Manual de Operaciones Fondo Humanitario de Colombia...5.2 Evaluación de Capacidades de ONG Nacionales e Internacionales y Miembros del Movimiento de la Cruz Roja y ... De esta manera,

www.unocha.org The mission of the United Nations Office for the Coordination of Humanitarian Affairs (OCHA) is to mobilize and coordinate effective and principled

humanitarian action in partnership with national and international actors. Coordination Saves Lives

Manual de Operaciones

Fondo Humanitario de Colombia

(Colombia Humanitarian Fund)

15 de marzo de 2017

Fondo Humanitario de Colombia | 2

United Nations Office for the Coordination of Humanitarian Affairs (OCHA) Coordination Saves Lives | www.unocha.org

Tabla de Contenido

1. Introducción ................................................................................................................................................................. 3

1.1 Objetivo ..................................................................................................................................................................... 3

1.2 Alcance y Limitaciones .............................................................................................................................................. 3

2. Alcance y objetivos del Fondo Humanitario de Colombia .......................................................................................... 3

2.1 Estrategia y enfoque programático del Fondo Humanitario de Colombia ................................................................ 4

3. Gobernanza y Administración ..................................................................................................................................... 7

3.1 Coordinador Humanitario .......................................................................................................................................... 7

3.2 Junta Asesora ........................................................................................................................................................... 7

3.3 Comité de Revisión ................................................................................................................................................... 8

3.4 Unidad de Financiamiento Humanitario .................................................................................................................... 8

3.5 Grant Management System (GMS) .......................................................................................................................... 8

4. Modalidades de Adjudicación de Recursos ................................................................................................................ 9

4.1 Organizaciones elegibles .................................................................................................................................... 9

4.1.1 ONG Nacionales e Internacionales y Movimiento de la Cruz Roja y Media Luna Roja ........................................ 9

4.1.2 Agencias del Sistema de Naciones Unidas ........................................................................................................... 9

4.2 Criterios de Adjudicación .......................................................................................................................................... 9

4.3 Modalidades ............................................................................................................................................................ 10

4.3.1 Rondas de Financiamiento .................................................................................................................................. 10

4.3.2 Fondos de Reserva .............................................................................................................................................. 12

4.4 Duración de los proyectos....................................................................................................................................... 13

5. Rendición de Cuentas ............................................................................................................................................... 14

5.1 Gestión de Riesgos........................................................................................................................................... 14

5.2 Evaluación de Capacidades de ONG Nacionales e Internacionales y Miembros del Movimiento de la Cruz Roja y Media Luna Roja ........................................................................................................................................................... 15

5.3 Monitoreo ................................................................................................................................................................ 18

5.3.1 Roles y Responsabilidades .................................................................................................................................. 18

5.3.2 Proceso y herramientas de monitoreo ................................................................................................................. 19

5.3.3 Informes y reportes .............................................................................................................................................. 19

5.3.4 Auditoría ............................................................................................................................................................... 19

5.3.5 Proceso de Apelaciones ...................................................................................................................................... 20

Mecanismos de Denuncia ............................................................................................................................................. 20

6. Lineamientos para la solicitud de cambios en los proyectos .................................................................................... 20

7. Información Adicional ................................................................................................................................................ 20

8. Información de Contacto ........................................................................................................................................... 21

9. Fecha de Revisión ..................................................................................................................................................... 21



1. Introducción

1. Los Fondos Humanitarios son instrumentos de financiación humanitaria establecidos por el Coordinador de Socorro de Emergencias de las Naciones Unidas (Emergency Relief Coordinator-ERC) y administrados por la Oficina de Naciones Unidas para la Coordinación de Asuntos Humanitarios (OCHA) a nivel de país bajo el liderazgo del Coordinador Humanitario (CH). El presente Fondo Humanitario en Colombia, ha sido anteriormente conocido como Fondo de Respuesta a Emergencias (ERF por sus siglas en inglés) y Fondo Canasta de País (CBPF).

2. Los Fondos Humanitarios apoyan el mandato de coordinación humanitaria de OCHA, promoviendo a través de su respuesta la coordinación, efectividad y complementariedad con otros actores humanitarios. Los Fondos Humanitarios reciben contribuciones Unearmarked (no destinados a fines específicos) de diferentes donantes y funcionan como fondos canastas.

3. Los Fondos Humanitarios adjudican recursos en respuesta de las necesidades humanitarias priorizadas a través de una planeación conjunta y un inclusivo proceso de toma de decisión a nivel de cada país. Los Fondos Humanitarios promueven una respuesta estratégica y pertinente a través de su armonización con el Ciclo del Programa Humanitario (HPC por sus siglas en inglés) y los Planes Humanitarios de Respuesta (HRP por sus siglas en inglés).

1.1 Objetivo

4. El propósito de este manual de operaciones del Fondo Humanitario de Colombia es describir su gobernanza, acuerdos, modalidades de adjudicación, procesos financieros, prioridades, roles y responsabilidades de las contrapartes involucradas, teniendo en cuenta los siguientes objetivos: i. Dar claridad e instrucciones para las contrapartes involucradas en la administración del Fondo Humanitario de

Colombia acerca de su efectiva administración y gobernanza. ii. Describir los pasos y requisitos del proceso de adjudicación del Fondo Humanitario de Colombia con la intención de

mejorar la adjudicación estratégica y oportuna en Colombia. iii. Dar un panorama de la dirección general y del enfoque programático del Fondo Humanitario de Colombia.

1.2 Alcance y Limitaciones

5. Este manual es complementario al lineamiento Global de Operaciones de los Fondos Humanitarios (ver Manual Global de Operaciones en el siguiente link: https://docs.unocha.org/sites/dms/Documents/OperationalHandbook.pdf), el cual describe las reglas globales que deben aplicar todos los Fondos Humanitarios alrededor del mundo. Sin embargo, este manual incluye adaptaciones de las regulaciones globales al contexto humanitario de Colombia. El cumplimiento del presente documento y el Manual Global de Operaciones1 es fundamental para asegurar la transparencia y la estandarización de los procesos.

2. Alcance y objetivos del Fondo Humanitario de Colombia

6. Los objetivos principales del Fondo Humanitario de Colombia, son:

i. Mejorar la respuesta humanitaria incrementando el alcance de la financiación a las principales necesidades humanitarias a través de un inclusivo y coordinado proceso a nivel nacional y local.

ii. Fortalecer el liderazgo del Coordinador Humanitario.

1 Ver Manual Global de Operaciones en el siguiente link: https://docs.unocha.org/sites/dms/Documents/OperationalHandbook.pdf

https://docs.unocha.org/sites/dms/Documents/OperationalHandbook.pdf




iii. Contribuir a la ejecución del Plan Humanitario de Respuesta (HRP) en el marco del Ciclo del Programa Humanitario (HPC por sus siglas en inglés).

iv. Promover una respuesta coordinada a las necesidades humanitarias.

7. El Fondo Humanitario, inicialmente conocido como Fondo de Respuesta a Emergencias y Fondo Canasta de País (ERF y CBPF por sus siglas en inglés) opera en Colombia desde finales de 2009. Desde su creación, el Fondo Humanitario de Colombia ha recibido contribuciones de España, Suecia, Suiza, Noruega y San Marino por un total de US$ 13.7 millones (i.e. en promedio US$1,5 millones anuales en los últimos cinco años).

8. Inicialmente el Fondo Humanitario de Colombia se estableció para atender a la población “doblemente afectada” (i.e. por desastres de origen natural y conflicto armado). Sin embargo, en 2012, por recomendación de la Junta Asesora, el Coordinador Humanitario amplió el mandato del Fondo Humanitario de Colombia para responder también de forma específica a la población afectada exclusivamente por el conflicto. De esta manera, desde el 2013 el Fondo sirvió para responder a distintos tipos de eventos como desplazamientos masivos y confinamientos, así como para atender las necesidades de carácter crónico de población vulnerable en zonas de conflicto.

9. Desde el año 2014 las prioridades estratégicas y el enfoque programático del Fondo Humanitario de Colombia guardaron relación directa con el Plan Humanitario de Respuesta (Humanitarian Response Plan – HRP) definida por el Equipo Humanitario de País (EHP). El EHP basa su estrategia en el análisis de necesidades humanitarias desarrollado por los clústeres y Equipos Locales de Coordinación (ELC) con la facilitación de OCHA.

10. Para 2017, el Fondo Humanitario de Colombia se alinea con el Plan Humanitario de Respuesta definida por el Equipo Humanitario de País acordado en noviembre del 2016. En este sentido, el Fondo determina sus prioridades geográficas, poblacionales y sectoriales a partir del HRP.

11. El alineamiento con la Estrategia Humanitaria del EHP y el papel activo e incluyente de los ELC y los clústeres, como se define en sus respectivos términos de referencia, en la asignación y monitoreo de proyectos financiados con recursos del Fondo Humanitario de Colombia, fortalece la arquitectura humanitaria y aumenta la efectividad de la respuesta en el terreno. Esto permitirá tomar en cuenta el potencial de complementar otras fuentes y mecanismos de financiación como el Fondo Central de Respuesta a Emergencias (CERF). Así mismo, el Fondo Humanitario de Colombia deberá promover la complementariedad con la respuesta de entidades estatales (Unidad de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, Agencia Presidencial para la Cooperación Internacional, Ministerio de Posconflicto, Agencia de Renovación del Territorio, entidades de gobiernos locales y departamentales) en aras de maximizar los recursos.

12. El Fondo Humanitario de Colombia se activará como último recurso de respuesta en situaciones de emergencias humanitarias, razón por la cual los Equipos Locales de Coordinación y los socios implementadores deberán promover un diálogo constante con las entidades estatales y socios humanitarios en general.

2.1 Estrategia y enfoque programático del Fondo Humanitario de Colombia

13. Los recursos del Fondo Humanitario de Colombia serán destinados a responder de forma rápida a necesidades humanitarias, crónicas y súbitas, causadas por los efectos del conflicto y/o los desastres asociados a fenómenos o eventos de origen natural. El enfoque programático del Fondo Humanitario de Colombia es:

i. Apoyar actividades para salvar vidas2.

2 proyectos pueden estar orientados con base en los criterios de “salvar vidas”, los cuales rigen la respuesta rápida en el marco del Fondo Central de Respuesta a

Emergencias (CERF, por sus siglas en inglés).



Destinar los recursos del Fondo Humanitario de Colombia para llenar brechas críticas en la respuesta humanitaria de

acuerdo con la priorización demográfica, geográfica y sectorial de la Estrategia Humanitaria del EHP, así:

a. Regiones críticas: con base en el análisis de necesidades y brechas se priorizarán los 194 municipios, ubicados en los siguientes departamentos:

Tabla 1: Departamentos y municipios priorizados por el HRP 2017

Departamentos Municipios Priorizados

Antioquia: Amalfi, Angostura, Anorí, Apartadó, El Bagre, Bello, Briceño, Caceres, Campamento, Carepa, Caucasia, Chigorodó, Ituango, Medellín, Nechi, San Andres de Cuerquía, Remedios, Segovia, Tarazá, Toledo, Turbo, Urrao, Valdivia, Vigia del Fuerte, Yarumal, Zaragoza.

Arauca: Arauca, Arauquita, Fortul, Saravena, Tame.

Caquetá: Belén de los Andaquies, Cartagena del Chairá, Curillo, El Doncello, Florencia, La Montañita, Milán, El Paujil, Puerto Rico, San José del Fragua, San Vicente del Caguán, Solano, Solita.

Cauca: Almaguer, Argelia, Balboa, Bolívar, Buenos Aires, Cajibío, Caldono, Caloto, Corinto, Guapi, López, Mercaderes, Miranda, Morales, Patía, Piamonte, Popayán, Santander de Quilichao, San Sebastián, Santa Rosa, La Sierra, Suárez, El Tambo, Timbío, Timbiquí, Toribio.

Chocó: Alto Baudo, Bagadó, Bajo Baudó, Bojaya, Istmina, El Litoral del San Juan, Lloró, Medio Atrato, Medio Baudó, Medio San Juan, Nuquí, Quibdó, Río Quito, Río Iro, Riosucio, Tadó, Unguía.

Córdoba: Ayapel, Montelíbano, Montería, Puerto Libertador, San José de Uré, Tierralta, Valencia.

Guaviare: Calamar, San José del Guaviare

Huila: Acevedo, Algeciras, Baraya, Colombia, Gigante, Iquira, La Argentina, Neiva, Pitalito, San Agustín, Tarqui.

La Guajira: Dibulla, Fonseca, Maicao, Manaure, Riohacha, Uribia.

Meta: Granada, La Macarena, Mapiripán, Mesetas, Puerto Concordia, Puerto Gaitán, Puerto Rico, Uribe, Villavicencio, Vistahermosa.

Nariño: Barbacoas, Cumbitara, El Charco, El Rosario, Francisco Pizarro, Ipiales, La Cruz, La Llanada, Leiva, Linares, Los Andes, Magüi, Mosquera, Olaya Herrera, Pasto, Policarpa, Ricaurte, Roberto Payán, Samaniego, San Andres de Tumaco, San Pablo, Santa Bárbara, Santacruz, Taminango.

Norte de Santander: Abrego, Convención, Cúcuta, El Carmen, El Tarra, Hacarí, La Playa, Ocaña, San

Calixto, Sardinata, Teorama, Tibú, Villa del Rosario

Putumayo: Leguízamo, Mocoa, Orito, Puerto Asís, Puerto Caicedo, Puerto Guzmán, San

Miguel, Valle del Guamuez, Villagarzón.

Tolima: Ataco, Cajamarca, Chaparral, Coyaima, Dolores, Ibagué, Icononzo, Líbano,

Natagaima, Planadas, Rioblanco, Rovira, San Antonio, Santa Isabel, Villahermosa.

Valle del Cauca:

Bolívar, Buenaventura, Cali, Dagua, El Dovio, Florida, Jamundí, Palmira, Pradera, Tuluá.

b. Grupos poblacionales: El HRP focaliza la respuesta en cinco grupos poblacionales que configuran la población

meta: Desplazados: 11%



Doble afectación (conflicto y desastres naturales): 19% Desastres naturales: 22% Comunidades receptoras: 46% Otros grupos vulnerables (victimas de minas, violencia sexual, confinamiento y ataques contra la población civil): 0,5% La respuesta se enfocará en los cinco grupos poblacionales enlistados anteriormente, dentro de los cuales se hará especial énfasis en niños, niñas, jóvenes y adolescentes; mujeres; población indígena, campesina, afrocolombiana; madres lactantes y gestantes; adultos mayores; comunidades receptoras, retornados y deportados en la frontera nororiental, víctimas de minas, víctimas de violencia sexual, líderes y defensores y defensoras de derechos humanos.

c. Sectores:

Protección

Seguridad alimentaria y nutrición

Educación en emergencias

Salud

Agua, saneamiento básico e higiene

Albergues/CCCM

Recuperación Temprana En todos los sectores se promoverá el enlace con la recuperación temprana y la búsqueda de soluciones duraderas. El Fondo Humanitario de Colombia se guiará por un enfoque de derechos humanos y diferencial, asegurando la centralidad de la protección y la igualdad de género. Adicionalmente, El Fondo promoverá la articulación intersectorial tanto en evaluaciones, planificación y ejecución.

ii. El Fondo de Reserva, previa autorización de la Junta Asesora, podrá adjudicar recursos a aquellas zonas en las cuales se presente una emergencia súbita y no se encuentre priorizada geográficamente por el HRP.

iii. Promover la complementariedad con los proyectos CERF que se implementen en el país. la complementariedad debe entenderse como no excluyente. En este sentido, si en alguna zona se adjudican recursos del CERF esta zona puede ser priorizada para recibir recursos del Fondo Humanitario de Colombia siempre y cuando complemente y se coordine la intervención.

iv. Aumentar el acceso a recursos y las capacidades operativas de las organizaciones no gubernamentales (ONG) nacionales e internacionales para la respuesta humanitaria.

v. Coordinar con autoridades locales y las organizaciones locales, en particular étnico territoriales-si aplica- para garantizar la sostenibilidad y la resiliencia.

vi. Asegurar la implementación y las capacidades operativas de las organizaciones no gubernamentales. vii. Para asegurar un enfoque debido a la promoción de la igualdad de género, todos los proyectos aprobados por el

Fondo Humanitario de Colombia deberán cumplir con un marcador de género de 2a o 2b, y su monitoreo y evaluación deberá cumplir ante el seguimiento del marcador y el impacto diferencial de la intervención: a. Marcador 2a: implica la transversalizacion de género; El proyecto contribuirá de manera significativa a la

igualdad de género. La evaluación de necesidades del proyecto incluirá un análisis de género y edad y los resultados del mismo se reflejarán en una o más actividades y en uno o más resultados esperados del proyecto.

b. Marcardor 2b: El objetivo principal del proyecto será avanzar en la igualdad de género. El análisis de género y edad en la evaluación de necesidades justificará el proyecto y todas las actividades y todos los resultados esperados contribuirán al avance en la igualdad de género. Los proyectos responderán a desventajas, discriminaciones o necesidades especiales de mujeres niñas, niños y hombres, basadas siempre en el análisis de género y edad.

viii. Asegurar que los proyectos están siendo implementados según las normas mínimas, como las del proyecto Esfera.



ix. Incluir a organizaciones étnico territoriales –si aplica- en el diseño e implementación de proyectos en territorios indígenas o con comunidades afrodescendientes.

x. Velar por una rendición de cuentas hacia la población afectada. xi. Las intervenciones respaldadas por el Fondo Humanitario de Colombia deberán ser coherentes con los principios

humanitarios básicos de humanidad, neutralidad, imparcialidad e independencia. xii. El Fondo Humanitario de Colombia promueve a que sus socios humanitarios movilicen recursos adicionales

(Donantes Humanitarios, autoridades locales) que favorezcan la cofinanciación y la complementariedad de los proyectos.

3. Gobernanza y Administración

3.1 Coordinador Humanitario

14. El Coordinador Humanitario dirige y supervisa la administración del Fondo Humanitario de Colombia como se detalla en el Manual Global Operativo para Fondos Humanitarios, apoyado por el Jefe de Oficina de OCHA y la Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA, y asesorado por la Junta Asesora del Fondo Humanitario de Colombia.

3.2 Junta Asesora

15. La función principal de la Junta Asesora es dar apoyo en la dirección estratégica y en la supervisión del desempeño del Fondo Humanitario de Colombia. La autoridad de la decisión final es responsabilidad exclusiva del CH, quien preside la Junta. Las funciones de la Junta Asesora son definidas en detalle en el Manual Global Operativo del Fondo Humanitario de Colombia.

16. La composición de la Junta Asesora se determina sobre la base de consultas entre el Coordinador Humanitario, el Equipo Humanitario de País, OCHA, Agencias de Naciones Unidas, donantes y ONG.

17. La Junta Asesora será conformada por: i. Coordinador Humanitario, preside la Junta Asesora

ii. Una (1) Agencia de las Naciones Unidas en representación de las Agencias de Naciones Unidas en Colombia

iii. Una (1) ONG internacional, en representación de las ONG internacionales

iv. Una (1) ONG nacional, en representación de las ONG nacionales.

v. Entidades del gobierno: Agencia Presidencial para la Cooperación Internacional (APC), Unidad Nacional para la

Gestión del Riesgo de Desastres (UNGRD), Unidad de Atención y Reparación Integral de las Víctimas (UARIV).

vi. Donantes: Suecia, España, Noruega y Suiza.

vii. Observador: ECHO

viii. Secretaria Técnica: OCHA

18. La Junta Asesora funcionará de la siguiente manera: i. Los representantes de las Agencias de Naciones Unidas, ONG nacionales e internacionales, deberán rotar

anualmente. Nuevos donantes del Fondo Humanitario en Colombia, podrán ser parte de la Junta Asesora.

ii. Las reuniones se llevarán a cabo mínimo dos veces al año y cuando sea requerido.

iii. Las decisiones de la Junta Asesora se tomarán por consenso.

iv. En caso de no contar con consenso, OCHA, como Secretaría Técnica, elevará las diferentes posturas y opiniones al

CH, quien deberá tomar una decisión final.



3.3 Comité de Revisión

19. El Comité de revisión es el responsable de la revisión estratégica y técnica de los proyectos recibidos por el Fondo Humanitario de Colombia. Las funciones y la composición del Comité de Revisión están definidas en línea con el Manual Global Operativo del Fondo Humanitario de Colombia. El Comité de revisión para Colombia está compuesto por: i. Experto técnico del clúster de Seguridad Alimentaria y Nutrición

ii. Experto técnico del clúster de Salud

iii. Experto técnico del clúster de Protección

iv. Experto técnico del clúster de Albergues/CCCM

v. Experto técnico del sector de Educación en Emergencias

vi. Experto técnico del clúster de Agua, Saneamiento e higiene

vii. Experto técnico del grupo de Recuperación temprana

viii. Experto técnico del subgrupo de VBG / coordinación inter-agencial de género, quién además se encarga de la

revisión del marcador de género y garantizar un enfoque diferencial.

ix. Unidad de financiamiento humanitario de OCHA

20. El Comité de Revisión funcionará de la siguiente manera:

i. Los expertos técnicos podrán rotar anualmente. ii. El Comité revisará los proyectos a través del Sistema Virtual del Fondo Humanitario de Colombia (Grant Management

System –GMS-); sin embargo, deberán asistir a reuniones solicitadas por OCHA. iii. Las decisiones del Comité de Revisión se tomarán por consenso.

21. En caso de no contar con consenso, OCHA elevará las diferentes posturas y opiniones a la Junta Asesora o en su defecto

al CH, quien deberá tomar una decisión final. 22. El Equipo Local de Coordinación brindará al Comité de Revisión un concepto sobre los proyectos que se presentes en sus

zonas geográficas.

3.4 Unidad de Financiamiento Humanitario

23. La Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA es la encargada de la administración y del seguimiento del ciclo del proyecto del Fondo Humanitario de Colombia; y relación con donantes de OCHA y del Fondo Humanitario de Colombia. La Unidad de Financiamiento Humanitario esta integrada por: un Oficial de Financiamiento Humanitario y Gerente del Fondo; un Asistente de Financiamiento Humanitario; y una Practicante.

24. Los costos asociados al funcionamiento de la Unidad de Financiamiento Humanitario (costos de Staff, operativos-misiones de monitoreos, capacitaciones- y funcionamiento) serán cubiertos con las contribuciones de los donantes del Fondo.

3.5 Grant Management System (GMS)

25. El Grant Management System (GMS) es una plataforma web que ayuda a la gestión del ciclo de las asignaciones para todos los Fondos Humanitarios. Es una herramienta de uso obligatorio para los Fondos Humanitarios y es un instrumento fundamental para OCHA en el manejo administrativo de los fondos.

26. El uso del GMS es de carácter obligatario para el Fondo Humanitario de Colombia y sus socios implementadores. En el GMS se realizará el proceso de presentación, revisión, aprobación, reporte y cierre de los proyectos aprobados por el Fondo Humanitario de Colombia.



4. Modalidades de Adjudicación de Recursos

4.1 Organizaciones elegibles

27. Las contribuciones de los donantes al Fondo Humanitario de Colombia serán utilizadas prioritariamente para la financiación de proyectos ejecutados por Organizaciones no gubernamentales nacionales e internacionales y los miembros del Movimiento Cruz Roja y Media Luna Roja. Solo en casos en los que estas organizaciones no cuenten con la capacidad de responder a una emergencia, la Junta Asesora podrá aprobar la asignación de recursos a Agencias del Sistema de Naciones Unidas y la Organización Internacional para las Migraciones (OIM).

28. Las organizaciones seleccionadas para desarrollar proyectos, de acuerdo con la Evaluación de Capacidades, deben ser tanto la cabeza visible en su implementación como las encargadas de rendir cuentas al respecto. Por ende, no se realizaría la Evaluación de Capacidades a entidades operadoras.

4.1.1 ONG Nacionales3 e Internacionales y Movimiento de la Cruz Roja y Media Luna Roja

29. OCHA, como administrador del Fondo Humanitario de Colombia, llevará a cabo un proceso de evaluación de la capacidad técnica, administrativa y financiera de los potenciales socios implementadores. Los resultados de esta evaluación determinan la elegibilidad de la organización y el nivel de riesgo de los socios implementadores considerados como elegibles. La calificación de riesgo influirá en los mecanismos de control aplicados a los socios que administran los recursos, tal como lo registra el Manual Global Operativo del Fondo Humanitario de Colombia y el presente documento.

4.1.2 Agencias del Sistema de Naciones Unidas

30. En caso de que la Junta Asesora apruebe la aplicación de una Agencias del Sistema de Naciones Unidas y/o de la OIM para acceder a recursos del Fondo Humanitario de Colombia, la Agencia que solicita el proyecto deberá garantizar una contrapartida del 50% del total del presupuesto del proyecto presentado.

31. En caso de asociarse con una ONG, ésta última no tendrá más condiciones favorables o diferenciales.

4.2 Criterios de Adjudicación

32. La revisión y aprobación de las propuestas de proyectos se realizan en conformidad con el marco programático y el enfoque descrito anteriormente y sobre la base de los siguientes criterios:

i. Elegibilidad y capacidad del socio: verificado a través del debido diligenciamiento del proceso de evaluación de capacidades.

ii. Acceso: el acceso y / o la presencia física de las áreas de operación; la ubicación del proyecto está claramente identificado.

iii. Relevancia estratégica: Existencia de un vínculo claro entre los objetivos del Plan Humanitario de Respuesta (HRP) y los planes sectoriales, el cumplimiento de los términos de referencia que se describen en la convocatoria de ronda, y la alineación de las actividades con las áreas de interés del Fondo.

iv. Basado en las necesidades: las necesidades son bien explicadas, fundamentadas y documentadas y los beneficiarios están claramente identificados y descritos.

v. Pertinencia: las actividades son adecuadas para responder a las necesidades identificadas. vi. Solidez técnica y rentabilidad: la propuesta cumple con los requisitos técnicos para la implementación de las

actividades planeadas; y el presupuesto es adecuado al contexto y para el alcance de los objetivos establecidos. vii. Gestión y Administración del Riesgo: los supuestos y los riesgos son ampliamente y claramente comprendidos, junto

con las estrategias de gestión y mitigación. viii. Monitoreo: un monitoreo realista y una estrategia de reporte se desarrolla en la propuesta.

3 Dentro de la categoría de ONG nacionales se incluirán las organizaciones sociales de base legalmente constituidas.



4.3 Modalidades

33. El Fondo Humanitario de Colombia operará bajo dos modalidades de financiación, Rondas de financiamiento y Fondos de Reserva, a través de las cuales se espera brindar una respuesta estratégica y coherente con las prioridades de la comunidad humanitaria en el país, plasmadas en el HRP.

4.3.1 Rondas de Financiamiento

34. El objetivo de esta modalidad de financiación es adjudicar recursos a emergencias consideradas como crónicas, prolongadas, subfinanciadas o con brechas de respuesta.

35. Teniendo en cuenta las tendencias humanitarias de Colombia, específicamente la disminución de emergencias súbitas y la necesidad de responder a emergencias crónicas, el Fondo Humanitario de Colombia concentrará sus esfuerzos en financiar este tipo de emergencias durante el 2017. En este sentido, el Fondo Humanitario adjudicará mayoritariamente sus recursos en las rondas dejando una reserva mínima de $300,000 dólares en cada una de ellas. En caso, de que el Fondo Humanitario no cuente a la fecha de inicio de una ronda con un monto superior a $300,000 dólares, la ronda no será abierta.

36. Los requisitos y los lineamientos estratégicos para las rondas de financiamiento serán publicados por OCHA a través de http://www.humanitarianresponse.info/operations/colombia y se cumplirán con el siguiente proceso de revisión y aprobación:

Tabla 2: Proceso de revisión y aprobación en las Rondas de Financiamiento

Pasos del proceso de revisión y aprobación

Comentarios Responsable

Publicación de convocatoria OCHA publicará en http://www.humanitarianresponse.info/operations/colombia la convocatoria con información sobre: detalles técnicos, prioridades regionales y sectoriales, capacidad de financiación. Adicionalmente, el Fondo considerará la opción de realizar una reunión de lanzamiento para dar mayor claridad a los socios sobre la convocatoria.

OCHA y CH

Aplicación a través del sistema virtual (GMS).

Las propuestas deberán ser presentadas con un marco lógico y un presupuesto, de acuerdo con los formatos virtuales del GMS. Todas las propuestas deberán ser socializadas previamente con los respectivos ELC y Clusteres, que estén involucrados geográficamente o sectorialmente en las propuestas. Las propuestas deberán fundamentarse en una evaluación de necesidades.

Organizaciones interesadas en aplicar a la ronda.

Verificación general de las propuestas y de la documentación requerida para validar la aplicación.

En caso de que la aplicación cumpla con los parámetros establecidos, será remitido a aprobación preliminar de la Junta Asesora. En caso de que no se cumpla con los parámetros, culmina el proceso de aplicación.

Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA-Bogotá

Revisión Estratégica La Junta Asesora del Fondo Humanitario de Colombia en un plazo de 24 horas, deberá aprobar la pertinencia estratégica de las propuestas valoradas previamente por OCHA.

Junta Asesora

Revisión Técnica El Comité de Revisión revisará las propuestas Comité de Revisión

http://www.humanitarianresponse.info/operations/colombia





presentadas. En caso de contar con más de tres propuestas y dependiendo de la capacidad de financiación del Fondo Humanitario de Colombia, el Comité definirá una lista corta para invitar a las organizaciones a una entrevista con el Comité. El Comité Técnico también evaluará estratégicamente las propuestas.

(delegados de Clusteres)

Entrevista de las organizaciones con el Comité de Revisión

Las organizaciones serán invitadas a una entrevista con el Comité de Revisión, con el objetivo de presentar sus propuestas y aclarar dudas que surjan durante el proceso. Con base en la valoración de las entrevistas el Comité de Revisión recomendará la aprobación (o no) de los proyectos por parte del CH.

Comité de Revisión (delegados de Clusteres) y Organizaciones

Aprobación final Con base en las recomendaciones del Comité de Revisión, el CH aprobará los proyectos sugeridos. La Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA acompañará a las organizaciones para culminar con el diligenciamiento requerido de los formatos. Los proyectos seleccionados serán publicados en la página web: http://www.humanitarianresponse.info/operations/colombia

CH, Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA.

Desembolso Una vez la organización haya entregado la documentación requerida, se procederá a activar el primer desembolso con la sede en Nueva York.

Organizaciones, Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA, FCS.

37. Las organizaciones que apliquen a esta modalidad de financiación deberán: i. Cumplir con los requisitos expuestos en la convocatoria (priorización geográfica, sectorial y poblacional).

ii. Desde el proceso de formulación, las organizaciones deberán socializar las propuestas al Equipo Local de Coordinación (ELC) correspondiente, o a OCHA Bogotá en caso de que no exista uno en la zona donde se planea desarrollar el proyecto. La socialización deberá hacerse a través de OCHA, que definirá la modalidad (vía electrónica, en reunión extraordinaria del ELC, entre otras). El ELC no tiene un rol evaluador o decisorio sobre la propuesta, su responsabilidad consiste en emitir un concepto para el Comité de Revisión.

iii. Se recomienda que las organizaciones contacten a los Coordinadores de Clústers de los sectores a los que la propuesta de proyecto vaya a responder una vez decidan aplicar al Fondo ( desde el inicio de la formulación de la propuesta), con el objetivo de recibir retroalimentación técnica y asesoría en caso de requerirla, esto incluye una preparación previa para la inclusión debida del enfoque de género para cumplir con el marcador requisito. Contactar a OCHA para dar apoyo e información sobre la utilización del GMS.

iv. Las propuestas que responden a este tipo de situaciones humanitarias con brechas en la respuesta, deberán basarse en una evaluación MIRA y otros instrumentos de evaluación validados por los clusteres que sean aplicados paralelamente durante la aplicación de la herramienta MIRA. El informe MIRA que fundamente la propuesta, debe haberse realizado en un periodo máximo de seis meses antes de presentar la propuesta. En caso que se tenga un MIRA que no cumpla con los tiempos establecidos, se recomienda hacer una actualización de la evaluación si esta tiene un periodo de tiempo de seis meses a un año. En caso que la evaluación MIRA supere el año, deberá realizarse una nueva. La evaluación MIRA deberá realizarse de manera interagencial y coordinarse en el marco de los ELCs.

v. Socializar las propuestas con las organizaciones étnico territoriales asociadas al proyecto-si aplica- y autoridades locales con el objetivo de garantizar la coordinación y evitar la duplicación de esfuerzos.

vi. En caso de que la Organización elegible no tenga conocimiento sobre el MIRA, OCHA prestará la información y el apoyo técnico requerido para realizar la evaluación de necesidades con esta metodología.




vii. El monto máximo para adjudicación en una ronda de financiamiento será de 300,000 dólares por proyecto y el mínimo de 100,000 (ver tabla 6). El desembolso se adjudicará dependiendo la calificación de riesgo de la ONG. Sin embargo, esta información podrá variar dependiendo la estrategia de adjudicación estipulada en la convocatoria.

viii. Los proyectos podrán tener una duración mínima de seis meses y máxima de doce meses.

4.3.2 Fondos de Reserva

38. El objetivo de esta modalidad de financiación es adjudicar recursos a emergencias consideradas como no previsibles o súbitas, generadas por el impacto del conflicto armado o por desastres de origen natural en cualquier zona geográfica del país. Esta modalidad de financiamiento puede ser activada cuando la emergencia lo amerite, a lo largo de todo el año.

39. El proceso de revisión y aprobación de este tipo de asignación de recursos, se realizará de manera más ágil, cumpliendo con las siguientes etapas:

Tabla 3: Proceso de revisión y aprobación en los Fondos de Reserva

Etapas del proceso de revisión y aprobación

Comentarios Responsable Ronda

Aplicación a través del sistema virtual (GMS).

Las propuestas deberán ser presentadas con un marco lógico y un presupuesto, de acuerdo con los formatos virtuales del GMS. Todas las propuestas deberán ser socializadas previamente con los respectivos ELC y Clusteres, que estén involucrados geográficamente o sectorialmente en las propuestas. El proceso de formulación de la propuesta puede realizarce a partir del informe Flash MIRA y el Informe Final MIRA deberá ser publicado antes de que sea aprobado el proyecto.

Organizaciones interesadas en aplicar a la ronda.

Máximo 15 días después de la emergencia

Verificación general de las propuestas y de la documentación requerida para validar la aplicación.

En caso de que la aplicación cumpla con los parámetros establecidos, será remitida la revisión técnica y estratégica del Comité de Revisión Técnica (a partir de ahora “ El Comité”). En caso de que no se cumpla con los parámetros, culmina el proceso de aplicación.

Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA-Bogotá

1 día después de someter la propuesta a GMS

Revisión Técnica y estratégica

El Comité revisará técnica y estratégicamente la propuesta presentada. El Comité podrá sugerir ajustes y cambios a las propuestas. El Comité recomendará (o no) la aprobación de la propuesta por parte del CH.

Comité de Revisión (delegados de Clusteres)

3 días

Entrevista de las organizaciones con el Comité de Revisión

Las organizaciones serán invitadas a una entrevista con el Comité de Revisión Técnica, con el objetivo de presentar sus propuestas y aclarar dudas que surjan durante el proceso. Con base en la valoración de las entrevistas el Comité de Revisión recomendará la aprobación (o no) de los proyectos por parte del CH.

Comité de Revisión (delegados de Clusteres) y Organizaciones

1 día

Aprobación final Con base en las recomendaciones del Comité de Revisión Técnica, el CH aprobará los proyectos sugeridos. La Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA acompañará a las organizaciones para culminar con el diligenciamiento requerido de los formatos. Los proyectos seleccionados serán publicados en la página web:

CH, Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA.

5 días (en promedio)




Desembolso Una vez la organización haya entregado la documentación requerida, se procederá a activar el primer desembolso con la sede en Nueva York.

Organizaciones, Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA, FCS.

Aprox. 10 días

40. Los proyectos que se financien a través de esta modalidad de financiación deberán: i. Desde el proceso de formulación, las organizaciones deberán socializar las propuestas al Equipo Local de

Coordinación (ELC) correspondiente, o a OCHA Bogotá en caso de que no exista uno en la zona donde se planea desarrollar el proyecto. La socialización deberá hacerse a través de OCHA, que definirá la modalidad (vía electrónica, en reunión extraordinaria del ELC, entre otras). El ELC no tiene un rol evaluador o decisorio sobre la propuesta, su responsabilidad consiste en emitir un concepto para el Comité de Revisión.

ii. Se recomienda que las organizaciones contacten a los Coordinadores de Clúster de los sectores a los que la propuesta de proyecto vaya a responder una vez decidan aplicar al Fondo ( desde el inicio de la formulación de la propuesta), con el objetivo de recibir retroalimentación técnica y asesoría en caso de requerirla, esto incluye una preparación previa para la inclusión debida del enfoque de género para cumplir con el marcador requisito. Contactar a OCHA para dar apoyo e información sobre la utilización del GMS.

iii. Las propuestas que responden a este tipo de situaciones humanitarias con brechas en la respuesta, deberán basarse en una evaluación MIRA y otros instrumentos de evaluación validados por los clusteres que sean aplicados paralelamente durante la aplicación de la herramienta MIRA. El informe MIRA que fundamente la propuesta, debe haberse realizado en un periodo máximo de dos semanas antes de presentar la propuesta. En caso que se tenga un MIRA que no cumpla con los tiempos establecidos, se recomienda hacer una actualización de la evaluación y complementar la actualización con otras evaluaciones (sectoriales, etc.). La evaluación MIRA deberá realizarse de manera interagencial y coordinarse en el marco de los ELCs.

iv. Socializar las propuestas con las organizaciones étnico territoriales asociadas al proyecto-si aplica- y autoridades locales con el objetivo de garantizar la coordinación y evitar la duplicación de esfuerzos. La socialización debe realizarse una vez la organización decida presentar la propuesta.

v. En caso de que la Organización elegible no tenga conocimiento sobre el MIRA, OCHA prestará la información y el apoyo técnico requerido para realizar la evaluación de necesidades con esta metodología.

vi. En caso que la organización no haya presentado la evaluación de capacidades, pero sea el único socio que pueda responder, OCHA evaluará la capacidad de la organización a través de una entrevista bien sea nivel nacional o en terreno con los oficiales de terreno de OCHA y en el marco del comité técnico. Adicionalmente, OCHA consultará la situación con la Junta Asesora. La organización deberá en todos los casos completar como mínimo el due diligence en el GMS.

vii. El monto máximo para adjudicación será de 300,000 dólares y el mínimo de 100,000 (ver tabla 6). Sin embargo, esto podrá variar dependiendo la magnitud de la emergencia y la decisión del Coordinador Humanitario.

viii. Los proyectos podrán tener una duración mínima de seis meses y máxima de doce meses.

4.4 Duración de los proyectos

41. La implementación de los proyectos financiados por el Fondo Humanitario de Colombia no debe exceder los doce (12) meses a partir de la fecha de inicio del proyecto como se indica en el memorando de entendimiento firmado. El Fondo solo cubrirá los gastos que se registran en el presupuesto aprobado y cubrirá los gastos efectuados únicamente en el tiempo estipulado para el proyecto. Los gastos efectuados antes de la fecha de inicio y después del cierre del proyecto, no serán cubiertos por el Fondo Humanitario de Colombia. El Fondo debe velar por la racionalidad de los recursos, en




este sentido, las organizaciones deberán tener en cuenta para la formulación de su presupuesto, el capítulo V de los Lineamientos Globales, en los cuales se hace referencia a los costos elegibles y no elegibles4.

42. El Coordinador Humanitario, podrá estipular otros tiempos de implementación en caso se ser requerido, los cuales serán especificados en la convocatoria a las rondas de financiación o en su defecto durante el proceso de aprobación de proyectos que respondan a emergencias súbitas.

43. Los socios implementadores podrán solicitar una extensión de tiempo sin costo hasta de máximo tres meses.

5. Rendición de Cuentas

44. Para el Fondo Humanitario de Colombia es esencial garantizar la transparencia, el adecuado manejo de los recursos, la mitigación de los riesgos y una rendición de cuentas oportuna con la Junta Asesora, sus socios implementadores, las autoridades estatales, la comunidad humanitaria de Colombia y comunidades beneficiarias, organizaciones étnico territoriales, indígenas y afrodescendientes.

45. El Fondo realizará junto con los socios implementadores, en el marco de los monitoreos finales, una rendición de cuentas a las comunidades beneficiadas por el proyecto. Adicionalmente, las organizaciones que presenten y ejecuten proyectos del Fondo deben realizar durante todo el ciclo del proyecto una rendición de cuentas con las comunidades beneficiadas, las entidades étnico territoriales-si aplica- y las autoridades locales.

46. El Fondo Humanitario de Colombia ha habilitado el correo [email protected], para recibir quejas, retroalimentación de organizaciones, beneficiarios y otras instituciones sobre el funcionamiento del Fondo y los proyectos.

5.1 Gestión de Riesgos

Tabla 3: Análisis y gestión de riesgos identificados para el Fondo Humanitario de Colombia

Categoría de riesgo

Riesgo Impacto Mitigación

Estratégicos y Programáticos

Identificación insuficiente de las necesidades humanitarias en las emergencias

Proyectos no efectivos.

Acción con daño.

Mal manejo de los recursos.

No respuesta a la emergencia.

Obligatoriedad del MIRA para todos los proyectos.

Establecimiento de regulaciones sobre la fecha entre el MIRA, la Emergencia y la presentación de la propuesta al Fondo Humanitario de Colombia.

Consideraciones del ELC sobre pertinencia de la respuesta

Poca claridad sobre las prioridades y el funcionamiento del Fondo

Proyectos rechazados por incumplimiento de las prioridades y lineamientos del Fondo Humanitario de Colombia.

Falta de socios implementadores para responder a las emergencias.

Fortalecimiento y Capacitaciones a posibles socios implementadores.

Capacitaciones a colegas de OCHA en terreno.

Acompañamiento de la Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA a posibles socios implementadores.

Establecimiento de un manual de operaciones para el Fondo Humanitario de Colombia.

Inactividad del Fondo Humanitario de Colombia

Ausencia de respuesta humanitaria ante necesidades de la población.

Establecimiento de un manual de operaciones para el Fondo Humanitario acorde al contexto humanitario del país.

4 Ver capítulo V del Manual Global de Operaciones: https://docs.unocha.org/sites/dms/Documents/OperationalHandbook.pdf

mailto:[email protected]



Recursos no utilizados apropiadamente al contexto humanitario.

Gobernanza y administración del Fondo

No contribuciones de los donantes o contribuciones tardías

Falta de recursos disponibles para responder a las situaciones humanitarias que requieran respuesta.

Implementación de estrategia de movilización de recursos.

Brindar información a los donantes sobre las fechas estratégicas para la recepción de las contribuciones.

Financiera

Fraude/Corrupción Pérdida de recursos del Fondo Humanitario de Colombia.

Imagen negativa del Fondo, OCHA y del SNU ante las comunidades y el gobierno.

Evaluación del sistema de financiamiento de los proyectos.

Evaluación de capacidades de los socios implementadores antes y después de la adjudicación de los recursos.

Acompañamiento y monitoreo constante a los socios implementadores.

Seguimiento cauteloso a los informes y reportes.

Procesos de auditorías financieras a socios implementadores.

Interna Seguimiento insuficiente a los proyectos

Incumplimiento de OCHA como administrador del Fondo.

Activación del GMS para Colombia

Reestructuración de la Oficina de OCHA para dar apoyo a la UFH en caso de que sea necesario

Capacidad insuficiente para la gerencia y administración del Fondo Humanitario de Colombia.

Incumplimiento con los requerimientos administrativos y programáticos y de coordinación del Fondo Humanitario de Colombia.

Debilidades en el monitoreo de los proyectos.

Garantizar la composición mínima de la Unidad de Financiamiento de OCHA.

Fortalecer la Unidad de Financiamiento de OCHA con los Oficiales de Terreno de OCHA y los Coordinadores de Clusteres.

No presencia de OCHA en el departamento priorizado por el HRP.

Dificultad de articulación y coordinación.

Acompañamiento y seguimiento a la organización que propone y/o ejecuta el proyecto desde la Unidad de Financiamiento Humanitario.

Externas No ingreso a las zonas de implementación

No desarrollo del proyecto

Aplazamiento del proyecto

Retraso de la ayuda

OCHA estará receptivo a apoyar a los socios implementadores.

OCHA permitirá el uso del logo de Naciones Unidas para el ingreso a zonas de difícil acceso.

Impulsar a que las organizaciones analicen medidas de protección para todas las organizaciones (y su personal)

5.2 Evaluación de Capacidades de ONG Nacionales e Internacionales y Miembros del Movimiento de la Cruz Roja y

Media Luna Roja

47. El Fondo Humanitario de Colombia, a través de la Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA, realizará una evaluación de capacidades a las ONG y Miembros del Movimiento de la Cruz Roja y Media Luna Roja, con el objetivo de identificar su capacidad técnica y el nivel de riesgo que implica transferir recursos a las organizaciones que presenten proyectos al Fondo. La evaluación se llevará a cabo con base en el análisis objetivo de los indicadores especificados en la tabla 4.



48. Con el objetivo de estandarizar procesos, OCHA informará a través de http://www.humanitarianresponse.info/operations/colombia en caso de abrir unar convocatoria de evaluación de capacidades y brindará a través de ese medio todos los requerimientos y pasos a seguir.

49. Nota: en el caso de que haya una alianza entre dos socios implementadores en un proyecto del Fondo Humanitario de Colombia, las dos organizaciones deberán realizar la evaluación de capacidades. Asimismo, en el caso que haya dos o más proyectos con el mismo socio implementador además de la evaluación de capacidades, la Junta Asesora deberá determinar y aprobar el monto máximo que este socio implementador podrá recibir entre los dos o más proyectos.

Tabla 4: Criterios para realizar evaluaciones de capacidades de las organizaciones

Criterio de Evaluación y % máximo a alcanzar por criterio

Due Diligence y Registro SI/NO

¿Ha aprobado la organización un Due Diligence del Fondo Humanitario de Colombia?

¿Ha enviado la organización documentos de registro validos?

Gobernanza y Capacidad Institucional 25%

¿Cuenta la organización con una misión y objetivos claramente definidos y alineados con los principios humanitarios?

¿Cuenta la organización con una estructura de gobernanza (por ejemplo con una junta directiva o su equivalente) con roles y responsabilidades claramente definidos?

¿Cuenta la organización con una estructura administrativa definida y corroborada por un organigrama?

¿Cuenta la organización con un Código de Conducta (firmado por un oficial autorizado de la organización)?

¿Cuenta la organización con sistemas de quejas y de retroalimentación para los beneficiarios?

Capacidad de Respuesta Programática 30%

¿Cuenta la organización con experiencia documentada sobre la implementación de actividades humanitarias en el país?

¿Está la organización actualmente trabajando en la respuesta humanitaria en el país?

¿Cuenta la organización con cobertura geográfica en los puntos críticos identificados en el mapa de necesidades del HNO o su equivalente?

¿Cuenta la organización con manuales y guías internas en relación a la gestión del programa y al monitoreo y evaluación?

¿Las prioridades y servicios del programa de la organización están basados en evaluaciones de necesidades?

¿La organización monitorea regularmente los proyectos, y se basa en ellos para fundamentar el diseño y la gestión del programa?

Coordinación y Capacidad de Asociación 15%

¿Es la organización un miembro activo de algún clúster y de un mecanismo de coordinación?

¿La organización comparte regularmente su información del 3/4W?

¿Cuenta la organización con experiencia trabajando con socios implementadores?




Capacidad Interna y Financiera 30%

¿Cuenta la organización con políticas y manuales adecuados que guían claramente sus operaciones (manejo financiero y actividades administrativas)?

¿Tiene la organización políticas y/o procedimientos de adquisición?

¿Dispone la organización de un sistema de inventarios y activos en sitio con una política clara y plenamente operativa?

¿La organización elabora presupuestos para sus proyectos y registra los gastos?

¿La organización usa actualmente un sistema contable de doble entrada y genera reportes directamente de éste?

¿Los estados financieros de la organización han sido auditados externamente y de manera regular en los últimos 3 años?

¿Fueron identificados hallazgos financieros relevantes en los informes de auditorías de los últimos tres años?

Tabla 5: Niveles de riesgo con base en los resultados de la evaluación de capacidades

50. El resultado de la evaluación tiene una implicación directa en la manera en que los recursos serán adjudicados y en las solicitudes de OCHA a los socios implementadores durante la implementación. Las medidas que tomará OCHA variarán dependiendo de los siguientes factores: i. Tipo de socio implementador (i.e ONG/UN)

ii. Nivel de riesgo del Socio iii. Valor del proyecto iv. Duración del proyecto

51. A partir de los factores mencionados, OCHA determinará las modalidades de operación que implementará y estas tendrán en cuenta: i. Número de desembolsos

ii. Monto máximo y mínimo a adjudicar por proyecto iii. Número de visitas de monitoreo iv. Medidas de control financiero v. Número de reportes financieros y narrativos solicitados

vi. Auditoría

52. Para el Fondo Humanitario de Colombia, de acuerdo al nivel de riesgo, se tomarán las siguientes medidas:

% alcanzado en la evaluación de capacidades

Nivel de riesgo identificado

Recomendación

80 - 100 Bajo Organización elegible

50 -80 Intermedio Organización elegible

30 - 50 Alto Organización elegible

0 – 30 Muy alto Organización no es elegible. Se puede llevar a cabo

una nueva evaluación de capacidades seis meses después de la presente evaluación.



Tabla 6: Modalidades de implementación con base en el nivel de riesgo identificado

53. Los informes narrativos intermedios y finales, el informe financiero final, los estados financieros y el proceso de auditoría requerido por el Fondo Humanitario de Colombia para cada nivel de riesgo se acordará en el memorando de entendimiento firmado entre OCHA y los socios implementadores.

5.3 Monitoreo

54. Las organizaciones implementadoras según el Fondo Humanitario de Colombia deben tener los mecanismos internos

adecuados para la gestión, reporte y monitoreo del proyecto. La capacidad de cada organización se verificará durante la evaluación, aprobación, seguimiento y presentación de informes.

5.3.1 Roles y Responsabilidades

55. El Coordinador Humanitario es responsable de asegurar que una muestra representativa de los proyectos financiados en el marco del Fondo Humanitario de Colombia sean monitoreados adecuadamente. La Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA es responsable de coordinar los esfuerzos de monitoreo y garantizar que el seguimiento de los proyectos se lleve a cabo. Los costos para el monitoreo por parte del personal de OCHA (Unidad de Financiamiento Humanitario, Oficiales de Coordinación de Terreno, Gerencia) serán cubiertos por OCHA Colombia en el marco del Cost Plan y el presupuesto de la Unidad de Financiamiento.

56. Los mecanismos mínimos para el seguimiento de los proyectos ejecutados por organizaciones no gubernamentales se determinan con base en el nivel de riesgo para el socio implementador, la duración del proyecto, actividades y el monto del proyecto.

57. La Unidad de Financiamiento Humanitario brindará capacitaciones a nivel nacional y en terreno; acompañamientos en terreno y skype a los socios implementadores del Fondo Humanitario de Colombia.

Nivel de riesgo

Duración de proyecto Monto del proyecto Monto máximo

Desembolsos (en % del total

del presupuesto)

Alto

menos de 6 meses Menos de 150,000 60-40

Más de 150,000 160,000 50-50

Entre 6 y 12 meses Menos de 150,000 40-40-20

Más de 150,000 180,000 40-30-30

Medio

menos de 6 meses Menos de 200,000 100

Más de 200,000 210,000 80-20

Entre 6 y 12 meses Menos de 200,000 80-20

Más de 200,000 250,000 60-40

Bajo

Menos de 6 meses Menos de 250,000 100

Más de 250,000 280,000 80-20

Entre 6 y 12 meses Menos de 250,000 100

Más de 250,000 300,000 80-20



5.3.2 Proceso y herramientas de monitoreo

58. A continuación se presentan las herramientas de monitoreo utilizadas en el Fondo Humanitario de Colombia. i. Se realizará una reunión con los socios implementadores al mes de inicio del proyecto.

ii. Se realizará una reunión con los socios implementadores luego de la entrega del informe intermedio. iii. Se realizaran al menos dos reuniones con los socios implementadores en el marco del Equipo Local de Coordinación. iv. Se realizará reuniones de OCHA con los socios implementadores en Bogotá si se requieren. v. Se realizará al menos una visita de terreno para el monitoreo de los proyectos en las cuales se espera:

Evaluación del progreso de las actividades claves del proyecto.

Verificación de los resultados reportados.

Evaluación del cumplimiento oportuno de las actividades planeadas.

59. OCHA podrá realizar las visitas de terreno en compañía de los clústeres, donantes y miembros de la Junta Asesora. Las conclusiones y los hallazgos del monitoreo quedarán consignados en el sistema virtual –GMS- y a disposición de los socios implementadores, así como del Comité de Revisión.

5.3.3 Informes y reportes

60. Los informes se efectuarán de acuerdo con lo establecido en el memorando de entendimiento (MoU) firmado entre la organización y OCHA.

61. Así mismo, OCHA, como administrador del Fondo Humanitario de Colombia debe garantizar la transparencia y la rendición de cuentas con la comunidad humanitaria. En este sentido en la siguiente tabla se presentan las responsabilidades de OCHA.

Tabla 7: Informes y reportes en el marco la gestión del Fondo Humanitario de Colombia

Producto Informes y reportes bajo la responsabilidad de OCHA

Informe anual/Infografía anual OCHA publicará anualmente un informe y una infografía en el cual se detalle la gestión del año finalizado.

Informe Trimestral/Infografía trimestral

OCHA publicará trimestralmente un informe y una infografía en el cual se detalle la gestión de los meses finalizados. Periodos de reporte:

Enero-marzo

Abril-junio

Julio-Septiembre

Octubre –diciembre

Noticias

OCHA publicará a través del http://www.humanitarianresponse.info/operations/colombia noticias, informes, historias de vida, fotografías y cualquier novedad sobre el Fondo. Asimismo, notificará al Coordinador Humanitario, la Junta Asesora y al Comité de Revisión cualquier novedad a través de correo electrónico.

5.3.4 Auditoría

62. Todos los proyectos del Fondo Humanitario de Colombia implementados por ONG serán auditados. La auditoría se activará tan pronto OCHA notifique que el socio implementador ha entregado satisfactoriamente los informes finales. OCHA enviará documentos de soporte (contrato, informes, documentos bancarios) a la firma auditora.




63. La auditoría es un proceso independiente a OCHA; sin embargo OCHA garantizará una correcta aproximación de la Auditoría a los socios implementadores, discutiendo temáticas y brindando apoyo sobre la normatividad del Fondo Humanitario de Colombia.

64. La Auditoría hará una revisión del sistema contable y financiero del proyecto. Solo para casos excepcionales, la auditoría hará visitas a terreno.

5.3.5 Proceso de Apelaciones

65. Las partes interesadas que tengan preocupaciones o quejas con respecto a los procesos del Fondo Humanitario de Colombia, pueden en cualquier momento contactar al Jefe de la Oficina de OCHA ([email protected]). Las quejas serán recopiladas, revisadas y elevadas al Coordinador Humanitario, quien tomará una decisión y las medidas necesarias. El CH compartirá con la Junta Asesora dichas inquietudes o quejas y las acciones tomadas a las mismas.

Mecanismos de Denuncia

66. La siguiente dirección de correo electrónico ([email protected]) está disponible para recibir comentarios de las partes interesadas que creen que han sido tratados de forma incorrecta o injustamente durante cualquiera de los procesos Fondo Humanitario de Colombia. OCHA compilará, revisará, responderá y de ser necesario, planteará las cuestiones a CH, quien tomará las medidas necesarias.

6. Lineamientos para la solicitud de cambios en los proyectos

67. Cambios significativos de los objetivos y de las actividades de los proyectos (geográficos, poblacionales y programáticos) deberán ser evaluados caso por caso por el Coordinador Humanitario. OCHA analizará, evaluará y asistirá al CH, quien comunicará a través de OCHA su aprobación y/o comentarios a los socios implementadores.

68. En caso de que estos cambios tengan implicaciones en la duración del proyecto o sobre el presupuesto aprobado, los socios implementadores deberán: i. Solicitar una extensión de tiempo sin costo: implica la firma de un ajuste al memorando de entendimiento. La

extensión puede ser de hasta tres meses. Para ello se debe diligenciar una carta en la cual se justifique el tiempo

adicional solicitado; y enviar un informe financiero actualizado. Los formatos deberán ser solicitados a OCHA.

ii. Revisión presupuestal: implica la aprobación de un nuevo presupuesto. Se solicita siempre y cuando se supere un

15% entre líneas presupuestales. Los formatos deben ser solicitados a OCHA.

7. Información Adicional

69. Manual Global Operativo de CBPFs: https://docs.unocha.org/sites/dms/Documents/OperationalHandbook.pdf

70. Instrucción Política para CBPFs: https://docs.unocha.org/sites/dms/Documents/Policy%20Instruction%20on%20OCHA%20CBPFs.pdf

71. Fuentes Alternas de Financiación:

Delegación de Ayuda Humanitaria y Protección Civil -ECHO: http://ec.europa.eu/echo/index_en.htm Embajada de Suecia: http://www.swedenabroad.com/bogota COSUDE-Agencia Suiza para el Desarrollo y la Cooperación: https://www.eda.admin.ch/countries/colombia/es/home/cooperacion/temas/cosude.html


https://docs.unocha.org/sites/dms/Documents/Policy%20Instruction%20on%20OCHA%20CBPFs.pdf

http://ec.europa.eu/echo/index_en.htm



Embajada de Alemania: http://www.bogota.diplo.de/ Bureau of Population, Refugees and Migration -PRM: http://www.state.gov/j/prm/map_overseas_assistance/182865.htm Embajada de Canadá: www.bogota.gc.ca Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo –AECID: http://www.aecid.org.co/index.php?idcategoria=2463

8. Información de Contacto

72. Paula Andrea Morales, Oficial de Financiamiento Humanitario y Gerente del Fondo, ([email protected]), Cra. 13 No. 93-12 Oficina 402, teléfono: +571-6221100 ext. 1141.

9. Fecha de Revisión

73. Este documento será revisado por la Junta Asesora a más tardar el 6 de diciembre de 2017.

http://www.bogota.gc.ca/

http://www.aecid.org.co/index.php?idcategoria=2463

mailto:[email protected]



Acrónimos

CH Coordinador Humanitario GMS Grant Management System ELC Equipo Local de Coordinación EHP Equipo Humanitario de País MoU Memorando de Entendimiento OCHA Oficina para la Coordinación de Asuntos Humanitarios OIM Organización Internacional para las Migraciones ONG Organización No Gubernamental HRP Humanitarian Response Plan UFH Unidad de Financiamiento Humanitario