Manual Del Usuario de Activo Fijo

MINISTERIO DE EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE ADMINISTRACIN

GERENCIA DE INFORMTICA DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

DOC-DSI-011 Manual del Usuario para Activo Fijo [v.1.0]

[Sistema de Administracin Escolar] [1.0]

Elaborado: Revisado: Aprobado:

Br. Eliezer Dimas Alvarado

Ing. Ftima Rodrguez

HISTORIAL DE REVISIONES

Fecha Versin Descripcin Autor

03/03/2011 1.0 Elaboracin de formato del documento. (Versin revisada y aprobada).

Ing. Xiomara Lpez

12/09/2011 1.1 Se agreg a la portada el tem Versin del documento Ing. Xiomara Lpez 24/08/2012 1.1 Se cre el manual de usuario para SAE Br. Eliezer Dimas A.

LISTA DE DISTRIBUCIN

Fecha Tipo de Documento

(Digital o copia impresa) Destinatario

04/03/2011 Digital Ing. Ftima Rodrguez, Ing. Max Mirn

04/09/2012 Digital Ing. Ftima Rodrguez, Ing. Max Mirn



TITULO: Manual del Usuario [Sistema de Administracin Escolar (SAE)] [1.0] CODIGO: DOC-DSI-011 PROCESOS COBIT: AI2

VERSION: 1.1 Pgina 3 de 95

NDICE

INTRODUCCIN ________________________________________________________ 5

1. OPERACIONES DEL SISTEMA ________________________________________ 6

1.1 Seccin Catlogos: _________________________________________________ 6

1.1.1 Tipo Descargo: __________________________________________________________ 6

1.1.2 Proyectos: ______________________________________________________________ 9

1.1.3 Tipo Traslados: _________________________________________________________ 11

1.1.4 Tipos de Bienes: ________________________________________________________ 14

1.1.5 Estado del Bien: ________________________________________________________ 16

1.1.6 Forma de Adquisicin: ___________________________________________________ 19

1.1.7 Fuente de Financiamiento: ________________________________________________ 22

1.1.8 Calidad del Bien: ________________________________________________________ 25

1.1.9 Secciones: ______________________________________________________________ 28

1.1.10 Sistema Operativo: _____________________________________________________ 32

1.2 Seccin Operaciones. __________________________________________________ 35

1.2.1 Listado de Bienes. _______________________________________________________ 35

1.2.2 Solicitudes de Descargo. __________________________________________________ 44

1.2.3 Solicitudes de traslado. ___________________________________________________ 52

2. REPORTES DEL SISTEMA __________________________________________ 60

2.1 Reportes de Tipo de Descargo ______________________________________________ 60

2.2 Reportes de Proyectos _____________________________________________________ 62

2.3 Reportes de Tipo de traslados _______________________________________________ 65

2.4 Reportes de Tipo de Bienes _________________________________________________ 67

2.5 Reportes de Estado del Bien ________________________________________________ 70

2.6 Reportes de Forma de Adquisicin __________________________________________ 72

2.7 Reportes de Fuente de financiamiento ________________________________________ 75

2.8 Reportes de Calidad del Bien _______________________________________________ 77

2.9 Reporte de Secciones ______________________________________________________ 80

2.10 Reporte de Sistema operativo ______________________________________________ 82

2.11 Reporte de Listado de Bienes ______________________________________________ 85

2.12 Reporte Solicitudes de Traslado ____________________________________________ 89





2.13 Reporte de Solicitudes de Descargo _________________________________________ 91

3. ERRORES COMUNES _______________________________________________ 94

4. ANEXOS __________________________________________________________ 95





INTRODUCCIN Este documento se centrara especficamente en el mdulo Activo Fijo del

Sistema de Administracin Escolar (SAE). Este mdulo tiene un objetivo

especifico, y es el de ayudarle a usted a administrar de una forma eficiente y

ordenada los activos que posea el departamento o el centro educativo.

Activo Fijo es una frase muy ocupada en la rama de la contabilidad y la

administracin financiera, pero se aclararan ciertas frases y conceptos para una

mejor comprensin.

Dese cuenta que usted no necesita tener un conocimiento de Finanzas o de

Contabilidad para poder hacer uso de este modulo de Activo Fijo perteneciente al

Sistema de Administracin Escolar (SAE), ya que el sistema lo har por usted.

Entindase por Activo a todos los bienes que posee el centro educativo,

como por ejemplo: un escritorio, un impresor, una computadora, un pupitre, un fax,

una fotocopiadora, una trompeta, los juegos para prvulos, etc.

El modulo de Activo fijo posee dos reas o secciones bsicas e

importantes, las cuales le es de conveniencia comprender. La primera es la

seccin de Catlogos y la otra es la seccin de Operaciones.

En la seccin de Catalogos, usted solamente podr Consultar y buscar

una frase o palabra y su respectivo cdigo, que sea adecuado para usarlo segn

la necesidad o segn el proceso que se est llevando a cabo. Entre algunas de las

opciones que contempla Catalogo estn: Tipo de Descargo, proyectos, tipo de

Traslados, Tipo de Bienes, Estado del bien, Forma de Adquisicin, Fuente de

Financiamiento, Calidad del bien, Secciones, etc.

En la seccin de Operaciones usted puede operar o manipular un activo.

Por ejemplo, si usted tiene un escritorio quebrado, entonces su necesidad es

enviarlo a repararlo, usted debe buscar en la seccin Catalogo->Listado de

Bienes el cdigo del activo, para crear una solicitud de traslado del bien,

indicando la fecha de salida y la fecha de regreso, quien lo entrega, quien lo

recibe, y usted recibir una respuesta en su sistema acerca del estado de la

solicitud de parte del MINED.

Tenga en cuenta que el MINED se reserva el derecho de aprobar o denegar

todo tipo de solicitudes presentadas sin verse en la necesidad de dar algn tipo de

explicacin.

Entre las opciones que estn en la seccin de Operaciones estn: listado

de bienes, solicitudes de descargo, solicitudes de traslado.





1. OPERACIONES DEL SISTEMA

Para empezar a usar el modulo Activo Fijo, ubquese en el Men o rbol de

tareas y de click en el signo (+) ubicado en la Opcin Activo Fijo. (Ver imagen

1.1) y se desplegaran las dos secciones: Catlogos y Operaciones.

1.1 Seccin Catlogos: Para comenzar a hacer uso de la seccin de Catlogos, de click en el signo (+) que esta junto a la seccin Catlogos

dentro de Activo Fijo

1.1.1 Tipo Descargo:

Utilice esta pantalla para obtener un detalle de los posibles motivos por los

cuales se puede descargar un activo. Descargar (significa eliminar del inventario).

Entre algunas de las posibles causas se encuentran los siguientes: Por inservible,

por robo, por hurto, por obsolescencia, entre otros. Escoja entre alguna de ellas

que se adapte a su necesidad.

Usted no podra de alguna manera poder agregar otro tipo de Descargo

que no estuviere contemplado en su pantalla. Estas modificaciones y

agregaciones son responsabilidad del equipo tcnico del Ministerio de Educacin.

Recuerde que esta pantalla solamente es con motivo de consulta. De tal manera

que usted no puede modificar de alguna forma su contenido.

Paso 1: Para comenzar en la pantalla de Tipo de Descargo, dirjase a Activo Fijo -> Luego a Catlogos -> y Posteriormente a Tipo de Descargo. (ver imagen 1.1.1.a)

Imagen 1.1 rbol de Men-Activo Fijo





Paso 2: A continuacin se presentara la pantalla inicial de Tipo de Descargo

donde predeterminadamente se desplegaran todas las opciones disponibles sin

necesidad de haber introducido algn filtro. (Ver imagen 1.1.1.b)

Paso 3: Si usted necesitara realizar algn tipo de filtro, usted podra incluir algn

criterio de bsqueda ya sea por su Identificador (Id) o por su Descripcin. (Ver

imagen 1.1.1.c y 1.1.1.d)

Imagen 1.1.1.a Iniciar tipo de Descargo

Imagen 1.1.1.b Pantalla inicial Tipo de Descargo





Paso 4: Ocupe la casilla Reg. Por Pgina para hacer un nuevo filtro de cuantos

resultados usted quiere recibir en su consulta. (Ver imagen 1.1.1.e)

Paso 5: Usted puede navegar sobre los resultados obtenidos segn el numero de

resultados por pgina que ha elegido. Por ejemplo, si usted quiere recibir 2

resultados en cada una de las pginas, entonces las dems aparecern haciendo

click en la barra de navegacin que aparecer en la parte

inferior. (Ver imagen 1.1.1.f)

Imagen 1.1.1.c Filtro por ID.

Imagen 1.1.1.d Filtro por Descripcin.

Imagen 1.1.1.e Resultados por pagina

Imagen 1.1.1.f Barra de Navegacin





1.1.2 Proyectos:

En esta pantalla se encuentran todos los proyectos que se estn ejecutando

o que ya se ejecutaron dentro del MINED. Su objetivo es para asociarle al bien o

activo el proyecto al que pertenece. Es decir, el origen de adquisicin del bien o

activo.

Recuerde que esta seccin es solamente de consulta y no puede realizar

ningn cambio.

Paso 1: Para comenzar en la pantalla de Proyectos, dirjase a Activo Fijo ->

Luego a Catlogos -> y Posteriormente a Proyectos. (ver imagen 1.1.2.a)

Paso 2: A continuacin se presentar la pantalla inicial de Proyectos donde

predeterminadamente se desplegarn todas las opciones disponibles sin


Imagen 1.1.2.a Iniciar en proyectos





Paso 3: Si usted necesitara realizar algn tipo de filtro, usted podra incluir algn

criterio de bsqueda ya sea por su Identificador (Id) o por su Descripcin. (Ver

imagen 1.1.2.c y 1.1.2.d)

Imagen 1.1.2.b Pantalla inicial Proyectos










resultados por pagina que ha elegido. Por ejemplo, si usted quiere recibir 6



inferior. (Ver imagen 1.1.2.f) Nota: Los proyectos pueden variar de un tiempo a otro,

de tal forma que considere usted esta pantalla como un ejemplo.

1.1.3 Tipo Traslados:

Utilice esta seccin para consultar los tipos de traslados existentes y aceptados.

Un traslado se podra dar por muchas razones, pero usted haga uso de este mecanismo

solamente en los siguientes casos: Cuando el bien se va a mover fsicamente ya sea por

un prstamo entre instituciones (Prstamo); cuando se van a donar a otra institucin

(Traslado Definitivo) o cuando el bien o el Activo va a ser reparado en un lugar fuera de la

institucin (Reparacin).







Paso 1: Para comenzar en la pantalla de Tipo de Traslados, dirjase a Activo

Fijo -> Luego a Catlogos -> y Posteriormente a Tipo Traslados. (ver imagen

1.1.3.a)

Paso 2: A continuacin se presentar la pantalla inicial de Tipo de Traslados

donde predeterminadamente se desplegarn todas las opciones disponibles sin


Imagen 1.1.3.a Tipos de Traslados

Imagen 1.1.3.b Pantalla inicial Tipos de Traslados





Paso 3: Si usted necesitara hacer uso de algn tipo de filtro, usted podra incluir

algn criterio de bsqueda ya sea por su Identificador (Id) o por su Descripcin.

(Ver imagen 1.1.3.c y 1.1.3.d)



Paso 5: Usted puede navegar sobre los resultados obtenidos segn el nmero de




inferior. (Ver imagen 1.1.3.f)








1.1.4 Tipos de Bienes:

En esta seccin puede usted encontrar la descripcin o una clasificacin

general de los bienes. Encontrara aqu informacin que puede ser utilizada para

poder registrar correctamente un bien. Usted debe encontrar aqu una descripcin

y cdigo que se adecue al tipo de bien que usted posee segn su clasificacin.

Paso 1: Para comenzar en la pantalla de Tipo de Bienes, dirjase a Activo Fijo -

> Luego a Catlogos -> y Posteriormente a Tipo de Bienes. (ver imagen 1.1.4.a)


Imagen 1.1.4.a Tipos de Bienes





Paso 2: A continuacin se presentar la pantalla inicial de Tipo de Bienes donde

predeterminadamente se desplegarn todas las opciones disponibles sin





Imagen 1.1.4.b Pantalla inicial Tipos de Bienes













inferior. (Ver imagen 1.1.4.f). Nota: Los conceptos de Tipo de Bienes pueden variar

de un tiempo a otro. Considere estas imgenes solamente como ejemplo.

1.1.5 Estado del Bien:

Este mdulo describe el estado en el que se encuentra un bien en este momento

en el inventario. Es una descripcin de estado del bien (No es una cualidad).

Utilice esta opcin para conocer o para detallar cul es el estado actual de un bien

en especfico.

Entre algunos de los estados posibles en que se pudiera encontrar un bien estn:

Existente, Proceso de Descarga, Descargado, Hurtado, Trasladado, No localizado,

Robado.







Paso 1: Para comenzar en la pantalla de Estado del Bien, dirjase a Activo Fijo

-> Luego a Catlogos -> y Posteriormente a Estado del Bien. (ver imagen 1.1.5.a)

Paso 2: A continuacin se presentar la pantalla inicial de Estado del Bien donde

predeterminadamente se desplegaran todas las opciones disponibles sin


Imagen 1.1.5.a Estado del Bien

Imagen 1.1.5.b Pantalla inicial Estado del Bien














inferior. (Ver imagen 1.1.5.f) Nota: Los conceptos de Estados de un Bien pueden

variar de un tiempo a otro. Considere esta informacin solamente como un

ejemplo.








1.1.6 Forma de Adquisicin:

Utilice este mdulo para encontrar informacin acerca de las formas en que

se puede adquirir u obtener un bien. Usted debera encontrar en este apartado un

nombre o un identificador que se adecue al tipo de bien o de activo que usted

posee.

Entre las formas existentes de adquirir un bien se encuentran: Donado por

alguna institucin, entregado por el MINED, Fondos GOES, Bonos, Compras con

dinero propio.

Paso 1: Para comenzar en la pantalla de Forma de Adquisicin, dirjase a Activo

Fijo -> Luego a Catlogos -> y Posteriormente a Forma de Adquisicin. (ver

imagen 1.1.6.a)






Paso 2: A continuacin se presentar la pantalla inicial de Forma de Adquisicin



Imagen 1.1.6.a Forma de Adquisicin

Imagen 1.1.6.b Pantalla inicial Forma de Adquisicin












resultados en cada una de las pginas, entonces las dems aparecern dndole


inferior. (Ver imagen 1.1.6.f) Nota: Las Formas de Adquisicin pueden variar de un

tiempo a otro. Considere estas imgenes solamente como ejemplo.








1.1.7 Fuente de Financiamiento:

En este apartado puede usted encontrar las fuentes de financiamiento de distintos

proyectos ejecutados por el MINED. Aqu se encuentra la informacin importante que

usted puede usar a la hora de registrar un bien o un activo en su inventario. En caso de

no encontrarlo, consulte con soporte tcnico, ellos le darn los pasos a seguir para

resolver esa situacin.

Paso 1: Para comenzar en la pantalla de Fuente de Financiamiento, dirjase a Activo

Fijo -> Luego a Catlogos -> y Posteriormente a Fuente de Financiamiento. (ver

imagen 1.1.7.a)


Imagen 1.1.7.a Fuente Financiamiento





Paso 2: A continuacin se presentar la pantalla inicial de Fuente de Financiamiento



Paso 3: Si usted necesitara hacer uso de algn tipo de filtro, usted podra incluir algn

criterio de bsqueda ya sea por su Identificador (Id) o por su Descripcin. (Ver imagen

1.1.7.c y 1.1.7.d)

Imagen 1.1.7.b Pantalla inicial Fuente de financiamiento






Paso 4: Ocupe la casilla Reg. Por Pgina para hacer un nuevo filtro de cuantos resultados usted quiere recibir en su consulta. (Ver imagen 1.1.7.e) Paso 5: Usted puede navegar sobre los resultados obtenidos segn el nmero de

resultados por pagina que ha elegido. Por ejemplo, si usted quiere recibir 5 resultados en

cada una de las pginas, entonces las dems aparecern haciendo click en la barra de

navegacin que aparecer en la parte inferior. (Ver imagen 1.1.7.f)

Nota: Las fuentes de financiamiento pueden variar. Tome estas imgenes solamente

como ejemplo.



Imagen 1.1..f Barra de Navegacin





1.1.8 Calidad del Bien:

Este mdulo se refiere a la tipificacin de la calidad del bien, las cuales pueden

ser: bueno, regular o malo. Existen muchas formas de poder describir la calidad de un

bien o de un activo, muchas veces por su fabricante o por su aspecto o por su

funcionamiento en comparacin con otro similar.

Dependiendo de su evaluacin personal echa a un activo o bien, seleccione un

criterio en este modulo que se adapte a las caractersticas del bien o activo.

Paso 1: Para comenzar en la pantalla de Calidad del Bien, dirjase a Activo Fijo ->

Luego a Catlogos -> y Posteriormente a Calidad del Bien. (ver imagen 1.1.8.a)

Paso 2: A continuacin se presentar la pantalla inicial de Calidad del Bien donde

predeterminadamente se desplegarn todas las opciones disponibles sin necesidad de

haber introducido algn filtro. (Ver imagen 1.1.8.b)

Imagen 1.1.8.a Calidad del Bien







1.1.8.c y 1.1.8.d)

Imagen 1.1.8.b Pantalla inicial Calidad del Bien













inferior. (Ver imagen 1.1.8.f) Nota: La cantidad de opciones de calidad pueden variar.

Esta pantalla solamente es de ejemplo.







1.1.9 Secciones:

Este modulo se utiliza para detallar la estructura organizativa del centro educativo.

Por ejemplo, un bien puede estar almacenado dentro de la bodega que es una seccin de

la institucin, pero tambin puede ser un escritorio que est dentro de un aula o de la

direccin, que tambin pueden ser secciones de la institucin.

Recuerde que esta seccin solamente es de consulta, por tal razn usted no

puede realizar modificacin alguna.

Para comenzar en la pantalla de Secciones, dirjase a Activo Fijo -> Luego a

Catlogos -> y Posteriormente a Secciones. (ver imagen 1.1.9.a)

Gestionar Secciones: esto comprende consultar, modificar, adicionar o eliminar

registros.

a) Consultar Secciones:



1.1.9.b y 1.1.9.c)

Imagen 1.1.9.a Secciones





b) Modificar Secciones

Paso 1: Para modificar una Seccin, ubquese sobre un registro especfico (ver imagen

1.1.9.d)

Paso 2: posteriormente dirjase a la Barra de Herramientas ubicada en la parte superior

de su pantalla y haga click en el botn Modificar y se desplegara la siguiente

pantalla (ver imagen 1.1.9.e) con los campos habilitados para ser modificados.

Imagen 1.1.9.d Seleccin de un detalle

Imagen 1.1.9.b Filtro por ID.

Imagen 1.1.9.c Filtro por Descripcin.





Paso 3: Al finalizar la modificacin, haga click en el icono Guardar que est

ubicado en la Barra de Herramientas

Paso 4: Al estar todos los campos modificados correctamente, desplegar el siguiente

mensaje (ver imagen 1.1.9.f) de haberse guardado correctamente.

c) Adicionar nueva Seccin

Paso 1: Haga click en el Icono Nuevo que est ubicado en la Barra de

Herramientas, seguidamente aparecer la siguiente pantalla (Ver imagen 1.1.9.g)

Imagen 1.1.9.e Campos habilitados para modificacin

Imagen 1.1.9.f Datos almacenados correctamente

Imagen 1.1.9.g Adicionar nueva seccin





Paso 3: Ingrese la informacin necesaria en los campos ya que son necesarios.

Paso 4: A continuacin haga click en el icono Guardar ubicado en la Barra de

Herramientas y si toda la informacin ha sido introducida correctamente, aparecer el

siguiente mensaje (ver imagen 1.1.9.h).

d) Eliminar una Seccin

Paso 1: Para eliminar una seccin, ubquese sobre un registro especfico (ver imagen

1.1.9.i)


de su pantalla y haga click en el botn Eliminar y se desplegara la siguiente

pantalla (ver imagen 1.1.9.j) donde se le pedir confirmacin para poder procesar la

eliminacin.

Imagen 1.1.9.h Datos almacenados correctamente

Imagen 1.1.9.i Seleccin de un detalle





Paso 3: En caso de haber aceptado la eliminacin, le aparecer el siguiente mensaje de

confirmacin de la eliminacin (ver imagen 1.1.9.k).

1.1.10 Sistema Operativo:

Esta seccin se refiere al sistema operativo que podra tener un bien (Si fuera una

computadora) o quiz un iPhone o una Tablet, propiedad del centro educativo y que esta

considerado entre algunos de los bienes que posee. Entre los sistemas operativos mas

conocidos estn: Linux, Windows, DOS, Mac OS, OS/2 (IBM), UNIX, ANDROID (para

mviles), SYMBIAN (para mviles) etc.

Imagen 1.1.9.k confirmacin de eliminacin

imagen 1.1.9.j Confirmacin para eliminar una Seccin





Paso 1: Para comenzar en la pantalla de Sistemas Operativos, dirjase a Activo Fijo ->

Luego a Catlogos -> y Posteriormente a Sistema Operativo. (ver imagen 1.1.10.a)

Paso 2: A continuacin se presentar la pantalla inicial de Sistema Operativo donde

predeterminadamente se desplegarn todas las opciones disponibles sin necesidad de

haber introducido algn filtro. (Ver imagen 1.1.10.b)

Imagen 1.1.10.a Sistema Operativo







1.1.10.c y 1.1.10.d)

Imagen 1.1.10.b Pantalla inicial Sistema Operativo










resultados por pagina que ha elegido. Por ejemplo, si usted quiere recibir 1 resultados en

cada una de las pginas, haga click en la barra de navegacin que

aparecer en la parte inferior, para ver el resto de pginas. (Ver imagen 1.1.10.f) Nota: La

cantidad de sistemas operativos puede variar. Utilice esta pantalla solamente como un

ejemplo.

1.2 Seccin Operaciones.

1.2.1 Listado de Bienes. En esta seccin se muestran todos los activos y bienes que posee una institucin o centro

educativo.







Tambin aqu puede agregar ms activos que usted haya adquirido recientemente

y darles mantenimiento.

Para iniciar en Listado de Bienes, vaya al rbol de mens y seleccione Activo

Fijo, luego valla directamente a la seccin de Operaciones y por ltimo, seleccione la

opcin Listado de bienes (Ver imagen 1.2.1.a)

Gestionar Listado de Bienes: esto comprende consultar, modificar, adicionar o eliminar

registros.

e) Consultar Registro de Bienes:

Paso 1: en la parte superior de la pantalla, se encuentra una serie de campos o casillas

que sirven para realizar filtros de diferentes tipos y combinaciones, segn sea la

necesidad.

De otra manera si usted NO quisiera realizar una bsqueda especial, haga click

directamente en el botn buscar y le aparecern todos los bienes que posee

actualmente registrados el centro educativo. (Ver imagen 1.2.1.b)

Imagen 1.2.1.a rbol de Men

Imagen 1.2.1.b Pantalla inicial Listado de Bienes





Paso 2: Por ejemplo, usted puede hacer una bsqueda personalizada de la siguiente

manera: Usted necesita que se muestren todos los bienes que comiencen con la palabra

Comp y que tambin cumpla con que La forma de Adquisicin sea: Entrega del

MINED, luego haga click en el botn buscar y en la parta inferior en el rea de

resultados, ah se mostrar los resultados de su bsqueda por filtro. (Ver imagen 1.2.1.c)

Paso 3: Tenga en cuenta que usted tambin puede exportar a una hoja de Excel su

bsqueda por los criterios que usted decidi. Para ello, haga click en la parte superior

derecha de la tabla y rpidamente le aparecer una mini-ventana con opcin para

exportar su contenido a Excel. (Ver imagen 1.2.1.e)

Paso 4: Al Haber realizado una bsqueda por algn filtro, aparecer en la parte de abajo

(ver imagen 1.2.1.e). De tal forma que haga Doble Click en un detalle y rpidamente

aparecer la descripcin completa en la siguiente ventana (ver imagen 1.2.1.f)

Imagen 1.2.1.c Bsqueda de Bienes por filtro

Imagen 1.2.1.d Exportar Consulta a Excel

Imagen 1.2.1.e Seleccin de un detalle





f) Modificar Registro de Bienes

Paso 1: Para modificar un bien del Listado de Bienes, ubquese sobre un registro

especfico (ver imagen 1.2.1.g)



pantalla (ver imagen 1.2.1.h) con los campos habilitados para ser modificados.

Imagen 1.2.1.f Informacin completa

Imagen 1.2.1.g Seleccin de un detalle

Imagen 1.2.1.h Campos habilitados para modificacin






ubicado en la Barra de Herramientas


mensaje (ver imagen 1.2.1.i) de haberse guardado correctamente.

Paso 5: En caso de tener errores en los campos que modifico, aparecer el siguiente

mensaje (ver imagen 1.2.1.j)

g) Adicionar nuevo Bien

Paso 1: Haga click en el Icono Nuevo que est ubicado en la Barra de

Herramientas, seguidamente aparecer la siguiente pantalla (Ver imagen 1.2.1.k)

Imagen 1.2.1.i Datos almacenados correctamente

Imagen 1.2.1.j Error en la modificacin





Paso 2: Haga click en el botn buscar para hacer una Bsqueda Tipos de Bien y aparecer la siguiente pantalla, donde usted puede ingresar un criterio libre de bsqueda (ver imagen 1.2.1.l)

Paso 3: Ingrese la informacin necesaria en los campos obligatorios marcados con un

asterisco (*).

Imagen 1.2.1.k Adicionar nuevo Activo o Bien

Imagen 1.2.1.l Bsqueda Tipos de Bien





Paso 4: El cdigo de inventario aparece como NO modificable, ya que es generado

automticamente por el sistema al momento de guardar.

Paso 5: Las casillas que presentan campos de la siguiente forma

, significan que es una lista desplegable donde existen

opciones predefinidas, de entre las cuales usted debe seleccionar solamente una.

Paso 6: Existen estos iconos justamente a la par de las casillas donde es necesario

introducir informacin de tipo fecha. Haga click sobre l y rpidamente le aparecer un

formato de tipo calendario grafico, donde puede fcilmente seleccionar la fecha solicitada.

(Ver imagen 1.2.1.m)

Paso 7: Existe tambin una manera de ingresar automticamente varios activos o bienes

que sean del mismo tipo. Por ejemplo: se desea ingresar 10 pupitres que poseen las

mismas dimensiones y caractersticas. Para hacerlo automticamente, seleccione la

casilla ubicada en la parte inferior de la pantalla e ingrese la

cantidad de bienes (en nuestro ejemplo serian 10) y al momento de guardar,

automticamente se generaran sus correspondientes cdigos de inventario (ver imagen

1.2.1.n).

Imagen 1.2.1.m Calendario

Imagen 1.2.1.n Cdigos de Inventario generados automticamente







siguiente mensaje (ver imagen 1.2.1.).

Paso 9: En caso de existir algn error en la informacin introducida, le aparecer un

mensaje de error y observar marcadas con color las casillas que contienen error. (ver

imagen 1.2.1.p)

h) Eliminar un Bien

Paso 1: Para eliminar un Activo o Bien del Listado de Bienes, ubquese sobre un

registro especfico (ver imagen 1.2.1.q)

Imagen 1.2.1. Datos almacenados correctamente

Imagen 1.2.1.p Error en los campos obligatorios







pantalla (ver imagen 1.2.1.r) donde se le pedir confirmacin para poder procesar la

eliminacin.


confirmacin de la eliminacin (ver imagen 1.2.1.s).

Imagen 1.2.1.q Seleccin de un detalle

Imagen 1.2.1.r Confirmacin para eliminacin del registro de un Bien

Imagen 1.2.1.s confirmacin de eliminacin





1.2.2 Solicitudes de Descargo. Las solicitudes de descargo se ocupan para dar de baja del inventario algunos

bienes o activos por las siguientes razones: que haya sido donado a otra institucin

(previamente debe existir una solicitud aprobada de traslado), por robo, por hurto, por

desuso (obsoleto), etc. Estas solicitudes pueden ser aprobadas o denegadas por el

MINED sin necesidad de proporcionar una explicacin. De tal forma que si la solicitud no

ha sido aprobada, los bienes pueden aparecer an cierto tiempo en el inventario, o hasta

que un equipo tcnico se haga presente para darle seguimiento.

Para iniciar en Solicitudes de Descargo, dirjase al rbol de men y seleccione

Activo Fijo, luego a seccin de Operaciones y por ltimo, seleccione la opcin

Solicitudes de Descargo (Ver imagen 1.2.2.a)

Gestionar Solicitudes de Descargo: esto comprende consultar, modificar, adicionar o

eliminar registros.

a) Consultar Solicitudes de Descargo:

Paso 1: La primera pantalla que aparecer es la siguiente (ver imagen1.2.2.b) donde sin

necesidad de introducir algn filtro, aparecern todas las solicitudes que el centro

educativo ha gestionado y el estado de cada una de ellas.






Paso 2: Usted puede hacer uso de los filtros usando los campos situados en la parte

superior de la pantalla (ver imagen 1.2.2.c)

Paso 3: Usted puede hacer una bsqueda de todas las solicitudes de descargo que ya

fueron procesadas y que su contenido de Activos (puede ser ms de un bien) ya estn

aptas para ser dadas de alta del inventario (ver imagen 1.2.2.d)

Imagen 1.2.2.b Pantalla Inicial Solicitudes de Descargo

Imagen 1.2.2.c Pantalla Inicial Solicitudes de traslado





Paso 4: Para ver los detalles completos de este registro, posicinese sobre l y haga

doble click, y le aparecer la siguiente pantalla (ver imagen 1.2.2.e)

b) Modificar Solicitudes de Descargo

Paso 1: Para modificar una solicitud de las Solicitudes de Descargo, ubquese sobre un

registro especfico (ver imagen 1.2.2.f)

Imagen 1.2.2.d Solicitudes ya descargadas

Imagen 1.2.2.e detalle de la solicitud descargada

Imagen 1.2.2.f Seleccin de una solicitud







pantalla (ver imagen 1.2.2.g) con los campos habilitados para ser modificados.


ubicado en la Barra de Herramientas.


mensaje (ver imagen 1.2.2.h) de haberse guardado correctamente.

Paso 5: En caso de tener errores en los campos que modifico, aparecer el siguiente

mensaje (ver imagen 1.2.2.i)

Imagen 1.2.2.g Campos habilitados para modificacin

Imagen 1.2.2.h Datos almacenados correctamente

Imagen 1.2.2.i Error en la modificacin





c) Adicionar nueva Solicitud de Descargo

Paso 1: Para crear una nueva Solicitud de Descargo haga click en el Icono Nuevo

que est ubicado en la Barra de Herramientas, seguidamente aparecer la siguiente

pantalla (Ver imagen 1.2.2.j).


asterisco (*).

Paso 3: Existen estos iconos justamente a la par de las casillas donde es necesario

introducir informacin de tipo fecha. Haga click sobre l y rpidamente le aparecer un

formato de tipo calendario grafico, donde puede fcilmente seleccionar la fecha solicitada.

(Ver imagen 1.2.2.k).

Paso 4: Ingrese el cdigo de inventario que posee el bien.

Sugerencia: puede consultarlo en la seccin de catlogos y tomar apunte, ya que el

sistema no proporciona la utilidad de buscarlo en esta versin.

Imagen 1.2.2.j Nueva Solicitud de Descargo

Imagen 1.2.2.k Calendario





Paso 5: Las casillas que presentan campos de la siguiente forma:



Paso 6: La solicitud de descargo puede contener muchos bienes. Para agregar cada uno

de los bienes o activos que formaran parte de la solicitud, es indispensable que ingrese el

cdigo del inventario juntamente con el tipo de descargo. Recuerde presionar Enter en

cada uno de estos campos. Si no ha ingresado la informacin solicitada, vera la siguiente

pantalla (ver imagen 1.2.2.l).

Paso 7: en caso de que se haya ingresado correctamente la informacin en los

dos campos, posteriormente haga click en el botn . Y de la misma

manera hasta que se hayan terminado de ingresar todos los bienes que conformaran esta

solicitud (Ver imagen 1.2.2.m)



siguiente mensaje (ver imagen 1.2.2.n).

Imagen 1.2.2.l Error en la agregacin de bienes

Imagen 1.2.2.m Ambos criterios introducidos correctamente







imagen 1.2.2.)

d) Eliminar una Solicitud de Descargo

Paso 1: Para eliminar una Solicitud de Descargo ubquese sobre un registro especfico

(ver imagen 1.2.2.)

Imagen 1.2.2.n Datos almacenados correctamente

Imagen 1.2.2.n Error en los campos obligatorios







pantalla (ver imagen 1.2.2.p) donde se le pedir confirmacin para poder procesar la

eliminacin.


confirmacin de la eliminacin (ver imagen 1.2.2.q).

Imagen 1.2.2. Seleccin de un detalle

Imagen 1.2.2.p Confirmacin para eliminacin de la solicitud de descargo





1.2.3 Solicitudes de traslado. Las solicitudes de traslado, son utilizados frecuentemente para hacer peticiones o

permisos para poder trasladar cierto bien u activo. Para ello, se necesita de la

autorizacin del MINED, y en caso de una auditoria, se tendra un respaldo o justificacin

del destino del bien.

Para iniciar en Solicitudes de traslado, vaya al rbol de mens y seleccione

Activo Fijo, luego dirjase directamente a la seccin de Operaciones y por ltimo,

seleccione la opcin Solicitudes de Traslado (Ver imagen 1.2.3.a)

Gestionar Solicitudes de Descargo: esto comprende consultar, modificar, adicionar o

eliminar registros.

a) Consultar Solicitudes de Traslado:

Paso 1: La primera pantalla que aparecer es la siguiente (ver imagen 1.2.3.b) donde sin

necesidad de introducir algn filtro, aparecern todas las solicitudes que el ente educativo

ha gestionado y el estado de cada una de ellas.


Imagen 1.2.2.q confirmacin de eliminacin





Paso 2: Usted puede hacer uso de los filtros usando los campos situados en la parte

superior de la pantalla (ver imagen 1.2.3.c)

Paso 3: El filtro de estado Aprobado, desplegar en la seccin de detalles todas las

solicitudes que ya fueron aprobadas y que se pueden proceder a ejecutarse con las

especificaciones anteriormente planteadas y que ya fueron aceptadas y aprobadas. (ver

imagen 1.2.3.d)

Imagen 1.2.3.b Pantalla Inicial Solicitudes de traslado

Imagen 1.2.3.c Pantalla Inicial Solicitudes de traslado

Imagen 1.2.3.d Bsqueda por filtro de estado





Paso 4: Tambin puede hacer una bsqueda de solicitudes por el nmero de solicitud.

Recuerde que el nmero de solicitud est en base a la cantidad de solicitudes de

peticiones que ha realizado el centro educativo en todo su historial. (ver Imagen 1.2.3.e)

Paso 5: Para seleccionar la solicitud 0000002, haga doble click sobre l y le aparecer

otra pantalla donde se muestra toda la informacin detallada de la solicitud como: Nmero

de solicitud, la fecha en que fue presentada, su estado de aprobacin, una observacin

del fallo, quien hacia el traslado del bien, quien lo iba a recibir, la informacin del bien que

se solicita trasladar con su respectivo cdigo de inventario. (Ver Imagen 1.2.3.f)

Imagen 1.2.3.e Bsqueda de solicitud por Numero de Solicitud

Imagen 1.2.3.f Informacin completa de solicitud Seleccionada.





b) Modificar Solicitudes de Traslado

Paso 1: Para modificar una solicitud de las Solicitudes de Traslado, ubquese sobre un

registro especfico (ver imagen 1.2.3.g)



pantalla (ver imagen 1.2.3.h) con los campos habilitados para ser modificados.

Imagen 1.2.3.g Seleccin de una solicitud

Imagen 1.2.3.h Campos habilitados para modificacin





Imagen 1.2.3.j Crear Nueva Solicitud de Traslado


ubicado en la Barra de Herramientas.


mensaje (ver imagen 1.2.3.i) de haberse guardado correctamente.

c) Adicionar nueva Solicitud de Traslado

Paso 1: Para crear una nueva solicitud de traslado, dirjase a la Barra de Herramientas

y haga click en el icono Nuevo y pronto aparecer la siguiente pantalla (ver imagen

1.2.3.j).

Imagen 1.2.3.i Datos almacenados correctamente






asterisco (*).

Paso 3: Existen estos iconos justamente a la par de las casillas donde es

necesario introducir informacin de tipo fecha. Haga click sobre l y rpidamente le

aparecer un formato de tipo calendario grafico, donde puede fcilmente seleccionar la

fecha solicitada. (Ver imagen 1.2.3.k).

Paso 4: Ingrese el cdigo de inventario que posee el bien. Sugerencia: puede consultarlo

en la seccin de catlogos y tomar apunte, ya que el sistema no proporciona la utilidad de

buscarlo en esta versin.

Paso 5: Las casillas que presentan campos de la siguiente forma:



Paso 6: La Solicitud de Traslado puede contener muchos bienes, es decir que no se

debe de presentar una solicitud por cada bien (si tuviera varios). Para agregar cada uno

de los bienes o activos que formaran parte de la solicitud, es necesario que ingrese el

cdigo del inventario de cada uno de los bienes.

Paso 7: Despus de ingresar el cdigo del inventario debe presionar Enter

seguidamente aparecer el nombre del Activo. De click en el botn Agregar bien

para que aparezca en el rea de Detalles.

Paso 8: Para eliminar un activo de la Solicitud de Traslado actual, posicinese sobre l y

haga click en el botn

Imagen 1.2.3.k Calendario







siguiente mensaje (ver imagen 1.2.3.l).



imagen 1.2.3.m)

d) Eliminar una Solicitud de Traslado

Paso 1: Para eliminar una Solicitud de Traslado ubquese sobre un registro especfico

(ver imagen 1.2.3.n)

Imagen 1.2.3.l Datos almacenados correctamente

Imagen 1.2.3.m Error en los campos obligatorios







pantalla (ver imagen 1.2.3.p) donde se le pedir confirmacin para poder procesar la

eliminacin.


confirmacin de la eliminacin (ver imagen 1.2.3.q).

Imagen 1.2.3.n Seleccin de una solicitud a eliminar

Imagen 1.2.3.p Confirmacin para eliminacin.

Imagen 1.2.3.q confirmacin de eliminacin





2. REPORTES DEL SISTEMA

2.1 Reportes de Tipo de Descargo

Catalogo de Tipo de Descargo

Paso 1: Opcin de reporte que muestra un Catalogo de Tipo de Descargo. El uso de este

reporte puede ser muy amplio ya que se pueden realizar consultas de muchos tipos, y

estos tipos estn reflejados en los criterios de filtro que el reporte posee. Usted puede

ingresar un criterio de filtro especfico de su necesidad y luego generar el reporte.

La Imagen 2.1.a muestra la forma libre de criterios de filtros con los que cuenta este

reporte.

Paso 2: Una vez se realiza el ingreso de los criterios de filtro, haga click en el icono , (ver Imagen 2.1.b.)

Imagen 4.1.b Reporte de Nmero de Ingreso de C.E

Paso 3: Usted tiene la opcin de Imprimir este reporte directamente a la impresora. Para

ello usted de click en el Men Archivo y luego seleccione la opcin Imprimir. Si

no tiene una impresora predeterminada instalada, el sistema le pedir que seleccione una

Imagen 2.1.a Criterios de Filtros

Imagen 2.1.b Reporte de Tipos de Descargo





(Ver imagen 2.1.c). Donde usted selecciona el nombre de la impresora que posee y

seguidamente haga click en el botn Aceptar.

Paso 4: Tambin tiene la opcin de poder exportar este reporte a diferentes formatos.

Por ejemplo: Usted puede exportar el reporte a una hoja electrnica de Excel, o a un

documento PDF.

Para ello, dirjase al men Archivo y seleccione la opcin: Exportar

Reporte. Le aparecer una ventana como la siguiente. (ver imagen 2.1.d y 2.1.e)

Paso 5: Para ello le pedir un nombre de documento y una ubicacin. (Ver Imagen 2.1.f)

Imagen 2.1.c Seleccin de la impresora.

Imagen 2.1.d Exportar a PDF

Imagen 2.1.e Exportar a Excel





2.2 Reportes de Proyectos

Catalogo Proyectos

Paso 1: Opcin de reporte que muestra un Catalogo de proyectos. El uso de este reporte

puede ser muy amplio ya que se pueden realizar consultas de muchos tipos, y estos tipos

estn reflejados en los criterios de filtro que el reporte posee. Usted puede ingresar un

criterio de filtro especfico de su necesidad y luego generar el reporte.

La Imagen 2.2.a muestra la forma libre de criterios de filtros con los que cuenta

este reporte.

Paso 2: Una vez se realiza el ingreso de los criterios de filtro, haga click en el icono . (ver Imagen 2.2.b.)

Imagen 2.1.f Guardar reporte exportado

Imagen 2.2.a Criterios de Filtros





Paso 3: usted tiene la opcin de Imprimir este reporte directamente a la impresora. Para





Imagen 2.2.b Reporte de Catalogo de Proyectos






Paso 4: Tambin tiene la opcin de poder exportar este reporte a diferentes

formatos. Por ejemplo: Usted puede exportar el reporte a una hoja electrnica de Excel, o

a un documento PDF.

Para ello, Dirjase al men Archivo y seleccione la opcin: Exportar

Reporte. Rpidamente le aparecer una ventana como la siguiente. (Ver imagen 2.2.d y

2.2.e)




Imagen 2.2.f Guardar reporte Exportado





2.3 Reportes de Tipo de traslados

Catalogo Tipo de Traslados

Paso 1: Opcin de reporte que muestra un Catalogo Tipo de Traslados. El uso de este





este reporte.

Paso 2: Una vez se realiza el ingreso de los criterios de filtro se deber hacer clic en el

icono , ver Imagen 2.3.b.






Imagen 2.3.a Criterios de Filtros libre

Imagen 2.3.b Reporte de Catalogo de Proyectos





Paso 4: Tambin tiene la opcin de poder exportar este reporte a diferentes formatos. Por

ejemplo: Usted puede exportar el reporte a una hoja electrnica de Excel, o a un

documento PDF.

Para ello, Dirjase al men Archivo y seleccione la opcin: Exportar Reporte. Le

aparecer una ventana como la siguiente. (Ver imagen 2.3.d y 2.3.e)









2.4 Reportes de Tipo de Bienes

Catalogo Tipo de Bienes

Paso 1: Opcin de reporte que muestra un Catalogo Tipo de Bienes. El uso de este





este reporte.

Paso 2: Una vez se realiza el ingreso de los criterios de filtro haga click en el icono .

(ver Imagen 2.4.b).








ello haga click en el Men Archivo y luego seleccione la opcin Imprimir. Si no

tiene una impresora predeterminada instalada, el sistema le pedir que seleccione una


seguidamente le da click en el botn Aceptar.

Imagen 2.4.b Reporte de Catalogo de Tipos de Bien








documento PDF.



2.4.e)

Paso 5: Para ello le pedir un nombre de documento y una ubicacin. (ver Imagen 2.4.f)








2.5 Reportes de Estado del Bien

Catalogo Estado del Bien

Paso 1: Opcin de reporte que muestra un Catalogo Estado del Bien. El uso de este





este reporte.

Paso 2: Una vez realizado el ingreso de los criterios de filtro, haga click en el icono . (Ver Imagen 2.5.b).


Imagen 2.5.b Reporte de Catalogo de Tipo de Bien










Paso 4: Tambin tiene la opcin de poder exportar este reporte a diferentes

formatos. Por ejemplo: Usted puede exportar el reporte a una hoja electrnica de Excel, o

a un documento PDF.


Reporte. Le aparecer una ventana como la siguiente. (ver imagen 2.5.d y 2.5.e)









2.6 Reportes de Forma de Adquisicin

Catalogo Forma de Adquisicin

Paso 1: Opcin de reporte que muestra un Catalogo de Forma de Adquisicin. El uso de este reporte puede ser muy amplio ya que se pueden realizar consultas de muchos tipos, y estos tipos estn reflejados en los criterios de filtro que el reporte posee. Usted puede ingresar un criterio de filtro especfico de su necesidad y luego generar el reporte.

La Imagen 2.6.a muestra la forma libre de criterios de filtros con los que cuenta este reporte.

Paso 2: Una vez se realiza el ingreso de los criterios de filtro, haga click en el icono . (Ver Imagen 2.6.b).












Imagen 2.6.b Reporte de Catalogo de Forma de Adquisicin






Paso 4: Tambin tiene la opcin de poder exportar este reporte a diferentes formatos. Por

ejemplo: Usted puede exportar el reporte a una hoja electrnica de Excel, o a un

documento PDF.



2.6.e)









2.7 Reportes de Fuente de financiamiento

Catalogo Fuente de Financiamiento

Paso 1: Opcin de reporte que muestra un Catalogo Fuente de Financiamiento. El uso de

este reporte puede ser muy amplio ya que se pueden realizar consultas de muchos tipos,

y estos tipos estn reflejados en los criterios de filtro que el reporte posee. Usted puede



este reporte.

Paso 2: Una vez se realiza el ingreso de los criterios de filtro, haga click en el icono .

(Ver Imagen 2.7.b)


Imagen 2.7.b Reporte de Catalogo Fuentes de Financiamiento












documento PDF.


Reporte. Aparecer una ventana como la siguiente. (Ver imagen 2.7.d y 2.7.e)









2.8 Reportes de Calidad del Bien

Catalogo Calidad del Bien

Paso 1: Opcin de reporte que muestra un Catalogo de Calidad del Bien. El uso de este





este reporte.


(Ver Imagen 2.8.b).

Imagen 2.7.f Guardar reporte Exportado











Imagen 2.8.b Reporte de Catalogo de Calidad del Bien








documento PDF.


Reporte. Aparecer una ventana como la siguiente. (ver imagen 2.8.d y 2.8.e)









2.9 Reporte de Secciones

Catalogo Calidad del Bien

Paso 1: Opcin de reporte que muestra un Catalogo de Calidad del Bien. El uso de este





este reporte.


(Ver Imagen 2.9.b).







Imagen 2.9.b Reporte Secciones







documento PDF.


Reporte. Aparecer una ventana como la siguiente. (ver imagen 2.9.d y 2.9.e)









2.10 Reporte de Sistema operativo

Catalogo de Sistema Operativo

Paso 1: Opcin de reporte que muestra un Catalogo de Sistema Operativo. El uso de este





este reporte.

Paso 2: Una vez se realiza el ingreso de los criterios de filtro, haga click en el icono .

(ver Imagen 2.10.b).












Imagen 2.10.b Reporte de Catalogo de Software


MINISTERIO DE EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL D

Documents

Manual Del Usuario de Activo Fijo