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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
DIRECCION LOCAL DE SALUD
ALCALDIA MUNICIPAL Riosucio- Caldas.
2014
POLITICAS PARA EL USO DEL MANUAL
Este manual estará a disposición de todas las áreas de la Dirección Local de Salud y la administración municipal, sin embargo no podrá ser actualizado sin la debida autorización del responsable del proceso.
Este manual debe ser manipulado con las debidas precauciones para su conservación, y se debe utilizar para consulta, inducción, re-inducción del personal de la Dirección Local de Salud.
Cada área debe ser conocedor de este manual y tener copia de este bien sea en físico o sistematizada de los procesos y procedimientos del área, y en la oficina de Control Interno debe reposar el Manual original.
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POR EL RIOSUCIO QUE
QUEREMOS ¡JUNTOS SI
PODEMOS!
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PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
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JUSTIFICACIÓN
El diseño y la implementación de los sistemas de control interno de los entes territoriales se inician con la normalización de sus procesos y procedimientos, generando los manuales respectivos. En base a estos se pueden hacer mejoras en los requerimientos de los perfiles de los funcionarios. Los manuales de procedimientos están orientados a recoger sistemáticamente los macro procesos - procesos y procedimientos que faciliten al personal de la Dirección el cumplimiento de las actividades y la forma como deben ser desarrolladas. Es por ello, que la Administración Municipal de Riosucio-Caldas adopta el manual de procesos y procedimientos, con el fin de ofrecer una descripción actualizada, clara y concisa de las fases o etapas contenidas en cada proceso y de las actividades que incluyen cada procedimiento. La normalización de los procesos y procedimientos son pieza fundamental para la materialización de los principios rectores de la Dirección Local de Salud, como son la celeridad, eficacia y eficiencia, pues permiten identificar y determinar plenamente los niveles de responsabilidad en cada una de las actividades ejecutadas y facilitan el seguimiento y control de los procesos.
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PROCEDIMIENTOS
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CONCEPTOS BÁSICOS
A continuación se presentan algunas definiciones básicas de los términos más utilizados en el manual para facilitar la comprensión y lectura de este. MACROPROCESO: Es un conjunto de procesos PROCESO:
Es un conjunto de procedimientos, los cuales nos indica que se hace en la institución.
Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos
organizados interrelacionados, orientadas a obtener un resultado específico y
predeterminado, en el desarrollo de las funciones de acuerdo con su estructura
orgánica.
PROCEDIMIENTOS:
Es un conjunto de actividades o tareas elementales, repetitivas, secuenciales, que nos
indica el cómo se hace, es decir que las actividades son realizadas por un área
determinada, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o
actividades determinadas secuencialmente en relación con los responsables de la
ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y
el flujo de documentos. Por ejemplo: procedimiento para pago de nómina, cobro de
cuentas por servicios prestados, compra y suministro de materiales, etc.
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PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:
El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, con
información detallado e integral, que contiene, en forma ordenada y sistemática,
instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual
y colectivamente en una empresa, en todas sus áreas, secciones, departamentos y
servicios.
Requiere identificar y señalar quién?, cuando?, cómo?, donde?, para qué?, por qué?
de cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos.
OTRAS DEFINICIONES APLICADAS A LOS PROCEDIMIENTOS
Política: Se define como la orientación, marco de referencia o directriz que rige las
actuaciones en un asunto determinado.
Norma: Disposición de carácter obligatorio, específico y preciso que persigue un fin
determinado enmarcado dentro de una política.
Reglamento: Conjunto de políticas, normas y procedimientos que guía el desarrollo
de una actividad.
Formato o Documento: Instrumento que facilita el registro de la información
necesaria para realizar los procedimientos y/o para dejar evidencia de que éste se
realizó de acuerdo a los lineamientos previamente establecidos.
Puntos de Control: Prevenciones que hace un empleado en el desarrollo de un
procedimiento para ejecutar la acción o tarea de acuerdo con las normas establecidas
en los reglamentos.
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PROCEDIMIENTOS
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Eficacia: capacidad de producir resultados que guarden relación con los
objetivos y metas de la organización en un periodo de tiempo determinando.
Eficiencia: Maximización de los insumos empleados para generar productos o servicios; ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten menores recursos.
Manual: Herramienta o instrumento de una organización que recoge lo más sustancial de una materia, de manera didáctica para facilitar su comprensión, Orienta y dirige a quien lo consulta en la realización o manejo.
Mejoramiento continuo: Es un propósito asumido por todos los funcionarios de una institución, en la búsqueda incesante de maneras de hacer mejor las cosas, acompañado por una actitud orientada al mantenimiento y perfeccionamiento de los procesos. El mejoramiento continúo parte de la premisa de que nuestra vida laboral, social y familiar merece ser mejorada continuamente.
Valor agregado: aquellas acciones que son estrictamente necesarias para generar el producto o servicio, que le interesan y representan valor tanto para el usuario como para la entidad, orientadas a satisfacer una necesidad
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Los procesos identificados son carácter estratégico, misional, de apoyo y evaluación, que responden a las necesidades actuales de la entidad y contemplan las disposiciones adoptadas para cumplir políticas, objetivos, requisitos legales, contractuales y normativos exigidos en las norma NTC-GP 1000:2009 (Decreto 4485 de 2009), el Sistema Obligatorio para la Garantía de la Calidad en Salud (Decreto 1011 de 2006) y el Decreto 1599 de 2005 que adopta al Modelo Estándar de Control Interno en el estado colombiano (MECI) Obedecen a la Constitución Política y a la normatividad del Sector Salud, Ley
100 de 1993, Ley 715 de 2001, Ley 1122 de 2007, Ley 1438 de 2011, Ley 1608
de 2013.Decretos reglamentarios, acuerdos del Consejo Nacional de Seguridad
Social en Salud, Decreto 1011 de 2006, Decreto 3518 de 2006, Decreto 971
de 2011, Resolución 3374 de 2000, Resolución 2263 de 2004, Resolución 3374
de 2000, Resoluciones 1445, 1446 de 2006 y anexos técnicos, Resolución 425
de 2008, Resolución 3113 de 2013, Circulares de la Superintendencia Nacional
de Salud, Políticas, Lineamientos Técnicos y Administrativos emanados por el
Ministerio de Salud y Protección Social.
Presentan la siguiente desagregación:
1. PROCESO DIRECCIONAMIENTO
2. PROCESO ASEGURAMIENTO. SUBSIDIO A LA DEMANDA.
SUBPROCESO 2.1: identificación, selección de potenciales beneficiarios.
Procedimiento 2.1.1: Integración y Depuración de la Base de Datos de Potenciales
Beneficiarios.
Procedimiento 2.1.2: Elaboración y Actualización Base de Datos Potenciales Beneficiarios
SUBPROCESO 2.2: Afiliación de Beneficiarios
Procedimiento 2.2.1: Selección e Inscripción de EPS-S
Procedimiento 2.2.2: Promoción de la Libre Elección de EPS-S
Procedimiento 2.2.3: Libre Elección de EPS-S
Procedimiento 2.2.4: Traslado de EPS-S
Procedimiento 2.2.5: Excepcionalidades para la afiliación a EPS-S.
Procedimiento 2.2.6: Conformación de base de datos de afiliados del Ente Territorial.
SUBPROCESO 2.3: Continuidad de Afiliación al Régimen Subsidiado
Procedimiento 2.3.1: Elaboración de Instrumento Técnico Jurídico.
Procedimiento 2.3.2: Seguimiento Mensual de Novedades
Procedimiento 2.3.3: Liquidación Mensual de Afiliados
Procedimiento 2.3.4: Auditoria del Régimen Subsidiado. Responsabilidad del Municipio
Procedimiento 2.3.5: Auditoria del Régimen Subsidiado. Responsabilidad de la EPS
Procedimiento 2.3.6: Seguimiento al Instrumento Técnico Jurídico de Asignación de Recursos
SUBPROCESO 2.4: Flujo de los recursos financieros del Régimen Subsidiado en el
Municipio.
Procedimiento 2.4.1: Administración del Fondo Local de Salud.
Procedimiento 2.4.2: Administración de Tesorería.
Procedimiento 2.4.3: Administración del Presupuesto Municipal de Ingresos y Gastos.
Procedimiento 2.4.4: Administración y Contabilidad.
3. PROCESO PRESTACIÓN DE SERVICIOS
SUBPROCESO 3.1: Gestión de la Prestación de los Servicios en el ámbito Municipal
Procedimiento 3.1.1: Monitoreo Gestión de la ESE
Procedimiento 3. 1.2: Servicio de Atención a la Comunidad
SUBPROCESO 3.2: Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad en el ámbito Municipal
4. PROCESO SALUD PÚBLICA
Subproceso 4.1: Gestión del Plan de Salud Territorial
Subproceso 4.2: Vigilancia de la Salud Pública
5. PROCESO EVALUACIÓN
SUBPROCESO 5.1: Auditoria en salud
Procedimiento 5.1.1: Auditoria al Mejoramiento de la Calidad
Procedimiento 5.1.2: Auditoria Interna
1. PROCESO DIRECCIONAMIENTO
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Investigar y evaluar la realidad de los involucrados como actores del sistema, en especial las inquietudes de la comunidad, para diseñar los planes y programas que deban ser adoptados por el Municipio
Director Local de Salud
Realizar convocatorias con
la comunidad y las
instituciones
Circulares
Listas de asistencia
Actas de reunión
Documento
diagnóstico
Formular y evaluar el Plan de Salud del Municipio, en los términos previstos por las normas que regulan la materia.
Alcalde
Director Local de
Salud
Mediante la elaboración de
un plan orientado a
resultados en salud y la
evaluación a través del
seguimiento del
cumplimiento de los
respectivas metas
Plan
POA
POAI
Directivas
Plan de salud y
componentes
Incorporar el Plan de Salud al Plan Municipal de Desarrollo y armonizar las políticas públicas
Alcalde
Director Local de
Salud
Responsable de
planeación
Mediante reuniones de
concertación.
Plan de desarrollo
municipal –
componente social -
salud
Plan municipal
Políticas públicas
Identificar y priorizar las
necesidades de infraestructura
hospitalaria e incorporar en
el plan de desarrollo
municipal y/o plan anual
operativo de inversiones
Alcalde
Director Local de
Salud
Gerente ESE
Mediante los concejos de
gobierno municipal y en el
CONPES y COMFIS donde
se identifica y se priorizan las
necesidades en materia de
falencias y necesidades de
infraestructura hospitalaria
donde se planifican y
proyectan la financiación de
las mismas
Estudios
Proyectos
Planes (Plan Bienal
de Inversiones en
Salud)
Aplicativos diseñados
para tal fin
Proyectos en banco
de proyectos y en
el aplicativo del plan
bienal de
inversiones
diseñado por el
Ministerio de Salud
Garantizar el Desarrollo, de la seguridad Social Salud, en los regímenes subsidiado y
Alcalde Mediante la generación de
espacios de coordinación
Convocatorias Compromisos
1. PROCESO DIRECCIONAMIENTO
contributivo y mecanismos de atención y vinculación al sistema de la población pobre que no ha sido afiliada al sistema
Director Local de
Salud
con las ESES/IPS, las EPS y
la DTS. Así como relación
con los organismos de
control como
Superintendencia y de apoyo
como la Personería, para
garantizar los derechos en
salud de la población
Listas de asistencia
Actas de reunión
Circulares
Expedientes
Respuestas a las
peticiones
Elaborar los estudios y
análisis orientados a
establecer los convenios y
alianzas estratégicas que
deba realizar el Municipio
para la investigación
orientada a la promoción de
la salud, la educación y el
bienestar social de los
habitantes
Director Local de
Salud
Mediante la generación de
espacios de
interinstitucionalidad que
permitan la cohesión con
organizaciones públicas y
privadas que persigan los
mismos fines
Estudios
Convenios
Estudios
Convenios
Realizar las gestiones
necesarias para la
incorporación de nuevas
tecnologías, focalización de los
recursos, y la implementación
de estrategias para lograr el
mejoramiento de la calidad de
salud de la población
Alcalde
Director Local de
Salud
Con la administración
efectiva del Banco de
Proyectos Municipal en
salud, que oficie como
insumo para la gestión de
Recursos.
Proyectos Proyectos
Establecer los medios y
mecanismos de divulgación e
información necesarias para
la difusión de los planes,
programas y eventos de salud
y de interés para la comunidad
Director Local de
Salud
Con estrategias y uso de
TICs, espacio radial y
Televisivo de la
Administración Municipal.
Material informativo
Coordinar con la Secretaría de
Hacienda la organización,
funcionamiento, estructura,
administración y manejo del
fondo local de salud, fijar las
condiciones de la operación y
registro de las cuentas
maestras para el manejo de los
recursos
Director Local de
Salud
Secretario de
Hacienda
Con la creación del Fondo
Local de Salud y el
establecimiento de su
manual de funcionamiento
Actas de reunión
Oficios
Cuentas del fondo
local de salud
Coordinar el desarrollo de
métodos, procedimientos,
mecanismos de control de la
Dirección Local, con las
Director Local de
Salud
Responsables de
Mediante el modelo MECI y
las normas de calidad
vigentes en transversalidad
con el PAMEC de la
Auditorias
Indicadores
Planes de
mejoramiento
Resultados de
Auditorias,
Indicadores y
Planes de
1. PROCESO DIRECCIONAMIENTO
oficinas de control Interno y/o
de desarrollo institucional o
quien haga sus veces en el
municipio
Control Interno y
Desarrollo
Institucional
Dirección Local de Salud mejoramiento
Implantar los sistemas de
información que garanticen
agilidad y confiabilidad en los
procesos en que interactúa
salud, de acuerdo con las
directrices del sector, en
coordinación con el encargado
de informática en la Alcaldía.
Director Local de
Salud
Responsable de
los Sistemas de
Información
Mediante la estructuración y
el diseño de una o varias
aplicaciones sistemáticas y
tecnológicas eficientes y
eficaces de acuerdo a las
necesidades de oportunidad
y confiabilidad de cada uno
de los procesos de cada
dependencia
Emplear mecanismos para la
adecuada participación social y
el ejercicio pleno de los
deberes y derechos de los
ciudadanos en materia de
salud y de seguridad social en
salud
Director Local de
Salud Mediante las asambleas comunitarias en salud, los COPACOS, las Veedurías ciudadanas en Salud y mediante la rendición de cuentas
Registros
fotográficos
Listas de asistencia
Registros
fotográficos
Listas de asistencia
2. PROCESO ASEGURAMIENTO – GESTIÓN A LA DEMANDA
Subproceso 2.1: Identificar, seleccionar y priorizar los potenciales beneficiarios al Régimen Subsidiado
Procedimiento 2.1.1: Integración y Depuración de la Base de Datos de Potenciales Beneficiarios
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Elabora y remite oficio de
solicitud de base de datos a la
oficina del SISBEN con los
datos mínimos permitidos.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Que contenga las siguientes
columnas: Tipo de
documento, número de
documento, primer apellido,
segundo apellido, primer
nombre, segundo nombre,
sexo, fecha nacimiento., ficha
y nivel SISBEN.
Acto administrativo Acto administrativo
Recibe y verifica la base de
datos SISBEN.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Revisar todos y cada uno de
los campos mínimos de la BD
SISBEN y verificar que sean
únicos e irrepetibles.
Acta de revisión de
cada uno de los
campos
Acta de revisión de
los campos
mínimos de la BD
SISBEN
Elabora y entrega el informe a
la oficina del SISBEN de la
Técnico Área
Salud/Responsable
Se debe especificar el número
y tipo de inconsistencias
Software base de Medio magnetico
2. PROCESO ASEGURAMIENTO – GESTIÓN A LA DEMANDA
verificación de la base de
datos.
de Régimen
Subsidiado
encontradas durante la
verificación mensual.
datos
Ajusta la base de datos
SISBEN a la estructura de las
normas vigentes con los
parámetros y plazos
establecidos.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar que la base de datos
se encuentre en medio
magnético, creada en un
sistema de información:
EXCELL, ACCES, VISUAL,
MY SQL, etc., conservando
los campos de la estructura
requerida por la normatividad
vigente. (Resolución 1344 de
2012).
Software base de
datos
Informe enviado
Elabora el Ente Territorial
acto administrativo de
adopción de la Base de Datos
de los listados censales
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Evidenciar en el Municipio el
acto administrativo de
adopción de la base de datos
de los listados censales de
acuerdo a lo establecido en la
Circular Única de 2007.
Acto Administrativo
de adopción de la
base de datos de
los listados
censales
Acto Administrativo
Elabora y remite oficio de
solicitud a las entidades
responsables del control de la
población especial que deben
manejarse en listados
censales, por ser población
con criterios NO SISBEN
(Acuerdo 415 de 2009,
artículo 6°).
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Se debe solicitar a las
entidades responsables del
control de la población
especial la BD con los datos
mínimos: tipo de documento,
número del documento,
primer apellido, segundo
apellido, primer nombre,
segundo nombre, sexo, fecha
de nacimiento, grupo
poblacional.
Oficio de solicitud
de los Listados
censales
Oficio enviado
Recibe, verifica y transcribe
los archivos recibidos de los
listados censales.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Debe revisar todos y cada uno
de los campos mínimos y
verificar que sean únicos e
irrepetibles y verificar que la
información de los listados
censales se encuentre en
medio magnético.
Software base de
datos
Medio magnético
Ajusta la información de los
listados censales recibidos en
la estructura de las normas
vigentes.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar que la base de datos
de listados censales se
encuentre en medio
magnético y creada en un
Software base de
datos
Aplicativo
2. PROCESO ASEGURAMIENTO – GESTIÓN A LA DEMANDA
sistema de información:
EXCELL, ACCES, VISUAL,
MY SQL, etc., conservando
los campos de la estructura
requerida por la normatividad
vigente (Resolución1344 de
2012).
Consolida la base de datos
SISBEN y Listados Censales
en un mismo archivo o
BDUPB.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Unifique las bases de datos
SISBEN y las del listado
censal en un solo archivo,
conservando el número de
campos requeridos según la
normatividad vigente
(Resolución 1344 de 2012).
Software base de
datos
Base de datos
actualizado y
depurado
Subproceso 2.1: Identificar, seleccionar y priorizar los potenciales beneficiarios al Régimen Subsidiado
Procedimiento 2.1.2: Elaboración y Actualización Base de Datos Potenciales Beneficiarios.
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
El Municipio realiza la
Validación respecto a la
población beneficiaria al
Régimen Subsidiado.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar si el Municipio dio
cumplimiento con los
requisitos y condiciones para
que los afiliados reciban los
subsidios en salud, a partir de
los mecanismos e
instrumentos de información
disponibles en su jurisdicción,
según lo contenido en el
articulo 12 numeral 2 del
Acuerdo 415 de 2009.
Software base de
datos
Software base de
datos
Identifica y elimina las Técnico Área Aplicar los filtros Software base de Software base de
duplicidades en los registros.
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
correspondientes en la base
de datos para identificar las
duplicidades.
datos datos
Consolida y actualiza la base
de datos de potenciales
beneficiarios.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Realizar cruces de
información entre las bases de
datos de listado censal,
SISBEN, afiliados al Régimen
Subsidiado y Régimen
Contributivo.
Software base de
datos
Software base de
datos
Elabora acto administrativo de
adopción de la base de datos
de potenciales beneficiarios.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Evidenciar en el municipio el
acto administrativo de
adopción de la base de datos
de potenciales beneficiarios.
Acto administrativo
de adopción de la
base de datos de
potenciales
beneficiarios.
Acto administrativo
Elabora el Ente Territorial acta
de publicación de la base de
datos de potenciales
beneficiarios y ha sido
publicada en un sitio visible
de la Alcaldía Municipal.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar el acta de publicación
de la base de datos de
potenciales beneficiarios y
que ésta se encuentre
publicada en un sitio visible de
la Alcaldia Municipal.
Acta de publicación
de la base de datos
de potenciales
beneficiarios.
Publicación de listados potenciales
beneficiarios
Evidencia Fotográfica.
Existe copia de seguridad de
la base de datos de
potenciales beneficiarios.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar que mensualmente
se tiene copia de seguridad de
la base de datos de
potenciales beneficiarios.
backup backup
Solicita reportes de
novedades a la oficina del
SISBEN.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Coordinar permanentemente
con la oficina de SISBEN el
reporte de las novedades.
Oficio enviado
solicitando el
reporte de
novedades.
Oficio recibido
Identificar las inconsistencias
presentadas en la BDUPB
después de haber incorporado
novedades.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar aleatoriamente la
BDUPB con el fin de detectar
inconsistencias.
Software base de
datos
Software base de
datos
Visitar a las entidades
responsables del suministro
de la información de
poblaciones especiales en
caso que se requiera.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar la existencia de actas
de visita a las entidades
responsables del suministro
de la información.
Acta de visita a las
entidades
responsables del
suministro de
información de las
poblaciones
Actas de visitas
especiales.
Subproceso 2.2 Afiliación de Beneficiarios
Procedimiento 2.2.1: Selección e Inscripción de EPS-S
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Recibir la solicitud de las
diferentes EPS para operar en
el municipio, con los
documentos soportes
respectivos: Resolución de
habilitación de la
Superintendencia Nacional de
Salud, Paz y salvos con la
Red Prestadora (Resolución
01013 de abril 18 de 2005,
Resolución 03734 de octubre
25 de 2005, la Circular 69 de
27 de octubre de 2005, Ley
1438 de 2011 y Circular 006
de 2011 de la
Superintendencia Nacional de
Salud).
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar en archivo la solicitud
formal y la documentación
soporte de cada una de las
EPS-S (Resolución de
autorización de la
Superintendencia Nacional de
Salud y Paz y salvos con la
Red Prestadora).
Oficios de solicitud
y respuesta de la
inscripción de EPS-
S.
Oficios recibidos
Publicar en sitio visible de la
Administración Municipal las
EPS-S inscritas, autorizadas y
habilitadas (Acuerdo 415 de
2009, Articulo 18 Numeral 1).
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar si la lista de las EPS -
S inscritas, autorizadas y
habilitadas se encuentra en un
lugar visible al público, la cual
debe contener como mínimo
EPS-S, nombre de la gestora
o de la promotora, dirección y
teléfono, si se hace de forma
permanente y se actualiza.
Listado de EPS-S
fijadas en un lugar
visible.
Archivo con los
listados de EPS-S
Implementar mecanismos para
evitar la elusión y la evasión al
SGSSS según lo contemplado
en la Ley 715 de 2001, Ley
1122 de 2007 y Ley 1438 de
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar en archivos las
acciones o las actividades
realizadas por el Ente
territorial tendientes a lograr la
afiliación al SGSSS de
acuerdo a la capacidad de
Criterios técnicos
establecidos en el
municipio para
evitar evasión y
elusión al SGSSS.
Acta del CTMSSS
estableciendo los
criterios técnicos y
enfatizando en la
Promoción de la
2011. pago de la población. afiliación.
Implementar mecanismos para
lograr la universalización del
aseguramiento
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar los mecanismos
implementados por la
Administración Municipal o las
estrategias utilizadas para
lograr la universalización en el
municipio. (Ley 1438 de 2011,
artículo 32 Universalización
del Aseguramiento. Acuerdo
415 de 2009).
Estrategias
implementadas por
La Administración
Municipal
Documento soporte
de verificación de
estrategias de
universalización.
Invitar a las EPS-S inscritas en
el municipio a la búsqueda de
la población susceptible de
afiliación, e invitación a
realizar el proceso de traslado
con total transparencia. (Ley
1438 de 2011).
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Revisar el archivo del Ente
Territorial que permita
evidenciar las acciones
realizadas por la EPS-S para
canalizar la población pobre
no afiliada y verificar el
desarrollo del proceso de
traslados.
Documento que
permita evidenciar
las acciones
realizadas por las
EPS-S
Documentos
soportes.
Subproceso 2.2 Afiliación de Beneficiarios.
Procedimiento 2.2.2: Promoción de la Libre Elección de EPS-S.
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Verificar el seguimiento por
parte del Ente Territorial al
proceso de libre elección
durante la afiliación y/o
traslados (Ley 1438 de 2011,
Acuerdo 415 de 2009).
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar los informes de
auditoría donde se evidencie
el seguimiento realizado por el
municipio para garantizar la
libre elección de EPSS.
Plan y cronograma Plan y cronograma
Establecer mecanismos de
Control Social.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar la existencia de
mecanismos de Control Social
que operan en el municipio y
la participación de los mismos
en el acto de libre elección
como garantes del mismo.
Actas sobre
mecanismos de
Control Social
Actas elaboradas
Difundir a la comunidad los
procesos de libre elección
para el proceso de afiliación.
(Acuerdo 415 de 2009).
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar la existencia de
documentos, propaganda,
cuñas radiales, pasacalles,
volantes donde se invite a la
comunidad a participar en los
procesos de libre elección.
Evidencias
documentales y
soportes.
Soportes de las
evidencias
documentales
Promover la libre elección de
EPS-S.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar las estrategias
utilizadas por la Entidad
Territorial para que los
usuarios se apropien del
principio de libre elección.
Estrategias
implementadas
para garantizar la
libre elección
Soportes
documentales
Evidenciar el seguimiento
realizado a las EPS-S en la
distribución, entre los
potenciales beneficiarios y
entre los afiliados la “Carta de
Desempeño”. Acuerdo 415
artículo 18 numeral 3, Ley
1438 de 2011).
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Realizar seguimiento a la
distribución entre los
potenciales beneficiarios y
entre los afiliados de la carta
de Desempeño Acuerdo 415
artículo 18 numeral 3, Ley
1438 de 2011).
Seguimiento a la
entrega de los
afiliados de la
“Carta de
Desempeño”
Listados con firmas
del recibo de la
“Carta de
Desempeño”.
Planear y ejecutar una
estrategia de información y
comunicación, de acuerdo con
los requerimientos del proceso
de afiliación que le
correspondan, la cual le
permita a la población
beneficiaria, elegible,
informarse de manera
oportuna sobre las exigencias
del proceso de afiliación.
Acuerdo 415 articulo 18
numeral 4.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar los mecanismos
utilizados por el Ente
Territorial para informar
oportunamente a la
comunidad sobre el proceso
de afiliación.
Estrategias
implementadas
Soportes
documentales.
Planear y ejecutar una
estrategia de afiliación al
Régimen Subsidiado de los
potenciales beneficiarios a
través de los colegios públicos
y los demás programas
sociales que se adelanten en
el Municipio o Distrito.
Acuerdo 415 de 2009, articulo
18 numeral 5.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar los mecanismos
utilizados por el Ente
Territorial para la afiliación al
Régimen Subsidiado de la
Población elegible o elegible
priorizada.
Estrategias
implementadas
Soportes
documentales
Establecer mecanismos de
afiliación al Régimen
Subsidiado de los potenciales
beneficiarios al momento de la
atención en los prestadores de
servicios de salud. Este
mecanismo deberá
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar la articulación del
Ente Territorial con la red
prestadora para lograr la
afiliación al Régimen
subsidiado de la población
elegible, verificar los
mecanismos utilizados y su
Estrategias
implementadas
Soportes
documentales
establecerse en articulación
con la red prestadora pública y
privada con la que se contrate
la prestación del servicio y las
EPS-S de su territorio;
Acuerdo 415 de 2009, artículo
18 numeral 6.
evaluación.
Subproceso 2.2 Afiliación de Beneficiarios
Procedimiento 2.2.3: Libre Elección de EPS-S
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Realizar la notificación escrita
a los usuarios que no tienen
derecho a la afiliación al
Régimen Subsidiado.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar en archivo copia del
oficio u otro instrumento con
firma de recibido por parte del
ciudadano donde se le notifica
la causal por la cual la Entidad
Territorial verifica que NO
tiene derecho según las
normas vigentes y donde se le
orienta sobre los pasos que
debe seguir para exigir el
derecho si es el caso.
Registros de
notificación.
Debido proceso de
Notificación.
Permitir la libre elección de
EPS-S a cada una de las
personas potenciales
beneficiarios.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar mediante un sondeo
aleatorio si existieron o no
presiones o manipulaciones
de los funcionarios de la
administración municipal o de
las EPS-S para la libre
elección.
Actas elaboradas Evidencias de selección adversa o
barreras
Quejas
relacionadas
Firmar el Formulario Único
Nacional de Afiliación y
traslado.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Solicitar el archivo donde se
encuentren las copias de los
Formularios de afiliación
debidamente avalados por la
Administración Municipal
donde se evidencie la fecha
de radicación, la firma del
usuario y la hora.
Archivo de los
Formularios de
afiliación al régimen
subsidiado
Auditoria a los
formularios de
afiliación.
Avalar diariamente los
formularios de afiliación y/o
traslado
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar que sean avalados
los formularos de afiliación y/o
traslados desde el momento
de la afiliación teniendo en
cuenta registrar la firma del
responsable en la
administración municipal del
proceso, con fecha y hora de
aval.
Formulario de
afiliación avalado
Auditoria a los
formularios
avalados.
Realizar el seguimiento a las
EPS-S para el cumplimiento
del Decreto de Portabilidad
Nacional
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar que el municipio
realice el seguimiento a las
EPS-S de los requisitos que
deben llevar a cabo las EPS-S
para dar cumplimiento a la
solicitud de Portabilidad y el
seguimiento realizado frente a
la Prestación de los servicios
de salud.
Verificacion de
cargue
Verificación del
cumplimiento.
Realizar seguimiento a las
EPS-S para que los usuarios
accedan a los servicios de
salud desde el momento de la
afiliación.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar fechas de cargue de
afiliación y/o traslados por
parte de las EPS-S en la
BDUA.
Seguimiento a la
efectiva prestación
de los servicios de
salud a los afiliados
Soporte de quejas o
barreras en la
prestación de
servicios de salud.
Se ha garantizado la
prestación de servicios de
salud a poblaciones
especiales incluida la
población de niños niñas y
adolescentes y la población
víctima?
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Evidenciar en el informe de
auditoría el seguimiento
realizado por el municipio
frente a la prestación de
servicios de salud de
poblaciones especiales,
incluida la población de niños,
niñas y adolescentes y
población víctima.
Seguimiento a la
efectiva prestación
de los servicios de
salud a los afiliados
Auditoria del
Regimen
Subsidiado.
Subproceso 2.2 Afiliación de Beneficiarios
Procedimiento 2.2.4: Traslado de EPS-S
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
La Entidad Territorial
responsable de la operación
del Régimen Subsidiado y las
EPS-S realizaron divulgación
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Verificar los mecanismos
utilizados por la Entidad
Territorial para informar
oportunamente a los afiliados
La evidencia
publicitaria
Publicidad Asertiva
a los afiliados, sobre las
condiciones para efectuar el
traslado de EPS-S. Acuerdo
415 de 2009, articulo 34
numeral 3).
Subsidiado sobre el proceso de traslados.
El traslado lo realizó el
afiliado directamente ante la
EPS-S de su elección y le fue
garantizada la libre elección.
(Acuerdo 415 artículo 35
numeral 2 )
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar si el usuario que
cumple requisitos para el
traslado, realizó el proceso de
libe elección de la EPS-S sin
barreras administrativas y
realizar seguimiento por parte
de la Administración Municipal
al efectivo traslado de los
usuarios.
Formulario de
traslado
Documento de
Traslado
La Administración municipal
realiza seguimiento a la EPS-
S, con el fin de verificar que
se haya realizado la entrega
de la información relacionada
con los Deberes y Derechos y
de la "Carta de derechos para
avalar traslados a una EPS-S
y que se haya cumplido con
el año de afiliación a ésta.
(Acuerdo 415 de 2009,
articulo 35 numeral 3. Ley
1438 de 2011).
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
La Administración Municipal
verificó que la EPS-S haya
informado de sus derechos y
deberes a los afiliados
trasladados, a través de los
contenidos de la “Carta de
derechos del Afiliado y del
Paciente”. Destacando de
manera particular: contenidos
del Plan de Beneficios , el
Régimen de Copagos, la Red
de Prestación de Servicios, el
Sistema de Referencia y
Contrarreferencia de
pacientes y los mecanismos
dispuestos con la Entidad
Territorial responsable de la
operación del Régimen
Subsidiado para garantizar
una atención integral en salud
y de calidad según las normas
vigentes.
Seguimiento a la
entrega de los
afiliados de la
“Carta de
Desempeño”
Listados con firmas
del recibo de la
“Carta de
Desempeño”.
El cabeza de familia deberá
diligenciar y firmar el
Formulario Único de Afiliación
y Traslados. Firmar el listado
de conocimiento de los
procesos de atención en salud
y el recibido de la Carta de
derechos del Afiliado y del
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar los formularios únicos
de afiliación, que se
encuentren debidamente
diligenciados y verificar el
suministro de la información
pertinente a cada uno de los
afiliados al Régimen
Seguimiento a los
formularios de
Afiliación
Auditoria Bimestral
del Regimen
Subsidiado
Paciente y de la “Carta de
Desempeño”. Acuerdo 415 de
2009, articulo 35 numeral 4.
Subsidiado.
La EPS-S receptora deberá
presentar ante la Entidad
Territorial responsable de la
operación del Régimen
Subsidiado el formulario único
de traslado, e informará a la
EPS-S de origen dentro de los
ocho (8) días siguientes sobre
la solicitud del retiro de la
población.( Acuerdo 415 de
2009, articulo 35 numeral 6).
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
La Entidad Territorial
responsable de la operación
del Régimen Subsidiado
deberá velar por evitar la
multiafiliación y verificar el
cumplimiento de las
responsabilidades de cada
una de las EPS-S. Verificar
que se haya informado a las
EPS-S oportunamente los
traslados para lo de su
competencia.
Formulario Único
de Traslado
Auditoria y seguimiento
Verificar mediante cruces de
información si mantiene la
condición de beneficiario al
Régimen Subsidiado.
(Acuerdo 415 de 2009,
articulo 34. Ley 1438 de
2011).
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Revisar base de datos y
aleatoriamente verificar si
cumplen las condiciones como
beneficiarios del Régimen
Subsidiado.
Cruce de información de
registros aleatorios
Base de datos actualizada
Garantizar la libre elección de
EPS-S.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
De la misma forma que para
el subproceso de libre
elección y específicamente,
cuando se presenten
traslados tener en cuenta que
las EPS-S deben estar
realizando simultáneamente la
afiliación y desafiliación y el
usuario elegir libremente la
EPS-S a la cual quiere
pertenecer y la EPS-S
garantizar la afiliación y la
prestación de servicios de
salud al momento de la
afiliación.
Evidencia de actas Documento de libre
Elección
Ajustar la base de datos.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar en archivo donde se
evidencia el ajuste de la base
de datos con los traslados
realizados.
Ajuste base de
datos.
Base de datos
actualizada
Se coordina con las EPS-S
para el reporte de las
novedades de los afiliados en
el municipio.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Evidenciar el trabajo
coordinado con las EPS-S
para el proceso de las
novedades y verificar en
archivo los oficios donde se
evidencia el aval de
novedades a la EPS-S.
Formulario Único Aval de Formularios
Subproceso 2.2 Afiliación de Beneficiarios
Procedimiento 2.2.5: Excepcionalidades para la afiliación a EPS-S
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Identificar EPS-S en riesgo de
retiro y su causal (Acuerdo
415 de 2009).
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
De acuerdo a los informes de
auditoría, informes desde la
coordinación del régimen
subsidiado y las decisiones de
tipo administrativo y jurídico
para iniciar el debido proceso.
Auditoria del
Régimen
Subsidiado
Seguimiento a la
Auditoria
Realizar el debido proceso en
caso de haber identificado
EPS-S en riesgo de retiro.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar en archivo el debido
proceso realizado por la
Entidad territorial a una EPS-
S identificada en riesgo de
retiro.
Debido proceso
realizado
Soportes
documentales del
debido proceso
Realizar el procedimiento y
levantar acta para garantizar
la continuidad de la afiliación
a las EPS-S autorizadas en el
municipio. Acuerdo 415 de
2009, articulo 50
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar en el archivo de la
Entidad Territorial el acta del
procedimiento realizado para
la distribución de los afiliados
en situaciones excepcionales
en la proporción definida en el
Acuerdo 415 de 2009, Articulo
50.
Acta para
garantizar la
continuidad de la
afiliación.
Actas de
seguimiento
Verificar que el retiro de la
EPS-S esté en firme habiendo
cumplido con los requisitos
legales.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar en archivo los actos
administrativos debidamente
ejecutoriados o la sentencia
judicial en firme, siempre
teniendo en cuenta que se
haya llevado a cabo el debido
proceso.
Actos
Administrativos
Actos
Administrativos.
Informar a la comunidad en
general del procedimiento de
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Verificar el archivo con los
documentos soportes, de la
difusión realizada para
Soportes
documentales de la
Soportes Documentales
retiro de la EPS-S.
Subsidiado informar a la comunidad el
retiro de una EPS-S.
difusión realizada
Informar a los afiliados el día
siguiente a la ocurrencia de
cualquiera de las
circunstancias enunciadas en
el Artículo 50 del Acuerdo
415 de 2009, que la EPS-S a
la que se encuentran afiliados
no continuará garantizando su
afiliación.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar en archivo las
comunicaciones enviadas a
los beneficiarios donde conste
que la EPS-S a la que se
encontraban afiliados ya no
continuará prestando sus
servicios y comunicar la
situación específica
presentada, además, cual
EPS-S garantizará su
afiliación a partir del día
siguiente al retiro de la EPS-S
saliente.
Archivo de comunicaciones
realizadas
Plan Asertivo de comunicaciones.
Ajustar la base de datos.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar en archivo los oficios
donde se evidencia el envío
de la base de datos ajustada
con los traslados en
condiciones excepcionales a
la DTSC.
Ajustes en la base
de datos
Base de datos
ajustada
Adicionar el número de
afiliados en el instrumento
técnico jurídico a la EPS-S por
el período fiscal que falte
(Acuerdo 415 de 2009,
Artículo 50.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Solicitar la modificación del
instrumento técnico jurídico y
verificar la adición del número
de afiliados asignados en el
período fiscal, previa adición
presupuestal.
Solicitar los ajustes
y realizar los
trámites
administrativos
actualizar el
Instrumento
Técnico Jurídico.
Ajustar el
Instrumento
Técnico Jurídico
Presentar a la Subdirección
de Aseguramiento de la DTSC
la documentación con todos
los soportes necesarios de la
asignación excepcional
realizada con las EPS-S.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar en el archivo de
Aseguramiento del Ente
Municipal que existe el
instrumento técnico jurídico y
los soportes correspondientes
(CDP, RP, pólizas, acto
administrativo de aprobación
de Pólizas, que garantice la
afiliación en condiciones
excepcionales a los afiliados,
además verificar el oficio de
entrega de estos documentos
a la Subdirección de
Aseguramiento de la DTSC.
Ajustar el
Instrumento
Técnico Jurídico
Instrumento
Técnico Jurídico
ajustado
Verificar que las EPS-S
cumplan con la prestación de
los servicios de salud de los
afiliados trasladados en
condiciones excepcionales a
otras EPS-S Acuerdo 415 de
2009, Artículo 7 numeral 4.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar en los informes de
auditoría el seguimiento
realizado a las EPS-S que
afiliaron a los usuarios en
período excepcional,
observando que se haya
garantizado la efectiva
prestación de los servicios.
Auditoria del
Regimen
Subsidiado
Seguimiento y
planes de
mejoramiento a los
resultados de la
auditoria del
Régimen
Subsidiado.
Informar y enviar copia del
proceso llevado a cabo por la
entidad municipal a la
Dirección Territorial de Salud
de Caldas, al Ministerio de
Salud y Protección Social y a
la Superintendencia Nacional
de Salud por el ente municipal
con relación al retiro de una
EPS-S en circunstancias
excepcionales. Acuerdo 415
de 2009, Artículo 50.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar en archivo el informe
enviado a la Dirección
Territorial de Salud, al
Ministerio de la Protección
Social y a la Superintendencia
Nacional de Salud del hecho y
de las medidas tomadas,
dentro de los 15 días
calendario siguiente a la
ocurrencia de cualquiera de
las circunstancias
excepcionales descritas en el
Artículo 50 del Acuerdo 415
de 2009.
Archivo con las
comunicaciones a
las entidades del
Traslado
Excepcional de
afiliados
Soportes
documentales del
debido proceso
realizado.
Subproceso 2.2 Afiliación de Beneficiarios
Procedimiento 2.2.6: Conformación de base de datos de afiliados del Ente Territorial.
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Cuenta el municipio con el
acto administrativo de
adopción de la base de datos
del Régimen Subsidiado.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar en el municipio el
acto administrativo de
adopción de la base de datos
del Régimen Subsidiado,
según lo contemplado en la
Circular Única de 2007.
Archivo con actos
administrativos de
adopción de la base
de datos del
Régimen
Subsidiado.
Acto Administrativo
Actualizar, depurar y avalar
los afiliados nuevos y los
traslados.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar en archivo la base de
datos los afiliados de
continuidad, los afiliados
nuevos y los traslados.
Verificar en archivos que la
entidad territorial depuró y
actualizó en coordinación con
la EPS-S y avaló la base de
datos de afiliados. Resolución
1344 de 2012.
Ajustes en la base
de datos
Base de datos
ajustada
Identificar tipo de Técnico Área Verificar el archivo donde Implementación del Soportes
multiafiliación entre el
Régimen Subsidiado y el
Contributivo y realizar el
procedimiento
correspondiente.
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
conste la aplicación de filtros
de validación y el cruce de la
base de datos de afiliados al
Régimen Subsidiado y
establece el tipo de múltiple
afiliación así: 1) Cuando la
Entidad Territorial detecte un
formulario de afiliación al
Régimen Subsidiado que esté
afiliada y compensada al
Régimen Contributivo,
cancelará dicho formulario, y
le enviará comunicación al
afiliado dentro de los 30 días
calendario siguientes,
indicando la imposibilidad de
afiliarse al Régimen
Subsidiado. 2) Cuando la
Entidad Territorial detecte
múltiples afiliaciones a los
Regímenes Contributivo y
Subsidiado, sin que haya
existido previo aviso del
afiliado, durante la ejecución
del instrumento técnico
jurídico, ordenará la exclusión
de los afiliados mediante acto
administrativo motivado,
expedido por la Entidad
Territorial, contra el cual
procederá los recursos
establecidos en el Código
Contencioso Administrativo.
Una vez el acto administrativo
quede en firme se notificará a
la EPS-S la cancelación de la
afiliación incluyendo el grupo
familiar.
debido proceso y
notificación.
documentales del
debido proceso
realizado.
Identificar tipo de
multiafiliación en el Régimen
Subsidiado: en la misma EPS-
S, entre diferentes EPS-S en
la misma entidad territorial y
en diferentes entidades
territoriales y realizar el
procedimiento
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar el archivo que
permita identificar la
aplicación de filtros de
validación y el cruce de la
base de datos de afiliados al
Régimen Subsidiado y
establece el tipo de múltiple
afiliación así: 1) En la misma
Cruces de bases de
datos
Base de datos
actualizada y
ajustada.
correspondiente.
EPS-S: en el evento en que la
Entidad Territorial detecte
dentro de la base de datos de
una EPS-S que existe una
persona con afiliaciones
múltiples, deberá dejar una
sola afiliación y eliminará en
forma inmediata las demás,
sin necesidad de comunicarlo
al afiliado. De este
procedimiento notificará a la
EPS-S, la cual deberá hacer
la devolución de las
respectivas UPSC-S recibidas
en exceso con los intereses
moratorios equivalentes
establecidos por la DIAN. 2)
Entre distintas EPS-S, en la
misma entidad territorial se
debe quedar en la primera
EPS donde se encuentre
afiliado, 3) En diferentes
entidades territoriales: cuando
el Ministerio de Salud y
Protección Social detecte
múltiples afiliaciones al
Régimen Subsidiado en
diferentes entidades
territoriales, notificará a las
entidades territoriales los
casos de multiafiliación
encontrados. La afiliación
válida será la que
corresponda al lugar en donde
fue aplicada la encuesta
SISBEN o el listado censal,
más reciente.
Verificar que la Entidad
Territorial en coordinación con
las EPS-S realicen la
reactivación de los afiliados al
Régimen Subsidiado
marcados como suspendidos
por paso transitorio al
Régimen contributivo.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Evidenciar en archivos de la
Entidad Territorial el control
sobre los registros que tengan
como suspendidos por la
movilidad entre regímenes y
verificar su reactivación
teniendo en cuenta lo
normado en el Acuerdo 415
Archivos donde se
evidencie la
reactivación de los
afiliados al
Régimen
Subsidiado y
marcados como
suspendidos
Soportes Documentales
de 2009, art. 38.
Enviar las novedades N09,
N013 y N015 el último día
hábil de la cuarta semana del
mes en el aplicativo WEB de
Consorcio SAYP.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar en archivo que se
haya enviado el cuarto
proceso de la Resolución
1344 de 2012 durante cada
periodo a reportar a través
del aplicativo web con la
constancia de radicación y
cargue exitoso en el aplicativo
web.
Evidencias del reporte de
información en los plazos establecidos
en la Resolución 1344 de 2012.
Evidencias del reporte de novedades
realizadas por el Municipio, con el cargue exitoso.
Elaborar acto administrativo
de cada una de las
novedades reportadas al
Consorcio SAYP cada mes.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar en el municipio el
acto administrativo de las
novedades reportadas al
Consorcio SAYP que se
reporta cada mes.
Elaborar el acto
administrativo de
las novedades
reportadas por el
SAYP
Acto Administrativo.
Identificar en los afiliados al
Régimen Subsidiado del
Municipio, los diferentes
tipos poblacionales, incluida
la población de niños, niñas y
adolescentes y la población
víctima?
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar que en la base de
datos se encuentre
correctamente identificadas
las variables que identifican
los tipos de población;
Constatando que las
poblaciones especiales estén
plenamente identificadas y
que no tengan asignado
ningún nivel, la variable para
este campo debe ser N ( no
aplica nivel). Adicionalmente,
verificar que el municipio
cuente con un cuadro donde
se identifiquen los afiliados
por EPS-S, por grupo
poblacional y por grupos
etáreos, incluida la población
de niños, niñas y
adolescentes y la población
víctima.
Ajuste base de
datos de acuerdo
con lo diferentes
tipos de población
del anexo técnico
de la Resolución
1344 de 2012.
Base de datos
actualizada
Subproceso 2.3 Continuidad de Afiliación al Régimen Subsidiado
Procedimiento 2.3.1 : Elaboración del Instrumento Técnico
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Revisar en la página WEB del
Ministerio de Salud y
Director Local de
Salud/
Ley 1438 de 2011 articulo 29.
El Ministerio de la Protección
Monto estimado de
recursos publicado
Análisis de recursos
asignados en el
Protección Social el Monto
Estimado de Recursos
asignado.
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Social girará directamente a
nombre de las Entidades
Territoriales la Unidad de
Pago por Capitación a las
Entidades Promotoras de
Salud, o podrá hacer pagos
directos a las Instituciones
Prestadoras de Salud.
Verificar para la continuidad
de afiliación el Monto
Estimado de Recursos
asignado por El Ministerio de
Salud y de Protección Social :
los afiliados cargados en la
BDUA, los recursos asignados
por cada fuente de
financiación y el valor total por
municipio.
en la página WEB
del Ministerio
Monto Estimado de
Recursos del
Municipio.
Elaborar el Instrumento
Técnico y Jurídico por el
municipio de acuerdo con el
número de afiliados cargados
en BDUA y los recursos
asignados por cada fuente de
financiación.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
El Ministerio de Salud y
Protección Social expidió el
Decreto 971 de 2011,
mediante el cual se define el
Instrumento Técnico y
Jurídico para definir el
compromiso presupuestal de
las entidades territoriales,
articulo 4º. Revisar el
Instrumento Técnico y
Jurídico del Municipio y
verificar que se haya incluido
el Monto Estimado de
Recursos y los afiliados
asignados por el Ministerio de
Salud y Protección Social.
Elaboración del
Instrumento
Técnico Jurídico
Instrumento
Técnico Jurídico
Remitir a la unidad financiera
del municipio todos los
documentos de asignación de
recursos por las diferentes
fuentes al Régimen
Subsidiado (Monto Estimado
de Recursos, Resoluciones,
Documentos Conpes y otros
actos administrativos de otras
entidades a la Entidad
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar en archivo los oficios
donde se evidencie el envío a
la Unidad Financiera del
Municipio de los documentos
de asignación de recursos por
las diferentes fuentes de
financiación.
Oficio remisorio a la
unidad financiera.
Oficio Remitido
Territorial).
Realizar seguimiento y control
de los recursos asignados
frente a lo recaudado y
verificar el trámite seguido por
cada ente territorial para el
cobro oportuno de estos
dineros de cada una de las
fuentes que financian el
Régimen Subsidiado.
Técnico Área
Salud/Responsable
Régimen
Subsidiado
Verificar los mecanismos
utilizados por la persona
responsable de la
Coordinación del Régimen
Subsidiado, para realizar el
seguimiento al recaudo de los
recursos de Régimen
Subsidiado.
Elaborar y
diligenciar la matriz
de seguimiento a
los recursos
matriz de
seguimiento
Solicitar formalmente los
certificados de disponibilidad
presupuestal (CDP) y
registros presupuestales (RP)
a la unidad financiera del
municipio. Los recursos de
SGP y FOSYGA son Sin
Situación de Fondos (SSF)
.La Nación girará
directamente a las EPS-S y
los recursos de
Cofinanciación del
Departamento y los Recursos
Propios Municipales Con
Situación de Fondos.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Existe archivo de solicitudes
de disponibilidades y registros
presupuestales de cada
vigencia y por cada fuente de
financiación a la unidad
financiera del municipio.
Solicitud de CDP y
RP
CDP y RP que
soportan el acto
administrativo
Realizar los giros a las EPS-S
de los recursos Con Situación
de Fondos (Departamento y
Municipio) y llevar el control
de los recursos
mensualmente de acuerdo
con los informes de la
Liquidación Mensual de
Afiliados remitida por el
Ministerio de Salud y con los
ajustes de las novedades
realizados por la persona
responsable de la operación
del Régimen Subsidiado en el
municipio.
Técnico Área
Salud/Responsable
Régimen
Subsidiado
Solicitar la certificación de
pago a la persona asignada
para llevar el control de los
recursos del Régimen
Subsidiado en el Municipio y
llevar el control de los giros
realizados por el Ministerio de
la Protección Social en la
Liquidación Mensual de
Afiliados Sin Situación de
Fondos ( SGP y FOSYGA) y
Con Situación de Fondos (
Departamento y Municipio).
Liquidacion
mensual de
afiliados.
Soporte de la
Consignación
subproceso 2.3 Continuidad de Afiliación al Régimen Subsidiado
Procedimiento 2.3.2: Seguimiento Mensual de Novedades
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Verificar si la Administración
Municipal hace seguimiento a
todos los archivos que
publican en los FTP
municipales en los reportes de
las novedades por la (S)
EPS-S al consorcio SAYP.
Igualmente el seguimiento en
coordinación con las EPS-S a
los archivos de auditorías de
homónimos, fallecidos,
duplicados fonéticos,
inconsistencias en
documentos y/o otros datos
en los registro.
Director Local de
Salud/
Responsable
Régimen
Subsidiado
Verificar si existe evidencia
del seguimiento al reporte
mensual de las novedades
enviadas por las EPS-S al
Consorcio SAYP. Existe
archivo como soporte al
seguimiento y verificación por
parte del funcionario
responsable de la Entidad
Territorial de las novedades
reportadas por la EPS-S,
resultado final que publica el
Consorcio en los FTP
municipales y evidencia del
trabajo coordinado con las
EPS-S.
Registro FTP Acta de
Seguimiento
Mensual
Remitir oficios a la (s) EPS-S
para informar sobre las
correcciones que deben
realizar de las inconsistencias
encontradas en las bases de
datos que reportan
mensualmente al Consorcio
SAYP, en el seguimiento que
realiza la Administración
Municipal.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar si existe un archivo
de comunicaciones de la
persona responsable del
Régimen Subsidiado a las
EPS-S, donde informa las
inconsistencias encontradas
para la corrección por parte
de la EPS-S.
Archivo con los
Oficios enviados
Comunicación
Oficial
Seguimiento a las
correcciones que deben
realizar la EPS-S en los
tiempos establecidos por la
normatividad vigente.
(Resolución 1344 de 2012).
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Existe un archivo que permita
verificar el seguimiento que
hace el Municipio a las
correcciones que debe
realizar la EPS-S de las
inconsistencias encontradas
por la entidad territorial, y
comunicada previamente para
su reporte.
Archivo con los
Oficios enviados
Comunicación
Oficial
Llevar control de las
solicitudes de traslados de
EPS-S o de Municipios de los
usuarios que lo soliciten.
Acuerdo 415 de 2009. Hacer
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar en archivo físico o en
medio magnético el control de
los traslados de Municipio o
EPS-S.
Registro de control
de traslados
Traslados
efectivamente
cargados en BDUA
el seguimiento al traslado
realizado.
Realizar cruces permanentes
de base de datos.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Existe archivo con las
comunicaciones que se
envían a las EPS-S donde se
informa de la identificación de
multiafiliaciones. Verificar en
la base de datos de la Entidad
Territorial que se encuentre
actualizada, es decir sin
duplicidades reales y sin
inconsistencias evidentes.
Evidencias de los
cruces de Base de
datos realizados
Base de Satos
Actualizada
Informar al beneficiario de la
múltiple afiliación a la EPS-S.
(Aplica solo para los casos de
afiliación a diferente EPS-S).
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Existe archivo de
comunicaciones donde se
informa al afiliado de la
múltiple afiliación, para evitar
el doble pago de la UPC-S.
Acuerdo 415 de 2009.
Archivo de Archivo
de Notificaciones a
los usuarios
Usuarios
notificados y con
debido proceso
realizado.
Llevar el control de las
novedades tipo N9, N13 y
N15 que reporta el Municipio
al Consorcio, el último día
hábil de la cuarta semana de
cada mes y enviar el reporte
a las EPS-S de los egresos
validados exitosamente en el
aplicativo web, para los
ajustes administrativos
pertinentes.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar que exista archivo de
control mensual de las
novedades reportadas por la
Entidad Territorial el último día
hábil de la cuarta semana de
cada mes en cumplimiento a
la Resolución 1344 de 2012 y
las comunicaciones a las
EPS-S que operan en el
Municipio, relacionadas con
los egresos.
Verificar
aleatoriamente el
archivo mensual de
novedades
reportadas.
Cargue exitoso
mensual.
Ajustar Base de datos
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar que el Maestro del
Municipio cumpla con la
estructura de datos mínimos,
establecidos en el anexo
técnico de la Resolución 1344
de 2012 y constatar que
exista una sola base de datos.
Ajustar la base de
datos
Base de datos
ajustada.
Actualizar base de datos
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar con el administrador
de la base de datos que se
realizaron los ajustes
correspondientes en
coordinación con las EPS-S
con el objeto de tener una
Actualizar la base
de datos
Base de datos
actualizada.
base de datos igual a la de las
EPS y la del nivel nacional
publicada en los FTP
municipales - Verificar con el
administrador de la base de
datos que ésta se encuentra
actualizada y no contiene
duplicidades, ni
inconsistencias.
Subproceso 2.3 Continuidad de Afiliación al Régimen Subsidiado
Procedimiento 2.3.3: Liquidación Mensual de Afiliados
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Revisar y verificar La
Liquidación Mensual de
Afiliados.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Decreto 3830 de 2011
"ARTÍCULO 7°. Liquidación
mensual de afiliados. Para
efectos del giro directo por
parte del Ministerio de la
Protección Social de la
Unidad de Pago por
Capitación a las EPS en
nombre de las Entidades
Territoriales y a los
prestadores de servicios de
salud, este generará la
Liquidación Mensual de
Afiliados con fundamento en
la información de la Base de
Datos Única de Afiliados
(BDUA), del mes
inmediatamente anterior,
suministrada por las EPS y
validada por las entidades
territoriales.
Verificación de la
Liquidación
Mensual de
afiliados (LMA).
Base de datos
Actualizada
Realizar el informe detallado
de la liquidación mensual
determinando el número de
afiliados, los descuentos por
novedades, las deducciones
realizadas por el Fosyga por
el giro de recursos de lo no
debido para determinar el
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
DECRETO 3830 DE 2011.
ARTICULO 1º. La
Liquidación Mensual de
Afiliados determinará el
número de afiliados por los
que se liquida la Unidad de
Pago por Capitación; el
detalle de los descuentos a
Informe de la LMA
con los descuentos
por novedades y las
deducciones
realizadas por el
Fosyga.
Informe de la LMA
monto a girar a cada EPS-S
por fuente de financiación.
realizar por aplicación de las
novedades registradas en la
Base de Datos Única de
Afiliados; las deducciones por
los giros de lo no debido,
conforme al artículo 17 del
presente Decreto y el monto a
girar a cada EPS por fuente
de financiación para cada
entidad territorial.
Informar al Ministerio de Salud
y de la Protección Social o a
quien haga sus veces, sobre
las inconsistencias no
relacionadas con la BDUA,
para que en los giros
posteriores se realicen los
ajustes necesarios.
Director Local de
Salud/ Técnico
Área Salud
En todo caso, las entidades
territoriales como
responsables de financiar el
aseguramiento de su
población afiliada, deberán
revisar la Liquidación Mensual
de Afiliados remitida por el
Ministerio de la Protección
Social y realizar los ajustes a
que haya lugar en la BDUA de
acuerdo con los
procedimientos establecidos
para ello, e informar al
Ministerio de la Protección o
quien haga sus veces, sobre
las inconsistencias no
relacionadas con la BDUA,
para que en los giros
posteriores esto sea tenido en
cuenta, haciendo los ajustes a
que haya lugar.
Archivo de oficios
remitidos
Comunicación
Oficial
Llevar control estricto de cada
uno de los afiliados
registrados en la BDUA y
reconocidos con retroactividad
después del 1º de abril del
2011 y determinar
correctamente el giro de los
recursos dentro de los
primeros dos (2) dias hábiles
del mes al que corresponda la
Liquidación Mensual de
Afiliados.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
DECRETO 3830 DE 2011.
ARTICULO 1º Parágrafo 2°.
Podrán reconocerse
novedades de afiliación
retroactivas generadas
después del 1° de abril de
2011 y registradas en la
BDUA, hasta un año después
de la generación de las
mismas“.
Base de datos Base de Satos
Actualizada
Remitir a la unidad financiera Técnico Área Existen documentos que Archivo de oficios Comunicación
del Municipio la liquidación
mensual de afiliados (LMA) y
la certificación de pago
correspondiente por cada
fuente de financiación.
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
permitan observar el
seguimiento realizado para
diligenciar la certificación de
pago de la Liquidación
Mensual de afiliados del mes
correspondiente y en la fecha
establecida primeros dos (2)
dias hábiles del mes) por el
artículo 8º del Decreto 3830
de 20011, modificatorio del
Decreto 971 del 2011.
con la LMA y
certificaciones de
pago
Oficial
Subproceso 2.3 Continuidad de Afiliación al Régimen Subsidiado
Procedimiento 2.3.4: Auditoria del Régimen Subsidiado. Responsabilidad del Municipio
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
A. INSTRUCCIONES PARA
LOS MUNICIPIOS: 1) Vigilar
permanentemente que las
EPS cumplan con todas sus
obligaciones frente a los
usuarios, la vigilancia incluirá:
el seguimiento a los procesos
de afiliación, el reporte de
novedades, la garantía del
acceso a los servicios, la red
contratada para la prestación
de los servicios de salud, el
suministro de medicamentos,
el pago a la red prestadora de
servicios, la satisfacción de los
usuarios, la oportunidad en la
prestación de los servicios, el
seguimiento a la prestación de
servicios de salud cuando se
evidencia inoportunidad en los
pagos, la prestación de
servicios de Promoción y
Prevención, así como otros
que permitan mejorar la
calidad en la atención al
afiliado, sin perjuicio de las
demás obligaciones
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar si el municipio realiza
la Auditoría al Régimen
Subsidiado, cuáles personas
la realizan. Existen evidencias
documentales del proceso de
Auditoría del Régimen
Subsidiado realizada por la (s)
persona (s) responsables del
proceso, periodicidad. En el
informe presentado
bimestralmente se evidencian
reportes sobre: a) seguimiento
a los procesos de afiliación, b)
reporte de novedades, c)
garantía del acceso a los
servicios de salud, d) red
contratada para la prestación
de servicios de salud, e)
suministro de medicamentos,
f) pago a la red prestadora de
servicios, g) prestación de
servicios de Promoción y
Prevención, así como otros
que permitan mejorar la
calidad de la atención al
afiliado, sin perjuicio de las
demás obligaciones
Evidencias
documentales de
las Auditorias del
Régimen
Subsidiado en
cumplimiento de la
Circular 006 de
2011
Acta de
seguimiento a los
planes de
mejoramiento
concertados con las
EPS de las
debilidades
encontradas
durante la Auditoria
establecidas en las normas
vigentes. (Articulo 18 Decreto
971 de 2011, Circular 006 de
2011 de la Superintendencia
Nacional de Salud).
establecidas en las normas
vigentes.
2) Evitar el múltiple pago de
UPC-S por un mismo afiliado o
cualquier pago indebido de
UPC-S dentro del SGSSS, de
tal forma que no se
reconozcan UPC-S de
personas que estén afiliadas o
compensados al Régimen
Contributivo, afiliadas a los
regímenes excepcionados,
afiliadas a otra EPS o tengan
capacidad de pago, de
acuerdo con la normatividad
vigente.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Existen evidencias del proceso
realizado por el municipio para
depurar la base de datos e
identificar duplicidades o
fallecidos y reporta estas
novedades el último día hábil
de la cuarta semana del mes
a la Base de Datos Única de
Afiliados e informa a la EPS el
no reconocimiento de la UPC-
S de los usuarios detectados.
Depuración de
Base de datos
Base de datos
depurada y
actualizada
3) Exigir a las EPS, la copia de
los contratos de Prestación de
Servicios de Salud que
garantiza la red de servicios
de salud habilitada.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Existe en el Municipio copia de
los contratos vigentes de
Prestación de Servicios de
Salud con la red de servicios
en la baja, mediana y alta
complejidad.
Copia de todos los
contratos de
Prestación de
Servicios de las
EPS-S.
Relación de
contratos vigentes
con cada EPS-S y
en todos los niveles
de complejidad.
4) Realizar el seguimiento a la
contratación realizada entre
EPS-S e IPS
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Existe evidencia en el
municipio del seguimiento
realizado a la contratación
entre EPS-S e IPS, verificando
tarifa pactada, vigencia,
monto, suministro de
medicamentos, liquidación de
contratos, servicios ofertados,
entre otros.
Informe de auditoría
bimestral realizado
Acta del Informe de
Auditoria
5) Respetar la libertad que
tiene la EPS para seleccionar
los prestadores con los cuales
deban celebrar contrato de
Prestación de Servicios de
Salud, de acuerdo a la
normatividad vigente.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar que no existan quejas
de las EPS-S sobre los
Municipios, en las cuales la
EPS realice denuncias de la
pérdida de la libertad que
tienen para contratar la
Prestación de los Servicios de
Salud.
Informe de auditoría
bimestral realizado
Acta del Informe de
Auditoria
6) Requerir mensualmente a
las EPS, los estados de
cartera con los Prestadores de
Servicios de Salud públicos y
privados contratados y demás
proveedores.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar la información
reportada mensualmente por
las EPS al Municipio sobre el
estado de cartera actualizado
con los Prestadores de
Servicios de Salud y los
proveedores.
Informe de auditoría
bimestral realizado
Acta del Informe de
Auditoria
7) Asignar los afiliados a la
EPS en proporción al núcleo
familiar que tenga cada EPS
en la Entidad Territorial, para
los casos de retiro voluntario,
revocatoria de la autorización
o de la habilitación para operar
el Régimen Subsidiado,
disolución y liquidación de la
EPS.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Revisar documentalmente los
soportes que permitan
identificar que la asignación de
afiliados realizada en el
Municipio, cumpla con lo
establecido en la normatividad
vigente, para los casos de
retiro voluntario, revocatoria
de la autorización o de la
habilitación para operar el
régimen subsidiado, disolución
y liquidación de EPS.
Informe de auditoría
bimestral realizado
Acta del Informe de
Auditoria
8) Requerir mensualmente a
las EPS, la acreditación del
pago de los aportes de sus
empleados y contratistas a los
Sistemas de Salud, Riesgos
Profesionales, Pensiones y
aportes a las Cajas de
Compensación Familiar,
Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar y Servicio
Nacional de Aprendizaje
SENA, de conformidad con la
normatividad vigente.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Revisar documentalmente,
cada uno de los pagos de los
aportes mensuales de sus
empleados y contratistas
realizados por la EPS, a los
Sistemas de Salud. Riesgos
Profesionales, Pensiones y
aportes a las Cajas de
Compensación Familiar,
Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar y Servicio
Nacional de Aprendizaje
SENA.
Informe de auditoría
bimestral realizado
Acta del Informe de
Auditoria
9) Atender a los
requerimientos que le
presente el público en general
y en especial los que se
deriven del cumplimiento de la
presente Circular. (Circular
006/2011 de la
Superintendencia Nacional de
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar el proceso realizado
por el municipio relacionado
con la resolución de los
requerimientos realizados por
el público en general y el
trámite dado cuando se
presentan quejas y reclamos.
Informe de auditoría
bimestral realizado
Acta del Informe de
Auditoria
Salud).
10) Remitir copia de los
siguientes documentos a la
Superintendencia Nacional de
Salud cada 2 meses. A) Las
recomendaciones presentadas
a las EPS del Régimen
Subsidiado de las que no
hayan sido presentadas las
explicaciones del caso. B) Las
recomendaciones presentadas
a las EPS del Régimen
Subsidiado y que presentadas
las explicaciones del caso.
Éstas no hayan resultado
satisfactorias.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Revisar los informes
bimestrales que envía el
Municipio a la
Superintendencia Nacional de
Salud relacionados con la
Auditoria de Régimen
Subsidiado y los informes
sobre incumplimientos de las
EPS de las recomendaciones
y explicaciones solicitadas por
el municipio a dichas
entidades.
Informe de auditoría
bimestral realizado
Acta del Informe de
Auditoria
11) Informar a la
Superintendencia Nacional de
Salud (SNS) las
inconsistencias e
irregularidades detectadas en
la ejecución del
aseguramiento del Régimen
Subsidiado.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Revisar los soportes
documentales que permitan
observar el reporte a la
Superintendencia Nacional de
Salud de las inconsistencias e
irregularidades detectadas en
la ejecución del
aseguramiento del régimen
subsidiado.
Informe de auditoría
bimestral realizado
Acta del Informe de
Auditoria
12) Entregar la información
aquí solicitada en medio
magnético con las condiciones
técnicas definidas por la SNS,
a través de la oficina de
Tecnología de la Información.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Revisar los soportes
documentales que permitan
observar el reporte a la
Superintendencia Nacional de
Salud de las inconsistencias e
irregularidades detectadas en
la ejecución del
aseguramiento del régimen
subsidiado.
Oficios remitidos a
la Superintendencia
Nacional de Salud
de las
inconsistencias
detectadas en la
auditoría.
Archivo y soportes
documentales
remitidos a la
Superintendencia.
Subproceso 2.3 Continuidad de Afiliación al Régimen Subsidiado
Procedimiento 2.3.5: Auditoria del Régimen Subsidiado. Responsabilidad de la EPS
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
B. INSTRUCCIONES A LAS
EPS: Administrar el riesgo
financiero
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Realizar seguimiento a cada
unas de las obligaciones que
tienen las EPS-S para
garantizar el aseguramiento
de los afiliados
Auditoria Acta del Informe de
Auditoria
Gestionar el riesgo en salud
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Revisar manual que tiene la
EPS-S implementado para
administrar una posible falla
de su estabilidad financiera.
Auditoria Acta del Informe de
Auditoria
Articular los servicios que
garanticen el acceso efectivo y
la complementariedad entre
los planes de salud y los
servicios No POS, a través de
mecanismos tales como el
Sistema de Referencia y
Contrarreferencia y convenios
con las Entidades Territoriales.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar documentalmente
mecanismos o convenios
entre las EPS-S y las
Entidades Territoriales, las
acciones que permitan mejorar
la articulacion de servicios
entre las entidades.
Auditoria Acta del Informe de
Auditoria
Garantizar la calidad en la
prestación de los servicios de
salud.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Auditorias de la calidad a las
IPS para garantizar la calidad
en la prestación de los
servicios de salud y aplicar y
analizar encuestas de
satisfacción de los ususarios.
Auditoria Acta del Informe de
Auditoria
Representar al afiliado ante el
prestador y los demás actores,
sin perjuicio de la autonomía
del usuario.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Realizar seguimiento al
acompañamiento que hace la
EPS-S a los usuarios
Auditoria Acta del Informe de
Auditoria
Asumir el riesgo tranferido por
el usuario, esto es, la salud y
la vida, evitando en todo caso
la discriminación de personas
con alto riesgo o enfermedad
catastróficas.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Hacer seguimiento a las
negaciones de afiliación por
parte de la EPS-S a los
usuarios por presentar alto
riesgo de enfermedad.
Información a los
Entes de Control y
a la
Superintendencia
cuando se
encuentren estas
situaciones.
Soporte documental
remitido a los Entes
de Control y a la
Superintendencia.
Como responsable de la
calidad, oportunidad, eficiencia
y eficacia de la prestación de
Director Local de
Salud/
Responsable de
Verificar si la EPS aplica lo
establecido en el numeral 2 de
la Circular 066 de 2010 de la
Información a los
Entes de Control y
a la
Soporte documental
remitido a los Entes
de Control y a la
los servicios de salud,
responder por las fallas, faltas,
lesiones, enfermedades e
incapacidades que se generen
en la prestación de los
mismos.
Régimen
Subsidiado
SNS y a las salvedades allí
establecidas e informar a las
entidades competentes. 2.
ASEGURAMIENTO EN
SALUD: 1. La
Administración del riesgo
financiero, 2. La gestión del
riesgo en salud. 3. La
articulación de los servicios
que garantice el acceso
efectivo. 4. La garantía de la
calidad en la prestación de
los servicios de salud. 5. La
representación del afiliado
ante el prestador y los
demás actores sin perjuicio
de la autonomía del usuario.
Superintendencia
cuando se
encuentren estas
situaciones.
Superintendencia.
Cumplir con las obligaciones
establecidas en el POS
vigentes al momento de la
prestación de servicios, desde
la fecha de afiliación, con
independencia de la fecha de
su cargue efectivo en la
BDUA.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Hacer segimiento al
cumpliento de lo establecido
Auditoria Acta del Informe de
Auditoria
La EPS realiza el proceso de
Auditoria Externa dentro del
programa para el
mejoramiento de la Calidad de
la Atención de Salud que les
permitan evaluar
sistemáticamente los procesos
de atención a los usuarios por
parte de los Prestadores de
Servicios de Salud y los
definidos como tales.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar el Plan de
Mejoramiento de la EPS a la
IPS
Revisar los
informes de la
Auditoría Externa
que realiza la EPS-
S
Informe de auditoría
externa que realiza
la EPS-S
Promover la afiliacion de la
Poblacion Pobre No
Asegurada (PPNA).
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Observar las evidencias que
permitan verificar las acciones
realizadas por la EPS-S
Soportes
documentales
donde se
evidencien las
acciones realizadas
por la EPS-S para
Evidencias
documentales de la
afiliación de la
PPNA
promover la
afiliación de la
PPNA
Afiliar a la poblacion elegible
del Régimen Subsidiado, de
acuerdo con la normatividad
vigente.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Observar las evidencias que
permitan verificar las acciones
realizadas por la EPS-S
Soportes
documentales de la
afiliación de la
población
realizadas por las
EPS-S
Evidencias
documentales de la
afiliación .
Cumplir con todas las
obligaciones respecto de la
BDUA de acuerdo con la
normatividad vigente.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Evidencias que permitan
evaluar si la EPS-S cumple
con las obligaciones del BDUA
Soportes
documentales
Acta del Informe de
Auditoria
Disponer y mantener un
sistema de información que
permita contar con la
información necesaria sobre
las caracteristicas
socioeconómicas, el estado de
salud de los afiliados y el perfil
de uso y costos de los
servicios, de acuerdo con la
normatividad vigente.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar si la EPS mantiene la
información actualizada sobre
las características
socioeconómicas, el estado de
salud de los afiliados y el perfil
de uso y costos de los
servicios de acuerdo con la
normatividad vigente.
Soportes
documentales.
Acta del Informe de
Auditoria
Entregar la base de datos de
los afiliados a la red
prestadora de servicios y
actualizarla como mínimo
mensualmente.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Validar entrega de base de
datos
Base de Datos Acta del Informe de
Auditoria
Verificar el reporte de la
Resolución 4505 de 2012
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Existen evidencias que las
EPS envían el reporte de la
Resolución 4505 de 2012 al
Ministerio de Salud y
Protección Social.
Reporte presentado
por las EPS-S
Reporte exitoso
Realiza el Municipio el
seguimiento a la liquidación
de los contratos de Promoción
y Prevención y los contratos
para la prestación de servicios
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Existen evidencias del
seguimiento realizado por
parte del municipio a la
liquidación de los contratos de
P y P de los contratos de
Relacion de
contratos de P y P
liquidados y
pendientes por
Soportes
documentales de la
Liquidación de
contratos.
de salud, suscritos entre EPS-
S e IPS.
Subsidiado prestación de servicios
suscritos entre EPS- S e IPS.
liquidar
Organizar la red prestadora de
servicios para la atención de
los afiliados según el POS de
Unificación vigente.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar el documento que
permita observar la
organización de la red
prestadora de cada una de las
EPS que operan en el
Departamento.
Soportes
documentales de la
organización de la
red
Red prestadora
organizada.
Entregar a los municipios la
relación de los contratos
vigentes especificando el
tiempo de contratación con los
prestadores de servicios de
salud que acrediten la
existencia de la red asistencial
estructurada por niveles de
complejidad, con su respectivo
tiempo de contratación.
Igualmente deberán actualizar
permanentemente todo
cambio que se presente en la
red de servicios disponible.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar el documento que
permita observar la relación de
los contratos vigentes, donde
se especifique el tiempo de
contratación con los
prestadores de servicios de
salud, que acrediten la red
asistencial estructurada por
niveles de complejidad y las
actualizaciones realizadas
durante la vigencia.
Documento de red Red contratada por
cada EPS-S
Entregar a los usuarios la
Carta con los derechos de los
afiliados y de los pacientes y
la Carta de desempeño de las
EPS, según la normatividad
vigente.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Revisar el último informe de
Auditoría de Régimen
Subsidiado y los documentos
soportes que permitan verificar
que las promotoras de las
EPS-S sí desarrollan éstas
actividades con los afiliados
(entrega de la Carta de
Derechos de los afiliados y la
carta de desempeño de la
EPS y el reporte de las
actividades de información y
educación a los afiliados,
listados de
asistencia).Verificar en el
informe y/o acta de Auditoría
lo relacionado con la
información que dan las EPS-
S a sus afiliados sobre
Deberes , Derechos y Plan de
Beneficios.
Evidencias
documentales de la
información que se
brinda a los
usuarios sobre
Deberes, Derechos
y Plan de
Beneficios.
Soportes y listados
firmados de la
información
entregada.
Afiliar obligatoriamente a todo
recién nacido, hijo de madre o
padre afiliado al Regimen
Subsidiado de Salud, cabeza
de familia, diligenciar el
Formulario Unico Nacional de
Afiliación y Traslado, entregar
el carné respectivo y registrar
la novedad de nacimiento ante
la BDUA de acuerdo a la
norma vigente, teniendo en
cuenta que la afiliación se
entenderá a partir de la fecha
de nacimiento y por tanto la
cobertura de servicios se
entiende desde el nacimiento.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Validar si se ecuentran
barreras para la afiliación de
esta población
Verificar afiliación
efectiva de los
Recién Nacidos.
Formularios de
afiliación de Recién
Nacidos.
Divulgar y promocionar los
servicios de la EPS de manera
amplia permanente y
garantizando que toda la
población beneficiaria pueda
acceder a la información del
régimen de copagos, la red de
prestación de servicios, el
sistema de referencia y
contrarreferencia de pacientes
y los mecanismos dispuestos
con la Entidad Territorial para
garantizar una atención
integral en salud y de calidad
según las normas vigentes.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Revisar el último informe de
Auditoría de Régimen
subsidiado y los documentos
soportes que permitan verificar
que las EPS-S desarrollan
actividades para divulgar y
promocionar los servicios de
las EPS, de manera amplia y
permanente garantizando que
toda la población afiliada
pueda acceder a la
información del regimen de
copagos, la red de prestación
de servicios, el sistema de
referencia y contrarreferencia
de pacientes y los
mecanismos dispuestos con la
Entidad Territorial para
garantizar una atención
integral y de calidad según las
normas vigentes.
Revisar informe de
auditoría externa de
realizado por las
EPS-S a las IPS
Acta del Informe de
Auditoría Externa
realizado por la
EPS-S.
Facilitar los mecanismos de
participación social de acuerdo
con la normatividad vigente.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Evidenciar la conformación de
la asociación de usuarios
Auditoria Acta del Informe de
Auditoria
Las EPS-S afiliaran a la
población elegible o elegible
Director Local de
Salud/
Verificar documentalmente las
evidencias que permitan
Archivo de quejas
donde se
Soportes
priorizada y/o recibir traslados,
una vez la población los
seleccione y cuente con los
requisitos para su afiliación.
Responsable de
Régimen
Subsidiado
identificar barreras en la
afiliación a la población
elegible o elegible priorizada
y/o recibir traslados y las
acciones realizadas por el
Municipio.
evidencien barreras
en la afiliación.
documentales.
Las EPS No podrán realizar
acciones orientadas a dificultar
la afiliación o desviarla a otro
asegurador, así como
incentivar el traslado de sus
afiliados o el retiro del
Régimen Subsidiado, se
considerarán como una
práctica violatoria al derecho
de libertad de elección de la
población.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar documentalmente las
evidencias que permitan
identificar acciones orientadas
a dificultar la afiliación o
desviarla a otro asegurador
(EPS), así como cuando se
incentiven traslados a otras
EPS o el retiro del Régimen
Subsidiado y las acciones
realizadas por el Municipio.
Auditoria Acta del Informe de
Auditoria
Facilitar los mecanismos de
Participación Social de
acuerdo con la normatividad
vigente.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar documentalmente las
evidencias que permitan
identificar los mecanismos de
Participación Social
establecidos por la EPS a los
afiliados.
Auditoria Acta del Informe de
Auditoria
Informar su intención de retiro
a la SNS con por lo menos
cuatro (4) meses de
anticipación a la finalización
del período, en este caso
deberá garantizar la
continuidad de los servicios a
los afiliados, de acuerdo con lo
contemplado en la
normatividad vigente.
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Existen evidencias donde se
pueda verificar que la EPS
informó su intención de retiro a
la SNS con por lo menos
cuatro (4) meses de
anticipación.
Soportes
Documentales de la
intención de retiro
de la EPS-S
Evidencias
Documentales
Acreditar el pago de los
aportes de sus empleados y
contratistas a los sistemas de
Salud, Riesgos Profesionales,
Pensión y aportes a las Cajas
de Compensación Familiar,
Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar y Servicio
Nacional de Aprendizaje
SENA, mediante certificación
Director Local de
Salud/
Responsable de
Régimen
Subsidiado
Verificar en el informe y/o acta
de Auditoria de Régimen
Subsidiado el estado de pago
de los aportes establecidos
por Ley a sus empleados y
contratistas a los Sistemas de
Salud, Riesgos Profesionales,
Pensión y aportes a Cajas de
Compensación Familiar,
Instituto Colombiano de
Auditoria Acta del Informe de
Auditoria
expedida por el revisor fiscal,
cuando este exista de acuerdo
con los requerimientos de ley,
o por el representante legal
durante el lapso del presente
contrato de conformidad con la
normatividad vigente.
Bienestar Familiar y Servicio
Nacional de Aprendizaje
SENA
Atender los requerimientos
que le presente el público en
general y en especial los que
se deriven de la presente
circular.
Existe informe de verificación
del seguimiento realizado a los
requerimientos que presente
el público en general.
Establecer los mecanismos
que garanticen de manera ágil
y oportuna la atención de
usuarios, prestadores y
proveedores, de acuerdo con
la normatividad vigente.
Dentro del proceso de
Auditoría de Régimen
Subsidiado, solicitar a las EPS
un informe de gestión
bimestral que considere todos
los aspectos relacionados en
la Circular 006 de 2011 de la
SNS, donde se verifiquen los
mecanismos que garanticen
de manera ágil y oportuna la
atención de usuarios,
prestadores y proveedores.
Informe de gestión
realizado por la
EPS
Archivo de Informes
de Gestión.
Subproceso 2.3 Continuidad de Afiliación al Régimen Subsidiado
Procedimiento 2.3.6: Seguimiento al Instrumento Técnico Jurídico de Asignación de Recursos
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Identificar y recopilar la
información de la liquidación
mensual de afiliados para
realizar el proceso de
consolidación de la
información e identificar los
saldos resultantes por cada
fuente de financiación.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar los archivos del
municipio enviados
mensualmente por el
Ministerio de la Protección
Social en el FTP: A)
Liquidación Mensual de
Afiliados, B) Restituciones C)
Neto y D) Giro Liquidado e
inicia el proceso de
consolidación.
Archivos con la
Liquidación
Mensual de
Afiliados
Información
completa de la
Liquidación
Mensual de
Afiliados.
Consolidar la liquidación
mensual de afiliados para
identificar los saldos
resultantes por cada una de
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Verificar archivo de
consolidación de liquidación
mensual de afiliados por cada
una de las fuentes de
Archivo de
consolidación
mensual por
fuentes de
Instrumento de
seguimiento a los
recursos
completamente
las fuentes de financiación.
Subsidiado financiación realizada por el
responsable del proceso.
Cruza la información del
estado de saldos de las
fuentes con y sin situación de
fondos, con la información
financiera disponible en el
archivo de la secretaría de
salud.
financiación. diligenciado.
Legalizar el acta de
seguimiento al instrumento
técnico jurídico de asignación
de recursos para garantizar la
cofinanciación del Régimen
Subsidiado, entre las partes.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar que el acta de
seguimiento al instrumento
técnico jurídico de asignación
de recursos para garantizar la
cofinanciación del Régimen
Subsidiado de la vigencia
correspondiente se encuentre
debidamente legalizada entre
las partes.
Acta Instrumento de
seguimiento a los
recursos
completamente
diligenciado.
Remitir copia del acta de
seguimiento al instrumento
técnico jurídico de asignación
de recursos debidamente
legalizada a la unidad
financiera con el fin de que
esta dependencia realice los
ajustes necesarios.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar documentalmente los
soportes entregados a la
Secretaria de Hacienda del
acta de seguimiento al
instrumento técnico jurídico de
asignación de recursos para
garantizar la cofinanciación
del Régimen Subsidiado.
Soportes
documentales
Documental
Instrumento de
seguimiento a los
recursos
completamente
diligenciado.
Archivar Actas de
Seguimiento al instrumento
técnico jurídico de asignación
de recursos para garantizar la
cofinanciación del Régimen
Subsidiado de la vigencia.
Técnico Área
Salud/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar que el Ente Territorial
cuente con el acta de
seguimiento al instrumento
técnico jurídico de
cofinanciación del Régimen
Subsidiado, de la vigencia
respectiva debidamente
legalizada.
Acta de
seguimiento
Instrumento de
seguimiento a los
recursos
completamente
diligenciado.
Subproceso 2.4: FLUJO DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO EN EL MUNICIPIO.
Procedimiento 2.4.1: Administración del Fondo Local de Salud
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Creación y/o modificación de Secretaría de Existe Acto Administrativo de Acto Administrativo Fondo Local de
los Fondos Locales de Salud
en aplicación Resolución
991/2009 , la 4204/2008,
1805/2010, 2421/2010,
1127/2013, 1128/2013,
3111/2013.
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
la creación y/o modificación
del Fondo Local de Salud.
de creación del
Fondo Local de
Salud
Salud creado de
acuerdo con la
normatividad
vigente.
Diseño del Capitulo
Presupuestal de ingresos y
gastos con los recursos del
Régimen Subsidiado del
Fondo Local de Salud.
Resolución 3042/2007.
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Existe en el presupuesto el
Capitulo Fondo Local de
Salud, aprobado por el
Concejo Municipal, tanto en
el Presupuesto de Ingresos
como en el de Gastos,
verificando específicamente
la subcuenta del Régimen
Subsidiado.
Presupuesto de
ingresos y gastos
de la Subcuenta
del Régimen
Subsidiado
Soporte
documental del
presupuesto.
Trámite ante el Ministerio de
Salud y Protección Social
del registro de la cuenta
maestra de régimen
subsidiado, incluyendo los
beneficiarios de la misma
debidamente reportados
(Resoluciones 991/2009, la
4204/2008, 1805/2010,
2421/2010, Resolución 353
de 2011 y 2063 de 2011).
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar que el Ente
Territorial hubiera tramitado
ante el Ministerio la cuenta
maestra, y actualizar los
beneficiarios de la misma
EPSS, IPS, DTSC,
Supersalud, Fosyga, las
entidades financieras a
través de las cuales se
cumplan las obligaciones
tributarias y parafiscales con
recursos objeto de retención
a los beneficiarios de la
cuenta maestra.
Verificación de la
actualización de los
beneficiarios de la
cuenta maestra
Soportes de la
actualización de
Beneficiarios
Solicitar a la entidad
bancaria certificado de
apertura de la cuenta de
ahorros como cuenta
Maestra del Régimen
Subsidiado con los
beneficiarios inscritos y
actualizados.
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar que el Ente
Territorial hubiera tramitado
ante la entidad financiera la
apertura de la cuenta
maestra, y actualizar los
beneficiarios de la misma
EPSS, IPS, DTSC.
Certificación
bancaria de la
actualización de los
beneficiarios
Certificación
bancaria
Existencia de la cuenta
maestra del régimen
subsidiado, según lo
estipulado en el Decreto
4693/2005 y las
Resoluciones 3042/2007 y
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar la operatividad de la
cuenta maestra referente
que este en entidades
bancarias vigiladas por la
Superintendencia Financiera
de Colombia, y generen
Certificación de la
cuenta maestra y la
generación de
intereses a tasas
comerciales
aceptables.
Certificación de la
entidad bancaria.
la 991 /2009
intereses a tasas
comerciales aceptables,
como se indica en el artículo
16 de la Resolución
3042/2007, el manejo de una
sola cuenta para los
recursos del régimen
subsidiado, y sin unidad de
caja con otros recursos.
Sanciones impuestas al ente
territorial por organismos de
control.
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar que el municipio no
haya sido objeto de las
medidas preventivas ni
correctivas de que tratan el
Decreto 028 de 2008 y la
reglamentación del Artículo
2º de la Ley 1122 de 2007.
Verificar el
seguimiento
realizado a los
recursos del SGP
Subproceso 2.4 Flujo de los recursos financieros del Regimen Subsidiado en el Municipio.
Procedimiento 2.4.2: Administración de Tesorería.
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Elaborar programa anual
mensualizado de caja PAC
articulado con el Fondo
Local de Salud
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar la existencia del
Programa Anual
Mensualizado de Caja -
PAC; que es un instrumento
de gestión por el cual se
establece la cantidad
máxima mensual de fondos
disponibles en la cuenta de
fondos comunes del
municipio y en las cuentas
especiales del Fondo Local
de Salud, además del monto
máximo mensual de pagos
para cumplir con los
compromisos contraídos.
Documento
Programa Anual
Mensualizado de
Caja. PAC
PAC mensualizado
El Ente Territorial expidió
oportunamente la
certificación de los recursos
del esfuerzo propio
Territorial destinados a
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Solicitar la constancia del
envío de la certificación de
los recursos del esfuerzo
propio territorial enviada al
Ministerio de la Protección
Certificación de
asignación de
recursos
municipales para
financiar el
Certificación de
recursos
municipales.
financiar el Régimen
Subsidiado y ésta fue
enviada al Ministerio de la
Protección Social en los
tiempos establecidos para
ello?
Social de acuerdo a lo
estipulado en la Ley 1438 de
2011.
Régimen
Subsidiado.
Se realiza Unidad de Caja
entre los recursos asignados
para el Regimen Subsidiado.
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar si se realiza unidad
de caja entre las diferentes
fuentes del Régimen
Subsidiado (SGP, Fosyga,
Etesa, Comité de Cafeteros y
Recursos Propios
Departamentales y
Municipales), con el fin de
dar cumplimiento a la
normatividad vigente sobre el
giro oportuno de recursos.
Ley 715 de 2001 Articulo 57,
Articulo 13 Ley 1122/2007,
Articulo 2 Res. 3042/207.
Seguimiento a la
subcuenta maestra
del Regimen
Subsidiado.
Subcuenta maestra
del Régimen
Subsidiado
operando de
acuerdo con la
normatividad
vigente.
No realiza unidad de caja
entre las diferentes
subcuentas del Fondo Local
de Salud (Oferta o
prestación de servicios,
Demanda o Régimen
Subsidiado y Salud Pública).
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar en el Fondo Local
de Salud, que no se realice
unidad de caja entre las
subcuentas de Oferta,
Demanda y Salud Publica.
Verificar en los libros
auxiliares de bancos y en los
extractos bancarios.
Seguimiento a la
subcuenta maestra
del Regimen
Subsidiado.
Subcuenta maestra
del Régimen
Subsidiado
operando de
acuerdo con la
normatividad
vigente.
Elabora los giros
correspondientes con todos
los soportes requeridos, en
forma oportuna teniendo en
cuenta el informe de
auditoría y que dichos giros
se realizan por transacción
electrónica.
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar las órdenes de pago
y/o comprobantes de egreso
con sus respectivos soportes
(factura de la EPSS, informe
completo de auditoría,
validación de novedades,
certificación de pago de la
auditoria) por medio de las
cuales se realizaron los giros
de los recursos de cofinanciación del Régimen
Subsidiado, Revisar que el
informe de auditoría
contenga el cumplimiento de
Soportes
documentales con
los giros realizados
Instrumento de
seguimiento a los
recursos
completamente
diligenciado.
las obligaciones
contractuales, la certificación
de pago y la ficha técnica de
la liquidación de las
novedades.
Mecanismos de gestión
oportuna y eficiente del
recaudo de los recursos del
Régimen Subsidiado.
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar la gestión realizada
por los funcionarios del área
financiera de la Entidad
Territorial con el fin de
garantizar el recaudo de los
recursos asignados a la
operación del Régimen
Subsidiado, entre ellos:
(ETESA, RECURSOS
PROPIOS
DEPARTAMENTALES Y
MUNICIPALES).
Proceso de gestión
del recaudo de los
recursos.
Resultados del
recaudo realizado.
Se tuvo en cuenta los giros
del 0.4% del monto total
estimado de recursos
realizados a la
Superintendencia Nacional
de Salud por parte del
Ministerio SSF para realizar
el ajuste presupuestal
requerido, según el articulo
16 del Decreto 971 de
2011. Modificada por la
Resolución 1128 de 2013.
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar el seguimiento que
realizó el municipio frente a
los giros a la
Superintendencia Nacional
de Salud y si estos giros
fueron asentados
presupuestalmente según lo
establecido en la Ley 1438
de 2011 y se realizo el giro
del trimestre de enero,
febrero y marzo del 2011 con
situacion de fondos.
Seguimiento al giro
del 0.4% SSF del
Monto Total del
Estimado
Recursos.
Relación de giros
del 0.4% a la
Superintendencia
Nacional de Salud
SSF.
Se realizaron los giros a la
Dirección Territorial de
Salud de Caldas en
aplicación al Acuerdo 413 de
2009 y el Decreto 1124 de
2011.
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar los giros realizados
a la DTSC sobre los
excedentes de actas dando
aplicación al Acuerdo 413 de
2009 del 2009 y al Decreto
1124 del 2011.
Verificar los giros
realizados
Soportes
documentales de
los giros realizados
o de los recursos
pendientes de giro.
Cancelar o realizar los
cobros pertinentes a las
EPS los saldos de las actas
de liquidación. (Ley 1438 de
2011, Circular Externa 012
de 2011 y Ley 1393 de
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Luego de finalizado el
proceso de liquidación de
contratos verificar: Que la
Administración Municipal
cancele a las EPS-S los
saldos de las actas de
Proceso realizado
por la
Administración
Municipal para
pagar o presentar
cuentas de cobro a
Soporte
documental con la
relación de giros y
cuentas de cobro
presentados.
2011).
liquidación o que el Municipio
presente a las EPS las
cuentas de cobro de los
saldos de las actas a favor
del Municipio.
las EPS de los
contratos
liquidados.
Verificar si el municipio
realizó los giros
correspondientes al esfuerzo
propio a cada una de las
EPS los dos primeros dias
después de publicada la
Liquidación Mensual de
Afiliados.
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar las órdenes de pago
y/o comprobantes de egreso
donde se verifique el
cumplimiento de la
normatividad según el
Decreto 971 de 2011.
Verificación de
órdenes de pago y
giros realizados del
esfuerzo propio
municipal.
Soportes
documentales de
los giros
realizados.
Verificar si el municipio
diligenció el instrumento de
seguimiento a los recursos
del Régimen Subsidiado de
la vigencia 2013 y si se está
elaborando el de la vigencia
actual mes a mes.
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
El municipio deberá realizar
el seguimiento y control de
los recursos del Régimen
subsidiado mes a mes por
medio del instrumento de
seguimiento a los recursos
por cada una de las fuentes
de financiación y cada una
de las EPS-S que operen en
el municipio.
Verificación del
instrumento de
seguimiento al flujo
de los recursos de
la vigencia anterior
(completamente
diligenciado) y de
la vigencia actual
diligenciados hasta
la fecha de la
evaluación.
Instrumentos de
seguimiento a los
recursos
diligenciados
(vigencia anterior
completo y vigencia
actual hasta la
fecha de la
evaluación).
Subproceso 2.4 Flujo de los recursos financieros del Regimen Subsidiado en el Municipio.
Procedimiento 2.4.4: Administración de Contabilidad
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Se realizan los registros
contables en los libros
auxiliares de bancos
oportunamente
(inmediatamente llega el giro
de los recursos).
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar los registros
contables de los libros
auxiliares de bancos de las
cuentas del Régimen
Subsidiado. Que se realicen
en forma oportuna y en la
Verificación de los
libros auxiliares
Libros auxiliares de
bancos
actualizados
fuente correspondiente.
Se realiza la contabilización
de los recursos mes a mes
en las respectivas cuentas
contables según el plan de
cuentas de la Contaduría
General de la Nación.
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Solicitar los soportes físicos
de las contabilizaciones por
terceros con el fin de no
faltar al principio de
causación según Decreto
2649 de 1993.
Verificar la
contabilización de
los recursos mes a
mes
Plan de cuentas de
la Contaduría
General de la
Nación actualizada.
Se realiza mensualmente la
conciliación de las cuentas
del Régimen Subsidiado.
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar que los saldos sean
uniformes tanto los
registrados en el libro de
bancos como los registrados
en el extracto bancario. Y
que sean manejados y
archivados debidamente.
Archivo de las
conciliaciones
mensuales de las
cuentas.
Archivo de
conciliaciones
actualizado.
Se Concilia y actualiza
permanentemente las
cuentas por pagar del
Régimen Subsidiado.
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar los saldos
resultantes de los pagos
realizados de las cuentas
por pagar y que se haya
dado cumplimiento a las
mismas.
Verificar archivo de
conciliaciones de
cuentas por pagar.
Archivo de
conciliaciones de
cuentas por pagar
actualizado.
Balance general y Estado de
Resultados con corte al 31
de Diciembre del año
inmediatamente anterior
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Verificar las cuentas del
Balance General y el Estado
de Resultados afectadas del
Regimen Subsidiado tanto
cartera como los pasivos con
las EPS-S
Verificar cuentas
del balance general
del año
inmediatamente
anterior
Balance del año
inmediatamente
anterior
actualizado.
Archivar oportuna y
adecuadamente los soportes
físicos de los giros
realizados con recursos del
Régimen Subsidiado.
Secretaría de
Hacienda/Responsable
de Régimen
Subsidiado
Solicitar los soportes físicos
de los pagos que se
observaron en el libro de
bancos mediante los cuales
se realizaron los giros.
Archivar los
soportes físicos de
los giros realizados
Archivo actualizado
de los giros
realizados.
3.PROCESO PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Subproceso 3.1: Gestión De La Prestación Del Servicio A Nivel Municipal
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Planear seguimiento a la Director Local de Definir fechas, responsables, Cronograma del Resultado de
suficiencia de la red y al
desempeño del sistema de
referencia y contra referencia
de las EPS que operan en el
municipio.
Salud papeles de trabajo año en curso Seguimiento
Solicitar informes periódicos del estado de atención por cada EPS
Director Local de
Salud /Técnico en
Salud/
Responsable del
SAC
Atenciones represadas,
quejas, entre otros
Oficio con solicitud Seguimiento a
Quejas
Solicitar la actualización de las
redes contratadas por cada
EPS y las segundas opciones
cuando no hay camas
disponibles
Director Local de
Salud/ Técnico en
Salud
En la conformación de la red
de prestadores de servicios de
salud, se deberán atender
estándares universales en
función de garantizar
capacidad instalada de
acuerdo a la población afiliada
y presupuestos de utilización
de servicios estimados para
dicha población. Para ello les
corresponde presentar:
a. Relación de la red de
prestación de servicios de
salud, indicando los servicios
de salud que serán
contratados.
b. Relación comparativa de la
red prestadora de servicios de
salud del nuevo plan con la
red de servicios de los planes
autorizados y la red del plan
obligatorio de salud.
c. Indicar los mecanismos que
serán implementados para
garantizar que los prestadores
de servicios de salud que
hacen parte de la red, se
encuentren habilitados para la
prestación de los servicios.
d. Demostración de que la
Entidad Promotora de Salud
verificar que la red de
Oficio con solicitud Documento de red
actualizado que
reposa en la
Secretaria de Salud
prestación de servicios de
salud cumpla con la
habilitación
Vigilar el sistema de referencia
y contra referencia por cada
EPS/IPS
Director Local de
Salud
Descripción del sistema de referencia y contra-referencia que utilizará la entidad en el municipio, para: a. Referir a los afiliados a las IPS de II, III y IV nivel de atención para servicios contenidos en el POS, según el caso.
Informes, Acta de
visita
Documento de red
actualizado que
reposa en la
Secretaria de Salud
Monitorear la satisfacción de
los usuarios por cada EPS y la
respuesta a las PQR
Director Local de
Salud/ Técnico en
Salud/
Responsable del
SAC
Monitoreo sistemático de la
satisfacción de los usuarios
con respecto al ejercicio de
sus derechos, al acceso,
oportunidad y a la calidad de
sus servicios
Informes Acta de visita Consolidado
Consolidado
trimestral
Monitorear que la atención
brindada se dé con las
características establecidas en
el artículo 3° del decreto
1011/06
Director Local de
Salud
Para efectos de evaluar y
mejorar la calidad en la
prestación de los servicios se
debe verificar la accesibilidad,
oportunidad, seguridad,
pertinencia continuidad. Para
lo cual deben existir
indicadores
Informes, Acta de
visita
Actas de visita
Realizar reuniones de
retroalimentación y mejora
entre EPS y DLS para corregir
y/o mejorar la prestación de
los servicios
Director Local de
Salud
Para efectos de evaluar y
mejorar la calidad en la
prestación de los servicios se
debe realizar reuniones
periodicas entre EPS y DLS.
Actas de reunión Seguimiento
compromisos
Reportar las irregularidades
ante la DTS y/o la
Superintendencia Nacional de
Salud según sea la
competencia
Director Local de
Salud
Enviar evidencias a los entes
de control
Oficio remisorio Expediente
Expediente
documentado con
las irregularidades
detectadas y
soportes
Presentar a través de los
medios disponibles web,
carteleras ,boletines el
comportamiento de la
prestación de los servicios en
el municipio y las acciones
emprendidas para mejorarlos
Director Local de
Salud/ Técnico de
Salud
Mantener informada a la
comunidad de el
comportamiento de la
prestación de los servicios en
el municipio y las acciones
emprendidas para mejorarlos
por parte de la DLS
Evidencias de
boletines
informativos.
Evidencias
por parte de la DLS
Subproceso 3.1: Gestión de la Prestación del servicio a Nivel Municipal
Procedimiento 3.1.1 Monitoreo a la ESE
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Planear de manera conjunta,
la metodología utilizada para
realizar seguimiento y apoyo a
la gestión de la ESE
Director Local de
Salud
Definir fechas, responsables,
áreas a trabajar
Cronograma del
año en curso
Seguimiento a la gestión
desarrollada por la empresa
social del estado a través de
diferentes estrategias
concertadas
Director Local de
Salud A través monitoreo de indicadores, participando en comités o desarrollando estrategias como visitas - rondas de seguridad, entre otras
Actas de reunión Listas de chequeo
Actas de reunión
Apoyar la conformación de un
sistema de información
integral relacionado con la
prestación de los servicios en
salud y consecuente con la
información propia de la
Dirección Local
Director Local de
Salud /
Responsable de
los sistemas
Informáticos de la
Alcaldía
A través de Bases de datos,
información estadística,
indicadores, series históricas.
Aplicaciones para administrar
la información de prestación
de servicios
Bases de datos,
información
estadística,
indicadores, series
históricas.
Aplicaciones para
administrar la
información de
prestación de
servicios
Seguimiento al plan bienal de
inversión
Director Local de
Salud Recepción de documento para
revisión por parte del nivel
municipal, territorial, nacional,
y monitoreo de la ejecución de
los proyectos en armonía con
el proceso de habilitación
Actas de reunión,
cargues de
información
Plan bienal
Participar en los informes de
las audiencias públicas de
rendición de cuentas de
acuerdo con la Ley 489 de
1998.
Director Local de
Salud
Evidencias Informe
Registros
fotográficos
Retroalimentación y gestión de
acciones de mejoramiento
Director Local de
Salud
Desarrollo de proyectos, asistencia técnica, gestión ante EPS
Actas de compromiso, planes de mejora
Actas de
compromiso, planes
de mejora
Subproceso 3.1: Gestión De La Prestación Del Servicio A Nivel Municipal
Procedimiento 3.1.2: Servicio de Atención a la Comunidad
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Recepcionar la PQRS y consolidar en el sistema de información
Técnico en salud/
responsable del
SAC
Recibir la queja presentado
por cualquier medio, así no
este firmada, con los
documentos soportes y
organizarla en forma de
expediente.
Alimentar el sistema de
información
Expediente -
sistema de
información
Expediente - sistema de información
Análisis de PQRS y trámite de la misma
Director Local de
Salud
Realizar análisis
correspondiente para darle el
trámite, que puede ser interno
o de intermediación con otras
instituciones
Proyecto de
respuesta – archivo
de evidencias de
trámite
Expediente Evidencias de
trámite
Responder al usuario de manera escrita y fechada.
Técnico en salud/
responsable del
SAC
Si no se tiene dirección o
nombre publicarse la
respuesta en cartelera. La
respuesta debe darse en un
tiempo mínimo de 3 días o
siguiendo los estándares de la
Superintendencia de Salud. La
respuesta debe contener una
solución al problema o el
compromiso de su gestión
fijando un plazo
Respuestas
Acompañamiento para la consecución de citas médicas en otra ciudad de forma telefónica
Técnico en salud/
responsable del
SAC
Registro de
intermediaciones
Seguimiento a PQRS y Solución de cada una de las PQRS.
Director Local de
Salud/
responsable del
SAC
Seguimiento al estado de
respuesta de la PQR teniendo
un sistema de semaforización.
Requerimiento a los
responsables IPS, EPS, si no
Base de datos
Base de datos actualizada Cierre
de casos
se ha surtido la petición.
Archivo en el expediente de
cada una de las evidencias y
alimentación del Sistema de
información cierre del caso
cuando se concluyó el trámite.
Envío de archivo con
evidencias a los entes de
control según sea el caso
cuando no se obtiene solución
a la PQRS
Aplicación de Encuestas de satisfacción a los usuarios del SGSSS en el municipio.
Técnico en
salud/responsable
del SAC
Aplicación periódica en
muestra representativa
Porcentaje de
satisfacción
Visitas técnicas de seguimiento y acompañamiento a SIAUS de prestadores y de EPS’s.
Director Local /
Técnico en salud/
responsable del
SAC
La visita puede ser en el
marco de otras actividades de
auditoria
Actas de visita
Recepción, análisis,
seguimiento y evaluación de
reporte semanal de
consolidado de PQRS por
parte de los prestadores y
EPS’s del municipio.
Técnico en salud/
responsable del
SAC
Conformación de base de
datos
Porcentaje de
satisfacción
Seguimiento y evaluación de
actas de apertura de buzones
de sugerencias en cada uno
de los SIAUS de Prestadores
y EPS’s del municipio y de la
Alcaldia.
Técnico en salud/
responsable del
SAC
Análisis estadístico PQRS,
con presentación de informes
periódicos
Director Local
/Técnico en salud/
responsable del
SAC
Retroalimentación a las
diferentes instancias
Informes Informes
Subproceso 3.2: Sistema Obligatorio De Garantía De La Calidad -SOGC - Municipal
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Realizar búsqueda activa de
Prestadores de Servicios de
Salud y actualización de censo
trimestralmente
Director Local de
Salud/ Técnico
Área de la Salud
Las Direcciones Municipales
de Salud deben realizar de
manera permanente una
búsqueda activa de los
Prestadores de Servicios de
Salud que operan en sus
respectivas jurisdicciones, con
el propósito de informar a las
Entidades Departamentales y
ellas verificarán que la
información contenida en el
Registro Especial de
Prestadores de Servicios de
Salud responda a la realidad
de su inscripción,
garantizando así el
Cumplimiento permanente de
las condiciones de
habilitación.”
Listado/base de
datos
Evidencia de
retroalimentación
permanente a la
DTSC
Velar por la inscripción de
todos los prestadores de la
jurisdicción ante el REPP,
incluidos los prestadores de
servicios extramurales para
autorizar el desarrollo de sus
actividades
Director Local de
Salud/ Técnico
Área de la Salud
Solicitar inscripción ante la
Dirección Territorial de Salud
de Caldas.
Registro de
solicitudes y
aprobación
Registro de
solicitudes y
aprobación
Efectuar los requerimientos a
los prestadores de servicios
de salud que incumplan con
el SOGC en el ámbito de la
vigilancia, inspección y control
que le compete al nivel
municipal
Director Local de
Salud
Realizar requerimientos a los
prestadores de servicios de
salud que hayan incumplido
con el reporte de indicadores,
advirtiendo que ninguna
institución será sancionada
por los contenidos de la
información reportada; no
obstante, en el evento de
omitirla, la Dirección Territorial
de salud se vería avocada a
aplicar las sanciones previstas
en la normatividad vigente, sin
perjuicio de la competencia de
la Superintendencia Nacional
de Salud. Así mismo requerir
cuando no se cumple con el
desarrollo de los procesos de
Auditoría para el Mejoramiento
Oficio Oficio con
requerimiento
especifico
de la Calidad.
Brindar asistencia técnica a
IPS, EPS sobre la
implementación de todos los
componentes del SOGC
Director Local de
Salud
A través de convocatorias de
capacitación reuniones y
visitas
Plan de
capacitación
Implementar el PAMEC de la
DLS según su competencias
Director Local de
Salud
Desarrollar un programa de
Asistencia Técnica en
PAMEC, desarrollar auditoria
interna a los procesos
prioritarios en coherencia con
las orientaciones de Control
Interno y/o Sistema de Calidad
de la Alcaldía. Y realizar
auditoria externa cuando se
compran servicios para la
población pobre no afiliada.
Documento PAMEC PAMEC ajustado a
pautas indicativas
4. PROCESO SALUD PÚBLICA
Subproceso 4.1: Gestión del Plan Territorial de Salud Pública
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Realizar y actualizar el
diagnóstico del estado de
salud, así como los factores
determinantes del deterioro
Director Local de
Salud/
Responsable del
plan
Validar, consolidar, actualizar
e intervenir en la ejecución de
procesos, programas y
procedimientos con el fin de
elaborar un diagnóstico
municipal acerca de la
morbilidad y la salubridad de
toda la población, informado
acerca de los factores de
riesgo y de deterioro
Diagnóstico Diagnóstico
Formular el plan teniendo en
cuenta los lineamientos
nacionales y departamentales
y las prioridades municipales
Director Local de
Salud/
Responsable del
plan
Armonizar el plan municipales
de desarrollo y el plan de
salud pública
Plan y
componentes
Plan y
componentes
Presentar los planes
estratégicos y operativos del
plan municipal de salud
pública e intervenciones
colectivas, ante el Consejo
Director Local de
Salud/
Responsable del
plan
Presentación para la
correspondiente aprobación
ante asamblea así como los
ajustes que se le hagan a este
en el curso de su vigencia y
Acto Administrativo Actas de reunión Actos
Administrativos en firme
Territorial de Seguridad Social
en Salud y los ajustes que
deban realizársele.
las matrices de ejecución del
4.01% de la UPC Subsidiada
incluyéndolos planes de
demanda inducida, atención al
usuario y articulación con las
EPS-S
Ejecutar los planes
estratégicos y operativos del
plan municipal de salud pública e
intervenciones colectivas, planes
de mejoramiento institucional,
planes de acción, planes
indicativos y cumplir
cabalmente con las metas
fijadas
Director Local de
Salud/
Responsable del
plan
Ejecutar los planes suscritos,
procurando la ejecución del
100% de los recursos de salud
pública asignados para el
municipio.
Plan y
componentes
Plan y
componentes
Contratar la ejecución de las
acciones de salud pública en
la promoción y prevención
dirigidas a la población de su
jurisdicción y vigilar que estas
se cumplan a cabalidad,
elaborando y planificando
acciones de demanda
inducida, atención al usuario, y
realizando la articulación
necesaria con las EPS-S para
el cabal cumplimiento de las
acciones del POS Subsidiado
Director Local de
Salud/
Responsable del
plan
Contratar con la red de
prestadores de servicios
habilitada en la localidad
Convenios
Convenios
Asesorar a las IPS, EPS-S y
demás instituciones que lo
requieran con el fin de mejorar
la calidad en la prestación de
los servicios de salud en el
tema de promoción y
prevención
Director Local de
Salud/
Responsable del
plan
Mediante la evaluación de la
prestación de servicios y el
cumplimiento de metas en los
planes de promoción y
prevención de la población
asegurada al SGSSS en el
municipio
Actas de reunión y
de compromisos
Actas de
compromiso con
seguimiento y
cumplimiento
Velar porque las actividades
de promoción y prevención
sean cumplidas por el ente
territorial, las IPS, EPS y ARP
de acuerdo a las
competencias de cada una de
ellas
Director Local de
Salud/
Responsable del
plan
Oficiar, requerir y dar
seguimiento a cada uno de los
planes anuales de promoción
y prevención e intervenciones
colectivas por parte de las
EPS’s, IPS y ente local de
salud en el municipio
Indicadores de
cumplimiento
Realizar Seguimiento y
Supervisión de contratos y
Director Local de
Salud/
Mediante actas y reportes de
interventoría y seguimiento a cada
Reportes de
interventoría y
Consolidado de
supervisiones y
convenios Inter-
administrativos
Responsable del
plan uno de los contratos y convenios
interadministrativos para la
ejecución del plan municipal de
salud pública e intervenciones
colectivas
liquidación resultados
Evaluar el impacto que sobre
la salud de la comunidad,
tenga las políticas
desarrolladas por la Dirección
Loca de Salud y la Empresas
Sociales del Estado
Director Local de
Salud/
Responsable del
plan
presentando las sugerencias
necesarias que conlleven a
mejorar la calidad de vida del
Municipio, de acuerdo a los
niveles de morbilidad,
mortalidad y eventos
epidemiológicos
Informes técnicos Informes técnicos
Subproceso 4.2: Vigilancia Epidemiológica
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Recepción y procesamiento de
archivos planos de cada uno
de los prestadores
Director Local de Salud/ Responsable de Vigilancia Epidemiológica
Se reciben en correo y también
en medio físico mediante
formato anexando las fichas
epidemiológicas coincidiendo
con el archivo plano
Bases de datos
Análisis de la información
procesada y validada en el
aplicativo SIVIGILA
Director Local de
Salud/
Responsable de
Vigilancia
Epidemiológica
Se verifican cuáles son los
eventos de interés en salud
pública que se presentaron
con mayor frecuencia en la
semana epidemiológica
Sivigila Sivigila
Vigilar el cumplimiento de las
normas técnico científicas y
administrativas para los
programas prioritarios de
enfermedades de vigilancia en
salud pública
Director Local de
Salud/
Responsable de
Vigilancia
Epidemiológica
Implementar en cada uno de
los programas prioritarios de
enfermedades de vigilancia en
salud pública mediante la
priorización e intervención
oportuna a cada uno de los
eventos epidemiológicos
reportados por parte de cada
uno de los prestadores
cumpliendo con los protocolos
y anexos técnicos
Mantener en el municipio la
identificación de cada uno de
los prestadores de servicios
de salud habilitados (UPGD),
organizarlos e Informales
sobre el sistema de vigilancia
Director Local de
Salud/
Responsable de
Vigilancia
Recibir notificación mediante
la unidad primaria generadora
de datos UPDG del municipio:
por parte de cada uno de los
prestadores habilitados en el
Sivigila Sivigila
en salud pública, en especial,
lo concerniente a la obligación
de informar
Epidemiológica municipio y mantener
actualizado cada uno de sus
integrantes y sus referencias
de contacto cumpliendo con
los parámetros normativas de
notificación y de informes
Comprometer instituciones de
otro sector diferentes a salud,
con la participación en el
sistema de vigilancia en salud
publica en los componentes
requeridos, de tal forma que
se asegura el flujo periódico
de la información de interés en
salud pública
Director Local de
Salud/
Responsable de
Vigilancia
Epidemiológica
Convocar a la Comisaria De
familia, Notaria, Regitraduría,
Cas, Medios de
Comunicación. Medicina legal,
organizaciones asociativas o
de participación ciudadana,
instituciones educativas para
que participen y hagan parte
de todos los mecanismos de
flujo periódico de toda la
información necesaria para el
sistema integral para la
vigilancia en salud pública y
hagan parte permanente del
COVE municipal
Convocatoria
Actas
Listas de asistencia
Dar continuidad a la
implementación y operación
de un mecanismo para la
recolección, almacenamiento,
procesamiento y actualización
de la información requerida en
cada uno de los componentes
del sistema
Director Local de
Salud/
Responsable de
Vigilancia
Epidemiológica
Mediante la utilización de los
aplicativos sistemáticos de
estadísticas Vitales RUAF-
SIVIGILA (Notificación
Semanal)- EPINFO (Violencia
intrafamiliar). Intentos de
Suicidio
Aplicativos
Realizar las investigaciones
requeridas frente a todos los
eventos sujetos a vigilancia
Director Local de
Salud/
Responsable de
Vigilancia
Epidemiológica
Seguimiento, reporte, control,
evaluación, análisis,
investigación, requerimientos y
planes de mejoramiento y de
contingencia cuando
corresponda en cada uno de
los eventos reportados
Documentos de
trabajo
Participar en la búsqueda
activa da casos y contactos
para los eventos que así lo
requieran
Director Local de
Salud/
Responsable de
Vigilancia
Epidemiológica
Mediante la realización de
Búsquedas Activas
Institucionales para eventos
Transmisibles de acuerdo al
riesgo epidemiológico
Documentos de
trabajo
Notificar la información
requerida por el sistema a los
Director Local de
Salud/
Realizar Notificaciones y
enviar a la DTSC todos los
Notificación
sistemas
Oportunidad de la
niveles territoriales o
instituciones pertinentes, en
forma oportuna y de acuerdo
con los modelos operativos
de información
Responsable de
Vigilancia
Epidemiológica
Miércoles de acuerdo al
SIVIGILA y Notificar todos los
Viernes mediante la
herramienta EPIINFO los
casos de Violencia
Intrafamiliar y las
notificaciones semanales de
los intentos de suicidio
reportados por las UPGD
informáticos notificación
Analizar e interpretar
periódicamente la información
construida sobre los eventos
sujetos a vigilancia y la
situación de salud de la
población en su jurisdicción
Director Local de
Salud/
Responsable de
Vigilancia
Epidemiológica
A través del COVE Municipal,
y de otros comités en los
cuales se trata eventos de
interés en salud Pública como
los programados por otras
entidades como son: Comités
de Intentos de Suicidio.
Actas Intervenciones
Organizar a la comunidad para
su participación en la
vigilancia en salud pública
Director Local de
Salud/
Responsable de
Vigilancia
Epidemiológica
Saneamiento Ambiental -
Empresas públicas-Defensa
Civil. (Para recolección de
inservibles-jornadas de
atención positiva) comité local
de calidad, comité de
participación comunitaria en
salud COPACOS y el Consejo
Territorial de seguridad social
en salud.
Actas
Divulgar entre las instituciones
de su jurisdicción las normas y
estándares de vigilancia en
salud pública definidos en
cada componente del sistema
Director Local de
Salud/
Responsable de
Vigilancia
Epidemiológica
A través de las Capacitaciones
de la DTSC a la comunidad
institucional sobre IRAG –
IRAG INUSITADO
Comunicados
Inspeccionar y vigilar la
aplicación por parte de las
instituciones de su jurisdicción
de las normas y estándares de
vigilancia en salud publica en
cada componente del sistema
Director Local de
Salud/
Responsable de
Vigilancia
Epidemiológica
Solicitando la información a
las UPGD y EPS sobre
seguimiento a pacientes con
enfermedades de interés en
Salud Publica. Seguimiento a
planes de mejoramiento y
otros comités como son los
Comités de mejoramiento a H.
Clínicas y Ética Hospitalaria
Promover y organizar la
operación del comité de
vigilancia en salud pública
Director Local de
Salud/
Convocar de manera oportuna
e integral a todas las IPS’s,
Actas de comité Actas de comité
(COVE municipal), con la
participación de las diferentes
organizaciones involucradas
en la vigilancia
Responsable de
Vigilancia
Epidemiológica
EPS’s, ESE’s del municipio a
la participación e instalación
del comité de vigilancia
epidemiológica, con el fin de
analizar, planificar y concertar
todos los planes y programas
de intervención en cada uno
de los factores de riesgo en
salud pública y eventos
epidemiológicos
Ofrecer asistencia técnica a
quienes lo requieran, en el
funcionamiento del sistema de
vigilancia en salud pública
Director Local de
Salud/
Responsable de
Vigilancia
Epidemiológica
Realizando asistencia técnica
sobre SIVIGILA a las UPGD
del municipio
Actas de visita
Asesorar al alcalde municipal
para la declaratoria de alertar
epidemiológicas que sean
pertinentes, frente a todos los
eventos sujetos a vigilancia
Director Local de
Salud/
Responsable de
Vigilancia
Epidemiológica
Mediante la realización de
planes de contingencia:
Dengue-Cólera-Lesiones por
Pólvora – entre otras
Planes de
contingencia
Planes de
contingencia
Apoyar el funcionamiento del
sistema del registro civil y
estadísticas vitales en el
ambiente territorio y en
coordinación con las otras
organizaciones que participan
en el sistema
Director Local de
Salud/
Responsable de
Vigilancia
Epidemiológica
Se maneja el RUAF (Registro
Único de Afiliados a la
Protección Social)- y sistema
de estadísticas Vitales en
Físico Libros Nacidos Vivos Y
defunciones. Se hace control
en este sistema a Notaria
Municipal- Registradora-
Medicina legal- Médicos
particulares- Clínica Celad y
ESE Hospital San Félix
Implementar estrategias de
vigilancia en salud publica en
casos de desastres,
emergencias o cuando se
reciben en forma masiva
población desplazada
Director Local de
Salud/
Responsable de
Vigilancia
Epidemiológica
Mediante los planes de
contingencia
Asesorar y participar en los
COVES institucionales de la
IPS públicas y privadas del
municipio
Director Local de
Salud/
Responsable de
Vigilancia
Epidemiológica
Medios de comunicación
Divulgar a la comunidad, las
instituciones de salud y otros
sectores, los resultados del
proceso de vigilancia, en todos
los componentes del sistema
Director Local de
Salud/
Responsable de
Vigilancia
Epidemiológica
Perfil epidemiológico Perfil
epidemiológico
Actualizar anualmente los
datos recolectados en un Perfil
Epidemiológico del estado de
salud del municipio
Director Local de
Salud/
Responsable de
Vigilancia
Epidemiológica
Actualizar los datos
epidemiológicos para la
construcción del perfil
epidemiológico de año
posterior al termino del vigente
Propender por la evaluación
de la calidad de la información
de manera permanente
Director Local de
Salud/
Responsable de
Vigilancia
Epidemiológica
Realizando capacitaciones y
difundiendo información
enviada de la DTSC hacia las
diferentes UPGD del municipio
Informes Informes
5. PROCESO EVALUACIÓN
Subproceso 5.1 Auditoria en Salud
Procedimiento 5.1.1: Auditoria para el mejoramiento de la calidad
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Preparación para la autoevaluación
Director Local / Equipo Líder
Selección de los estándares a calificar, preferentemente los relacionados con Acreditación de las DL. Conformación del equipo líder y los equipos de evaluación y mejoramiento. Definición de cronograma de trabajo y solicitud de insumos y apoyo logístico
Plan y cronograma Plan y cronograma
Desarrollar la Autoevaluación Equipo Líder /
Equipos de
autoevaluación y
mejoramiento
Citación a los participantes, desarrollo de la metodología teniendo en cuenta las pautas indicativas y guías del Ministerio
Instrumento de
autoevaluación
Guía PAMEC
Evidencias de
implantación del
PAMEC en la
vigencia
Priorizar oportunidades de mejora y selección de procesos a intervenir
Equipo Líder /
Equipos de
autoevaluación y
Desarrollo de la metodología y aplicación de criterios de costo, volumen y riesgo para
Instrumento de
priorización
Guía PAMEC
Evidencias de
mejoramiento la priorización implantación del
PAMEC en la
vigencia
Medición inicial de procesos y
definición de calidad esperada
Equipo Líder /
Equipos de
autoevaluación y
mejoramiento
A partir de los insumos estadísticos y la misma autoevaluación se define una línea base. Se definen las acciones
preventivas, coyunturales; los
niveles de auditoria
autocontrol, auditoria interna y
las herramientas que se
utilizan para la medición y
evaluación del desempeño de
los procesos.
Evidencias de
implantación del
PAMEC en la
vigencia
Guía PAMEC
Evidencias de implantación del PAMEC en la vigencia
Definir indicadores de monitoreo
Equipo Líder /
Equipos de
autoevaluación y
mejoramiento
Tener en cuenta los indicadores del Sistema de Calidad y los definidos para los procesos
Cuadro de mando Guía de Indicadores
Guía PAMEC
Evidencias de implantación del PAMEC en la vigencia
Seguimiento a través de comités
Alcalde / Director
Local / Miembros
de los diferentes
Comités / Control
Interno
Activación de los diferentes comités municipales y específicos del sector salud para hacer seguimiento a compromisos, indicadores y cumplimiento de planes de mejora
Cronograma
Actas de reunión
Listas de asistencia
Bases de datos
Informes y
consolidados
Cronograma
Actas de reunión
Formulación de planes de mejoramiento
Equipo Líder/
Equipos de
autoevaluación y
mejoramiento
El plan permite visualizar el proceso de mejora que se inicia a partir de las oportunidades de mejora identificadas o de la medición inicial de procesos Siguiendo la ruta para el
mejoramiento de procesos
auditados y con la aplicación
de los datos estadísticos, se
establecen las acciones de
mejora, identificando
responsables, recursos y las
fechas previstas para la
Instrumento Plan de
Mejoramiento
Guía PAMEC
Evidencias de
implantación del
PAMEC en la
vigencia
ejecución
Seguimiento a los planes de
mejoramiento
Director Local/
Líderes/
Auditores/
Control Interno
Aplicación de del
Autocontrol por parte del
responsable y su equipo de
trabajo
Control de eficacia y
adecuación por parte del jefe
inmediato, del equipo de
auditoria de calidad, o de los
comités
Control de efectividad por
parte de control interno
Cronograma de
seguimientos o
auditorias las
cuales pueden se
conjuntas con
Control Interno
Cumplimiento de
cronograma de
seguimientos
Evaluación del plan de
mejoramiento
Director Local/
Control Interno
Cierre de ciclo con la evaluación de los resultados y logro de aprendizaje organizacional para iniciar un nuevo ciclo
Consolidado Guía PAMEC
Consolidación del Informe del
ciclo
Equipo Líder Retroalimentación con Presentación de calificaciones, evidencias de mejoramiento, experiencias exitosos
Informe Informe
Proceso 5.1 Auditoria en Salud
Subproceso 5.1.2: Auditoria Interna
Actividad Responsable Descripción Registro Punto de Control
Elaborar el Plan de Auditoria
Director Local / Control interno
Consiste en determinar los procesos o dependencias objeto de la Auditoria Interna. Selección del equipo auditor y elaboración del cronograma. Esta se hace en conjunto con Control Interno y puede tener en cuenta los procesos prioritarios seleccionados en el PAMEC Comunicar a los auditados el Plan
Plan de auditoria Plan de auditoria
Preparación de la Auditoria.
Grupo de
Auditores
Tener en cuenta los antecedentes de la dependencia o el proceso a auditar, es la base para la
Plan de Trabajo de
Auditora con
instrumentos a
Plan de Trabajo de
Auditora con
instrumentos a
formulación de los objetivos, definición del alcance y los criterios o referentes, a tener en cuenta (requisitos de tipo legal, organizacional, Norma NTCGP – ISO - SOGC. Será comunicada en forma previa y por escrito al responsable del proceso o dependencia a auditar. El Plan de trabajo debe contener, entre otras, las siguientes actividades a realizar: Reunión de Apertura; Conocimiento de la dependencia proceso auditado; Entrevistas con los responsables; elaboración y desarrollo de procedimiento, elaboración del reporte de Fortalezas, No Conformidades y Observaciones; Reunión de Cierre; y Elaboración del Informe Final.
utilizar utilizar
Reunión de Apertura de la Auditoria
Grupo de
Auditores
Se realiza con el responsable del y el auditor o equipo auditor. En esta reunión se informa el objetivo y el alcance de la auditoria, se revisa y se confirma el Plan de Trabajo y se aclaran las inquietudes que puedan surgir
Ejecución de la Auditoria
Grupo de
Auditores
El auditor o equipo auditor son los responsables de desarrollo del Plan de Trabajo y los Programas de Auditoria * y de recolectar la información que permiten evidenciar y sustentar los hallazgos positivos (Fortalezas) y negativos (Observaciones y No Conformidades). *Auditar en complementariedad el Programa de auditoria para el mejoramiento PAMEC
Instrumentos de
auditoria
Instrumentos de
auditoria
Reunión de cierre Grupo de
Auditores
En esta reunión se debe establecer el compromiso por parte del responsable del proceso o dependencias
auditada para tomar las acciones para solucionar los hallazgos presentados, acordando el término para el cierre de las Observaciones o no Conformidades
Informe de Auditoria Grupo de
Auditores
Debe ser elaborado por el auditor o equipo auditor y traduce fielmente las conclusiones de la reunión de cierre Lo revisa el Director de la Oficina, quien lo remite al auditado. El informe se elabora en los términos y condiciones establecidas El responsable del proceso o dependencia auditada debe asegurar que se tomen sin demora las acciones que permitan eliminar las causas de las Observaciones y No Conformidades detectadas a lo largo de la auditoría
Informe Informe
Seguimiento de las acciones
correctivas o preventivas
Grupo Auditor/
Director Local
/Control Interno
Hacer seguimiento al cumplimiento de las acciones tomadas por el auditado para verificar su eficacia y el cierre de las No Conformidades y Observaciones detectadas. Así como otros **planes de mejoramiento suscritos ** Seguimiento en complementariedad a los planes de mejoramiento del PAMEC
Formatos ACPM Formatos ACPM
Consolidación del Informe Control Interno Con base en los resultados de los informes presentados por los auditores procederá n a preparar el Informe Consolidado
Consolidado Consolidado
