MANUAL PARA PROVEEDORES - COOPEGUANACASTEy una base única de proveedores. Este manual lo guía para un correcto uso del sistema de proveedores de Coopeguanacaste R.L. La Plataforma

COOPEGUANACASTE R.L. - Manual de ayuda para Proveedores

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COOPEGUANACASTE R.L. Manual de Usuario

MANUAL PARA PROVEEDORES



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MANUAL DE USUARIO - PROVEEDORES

Bienvenidos y bienvenidas a la Plataforma de Proveeduría en Línea, el cual es el modelo de compras vía Web que emplea Coopeguanacaste R.L., para adquirir sus bienes y servicios, gracias a una ventanilla única, un catálogo de productos y una base única de proveedores. Este manual lo guía para un correcto uso del sistema de proveedores de Coopeguanacaste R.L.

La Plataforma de Proveeduría en Línea es un modelo de proveeduría virtual, basado en las mejores prácticas internacionales que hará más eficientes los procesos de compra y contratación.

Esta plataforma permite generar importantes ahorros a proveedores en costos y tiempo, fomenta la transparencia, incentiva la participación de los oferentes y aumenta la competitividad de las empresas locales y extranjeras.

La plataforma de Proveeduría en Línea y el personal de la oficina de Proveeduría nunca solicitarán por correo electrónico, teléfono, mensajería, ni de forma personal datos confidenciales como claves para acceder a cada cuenta del proveedor. Si recibe mensajes o llamadas solicitando información o dándole instrucciones de visitar un sitio web, instalar algún software o cualquier asunto que genere duda, haga caso omiso de la solicitud y repórtelo inmediatamente a los colaboradores de Proveeduría, teléfono 2681-4700.



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Contenido del manual

MANUAL DE USUARIO – PROVEEDORES ............................................................................................................................................ 2

REGISTRO DE PROVEEDORES ................................................................................................................................................................. 4

INGRESO AL SISTEMA .............................................................................................................................................................................. 16

ELECCIÓN DE CATEGORIAS ................................................................................................................................................................... 17

DATOS PROVEEDORES ............................................................................................................................................................................ 18

PARTICIPAR EN LICITACIONES ........................................................................................................................................................... 22

OFERTAR PRODUCTOS Y SERVICIOS ................................................................................................................................................. 24

DUDAS Y/O CONSULTAS SOBRE LA LICITACIÓN ......................................................................................................................... 39

ENTREGAS ..................................................................................................................................................................................................... 42

MI RENDIMIENTO ...................................................................................................................................................................................... 45

ENCUESTA ..................................................................................................................................................................................................... 47



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REGISTRO DE PROVEEDORES

En esta sección se mostrará paso a paso cómo registrarse en el sistema de Proveeduría en Línea, para poder ofrecer a la Cooperativa bienes y/o servicios. Para ingresar al sistema se debe crear una cuenta de registro en coopeguanacasteproveeduria.com, una vez estando en esta dirección, se presenta una pantalla: (Según se muestra en la imagen N°1)

Imagen N°1.

En esta pantalla de inicio, dar clic en “¿NO TIENE CUENTA? CLICK AQUI PARA CREAR UNA”

Seguidamente va a aparecer el siguiente formulario, el cual se debe rellenar por completo, en la siguiente página ir paso por paso: (Según se muestra en la imagen N°2)



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Imagen N°2

¿Qué tipo de proveedor es? Siendo una persona jurídica se requiere de una razón social y cédula jurídica, contrario a esto seleccionar Persona Física o Extranjera. (Según se muestra en la imagen N°3)



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Imagen N°3

Dependiendo de la selección, así serán los datos requeridos para el correcto registro. (Según se muestra en la imagen N°4 y N°5)

Imagen N°4 Imagen N°5



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Imagen N°6

Seguidamente, requiere al menos un número de cuenta bancaria, del Banco de Costa Rica o bien del Banco Nacional de Costa Rica, ya sea en dólares o en colones. (Según se muestra en la imagen N°6)

En el ejemplo se muestra donde se selecciona dando clic con el puntero en cada uno de los bancos, esto va a mostrar una sección abajo para ingresar dichos números de cuenta. (Según se muestra en la imagen N°7)

Imagen N°7



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Imagen N°8

En la siguiente información requerida, se tiene el correo electrónico, es muy importante que sea una cuenta activa, ya que por medio de éste se van a realizar diversos trámites, inclusive la clave de ingreso que se le asigne. Números de teléfono que tenga a disposición, un número de fax si es posible, y el apartado postal, éste lo puede encontrar en la página de correos de costa rica. (Según se muestra en la imagen N°8)



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Imagen N°9

Después se elige el país de procedencia, dar clic y aparece una lista, en esta lista seleccionar el país, para el ejemplo, se utilizará “Costa Rica”. (Según se muestra en la imagen N°9)

Al seleccionar el país, aparecerán las provincias o estados, dependiendo del país, como en el ejemplo, se eligió Costa Rica, se muestran las provincias de Costa Rica: (Según se muestra en la imagen N°10)



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Imagen N°10

Al seleccionar la provincia, y dependiendo del país elegido, se verá una lista de los cantones, de la misma manera que las anteriores, dar clic con el puntero y elegimos el cantón. (Según se muestra en la imagen N°11)

Imagen N°11

En este punto, se puede dar la información más exacta de la procedencia del Proveedor, para efectos del ejemplo, se ha insertado “Centro”, aquí pueden colocar la dirección exacta, con señas específicas y demás (Según se muestra en la imagen N°12).



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Imagen N°12

.

Imagen N°13

Teniendo el formulario con toda la información, se debe verificar en el sistema que es una persona real y no un registro automático, pues el sistema puede interpretarlo como un ataque cibernético. Dar clic en el cuadro, cerca de donde dice “No soy un robot”. (Según se muestra en la imagen N°13)

En ocasiones se va a pedir reconocer algunas imágenes como se muestra a continuación, las imágenes no siempre son las mismas y tampoco se pide la escogencia: (Según se muestra en la imagen N°14)



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Imagen N°14

Puede que se pidan elegir vehículos, animales, casas con ventanas, puentes, señales de tráfico entre otras opciones. En la parte señalada se dirá lo que se debe elegir de los cuadros de la imagen. Este sistema de seguridad es proporcionado por un tercero, por lo tanto, el texto del botón puede variar indicando “Verificar”, “Validar”, “Siguiente”, etc. Para seleccionar cada cuadro de la imagen solicitada, se debe dar un clic y saldrá un check (☑️) de color celeste, después se debe dar clic en

SIGUIENTE y esperar que el sistema realice un reconocimiento digital y apruebe que se puede proseguir con el registro. (Según se muestra en la imagen N°14)

Al estar comprobado, saldrá de la siguiente manera (Según se muestra en la imagen N°15)



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Imagen N°15

y posteriormente dar click en “Crear mi cuenta” (Según se muestra en la imagen N°16)

Imagen N°16

Si se diera algún tipo de error por falta de información, el sistema da alerta, por ejemplo, que no se colocó el correo electrónico, se recibe una alerta: (Según se muestra en la imagen N°17)



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Imagen N°17

Se procede a completar la información faltante y se repite el proceso de verificación visto en la página anterior.

Si la información está completa, aparece la siguiente pantalla, a partir de aquí se debe esperar a que un miembro del equipo de proveeduría compruebe la información y apruebe el registro (Según se muestra en la imagen N°18)

Imagen N°18

Siendo aprobado el registro, llegará un correo electrónico (Según se muestra en la imagen N°19)



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Imagen N°19

Dentro del correo electrónico, estará la clave de acceso y la tarjeta dinámica única. IMPORTANTE TENER ESTE CORREO ELECTRÓNICO A MANO, DADO QUE PARA OFERTAR

EN UN PROCESO DE LICITACIÓN SE REQUIERE LA TARJETA DINÁMICA (Según se muestra en la imagen N°20)

Imagen N°20



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INGRESO AL SISTEMA

Después de haber recibido el correo electrónico aprobando el registro, dirigirse al sistema de inicio, en: coopeguanacasteproveeduria.com, el usuario es el correo electrónico con que se registró, la clave de acceso se toma del correo recibido (Según se muestra en la imagen N°21)

Imagen N°21



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ELECCIÓN DE CATEGORIAS (PRODUCTOS Y/O SERVICIOS)

Imagen N°22

Al ingresar por primera vez al sistema, se debe seleccionar las categorías en que se está ofreciendo los servicios y/o productos a la Cooperativa. Saldrá de primera instancia la siguiente pantalla, dar clic en “OK” y se procede a elegir las categorías en las cuales se participará.

(Según se muestra en la imagen N°22)

Imagen N°23

En la lista de categorías se debe marcar el servicio (s) y/o producto (s) de los cuales se ofrece y dar clic en guardar.

Para el ejemplo se han marcado tres categorías, suponiendo que este proveedor ofrece servicios de jardinería, arreglos florales, etc. (Según se muestra en la imagen N°23)

Nota: El Proveedor podrá buscar categorías en el menú “buscar”, tal como se indica a continuación:



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DATOS PROVEEDORES

Imagen N°24

Los datos personales se pueden modificar con el fin de mantenerlos actualizados, por ejemplo, cambio de correo electrónico, número de teléfono, agregar otra persona de contacto o bien que por algún error quedara el nombre mal escrito en el momento de registrarse.

Para modificar los datos, dar clic en “DATOS PROVEEDOR” en el menú de la izquierda del sistema. (Según se muestra en la imagen N°24)



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Aquí se pueden realizar cambios en la información, incluyendo la clave de acceso al sistema (Según se muestra en la imagen N°25)

Imagen N°25

En caso de necesitar un contacto adicional, dirigirse a la parte superior derecha, y dar clic en “Otras formas de contacto”, esto despliega espacios adicionales para incluir el contacto. (Según se muestra en la imagen N°26)



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Imagen N°26 Imagen N°27

Con los datos escritos, elegir qué tipo de contacto es el que se proporciona, dando clic en la lista desplegable, donde se muestra diversas maneras de contacto, para el ejemplo elegir “Correo Electrónico” pues es lo que se ha ingresado. (Según se muestra en la imagen N°27)

Posteriormente, dar clic en “Crear” y de esta manera se agrega el nuevo registro de contacto.

De esta manera se muestran los datos ingresados correctamente. (Según se muestra en la imagen N°28)

Imagen N°28



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Se puede modificar cualquier información incluida en el sistema, como por ejemplo, el país, dirección exacta, ir en la opción guardar en la parte inferior de la pantalla, o bien, cancelar los cambios realizados dando clic en “volver atrás”

El sistema confirma que los datos han sido actualizados (Según se muestra en la imagen N°29).

Imagen N°29



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PARTICIPAR EN LICITACIONES

Al correo asignado por el Proveedor, llegará un aviso de alguna licitación disponible en la que se pueda participar por el servicio y/o producto que le ofrece a la cooperativa. (Según se muestra en la imagen N°30)

Imagen N°30

Dentro del correo se muestra el detalle de la licitación, en caso de querer participar, se debe ingresar al sistema en línea: coopeguanacasteproveeduria.com (Según se muestra en la imagen N°31)

Imagen N°31



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Estando dentro del sistema, ir al menú de la izquierda y dar clic en licitaciones (Según se muestra en la imagen N°32):

Imagen N°32

Aquí se muestra una lista de las licitaciones en las cuales se puede participar, en caso de querer participar en el alguna, deberá dar clic en el botón “Iniciar Proceso de Licitación…1 ” (Según se muestra en la imagen N°33)

Imagen N°33

1 Acá el sistema definirá el número de licitación asignado al proceso.



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OFERTAR PRODUCTOS Y SERVICIOS

Se tiene en pantalla el detalle completo de la licitación, los productos y/o servicios que solicitan, así como los requerimientos administrativos. El proveedor podrá descargar la información de los requerimientos administrativos y demás detalles del proceso (Según se muestra en la imagen N°34)

Imagen N°34



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Si se desplaza hacia abajo, se puede iniciar con el proceso de participación, primero enviando los documentos que se solicitan:(Según se muestra en la imagen N°35)

Imagen N°35



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Clic en “Seleccionar Archivo” y dependiendo del documento que se solicita, es lo que se va a elegir (Según se muestra en la imagen N°36)

Imagen N°36



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Y así se realiza con cada uno de los documentos que solicitan. Cabe resaltar que son obligatorios los documentos que tienen un asterisco * (Según se muestra en la imagen N°37)

Imagen N°37

Una vez todos los documentos estén cargados al sistema, se puede dar clic en “ofertar”



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Se tiene la siguiente pantalla, con una barra de desplazamiento en la parte baja, con ella se puede ver el detalle completo de los productos y/o servicios que la Cooperativa está solicitando, aquí dar clic en “Ofertar Línea” si es un producto que se puede ofrecer: (Según se muestra en la imagen N°38)

Imagen N°38

Ahora se desplaza hacia la izquierda, así se puede indicar los datos que se solicitan del producto licitado, también el sistema de ofertar permite tener para productos y /o servicios una alternativa a la oferta base, esto quiere decir que se tendrán dos líneas de oferta, para este caso en ejemplo de la imagen N°39 se agrega una oferta base y en la siguiente línea dice alternativa. (Según se muestra en la imagen N°39)



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Imagen N°39

En cada campo se escribe la descripción del producto que se está ofreciendo (Según se muestra en la imagen N°40)

Imagen N°40

Más a la izquierda se tiene que seleccionar la moneda en que se ofrece el producto, el precio unitario sin impuesto y el porcentaje de impuesto que lleva el mismo y el costo del flete. (Según se muestra en la imagen N°41)



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Imagen N°41

Después seleccionar la garantía del producto a ofertar, cuantos días tarda la entrega en caso de ser seleccionado para la licitación, y la cantidad de productos que se van a entregar, por ejemplo, puede darse el caso de que se soliciten 10 artículos y disponibles solo se tengan 4, los 6 restantes se indicarían dando clic en el ícono al lado de cantidad y así indicar cuantos días se tardaría por unidad. (Según se muestra en la imagen N°42)

Imagen N°42



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Para nuestro ejemplo se está indicando que en 8 días se entregan 4 unidades de docenas ofertadas, dar clic en agregar. (Según se muestra en la imagen N°43)

Imagen N°43

Si la cantidad de productos a entregar no concuerda con la oferta solicitada, dará un error como el siguiente, que sólo se indicó que se otorgaban 3 unidades en vez de las 4, si esto sucediera dar clic en “Cancelar & Volver a editar la línea” (Según se muestra en la imagen N°44)

Imagen N°44



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Imagen N°45

Estando correctamente los datos ingresados, se tiene esta alerta confirmando la información de las fechas de entrega, claramente se indica que en 8 días se van a entregar los productos ofertados. Para confirmar esta información dar clic en el botón “Fechas Correctas”, en caso de que no sea de esta manera, debe dar clic en el botón “Cancelar & Volver a editar la línea”. (Según se muestra en la imagen N°45)

Si el producto que se está ofreciendo contiene una ficha técnica describiendo el mismo, se agrega a la oferta, entre más documentación se disponga de los productos mucho mejor para la evaluación técnica de las ofertas entregadas (Nota: No se deben agregar archivos y/o catálogos generales, únicamente se debe agregar información técnica del ítem referente al producto y/o servicios ofertado). Dar clic en el botón “Seleccionar archivo” (Según se muestra en la imagen N°46)



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Imagen N°46

Se busca y se selecciona el documento y luego dar clic en abrir u “open” si el sistema operativo está en inglés. (Según se muestra en la imagen N°47)

Imagen N°47



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Hay que esperar unos instantes a que cargue el archivo (Según se muestra en la imagen N°48)

Imagen N°48

Después se procede a agregar el servicio si es que se realizó, para el ejemplo es afirmativo, dar clic en “Ofertar línea” (Según se muestra en la imagen N°49)

Imagen N°49

Se debe desplazar a la izquierda, rellenar los campos solicitados, descripción del servicio, el detalle de lo que se va a efectuar, el servicio en sí puede darse el caso que sea un mantenimiento por garantía, alguna reparación, etc., en el ejemplo es una instalación, la presentación del artículo si fuera alguno, la cantidad y el costo de la instalación, eligiendo la moneda, colones, dólares o euros, según sea el caso. (Según se muestra en la imagen N°50)



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Imagen N°50

En la garantía se indica la garantía del servicio y no del producto, en tiempo de entrega, lo que se va a tardar en iniciar el servicio, en caso de ser seleccionados en la licitación, la cantidad de días y las unidades del producto; para el ejemplo son 4., y después dar clic en “agregar” (Según se muestra en la imagen N°51)

Imagen N°51

El sistema nuevamente solicitará confirmar si las fechas de entrega son correctas con las cantidades, de ser así dar clic en el botón “Fechas correctas Servicios”, caso contrario, en “Cancelar & Volver a editar la línea” (Según se muestra en la imagen N°52)



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Imagen N°52

Estando completa la información se debe enviar la oferta y así quedar a la espera de la evaluación por parte de Coopeguanacaste R.L.

En este paso se pedirá la tarjeta dinámica de seguridad que se ha enviado al correo electrónico (Según se muestra en la imagen N°53)

Imagen N°53 a, N°53 b



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Como observan en la tarjeta dinámica, se ubican las casillas que se indican, en este caso, D3 que tiene un valor de 44, y así con las demás, recordar que las tarjetas dinámicas son únicas y cada proveedor posee una diferente. (Según se muestra en la imagen N°54)

Imagen N°54



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Se colocan los datos en cada casilla correspondiente y se da click en el botón “ok” (Según se muestra en la imagen N°55)

Imagen N°55

Así ya se ha enviado la oferta en la licitación.



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DUDAS Y/O CONSULTAS SOBRE LA LICITACIÓN

Dentro de la licitación, se pueden realizar consultas, en “Ayuda o Comentarios Licitación”, se pueden descargar en un archivo pdf, en caso de haber algunos, si se quiere hacer una consulta dar “click aquí” (Según se muestra en la imagen N°56)

Imagen N°56

Se escribe un Asunto, en este caso para el ejemplo, “Consulta de prueba”, hacia donde va dirigida la consulta. (Según se muestra en la imagen N°57)

Imagen N°57



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Y se indica si la consulta es en general sobre la licitación, o bien sobre algún producto y/o servicio de esta: (Según se muestra en la imagen N°58)

Imagen N°58

Se escribe la consulta o comentario, si se desea agregar un archivo adjunto, y enviar mensaje: (Según se muestra en la imagen N°59)

Imagen N°59

Luego de eso, en el sistema aparecen los mensajes o consultas de la siguiente manera dentro de la misma licitación. (Según se muestra en la imagen N°60)



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Imagen N°60

O bien desde el menú de la derecha, se ingresa a los mensajes, se indica si se tienen mensajes nuevos o se muestra un listado de todos los mensajes y a que licitación pertenece y se accede al mismo dando clic en el respectivo mensaje. (Según se muestra en la imagen N°61)

Imagen N°61



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ENTREGAS

En caso de que el Proveedor haya resultado Adjudicatario, podrá ver las entregas pendientes de la licitación ofertada, en el menú a la izquierda del sistema, se le da clic a “ENTREGAS”, este despliega un submenú y muestra “Entregas Agenda” y “Listado”. (Según se muestra en la imagen N°62)

Imagen N°62

En la primera opción, el sistema presenta un calendario, donde se muestra si hay entregas en días específicos. (Según se muestra en la imagen N°63)



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Imagen N°63

Dando clic en una de las entregas, se muestra más detalles de esta: (Según se muestra en la imagen N°64)



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Imagen N°64

En la segunda opción del menú, “Listado”, se da una lista con las entregas y las fechas correspondientes y si tiene días de retraso: (Según se muestra en la imagen N°65)

Imagen N°65



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MI RENDIMIENTO

Para ir a la sección de “Mi Rendimiento” ir al menú en la parte izquierda donde dice “Mi Rendimiento”, se muestra la información del proveedor, el nombre del contacto, cantidad de licitaciones y cantidad de ofertas. También se muestra un gráfico donde indica la puntuación global, puntuación de precios, puntuación de garantía y entrega. Estas Puntuaciones son de todas las licitaciones en las que haya participado como proveedor. (Según se muestra en la imagen N°66)

Imagen N°66

A continuación, se muestra la tabla indicando el número de referencia (Número de cartel de Licitación), título, porcentaje obtenido según el tipo (Entrega, Precios, Cuestionarios, etc.), análisis, tipo y puntaje. Como se indica en el cuadro rojo (imagen N°67), el puntaje fue 0% ya que tuvo artículos atrasados, se indica que su tardía fue generada por WS consulta artículos atrasados, se muestra el día la hora. En las tres primeras columnas se muestra el análisis “Encuesta sobre embarque 000055734” Dice el tipo que es cuestionario y el puntaje que obtuvo en esa encuesta. Para las otras informaciones se muestra el tipo y su nota que es un 100% para volver a inicio dar clic en el botón “Volver al inicio”. (Según se muestra en la imagen N°67)



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Imagen N°67



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ENCUESTA

Para ir a la sección “ENCUESTAS MI SERVICIO” ir al menú de la izquierda, dar clic en “ENCUESTAS MI SERVICIO”, se muestra una ventana con una tabla donde viene la referencia de la licitación, título de la licitación, orden de compra, embarque y fecha. Para observar con más detalles la encuesta, dar clic en cualquiera de las columnas de la referencia de licitación. (Según se muestra en la imagen N°68)

Imagen N°68

A continuación, viene el encabezado indicando la referencia de la licitación, título de la licitación, descripción, número de embarque, número de proveedor, fecha, nombre del proveedor, número del artículo, descripción del artículo, tipo de técnico, nombre del técnico, resultado como se indica con flecha roja y realizado dónde viene la fecha y hora de la encuesta. (Según se muestra en la imagen N°69)



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Imagen N°69

En la siguiente sección se muestra la puntuación y comentario de la encuesta, vienen numeradas del 1 al 6 las preguntas, con valor de 0 a 10. También se muestra, si el técnico deja un comentario o mejora para el proveedor. (Según se muestra la imagen N°70)



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Imagen N°70

Para salir del detalle de la encuesta dar clic en “Volver Atrás” (Según se muestra en la imagen N°71)

Imagen N°71

Para salir del sitio de proveedor dar clic en “Salir”.

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