Manual Programa Contable Básico

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Manual Programa Contable Básico

Para Excel, OpenOffice y LibreOffice

Cómo configurar y usar el programa contable básico

© Rupert Parsons 2012


¿Donde descargar el programa contable básico?

Haga clic en el enlace que está debajo:

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Luego, para descargarlo haga clic en uno de los siguientes títulos que aparecen en el sitio Web*:

Programa Contable Básico (Excel)

Programa Contable Básico (OpenOffice)

Programa Contable Básico (LibreOffice)

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Copyright © 2012 Rupert ParsonsAlgunos Derechos Reservados

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Autor: Rupert Parsons

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Tabla de contenidosConocimiento de hojas de cálculo requerido para poder usar el programa...................................................1

Conocimiento requerido.......................................................................................................................................... 2

Materiales disponible (OpenOffice / LibreOffice) ....................................................................................................3

Configuración Básica........................................................................................................................................... 4

Nombre de su Institución ....................................................................................................................................... 5

Símbolos de moneda.............................................................................................................................................. 6

Banco y efectivo .................................................................................................................................................... 7

Códigos.................................................................................................................................................................. 8

Descripciones....................................................................................................................................................... 10

Informe Financiero 1............................................................................................................................................. 12

En caso de que haya filas que no tienen un código y nombre de la cuenta.......................................................13

Cómo configurar el informe para su tamaño de papel........................................................................................14

Informe Financiero 2............................................................................................................................................. 15

Cómo cambiar los títulos de los meses de los estados de resultados mensuales.............................................16

Cómo cambiar los títulos del símbolo de moneda local al símbolo de moneda extranjera o viceversa.............17

En caso de que haya filas que no tienen un código y nombre de la cuenta.......................................................18

Cómo configurar el informe para su tamaño de papel........................................................................................19

Configuración Avanzada.................................................................................................................................... 20

Crear más filas para cargar recibos y pagos........................................................................................................21

Crear más filas para los códigos........................................................................................................................... 25

Cambiar el número de posiciones decimales de 2 a 0 ........................................................................................30

Redondear (moneda extranjera)........................................................................................................................... 32

Comienzo del mes.............................................................................................................................................. 34

Introducción.......................................................................................................................................................... 35

Paso 1: Crear un nuevo archivo para el nuevo mes.............................................................................................36

Paso 2: Borrar los recibos y pagos del mes anterior............................................................................................37

Paso 3: Seleccionar el mes de contabilidad.........................................................................................................39

Paso 4: Cargar los saldos del mes anterior..........................................................................................................40

Paso 5: Cotización................................................................................................................................................ 41

Comienzo del año contable............................................................................................................................... 42

Introducción.......................................................................................................................................................... 43

Paso 1: Borrar los estados de resultados mensuales del año anterior.................................................................44



Paso 2: Borrar el presupuesto anual del año anterior...........................................................................................45

Paso 3: Cargar el presupuesto anual del nuevo año contable..............................................................................46

Registrar los recibos y pagos mensuales........................................................................................................47

Introducción.......................................................................................................................................................... 48

Los detalles para registrar.................................................................................................................................... 49

Verificar los recibos y pagos............................................................................................................................. 52

Detalles de los recibos y pagos............................................................................................................................ 53

Conciliación del efectivo....................................................................................................................................... 54

Conciliación Bancaria........................................................................................................................................... 55

Informes Financieros.......................................................................................................................................... 57

Los informes financieros que el programa puede generar....................................................................................58

Detalles de las transacciones financieras...........................................................................................................59

Análisis mensual de los recibos y pagos............................................................................................................60

Flujo de caja mensual......................................................................................................................................... 61

Estado de resultados mensual........................................................................................................................... 62

Estado de resultados (año a la fecha) comparado al presupuesto anual...........................................................63

El monto promedio mensual de cada rubro........................................................................................................64

Resumen y tendencias mensuales de los recibos y pagos................................................................................65

Cómo preparar el estado de resultados mensual.................................................................................................66

Cómo calcular el monto promedio mensual de cada rubro...................................................................................68

Detalles de las transacciones financieras por rubro.............................................................................................70

Para Mayor Información..................................................................................................................................... 72


Conocimiento de hojas de cálculo requerido para poder usar el

programa

© Rupert Parsons 2012 1

Conocimiento requerido

Conocimiento requerido para usar el programa:

Cómo abrir, guardar y cerrar hojas de cálculo.

Cómo seleccionar celdas.

Cómo escribir y editar en una hoja de cálculo.

Cómo imprimir una hoja de cálculo.

Cómo copiar y pegar celdas (incluyendo pegado especial).

Conocimiento adicional para configurar básicamente el programa:

Cómo configurar una hoja de cálculo para imprimir (tamaño de papel).

Cómo proteger y desproteger una hoja de cálculo.

Cómo ocultar filas.

Conocimiento adicional para configurar avanzadamente el programa:

Cómo insertar filas.

Cómo cambiar el número de posiciones decimales.


Materiales disponible (OpenOffice / LibreOffice)

Si usa el programa contable básico para OpenOffice / LibreOffice y necesita ayuda en cuanto a los conocimientos requeridos hay un manual disponible:

Guía de Calc (Segunda Edición)

Para descargarlo vaya a Scribd (Rupert Parsons Colección: Materiales de Informática) o haga clic en el enlace que está de abajo:

http://es.scribd.com/collections/3181920/Materiales-de-Informatica

La tabla abajo detalla los capítulos y las secciones de “Guía de Calc (Segunda Edición)” que le ayuda:

Conocimientos Requeridos Capítulo de la “Guía de Calc”

Cómo abrir, guardar y cerrar hojas de cálculo Abrir, Guardar y Cerrar hojas de cálculo

Cómo seleccionar celdas Seleccionar celdas

Cómo escribir y editar en una hoja de cálculo Escribir y editar en una hoja de cálculo

Cómo ocultar filas Columnas y filas (Sección: Ocultar columnas)

Cómo imprimir Imprimir (Sección: Imprimir)

Cómo configurar una hoja de cálculo para imprimir (tamaño de papel)

Imprimir (Sección: Formato de papel y márgenes)

Cómo insertar filas Columnas y filas (Sección: Insertar filas)

Cómo cambiar el número de posiciones decimales Formato de Celdas (Sección: Números)


http://es.scribd.com/collections/3181920/Materiales-de-Informatica

Configuración Básica


Nombre de su Institución

Vaya a la pestaña Parámetros Fijos.Seleccione la celda del Nombre de la Institución.Cargue el nombre de su institución:

Tiene que cargarlo por la siguiente razón:

Para que el nombre de su institución aparezca en todas las hojas / informes del programa:


Símbolos de moneda

Vaya a la pestaña Parámetros Fijos.Seleccione la celda del Símbolo de moneda local.Cargue el símbolo de moneda local.

En caso de que tenga que presentar informes en una moneda extranjera:

Seleccione la celda del Símbolo de moneda extranjera.Cargue el símbolo de moneda extranjera:

Tiene que cargar el símbolo/s de moneda por la siguiente razón:

Para que el símbolo de moneda aparezca en el título de todas las columnas que tienen montos:


Banco y efectivo

Vaya a la pestaña Parámetros Fijos.Seleccione la celda de Banco que se ubica debajo del título “Nombres de los libros contables”.Cargue el nombre de su Banco.

Se suele usar el nombre Caja Chica para efectivo.

En caso de que quiera un nombre diferente para efectivo (en vez de Caja Chica):

Seleccione la celda de Efectivo.Cargue el nombre que quiere para efectivo:

Tiene que cargarlos por las siguientes razones:

Para los títulos de las hojas donde carga los recibos y pagos.

Para los títulos de algunos de los informes financieros.(por ejemplo el informe “Análisis de los Recibos y Pagos”).


Códigos

Vaya a la pestaña Parámetros Fijos.Cargue los códigos y los nombres de las cuentas que corresponden a los códigos (su plan de cuentas).

Para cargar los códigos y los nombres de las cuentas de sus recibos:

Vaya a la sección de la hoja: Plan de Cuentas: Recibos

Para cargar los códigos y los nombres de las cuentas de sus pagos:

Vaya a la sección de la hoja: Plan de Cuentas: Pagos

Tiene que cargar los códigos y los nombres de las cuentas por las siguiente razones:

Para la lista desplegable de los códigos que aparece donde carga los códigos para cada recibo y pago:


Para el informe financiero “Análisis de los Recibos y Pagos”:

Para el informe financiero “Estado de Resultados”:


Descripciones

Vaya a la pestaña Parámetros Fijos.Cargue las descripciones habituales de sus recibos y pagos.

Para cargar las descripciones habituales de sus recibos:

Vaya a la sección de la hoja: Descripciones: Recibos

Para cargar las descripciones habituales de sus pagos:

Vaya a la sección de la hoja: Descripciones: Pagos

Ejemplos de descripciones habituales para recibos:

Nombres de clientesNombres de donantes

Ejemplos de descripciones habituales para pagos:

Nombres de proveedoresNombres de empleados (salarios)


Tiene que cargarlas por las siguiente razones:

Para la lista desplegable de las descripciones que aparece donde carga las descripciones:


Informe Financiero 1

Introducción

La hoja Informes Financieros 1 incluye los informes:

Análisis de los Recibos y Pagos

Flujo de Caja

Para configurar correctamente los informes de la hoja Informes Financieros 1 las siguientes páginas de esta sección explican:

• En caso de que haya filas que no tienen un código y nombre de la cuenta.

• Cómo configurar el informe para su tamaño de papel.


En caso de que haya filas que no tienen un código y nombre de la cuenta

Le recomiendo que oculte las filas que no tienen un código y nombre de la cuenta para mejorar la presentación del informe:

Vaya a la hoja Informes Financieros 1.Vaya al informe “Análisis de los Recibos y Pagos”. Seleccione las filas que no tienen un código y nombre de la cuenta:

Desproteja la hoja Informes Financieros 1.Oculte las filas.Proteja la hoja Informes Financieros 1.


Cómo configurar el informe para su tamaño de papel

La hoja Informe Financiero 1 se configuró para el tamaño de papel Carta.

Si usa papel A4:

Vaya a la hoja Informes Financieros 1.Abra la ventana que configura la página o si tiene Excel 2007 / 2010 seleccione la ficha Diseño de página (icono Tamaño).Cambie solamente el tamaño de papel Carta a A4 usando la lista desplegable:


Informe Financiero 2

Introducción

La hoja Informes Financieros 2 incluye los informes:

Los estados de resultados mensuales

El estado de resultados (año a la fecha) comparado al presupuesto anual

Para configurar correctamente los informes de la hoja Informes Financieros 2 las siguientes páginas de esta sección explican:

• Cómo cambiar los títulos de los meses de los estados de resultados mensuales.

• Cómo cambiar los títulos del símbolo de moneda local al símbolo de moneda extranjera o viceversa.

• En caso de que haya filas que no tienen un código y nombre de la cuenta.

• Cómo configurar el informe para su tamaño de papel.


Cómo cambiar los títulos de los meses de los estados de resultados mensuales

Vaya a la hoja Informes Financieros 2.Vaya a los títulos de los meses:

Para cada título del mes que quiere cambiar:

Seleccione la celda del mes.Use la lista desplegable que aparece en la celda para seleccionar el mes o escríbalo directamente en la celda:


Cómo cambiar los títulos del símbolo de moneda local al símbolo de moneda extranjera o viceversa

Vaya a la hoja Informes Financieros 2.

Seleccione la celda del símbolo de moneda que se ubica en la primera columna de los estados de resultados mensuales (Columna G).

Use la lista desplegable que aparece en la celda para seleccionar el símbolo de moneda local o el símbolo de moneda extranjera que se cargaron en la hoja Parámetros Fijos:

Los otros títulos del símbolo de moneda se cambian de acuerdo al símbolo de moneda que se seleccionó en la primera columna de los estados de resultados mensuales (Columna G):


En caso de que haya filas que no tienen un código y nombre de la cuenta

Le recomiendo que oculte las filas que no tienen un código y nombre de la cuenta para mejorar la presentación del informe:

Vaya a la hoja Informes Financieros 2.Seleccione las filas que no tienen un código y nombre de la cuenta:

Desproteja la hoja Informes Financieros 2.Oculte las filas.Proteja la hoja Informes Financieros 2.


Cómo configurar el informe para su tamaño de papel

La hoja Informe Financiero 2 se configuró para el tamaño de papel Carta.

Si usa papel A4:

Vaya a la hoja Informes Financieros 2.Abra la ventana que configura la página o si tiene Excel 2007 / 2010 seleccione la ficha Diseño de página (icono Tamaño).Cambie solamente el tamaño de papel Carta a A4 usando la lista desplegable:


Configuración Avanzada


Crear más filas para cargar recibos y pagos

Para crear más filas para recibos y / o pagos tiene que dar dos pasos:

Paso 1: Crear las nuevas filas para cargar recibos o pagos

Paso 2: Configurar los informes financieros para las nuevas filas

Paso 1: Crear las nuevas filas para cargar recibos o pagos

Vaya a la hoja donde quiere crear más filas para cargar recibos o pagos.

Las hojas que tienen pestañas grises son las hojas para cargar los recibos y pagos:

Banco Cargar Recibos

Banco Cargar Pagos

Efectivo Cargar Recibos

Efectivo Cargar Pagos

Vaya a la ultima fila amarilla.Seleccione la ultima celda amarilla de las fechas:


Desproteja la hoja.Inserte el número de las nuevas filas que necesita:

En la ultima fila seleccione la celda del nombre de la cuenta.Copie la celda del nombre de la cuenta:

Seleccione las celdas del nombre de la cuenta de las nuevas filas y pegue. Proteja la hoja.


Paso 2: Configurar los informes financieros para las nuevas filas

Tiene que configurar el informe financiero que muestra los detalles de los recibos o los pagos que se cargaron en la hoja donde insertó las nuevas filas.

Las hojas (pestañas verdes) que muestran los detalles de los recibos y pagos que se cargaron son las siguientes:

Banco Detalles Recibos

Banco Detalles Pagos

Efectivo Detalles Recibos

Efectivo Detalles Pagos

Por ejemplo:

Si insertó nuevas filas en la hoja “Banco Cargar Pagos” tiene que configurar la hoja “Banco Detalles Pagos” para las mismas:


Vaya a la ultima fila del informe.Seleccione la ultima celda de las fechas:

Desproteja la hoja.Inserte los mismos números de las filas que se insertaron en la hoja para cargar los recibos o los pagos:

Seleccione la ultima fila del informe.Copie la ultima fila del informe.

Seleccione las nuevas filas y pegue.Proteja la hoja.


Crear más filas para los códigos

Para crear más filas para los códigos tiene que dar tres pasos:

Paso 1: Crear las nuevas filas para los códigos

Paso 2: Configurar Informes Financieros 1


Paso 1: Crear las nuevas filas para los códigos

Vaya a la hoja Parámetros Fijos.

Si quiere crear más filas para los códigos de los recibos:

Vaya a la sección de la hoja: Plan de Cuentas: Recibos

Si quiere crear más filas para los códigos de los pagos:

Vaya a la sección de la hoja: Plan de Cuentas: Pagos

Vaya a la ultima fila de los códigos (recibos o pagos).Seleccione la ultima celda de los códigos.

Desproteja la hoja.Inserte el número de nuevas filas que necesita para los códigos.Proteja la hoja.



Vaya a la hoja Informes Financieros 1.Vaya al informe “Análisis de los recibos y pagos”.

Vaya a la sección del informe Recibos (si creó más filas para los códigos de los recibos).oVaya a la sección del informe Pagos (si creó más filas para los códigos de los pagos).

Seleccione la ultima celda de los códigos de la sección (recibos o pagos).Dicha celda se ubica dos filas arriba de la fila de los totales:


Desproteja la hoja.Inserte los mismos números de las filas que se insertaron para los códigos en la hoja Parámetros Fijos (paso 1):

Seleccione la fila que está debajo de las nuevas filas. Copie la fila.

Seleccione las nuevas filas y pegue.Proteja la hoja.




Vaya a la sección del informe Recibos (si creó más filas para los códigos de los recibos).oVaya a la sección del informe Pagos (si creó más filas para los códigos de los pagos).

Seleccione la ultima celda de los códigos de la sección (Recibos o Pagos). Dicha celda se ubica dos filas arriba de la fila de los totales:


Desproteja la hoja.Inserte los mismos números de las filas que se insertaron para los códigos en la hoja Parámetros Fijos (paso 1):

Seleccione la fila que está debajo de las nuevas filas hasta la columna de % Recibido / Pagado.Copie la fila:

Seleccione las nuevas filas hasta la columna de % Recibido / Pagado y pegue:

Proteja la hoja.


Cambiar el número de posiciones decimales de 2 a 0

Si usa Excel

Seleccione las celdas de montos donde quiere cambiar el número de posiciones decimales quese muestran:

Desproteja la hoja.Pulse dos veces el icono que disminuye las posiciones decimales. Después de pulsar el icono dos veces las posiciones decimales que se muestran cambiarán de 2 a 0:

Proteja la hoja.


Si usa OpenOffice / LibreOffice

Seleccione las celdas de montos donde quiere cambiar el número de posiciones decimales que se muestran:

Desproteja la hoja.Haga clic Menú Formato.Seleccione Celdas...Aparece la ventana Formato de celdas.Seleccione la pestaña Números.Haga clic en el cuadrito Formato de código.Borre la siguiente parte del código: .00 o ,00 *(*depende si su separador decimal es un punto o una coma)

Pulse AceptarProteja la hoja.


Redondear (moneda extranjera)

Se puede cambiar cómo se redondean los montos de la moneda extranjera:

Cómo cambiar el redondeo:

Vaya a la hoja Parámetros Fijos.Vaya a la sección de la hoja Redondear (moneda extranjera) que se ubica debajo de la sección “Descripciones: Pagos”.Seleccione la celda de Número de lugares decimales.Los montos de la moneda extranjera se redondearán al número de lugares decimales en esta celda:


En la celda de Número de lugares decimales si carga:

• Un número mayor a cero, los números calculados se redondean al número de lugares decimales especificado.

• El número cero, los números calculados se redondean al número entero más próximo.

• Un número menor que cero, los números calculados se redondean hacia la izquierda del separador decimal.

Cómo deshabilitar el redondeo:

Cargue el número: 15 en la celda de Número de lugares decimales.(Se debe a que Excel realiza cálculos con una precisión de 15 dígitos significativos)


Comienzo del mes


Introducción

Al comienzo de cada mes tiene que dar los siguientes pasos:

Paso 1: Crear un nuevo archivo para el nuevo mes

Paso 2: Borrar los recibos y pagos del mes anterior

Paso 3: Seleccionar el mes de contabilidad

Paso 4: Cargar los saldos del mes anterior

Paso 5: Cotización

Para mayor información vaya a las siguientes secciones de este capítulo que explican cada paso.

Además si el nuevo mes es el primer mes del año contable tiene que dar también los pasos del nuevo año (vaya al capítulo Comienzo del año).


Paso 1: Crear un nuevo archivo para el nuevo mes

Abra el archivo del mes anterior.*(*a excepción de la primera vez que usa el programa)Haga una copia del archivo para el mes corriente (Guardar como..).El nombre del nuevo archivo debe incluir el año y el mes corriente.p.ej. Contabilidad Marzo 2011

Le recomiendo que tenga una carpeta electrónica para cada año de la contabilidad y que guarde el nuevo archivo en la carpeta del año que corresponde al nuevo mes:


Paso 2: Borrar los recibos y pagos del mes anterior

Vaya a las hojas (pestañas grises) que tienen los recibos y pagos que se cargaron del mes anterior:

Banco Cargar Recibos

Banco Cargar Pagos

Efectivo Cargar Recibos

Efectivo Cargar Pagos Borre los recibos y pagos que se ubican en las celdas amarillas:

Verifique que todos los recibos y pagos del mes anterior hayan sido borrados:

Vaya a la hoja Informes Financieros 1 (“Análisis de los recibos y pagos”).

Verifique que los recibos totales y los pagos totales son iguales a cero.


Asegúrese que los Recibos totales estén en cero:

Asegúrese que los Pagos totales estén en cero:


Paso 3: Seleccionar el mes de contabilidad

Vaya a la hoja Parámetros Mensuales.Seleccione la celda de mes.Seleccione el mes de contabilidad usando la lista desplegable o escríbalo directamente en la celda:

Cada enero (el comienzo del año):

Seleccione la celda de año.Cambie el año al año actual:


Paso 4: Cargar los saldos del mes anterior

Vaya a la hoja Parámetros Mensuales.Vaya a la sección de la hoja Saldos del mes anterior.Cargue los saldos del banco y efectivo del mes anterior:

Para encontrar los saldos transportes del banco y efectivo del mes anterior vaya a la hoja:

Informes Financieros 1 (“Flujo de Caja”) del mes anterior.


Paso 5: Cotización

En caso de que tenga que presentar sus informes financieros en moneda extranjera tiene que cargar la cotización para el mes:

Vaya a la hoja Parámetros Mensuales.Seleccione la celda de la cotización.Cargue la cotización para el mes:


Comienzo del año contable


Introducción

Si el nuevo mes es también el primer mes del año contable tiene que dar los siguientes pasos así como los pasos para el comienzo del mes:

Paso 1: Borrar los estados de resultados mensuales del año anterior*

Paso 2: Borrar el presupuesto anual del año anterior*

Paso 3: Cargar el presupuesto anual para el nuevo año

*a excepción de la primera vez que usa el programa.

Para mayor información vaya a las siguientes secciones de este capítulo que explican cada paso.


Paso 1: Borrar los estados de resultados mensuales del año anterior

Vaya a la hoja Informes Financieros 2.Vaya a las columnas de los estados de resultados mensuales. Borre los datos del año anterior que se ubican en las celdas que tienen bordes:

Verifique que todos los datos de los estados de resultados mensuales del año anterior hayan sido borrados:

Vaya a la columna del Total (año a la fecha).

Verifique que haya no ningún monto en esta columna:


Paso 2: Borrar el presupuesto anual del año anterior

Vaya a la hoja Informes Financieros 2.Vaya a la columna del Presupuesto Anual.Borre los datos de la columna que se ubican en las celdas que tienen bordes:


Paso 3: Cargar el presupuesto anual del nuevo año contable

Cargue los datos del presupuesto anual del año contable actual:


Registrar los recibos y pagos mensuales


Introducción

Se puede cargar los recibos y pagos en las hojas que tienen pestañas grises:

Banco Cargar Recibos Detalles de los depósitos a su banco

Banco Cargar Pagos Detalles de los pagos de su banco

Efectivo Cargar Recibos Detalles de los depósitos en efectivo

Efectivo Cargar Pagos Detalles de los pagos en efectivo

Cargue los siguientes detalles de cada documento financiero:

La fecha

La referencia

El código

La descripción

El monto

Lea la siguiente sección “Los detalles para registrar” para mayor información.


Los detalles para registrar

La fecha

Escríbala directamente en la celda de fecha.Use el formato: dd/mm/aaaa* por ejemplo: 12/02/2011 (*Estados Unidos: mm/dd/aaaa).

Para pagos: use la fecha del pago.Para recibos: use la fecha de la cobranza o la fecha del depósito en el banco.

La referencia

Escríbala directamente en la celda de referencia.

Use referencias que hacen que sea fácil de encontrar cualquier documento de respaldo.

Ejemplos de referencias para recibos:

Número de la facturaNúmero del recibo

Ejemplos de referencias para pagos:

Número de la facturaNúmero del cheque

o se puede usar su propia referencia interna para recibos y pagos.


El código Use la lista desplegable que aparece en la celda de código para seleccionarlo (no puede cargar el código directamente en la celda):

Después de seleccionar el código el nombre de la cuenta que corresponde al código aparece.El nombre de la cuenta le ayuda a estar seguro que ha seleccionado el código correcto:

La descripción

Use la lista desplegable que aparece en la celda de referencia para seleccionarla o escriba la descripción directamente en la celda:

El propósito de la descripción es especificar la información del recibo o pago.

Ejemplos de descripciones apropiadas para recibos:

Nombre de clienteNombre de donante

Ejemplos de descripciones apropiadas para pagos:

Nombre del proveedor/a Nombre del empleado (para salarios)


Es posible que haya un espacio entre algunos de los códigos si tiene títulos

para las cuentas

El monto

Escríbalo directamente en la celda:

Para registrar el monto en los informes financieros tiene que seleccionar un código.En caso de que se olvidó de seleccionar un código la palabra “¿Código?” aparecerá a la derecha del monto:

No inserte ningún separador de miles porque aparece automáticamente después de escribir el monto.

Los montos aparecen a dos posiciones decimales (incluso si carga un monto sin decimales).

Por ejemplo:

Si tiene que cargar dos mil, escriba: 2000 (sin separador de miles).

En la celda del monto lo siguiente aparecerá:

2,000.00 (si en su país el separador de miles es una coma y el separador decimal es un punto).

2.000,00 (si en su país el separador de miles es un punto y el separador decimal es una coma).

Si su moneda no tiene decimales puede cambiar el número de posiciones decimales que aparecen de 2 a 0 (para hacerlo vaya el capítulo: Configuración Avanzada Sección: Cambiar el número de posiciones decimales de 2 a 0).


Verificar los recibos y pagos


Detalles de los recibos y pagos

Si quiere controlar cada uno de los detalles que se cargaron vaya a las siguientes hojas:





Cada detalle tiene un cuadrito para poner una tilde () cuando el mismo se verifica correctamente:

Se puede poner la tilde () directamente en la pantalla:

Seleccione el cuadrito de la columna V en el que quiere poner una tilde.Aparece una lista desplegable.Use la lista desplegable para seleccionar la letra “a”:

El texto se cambiará de una “a” a una tilde ():


Conciliación del efectivo

El efectivo (caja chica) debe ser contado por lo menos al fin de cada mes.

El monto contado debe ser comparado al saldo del efectivo (caja chica) según el programa contable al fin del mes.

Para ver el saldo del efectivo (caja chica) según el programa contable:

Vaya a la hoja Informes Financieros 1.Vaya al informe “Flujo de Caja” (saldo transporte de efectivo / caja chica).

En caso de que se encuentre una discrepancia entre el monto contado y el saldo del efectivo según el programa, la misma debe ser registrada así:

Si el monto contado es menor que el saldo del efectivo la diferencia debe ser registrada en pagos (hoja Efectivo Cargar Pagos) como “gasto no identificado”. Asígnela a una cuenta apropiada, por ejemplo “Faltante de Caja”.

Si el monto contado es mayor que el saldo del efectivo la diferencia debe ser registrada en recibos (hoja Efectivo Cargar Recibos) como “ganancia no identificada”. Asígnela a una cuenta apropiada, por ejemplo “Sobrante de Caja”.

Las discrepancias deben ser reportadas al director.


Conciliación Bancaria

El saldo del banco según el programa contable debe ser conciliado con el saldo según el extracto bancario por lo menos al fin de cada mes.

Este ejercicio se llama Conciliación Bancaria.

Para ver el saldo del banco según el programa contable:

Vaya a la hoja Informes Financieros 1.Vaya al informe “Flujo de Caja” (saldo transporte del banco):

Si se encuentra una diferencia entre el saldo del banco según el programa contable y el saldo según el extracto bancario, esta diferencia debe tener una explicación.

En la práctica, casi siempre toda o la mayor parte de la diferencia será debida a los retrasos de tiempo, tales como:

• Recibos registrados en el programa pero que todavía no aparece en los registros bancarios.

• Cheques girados por la organización pero que aún no han sido cobrados por el proveedor.

Sin embargo, es posible que parte de la diferencia sea debida a errores, tales como:

• Cargos bancarios y los intereses en el extracto que no han sido registrados en el programa.

• Errores en los registros de recibos y / o pagos que se cargaron en el programa.

• Errores del banco.

Por lo tanto la Conciliación Bancaria le ayuda a verificar los recibos y pagos.

Vaya a la próxima pagina para ver un ejemplo de conciliación bancaria ...


Ejemplo de conciliación bancaria (© Mango 2005)


Informes Financieros


Los informes financieros que el programa puede generar

El programa puede generar los siguientes informes financieros:

Detalles de las transacciones financieras

Análisis mensual de los recibos y pagos

Flujo de caja mensual

Estado de resultados mensual

Estado de resultados (año a la fecha) comparado al presupuesto anual

Resumen y tendencias mensuales de los recibos y pagos en forma gráfica

Le recomiendo que imprima estos informes al fin de cada mes.

Para mayor ilustración de cada uno de los informes vea las siguientes páginas de esta sección...


Detalles de las transacciones financieras

Para ver e imprimir todos los detalles de las transacciones financieras vaya a las hojas:





También puede ver los detalles de los recibos y pagos por rubro. Para entender cómo hacerlo vaya a la sección de este capítulo:

“Detalles de las transacciones financieras por rubro”


Análisis mensual de los recibos y pagos

Vaya a la hoja Informes Financieros 1.Vaya al informe “Análisis de los Recibos y Pagos”.

Los recibos y pagos son analizados por rubro en moneda local y si quiere en monedaextranjera:

El informe calcula la diferencia entre los recibos y pagos:


Flujo de caja mensual

Vaya a la hoja Informes Financieros 1.Vaya al informe “Flujo de Caja”.

El informe le muestra el saldo del banco y el saldo del efectivo.También puede ver el total del flujo de caja total en moneda local y si quiere en moneda extranjera.


Estado de resultados mensual


Puede ver las tendencias de los recibos y pagos porque los estados de resultadosmensuales se ubican uno al lado del otro.

Para entender cómo prepararlo vaya a la sección de este capítulo:

“Cómo preparar el estado de resultados mensual”


Estado de resultados (año a la fecha) comparado al presupuesto anual


Las celdas de la columna Total año a la fecha suman los datos de los estados de resultados mensuales.

Si el presupuesto anual se cargó, el informe muestra por rubro, la variación del presupuesto y el porcentaje del presupuesto anual recibido o pagado.

Las variaciones del presupuesto son las diferencias entre el presupuesto y los recibos y pagos reales.

Si en la variación del presupuesto se registra un monto positivo, la variación es favorable y si en la variación se registra un monto negativo, la variación es adversa.

Una variación favorable significa que:

El total de los recibos reales es mayor que el monto presupuestado o

El total de los pagos reales es menor que el monto presupuestado

Una variación adversa significa que:

El total de los recibos reales es menor que el monto presupuestado o

El total de los pagos reales es mayor que el monto presupuestado


El monto promedio mensual de cada rubro

En la hoja Informes Financieros 2 se encuentra, a continuación de las columnas de los informes mensuales, la columna “Promedio”.

Esta columna calcula los montos promedios mensuales de cada rubro:

Los datos le podrían resultar útiles para calcular el presupuesto para el año siguiente.

Para calcular los montos promedios correctamente vaya a la sección de este capítulo:

“Cómo calcular el monto promedio mensual de cada rubro”


Resumen y tendencias mensuales de los recibos y pagos

Vaya a la hoja Gráfico 1 o Gráfico 2.

Puede ver el resumen y tendencias mensuales de los recibos y pagos en forma gráfica:


Cómo preparar el estado de resultados mensual

Recibos

Vaya a la hoja Informes Financieros 1.Vaya al informe “Análisis de los recibos y pagos”.Vaya a la sección “Recibos”.Seleccione los montos para recibos de la columna total (moneda local o extranjera) a excepción de los siguientes:

Recibos totalesTransferencias entre el banco y efectivo

Copie los montos seleccionados:

Vaya a la hoja Informes Financieros 2.Vaya a la columna que corresponde al mes de la contabilidad.Seleccione la primera celda que tiene un borde de la sección “Recibos”.Use Pegado especial (Valores) en Excel o Pegado especial (Números) en OpenOffice / LibreOffice para pegar los montos seleccionados de la hoja Informes Financieros 1:


Pagos

Repita los pasos para los pagos:

Vaya a la hoja Informes Financieros 1.Vaya al informe “Análisis de los recibos y pagos”.Vaya a la sección “Pagos”.Seleccione los montos para pagos de la columna total (moneda local o extranjera) a excepción de los siguientes:

Pagos totalesTransferencias entre el banco y efectivo

Copie los montos seleccionados.Vaya a la hoja Informes Financieros 2.Vaya a la columna que corresponde al mes de la contabilidad.Seleccione la primera celda que tiene un borde de la sección “Pagos”.Use Pegado especial (Valores) en Excel o Pegado especial (Números) en OpenOffice / LibreOffice para pegar los montos seleccionados de la hoja Informes Financieros 1.

Verificar el estado de resultados mensual

Vaya a la sección “Diferencia entre recibos y pagos” de la hoja Informes Financieros 2.Asegúrese que la diferencia que se registró sea igual a la diferencia entre recibos y pagos según el informe “Análisis de los recibos y pagos” de la hoja Informes Financieros 1.

Diferencia entre recibos y pagos (Informes Financieros 2):

Diferencia entre recibos y pagos (Informes Financieros 1):

En caso de que las diferencias no sean iguales investigue si copió y pegó los montos correctamente


Los montos deben ser iguales

Cómo calcular el monto promedio mensual de cada rubro

El monto promedio mensual de cada rubro le podría resultar útil para calcular el presupuesto para el año siguiente.

Cómo calcularlo:

Vaya a la hoja Informes Financieros 2.Vaya a la columna Promedio (a continuación de las columnas de los informes mensuales).Ubíquese en la celda debajo del título “Promedio”.Seleccione, usando la lista desplegable, el número que corresponde al número de los informes mensuales que se cargaron en esta hoja:

(El monto total de cada rubro se dividirá por el número seleccionado para calcular el promedio).

Para ilustrarlo tome como ejemplo el caso de 3 informes mensuales que se han cargado en la hoja Informes Financieros 2:


En este caso, tiene que seleccionar el número 3, usando la lista desplegable, en la celda debajo del título 'Promedio', porque hay 3 informes mensuales:

Después de seleccionarlo aparecerá lo siguiente “(de 3 meses)”:


Detalles de las transacciones financieras por rubro

Puede ver los detalles de las transacciones de cada rubro.

Para ilustrarlo tome como un ejemplo el total Gs. 349.000 para combustible y lubricantes en el informe “Análisis de Recibos y Pagos” de la hoja Informes Financieros 1:

En el ejemplo el total para combustible y lubricantes se ubica en el análisis de pagos de Banco. Para ver las transacciones del total tiene que ir a la hoja Banco Detalles Pagos. En esta hoja puede ver las transacciones de cada código (por ejemplo combustible y lubricantes) así como todas las transacciones.

Cómo ver las transacciones de cada código:

Ubíquese en la celda del título para los códigos.La celda tiene una lista desplegable.Seleccione el código que quiere, usando la lista desplegable:

Aparecen solamente los detalles de los recibos o los pagos del código seleccionado(en el caso del ejemplo: combustible y lubricantes):


Después de seleccionar el código, el monto Pagos totales que se registra en el informe ahora corresponde al monto que se registra para el mismo código en el informe “Análisis de Recibos y Pagos” (Informes Financieros 1).

Para ilustrarlo en el caso del ejemplo, después de seleccionar el código para combustible y lubricantes, el monto Pagos totales registra Gs. 349.000. Este monto corresponde al monto que aparece en la columna de Banco del informe “Análisis de Recibos y Pagos” para combustible y lubricantes:

Para mostrar de nuevo todos los detalles, seleccione en la lista desplegable Todas (si usa Excel) o Todo (si usa OpenOffice / LibreOffice):


Para Mayor Información


En caso de que necesite mayor información de contabilidad le recomiendo que descargue el manual gratis:

Gestión Financiera Práctica para ONG's

Para descargarlo haga clic en el enlace que está de abajo:

http://www.mango.org.uk/Guide/CourseHandbook

En la página web que aparecerá seleccione:

“Mango´s FM1 Course Handbook in Latin American Spanish”


http://www.mango.org.uk/Guide/CourseHandbook

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Manual Programa Contable Básico