Manual de Préstamo entre Campus – BIB/M-4-04

Fecha de creación 16/11/05 Fecha última actualización: 16/11/05 Versión 1

Departamento: Servicio a Usuarios Procedimiento: Manual de Préstamo entre Campus – BIB/M-4-04 Áreas involucradas:

Servicios a Usuarios – Préstamo entre Campus

Cliente: Comunidad TEC Elaborado: Laura Angélica Juárez Vargas (Responsable del Área de Procesos Técnicos,

campus Hidalgo) Revisado: Aprobado: 1. Términos importantes

Campus solicitante: Campus al que pertenece el usuario que solicita el material Campus surtidor: Campus al que MILLENNIUM ALEATORIAMENTE eligió para

surtir el material Campus cercano: Campus que geográficamente esta mas cerca al Campus

solicitante y que puede surtir el material Apartados por autorizar: Apartados que aparecen en el listado “SOLICITUDES entre

campus AUTORIZADAS de tus usuarios”. Apartados autorizado: Apartados que aparecen en el listado “SOLICITUDES entre

Campus POR SURTIR o EN PROCESO”

2. SOLICITUDES entre campus AUTORIZADAS de tus usuarios Es el listado de las solicitudes hechas por TUS usuarios (campus solicitante) y que OTROS campus SURTIRAN Todos los días a las 12:00 am se corre las solicitudes generadas durante el día anterior, por lo que el responsable de Préstamo entre Campus recibe todas las mañanas el listado que deberá revisar a fin de CANCELAR las solicitudes de TUS usuarios que NO SE AUTORIZA sean surtidas por las bibliotecas del sistema. NOTA IMPORTANTE: * Las cancelaciones deben hacerse el mismo día para evitar envíos innecesarios.

Contenido del listado:

Pic . Location Autor . Titulo . Clasificacion Cod Barras . Status .

HGO egs . Pazos, Luis, .

Problemas socioeconomicos de .

HC 135 .P39 1996 . EGS24788 . DISPONIBLE

HGO egl .

Borbolla, Oscar de la, .

Las vocales malditas .

PQ7298.12 .O725 V6 2002 . EGL19880 . MISSING .

HGO qro . Rice, Anne, .

El ladron de cuerpos .

PS3568.I265 T3418 2003 QRO162405 DISPONIBLE .

Para revisar el listado:

a) Dar clic sobre el campos de código de barra, titulo o clasificación del material solicitado para verificar si este lo tienen en el campus solicitante (TU CAMPUS) y si lo tiene verificar cuando vence.

b) Si el campus solicitante (TU CAMPUS) tiene el material pero está prestado y vence en menos de 3 días:

i) Transferir el apartado a material del campus solicitante (TU CAMPUS). c) Si algún campus cercano al campus solicitante tiene el material:

i) Trasferir el apartado del campus surtidor al campus cercano y llenar la forma de transferencia: http://biblioteca.itesm.mx/millennium/mill_entrecampus_trasnferencia.htm *Si no se envía la transferencia el campus cercano NO enviará el material, por que no recibirá la solicitud.

ii) Cancelar la solicitud al campus surtidor, llenar la forma: http://biblioteca.itesm.mx/millennium/mill_entrecampus_cencelación.htm

d) Si han pasado más de 3 días desde que aparece disponible el material: el campus solicitante puede reclamar el envío del material al campus surtidor llenado la forma: http://biblioteca.itesm.mx/millennium/mill_entrecampus_incumplido.htm

2.1 Transferir apartado: 2.1.1 Al seleccionar desde el Mostrador el botón “Búsqueda/Reserva” se abre la pantalla

para hacer las búsquedas.

Figura 1 2.1.2 Localizar el registro del material requerido de a cuerdo a la opción seleccionada 2.1.3 En el registro de Ítem aparece en la columna de Hold el apartado.

Figura 2

2.1.4 El botón “Transfer Holds” transfiere el apartado de un material a otro, esta activo solo en el caso de que existan más de un material, al selecciona este botón aparece una ventana donde se debe seleccionar el numero de item del material al que se va a transferir el apartado. (Ver figura 3)

Figura 3 Transferir Apartado

2.2 Cancelar apartado 2.2.1 Al seleccionar desde el Mostrador el botón “Búsqueda/Reserva” se abre la pantalla

para hacer las búsquedas.

Figura 4

2.2.2 Localizar el registro del material requerido de a cuerdo a la opción seleccionada 2.2.3 En el registro de Ítem aparece en la columna de Hold el apartado, seleccionar la

pestaña “Reserva de Ejemplar” en donde se debe mostrar la leyendo “1 Reserva de ejemplar”

Figura 3

2.2.4 Seleccionar el Item que se desea cancelar para que se active la opción “Cancelar Reserva”

Figura 4

2.2.5 Al oprimir el botón “Cancelar Reserva” se despliega una ventana en donde se puede seleccionar cualquiera de las opciones dependiendo de lo que se desea hacer:

Figura 5

i) Cancelar reserva y cambiar el estado a EXTRAVIADO: Al oprimir este botón aparece una ventana desde donde se puede seleccionar el mensaje que se enviará al usuario de la justificación de la cancelación del apartado y el estatus del item se cambiara como “Extraviado”.

ii) Cancelar reserva: Al oprimir este botón aparece una ventana desde donde se puede seleccionar el mensaje que se enviará al usuario de la justificación de cancelación del apartado, al hacer la selección oprimir el botón “SI”. Si no se desea mandar ningún mensaje al usuario por que se realizo un apartado equivocado, se oprime el botón “NO”.

iii) No cancelar reserva: No hace ninguna cancelación, y envía el mensaje “No se cancelo la reserva: Hold on .i100133 no cancelled at this time” seleccionar el botón “OK”

Figura 6 3. SOLICITUDES entre Campus POR SURTIR o EN PROCESO Es el listado de las solicitudes que otros campus están haciendo, estas solicitudes FUERON REVISADAS Y ACEPTADAS por el campus del usuario que las HIZO. Todos los días a las 12:00 am se corre las solicitudes generadas durante el día anterior, por lo que el responsable de Préstamo entre Campus recibe todas las mañanas el listado que deberá revisar y surtir cuanto antes. Contenido del listado:

Loc Autor Titulo Clasificacion Barras Status Pickup Location

hgo Waite, Brian

Modern jazz piano : a study i ML3506W3 1987 HI015770 DISPONIBLE

MTY RESERVA

hgo

Chejov, Anton Pavlovich,

Un drama de caza

PG3457S5 D718 2002 HGO26011 DISPONIBLE

CCM RESERVA

hgo Fuentes, Carlos

La frontera de cristal : una PQ7297F8F7 2000 HGO21585 DISPONIBLE

MTY RESERVA

hgo

Cantu Delgado, Humberto

Desarrollo de una cultura de TS156 C3 2001 HI012442 DISPONIBLE

LAG SEC LA LUZ GENERAL

Para surtir material entrecampus se sugiere el siguiente proceso:

1.- Revise el listado del día anterior para verificar que no tiene apartados pendientes por surtir.

2.- Con el listado nuevo y los pendientes del anterior o anteriores: a) Ordenar los materiales que tengan estatus DISPINIBLE:

1) Ir a sala a buscarlo para enviarlo. b) Si el material ya se busco más de 2 veces y no se encuentra:

1) Marcarlo como extraviado (seguir procedimiento) 2) Llenar la forma:

http://biblioteca.itesm.mx/millennium/mill_entrecampus_rechazo.htm especificando el RECHAZO.

3.- Los materiales que tengan otro estatus (extraviados, en catalogación, en encuadernación, …) y que no estén prestados:

a) Revisar el estatus y ver si es posible enviarlo pronto b) Si el material no puede surtirse por alguna razón debe llenar la forma:

http://biblioteca.itesm.mx/millennium/mill_entrecampus_rechazo.htm especificando el motivo del RECHAZO.

c) Si por alguna razón se decide cancelar la solicitud, llenar la forma: http://biblioteca.itesm.mx/millennium/mill_entrecampus_cencelación.htm

d) Si por alguna razón se transfiere la solicitud, avisar al campus solicitante llenando la forma:

http://biblioteca.itesm.mx/millennium/mill_entrecampus_trasnferencia.htm

NOTAS IMPORTANTES • Los campus que surten las solicitudes no están autorizados a transferir a otros campus las solicitudes • Las solicitudes deben ser puestas “En tránsito” el mismo día

4. Enviar material al campus solicitante:

4.1 Llevar el material a Circulación para preparar el envío 4.2 Devolver el material para que sea cambiado su estatus a “EN TRANSITO”

4.3 Entrar a la base de datos “Registro préstamos entre Campus” que se encuentra en el portal de Millennium (http://biblioteca.itesm.mx/Millennium) en la parte de Préstamos entre Campus el cual permitirá a los campus monitorear la fecha y guía de envío o devolución de un material de Préstamo entre Campus.

Figura 7

4.4 Al dar clic al formato, pedirá que se autentiques:

Figura 8

4.5 Al entrar a la base de datos se podrá visualizar los envíos realizados y registrados. 4.6 Para dar de alta un material que se vaya a enviar, seleccionar la opción NUEVO

REGISTRO.

Figura 9

4.7 Al dar clic aparece la siguiente forma la cual debe llenarse:

Figura 10

a) ESTATUS: seleccionar la opción “Enviado a campus solicitante”

Figura 11

b) CAMPUS PROPIETARIO DEL MATERIAL c) CAMPUS SOLICITANTE d) FECHA DE ENVIO AL SOLICITANTE e) CODIGO DE BARRA DE MATERIAL ENVIADO f) NO. DE GUIA DE ENVIO

4.8 Después de llenar los datos antes indicados, dar clic en “OK Actualizar”. 4.9 Empaquetar y enviar el material al campus solicitante.

5 Recepción de material del campus solicitante 5.1 Entrar a la base de datos “Registro préstamos entre Campus” que se encuentra en

el portal de Millennium (http://biblioteca.itesm.mx/Millennium) en la parte de Préstamos entre Campus el cual permitirá a los campus monitorear la fecha y guía de envío o devolución de un material de Préstamo entre Campus. (ver figura 7).

5.2 Registrar datos personales. (ver figura 8)

5.3 Dar clic en la opción BUSCAR para localizar el código de barra del material recibido.

Figura 12 5.4 Al encontrar el formato del código de barra recibido, llenar los siguientes datos:

Figura 13

a) ESTATUS: seleccionar la opción “Recibido por campus solicitante” (ver figura 11)

b) Fecha de recepción por solicitante

5.5 Después de llenar los datos antes indicados, dar clic en “OK Actualizar”. 5.6 Llevar el material a Circulación para su préstamo 5.7 Devolver el material recibido para que el sistema le coloque estatus “Separado y

genere el aviso al usuario” 5.8 Poner material en el estante de Préstamos entre campus 5.9 La Biblioteca Solicitante le presentará al usuario que hizo el apartado el material de la

Biblioteca proveedora. 6 Envió de material al campus propietario 6.1 Una vez que el usuario termina de utilizar el material, lo devuelve a su Biblioteca

Matriz. 6.2 Cuando se hace la devolución y el material no pertenece a las ubicaciones definidas

para esa biblioteca preguntará si desea colocar el material “En Transito”, a lo que debe contestarse “SI”.

6.3 Cuando el sistema envía la pregunta de colocar “En Transito” el material también se

especifica cual es la ubicación a donde se debe enviar ese material. 6.4 Entrar a la base de datos “Registro préstamos entre Campus” que se encuentra en

el portal de Millennium (http://biblioteca.itesm.mx/Millennium) en la parte de Préstamos entre Campus el cual permitirá a los campus monitorear la fecha y guía de envío o devolución de un material de Préstamo entre Campus. (ver figura 7).

6.5 Registrar datos personales. (ver figura 8) 6.6 Dar clic en la opción BUSCAR para localizar el código de barra del material que se va

a enviar (ver figura 12). 6.7 Al encontrar el formato del código de barra recibido, llenar los siguientes datos:

a) ESTATUS: seleccionar la opción “Regresado a campus propietario” (ver figura 11)

b) Fecha de devolución por solicitantes c) No. de guía de devolución

6.8 Después de llenar los datos antes indicados, dar clic en “OK Actualizar”. 6.9 Empaquetar y enviar el material al campus solicitante. 7 Envió de material al campus propietario 7.1 Entrar a la base de datos “Registro préstamos entre Campus” que se encuentra en

el portal de Millennium (http://biblioteca.itesm.mx/Millennium) en la parte de Préstamos entre Campus el cual permitirá a los campus monitorear la fecha y guía de envío o devolución de un material de Préstamo entre Campus. (ver figura 7).

7.2 Registrar datos personales. (ver figura 8)

7.3 Dar clic en la opción BUSCAR para localizar el código de barra del material recibido (ver figura 12).

7.4 Al encontrar el formato del código de barra recibido, llenar los siguientes datos:

Figura 13

c) ESTATUS: seleccionar la opción “Recibido por campus propietario” (ver figura 11)

d) Fecha de recepción por campus propietario

7.5 Después de llenar los datos antes indicados, dar clic en “OK Actualizar”. 7.6 Llevar el material a Circulación 7.7 Devolver el material recibido para que el sistema le coloque estatus “Disponible” y

pueda ser intercalado.