MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - peru.gob.peperu.gob.pe/docs/PLANES/12140/PLAN_12140_Manual de Procedimien… · ¾ Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto ... Establecer el

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO

UNIDAD DE PLANES Y PROGRAMAS AREA DE RACIONALIZACION

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE TESORERIA

GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL

Elaboró ______________________

Área de Racionalización

Aprobó ______________________

Gerencia Municipal

Validado de acuerdo al D.S. 74-95-PCM RJ. 182-79-INAP/DNR y R.A. N° 1975-2004-A-MPI ______________________

Alcaldía

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización

1

I. INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procedimientos sirve de instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Gerencia de Administración General que relacionados con los procedimientos de otras Gerencias van a permitir cumplir la finalidad y objetivos de la Institución. Se ha buscado desarrollar esta sistematización lo más simple posible, de tal forma que regulen y optimicen el desarrollo de las diversas funciones que competen a la UNIDAD DE TESORERIA que ante una acción planteada por los trabajadores y por la Alta Dirección de la Municipalidad los pasos para desarrollarla, sean lo suficientemente claros y directos que permitan una conclusión rápida. Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.

II. DATOS GENERALES

A. NATURALEZA Y FINALIDAD

Es un documento de gestión que de manera sencilla y sistemática describe a un conjunto de procedimientos que concatenados entre sí y enmarcados en la normatividad legal y administrativa vigente, se realizan en forma secuencial o simultánea y permiten a la Unidad de Tesorería cumplir los objetivos de la entidad.

B. OBJETIVOS

Los principales objetivos a alcanzar con la elaboración de este manual son:

Presentar todos los procedimientos que se desarrollan en la Unidad en forma compendiada permitiendo que su aplicación sea de manera eficiente y practica.

Permitir definir responsabilidades, comprensión de las tareas a ser desarrolladas y direccionar su ejecución.

Lograr establecer todos los procedimientos de la Unidad, que permita que los

resultados finales de su trabajo sean los esperados por la Alta Dirección de la Municipalidad y los Organismos Gubernamentales correspondientes.

Describir cada procedimiento desarrollando secuencialmente las tareas que

correspondan, incluyendo los formularios y los puestos que intervienen durante su ejecución.


2

C. BASE LEGAL

El presente manual ha sido elaborado enmarcado en la normatividad siguiente:

Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06 Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales

correspondiente al Años Fiscal 2006 Resolución de Superintendencia N° 077-99/SUNAT Reglamento de Comprobantes de

Pago de la SUNAT Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución

de Contraloría N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG Normatividad de la Municipalidad Provincial de Ilo

D. CONTENIDO Y ALCANCE

Los procedimientos comprendidos en el presente manual son de uso y aplicación obligatoria de todo el personal de la Unidad de Tesorería.

E. APROBACION DEL MANUAL

Este Manual ha sido aprobado mediante Resolución de Alcaldía N° ……………………………

F. REVISION Y ACTUALIZACION

Para la Revisión, Modificación y/o Actualización del presente manual, se debe desarrollar la siguiente mecánica: Cuando se produzca cambio de procedimientos, ampliación y/o derivación de funciones o reestructuración orgánica, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto por medio de su Área de Racionalización, serán quienes propongan la modificación y/o actualización del manual. De existir una modificación interna del procedimiento en cualquier dependencia, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto por medio de su Área de Racionalización, realizará la modificación y/o actualización del manual a propuesta de dicha dependencia orgánica. La Gerencia de Planeamiento a través de la Unidad de Planes y Programas preparara el documento correspondiente determinando si es modificación o actualización del manual. Aprobada la modificación y/o actualización del manual, Alcaldía emitirá, la resolución correspondiente la cual deberá ser oportuna y debidamente difundida precisando la fecha de vigencia de los cambios. La edición y difusión será de responsabilidad de la Gerencia de Planeamiento a través de la Unidad de Planes y Programas – Area de Racionalización.


3

G. SIMBOLOGIA A UTILIZAR

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida.

Para representar la información, necesitamos una serie de símbolos básicos que emplearemos en la confección de diagramas de flujo:

Símbolo Significado

Comienzo o final de proceso: en su interior situamos materiales, información o acciones para comenzar el proceso o para mostrar el resultado en el final del mismo.

Actividad: Tarea o actividad llevada a cabo durante el proceso. Puede tener muchas entradas, pero solo una salida

Información de apoyo: Situamos en su interior la información necesaria para alimentar una actividad ( datos para realizarla )

Decisión/ Bifurcación: Indicamos puntos en que se toman decisiones: sí o no, abierto o cerrado...

Conexiones de pasos o flechas: Muestran dirección y sentido del flujo del proceso, conectando los símbolos.

Documento: Se utiliza este símbolo para hacer referencia a la generación o consulta de un documento específico en un punto del proceso.

Archivo: Representa un archivo común y corriente de oficina donde se guarda un documento en forma temporal o permanente.

Conexión con otros procesos: Nombramos un proceso independiente que en algún momento aparece relacionado con el proceso principal.

Conector de página: Representa un enlace o conexión de una página a otra.

III. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

La parte descriptiva del procedimiento se efectuara enmarcada dentro del esquema aprobado por la Municipalidad de Ilo.


4

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

FORMATO CP1

Recaudación Diaria de Ingresos en Caja

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para efectuar la Recaudación Diaria de Ingresos por Caja, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas.

NORMAS DE OPERACIÓN

Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06 Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector

Público Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al

Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento consiste en la el cobro de impuestos y tasas a los contribuyentes de acuerdo a Tupa vigente en la Caja Central y Cajas Descentralizadas de la Municipalidad, emitiendo los recibos de pago respectivos, posteriormente efectuando el cierre y el arqueo de caja.

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO

1.- Original de Recibos de Pago de los Contribuyentes

ALCANCE

Unidad de Tesorería y Unidades Descentralizadas de Caja.


5

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :

GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2

UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERIA HOJA 1 de 2

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :

RECAUDACIÓN DIARIA DE INGRESOS EN CAJA

Responsable N° Actividad Formato o documento

Cantidad de Copias

Tiempo

1 A las 8:00 a.m. se apertura la atención de Caja: • Caja Central • Caja Descentral1zada de la

Agencia Municipal • Caja Descentralizada de la

Casa de la Cultura • Caja Descentralizada del

Mercado Pacocha • Unidad Operativa Del Grifo

Municipal • Cajas Auxiliares (Palacio Municipal)

2 Realizan el cobro de Impuestos a los contribuyentes, emitiendo los Recibos de Pago en el SAT Sella Recibos y coloca V°B°.

Recibo de Pago

Original y 2 copias

3 min

3 Cierra operaciones al promediar las 2:30 pm, contando el efectivo de caja y verifica el movimiento total de saldos del día en el SAT

10-15 min

Cajero I y

Cajeros de Cajas

Descentralizadas

4 Imprime Reportes: • Reporte Diario de

Transacción • Reporte de Cierre de Caja y

Cajero

Reporte Diario de Transacción

Reporte de Cierre de Caja

y Cajero

Original y copia

10 min

Cajeros de Cajas

Descentralizadas

5 Proceden apersonarse a las Instalaciones del Palacio Municipal y entregan a la Responsable de Caja Central lo Recaudado (efectivo y cheques) con la documentac. sustentatoria

Paquete de Ingresos

Original y copia

10 min

6 Recepciona la documentación, realiza el conteo de la Recaudación por cajero, la cual deberá coincidir con la documentación y el Reporte emitido por el SAT.

10 min Cajero I

“Si es conforme” Firma la copia del reporte y devuelve a Responsable de la Caja Descentralizada

5 min


6

Cajero I

7 “Posteriormente” Recepcionada la recaudación de todas las Cajas Descentralizadas, realiza el Cierre y Arqueo de Caja. Emite los reportes siguientes: • Resumen de la Transferencia • Recibos de Ingresos • Wincha de Ingresos

Resumen de Transferencia

Recibo de Ingresos

Wincha de Ingresos

Original y copia

30 min

8 Revisa la Documentación emitida, los Recibos de Ingreso, la Wincha de Ingreso, y el Reporte de Resumen de Transferencia.

20 min

9 Procede a contar el efectivo y cheques entregados, lo cual deberá coincidir con el Total de lo Recaudado en el Día “De ser conforme” Firma en la Copia de Resumen de la Transferencia que retiene la Responsable de Caja Central.

20 min

10 Efectúa la distribución de ingresos de acuerdo al Reporte de Resumen de la Transferencia para realizar el Deposito en las respectivas Cuentas Bancarias

20 min

11 Realiza el depósito de la Recaudación dentro de las 24 hrs.

Voucher de Depósitos

Original 30 min

12 Adjunta los voucher de depósitos al Resumen de la Transferencia emitido por el SAT y a la documentación recibida de la Caja Central

10 min

Tesorera

Deriva documentación al Técnico Responsable para el Registro correspondiente

FIN DEL PROCEDIMIENTO


7


8


FORMATO

CP1

Posición de Caja y Bancos

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Establecer el procedimiento para efectuar la posición de caja y bancos en forma diaria, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas




Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento refleja el estado de los recursos financieros de la entidad y es de suma importancia para la toma de decisiones de la Gerencia de Administración General y Alta Dirección de la Municipalidad.


1.- Extracto Bancarios 2.- Registros Auxiliar de Bancos, Cuentas Corrientes, Libretas de Ahorro 3.- Cheques en Cartera

ALCANCE

Unidad de Tesorería y Gerencia de Administración General.


9






POSICION DE CAJA Y BANCOS DIARIO


Cantidad de Copias

Tiempo

1 Imprime en el SAG el Auxiliar de Giros que contiene los giros de cheques del día

Auxiliar de Giros

Original 10 min Técnico Administrativo I

2 En Hoja Excel registra el movimientos diario de transferencias, recaudación y pagos, determinando los saldos disponibles por cuenta. Adjunta el Auxiliar de Giros.

Reporte de Caja Bancos

Original y 4 copias

30 min

Especialista en Finanzas IV

3 Revisa y Visa Reporte de Caja y Bancos

Reporte de Caja Bancos

V°B°

Original y 4 copias

10 min

Técnico Administrativo I

4 Distribuye Reporte según: Original: G, Adm. General Copia: Alcaldía Copia: G. Municipal Copia: U. Contabilidad Copia: Tesorería

15 min



10

4 3

2 1

Gerencia de Administración General – Unidad de Tesorería

POSICIÓN DE CAJA Y BANCOS Procedimiento

Jefe de Unidad de TesoreríaTécnico AdministrativoI

Inicio

o

Auxiliar de Giros

Imprime en el SAG el Auxiliar de Giros

o

RCB

Registra en Excel el movimiento diario de

transferencias, recaudación y pagos, determinando saldos

disponibles

GAG

Fin

4 3

2 1

o

RCB

Revisar y Visa Repote de Caja y Bancos

4 3

2 1

o

RCB

Distribuye Reporte de Caja y Bancos

Alcaldía

UC

UT


11


FORMATO

CP1

Contabilización de Notas de Abono por Transferencia de Recursos del Tesoro Público


Establecer el procedimiento para efectuar la Contabilización de las Notas de Abono por Transferencias de Recursos del Tesoro Público, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería y contables establecidas




Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las Notas de Abono de las transferencia del Gobierno Central a Cuentas de la Municipalidad realizados en el mes


1.- Estados de Cuentas y/o Extractos Bancarios del Mes 2.- Notas de Abono

ALCANCE

Unidad de Tesorería


12






CONTABILIZACION DE NOTAS DE ABONO POR TRANSFERENCIA DE RECURSOS DEL TESORO PUBLICO


Cantidad de Copias

Tiempo

Instituciones Bancarias 1 Remite a la Unidad de

Tesorería las Notas de Abono de las transferencias del Gobierno Central a Cuentas de la Municipalidad

Notas de Abono de Institución Bancaria

Original

2 Determina la fecha, monto y concepto de los abonos recibidos en el mes por el Gobierno Central, en las diferentes cuentas de la Municipalidad

3 hrs.

3 Realiza el Registro correspondiente en el SAG, ingresando la partida presupuestal, Fuente de Financiamiento, cuenta de ahorros, asientos contables y el monto total del abono recibido. Imprime Formato de Recibo de Ingresos en original y copia, por nota de Abono recibida.

Recibo de Ingresos por

nota de abono

Original y copia

30 min

4 Luego, procede a ingresar la Información al SIAF colocándole al formato el sello con la numeración correspondiente, en las Fases de Determinado y Recaudado

30 min


5 Se anexa original a File de Información Financiera del mes a remitir a la Unidad de Contabilidad y archiva copia.

5 min



13

1

Gerencia de Administración GeneralUnidad de Tesorería

CONTABILIZACIÓN DE NOTAS DE ABONOProcedimiento


Instituciones Bancarias

Inicio

o

Notas Abono

Remiten a la Unidad de tesorería las notas de

abono o

RCB

Registra en Excel el movimiento diario de

transferencias, recaudación y pagos, determinando saldos

disponibles

Fin

Archivo

Registra en el SAG partida presupuestal, fuente

financiamiento, asiento contable y monto total del

abono

o

RINA

Imprime Formato de Recibo de Ingresos por Nota de

Abono

1

o

RINA

Ingresa nota de abono en el SIAF en las fases de

determinado y recaudado

1

o

RINA

Anexa original a file de información financiera del

mes y archiva copia


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FORMATO

CP1

Contabilización de Notas de Cargo


Establecer el procedimiento para efectuar la Contabilización de las Notas de Cargo, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería y contables establecidas




Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las Notas de Cargo por concepto de mantenimiento de cuenta, certificaciones, sobregiros, portes, emisión de cheques de gerencia y otros emitidos por la Entidad Bancaria a la Municipalidad


1.- Estados de Cuentas y/o Extractos Bancarios del Mes 2.- Notas de Cargo

ALCANCE



15






CONTABILIZACION DE NOTAS DE CARGO


Cantidad de Copias

Tiempo


Tesorería los Estados de Cuentas o Extractos Bancarios del mes donde la Municipalidad realiza Transacciones Bancarias

Estados de Cuentas del

Banco

Original

2 Determina y verifica en los estados de cuenta los gastos cargados en cuentas de ahorro y cuentas corriente por concepto de mantenimiento de cuenta, certificaciones, sobregiros, portes, emisión de cheques de gerencia y otros conceptos emitidos según notas de cargo o débitos a las a las cuentas de la Municipalidad

2 hrs.

3 En el SAG elabora la nota contable por las notas de cargo, ingresando la partida presupuestal, Fuente de Financiamiento, Cuenta Bancaria, el monto cargado y los asientos contables respectivos . Imprime Nota de Cargo en original y copia.

Nota Contable por

notas de cargo

Original y copia

30 min



5 min



16

1


CONTABILIZACIÓN DE NOTAS DE CARGOProcedimiento



Inicio

o

Estado de cuenta

Remiten a la Unidad de Tesorería los Estados de

Cuenta y/o Extractos Bancarios

Determina los gastos cargados en cuentas de

ahorro y cuentas corriente por concepto de mantenimiento

de cuenta y otros

Fin

Archivo


financiamiento, asiento contable y monto total por las

notas de cargo

o

Notas de cargo

Imprime Notas de Cargo

1

o

RIIB


mes y archiva copia


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FORMATO CP1

Contabilización de Intereses Bancarios

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para efectuar la Contabilización de los Intereses Bancarios, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería y contables establecidas




Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de los intereses ganados por nuestras cuentas de ahorros, certificados bancarios y depósitos a plazos de la Municipalidad


1.- Estados de Cuentas y/o Extractos Bancarios del Mes 2.- Notas de Abono

ALCANCE



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CONTABILIZACION DE INTERESES BANCARIOS


Cantidad de Copias

Tiempo


Tesorería los Estados de Cuentas o Extractos Bancarios del mes


Banco

Original

2 Se procede a determinar los Intereses ganados por cuenta de ahorros, certificados bancarios y depósitos a plazo.

2 hrs

3 Realiza el Registro correspondiente en el SAG, ingresando la partida presupuestal, Fuente de Financiamiento, cuenta de ahorros, los asientos contables y el monto. Imprime Formato de Recibo de Ingresos en original y copia

Recibo de Ingresos por

Interese Bancarios

Original y copia

30 min

4 De estar conforme se procede a ingresar la Información al SIAF colocándole al formato el sello la numeración correspondiente, en las Fases de Determinado y Recaudado

Recibo de Ingresos

(sello SIAF)

Original y copia

30 min



5 min



19

1


CONTABILIZACIÓN DE INTERESES BANCARIOSProcedimiento



Inicio

o

Estado de cuenta



Determina los intereses ganados por cuenta de

ahorros, certificados bancarios y depósitos a plazo

Fin

Archivo


financiamiento, asiento contable y monto total por los

intereses bancarios

o

RIIB

Imprime Formato de Recibo de Ingresos por intereses

bancarios

1

o

RIIB

Ingresa interese bancarios en el SIAF en las fases de

determinado y recaudado

1

o

RIIB


mes y archiva copia


20


FORMATO CP1

Transferencias Bancarias

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para efectuar las Transferencias Bancarias, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas




Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las transferencias bancarias para el traspaso de fondos entre cuentas bancarias de la Municipalidad


1.- Autorización del Titular del Pliego para Traslado de Fondos inter-cuentas 2.- Carta Orden 3.- Estados de Cuentas y/o Extractos Bancarios del Mes

ALCANCE



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TRANSFERENCIAS BANCARIAS


Cantidad de Copias

Tiempo

1 Procede a determinar y verificar por cada Cuenta Corriente las Transferencias Bancarias Realizadas en forma automática por la Institución Financiera de la Cuenta de Ahorros a la Cuenta Comente dentro del mes

2 Verifica las Transferencias Bancarias según Carta Orden efectuadas en el mes según consta en el Archivo de Cartas Ordenes de esta Unidad

1 hr

3 Realiza el Registro de Transferencias Bancarias en el SAG, ingresando la partida presupuestal, la Fuente de Financiamiento, la Cuenta Bancaria de Origen y la do Destino, el monto total transferido y los asientos contables. Imprime Formato de Transferencia

Formato de Transferencia

Original y copia

5hrs


4 Registra en el SIAF las transferencias internas del mes colocándole al formato el sello con la numeración correspondiente, en las Fases de Compromiso, Devengado, Girado, Determinado y Recaudado.

3 días

Jefe Unidad de Tesorería Revisa, visa transferencias bancarias y ordena archivo.

10 min



5 min



22

1

Gerencia de Administración General - Unidad de Tesorería

CONTABILIZACIÓN DE TRANSFERENCIAS BANCARIASProcedimiento

Jefe de Unidad de TesoreríaTécnico Administrativo I

Inicio

Fin

Archivo


financiamiento, asiento contable y monto total por las

transferencias

o

Transferencias

Imprime Formato de transferencias

1

o

Transferencias


mes y archiva copia

Determina por cada cuenta corriente las transferencias a cuentas de ahorro del mes

Verifica las transferencias bancarias según Carta Orden

efectuadas en el mes

1

o

Transferencias

Revisa, visa transferencias bancarias y ordena archivo


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FORMATO CP1

Contabilización de Depósitos Varios

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para realizar los depósitos por concepto varios, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas




Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de los depósitos efectuados por conceptos de devoluciones de menores gastos (encargos internos planilla de viáticos y recibo de egresos) y depósitos realizados por otras Instituciones en algunos casos procedentes de otra localidad por el pago de tributos, venta de bases u otros, para


1.- Estados de Cuentas y/o Extractos Bancarios del Mes

ALCANCE



24






DEPOSITOS VARIOS


Cantidad de Copias

Tiempo


Tesorería los Estados de Cuentas de la Municipalidad o Extractos Bancarios del mes


mes de cuentas bancarias

Original

2 Verifica los depósitos efectuados por conceptos de devoluciones de menores gastos (encargos internos planilla de viáticos y recibo de egresos).

30 min

3 Determinar el concepto del Ingreso, verificando los depósitos realizados por otras Instituciones en algunos casos procedentes de otra localidad por el pago de tributos, venta de bases u otros

20 min

4 Realiza el Registro de los depósitos del mes el SAG, ingresando la partida presupuestal, fuente de financiamiento, cuenta de bancaria los asientos contables y el monto. Imprime Formato de Recibo de Ingresos en original y copia

Formato Recibo de Ingresos

Original y copia

20 min

5 Luego, procede a ingresar la Información al SIAF colocándole al formato el sello con la numeración correspondiente, en las Fases de Determinado y Recaudado.

15 min


6 Se anexa original a File de Información financiera del mes a remitir a la Unidad de Contabilidad y archiva copia.

5 min



25

1


CONTABILIZACIÓN DE DEPÓSITOS VARIOSProcedimiento



Inicio

o

Estado de cuenta



Determina los depósitos efectuados por devoluciones

de gastos menores

Fin

Archivo


financiamiento, asiento contable y monto total por los

depósitos

o

RIDB

Imprime Formato de Recibo de Ingresos por depósitos

bancarios

1

o

RIDB

Ingresa depósitos efectuados en el SIAF en las fases de determinado y recaudado

1

o

RIDB


mes y archiva copia

Determina depósitos realizados por otras

instituciones, venta de bases u otros


26


FORMATO

CP1

Conciliaciones Bancarias


Establecer el procedimiento para efectuar las Conciliaciones Bancarias, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas




Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la conciliación bancaria la cual consiste en cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias como herramienta de control, basado en la oposición de intereses entre la Municipalidad y el banco.


1.- Estados de Cuentas y/o Extractos Bancarios del Mes 2.- Notas de Cargo 3.- Notas de Abono 4.- Cartas Orden 5. Chequeras

ALCANCE



27






CONCILIACIONES BANCARIAS


Cantidad de Copias

Tiempo


Tesorería los Estados de Cuentas o Extractos Bancarios del mes


Banco

Original

2 En el SAG imprime Reporte de Movimiento por Cuenta del mes

Reporte de Movimiento por Cuenta del mes

Original 30 min

3 Verifica los ingresos y gastos efectuados en cada cuenta bancaria comparando con el Reporte de Movimiento de Cuentas vs. los Extractos Bancarios

5 días

4 Coteja los cheques girados vs. los cheques pagados por el Banco determinando el monto de cheques en tránsito por cada cuenta corriente. Determina también los cheques en cartera al cierre de cada mes. Imprime en el SAG la Relación de Cheques en Cartera

Relación de Cheques en

Cartera

Original 2 días

5 Luego concluida la verificación y registro en el SAG, se procede a comparar los saldos del libro de banco del SAG y SIAF y saldo de los extractos bancarios por cuenta corriente

"Si no coinciden saldos" Realiza análisis de cuentas

7 días


6 "Si coinciden saldos" En el SAG imprime los Formatos de Conciliaciones Bancarias. Firma Conciliación Bancarias

Conciliación Bancaria

Original y copia

10 min

Jefe de Unidad de Tesorería

7 Revisa y firma Conciliación Bancaria

Conciliación Bancaria

V°B°

Original y copia

15 min


28


8 Las conciliaciones bancarias anexa a los estados de cuenta que van a formar parte de la información financiera del mes a remitir a Contabilidad.



29

o

Estados de Cuenta


CONCILIACIONES BANCARIASProcedimiento


InstitucionesBancarias Técnico Administrativo I

Inicio

Remite a la Unidad de tesorería los Estractos

Bancarios del mes

o

Reporte

Imprime en el SAG Reporte de Movimientos

del mes

Verifica los ingresos y gastos efectuados en cada cuenta bancaria

Verifica los cheques girados vs. Los cheques pagados, determinando cheques en tránsito por cada cuenta corriente

o

Relación cheques

Imprime en el SAG la relación de cheques en

cartera

Compara los saldos de Libros de Bancos del

SAG - SIAF y saldos de extractos bancarios por

cuenta corriente

1 o

Conc. Bancaria

o

Papeleta

Si coinciden saldos?

Realiza análisis de cuentas

Imprime en el SAG Conciliaciones

Bancarias y Firma

No Si

Archivo

1 o

Conc. Bancaria

Anexa a la información financiera del mes y

archiva copia

1 o

Conc. Bancaria

Revisa y Firma la Conciliación Bancaria


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FORMATO CP1

Registro de Ingresos

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para efectuar la emisión de los recibos de Ingresos, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas




Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento regula la emisión de los Recibos de Ingresos como documento que expiden las Cajas de la Municipalidad, como consecuencia de recibir un depósito


1.- Recibos de Pago de Contribuyentes

ALCANCE



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REGISTRO DE INGRESOS


Cantidad de Copias

Tiempo

1 Recibe documentación de recaudación de caja para el registro correspondiente

Resumen de Transferencia

Recibo de Ingresos

Wincha de Ingresos

5 min

2 Migra información del SAT al SAG, Módulo de tesorería/Transferencia de Ingresos, asignamdo el número correspondiente de Recibo de Ingresos en el sistema SAG.

15 min

3 Verifica los Recibos de Ingresos generados, debiendo estar conforme: las partidas presupuestales de ingresos, fuente de financiamiento, cuentas contables, asientos de naturaleza y presupuestal y los montos asignados en la documentación

“De ser conforme”

Imprime los Recibos de Ingresos

Recibo de Ingresos

Original 20 min

4 Registra en el SIAF en la fase de determinado, aperturando un registro por cada Recibo de Ingreso, consignado el sello de Registro SIAF.

2 hrs

Técnico en Finanzas I

5 En el SAG registra los depósitos bancarios, en donde se consignara: cuenta bancaria de ingreso, el monto del deposito, la fuente de financiamiento y el asiento de naturaleza.

“De ser conforme” Imprime Depósitos Bancarios”

1 hr

Técnico en Finanzas I 6 En el SIAF registra el Recibo de Ingresos en la fase de determinado consignando los datos de acuerdo a los que figuran en la Papeleta de Depósito, debiendo realizar un

15 min


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Recaudado por cada papeleta si es necesario varios Recaudados en un solo Registro. Se habilita envió para su aprobación.

7 “Posteriormente” Imprime el Resumen de Recibo de Ingresos por el SAT

Resumen de Recibos de Ingresos del

SAT

Original y copia

5 min

Secretaria de Tesorería 8 Remite a U.G.Presupuestal una copia del Resumen de Recibos de Ingresos del SAT

5 min

Secretaria de Unidad de G. Presupuestal

9 Recepciona documento registra y remite a Técnico de Presupuesto

5 min

Técnico de Presupuesto 10 Verifica Resumen de acuerdo a Clasificador de Ingresos vigente.

“De ser conforme” Visa documentación “De no estar conforme” Devuelve a Tesorería

30 min

Secretaria de Unidad de G. Presupuestal

11 Recibe Resumen de Ingresos registra y remite a la Unidad de Tesorería

5 min

Secretaria de Tesorería 12 Recepciona, registra Resumen de Ingresos y remite Paquete de Ingresos a Contabilidad

10 min

Secretaria de Contabilidad

13 Rececpiona la documentación de la Recaudación Diaria-Paquete de Ingresos

Paquete de Ingresos

5 min

Jefe de Unidad de Contabilidad

14 Revisar la conformidad de la documentación, el sustento del Ingreso, Wincha de Ingresos, Resumen de la Transferencia, Recibos de Ingresos emitidos por el SAT y los voucher de depósitos los cuales deberán coincidir con la distribución de la transferencia.

“De estar conforme” Visa el Resume de la

Transferencia en señal de conformidad

1 día


15 Remite Paquete de Ingresos a la Unidad de Tesorería

5 min

Secretaria Tesorería

16 - Recepciona el paquete de Ingresos y entrega a Tesorera

5 min

Tesorera 17 Verifica la Firma de Contador en el Resumen de la Transferencia y verifica la Aprobación de las dos fases en el SIAF de los Recibos de Ingreso.

5 min


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Secretaria Tesorería

18 “De estar conforme” Remite a la Unidad de Recaudación Tributaria la Wincha de Ingresos con la copia de los Recibos emitidos a los Contribuyentes. Archiva el Paquete de Ingresos

5 min



34


35


FORMATO CP1

Emisión del Recibo de Egresos

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para efectuar la emisión de los recibos de egresos, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas




Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento regula la emisión de los Recibos de Egresos


1.- Memorando y/o Proveído de la Gerencia de Administración General

ALCANCE

Unidad de Tesorería, Gerencia de Administración General


36






EMISIÓN DE RECIBO DE EGRESOS


Cantidad de Copias

Tiempo

Técnico Administrativo I 1 Recepciona, registra documento remitido por la Gerencia de Administración para la emisión del Recibo de Egresos por la modalidad de encargo interno y coloca en despacho a Jefe de Unidad

Documento

Original 5 min


2 Toma conocimiento y deriva a Responsable

Documento Proveído

Original 10 min

3 Verifica la conformidad de la documentación: Autorización del despacho de Alcaldía y/o de la Gerencia Supervisora, Autorización de la G. de Adm. General, Nombre del Servidor que se hará responsable del encargo interno, fuente de financiamiento, Código programático y motivo por el cual se solicita el desembolso.

“Documentación está incompleta”

Devuelve al área correspondiente

10 min

4 “Documentación está completa”

Realiza el cálculo de los montos a afectar por cada partida presupuestal dependiendo de la naturaleza del gasto autorizado.

30 min

5 Genera en el SAG el Recibo de Egresos, consignando la glosa, la naturaleza del gasto, el documento de autorización, y partidas a afectar. Imprime Recibo de Egresos adjuntando a la documentación sustentatoria

Recibo de Egresos

Original y copia

10 min


6 Realiza el registro del Recibo de Ingresos en SIAF, en la Fase del Compromiso, y se envía para su aprobación, colocándose el sello con el número de Registro.

15 min


37

7 “Posteriormente” Aprobado el compromiso por el MEF se ingresa la fase del devengado en el SIAF, con la misma Planilla de acuerdo a la fuente de financiamiento.

Cheque Original 15 min

Gira el cheque a nombre del servidor, verificando que el Cheque lleve el término de NO NEGOCIABLE

Cheque Original 20 min


Emite el Comprobante de Pago en el SAG, realizando los asientos de naturaleza, presupuestal y de orden. Imprime Comprobante de Pago, se adjunta al documento fuente con el cheque.

Comprobante de Pago

Original y copia

10 min

Revisa y visa Comprobante de Pago y devuelve a Responsable.

10 min Jefe de Unidad de Tesorería

Registra en el SIAF la fase de Girado del Comprobante de Pago con el número de registro de SIAF consignado en el documento, habilitando envió para su aprobación.

15 min

Técnico Administrativo I Recibe Comprobante de Pago, registra y remite a Contabilidad para su conformidad y visado.

5 min


Recepciona, Comprobante de Pago, registra y pone en despacho de Jefe de Unidad.

5 min


Revisa la conformidad de la documentación, las cuentas contables aplicadas, los porcentajes otorgados para cada partida de acuerdo a la naturaleza del gasto a realizar y la autorización para el giro de la misma.

“Si está es conforme” Visa del Recibo de Egresos y

el Comprobante de Pago. “No está conforme“ Devuelve a Tesorería

15 min


Recibe Comprobante de Pago, registra y remite a Gerencia de Adm. General

5 min

Secretaria de G. Adm. General

Recepciona Comprobante de Pago, registra y pone en despacho de la Gerencia.

10 min

Administrador Revisar conformidad de la documentación, los porcentajes otorgados para cada partida de acuerdo a la naturaleza del gasto a realizar y la autorización para el giro.

2 hr


38

“Si documentación está conforme”

Visa el Recibo de Egresos y Comprobante de Pago.

Finalmente, firma Cheque y coloca el Sello Post Firma.

“No está conforme”

Devuelve documentación a Tesorería

Secretaria de G. Adm.

General Recibe documentación, registra

y remite a Tesorería 10 min

Técnico Administrativo I Rececpiona documentación, registra y coloca en despacho a Jefe de Unidad.

5 min

procede a verificar la Firma en el Cheque emitido, y la conformidad otorgada por las Gerencia de Administración General y la Unidad de Contabilidad.

15 min Tesorera

Revisa en el SIAF si la Fase Girado ha sido aprobado, de ser conforme firma el Cheque y coloca el Sello de Post Firma.

10 min

Técnico Administrativo I Recibe Comprobante de Pago y Cheque, registra y entrega a Responsable de Ventanilla

5 min

Responsable de Ventanilla

Recibe Cheques para entregar a beneficiarios.

5 min


Solicita documento de Identidad DNI, debiendo coincidir los datos consignados en el cheque con los del DNI.

“Si es conforme” Entrega Cheque y solicita firma

a Beneficiario.

“No es conforme” Comunica a Beneficiario que datos no corresponden.

5 min

Beneficiario Recibe Cheque y firma Comprobante de Pago en señal de conformidad.

5 min

Técnico Administrativo I Una vez entregado el cheque, se procede al sellado de toda la documentación con el sello PAGADO, que deberá contener la fecha de pago . Archiva Comprobante de Pago.

5 min



39

o

Rec. egreso

o

Cheque

o

Cheque

1

1

o

Rec. egresos

o

CP

o

cheque

1

EMISIÓN DE RECIBO DE EGRESOSProcedimiento:

SecretariaContabilidad


Secretaria deTesorería

Gerencia de Administración GeneralSecretaria G.

AdministraciónJefe de

ContabilidadJefe de Unidad

de TeosreriaSecretaria de

G. de AdministraciónResponsablede VentanillaBeneficiario

o

Documento

Inicio

Recepciona documento remitido por la G. Adm.

Para la emisión de recibo de egresos

Unidad de Tesorería Unidad de Contabilidad Unidad de Tesorería

o

Documento

Toma conocimiento y deriva a Técnico

Responsable

Verifica conformidad de documentación

o

Rec. egresos

es conforme?


Realiza cálculos de los montos por c/

partida presupuestal

No Si

1

Genera en el SAG el recibo de

egresos

Registra el recibo de egresos en el

SIAF en la fase de compromiso

Luego, se ingresa la fase de devengado

en SIAF

Se procede a girar el cheque a nombre

del servidor

Emite el Comprobante de Pago en el SAG

o

CP

o

Cheque

Revisa y Visa Comprobante de Pago en el SAG

1o

CP

Registra en el SIAF la fase de girado del

Comprobante de Pago

1o

CP

Recibe Comprobante,

registra y remite a Contabilidsad

o

Cheque

o

CP

Recepciona comprobante, registra y pone en despacho

de Jefatura

1

Cheque

o

CP

Revisa la conformidad de

documentos

2

2

es conforme?

Devuelve a Tesorería

Visa Recibo de Egresos y

Comprobante de Pago

No Si

3

o

Rec. egresos

1

Cheque

o

CP

Recibe comprobante de pago y remite a G.

de Administración

4

o

Rec. egresos

1

Cheque

o

CP

Recibe comprobante de pago y coloca en

despacho del Administrador

4

o

Rec. egresos

1

Cheque

o

CP


documentos

es conforme?


Visa Recibo de Egresos , CP, y firma cheque

No Si

o

Rec. egresos

1

Cheque

o

CP

Recibe documentos, registra y devuelve a

Tesorería

5

o

Rec. egresos

1

Cheque

o

CP

Recibe documentos, y coloca en despacho

de Jefe de Unidad

5

o

Rec. egresos

1

Cheque

o

CP

Procede a verificar firma y conformidad

de Contador y Administrador

Revisa en SIAF si la fase de girado ha sido

aprobado, firma cheque y sello de postfirma

o

Rec. egresos

1

Cheque

o

CP

Recibe documentos, registra y entrega a


6

o

Rec. egresos

1

Cheque

o

CP

Recibe cheques para entregar a

beneficiacios

6

Solicita DNI para cotejar datos de

cheque

es conforme?

Comunica a usuario que

datos no corresponde

Entrega cheque y

solicita firma

No Si

o

Cheque

Recibe cheque y firma comprobante de

pago en señal de conformidad

o

Rec. egresos

o

CP

Recibe comprobante de pago firmado

7

o

Rec. egresos

o

CP

Sella todos los CP y RE con el sello de PAGADO y archiva

7

Archivo


40


FORMATO

CP1

Giro de Comprobantes de Pago y Cheques


Establecer el procedimiento regula el giro de comprobantes de pago y cheques, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas




Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento sustenta el mecanismo para efectuar el giro de cheques y comprobante de pago para cancelar total o parcialmente la obligación devengada


Unidad de Logística 1.- Orden de Compra 2.- Orden de Servicio Unidad de Personal 3.- Planilla de renumeraciones y Salarios 4.- Planilla de Dietas 5.- Planilla de Subvención de practicantes 6.- Planilla de Pensionistas 7.- Planilla de Gratificaciones y Bonificaciones Diversas 8.- Planillas de AFP Unidad de Contabilidad 9.- Notas Contables Gerencia de Administración General 10.- Documento Proveído (Devoluciones) 11.- Documento Proveído (Recibo de Egresos)

ALCANCE



41






GIRO DE COMPROBANTE DE PAGO Y CHEQUES


Cantidad de Copias

Tiempo

Técnico Administrativo I 1 Recepciona documentación, registra y pone en despacho de Jefe de Unidad.

Documento Original 5 min

Jefe de Unidad 2 Toma conocimiento y deriva a Responsable

Documento Proveído

Original 10 min

3 Verifica la conformidad de la documentación: fecha de emisión, conformidad del servicio, ingreso a almacén. comprobante de pago (boleta, factura, recibo por Honorarios, etc.), vistos y firma en el documento fuente, conformidad en el contrato y otros documentos que sustentan el pago, autorización de Gerencia y Alcaldía para el giro de viáticos, etc.

“Documentación está

incompleta” Devuelve al área correspondiente

20 min

4 “Documentación está completa”

Verifica disponibilidad financiera y si es afecto a retenciones, detracciones y/o descuentos de algún otra índole, para proceder al Girado.

5 min


5 Gira el Cheque a nombre del Proveedor o Servidor según figura en el documento fuente y de acuerdo a la fuente de financiamiento que está afecto, verificando que el Cheque lleve el termino NO NEGOCIABLE

10 min


42

7 Emite Comprobante de Pago en el SAG, realizando los asientos de naturaleza, presupuestal y de orden como corresponde. Imprime Comprobante de Pago, se adjunta al documento fuente con el cheque.

Comprobante de Pago

Original 10 min Técnico en Finanzas I

8 Registra en el SIAF la fase de Girado del Comprobante de Pago

10 min

Técnico Administrativo I 9 Recibe Comprobante de Pago, registra y remite a Contabilidad para su conformidad y visado.

5 min


10 Recepciona, Comprobante de Pago, registra y pone en despacho de Jefe de Unidad.

5 min


11 Revisa la conformidad de la documentación, así como el visado respectivo de todos los documentos.

“Si está es conforme” Visa la documentación

sustentatoria y el Comprobante de Pago.

“No está conforme“ Devuelve a Tesorería

15 min


12 Recibe Comprobante de Pago, registra y remite a Gerencia de Adm. General

5 min


13 Recepciona Comprobante de Pago, registra y pone en despacho de la Gerencia.

10 min

Administrador 14 Revisar conformidad de la documentación, el visado respectivo de todos los documentos y el término NO NEGOCIABLE en cada cheque.


Visa Comprobante de Pago

“No está conforme” Devuelve a Tesorería

1 hr


15 Recibe documentación, registra y remite a Tesorería

10 min

Técnico Administrativo I 16 Rececpiona documentación, registra y coloca en despacho a Jefe de Unidad.

5 min

Tesorera 17 Procede a verificar la firma en el Cheque emitido, y la conformidad otorgada por las Gerencia de Administración General y la Unidad de Contabilidad.

5 min


43

18 Verifica en el SIAF si la Fase Girado ha sido aprobada, de ser conforme firma el Cheque y coloca el Sello de Post Firma.

10 min

Técnico Administrativo I 19 Recibe Comprobante de Pago y Cheque, registra y entrega a Responsable de Ventanilla para entrega a Beneficiario.

5 min


20 Recibe Cheques para entregar a beneficiarios.

5 min

Beneficiario 21 Solicita Cheque a Responsable de Ventanilla

5 min


21 Solicita documento de Identidad, debiendo verificar los datos consignados en el cheque con los del DNI.

“Si es conforme”

Entrega Cheque y solicita firma a Beneficiario.

5 min

Beneficiario 22 Recibe Cheque y firma Comprobante de Pago en señal de conformidad.

5 min

Técnico Administrativo I 23 Una vez entregado el cheque, se procede al sellado de toda la documentación con el sello PAGADO, que deberá contener la fecha de pago y ser colocado en un lugar visible. Archiva Comprobante de Pago .

10 min



44

o

Cheque

o

Cheque

1

1 o

CP

o

cheque

GIRO DE COMPROBANTE DE PAGO Y CHEQUESProcedimiento:






ContabilidadJefe de Unidad

de TesoreriaSecretaria de

G. de AdministraciónResponsablede VentanillaBeneficiario

o

Documento

Inicio

Recepciona documento, registra y coloca en

despacho de Jefe de Unidad


o

Documento


Responsable


es conforme?


Verifica disponibilidad

financiera

No Si

1


del servidor


o

CP

o

Cheque


1o

CP


Comprobante de Pago

1o

CP

Recibe Comprobante,


o

Cheque

o

CP


de Jefatura

1

Cheque

o

CP


documentos

2

2

es conforme?


Visa Recibo de Egresos y

Comprobante de Pago

No Si

3

1

Cheque

o

CP


de Administración

4

1

Cheque

o

CP



4

1

Cheque

o

CP


documentos

es conforme?


Visa Recibo de Egresos , CP, y firma cheque

No Si

1

Cheque

o

CP


Tesorería

5

1

Cheque

o

CP


de Jefe de Unidad

5

1

Cheque

o

CP





1

Cheque

o

CP



6

1

Cheque

o

CP


beneficiacios

6


cheque

es conforme?

Comunica a usuario que

datos no corresponde

Entrega cheque y

solicita firma

No Si

o

Cheque



o

CP


7

o

CP

Sella todos los CP y RE con el sello de PAGADO y archiva

7

Archivo


45


FORMATO

CP1

Otorgamiento de Anticipo de Viáticos


Regular el otorgamiento de anticipo de viáticos asignados por concepto de comisiones de servicio, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas


Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 27619 Ley que regula la autorización de viaje la exterior de servidores y funcionarios del

Sector Público. Decreto Supremo N° 181-86-EF que aprueba escala de viáticos para Funcionarios y Servidores del

Sector Público. Decreto Supremo N° 047-2002-PCM Normas Reglamentaria sobre autorización de viajes al exterior

de Servidores y Funcionarios del Sector Público. Directiva N° 001-2006-UC-GAG-MPI Otorgamiento de Viáticos, Pasajes y Asignaciones a

Funcionarios, regidores dentro y fuera del Territorio Nacional.

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite regula el otorgamiento de viáticos ante una solicitud de anticipo por viáticos, registrando en el sistemas SAG y SIAF dicho adelanto.

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO El Comisionado presenta a la Unidad de Tesorería lo siguiente:

1.- Autorización de la Gerencia correspondiente o Titular del Pliego según corresponde. En caso de Comisión de servicios al Exterior 2.- Acuerdo de Consejo Municipal

ALCANCE Unidad de Tesorería, Unidad de Contabilidad, Gerencia de Administración General


46






OTORGAMIENTO DE ANTICIPO DE VIATICOS


Cantidad de Copias

Tiempo

Técnico Administrativo I 1 Recepciona, registra Memorándum remitido por la Gerencia de Administración para la Comisión de Servicios correspondiente y pone en despacho de Jefe de Unidad.

Documento

Original 5 min

Jefe de Unidad Tesorería

2 Toma conocimiento y deriva a Responsable

Documento Proveído

Original 10 min

3 Verifica la conformidad de la documentación de acuerdo a requisitos


completa” Realiza el calculo de los viáticos que se otorgaran al servidor de acuerdo a las fechas autorizadas y a la Escala de Viáticos vigente, especificando las partidas que se otorgaran como son: alimentación, hospedaje, movilidad local, pasaje terrestre o aéreo, y el rubro otros dependiendo del motivo de la Comisión.


incompleta” Devuelve al área correspondiente

10 min

4 Genera en el SAG la Planilla de Viáticos, consignando en la glosa el motivo de la comisión y el documento de Autorización, ciudad, las partidas otorgadas, los montos por partida, fuente de financiamiento, código programático, la fecha y hora de retorno del servidor. Imprime la Planilla de Viáticos adjuntando a la documentación sustentatoria

Planilla de Viáticos

Original y copia

5 min


6 Realiza el registro de la Planilla de Viáticos en el SIAF, primero en la Fase del Compromiso, y se envía para su aprobación, consignando el sello con el número de Registro.

10 min


47

7 “Posteriormente” Aprobado el Compromiso por el MEF se ingresa la Fase del Devengado en el SIAF

10 min

8 Gira el Cheque a nombre del servidor, verificando que el Cheque lleve el término de NO NEGOCIABLE

15 min


9 Emite el Comprobante de Pago en el SAG, realizando los asientos de naturaleza, presupuestal y de Orden correspondientes. Imprime Comprobante de Pago, se adjunta al documento fuente con el cheque.

Comprobante de Pago

Original 10 min

10 Revisa y Visa Comprobante de Pago y Devuelve a Responsable.

5 min Jefe de Unidad de Tesorería

11 Registra en el SIAF la Fase de Girado del Comprobante de Pago con el Número de Registro de SIAF

10 min

Técnico Administrativo I 12 Recibe Comprobante de Pago, registra y remite a Contabilidad para su conformidad y visado.

5 min


13 Recepciona, Comprobante de Pago, registra y pone en despacho de Jefe de Unidad.

5 min


14 Revisa la conformidad de la documentación, las cuentas contables aplicadas, los porcentajes otorgados para cada partida de acuerdo a la Escala de Viáticos y la Autorización para el Giro de la misma.

“Si está es conforme” Visa del Planilla de Viáticos y

el Comprobante de Pago. “No está conforme“ Devuelve a Tesorería

10 min


15 Recibe Comprobante de Pago, registra y remite a Gerencia de Adm. Gnal.

5 min


16 Recepciona Comprobante de Pago, registra y pone en despacho de la Gerencia.

5 min

Administrador 17 Revisar conformidad de la documentación


Visa la Planilla de Viáticos y Comprobante de Pago.

Finalmente, firma Cheque y coloca el Sello Post Firma.

1 hr


48

“No está conforme” Devuelve documentación a Tesorería”

Secretaria de G. Adm.

General 18 Recibe documentación, registra

y remite a Tesorería 10 min

Secretaria de Tesorería 19 Rececpiona documentación, registra y coloca en despacho a Jefe de Unidad.

10 min

Tesorera 20 Procede a verificar la Firma en el Cheque emitido, y la conformidad otorgada por las Gerencia de Administración General y la Unidad de Contabilidad.

5 min

21 Verifica en el SIAF si la Fase Girado ha sido aprobada, de ser conforme firma el Cheque y coloca el Sello de Post Firma.

10 min

Técnico Administrativo I 22 Recibe Comprobante de Pago y Cheque, registra y entrega a Responsable de Ventanilla para entrega a Beneficiario.

5 min


23 Recibe Cheques para entregar a beneficiarios.

5 min

El Comisionado 24 Solicita Cheque a Responsable de Ventanilla

5 min


25 Solicita documento de Identidad DNI, debiendo cotejar los datos consignados en el cheque con los del DNI.

“Si es conforme” Entrega Cheque y solicita firma

a Beneficiario.

“No es conforme” Comunica a Beneficiario que datos no corresponden.

5 min

El Comisionado 26 Recibe Cheque y firma Comprobante de Pago en señal de conformidad.

5 min


27 Recibe Comprobante de Pago y archiva.

5 min



49

1

Planilla

o

Planilla viaticos

o

Cheque

1o

CP

o

Planilla viaticos

o

Cheque

o

cheque

Documento

OTORGAMIENTO DE ANTICIPO DE VIATICOSProcedimiento:






ContabilidadJefe de Unidad de Tesorería

Secretaria deG. de Administración

Responsablede VentanillaEl Comisionado


1

1 o

CP

1

o

Documento

Inicio

Recepciona documento remitido por la G. Adm.

Para la emisión de recibo de egresos

o

Documento


Responsable


o

Planilla viáticos

es conforme?


Realiza cálculos de de viáticos

NoSi

Genera e imprime en el SAG la

Planilla de Viáticos

Registra la Planilla de Viáticos en el

SIAF,en la fase de compromiso

Luego, se ingresa la fase de devengado

en SIAF


del servidor


o

CP


1o

CP


Comprobante de Pago

1o

CP

Recibe Comprobante,


1o

CP


de Jefatura


documentos

1

1

es conforme?


Visa Planilla de Viáticos y

Comprobante de Pago

No Si


de Administración

2

o

Planilla viaticos

o

Cheque

o

CP



2

o

Planilla

o

Cheque

o

CP


documentos

es conforme?


Visa Planilla de Viáticos y firma cheque

No Si

o

Planilla

1

Cheque

o

CP


Tesorería

3

o

Planilla viaticos

o

Cheque

o

CP


de Jefe de Unidad

3

o

Planilla

o

Cheque

o

CP





o

Planilla

1

Cheque

o

CP



4

o

Planilla

1

Cheque

o

CP


Comisionado

4


cheque

es conforme?

Comunica a comisionado que datos no corresponde

Entrega cheque y entrega copia

de planilla, solicita firma

No Si

o

Cheque



o

CP


Archivo

Fin


50


FORMATO CP1

Manejo de Fondos de Caja Chica: Inversiones y Funcionamiento


Regular el manejo de fondos de Caja Chica de Inversiones y Funcionamiento, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas contables establecidas




Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el manejo de fondo de caja chica de funcionamiento e inversiones **


1.- Resolución de Alcaldía para apertura de Caja Chica 2.- Original de Boletas de Venta 3.- Original de Facturas 4.- Original de Recibo por Honorarios 5.- Autorización de Gasto

ALCANCE Unidad de Tesorería y Unidad de Contabilidad


51






MANEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA DE FUNCIONAMIENTO E INVERSIONES


Cantidad de Copias

Tiempo

Tesorera Apertura la Caja Chica según Resolución de Alcaldía y mediante un comprobante de pago.

Comprobante de Pago

Original y copia

10 min

Técnico Administrativo I Recepciona los Formatos de Autorización de Gastos solicitadas por las diferentes Unidades Orgánicas

Formatos Autorizac.

de Gastos

original 5 min

Técnico en Finanzas I En el SAG registra el compromiso de caja chica según documentos sustentatorios consignando Tipo de documento, fecha, Proveedor, Partidas Presupuéstales, Fuente de Financia miento, Cuentas contables y montos. Imprime el formato de Rendición de Caja Chica, firma el Responsable

Rendición de Caja Chica

Original 10 min

Tesorera Revisa y visa Rendición de Caja Chica y devuelve a Responsable

15 min

Técnico en Finanzas I Luego, ingresa en el SIAF el compromiso de la Caja Chica, según metas y partidas presupuestales y se espera aprobación, colocándole el Sello correspondiente con el N" de Registro

15 min

“Posteriormente” Aprobado el Compromiso se ingresa la Fase Devengado y se espera aprobación.

10 min

Técnico Administrativo I “Posteriormente” Aprobada las dos fases se remite Rendición de Caja Chica a Contabilidad

5 min


Recepciona Rendición de Caja Chica, registra y pone en despacho de Jefe de Unidad

5 min

Jefe de Unidad Contabilidad

Deriva mediante proveído al Técnico Responsable para su revisión y contabilización correspondiente

10 min


52

Verifica los documentos de Caja Chica, considerando las autorizaciones de gastos

15 min

Luego en el SAG, Modulo de Contabilidad, opción Mantenimiento Asiento de Resumen, pide que se ingrese el tipo de resumen en este caso la opción (4) Caja Chica, el mes y la fecha, el numero de la caja chica y el nombre del responsable de la mencionada caja, luego se resume del modulo de Tesorería y pide el numero de la Nota Contable se le considera el numero que le corresponde en el mes y en la misma Nota se le agrega los datos de la caja chica, y también muestran las cuentas contables y cuentas presupuéstales

Imprime la Nota Contable, Firma Técnico Responsable

15 min

Técnico Contable

En el SIAF contabiliza las Fases de Compromiso y Devengado.

10 min


Revisa y Visa Nota Contable 10 min


Recibe, registra y remite la rendición de Caja Chica a Tesorería

5 min

Técnico Administrativo I Recibe, registra la Rendición de Caja Chica y remite a Responsable

5 min

El Responsable del Giro de Comprobantes efectúa la reposición del fondo mediante la emisión del comprobante de pago a nombre del Responsable de Fondo con el respectivo Cheque y de acuerdo a la Fuente de Financiamiento del Fondo

10 min Técnico en Finanzas I

Ingresa en el SIAF la Fase de Girado, y se da el Tramite correspondiente para Comprobantes de Pago donde se Autorizará y Firmara por los responsable.

10 min

Técnico Administrativo I A fin de año el área de Tesorería remite las rendiciones de Caja Chica al área de Contabilidad para efectuar el cierre contable mediante una Nota Contable.

10 min



53


54


FORMATO

CP1

Ingresos y Gastos del Programa de Vaso de Leche para MEF


Elaborar la información mensual de los Gastos e Ingresos del Programa de Vaso de Leche para ser reportada al MEF


Resolución de Contraloría N° 116-2004-CG Información a ser recibida por la Contraloría General

de la República con relación al Gasto y Ración del programa de Vaso de Leche del 30.03.04 Resolución de Contraloría N° 114-2006-CG Modifican Anexos a Directiva anterior del 12.04.06 Resolución de Alcaldía N° 762-2005-MPI Preparación Información a remitir a la sede Regional de la

Contraloría de la república sobre el Gasto del programa de Vaso de Leche

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento describe la Información mensual de los Gastos e Ingresos del Programa de Vaso de Leche a ser reportada al MEF mediante Formato de acuerdo a norma, especificando el tipo de Comprobante de Pago recibido del proveedor, el monto del Fondo de Compensación Municipal (FONCOMUN) destinado a financiar el PVL, y el total de gastos efectuados en el mes.


1.- Comprobantes de Pago del Programa de Vaso de Leche

ALCANCE Unidad de Tesorería, Unidad de Contabilidad, y Gerencia de Servicios Municipales.


55






INGRESOS Y GASTOS DEL PROGRAMA DE VASO DE LECHE


Cantidad de Copias

Tiempo

1 Imprime en el SAG el Reporte de Compromisos del Vaso de Leche

Reporte de Compromisos Vaso de Leche

Original 15 min

2 En Hoja Excel registra e imprime los gastos del mes del Programa de Vaso de Leche en Formato MEF

Hoja de Trabajo del

Programa de Vaso de Leche

mensual

Formato MEF del Programa de Vaso de

Leche

Original y 2 copias

30 min

3 Revisa todos los pagos efectuados y busca en archivo los Comprobantes de Pago ejecutados en el mes del Programa del Vaso de Leche

1 hr


4 Fotocopia Comprobantes de Pago y turna al Fedatario de la MPI

Fotocopia CP

3 juegos 3 hrs

Fedatario MPI 5 Certifica los Comprobantes de Pago

Fotocopia CP

V°B°

1 hr.


6 Elabora Informe y adjunta: • Hoja de Trabajo PVL • Formato MEF del PVL • CP fedeateados

Informe de Gastos del


Original y 2 copias

10 min

Jefe Unidad de Tesorería 7 Revisa y Firma Informe Informe de Gastos del


10 min


8 Registra, Distribuye y Archiva Informe Original: Contabilidad Copia: G. Servicios MunicipalesCopia: Archivo

I

20 min



56

o

CP

o

Formato PVL

2

1 o

Informe

c

CP

o

CP

2 1

o

Formato PVL

c 3

Comprobantes

o

Hoja Trabajo PVL

o

Reporte

INGRESOS Y GASTOS DEL PROGRAMA DE VASO DE LECHEProcedimiento

Fedatario MPIGerencia de Administración – Unidad de Tesorería

Técnico Administrativo I Jefe de Unidad de Tesorería

Inicio

Imprime en el SAG el Reporte de

Compromisos del Vaso de Leche

UC

Fin

En Hoja Excel registra e imprime los gastos

del mes del Programa de Vaso de Leche

Revisa todos los pagos efectuados y busca en

archivo los Comprobantes de Pago del mes

Fotocopia Comprobantes de Pago y turna fedatario

de la MPI

Certifica los Comprobantes de Pago

Elabora Informe y adjunta documentación sustentatoria

o

CP

o

Formato PVL

2

1 o

Informe

Revisa y firma informe

2 1

Informe

f

CP

o

Formato PVL

o

Informe

Registra, distribuye y archiva Informe

GM

Archivo

1

1

2

2


57

FORMATOS UTILIZADOS


58


59


FORMATO

CP1

Apertura de Cuentas Bancarias


Establecer el procedimiento para regular la apertura de Cuentas Bancarias, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas contables establecidas



Público 230-04 Garantía para Responsables del Manejo o Custodia de Fondos o Valores.

Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al

Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la apertura de cuentas bancarias para dar máxima seguridad al manejo de fondos de la Municipalidad


1.- Resolución de Alcaldía de Apertura de Cuentas 2.- Registro de Firmas de Representantes de la Municipalidad ante Entidades Bancarias

ALCANCE Unidad de Tesorería, Gerencia de Administración y Entidad Bancaria.

INSTRUCCIONES Los funcionarios autorizados serán:

• Gerente de Administración General • Jefe de la Unidad de Tesorería • Gerente de Planeamiento • Gerente de Inversiones e Infraestructura


60






APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS


Cantidad de Copias

Tiempo


1 Dispone mediante Memorándum a Responsable la apertura de cuentas con la denominación oficial de la Municipalidad

Memorandum

2 Recepciona el memorándum, hace firmar a los funcionarios autorizados, los formatos correspondientes de la Entidad Bancaria, para apertura de cuenta corriente y/o de ahorros

Formatos de Entidad

Bancaria

1 hr

3 Elabora Carta de apertura de cuenta y carta para la exoneración del ITF

Carta de apertura de

cuenta y

Carta de exoneración de

ITF

Original y copia

30 min


4 Remite a Administración documentos para obtener firma de Administrador

5 min

Secretaria de G. de Adm. General

5 Recepciona documentos, registra y coloca en despacho de Gerencia

Documentos 10 min

Gerente de G. Administración General

6 Revisa documentación “Si es conforme” Firma documentos

“Si no es conforme” Devuelve a Tesorería

1 hr

Secretaria de G. de Adm. General

7 Recibe documentos firmados y remite a Tesorería

10 min

Técnico en Finanzas I 8 Remite dichos documentos a la entidad bancaria

30 min

Entidad Bancaria 9 Entrega especie valorada por el depósito realizado

10 min


10 Custodia en Caja Fuerte el cupón de especie valorada

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


61

o

Formatos

1 o

Carta exon. ITF

1


APERTURA DE CUENTAS BANCARIASProcedimiento

Gerente deAdministración

Secretaria de G.Administración

Jefe UnidadTesorería

Técnico enFinanzas I

EntidadBancaria

o

Memorandum

Inicio

Dispone mediante documento apertura de cuentas bancarias de

MPI

o

Formatos

Hace firmar a funcionarios autorizados formatos de la entidad

bancaria

o

Carta de apertura

Elabora carta de apertura de cuenta y carta para

exoneración del ITF

1 o

Carta exon. ITF

1 o

Carta de apertura

Remite a G. de Administración para

obtener firma de administrador

1 o

Carta exon. ITF

1 o

Carta de apertura

Recepciona documentos, registra y coloca en

despacho de Gerencia

es conforme?


Firma documentos

No Si

Revisa documentación

1 o

Carta exon. ITF

1 o

Carta de apertura

Recibe documentos, y remite a Tesorería

o

Carta exon. ITF

o

Carta de apertura

Remite a entidad Bancaria

o

cupon

Entrega especie valorada por el deposito realizado

o

cupon

Custodia encaja fuerte

1

1

2

2

Fin


62


FORMATO CP1

Flujo Mensual de Caja


Establecer el procedimiento para regular el flujo mensual de caja, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas contables establecidas




Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el flujo mensual de caja para establecer los recursos para asumir obligaciones de la Municipalidad priorizando el gasto.

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1.- Estimación de los ingresos por toda Fuente de Financiamiento

ALCANCE Unidad de Tesorería


63






FLUJO MENSUAL DE CAJA


Cantidad de Copias

Tiempo

1 Realiza un análisis sobre los gastos e ingresos realizados, clasificándolos como gastos de inversión y de funcionamiento, con la información consolidada del mes


2 Elabora el análisis de Gastos emitiendo diferentes Hojas de Trabajo para la Elaboración del Flujo de Caja del Mes. Imprime y Firma Responsable.

Hojas de Trabajo de

Flujo de Caja

Original 1 día


3 Revisa y Visa en señal de conformidad.

20 min

Técnico Administrativo I 4 Elabora Informe adjunta Hoja de Trabajo de Flujo de Caja y remite a la Unidad de Contabilidad.

30 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


64

1

1

1

o

Hoja flujo de caja

1 o

Informe

o

Hoja flujo de caja

Gerencia de Administración General - Unidad de Tesorería

FLUJO MENSUAL DE CAJAProcedimiento

Técnico Administrativo ITécnico en Finanzas I

Inicio

Realiza un análisis sobre gastos e ingresos

realizados clasificandolos por fuente de financiamiento

Fin

Archivo


Elabora análisis de gastos emitiendo las hojas de trabajo de flujo de caja

o

Hoja flujo de caja

Revisa y visa en señalDe conformidad

Elabora informe y adjunta hoja de trabajo de flujo

mensual de caja y remite a Contabilidad

Documents

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - peru.gob.peperu.gob.pe/docs/PLANES/12140/PLAN_12140_Manual de Procedimien… · ¾ Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto ... Establecer el