Manual del Usuario

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ÍNDICE DE CONTENIDOS Página

1. GENERALIDADES ............................................................................................................................................................. 7 1.1 - Introducción.................................................................................................................................................................. 9 1.2 - Caracteristicas generales............................................................................................................................................. 11 1.3 - Requisitos mínimos del sistema.................................................................................................................................. 12 1.4 - Instalación del Programa ............................................................................................................................................ 12 1.5 - Primer arranque del programa maestro - Configuración............................................................................................. 13 1.6 - Sugerencias generales de Trabajo ............................................................................................................................... 15 1.7 - Convenciones en el manual ........................................................................................................................................ 16 1.8 - Inicio. Menús y botones.............................................................................................................................................. 17

Imprimir / Listar................................................................................................................................................. 18 Imprimir / Listar en modo ficha ......................................................................................................................... 18 Imprimir / Listar en modo rejilla ........................................................................................................................ 21

Refrescar ficheros............................................................................................................................................... 22

Buscar ................................................................................................................................................................ 22

Ordenar .............................................................................................................................................................. 23

Filtrar.................................................................................................................................................................. 23

Deshacer filtros y ordenaciones.......................................................................................................................... 24

Fichas bloqueadas, Desbloqueadas........................................................................................................... 24

Eliminar ficha..................................................................................................................................................... 25

Añadir ficha........................................................................................................................................................ 25

Duplicar ficha.................................................................................................................................................... 25

Recalcular valores ............................................................................................................................................. 25

Listados predefinidos ......................................................................................................................................... 25

Ir al inicio del fichero ......................................................................................................................................... 31

ficha anterior ...................................................................................................................................................... 31

siguiente ficha .................................................................................................................................................... 31

Ir a final de fichero............................................................................................................................................. 31

Entrar / Salir modo rejilla................................................................................................................................... 31

Mostrar / Ocultar sumas (sólo modo rejilla)....................................................................................................... 32

Ver columnas ocultadas (sólo modo rejilla) ....................................................................................................... 32

Configurar columnas (sólo modo rejilla)............................................................................................................ 32

Graficar estadistica (sólo modo rejilla) .............................................................................................................. 33

Mostrar datos relacionados (sólo modo rejilla) .................................................................................................. 33

Símbolo de Atención.......................................................................................................................................... 34

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1.9 - Relaciones de ficheros y campos especiales. .............................................................................................................. 35 1.9.1 - Relaciones generales........................................................................................................................................... 35 1.9.2 - Operaciones con códigos postales, poblaciones y provincias. ............................................................................ 36 1.9.3 - Campos especiales. ............................................................................................................................................. 36

1.A - Selección de períodos y fechas. ................................................................................................................................. 38 1.B - Selección de Colores. ................................................................................................................................................. 39 1.C - Módulo de gráficos. ................................................................................................................................................... 40 1.D - Cajón de Sastre .......................................................................................................................................................... 41

1.D.1 - Efectos de facturas, de tickets de contado y Gastos. .......................................................................................... 41 1.D.2 - Pestaña de Efectos en facturas de venta y de compra. ....................................................................................... 42 1.D.3 - Pestaña de Varios............................................................................................................................................... 43 1.D.4 - Pantalla de cobros y pagos por caja. .................................................................................................................. 45

1.E - Líneas de detalle con artículos.................................................................................................................................... 46 1.E.1 - Teclas de función en la línea de detalle.............................................................................................................. 48 1.E.2 - Borrar líneas: (Control+Suprimir)...................................................................................................................... 49 1.E.3 - Insertar líneas: (Control+Insertar) ...................................................................................................................... 49 1.E.4 - Copiar líneas: (Control+Copiar)......................................................................................................................... 50 1.E.5 - Pegar líneas: (Control+Pegar) ............................................................................................................................ 50 1.E.6 - Otras formas de búsquedas de artículos en las líneas. ........................................................................................ 50 1.E.7 - Precios en las líneas. .......................................................................................................................................... 51 1.E.8 - Modificación de líneas entradas previamente. ................................................................................................... 51 1.E.9 - Procesos de stock en la entrada de líneas. .......................................................................................................... 51 1.E.A - Añadir lineas por lector de codigo de barras. .................................................................................................... 52

2. MENÚ FICHEROS............................................................................................................................................................ 54 2.1 - Artículos ..................................................................................................................................................................... 56 2.2 - Clientes y Cias. Seguros (Taller) y Deudores (Conta) ................................................................................................ 63 2.3 - Proveedores y Acreedores (Conta) ............................................................................................................................. 70 2.4 - Vehículos (Taller) ....................................................................................................................................................... 74 2.5 - Agenta telefónica ........................................................................................................................................................ 77 2.6 - Agentes (Agentes) ...................................................................................................................................................... 77 2.7 - Bancos ........................................................................................................................................................................ 78 2.8 - Bienes de inversión / Amortizaciones. (Conta)........................................................................................................... 78 2.9 - Características de Vehículos (Taller) .......................................................................................................................... 79 2.A - Categorías / Grupos ................................................................................................................................................... 80 2.B - Clientes - Descuentos Especiales ............................................................................................................................... 81 2.C - Clientes - Direcciones adicionales ............................................................................................................................. 81 2.D - Familias de Artículos ................................................................................................................................................. 81 2.E - Formas de Cobro/Pago ............................................................................................................................................... 81 2.F - Formas de Envio......................................................................................................................................................... 82 2.G - Gastos - Subgrupos .................................................................................................................................................... 83 2.H - Marcas y Fabricantes (Taller) .................................................................................................................................... 83 2.I - Material defectuoso ..................................................................................................................................................... 83 2.J - Observaciones Predefinidas ........................................................................................................................................ 84 2.K - Operarios ................................................................................................................................................................... 84 2.L - Poblaciones ................................................................................................................................................................ 85 2.M - Provincias.................................................................................................................................................................. 86 2.N - Paises ......................................................................................................................................................................... 86 2.O - Series de facturas ....................................................................................................................................................... 86 2.P - Tipos de I.V.A. ........................................................................................................................................................... 87 2.Q - Tipos de Trabajo (Taller) ........................................................................................................................................... 87

3. MENÚ COMPRAS ............................................................................................................................................................ 88 3.1 - Presupuestos/Pedidos a proveedor .............................................................................................................................. 90 3.2 - Albaranes de proveedor .............................................................................................................................................. 93 3.3 - Facturas de proveedor................................................................................................................................................. 97 3.4 - Pagos y Cobros a proveedor ..................................................................................................................................... 105 3.5 - Pagos a proveedores - Anticipos A cuenta................................................................................................................ 105 3.6 - Pagos de Facturas de proveedor con comprobante ................................................................................................... 106

4. MENÚ VARIOS ............................................................................................................................................................... 108 4.1 - Agenda General Compartida..................................................................................................................................... 110 4.2 - Consulta horas facturadas (Taller) ............................................................................................................................ 112 4.3 - Consulta horas trabajadas (Taller) ............................................................................................................................ 112 4.4 - Histórico de reparaciones por cliente (Taller)........................................................................................................... 112 4.5 - Histórico de reparaciones por matrícula (Taller) ...................................................................................................... 113 4.6 - Partes de horas (Taller) ............................................................................................................................................. 113 4.7 - Reajustes de Stock .................................................................................................................................................... 115 4.8 - Totales de entradas / salidas...................................................................................................................................... 117 4.9 - Trabajos en O.R. (Taller) .......................................................................................................................................... 117 4.A - Vehículos Compra-Venta. (Taller).......................................................................................................................... 118

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5. MENÚ VENTAS .............................................................................................................................................................. 121 CLIENTES, VEHÍCULOS, PROPIETARIOS y COMPAÑIAS. (Taller) ........................................................................ 123 CREACIÓN RÁPIDA DE CLIENTE / VEHÍCULO DESDE VENTAS. (Taller) ........................................................... 125 5.1 - Presupuestos/Pedidos de clientes .............................................................................................................................. 126 5.2 - Albaranes a clientes .................................................................................................................................................. 128 5.3 - Facturas a clientes..................................................................................................................................................... 132 5.4 - Facturas Simplificadas (Tiquets) .............................................................................................................................. 139 5.5 - Facturas Simplificadas (Apuntes) ............................................................................................................................. 142 5.6 - Cobros y pagos de clientes........................................................................................................................................ 142 5.7 - Cobros de clientes - Anticipos A cuenta ................................................................................................................... 143 5.8 - Cobros de Facturas a cliente con comprobante......................................................................................................... 144 5.9 - Remesas bancarias .................................................................................................................................................... 144 5.A - Recibos Estandard.................................................................................................................................................... 147 5.B - Liquidaciones a Agentes. ......................................................................................................................................... 149 5.C - Ordenes de Reparación / Resguardo de depósito. (Taller) ....................................................................................... 150 5.D - Peritajes de Vehículos (Taller)............................................................................................................................ 157 5.E - Vehículos en Sustitución / Cortesía. (Taller)............................................................................................................ 159 Diagrama de traspasos en ventas....................................................................................................................................... 160

6. MENÚ CONTABILIDAD ............................................................................................................................................... 161 6.1 - Apuntes de gastos ..................................................................................................................................................... 163 6.2 - Plan de Cuentas (Conta) ........................................................................................................................................... 164 6.3 - Cuentas por Defecto ................................................................................................................................................. 165 6.4 - Asientos - Mantenimiento (Conta)............................................................................................................................ 166

6.4.1 - Introducción de datos en la rejilla de detalle de apuntes................................................................................... 167 6.4.2 - Borrar apuntes: (Control+Suprimir) ................................................................................................................. 168

6.5 - Asientos - Caja / Bancos General (Conta) ................................................................................................................ 170 6.6 - Asientos - Renumerado (Conta)............................................................................................................................... 170 6.7 - Cierre contable de ejercicio (Conta) ......................................................................................................................... 170 6.8 - Exportación Datos Modelo 340 - Formato B.O.E..................................................................................................... 172 6.9 - Exportación Datos Modelo 347 - Formato B.O.E..................................................................................................... 173 6.A - Enlace a Contabilidad externa.................................................................................................................................. 173

6.A.1 - Anexo formato de Texto .................................................................................................................................. 175

7. MENÚ INFORMES ......................................................................................................................................................... 179 7.1 - Consulta de Arqueo y Estado.................................................................................................................................... 181 7.2 - Resumen de I.R.P.F. ................................................................................................................................................. 181 7.3 - Resumen de I.V.A..................................................................................................................................................... 181 7.4 - Estadística de facturación ......................................................................................................................................... 182 7.5 - Analítica de Gestión ................................................................................................................................................. 182 7.6 - Diario (Conta)........................................................................................................................................................... 185 7.7 - Mayor (Conta) .......................................................................................................................................................... 185 7.8 - Tesorería - Movimientos (Conta)............................................................................................................................. 186 7.9 - Tesorería - saldos (Conta)........................................................................................................................................ 187 7.A - Saldos - Cuentas (Conta) ......................................................................................................................................... 187 7.B - Balance de Sumas y Saldos (Conta)......................................................................................................................... 188 7.C - Balance de Situación (Conta)................................................................................................................................... 188 7.D - Ingresos y Gastos (Conta)........................................................................................................................................ 189 7.E - Pérdidas y Ganancias (Conta) ................................................................................................................................. 190 7.F - Estado de Cambios en Patrimonio Neto - Listado (Conta) ....................................................................................... 191 7.G - Estado de Cambios en Patrimonio Neto - Control (Conta) ..................................................................................... 191

8. MENÚ UTILIDADES...................................................................................................................................................... 193 8.1 - Mostrar mensajes ...................................................................................................................................................... 195 8.2 - Ocultar mensajes....................................................................................................................................................... 195 8.3 - Nuevo mensaje ......................................................................................................................................................... 195 8.4 - Cambio de Usuario ................................................................................................................................................... 196 8.5 - Cambio de empresa................................................................................................................................................... 196 8.6 - Arreglar iconos y pantallas ....................................................................................................................................... 196 8.7 - Imprimir Etiquetas predefinidas................................................................................................................................ 197 8.8 - Localizar por nº de teléfono...................................................................................................................................... 197 8.9 - Envio de S.M.S. ........................................................................................................................................................ 197 8.A - Calculadora de cambio............................................................................................................................................. 198 8.B - Calculadora de IBAN............................................................................................................................................... 198 8.C - Información del Producto......................................................................................................................................... 198

9. MENÚ PREFERENCIAS................................................................................................................................................ 199 9.1 - Ir a la última ficha..................................................................................................................................................... 201 9.2 - Formato De rejillas ................................................................................................................................................... 201

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9.3 - Confirmación para eliminar ...................................................................................................................................... 201 9.4 - Mostrar ventana de avisos......................................................................................................................................... 201 9.5 - Avisos de stock incorrecto ........................................................................................................................................ 201 9.6 - Arranque con lineas libres activadas......................................................................................................................... 201 9.7 - Buscador de artículos visible .................................................................................................................................... 202 9.8 - Arranque en modo tickets ......................................................................................................................................... 202 9.9 - Arranque en Modo Taller (Taller) ............................................................................................................................ 202 9.A - Visualizar Ceros en listados..................................................................................................................................... 202 9.B - Predefinir ‘Por pantalla’ en listados ......................................................................................................................... 202 9.C - Usar teclado de botones. .......................................................................................................................................... 202 9.D - No usar selector de vehiculos en altas (Taller)......................................................................................................... 203

A. MENÚ CONFIGURACIÓN........................................................................................................................................... 205

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1. GENERALIDADES

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1.1 - INTRODUCCIÓN

CLOUD COMPUTING CENTRAL es una empresa dedicada a la programación desde hace más de 15 años. Nuestro producto estrella, CLOUD ONE, es un programa de gestión y facturación para Pymes, Autónomos, Talleres de reparaciones de vehículos a motor, APIs y Comunidades de propietarios que además dispone de una Contabilidad general básica integrada. Durante la instalación del programa, se permite la personalización de los módulos de Gestión y de Contabilidad. Cuando el programa se personaliza en la versión de Taller, le permite gestionar totalmente y de forma independiente los apartados de mecánica, plancha y pintura, así como la mano de obra de cada uno de ellos, pudiendo estar ésta codificada con la correspondiente especificación de tiempos, así como el desarrollo de la avería y su reparación. Así mismo, permite efectuar trabajos sin que tenga previamente el material codificado en el fichero de artículos. Puede añadir o quitar conceptos de una reparación cerrados y volver a emitir la factura sin tener que repetir todo el proceso, se permite efectuar facturas a nombre de la compañía de seguros, del propietario del vehículo o de cualquier otro cliente (en el caso de subcontratación de trabajos derivados a otros profesionales).

El programa está diseñado para facilitarle al máximo la gestión de la información de su negocio, tanto técnica como administrativa, de la forma más sencilla. Para ello, ponemos a su alcance una serie de herramientas de trabajo muy prácticas, mediante las cuales puede generar y almacenar cómodamente todo tipo de formatos de consultas y listados ordenados por cualquier campo, aplicando las condiciones de búsqueda que le interesen en cada caso, además de disponer de una amplia variedad de informes, listados y consultas de todo tipo, como el histórico de reparaciones de un vehículo, el libro de facturas emitidas y recibidas, resumenes de IVA e IRPF, comparativas de facturación entre periodos, estadísticas, control de costes, etc. Los datos de la aplicación, se pueden exportar a ficheros de texto, documentos PDF o a tablas Excel o Access, para operar con ellos desde otros programas. Si decide no utilizar la Contabilidad integrada, puede enlazar los datos de facturación (compras, ventas, gastos, cobros y pagos) con otros programas de contabilidad estándar como Contaplus (Sage_SP), a3Con (A3 Software), Logic Win Global (Logic Control) o Gextor (Extra Software). La estructura de menú del programa está diseñada para localizar y utilizar cualquier opción de forma rápida y sencilla. Cuando abre una opción del menú, se activan o desactivan automáticamente los botones de las diferentes opciones disponibles para ése menú. Incluye un potente generador de documentos y etiquetas totalmente gráfico, para que Usted pueda diseñar de forma rápida y sencilla cualquier impreso o modificar alguno de los predefinidos que incluye el programa. El programa, incorpora una gran cantidad de controles y filtros para evitar posibles errores de tecleado o para facilitar información adicional como por ejemplo, el cálculo de la letra del NIF de los clientes, la confirmación automática del dígito de control en las cuentas bancarias,

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el control directo del riesgo bancario e impagados de clientes, la información del bastidor de los vehículos en cuanto al año de fabricación, la identificación del fabricante, el país de manufactura, etc. Le agradecemos de antemano la confianza depositada en éste producto y las sugerencias que pueda hacernos para su constante mejora. Así mismo, le recordamos que a nuestros clientes con contrato de mantenimiento, se les actualizan nuestros productos con las nuevas versiones de forma gratuita, donde se incluye la migración de datos y el cursillo de formación de la actualización, permitiéndoles estar siempre al día en cuanto a nuevas normativas y mejoras introducidas con respecto a las versiones anteriores.

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1.2 - CARACTERISTICAS GENERALES

General Taller Notas

Multi-empresa y multi-usuario (trabajo en red) 1

Ficheros exportables a Excel, Access, texto y PDF

Enlaces con varias Contabilidades o Contabilidad integrada. 2

Campos definibles por el usuario en Clientes, Proveedores, Artículos y otros ficheros, incuida la gestión de imagenes o fotografías.

Generador de documentos y etiquetas con códigos de barras

Generador de fax y e-mail automático. Envio de S.M.S. 3

Generador de consultas y listados

Consultas estadísticas seleccionables y gráficos en 2D y 3D

Buscador de fichas por cualquier campo

Control de stocks de almacén y regularización de stocks

Cálculo de costes ponderados de articulos

Codificación de artículos por códigos de barras 4

Codificación de tiempos mano de obra

Tarifas de precios y descuentos personalizados para clientes

Clientes con varias direcciones

Características de vehículos, Vehiculos de cortesía.

Gestión de presupuestos, pedidos, albaranes y TPV (Compra/Venta)

Control de últimas compras y ventas

Peritajes y Ordenes de reparación y depósitos.

Imputación de materiales de compra y M.O. a O.R. Rentabilidad O.R.

Gestión de facturas proforma, manuales, automáticas y periódicas

Formularios de finiquitos a compañías y facturas REBU

Control de horas trabajadas

Análisis de horas facturadas

Gestión de Agentes Comerciales y liquidaciones de comisiones 5

Gestión y control de cobros, pagos, anticipos y riesgo bancario clientes

Gestión automática de recibos y remesas bancarias normativa S.E.P.A.

Listados de IRPF, IVA, modelo 340 y 347

Notas: 1) En modo Demo o versión gratuita el programa es monopuesto. 2) El programa versión API/Comunidades trabaja exclusivamente con la Contabilidad Integrada. 3) El envio de S.M.S. se realiza a través de la empresa Esendex. Ud. Debe contratar con ellos el envio de datos. 4) El programa permite la impresión y lectura de códigos de barras. Si Ud. Desea codificar los artículos con su código de barras como código de acceso, deberá configurar el tamaño de la clave de 8 a 18 dígitos. 5) La gestión de agentes comerciales sólo esta disponible si así lo configura en la instalación del producto..

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1.3 - REQUISITOS MÍNIMOS DEL SISTEMA

Ordenador PC a 1,8 Ghz. con 4 GB de memoria RAM. Resolución monitor: 1280 x 768. Windows 7, 8, 10 o familia de servidores 2008 / 2012. Notas: Para un entorno multipuesto y aunque el programa permite instalarse en red bajo Windows, el rendimiento óptimo se obtiene cuando la instalación maestra se realiza en Windows Server y se accede por escritorio remoto a la aplicación.

1.4 - INSTALACIÓN DEL PROGRAMA

Una vez descargado el instalador a su equipo debe iniciarlo con permisos de administrador. La primera ventana que aparece, le pregunta en qué idioma desea ejecutar el instalador. Tras seleccionar el idioma, el proceso de instalación le solicita que lea el contrato de licencia de productos y acepte las condiciones para proseguir con la instalación y uso del programa.

Una vez acepte el acuerdo y pinche en ‘Siguiente’, el instalador le pide en qué unidad del equipo local desea instalar el producto. El producto se instalará en la carpeta predefinida del mismo en la unidad que seleccione. No puede elegir otra carpeta.

Una vez haya seleccionado la unidad y pinche en ‘Siguiente’, el instalador le pide qué tipo de instalación desea hacer.

La ‘Instalación maestra (Servidor o Monopuesto)’ debe seleccionarse en instalaciones para un solo usuario (Monopuesto) o en instalaciones de red (Multipuesto) o en Windows Server, cuando se hace la instalación del programa en el equipo que realizará las funciones de servidor de ficheros.

La ‘Instalación esclava (Puesto adicional de red).’ debe seleccionarse para aquellos equipos que forman parte de una red y acceden a los ficheros instalados en el servidor mediante una unidad de red. Para que la instalación esclava se realice correctamente, la carpeta del servidor debe estar compartida y debe haberse mapeado en el ordenador cliente como una unidad. Por ejemplo, en el equipo ‘cliente’ donde está realizando la instalación esclava, se ha conectado la unidad de Red ‘Z:’ a la carpeta ‘\\Servidor\CCC’. Cuando ejecute en éste ordenador el programa, éste buscará los ficheros en ‘Z:’

Nota: En instalaciones bajo Terminal Server y acceso por escrito remoto, no hay que hacer ninguna instalación para los ordenadores ‘Cliente’, ya que el programa se ejecuta en el servidor. Consulte a nuestro departamento técnico los requisitos de funcionamiento en éste tipo de instalaciones.

Cuando pinche en ‘siguiente’, el instalador le preguntará qué acciones adicionales desea ejecutar. Deje marcada la opción de ‘Crear icono en el escritorio’ y pinche en ‘siguiente’.

Le aparecerá una pantalla de las acciones que va a ejecutar el instalador. Pinche en ‘Instalar”. El proceso le irá indicando qué componentes se instalan. Si algún control o librería da algún problema al intentar registrarse, puede omitir el registro del componente. Una vez finalizada la instalación, ya puede ejecutar el aplicativo con el icono que se ha creado en el escritorio.

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1.5 - PRIMER ARRANQUE DEL PROGRAMA MAESTRO - CONFIGURACIÓN

La primera vez que arranca el programa recién instalado, se le pide que lo registre y lo configure según sus necesidades. La primera de ellas es la pantalla de Licencia. Rellene los campos de empresa e identificación. Si el aplicativo está bajo contrato de mantenimiento, introduza el código que le hemos proporcionado. Si deja el código en blanco, podrá activar los modos DEMO o FREE (gratuito).

Una vez activada la licencia, el programa solicitará su configuración con la siguiente pantalla:

En el apartado general debe seleccionar el tipo de programa de gestión que mejor se adapta a sus necesidades : General, Taller o APIs/Comunidades y con qué Contabilidad desea trabajar. Lo que seleccione en ‘Tipo de instalación’ y ‘Nombre Contabilidad’, ya no podrá cambiarse posteriormente. En los apartados de Artículos y Clientes y Proveedores, puede cambiar los tamaños de los campos. Todos éstos datos pueden cambiarse posteriormente, pero tenga cuidado con las claves y códigos: Si posteriormente reduce éstos valores entrados, puede perder datos.

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Una vez que se configure el programa, se le pedirá que rellene los datos de su empresa en el fichero de empresas. Cuando termine de cumplimentar los datos solicitados, cierre la pantalla del mantenimiento de empresa. Ya puede empezar a trabajar normalmente.

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1.6 - SUGERENCIAS GENERALES DE TRABAJO

Se recomienda no modificar el código que el programa genera automáticamente al añadir una ficha. Si Usted modifica esta numeración, puede provocar saltos en los códigos de las fichas. Además, podría bloquear el fichero si le asigna el último código permitido según la longitud máxima permitida en el fichero.

Si en el programa borramos el código que se genera de forma automática e introducimos manualmente un código de menos dígitos (por ejemplo el 45), sólo podrá introducir hasta el 99, pero si introducimos el 0045 podremos introducir hasta el 9999.

La instalación del programa sólo carga por defecto las poblaciones de Cataluña, si Ud. necesita cargar más poblaciones, acceda al apartado de Ficheros → Poblaciones y siga los pasos correspondientes para cargar las poblaciones que se adapten a su necesidad.

Se recomienda que antes de comenzar a utilizar el programa configure las preferencias que se adapten a sus necesidades. Estas opciones se explican en el apartado correspondiente.

Dependiendo en el fichero que nos encontramos hay botones que tienen la misma imagen pero cambian de función, si nos situamos encima del botón veremos un mensaje emergente que nos indica la función que realiza.

Una vez se han definido los tamaños de los campos de Artículos, Clientes, Proveedores y apartado de cuentas contables, estos no se deberán modificarse por tamaños menores a los establecidos, ya que esto borraría ficheros.

Cuando acaba un año natural, el programa no modifica el número de orden de facturas emitidas o facturas recibidas, sino que se debe modificar manualmente desde el apartado Ficheros → Series de facturas.

Realice copias de seguridad periódicamente sobre dispositivos externos, ya que el programa sólo efectua copias de seguridad en el disco duro del servidor. Al finalizar el programa, éste le recuerda qué carpeta debe copiar. Si tiene cualquier duda póngase en contacto con nuestro departamento técnico. Recuerde: Usted es el único responsable de sus datos.

No incluya ninguno de los siguientes caracteres en Códigos, Nombres o Descripciones: (’) comillas simples, (”) comillas dobles, (*) asterisco, (’) apostrofe, puesto que el motor de base de datos los interpreta como caracteres reservados.

El programa tiene opciones de aviso para clientes con anotaciones, stock mínimo, stock máximo, si un cliente nos debe dinero, etcétera... que Usted irá averiguando a medida de ir utilizando el programa. Estos mensajes siempre se mostraran en la barra de la Botonera General y serán flashes de la imagen de aviso. Observará que estos destellos duran entre 3 y 5 segundos. La duración es configurable.

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1.7 - CONVENCIONES EN EL MANUAL

Para indicar que un apartado se aplica exclusivamente a una determinada configuración de programa, se mostrará entre paréntesis la configuración a la que se aplica. P.E. (General+Agentes) indicaría que tal apartado sólo es aplicable a la configuración de gestión tipo ‘General’ cuando se ha configurado con ‘Agentes comerciales’.

Para indicar que se debe pulsar una tecla en el teclado, mostramos la imagen de la tecla

como:

Tecla ‘Escape’ en el margen superior derecho del teclado a Teclas de funcion. Numeradas como F1 a F12 en la parte superior

Tecla ‘Retroceso’ en la zona superior derecha de las letras Tecla ‘Tabulador’ en la zona superior izquierda de las letras.

Tecla ‘Intro’ o ‘Enter’

Tecla de ‘Mayúsculas’ en ámbos lados del teclado Tecla ‘Control’ en el margen inferior izquierdo del teclado

Tecla ‘Alt’ al lado izquierdo del espaciador y Teclas de ‘Insertar’ y ‘Suprimir’ en teclado numérico.

y Teclas de inicio y fin en teclado numérico y Retroceder y avanzar página en teclado numerico

y Flechas de ‘Abajo’ y ‘Arriba’ en teclado numérico. y Flechas de ‘Izquierda’ y ‘Derecha’ en teclado numérico.

El otros puntos podemos indicar una secuencia de teclas como +M, lo que indica que

debe mantener la tecla pulsada (con la mano derecha) y sin soltarla, pulsar la tecla de la letra ‘M’ (con la mano izquierda).

Para indicarle que las acciones que se comentan corresponden a un botón en la botonera general (comentada en el siguiente apartado), se muestra una imagen del botón.

Algunos apartados irán seguidos de unas ‘Notas:’. Léalas con atención. Cuando hay varios apartados dentro de un tema, cada uno de ellos va precedido por un

punto grueso como el mostrado al inicio de ésta línea. No todas las pantallas se muestran en el manual. Incluso la apariencia real de las pantallas

puede variar ligeramente de las mostradas en el manual ya que la apariencia de las mismas está controlado por el propio sistema operativo y por la configuración que se haya establecido para el programa.

Cuando a un determinado menú u opción se puede acceder mediante teclado, se muestra una letra subrayada. Por ejemplo, al menú “Ficheros” se puede acceder pinchando con el ratón encima de él o se puede acceder mediante las teclas +F. Al menú “Preferencias”, se puede acceder por ratón o mediante +P. El acceso a los correspondientes submenús, se realizará también mediante el ratón o pulsando la tecla correspondiente a su identificación.

Cuando un campo de un fichero relaciona a otro fichero, se mostrará el simbolo

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1.8 - INICIO. MENÚS Y BOTONES.

Al arrancar el programa mediante el icono del escritorio, le aparecerá la siguiente pantalla:

Momentáneamente verá un porcentaje que indica que el programa se está cargando y configurando para el trabajo. Cuando termina, le aparece la pantalla principal donde se muestra el nombre de la aplicación y una línea con los diferentes menús, que iremos comentando a lo largo del manual.

Cuando se abre un menú y se arranca una de sus opciones, ésta activa un área de botones debajo de la línea de menú. A esta zona, la llamaremos ‘Botonera’. Cada opción seleccionada, configura la botonera según sus necesidades. Al pasar el ratón por encima de cada botón, aparece una breve descripción de la acción que se realizará si pincha en él. Usualmente, los botones tienen asociada una imagen más o menos intuitiva de la acción. Algunos se activan y desactivan automáticamente en función de los datos que contienen las fichas y cuando están desactivados, su imagen se muestra en escala de grises.

Para todos los procesos, los botones que se muestran en la imagen anterior, ejecutan siempre la misma acción. El resto del área contendrá botones especializados para cada proceso y se comentarán en los respectivos apartados. Cada uno de los procesos asigna una imagen y un texto descriptivo a éstos botones especiales y ocultará los que no necesita. Estos procesos, son los que se encargan de gestionar la creación, modificación o bajas de las fichas en los diferentes ficheros de los que consta la aplicación, éste término es lo que definimos como ‘mantenimiento del fichero’. Los procesos permiten a su vez, visualizar los datos en dos formatos diferentes, que son el modo ficha y el modo rejilla. Todos se inician en modo ficha, pudiendo cambiar a modo rejilla.

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Veamos las funciones de estos botones de tipo general:

Imprimir / Listar Imprime los datos visualizados. Comentado en amplitud en cada modo. A saber que las pantallas que aparecen al pinchar este botón, tienen en común una botonera donde seleccionar el destino del documento, un botón para la selección de la impresora (si corresponde la impresión en papel) y un pequeño rectángulo blanco que nos indica la orientación del papel. En cualquier caso, siempre se muestra la impresora que va a utilizarse si selecciona ‘destino impresora’. Los botones ‘Destino’ definen respectivamente el destino del documento:

Por impresora (en papel), Por pantalla Guardar documento en fichero externo tipo “PDF”, “BMP”, “JPG” (formatos ficha) o

“MDB”, “XLS”, “HTM” o “TXT” (formatos rejilla para exportación de datos de gestión con otros productos ofimáticos como “Word”, “Access”, “Excel”, etc.

Por fax (si el documento lo permite). Por Email (si el documento lo permite).

Si va a imprimir en papel y desea cambiar la impresora de destino, pulse el botón Si desea cambiar la orientación del papel, pinche sobre el rectángulo blanco o seleccione la orientación desde la ventana de dialogo que aparece con el botón de selección de impresora.

Imprimir / Listar en modo ficha Aparece un pantalla similar a la siguiente:

Se buscan todos los formularios que pueda haber asociados a la ficha en curso y se permite la selección de cualquiera de ellos en el área mostrada. Si el documento activo ...

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... es bilingüe, se imprimirá en Catalán si ‘Cat’ esta marcado. ... permite imprimirse en blanco (Sólo textos fijos), lo hará si ‘Ø‘ está marcado. ... tiene asociado un fondo o logo, éste se imprime si ‘Fdo’ está marcado. ... permite tratar datos de descuentos, estos se procesarán si ‘dto’ está marcado ... permite tratar datos de IVA, estos se procesarán si ‘IVA’está marcado.

Los documentos, a su vez, pueden definirse para que se impriman por duplicado, triplicado, etc. Cuando Usted selecciona ‘nº de copias’ automático, el programa imprimirá tantos documentos como se hayan definido en el formulario. En caso de seleccionar un número en el desplegable, el programa imprimirá tantos como se indique aquí, prescindiéndo de lo que se haya definido en el formulario. Los formularios que aparecen en la rejilla, aparecen alfabéticamente, pero si Usted utiliza habitualmente uno de ellos en un equipo de la red y otro en otro equipo, puede establecerlos como predeterminados en cada equipo pinchando el botón que aparece al lado de nº de copias. De este modo, en el primer equipo aparecerá el documento preseleccionado para el mismo y en el otro equipo el otro preseleccionado. Cuando establece un documento como predeterminado, también se guardan las marcas de selección que haya establecido. Imprimir selección …: Si Usted marca ésta opción, cuando acepte la impresión le aparecerá un listado donde Usted puede seleccionar manualmente las fichas para las que desea imprimir el documento asociado. Notas: 1) Si el documento seleccionado lo permite, la “impresión” puede generar un fichero PDF para enviarse como “fax” o como “correo electrónico” si selecciona el “Destino” correspondiente con los botones superiores. Vea apartado Envío de documentos por Fax y Email al final de éste capítulo para conocer su funcionamiento. 2) Todos los ‘modo ficha’ disponen de la opción de ‘Imprimir pantalla’ en el desplegable del documento a imprimir. Al seleccionar este documento, Ud. puede modificar el tamaño de impresión de la imagen, los márgenes, orientación del papel, etc. 3) Esta misma pantalla aparecerá al seleccionar ‘imprimir imagen’ en cualquier fotografía o imagen que pueda tener asociada a fichas de clientes, proveedores, artículos ..etc. y que estarán definidas como campos de usuario. No confunda imprimir pantalla con imprimir formulario por pantalla.

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Envío de documentos por Fax o Email Un documento puede enviarse por fax o por email si mediante el generador de formularios se le indica al propio formulario de dónde debe coger el nº de fax de destino del documento o la dirección de correo electrónico asociada. Normalmente estos datos se hallarán en la ficha de cliente o de proveedor asociados al propio documento. Tenga en cuenta que la generación del fax o del email, recogen en tiempo real los valores requeridos, lo que quiere decir que si Usted selecciona destino email para una factura de venta y en la ficha del cliente no se ha introducido la dirección de correo, el email no podrá enviarse. Lo mismo sucede con el envio de faxes y el campo fax del cliente. El módulo de envío de faxes y emails, está pensado para trabajar en colaboración con los programas de Windows dedicados a la gestión de faxes como “Microsoft Fax” y con programas de gestión de correo como “Microsoft Outlook” y lo que hace el propio módulo es poner “en cola” de salida de los programas comentados una copia del documento para que éstos gestionen el envío, lo que quiere decir, que deberá tener perfectamente configurados tales servicios para que nuestro módulo funcione correctamente. El método de envío de faxes, por defecto es ‘Windows’, lo que le permite enviar faxes mediante el programa Microsoft Fax. Si Usted no tiene este programa, pero dispone de una impresora fax, basta con imprimir el formulario por la misma en lugar de seleccionar el destino como Fax. El método de envío de emails, es por defecto ‘MAPI’, lo que le permite enviar emails a través del programa de correo predeterminado en su ordenador. El módulo permite además de otras posibles configuraciones para el envío de faxes y emails el ofrecer la posibilidad de entrar el campo “A la atención de:” para escribir el nombre de una persona concreta cuando el destino del fax es susceptible de ser recibido en un departamento de una empresa. Para que tal acción se pregunte, deberá activarse una entrada FaxAskAtt=-1 en el fichero de configuración. En caso de estar activada la opción aparece una pantalla similar a la siguiente, según el modo seleccionado:

El módulo, también puede configurarse para que guarde automáticamente una copia de los documentos enviados por fax o email. Para ello, deberá activarse una entrada CopyMode=n, donde n es 0 para no realizar copias de los documentos o uno de los siguientes valores, según desee que se organicen las copias:

1.- Todos los documentos van a carpeta ‘CopiaDocs’ dentro de la carpeta principal del programa en el equipo servidor. 2.- En ‘CopiaDocs’ se crearán carpetas con los nombres de los documentos y en cada carpeta se guardarán los todos los documentos de ése tipo.

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3.- En ‘CopiaDocs’ se crearán carpetas con los nombres de los destinatarios y en cada carpeta se guardarán todos los documentos de los mismos.

En todos los casos, las copias de documentos se denominarán como: {Nombre de documento} + {Nº Registro} + {Nombre del destinatario}

Notas: 1) Una vez seleccionado un sistema de archivo es conveniente no modificarlo posteriormente, ya que deberá mover ficheros de una carpeta a la otra de forma manual si desea mantenerlos organizados por el nuevo criterio. 2) El programa no elimina las copias de estos documentos, con lo cual Usted deberá hacerlo manualmente cada cierto tiempo. 3) Los faxes y emails generados mediante no se guardan en CopiaDocs.

Imprimir / Listar en modo rejilla Aparece una pantalla similar a la siguiente:

Titulo y subtítulo: Cabeceras que se aplicarán al listado. Puede cambiarlos. Página inicial: Número de la primera página en el listado. Margen mm.: Milímetros en el margen izquierdo para encuadernación Fecha listado: Fecha de impresión. Puede cambiarla. Apilar columnas: Permite cambiar el formato de impresión poniéndo las columnas de la rejilla de tal manera que caben todas las columnas en una hoja. Por ejemplo, si la impresión de la rejilla de facturas le proporciona un listado similar a este …

En la página 1:

En la página 2:

En la página 3:

… y en las páginas sucesivas, se repite el patrón, el aplilar columnas generaría el siguiente formato para mostrar todos los campos en una sola hoja:

Imprimir en color: Por defecto el programa intentará imprimir la rejilla con sus colores. Si desea economizar tinta, deseleccione la opción de imprimir en color.

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Refrescar ficheros En determinados momentos deberá refrescar la pantalla donde se encuentre. Debido a la concepción interna de Windows y del motor de base de datos MDB, cuando Usted abre un formulario determinado (Por ejemplo albaranes), se abren los ficheros relacionados con ellos (Por ejemplo: Clientes). Si Usted, teniendo abierto el fichero de albaranes, abre también el fichero de clientes y da de alta un cliente nuevo, éste no está visible en “albaranes” hasta que “refresque” el formulario de albaranes mediante éste botón. Por otra parte, en entornos multiusuario, es conveniente “refrescar” el entorno si ha dejado abierto un formulario o rejilla durante un periodo de tiempo sin acceder a él, ya que otros usuarios podrían haber alterado el contenido de las bases de datos.

Buscar Al pulsar el botón de buscar, aparecerá la siguiente pantalla.

Como ve, en ella se debe especificar qué se está buscando. Cuando aparece la pantalla, se muestra en “Campo” el nombre del primer campo de la ficha correspondiente y en “Operador” el valor “igual a”. (Esto le facilita la búsqueda de una ficha por su clave. En caso de buscar una ficha por otro concepto, podrá seleccionar en el desplegable de “Campo” el nombre de campo correspondiente. En el ejemplo, se busca la última ficha del fichero cuyo código es “igual a” el valor que entre en “expresión”.) Cuando “acepta”, si hay alguna ficha que cumple la condición, se muestra en la pantalla principal y las acciones del pie del buscador se activan en consecuencia para facilitarle la navegación por las fichas que cumplen la condición entrada. Puede moverse por ellas mediante “Buscar” hasta que encuentre la ficha deseada o hasta que ya no se encuentren más en el fichero. Alternativamente, Usted puede buscar una ficha por cualquier condición. Por ejemplo: si está trabajando con el fichero de clientes, puede estar buscando a un señor llamado “García”, pero no sabe cómo lo entró; si por nombre y apellido o al revés. Para ello, seleccione en el desplegable de campo, el campo “Nombre”. Una vez hecho esto, debe seleccionar el operador para la búsqueda. En el caso precedente y dado que el contenido a buscar es alfanumérico (cualquier tipo de contenido), puede seleccionar un operador un tanto especial. Este operador es “que contenga”. Decimos que es un operador un tanto especial porque puede buscar datos en cualquier parte del campo. Para ello basta que se indique cómo hacerlo. Si en “expresión” entra “GARCIA”, le está solicitando a la base de datos que le busque todas las fichas que contengan “GARCIA” en el nombre, independientemente de su posición; por tanto, la ficha que busca aparecerá en algún punto. En este tipo de búsquedas, da igual que entre la expresión en minúsculas o mayúsculas. Notas: En el área de “Expresión” dispone de un desplegable. Si lo activa, se rellenará con todos aquellos valores diferentes del campo seleccionado. Por ejemplo: Si ha seleccionado “Nombre” en el fichero de clientes, el desplegable de expresión le mostrará todos los nombres disponibles en “Clientes” a fin de poder seleccionar uno de ellos. El desplegable

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aparece con datos ordenados y mediante el teclado, puede situarse rápidamente en determinado elemento de la lista. Para seleccionarlo, debe pulsar . Si desea cancelar la selección de un valor, pulse . -Puede cambiar de “Buscar” a “Ordenar” o “Filtrar” mediante los correspondientes botones. -Pulsando en algunas cajas de texto de los formularios, también se arranca el buscador directamente por el campo seleccionado, evitando pasos de selección.

Ordenar Con éste botón, Usted puede ordenar la forma en la que se muestran las fichas de un fichero, indicando por qué campos quiere ordenar y en que secuencia. Por defecto, la ordenación se produce por el primer campo del fichero (clave) y en orden ascendente. La pantalla que aparece al pulsar el botón, es la siguiente:

La ordenación puede ser múltiple; es decir, se puede ordenar simultáneamente un fichero por varios campos del mismo. Para seleccionar los campos, debe de situarse en la celda que esta debajo de Campo y pulsar el botón del desplegable, esto le mostrara los campos que puede seleccionar para la ordenación. Una vez seleccionado el campo Usted tendrá que indicar el operador, es decir si quiere ordenar ascendente (De la A a la Z) o descendente ( De la Z a la A). Si desea tener varios campos de ordenación tendrá que situarse debajo del que se ha creado y introducir otro campo y otra ordenación. Una vez introducido los campos por los que ordenar el fichero, tendrá que pulsar el botón ‘Ordenar’ y esta operación le mostrara el fichero con la ordenación correspondiente. Si queremos borrar alguna fila de la ordenación nos situamos en el cuadro gris que hay a la izquierda de la línea a eliminar, pulsamos con el botón izquierdo del ratón (esto nos marcara la línea en azul) y pulsamos la tecla del teclado. También podemos suprimirla pulsando

+ desde la línea a eliminar. Notas: La ordenación queda activada tanto para modo ficha como para modo rejilla hasta que no se cierra el fichero en el cual hemos realizado la ordenación o hasta que se pulsa el botón deshacer ordenaciones y filtros que está en la botonera general. -Puede cambiar de “Ordenar” a “Buscar” o “Filtrar” mediante los correspondientes botones. -El botón “Goma” permite borrar toda la rejilla para no tener que suprimir las líneas de una en una.

Filtrar Este botón se utiliza para seleccionar un grupo de fichas que cumplan determinadas condiciones. Al pincharlo, aparece la siguiente pantalla:

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Al igual que en “buscar”, deberá introducir la condición o condiciones a entrar. Esto hace ‘desaparecer’ momentáneamente las fichas que no cumplan los requisitos. Supongamos un ejemplo práctico: Desea saber cuales son sus clientes de Barcelona. El primer paso es abrir la base de datos de clientes y pulsar el botón de filtro. Acto seguido, deberá situarse debajo del Campo, abrir desplegable y seleccionar Población, después nos situaremos debajo de operador y seleccionaremos ‘igual a’ y por último nos colocaremos en expresión y escribimos Barcelona o bien, pinchando el botón seleccionamos ‘Barcelona’ en el desplegable. Al pulsar el botón ‘Filtrar’ se mostrarán exclusivamente todas las fichas de los clientes que son de la población de Barcelona. Notas: El filtro queda activado tanto para modo ficha como para modo rejilla hasta que no se cierra el fichero en el cual hemos realizado el filtro o hasta que se pulsa el botón deshacer ordenaciones y filtros que esta en la botonera general. Cuando un filtro esta activado, se añade al titulo del formulario un texto como “(*)” para recordarle que tiene las fichas filtradas. -Puede cambiar de “Filtrar” a ”Buscar” o “Ordenar” mediante los correspondientes botones. -Si el proceso tiene filtros predefinidos, (por ejemplo en facturas se dispone del filtro ‘facturas pendientes de cobro’), al pinchar el botón de filtrar en la botonera general, aparecerá un menú flotante para preseleccionar el filtro deseado y no tendrá que pasar por la ventana anterior, a no ser que seleccione ‘Filtrar por otros criterios’.

Deshacer filtros y ordenaciones Este botón nos permitirá deshacer cualquier tipo de ordenación o filtro que se ha realizado, volviendo al estado inicial del fichero, con todo el contenido de fichas que teníamos. Si estando en modo ficha o modo rejilla, Usted ha realizado alguna ordenación o filtrado de las fichas, cuando cambie de modo, se mantienen los criterios de ordenación y filtrado. Es decir; si estábamos en el fichero clientes y hemos realizado un filtro de clientes por la población ‘Badalona’ en modo ficha, al pasar a modo rejilla, en el listado sólo nos aparecerán los clientes de Badalona. Cuando un fichero se ha filtrado u ordenado por algún criterio, en la línea de descripción del formulario aparece “(*)” para indicarle que el fichero está filtrado u ordenado. Al deshacer el filtro y/o ordenación, la marca “(*)” desaparece para indicarle que el fichero está en su estado original.

Fichas bloqueadas, Desbloqueadas Si se visualiza el emoticono gris, no se puede editar ningún campo de ningún fichero. El programa arranca por defecto en estado bloqueado para impedir que accidentalmente se puedan eliminar o modificar datos. Si desea hacer cambios en las fichas, pinche el emoticono triste. Cuando se muestra el emoticono feliz y sonriente, se pueden editar los campos de los ficheros. Si sólo desea consultar información, déjelo bloqueado para impedir cambiar o eliminar datos de forma accidental.

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Eliminar ficha Este botón elimina la ficha actual tanto en ‘modo ficha’ como en ‘modo rejilla’. Si está activada la opción de ‘Confirmación para eliminar’ en el menú de ‘Preferencias’, se le pedirá confirmación antes de efectuar la eliminación, en caso contrario, se eliminará directamente.

Añadir ficha Este botón es el botón más importante de todo el programa, puesto que crea una nueva ficha tanto en ‘modo ficha’ como en ‘modo rejilla’, aunque el algunos casos sólo se activa en modo ‘ficha’. En ‘modo rejilla’, el programa automáticamente genera una ficha nueva con la clave asignada a la mayor clave existente + 1 y podemos rellenar la ficha desde el propio listado, pero no se permite la modificación de la clave como lo haría el modo ficha; por tanto, es preferible crear las fichas en modo ficha. En modo ficha, por el contrario, cuando se pulsa el botón de añadir ficha, el programa genera o propone la clave a crear también como la mayor clave existente + 1, pero la casilla se pone en color blanco, indicando que Usted debe validar el código propuesto. Si es válido basta con abandonar el campo clave pinchando con el ratón en otro campo o pulsando la tecla (tabulador). Si lo que desea es asignar una clave de forma manual, deberá borrar el valor propuesto e introducir el que desee antes de abandonar la casilla de la clave. En este caso, si la ficha ya existe, se cancela la creación de la nueva ficha y se muestra la existente. Si no existe, puede Usted empezar a rellenar los campos. En cualquier caso, una vez se abandona el campo clave, ya no se puede cambiar. Si se ha equivocado, sólo puede eliminar la ficha y volverla a crear.

Duplicar ficha Este botón nos permite duplicar la ficha que estamos visualizando bajo otro código o clave. Se utiliza especialmente en procesos de compra y de venta, como presupuestos/pedidos, albaranes y facturas. No aparece en todos los procesos.

Recalcular valores Este botón generalmente lo utilizaremos para recalcular valores en la ficha donde nos encontramos. Si tiene alguna otra funcionalidad especifica, se lo comentaremos en el apartado correspondiente.

Listados predefinidos Si el proceso seleccionado dispone de consultas o listados predefinidos asociados, como pueden ser las facturas con sus informes de libros de facturas emitidas o recibidas, entonces aparecerá éste botón. Al pinchar sobre él, aparece un menú flotante donde puede seleccionar el tipo de consulta que desea realizar. Una vez seleccionada, aparecerán los resultados en pantalla, en un formato rejilla. A veces, la consulta también puede utilizarla el programa para pedirle que seleccione determinados registros que se utilizarán en procesos posteriores. Por ejemplo, Usted puede realizar la consulta de “Albaranes Pendientes de Facturar”. Si Usted realiza el proceso de capturar albaranes para crear una factura, los datos que se mostrarán en ambas rejillas serán los mismos, excepto que en éste último proceso aparecerá una columna final denominada

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“Capturar”. Usted deberá marcar en esta columna aquellos registros que le interese mediante el ratón o pulsando la barra espaciadora en la columna. En estos casos, dispondrá adicionalmente de un botón que le permitirá marcar todos los registros a la vez o desmarcar

los que hubiera marcado. Una vez realizado el marcado de registros, podrá continuar la operación de captura o traspaso mediante el botón o cancelar el proceso cerrando la pantalla de consulta. Cuando entra en un listado predefinido, el programa genera la información específica y después se la muestra en uno de los varios formatos de rejilla posibles. Esta información, se muestra en una pantalla cuyo título es el listado o consulta que esté ejecutando seguido de una linea de ‘menú’ donde puede cambiar de ‘vistas’ o realizar diferentes operaciones con las ‘columnas’ de la vista seleccionada. No todos los listados predefinidos incorporan todas las vistas posibles. Algunos, por su sencillez, no incorporan vistas complejas. Otros con su complejidad, no incorporan vistas sencillas. Para explicar el funcionamiento, mostramos las diferentes vistas que se pueden obtener en el listado de rotación de un artículo, pero antes comentar brevemente que las acciones que puede realizar con las columnas visibles son ‘Ocultar’, ‘Ordenar’, ‘Sumar’ y ‘Agrupar’. Por ejemplo, para ocultar una columna, debe seleccionar ‘Ocultar’ y después hacer click con el ratón sobre el título de la columna que desea ocultar. La opción de ‘Ordenar’, sirve para ordenar el contenido de la rejilla por una determinada columna. Si selecciona ésta opción y hace click en un título de columna determinado, verá que la rejilla se ordena por ella de forma creciente. Si vuelve a hacer un click en la misma columna, se ordenará de forma inversa. Mediante éste método no se puede ordenar por más de una columna. Si requiere hacerlo por varias columnas, deberá realizarlo mediante el botón ‘A-Z’ para ordenar la consulta. La opción de ‘Agrupar’ sólo está disponible en vista normal y la comenaremos posteriormente. Las acciones de ‘Vista’ siempre tendrá una de marcada, sin embargo, las acciones de ‘Columnas’ pueden estar sin marcar. A continuación de ésta área de control, aparece una botonera que se configura automáticamente según la vista seleccionada. El significado de los botones es el siguiente:

Imprimir la consulta o exportarla en algún formato permitido.

Buscar una ficha

Ordenar la consulta

Filtrar la consulta

Deshacer filtros y ordenaciones

Ver / Ocultar sumas de registros mostrados

Mostrar columnas ocultas

Configurar columnas para usos posteriores

Autoajustar el ancho de las columnas a su contenido

Cambiar el pautado de visualizado de la rejilla de consulta

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Vista Normal: Este tipo de vista es el más simple de los soportados. Se pueden utilizar todos los botones comentados anteriormente.

Cuando se selecciona la acción de ‘Agrupar’ en la vista ‘Normal’, se entra en un modo que permite agrupar datos por los conceptos que le interese. Bajo esta acción, se muestra entre la botonera y la rejilla un área con el texto “Arrastre títulos de columnas aquí para agrupar por ellas”. Supongamos que deseamos agrupar los datos por la fecha. Con la acción ‘Agrupar’ activada, haga click en la columna ‘fecha’. El listado se agrupará y ordenadará por fecha. El listado le quedaría así:

Puede continuar agrupando por más cosas. Si repite el proceso con la columna nombre, el listado quedaría agrupado por fecha+nombre cliente. El orden en el que arrastre columnas es el orden de agrupación y de ordenación.

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Para desagrupar columnas, basta con pinchar en el área comentada el nombre de la coumna que desee eliminar. Vista Jerárquica: Este modo de vista por permite consultar simultáneamente las cabeceras de datos con los detalles que las componen. Siguiendo el ejemplo anterior, la pantalla que aparece es la siguiente:

Como verá, han desaparecido varios botones y ha aparecido uno con el signo ‘±’. Este botón permite abrir y cerrar simultáneamente todos los nodos que aparecen el listado, aunque si lo desea, puede abrir nodos determinados haciendo click en el cuadro ‘+’ que aparece en la primera columna. Puede cerrar un nodo abierto haciendo click el el cuadro ‘-‘ que aparece en la primera columna. El área izquierda de la rejilla contendrá las cabeceras de la consulta y la derecha los detalles de cada cabecera.

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Vista Sumatoria: Esta vista es la más divertida de ellas, puesto que le permite realizar infinidad de consultas adicionales. Con el ejemplo anterior, al seleccionar ésta vista aparece:

Como observará, también ha habido un pequeño cambio de botones. El segundo botón ahora indica ‘Cambiar sumas de arriba a debajo’. Si lo pincha, la línea de ‘Grand Total’ pasará de la parte superior a la inferior y si lo vuelve a pinchar, volverá a su estado original. En cualquier caso, si Usted desea obtener subtotales por fechas, es tan fácil como seleccionar la opción de ‘sumar’ en ‘columnas’ y hacer un click en el título de la columna ‘nombre’. La pantalla le queda como:

Si desea volver a sumar por otra columna, vuelva a repetir la operación. Por ejemplo, al hacerlo con la fecha, el listado nos quedaría como:

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Comentar que en ésta vista, las columnas tienen prioridad de izquierda a derecha, lo que quiere decir que el subtotal por fechas es de un nivel superior al subtotal de nombres. Si queremos cambiarlos para obtener totales por cliente+fecha en lugar de fecha+cliente, hay que ‘arrastrar’ la columna ‘nombre’ a una posición anterior a fecha. Para ello haga lo siguiente: Desmarque la opción ‘Sumar’ y a continuación pinche en el título ‘nombre’ con el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo, arrastre la columna hacia la izquierda. Cuando vea una barra oscura entre registro y fecha, suelte el ratón. La consulta le quedará como:

Si desea cancelar la suma de una columna, con la opción ‘sumar’ activada en ‘columnas’, vuelva a hacer un click sobre el título de la columna que previamente había sumado. Como ve, con unos solos clicks, puede obtener una gran variedad de informes basados en uno de predefinido.

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…Continuemos con los botones de tipo general:

Ir al inicio del fichero Pinchándolo nos situamos en la primera ficha del fichero, según el criterio de ordenación vigente para el fichero.

ficha anterior Pinchándolo nos situamos en la ficha anterior a la visualizada, según el criterio de ordenación vigente para el fichero.

siguiente ficha Pinchándolo nos situamos en la ficha anterior a la visualizada, según el criterio de ordenación vigente para el fichero.

Ir a final de fichero Pinchándolo nos situamos en la ficha anterior a la visualizada, según el criterio de ordenación vigente para el fichero.

Entrar / Salir modo rejilla Cambia la visualización de datos de modo ficha a modo rejilla y viceversa. Expliquemos un poco las dos formas de ver los ficheros. En ‘modo ficha’, se le muestra en pantalla la ficha correspondiente con todos los campos, descripciones, datos asociados, etc. Las fichas con muchos datos, suelen tener carpetas con diferentes pestañas y la información agrupada en ellas. Puede cambiar de pestaña para ver la información que contiene. Cuando se muestra un campo con un pequeño cuadradito amarillo como el mostrado a continuación, se indica con ello que el campo no se puede editar y que únicamente puede pulsar la tecla en ellos, para arrancar automáticamente el buscador de fichas para facilitarle su localización en el fichero. Ejemplo de modo ficha:

En ‘modo rejilla’, se muestra una tabla con todas las fichas que contiene el fichero en un formato semejante a Access o Excel y permite realizar modificaciones del contenido de las fichas, excepto del campo principal que es el código o número y de algunos otros que pueden ser resultado de operaciones internas. Situándose en la línea y columna, le permitirá modificar, borrar, añadir o abrir un desplegable si el campo es una clave a un fichero relacionado como pueden ser Familias, Formas de pago, etc. Inicialmente, los campos que se muestran en la tabla, son los de mayor relevancia, aunque hay acciones que permiten quitar o

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reponer columnas visualizadas para ajustar la apariencia a las necesidades del usuario. Ejemplo de modo rejilla:

Para ocultar columnas, hay que hacer un clic con el ratón en el titulo de la columna que queremos ocultar. Si queremos mostrar las columnas ocultas hay que pinchar en el botón rejilla-lupa. Otra opción que nos permite el formato rejilla es reducir las columnas de tamaño. Para ello sitúese con el ratón entre columnas y la flecha del ratón se transformará y pasara de ser una flecha blanca a dos flechitas negras; en ese momento si pulsamos el botón izquierdo del ratón y arrastramos hacia el lado que nos interese, podemos ampliar o reducir la columna. Si el campo es numérico y nos muestra la suma, tenga en cuenta que al reducir la columna, esta puede ocultar los dígitos significativos!. Notas: En el modo rejilla, todos los campos de la ficha que relacionan a otros ficheros, disponen de un botón y desplegable donde podrá seleccionar uno de los valores mostrados mediante la tecla .

Mostrar / Ocultar sumas (sólo modo rejilla) Con éste botón, ocultará o volverá a mostrar las sumas que se muestran al pie. Tenga en cuenta, que si imprime o exporta un listado de rejilla, se actúa en consecuencia al estado de las sumas. (Si lo estaba visualizando, se imprime. En caso contrario, no se imprime). Tenga en cuenta también que el resultado de lo visualizado en sumas, corresponde a la totalidad de los registros cuando no hay filtros establecidos o la totalidad de los registros ‘filtrados’ si existen filtros.

Ver columnas ocultadas (sólo modo rejilla) Como se ha comentado en otros puntos, Usted puede ocultar columnas de una relación pinchando en el titulo de la columna. Si después desea volver a visualizar las columnas ocultadas, deberá pinchar éste botón. Las columnas que se visualizan inicialmente se preestablecen por programa y el uso del botón muestra el resto de datos disponibles que hay dentro del fichero cuando hay columnas ocultadas por alguna razón.

Configurar columnas (sólo modo rejilla) Este botón nos permitirá guardar tantas configuraciones de columnas de un formato rejilla como queramos, permitiendo poder consultar o imprimir con mayor facilidad determinadas relaciones de uso habitual, sin tener que configurarlas cada vez que se entre en la tabla. Por ejemplo, cuando se entra en mantenimiento de clientes ‘modo rejilla’, se muestran los campos más relevantes. Supongamos que Usted desea hacerse una agenda telefónica.

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Puede ir pinchando en las títulos de las columnas que no le interesan, para ir ocultándolas. (Probablemente todas excepto “Nombre”, “Teléfono1”, “Teléfono2” y “Fax”. )

Si éste tipo de consulta es usual, Usted puede guardar ésta configuración para no tener que volver a eliminar todas las columnas cada vez que desee obtener el listín telefónico. Una vez configurado el listado, pulse el botón y le aparecerá la pantalla del selector de columnas. Como en éste caso desea guardar su listado, al pinchar en ‘Salvar’ se le pedirá un nombre descriptivo para el encolumnado.

Para cargar una configuración ya guardada, hay que pulsar el botón para que aparezca la pantalla de configuraciones, seleccionar la deseada situándonos sobre ella y pinchar en ‘Cargar’. Para eliminar una configuración que no fuéramos a utilizar nunca más, deberíamos seleccionarla situándonos encima de ella y pinchar en ‘Borrar’. Notas: 1) Cuando se guarda una configuración, el programa la identifica como la predeterminada y se carga automáticamente cuando se entra en ‘modo rejilla’, en lugar de la configuración por ‘Defecto’. 2) La opción ‘Defecto’ es la configuración predefinida por programa y no puede borrarse ni modificarse.

Graficar estadistica (sólo modo rejilla) En mantenimientos modo rejilla y en diferentes consultas de tablas, es posible obtener información estadística adicional de un grupo de fichas que forman parte de la consulta. Para obtener tal información, debe marcar las fichas que desee, pero no confunda éste tipo de marcado con la obtenida por medio de los botones y . Estos botones se usan para seleccionar fichas para otros procesos como captura de albaranes, liquidaciones de comisiones y otros. Para “marcar” fichas para estadística, sitúese en la primera línea para la que desee hacer la estadística y pinche con el ratón la columna gris que aparece en la izquierda. Esto marca la línea en azul. Desplácese hasta la última línea que necesite con las teclas / o mediante la barra de desplazamiento si le aparece en el margen derecho de la pantalla. Una vez localizada visualmente la ficha y manteniendo pulsada la tecla de mayúsculas , pinche en la columna gris comentada anteriormente. Esto marca todas las líneas, desde la inicial hasta la final, en azul. Si desea incluir o excluir fichas individualmente, se debe pinchar la columna gris en la línea correspondiente manteniendo pulsada la tecla del teclado. Si la línea estaba en azul (seleccionada) pasa a desmarcarse (no seleccionada) y viceversa. Cuando existen varias estadísticas disponibles, al pinchar el botón de ‘Graficar estadística’, aparece un menú flotante donde puede seleccionar la estadística que desee ver. (Vea Módulo de gráficos en página 40).

Mostrar datos relacionados (sólo modo rejilla) Este botón se utilizará para que el programa nos pueda mostrar la descripción o nombre asociados al código o valor de un campo. Por ejemplo, si estamos en ‘modo rejilla’ de vehículos, el listado por defecto nos muestra el código del propietario. Si pulsamos el botón

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‘Mostrar datos relacionados’ este campo cambiará y nos mostrará el nombre del propietario. Volviéndolo a pulsar nos mostrará de nuevo el código en lugar del nombre.

Símbolo de Atención Si se visualiza ésta imagen parpadeando, indica que hay alguna situación que requiere su atención, aunque no es de importancia vital para continuar el proceso. Debería consultar la ventana de avisos para saber a qué se debe el parpadeo.

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1.9 - RELACIONES DE FICHEROS Y CAMPOS ESPECIALES.

1.9.1 - Relaciones generales Una de las cosas que debe saber y que se aplica en todos los ‘modo ficha’ es la forma en que se define una relación. Por definición, cuando un fichero debe recoger información adicional de otro, se guarda en el primero la clave del segundo a fin de optimizar el uso de espacio en disco. En éste caso, el segundo fichero sería un "auxiliar" del "maestro". A menudo, bien en altas o modificaciones de fichas, hay que introducir datos relacionados de ficheros auxiliares. Para facilitar esta entrada de datos y en la mayoría de pantallas de la aplicación se ha optado por una combinación práctica: (imagen del mantenimiento del fichero de clientes)

1 Etiqueta descriptiva: En el ejemplo, "Cód. Agente"

2 Área para la entrada de la clave correspondiente

3 Descripción asociada a la clave entrada (recogido del fichero auxiliar)

4 Botón de consulta.

Cuando en una ficha se le pide la clave, bien puede suceder que Usted no se acuerde de ella. Para facilitarse su introducción, hay varias acciones que puede realizar: A) Si pulsa la tecla en la clave, le aparecerá un desplegable con todas aquellas que tiene dadas de alta en el fichero auxiliar. A medida que se desplace por el desplegable con las teclas de arriba o abajo , se le mostrará en el ‘campo 3’ la descripción asociada. Con la tecla puede validar la selección o con la tecla , dejar el campo con el contenido original. B) También puede realizar éste proceso pulsando en el ‘campo 3’. En este caso, el desplegable corresponde a las descripciones entradas y se muestra en el ‘campo 2’ la clave asociada. Con la tecla puede validar la selección o con la tecla , dejar el campo con el contenido original. Notas: 1) Cuando en una ficha tiene entrada una clave como en el ejemplo anterior, si pincha el botón nº 4 o lo activa pulsando la barra espaciadora encima de él, se arrancará automáticamente el mantenimiento de la ficha asociada, donde puede consultar directamente la totalidad de datos asociados. 2) En el resto del manual, los campos clave que relacionan datos de otros ficheros, están idenficados con el simbolo para indicar relación. Recuerde que puede pulsar tanto en el campo clave como en el campo descriptivo para buscar fichas.

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1.9.2 - Operaciones con códigos postales, poblaciones y provincias. Otras operaciones usuales que se encontrará en clientes, proveedores, agentes, operarios, bancos y algún otro fichero es la necesidad de entrar un código postal y una población. Usualmente se encontrará un texto descriptivo como ‘CP-Población’ (1), una caja de texto donde entrar el código postal (2), una caja de texto donde se mostrará o introducirá la población (3) y una caja de texto donde se mostrará o introducirá la provincia de la población (4).

Código Postal (2): Al introducir el código el programa asigna automáticamente la población correspondiente (siempre que esta población esté creada en la base de datos de poblaciones en el programa). Si existe más de una población con ese código, aparece un desplegable para seleccionar una de ellas. Población (3): Otra forma de seleccionar una población y su código postal, es entrar parte de su nombre en la casilla 3 y pulsar . Por ejemplo: Usted quiere localizar L’Hospitalet de L’Infant. Si escribe Hospi y pulsa , el programa le mostrará todas las poblaciones que contengan “Hospi” en su nombre. De las poblaciones que le aparecen, desplácese con o con y cuando esté situado en la correcta, valídela con . Si la población no se encuentra en el fichero o es una población extranjera, puede escribirla directamente, al igual que la provincia. (La provincia (4), se asigna directamente al escribir las dos primeras cifras del código postal o al seleccionar una población).

1.9.3 - C