107
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV MS Dynamics NAV – Procese aplicate in Management Financiar, Achizitii si Vanzari

Manual Ms Dynamics Nav_simpre

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Manual Ms Dynamics Nav_simpre

Citation preview

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

MS Dynamics NAV – Procese aplicate in Management Financiar, Achizitii si Vanzari

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Cuprins:1. Generalitati - Utilizarea solutiei MS Dynamics NAV..............................................................................4

1.1 Introducerea informatiilor in campuri..........................................................................................4

1.2 Modificarea sau stergerea continutului campurilor.....................................................................4

1.3 Selectarea elementelor din liste...................................................................................................5

1.4 Introducerea datelor....................................................................................................................5

1.5 Inchiderea datei............................................................................................................................6

1.6 Taste functionale..........................................................................................................................6

1.7 Modalitati de Navigare si filtrare in MS Dynamics Nav.................................................................7

1.8 Functionalitatea multilingva.........................................................................................................9

2. Parametrizare aplicatie.......................................................................................................................10

2.1 MS Dynamics NAV – Principii de baza.............................................................................................10

2.2 Parametrizare serii numerice.....................................................................................................11

2.3 Parametrizare grupe inregistrare...............................................................................................15

2.4 Parametrizare dimensiuni...........................................................................................................23

3. MS Dynamics NAV aplicat in Dept. Financiar Contabil........................................................................25

3.1 Procedura de lucru introducere conturi noi.....................................................................................25

3.2 Procedura de lucru introducere cont bancar..............................................................................28

3.3 Procedura de introducere furnizor.............................................................................................29

3.4 Procedura introducere client......................................................................................................31

3.5 Procedura introducere note contabile.......................................................................................35

3.6 Procedura de lucru operare tranzactii folosind metoda de aplicare a documentelor................38

3.6.1 Procedura de lucru operare incasari/plati cu aplicare la o singura factura.........................38

3.6.2 Procedura de lucru operare incasari/plati cu aplicare la mai multe facturi........................40

3.6.3 Procedura de lucru operare incasari/plati cu aplicare ulterioara la mai multe facturi.......44

3.7 Operatii mijloace fixe..................................................................................................................46

3.7.1 Fisa mijloc fix......................................................................................................................46

3.7.2 Operatii mijloace fixe..............................................................................................................48

3.8 Procedura de ajustare cursuri de schimb...................................................................................56

3.9 Procedura de lucru inchidere perioada contabila, inchidere lunara venituri si cheltuieli...........58

2

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

3.9.1 Inchidere lunara venituri si cheltuieli..................................................................................58

3.9.2 Inchidere perioada contabila..............................................................................................60

3.10 Procedura de verificare rapoarte contabilitate..........................................................................61

3.10.1 Balanta de verificare solduri initiale (SI).............................................................................62

3.10.2 Balanta de verificare rulaje anterioare (RA)............................................................................63

3.10.3 Fisa de cont.............................................................................................................................63

4. MS Dynamics NAV aplicat in Dept. Achizitii........................................................................................64

4.1 Generalitati.......................................................................................................................................64

4.2 Fisa articol........................................................................................................................................65

4.3 Comanda de aprovizionare...............................................................................................................68

4.4 Factura de achizitie...........................................................................................................................72

4.5 Comanda retur aprovizionare...........................................................................................................74

4.6 Factura aprovizionare retur..............................................................................................................76

5. MS Dynamics NAV aplicat in Dept. Vanzari........................................................................................78

5.1 Generalitati.......................................................................................................................................78

5.2 Comanda de vanzare........................................................................................................................79

5.2.1 Comanda pe baza unei oferte.............................................................................................79

5.2.2 Comanda fara oferta...........................................................................................................80

5.3 Factura de vanzare.....................................................................................................................83

5.4 Comanda retur vanzare..............................................................................................................85

5.5 Factura vanzare retur.................................................................................................................88

3

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

1. Generalitati - Utilizarea solutiei MS Dynamics NAV

1.1 Introducerea informatiilor in campuri

Informatiile pot fi introduse numai in campurile editabile. In ferestrele de card (Cont Contabil, Cont Bancar, Client, Furnizor, Produs, Mijloc Fix), campurile editabile au un fundal alb, iar campurile needitabile sunt gri. In ferestrele liste, in campurile editabile apare cursorul, iar in cele needitabile apare un cadru punctat.Pentru a introduce informatii intr-un camp, faceti clic pe camp. Va aparea cursorul, indicand ca puteti incepe sa tastati. Dupa ce ati terminat, apasati pe Enter pentru a salva. Pentru a revoca ceea ce ati scris, apasati pe Esc.

1.2 Modificarea sau stergerea continutului campurilor

Numai continutul campurilor editabile poate fi modificat sau sters.

Pentru a modifica sau sterge campurile obisnuite

In functie de camp, exista doua moduri de a modifica sau sterge continutul unui camp obisnuit. In majoritatea campurilor puteti proceda astfel:

Evidentiati continutul campului si apoi tastati noul continut peste cel vechi. Evidentiati continutul campului si apoi faceti clic pe Editare, Golire sau apasati pe Delete. Apasati pe Enter pentru a salva modificarea sau stergerea efectuata.

Cateva campuri contin informatii mai sensibile decat altele si de aceea programul le face continutul mai greu de modificat. Pentru a modifica sau sterge continutul acestor campuri, trebuie sa utilizati functia de editare in linie. Faceti click de doua ori (nu dublu clic) sau apasati pe F2 cand cursorul este in camp.

Pentru a modifica continutul campurilor casetelor de selectare

Pentru a modifica continutul casetelor de selectare, faceti clic pe camp. Daca exista un marcaj de selectare (s-a bifat caseta respectiva) inseamna ca raspundeti cu Da la intrebarea din camp (activati functia). Pentru a schimba din Da in Nu (sau dezactivati functia), faceti clic pe caseta de selectare (debifati caseta respectiva).

Pentru a modifica continutul campurilor utilizand AssistButton

Campurile care au AssistButton in partea dreapta pot fi completate numai cu una dintre optiunile care apar cand faceti clic pe buton.Pentru a modifica continutul oricarui tip de camp, faceti clic pe butonul din partea dreapta si selectati una dintre optiunile din lista care apare.

4

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

1.3 Selectarea elementelor din liste

In numeroase campuri din program exista un buton in partea dreapta cu o sageata in sus sau cu un triunghi cu un varf in jos. Aceste butoane sunt denumite AssistButton. Daca se face clic pe acestea, se obtine o lista a elementelor disponibile pentru acel camp.Exista doua tipuri de AssistButton:

Cautare Afiseaza informatii din alt tabel care pot fi introduse in camp. Poate fi selectat cate un singur element, pe rand.

Lista verticala Afiseaza setul de optiuni existente pentru camp. Poate fi selectata numai o singura optiune.

Faceti clic in camp si va aparea AssistButton, daca nu este deja prezent.

1.4 Introducerea datelor

Modul de introducere al datelor depinde de setarile selectate in fereastra Optiuni regionale in panoul de control Windows. Datele se pot introduce cu sau fara separatori.Intr-un camp data se pot introduce doua, patru, sase sau opt cifre:

Daca sunt introduse numai doua cifre, programul le va interpreta ca numarul zilei si va adauga luna si anul datei de lucru.

Daca sunt introduse patru cifre, programul le va interpreta ca ziua si luna si va adauga anul datei de lucru.

Daca data care se introduce este cuprinsa in intervalul de la 01/01/1930 pana la 31/12/2029, se poate introduce anul din doua cifre; altfel, anul trebuie introdus din patru cifre.Totusi, daca sistemul de operare utilizat este Windows 2000, puteti determina personal acest interval de date. Aceasta se realizeaza regland setarea Calendar in fila Data din fereastra Optiuni regionale din Panoul de control.

De asemenea, o data se poate introduce ca o zi din saptamana urmata de numarul saptamanii si, optional, de un an (de exemplu, Luni25 sau luni25 inseamna luni in saptamana 25).In loc de introducerea unei anumite date se pot introduce unul sau doua coduri:

az sau a Programul va introduce data de azi. (data sistemului pentru computer).L Programul va introduce data de lucru. Pentru a defini data de lucru faceti clic pe

Instrumente→Data de lucru, pe bara de meniu. Daca nu definiti o data de lucru, programul va utiliza data sistemului ca data de lucru.

O data de lucru poate fi utila daca detineti mai multe tranzactii cu o data diferita de cea de azi.

1.5 Inchiderea datei

Cand incheiati un exercitiu financiar, aveti posibilitatea sa utilizati date de inchidere pentru a indica faptul ca o intrare este o intrare de inchidere. O data de inchidere este situata din punct de vedere tehnic intre doua date, de exemplu intre 31 Dec si 1 Ian. Pentru a preciza ca o data este o data de inchidere, puneti C inainte de data: de exemplu C31.12.07.

5

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

1.6 Taste functionale

Tastele functionale le puteti vizualiza apeland meniul Help / Overview of F Keys (Alt+F1)

Combinatiile tastelor cu CTRL

Combinatiile tastelor cu SHIFT

6

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

1.7 Modalitati de Navigare si filtrare in MS Dynamics Nav

Dintre filtrele prezentate in bara de menu, cel mai des veti utiliza:

Field Filter fitru realizat pe un camp (F7)Field Filter seteaza filtrul numai pe campul pe care este pozitionat cursorul cand este selectata functia.Iata cum putem obtine furnizorii al caror sold este mai mare de 10.000 lei:

Click Cumparari si Datorii, Furnizori Click Sold (MN) Pe bara de menu, click Field Filter; in fereastra care apare, introduceti criteriul de selectie:

Click Apply, OK

Show All (Shift+Ctrl+F7) vizualizarea tuturor Inregistrarilor

Pentru a elimina filtrul introdus anterior, click View, Show All, sau selectati direct optiunea Show All cu

pictograma

Sort (Shift+F8) Sortarea datelor in baza de date:

Click Cumparari si Datorii, Furnizori Click buton Furnizor, Intrari Jurnal; in fereastra care se deschide putem vizualiza tranzactiile

furnizorului selectat;

Click Sort Se deschide fereastra de mai jos care permite sortarea dupa una din cheile propuse; pot fi

adaugate si alte chei de sortare; sortarea datelor se poate realiza atat crescator cat si descrescator.

7

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Click Apply, OK pentru a aplica criteriul de sortare

First permite regasirea primei Inregistrari din baza de date

Previous permite regasirea Inregistrarii anterioare celei pe care este pozitionat cursorul

Next permite regasirea urmatoarei Inregistrari fata de cea pe care este pozitionat cursorul

Last permite regasirea ultimei Inregistrari din baza de date

List permite vizualizarea Inregistrarilor sub forma unei listeExemplu: Vizualizare lista Furnizori

Click Cumparari si Datorii, Furnizori

Click List Alte tipuri de liste le puteti vizualiza cu ajutorul butoanelor de asistentaLookup Drop-down

1.8 Functionalitatea multilingva

MS Dynamics NAV este activat multilingv. Aceasta inseamna ca o versiune localizata a aplicatiei MS Dynamics NAV este prezentata in diferite limbi. Un utilizator poate schimba limba utilizata la afisarea textelor, iar modificarea este imediata. Nu este nevoie ca MS Dynamics NAV sa fie oprit si repornit.Nu trebuie confundata capacitatea multilingva cu versiunile localizate. O versiune localizata a MS Dynamics NAV este o versiune care a fost adaptata la o piata locala. Adica toate textele prezentate utilizatorului au fost traduse in limba locala, iar ariile functionale au fost adaptate cerintelor pietei locale.O versiune multilingva a MS Dynamics NAV este o versiune localizata care poate fi executata in mai multe limbi, in timp ce toate adaptarile locale raman neschimbate. De exemplu, puteti executa versiunea

8

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

elvetiana a MS Dynamics NAV in limbile germana, franceza si italiana, dar din toate punctele de vedere este o versiune elvetiana a MS Dynamics NAV. Nu este aceeasi cu versiunea franceza, de exemplu.Exista o deosebire intre modificarea limbii din MS Dynamics NAV si modificarea limbii datelor stocate in sistem. Primul tip de modificare se poate realiza activand caracteristica multilingva. Aceste caracteristici permit utilizatorului sa modifice limba tuturor textelor afisate de aplicatie in titlurile casetelor text, in butoanele de comanda, in meniuri si asa mai departe.Modificarea textelor stocate ca date de aplicatie nu face parte din capabilitatea multilingva. Aceasta reprezinta un element de design al aplicatiei. Exemple de asemenea texte sunt numele articolelor din inventar sau comentariile pentru un client. Cu alte cuvinte, aceste tipuri de texte nu sunt traduse.

2. Parametrizare aplicatie

2.1 MS Dynamics NAV – Principii de baza

Nucleul MS Dynamics NAV il reprezinta “G/L Account” (Planul de conturi) unde sunt definite toate conturile specifice domeniului de activitate al companiei si legislatiei contabile in vigoare. Prin intermediul acestuia se creaza tranzactii care se vor inregistra in “G/L Entry” (Registrul General Intrari Contabilitate) unde se regasesc toate intrarile valorice aferente oricarei tranzactii efectuate in sistem. O data inregistrata in Intrari Contabilitate, o tranzactie genereaza intrari si in registrele subsidiare in functie de specificul acelei tranzactii.Registrele subsidiare sunt reprezentate de :

- Registrul Intrari Client- Registrul Intrari Furnzior- Registrul Intrari Articole- Registrul Intrari Conturi Bancare- Registrul Intrari Mijloace Fixe- Registrul Intrari Resurse- Registrul Intrari Lucrari- Registrul Intrari Service

Intercorelarea dintre Intrari Registru Contabilitate si registrele subsidiare poate fi observata in imaginea de mai jos:

9

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

2.2 Parametrizare serii numerice

Inainte ca utilizatorii sa proceseze documente in MS Dynamics NAV, trebuie setate Seriile numerice, astfel incat orice inregistrare va prelua un numar de identificare unic in functie de care tranzactiile vor fi organizate si urmarite.In MS Dynamics NAV , seriile numerice sunt folosite pentru crearea numerelor de identificare pentru urmatoarele tipuri de inregistrari:

- Tabele master cum ar fi: Clienti Furnizori Articole

- Documente de vanzare si cumparare cum ar fi: Comenzi Facturi Livrari si Receptii Note de credit Documente inregistrate

- Jurnale: Loturi Linii Jurnale

Seriile numerice sunt setate pentru prima data in forma “Serie numerica” (Management Financiar – Parametrizare – Serie numerica):

10

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

O data ce o serie numerica este setata, ea este atasata in forma de parametrizarea destinata fiecarei entitati. De exemplu, dupa ce seriile numerice pentru clienti, comenzi vanzare, facturi vanzare au fost create, acestea se vor valorifica pe fisa “Parametrizare vanzari si creante” (Vanzari si marketing – Parametrizare – Parametrizare vanzari si creante) in tab-ul “Numerotare”. Acest lucru se realizeaza cu ajutorul butonului de lookup, asa cum este prezentat in imaginea de mai jos:

Parametrizare sabloane de jurnal si loturi de jurnal

11

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Jurnalele generale permit utilizatorilor sa introduca date in conturile Registrului General (conturile contabile aferente planului de conturi) dar si in alte conturi cum are fi cele de client, furnizor sau conturi bancare.In MS Dynamics NAV exista cateva sabloane de jurnal general, dintre care amintim, de exemplu Jurnalul de Incasari sau Jurnalul contabil de mijloace fixe. Fiecare sablon de jurnal prezinta functii particulare, precum si campuri specifice ce suporta aceste functii.

Daca este necesar, utilizatorii pot multiplica loturile de jurnal (jurnale individuale) pentru fiecare sablon in parte. De exemplu, fiecare angajat al departamentului Financiar – Contabil responsabil cu Creantele (Accounts Receivable) poate avea propriul jurnal de incasari.

Arhitectura MS Dynamics NAV permite definirea a trei layere :

Sabloane de jurnal Loturi de jurnal Linii de jurnal

Sabloanele de jurnal

Jurnalele sunt folosite pentru diferite tipuri de grupe de intrari cum ar fi: cumparari, plati, vanzari, etc. Fiecare tip de jurnal este setat cu sablonul sau propriu. Sablonul de jurnal furnizeaza structura de jurnal standard unde utilizatorii pot specifica informatii implicite pentru toate loturile create folosind acel sablon de jurnal.

Loturile de jurnal

12

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Loturile de jurnal sunt create pe baza sabloanelor de jurnal. Toate loturile create dintr-un anumit sablon au aceeasi structura, aceleasi setari implicite si informatii definite in sablon. Cum aceste setari sunt implicite, utilizatorul le poate modifica pentru un anumit lot de jurnal.

Loturile sunt de obicei folosite pentru a separa intrarile operate de un utilizator de intrarile unul alt utilizator. De exemplu, Paul si Corina opereaza impreuna intrari in jurnalul general. Paul de obicei, creaza intrari pe care le inregistreaza mai tarziu, dupa ce ele sunt aprobate. Pentru ca intrarile Corinei sa nu se amestece cu cele ale lui Paul, se vor defini loturi separate pentru cei doi utilizatori.

Liniile de jurnal

Liniile de jurnal pastreaza valori pe care utilizatorii doresc sa le inregistreze ca intrari de jurnal; aceste intrari includ numar, data inregistrare si suma.

Sabloanele de jurnal pot fi accesate urmand calea : Management Financiar – Parametrizare – General – Sabloane jurnal

Campurile specifice unui sablon de jurnal pot fi observate in imaginea de mai sus:

Nume : Identificator unic Descriere: Scurta descriere a sablonului

13

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Tip : Determina structura jurnalului Recurent : Determina daca jurnalul va fi folosit pentru a inregistra jurnale recurente. Daca acest

camp este selectat, campul “Serie numerica” trebuie sa fie blank, pentru ca altfel mereu va fi inlocuit cu numarul serie de inregistrare

Tip cont corespondent si Nr. cont corespondent : Identifica contul de balansare implicit pentru toate liniile in toate loturile create sub acest sablon

Serie numerica : Identifica numarul implicit al seriei numerice folosita pentru asignarea numerelor de document in liniile jurnalului aferente loturilor create folosinf acest sablon. Daca acest numar este lasat blank, numerele de document trebuie introduse manual in liniile jurnalului

Serie nr. inregistrare: Selecteaza o serie de numere pentru asignarea de numere documentelor inregistrate folosind acest lot de jurnal. Exista posibilitatea de a asigna numere de documente numai cand se inregistreaza jurnale. Acest lucru se face lasand campul Serie numerica gol si completand doar Serie nr. inregistrare

Cod sursa: Selecteaza un cod sursa ce va fi atasat tuturor loturilor de jurnal create sub acest sablon. Un cod sursa este o dimensiune extra prin care intrarile pot fi urmarite.

Cod motiv: Selecteaza un cod motiv ce va fi atasat tuturor loturilor de jurnal create sub acest sablon. Codul motiv reprezinta un camp text cu ajutorul caruia se pot crea note pentru a explica de ce o intrare este schimbata. De asemenea acest camp poate fi folosit in analize, deoarece se poate filtra dupa un cod motiv pentru a vedea de unde provin problemele.

Fortare sold document: Specifica faptul ca documentele care se vor inregistra cu ajutorul acestui sablon trebuie sa fie balansate dupa numar document si tip document. Daca acest camp este lasat gol, programul balanseaza jurnalul numai dupa data.

Copiere param TVA. In liniile jurnalului: Daca acest camp este selectat, programul automat completeaza campul “Tip inregistrare” si grupele de inregistrare TVA pentru conturile introduse in liniile jurnalului aferent acestui sablon;

Se permite diferenta TVA: Daca acest camp este selectat, ajustarea manuala a sumei de TVA este permisa in jurnal.

2.3 Parametrizare grupe inregistrare

Ms Dynamics NAV foloseste grupe de inregistrare pentru a crea linkuri intre conturile din diferite arii ale aplicatiei si conturile contabile (planul de conturi) din aria Registrului General. Cand utilizatorii inregistreaza si posteaza vanzari, cumparari si alte tranzactii unde un anumit cont contabil nu este direct specificat, grupele de inregistrare furnizeaza maparea conturilor contabile corecte. Ca rezultat, utilizatorii trebuie sa seteze planul de conturi inainte de setarea grupelor de inregistrare.Pentru companiile care care comercializeaza stocuri(vand marfa catre clienti si cumpara marfa de la furnizori) exista trei tipuri de grupe de inregistrare :

Grupe de inregistrare specifice

14

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Grupe de inregistrare generale Grupe de inregistrare de TVA

Grupele de inregistrare specifice

Principalul scop al acestor grupe de inregistrare este de a indentifica contul contabil de bilant pentru fiecare registru subsidiar.

Grupele de inregistrare specifice sunt asignate:

Clientilor Furnizorilor Articolelor Conturilor bancare Mijloacelor Fixe

Aceste grupe de inregistrare creaza o legatura directa intre contul contabil de bilant (planul de conturi) si fiecare entitate master.

Urmatorul tabel prezinta o descriere detaliata a grupelor de inregistrare specifice:

Grupa de inregistrare Specifica DescriereGrupa de inregistrare Client Mapeaza conturile contabile de creante, discount la plata, taxe si

dobanda, rotunjire aplicare factura pe conturile de clienti. Cale acces: Management Financiar – Parametrizare – Grupe inregistrare – Client

Grupa de inregistrare Furnizor Mapeaza conturile contabile de datorii, discount la plata, taxe si dobanda, rotunjire aplicare factura pe conturile de furnzioriCale acces: Management Financiar – Parametrizare – Grupe inregistrare – Furnizor

Grupa de inregistrare Stocuri/Parametrizare Inregistrare Stocuri

Grupele de inregistrare stocuri specifica tipurile de stoc si sunt combinate cu codurile de locatie in forma de “Parametrizare Inregistrare Stocuri”. Fiecare combinatie este mapata pe conturile contabile de stocuri aferente inventarului in planul de conturi.Cale acces: Management Financiar – Parametrizare – Grupe inregistrare – Stocuri/Parametrizare Stocuri

Grupa de inregistrare cont bancar Stabileste legatura dintre conturile bancare si conturile contabile de trezorerie din planul de conturiCale acces: Management Financiar – Parametrizare – Grupe inregistrare – Cont bancar

Grupa de inregistrare mijloc fix Specifica conturile pe care se inregistreaza diferitele tranzactii cu mijloace fixe: cumparare, vanzare, amortizare lunara, etc.Cale acces: Management Financiar – Parametrizare – Grupe

15

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

inregistrare – Mijloc Fix

Grupe de inregistrare generale

Principalul scop al acestor grupe de inregistrare este de a identifica contul de venit pentru fiecare registru subsidiar. Grupele de inregistrare generale sunt asignate clientilor, furnizorilor, articolelor si resurselor pentru a crea o legatura intre urmatoarele entitati si Registrul General:

- Tranzactii cu articole sau resurse realizate cu ajutorul documentelor de cumparare sau vanzare;- Jurnale de articole sau jurnale de lucrari;- Centre masina, centre de lucru si taxe articol;

In tabelul de mai jos sunt identificate cele doua tipuri de grupe de inregistrare generale:

Grupe de Inregistrare Generale DescriereGrupa de inregistrare operatii economice Specifica cui anume este vandut (clientilor) si de la

cine anume este cumparat (de la furnizori)Grupa de inregistrare contabilitate produs Specifica ce anume este vandut (articole stocabile si

resurse) si ce anume este cumparat (articole stocabile)

Grupe de inregistrare op. economice

Sunt atasate : Clientilor Furnizorilor Conturilor Contabile

Cand se seteaza grupele de inregistrare op. economice, trebuie avut in vedere de cate grupe este nevoie pentru a separa:

Vanzarile de clienti Cumpararile de furnziori

De exempu, grupele de inregistrare op. ec pot fi divizate in: Arie geografica Tip de business Tip de industrie

16

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Grupe de inregistrare contab. produs

Sunt asignate:

Articolelor Resurselor Conturilor Contabile Centrelor Masina Centrelor de lucru Taxelor de articol

Cand se seteaza grupele de inregistrare contab. produs, trebuie avut in vedere de cate grupe este nevoie pentru a separa:- Vanzarile de produse (articole stocabile si resurse)- Cumpararile de articole stocabile

De exemplu, grupele de inreg. contab. produs pot fi divizate in :

Materii prime Marfa Servicii

17

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Parametrizare inregistrare

Forma “Parametrizare inregistrare” este o matrice care combina grupele de inregistrare op. eceonomice si cele de inregistrare produs. Fiecare combinatie determina conturile care sunt folosite pentru inregistrarea:

Vanzarilor si cumpararilor Notelor de credit de vanzare sau cumparare Discounturilor facturilor de vanzare si cumparare precum si a discountului la plata Costul bunurilor vandute si ajustarilor de stoc Costul direct aplicat

Pentru fiecare combinatie de grupe de inregistrare op. ec. si produs, utilizatorul poate seta diferite seturi de conturi contabile. Ca rezultat, utilizatorii pot inregistra vanzarea aceluiasi articol in diferite conturi de vanzare daca clientii au atasate diferite grupe de inreg. op. economice.

18

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Grupe de inregistrare TVA

TVA-ul este o taxa platita de consumatorul final, inclusiv serviciile vandute. Grupele de inregistrare TVA definesc cum TVA-ul este calculat si inregistrat in functie de:

Cui se vinde (clienti) sau de la cine se cumpara (furnizori) Ce anume este cumparat sau vandut (articole stocabile si resurse)

Principiile pentru setarea grupelor de inregistrare TVA sunt similare cu cele pentru setarea grupelor de inregistrare generale:

- Grupele de TVA op. economice sunt setate si asignate clientilor si furnizorilor

19

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

- Grupele de TVA produs sunt setate si asignate articolelor si resurselor:

- Combinatiile de grupe TVA op. ec si grupe TVA produs sunt specificate in forma “Parametrizare inregistrare”

20

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Grupele TVA op. ec. determina calculul si inregistrarea TVA-ului in functie de locatia (tara/regiunea) clientului sau furnizorului implicat intr-o tranzactie.

Cand se parametrizeaza grupele TVA op. ec, trebuie avut in vedere cate grupe sunt necesare in functie de anumiti factori cum ar fi:

Legislatia fiscala locala Comercializarea seviciilor/ marfurilor atat pe plan local cat si international

Grupele de TVA produs determina calculul si inregistrarea TVA-ului in functie de tipul:

Articolului stocabil care se cumpara Articolului stocabil sau resursei care este vanduta

Cand se seteaza grupele de TVA produs, trebuie avut in vedere cate grupe sunt necesare in functie de cota taxei aferenta anumitor tipuri de articole stocabile si resurse.

Parametrizare inregistrare TVA

Matricea “Parametrizare inregistrare TVA” combina grupele TVA op. ec si grupele TVA produs in mod similar matricei “Parametrizare inregistrare”. Totusi, matricea Parametrizare inregistrare TVA contine campuri specifice inregistrarii si postarii TVA-ului. Pentru fiecare combinatie sunt obligatorii:

Procentul de TVA Tipul de calcul TVA

21

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Contul contabil pentru TVA in cazul: vanzarii, cumpararii, de asemenea si contul de TVA inversat.

2.4 Parametrizare dimensiuni

O dimensiune este data adaugata unei intrari astfel incat intrari cu caracteristici asemenatoare pot fi grupate si usor regasite pentru a fi analizate. Dimensiunile pot fi folosite in MS Dynamics NAV in jurnale, documente si bugete.

Termenul de dimensiune este folosit pentru a descrie cum are loc analiza. O analiza bidimensionale, de exemplu, poate fi valoarea vanzarilor pentru doua sectoare diferite. Cand se foloseste mai mult de doua dimensiuni atunci cand se creeaza o intrare, o analiza mult mai complexa poate fi obtinuta. Structura dimensiunilor este recomandat sa fie determinata in combinatie cu planul de conturi si structura grupelor de inregistrare. In plus, folosirea dimensiunilor pentru simplificarea planului de conturi furnizeaza o analiza mult mai structurata a informatiilor financiare.

Definirea si setarea dimensiunilor include aspectele urmatoare:

Valorile dimensiunilor Dimensiunile implicite

Dimensiuni si valorile dimensiunilor

Fiecare dimensiune poate avea un numar nelimitat de valori care sunt considerate a fi subunitati ale dimensiunii respective. De exemplu, o dimensiune numita Departament poate avea ca valori: Vanzari, Administrativ, Financiar-Contabil, s.a.m.d – numele departamentelor ce formeaza organigrama companieiDimensiunile si valorile dimensiunilor sunt user-defined si nelimitate, ceea ce inseamna ca ele pot fi create in functie de specificul fiecarei companii.

Valoarea unei dimensiuni :

Este o subdivziune in cadrul unei dimensiuni Este atasata intrarilor din registre Poate avea un numa infinit de valori, cu coduri unice in cadrul unei Dimensiuni

Dimensiunile si valorile dimensiunilor permit : O imagine clara a activitatilor companiei Analiza relatiilor dintre dimensiuni si valorile dimensiunilor

In imaginea de mai jos se poate observa modul de navigare pentru a accesa dimensiunile si valorile dimensiunilor setate in sistem:

22

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Dimensiunile implicite

Cand dimensiunile si valorile dimensiunilor sunt setate, se pot define dimensiuni implicite. Dimensiunile implicite determina care conturi particulare sau tipuri de conturi folosesc dimensiuni si valori ale dimensiunilor. Dimensiuni implicite pot fi definite pentru:

Toate conturile Conturi individuale Grupe de conturi Un intreg grup de conturi, de exemplu pentru tipul de conturi Client

Dimensiunile implicite pot fi definite pe trei nivele: Dimensiune – Unica : un singur cont Dimensiune – Multipla : mai multe conturi Dimensiunie implicita tip cont : toate conturile

Reguli inregistrare valori

Dimensiunile implicite contin trei arii principale care sunt folosite impreuna pentru a crea o dimensiune implicita:

Dimensiunea Valoarea dimensiunii Regula de inregistrare a valorii

23

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

La orice nivel, dimensiunile implicite folosesc aceleasi reguli de inregistrare valori, detaliate in tabelul de mai jos:

Regula DescriereBlank Nu exista nici o restrictie la inregistrare. Aceasta dimensiune implicita pentru

contul sau tipul de cont respectiv poate fi inregistrata cu orice valoare a dimensiunii sau fara nici o valoare

Cod obligatoriu Dimensiunea implicita pentru acest cont sau tip de cont trebuie sa aiba o valoare a dimensiunii atunci cand inregistrezi, dar orice valoare de dimensiune este acceptata

Acelasi cod Dimensiunea implicita pentru acest cont sau tip de cont trebuie sa aiba intotdeauna acelasi cod de valoare dimensiune ca cel selectat in campul “Cod valoare dimensiune”

Fara cod Coduri de valoare dimensiune nu trebuie sa fie folosite pentru acest cont sau tip de cont

3. MS Dynamics NAV aplicat in Dept. Financiar Contabil

3.1 Procedura de lucru introducere conturi noi Cale: Management financiar/Contabilitate/Plan de conturi

La accesarea Planului de conturi se va deschide o fereastra de tip lista in care sunt afisate toate conturile. Pentru a cauta un cont In planul de conturi se pot folosi butoanele de filtru din meniul sistemului sau testele : CRTL+F.Prin dublu-click pe contul dorit se acceseaza cardul contului care se doreste a se vizualiza.Pentru introducerea unui cont nou se apasa tasta F3, urmand ca apoi sa se completeze campurile specifice contului de introdus.

24

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Principalele campuri de completat sunt:

Tab-ul General Nr. – Nr contului din planul de conturi; Nume – Denumirea contului; Rezultat/Bilant - Aici specificati daca un cont contabil este un cont de tip cont rezultat sau un

cont de bilant contabil. Debit/Credit – se completaza daca contul este debit, credit sau bifunctional (ambele); Tip cont – In acest camp identificati scopul contului. Conturile nou create sunt asociate automat

tipului de cont Inregistrare, dar aveti posibilitatea sa schimbati acest lucru. Faceti clic pe AssistButton din camp pentru a selecta una din urmatoarele cinci optiuni:

Tip cont Functie

Inregistrare Cont folosit la Inregistrari contabile.Antet Un antet pentru o grupa de conturi. Total Total se utilizeaza daca doriti ca programul sa totalizeze o serie de solduri

din conturile care nu preced imediat contul Total. Total se utilizeaza atunci cand trebuie totalizate conturi din mai multe grupari diferite de conturi. Daca utilizati tipul Total, campul Totalizare nu trebuie sa ramana necompletat.

Inceput-Total Un marcator pentru Inceputul unei serii de conturi de totalizat care se termina cu un cont Sfarsit-Total

Sfarsit-Total Un total al unei serii de conturi care Incepe cu contul precedent Inceput-Total. Totalul se defineste In campul Totalizare

Nume cautare – acest camp se completeaza automat de sistem In momentul In care s-a introdus denumirea contului. Acest camp se poate modifica daca se doreste ca la cautarea contului sa se foloseasca o anumita prescurtare;

Sold – campul afiseaza automat In functie de tranzactiile transcrise soldul contului respectiv. Prin derularea campului se vor afisa toare tranzactiile care au dus la obtinerea soldului;

Inregistrare directa – se bifeaza aceasta optiune daca contul respectiv este implicat In tranzactii directe(de exemplu: se foloseste In Jurnale Generale In diferite tranzactii)

Tab-ul Inregistrare

25

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Tip Inregistrare contab. – se completeaza cu Vanzare (In cazul anumitor venituri) si Cumparare(In cazul anumitor cheltuieli) pentru ca valorile operate prin aceste conturi sa apara In Jurnalele de TVA;

Grupa Inregistrare contabila operatiuni economice – se selecteaza grupa INTERN sau EXTERN In functie de tranzactiile In care este implicat contul (se completeaza doar la conturile care se folosesc In tranzactii de vanzare sau cumparare);

Grupa Inregistrare contabila produse – se selecteaza o anumita grupa de produse - nu este obligatoriu (se completeaza doar la conturile care se folosesc In tranzactii de vanzare sau cumparare);

Grupa Inregistrare TVA operatiuni economice – se selecteaza o anumita grupa de Inregistrare TVA operatii economice: pentru cheltuieli se alege din lista V NAT, V UE sau V NON UE iar pentru venituri se alege C NAT, C UE sau C NON UE (se completeaza doar la conturile care se folosesc In tranzactii de vanzare sau cumparare pentru ca valorile operate prin aceste conturi sa apara In Jurnalele de TVA);

Grupa Inregistrare TVA produse – se alege din lista o anumita cota de TVA In functie de care se vor completa coloanele Jurnalelor de TVA (se completeaza doar la conturile care se folosesc In tranzactii de vanzare sau cumparare);

Tab-ul Raportare

26

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Cont Inchidere : Pentru conturile de venituri si cheltuieli se va specifica In acest tab contul de Inchidere si anume 121.

Pentru stergerea unui cont se pozitioneaza cursorul pe contul pe care dorim sa-l stergem si se apasa tasta: F4.

3.2 Procedura de lucru introducere cont bancar

Cale acces: Management financiar/Management lichiditati/Conturi bancare

Pentru introducerea unui nou cont bancar se apasa tasta F3.

27

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Campuri de completat:

Tabul General

Nr. – se completeaza automat de catre sistem sau se indica codul contului bancar in mod manual;

Nume – se introduce numele contului bancar; Adresa – se introduce adresa contului bancar; Adresa2 – se foloseste In cazul In care se depaseste maximul de caractere permis In campul

“Adresa”; Cod Postal / Localitate – se selecteaza cu ajutorul sagetii localitatea; Cod tara – se selecteaza tara; Nr. telefon – se introduce numarul de telefon al furnizorului; Nr. sucursala bancara – se completeaza nr. sucursalei bancare, daca este cazul; Nr. cont bancar – se introduce nr. contului bancar, daca este cazul; Sold (MN): arata soldul furnizorului In MN (Moneda Nationala); Sold – arata soldul contului bancar in moneda setata pe Tab-ul “Inregistrare” Blocat: se foloseste pentru blocarea furnizorului;

Tabul Inregistrare

Cod valuta – se completeaza cu codul valutei in care se opereaza acest cont bancar; Grupa inreg. cont bancar – se specifica grupa de inregistrare a acestui cont bancar care permite

legatura cu contul bilantier de trezorerie aferent acestui cont bancar;

3.3 Procedura de introducere furnizor

Cale acces: Management financiar/Datorii/Furnizori

Pentru introducerea unui furnizor nou se acceseaza tasta F3 (nou).

28

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Campuri de completat:

Tabul General

Nr. – se completeaza automat de catre sistem; Nume – se introduce numele furnizorului; Adresa – se introduce adresa furnizorului; Adresa2 – se foloseste In cazul In care se depaseste maximul de caractere permis In campul

“Adresa”; Cod Postal / Localitate – se selecteaza cu ajutorul sagetii localitatea; Cod tara – se selecteaza tara; Nr. telefon – se introduce numarul de telefon al furnizorului; Contact – se completeaza persoana de contact pentru furnizorul respectiv; Sold (MN) – arata soldul furnizorului In MN (Moneda Nationala); Blocat – se foloseste pentru blocarea furnizorului; Banca – se selecteaza furnizorul si banca.

Tabul Comunicare

In acest tab se introduc datele de contact ale furnizorului: nr. de telefon,nr. fax, adresa de mail a furnizorului, etc.

Tabul Facturare

Campuri de completat:

Plata la furnizor – se completeaza cand plata se face de catre un alt furnizor; Gr. Inreg.contab.op. ec. – se alege grupa de Inregistrare; Grupa Inreg. furnizori – se alege grupa de Inregistrare;

29

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Tabul Comert exterior

Cod valuta: se selecteaza din lista valuta (pentru RON se lasa campul blank). Cod unic de identificare: se introduce CUI-ul furnizorului (sistemul nu permite introducerea a doi

furnizori cu acelasi CUI).

3.4 Procedura introducere client

Cale acces: Management financiar/Creante/Clienti

Pentru introducerea unui client nou se acceseaza tasta F3 (nou).

30

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Campuri de completat:

Tabul General

Nr. – se apasa tasta F3 si apoi Enter pentru ca sistemul sa introduca automat numarul clientului; Nume – se introduce numele clientului nou; Adresa si Adresa 2 – vor fi completate cu adresa sediului central al clientului; Cod postal/Localitate si Cod tara – vor fi selectate valorile corespunzatoare cu ajutorul sagetii

ajutatoare; selectarea codului postal va genera automat o valoare in campul Localitate si invers; Nr telefon – se introduce numarul de telefon al clientului; Nr contact principal – completarea acestui camp este optionala; se selecteaza numele persoanei

de contact de la client cu ajutorul sagetii. Lista cu contacte este goala daca nu au fost introduse in prealabil informatii despre persoanele de legatura de la client. Pentru a putea introduce un prim contact pentru un client, utilizatorul va apela butonul Client de pe cardul clientului si va selecta optiunea Contact.

Nr telefon – se introduce numarul de telefon al clientului Limita de credit (MN) – daca s-a stabilit o limita de credit pentru client, se introduce valoarea sa

in acest camp; Cod agent de vanzari – se selecteaza cu ajutorul sagetii numele agentului care se ocupa de

client; Centru de responsabilitate - se selecteaza cu ajutorul sagetii numele centrului de

responsabilitate in contul caruia vor fi inregistrate tranzactiile cu clientul respectiv;

Tabul Comunicare

Pe tabul Comunicare vor fi completate datele de contact ale clientului cu informatiile corespunzatoare.

31

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Tabul Facturare

Nota de plata-la client nr. – se selecteaza cu ajutorul sagetii clientul care va face platile (doar in situatii speciale acesta este diferit de cel caruia i se livreaza);

Gr. Inreg. Contab. op. ec. – se selecteaza grupa de inregistrare contabila; Gr. Inreg. TVA op. ec. – se selecteaza grupa de inregistrare contabila pentru TVA; Gr. Inreg. clienti – se selecteaza din lista grupa de inregistrare a clientului cu ajutorul sagetii; Grupa pret client – se selecteaza o anumita grupa de pret pentru clientul respectiv, daca este

cazul; Se permite reducere linie – se bifeaza acest camp daca clientului i se acorda discount pe factura; Plata anticipata – Se completeaza acest camp cu un procent daca clientul respectiv modul de

facturare in avans;

Tabul Plata

Metoda de aplicare – utilizatorul va selecta optiunea Manual; Cod conditii plata – se va selecta conditia de plata dupa caz;

32

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Cod metoda plata – se va selecta metoda de plata corespunzatoare prin folosirea sagetii ajutatoare

Tabul Livrare

Pe Tab-ul livrare se vor completa:

Cod locatie – se selecteaza locatia care va fi folosita pentru client

Combinari livrari – ramane debifat; Rezervari – se alege optiune din lista in functie de modelul de business existent: daca se folosesc

rezervarile de materiale se va selecta una din optiunile “Optionala” sau “Intotdeauna” ; Recomandari livrare – se alege Partiala daca sunt permise livrari partiale la comenzile de vanzare

pentru clientul respectiv si Totala in caz contrar;

33

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Cod metoda livrare – se selecteaza metoda de livrare care va fi sugerata de sistem pentru tranzactiile cu acest client;

Cod agent livrare - se selecteaza agentul de livrare (compania de transport) care va fi in continuare sugerat de sistem la inregistrarea tranzactiilor cu acest client;

Cod service agent livrare – se selecteaza tipul de serviciu corespunzator, in functie de client;

Tabul Comert Exterior

Cod valuta – se completeaza cu valuta corespunzatoare tranzactiilor ce vor fi efectuate cu clientul respectiv, daca este cazul;Cod limba – se stabileste limba de utilizat In toate imprimarile pentru acest client;Cod unic client – se introduce numarul de Inregistrare TVA al clientului;Nr Reg Comert – se introduce numarul de inregistrare in Registrul Comertului ;

3.5 Procedura introducere note contabile

Cale acces: Management financiar/Contabilitate/Jurnale Generale – se selecteaza sablonul corespunzator apoi lotul de Inregistrari In lucru corespunzator.

Pentru a introduce Inregistrari contabile se efectueaza urmatoarele operatiuni :

Lotul de note contabile este folosit pentru a se putea distinge tranzactiile contabile In functie de tipul operatiunilor sau in functie de utilizatorul care a realizat aceste operatiuni. Pentru a crea un nou lot de Inregistrari (de exemplu pentru un utilizator nou) se efectueaza urmatoarele operatiuni:

se selecteaza lista de loturi apasand sageata din campul nume lot din partea superioara a ferestrei Jurnale Generale;

se introduce noul lot de note contabile, urmand a se completa campurile: Nume si Descriere

34

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Dupa selectarea lotului de Inregistrari In lucru pentru efectuarea de Inregistrari se vor respecta procedurile corespunzatoare operatiunii/operatiunilor care trebuie Inregistrate:

Campuri care trebuie completate obligatoriu indiferent de operatiune:

Data Inregistrare: introduceti data de Inregistrare pentru operatiunea respectiva; Nr. Document: se va introduce numarul documentului pentru care se va introduce Inregistrarea; Tip cont : se selecteaza optiunea corespunzatoare tipului de cont pentru care se face

Inregistrarea respectiva; Nr. cont: se selecteaza din lista contul pentru care se face Inregistrarea respectiva; Descriere: sistemul completeaza acest camp automat cu numele contului debitor selectat In

campul Nr.cont, se recomanda a se completa cu explicatii legate de Inregistrarea efectuata; Suma debit/Suma credit: se completeaza suma aferenta tranzactiei; Tip cont corespondent: se selecteaza optiunea corespunzatoare tipului de cont pentru care se

face Inregistrarea respectiva; Nr. cont corespondent: se selecteaza din lista numarul contului corespondent;

35

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Dupa completarea liniilor de Jurnal pentru validarea Inregistrarilor In sistem se apasa butonul “Inregistrare” si se selecteaza optiunea „Inregistrare” (sau tasta F11) sau „Inregistrare si imprimare” (tastele „SHIFT+F11”) pentru tiparirea notei contabile generate In urma Inregistrarii liniilor de jurnal.

Pentru stergerea unei linii de jurnal pe care nu dorim sa o Inregistram se pozitioneaza cursorul pe linia respectiva si se apasa tasta F4 sau Delete.Pentru a vizualiza direct din sistem tranzactiile Inregistrate se va accesa meniul :Management Financiar/Contabilitate/Istoric/Evidente

La accesarea meniului se va deschide fereastra Evidente contabile care cuprinde toate Inregistrarile validate, pentru a vizualiza ultima Inregistrare se pozitioneaza cursorul pe ultimul rand(sau se apasa tastele CTRL+END) si se apasa butonul Evidenta – Contabilitate.

36

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Sistemul va deschide jurnalul general cu ultimele Inregistrari contabile. Pentru a vizualiza In detaliu Inregistrarile se apasa butonul Navigare.

3.6 Procedura de lucru operare tranzactii folosind metoda de aplicare a documentelor

3.6.1 Procedura de lucru operare incasari/plati cu aplicare la o singura factura

Cale : Management financiar/Contabilitate/Jurnale Generale: se selecteaza sablonul corespunzator.

Campuri de completat:

37

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

In cazul furnizorului:

Data inregistrare: se introduce data platii; Tip document: se selecteaza Plata; Nr. Document: se va introduce numarul documentului (extras de cont); Tip cont: se selecteaza optiunea Furnizor; Nr. Cont: Se selecteaza din lista numarul furnizorului pentru care se face plata; Descriere: se completeaza de sistem automat numele furnizorului, se recomanda a se completa

explicatii legate de inregistrarea efectuata; Suma Debit : se completeaza suma aferenta tranzactiei (din extras);sau suma va fi completata

automat in momentul in care din campul Nr. doc. Aplicare la se selecteaza factura pentru care se va efectua plata;

Tip cont corespondent: se selecteaza optiunea Cont bancar din lista derulata; Nr. Cont corespondent: se selecteaza contul bancar corespunzator extrasului de cont; Tip doc. Aplicare la : se alege Factura; Nr. doc. Aplicare la: se selecteaza factura care se inchide cu plata;

In ecranul de mai jos se pot observa campurile completate.

In cazul clientului:

Data inregistrare: se introduce data incasarii; Tip document: se selecteaza Plata sau se lasa necompletat; Nr. Document: se va introduce numarul documentului (extras de cont); Tip cont: se selecteaza optiunea Cont bancar din lista derulata;

38

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Nr. Cont: se selecteaza contul bancar corespunzator extrasului de cont; Descriere: se completeaza de sistem automat numele contului bancar, se recomanda a se

completa explicatii legate de inregistrarea efectuata; Suma Debit : se completeaza suma aferenta tranzactiei (din extras);sau suma va fi completata

automat in momentul in care din campul Nr. doc. Aplicare la se selecteaza factura pentru care se va efectua incasarea;

Tip cont corespondent: se selecteaza optiunea Client; Nr. Cont corespondent: se selecteaza din lista numarul clientului pentru care se face incasarea; Tip doc. Aplicare la : se alege Factura; Nr. doc. Aplicare la: se selecteaza factura care se inchide cu incasarea;

In ecranul de mai jos se pot observa campurile completate:

Pentru a vizualiza tranzactiile validate (postate-F11) se va accesa meniul : Management Financiar/Istoric/EvidenteLa accesarea meniului se va deschide fereastra Evidente contabile care cuprinde toate inregistrarile validate, pentru a vizualiza ultima inregistrare se pozitioneaza cursorul pe ultimul rand si se apasa butonul Evidenta Contabilitate.Sistemul va deschide jurnalul general cu ultimele inregistrari contabile.Pentru a vizualiza in detaliu inregistrarile se apasa butonul Navigare.

3.6.2 Procedura de lucru operare incasari/plati cu aplicare la mai multe facturi

Cale: Management financiar/Contabilitate/Jurnale Generale: se selecteaza sablonul corespunzator.

Campuri de completat:

In cazul furnizorului:

Data inregistrare: se introduce data platii;

39

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Tip document: se selecteaza Plata; Nr. Document: se va introduce numarul documentului (extras de cont); Tip cont: se selecteaza optiunea Furnizor; Nr. Cont: Se selecteaza din lista numarul furnizorului pentru care se face plata; Descriere: se completeaza de sistem automat numele furnizorului, se recomanda a se completa

explicatii legate de inregistrarea efectuata; Suma Debit : se completeaza suma aferenta tranzactiei (din extras);sau suma va fi completata

automat in momentul in care se aplica la facturile corespunzatoare; Tip cont corespondent: se selecteaza optiunea Cont bancar din lista derulata; Nr. Cont corespondent: se selecteaza contul bancar corespunzator extrasului de cont;

Pentru a aplica plata la mai multe facturi se va selecta Butonul Functii → optiunea Aplicare Intrari din partea din dreapta jos a ferestrei. Va aparea urmatorul ecran:

In aceasta fereastra se vor selecta din lista de facturi prin apasarea tastei F9 (sau se apasa butonul Aplicare - Setare ID Aplicare-la) facturile la care se aplica plata. Dupa selectarea facturilor dorite se observa validarea automata a campului “ID Aplicare-la” cu nr. facturii din liniile jurnalului ceea ce inseamna ca sistemul a asociat cele 3 entitati: cele doua facturi si plata ce va fi inregistrata. Se apasa butonul OK.

In ecranul de mai jos se pot observa campurile completate pentru acest mod de aplicare.

40

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

In cazul clientului:

Data inregistrare: se introduce data incasarii; Tip document: se selecteaza Plata sau se lasa necompletat; Nr. Document: se va introduce numarul documentului (extras de cont); Tip cont: se selecteaza optiunea Cont bancar din lista derulata; Nr. Cont: se selecteaza contul bancar corespunzator extrasului de cont; Descriere: se completeaza de sistem automat numele contului bancar, se recomanda a se

completa explicatii legate de inregistrarea efectuata; Suma Debit : se completeaza suma aferenta tranzactiei (din extras);sau suma va fi completata

automat in momentul in care se aplica la facturile corespunzatoare; Tip cont corespondent: se selecteaza optiunea Client; Nr. Cont corespondent: se selecteaza din lista numarul clientului pentru care se face incasarea;

Pentru a aplica incasarea la mai multe facturi se va selecta Butonul Functii → optiunea Aplicare Intrari din partea din dreapta jos a ferestrei. Va aparea urmatorul ecran:

41

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

In aceasta fereastra se vor selecta din lista de facturi prin apasarea tastei F9 (sau se apasa butonul Aplicare - Setare ID Aplicare-la) facturile la care se aplica incasarea. Dupa selectarea facturilor dorite se observa validarea automata a campului “ID Aplicare-la” cu nr. facturii din liniile jurnalului ceea ce inseamna ca sistemul a asociat cele 3 entitati: cele doua facturi si plata ce va fi inregistrata. Dupa selectie se apasa butonul OK.

In ecranul de mai jos se pot observa campurile completate pentru acest mod de aplicare.

Pentru a vizualiza tranzactiile validate (postate-F11) se va accesa meniul : Management Financiar/Istoric/EvidenteLa accesarea meniului se va deschide fereastra Evidente contabile care cuprinde toate inregistrarile validate, pentru a vizualiza ultima inregistrare se pozitioneaza cursorul pe ultimul rand si se apasa butonul Evidenta Contabilitate.Sistemul va deschide jurnalul general cu ultimele inregistrari contabile.Pentru a vizualiza in detaliu inregistrarile se apasa butonul Navigare.

42

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

3.6.3 Procedura de lucru operare incasari/plati cu aplicare ulterioara la mai multe facturi

Incasarea/Plata se va inregistra fara aplicare la o anumita factura – se urmeaza exemplul de la paragraful 3.6.1 insa fara a se aplica din liniile jurnalului.

Pentru a realiza aplicarea acestei incasari/plati la documentele dorite se urmeaza pasii:

1. Se acceseaza fisa clientului/furnizorului pentru care s-a inregistrat plata si prin apasarea AssistButon din campul Sold (MN) din tab-ul General se intra in urmatoarea fereastra (valabil atat la furnizor cat si la client – in imagini se va exemplifica cazul furnizorului):

2. Prin apasarea butonului Functii –Aplicare intrari se va accesa urmatoarea fereastra:

43

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

3. Cu tasta Shift + F9 (sau Aplicare - Setare intrare de aplicat) se va selecta Plata care va aparea in headerul ferestrei si cu F9 (Setare ID Aplicare – la) se va selecta factura care se va inchide cu aceasta plata.

4. Dupa ce s-a realizat aplicarea se apasa butonul Aplicare – Inregistrare aplicare sau se apasa direct tasta F11 pentru postarea aplicarii. Apare urmatorul ecran:

5. Se selecteaza OK. 6. Va aparea urmatorul mesaj :

44

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

3.7 Operatii mijloace fixe

3.7.1 Fisa mijloc fix

Se acceseaza meniul Management financiar – Mijloace Fixe – Mijloace Fixe

Antet - Tab General

Nr.: se apasa F3 pentru generarea automata a numarului de inventar al mijlocului fix; Descriere: se completeaza denumirea mijlocului fix; Serie: in acest camp se poate introduce seria mijlocului fix, daca mijlocul fix are o serie

numerica (optional); Mijloc fix principal/componenta: acest camp indica cand un mijloc fix este mijloc fix

principal sau componenta; Componenta mijl. fix principal: acest camp contine numarului mijlocului fix principal, daca

acest mijloc fix este o componenta; Angajat responsabil: se poate introduce angajatul responsabil cu acest mijloc fix; Inactiv: daca se bifeaza acest camp, mijlocul fix respectiv nu va mai fi implicat in postari. Blocat: daca un mijloc fix este blocat nu se poate posta nimic in registrul acestui mijloc fix, el

va fi exclus din rapoarte si proceduri (ex:amortizare);

45

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Antet – Tab Inregistrare

Cod clasa MF : se introduce clasa din care mijlocul fix face parte(optional); Cod subclasa MF : se introduce subclasa din care mijlocul fix face parte (optional); Cod locatie MF: se specifica locatia unde se afla mijlocul fix; Activ bugetat: daca se introduce o bifa in acest camp, mijlocul fix respectiv poate fi utilizat ca un

mijloc fix bugetat(optional);

Antet - Tab Intretinere

Nr.furnizor: in acest camp se poate introduce numarul furnizorului de la care a fost achizitionat mijlocul fix (optional);

Nr. Furnizor intretinere: contine numarul furnizorului care se ocupa cu intretinerea mijlocului fix respectiv(optional);

In intretinere: se bifeaza acest camp cand mijlocul fix este intretinut; Data urmatorului service: se introduce data programata pentru service; Data garantiei: acest camp este folositor in momentul in care se inregistreaza cheltuieli de

intretinere si alte informatii legate de intretinere; Asigurat: in momentul in care se posteaza o asiguarare in registrul acestui mijloc fix, acest

camp apare bifat;

In liniile Fisei mijlocului fix aveti acces la Registrul de Amortizare al mijlocului fix respectiv. Registrul de amortizare permite calculul automat al amortizarii fiecarui mijloc fix. Unui mijloc fix i se pot defini mai multe registre de amortizare; de exemplu amortizarea se poate calcula atat din punct de vedere contabil cat si din punct de vedere fiscal.

Campuri obligatorii de completat:

46

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Cod registru de amortizare: se va selecta din lista LINIARA; Grupa inreg. MF : se specifica grupa de postare specifica mijlocului fix; Metoda amortizare: se alege metoda de amortizare dorita (liniara, degresiva, etc); Data inceput amortizare: se specifica data de inceput a amortizarii; Data de sfarsit amortizare: se specifica data de sfarsit a amortizarii; Nr. ani de amortizare: se va completa automat daca au fost introduse datele de mai sus;

3.7.2 Operatii mijloace fixe

Cumparare mijloc fix

A. Cumparare mijloc fix folosind forma de factura de cumparare

Cale: Management financiar – Datorii – Facturi

Campuri de completat:

ANTET:

Se introduc datele de pe factura de achizitie si cele ale furnizorului;

LINII: Tip: se alege optiunea Mijloc fix; Nr.: se specfica numarul mijlocului fix care trebuie cumparat; Cantitate: se completeaza cu numarul de MF care vor fi achizitionate; Cost unitar direct Excl. Tva: se completeaza costul de achizitie al mijlocului fix fara TVA;

47

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Se posteaza documentul folosind F11.

Dupa postarea facturii de achizitie Registrul de amortizare al mijlocului fix s-a modificat, campul Baza amortizabila (cost achizitie) si Valoare de inventar (baza amortizabila – amortizare) au fost populate cu valoarea de achizitie a mijlocului fix.

B. Cumparare mijloc fix folosind forma de jurnale contabile MF

Cale: Management financiar – Mijloace Fixe – Jurnale contabile MF

Campuri de completat:

LINIA 1:

Data inregistrare: se introduce data tranzactiei; Tip document: se selecteaza factura; Nr. Document: se introduce numarul documentului; Tip Cont: se alege Mijloc Fix; Nr. Cont: se introduce mijlocul fix pentru care se face achizitia; Cod Registru amortizare: apare implicit codul registrului de amortizare din cardul mijlocului fix; Tip inregistrare mijloc fix: se selecteaza Cost de achizitie; Descriere: se introduce o descriere a operatiunii; Tip inregistrare: apare implicit Cumparare daca a fost setat pe cardul contului de intrare mijloc

fix (cost achizitie din Parametrizare mijloace fixe);

48

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Gr. inreg. contab. op. ec.: apare implicit pe cardul contului de intrare mijloc fix (cost achizitie din Parametrizare mijloace fixe);

Gr. inreg. contab. produse: apare implicit pe cardul contului de intrare mijloc fix (cost achizitie din Parametrizare mijloace fixe);

Gr. inreg. TVA operatii ec.: apare implicit pe cardul contului de intrare mijloc fix (cost achizitie din Parametrizare mijloace fixe);

Grupa inreg. TVA prod.: apare implicit pe cardul contului de intrare mijloc fix (cost achizitie din Parametrizare mijloace fixe);

Suma debit: Se introduce costul de achizitie al mijlocului fix fara TVA;

LINIA 2:

Data inregistrare: se introduce data tranzactiei; Tip document: se selecteaza factura; Nr. Document: se introduce numarul documentului; Tip Cont: se alege Furnizor; Nr. Cont: se introduce furnizorul de la care se face achizitia mijlocului fix; Descriere: se introduce o descriere a operatiunii; Suma credit: Se introduce costul de achizitie al mijlocului fix fara TVA;

In ecranul de mai jos se pot observa campurile completate pentru aceasta operatiune:

Calculul si postarea amortizarii lunare

A. Amortizare manuala folosind jurnalele contabile MF

Cale: Management financiar – Mijloace Fixe – Jurnale contabile MF

Campuri de completat:

49

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Data inregistrare: se introduce data tranzactiei; Tip document: se lasa necompletat; Nr. Document: se introduce numarul documentului; Tip Cont: se alege Mijloc Fix; Nr. Cont: se introduce mijlocul fix pentru care se face amortizarea; Cod Registru amortizare: apare imilicit codul registrului de amortizare din cardul mijlocului fix; Tip inregistrare mijloc fix: se selecteaza Amortizare; Descriere: se introduce o descriere a operatiunii;

Se apasa butonul Functii – Inserare cont coresp. MF. Sistemul va introduce contul correspondent primei linii.

In fereastra de mai jos se poate observa acest lucru:

Se posteaza jurnalul folosind tasta F11.

50

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Dupa postarea amortizarii Registrul de amortizare al mijlocului fix s-a modificat, campul Amortizare a fost populat cu valoarea primei amortizari in timp ce Valoare de inventar (baza amortizabila – amortizare) a scazut cu valoarea primei amortizari.

B. Calculul automat al amortizarii

Cale: Management financiar – Mijloace Fixe – Jurnale contabile MF

Tab General

Nr. : se introduce numarul mijlocului fix sau a mijloacelor fixe care se dorsesc a fi amortizate; pentru amortizarea tuturor mijloacelor fixe la sfarsitul lunii acest camp se lasa necompletat;

Cod clasa MF: se introduce clasa din care mijlocul fix face parte (optional); Cod subclasa MF: se introduce subclasa din care mijlocul fix face parte (optional);

51

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Tab Optiuni

Campuri de completat:

Registru amortizare: se selecteaza LINIARA; Data inreg. MF: se completeaza data de sfarsit de luna pentru care se calculeaza amortizarea; Data inreg.: se completeaza data de sfarsit de luna pentru care se calculeaza amortizarea; Nr. document: se specifica numarul de document; Explicatie inregistrare: se specifica descrierea operatiunii; Inserare cont corespondent: se bifeaza acest camp pentru ca sistemul sa insereze contul

corespondent pentru fiecare linie de mijloc fix in Jurnalul contabil MF;

Se apasa butonul OK. Programul transcrie notele contabile aferente amortizarii lunii respective in liniile Jurnalului contabil MF.

52

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Se posteaza jurnalul folosind tasta F11.

Vanzarea mijloacelor fixe

Vanzarea mijloacelor fixe folosind forma de factura de vanzare

In exemplul prezentat se considera Pret vanzare < Valoarea de inventar (Valoare inventar = 25.468,33/Pret vanzare = 20.000) , ceea ce inseamna ce se va inregistra pierdere din vanzarea acestui mijloc fix.

Cale: Management financiar – Creante – Facturi

Campuri de completat:

ANTET :

Se introduce clientul ;

LINII:

Tip: se alege optiunea Mijloc fix; Nr.: se specfica numarul mijlocului fix care trebuie vandut; Cantitate: se completeaza cu numarul de MF care va fi vandut; Pret unitar Excl. TVA: se completeaza pretul de vanzare al mijlocului fix fara TVA;

53

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Se posteaza jurnalul folosind F11.

Pentru a vizualiza tranzactiile validate (transcrise) se va accesa meniul : Management Financiar/Istoric/EvidenteLa accesarea meniului se va deschide fereastra Evidente contabile care cuprinde toate inregistrarile validate, pentru a vizualiza ultima inregistrare se pozitioneaza cursorul pe ultimul rand si se apasa butonul Evidenta Contabilitate. Notele generate de documentul postat pot fi vizualizate in ecranul de mai jos :

54

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

3.8 Procedura de ajustare cursuri de schimb

Pentru reevaluarea soldurilor conturilor bancare programul va folosi conturile de Pierderi realizate(665) si Castiguri realizate(765) din tabela Valute.Pentru reevaluarea soldurilor de parteneri(clienti si furnizori) programul va folosi conturile de Pierderi nerealizate(665) si Castiguri nerealizate(765) din tabela Valute.

Rulare procedura ajustare cursuri schimb:

Se acceseaza meniul Management financiar – Activitati periodice – Valuta – Ajustare cursuri de schimb.

Va aparea urmatoarea fereastra:

55

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Tab Valuta

Se selecteaza codul valutei pentru care se doreste ajustarea:

Tab Optiuni

Data de inceput : nu este obligatoriu de completat; Data de sfarsit: data in care se doreste reevaluarea(sfarsitul lunii); Data inreg. : apare implicit in momentul in care se completeaza data de sfarsit; Nr. document: se completeaza cu o descriere;

56

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Se apasa OK pentru rularea procedurii.

3.9 Procedura de lucru inchidere perioada contabila, inchidere lunara venituri si cheltuieli

3.9.1 Inchidere lunara venituri si cheltuieli

Cale :Management Financiar/ Activitati periodice/ Exercitiu Financiar/ Inchidere cont rezultat

La sfarsitul lunii creditul contului de profit si pierdere preia soldul creditor al conturilor de venituri iar debitul acestuia preia soldul debitor al conturilor de cheltuieli.

In acest sens, pe cardul conturilor de venituri si cheltuieli trebuie facute urmatoarele setari:

57

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Inchidere cont rezultat

Cale :Management Financiar/ Contabilitate/ Activitati periodice/ Exercitiu Financiar/ Inchidere cont rezultat

Rularea procedurii „Inchidere cont rezultat” va posta:

Soldul conturilor de venituri (care sunt definite ca avand Activ/Pasiv = Pasiv) in creditul contului 121;

Soldul conturilor de cheltuieli (care sunt definite ca avand Activ/Pasiv = Activ) in debitul contului 121;

58

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Contul de inchidere este folosit ca un cont corespondent pentru fiecare linie generata in Jurnalul General. Pentru fiecare cont de cheltuiala si venit este generata o intrare corespondenta in jurnal.

3.9.2 Inchidere perioada contabila

Cale : Management Financiar/ Activitati periodice/ Exercitiu Financiar/ Perioade contabile

La sfarsitul anului fiscal, perioada care il cuprinde va trebui inchisa. Dar, inainte de inchiderea anului fiscal, trebuie creata o noua perioada contabila. In acest sens, urmatoarele operatiuni sunt necesare:

Se deschide fereastra „Perioade contabile”; Se apasa butonul “Inchidere an”; Pentru a inchide anul se apasa “Da”;

Programul pune o bifa in campurile “Inchis” si “Data blocata” pentru toate lunile din an. Anul fiscal nu mai poate fi deschis din nou si bifele din campurile “Inchis” si “Data blocata” nu mai pot fi modificate.

59

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Chiar daca un an fiscal a fost inchis, se mai pot posta inregistrari contabile in el. Aceste intrari vor fi marcate de program ca postate intr-un an fiscal inchis si campul „ Intrare an precedent” va contine o bifa.

Urmatorul pas dupa inchidere an fiscal este de a deschide un nou an . In fereastra „Perioade contabile” se alege optiunea „Creare an”.

Programul va introduce in tabela noul an fiscal.

3.10 Procedura de verificare rapoarte contabilitate

60

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

3.10.1 Balanta de verificare solduri initiale (SI).

Pentru a verifica acest raport accesati :Management financiar/Contabilitate/Rapoarte/Situatie financiara/Romana

La aparitia ferestrei se poate completa:

Nr.:contul sau intervalul de conturi pentru care se doreste emiterea raportului; Tip cont : tipul contului; Filtru data : intervalul de data; Moneda : se selecteaza daca se doreste emiterea balantei in valuta (prezinta inregistrarile

in valuta pentru conturile care au setata pe card aceasta valuta);

Pentru a opta emiterea balantei in analitica sau sintetica, se apasa tab-ul Optiuni :

61

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Apasand butonul examinare sau imprimare se poate consulta raportul.

3.10.2 Balanta de verificare rulaje anterioare (RA)

Pentru a verifica acest raport accesati: Management financiar/Contabilitate/Rapoarte/Situatie financiara/Romana

Spre deosebire de raportul de mai sus (Balanta de verificare SI) acesta prezinta total sume precedente sub forma de rulaje.

La aparitia ferestrei se poate completa:

Nr.:contul sau intervalul de conturi pentru care se doreste emiterea raportului; Tip cont : tipul contului; Filtru data : intervalul de data; Filtru Departament/Filtru Grupa produs: se poate filtra dupa dimensiunea Departament

sau Grupa produs;

Pentru a opta pentru emiterea balantei in analitica sau sintetica, se apasa tab-ul Optiuni. (Vezi paragraful 4.6.2)De asemenea, se poate opta pentru includerea in raport a notelor de inchidere precum si afisarea in moneda aditionala. Apasand butonul examinare sau imprimare se poate consulta raportul.

3.10.3 Fisa de cont

Pentru a verifica acest raport accesati :Management financiar/Contabilitate/Rapoarte/Situatie financiara/Romana

La aparitia ferestrei se poate completa:

62

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Nr.:contul sau intervalul de conturi pentru care se doreste emiterea raportului; Tip cont : tipul contului; Filtru data : intervalul de data; Filtru Departament/Filtru Grupa produs: se poate filtra dupa dimensiunea Departament

sau Grupa produs; Se poate opta pentru includerea in raport a notelor de inchidere prin accesarea tab-ului Optiuni. Apasand butonul examinare sau imprimare se poate consulta raportul.

4. MS Dynamics NAV aplicat in Dept. Achizitii

4.1 Generalitati

In model al procesarii comenzilor de aprovizionare in MS Dynamics NAV se poate observa in figura de mai jos:

63

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

4.2 Fisa articol

Introducere articol

Fisa unui articol (unitatea centrala a proceselor de lucru ce implica unitati stocabile) se poate accesa din diferite module ale MS Dynamics NAV:

- Cumparari – Stocuri si costuri – Articole- Vanzari si Marketing – Stocuri si tarifare – Articole- Depozit – Planificare si executie – Articole- Fabricatie – Planificare – Articole

Campuri de completat si informatii furnizate automat de sistem:

Tab General

Nr. – apăsaţi tasta F3 si apoi introduceti codul articolului sau lasati sistemul sa ia urmatorul numar valid corespunzator seriei numerice asociate nomenclatorului de articole;

Descriere – se introduce o descriere a articolului, puteti să introduceţi maximum 30 de caractere, atât numere, cât şi litere.

Unitate de masura – reprezinta unitatea de măsură de baza în care este păstrat în stoc articolul. Faceţi click pe sageata; in fereastra care apare, tot cu ajutorul sagetii selectati unul din codurile disponibile, apoi faceţi clic pe OK pentru a-l copia în fereastra Unităţi de măsură articol.

Lista de materiale – Acest câmp indică faptul ca articolul face parte dintr-o configuratie de articole - listă de materiale. Ea este introdusa automat de sistem.

Creat din articol nestocabil – în acest câmp se indică faptul că articolul a fost creat dintr-un articol nestocabil (un articol care nu este ţinut în stoc în mod obişnuit).

Categorie articol, grupa articol – selectati valorile corespunzatoare din listele ce se afla in spatele acestor campuri.

Stocuri – afişează cantitatea de articol existenta in stoc la momentul actual. Cant. pe comanda cump., Cant. in comanda prod., Cant. pe linii componente, Cant. in comanda

service – aceste campuri nu se pot modifica ele sunt informative pentru utilizator.

64

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Blocat – puteti introduce un marcaj de selectare pentru a bloca articolul pentru înregistrare. Data ultimei modificari – Daca modificaţi informaţiile din fişa articolului, programul introduce

automat data sistemului în câmpul Data ultimei modificări.

Tab Facturare

Metoda de cost – alegeti una dintre metodele de calcul cost pentru descarcarea de gestiune. Cost mediu (MN) – Acest câmp conţinecostul mediua curent al acestui articol în RON. Programul

actualizează automat costul mediu de fiecare dată când înregistraţi o factură, o modificare a stocurilor sau când rulati Ajustare intrari – cost articol. Programul calculează costul mediu pe baza câmpului Suma cost reala – facturata plus Suma cost estimata – nefacturata din tabelul Intrare valoare. Suma din acest câmp este apoi împărţită la cantitatea totala (Cantitate intrare reg. articol).

Cost unitar – Acest câmp conţine costul unitar al acestui articol. Valoarea costului unitar se actualizeaza la rularea Ajust. Intrari cost-articol.

Cost standard, Rata regiei, % Cost indirect, % Profit – nu se completeaza (campuri necesare in cazul fabricatiei de produse finite)

Ultimul cost direct – Câmpul conţine cel mai recent cost unitar direct care a fost plătit pentru articol.

Calcul pret/profit – ramane neschimbat Pret unitar – aici se poate introduce preţul unitar al articolului, în RON. Gr. de inregistrare contab. produs – selectati grupa corespunzatoare produsului din lista. Grupa inreg. TVA prod. – selectati grupa inregistrare TVA produs din lista. Grupa inreg. stocuri – selectaţi un cod pentru grupa de înregistrare stocuri din lista. Cant. neta facturata – camp informativ care indica cate unitati din produsul respectiv a fost

facturat Unitate masura vanzare – Acest câmp conţine codul unităţii de măsură pe care programul trebuie să îl utilizeze atunci când vindeţi articolul.

Tab Reaprovizionare

65

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Sistem reaprovizionare – selectati Cumparare Nr. furnizor – sumarul furnizorului de la care se face de obicei cumpararea. Nr. articol furnizor – se introduce numărul pe care furnizorul îl utilizează pentru acest articol. Unitate de masura cump. – Acest câmp conţine codul unităţii de măsură pe care programul

trebuie să îl utilizeze atunci când cumpăraţi articolul.

Tab Comert exterior

Nr. tarif vamal – selectati un cod pentru poziţia vamală a articolului. Cod tara de origine – codul ţarii în care articolul a fost produs sau procesat. Greutate neta, Greutate bruta – campuri folosite pentru intocmirea declaratiei Intrastat Taxa vamala % - procentul de taxa vamala perceput. Comision vamal % - procentul pentru comisionul vamal

4.3 Comanda de aprovizionare

66

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Comanda de cumparare se realizeaza prin apelarea: Cumparari - Procesare comenzi - Comenzi

Campuri de completat: Antet – Tab General

Nr. – se apasa tasta F3 si apoi Enter pentru ca sistemul sa introduca automat numarul comenzii de cumparare.

Cumparare-de la furnizor nr. - se selecteaza furnizorul pentru care se face comanda de aprovizionare. Selectarea codului va genera automat valori corespunzatoare in campurile Cumparare-de la nume furnizor, Cumparare-de la adresa, Cumparare-de la adresa2, Cumparare-de la cod postal/localitate, Cumparare-de la contact, Cod cumparator setate pentru furnizorul selectat. In cazul in care aceste campuri nu sunt completate automat, utilizatorul va introduce valorile corespunzatoare, de la tastatura sau prin selectie, dupa caz.

Data inreg. - sistemul introduce automat data curenta, la care se face inregistrarea comenzii in sistem si care va fi apoi urmarita in contabilitate.

Data comenzii – sistemul introduce automat data curenta dar ea poate fi modificata; valoarea acestui camp este data la care se introduce comanda de vanzare in sistem.

Data documentului – sistemul completeaza acest camp cu data curenta dar ea poate fi modificata intru-cat valoarea acestui camp trebuie sa corespunda datei inscrisa pe comanda de cumparare.

Nr. comanda furnizor – optional; va fi completat cu numarul de document extern corespunzator comenzii de achizitii.

Cod adresa comanda – se selecteaza, daca este cazul, codul adresei furnizorului catre care se face comanda de achizitii (in cazul in care pentru acest furnizor exista mai multe adrese de contact)

Centrul de responsabilitate – daca nu a fost setat un centru de responsabilitate pentru furnizor, utilizatorul trebuie sa introduca valoarea corespunzatoare in acest camp prin selectarea unui astfel de centru (selectarea sagetii din coltul drept al campului).

67

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Antet - Tab Facturare

Sistemul completeaza automat campurile de pe acest tab cu valorile stabilite pentru furnizorul catre care se face comanda.

Antet - Tab Livrare

Livrare-la nume – se completeaza automat de sistem si contine denumirea locatiei la care se va face receptionarea comenzii. In cazul in care sistemul nu completeaza automat valorile in celelalte campuri, vor fi introduse valori corespunzatoare.Cod locatie – In cazul in care sistemul nu completeaza automat acest camp, utilizatorul va selecta o valoare corespunzatoare din lista.

Antet - Tab Comert exterior

Cod valuta – se selecteaza cu ajutorul sagetii valuta tranzactiei, daca este cazul; pentru tranzactii in moneda nationala, acest camp ramane necompletatTip tranzactie – se selecteaza valoarea CUMPARARE prin apasarea sagetii din coltul drept al campuluiMetoda transport – se selecteaza valoarea corespunzatoare metodei de transport corespunzatoare livrarii de la furnizor, prin apasarea sagetii

LiniiCampurile de pe linii se vor completa astfel: Tip – se va selecta valoarea ArticolNr. – se selecteaza articolul cumparat de la furnizor; in cazul in care comanda de achizitie este pentru mai multe articole, se completeaza cate o linie pentru fiecare dintre acestea. Selectarea unui articol pe linie genereaza valori automate pt coloanele Descriere, Cod locatie, Cod unitate de masura, Cost unitar direct Excl TVA, Pret unitar excl. TVA (RON). In cazul in care aceste campuri sunt necompletate, utilizatorul va introduce valorile corespunzatoare.Cantitate – se introduce cantitatea pentru care se face comanda de achizitie. Sistemul calculeaza automat valoarea din campul Suma linie Excl. TVA.Specificarea discountului primit de la furnizor (daca este cazul) se poate face procentual sau prin specificarea sumei cu care se va reduce pretul de achizitie. %reducere – se introduce procentul de discount acordat de catre furnizor care este valid pentru articolele de pe linie, in cazul in care se acorda reduceri.Suma reducere linie – se introduce suma de reducere valida pentru articolele de pe linie, in cazul in care se acorda reduceri.Indiferent care dintre cele doua coloane va fi completata, cealalta va fi calculata automat de sistem conform celor introduse de catre utilizator. De exemplu, introducerea procentului de discount va genera automat valoarea corespunzatoare in campul Suma reducere linie.

Comanda pentru receptii partiale

Sistemul sugereaza pentru cantitatea de primit si pentru cea facturata cantitatea comandata (valoarea din campul Cantitate de pe linie). In cazul in care livrarea comenzii se face in transe, valoarea campului

68

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Cant. de primit va fi modificata conform cantitatii receptionate. Dupa receptia marfii, cantitatea ramasa si nereceptionata este trecuta automat in coloana Cant de primit.

Pentru finalizarea operatiunii se lanseaza comanda prin apasarea butonului Functii din partea de jos a ecranului; se selecteaza Lansare:

Dupa lansare, comanda poate fi imprimata (butonul Imprimare din imaginea de mai jos); se alege optiunea Imprimare in fereastra care apare:

69

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Inaintea trimiterii documentului la imprimanta, informatiile pot fi examinate in vederea verificarii (butonul Examinare din fereastra de mai sus).

Receptie comanda de achizitie

In urma lansarii unei comenzi de achizitie in sistem si primirea marfii, se poate face receptia acesteia. Receptia se face de catre responsabilul de la depozit din fereastra comenzii de achizitie : Cumparari - Procesare comenzi – Comenzi In fereastra de comenzi se apasa tasta F5 si se selecteaza din lista comanda dorita (ultima comanda creata in sistem este si ultima din lista de comenzi).

Pe formularul de comanda vor fi completate la receptie urmatoarele campuri: Nr. comanda furnizor – optional; va fi completat cu numarul de document extern corespunzator

comenzii de achizitii. Nr. livrare furnizor – optional; va fi completat cu numarul de document extern corespunzator

avizului de expeditie ce insoteste marfa receptionata de la furnizor Nr. factura furnizor – optional; va fi completat cu numarul de document extern corespunzator

facturii venite de la furnizor Nr. document vamal import – optional; va fi completat cu numarul de document extern

corespunzator DVI-ului de la furnizor

Orice alta modificare a datelor de pe comanda necesita interventia utilizatorului care a inregistrat comanda.Pentru inregistrarea receptiei in sistem se acceseaza butonul Inregistrare si optiunea Inregistrare si Imprimare.

70

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

In fereastra care apare se bifeaza optiunea Receptie si se apasa OK. Ca urmare a acestei operatiuni valoarea campului Cantitate primita de pe linia comenzii a fost completata automat cu cantitatea livrata de catre furnizor si receptionata.

4.4 Factura de achizitie

Factura de achizitie se acceseaza prin apelarea: Cumparari – Procesare comenzi – FacturiAntetul se introduce in acelasi mod ca si comanda de aprovizionare.Pe linii se va folosi functia de “Preluare linii receptie”. Utilizatorul va apela butonul Functii si va alege optiunea Preluare linii receptie.Fereastra care apare este o lista a receptiilor de la furnizorul selectat in antetul facturii. Utilizatorul va selecta comanda de achizitii pentru care se intocmeste factura din lista. Daca comanda are mai multe linii vor fi selectate toate. In urma selectiei se apasa butonul OK.

Facturare receptii multiple

In cazul in care doriti sa faceti o factura pentru mai multe receptii de la acelasi furnizor din fereastra Preluare linii receptie selectati toate receptiile care trebuie facturate. Pentru a selecta mai multe linii folositi tasta CTRL.

Inregistrare factura de achizitii

In urma preluarii liniilor pe factura, utilizatorul poate inregistra si printa documentul. Dupa apasarea butonului Functii din fereastra facturii se selecteaza optiunea Inregistrare (F11) si apasati YES pentru mesajul de confirmare care urmeaza.

71

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

4.5 Comanda retur aprovizionare

Comanda de aprovizionare retur se acceseaza prin apelarea: Cumparari – Procesare comenzi – Comenzi retur In antet se introduce furnizorul – se vor valida automat campurile din fisa acestuia.Pe linii se va folosi functia de “Copiere document – Receptie inregistrata”.

72

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Dupa apasarea butonului Functii – Copiere document va aparea fereastra:

Pe comanda de retur se pot aduce una sau mai multe receptii. In cazul in care returul se face pentru mai multe documente (de acelasi fel) optiunea Copiere document trebuie selectata pentru fiecare dintre facturile\receptiile in cauza. Inainte de apelarea functiei se recomanda ca utilizatorul sa se pozitioneze pe o linie blank, sub cele copiate anterior.In cazul returului la facturi, optiunea aleasa va fi Factura inreg, iar in cazul returului la receptii optiunea aleasa va fi Receptie inreg.Dupa selectarea tipului documentului, utilizatorul va selecta numarul de document (in cazul in care se doreste copierea mai multor documente, functia de copiere se apeleaza de mai multe ori). Pentru a selecta numarul de document se apasa sageata din coltul campului Nr document iar din fereastra care apare pe ecran (Facturi vanzari inregistrate sau Receptii inregistrate), se alege factura, respectiv receptia dorita.Atentie! Campul Includere Antet va fi debifat(se bifeaza numai in cazul in care nu se completeaza nimic in antetul comenzii retur). Campul Recalculare linii va fi bifat numai daca valoarea campului Tip document este Receptie inreg. Pentru Fact inreg., acest camp se debifeaza.Dupa finalizarea introducerii detaliilor referitoare la comanda, urmeaza lansarea acesteia. Utilizatorul va accesa pentru aceasta butonul Functii din partea de jos a ecranului si va alege optiunea Lansare (comanda poate fi lansata si prin combinatia de taste Ctrl+F11).

73

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Ca urmare a lansarii comenzii, valoarea campului Stare de pe antetul comenzii isi va schimba valoarea din Deschis in Lansat.In cazul in care, in urma lansarii, se doreste revenirea asupra comenzii pentru efectuarea de modificari inainte de receptionarea ei la depozit, utilizatorul va apela din nou calea Cumparari – Procesare comenzi – Comenzi retur . Tasta F5 va afisa o lista cu toate comenzile de retur din sistem din care utilizatorul o va alege pe cea pe care doreste sa o modifice. Nu se poate opera asupra comenzii fara redeschiderea acesteia; utilizatorul trebuie sa acceseze butonul Functii si sa selecteze optiunea Redeschidere. Valoarea campului Stare din antet este din nou Deschis iar utilizatorul poate efectua modificarile dorite. Dupa finalizare se apeleaza din nou optiunea Lansare din butonul Functii.

Livrare comanda retur aprovizionare

In urma lansarii comenzii de retur aprovizionare, aceasta poate fi livrata de la depozit catre furnizorul respectiv. Utilizatorul de la depozit va accesa comanda apeland calea Cumparari – Procesare comenzi – Comenzi retur In fereastra care apare – Comanda de retur cumparare – se va selecta comanda de retur ce trebuie livrata prin apasarea tastei F5 si alegerea documentului dorit din lista.In urma selectiei, sistemul va afisa informatiile legate de comanda lansata. La nivel de depozit, pe liniile comenzii de retur, se va face verificarea si modificarea (daca este cazul) a cantitatii\cantitatilor de livrat. In campul Cant. retur de livrat sunt trecute cantitatile ce trebuie livrate conform comenzii de retur lansate. In cazul in care, cantitatea ce se livreaza fizic e diferita de cantitatea trecuta automat de sistem in acest camp, utilizatorul va modifica valoarea implicita cu cea constatata.In acest moment, utilizatorul poate inregistra si printa livrarea prin selectarea butonului Inregistrare - Inregistrare si imprimare (sau prin apasarea combinatiei de taste Shift + F11).

74

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

4.6 Factura aprovizionare retur

In urma livrarii comenzii de retur, se poate intocmi factura de retur aprovizionare. Utilizatorul va accesa calea: Cumparari – Planificare comenzi –Note de credit In antet se va indica furnizorul pentru care se va intocmi factura de retur.In partea de linii se vor prelua liniile de pe comanda de retur livrata. Utilizatorul va apela butonul Functii si va alege optiunea Preluare linii livrare retur.

75

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Fereastra care apare este o lista a comenzilor de retur livrate in sistem pentru furnizorul selectat in antetul facturii. Utilizatorul va selecta comanda de retur pentru care se intocmeste factura din lista. Daca comanda are mai multe linii vor fi selectate toate. In urma selectiei se apasa butonul OK.

Dupa acest pas, utilizatorul poate inregistra si printa documentul. Dupa apasarea butonului Functii din fereastra facturii se selecteaza optiunea Inregistrare si imprimare (Shift + F11).

76

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

5. MS Dynamics NAV aplicat in Dept. Vanzari

5.1 Generalitati

Un model al procesarii comenzilor de vanzare in MS Dynamics NAV se poate observa in figura de mai jos:

77

Modificare Fisa Client

Trasformarea cotatiei in comanda de vanzare

Postare / Inregistrare livrare

Postare / Inregistrare factura

Inregistrare incasare de la client

Livrare inregistrata

Factura inregistrata

Modificare articol

Modificare plan de conturi

Vanzari si incasari de la clienti

Stocuri

Registrul de inregistrari contabile

Creare cotatie catre un client

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

5.2 Comanda de vanzare

Comanda de vanzare poate fi intocmita in urma inregistrarii unei oferte de vanzare catre client sau direct, fara inregistrarea in prealabil a unei astfel de oferte.

5.2.1 Comanda pe baza unei oferte

In cazul in care in sistem a fost introdusa o oferta pentru un client si pe baza acesteia se genereaza o comanda ferma, crearea documentului de comanda se face direct din fereastra ofertei.Cale: Vanzari si marketing – Procesare comenzi – Oferte

Apasarea tastei F5 va genera o fereastra cu lista ofertelor din sistem, iar utilizatorul poate selecta oferta dorita.Din oferta, se selecteaza butonul Intocmire comanda din josul paginii si se apasa Yes in fereastra de mesaj care apare. Pe ecran se va afisa apoi numarul comenzii create; apasati OK.In continuare, pentru accesarea comenzii se apeleaza calea: Vanzari si marketing – Procesare comenzi – ComenziIn fereastra de comenzi se apasa tasta F5 si se selecteaza din lista comanda dorita (ultima comanda creata in sistem este si ultima din lista de comenzi).Sistemul completeaza automat campurile din fereastra de comanda cu valorile introduse anterior pe oferta. Modul de completare al campurilor este reluat in continuare (vezi Comanda fara oferta).Comanda se lanseaza prin apasarea butonului Functii – Lansare

78

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

5.2.2 Comanda fara oferta

Comanda de vanzare se realizeaza prin apelarea: Vanzari si marketing – Procesare comenzi – Comenzi

Campuri de completat:

Antet – Tab General

Nr. - se apasa tasta F3 si apoi Enter pentru ca sistemul sa introduca automat numarul comenzii de vanzare.

Vanzare-la client nr. - se selecteaza clientul pentru care se face comanda. Selectarea codului va genera automat valori corespunzatoare in campurile Vanzare-la nume client, Vanzare-la adresa, Vanzare-la adresa2, Vanzare la cod postal/localitate, Vanzare-la contact, Cod agent de vanzari setate pentru clientul selectat. In cazul in care aceste campuri nu sunt completate automat, utilizatorul va introduce valorile corespunzatoare, de la tastatura sau prin selectie, dupa caz.

Data inreg. - sistemul introduce automat data curenta, la care se face inregistrarea comenzii in sistem si care va fi apoi urmarita in contabilitate.

Data comenzii – sistemul introduce automat data curenta dar ea poate fi modificata; valoarea acestui camp este data la care se introduce comanda de vanzare in sistem.

Data documentului – sistemul completeaza acest camp cu data curenta dar ea poate fi modificata intru-cat valoarea acestui camp trebuie sa corespunda datei inscrisa pe comanda.

Data solicitata pentru furnizare – se introduce manual data solicitată de client pentru furnizarea comenzii, daca clientul a furnizat o astfel de informatie. In caz contrar, acest camp ramane necompletat.

Data promisa pentru furnizare – se introduce manual data promisa clientului pentru furnizarea comenzii. In cazul in care nu exista o astfel de data, acest camp ramane necompletat.

Centrul de responsabilitate – daca nu a fost setat un centru de responsabilitate pentru client, utilizatorul trebuie sa introduca valoarea corespunzatoare in acest camp prin selectarea unui centru (selectarea sagetii din coltul drept al campului).

Nr. comanda client – se completeaza acest camp daca clientul furnizează un număr de comandă; in caz contrar campul ramane necompletat.

Antet – Tab Facturare

In cazul in care campurile Cod conditii de plata si Cod metoda de plata nu sunt completate de catre sistem, utilizatorul va selecta valorile corespunzatoare daca este cazul.Restul informatiilor de pe acest tab sunt completate conform informatiilor de pe cardul clientului.

Antet – Tab Livrare

Livrare la cod – se selecteaza codul locatiei clientului catre care se va face livrarea comenzii cu ajutorul sagetii din coltul drept al campului (in cazul in care clientul are mai multe adrese de livrare)

79

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Livrare-la nume – se completeaza automat de sistem si contine denumirea locatiei la care se va face livrarea. In cazul in care sistemul nu completeaza automat valorile in celelalte campuri, vor fi introduse valori corespunzatoare.

Cod locatie – In cazul in care sistemul nu completeaza automat acest camp, utilizatorul va selecta o valoare corespunzatoare din lista.

Cod metoda livrare, Cod agent livrare, Cod service agent livrare – Sistemul completeaza automat in functie de informatiile de pe cardul clientului; utilizatorul poate edita aceste campuri sau introduce o valoare atunci cand campurile nu sunt completate.

Data livrarii – se va introduce de catre utilizator data la care se estimeaza ca se va face livrarea comenzii. Programul va sugera data de lucru a sistemului, dar aceasta poate fi modificată. Livrarea poate fi completa obligatoriu sau se poate face in transe; utilizatorul va selecta dupa caz una dintre cele doua optiuni ale campului Recomandari livrare.

Antet – Tab Comert exterior

Tip tranzactie – se selecteaza valoarea VANZARE prin apasarea sagetii din coltul drept al campuluiMetoda transport – se selecteaza valoarea corespunzatoare metodei de transport corespunzatoare livrarii, prin apasarea sagetiiCod valuta – se selecteaza cu ajutorul sagetii valuta tranzactiei, daca este cazul; pentru tranzactii in moneda nationala, acest camp ramane necompletat

Antet – Tab Plata anticipate

Informatiile din acest Tab se completeaza doar daca se foloseste functionalitatea de plata in avans pe baza de factura

Linii

Campurile de pe linii se vor completa astfel:

Tip – se va selecta valoarea corespunzatoare: Articol Nr. – se selecteaza articolul sau taxa pentru care se face comanda; in cazul in care clientul a facut

o comanda pentru mai multe articole, se completeaza cate o linie pentru fiecare dintre acestea. Cantitate – se introduce cantitatea pentru care se face comanda. In cazul in care cantitatea din

stoc din articolul de pe linie nu e suficienta pentru a efectua tranzactia, sistemul genereaza un mesaj de avertizare.

Suma linie Excl. TVA. – Sistemul calculeaza automat valoarea din acest campSpecificarea discountului oferit (daca este cazul) se poate face procentual sau prin specificarea sumei cu care se va reduce pretul de pe linia din oferta.

%reducere – se introduce procentul de discount acordat clientului care este valid pentru articolele de pe linie, in cazul in care se acorda reduceri.

Suma reducere linie – se introduce suma de reducere valida pentru articolele de pe linie, in cazul in care se acorda reduceri.

80

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Indiferent care dintre cele doua coloane va fi completata, cealalta va fi calculata automat de sistem conform celor introduse de catre utilizator. De exemplu, introducerea procentului de discount va genera automat valoarea corespunzatoare in campul Suma reducere linie.Sistemul sugereaza pentru cantitatea de livrat si pentru cea de facturat cantitatea comandata (valoarea din campul Cantitate de pe linie). In cazul in care livrarea comenzii se face in transe, valoarea campului Cant. de livrat va fi modificata conform cantitatii care va face efectiv obiectul transportului. Dupa livrare, cantitatea ramasa si nelivrata este trecuta automat in coloana Cant de livrat.Pentru finalizarea operatiunii se lanseaza comanda prin apasarea butonului Functii din partea de jos a ecranului:

Livrare comanda de vanzare

In urma lansarii unei comenzi in sistem se poate efectua livrarea acesteia. Livrarea se face din fereastra comenzii: Vanzari si marketing – Procesare comenzi – ComenziIn fereastra de comenzi se apasa tasta F5 si se selecteaza din lista comanda dorita (ultima comanda creata in sistem este si ultima din lista de comenzi).Pe formularul de comanda va fi completate inaintea livrarii campul Nr. document extern – nu se poate face inregistrarea livrarii dupa comanda fara completarea acestui camp ; se introduce un număr de document care face referire la sistemul de numerotare al clientului.Orice alta modificare a datelor de pe comanda necesita interventia utilizatorului care a inregistrat comanda.Pentru inregistrarea livrarii in sistem se acceseaza butonul Inregistrare si optiunea Inregistrare .In fereastra care apare se bifeaza optiunea Livrare si se apasa OK. Ca urmare a acestei operatiuni valoarea campului Cantitate livrata de pe linia comenzii a fost completata automat cu cantitatea livrata.

81

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

5.3 Factura de vanzare

Factura de vanzare se acceseaza prin apelarea: Vanzari si marketing – Procesare comenzi – ComenziAntetul se introduce in acelasi mod ca si comanda de vanzare.Utilizatorul va apela butonul Functii si va alege optiunea Preluare linii livrare.Fereastra care apare este o lista a livrarilor catre clientul selectat in antetul facturii. Utilizatorul va selecta livrarea pentru care se intocmeste factura din lista. Daca comanda are mai multe linii vor fi selectate toate. In urma selectiei se apasa butonul OK.

Facturare livrari multiple

In cazul in care doriti sa faceti o factura pentru mai multe livrari de la acelasi client din fereastra Preluare linii livrare selectati toate livrarile care trebuie facturate. Pentru a selecta mai multe linii folositi tasta CTRL.

82

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Inregistrare factura de vanzare

In urma preluarii liniilor pe factura, utilizatorul poate inregistra si printa documentul. Dupa apasarea butonului Functii din fereastra facturii se selecteaza optiunea Inregistrare (F11) si apasati YES pentru mesajul de confirmare care urmeaza.

83

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

5.4 Comanda retur vanzare

Comanda de aprovizionare retur se acceseaza prin apelarea: Vanzari si marketing – Procesare comenzi – Comenzi retur In antet se introduce furnizorul – se vor valida automat campurile din fisa acestuia.Pe linii se va folosi functia de “Copiere document – Livrare inregistrata”.

Dupa apasarea butonului Functii – Copiere document va aparea fereastra:

84

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Pe comanda de retur se pot aduce una sau mai multe receptii. In cazul in care returul se face pentru mai multe documente (de acelasi fel) optiunea Copiere document trebuie selectata pentru fiecare dintre facturile\receptiile in cauza. Inainte de apelarea functiei se recomanda ca utilizatorul sa se pozitioneze pe o linie blank, sub cele copiate anterior.In cazul returului la facturi, optiunea aleasa va fi Factura inreg, iar in cazul returului la livrari optiunea aleasa va fi Livrare inreg.Dupa selectarea tipului documentului, utilizatorul va selecta numarul de document (in cazul in care se doreste copierea mai multor documente, functia de copiere se apeleaza de mai multe ori). Pentru a selecta numarul de document se apasa sageata din coltul campului Nr document iar din fereastra care apare pe ecran (Facturi vanzari inregistrate sau Livrari inregistrate), se alege factura, respectiv livrarea dorita.Atentie! Campul Includere Antet va fi debifat(se bifeaza numai in cazul in care nu se completeaza nimic in antetul comenzii retur). Campul Recalculare linii va fi bifat numai daca valoarea campului Tip document este Livrare inreg. Pentru Fact inreg., acest camp se debifeaza.Dupa finalizarea introducerii detaliilor referitoare la comanda, urmeaza lansarea acesteia. Utilizatorul va accesa pentru aceasta butonul Functii din partea de jos a ecranului si va alege optiunea Lansare (comanda poate fi lansata si prin combinatia de taste Ctrl+F11).

Ca urmare a lansarii comenzii, valoarea campului Stare de pe antetul comenzii isi va schimba valoarea din Deschis in Lansat.In cazul in care, in urma lansarii, se doreste revenirea asupra comenzii pentru efectuarea de modificari inainte de receptionarea ei la depozit, utilizatorul va apela din nou calea : Vanzari si marketing – Procesare comenzi – Comenzi retur.

85

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Tasta F5 va afisa o lista cu toate comenzile de retur din sistem din care utilizatorul o va alege pe cea pe care doreste sa o modifice. Nu se poate opera asupra comenzii fara redeschiderea acesteia; utilizatorul trebuie sa acceseze butonul Functii si sa selecteze optiunea Redeschidere. Valoarea campului Stare din antet este din nou Deschis iar utilizatorul poate efectua modificarile dorite. Dupa finalizare se apeleaza din nou optiunea Lansare din butonul Functii.

Receptie comanda retur vanzare

In urma lansarii comenzii de retur vanzare, aceasta poate fi receptionata la depozit de la clientul respectiv. Utilizatorul de la depozit va accesa comanda apeland calea : Vanzari si marketing – Procesare comenzi – Comenzi retur In fereastra care apare – Comanda de retur vanzare – se va selecta comanda de retur ce trebuie receptionata prin apasarea tastei F5 si alegerea documentului dorit din lista.In urma selectiei, sistemul va afisa informatiile legate de comanda lansata. La nivel de depozit, pe liniile comenzii de retur, se va face verificarea si modificarea (daca este cazul) a cantitatii\cantitatilor de receptionat. In campul Cant. retur de receptionat sunt trecute cantitatile ce trebuie receptionate conform comenzii de retur lansate. In cazul in care, cantitatea ce se receptioneaza fizic e diferita de cantitatea trecuta automat de sistem in acest camp, utilizatorul va modifica valoarea implicita cu cea constatata.In acest moment, utilizatorul poate inregistra si printa receptia prin selectarea butonului Inregistrare - Inregistrare si imprimare (sau prin apasarea combinatiei de taste Shift + F11).

86

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

5.5 Factura vanzare retur

In urma receptiei comenzii de retur, se poate intocmi factura de retur. Utilizatorul va accesa calea: Vanzari si marketing – Procesare comenzi – Nota de creditIn antet se va indica clientul pentru care se va intocmi factura de retur.In partea de linii se vor prelua liniile de pe comanda de retur receptionata. Utilizatorul va apela butonul Functii si va alege optiunea Preluare linii receptie retur.

Fereastra care apare este o lista a comenzilor de retur receptionate in sistem pentru clientul selectat in antetul facturii. Utilizatorul va selecta comanda de retur pentru care se intocmeste factura din lista. Daca comanda are mai multe linii vor fi selectate toate. In urma selectiei se apasa butonul OK.

87

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Dupa acest pas, utilizatorul poate inregistra documentul. Apasarea butonului Functii din fereastra facturii se selecteaza optiunea Inregistrare si imprimare (Shift + F11).

88