Manual de Usuario/ Perfil Estudiante - up.ac.pa · Página | 1 Manual de Usuario/ Perfil Estudiante Secretaría Virtual UP 1 Introducción La Secretaría Virtual de la Universidad

Versión: 1-Febrero 2013

Dirección de Informática

Manual de Usuario/ Perfil Estudiante

Secretaría Virtual UP

ÍNDICE 1 Introducción.............................................................................................................. 1

2 Acceso a la Secretaría Virtual .................................................................................. 2

2.1 Descripción ........................................................................................................ 2

2.2 Proceso............................................................................................................... 3

2.3 Cuenta de correo institucional .......................................................................... 5

3 La Secretaría Virtual: servicios disponibles ............................................................... 6

3.1 Gestión del Usuario ............................................................................................ 6

3.2 Gestión de los Trámites ...................................................................................... 7

3.3 Gestión de la Información ................................................................................. 9

4 Primer trámite de la Secretaría Virtual: Matrícula 2013 ......................................... 12

4.1 Introducción ..................................................................................................... 12

4.2 Proceso............................................................................................................. 12

4.2.1 Acceso al trámite de Matrícula ................................................................ 12

4.2.2 Pantalla de Instrucciones .......................................................................... 13

4.2.3 Pantalla de Datos Generales.................................................................... 13

4.2.4 Pantalla de Asignaturas y Grupos ............................................................ 14

4.2.5 Pantalla Reservar cupo ............................................................................. 17

4.2.6 Pantalla Realizar pago .............................................................................. 19

4.2.7 Pantalla Finalizar matrícula ....................................................................... 21

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1 Introducción

La Secretaría Virtual de la Universidad de Panamá (SEVUP) es un servicio mediante

el cual sus usuarios pueden realizar, vía Internet, trámites administrativos con las

distintas unidades de la UP. De esta forma se evitan los desplazamientos para

realizar dichos trámites, y se facilita el acceso a los servicios administrativos de la UP.

Esta Secretaría Virtual emula la ventanilla de una unidad administrativa permitiendo

que el usuario gestione solicitudes y documentos, pero con la ventaja de evitar

esperas o de estar a expensas de horarios. Además con la garantía y seguridad que

ofrece el acceso cifrado.

El objetivo a largo plazo de la Secretaría Virtual es que toda la comunidad

universitaria (estudiantes, personal docente e investigador, y personal de

administración y servicios) disponga de un canal vía web, rápido y flexible, que

suponga una alternativa válida al sistema presencial en su relación administrativa

con la UP.

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2 Acceso a la Secretaría Virtual

2.1 Descripción

Durante la primera etapa de implantación de la Secretaría Virtual, el grupo de

usuarios que tendrá acceso a la misma será el de los Estudiantes, tanto aquellos que

ya son estudiantes de la UP, como los de nuevo ingreso en el curso académico

2013. Poco a poco se irán desarrollando e implementando nuevos servicios y

funcionalidades que darán cobertura a necesidades de otros colectivos

universitarios, de tal forma que todos puedan beneficiarse de las ventajas que

ofrece un sistema como el descrito.

El acceso al sistema de Secretaría Virtual de la UP se caracteriza por los siguientes

aspectos:

Acceso seguro. La transmisión mediante el protocolo de conexión https,

proporciona una transferencia segura de datos al enviarlos de manera

cifrada.

Acceso controlado. El sistema de control de accesos a la Secretaría Virtual

identificará a todos los usuarios gracias a la utilización de unas credenciales

únicas. Asimismo, este sistema será el encargado de la gestión de dichas

credenciales, de tal manera que el usuario tenga la posibilidad de:

o Recuperar las credenciales siempre que lo necesite (¿Olvidaste tu

contraseña?)

o Registrarse como usuario en el caso de los estudiantes de nuevo

ingreso o de los estudiantes que continúan estudios pero que no

matricularon nunca vía web en el antiguo sistema online de la UP

(Regístrate ya).

Acceso pertinente. Este concepto está íntimamente relacionado con el

concepto de “perfil”. A cada usuario de la Secretaría Virtual se le asignará un

“perfil de acceso”, de tal modo que tendrá disponibles una serie de

funcionalidades adecuadas a su papel como miembro de la comunidad

universitaria.

Navegadores y versiones requeridas:

Internet Explorer: versión 8 y posteriores

Mozilla Firefox: 18 y posteriores

Chrome: 24.0 y posteriores

Opera: 12.14 y posteriores

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2.2 Proceso

Para acceder a la Secretaría Virtual, el sistema solicitará el número de cédula del

usuario y una contraseña. En este punto, debemos distinguir entre los siguientes

grupos de usuarios:

1. Grupo 1: Estudiantes que continúan estudios y que han utilizado los Servicios

de acceso restringido del área de Estudiantes en el Portal UP (“Servicios para

estudiantes”). Tan sólo tendrán que introducir su cédula y su contraseña,

como hasta ahora vienen haciendo en la pantalla de acceso a “Servicios

para estudiantes” del Portal de la UP.

2. Grupo 2: Estudiantes que continúan estudios pero que no han utilizado los

Servicios de acceso restringido del área de Estudiantes en el Portal UP

(“Servicios para estudiantes”). En este caso, el estudiante deberá solicitar el

registro en la Secretaría Virtual a través de la opción “Regístrate ya” de la

pantalla de acceso. Aquí se le solicitará que introduzca su cédula, su fecha

de nacimiento, su correo electrónico personal y el número del último recibo

(o de documento de pago) emitido para el estudiante. En breve, el usuario

recibe en el correo indicado su contraseña de acceso.

3. Grupo 3: Estudiantes de nuevo ingreso. Se trata de aquellos estudiantes que

han realizado el proceso de admisión a la Universidad de Panamá y ya

pueden formalizar la Matrícula en la Carrera seleccionada. En este caso, el

estudiante deberá solicitar el registro en la Secretaría Virtual a través de la

opción “Regístrate ya” de la pantalla de acceso. Aquí se le solicitará que

introduzca su cédula, su fecha de nacimiento, su correo electrónico personal

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y el número de formulario obtenido en el proceso de Admisión. En breve, el

usuario recibe en el correo indicado su contraseña de acceso.

En el caso de necesitar la recuperación de las credenciales de acceso (bien por

olvido, o por querer cambiarlas, aunque esta última opción está disponible en la

propia Secretaría Virtual), en la pantalla de acceso se encuentra la opción

“¿Olvidaste tu contraseña?”, en la que se pedirá al usuario su número de cédula y

su correo electrónico (el que usó para registrarse o el institucional en caso de

tenerlo). Automáticamente, el sistema verificará los datos introducidos y generará

una nueva contraseña que enviará al correo electrónico del usuario (en caso de

tener correo institucional, se enviará a ambas direcciones).

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Otro de los recursos que tienen disponibles los usuarios de la Secretaría Virtual en la

pantalla de acceso es la descarga de los instructivos generales sobre la propia

SEVUP y su funcionamiento.

2.3 Cuenta de correo institucional

La Universidad de Panamá pone a disposición de los estudiantes una cuenta de

correo institucional gratuita, que servirá de medio de comunicación oficial entre la

UP y el colectivo estudiantil.

El acceso a la Secretaría Virtual exige que el estudiante disponga ya de una cuenta

de correo institucional, por lo que si aún no la ha registrado, el sistema lo detectará

y le comunicará que debe realizar la petición. Para ello, le facilita un enlace a la

misma aplicación de registro.

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Una vez obtenida la cuenta de correo, automáticamente se devuelve al estudiante

a la anterior pantalla, donde debe pulsar el botón “Aceptar” para completar su

acceso a la Secretaría Virtual.

3 La Secretaría Virtual: servicios disponibles

Una vez que se ha accedido a la SEVUP, el usuario se encuentra en la pantalla de

“Inicio”, en la que se reúnen a modo de pequeño portal algunas herramientas de

información como son el Calendario de trámites, el panel de Avisos importantes o la

descarga de Instructivos específicos.

Las distintas funcionalidades disponibles actualmente en la SEVUP se estructuran en

torno a los siguientes grupos de información:

Gestión del Usuario

Gestión de los Trámites

Gestión de la Información

3.1 Gestión del Usuario

Todas las opciones relacionadas con la gestión de los datos del usuario se

concentran en el menú “Mi perfil”. Desde aquí, el usuario puede acceder a dos sub-

opciones:

Datos personales. Consulta de los datos personales del usuario. De los datos

que se muestran en esta pantalla, algunos pueden modificarse (Editables) y

otros no (No editables):

Datos Editable No

editable

Cédula X

Nombre X

Fecha de nacimiento X

Dirección X

Zona postal X

Sexo X

Correo electrónico personal X

Correo electrónico institucional X

Celular X

Lugar de trabajo X

Tipo sangre X

Imagen X

También podrá modificar la fotografía personal que se muestra en la cabecera de la

página.

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Cambiar contraseña. Modificación de la contraseña activa del usuario. Una

vez cambiada y cerrada la sesión, el usuario tendrá que utilizar la nueva

contraseña para acceder a la SEVUP.

Recuerde que también es posible cambiar la contraseña solicitando una nueva

desde la pantalla de acceso a la Secretaría Virtual.

3.2 Gestión de los Trámites

A este grupo de funcionalidades se accede a través del menú “Trámites”, que a su

vez muestra actualmente dos sub-menús: “Trámites disponibles” y “Mis trámites”:

Disponibles. A medida que la SEVUP vaya incorporando trámites en su

catálogo se irán mostrando en esta pantalla con la información

correspondiente al trámite, y un acceso a su realización en el caso de

encontrarse en el período para ello.

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Mis trámites. Esta pantalla permite la consulta de los trámites realizados en la

SEVUP por el usuario. A través de un formulario de selección de datos (curso

académico, proceso, trámite y estado del trámite), se realiza la búsqueda

filtrando por cada uno de los campos mencionados. El resultado se muestra

en una tabla con el detalle del trámite y, lo que es más importante, su

estado, unas observaciones y las posibles acciones a realizar con el mismo.

El trámite puede pasar por distintos estados desde su inicio hasta su

finalización. En el trámite de Matrícula, primero que se pondrá a disposición

de los usuarios, los estados serán los siguientes:

Borrador

Pendiente de pago

Finalizado

En función del estado del trámite, podrán realizarse con el mismo una serie de

acciones:

Editar

Generar recibo

Pagar

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En la columna “Observaciones” se mostrará un icono de aviso cuando exista alguna

notificación sobre el trámite que el usuario deba conocer, como por ejemplo, la

proximidad de la fecha de finalización.

La Secretaría Virtual dispone de un sistema de avisos automáticos que envía un

correo al usuario en determinados momentos del proceso. La antelación con la que

se realizarán los envíos dependerá del período en el que el trámite permanezca

abierto y será configurable por el administrador del sistema.

3.3 Gestión de la Información

La SEVUP ofrece también a sus usuarios la posibilidad de consultar información

relevante (menú “Información de interés”) generada durante su permanencia en la

UP: las notas del curso actual, su avance académico, un histórico de los recibos de

matrícula y su situación de morosidad. Con el tiempo, irán incluyéndose otros grupos

de información de interés relacionados con los trámites disponibles en la SEVUP.

Notas. En esta pantalla se podrán consultar las notas obtenidas en los distintos

semestres en los que el estudiante haya estado matriculado en la UP. La información aparece organizada por cada semestre del año académico.

También se puede consultar esta información atendiendo a un doble agrupamiento:

o Créditos por Plan de Estudios actual. Muestra los créditos obtenidos en el Plan de Estudios en el que actualmente estás matriculado.

o Créditos completos. La información mostrada puedes exportarla en formato Excel o PDF pulsando en el icono correspondiente.

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Avance académico. Esta pantalla mostrará todas las calificaciones

obtenidas para cada materia cursada por el estudiante desde el primer

curso hasta el último realizado.

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Morosidad. En el caso de existir algún concepto que genere morosidad, y por

tanto, imposibilidad de realizar algún trámite, el estudiante puede hacer la

consulta en esta pantalla para tener la información al respecto.

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El contenido de las pantallas de Notas, Avance Académico y Morosidad podrá

exportarse en formato Excel y PDF pulsando sobre los iconos respectivos.

4 Primer trámite de la Secretaría Virtual: Matrícula 2013

4.1 Introducción

El primer trámite activo en la SEVUP es el de la Matrícula 2013. Los requisitos de

usuario que serán necesarios para acceder al trámite, por tanto, son exactamente

los mismos que los comentados en el apartado 2 de este instructivo (Acceso a la

Secretaría Virtual).

Para utilizar la Secretaría Virtual y los trámites disponibles, como el de Matrícula, será

necesaria una conexión a internet así como los navegadores al uso en sus últimas

versiones: Mozilla Firefox, Chrome, Internet Explorer (8 ó superior) y Opera.

En los siguientes apartados de este instructivo vamos a indicar el procedimiento a

seguir para efectuar la Matrícula de forma autónoma. Sólo hay que seguir los pasos

indicados y el estudiante tendrá grabada su matrícula en muy poco tiempo, de

forma sencilla y ágil.

4.2 Proceso

4.2.1 Acceso al trámite de Matrícula

El acceso al trámite de Matrícula se realiza desde el menú Trámites/Disponibles. En la

pantalla “Trámites disponibles” se muestra una relación de todos los trámites para el

año académico en curso, apareciendo habilitados los que se encuentren en

período activo. Para iniciar el trámite, basta con pulsar en el icono que aparece en

la columna “Iniciar trámite”.

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En todas las pantallas, en la parte inferior derecha, estará disponible el enlace a la

“Ayuda de pantalla”, en la que se describe brevemente el objetivo de la misma y

algún aspecto que pueda crear dudas en los usuarios.

4.2.2 Pantalla de Instrucciones

Esta pantalla contiene las instrucciones básicas de funcionamiento en el trámite de

Matrícula: guía visual del proceso del trámite (los conocidos como “vagones”) y

descripción de los principales botones y sus funciones.

4.2.3 Pantalla de Datos Generales

Esta pantalla muestra los datos del estudiante (personales, académicos y

financieros). Sólo son editables el dato correspondiente al género del estudiante

(Masculino/Femenino) y el relativo al turno, que permite seleccionar entre Diurno,

Vespertino y Nocturno. Si se detecta algún dato incorrecto por parte del estudiante,

debe comunicarlo a la Secretaría de su Facultad para que sea modificado.

La selección de Turno se hace siempre en la primera matrícula de la carrera, de tal

forma que no hay que volver a elegirlo en matrículas posteriores. Una vez finalizada

la matrícula no podrá modificarse este dato, por lo que habrá que contactar con la

Secretaría de la Facultad correspondiente.

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A partir de esta pantalla aparece el botón “Guardar borrador”, cuya misión es la de

guardar los datos que hasta ese momento se hubiesen registrado en el trámite de

Matrícula, permitir al estudiante salir de la Secretaría Virtual sin haberlo concluido y

volver a recuperarlo dentro del período de vigencia para finalizarlo.

4.2.4 Pantalla de Asignaturas y Grupos

En esta pantalla se muestran las asignaturas propuestas para matricular,

organizadas en dos niveles de agrupamiento: el Tipo de actividad

(Teórica/Práctica) y el Grupo. De cada grupo se indica el nombre, el profesor titular,

el salón donde se impartirá la asignatura y el horario (pulsando en el icono que

aparece junto al tipo de actividad)

También se muestra la relación de calificaciones del semestre anterior. Esta

información es útil ya que en los casos de asignaturas semestrales consecutivas será

un prerrequisito obligatorio tener aprobadas las materias para matricularlas en el

semestre posterior.

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La operativa de la pantalla es la siguiente:

En primer lugar, se deben comprobar las asignaturas que el sistema nos

ofrece como “propuestas para la matrícula”. Se trata de asignaturas que

están relacionadas con las del semestre anterior (por ello se ofrecen las

calificaciones obtenidas en el anterior semestre) y con aquellas que se han

registrado en la pre-matrícula que confeccionan las unidades académicas

antes del proceso de matriculación.

Después, utilizando los iconos y para desplegar/replegar, se muestran

los tipos de materias matriculables en cada asignatura: Teoría, Laboratorios,

Prácticas y Clínicas.

Por último, se selecciona el grupo en el que se desea matricular y se continúa

con el proceso.

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Esta pantalla cuenta con algunos elementos que ayudan al estudiante a

confeccionar su matrícula:

Horario gráfico de los grupos: pulsando en el icono que aparece junto a

cada tipo de actividad de una materia, se despliega un calendario semanal

con los horarios en los que se imparte.

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Horario gráfico del estudiante: pulsando sobre el icono con la etiqueta “Ver

horario completo”, se despliega un horario semanal con las materias

seleccionadas por el estudiante organizadas por tramos horarios.

4.2.5 Pantalla Reservar cupo

Esta pantalla tiene como objetivo realizar la reserva de cupo, teniendo en cuenta

los datos registrados durante todo el proceso por el estudiante, y solicitándole que

decida un medio de pago (presencial o electrónico). Por ello, ofrece un resumen de

todos los datos atendiendo a la siguiente agrupación:

Datos generales

Datos de asignaturas y grupos

Datos de pago (Desglose/Tipo/Medio)

Actualmente sólo es posible realizar un Tipo de pago (pago completo), de ahí que

este dato sea tan sólo informativo.

Pulsando en los iconos y para desplegar/replegar los grupos de datos se

puede revisar la información registrada, y en caso de no ser correcta en algún

punto siempre hay opción de volver a las pantallas en las que hubiesen de

cambiarse.

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En el apartado de Datos de pago/Desglose se relacionan los conceptos por los que

el estudiante debe pagar, así como las exoneraciones en el caso de que las tuviese.

Las exoneraciones contempladas actualmente en el sistema de matrícula son las

siguientes:

Estudiantes Sigma Lambda

Estudiantes en situación social desfavorable

Estudiantes con vales de trabajo por matrícula de la VAE.

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Cualquier otro tipo de exoneración debe ser tratada de manera específica en la

Unidad Académica del estudiante.

Seleccionar el Medio de pago

En la pantalla de Reservar cupo hay un paso de especial importancia en el

desarrollo posterior del trámite y en su correcta finalización: la selección del medio

de pago. Actualmente el sistema dará opción a realizar el pago de las siguientes

formas:

Presencial: tal como hasta ahora ha venido haciéndose. El estudiante

obtiene al final del proceso un recibo de pago con el que debe dirigirse a la

entidad bancaria. Al día siguiente de realizar el pago, el estudiante podrá

volver a la Secretaría Virtual para obtener su recibo de Matrícula.

Telemáticamente: a través de lo que denominamos “pago electrónico”. El

estudiante contacta con la pasarela de pago y utiliza un medio electrónico

para abonar su matrícula. Después de realizar el pago, retorna a la Secretaría

Virtual para obtener su recibo de Matrícula.

Una vez realizada la revisión de toda la información de esta pantalla, se debe pulsar

el botón “Confirmar reserva” para hacer efectiva la reserva de las plazas en los

Grupos/Materias solicitados. El sistema comprobará que se ha seleccionado un

medio de pago antes de continuar. En caso de no haberlo hecho, se muestra un

mensaje de aviso.

La confirmación de la “Reserva de cupo” consolida los datos en la matrícula del

estudiante e inicia el proceso de pago, por lo que ya no será posible volver a

pantallas anteriores del proceso para realizar modificaciones. Es importante, por

tanto, que el estudiante esté completamente seguro de los datos registrados y del

medio de pago que ha elegido.

4.2.6 Pantalla Realizar pago

Esta pantalla sólo se mostrará a aquellos usuarios que hubiesen seleccionado el

pago electrónico como “Medio de pago” en la pantalla anterior (Reservar cupo).

Vuelve a mostrarse el resumen de los datos de la matrícula (Datos generales, Datos

de asignaturas/grupos y Datos de pago), incluyendo ya como dato fijo el medio de

pago (Pago electrónico).

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Pero ahora aparecen tres botones nuevos que permiten realizar las siguientes

acciones:

Realizar pago electrónico. Este botón conduce a la pasarela de pago

electrónico, donde el estudiante puede abonar el importe de su matrícula de

manera inmediata, lo que provocará la finalización del trámite y le permitirá

obtener su recibo de Matrícula.

Pagar en otro momento. Este botón permite posponer el pago, devolviendo

al estudiante a la pantalla de inicio de la Secretaría Virtual. Podrá retomar

posteriormente el proceso de pago desde la pantalla “Mis trámites”.

Cambiar a pago presencial. Este botón iniciará el cambio del medio de pago

elegido, del electrónico al presencial. Al pulsarlo, el sistema mostrará un aviso

indicando que tal cambio impedirá volver al pago electrónico, por lo que se

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trata de una decisión irreversible. Si el estudiante continúa adelante con su

decisión de cambio, el sistema le dirigirá automáticamente a la última

pantalla del proceso: Finalizar matrícula.

4.2.7 Pantalla Finalizar matrícula

Por último, para terminar el proceso el sistema genera el recibo de pago que

entregará el estudiante en la entidad bancaria junto al monto correspondiente. El

recibo se genera en formato PDF pulsando en el botón “Descargar recibo y

finalizar”.

El recibo puede generarse siempre que se desee desde la pantalla “Mis trámites” de

la Secretaría Virtual durante el año académico en curso. Para ver recibos de años

académicos anteriores (histórico de recibos), debe ir al menú Información de

interés.

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