Manual de Usuario CECYTE-C Adquisiciones

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CONTENIDO

1 Condiciones Generales _____________________________________________________ 4

1.1 Objetivo ..................................................................................................................................... 4

1.2 Características .......................................................................................................................... 4

1.3 Requisitos.................................................................................................................................. 4

2 Acceso al Sistema. ________________________________________________________ 5

2.1 Autenticación del Usuario ........................................................................................................ 5

2.2 Terminar sesión ........................................................................................................................ 6

2.3 Opción cambiar contraseña ..................................................................................................... 6

2.4 Pantalla principal, Inicio ........................................................................................................... 7

2.5 Nivel de Usuario ........................................................................................................................ 7

3. Administración del sistema __________________________________________________ 8

3.1. Fechas Requisiciones............................................................................................................... 9

3.2. Planteles .................................................................................................................................. 10

3.3. Usuarios .................................................................................................................................. 13

3.4. Tipo de Proveedor ................................................................................................................... 17

3.4. Proveedores ............................................................................................................................ 19

3.5. Capítulos ................................................................................................................................. 23

3.6. Concepto ................................................................................................................................. 25

3.7. Unidades de medida ............................................................................................................... 27

3.8. Slogan ...................................................................................................................................... 29

3.9 Proyectos................................................................................................................................. 30

3.10 Cuentas .................................................................................................................................... 32

3.11 Auditoría del sistema .............................................................................................................. 33

4 Solicitud de Requisiciones _________________________________________________ 35

4.1 Ciclo de vida de las solicitudes de requisición ..................................................................... 35

3.12 Administración de Requisiciones .......................................................................................... 36

3.13 Cuadro Comparativo ............................................................................................................... 47

3.14 Órdenes de Compra ................................................................................................................ 53

3.15 Administrar Activos Fijos ....................................................................................................... 61

3.16 Resguardos ............................................................................................................................. 65

4 Almacén _______________________________________________________________ 71

4.1 Materiales ................................................................................................................................ 71

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4.2 Entradas de Almacén .............................................................................................................. 74

4.3 Salidas de Almacén ................................................................................................................ 79

5 Reportes _______________________________________________________________ 83

5.1 Existencias en Almacén ......................................................................................................... 84

5.2 Entradas/Salidas Almacén ..................................................................................................... 85

5.3 Reporte de Solicitudes de Requisición ................................................................................. 86

5.4 Reportes de Activo Fijo .......................................................................................................... 87

5.5 Reporte de Órdenes de compra ............................................................................................. 88

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1 Condiciones Generales

1.1 Objetivo

El objetivo del presente documento es mostrar al usuario final el funcionamiento del sistema

CECYTE-C Adquisiciones.

1.2 Características

El sistema CECYTE-C Adquisiciones permite:

Gestionar el ciclo de vida de las solicitudes de requisición (material y servicio), desde la

creación, pasando por la generación de cuadros comparativo, órdenes de compra, hasta el

surtido y envío de los materiales o servicios.

Controlar los materiales en el almacén (entradas y salidas).

Control de activos fijos y generación de formatos de resguardo.

1.3 Requisitos

Requisitos de software y hardware:

Se requiere un navegador web con Javascript habilitado como:

o Mozilla Firefox

o Google Chrome

o Microsoft Edge

Al menos 2 GB memoria RAM

Driver de tarjeta de video instalado

Resolución de pantalla mínima requerida 1280 * 1024 pixeles

Conexión a internet

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2 Acceso al Sistema.

CECYTE-C Adquisiciones es un sistema que puede ser accedido desde un navegador de internet.

El usuario debe ingresar con un navegador de internet y escribir la dirección URL del sistema (favor

de solicitarla). Una vez cargada la página se visualiza una pantalla en donde se le solicita al usuario

ingresar los datos de autenticación que han sido entregados por el Administrador del Sistema.

Para comenzar a utilizar el Sistema, el usuario final debe ingresar su usuario, contraseña y

presionar el botón “Iniciar Sesión” .

En esta misma interfaz se muestran tres opciones de control de autenticación:

Auto-ingresar hasta que yo cierre sesión: Mantiene la sesión del usuario activo, incluso al

cerrar el navegador, solo hasta que el usuario termine su sesión explícitamente.

Guardar mi nombre de usuario: Mantiene el nombre del usuario como sugerencia durante los

inicios de sesión futuros.

Siempre pedirme el usuario y contraseña: Solicita usuario y contraseña en cada acceso al

sistema (se recomienda usar ésta opción).

2.1 Autenticación del Usuario

Si los datos ingresados por el usuario no son correctos el sistema visualiza un mensaje de error:

“Usuario o contraseña incorrectos”.

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2.2 Terminar sesión

Para finalizar la sesión, dar clic en el menú principal -> Cerrar sesión.

2.3 Opción cambiar contraseña

Cada usuario tiene la opción de cambiar su contraseña desde el menu principal.

Se le solicita al usuario ingresar su antigua contraseña e ingresar dos veces la nueva. Para

confirmar presionar el botón “Guardar cambio de contraseña”.

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2.4 Pantalla principal, Inicio

Después del inicio de sesión, se muestra la pantalla de Inicio, la cual muestra en primer plano la

gestión de Solicitudes de Requisición. Cada vez que se presione “Inicio” en el menú de

navegación, el sistema se re-direccionará a ésta pantalla.

2.5 Nivel de Usuario

El sistema CECYTE-C Adquisiciones maneja cinco Niveles de Usuario, los cuales tienen accesos y

restricciones en diferentes secciones del sistema.

Los Niveles de Usuario son:

Administrador

Requisiciones

Usuario

Almacén

Activo Fijo

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3. Administración del sistema

La sección Administración del Sistema en el menú, contiene todos los catálogos con la información

necesaria para el arranque y funcionamiento del sistema. Solo usuarios con el Nivel de Usuario

ADMINISTRADOR pueden tener acceso a la manipulación de los siguientes catálogos:

Fechas Requisiciones

Planteles

Usuarios

Tipo Proveedor

Proveedores

Capítulos

Conceptos

Unidades de Medida

Slogan

Proyectos

Cuentas

Auditoría del Sistema

Usuarios con Nivel de Usuario ALMACEN tienen acceso a la opción:

Unidades de Medida

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3.1. Fechas Requisiciones

Administración del Sistema /Fechas Requisiciones.

Nivel de Usuario con permiso de acceso: Administrador.

Este catálogo permite la edición del rango de fechas por mes para la captura de Solicitudes de

Requisición de manera normal.

a) Editar fecha de requisición.

Para editar la información de un rango de fechas de un mes determinado, presione el botón "Editar"

correspondiente al mes que desee modificar, el sistema abrirá una nueva pantalla con la

información actual.

Al término de la modificación de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” .

Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.

b) Filtrar información

Si desea buscar información específica sobre dicho catálogo, ingrese el valor/texto a buscar en el

campo de búsqueda y presione "Buscar”.

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Si desea otro tipo de búsqueda presione el botón y seleccione la opción deseada.

c) Exportar información

Si desea exportar la información del catálogo, presione el botón “Exportar” y seleccione la

opción deseada.

3.2. Planteles

Administración del Sistema /Planteles.


Este catálogo permite agregar y editar planteles pertenecientes a CECYTE-C.

a) Agregar un plantel

Para dar de alta un nuevo Plantel, presione el botón "Agregar" , el sistema abrirá una nueva

pantalla.

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Al término de la captura de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el sistema

validará la información y en caso de existir algún error en la captura o falte información, el sistema

se lo hará saber a través de una notificación en color rojo.


b) Editar un Plantel

Para editar la información de uno Plantel, presione el botón "Editar" correspondiente al plantel

que desee modificar, el sistema abrirá una nueva pantalla con la información actual.

12

Al término de la modificación de los datos requeridos, presione el botón “Guardar” , el

sistema validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el

sistema se lo hará saber a través de una notificación en color rojo.


c) Ver un Plantel

Si desea ver la información completa de un Plantel, presione el botón "Ver” correspondiente al

plantel que desee, el sistema abrirá una nueva pantalla y le mostrará la información actual.

d) Filtrar información de un Plantel


campo de búsqueda y presione "Buscar” .


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e) Exportar información


opción deseada.

3.3. Usuarios

Administración del Sistema /Usuarios


Este catálogo permite agregar y editar Usuarios asignándoles un Nivel de Usuario con el que se

determinan las capacidades de acceso y edición dentro del sistema.

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a) Agregar un Usuario.

Para dar de alta un nuevo Usuario, presione el botón "Agregar” , el sistema abrirá una nueva

pantalla.

Se deberá ingresar la información solicitada.

Nota: los planteles que aparecen para selección son aquellos registrados en el catálogo de planteles.


validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el sistema se lo

hará saber a través de una notificación en color rojo.


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b) Editar un Usuario

Para editar la información de algún Usuario, presione el botón "Editar" correspondiente al

usuario que desee modificar, el sistema abrirá una nueva pantalla con la información actual.




No es posible editar el Nombre ni el Usuario existentes, esto es para cuidar la integridad de la

información del sistema.


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c) Ver un Usuario

Si desea ver la información completa de un Usuario, presione el botón "Ver” correspondiente al

usuario que desee, el sistema abrirá una nueva pantalla y le mostrará la información actual.

d) Dar de baja un Usuario

Una vez dado de alta un usuario, su información no se puede borrar para no afectar el historial del

sistema, pero es posible deshabilitarlo para que ya no tenga acceso al sistema. Para dar de baja a

un usuario, presione el botón editar correspondiente al usuario que desee modificar, cambie el

estado a BAJA y guarde los cambios.


e) Filtrar información de un Usuario


campo de búsqueda y presione "Buscar" .


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f) Exportar información


opción deseada.

3.4. Tipo de Proveedor

Administración del Sistema / Tipo de Proveedor

Niveles de Usuario con permiso de acceso: Administrador.

Este catálogo permite agregar y editar los Tipos de Proveedor, a cada proveedor se le asigna un

Tipo de Proveedor de acuerdo a sus características.

a) Agregar un Tipo de Proveedor

Para dar de alta un nuevo Tipo de Proveedor, presione el botón "Agregar" , el sistema abrirá

una nueva pantalla.

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validará la información y en caso de existir error en la captura o falte información el sistema se lo



b) Editar un Tipo de Proveedor

Para editar la información de algún Tipo de Proveedor presione el botón "Editar"

correspondiente al tipo de proveedor que desee modificar, el sistema abrirá una nueva pantalla con

la información actual.





c) Filtrar información de un Tipo de Proveedor



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d) Exportar información


opción deseada.

3.4. Proveedores

Administración del Sistema / Proveedores


Este catálogo permite agregar y editar los datos de los Proveedores.

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a) Agregar un Proveedor

Para dar de alta un nuevo Proveedor, presione el botón "Agregar” , el sistema abrirá una nueva

pantalla.

Nota: Los Tipo de proveedor están dados de alta en catálogo de tipo proveedor




Si la información es correcta, el sistema le pedirá la confirmación del alta de datos.

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b) Editar un Proveedor

Para editar la información de algún Proveedor presione el botón "Editar" correspondiente al

proveedor que desee modificar, el sistema abrirá una nueva pantalla con la información actual.

Al término de la modificación de los datos, presione el botón “Guardar” , el sistema validará

la información y en caso de existir error en la captura o falte información, el sistema se lo hará

saber a través de una notificación en color rojo.

El nombre del Proveedor existente no se puede modificar, esto es para asegurar la integridad de la

información dentro del sistema.


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c) Ver un Proveedor

Si desea ver la información completa de un Proveedor, presione el botón "Ver" correspondiente

al proveedor que desee, el sistema abrirá una nueva pantalla y le mostrará la información actual.

d) Dar de baja un Proveedor.

Los datos de un Proveedor no se pueden eliminar, esto con el fin de mantener los datos

históricos del sistema, en su lugar, es posible dar de baja al Proveedor para que no sea

usado en el futuro. Para dar de baja un Proveedor presione el botón “Editar”

correspondiente al Proveedor que desee modificar y cambie su estado a BAJA.


e) Filtrar información de Proveedores




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opción deseada.

3.5. Capítulos

Administración del sistema / Capítulos


Este catálogo solamente permite agregar los Capítulos del clasificador por objeto del gasto, para

asegurar la integridad de la información del sistema, no es posible editar los datos de los Capítulos

existentes.

a) Agregar un Capítulo

Para dar de alta un nuevo Capítulo, presione el botón "Agregar” , el sistema abrirá una nueva

pantalla.

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Seleccione el tipo de solicitud (material/servicio) para determinar que el Capítulo aplica ya sea para

materiales o servicios.

El campo de Activo Fijo se refiere a la posibilidad de que el Capítulo que se está agregando

contenga materiales considerados como Activo Fijo.

Al término de la captura de los datos, presione el botón “Guardar” , el sistema validará la

información y en caso de existir error en la captura o falte información, el sistema se lo hará saber

a través de una notificación en color rojo.

La información de los Capítulos no se puede modificar, esto es para asegurar la integridad de la

información dentro del sistema.


b) Filtrar información de un Capítulo

Si desea buscar información específica sobre dicho catálogo, ingrese el valor/texto a buscar en

el campo de búsqueda y presione "Buscar" .


c) EXPORTAR INFORMACIÓN


opción deseada.

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3.6. Concepto

Administración del sistema / Concepto


Este catálogo solamente permite agregar los Conceptos del clasificador por objeto del gasto, para

asegurar la integridad de la información del sistema, no es posible editar los datos de los Conceptos

existentes.

a) Agregar un Concepto

Para dar de alta un Concepto, presione el botón "Agregar” , el sistema abrirá una nueva

pantalla.

Capítulo (seleccione un capítulo existente en el catálogo Capítulo), los Conceptos están

asociados a un Capítulo en especial.




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b) Filtrar información de un concepto





Si desea exportar la información del catálogo, presione el botón “Eexportar” y seleccione la

opción deseada.

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3.7. Unidades de medida

Administración del sistema / Unidades de Medida

Nivel de Usuario con permiso de acceso: Administrador y Almacén.

Este catálogo solamente permite agregar Unidades de Medida, para asegurar la integridad de la

información del sistema, no es posible editar los datos de las Unidades de Medida.

a) Agregar una Unidad de Medida

Para dar de alta una nueva Unidad de Medida, presione el botón "Agregar" , el sistema abrirá

una nueva pantalla.





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b) Filtrar información Unidades de Medida






opción deseada.

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3.8. Slogan

Administración del sistema / Slogan


Este catálogo permite editar el Slogan de los formatos impresos.

a) Editar el Slogan

Para editar la información del Slogan, presione el botón "Editar" , el sistema abrirá una nueva

pantalla con la información actual.





b) Exportar información


opción deseada.

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3.9 Proyectos

Administración del sistema / Proyectos


Este catálogo solamente permite agregar los Proyectos, para asegurar la integridad de la

información del sistema, no es posible editar los datos de los Proyectos existentes.

a) Agregar un Proyecto

Para dar de alta un nuevo Proyecto, presione el botón "Agregar” , el sistema abrirá una nueva

pantalla.

Solamente es necesario indicar el nombre del Proyecto.




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b) Filtrar información de un Proyecto






opción deseada.

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3.10 Cuentas

Administración del sistema / Cuentas


Este catálogo solamente permite agregar las Cuentas, para asegurar la integridad de la información

del sistema, no es posible editar los datos de las Cuentas existentes.

a) Agregar una Cuenta

Para dar de alta una nueva Cuenta, presione el botón "Agregar” , el sistema abrirá una nueva

pantalla.

Introduzca los datos del Nombre y Número de Cuenta.





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b) Filtrar información de una Cuenta






opción deseada.

3.11 Auditoría del sistema

Administración del sistema / Auditoría del sistema

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Niveles de Usuario con permiso de acceso: Administrador

Esta opción permite ver los cambios que se han realizado en el sistema en general, es una

herramienta poderosa para el rastreo de eventos que involucran cambios en la información del

sistema.

a) Ver la información de la Auditoría del Sistema

Al ingresar a esta opción, el sistema muestra la siguiente pantalla.

La pantalla muestra la información de cada movimiento del sistema desde el punto de vista de los

cambios de información en la base de datos, debido a esto mismo, algunos campos se muestran

con su valor relativo, por ejemplo, se Número de Usuario en lugar del Nombre, consulte la lista de

usuarios para determinar a quién corresponde el Número de Usuario enlistado.

En la lista podemos ver qué usuario cambio un dato específico dentro de un Archivo del sistema,

podemos ver el valor anterior y el nuevo y su llave correspondiente dentro del Archivo.

Debido a la gran cantidad de información que se genera en el sistema, es recomendable utilizar las

opciones de filtrado y búsqueda que se muestran en la parte superior de la pantalla.

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b) Editar un capítulo

Para editar la información de algún capítulo presione el botón "Editar" correspondiente al

capítulo que desee modificar, el sistema abrirá una nueva pantalla con la información actual.



opción deseada.

4 Solicitud de Requisiciones

4.1 Ciclo de vida de las solicitudes de requisición

Los siguientes diagramas muestran el flujo de las solicitudes de requisición con sus respectivos

estados y los documentos que se podrán generar.

El sistema cuenta con dos tipos de solicitud de requisición: Material y Servicios.

Cada uno de los tipos de solicitud de requisición cuenta con su flujo de estados que se muestran a

continuación:

a) Solicitud de requisición de materiales

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Nota: una solicitud de requisición puede ser cancelada en cualquier estado.

b) Solicitud de requisición de servicios

Nota: una solicitud de requisición puede ser cancelada en cualquier estado.

3.12 Administración de Requisiciones

Requisiciones / Administración de requisiciones

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Niveles de Usuario con permiso de acceso: Administrador, Requisiciones y Usuario

Esta pantalla permite iniciar la captura de una nueva solicitud de requisición (materiales o

servicios), modificar su contenido, modificar su estado, ver su historial e imprimirla.

a) Generar una nueva Solicitud de Requisición

Para dar de alta una nueva Solicitud de Requisición, presione el botón "Agregar" , el sistema

abrirá una nueva pantalla.

Ingrese la información solicitada:

El campo “Solicitante” es llenado automáticamente por el sistema con el nombre del usuario

que se encuentra en uso.

El campo “Fecha” se llena automáticamente con la fecha actual.

Los campos “Capítulo” y “Concepto”, son tomados del catálogo de capítulos y conceptos.

El campo “Extraordinario” valida si la Solicitud de Requisición capturada está fuera del rango

de fechas permitido, según el catálogo de fechas de requisición.

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El campo “Asignado a” solo es modificable para los niveles de usuario Administrador, éste

permite asignar la Solicitud de Requisición a otro usuario registrado en el sistema para que

la modifique en el futuro.

En la sección “Detalles de Solicitud de Requisición”, se deberán ingresar los materiales o servicios

a solicitar. Dependiendo del tipo de solicitud seleccionada, se mostrarán los campos a llenar.

Solicitud de de Requisición de Materiales

El campo descripción se llena con la información de los materiales existentes en el almacén

y pertenecientes al concepto seleccionado.

Al seleccionar un material los campos “Descripción alterna” y “Unidad de medida”, serán

llenados automáticamente.

Las unidades de medida son obtenidas del catálogo Unidades de Medida.

Si se requiere la captura de algún material que no se encuentra en la lista de descripción,

éste puede ser capturado manualmente en el campo “Descripción alterna” y será necesario

seleccionar la unidad de medida adecuada.

Si desea eliminar la línea capturada, presione el botón “Eliminar” .

El sistema por omisión muestra 5 filas para la captura de materiales en la pantalla de “Detalles de

Solicitud de Requisición”, es posible usar menos de 5 y no se requiere eliminar las no utilizadas.

En caso de requerir agregar más materiales, presione el botón “Agregar” en la tabla de

“Detalles de Solicitud de Requisición” y el sistema agregará más filas para su llenado.





Al guardar la información, el estado de la Solicitud de Requisición será “CREADA”.

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Solicitud de Requisición de Servicios

En la Solicitud de Requisición de Servicio solo es necesario capturar la descripción de los

servicios requeridos en el campo “Descripción alterna”.


El sistema por omisión muestra 5 filas para la captura de servicios en la pantalla de “Detalles de

Solicitud de Requisición”, es posible usar menos de 5 y no es necesario eliminar las no utilizadas.

En caso de requerir agregar más servicios, presione el botón “Agregar” en la tabla de “Detalles

de Solicitud de Requisición” y el sistema agregará nuevas filas para su llenado.





Al guardar la información, el estado de la Solicitud de Requisición será “CREADA”.

b) Listado de Solicitudes de Requisición (Administración de Requisiciones).

Cuando se accede a la sección “Administración de Requisiciones” y el Nivel de Usuario sea

“USUARIO” la información que se le presenta será la de las Solicitudes de Requisición creadas por

él mismo y las asignadas directamente por el Administrador del Sistema.

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“ADQUISICIONES” la información que se le presente será la de las Solicitudes de Requisición que

cumplan cualquiera de los siguientes características:

Creadas por él mismo.

Asignadas por el Administrador del Sistema.

Asignadas por otro usuario nivel Adquisiciones.

Solicitudes de Requisición aun no asignadas a ningún otro usuario de Adquisiciones.


“ADMINISTRADOR” la información que se le presenta será la de todas las Solicitudes de

Requisición.

Dependiendo del usuario y del estado de las Solicitudes de Requisición, las acciones que se pueden

realizar son, Ver , Editar , e Imprimir , dependiendo del icono que se muestra en

cada detalle de la tabla.

Al presionar el botón en cada Solicitud de Requisición se podrá ver la siguiente información:

Detalle de la solicitud de requisición: Muestra la información del detalle de los materiales o servicios

solicitados.

Historial de Solicitud de Requisición: muestra los cambios de estado la fecha en que se realizaron y

el usuario que realizó el cambio.

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c) Editar una Solicitud de Requisición

Para modificar la información de alguna solicitud de requisición, presione el botón "Editar"

correspondiente a la Solicitud de Requisición que desea modificar, el sistema mostrará la siguiente

pantalla con la información actual.

Se podrán editar algunos de los datos que se muestran en pantalla.

El estado podrá ser modificado en base al estado actual (ver ciclo de vida de una solicitud de

requisición).

Ejemplo: si la Solicitud de Requisición se encuentra en estado “Creada”, el sistema dará la

opción de cambiar la solicitud a estado “REVISIÓN” o al estado “CANCELADA”.

Se podrá agregar un archivo adjunto que deberá ser la digitalización del formato de Solicitud

de Requisición firmado.

En la sección “Detalles de Solicitud de Requisición”, se podrán modificar, eliminar o agregar

detalles.

El campo “Estado del detalle” puede ser modificado al valor “SURTIDO”, “NO SURTIDO” o

“SURTIDO PARCIALMENTE”.


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En caso de requerir ingresar más materiales o servicios, presione el botón “Agregar” en la

tabla de “Detalles de Solicitud de Requisición”.





Nota: Si desea volver a modificar alguno de los datos de Solicitud de Requisición, repita el

procedimiento.

d) Modificar el estado de una Solicitud de Requisición

Presione el botón "Editar" correspondiente a la Solicitud de Requisición que desea modificar, el

sistema muestra la pantalla con la información actual.

El estado de la solicitud podrá ser modificado en base al estado actual (ver ciclo de vida de una

solicitud de requisición).

Ejemplo: si la Solicitud de Requisición se encuentra en estado “Creada”, el sistema dará la

opción de cambiar la solicitud a estado “REVISIÓN” o al estado “CANCELADA”.

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e) Ver una Solicitud de Requisición

Si desea ver la información completa de una Solicitud de Requisición, presione el botón "Ver" ,

el sistema muestra una nueva pantalla con la información actual.

f) Imprimir formato de Solicitud de Requisición

Si desea imprimir el formato de una Solicitud de Requisición, presione el botón , el

sistema mostrará una nueva pantalla.

Nota: Esta opción estará disponible siempre y cuando la Solicitud de Requisición se encuentre en los estados

adecuados.

Al presionar el botón se mostrará la siguiente pantalla:

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Se mostrará una versión preliminar del reporte, si desea imprimirlo, seleccione algunas de las

opciones de impresión ubicadas en la parte superior de la ventana

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g) Generar formato de Vale de Entrega

Si desea generar el formato de Vale de Entrega, presione el botón , el sistema

mostrará una nueva pantalla.

Nota: Esta opción estará disponible siempre y cuando la solicitud de requisición se encuentre en el estado

Almacenado.

Al presionar el botón se mostrará la siguiente pantalla

Se mostrará una versión preliminar del reporte, si desea imprimirlo, seleccione una de las opciones

ubicadas en la parte superior de la ventana

h) Filtrar información Solicitud de Requisiciones

Si desea buscar información específica, ingrese el valor/texto a buscar en el campo de búsqueda y

presione "Buscar" .


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Además se cuenta con la opción de filtrado por estado y tipo de la Solicitud de Requisición.

Seleccione alguna o ambas opciones mencionadas para filtrar la información.

i) Exportar información


opción deseada.

j) Alerta de Activo Fijo (Solo Nivel de Usuario: Adquisiciones)

Cuando una Solicitud de Requisición de materiales se encuentra en estado , COMPLETADA,

ENVIADA o RECIBIDA y el Capítulo de los materiales aplique para activo fijo (en base al catálogo

capítulo), el registro se mostrará de color rojo indicando que se podría emitir una orden de

resguardo) en caso que el material sea considerado Activo Fijo.

j) Alerta de Enviado (Solo Nivel de Usuario: Usuarios)

Cuando una solicitud de requisición se encuentra en estado ENVIADA, el registro se mostrará de

color naranja, esto significa que está pendiente de cambiar a estado RECIBIDO por parte del

usuario solicitante del material.

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j) Alerta de solicitudes de Requisición extraordinarias

Cuando una Solicitud de Requisición sea generada fuera del rango de fechas permitido, el

registro se pondrá de color amarillo.

3.13 Cuadro Comparativo

Cotizaciones / Cuadro Comparativo

Niveles de Usuario con permiso de acceso: Administrador y Requisiciones.

Prerrequisitos: Solicitud de Requisición en estado COTIZADO.

Esta pantalla permite la captura de un cuadro comparativo, así como su edición, consulta y

generación del formato para impresión.

Nota: La generación de un cuadro comparativo es opcional

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a) Generar un Cuadro Comparativo.

Para dar de alta un Cuadro Comparativo, presione el botón "Agregar" , el sistema abrirá una

nueva pantalla.

Se deberá de ingresar la información solicitada.

La Solicitud de Requisición que contiene el material o servicio que se ha cotizado.

Es OBLIGATORIO el seleccionar por lo menos 3 proveedores (marcados con asterisco rojo).

Como máximo se pueden seleccionar 5 proveedores.

Los proveedores no pueden ser repetidos, en caso de repetir un proveedor, el sistema se lo

notificará.

Los proveedores que se muestran para seleccionar, son aquellos proveedores dados de alta

en Catálogo de proveedores.

En la sección “Detalles de Cuadro Comparativo”, se deberán ingresar los materiales o servicios a

comparar.

Seleccione un Detalle SR (Detalle de Solicitud de Requisición), ver ejemplo.

Nota: El Detalle SR es obtenido en base al detalle capturado en una Solicitud de Requisición .

Al seleccionar un Detalle SR, los campos Cantidad y Unidad de Medida se llenarán

automáticamente, la cantidad puede ser modificada si el usuario lo desea.

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En las columnas que llevan el nombre de cada proveedor (de 3 a 5), se capturarán los

precios cotizados por cada proveedor para cada material o servicio.

En el campo Proveedor Ganador se debe seleccionar el proveedor a quien se le va a asignar

la compra del material o servicio, no necesariamente es quien tenga el precio mas bajo.

Al seleccionar un Proveedor Ganador, el campo precio unitario se capturará

automáticamente (precio unitario = precio de proveedor ganador). También el total del

detalle se calculará automáticamente (Precio unitario * cantidad).

Los campos Subtotal, I.V.A. y Total son actualizados automáticamente por el sistema, el Subtotal

es la sumatoria del campo Total del detalle, el I.V.A. es el 16% del Subtotal y el Total es la

sumatoria del Subtotal más el I.V.A.

El campo I.V.A. puede ser modificado si lo desea el usuario, de ser así, el Total es recalculado


En caso de requerir más detalles para la captura, presione el botón “Agregar” en la tabla de

“Detalles de Cuadro Comparativo”.

Nota: El sistema por omisión muestra 5 filas para su llenado en el Detalle de Cuadro Comparativo, no es

necesario el llenado de las 5 filas y no se requiere eliminar las no utilizadas.





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b) Listado de Cuadros Comparativos.

Al ingresar a la sección de Cuadro Comparativo, podrá ver, editar y generar formato de impresión.

Al presionar el botón en cada cuadro comparativo se podrá ver la siguiente información:

Detalle de cuadro comparativo

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c) Editar una cuadro comparativo

Para editar la información presione el botón "Editar" correspondiente al Cuadro Comparativo

que desee modificar, el sistema mostrará pantalla con la información actual.

En la sección “Detalle de cuadro comparativo”, se podrán modificar/eliminar/agregar detalles de los

materiales o servicios.


En caso de requerir agregar más materiales o servicios, presione el botón “Agregar” en la

tabla de “Detalle de cuadro comparativo”.





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d) Ver un Cuadro Comparativo

Si desea ver la información completa de un cuadro comparativo, presione el botón "Ver" , el

sistema abrirá una nueva pantalla y le mostrará la información actual.

e) Generar formato para impresión de Cuadro Comparativo

Si desea generar el formato de un Cuadro Comparativo, presione el botón , el sistema

abrirá una nueva ventana.

Se mostrará una versión preliminar del formato, si desea imprimirlo, seleccione una de las opciones

de impresión ubicadas en la parte superior de la ventana .

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Si desea exportar la información del Cuadro Comparativo, presione el botón “Exportar” y

seleccione la opción deseada.

3.14 Órdenes de Compra

Cotizaciones / Órdenes de Compra

Niveles de Usuario con permiso de acceso: Administrador y Requisiciones.

Prerrequisitos: Solicitud de Requisición en estado COTIZANDO y opcionalmente un cuadro

comparativo.

Esta pantalla permite la creación, edición, consulta e impresión de una Orden de Compra.

54

a) Generar una Orden de Compra.

Para dar de alta, presione el botón "Agregar" , el sistema abrirá una nueva pantalla.

Se deberá ingresar la información solicitada.

Seleccione una Solicitud de Requisición en estado COTIZANDO, la información requerida

para los campos de Tipo de requisición, Proveedor, Área/Plantel, Nombre y puesto del

solicitante se llenará automáticamente de acuerdo a la Solicitud de Requisición seleccionada.

Es OBLIGATORIO seleccionar un proveedor (marcado con asterisco rojo), si existe un

cuadro comparativo ligado a la Solicitud de Requisición seleccionada, el listado mostrará al

proveedor ganador en dicha cotización, en dado caso de que no exista un cuadro

comparativo el listado mostrará a los proveedores en estado activo del Catálogo de

proveedores.

En la sección llamada “Detalle de orden de compra” se ingresan los materiales o servicios que se

requieren.

55

Si se pulsa en el campo Detalles podrá buscar el material que requiere agregar, recuerde

seleccionar primero un proveedor.

Nota: El detalle es obtenido en base a los materiales capturados en una solicitud de requisición, además podrán ser

seleccionados artículos dados de alta en almacén.

Al seleccionar un detalle, los campos cantidad y unidad de medida se llenarán

automáticamente, la cantidad puede ser modificada si el usuario lo desea. Si existe un

cuadro comparativo ligado a la solicitud de requisición el Precio Unitario se llenará también.

El Importe se calculará automáticamente a partir de la Cantidad y el Precio Unitario.

Si la Solicitud de Requisición seleccionada es de tipo SERVICIO el detalle de orden de

compra mostrará los siguientes campos:

Nota: El detalle es obtenido en base a los servicios capturados en una Solicitud de Requisición . Es necesario

seleccionar primero un proveedor.

Los campos Subtotal, I.V.A. y Total son actualizados automáticamente por el sistema, el Subtotal

es la sumatoria de todos los Importes del detalle, el I.V.A. corresponde al 16% del Subtotal y el

Total es la suma del Subtotal más el I.V.A. El campo I.V.A. puede ser modificado si lo desea el

usuario, al ser modificado el Total es recalculado.


En caso de requerir más detalles para la captura presione el botón “Agregar” en la tabla de

“Detalles de orden de compra”.

Nota: El sistema por omisión muestra 5 filas para su llenado en el Detalle de orden de compra, no es necesario

el llenado de las 5 filas y no se requiere eliminar las no utilizadas.

56





b) Listado de Órdenes de Compra.

Al ingresar a la sección de Órdenes de compra y el rol del usuario sea “ADQUISICIONES” podrá ver,

editar e imprimir solamente las órdenes de compra que pertenecen a dicho usuario.

Cuando el rol del usuario sea “ADMINISTRADOR”, podrá ver, editar e imprimir todas las órdenes de

compra capturadas.

En el listado inicial aparecerán las órdenes de compra clasificadas por estado, se puede modificar el

orden del listado dando un clic en cualquier encabezado.

Si presiona el botón podrá filtrar las Órdenes de Compra de acuerdo a la Solicitud de

Requisición a la cual se encuentran ligadas.

Al presionar el botón en cada orden de compra se podrá ver el detalle de la orden de compra.

57

c) Editar una Orden de compra.

El botón “Editar” se encontrará habilitado en las Órdenes de Compra ligadas a una Solicitud de

Requisición en estado COTIZANDO o SOLICITADO siempre y cuando no hayan sido procesadas por

almacén.

Para editar la información de una orden de compra presione el botón "Editar" , el sistema

mostrará la siguiente pantalla con la información actual.

58

Las Órdenes de Compra se pueden editar siempre y cuando el estado de la Solicitud de

Requisición asociada no sea “FINALIZADA”, “ALMACENADO”, “ENVIADO” o “CANCELADA”.

En el campo Orden de Compra firmada podrá agregar como archivo adjunto la digitalización

de la Orden de Compra debidamente firmada.

En la sección “Detalle de orden de compra” tendrá la opción de modificar/eliminar/agregar detalles.


Si requiere agregar materiales o servicios a la Orden de Compra presione el botón “Agregar” .

Presione el botón “Guardar” para conservar los cambios efectuados a la orden de compra,

el sistema hará una validación, en caso de existir algún error o información faltante se desplegará

una notificación.


Nota: Si desea modificar nuevamente la orden de compra, repita el procedimiento.

59

d) Visualizar una Orden de compra.

Si desea ver la información completa de una Orden de Compra presione el botón "Ver" , el

sistema abrirá una nueva pantalla:

60

e) Imprimir una Orden de Compra.

Si desea generar el reporte para impresión de una Orden de Compra, presione el botón el

cual abrirá una pantalla que mostrará una versión preliminar del reporte.

Para imprimir la Orden de Compra seleccione una de las opciones mostradas en la parte superior de

la ventana.

61

a) Exportar información

Si desea exportar la información de las Órdenes de Compra, presione el botón “Exportar” y

seleccione la opción deseada.

3.15 Administrar Activos Fijos

Activo Fijo / Administrar Activos Fijos

Niveles de Usuario con permiso de acceso: Requisiciones y Administrador.

Esta pantalla permite la captura de los materiales considerados Activos Fijos, así como la consulta

del historial de responsables de cada activo fijo.

a) Generar un Activo Fijo.

Para dar de alta un Activo Fijo, presione el botón "Agregar" , el sistema abrirá una nueva

pantalla.

62


Los campos Capítulo y Concepto muestran la información existente en Catálogos Capítulos y

Conceptos.

El campo Material mostrará todos aquellos materiales capturados en almacén en la sección

de materiales. Al seleccionar el material deseado, los campos Descripción, Marca, Modelo,

Etiqueta y No. de serie, se llenarán automáticamente.

En caso de no encontrar el Material deseado, puede ser tecleado manualmente.

Al colocar el puntero sobre el campo etiqueta este se seleccionará automáticamente,

pudiendo así ingresar con una lectora de código de barras los dígitos de dicha etiqueta.





b) Listado de activos fijos.

Al ingresar a sección de Administrar Activos Fijos, podrá ver y editar la información de los Activos

Fijos.

Al presionar el botón en cada Activo Fijo se mostrará la información histórica del Material.

El historial del activo fijo se genera en base a la cantidad de resguardos que tenga históricamente,

esta información se genera en la sección Resguardos.

63

c) Editar un Activo Fijo

Para editar la información de algún Activo Fijo, presione el botón "Editar" correspondiente al

Activo Fijo que desee modificar, el sistema mostrará la siguiente pantalla con la información actual.

Solo puede ser editados los campos: Etiqueta, Fotografía del Material y Estado del Activo Fijo.





64

d) Ver un Activo Fijo

Si desea ver la información completa de un Activo Fijo, presione el botón "Ver" , el sistema

abrirá una nueva pantalla y le mostrará la información.

e) Filtrar información de Activo Fijo

Si desea buscar información específica sobre un Activo Fijo, ingrese el valor/texto a buscar en el

campo de búsqueda y presione el botón "Buscar" .


65


Si desea exportar la información, presione el botón “Exportar” y seleccione la opción deseada.

3.16 Resguardos

Activo Fijo / Resguardos

Niveles de Usuario con permiso de acceso: Requisiciones y Administrador.

Esta pantalla permite asignar uno o varios Activos Fijos a un responsable.

66

a) Generar un resguardo.

Para dar de alta un Activo Fijo, presione el botón "Agregar" , el sistema abrirá una nueva

pantalla.


Para asignar un responsable presione el campo “Seleccionar Responsable”, los campos

“Nombre de Área”, “Puesto”, “RFC”, “Clave del Área” y “Plantel” se llenarán

automáticamente (los responsables son dados de alta en el Catálogo Usuarios).

En caso de no existir los datos en el Catálogo de Usuarios, el responsable podrá ser tecleado

manualmente.

En la sección “Detalle del Resguardo”, se agregarán los Activos Fijos a asignar (activos fijos

existentes en Administrar Activos Fijos).

67





b) Listado de resguardos.

Al ingresar a sección “Resguardos”, podrá ver, editar y generar formato de impresión.

Al presionar el botón en cada resguardo, se podrá ver el detalle de los resguardos asignados.

68

c) Editar un resguardo

Presione el botón "Editar" correspondiente al Resguardo que desee modificar, el sistema le

mostrará la siguiente pantalla con la información actual.

Solo podrá ser editado el campo “Adjunto” para anexar el Vale de Resguardo firmado

69

d) Ver un resguardo

Si desea ver la información completa de un resguardo, presione el botón "Ver" , el sistema

abrirá una nueva pantalla y le mostrará la información actual.

e) Generar formato de Resguardo

Presione el botón “Imprimir” para generar el formato de Vale de Resguardo de

Bienes Muebles y Herramentales.

Se mostrará una versión preliminar del formato, si desea imprimirlo, seleccione algunas de las

opciones de impresión ubicadas en la parte superior de la ventana

70

f) Filtrar información


presione el botón "Buscar" .


g) Exportar información

Si desea exportar la información de los Resguardos, presione el botón “Exportar” y seleccione

la opción deseada.

71

4 Almacén

4.1 Materiales

Almacén / Materiales

Niveles de Usuario con permiso de acceso: Administrador, Almacén

Esta pantalla permite el agregar y editar Materiales a almacén.

a) Agregar un Material

Para dar de alta un nuevo Material, presione el botón "Agregar” , el sistema abrirá una nueva

pantalla.

Las Unidades de Medida están almacenadas en el catálogo unidades de medida.

Los campos Capítulo y Concepto están almacenados en los catálogos capítulo y concepto.




Si la información en correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.

72

b) Editar un Material

Para editar la información de algún material presione el botón "Editar" correspondiente al

Material que desee modificar, el sistema abrirá una nueva pantalla.




Si la información en correcta, el sistema le pedirá la confirmación de la edición de datos.

73

c) Ver un Material

Si desea ver la información completa de un material, presione el botón "Ver" , el sistema abrirá

una nueva pantalla y le mostrará la información actual.

d) Filtrar información


presione el botón "Buscar" .


74


Si desea exportar la información, presione el botón “Exportar” y seleccione la opción deseada.

4.2 Entradas de Almacén

Almacén / Entradas de Almacén


Esta pantalla permite el administrar las entradas y salidas de almacén.

a) Agregar una entrada a Almacén

Para dar de alta una nueva entrada a almacén, presione el botón "Agregar” , el sistema abrirá

una nueva pantalla. Seleccione ENTRADA en Tipo de Movimiento.

Al seleccionar una orden de compra y esta se encuentre en estado SOLICITANDO , al

el detalle del movimiento se llenará automáticamente.

La cantidad a mover puede ser editada por el usuario

75

Al término de la captura de los datos requeridos, presione el botón de guardar el sistema validará la

información y en caso de existir error en la captura y/o falte información en capturar el sistema se

lo hará saber a través de una notificación en color rojo (ver ejemplo).

Al guardar la entrada, esta se pondrá en estado creada.

Editar una entrada

Para editar una entrada presione el botón en el listado de movimientos, el sistema abrirá una

nueva ventana con la información disponible para editar.

Eliminar una Entrada (SOLO ADMINISTRADOR)

Para eliminar una Entrada presione el botón , el sistema pedirá la confirmación de eliminado.

Procesar una entrada

Presione el botón procesar en el listado de movimientos de cualquier entrada en estado CREADA

El sistema solicitará la confirmación del procesado.

Una vez procesado el movimiento, no se podrá editar más la entrada de almacén.

Además la sumatoria de cantidad (existencia) en almacén será incrementada

NOTA: una vez procesada una entrada, no es posible volverla a editar/borrar

b) Agregar una salida

Para dar de alta una nueva salida a almacén, presione el botón "agregar” , al presionar el

botón de agregar la aplicación web abrirá una nueva pantalla. Seleccione SALIDA en Tipo de

Movimiento.

76

En la sección detalle del movimiento se debe de seleccionar todos los materiales que se requiere

dar SALIDA en almacén.

Se deberá de seleccionar en la columna de Material.

La cantidad a retirar, se deberá de ingresar en cantidad a mover

Si desea eliminar la línea capturada, presione el botón

Si requiere agregar más detalles presione





Editar una Salida

Para editar una salida presione el botón en el listado de movimientos, el sistema abrirá una


Eliminar una Salida (SOLO ADMINISTRADOR)

77

Para eliminar una salida presione el botón , el sistema pedirá la confirmación de eliminado.

Procesar una salida



Una vez procesado el movimiento, no se podrá editar más la salida de almacén.

NOTA: una vez procesada una salida, no es posible volverla a editar/borrar

Generar formato de salida de almacén

Presione el botón imprimir en el listado de movimientos de cualquier entrada anteriormente

procesada

El sistema mostrará el formato de entrega de materiales.

c) Ver un movimiento de almacén

Si desea ver la información completa de un movimiento, presione el botón "Ver" (ver imagen) el

sistema abrirá una nueva pantalla y le mostrará la información.

78

d) Filtrar información


presione "Buscar".

Si desea otro tipo de búsqueda presione el triángulo (ver imagen) y seleccione la opción deseada.


Si desea exportar la información, presione el botón exportar (ver imagen) y seleccione la opción

deseada.

79

4.3 Salidas de Almacén

Almacén / Salidas de Almacén


Esta pantalla permite el administrar las entradas y salidas de almacén.

f) Agregar una entrada a Almacén

Para dar de alta una nueva entrada a almacén, presione el botón "Agregar” , el sistema abrirá

una nueva pantalla. Seleccione ENTRADA en Tipo de Movimiento.

Al seleccionar una orden de compra y esta se encuentre en estado SOLICITANDO , al

el detalle del movimiento se llenará automáticamente.

La cantidad a mover puede ser editada por el usuario





80

Editar una entrada

Para editar una entrada presione el botón en el listado de movimientos, el sistema abrirá una


Eliminar una Entrada (SOLO ADMINISTRADOR)

Para eliminar una Entrada presione el botón , el sistema pedirá la confirmación de eliminado.

Procesar una entrada



Una vez procesado el movimiento, no se podrá editar más la entrada de almacén.

Además la sumatoria de cantidad (existencia) en almacén será incrementada

NOTA: una vez procesada una entrada, no es posible volverla a editar/borrar

g) Agregar una salida

Para dar de alta una nueva salida a almacén, presione el botón "agregar” , al presionar el

botón de agregar la aplicación web abrirá una nueva pantalla. Seleccione SALIDA en Tipo de

Movimiento.

En la sección detalle del movimiento se debe de seleccionar todos los materiales que se requiere

dar SALIDA en almacén.

Se deberá de seleccionar en la columna de Material.

81

La cantidad a retirar, se deberá de ingresar en cantidad a mover

Si desea eliminar la línea capturada, presione el botón

Si requiere agregar más detalles presione





Editar una Salida

Para editar una salida presione el botón en el listado de movimientos, el sistema abrirá una


Eliminar una Salida (SOLO ADMINISTRADOR)

Para eliminar una salida presione el botón , el sistema pedirá la confirmación de eliminado.

Procesar una salida



Una vez procesado el movimiento, no se podrá editar más la salida de almacén.

NOTA: una vez procesada una salida, no es posible volverla a editar/borrar

Generar formato de salida de almacén

82

Presione el botón imprimir en el listado de movimientos de cualquier entrada anteriormente

procesada

El sistema mostrará el formato de entrega de materiales.

h) Ver un movimiento de almacén

Si desea ver la información completa de un movimiento, presione el botón "Ver" (ver imagen) el

sistema abrirá una nueva pantalla y le mostrará la información.

83

i) Filtrar información


presione "Buscar".

Si desea otro tipo de búsqueda presione el triángulo (ver imagen) y seleccione la opción deseada.

j) Exportar información

Si desea exportar la información, presione el botón exportar (ver imagen) y seleccione la opción

deseada.

5 Reportes

CECYTE-C Adquisiciones cuenta con una serie de reportes para facilitar las búsquedas en los

distintos módulos que integran este sistema. El acceso a estos reportes varía de acuerdo al nivel

de usuario.

Para ingresar en esta área seleccionar la opción “Reportes” en el menú principal, enseguida se

desplegará la siguiente pantalla con los diferentes reportes:

84

5.1 Existencias en Almacén

Por medio de este reporte podremos hacer búsquedas de existencias en almacén utilizando

diferentes filtros como son por Capítulo, Concepto y Cantidad en existencia. Podrán ser

seleccionados uno o más filtros a la vez. Si ningún filtro es activado se desplegará el listado de

todas las existencias en almacén.

Al dar clic en la búsqueda localizada en la parte superior de la ventana se mostrarán los

filtros para la búsqueda.

Al presionar el botón “Buscar” se desplegará el listado de existencias en almacén según el filtro

utilizado:

85

5.2 Entradas/Salidas Almacén

Por medio de este reporte podremos hacer búsquedas de entradas/salidas de almacén utilizando

diferentes filtros como son por Capítulo, Concepto y Cantidad en existencia. Podrán ser

seleccionados uno o más filtros a la vez. Si ningún filtro es activado se desplegará el listado de

todas las existencias en almacén.



Al presionar el botón “Buscar” se desplegará el listado de entradas/salidas de almacén según el

filtro utilizado:

86

5.3 Reporte de Solicitudes de Requisición

Por medio de este reporte podremos hacer búsquedas de solicitudes de requisición utilizando

diferentes filtros como son por Fecha, Plantel, Tipo de Solicitud, Estado de la Solicitud, Capítulo y

Concepto. Podrán ser seleccionados uno o más filtros a la vez. Si ningún filtro es activado se

desplegará el listado de todas las solicitudes de requisición.



Al presionar el botón “Buscar” se desplegará el listado de solicitudes de requisición según el filtro

utilizado:

87

5.4 Reportes de Activo Fijo

Por medio de este reporte podremos hacer búsquedas de Activos fijos utilizando diferentes filtros

como son por Fecha y Plantel. Podrán ser seleccionados uno o más filtros a la vez. Si ningún filtro

es activado se desplegará el listado de todos los activos fijos.



Al presionar el botón “Buscar” se desplegará el listado de activos fijos:

88

5.5 Reporte de Órdenes de compra

Por medio de este reporte podremos hacer búsquedas de órdenes de compra utilizando diferentes

filtros como son por Fecha, Proveedor, Plantel, Especifica y Concepto. Podrán ser seleccionados

uno o más filtros a la vez. Si ningún filtro es activado se desplegará el listado de todas las órdenes

de compra.



Al presionar el botón “Buscar” se desplegará el listado de órdenes de compra:

89

Documents

Manual de Usuario CECYTE-C Adquisiciones