Manual Estudio de Mercado V14.00

8/17/2019 Manual Estudio de Mercado V14.00

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA SIGA-ML

Filemon Sulca Peña 1

El Estudio de Mercado servirá para la investigación, análisis previo y averiguacionesde las condiciones del mercado que realiza la dependencia encargada de lasadquisiciones y contrataciones, para determinar las características de los bienes aadquirir o servicios a contratar y el valor referencial de los procesos que se efectúen

La opción de Estudio de Mercado cuenta con 3 secuencias: Registro del Estudio deMercado, Registro de Valor por Fuente y Cálculo del Valor Referencial, según lo dictala Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.


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INDICE

I. CONFIGURACION INICIAL

1. MÓDULO LOGÍSTICO a. Requerimientos técnicos

b. Configuración del Personal

II. REGISTRO DEL ESTUDIO DE MERCADO

III. RECEPCIÓN DE COTIZACIÓN

IV. CÁLCULO DEL VALOR REFEREN-CIAL

V. REPORTES

A. REPORTE DE CÁLCULO DE VALOR REFERENCIAL: B. OTROS REPORTES


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I. CONFIGURACION INICIAL

1. Módulo Logístico

a. Requerimientos técnicos• Ingresamos en el Sub Módulo Tablas / datos Generales / Logística,

• En la pantalla que se muestra elegimos la opción Req. Técnicos.Seleccionamos Bienes o Servicios y hacemos clic derecho parainsertar/eliminar un requerimiento.

b. Configuración del Personal• Para que en el Reporte Solicitud de Cotización se muestre el Nombre y

Datos del Usuario responsable de realizar el Estudio o Indagación deMercado, previamente el Usuario deberá dirigirse al Sub Módulo Tablas/ Personal, donde en el campo Usuario VP/EM registrará el código,nombre o usuario con el que ingresará al Sistema. También podráregistrar información como del Teléfono, Telefax y E-mail del usuario.


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II. REGISTRO DEL ESTUDIO DE MERCADO • Ingresamos en el Sub Módulo Programación / Estudio de Mercado / Registro

– Estudio de Mercado

• Se muestra la siguiente pantalla, con todos los PAO’s actualizados,seleccionamos el consolidado para el cual vamos a realizar su estudio demercado y hacemos clic derecho para insertar un Estudio o Indagación deMercado correspondiente, en el menú contextual que se muestraseleccionamos Insertar Estudio de Mercado.

• Se muestra una pantalla en la que se registran los datos básicos del estudio demercado, ingresamos una glosa que describa brevemente al estudio de

mercado y hacemos clic en . Aparecerá un mensaje de confirmación,hacemos clic en SI , siempre que estemos de acuerdo.


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• Al costado derecho del Proceso de Selección elegido, se mostrará el Estudiode Mercado registrado, ingresamos en la carpeta amarilla para continuar.

• En la parte inferior de la pantalla, el sistema muestra dos opciones Proveedoresy/o Postores de Compras Externas.Nota:

- Proveedores: Aquellas personas naturales o jurídicas a quienes se lessolicitará cotizaciones para el Estudio o Indagación de Mercado y que elSistema considerará para el cálculo del Valor Referencial.

- Compras Externas: Aquellas personas naturales o jurídicas a quienes se lessolicitarán cotizaciones para el Estudio o Indagación de Mercado, pero el

Clic en la carpeta

amarilla


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Sistema no considerará dichas cotizaciones para el cálculo del ValorReferencial, sólo las mostrará.

• En la opción que elija el Usuario se procederá a hacer clic derecho para insertar.


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• Al seleccionar Insertar Proveedor se mostrará una pantalla de búsqueda,pudiendo realizar la misma por Nombre, Dirección, Nº Doc, entre otros.Marcamos en el recuadro de la derecha con un check a los proveedores queparticiparán de este estudio de mercado.

• Luego de dar clic en el icono , los Proveedores que hayan sidoseleccionados se mostrarán en el campo correspondiente, en la parte inferiorde la pantalla Generación de Solicitud de Cotización.


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• Los botones Distribución Presupuestal por Ítem yEspecificaciones del Ítem , que se encuentran en la partesuperior de la pantalla de Generación de Solicitud de Cotización; contieneinformación proveniente del PAO Actualizado y son solo de consulta.

• Se puede hacer el envío de la Solicitud de Cotización por medio del correoelectrónico, para lo cual el Usuario deberá grabar unas plantillas en formato

Excel en la raíz del disco C:\ .

• Para que los Requerimientos Técnicos se muestren en el formato Excel de la

Solicitud de Cotización, el Usuario deberá dar clic en el icono .Inmediatamente, se visualizará el Listado de Requerimientos Técnicos ya seapara Bienes o Servicios, elegirá Todas o algunas de las descripciones y,finalmente dará clic en grabar.Nota: Para modificar los requerimientos técnicos (ver pag. 3. ConfiguraciónMódulo Logístico.)


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• Luego, para realizar el envío efectivo de información deberá hacer clic en elbotón Envío a Proveedores por Correo , que se encuentra en laparte superior de la pantalla.


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• Aparecerá una pantalla en la cual seleccionará a los Proveedores a los que sedesea hacer el envío de la Solicitud de Cotización haciendo check en la partederecha de la dirección e-mail.

• A continuación, se dará clic en el botón Generar Sol.Cot. (Generar Solicitud deCotización), apareciendo un mensaje de confirmación de la operación, el cualse aceptará.

Si se muestra el siguiente mensaje, es porque no hemos copiado los archivosnecesarios en la raíz del disco C:\ ., como se indica en la pagina 7 de estemanual.


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De lo contrario nos mostrará un mensaje indicando que el archivo de solicitudde cotización se generó exitosamente, incluso nos indica la ruta donde seguardará y el nombre del archivo.

• Finalmente, se dará clic en el icono para hacer el envío a través delprograma Outlook. de no tener este programa podrá utilizar cualquier correo yadjuntar el archivo, el cual se encontrará en la Unidad C:\.

• Si alguno de los proveedores seleccionados no tiene registrado su e-mail, nos

aparecerá el siguiente mensaje. En este caso podemos desmarcarlo y enviarlela cotización por otros medios. O por el contrario si conocemos su e-mail,podemos ir al Sub Módulo de tablas/Proveedores e insertar el e- mail en elcampo que corresponda..

• Se presenta una vista del Formato Excel de Solicitud de Cotización que enviaráa los proveedores vía e-mail y que se guarda en la raíz del disco C:\. en unarchivo Excel.


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• Si queremos imprimir el formato de solicitud, hacer clic en el botón paravisualizar el listado de Requerimientos Técnicos para Bienes o Servicios

dependiendo del tipo de proceso de selección que se esté trabajando. Se podráelegir Todos los Requerimientos o Seleccionar algunos. Luego, dar clic en elbotón de grabar para visualizar el Reporte de Solicitud de Cotización.


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III. RECEPCIÓN DE COTIZACIÓN

• Ingresamos en la opción Programación/Estudio de Mercado/Recepción deCotización.

• Muestra el Listado de Solicitudes de Cotización enviadas a los Proveedores. Elcolor verde indica que los Proveedores no cuentan con precios o valores. Elcolor azul indica que son proveedores con precios o valores registrados.

• Para registrar las cotizaciones de los proveedores se deberá hacer clic derechosobre el proveedor elegido y se elegirá la opción Insertar Valores de Cotización.

• Aparecerá una pantalla en la cual se podrá registrar los precios cotizados porel Proveedor, en el caso de bienes el precio unitario y en el caso de servicios elvalor del servicio.


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• Si se considera que el Proveedor No Cumple por algún motivo con la cotizaciónpresentada, podrá quitar el check a los ítems que no considerará para el cálculodel Valor Referencial. Dicho check se encuentra al costado derecho del campo

Valor Referencial Cotizado. (para poder observarlo hay que hacer uso de labarra de desplazamiento horizontal)

Así mismo si el Usuario no desea considerar la cotización de un Proveedor enuno o todos los ítems podrá digitar los motivos en el campo Observaciones.Finalmente, se dará clic en el icono grabar y se aceptará el mensaje.Automáticamente el registro del Proveedor se visualizará en color azul,indicando que tiene información de precios o valores. Hay que repetir elprocedimiento para todos los proveedores.


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IV. CÁLCULO DEL VALOR REFEREN-CIAL

• Ingresamos en la opción Programación/estudio de mercado/cálculo delvalor referencial.

• Se debe seleccionar la fila correspondiente al Estudio de Mercado registrado.Haciendo uso de la barra de desplazamiento se podrán visualizar los campos

de Proveedores, precio unitario referencial, valor referencial, máximos (110 %)y mínimos (70 %) de los valores totales.

El Sistema por defecto va a mostrar como criterio de cálculo de ValorReferencial del ítem el de Menor Valor, lo cual podrá modificarse haciendo clicen el botón ubicado en la columna Selec. Crit. (Seleccionar Criterio).

• Al hacer clic en el botón ubicado en la columna Selec. Crit. (SeleccionarCriterio).,


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• Automáticamente aparece la siguiente pantalla en la cual se podrá elegir elcriterio que se desea usar para el cálculo del Valor Referencial.

Menor Valor,PromedioOtro: En caso se eligiera Otro se podrá digitar el Precio UnitarioReferencial a usar.

F.CVR Este contiene la siguiente formula:

Donde:Vmin : Valor Unitario MínimoVmax : Valor Unitario MáximoP.U.ref : Precio Unitario ReferencialX : Valor Unitario Topea1, a2, a3…an : Valor menor a X y Vmax1.1 : Máximo incremental sobre

Los precios referenciales (10%)1.3 : Factor que sirve para estimar el tope de

precios dado por el Proveedor

Luego, al dar clic en el icono el Sistema realizará los cálculos para obtenerlos Valores Referenciales, así como los valores Máximos (110 %) y Mínimos

(70 %). Al aceptar el mensaje “Desea guardar” el Sistema mostrará un mensajeindicando que los datos se guardaron correctamente.

X = (Vmin x 1.30)

a1 + a2 + a3 +…..+ann = P.U.ref

1.1

Clic en Selec. Crit


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• Luego aparece otro mensaje Desea hacer copia de criterio a todos los ítems, de ser SI generará los cálculos en base al criterio inicialmente seleccionadopara todos los ítems. De ser NO el Sistema sólo aplicará los cálculos para elítem en ejecución.

Finalmente, en la parte derecha de la pantalla se visualizarán los cálculosejecutados por el Sistema.

• Para dar VºBº al Estudio o Indagación de Mercado realizado, se deberá hacer

clic en el botón de VºBº que se encuentra en la parte izquierda inferior de lapantalla. Para regresar al estado anterior se hará clic en el botón Pendiente.


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• Si el estudio de mercado corresponde a un consolidado de servicios, aquíconcluye el proceso, sin embargo si este estudio de mercado corresponde a unconsolidado de bienes, nos aparecerá el botón PAO, luego de dar Vº Bº.Al hacer clic en el botón PAO, trasladamos los precios referenciales en elestudio de mercado al PAO actualizado.

• Al aceptar el mensaje el registro de Estudio o Indagación de Mercado en cursose visualizará de color azul.


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V. REPORTES a. Reporte de Cálculo de Valor Referencial:

Clic en el icono impresora que se encuentra en la parte superior de la pantalla.Aparecerá una pantalla con un listado de reportes. En este caso se elegirá la opciónCálculo del Valor Referencial dando clic en el círculo correspondiente. Luego se

dará clic en el icono para visualizar el reporte.

Este reporte también es posible generarlo como archivo Excel, haciendo clic en

. Para realizar esta operación el Usuario deberá grabar unas plantillasINDAGACION_PLANTILLA e INDAGACION_PLANTILLA_SERV en la Unidad dedisco local C:\.

Aparecerá la pantalla Guardar Archivo en Excel. Previamente el Usuario crearáuna carpeta donde guardará estos archivos.

Luego de guardar el archivo referente al Estudio o Indagación de Mercado,automáticamente se mostrará un mensaje indicando que se generó dicho archivo.

El archivo en formato Excel se podrá visualizar en la carpeta creada en la rutacorrespondiente.


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b. Otros Reportes

Como ayuda para el Usuario se han implementado otros reportes como el Listadode Estudio de Mercado, Listado de Solicitud de Cotización x Estudio de Mercadoy, Anexo de Estudio de Mercado para PAOs de Origen Posterior.

Cualquier duda escribir a:

Filemon Sulca PeñaConsultor MEF para la Implantación del [email protected] [email protected]

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