MANUAL DE USUARIO SISGEDO 1.5.pdf

8/17/2019 MANUAL DE USUARIO SISGEDO 1.5.pdf

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Manual de Usuario – SisGeDo 1.5.0

MANUAL DE USUARIO

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTARIASisGeDo 1.5.0

Introducción

El Sistema de Gestión Documentaria - SisGeDo 1.5.0 es una aplicación WEB desarrollada por elGobierno Regional Lambae!ue para e"ectuar el registro# control seguimiento detallado estricto de todos los e$pedientes !ue se procesan en la %nstitución# tanto e$ternos comointernos.

El presente documento constitue una gu&a pr'ctica para !ue los usuarios accedan a los ser(iciosdel SisGedo en las me)ores condiciones# !ue les permita na(egar acceder a los registros paraalmacenarlos o consultarlos con " acilidad.

El sistema est' dise*ado en un entorno gr'"ico +eb permitiendo un mane)o "'cil amigable alusuario# as& como la posibilidad de ser accedido desde cual!uier pc con acceso a internet.

Concepción de siste!"

La operati(idad del sistema ,a sido estructurada de la siguiente manera

E#pedientes en $rocesoodos a!uellos e$pedientes !ue se encuentran registrados o recibidos en unadependencia u o"icina est'n a la espera de ser atendidos.

E#pedientes por Recepcion"rodos a!uellos e$pedientes !ue ,an sido deri(ados de una o"icina a otra se encuentranpendientes de ser recepcionados o recibidos por esta /ltima. na (e recibidos estose$pedientes pasan a estar en el estado de E$pedientes en 2roceso.

E#pedientes Arc%i&"dos'$roces"dosodos los e$pedientes !ue a se ,an atendido por tanto ,an pasado a ser arc,i(ados.

Esta estructura es controlada por el sistema tanto a ni(el de o"icina como de usuario. Es decircontrola cuales cuantos son los e$pedientes !ue un usuario u o"icina tiene en proceso# porrecepcionar arc,i(ados.

Opciones (ener"es

Los di(ersos módulos pantallas del sistema se componen de ob)etos p'ginas +eb cuascaracter&sticas de operación son las mismas# por tanto a continuación detallamos algunoscontroles "ormas de operación !ue se aplicar'n para cual!uier módulo donde estos sepresenten.

Gobierno Regional Lambayeque/SGRI 1


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Men) princip"

$"nt"" * oper"dores de +)s,ued"

3parecen en las (entanas de b/s!uedas son los !ue acompa*an a los criterios de b/s!ueda.


submen

Ideni!i"a"i#n del usuario

en el sisema. Si es un

$isiane se le ideni!i"a

"omo %&'&IM'

(eb Ini"io. Desde

donde se en"uenre)

*aga "li" en es e lin+

,ara ir a la ,-gina

2esta*a o solapa principal.4aga clic en la pesta*a osolapa principal para (er el suben/. 6ada solapa tiene supropio submen/.


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Gri" * co!ponentes princip"es

La grilla es un ob)eto del sistema !ue se carga para mostrar registros de datos. Esta aparece entodas las opciones del sistema permitiendo e"ectuar b/s!uedas dar mantenimiento a los datos.La siguiente imagen muestra una grilla.

Le*end" de d"tos inter!itente2ara las grillas en las !ue aparece 7Leenda8 en la parte in"erior iuierda.bi!ue el ouse sobre este lin9 aparecer' la leenda de datos en elcentro de la grilla brindando in"ormación importante# tal como se muestra

en la siguiente imagen.

C"end"rio

Este elemento se muestra en los campos tipo "ec,a de los "ormularios de registro. sted loidenti"ica con el siguiente icono

Gobierno Regional Lambayeque/SGRI

C"!po -c%ec/ deselección del registro#4aga clic paraseleccionar.6uando un registro

esta seleccionado#:ste cambia de colortal como se muestraen la "igura. 6lic sobreel c,ec9 seleccionadodes,ace la selección.

Botones de control ara

e!e"uar o,era"iones "on

los regisros del grid

$"(in"ción Es com/n (er en las grillas el control dep'ginas esta se muestra en la partei!uierda superior e in"erior de la grilla.4aga clic sobre el n/mero para ir a lap'gina directamente . ambi:n tiene lasopciones 7anterior8 7siguiente8.

N)!ero de re(istrospor p(in"

En la parte derec,asuperior e in"erior de

la grilla el sistemamuestra el n/mero deregistros !ue se esta(isualiando.

Ttuo de osc"!pos stedpuede ordenar lacolumna !ue deseaal dar clic en el t&tulo

del campo !uedesea ordenar. Elprimer clic ordena en"orma ascendente# elsegundo en "ormadescendente.


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4aga clic sobre este icono para mostrar el calendario tal como se muestra en la siguientepantalla

Este calendario permite la selección de un dato tipo "ec,a# solo ,aga clic sobre el d&a el sistemaseleccionar' la "ec,a. ambi:n puede cambiar el mes a*o solo ,aga clic sobre el campo

correspondiente.

Contro 2usc"r

En algunas pantallas de ingreso edición de datos# aparece este control 7Buscar8.

En este control# usted puede registrar directamente el código si lo conoce# puede seleccionar eldato desde el combo o tambi:n puede dar clic en el icono para buscar m's detalladamente. 3ldar clic en este icono# seg/n el dato !ue est: ingresando# presentar' la siguiente (entana.

Luego de ubicado el dato registro en esta (entana# se selecciona mediante un clic en el campoc,ec9# luego al dar clic en el botón 73ceptar8# el código del registro seleccionado es pasado a lapantalla de edición !ue llamó a la (entana de b/s!ueda# !uedando de la siguiente manera.


onrol us"ar

am,o "*e"+de sele""i#n deregisro

Botones de

control, ,ara

%"e,ar el dao

sele""ionado oan"elar y "errarla $enana sinde$ol$er ning3ndao.


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In(res"ndo " Siste!"

2ara ingresar al sistema# luego de iniciar su na(egador de internet pre"erido# debe digitar lasiguiente dirección RL en la barra de direcciones.

URL3 444.re(ion"!+"*e,ue.(o+.pe

; luego elegir el apartado 7%


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Ingreso para

usuarios

registrados

Buscar su Expediente aquí

Búsqueda por número de registro

del expediente


=tra "orma de ingresar al sistema es digitando la siguiente dirección RL en el na(egador

URL3 444.re(ion"!+"*e,ue.(o+.pe 'sis(edo

Usu"rio isit"nte

La primera pantalla !ue muestra el sistema al ingresar es la siguiente

3 esta pantalla del sistema tiene acceso cual!uier usuario (isitante de la +eb !ue desee consultarel estado de su e$pediente.

Si usted conoce el n/mero de registro de su e$pediente# podr' digitarlo en el cuadro de te$tocorrespondiente obtener el tr'mite estado actual de su e$pediente.


http://www.regionlambayeque.gob.pe/sisgedohttp://www.regionlambayeque.gob.pe/sisgedohttp://www.regionlambayeque.gob.pe/sisgedohttp://www.regionlambayeque.gob.pe/sisgedohttp://www.regionlambayeque.gob.pe/sisgedo


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Si por alguna raón no cuenta con el n/mero de registro de su e$pediente puede buscar sue$pediente teniendo en cuenta otros par'metros# para esto ingrese al lin9 7Buscar su e$pedientea!u&8 le presentar' la siguiente pantalla.

3!u& podr' elegir los par'metros !ue usted crea con(eniente luego de presionar BS63R elsistema mostrar' una lista de los e$pedientes !ue se a)ustan a sus re!uerimientos.


Para ver su trámite

Para seleccionar el registro que desea


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En esta lista de registros usted deber' seleccionar el e$pediente deseado luego dar clic en elbotón 7(er tr'mite8 obtendr' el tr'mite de su e$pediente.

Usu"rio Re(istr"do2ara ingresar al sistema como usuario registrado# en la primer pantalla principal del sistema debedar clic en el lin9 7%ngresar al Sistema8# luego de lo cual el sistema le pedir' sus datos de ingresocorrespondientes.

El escritorio de traba)o para usuarios registrados es el siguiente


Iconos de acceso directo

,ara ingresar r-,idamene

a las o,"iones m-s usadasdel sisema


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Las opciones m's usadas se encuentran en "orma de iconos de acceso directo.

E#pedientes en $roceso

Esta opción es la misma del sub men/ 7En proceso8 del men/ 7E$pedientes8.

En esta opción tendr' acceso se mostrar' todos los e$pedientes en proceso !ue tiene elusuario. Luego de dar clic en el icono correspondiente se mostrar' la siguiente pantalla deb/s!ueda de e$pedientes.

En esta pantalla podr' digitar el n/mero de registro de e$pediente !ue est' buscando o puedeelegir el usuario del cual desea (er sus e$pedientes en proceso. El Sistema solo le permitir'e"ectuar alguna operación con estos e$pedientes siempre cuando est:n en su poder> es decirsólo podr' (isualiar !ue e$pedientes tienen en proceso otros usuarios de su misma o"icina# perono podr' e"ectuar ninguna operación con :stos.

Si usted desea procesar un e$pediente !ue "ue ad)untado a otro# debe colocar el n/mero deregistro !ue contiene al e$pediete deseado dar clic9 en el 6,ec9 7(er ad)untados8# esto lepermiti' procesar por separado cual!uier e$pediente ad)untado.

Si desea (er todos los e$pedientes en 2roceso !ue se encuentran en su o"icina# en el combo debeseleccionar la opción 7odos8.


Expedientes en Proceso


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2or de"ecto el sistema muestra su


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En la parte superior de esta pantalla aparecen los datos del e$pediente !ue ,a seleccionado demanera no editable# con el "in de asegurarse !ue es el e$pediente !ue usted desea deri(ar.

En la parte in"erior# el sistema mediante campos ob)etos editables le solicita el destino odestinos !ue tendr' este e$pediente.

sted debe seleccionar la "orma del e$pediente !ue deri(ar'# si es el original o una copia dele$pediente> luego la dependencia a la cual deri(ar' el e$pediente# :sta podr' seleccionarladirectamente del combo o mediante la (entana de b/s!ueda al presionar el icono de b/s!ueda.Este ob)eto con su (entana de b/s!ueda se e$plica en el apartado =26%=


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Luego de e"ectuar las deri(aciones correspondientes# presione el botón 7Grabar Deri(aciones8para su grabación en la base de datos.

Se le mostrar' la siguiente pantalla.


Grabar Derivaciones,

"on el que grabar- en la

base de daos) las

deri$a"iones e!e"uadas

al e8,ediene.

Añadir, "on

ese bo#n $aa9adir

deri$a"iones a

la ,eque9a

lisa que

Limpiar, "on

ese bo#n)lim,iar- o

de:ar- en

blan"o odos

los "am,os

Terminar Derivación

de expediente. Le

de$ol$er- a la ,analla

de la grilla "on sus

e8,edienes en ,ro"eso.

Explorar expedientes en proceso.

Se mosrar- la ,analla ini"ial de

b3squeda de e8,edienes en ,ro"eso

en la "ual ,odr- esable"er los

,ar-meros "orres,ondienes.


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Arc%i&"r

Esta opción le ser(ir' para arc,i(ar sus e$pedientes !ue a los ,a atendido. Luego de seleccionarel registro o registros !ue desea arc,i(ar# se le presenta la siguiente pantalla.

En la parte superior se muestra la lista de registros !ue ser'n arc,i(ados en la parte in"erior# elsistema le solicita el arc,i(ador donde arc,i(ar' el e$pediente las /ltimas acciones tomadas alarc,i(ar.

Los arc,i(adores debe crearlos en el men/ principal 76at'logos8 sub men/ 73rc,i(adores8.

Ei!in"r Deri&"ción

6on esta opción podr' eliminar las deri(aciones grabadas e!ui(ocadas. Luego de seleccionar sololos e$pedientes deri(ados# dar clic en este botón mostrar' el siguiente mensa)e.

Si con"irma mediante aceptar !ue est' seguro de la eliminación de estas deri(aciones# el sistemaeliminar' solo las deri(aciones seleccionadas.



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Ad6unt"r

Esta opción le sir(e cuando desea ad)untar uno o (arios e$pedientes en otro. Esto se e"ect/apara a!uellos e$pedientes !ue se relacionan con otros# permitiendo as& !ue se e"ect/an lasoperaciones solo a en el e$pediente contenedor de todos.

Luego !ue ,a seleccionado los registros !ue desea ad)untar dar clic en el botón# el sistemapresentar' la siguiente pantalla.

En la parte superior muestra la lista de registros !ue se (an a a)untar en la parte in"erior elsistema le solicita el registro del e$pediente ,acia el cual ser'n ad)untados los e$pedientes> as&mismo si lo desea puede registrar las acciones tomadas con los e$pedientes# luego procede a

grabar esta operación.

Nue&o E#pediente

6on esta opción podr' ingresar un nue(o e$pediente al sistema para e"ectuar el tr'mitecorrespondiente.

3l dar clic en esta opción se mostrar' la siguiente pantalla solicit'ndole los datos necesarios parasu nue(o e$pediente.


&ue$o ;8,ediene


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3lgunos datos necesarios entenderlos a tener en cuenta en esta pantalla son los siguientes

En la sección =R%GE< DEL E@2ED%Eas& mismo si es de 7tipo 2ersonal8. sted podr' notar !ue seg/n lo !ue eli)a los datos siguientessolicitados son acti(ados# desacti(ados por e)m. 2or e)m. En la pantalla anterior# el or&gen dele$pediente es interno# por tanto los campos Dependencia# ?irma 6argo no son editables a !ue

el sistema los asigna autom'ticamente seg/n el usuario !ue est' ingresando los datos. Si no esun e$pediente personal el sistema coloca el nombre del )e"e o representante de la o"icina#asumiendo as& !ue el e$pediente !ue se ingresa# es institucional pertenece a la o"icina# por lotanto !uien "irma es el )e"e de la o"icina.

2or otro lado# si selecciona el c,ec9 indicando !ue es un e$pediente personal# el sistemacambiar' los datos de !uien 7?irma8 el 76argo8# colocando all& los datos correspondientes alusuario !ue ingresa el e$pediente# tal como muestra la siguiente "igura.

Es importante !ue usted se asegure !ue estos datos# tanto cuando se trata de un e$pedientepersonal como un e$pediente institucional# sean los correctos# de lo contrario comuni!ue aladministrador del sistema.

En la pantalla !ue se muestra a continuación se ,a acti(ado el origen del e$pediente como 7e$terno8.



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Aemos a,ora !ue los datos solicitados por el sistema cambian# a,ora el sistema solicita la 7Dependencia8# el 7Detalle8# !uien 7?irma8 el 76argo8 de !uien "irma. Entonces estos datosa,ora a# cuando el e$pediente es e$terno# es necesario ingresarlos.

En el campo 7Detalle8 puede digitar algunos datos adicionales o detalles de la dependencia or&gendel e$pediente.

En la sección 7Datos del E$pediente8# considere tambi:n !ue seg/n el origen !ue ,a elegido# elsistema asignar' el n/mero correlati(o de los e$pedientes seg/n su tipo. Es decir# si usted indica!ue el e$pediente !ue est' ingresando es de origen interno# el sistema asignar' el n/merocorrelati(o en "orma autom'tica seg/n el tipo de e$pediente !ue seleccione# de la misma maneraser' si el e$pediente es de origen interno a la (e de tipo personal.

El sistema controla de "orma autom'tica los n/meros correlati(os de los e$pedientes seg/n sutipo. La primera (e !ue seleccione un tipo de e$pediente# el sistema le asignar' el n/mero 1#solo en esta ocasión usted podr' cambiar este n/mero para indicarle al sistema !u: n/mero lecorresponde generar en ese tipo> a partir de ese momento el sistema lle(a el control de loscorrelati(os de ese e$pediente a no se le permitir' modi"icar. 2or lo tanto aseg/rese bien deln/mero correlati(o !ue le corresponde ingresar la primera (e seg/n su tipo de e$pediente

elegido.

En esta misma pantalla de ingreso del e$pediente# e$iste la sección 7DestinosC - Deri(ación dele$pediente8 donde usted podr'# si lo desea# deri(ar su e$pediente en el mismo momento !ue loest' registrando. 2or lo tanto al dar por registrado su e$pediente a aparecer' como deri(ado.

E#pedientes $or Recepcion"r


Ex edientes Por Re ce cionar


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Esta opción es la misma del sub men/ 72or Recepcionar8 del men/ 7E$pedientes8.

3!u& usted podr' (isualiar recepcionar los e$pedientes !ue ,an sido deri(ados a su usuario uo"icina. 3l dar clic en esta opción se presenta la siguiente pantalla.

na (e !ue ,a seleccionado los registros !ue desea recepcionar# debe dar clic en el botón 7Recepcionar8 aparece la siguiente pantalla.

En esta pantalla debe (eri"icar la lista de registros !ue ser'n recepcionados# luego de lo cual

presiona el botón 7Grabar Recepción8 para recibirlos estos e$pedientes pasar'n a estar en suse$pedientes En 2roceso.

Si desea Buscar un e$pediente por recepcionar en especial# puede dar clic para establecer lospar'metros apropiados de b/s!ueda.


Bscar, ,ara bus"ar un

e8,ediene ,or

re"e,"ionar.

Recepcionar, ,ara

dar ,or re"ibido a

los e8,edienes

,re$iamene

sele""ionados.


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E#pedientes Arc%i&"dos ' $roces"dos

Esta opción es la misma del sub men/ 73rc,i(ados8 del men/ 7E$pedientes8.

3!u& usted podr' (isualiar los e$pedientes arc,i(ados procesados por usted su o"icina. 3l darclic en esta opción se presenta la siguiente pantalla.

En esta pantalla debe seleccionar el usuario el arc,i(ador de los cuales desea (isualiar lose$pediente arc,i(ados. Luego debe dar clic en el botón 7Buscar8 aparece la siguiente pantalla.


E$pedientes 3rc,i(ados 2rocesados


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odos los e$pedientes arc,i(adosprocesados se incluen a!u& los !ue ,an sido ad)untados aotro e$pedienteC se muestran en esta lista.

Si desea de(ol(er a E< 2R=6ES= alg/n e$pediente debe seleccionarlo luego dar clic en la opción 7De(ol(er a En 2roceso8 se mostrar' la siguiente (entana de con"irmación.

Si usted con"irma el proceso# los e$pedientes seleccionados pasan a estar nue(amente en elestado E< 2R=6ES=.



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2usc"r

Seleccione esta opción para buscar e$pedientes seg/n di(ersos par'metros de b/s!ueda. 3l darclic se mostrar' la siguiente pantalla !ue pertenece al submen/ 7E$pedientes8 del men/ principal

7Buscar8.



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3l establecer los par'metros adecuados seg/n lo !ue re!uiera# el sistema e"ectuar' la consulta mostrara la lista correspondiente de los e$pedientes !ue se a)usten a sus re!uerimientos.

En esta pantalla de resultados# podr' elegir el e$pediente !ue desee (isualiar su tr'mite situación actual# al presionar en el botón 7Aer r'mite8.

C"!+i"r contr"se7"


!ambiar contraseña


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6ada usuario !ue se registra en el sistema# para su acceso se le asigna una contrase*a la cual es 7usuario8.

Luego !ue este usuario nue(o ingresa al sistema# debe cambiar su contrase*a de acceso en estaopción# con el "in de asegurar sus datos !ue su cuenta de usuario no pueda ser usada por otraspersonas.

3l dar clic en esta opción se presenta la siguiente pantalla.

En esta pantalla muestra los 7datos personales8 correspondientes al usuario# los !ue sólo podr'(isualiarse. 6omo usuario usted debe asegurarse !ue estos datos se encuentren registradoscorrectamente# de no ser as& comun&!uese con el 3dministrador del Sistema.

En la sección 7Datos de la cuenta8# usted podr' modi"icar su pass+ord o contrase*a luego darclic en el botón 73ctualiar8 para grabar los cambios e"ectuados.

na (e e"ectuada esta operación# su pró$imo ingreso al sistema debe ser con su nue(acontrase*a.

Men) C"to(os

En este men/# podr' registrar controlar sus 73rc,i(adores8# 7ipos de e$pedientes8# 7?ormas derecepción8 7ipos de 2rioridades8 seg/n las opciones del submen/ !ue eli)a.



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El mane)o de todos estos sub men/s es el mismo. 3l dar clic en cual!uiera de ellos apareceprimero la pantalla de b/s!ueda# luego de lo cual# si lo desea establece algunos par'metros deb/s!ueda o los de)a en blanco presiona 7Buscar8> aparece la pantalla con la lista de todos losregistros grabados. En esta lista a podr' editar eliminar o ingresar nue(os registros.

Arc%i&"dores

En esta opción podr' crear sus arc,i(adores !ue son necesarios en la opción 73rc,i(ar8 de los 7E$pedietes en 2roceso8 en los cuales proceder' a 3rc,i(ar sus e$pedientes a atendidos oprocesados.

3l dar clic en esta opción# aparece la siguiente pantalla.

Si deseamos agregar un nue(o 3rc,i(ador# debe dar un clic en la opción 7


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Tipos de E#pedientes

En esta opción registrar controlar todos los tipos de e$pedientes !ue se usen en el sistema.

8or!"s de Recepción

En esta opción se registran las "ormas de recepción de los e$pedientes.

Tipos de $riorid"des

En esta opción controlar' los tipos de prioridades !ue se establecer' para cada e$pedienteregistrado.

Men) Reportes

Debe elegir este men/ para imprimir o (isualiar reportes. 3l dar un clic en esta opción# elsistema presenta la siguiente pantalla.

En esta pantalla# en la parte derec,a usted debe seleccionar el reporte !ue desea# luego de locual el sistema en la parte derec,a le mostrar' o solicitar' los par'metros para dic,o reporte. Enestos par'metros# usted debe ingresar los par'metros !ue desee luego presionar en el botón

7%mprimir8 para obtener su reporte.



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na (e !ue se encuentra en la (entana pre(ia del reporte# puede dar clic en el icono de la%mpresora para imprimir su reporte.

Men) Ad!inistr"ción

3 este men/ tiene acceso sólo !uien es el 3dministrador del Sistema. Los sub men/s !ue

contiene son los siguientes

Dependenci"s E#tern"s2ara e"ectuar el registro control de las dependencias e$ternas desde donde procedene$pedientes ,acia la institución.

Dependenci"s Intern"s2ara el registro control de todas las dependencias internas u o"icinas de la institución.

Usu"riosEn esta opción se registra controla a los usuarios !ue tienen acceso al sistema.

Corre"ti&osEsta opcion es mane)ada por el administrador del sistema para el mantenimiento de correlati(os.

2o,ueosEsta opción permite al administrador del sistema blo!uear o presentar un mensa)e a unadependencia o a un usuario espec&"ico

Entid"des2ara el registro control de Entidades.

S"ir de Siste!"



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2ara salir del sistema o "inaliar sesión# debe dar clic en cual!uiera de estas opciones.

Co!unic"ción con e Ad!inistr"dor de Siste!" 9e+

2ara cual!uier sugerencia# duda o cr&tica constructi(a# puede comunicarse directamente con el 3dministrador del Sistema Web SisGeDo.

3l dar clic en el lin9# el sistema presenta la siguiente pantalla.


"alir del "istema

ara "omuni"a"i#n "on el

%dminisrador del Sisema (eb.


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3!u& debe ingresar los datos solicitados presionar el botón 7En(iar8. Su mensa)e ser' recibidopor el 3dministrador recibir' la respuesta correspondiente.

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