar na RAIS2.4. Quem no deve constar na RAIS2.5. RAIS negativa2.6. Encerramento de Atividades2.7. Declarao de Rais dos Anos Anteriores (1976-2010)2.8. Rais Retificador ou de excluso2.9. Certificado Digital2.9.1. Como transmitir a rais com certificado digital?

2.10. Como informar2.11. Prazo de Entrega2.12. Dados do Responsvel pela entrega da RAIS2.13. Comprovante de entrega da declarao2.14. Penalidades

3. Rais Ano-base 20133.1. Conferncia da RAIS3.2. Manuteno da RAIS3.3. Gerao Individual da RAIS (por empresa)3.4. Gerao Agrupada da RAIS3.5. Importao e validao do arquivo

4. Dvidas Frequentes4.1. Caracteres invlidos4.2. Cdigo de Atividade Econmica obrigatrio4.3. O que compe a base da RAIS4.4. CEP Incompatvel ou Cdigo do Municpio Invlido4.5. I/O error 0034.6. Erro de PIS/PASEP4.7. Menor aprendiz4.8. Funcionrio afastado4.9. Mensalidade sindical4.10. Valor do salrio contratual de preenchimento obrigatrio4.11. Posso transmitir a RAIS que contm somente Avisos?4.12. Como informar os dados das competncias que no gerei a folha pelo sistema

Documents

Manual RAIS 2014