MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA GENERAL · 4. Entrega la correspondencia a la recepción para distribuir los documentos. Área de Recepción 5. Entrega la correspondencia

SG-MP Fecha de Elaboración: 20/04/2015

Fecha de Actualización: 24/01/2019 Versión: 4

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO SECRETARIA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA

SECRETARÍA GENERAL

2


Índice

Introducción……………………………………………………………………….3

Objetivo del Manual……………………………………………………………... 4 Procedimientos……………………………………………………………………5 Desarrollo de los procedimientos Secretaría Particular……………………………………………….………….....8 Unidad de Seguimiento a Firmas de Trámites y Certificaciones…………..11 Unidad de Asuntos Académicos y Enlace de Cuerpos Colegiados……….18 Unidad de Asuntos Administrativos…………………………………………...19 Unidad de Gestión de Calidad ……………..…………………………...…..29 Unidad de Asuntos Jurídicos…………………………………………………..35 Unidad del Informe de la Administración Universitaria……………………...44 Unidad de Protocolo…………………………………………………………….57 Oficialía de Partes……………………………………………………………….62 Anexos……………………………………………………………………………63

3


1. Introducción:

El manual de procedimientos de la Secretaría General tiene como finalidad brindar un marco general de acción en el desarrollo de los procesos medulares que tiene encomendados, los cuales se desprenden de la legislación universitaria. En él se destaca la importancia en el desempeño de sus funciones así como las interrelaciones con el resto de la estructura universitaria, para de este modo facilitar la comprensión de las diferentes fases de cada una de ellas. El manual de procedimientos permite plasmar de manera efectiva las actividades que conforman los procesos descritos y tiene como objetivo que el personal a cargo de cada uno de ellos cuente con una guía para el ejercicio de sus funciones, de igual modo el personal de nuevo ingreso y los usuarios podrán encontrar una mayor comprensión de los mismos. Este manual se conforma por cuatro apartados: objetivo, que describe la finalidad y hacia quienes va dirigido, posteriormente se enlistan los procedimientos medulares de la Secretaría General en el apartado de control de procedimientos. En la siguiente sección se describe cada uno de los procedimientos de manera secuencial y precisa las actividades que lo conforman, describiendo puntualmente los encargados de realizarlos y las áreas internas o externas con quienes dicho procedimiento se interrelaciona, así como los diagramas de flujo. En la sección de anexos se incluyen aquellos formatos y documentos de uso común que son empleados para la operatividad de los procedimientos. Con base en lo anteriormente expuesto y con el fin de contar con información confiable y actualizada de las principales acciones que se desarrollan en la Secretaría General, de manera particular, los procedimientos cuya operación amerita su descripción detallada, se presenta el Manual de Procedimientos que se sustenta en la documentación del Sistema Integral de Gestión Institucional de la UAEH.

4


2. Objetivo del Manual:

Plasmar y describir íntegramente cada una de las actividades y acciones que se llevan a cabo en la realización de los procedimientos fundamentales de la Secretaría General, con el fin que usuarios y personal puedan identificar claramente la secuencia, responsables e interrelaciones de los mismos.

5


3. Procedimientos:

Secretaria Particular

Mantener los canales de comunicación del Secretario General Coordinar la agenda de audiencia y actividades Analizar los documentos que son competencia de la secretaria particular

Unidad de Seguimiento a Firmas de Trámites y Certificaciones

Firma de Documentos Escolares (Certificados totales y/o parciales, Grados Académicos Títulos y Diplomas).

Registro ante la Dirección de profesiones de: Programas Educativos de nueva creación, Actualización de Planes de estudios Registro y actualización de firmas Autógrafas y digitales de las autoridades universitarias

Certificación de Documentos: Copias de documentos escolares, Copias de Actas del H. Consejo Universitario, Copias de documentos que se generan en las distintas dependencias de la Institución

Unidad de Asuntos Académicos y Enlace de Cuerpos Colegiados

Instala, da inicio y seguimiento a los trabajos de los Cuerpos Colegiados Unidad de Asuntos Administrativos

Elaborar el presupuesto anual de la Secretaria General. Gestionar los trámites para el ejercicio de los recursos autorizados de la

Secretaría General. Administrar el inventario de bienes muebles y papelería de la Secretaría General. Comprobar los recursos solicitados. Gestionar recursos extraordinarios para actividades.

Unidad de Gestión de la Calidad

Dar seguimiento a las acciones preventivas y de mejora implementadas por la Dirección de Gestión de la Calidad.

Dar mantenimiento el Sistema Integral de Gestión Institucional de la Secretaría General.

Gestionar la mejora continua dentro de la Secretaría General. Unidad de Asuntos Jurídicos

Firma de Actos Jurídicos. Licencias y Permisos. Revalidación de Estudios. Autorización y Publicación de convocatorias.

6


Unidad del Informe de la Administración Universitaria

Integrar las diferentes comisiones necesarias para la elaboración del informe. Llevar la bitácora y el seguimiento de los acuerdos pactados en las reuniones de

logística del informe; Coordinar la logística de acciones para llevar a cabo el evento y las actividades

paralelas al mismo; Gestionar y establecer el manejo de los recursos para el desarrollo del informe

rectoral. Integrar y validar la información solicitada a las dependencias universitarias. Colaborar con la Dirección General de Planeación, en el escrito final. Elaborar el soporte documental.

Unidad de Protocolo

Coordinar salidas y actividades protocolarias del Secretario General en la institución y fuera de ella.

Garantizar las presentaciones y requerimientos técnicos para cada evento. Mantener comunicación con los responsables operativos de las dependencias

institucionales. Garantizar la disponibilidad de espacios para reuniones de trabajo.

Oficialía de Partes

Recepción y Entrega de Correspondencia.

7


4. Desarrollo de los procedimientos

8

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO

SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Mantener los canales de comunicación del Secretario General

OBJETIVO: Comunicar en tiempo y forma al secretario general con diferentes dependencias

ALCANCE: Todas las dependencias participantes Fecha de Elaboración: 24/01/2019 Fecha de Actualización: 24/01/2019 Versión: 4

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

Secretario General

1. Instruye a la secretaría particular comunicarlo con diversas dependencias, vía telefónica o por correo electrónico. Secretaría particular

2. Solicita al área de recepción localice y comunique al Secretario General con el titular de la dependencia deseada Área de recepción

3. Comunica al Secretario General, en caso de no encontrarse al titular se deja mensaje.

4. Notifica a la secretaría particular las solicitudes de llamadas de los titulares de las dependencias haciéndose uso del registro audiencia (Anexo 1). Para comunicar al secretario en el momento o en su oportunidad.

Secretaría particular

5. Entrega al Secretario General las solicitudes de llamadas. Secretario General

6. Instruye a la secretaría particular realice la comunicación con los solicitantes.

9


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Coordinar la agenda de audiencia y actividades

OBJETIVO: Establecer un control y atención de las actividades y entrevistas del Secretario General.

ALCANCE: Todas las dependencias participantes y público en general. Fecha de Elaboración: 24/01/2019 Fecha de Actualización: 24/01/2019 Versión: 4


Área de Recepción

1. Atiende y registra la solicitud en el formato de audiencia (Anexo 2), informa a la secretaría particular de la solicitud de audiencia por parte de funcionarios, personas externas o miembros de la comunidad universitaria.

Secretaria Particular

2. Analiza la referencia de la solicitud e informa directamente al Secretario General a quien le hace entrega del registro o lo turna a la secretaria privada según la naturaleza del asunto.

3. Recibe la instrucción del Secretario General de atención inmediata o turnar a la secretaría privada para registro de una

atención posterior.

4. En caso de reuniones la secretaría particular convoca a las partes actuantes o necesarias.

10


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Analizar los documentos que son de competencia de la Secretaría Particular

OBJETIVO: Considerar la correspondencia dirigida al Secretario General.

ALCANCE: Todas las dependencias participantes Fecha de Elaboración: 23/03/2018 Fecha de Actualización: 23/03/2018 Versión: 1


Área de Recepción 1. Recibe la correspondencia dirigida al Secretario General y registra en el formato: control de correspondencia (Anexo 3).

2. Entrega la correspondencia a la secretaría particular con el registro impreso.

Secretaría Particular

3. Se turna la correspondencia el mismo día para visto bueno del Secretario General en la que se asigna previo análisis, el responsable de turno “numero consecutivo”.

4. Entrega la correspondencia a la recepción para distribuir los documentos. Área de Recepción

5. Entrega la correspondencia a los responsables de cada unidad de la Secretaría General.

6. Recaba la firma del responsable al entregar el documento y turno acentuándose la firma en el registro: control de correspondencia. (Anexo 4).

11


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Firma de Documentos Escolares

OBJETIVO: Verificar la autenticidad y cumplimiento de los requisitos de fondo y forma de los documentos oficiales que deban ser validados con las firmas del (Secretario General y/o del Rector).

ALCANCE: Secretaría General, Rectoría, Dirección de Administración Escolar Fecha de Elaboración: 24/01/2019 Fecha de Actualización: 24/01/2019 Versión: 4


La Unidad de Seguimiento a Firmas de Trámites y Certificaciones: 1. Recibe por parte de la Dirección de Administración Escolar: La información mediante sistema SIAE (Sistema Integral

Administración Escolar) Grados Académicos, Títulos, diplomas, actas de titulación, certificados totales, cartas de pasante y certificados parciales, que firma del Secretario General,

2. Coteja la información contenida en los documentos para firma:

No. De cuenta.

Nombre completo del alumno.

Periodos escolares.

Calificaciones.

Verifica que se adjunte:

Recibo de pago de derechos y fotografía; y

No existan errores de redacción y ortografía.

3. Valida con los datos del Sistema Integral de Administración Escolar (SIAE) (Anexo 5) mediante la aplicación “Historial Académico”, ingresando:

Número de cuenta del estudiante o egresado, En caso que los datos no se encuentren en el sistema, la verificación será mediante el kardex que se adjunta al documento el cual debe contener número de cuenta y calificaciones, las cuales deben estar canceladas con cinta

12


SECRETARIA GENERAL

adhesiva, sello y firma de quien realiza la revisión conforme a las actas de calificaciones. Dicha información debe coincidir con la que contiene el documento;

4. Verifica que el documento ya esté expedido y que cumple con los requisitos de emisión:

Título: No. De cuenta, Libro y foja.

Certificado: No. De cuenta, Año de Certificado, No. De Certificado.

Carta de pasante: No. De cuenta, Fecha de vencimiento.

Acta de examen: Año de expedición, No. De cuenta.

De esta forma se consulta la información en el Sistema de Administración Escolar, (Anexo 6) de la UAEH en el apartado “Consulta de Documentos”. (Esta aplicación para consulta es de acceso al público).

5. Si el documento cumple con los requisitos se procede al paso 8, de no ser así se procede al paso 6.

6. Regresa el documento en caso que no se cumplan los requisitos anteriores a la Dirección de Administración Escolar vía memorándum explicando las razones de la devolución y realizando una nota en la relación de control;

La Dirección de Administración Escolar. 7. Corrige los documentos que tengan observaciones y los regresa con las debidas correcciones mediante la relación

con datos de los documentos.

La Secretaría General. 8. Firma aquellos documentos que cumplan las especificaciones anteriores; La Unidad de Seguimiento a Firmas de Trámites y Certificaciones: 9. Remite los documentos debidamente firmados a la Dirección de Administración Escolar; por medio de la relación con

datos de los documentos. La Dirección de Administración Escolar. 10. Recibe los documentos debidamente firmados para darles el trámite respectivo.

13


SECRETARIA GENERAL

La Unidad de Seguimiento a Firmas de Trámites y Certificaciones: 11. Archiva la relación de los documentos firmados con nota de las correcciones realizadas en su caso, así como copia

del documento corregido. NOTA: Cabe mencionar que el acceso a los datos personales se cumple bajo la Ley Federal de protección de datos personales en posesión de particulares. (El resguardo de la información es responsabilidad de la persona a cargo de la unidad, en la cual toda información es resguardada bajo llave).

14


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO:

Registro ante la Dirección de profesiones de: Programas Educativos de nueva creación, Actualización de Planes de estudios Registro y actualización de firmas Autógrafas y digitales de las autoridades universitarias.

OBJETIVO:

Tramitar el registro de Programas Educativos y actualizaciones de Planes de Estudios aprobados por el Honorable Consejo Universitario ante la Dirección General de Profesiones de la SEP, y obtener del reconocimiento de validez oficial.

ALCANCE: Totalidad de la estructura organizacional. Fecha de Elaboración: 24/01/2019 Fecha de Actualización: 24/001/2019. Versión: 4


La Subsecretaria General: Envía a la Unidad Orgánica la información de creación o cambios en programas educativos y planes de estudios.

La Unidad de Seguimiento a Firmas de Trámites y Certificaciones: 1. Recibe, la notificación y documentación que sustenta la creación de nuevos programas educativos o rediseño de

Planes de Estudios. Acta donde fue aprobado el programa educativo o rediseño de planes de estudios.

Programas y planes educativos aprobados.

2. Comienza la integración del expediente:

Impresión del programa educativo o plan de estudios.

Realiza un extracto del acta donde fue aprobado dicho programa.

Realiza el oficio de petición ante la DGP para solicitar el registro del programa educativo o la actualización de los planes de estudio.

Digitaliza toda la documentación para iniciar el trámite correspondiente mediante la plataforma SIREP.

15


SECRETARIA GENERAL

3. Gestiona ante la Dirección General de Profesiones (DGP) de la Secretaría de Educación Pública (SEP) por medio del SIREP (Sistema Integral de Registro del Ejercicio Profesional) (Anexo 7), mediante clave y contraseña asignadas por la DGP, adjuntando los documentos de respaldo (versión electrónica y física), atendiendo a lo dispuesto en el Manual Operativo de Procedimientos de Instituciones Educativas de dicha dependencia:

A. Registro de institución educativa; B. Adición de carrera; C. Modificar la nomenclatura de la institución educativa; D. Actualizar datos de la institución educativa; E. Modificar la denominación de la carrera.

(Dependiendo cual sea el procedimiento se anexará: extracto de acta, oficio dirigido a la Dirección Profesiones, recibo de pago y el programa educativo). 4. Elabora solicitud de pago de derechos (para los puntos B y E), a la Coordinación de Administración y Finanzas para

realizar el pago de derechos a través de institución bancaria por el costo que indiquen las tarifas fijadas por la DGP;

5. Monitorea el avance del trámite en el correo electrónico institucional o el apartado de consulta del SIREP, hasta alcanzar el status de “PREDICTAMINADO”;

6. Agenda cita en el SIREP en el apartado CITAS, para acudir a la DGP a entregar la documentación requerida que

complementará el expediente; 7. Acude en la fecha agendada para entregar las versiones impresas que integran el expediente previamente tramitado

de manera electrónica en el SIREP a la oficina de la Dirección de Instituciones Educativas de la DGP (Dirección General de Profesiones) en la Ciudad de México con dirección Avenida Revolución #1425, Col. Campestre, C.P.: 01049 Del. Álvaro Obregón, CDMX; con el fin de integrar el expediente;

8. Monitorea el trámite en el SIREP, hasta alcanzar el status de “CONCLUIDO”;

9. Agenda cita en el SIREP, para acudir a la DGP a recibir el o los registros solicitados;

16


SECRETARIA GENERAL

10. Acude la fecha agendada para recibir las adiciones de nueva carrera o cambios solicitados, a las oficinas de la DGP

en la Ciudad de México; 11. Elabora y remite oficios dirigidos a: Dirección de Administración Escolar, Colegio de Posgrado, Dirección de Educación

Superior, Dirección General de Evaluación y Coordinaciones Académicas, informando de los registros asignados por la DGP a los trámites solicitados; (Anexo 8)

12. Archiva los documentos originales emitidos por la DGP para su resguardo (en un espacio único y bajo llave con número de control) y consulta en su caso.

(Este procedimiento se lleva acabo apegado a la Ley de educación en su Art. 5)

17


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Certificación de Documentos

OBJETIVO: Comprobar la certeza de los datos contenidos en documentos que expide y valida con su firma el Secretario General, respecto a información solicitada por la comunidad universitaria.

ALCANCE: Totalidad de la estructura organizacional. Fecha de Elaboración: 24/01/2019 Fecha de Actualización: 24/01/2019 Versión: 4


La Unidad de Seguimiento a Firmas de Trámites y Certificaciones: 1. Recibe el oficio de solicitud de certificación por parte de alumnos, egresados o dependencias universitarias; 2. Verifica los datos según el tipo de certificación solicitada, de acuerdo a lo siguiente:

Para certificaciones escolares: Verifica en el Sistema Integral de Administración Escolar (SIAE) el historial académico del alumno;

Para certificaciones de actas del Honorable Consejo Universitario, Planes y Programas de Estudios: Solicita la información mediante memorándum a la Subsecretaria General;

Para certificaciones de dependencias universitarias: Se traslada al lugar donde se encuentre la evidencia documental, para verificar la información o coteja la información con los documentos correspondientes.

3. Elabora “FORMATO DE CERTIFICACIÓN” para dar respuesta a la solicitud (Anexo 9), asignando número de folio; El Secretario General: 4. Firma el “Formato de Certificación”; La Unidad de Seguimiento a Firmas de Trámites y Certificaciones: 5. Entrega el “Formato de Certificación” al solicitante debidamente validado con firma y sello conservando fotocopia con firma

de recibido del solicitante, para su archivo; 6. Archiva el documento en libro con número de folio y en cajón bajo llave para su resguardo.

18


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Instala, da inicio y seguimiento a los trabajos de los Cuerpos Colegiados

OBJETIVO: Instalar y consolidar la adecuada ejecución de las sesiones de aquellos cuerpos colegiados que preside la Secretaría General, programar sus sesiones y verificar la ejecución de sus acuerdos.



Unidad de Asuntos Académicos y Enlace de Cuerpos Colegiados:

1. Convoca o en su caso, autoriza las fechas para llevar a cabo las sesiones ordinarias y extraordinarias de los cuerpos colegiados según la periodicidad establecida para cada uno de ellos o de manera extraordinaria si existiera algún asunto a tratar.

2. Instala y da inicio a los trabajos en representación del Secretario General, de los siguientes órganos colegiados:

Comisión de Gasto y Financiamiento Comité de Obras Sub Comité de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios Comisión de Incorporación de Estudios Comisión de Revalidación de Estudios Consejo Asesor del Bachillerato Comisión de Selección y Admisión Comité de Trasparencia y Acceso a la Información Pública Comisión Mixta de Jubilación Estímulo al Desempeño del Personal Docente Comisión Evaluadora del Programa de Retiro Voluntario Comisión Dictaminadora para ocupar plazas de Profesor Investigador de Tiempo Completo.

3. Preside las sesiones de los cuerpos colegiados en representación del Secretario General.

4. Elabora o en su caso, revisa las actas generadas en cada una de las sesiones, así como los dictámenes, u otros instrumentos legales generados por ellos (Anexo 10);

19


SECRETARIA GENERAL

5. Da seguimiento a los acuerdos generados en las sesiones y vigila las acciones para su cumplimiento o resolución, en su caso atiende de manera personal aquellos asuntos de su competencia.

PROCEDIMIENTO: Elaborar el presupuesto anual de la Secretaría General

OBJETIVO: Proyectar e integrar el presupuesto anual operativo de la Secretaría General para ejercer sus funciones de la mejor manera posible.

ALCANCE: Secretaría General, Dirección General de Planeación y Coordinación de Administración y Finanzas.

Fecha de Elaboración: 24/01/2019 Fecha de Actualización: 24/01/2019 Versión: 4 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

La Dirección General de Planeación.

1. Envía por medio de oficio durante el mes de agosto el aviso para elaborar el presupuesto anual de la Secretaría General. Nota: en el oficio de aviso se indican los periodos para elaborar y cargar los proyectos de la dependencia.

La Unidad de Asuntos Administrativos.

2. Solicita por medio de correo electrónico y oficio a todas las áreas de la Secretaría General la totalidad de sus requerimientos (financieros, mobiliario, equipo, cómputo y papelería) necesarios para su operación a lo largo del año.

3. Integra los proyectos que conforman el presupuesto de la Secretaría General.

4. Ingresa a la aplicación en línea: Presupuesto Anual Universitario, por medio de Usuario y contraseña.

5. Carga en la aplicación: Presupuesto Anual Universitario, los proyectos mediante los cuales trabaja la Secretaría General (anexo 11).


20


SECRETARIA GENERAL

Por medio del Comité Dictaminador:

6. Revisa los proyectos y emite observaciones y ajustes; mismos que aparecen en la aplicación Presupuesto Anual Universitario, para que la Unidad de Asuntos Administrativos pueda consultarlos.


7. Realiza y atiende las observaciones emitidas por el Comité Dictaminador en la aplicación Presupuesto Anual Universitario.


8. Verifica las observaciones realizadas para generar el presupuesto.

9. Envía al H. Consejo Universitario el Presupuesto Anual Operativo (PAO) para su revisión y validación.

La Coordinación de Administración y Finanzas. Una vez aprobado los proyectos que integran el presupuesto.

10. Notifica por medio de llamada a la Unidad de Asuntos Administrativos que ya se pueden ejercer los recursos.

21


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Gestionar los trámites para el ejercicio de los recursos autorizados de la Secretaría General.

OBJETIVO: Administrar el ejercicio de los recursos aplicados dentro de la Secretaría General



La Unidad de Asuntos Administrativos

1. Ingresa en la aplicación “Solicitud del Ejercicio Presupuestal” por medio de Usuario y Contraseña los últimos diez días de cada mes los recursos disponibles para su ejercicio. (Anexo 12).

2. Genera solicitudes electrónicas para el ejercicio del presupuesto autorizado por medio de la aplicación denominada “Solicitud del ejercicio presupuestal”.

3. Envía electrónicamente la “Solicitud del Ejercicio Presupuestal” por medio de la aplicación antes utilizada.

Área de Egresos – Departamento de Control Presupuestal de la Dirección de Recursos Financieros

4. Recibe y revisa la solicitud electrónica del ejercicio presupuestal al 24%.

5. Determina si es correcta o no la información de la solicitud electrónica. En caso de que la solicitud no contenga la información a detalle, o existan errores en el fondo, función o partida presupuestal autorizada, se devolverá para su corrección a los gestores al 6% con la observación precisa de los motivos del rechazo del trámite;

6. Libera solicitud electrónica al 36%;

Departamento de Operación y Presupuesto - Coordinación de Administración y Finanzas

22


SECRETARIA GENERAL

7. Revisa en el estatus del 36% las solicitudes electrónicas.

Si son correctas las libera según la partida presupuestal correspondiente, de lo contrario se regresan al porcentaje del 24% para su modificación.

8. Libera electrónicamente las solicitudes de materiales y servicios profesionales, para tal efecto se activa el estatus del 48%;

9. Libera solicitudes cuyas partidas presupuestales no corresponden a partidas de materiales y servicios profesionales, activándose el estatus presupuestal del 60%;


10. Imprime vale de caja y en su caso responsiva o respaldo correspondiente, según lo establecido en los lineamientos del ejercicio presupuestal.

11. Entrega el vale de caja y respaldo en el Área de Atención y Tramite- Departamento de Control Presupuestal de la Dirección de Recursos Financieros para trámite de elaboración de cheque o transferencia electrónica.

23


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Administrar el inventario de bienes muebles y la papelería de la Secretaría General.

OBJETIVO: Administrar y tener un control de los bienes muebles y la papelería de la que se hace uso en la Secretaría General.

ALCANCE: Secretaría General y Dirección de Recursos Materiales. Fecha de Elaboración: 24/01/2019 Fecha de Actualización: 24/01/2019 Versión: 4



Para los bienes muebles.

1. Realiza un registro de la totalidad de los bienes muebles con los que cuenta la Secretaría General mediante el formato: Inventario de bienes muebles y resguardo individual. (Anexo 13).

2. Clasifica los bienes muebles por cada espacio físico, siendo responsable la persona que haga uso de dichos bienes.

3. Delega responsabilidad sobre los bienes muebles por medio del Formato “Inventario de bienes muebles y resguardo individual, donde se describe los bienes muebles de los que son responsables cada persona que labora en la Secretaria General.

El personal de la Secretaría General.

4. Firma en el “Inventario de bienes muebles y resguardo individual” para dar validez de la responsabilidad que tiene sobre los bienes muebles bajo su resguardo.

Para la papelería. La Dirección de Recursos Materiales

5. Notifica vía correo electrónico o por llamada telefónica a la Unidad de Asuntos Administrativos para que asista a la entrega de su papelería autorizada.

24


SECRETARIA GENERAL

6. Entrega la lista física y el material de papelería autorizado correspondiente al inicio del semestre Enero- Julio, Agosto-

Diciembre. La Unidad de Asuntos Administrativos

7. Acude a la ubicación asignada por parte de la Dirección de Recursos Materiales para recibir la papelería correspondiente.

8. Recibe y revisa la papelería otorgada conforme a la lista física, anotando las cantidades que son proporcionadas.

9. Resguarda en el almacén la papelería otorgada.

10. Clasifica la papelería de acuerdo al tipo de material que es otorgado (Lapiceros, libretas, hojas, cartuchos de tinta, etc.).

11. Controla las salidas del material que solicitan los colaboradores por medio del formato inventario papelería (Anexo 14).

12. Por medio del inventario papelería, determina la cantidad que se debe solicitar el siguiente año, considerando las

cantidades utilizadas.

25


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Comprobar los recursos solicitados

OBJETIVO: Comprobar de manera oportuna los recursos solicitados por la Secretaría General.

ALCANCE: Secretaría General y Dirección de Recursos Financieros. Fecha de Elaboración: 24/01/2019 Fecha de Actualización: 24/0/2019 Versión: 4



1. Ingresa en la página web de la Dirección de Recursos Financieros en el apartado “CONSULTA DEUDORES DIVERSOS por medio de Número de empleado y contraseña, una vez que se han ejercido los recursos y se cuenta con los comprobantes correspondientes. (Anexo 15).

2. Consulta los adeudos correspondientes que se deben comprobar en la pestaña “CONSULTA GASTOS A COMPROBAR” y de esta forma muestra todos los gastos pendientes que deben ser comprobados.

3. Selecciona los gastos a comprobar y adjunta los comprobantes electrónicos (Facturas en formato XML y PDF y/u otros

documentos comprobatorios). Todo colaborador que ejerza recursos deberá acceder en la página web de la Dirección de Recursos Financieros en el apartado “CONSULTA DEUDORES DIVERSOS por medio de número de empleado y contraseña para poder consultar los adeudos y registrar las facturas y/o documentos comprobatorios correspondientes para su validación.

4. Imprime el “Reporte de Gastos” y obtiene una copia del mismo.

5. Envía en físico el expediente que incluye Reporte de gastos, facturas impresas y/u otros documentos comprobatorios al Departamento de Contabilidad de la Dirección de Recursos Financieros.

El Departamento de Contabilidad de la Dirección de Recursos Financieros.

6. Revisa y valida la información enviada.

26


SECRETARIA GENERAL

7. Revisa requisitos fiscales, así como políticas internas;

8. Verifica que se hayan cargado sus archivos XML y PDF en sistema;

9. Verificar la autenticidad de las facturas de las comprobaciones ante la página del SAT,

Si la información es incorrecta se regresa en ese mismo momento al usuario, si los archivos que se subieron están dañados realiza un formato de rechazo y lo envía. La Unidad de Asuntos Administrativos.

10. Realiza las correcciones necesarias de acuerdo a las observaciones emitidas por el Departamento de Contabilidad de la Dirección de Recursos Financieros y reenvía el expediente. (Regresar al paso 6).

El Departamento de Contabilidad de la Dirección de Recursos Financieros.

11. Valida y acepta los archivos para generar la pre póliza.


12. Resguarda el acuse de recibido.

27


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Gestionar recursos extraordinarios para actividades

OBJETIVO: Gestionar y dar seguimiento a recursos extraordinarios para actividades necesarias de la Secretaría General




1. Realiza la “Solicitud de Adecuación” por escrito firmada por el Secretario General, dirigida a la Coordinación de Administración y Finanzas (Anexo 16).

La Coordinación de Administración y Finanzas

2. Autoriza un alta o adecuación por medio de la Dirección de Recursos Financieros donde la Unidad de Asuntos Administrativos tramita el recurso por medio del sistema “Solicitud del ejercicio presupuestal”.


3. Elabora las solicitudes electrónicas de las altas o adecuaciones para ejercer el recurso.

4. Ingresa en la aplicación “Solicitud del Ejercicio Presupuestal” por medio de Usuario y Contraseña los últimos diez días de cada mes los recursos disponibles para su ejercicio. (Anexo 12).

5. Genera solicitudes electrónicas para el ejercicio del presupuesto autorizado por medio de la aplicación denominada “Solicitud del ejercicio presupuestal”.

6. Envía electrónicamente la “Solicitud del Ejercicio Presupuestal” por medio de la aplicación antes utilizada.


28


SECRETARIA GENERAL

8. Determina si es correcta o no la información de la solicitud electrónica. En caso de que la solicitud no contenga la información a detalle, o existan errores en el fondo, función o partida presupuestal autorizada, se devolverá para su corrección a los gestores al 6% con la observación precisa de los motivos del rechazo del trámite;










29


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Dar seguimiento a las acciones preventivas, correctivas y de mejora implementadas por la Dirección de Gestión de la Calidad.

OBJETIVO: Garantizar y aplicar las acciones preventivas, correctivas y de mejora establecidas por la Dirección de Gestión de la Calidad, en cualquiera de los servicios prestados por la Secretaría General.

ALCANCE: Dependencias de la Secretaría General, Dirección de Gestión de la calidad. Fecha de Elaboración: 24/01/2019 Fecha de Actualización: 24/01/2019 Versión: 4


La Dirección de Gestión de la Calidad: 1. Notifica a la dependencia los hallazgos de la auditoría. La Unidad de Calidad: 2. Realiza las acciones necesarias para resolver el origen de los hallazgos; de acuerdo al documento de análisis y evaluación de riesgos de la Secretaría General. 3. Aprueba y Válida las acciones, para poder remitirlas a la DGC a través del Sistema de Seguimiento del SIGI en el apartado de Registro de acción al cual se tiene acceso con un usuario y contraseña. La Unidad de Calidad: 4. Si no aprueba las acciones para resolver los hallazgos pasa a la actividad 5; si la aprueba pasa a la actividad 6. 5. Corrige las observaciones realizadas por la DGC. 6. Envía las acciones y la evidencia que las sustenta para resolver los hallazgos a la DGC.

30


SECRETARIA GENERAL

La Dirección de Gestión de la Calidad: 7. Autoriza en el Sistema de Seguimiento del SIGI las acciones, mismas que se almacenan y resguardan en dicha sistema. La Unidad de Calidad: 8. Entra al Sistema de Seguimiento del SIGI y verifica el estatus de las acciones, si estas ya fueron autorizadas procede al cierre de estas en dicho sistema adjuntando la evidencia que las sustenta. 9. Envía evidencias de las acciones realizadas a la DGC.

31


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Dar mantenimiento al Sistema Integral de Gestión de la Secretaría General.

OBJETIVO: Mantener vigentes los documentos de la Secretaría General, necesarios por el Sistema Integral de Gestión Institucional.



La Unidad de Calidad: 1. Identifica las actualizaciones dentro de la estructura organizacional de la Secretaría General.

2. Verifica los datos de las actualizaciones dentro de las Unidades Orgánicas dependientes de la Secretaría General.

Nombre de la Unidad Orgánica.

Nombre y grado académico del titular. Elabora y/o actualizan los documentos, conforme a lo establecido por el Sistema Integral de Gestión Institucional. Para el Manual de Organización. 3. Actualiza el Directorio y Organigrama de la Secretaría General. 4. Verifica y corrobora el objetivo de la Unidad Orgánica dentro de la estructura funcional. 5. Confirma en conjunto con la Unidad Orgánica las funciones a desempeñar de la misma. Para el Manual de Procedimientos 6. Registra los procedimientos a ejecutar por parte de la Unidad Orgánica quien proporciona la información.

Nombre del procedimiento.

Objetivo del procedimiento.

Descripción del procedimiento.

32


SECRETARIA GENERAL

Para la descripción de puestos. 7. Integra la descripción del puesto en conjunto con la Unidad Orgánica.

Identificación del puesto

Naturaleza y alcance del puesto

Perfil del puesto

Características Generales. Para la Ficha de descripción de procesos. 8. Incluye la descripción de los procesos realizados por cada Unidad Orgánica. Para Formato de Indicadores. 9. Determinar los indicadores con los cuales se va a valorar las actividades desarrolladas por la Unidad Orgánica. 10. Comprueba ante la Dirección de Gestión de Calidad las acciones de actualización de la documentación de la Secretaría General. 11. Recepciona el acuse de reportes por parte de la Dirección de Gestión de la Calidad.

33


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Gestionar la mejora continua dentro de la Secretaría General.

OBJETIVO: Fomentar la mejora continua dentro la plantilla laboral de la Secretaría General



La Unidad de Calidad: 1. Identifica en conjunto con las unidades de la Secretaría General las áreas de oportunidad de mejora. 2. Registra la oportunidad de mejora. 3. Elabora con la participación de las unidades el plan de mejora (sugerencia ciclo Deming):

Plan (planificar): - Organización lógica del trabajo. - Establecer objetivos de mejora. - Detallar las especificaciones de los resultados esperados.

Do (hacer): - Correcta realización de las tareas planificadas. - Aplicar soluciones. - Documentar las acciones realizadas.

Check (comprobar): - Comprobación de los logros obtenidos. - Cambios que hayan logrado. - Obtener retroalimentación.

Adjust (ajustar): - Posibilidad de aprovechar y extender aprendizajes y experiencias adquiridas otros casos. - Realizar ajustes necesarios. - Aplicar nuevas mejoras. - Documentar las acciones.

34


SECRETARIA GENERAL

4. Comprueba los resultados

Positivo: se alcanzaron los objetivos.

Negativo: no se alcanzaron los objetivos.

5. Documenta los resultados obtenidos.

35


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Firma de Actos Jurídicos

OBJETIVO: Asegurar que los actos jurídicos firmados por el Secretario General y en su caso por el Rector, cumplan con los requisitos legales y de forma, que sustenten y validen su ejecución sin perjuicio para la Universidad.

ALCANCE: Totalidad de la estructura organizacional. Fecha de Elaboración: 24/01/2019 Fecha de Actualización: 24/01/2019 Versión:4

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Unidad de Asuntos Jurídicos: 1. Recibe de parte de:

Dirección General Jurídica: Contratos;

Dirección de Relaciones Interinstitucionales: Convenios;

Dirección de Relaciones Internacionales: Convenios de otorgamiento de beca. Estampa en el memorándum u oficio, el sello de recibido en dos juegos, la unidad se queda con un juego y entrega otro a la Dirección correspondiente. 2. Revisa en un plazo de 24 horas que los contratos o convenios lleguen debidamente apostillados por la Dirección

General Jurídica y que cubran los requisitos legales exigibles en cada caso. Registra, en el caso de contratos y convenios de otorgamiento de beca, en la base de datos que corresponda , para dar seguimiento al trámite; (Anexo 17)

3. Si existe algún error en los contratos o convenios pasa a la actividad 4. En caso contrario pasa a la actividad 6; 4. Envía en un plazo de 24 horas el convenio o contrato mediante memorándum a la Dirección que lo haya despachado

en caso de que existiera algún error de fondo o de forma, para su corrección; Dirección General Jurídica / Dirección de Relaciones Interinstitucionales / Dirección de Relaciones Internacionales e Intercambio Académico. 5. Realiza las correcciones al contrato o convenio y pasa a la actividad 1; Unidad de Asuntos Jurídicos:

36


SECRETARIA GENERAL

6. Realiza una segunda revisión, verificando su estructura y procedencia jurídica, confirmándolos con su rúbrica en un lapso no mayor a 8 horas;

Unidad de Asuntos Jurídicos: 7. Recaba la firma del Secretario General en el contrato o convenio en un lapso no mayor a 72 horas;

8. Envía los convenios y contratos con memorándum u oficio a las dependencias de origen en un lapso no mayor a 24

horas para los casos siguientes:

Contratos: Otorga el número de folio que según la base de datos “CONTRATOS/AÑO” (Anexo 18) le corresponde y posteriormente se remiten a la Dirección General Jurídica vía memorándum;

Convenios: en caso de faltar alguna firma la Dirección de Relaciones Interinstitucionales o la Dirección de Relaciones Internacionales e Intercambio Académico según sea el caso, realiza el trámite de firma del convenio. En caso de no faltar ninguna firma, se remiten vía memorándum a la Dirección de Relaciones Interinstitucionales, conservando un ejemplar para su archivo histórico en las oficinas de la Unidad de Asuntos Jurídicos y se registran en la base de datos denominada “CONVENIOS/AÑO” (Anexo 19);

Convenios de otorgamiento de beca: Se remiten vía memorándum a la instancia solicitante. Dirección de Relaciones Interinstitucionales / Dirección de Relaciones Internacionales e Intercambio Académico. 9. Realiza el trámite de firma del convenio Unidad de Asuntos Jurídicos: 10. Archiva el memorándum de contrato o convenio en archivo inmediato por un periodo de tres años.

37


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Licencias y Permisos

OBJETIVO: Verificar y autorizar en su caso, la procedencia de las licencias y permisos solicitados por el personal de la UAEH, con apego a la normatividad universitaria aplicable y en los tiempos establecidos en la legislación.



Oficialía de Partes:

1. Entrega a Secretaría General las solicitudes de licencias y permisos.

2. Recepciona y registra la Secretaría General la solicitud.

Área de licencias y permisos:

3. Recibe las solicitudes de licencias y permisos de personal de la UAEH (considerar que para permisos el tiempo de respuesta es de dos días y para licencias es de cinco días) y captura los datos de la petición en el archivo “BASE DE DATOS/ AÑO” (Anexo 20). 4. Verifica, en el archivo “Base de datos/ AÑO”, o en su caso en los archivos, que el personal académico solicita con base en la cláusula 32, fracción V del Contrato Colectivo de trabajo, no haya agotado los permisos a que tiene derecho, y que la solicitud de permiso o licencias se presenten en tiempo y forma de acuerdo al Contrato Colectivo de Trabajo vigente correspondiente (SUTEUAEH) y (SPAUAEH) con el siguiente respaldo: Para permisos académicos (cláusula 32, del Contrato Colectivo de Trabajo): (Anexo 21)

I. Para Atenciones Gremiales (solicitud por escrito con 24 hrs. de anticipación salvo casos de emergencia) II. Para Revisión del Contrato Colectivo (Lista de asistencia y/o relación);

III. En caso de fallecimiento (Acta de defunción). IV. Para contraer nupcias (la solicitud para contraer matrimonio y/o acta de matrimonio); V. Por razones particulares (hasta 3 días de permisos por semestre);

VI. Por necesidades de la Institución (Oficio de comisión emitido por el jefe directo); VII. En caso de enfermedad de hijos, esposo(a), padre o madre (Certificado médico expedido por el IMSS);

VIII. Cuando la cónyuge de un trabajador dé a luz. (acta de nacimiento o certificado de alumbramiento); IX. Madres trabajadoras en caso de adopción de un infante (comprobante de trámite de adopción);

38


SECRETARIA GENERAL

Para licencia académicas con goce de sueldo (cláusula 33, del Contrato Colectivo de trabajo): (Anexo 22) I. Para asistir a reuniones o cursos (Oficio de comisión emitido por su jefe directo); II. Para asistir a cursos de posgrado por promoción de la UAEH. (Carta de aceptación, convenio específico y el visto bueno

del jefe directo); III. Para realizar investigación. (Autorización escrita por la Institución); IV. Por razones particulares. (Se verifica en la base de datos que el solicitante no haya agotado su petición); V. Por conclusión de tesis. (Carta de aceptación, visto bueno del jefe directo y que no haya agotado su petición.);

Para licencias académicas sin goce de sueldo (cláusula 34, del Contrato Colectivo del trabajo): (Anexo 23) I. Cuando se desempeñe como funcionario de cualquier otra Universidad o Institución Oficial. (Nombramiento de

funcionario expedido por la institución en la cual vaya a desempeñar el cargo); II. Para asistir a cursos de posgrado por iniciativa del trabajador. (Carta de aceptación expedida por la institución donde

realizará el posgrado y el visto bueno del jefe directo); III. Por razones particulares. (Ser titular de la o las asignaturas); IV. Trabajadores académicos de tiempo completo. (Verifica en la base de datos que el solicitante no haya agotado su

petición);

Permisos administrativos con goce de sueldo (Capitulo Decimo, Cláusula 93): (Anexo 24) A. Por enfermedad hospitalaria del trabajador (constancia del IMSS); B. Por enfermedad hospitalaria de padres, hijos o cónyuge (constancia hospitalaria); C. Para atenciones gremiales (comisión por escrito); D. Revisión de contrato colectivo o tabulador de salarios. (Oficio o citatorio que justifique la asistencia del solicitante a las

pláticas de revisión del contrato colectivo); E. Por fallecimiento de hijos, padres, esposo(a) o hermano. (Acta de defunción); F. Por complicaciones de embarazo o parto; (Prescripción o recomendación médica del IMSS);

Área de licencias y permisos: 5. Realiza la solicitud de opinión por escrito a la Dirección de Administración de Personal. 6. Recibe respuesta por la Dirección de Administración de Personal. 7. Elabora el oficio de respuesta en el cual se conceden o niegan los permisos o licencias académicos o administrativos de acuerdo al formato correspondiente: “Permiso con goce de sueldo académico”, “Permiso con goce de sueldo administrativo “, “Licencias académicas con goce de sueldo”, “Licencias académicas sin goce de sueldo”,

39


SECRETARIA GENERAL

Unidad de Asuntos Jurídicos: 8. Verifica el oficio de respuesta, Rubrica el oficio. 9. Envía a firma del Secretario General. Secretaría General 10. Firma el documento de respuesta. Área de licencias y permisos: 11. Recibe oficios de respuesta y fotocopia en 5 tantos correspondientes a: Dirección de Administración de Personal, Departamento Académico, interesado, área de adscripción del interesado y expediente. 12. Envía por medio de Oficialía de Partes las respuestas a las áreas solicitantes e interesados. Oficialía de Partes: 13. Entrega las copias en las dependencias que corresponda. Área de licencias y permisos: 14. Recibe del responsable de oficialía de partes el acuse. 15. Archiva por número consecutivo el oficio de petición así como el documento que lo acompaña y el acuse de contestación para integrar expediente.

PROCEDIMIENTO: Revalidación de Estudios

40


SECRETARIA GENERAL

OBJETIVO: Revisar y tramitar las revalidaciones que permitan equiparar los estudios realizados en otras instituciones educativas con los de la UAEH.



Área de revalidaciones: 1. Elabora el “CRONOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE REVALIDACIÓN” (Anexo 25) de acuerdo al reglamento de

Revalidación de estudios y el calendario oficial institucional, turnándolo al Secretario General y al Jefe de la Unidad de Asuntos Jurídicos para su aprobación.

Secretaría General: 2. Firma el cronograma, el cual valida los tiempos de ejecución de cada una de las actividades del proceso; Área de revalidaciones: 3. Asesora personalmente, vía telefónica o correo electrónico, al público que requiere informes sobre el proceso de

revalidación, explicando los requisitos y el tiempo de duración del procedimiento;

4. Recibe, por parte de los aspirantes a revalidar estudios de los niveles medio superior, superior y de posgrado, en el periodo programado para recepción de documentos y con base en el artículo 12 del Reglamento de Revalidación, el formato “SOLICITUD DE REVALIDACIÓN” (Anexo 26) debidamente requisitado, acompañado de los documentos previstos en los artículos 13 y 14 del mismo reglamento;

5. Integra los expedientes una vez verificado que los documentos cumplan con los requisitos establecidos en el Reglamento de Revalidación.

6. Registra los datos de las solicitudes en el archivo “BASE DE DATOS ENERO-JUNIO Y JULIO-DICIEMBRE/ AÑO”

(Anexo 27), para consulta y seguimiento; 7. Envía los expedientes por medio de oficio al Director de la Escuela Superior o Instituto de los solicitantes del nivel

superior. En los casos de aspirantes al nivel medio superior, éstos se remiten a la Dirección de Educación Media Superior. Escuelas / Institutos / Dirección de Educación Media Superior:

41


SECRETARIA GENERAL

8. Examina plan y programas de estudio de cada solicitud y turna los expedientes al coordinador del programa educativo que corresponda en caso de estudios superiores quién los examina;

9. Elabora y firma un ¨Proyecto de Dictamen” precisando nombre y equivalencia de las asignaturas y número de créditos. 10. Firma y envía por medio de oficio, a la Unidad de Asuntos Jurídicos de la Secretaría General el expediente y el Proyecto

de Dictamen debidamente validados; Área de revalidaciones: 11. Elabora, con base en el “Proyecto de Dictamen” el “DICTAMEN FINAL” (Anexo 28);

12. Envía “DICTAMEN FINAL” mediante memorándum u oficio a la Dirección respectiva: (Administración Escolar, Educación Superior, Educación Media Superior y Colegio de Posgrado) según corresponda;

División Académica 13. Valida cada uno de los “Dictámenes Finales”, después de haber verificado que cumplan con lo previsto en el Reglamento

de Revalidación, y lo remite por medio de oficio a la Secretaría General con las observaciones respectivas, en caso de existir.

Área de revalidaciones: 14. Corrige el “Dictamen Final” con aquellas observaciones emitidas por las Direcciones responsables.

15. Envía el dictamen corregido a las Direcciones anteriores para su validación.

Unidad de Enlace de Cuerpos Colegiados

16. Convoca a la Comisión de Revalidación a sesión plenaria;

17. Sesiona con el objeto de discutir y en su caso, aprobar y firmar los dictámenes correspondientes los cuales tendrán el

carácter de definitivo e irrevocable;

42


SECRETARIA GENERAL

Área de revalidaciones: 18. Notifica al interesado, mediante carta de acreditación emitida por el Secretario General (Anexo 29): el resultado emitido

por la Comisión. Envía los expedientes aprobados, a la Dirección de Administración Escolar, para los efectos que procedan;

19. Archiva los expedientes de revalidación, en archivero bajo llave para su resguardo.

43


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Autorización y Publicación de Convocatorias

OBJETIVO: Verificar los requisitos legales y de forma, evaluar, corregir y dar validez a la publicación de convocatorias que emite y publica la UAEH.



La Unidad de Asuntos Jurídicos (Responsable de Convocatorias):

1. Recibe las solicitudes de convocatorias por parte del Director de la Unidad de Asuntos Jurídicos. Para el caso de Convocatorias de Examen de Oposición, recibe el oficio de las materias a las cuales se va a concursar por plazas vacantes definitivas o temporales de profesores de tiempo completo o por asignatura, por parte de las escuelas e institutos;

2. Revisa que las solicitudes de convocatoria cuenten con los elementos y/o requisitos necesarios para su diseño o publicación en su caso. Para el caso de Convocatorias de Examen de Oposición elabora la convocatoria de acuerdo a lo establecido por el Estatuto General y la entrega al Titular de la Unidad de Asuntos Jurídicos para su aprobación;

La Unidad de Asuntos Jurídicos (Titular): 3. Remite al Secretario General para su aprobación o firma; El Secretario General: 4. Aprueba y firma en su caso la convocatoria, para su publicación.

La Unidad de Asuntos Jurídicos (Responsable de Convocatorias): 5. Entrega una vez aprobada la convocatoria al área solicitante para su publicación impresa, en la página web o en los medios

que así corresponda. Para el caso de Convocatoria de Examen de Oposición, da aviso al área solicitante para acudir a la Secretaría General al recibir la convocatoria debidamente autorizada, la cual se entrega por medio de memorándum.

6. Envía a la Dirección de Tecnologías Web y Webometría la convocatoria para su publicación si así lo requiere.

44


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Integrar las diferentes comisiones necesarias para la elaboración del informe.

OBJETIVO: Formar y constituir aquellas comisiones necesarias para elaborar el informe de la administración universitaria.



La Unidad del Informe de la Administración Universitaria.

11. Realiza una propuesta sobre las comisiones necesarias para la elaboración e integración del informe.

Comisión de integración del informe.

Comisión de invitaciones.

Comisión de difusión.

Comisión de entrega de obras.

Comisión de logística.

Comisión de exposición y vino de honor.

Comisión de servicios generales.

Comisión de recursos materiales y financieros.

Comisión de seguridad.

Comisión de diseño e imagen.

12. Presenta la propuesta de comisiones al Secretario General. El Secretario General.

13. Evalúa la propuesta de comisiones para determinar la viabilidad de cada una de ellas y en caso de ser necesario da las indicaciones para modificarlas.


45


SECRETARIA GENERAL

14. Realiza las modificaciones indicadas por el Secretario General. El Secretario General.

15. Valida y da el visto bueno sobre la propuesta de comisiones presentada por la Unidad del Informe de la Administración Universitaria.


16. Envía un oficio de nombramiento donde notifica al personal sobre su asignación y responsabilidad en cada una de las comisiones del informe.

17. Convoca a una reunión general en donde se les da a conocer lo que se requiere de cada una de ellas de acuerdo al plan maestro (Anexo 30).

46


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Llevar la bitácora y el seguimiento de acuerdos pactados en las reuniones de logística del informe

OBJETIVO: Establecer seguimiento y control de todas las actividades acordadas en las reuniones de logística del informe.



Las Comisiones.

1. Presentan su cronograma de actividades en una reunión plenaria al Secretario General para su aprobación (Anexo 31).

El Secretario General.

2. Hace observaciones e indica modificaciones sobre las actividades designadas a cada una de las comisiones. La Unidad del Informe de la Administración Universitaria.

3. Acuerda el seguimiento de las actividades que desarrollará cada una de las comisiones semanalmente (Anexo 32).

4. Realiza reuniones semanales con cada una de las comisiones para dar seguimiento a cada una de las actividades planeadas.

5. Lleva una relación de las actividades realizadas por cada una de las comisiones, así como de las actividades pendientes que tienen (Anexo 33).

6. Firma de recibido (cualquier tipo de evidencia: documento, foto o video) de la ejecución total y/o final de la actividad realizada por la comisión.

47


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Coordinar la logística de acciones para llevar a cabo el evento y las actividades paralelas al mismo.

OBJETIVO: Organizar la logística de acciones y actividades inherentes al evento del informe.




1. Verifica que se realice el proceso de mantenimiento de las instalaciones del Centro de Extensión Universitaria específicamente del Aula Magna Alfonso Cravioto Mejorada y del Centro de Convenciones, que es donde se realiza el Informe y el Vino de Honor.

2. Coordina con la comisión de invitaciones un curso de capacitación para los anfitriones sobre atención personalizada.

3. Desarrolla dos simulacros previos al ensayo en las instalaciones del CEUNI para precisar cada aspecto de la logística general del evento, así como detectar áreas de oportunidad.

Asignación de lugares en Aula Magna (Anexo 34).

Iluminación sonido y video.

Imagen física del aula.

4. Realiza un ensayo final donde se verifica que no falte nada de lo planeado (realiza un Check list de acuerdo con lo planeado) y todo funcione correctamente para el evento (Anexo 35).

5. Verifica que la exposición corresponda a lo autorizado por el Sr. Rector para ser presentada durante el vino de

honor en el centro de convenciones. Sr. Rector.

6. Propone ante el H. Consejo Universitario la fecha y hora de presentación del Informe.

48


SECRETARIA GENERAL


7. Coordina el día del informe el traslado del personal de la universidad en conjunto con el transporte universitario para que puedan acceder con facilidad al evento.

49


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Gestionar y establecer el manejo de los recursos para el desarrollo del informe rectoral.

OBJETIVO: Administrar los recursos ejercidos para el desarrollo del informe rectoral.




1. Solicita a las dependencias universitarias que participan en la elaboración, integración y presentación del informe sus recursos financieros para desarrollar sus actividades.


2. Envía un oficio para solicitar los requerimientos materiales y financieros de las dependencias que forman parte de las comisiones del informe para la elaboración del PAO.

Las dependencias universitarias.

3. Envían sus requerimientos a la Unidad de Asuntos Administrativos para integrarlo en el PAO de la Secretaría General.


4. Envía electrónicamente la “Solicitud del Ejercicio Presupuestal” por medio de la aplicación electrónica.

Área de Egresos – Departamento de Control Presupuestal de la Dirección de Recursos Financieros


6. Determina si es correcta o no la información de la solicitud electrónica.

50


SECRETARIA GENERAL

En caso de que la solicitud no contenga la información a detalle, o existan errores en el fondo, función o partida presupuestal autorizada, se devolverá para su corrección a los gestores al 6% con la observación precisa de los motivos del rechazo del trámite;










La Dirección de Recursos Financieros 13. Otorga el recurso solicitado para desarrollar todas las actividades paralelas al informe rectoral.

51


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Integrar y validar la información solicitada a las dependencias universitarias.

OBJETIVO: Constituir y validar toda aquella información solicitada a las dependencias universitarias, que formará parte del informe rectoral.




1. Elabora una lista de las dependencias universitarias, a las cuales se les solicitará información.

H. Consejo Universitario.

Rectoría.

Secretaría General.

Patronato Universitario.

Fundación Hidalguense.

Voluntariado Universitario.

Institutos.

Dirección General de Planeación y La Unidad del Informe de la Administración Universitaria.

2. Determinan los lineamientos sobre la recolección de la información que se solicitará a las dependencias, institutos y escuelas universitarias.

3. Diseñan los formatos personalizados necesarios para la recopilación de la información (Anexo 36).

El Secretario General.

4. Autoriza el diseño de cada formato para la recolección de la información. La Dirección General de Planeación y La Unidad del Informe de la Administración Universitaria.

Escuelas Superiores.

Escuelas Preparatorias.

Coordinaciones.

Direcciones y Direcciones Generales

Contraloría General.

Defensor Universitario.

Parque Científico y Tecnológico UAEH.

52


SECRETARIA GENERAL

5. Elaboran un cronograma para la recopilación, integración y revisión de la información, que formará parte del informe.

Incluye (Anexo 37): 1. Fecha de envío del oficio (se envía el oficio junto con el Formato de recopilación de información). 2. Periodo a informar. 3. Tiempo de revisión. 4. Fecha de envío a la imprenta. 5. Fecha de entrega por parte de la imprenta.

6. Generan como resultado: Anuario estadístico, Folleto de Infraestructura, Resumen ejecutivo y Soporte documental.

53


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Colaborar con la Dirección General de Planeación, en el escrito final.

OBJETIVO: Coadyuvar en el escrito final del informe rectoral.




1. Recopila la información necesaria para la elaboración del informe final (acciones más relevantes llevas a cabo durante el periodo establecido).

2. Envía con oficio y por medio de correo electrónico la información recopilada a la Dirección General de Planeación.

3. Revisa a detalle la información proporcionada por cada una de las dependencias universitarias.

4. En caso de existir errores, notifica por medio de llamada u oficio (dependiendo la magnitud de los hallazgos) a la dependencia, escuela o instituto de las observaciones para que las corrijan.

5. Envía la información integrada para revisión final a un corrector de estilo profesional. La Dirección General de Planeación.

6. Recibe la información correspondiente del Soporte documental.

7. Revisa la información para elaborar el resumen ejecutivo, anuario estadístico y el folleto de infraestructura.


18. Una vez que tiene la información revisada; envía a la Dirección de Imagen y Mercadotecnia para que se le dé el formato de impresión.

19. Envía el documento final revisado y en formato de impresión a la imprenta para su edición.

54


SECRETARIA GENERAL

La imprenta.

20. Entrega: Anuario estadístico, Folleto de Infraestructura, Resumen ejecutivo y Libro Protocolario.

55


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Organizar la elaboración del soporte documental.

OBJETIVO: Estructurar y organizar la elaboración del soporte documental del informe rectoral.




1. Estructura la información recibida por parte de las dependencias universitarias.

2. Determina la estructura del soporte documental.

Compromisos del Plan de Desarrollo Institucional (PDI).

Acciones más relevantes del periodo a informar.

3. Integra el Soporte Documental con la información de las diferentes dependencias universitarias en el siguiente orden:

4. Incorpora en la sección Compromisos del Plan de Desarrollo Institucional (PDI) las acciones realizadas en el PDI vigente.

H. Consejo Universitario.

Rectoría.

Secretaría General.

Patronato Universitario.

Fundación Hidalguense.

Voluntariado Universitario.

Institutos.

Escuelas Superiores.

Escuelas Preparatorias.

Coordinaciones.

Direcciones.

Contraloría General.

Defensor Universitario.

Parque Científico y Tecnológico UAEH.

56


SECRETARIA GENERAL

5. Enlista en la sección Acciones más relevantes del periodo a informar, las actividades más destacadas de las dependencias universitarias, escuelas e institutos.

6. Revisa a detalle la información integrada en el Soporte Documental.

7. Envía la información que forma parte del Soporte Documental a la imprenta para su edición.

La Imprenta.

8. Entrega la edición del Libro Protocolario.

57


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Coordinar salidas y actividades protocolarias del Secretario General en la institución y fuera de ella.

OBJETIVO: Coordinar y verificar los requerimientos necesarios para las salidas que realice el Secretario General.

ALCANCE: Todas las dependencias participantes. Fecha de Elaboración: 24/01/2019 Fecha de Actualización: 24/01/2019 Versión: 4


La Unidad de Protocolo: 1. Recibe información de eventos institucionales y no institucionales, donde se requiere la asistencia del Secretario General. 2. Elaboración de ficha técnica del evento. (Anexo 38) Si es reunión de trabajo que preside el Secretario General:

Solicitar el espacio (requerimientos).

Ficha técnica.

Personificar reunión y colocación de papelería.

Verificar requerimientos técnicos.

Si es una ceremonia protocolaria:

Verificar el espacio para el Secretario General.

Verificar la papelería.

Verificar los requerimientos técnicos.

Si es asistencia de evento dentro y fuera de la institución:

Verificar el espacio asignado para el Secretario General.

Confirmar lugar de asistencia.

58


SECRETARIA GENERAL

El Secretario Particular: 3. Verifica y da el visto bueno de la ficha técnica del evento. La Unidad de Protocolo: 4. Establece la presentación de ficha técnica al Secretario General. El Secretario General (si es necesario): 5. Convoca a las dependencias participantes a la reunión de logística para informar aspectos operativos evento (Presentación de ficha técnica). 6. Convoca a ensayos previos al evento (Dos o tres días previos). La Unidad de Protocolo: 7. Supervisa con ayuda del Check list (Anexo 39) en colaboración con el Secretario Particular los ensayos de los eventos. Realización del evento: 8. Supervisa y garantiza con la lista de verificación que los requerimientos estén en tiempo y forma. 9. Coordina con Dirección de Protección Civil Universitaria y/o el área externa de seguridad la protección del Secretario General en los eventos. 10. Se reportan incidencias si existen.

59


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Garantizar las presentaciones y requerimientos técnicos para cada evento.

OBJETIVO: Gestionar y coordinar la logística de los eventos que preside el Secretario General.

ALCANCE: Todas las dependencias participantes. Fecha de Elaboración: 24/01/2019 Fecha de Actualización: 24/01/2019. Versión: 4


La Unidad de Protocolo: 1. Establece comunicación con la dependencia solicitante con el objetivo de conocer los requerimientos y actividades del evento. 2. Coordina con las áreas operativas el establecimiento de las responsabilidades.

Dirección de Comunicación Social.

Dirección de Eventos Especiales.

Dirección de Relaciones Públicas.

Dirección de Imagen y Mercadotecnia.

Dirección de Protección Civil Universitaria.

Dirección de Servicio Médico Universitario.

Otras 3. Asigna responsabilidades a cada área participante en el evento. 4. Verifica y da seguimiento de los requerimientos de cada evento (Anexo 39). Utilizar:

Check list. 5. Supervisa el ensayo del evento. 6. Coordina la ejecución de las responsabilidades de cada dependencia operativa que participa en el evento.

60


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Mantener comunicación con los responsables operativos de las dependencias institucionales.

OBJETIVO: Establecer diálogo con las dependencias operativas con objeto de realizar y coordinar las estrategias para llevar a cabo la realización de los eventos.

ALCANCE: Todas las dependencias participantes. Fecha de Elaboración: 24/01/2019 Fecha de Actualización: 24/01/2019 Versión: 4


La Unidad de Protocolo: 1. Analiza que dependencias participan en el evento. 2. Informa a las dependencias su participación en el evento. Las dependencias operativas: 3. Notifican sus necesidades para el evento. La Unidad de Protocolo. 4. Recibe las necesidades de cada dependencia. 5. Coordina la comunicación con las dependencias para cubrir las necesidades que requieren. 6. Da seguimiento a la cobertura de las necesidades

61


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Garantizar la disponibilidad de espacios para reuniones de trabajo.

OBJETIVO: Confirmar las diferentes áreas de trabajo para la realización de las sesiones de trabajo.

ALCANCE: Todas las dependencias. Fecha de Elaboración: 24/01/2019 Fecha de Actualización: 24/01/2019 Versión: 4


El Secretario Particular: 1. Notifica la realización de reuniones y establece los requerimientos

Lugar.

Asistentes. La Unidad de Protocolo: 2. Solicita la reservación del espacio al responsable. 3. Coordina la instalación y verificación de:

Video

Audio

Papelería

Personificadores. 5. Comunica al Secretario Particular del espacio para llevar a cabo la reunión solicitada. El Secretario Particular:

7. Valida con la finalidad de poder convocar a los asistentes.

62


SECRETARIA GENERAL

PROCEDIMIENTO: Recepción y Entrega de Correspondencia

OBJETIVO: Realizar de manera efectiva y en tiempo la recepción, clasificación, distribución y entrega de correspondencia que requieran las dependencias universitarias.



Oficialía de Partes:

1. Recibe correspondencia únicamente en las oficinas de oficialía de partes, ubicadas en el Edificio “Torres de Rectoría” y Centro Cultural Universitario “La Garza”, o en su defecto en las dependencias universitarias en el momento que acuden a entregar correspondencia;

2. Clasifica la correspondencia por dependencia y ruta, si es correspondencia para dependencias externas se clasifica por ciudad

(folder de color y gaveta por cada dependencia); 3. Registra la totalidad de los documentos recibidos en base de datos “REGISTRO DE OFICIALÍA” (Anexo 40) o en su defecto

en libro de registro, anotando los datos de referencia; 4. Realiza la entrega y recepción de la correspondencia en las siguientes rutas:

Ruta 1: Torres de Rectoría, Instituto de Ciencias Sociales y Humanidades, Instituto de Ciencias de la Salud, Instituto de Ciencias Administrativas, Edificio Central, Escuela Preparatoria Número Tres, Villa Deportiva, Sindicato Único de Trabajadores y Empleados de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, Sindicato de Personal Académico, Edificio Central y Escuela Preparatoria Número Uno;

Ruta 2: Escuela de Medicina, Dirección de Servicio Social y Prácticas Profesionales, Fundación Hidalguense, Consejo Estudiantil, Radio Universidad, Ciudad del Conocimiento, Dirección de Servicios Generales y Editorial Universitaria;

Ruta 3: Centro de Extensión Universitaria, Archivo General, Dirección de Ediciones y Publicaciones, Escuela Preparatoria Número Cuatro y Patronato Universitario. Así como a las Oficinas de la Administración de Correos en su caso.

La entrega a dependencias externas se programa según la proximidad de alguna de las rutas.

63


SECRETARIA GENERAL

La recepción y entrega de correspondencia de las Escuelas Superiores la realizan los encargados de cada una de ellas, en los siguientes espacios: Edificio “Torres de Rectoría: Escuelas Superiores de Apan, Ciudad Sahagún, Actopan, Atotonilco de Tula, Instituto de Artes, Escuelas Superiores de Zimapán, Tizayuca, Tlahuelilpan, Tepeji y Huejutla, Escuela Preparatoria Número Dos e Instituto de Ciencias Agropecuarias. 5. Clasifica los acuses de recibido de la correspondencia; 6. Realiza la entrega de los acuses.

64


SECRETARIA GENERAL

Anexo 1 “Control de registro de audiencia”

Anexo 2 “Formato solicitud de audiencia”

Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo

Secretaría General

Dr. Agustín Sosa Castelán

Audiencias

Día: __________________

Hora: __________________

Nombre:

____________________________________________________

Dependencia: ________________________________________

Asunto: _________________________________________________

________________________________________________________

Observaciones: ___________________________________________

Contacto: Tel. celular: ______________________ Tel. fijo: _______________

65


Anexo 3 “Formato control de correspondencia”

Anexo 4 “Formato Turno de correspondencia”

66


SECRETARIA GENERAL

Anexo 5 “Recorte de pantalla del SIAE (Sistema Integral de Administración Escolar).

67


SECRETARIA GENERAL

Anexo 6 “Recorte de pantalla del Sistema de Administración Escolar (UAEH).

68


Anexo 7. “Recorte de Pantalla del SIREP (Sistema Integral de Registro del Ejercicio Profesional)”.

69


SECRETARIA GENERAL

Anexo 8. “Oficio de notificación de registros asignados por la DGP a los trámites solicitados”.

UAEH/SG/****/20__

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Director XXXXXXXXXXXXXX P R E S E N T E.

Con fundamento en el artículo 80 fracciones IV, X, XI, XV, XVIII y XXI del Estatuto General de esta Institución, envío a usted los oficios de registro que la Dirección General de Profesiones ha asignado a los siguientes Planes de Estudios que a continuación se detallan en la tabla y en el documento anexo:

CLAVE DGP PROGRAMA EDUCATIVO

XXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Aprovecho la ocasión para remitirle un respetuoso saludo.

A T E N T A M E N T E

“AMOR, ORDEN Y PROGRESO” PACHUCA DE SOTO, HIDALGO, (FECHA)

SECRETARIO GENERAL

c. c .p. Minutario SASC/rdv.

70


SECRETARIA GENERAL

Anexo 9. “Formato de Certificación”.

“Formato de Certificación”.


Secretaría General

UAEH/DSTCT/****/20___

Asunto: Certificación.

El que suscribe _______________________________, Secretario General

de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, con fundamento en el

artículo 80, fracción XI, Capitulo I, del Estatuto General de esta Institución.

C E R T I F I C A

Que el impreso denominado “Carpeta que contiene la documentación

relativa a **************”, es copia fiel del original que obran en el Archivo de

esta Institución. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Lo que hago constar en (cantidad en número) (cantidad en letra) foja útil

impresa de las cuales (cantidad en número) (cantidad en letra) están

impresas por ambos lados para los efectos legales a que haya lugar.- - - - -

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -


“AMOR, ORDEN Y PROGRESO” PACHUCA DE SOTO, HIDALGO, (fecha)

SECRETARIO GENERAL

71


Anexo 10. Documentos del proceso “Cuerpos Colegiados”.

Refrendo de incorporación de estudios

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO.

SECRETARÍA GENERAL.

(Nombre y cargo del director (a))_______________

DIRECTOR(A) DE LA ESCUELA PREPARATORIA INCORPORADA

_________________________________________________________________

P R E S E N T E

El que suscribe _______________________________ en mi carácter de Secretario

General y Presidente de la Comisión de Incorporación de Estudios de la

Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, con fundamento a lo que dispone

los artículos 1, 2, 3 y 22 fracción I de la Ley Orgánica; artículo 80 fracción XVI

del Estatuto General y artículos 1, 2, 3, 5, 12, 17 y 18 del Reglamento de

Incorporación de Estudios, ordenamientos legales todos de la Universidad

Autónoma del Estado de Hidalgo, y una vez que se han cumplido todos y cada

uno de los requisitos que señala la normatividad respectiva, como obra en el

expediente de mérito:

SE EXPIDE EL PRESENTE REFRENDO DE INCORPORACIÓN DE ESTUDIOS

Para los fines que estime conveniente la institución requirente.


PACHUCA DE SOTO, HGO., A LOS __ DÍAS DEL MES DE _____________ DEL AÑO 20__ “AMOR, ORDEN Y PROGRESO”

Machote de acta

SECRETARIO GENERAL Y PRESIDENTE DE

LA COMISIÓN DE INCORPORACIÓN DE

ESTUDIOS

72


NOMBRE DEL CUERPO COLEGIADO

ACTA DE SESIÓN ORDINARIA

__ DE ___ DE 20__ NÚMERO: ACT/ UAEH/___/ /__/20__

ACTA (número de acta en letra)

En la Ciudad de Pachuca de Soto, Estado de Hidalgo, siendo las __:__ (____) horas con

(_______) minutos del día _______ __ (_________) de ______ del año 20__ (________), los

integrantes de _______________ (Cuerpo Colegiado), se disponen a realizar la _______

sesión ordinaria u extraordinaria del año 20__ (______________).-------------

Así, en calidad de integrantes de dicha ___ (cuerpo colegiado) comparecen:

________________________________________________________________________________respe

ctivamente. -------------------------------------------------------------------------------

Las personas antes mencionadas se encuentran reunidas en (ubicación y domicilio).----

-----------------------------------------------------------------------------------

Y atendiendo a lo que dispone (señalar los preceptos legales y normatividad), proceden

a plantear y, en su caso, determinar sobre cada uno de los puntos de la siguiente: ------

----------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------ORDEN DEL DÍA -------------------------------------

Primero.- Pase de lista y verificación de quórum.

Segundo.- Instalación de la sesión.

Tercero.- ____________________________________.

Cuarto.- _____________________________________.

Quinto.- Asuntos Generales.

73


------------------------------------------DESARROLLO----------------------------------------

Primero.- Se realiza el pase de lista correspondiente; tras lo cual se deja constancia de

que han comparecido:

_______________________________________________________________________________.-------

---------------------------------------------------------------------------------------------

Segundo.- Acto seguido, el representante del Presidente de la Comisión da cuenta que

existe quórum legal, manifestando que la sesión queda instalada legalmente y en

consecuencia, todos los acuerdos que de ella emanen serán válidos.-----------

Tercero.- Atendiendo al tercer punto del orden del día,

________________________________________________________________________________

Cuarto.- Por lo que refiere al desahogo de este asunto,

_______________________________________________________________________________.-------

---------------------------------------------------------------------------------------------

Quinto.________________________________________________________________________-------

---------------------------------------------------------------------------------------------

No habiendo otro asunto que tratar se levanta la presente acta a las __:__ (____) horas

del día en que se actúa, quedando notificados los miembros de (indicar que cuerpo

colegiado) que la próxima sesión ordinaria tendrá verificativo el día ______ ___ (______) de

_____ del año 20__ (____________) a las __:__ (____) horas, en (ubicación de la sede) -------

------------------------------------------------------------------

Para que así conste se firma al margen y al calce los que en ella intervinieron----

“AMOR, ORDEN Y PROGRESO” POR LA _____________________ (NOMBRE DEL CUERPO COLEGIADO)

____________________________

SECRETARÍA GENERAL Y PRESIDENCIA DEL (CUERPO COLEGIADO)

Nota: La Secretaría del cuerpo colegiado como de las vocales, varían según del cuerpo colegiado de que trate.

74


_________________________________

COORDINACIÓN DE __________Y SECRETARIA DE (CUERPO COLEGIADO)

VOCALES

____________________________________ COORDINACIÓN DE LA DIVISIÓN DE

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

_____________________________ CONTRALORÍA GENERAL

_________________________________ DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

ESCOLAR

_______________________________

DIRECCIÓN DEL SISTEMA DE UNIVERSIDAD VIRTUAL

________________________________ DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR

_______________________________ COORDINACIÓN DE LA DIVISIÓN

DE INVESTIGACIÓN Y POSGRADO

________________________________ DIRECCIÓN DE ENSEÑANZA MEDIA

SUPERIOR Y TERMINAL

75


Dictamen de Solicitud de Incorporación de Estudios.


COMISIÓN DE INCORPORACIÓN DE ESTUDIOS

DICTAMEN: CIE-UAEH-__/20__

Visto para emitir dictamen, en ejercicio de la facultad de incorporación de estudios

que le confiere a la Comisión de Incorporación de Estudios, los artículos 3, 13 y 15

párrafo III del Reglamento de Incorporación de Estudios de la Universidad Autónoma del

Estado de Hidalgo y,

RESULTANDO

PRIMERO. En fecha______________________________________, en su carácter de

___________ y __________ respectivamente, del_________________________________ ubicado

en _____________________________realizaron solicitud de incorporación de estudios a

través de la Secretaría General de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo,

acompañando a la misma de la siguiente documentación:

a. _________________________________________________________________

b. _________________________________________________________________

c. _________________________________________________________________

SEGUNDO. Mediante oficio: UAA y ECC/__/20__, la Unidad de Asuntos Académicos y

Enlace de Cuerpos Colegiados de Secretaría General, remite a la ______ (SUV, Docencia

o DIP según sea el caso), expediente de incorporación de estudios de la referida

Institución, a efecto de realizar el análisis correspondiente.

TERCERO. Por oficio o memorándum número: ____/____/20__, (SUV, Docencia o DIP

según sea el caso) envía a Secretaría General el análisis correspondiente realizado con

base a la documentación presentada por la requirente. Puntualizando lo siguiente:

76


a. _________________________________________________________________________

b. _______________________________________________________________________________

__________________________________________________________________

CUARTO. En cumplimiento al artículo 13 del Reglamento de Incorporación de Estudios,

se celebra sesión ordinaria del órgano colegiado de mérito para emitir el presente

dictamen.

CONSIDERANDO

PRIMERO. De conformidad a lo establecido por los artículos 3, 13 y 15 párrafo III del

Reglamento de Incorporación de Estudios esta Comisión es competente para resolver el

caso que se le presenta.

RESUELVE

PRIMERO. Esta Comisión con base al análisis emitido por el (SUV, Docencia o DIP según

sea el caso) determina (conceder o no) la solicitud de incorporación de estudios, si

procede se turna al Honorable Consejo Universitario para los efectos correspondientes,

sino procede termina aquí el proceso.

SEGUNDO. Notifíquese.

Así lo resolvió, la Comisión de Incorporación de Estudios de la Universidad Autónoma

del Estado de Hidalgo a los __ días del mes de _____ del año 20__.

“AMOR, ORDEN Y PROGRESO”

POR LA COMISIÓN DE INCORPORACIÓN DE ESTUDIOS

____________________________

SECRETARÍA GENERAL Y PRESIDENTE DE LA COMISIÓN DE INCORPORACIÓN DE ESTUDIOS

77


___________________________________ COORDINACIÓN DE LA DIVISIÓN DE

DOCENCIA Y SECRETARIO DE LA COMISIÓN DE INCORPORACIÓN DE

ESTUDIOS

VOCALES

____________________________________ COORDINACIÓN DE LA DIVISIÓN DE

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

_____________________________ CONTRALORÍA GENERAL

_________________________________ DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

ESCOLAR

_______________________________ DIRECCIÓN DEL SISTEMA DE

UNIVERSIDAD VIRTUAL

______________________________________ DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR

______________________________________ COORDINACIÓN DE LA DIVISIÓN DE

INVESTIGACIÓN Y POSGRADO

________________________________ DIRECCIÓN DE ENSEÑANZA MEDIA

SUPERIOR Y TERMINAL

78


SECRETARIA GENERAL

Anexo 11. “Recorte de pantalla Presupuesto Anual Universitario”.

79


SECRETARIA GENERAL

Anexo 12. Recorte de pantalla Solicitud del Ejercicio Presupuestal.

80


SECRETARIA GENERAL

Anexo 13. Inventario de bienes muebles y resguardo individual.

81


SECRETARIA GENERAL

Anexo 14. Formato Inventario Papelería.

INVENTARIO PAPELERÍA

FECHA CANTIDAD MATERIAL NOMBRE

82


SECRETARIA GENERAL

Anexo 15. Recorte de pantalla Consulta Deudores Diversos.

83


Anexo 16. Solicitud de adecuación.

84


SECRETARIA GENERAL

Anexo 17. Formato Base de datos contratos

85


SECRETARIA GENERAL

Anexo 18. “Contratos/año”

86


Anexo 19. “Convenios/año”.

87


Anexo 20. “Base de datos/año”

88


SECRETARIA GENERAL

Anexo 21. Machote para “Permisos académicos”

P. Adm. /E-J/xxxxx/201x XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX P R E S E N T E En respuesta a su oficio Núm. Xxxxxx/xx, hago de su conocimiento que xxx CONCEDE PERMISO CON GOCE DE SUELDO, para los días xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, xxxxxxxxxxxxxxxxxx, personal académico de tiempo completo, adscrit@ a xxxxxxxx, en virtud de xxxxxxxxxxxxxxxxxx. Lo anterior con fundamento en el Artículo 80, fracción VI del Estatuto General vigente, fracción 32 xxxxxxxxxx, del Contrato Colectivo de Trabajo en Vigor

A T E N T A M E N T E “AMOR, ORDEN Y PROGRESO”

Pachuca, Hgo., xxxxx de xxxxxxxxx de 201x

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX SECRETARIO GENERAL

C.C.P Dirección de Administración de Personal Interesad@ Minutario

89


SECRETARIA GENERAL

Anexo 22. Machote para “Licencia académica con goce de sueldo”.

L. SPA. E-J/XX/201X

XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX P R E S E N T E.

En respuesta al oficio Núm. XXXX/201X, hago de su conocimiento que xxxx CONCEDE LICENCIA CON GOCE DE SUELDO, a XXXXXXXXXXX, académic@ de tiempo completo adscrit@ a XXXXXXXXX, por el periodo XXXXX a partir de xxxxxxxxx. Lo anterior con fundamento en los el Artículo 80, fracción VI del Estatuto General vigente y la cláusula 33 fracción X del Contrato Colectivo de Trabajo en vigor.


Pachuca, Hgo., xx de xxxxx del 201x

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX SECRETARIO GENERAL

C.C.P. Dir. de Administración de Personal Departamento Académico. xxxxxxxxxx Interesad@ Minutario

90


Anexo 23. Machote para “licencia académica sin goce de sueldo”.

L. SPA. E-J/XX/201X

XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX P R E S E N T E.

En respuesta al oficio Núm. XXXX/201X, hago de su conocimiento que xxxx CONCEDE LICENCIA SIN GOCE DE SUELDO, a XXXXXXXXXXX, académic@ de tiempo completo adscrit@ a XXXXXXXXX, por el periodo XXXXX a partir de xxxxxxxxx. Lo anterior con fundamento en los el Artículo 80, fracción VI del Estatuto General vigente y la cláusula 34 fracción X del Contrato Colectivo de Trabajo en vigor.


Pachuca, Hgo., xx de xxxxx del 201x

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX SECRETARIO GENERAL

C.C.P. Dir. de Administración de Personal Departamento Académico. xxxxxxxxxx Interesad@ Minutario

91


Anexo 24. Machote para “Permisos administrativos con goce de sueldo”.

XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX P R E S E N T E En respuesta a su oficio Núm. Xxxxxx/xx, hago de su conocimiento que xx CONCEDE PERMISO CON GOCE DE SUELDO, para los días xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, xxxxxxxxxxxxxxxxxx, personal administrativo de tiempo completo, adscrit@ a xxxxxxxx, en virtud de xxxxxxxxxxxxxxxxxx. Lo anterior con fundamento en el Artículo 80, fracción VI del Estatuto General vigente, clausula 93, del Contrato Colectivo de Trabajo en Vigor

A T E N T A M E N T E “AMOR, RDEN Y PROGRESO”

Pachuca, Hgo., xxxxx de xxxxxxxxx de 201x

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX SECRETARIO GENERAL

C.C.P Dirección de Administración de Personal Interesad@ Minutario

92


Anexo 25. “Cronograma del procedimiento de revalidación”.

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO CRONOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE REVALIDACIONES DE

BACHILLERATO, LICENCIATURA Y POSGRADO, ENERO-JUNIO AÑO

FECHA O PERIODO

ACTIVIDAD ÁREA RESPONSABLE

1 Recepción de la documentación Unidad de Asuntos Jurídicos

2 Verificación e integración de expedientes y captura de datos en el archivo “Base de Datos Periodo Año”

Unidad de Asuntos Jurídicos

3 Envío de expedientes a los institutos, Escuelas Superiores (coordinadores)


4 Análisis y elaboración del anteproyecto de revalidación.

Área Académica, Coordinación, Escuela Superior o Dirección Correspondiente

5 Envío de anteproyectos de dictámenes Dirección de la Escuela o Instituto

6 Envío de los proyectos de dictámenes a la División de Docencia o de Investigación o Posgrado


7 Recepción de Dictámenes para su revisión División Académica o de Investigación o Colegio de posgrado y Administración Escolar

8 Elaboración de dictámenes finales Unidad de Asuntos Jurídicos

9 Fecha para reunión de la Comisión de Revalidación de Estudios

Unidad de Asuntos Jurídicos y Enlace de Cuerpos Colegiados

10 Elaborados y aprobados los dictámenes finales, con la carta de acreditación y notificación al interesado

Unidad de Asuntos Jurídicos y Enlace de Cuerpos Colegiados

11 Inicio de Actividades y Cursos generales del área Académica de Medicina

Administración Escolar

12 Inicio de Curso de Licenciaturas Administración Escolar

ATENTAMENTE

“AMOR ORDEN Y PROGRSO” PACHUCA DE SOTO, HIDALGO; A DIA DE MES DEL 20___

ELABORÓ:

Responsable de Revalidación

REVISÓ:

Titular de la Unidad de Asuntos Jurídicos

APROBÓ EL PROGRAMA:

Secretario General

93


Anexo 26. “Solicitud de revalidación”.

94


SECRETARIA GENERAL

Anexo 27. “Base de datos ENERO-JUNIO y JULIO-DICIEMBRE/AÑO”.

95


SECRETARIA GENERAL

Anexo 28. Proyecto de Dictamen “DICTAMEN FINAL”.


SECRETARÍA GENERAL

COMISIÓN DE REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS

R E S U L T A N D O S

VISTO EL EXPEDIENTE NUMERO: XXXXXXXXXXXXX QUE SE FORMÓ CON MOTIVO DE LA SOLICITUD DE REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS, PRESENTADO EN LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO, Y CON OBJETO DE RESOLVER SOBRE EL MISMO. SE ACUERDA: PRIMERO: CON FECHA XX DE XXXXXXXX DE 201X

XX C. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX PRESENTÓ ANTE LA COMISIÓN DE REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS, A TRAVÉS DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA U.A.E.H., SOLICITUD EN LA QUE CONSTAN LOS SIGUIENTES DATOS:

NOMBRE COMPLETO: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

DOMICILIO: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX MOTIVO POR EL QUE SOLICITA REVALIDACIÓN:

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

NIVEL QUE DESEA CURSAR: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

ESCUELA O INSTITUTO: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX NOMBRE DE LA ESCUELA DE PROCEDENCIA:

UAEH/ XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

AÑO O SEMESTRE HASTA QUE CURSO: XXXXXXXX SEMESTRE FECHA EN QUE TERMINÓ O ABANDONÓ SUS ESTUDIOS:

XX DE XXXXX 20XX

DOCUMENTACIÓN ENTREGADA POR EL ASPIRANTE Y ANEXADA A LA SOLICITUD:

CERTIFICADO DE ESTUDIOS Y CARTA DE BUENA CONDUCTA.

SEGUNDO: HABIENDO DADO ENTRADA A DICHA SOLICITUD CON EL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO EN LA NORMATIVIDAD CORRESPONDIENTE, LA SECRETARÍA GENERAL DE LA U.A.E.H. LA TURNÓ A LA DIRECCIÓN DEL:


DEPENDENCIA QUE CON FECHA: XX DE XXXXXXX DE 20XX EMITIÓ UN PRIMER PROYECTO DE DICTAMEN.

96


TERCERO: A SU VEZ LA COORDINACIÓN DE LA DIVISIÓN DE DOCENCIA A TRAVÉS DE LA XXXXXXXXXXXXXXXX, VALIDÓ EL PROYECTO DE DICTAMEN. LO QUE MOTIVO LOS SIGUIENTES:

CONSIDERANDOS

PRIMERO: ES FACULTAD DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO, CONOCER SOBRE

REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS TAL Y COMO LO DISPONEN LOS ARTÍCULOS 3°, FRACCIÓN VI DE SU LEY

ORGÁNICA, Y ARTÍCULO 9° FRAC. VIII CAPITULO III DE SU ESTATUTO GENERAL ASÍ COMO EL REGLAMENTO DE

REVALIDACIÓN VIGENTE.

SEGUNDO: DE CONFORMIDAD CON LOS ARTÍCULOS 13 Y 14 DEL REGLAMENTO DE REVALIDACIÓN, SE DIO

ENTRADA A LA SOLICITUD DE REVALIDACIÓN, DADO QUE EL SOLICITANTE CUMPLIÓ CON LOS REQUISITOS Y

ENTREGÓ LA DOCUMENTACIÓN PREVISTA EN LOS ARTÍCULOS MENCIONADOS.

TERCERO: QUE EN CUMPLIMIENTO A LO PREVISTO POR LOS ARTÍCULOS 17 AL 22 DEL ORDENAMIENTO

CITADO, SE INICIÓ Y AGOTÓ EL PROCEDIMIENTO DE REVALIDACIÓN CORRESPONDIENTE.

CUARTO: QUE CON OBJETO DE CONOCER Y RESOLVER LOS PROYECTOS DE DICTAMEN EMITIDOS POR LAS

INSTANCIAS MENCIONADAS Y EN CUMPLIMIENTO A LO QUE ESTIPULAN EL REGLAMENTO DE LA MATERIA, SE

INTEGRÓ LA COMISIÓN DE REVALIDACIÓN, MISMA QUE EN SESIÓN PLENARIA Y EN USO DE SUS FACULTADES

EMITE EL SIGUIENTE DICTAMEN FINAL:

97


DICTAMEN FINAL

EXP. XXXXXXXXXXXXXX

NOMBRE: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX UAEH/XXXX


PRIMER SEMESTRE

ASIGNATURAS A REVALIDAR O CURSADAS CAL. POR ASIGNATURAS

EQUIVALENTES DE LA U.A.E.H. No.

CRED

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX X POR XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX X

ASIGNATURAS QUE DEBERA CURSAR EN PRIMER SEMESTRE

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

SEGUNDO SEMESTRE

ASIGNATURAS A REVALIDAR O CURSADAS

CAL. POR ASIGNATURAS

EQUIVALENTES DE LA U.A.E.H. No. CRED


ASIGNATURAS QUE DEBERA CURSAR EN SEGUNDO SEMESTRE

XXXXXXXXXXXXXXXXXX

TERCER SEMESTRE





ASIGNATURAS QUE DEBERA CURSAR EN TERCER SEMESTRE

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

CUARTO SEMESTRE






XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

98


QUINTO SEMESTRE







SEXTO SEMESTRE







SÉPTIMO SEMESTRE

ASIGNATURAS A REVALIDAR O

CURSADAS CAL. POR

ASIGNATURAS EQUIVALENTES DE LA U.A.E.H.

No. CRED




OCTAVO SEMESTRE







NOVENO SEMESTRE





99




DECIMO SEMESTRE







TOTAL DE MATERIAS REVALIDADAS: xx

NÚMERO DE CRÉDITOS ACUMULADOS: xxxxx

TOTAL DE CRÉDITOS DE LA LICENCIATURA: xxxxx LA EMISIÓN DEL PRESENTE DICTAMEN NO IMPLICA EL COMPROMISO DE INGRESO A LA UNIVERSIDAD

AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALG


Firman los integrantes de la comisión de revalidación

“Amor, Orden y Progreso”

Pachuca de Soto, Hidalgo a XX de XXXXXXXXX de 201X

EXP. XXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXX SECRETARIO GENERAL

REPRESENTANTE XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

JEFE DE LA UNIDAD DE ASUNTOS ACADÉMICOS Y ENLACE DE CUERPOS COLEGIADOS

XXXXXXXXXXXXXXXXX COORDINADOR DE LA DIVISIÓN DE DOCENCIA

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX DIRECTOR DE EDUCACIÓN SUPERIOR

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX DIRECTOR DE XXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXX

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR

100


Anexo 29. “Carta de Acreditación o no acreditación”.

Carta de acreditación de revalidación de estudios

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO SECRETARÍA GENERAL

UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS UNIDAD DE ASUNTOS ACADÉMICOS Y ENLACE DE CUERPOS

COLEGIADOS.

NO. DE EXP. __/______/20__ C. (Nombre del solicitante) ______________________________ PRESENTE.

Con fundamento en el artículo 23 del reglamento de revalidación de estudios de la universidad, le comunico que su solicitud ha sido aceptado(a) de acuerdo a los criterios contemplados para este fin. Dictamen plasmado en la Resolución de la Comisión de Revalidación de Estudios de fecha _ de _____________ del presente año, y que en detalle le informará oportunamente a la Dirección de Administración Escolar. No obstante lo anterior, le aclaro que la emisión del dictamen no implica compromiso de ingreso a la universidad, como lo establece el numeral 24 del citado reglamento, ya que se sujetará al grupo disponible en se señala el __________________________ (programa y nivel educativo). Sin otro particular por el momento, me despido de usted.


PACHUCA DE SOTO, HIDALGO, _ DE DICIEMBRE DEL 20__

JEFE DE LA UNIDAD DE ASUNTOS ACADÉMICOS Y ENLACE DE CUERPOS COLEGIADOS.

C.C. Expediente

101


Carta de no Acreditación de Revalidación de Estudios

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO SECRETARÍA GENERAL

UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS

UNIDAD DE ASUNTOS ACADÉMICOS Y ENLACE DE CUERPOS COLEGIADOS.

No. de EXP. __/_____/20__

C. (Nombre del solicitante) ______________________________

P R E S E N T E:

Con fundamento en lo dispuesto por el artículo ______ del Reglamento de

Revalidación de Estudios, le informo que NO PROCEDE su solicitud de

revalidación, dado

que__________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________.

Sin más por el momento, quedo de usted.


PACHUCA HIDALGO, A __ DE ____________________ DE 20___.

JEFE DE LA UNIDAD DE ASUNTOS ACADÉMICOS

Y ENLACE DE CUERPOS COLEGIADOS

C.C. Expediente

102


Anexo 30. Formato “Integración de comisiones”.

COMISIÓN PRODUCTOS

ESPERADOS/ACTIVIDADES

1.- COMISIÓN INTEGRACIÓN DEL

INFORME Responsable: xxxxxxxxxxxxxx

2.- COMISIÓN DE INVITACIONES Responsable: xxxxxxxxxxxxxx

3.- COMISIÓN DE DIFUSIÓN

Responsable: xxxxxxxxxxxxxx

4.- COMISIÓN DE ENTREGA DE

OBRAS Responsable: xxxxxxxxxxxxxx

5.- COMISIÓN DE LOGÍSTICA Responsable: xxxxxxxxxxxxxx

6.- COMISIÓN DE EXPOSICIÓN Y VINO DE HONOR Responsable: xxxxxxxxxxxxxx

7.- COMISIÓN DE SERVICIOS GENERALES

Responsable: xxxxxxxxxxxxxx

8.- COMISIÓN DE RECURSOS

MATERIALES Y FINANCIEROS Responsable: xxxxxxxxxxxxxx

9.- COMISIÓN DE SEGURIDAD Responsable: xxxxxxxxxxxxxx

10.- COMISIÓN DE DISEÑO DE IMAGEN Responsable: xxxxxxxxxxxxxx

103


SECRETARIA GENERAL

Anexo 31. “Cronograma de actividades de las comisiones”.

No. ACTIVIDAD/COMPROMISOS INICIA TERMINA PERSONAS

INVOLUCRADAS 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

104


SECRETARIA GENERAL

Anexo 32. Formato “Segumiento de las actividades las comisiones”.

COMISIONES DEL XXXXX INFORME

DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA

COMISIÓN RESPONSABLE DE LA COMISIÓN

RESPONSABLE DE SEGUIMIENTO POR PARTE DE SECRETARÍA GENERAL

STATUS

105


SECRETARIA GENERAL

Pendientes con Comisión de XXXXXXXXXXXXXX

Actividad Observaciones

106


Anexo 33. Formato “Relación de actividades para dar seguimiento por parte de la S.G.”

RELACIÓN DE ACTIVIDADES A REALIZAR PARA DAR SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA SECRETARIA GENERAL PARA EL

PRIMER INFORME DE ACTIVIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA

Actividad Responsable Seguimiento Fecha

Compromiso

107


SECRETARIA GENERAL

Anexo 34. Croquis “Asiganción de lugares Aula Magna Alfonso Cravioto Mejorada”.

Croquis de asignación de lugares.

108


Anexo 35. Chek list “Requerimientos para el evento final.

UNIDAD DE PROTOCOLO

LISTA DE VERIFICACIÓN

Evento

Día

Hora

Lugar

Responsable

Externa

Aplica No

aplica

Cumple No

cumple

Aplica No

aplica

Cumple No

cumple

Dispositivo de

seguridad Planta de luz

Estacionamientos Limpieza en recinto

Ambulancia Accesos abiertos

Interna

Aplica No

aplica

Cumple No

cumple

Aplica No

aplica

Cumple No

cumple

Servicio Médico Arreglo floral

Equipo técnico de

video Reconocimiento

109


Pantallas Maestro de ceremonias

Video proyector Guión

LOOP y video Equipo de Protocolo Institucional

CCVT Lugares reservados invitados

especiales

Equipo técnico de

audio Espacio para recepción de

autoriades

Instalación de audio Coffe break

Soundcheck Equipo de cómputo

Presídium Mesa de registro

Personificadores Unifilas

Banderas Recorrido por ruta de acceso

Podíum Manejo de luminaria

Tarjetería Espacio de recorrido

Lona Back Asistentes del evento

Limpieza Distribución de escenario, sillas

Ventanas, puertas Distribución de escenario, sillas

Observaciones

Marca con una √ los __ que se cumplan y una ẋ para los que no.

110


Anexo 36. Formatos y oficios de solicitud de información.

ACCIONES MÁS IMPORTANTES

Nombre del Instituto o Escuela DESTACAR DE LOS SIGUIENTES RUBROS LO MÁS RELEVANTE Y HACERLO EN PROSA CON VIÑETAS, EN LETRA ARIAL 12 PUNTOS, SIN ABREVIACIONES Y DESPLEGANDO LAS SIGLAS O ACRÓNIMOS, EN ELECTRÓNICO Y EN WORD: DOCENCIA

- Cuantos diseños curriculares o rediseños se realizaron.

- Cuantos titulados hubo en los dos periodos enero - junio 2017 y julio – diciembre 2018.

- Capacitación y actualización docente, cuantos y en qué.

- Evaluación y acreditación de programas educativos, cuantos y por quien.

- Reconocimientos, Premios y/o distinciones nacionales y/o internacionales obtenidos

por los alumnos. (Especificar nombre del alumno, del premio, semestre, Licenciatura,

quien lo otorga y donde lo obtuvo, es decir, precisar todos los datos).

INVESTIGACIÓN

- Proyectos, cuantos, cuáles y los montos de cada uno de ellos.

- Producción científica: Libros, artículos publicados, entre otros.

- Perfil PROMEP, cuántos lo tienen y en qué áreas.

- Sistema Nacional de Investigadores cuantos y de que área.

- Cuerpos académicos, cuantos y de que área

- Reconocimientos, Premios y/o distinciones nacionales y/o internacionales obtenidas

por los profesores y/o investigadores. (Especificar nombre del profesor y/o

investigador, del premio, del área académica a la que pertenece o cuerpo colegiado,

quien lo otorga y donde lo obtuvo, es decir, precisar todos los datos).

VINCULACIÓN

- Movilidad académica de profesores (nombre completo, actividad, institución).

- Movilidad académica de alumnos (nombre completo, actividad, institución).

- Convenios signados en el año que se informa y sus resultados (marzo 2017 – marzo

2018).

- Prácticas profesionales y servicio social.

EXTENSIÓN

- Eventos culturales

- Eventos deportivos

- Eventos de divulgación científica

- Actividades socioculturales

- Conferencias nacionales e internacionales

111


SERVICIOS ESTUDIANTILES - Tutorías y asesorías

- Pláticas de inducción

- Apoyos a estudiantes (becas), cuantas y monto total.

PROGRAMAS EDUCATIVOS

- Enunciar los programas sin abreviaciones y nombre completo

MATRÍCULA

- Nuevo Ingreso enero – junio 2017

- Nuevo ingreso julio – diciembre 2017

- Egreso enero – junio 2017

- Egreso julio – diciembre 2017

INFRAESTRUCTURA (NUEVA O REMODELACIONES RELEVANTES).

*** Si desea incluir fotografías, deben de ser de calidad y poner los datos de las mismas, es decir, de que evento son, la fecha del evento, los nombres precisos de las personas que aparecen en la misma nombrándolos de izquierda a derecha, etc. Todas las fotografías y sus respectivos datos, deberán entregarse en un documento aparte.

ACCIONES MÁS IMPORTANTES

112


Nombre de la Dependencia Universitaria

DESTACAR DE LOS SIGUIENTES RUBROS LO MÁS RELEVANTE Y HACERLO EN PROSA O CON VIÑETAS,

UTILIZAR LETRA ARIAL 12 PUNTOS EN WORD, SIN ABREVIACIONES Y DESATAR SIGLAS O ACRÓNIMOS:

- Enunciar todos los programas educativos sin abreviaciones y nombre completo

- Cuantos titulados hubo en los dos periodos enero - junio 2017 y julio – diciembre 2018.

- Otros.

*** Si desea incluir fotografías, deben de ser de calidad y poner los datos de las mismas, es decir, de que evento son, la fecha del evento, los nombres precisos de las personas que aparecen en la misma nombrándolos de izquierda a derecha, etc. Todas las fotografías y sus respectivos datos, deberán entregarse en un documento aparte. La calidad de las fotografías deberá de ser de 300 ppp (300 puntos por pulgada) como mínimo y deberán estar en formato JPEG. Para facilitar la relación de fotografías en una carpeta aparte colocarlas numeradas y en un archivo Word describir cada fotografía con el número que le corresponde.

113


XXXXXXXXXXXX Director de XXXXXXXXXXXX Presente En base al Estatuto General de la UAEH en su artículo 47 sobre facultades y obligaciones del rector, la fracción XIII, donde a la letra dice: “Presentar al Honorable Consejo Universitario el informe anual sobre el resultado de las actividades desarrolladas por la UAEH”, solicitamos de su valioso apoyo para que nos haga llegar las acciones más relevantes que durante el actual periodo han realizado en la dependencia que dignamente dirige. Le presentamos algunas recomendaciones que le rogaría tomaran en cuenta:

Le pedimos, encarecidamente, que las acciones más relevantes preferentemente no sean

más de diez, a menos que la naturaleza de las actividades lo requieran.

Hay que recordar que la información es para el informe del rector, no es un informe de la

dependencia que encabeza, por eso la necesidad de plasmar las acciones más relevantes.

El texto es en prosa con viñetas por cada tema.

La entrega es electrónica, enviando el archivo en Word a más tardar el día XXXXXXX al

correo: XXXXXX@xxxxxxx, rogándole colocar el nombre de su dependencia en el asunto

del correo.

El texto en letra Arial de 12 puntos con entrelineado de 1.5 sin abreviaciones y desplegando

las siglas o acrónimos.

Si desea incluir fotografías, deben de ser de calidad y poner los datos de las mismas, es

decir, de que evento son, fecha, los nombres precisos de las personas que aparecen en la

misma nombrándolos de izquierda a derecha, etc. Todas las fotografías y sus respectivos

datos, deberán entregarse en un archivo aparte (no pegado al texto). La calidad de las

fotografías deberá de ser de 5 megapixeles como mínimo y deberán estar en formato JPEG.

Para facilitar la relación de fotografías en una carpeta aparte colocarlas numeradas y en un

archivo Word describir cada fotografía con el número que le corresponde.

A manera de sugerencia tenemos algunos temas que es importante incluir, independientemente de otros que consideren relevantes: (aquí colocar los temas por dependencia) Agradeciendo su apoyo reciba un muy cordial saludo.

114


SECRETARIA GENERAL

Anexo 37. Cronograma del XXXXX Informe.

115


116


Anexo 38. Formato “ficha técnica”.

117


SECRETARIA GENERAL

Anexo 39. Check list.

UNIDAD DE PROTOCOLO

LISTA DE VERIFICACIÓN

Evento

Día

Hora

Lugar

Responsable

Externa

Aplica No

aplica

Cumple No

cumple

Aplica No

aplica

Cumple No

cumple

Dispositivo de

seguridad Planta de luz

Estacionamientos Limpieza en recinto

Ambulancia Accesos abiertos

Interna

Aplica No

aplica

Cumple No

cumple

Aplica No

aplica

Cumple No

cumple

Servicio Médico Arreglo floral

Equipo técnico de

video Reconocimiento

Pantallas Maestro de ceremonias

118


Video proyector Guión

LOOP y video Equipo de Protocolo Institucional

CCVT Lugares reservados invitados

especiales

Equipo técnico de

audio Espacio para recepción de

autoriades

Instalación de audio Coffe break

Soundcheck Equipo de cómputo

Presídium Mesa de registro

Personificadores Unifilas

Banderas Recorrido por ruta de acceso

Podíum Manejo de luminaria

Tarjetería Espacio de recorrido

Lona Back Asistentes del evento

Limpieza Distribución de escenario, sillas

Ventanas, puertas Distribución de escenario, sillas

Observaciones

Marca con una √ los __ que se cumplan y una ẋ para los que no.

119


Anexo 40. Base de datos “Registro de oficialía”.

Fecha Nombre de La Dependencia que

envía

Asunto N° De Referencia Nombre de la Dependencia que

Recibe

Fecha que se recibe la

correspondencia

Dependencia que envía

Asunto que trata el documento Número de memorándum, oficio u otro

Dependencia a la cual va dirigida

Documents

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA GENERAL · 4. Entrega la correspondencia a la recepción para distribuir los documentos. Área de Recepción 5. Entrega la correspondencia