Manual de La Calidad Laboratorio de Ensayo de Cilindros

8/19/2019 Manual de La Calidad Laboratorio de Ensayo de Cilindros

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MANUAL DE LA CALIDAD

CENTRO DE REVISIÓN DECILINDROS

(CRC)

GASEXPRESS VEHICULAR S.A.

ISO 17025:2005

CALLE 6 No 42 - 18

BARRANQUILLA COLOMBIA


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CENTRO DE REVISIÓN DE

CILINDROS

Código: CRC-MN-001Fecha: 2010-07-15Versión: 5Página 2 de 40

TABLA DE CONTENIDONumeral Descripción Página

1 Objetivo y Alcance 42 Definiciones 43 Generalidades de la Empresa 63.1 Reseña Histórica 63.2 Localización 64 Requisitos de Gestión 74.1 Organización 74.1.5 Responsabilidad por la operación de la gestión de la calidad 74.2 Sistema de Gestión 114.2.1 Elementos Estratégicos 114.2.2 Política de la Calidad 124.2.3 Objetivos de la Calidad 124.2.4 Requisitos que debe cumplir el laboratorio 134.2.5 Sistema de la Calidad 134.2.5.1 Manual de la Calidad 144.2.5.2 Descripciones de Procesos / Planes de la Calidad 144.2.5.3 Procedimientos del Sistema de la Calidad 154.2.5.4 Instructivos de la Calidad 164.2.5.5. Registros del Sistema de la Calidad 174.2.6 Responsabilidades por el Sistema de la Calidad 174.2.6.1 Funciones de la Dirección Técnica del CRC 174.2.6.2 Responsabilidades de la Dirección Técnica del CRC 184.2.6.3 Funciones del Representante de la Dirección 184.2.6.4 Responsabilidades del Representante de la Dirección 194.3 Control de los Documentos 19

4.4 Revisión de los Pedidos, Ofertas y Contratos 214.5 Subcontratación de Ensayos y Calibraciones 214.6 Compras de Servicios y Suministros 224.7 Servicio al Cliente 224.8 Quejas 234.9 Control de Trabajos de ensayo y/o de calibraciones No Conformes 234.9.1 Productos No Conformes despues de la entrega de cilindros 234.10 Mejora 244.11 Acción Correctiva 244.11.1 Generalidades 244.11.2 Análisis de las Causas 244.11.3 Selección e implementación de las acciones correctivas 25

4.11.4 Seguimiento de las acciones correctivas 254.11.5 Auditorias adicionales 254.12 Acciones Preventivas 254.13 Control de los Registros 264.13.1 Generalidades 264.13.2 Registros técnicos 274.14 Auditorias Internas 274.14.1 Generalidades 274.15 Revisiones por la Dirección 284.15.1 Generalidades 28


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4.15.2 Información para la Revisión 284.15.3 Resultados de la Revisión 285 Requisitos Técnicos 295.1 Generalidades 295.2 Personal 295.3 Instalaciones y Condiciones Ambientales 305.4 Métodos de Ensayo y Calibración y Validación de los Métodos 305.4.1 Generalidades 305.4.2 Selección de los Métodos 315.4.3 Métodos desarrollados por el CRC 325.4.4 Métodos No Normalizados 325.4.5 Validación de los Métodos 325.4.6 Estimación de la Incertidumbre de la Medición 325.4.7 Control de Datos 335.5 Equipos 335.5.1 Inventario, Identificación y Registros 33

5.5.2 Utilización 345.5.3 Mantenimiento 355 6 Trazabilidad de la medición 365.7 Muestreo 365.8 Manipulación de los Ítems de Ensayo y Calibración 365.8.1 Generalidades 365.9 Aseguramiento de la calidad de los resultados de ensayo y calibración 375.10 Informe de los resultados 375.10.1 Generalidades 375.10.2 Informes de Inspección y Ensayo 375.10.3 Informes de Ensayo 385.10.4 Certificados de calibración 38

5.10.5 Opiniones e interpretaciones 385.10.6 Resultado de ensayo y calibración obtenidos por el subcontratista 385.10.7 Transmisión electrónica de los resultados 395.10.8 Presentación de los informes y de los certificados 395.10.9 Modificaciones a los informes de inspección y ensayo de cilindros 39

Anexo 1 Certificado Cámara de Comercio Gasexpress Vehicular S.A. Anexo 2 Organigrama General Gasexpress Vehicular S.A.


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1. OBJETIVO Y ALCANCE

1.1 Objetivo

Este manual define la Política y el Sistema de Gestión de Calidad empleado por elCentro de Revisión de Cilindros, para demostrar la capacidad y la competencia técnicapara realizar la Inspección y ensayos de Cilindros de gas natural comprimido para usovehicular de acuerdo con la norma ISO 17025: 2005, los requisitos reglamentarios ylos indicados por los clientes.

1.2 Alcance

El manual de la calidad es aplicable a todo el personal involucrado en la prestación del

servicio del laboratorio; de este modo, establece un compromiso formal y responsablepara el desarrollo, implementación y mejora del sistema de gestión de la calidad. Seconstituye como el medio de divulgación del S.G.C. hacia sus clientes y lapresentación de la aplicabilidad de los requisitos de la norma ISO 17025 versión 2005.

2. DEFINICIONES

Estas definiciones cubren los términos especificados en la norma ISO 9000: 2005, elDecreto 2269 del 16 de noviembre de 1993, la resolución 8728 del 26 de Marzo de

2001 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio e ISO 17025: 2005. Adicionalmente a las consideraciones en la norma NTC 2194 se tiene en cuenta lassiguientes:

2.1 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD: Todas las actividades planificadas ysistemáticas implementadas dentro del sistema de calidad, y evidencias comonecesarias para dar adecuada confianza de que una entidad cumplirá los requisitos decalidad.

2.2 CALIBRACIÓN: Es el conjunto de operaciones que tienen por finalidad determinarlos errores de un instrumento para medir, y de ser necesario, otras característicasmetrológicas.

2.3 CALIDAD: Grado en que un conjunto de características inherentes cumple conunos requisitos.

2.4 CONFORMIDAD: El cumplimiento de requisitos especificados.

2.5 CONTROL DE CALIDAD: Las técnicas y las actividades operacionales que seusan para cumplir los requisitos de calidad.


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2.6 ERROR DE UN INSTRUMENTO DE MEDICIÓN: Indicación de un instrumento demedición menos un valor verdadero de la magnitud de entrada correspondiente.

2.7 ESPECIFICACIÓN: Un documento que establece requisitos.

2.8 EXACTITUD DE MEDICIÓN: La cercanía de acuerdo entre el resultado de unamedición y el valor verdadero de la magnitud medida.

2.9 EXACTITUD DE UN INSTRUMENTO DE MEDICIÓN: Aptitud de un instrumentode medición para dar respuestas próximas a un valor verdadero.

2.10 EQUIPOS: Aparato de medición necesario para la correcta ejecución de lascalibraciones y verificaciones.

2.11 FORMATOS: Documentos donde se escriben datos y/o resultados a las

actividades desarrolladas.

2.12 INCERTIDUMBRE DE LA MEDICIÓN: El resultado de la evaluación,encaminada a caracterizar el intervalo dentro del cual se estima que estará el valorverdadero de una magnitud medida, generalmente con una probabilidad dada.

2.13 MANUAL DE LA CALIDAD: Un documento que enuncia la política de calidad ydescribe el sistema de calidad del laboratorio de metrología.

2.14 MEDICIÓN: Conjunto de operaciones cuyo objeto es determinar un valor de unamagnitud.

2.15 NO CONFORMIDAD: El no cumplimiento de un requisito específico.

2.16 POLÍTICA DE LA CALIDAD: Las directrices y los objetivos generales de unaorganización con respecto a la calidad, expresados de manera formal por la altagerencia.

2.17 PROCEDIMIENTO: Una manera especificada de efectuar una actividad.

2.18 PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO: Método documentado para desarrollaruna actividad y asegurar la conformidad con los requisitos especificados.

2.19 REQUISITOS DE CALIDAD: La expresión de las necesidades o su traduccióncomo conjunto de requisitos expresados en forma cuantitativa respecto a lascaracterísticas de una entidad, para hacer posible su realización y examen.

2.20 REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida generalmente implícita uobligatoria.

2.21 REGISTRO: Un documento que suministra evidencia objetiva de las actividadesefectuadas o de los resultados alcanzados.


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2.22 REPETIBILIDAD: Cercanía entre los resultados de mediciones sucesivas de lamisma magnitud por medir, efectuadas en las mismas condiciones de medición.

2.23 SISTEMA DE LA CALIDAD: La estructura organizacional, los procedimientos, losprocesos y los recursos necesarios para implementar la administración de la calidad.

2.24 TRAZABILIDAD: La aptitud para rastrear la historia, la aplicación o la localizaciónde una entidad, por medio de identificaciones registradas.

2.25 VERIFICACIÓN: Confirmación mediante examen y aporte de evidencia objetivade que se han cumplido los requisitos especificados.

3. GENERALIDADES DE LA EMPRESA

3.1 Reseña histórica

La empresa Distribuciones Grupo Caribean Ltda hoy en día conocida comoGasExpress Vehicular S.A., a la que pertenece el Centro de Revisión de Cilindros(CRC), es una organización legalmente constituida desde el año 1996, conexperiencia en el área de conversión de vehículos a gas natural comprimido,administración de estaciones de servicio de gas natural vehicular y la administracióndel Centro de Revisión de Cilindros.Experiencia que se ha venido fortaleciendo a lo largo de los años gracias al talentohumano y al compromiso por parte de la gerencia en buscar nuevos mercados o

plazas como lo son la ciudad de Bogotá, Cali, Medellín y Barranquilla, entre otras.

En el año de 1992 Promigás S.A. concedió una licitación para el manejo de talleres deconversión de gas natural vehicular a Grupo Caribean Ltda, luego en 1996 la empresaG.N.C S.A. le concedió una licitación para la administración de estaciones de serviciode gas natural, estaciones que la empresa en el año 2006 retorno a gnc paraincursionar con su propia marca registrada en el mercado de las estaciones de servicioy talleres de conversión, es por esto que nace la marca GASEXPRESS como únicoente reconocido de los talleres de conversión y las estaciones de servicio.

Así mismo GasExpress Vehicular S.A. posee el Centro de Revisión de Cilindros conmas de 10 años de experiencia en la costa, experiencia que ha permitido mejorar

nuestros procesos de Inspección y Ensayo de Cilindros y llevar las pruebas de cilindroa un alto nivel de confiabilidad que no posee ningún otro laboratorio en la costa, razónpor la cual nuestra empresa participa en el comité técnico 410202 de Gas NaturalComprimido.

Hoy en día la empresa se ha consolidado a nivel regional como una empresa pujante,sobresaliendo por ser pionera de nuevos procedimientos, utilizando los mejoresrecursos tecnológicos para brindar un mejor servicio, destacándose por satisfacer losrequisitos de los clientes en el momento oportuno.


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3.2 Localización

El Centro de Revisión de Cilindros se encuentra ubicado en Barranquilla en la Calle 6No 42 –18 sector Barranquillita; hace parte de la estructura organizacional deGasExpress Vehicular S.A.; el laboratorio está dividido en área de recibo de cilindros,área de inspección y ensayo, área de alistamiento de cilindros y oficinas. (Ver plano dedistribución de equipos y áreas del CRC).

4. REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIÓN

4.1 Organización

4.1.1 GasExpress Vehicular S.A. es una empresa legalmente constituida, medianteescritura pública No 2.807 del 17 de Julio de 1996 y escritura publica No 2.937 del 01de Junio del 2007 donde se transformo en sociedad anónima, (Ver Certificado deCámara de Comercio).

4.1.2 Es responsabilidad del Centro de Revisión de Cilindros cumplir con los requisitosexigidos en la norma ISO 17025:2005, la normatividad legal vigente, los pactados conel cliente y demas exigidas por las autoridades reglamentarias.

4.1.3 Todas las actividades del laboratorio son realizadas en sus instalaciones y no serealizan inspecciones y ensayos fuera de las instalaciones del Centro de Revisión de

Cilindros.

4.1.4 Aunque el laboratorio pertenece a una empresa que desempeña otrasactividades distintas como el mantenimiento y conversión de vehículos a gas naturalcomprimido, administración de estaciones de servicio de gas natural comprimidovehicular e importación y comercialización de equipos de gas natural vehicular, enningún momento se presentan conflictos de intereses, debido a que es una empresade servicios y no de producción, y la inspección y ensayo de cilindros son realizados adiferentes clientes externos interesados en la confiabilidad y confidencialidad de lainformación.

Para asegurarnos que no se presente ningún inconveniente en este aspecto, los

funcionarios del laboratorio han firmado un compromiso ético de confidencialidad quepermanece en la hoja de vida de cada uno de ellos, en el cual se comprometen a serimparciales y proteger la información confidencial. (Ver “Declaración de Indepencia eImparcialidad”).

El personal del laboratorio no es remunerado teniendo en cuenta el número deinspecciones y ensayos que realice y no está sujeto a ningún tipo de presión indebida,comercial, financiera o de otra índole que interfiera en el resultado de su trabajo.


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Es de vital importancia que todo el personal del CRC se encuentre bajo supervisión deacuerdo al cargo que ocupe, así mismo todo el personal debe presentar un adecuadocomportamiento tanto para con la empresa como para sus compañeros de trabajo y

evitar incurrir en actividades no licitas que vayan en contra de este Manual de laCalidad, políticas y procedimientos aquí referenciadas.

4.1.5 Responsabilidad por la operación de la gestión de la calidad

El laboratorio cuanta con una organización como se aprecia en la Figura 1, que sedesprende del organigrama original de la empresa GasExpress Vehicular S.A. de lacual el laboratorio hace parte.

Figura 1: ORGANIGRAMA DEL CENTRO DE REVISIÓN DE CILINDROS

(1) Designado como Representante de la Dirección y Director Técnico.

El Director Administrativo del Centro de Revisión de Cilindros es el responsable dedefinir las responsabilidades, autoridad e interrelación de todo el personal que maneja,desarrolla y verifica labores de ensayo e inspección, es decir, aquellas funciones quetienen autoridad para tomar o iniciar las acciones correctivas del sistema de gestión dela calidad que el CRC requiera.

INSPECTOR DELCRC

AUXILIAR DELCRC

TÉCNICO DELOGÍSTICA

AUXILIARLOGÍSTICA

ALMACENISTA

DIRECTORADMINISTRATIVO

INGENIERO DE LACALIDAD DEL CRC

SUPERVISOR DEL CRC

SOPORTE DECALIDAD

SOPORTE DEGESTIÓN


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La infraestructura organizacional, junto con las responsabilidades de cada cargo queposee el sistema de calidad se encuentra consignada en las “Descripciones de Cargo” y en el organigrama general de la empresa (Ver Organigrama general de Gasexpress

Vehicular S.A.).

A continuación se presenta un pequeño resumen de las responsabilidades de cadacargo:

4.1.5.1.1 DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Asegurar la planificación del sistema de gestión de la calidad y el cumplimiento de losobjetivos, políticas de calidad y procedimientos, así mismo realizar la revisión gerencialy coordinar todas las actividades correspondientes, para la asignación de recursosrequeridos por el sistema de gestión de la calidad, velar por el cumplimiento de todoslos requisitos a través de la revisión y supervisión constante a los encargados del SGC.

4.1.5.1.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

Asegurar el adecuado desempeño del sistema de gestión de la calidad de laorganización, garantizando que todos los procesos cuenten con la documentaciónnecesaria; coordinar la recolección de los resultados de la gestión de la calidad, eldesarrollo de los programas de formación y de auditorias de calidad con el fin de lograrlos objetivos generales y de calidad propuestos, como la satisfacción de los clientes yla obtención y mantenimiento de la acreditación en ISO 17025:2005.

4.1.5.1.3 INGENIERO DE LA CALIDAD DEL CRC (Director Técnico)

Es responsable sobre la totalidad de las operaciones técnicas llevadas a cabo en ellaboratorio, además asegura que todo el personal que labora en el laboratorio siga losprocedimientos e instrucciones del sistema de calidad. La suplencia del Ingeniero de laCalidad del CRC la hace el Director Administrativo.Es el designado como Representante de la Dirección y coordina todas las actividadespara la ejecución y puesta en marcha del sistema de gestión de la calidad.

4.1.5.1.4 SUPERVISOR DEL CRC

Es responsable de la correcta ejecución de las inspecciones y ensayos por medio de lasupervisión constante, asegurando que se apliquen los procedimientos, instructivos y

normas técnicas para tal fin, hace parte del comité de calidad y el comité técnico delCRC.

En el caso particular de personal nuevo o en entrenamiento, debe asegurar lasupervisión y el control necesario para que se cumplan los procedimientos, instructivosy demas documentación del CRC.

4.1.5.1.5 SOPORTE DE CALIDADEs responsable de los Informes de Inspección y ensayo de Cilindros y de él dependeel manejo de toda la información de las bases de datos de los cilindros probados hastala fecha; así mismo, es el encargado de manejar todos los procedimientos de archivo,


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cambio en documentos o registros entre otros, también es el encargado del servicio alcliente, la recepción de las quejas y toda la comunicación establecida con los clientesdel CRC.

4.1.5.1.6 INSPECTOR DEL CRC

Es el responsable de realizar todas las actividades de inspección y ensayo de cilindrosejecutando las labores técnicas de inspección visual interna y externa, control demasa, medición de espesores y el ensayo de expansión volumétrica, entre otras.Participa activamente en el comité de calidad del CRC y el comité técnico del CRC.

4.1.5.1.7 AUXILIAR DEL CRC

Es el encargado de llevar a cabo todas las labores de limpieza mecánica, transporte ymanejo de cilindros en las instalaciones del CRC y de suministrar apoyo en las labores

de inspección y ensayo de cilindros de gas natural vehicular.

4.1.5.1.8 TÉCNICO DE LOGÍSTICA

Es el encargado de realizar todas las labores de recepción y entrega de los cilindros enlas instalaciones de los talleres clientes y el manejo de la documentación requeridapara dicha actividad.

4.1.5.1.9 AUXILIAR DE LOGÍSTICA

Es el encargado de realizar todas las labores de cargue y descargue de cilindros en las

instalaciones de los talleres clientes y en el Centro de Revisión de Cilindros (CRC) parasu transporte.(Ver Descripciones de Cargos del Centro de Revisión de Cilindros).

4.1.5.2 Se cuanta con un procedimiento para la protección de la propiedad del clienteque incluye la política de confidencialidad que el Centro de Revisión de Cilindros tienepara con los clientes. (Ver “Procedimiento Para la Protección de la Información yPropiedad del Cliente).

4.1.5.3 Tanto para el personal del CRC como el que esta bajo entrenamiento, lasinspecciones y los ensayos son monitoreados constantemente por el Supervisor delCRC, velando por la aplicación de los procedimientos, instructivo y métodos

normalizados a que haya lugar.

4.1.5.4 El CRC cuenta con una dirección técnica que se responsabiliza por todas lasoperaciones, la aplicación de los procedimientos, instructivos, normas y la consecuciónde recursos que se necesiten para el logro de nuestros objetivos de gestión de lacalidad.

4.1.5.5 Así mismo el CRC cuenta con un responsable de la calidad, el Representantede la Dirección, que es el encargado de la planificación e implementación del sistema


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de gestión de la calidad en el CRC y es el responsable de todas las actividades queconciernen a la calidad, además de la consecución de recursos ante el Director Administrativo.

(Ver Matriz de Responsabilidades del CRC)

4.1.5.6 Reemplazos o sustitutos

Para garantizar las operaciones técnicas del laboratorio, la implementación del sistemade gestión y la correcta supervisión, se han definido los siguientes sustitutos en casode ausencia:

Director Administrativo: En caso de ausencia el Director Administrativo es sustituidopor el Gerente General de la empresa quien cumple sus funciones y asume lasresponsabilidades para con el sistema de gestión del laboratorio.Ingeniero de la Calidad: La suplencia del Ingeniero de la Calidad, le corresponde al

Director Administrativo, quien asume las responsabilidades técnicas y demás delsistema de gestión de la calidad.

Supervisor del CRC: En caso de ausencia del Supervisor, lo reemplaza el Ingenierode la Calidad, quien asume las responsabilidades de supervisión, de la aplicación delos instructivos, procedimientos, métodos de trabajo, así como la supervisión a todo elpersonal antiguo y en formación.

4.1.5.7 Actualmente el personal del CRC, esta consiente del proceso deimplementación del sistema de gestión de la calidad y participan activamente pormedio de la asistencia a cursos, charlas, intervenciones en los comités técnicos,

comités de calidad y en la consecución de los objetivos propuestos para cada proceso.

4.1.6 El laboratorio cuenta con un Plan de Comunicación Interna, donde se define eltema a comunicar, el método de comunicación, la frecuencia, el responsable de lacomunicación y a quien va dirigido, así mismo se cuenta con una cartelera donde sepublican todos los comunicados e informes que hayan que presentar al personal.(Ver Plan de Comunicación Interna anexo a este documento)

4.2 Sistema de gestión

4.2.1 Elementos estratégicos

El CRC cuenta con un sistema de gestión de la calidad establecida, implementada ymantenida para el alcance propuesto en la “Red de Procesos del CRC”, todas susactividades técnicas y de gestión se encuentran documentadas en especificaciones,descripciones de procesos, procedimientos, instructivos, planes, programas, listadosentre otros, la estructura documental se presenta en el numeral 4.2.5 del presentemanual. (Ver Red de procesos del Centro de Revisión de Cilindros”) Todo nuevo documento, modificación o información es comunicada según loestablecido en el “Plan de comunicación interna” y se controla según lo establecido enel “Procedimiento para el control de documentos”.


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Parte de los elementos estratégicos que tiene el CRC, es su Misión y Visión que sepresentan a continuación:

MISIÓN

Nuestra misión es brindar un servicio de calidad en la inspección y ensayo de cilindrosde almacenamiento de gas natural comprimido utilizado como combustible devehículos, traducido en la confiabilidad de nuestros resultados y asegurado mediante lautilización de métodos normalizados, tecnología de ensayo, instrumentos calibrados, ypersonal técnico calificado y comprometido con el servicio.

VISIÓN

Ser líder en Laboratorios de inspección y ensayos de cilindros de gas natural vehicular

en los próximos cinco años, con fundamento en ofrecer el más completo laboratorio deInspección y ensayos de cilindros para gas natural vehicular en toda la costa norte deColombia, siendo reconocidos por el alto grado de calidad de nuestro servicio, asímismo por nuestro cumplimiento, honestidad, eficacia y leal competencia.

4.2.2 Política de la calidad

El propósito fundamental del Centro de Revisión de Cilindros es brindar servicios deInspección y Ensayo de Cilindros para almacenamiento de gas natural vehicular deacuerdo con las normas nacionales o internacionales según lo pactado con el clienteen cuanto a confiabilidad (1), confidencialidad (2) y cumplimiento en los tiempos de

entrega (3).

Contamos con el apoyo de un equipo humano competente y en permanenteactualización lo cual nos permite garantizar las buenas prácticas profesionales (4), laaplicación de los requisitos de la norma ISO 17025:2005 y la mejora continua de laeficacia de su gestión (5)

Víctor Manuel Mendoza OrdóñezDirector AdministrativoCentro de Revisión de Cilindros

4.2.3 Objetivos de la calidad

1. Asegurar la confiabilidad de las inspecciones y los ensayos mediante el

cumplimiento de los requisitos técnicos pactados con el cliente, los cuales

deben ser acordes a las normas legales aplicables.


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% de quejas por confiabilidad = (# de relaciones de cilindros para IE1 con

quejas por calidad técnica / # total de relaciones para IE tramitadas) X 100.

2. Mantener la confidencialidad de los resultados de las inspecciones y losensayos contratados

% de quejas por confidencialidad = (# de relaciones de cilindros para IE con

eventos de incumplimiento de la política de confidencialidad / # total de

relaciones para IE tramitadas) X 100

3. Mejorar permanentemente el cumplimiento de los plazos de entrega

pactados.

% de cumplimiento en los tiempos de entrega de los cilindros = (# de entregas a

tiempo realizadas mes) / (# total de entregas al mes) X100

4. Mejorar continuamente el nivel de competencia del personal

Nivel de competencia del personal = (Sumatoria de los porcentajes de

competencia del personal) / (# total de personas evaluadas).

5. Promover una cultura de servicio en la búsqueda continúa de la

satisfacción del cliente y la mejora continua de los procesos % de

Satisfacción del Cliente = (Sumatoria de los porcentajes de satisfacción de

clientes) / (# total de clientes que respondieron la encuesta) X 100

Para mejorar continuamente la eficacia de la gestión, se cuenta con el Plan de

seguimiento y medición de los procesos y el tablero de indicadores de gestión,

donde se muestra los resultados alcanzados en comparación a las metas

propuestas para cada indicador.

(Ver Plan de Seguimiento y Medición de los Procesos y Tablero de Indicadores deGestión), (Ver Plan de la Calidad – Objetivos de la Calidad).

4.2.4 Se cuenta con el documento “Requisitos que debe cumplir el CRC en laprestación de servicio de inspección y ensayo de cilindros” donde se presen tan cada

uno de los requisitos del cliente, legales y reglamentarios que tiene que cumplir elCRC, este se comunica según lo establecido en el “Plan de comunicación interna”.

(Ver “Requisitos que debe cumplir el CRC en la prestación de servicio de inspecc ión yensayo de cilindros”).

1 IE: Inspección y Ensayos


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4.2.5 Sistema de la Calidad

El Centro de Revisión de Cilindros establece, implementa y mantiene un sistema de

calidad adecuado al alcance de sus actividades y mejora continuamente su eficacia(objetivos de calidad, indicadores de gestión) con base a los requisitos establecidos enla norma ISO 17025.

La documentación del sistema de la calidad está organizada según una estructura jerárquica de tipo piramidal, que consta de seis niveles, tal como puede verse en elgráfico siguiente:

DEFINE EL ENFOQUE Y

LA RESPONSABILIDAD.

ESPECIFICAN RESPON-SABLES, PROCEDIMIEN-TOS Y RECURSOS.

DEFINEN QUIÉN,QUÉ, CUÁNDO.

DEFINENCÓMO

EVIDENCIAN

ESTABLECENDISPOSICIONES

El Sistema de la calidad del Centro de Revisión de Cilindros y sus actividadesfundamentales se encuentra descrito en los siguientes documentos:

MANUAL DECALIDAD{NIVEL 1}

PLANES DE CALIDAD /DESCRIPCIONES DE PROCESOS

{NIVEL 2}

INSTRUCTIVOS DEL SISTEMA DECALIDAD.{NIVEL 4}

REGISTROS DEL SISTEMA DE CALIDAD.{NIVEL 5}

PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD{NIVEL 3}

DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO:NORMAS, REGLAMENTOS, ESPECIFICACIONES TÉCNICAS,

CERTIFICADOS DE APROBACIÓN DE LOTES.{NIVEL 6}


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4.2.5.1 Manual de la calidad:

El Manual de la calidad es el documento básico del Sistema de Calidad del Centro de

Revisión de Cilindros recoge las Políticas de Calidad, que son conocidas y entendidaspor todo el personal del CRC, y describe todas las disposiciones básicas del Sistemade la Calidad, que se aplican en todas las secciones involucradas en el aseguramientode la Calidad.

4.2.5.2 Descripciones de procesos / Planes de la calidad:

El CRC establece las descripciones de los procesos como una herramienta deplanificación y revisión de cada una de las operaciones técnicas y administrativas delCRC. En estas se especifican responsables, recursos, procedimientos y se presentancada una de las actividades que el CRC desarrolla, actualmente se cuentan con lassiguientes descripciones de procesos:

Descripciones de Procesos del Centro de Revisión de Cilindros (CRC)

Descripciones de Procesos Para: Código

Gestión gerencial CRC-PS-01Gestión de la calidad CRC-PS-02 Atención de solicitudes de servicio CRC-PS-03Logística de entrega y recepción de cilindros CRC-PS-04Inspección y ensayo de cilindros CRC-PS-05Elaboración y entrega de informes CRC-PS-06

Servicio al cliente CRC-PS-07Compras CRC-PS-08Gestión humana CRC-PS-09Mantenimiento de infraestructura y metrología CRC-PS-10

(Ver Descripciones de procesos).

Parte de la planificación del CRC con respecto al sistema de gestión se documenta ycoordina por medio de los planes de la calidad, en estos se consignan las actividadespor realizar, los responsables, la frecuencia de aplicación o ejecución y demásinformación que compete a cada uno de los procesos del CRC para el desarrollo desus actividades.

Entre estos planes tenemos:

Planes de la Calidad Para: Código

Control metrológico CRC-PL-001Inducción y entrenamiento al cargo CRC-PL-002


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Objetivos de la calidad CRC-PL-003Mantenimiento CRC-PL-004Comunicación interna del SGC CRC-PL-005

Control de recepción de materiales / servicio CRC-PL-006Seguimiento y medición de los procesos del SGC CRC-PL-007

(Ver Planes de la Calidad del SGC)

4.2.5.3 Procedimientos del sistema de calidad:

Los aspectos de funcionamiento más concretos y detallados que no aparecen en elManual de la calidad se desglosan en forma de procedimientos.

Por tanto, los procedimientos son explicaciones a un mayor nivel de detalle. Reflejan

los elementos, requisitos, responsabilidades y medios que utilizamos en relación alsistema de calidad. La estructura de un procedimiento, suele contener los siguientesapartados: Objetivo, Alcance, Campo de aplicación, Responsabilidad, Desarrollo,Documentos, Referencias, y Registros.

La implementación efectiva del sistema de la calidad y sus procedimientosdocumentados se verifica mediante el procedimiento de Auditorias internas de Calidado las auditorias externas.

A la fecha el CRC cuenta con los siguientes procedimientos:

Procedimientos de Calidad del Centro de Revisión de Cilindros:

Procedimiento de la Calidad Para: Código

Control de los documentos CRC-PR-001

Control de registros CRC-PR-002

Auditorias internas CRC-PR-003

Control del producto no conforme CRC-PR-004

Manejo de Acciones correctivas, preventivas y de mejora CRC-PR-005

Aseguramiento metrológico CRC-PR-006

Contratación del servicio CRC-PR-007

Mantenimiento de infraestructura y equipos CRC-PR-008


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Manejo de cilindros durante el transporte, almacenamiento y ensayo CRC-PR-009

Protección de la Información y Propiedad del Cliente CRC-PR-

010Tratamiento de quejas CRC-PR-

012Evaluación, selección y reevaluación de proveedores CRC-PR-

013Manejo del archivo inactivo CRC-PR-

015 Actividades Interlaboratorios CRC-PR-

016 Administración de Backups CRC-PR-

017

Determinación de la Incertidumbre de medición CRC-PR-018

(Ver Procedimientos de la calidad para el CRC).

4.2.5.4 Instructivos del Sistema de Calidad:

Los Instructivos de trabajo constituyen el mayor nivel de detalle posible dentro delSistema de Calidad. Detallan la operatividad de las tareas concretas que haya querealizar para llevar a cabo las diferentes actividades de inspección y ensayos decilindros, entre estos tenemos:

Instructivos del Centro de Revisión de Cilindros

Instructivos Para: Código

Alistamiento de cilindros CRC-IN-001Medición de espesores CRC-IN-002Inspección del cilindro CRC-IN-003Ensayo de expansión volumétrica CRC-IN-004Secado de cilindros CRC-IN-005Perdida de masa CRC-IN-006Estampado de cilindros CRC-IN-007Tratamiento de cilindros condenados CRC-IN-008Evaluación de competencias CRC-IN-009 Aplicación de Técnicas Estadísticas CRC-IN-010


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4.2.5.5 Registros del Sistema de la Calidad:

Evidencian la realización de las actividades descritas en los anteriores documentos.

4.2.5.6 Documentos externos: Normas, Reglamentos, Certificados deAprobación de cilindros y especificaciones técnicas.

Establecen disposiciones que regulan la gestión de la Organización, para el Centro deRevisión de Cilindros aplican las Normas de inspección y ensayo para cilindros de gasnatural vehicular NTC 4828 Métodos para inspección de cilindros y sus sistemas demontaje empleados en vehículos que operan a gas natural comprimido y la Resolución80582 del 8 de Abril de 1996 Articulo 88 Parágrafo II.

Para realizar las inspecciones y los ensayos de lo cilindros se emplean documentoscomo las especificaciones técnicas de cilindros suministrados por los fabricantes de los

diferentes tipos de cilindros, los certificados de aprobación de lotes de cilindros y loscertificados de conformidad y de aceptación emitidos por entidades certificadoras.

Los registros generados por el sistema de calidad y los documentos externos seencuentran referenciados en los listados de Registros y Listado de DocumentosExternos y se encuentran disponibles en el archivo del CRC.

(Ver Listado de registros y Listado de documentos externos)

4.2.6 Responsabilidades por el sistema de la calidad

Para dar cumplimiento a lo establecido en el requisito 4.2.6 de la norma ISO17025:2005 el Centro de Revisión de Cilindros (CRC) establece las siguientesfunciones y responsabilidades básicas para con la organización y los clientes:

4.2.6.1 Funciones de la Dirección Técnica del CRC

Garantizar la calidad de las inspecciones y ensayo de cilindros de gas naturalvehicular de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente.

Realizar las capacitaciones al personal de inspectores en lo relacionado a lasinspecciones, ensayos, manejo de equipos, metrología y demás que conciernena las operaciones técnicas del laboratorio.

Coordinar junto con el Supervisor del CRC todas las actividades de aplicaciónde la normatividad, procedimientos, instructivos, especificaciones técnicas ydemás documentos que se requieran para la prestación del servicio deinspección y ensayo de cilindros de gas natural vehicular.

Coordinar la revisión de los métodos de trabajo y la definición por escrito onormalización de los diferentes procesos en la organización en cuanto a las


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instrucciones de operación, los procedimientos administrativos y de calidadpara garantizar su funcionalidad y aplicabilidad.

Coordinar y dirigir todas las actividades del comité técnico del CRC.

Tomar las acciones correctivas y preventivas cuando se detecten noconformidades de acuerdo a los procedimientos establecidos para tal fin.

4.2.6.2 Responsabilidades de la Dirección Técnica del CRC

El Director Técnico del CRC es responsable de velar por el cumplimiento de losprocesos, procedimientos, instructivos y demás documentos que soporten elsistema de calidad de la organización.

Es responsabilidad de la Dirección Técnica atender las peticiones, quejas,

opiniones y conceptos de carácter técnico, emitidas por los clientes y dirigidas ala organización, relacionadas con las funciones del laboratorio.

Es responsabilidad de la Dirección Técnica garantizar los derechos depropiedad de la información desarrollada en el curso de sus actividades.

4.2.6.3 Funciones del Representante de la Dirección

El Representante de la Dirección es el encargado de todas las actividadesconcernientes al sistema de gestión de la calidad y entre sus funciones se encuentranlas siguientes:

Mantener informado al Director Administrativo acerca del desempeño delsistema de gestión de la calidad a través de los informes periódicos de calidadestablecidos, tales como: Quejas de clientes; no conformidades; nivel decumplimiento al cliente y eficacia de las operaciones del CRC.

Promover en los diferentes niveles de la organización actividades relacionadascon el conocimiento de los requisitos y compromisos adquiridos con el cliente:Política y objetivos de la calidad.

Participar activamente en el Comité de Calidad, actuando como su Secretario ypresentando clara y oportunamente la información requerida para la revisión del

sistema de gestión de la calidad por parte del Director Administrativo, asímismo dirigir el Comité Técnico del CRC para la toma de decisiones en cuantoa Inspección y Ensayo de Cilindros.

Coordinar la revisión de los métodos de trabajo y la definición por escrito onormalización de los diferentes procesos en la organización en cuanto a lasinstrucciones de operación, los procedimientos administrativos y de calidadpara garantizar su funcionalidad y aplicabilidad.


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Realizar otras actividades o funciones que le sean asignadas ocasionalmente ytengan que ver con su campo de acción.

4.2.6.4 Responsabilidades del Representante de la Dirección

Es responsabilidad del Representante de la Dirección:

Asegurar el adecuado desempeño del sistema de gestión de la calidad de laorganización.

Garantizar que todos los procesos cuenten con la documentación actualizada ynecesaria para la prestación del servicio.

Coordinar la recolección de los resultados de la gestión de la calidad y supresentación en las revisiones por la dirección.

Desarrollar los programas de formación y de auditorias de calidad con el fin delograr los objetivos generales y de calidad propuestos, como la satisfacción delos clientes, los tiempos de entrega, confiabilidad en los resultados, entre otros.

Velar por el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 17025:2005 en elCentro de Revisión de Cilindros.

Tomar las acciones correctivas, preventivas y de mejora cuando se detecten noconformidades u oportunidades de mejora de acuerdo a los procedimientosestablecidos.

4.2.7 El CRC posee el personal de dirección y administración requerido para laprestación del servicio e identifica las desviaciones del sistema de calidad a través delanálisis de los datos de la gestión del sistema de la calidad, las auditorias de calidad ylas revisiones por la dirección, en el evento de algún tipo de cambio al sistema degestión la alta dirección velara por la integridad de este por medio de los registros decambios que haya que realizar.

4.3 Control de los documentos

4.3.1 El Centro de Revisión de Cilindros controla los documentos requeridos por elSistema de la Calidad, para ello aplica el procedimiento CRC-PR-001 “Procedimiento para el control de los documentos” el cual define lo siguiente:

a) Aprobación del documento en su adecuación antes de su emisión;b) Revisión y actualización del documento,c) Identificación de cambios y distribución de documentos a través del listado

maestro de documentos.d) Disponibilidad de las versiones actualizadas de los documentos aplicables en

los puntos de uso;


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e) Retiro de los puntos de uso de los documentos obsoletos y aplicación de unaidentificación si son retenidos.

4.3.2 Aprobación y emisión de los documentos

Toda la documentación utilizada por el personal del CRC, se controla, se revisa yaprueba según lo establecido en el “Procedimiento para el control de los documentos”,su estado de vigencia, su distribución, almacenamiento, disposición y el responsablede su revisión se presenta en el “Listado maestro de documentos internos”.

Se establece una revisión de la documentación por parte del Representante de laDirección cada doce meses o cuando por solicitud de algún Responsable de Procesosse requiera revisar y actualizar algún documento o formato.

Todos los documentos declarados como obsoletos o no validos son retirados de los

puntos de emisión y destruidos en el acto para prevenir su uso involuntario, sonremplazados por el nuevo documento y se comunica al personal los cambios que serealizaron.

Si por alguna razón se necesita retener un documento obsoleto este será marcado conel sello de documento obsoleto y será restringido su uso, solo para los responsables delos procesos que lo requiera.

Toda la documentación se encuentra identificada unívocamente por medio de un tituloy un código, en su encabezado se muestra la fecha de emisión, la versión vigente y elnúmero de página que posee el documento, al final se presenta el cargo que revisa y

aprueba el documento, en el “Procedimiento para el control de los documentos” semuestra en detalle su estructura.

(Ver “Procedimiento para el control de los documentos” y “Listado maestro dedocumentos internos”).

4.3.3 Cambios a los documentos

Todos los cambios efectuados a los documentos son revisados y aprobados según loestablecido en el “Procedimiento para el control de los documentos”.

Los cambios ef ectuados son registrados en el anexo de “Registro de cambios” de cada

uno de los documentos, en ella quedan, el numeral que se modifico y el cambioefectuado, la fecha del cambio y la versión del documento que se modifico.

El sistema de gestión de la calidad del laboratorio no permite el cambio efectuado amano y se debe proseguir según lo descrito en el “Procedimiento para el control de losdocumentos”.

Todos los documentos del SGC se manejan en medio impreso, así como los registrosde los resultados de las actividades del Centro de Revisión de Cilindros.


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El Ingeniero de la Calidad del CRC asume la función de velar por el estrictocumplimiento del sistema de control y distribución de la documentación aquí descrito,

así como la función de impulsar el desarrollo de toda la documentación necesaria paraconstituir un Sistema de la Calidad eficaz y coherente con las políticas de la calidad delCentro de Revisión de Cilindros.

4.4 Revisión de los pedidos, ofertas y contratos

El Centro de Revisión de Cilindros establece el “Procedimiento de contratación delservicio” CRC-PR-007 y la descripción del proceso “Atención de solicitudes de servicio”(CRC-PS-03) con el propósito de revisar las solicitudes, ofertas y contratos antes decomprometerse a proporcionar un servicio para asegurar que los requisitos del clienteestán definidos, entendidos y documentados y asegurar que el CRC cuenta con losrecursos operativos y financieros para cumplir con los requisitos especificados en el

contrato.Cuando se presenten deficiencias entre la solicitud y el contrato, el Ingeniero de laCalidad del CRC es el encargado de conciliar con el cliente antes de dar inicio acualquier trabajo.El CRC mantiene registros de los resultados de tal revisión y de las accionesoriginadas.

Cuando se cambia los requisitos del servicio, el Ingeniero de la Calidad modifica ladocumentación pertinente e informa al cliente y al personal involucrado en la prestacióndel servicio.

Toda desviación que se pueda presentar en la prestación del servicio, se le informa alcliente oportunamente dejando registro bien sea en el espacio de observaciones delformato de “Relación de cilindros para inspección y ensayo” CRC-FO-008.

Para mas detalle consulte: (“Procedimiento de contratación del servicio” y la“Descripción del proceso de Atención de Solicitudes de Servicio).

4.5 Subcontratación de ensayos y calibraciones

El Centro de Revisión de Cilindros efectúa por sí mismo los ensayos e inspeccionescorrespondientes al alcance del mismo (Véase 4.2.1 del presente Manual), dado elcaso que por circunstancias imprevistas o cualquier otro motivo no pueda prestar los

servicios de Inspección y ensayo de cilindros se le hace saber al Cliente para que él,envié el o los cilindro(s) a otro laboratorio de inspección y ensayo por cuenta propia, yaque el CRC no se hace responsable de subcontratar servicios de inspección y ensayocon terceros.

4.6 Compras de servicios y suministros

4.6.1 Se cuenta con el documento “Descripción de procesos de compras”, donde seestablece una política de compra y el procedimiento que se debe seguir para la compra


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de materiales y servicios que el CRC requiera, así mismo se cuenta con el “Plan decontrol de recepción de materiales”, donde se presentan los requisitos que debe

cumplir el material comprado, los controles para la recepción y el almacenamiento.

(Ver “Descripción del proceso de Compras”). Los resultados de la inspección de los materiales son registrados en el formato“Inspección en recepción”.

Todas las compras requeridas por el CRC son solicitadas por medio del documento“Solicitud de compra de materiales” donde es revisada por el Supervisor del CRC yaprobada por el Ingeniero de la calidad del CRC.

Se establece el “Procedimiento para la evaluación, selección y reevaluación deproveedores”, donde se establece la metodología para la evaluación, selección yreevaluación de los proveedores que suministran materiales y servicios adquiridos porel CRC, aquellos que son aprobados y se mantienen en la reevaluación son ingresados

en el “Directorio de proveedores” (Ver “Procedimientos para la evaluación, selección y reevaluación de proveedores”).

4.7 Servicio al cliente

El Laboratorio mantiene comunicación con los Clientes con el fin de brindar asesoria yorientación necesaria en asuntos técnicos y opiniones basados en los resultados.

Se cuenta con el “Procedimiento para la protección de la información y propiedad del

cliente” donde este, puede verificar el trabajo realizado teniendo acceso a las áreas deinspección y ensayo del CRC para presenciar los ensayos solicitados, tomando todas

las precauciones para que solo presencie las pruebas a los cilindros de su propiedad.(Ver “Procedimiento para la protección de la información y propiedad del cliente”) .

Se cuenta con una “Descripción del proceso de Servicio al Cliente”, CRC-PS-07, en lacual se detalla la interacción Cliente – Centro de Revisión de Cilindros.(Ver “Descripción del proceso de Servicio al Cliente”).

El CRC tramita la “Encuesta de Satisfacción al Cliente” código CRC-FO-018 paraobtener una percepción de los Clientes con respecto al cumplimiento de sus requisitosy así obtener una retroalimentación que permita mejorar el Sistema de la Calidad.

4.8 Quejas

El Centro de Revisión de Cilindros cuenta con el “Procedimiento para el tratamiento dequejas” código CRC-PR-012, en el cual establece los pasos a seguir al momento derecibir una queja por parte de los Clientes. Todas las quejas ingresan por el proceso deServicio al Cliente, donde el Soporte de la Calidad se encarga de documentarla yremitirla al Ingeniero de la Calidad.(Ver “Procedimientos para el tratamiento de quejas”).


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4.9 Control de trabajos de ensayo y/o de calibraciones no conformes

La no conformidad se manifiesta a través de incumplimiento de requisitos en el

comportamiento general de la gestión del Laboratorio, en la satisfacción del cliente y enla seguridad y costos de calidad, entre otros aspectos.

Cualquier persona del Laboratorio o ajena que detecte acciones de no-conformidad enel mismo, puede comunicarla al Ingeniero de la Calidad del CRC.

Se cuenta con el “Procedimiento para el control del producto no conforme” donde sepresenta la política que se debe emplear cuando se detectan no conformidades y lametodología a seguir, así como la asignación de responsabilidades y autoridades parala gestión del trabajo no conforme.

Cuando en la realización de su gestión el Laboratorio sospeche o tenga indicios de no-

conformidad con los requisitos establecidos para las diferentes actividades o para elpersonal; de acuerdo a la magnitud de la misma y de la repercusión que esta tengadentro del proceso específico, se procede según lo establecido en el “Procedimientopara el control de producto no conforme” el cual establece los pasos a seguir con lasno conformidades encontradas en el Centro de Revisión de Cilindros en cualquiera desus procesos, par el caso de un equipo que no cumpla con lo establecido o sesospecha que pueda estar descalibrado se maneja igual que un producto no conforme.

Cuando en la evaluación se determine que el trabajo no conforme pueda repetirse oexista duda sobre el cumplimiento de las operaciones del Centro de Revisión deCilindros, se abre una acción correctiva con el fin de identificar las causas

fundamentales del problema y eliminarlas.(Ver “Procedimiento para el control de producto no conforme”).

4.9.1 Productos no conformes después de la entrega de cilindros

En caso de que el Cliente informe de algún producto no conforme en la recepción delcilindro, se aplica el “Procedimiento para el tratamiento de quejas”.

4.10 Mejora

Para el Centro de Revisión de Cilindros es imprescindible la mejora de la eficacia de susistema de gestión y par ello se evalúa y analizan la política de la calidad, los objetivos

de la calidad, los resultados de auditorias, el análisis de los indicadores de losprocesos, el estado de las acciones correctivas y preventivas en la revisión por ladirección en la cual se fijan nuevos objetivos y metas.

4.11 Acción Correctiva

4.11.1 Generalidades


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El Centro de Revisión de Cilindros establece y mantiene el procedimientodocumentado para el manejo de acciones correctivas, preventivas y de mejora el cualtiene como objetivo establecer las disposiciones internas para la definición, aprobación,

ejecución, seguimiento y cierre de dichas acciones que afectan o pueden afectar laeficacia del sistema de gestión de la calidad “SGC” del Centro de Revisión deCilindros.

(Ver “Procedimiento para el manejo de acciones correctivas, preventivas y de mejora).

4.11.2 Análisis de las causas

El procedimiento para el manejo de acciones correctivas, preventivas y de mejoraestablece la metodología a seguir cuando se presente una acción correctiva, asímismo quienes son los responsables de iniciar dicha acción, la investigación de lascausas, la definición y registro del plan de acción, el seguimiento al plan y el cierre del

mismo.

El procedimiento de acciones correctivas para identificar las causas incluye:

Las quejas de los Clientes, cuando son repetitivas, producen un gran impactonegativo en la satisfacción del cliente y/ o generan sobre costos considerablespara el CRC.

Los resultados obtenidos en las encuestas de evaluación de la satisfacción delCliente, cuando no se alcanzan los niveles esperados o de acuerdo a lasobservaciones y sugerencias formuladas por los Clientes.

Los informes de producto o servicio no conforme cuando son repetitivos y/ o

generan considerables pérdidas de tiempo o materiales para el CRC. Los resultados del análisis de datos de los procesos, especialmente cuando

indican incumplimiento de las metas relacionadas con la medición de laeficacia de ellos o cuando evidencian tendencias de desmejora de un período aotro.

Los informes de auditoria interna o externa. Los resultados de la revisión por la Dirección. Los diferentes registros generados en el SGC (En general).

4.11.3 Selección e implementación de las acciones correctivas

El CRC identifica las acciones correctivas y las asigna de acuerdo al grado de eficaciaque tenga para eliminar la no conformidad detectada, realizando un análisis profundopara determinar las causas, implementando un plan de acción que vaya acorde aeliminar o erradicar la causa raíz de la no conformidad para evitar su repetibilidad.

El CRC registra todo cambio realizado por resultado de la aplicación de los planes deacción en el formato “Solicitud de acción correctiva, preventiva o de mejora”.

Para un mayor detalle remítase al “Procedimiento para el manejo de accionescorrectivas, preventivas y de mejora”.


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4.11.4 Seguimiento de las acciones correctivas

Toda acción correctiva generada se le realiza un seguimiento para verificar suaplicación y eficacia por parte del responsable del proceso o del Representante de laDirección, este seguimiento queda registrado en el formato “Solicitud de accióncorrectiva, preventiva o de mejora”.

4.11.5 Auditorías adicionales

Dado el grado de impacto que tenga la no conformidad en el cumplimiento de lapolítica y los objetivos de la calidad, la satisfacción del cliente o el incumplimiento delos requisitos de la norma ISO 17025:2005, se programan auditorias adicionales paraverificar si el cierre de las no conformidades fue eficaz, tales auditorias solo aplicaran alos procesos afectados por las no conformidades y las acciones correctivas que se

identifiquen como un problema serio o u riesgo para el CRC.

Las auditorías adicionales se ejecutan según lo establecido en el “Procedimiento para auditorías internas de calidad”.

(Ver “Procedimientos para auditorías internas de calidad).

4.12 Acciones preventivas

El Centro de Revisión de Cilindros tiene un procedimiento en la cual establece loslineamientos para realizar las acciones preventivas, dicho procedimiento es

mencionado en el numeral anterior y considera para las acciones preventivas:

El uso de las fuentes de información adecuadas: procesos, resultados deauditorias, registros de calidad, reclamaciones de clientes, etc. para detectar,analizar y eliminar las causas potenciales de las no conformidades.

La determinación de los pasos necesarios para resolver cualquier problema querequiera acciones preventivas.

El inicio de las acciones preventivas y la aplicación de los controles para asegurarque son eficaces.

Las oportunidades de mejora se identifican, controlan y se verifica su eficacia según loestablecido en el procedimiento descrito anteriormente.

4.13 Control de los registros


El CRC establece y mantiene registros que proporcionan evidencia de la conformidad ala operación del SGC. Los registros ya sean de calidad o técnicos permanecenlegibles, identificados y son recuperables. Se tiene establecido el “Procedimiento para


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el control de los registros" CRC-PR-002, que define los controles para la identificación,archivo, protección, recuperación, tiempo de retención, y disposición de los mismos.

En el caso de los registros que contienen, información técnica, recomendaciones y/onormas nacionales o internacionales y otros; se archivan en la oficina del Centro deRevisión de Cilindros, se registra y ubica según lo establecido en el “Procedimientopara el Control de los Registros”.

(Ver “Procedimiento para el control de los registros”).

Periódicamente se investiga para determinar si ha surgido una nueva versión de algúndocumento relacionado con la gestión del CRC, si es así se procede a gestionar suadquisición y someterlo a los controles pertinentes.

Los registros del CRC no podrán se reproducidos sin autorización expresa y por escrito

del Ingeniero de la Calidad del CRC. La distribución de los registros será controladamediante la “Listado Control de Registros” en la cual se relacionan los registros controlados y las entidades y/o personas que reciben copias de los mismos. Solotienen acceso a las copias las personas autorizadas y las mismas se encuentran en unlugar de fácil acceso.

Todos los registros del SGC se encuentran protegidos, en un ambiente apto para suconservación (Oficina con buena ventilación, aire acondicionado y protegido contra lasplagas por medio de fumigaciones periódicas) y protegidos en lockers con seguros,para mantener su confidencialidad, estos no se encuentran a la vista del público.

Hasta la fecha el CRC no maneja, ni registra datos en medios informáticos, todos losresultados se encuentran concentrados en medio físico en papel.

4.13.2 Registros técnicos

El CRC mantiene los registros técnicos bajo control según lo establecido en elprocedimiento descrito en el numeral anterior, estos se conservan en archivo activo porun periodo de 5 años o lo estipulado en el “Listado maestro de registros”, luego de estetiempo son conservados en archivo inactivo por un año mas y son controlado según loestipulado en el “Procedimiento para el archivo inactivo”. (Ver “Procedimiento para el archivo inactivo” y “Listado de control de registros”).La estructura de los formatos permiten que cuando se les diligencia la información

resultante de las actividades de los procesos, estas tengan la información suficientepara determinar su trazabilidad y permita repetir las inspecciones y los ensayos lo mascercano posible a los resultados originales.

Todos los registros técnicos cuentan con un anexo de realizado y verificado, paraidentificar las identidades responsable de las inspecciones y los ensayos.


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Así mismo el CRC establece que todo registro técnico diligenciado debe ser en el sitio,en el instante justo cuando se estén efectuando las inspecciones y los ensayos de loscilindros registrando la hora en el mismo registro técnico.

Cuando un registro presenta errores ocasionados por trascripción, un dato equivocadou otros errores, este es tachado por medio de dos líneas oblicuas, corregido al margeny visada por la persona que realiza la corrección, en ningún momento se hace ilegible ose elimina del registro.

4.14 Auditorías internas


El CRC establece un ciclo de auditorias internas mínimo una vez al año de acuerdo aun calendario establecido, por solicitud del Director Administrativo, el Representante de

la Dirección o un Responsable de procesos, esta se efectúa según lo establecido en el“Procedimiento para auditorias internas de calidad”

Cuando los resultados de las auditorias impactan negativamente a la eficacia delsistema de gestión de la calidad, a la nos conformidades generadas se les asigna unaacción correctiva y se prosigue según el “Procedimiento para el manejo de accionescorrectivas, preventivas y de mejora”. Si del resultado de las investigaciones se determinan que las inspecciones y losensayos fueron afectados, se le informara al cliente para tomas las acciones correctivaspertinentes.

Cuando las auditorias solo son realizadas a procesos específicos, se procede según loestablecido en dicho procedimiento, dejando evidencia en el formato de “Plan y reportede auditoría de procesos”.

Para verificar si las acciones correctivas fueron implementadas y eficaces se evalúa sucierre por medio de auditorias de seguimiento, estas son realizadas según el“Procedimiento para auditorias internas de calidad” establecido.

4.15 Revisiones por la dirección


La Dirección Administrativa del Centro de Revisión de Cilindros revisa una vez cadadoce meses o cuando se requiera el SGC, para asegurar su conveniencia, adecuacióny eficacia. La revisión incluye la evaluación de oportunidades de mejora y la necesidadde realizar cambios al SGC, incluyendo a la política y los objetivos de la calidad.Se cuenta con la “Descripción de procesos de Gestión Gerencial” la cual detallan cadauna de las actividades aquí exigidas.El Representante de la Dirección debe mantener los registros generados de estarevisión y controlarlos según lo establecido en el “Procedimiento para el control de losregistros”.


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(Ver “Descripción de procesos de Gestión Gerencial”).

4.15.2 Información para la revisión

El Representante de la Dirección incluye como fuente de información lo siguiente:

a) Resultados de auditorias,b) retroalimentación del cliente,c) desempeño de los procesos,d) estado de las acciones correctivas y preventivas,e) acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas,f) evaluaciones de organismos externos,g) recomendaciones para la mejora,h) quejas,i) cambio en el volumen y tipo de trabajo efectuado,

j) adecuación de políticas y procedimientos,k) resultados de las comparaciones interlaboratorios,l) Otros factores relevantes, como actividades de control de calidad, recursos y

entrenamiento del personal.

4.15.3 Resultados de la revisión

El Representante de la Dirección incluye las decisiones y acciones relacionadas acontinuación:

a) la mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos,

b) la mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente, yc) las necesidades de recursos.

5 REQUISITOS TÉCNICOS

5.1 Generalidades

Muchos factores determinan la exactitud y confiabilidad de las inspecciones y ensayosrealizados por el CRC, estos factores incluyen elementos provenientes de:

Factores humanos Instalaciones Métodos de inspección y ensayo de cilindros Equipos Trazabilidad de las mediciones Muestreo Manejo de los cilindros para inspección y ensayo


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En el Centro de Revisión de Cilindros se tiene especial cuidado de que la inspección yensayo de cilindros se vean lo menos afectadas por estos factores y se asegura que seencuentre la información pertinente, los equipos calibrados, los métodos actualizados,

el personal en constante capacitación y las instalaciones, equipos y herramientas enbuen estado. (Ver “Descripción de procesos de inspección y ensayo de c ilindros”).

5.2 Personal

La dirección del laboratorio se asegura que la competencia de los Inspectores delCRC, el Supervisor del CRC y el Ingeniero de la Calidad del CRC es la adecuada pararealizar las actividades de inspección y ensayo de los cilindros, así como la supervisiónde estas.

El proceso de Gestión Humana es la encargada de preparar los perfiles ydescripciones de cargos y de validar que se cumplan.

Todo personal que se encuentre en procesos de formación es supervisada y luegoevaluada para determinar su competencia con respecto al perfil establecido para elcargo, según lo establecido en el “Instructivo para la evaluación de la competencia“.

El CRC establece en su “Programa de formación” las actividades de capacitación y

formación que se requieran para los cargos, estas se identifican teniendo en cuenta losresultados obtenidos de la evaluación de competencias y los perfiles establecidos enlas descripciones de cargos definidos por el proceso de gestión gerencial, esto seaplica según lo establecido en el “Instructivo para la evaluación de la competencia”. (Ver “Instructivo para la evaluación de la competencia”, “Descripción de procesos de

gestión humana” y “Descripciones de Cargos”). Todo el personal que labora con el CRC esta contratada directamente con la empresa yel salario que devenga no esta relacionada ni depende del número de inspecciones yensayo que realice.

El proceso de gestión humana es la encargada de mantener actualizado los perfiles delos cargos del CRC y es la encargada de mantener en su archivo las hojas de vida decada funcionario con los registros de educación, entrenamiento, competencia yexperiencia, así como los registros de inducción, entrenamiento y reentrenamiento quese generen por la modificación de un método de trabajo o la adquisición de una nuevatecnología.

5.3 Instalaciones y condiciones ambientales.

El CRC posee para la realización de las inspecciones y los ensayos de los cilindros unárea dotada con suministro de energía eléctrica, sistema de aire comprimido, agua encalidad y cantidad para realizar las labores internas, además se asegura que en lasinstalaciones continuas no se realicen labores que puedan incidir negativamente con elfuncionamiento del Centro de Revisión de Cilindros


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Las condiciones ambientales en que se realiza las inspecciones y ensayos de cilindrosde gas natural vehicular no son factores condicionales que afectan el resultado de laspruebas, no están requeridas en algún documento técnico, especificación o método

establecido para las actividades realizadas por el CRC, sin embargo se lleva registro dela temperatura y la humedad relativa para seguimiento y análisis.

El CRC realiza todas las inspecciones y ensayo de los cilindros en las instalaciones dellaboratorio, no se realizan inspecciones y ensayos en sitios ajenos al CRC.

El área establecida para las inspecciones y los ensayos se encuentra identificada ydemarcada con sus respectivas señales de restricción a personal no autorizado, asícomo separada de las áreas que puedan afectar el resultado de las pruebas realizadas.

El acceso de personal externo al CRC deberá ser previamente autorizado por elIngeniero de la Calidad del CRC o por el Supervisor del CRC. Se facilitará el acceso de

los clientes a las áreas de inspección y ensayo del Laboratorio, acompañados delIngeniero de la Calidad o del Supervisor del mismo y siempre que en dichas áreas nose estén manipulando y/o ensayando muestras correspondientes a otros clientes.

Es responsabilidad de todo el personal del Laboratorio mantener los espacios detrabajo ordenados y limpios de forma que no se puedan producir errores odesviaciones en la realización de ensayos motivados por estas circunstancias, lalimpieza se realiza diaria al finalizar el día de labores.

Todas las actividades de mantenimiento de las instalaciones se realizan según lodispuesto en el “Procedimiento para el mantenimiento de infraestructura y equipos”.

(Ver “Procedimiento para el mantenimiento de infraestructura y equipos”).

5.4 Métodos de ensayo y de calibración y validación de los métodos

5.4.1. Generalidades

El Centro de Revisión de Cilindros emplea métodos normalizados para la ejecución delas inspecciones y ensayos de los cilindros de gas natural comprimido vehicular, dichasinspecciones y ensayos aparecen en el campo de actividades y están cubiertos por suSistema de la Calidad los cuales son de carácter nacional.

Al Cliente en el Informe de inspección y ensayo de cilindros se le manifiesta que elmétodo aplicado corresponde a lo estipulado en la norma NTC 4828 y referenciastomadas de la norma NTC 2699, se deja registro de la aplicabilidad de esta norma enel mismo informe de inspección y ensayo, en las relaciones de cilindros que sonenviadas por los clientes al CRC y en los registros donde se relacionan los resultadosde las pruebas.


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(Ver “Relación de cilindros para inspección y ensayo”, “Registro de inspección visual de cilindros y válvulas”, “Registro de ensayo de cilindros” e “Informe de inspección yensayo de cilindros”).

Para el transporte, manipulación, cargue y descargue de cilindros se prosigue según lodispuesto en el “Procedimiento para el manejo de los cilindros durante eltransporte, almacenamiento y ensayo”.Para el análisis de los datos obtenidos de la aplicación de los indicadores de gestión,así como los datos recolectados de las actividades realizadas por el CRC, se aplica lodispuesto en el “Instructivo para la aplicación de técnicas estadísticas”.

Toda las instrucciones para el uso y el funcionamiento de los equipos se encuentradescritos en los instructivos correspondientes a cada ensayo o inspección que serealice, el CRC mantiene toda la documentación actualizada y disponible al personal yno permite desviaciones de los métodos de inspección y ensayo ya estipulado por las

normas técnicas colombianas empleadas para tal fin.

Además de los métodos y procedimientos aplicables al desarrollo de cada uno de losensayos el Centro de Revisión de Cilindros cuanta con la documentación descrita enlos numerales 4.2.5.3 y 4.2.5.4 del presente manual.

5.4.2 Selección de los Métodos

Los métodos de inspección y ensayo de cilindros de gas natural vehicular empleadospor el Centro de Revisión de Cilindros son los estipulados por la Resolución 80582 de Abril 8 de 1996 en su articulo 88 parágrafo II y se complementan con las normas NTC

4828 y la NTC 2699, la edición de la norma utilizada es siempre la vigente y segarantiza por medio de los boletines emitidos por el ICONTEC. Al Cliente se le hace saber del método utilizado por el CRC para las inspecciones yensayo de cilindros por medio de la “Relación de cilindros para inspección y ensayo” yla “Cotización del servicio” emitida.

En los casos que éste no remita los cilindros por escrito o registrados en la “Relación de cilindros para inspección y ensayos”, el Soporte de Calidad lo contacta paraconcretarlos.

5.4.3 Métodos desarrollados por el CRC

El Centro de Revisión de Cilindros en este momento no ha desarrollado ningún métodode Inspección y ensayo de cilindros para su uso propio, en caso de necesitarse algunainspección o ensayo en particular, se revisan las normas de referencias existentes paradeterminar si los nuevos métodos se encuentran normalizados.

5.4.4 Métodos no normalizados

Actualmente el Centro de Revisión de Cilindros no utiliza métodos no cubiertos por losmétodos normalizados y se le hace saber al cliente cuales son los métodos que se


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utilizan para la Inspección y ensayo de cilindros de gas natural comprimido vehicular sieste lo requiere o necesita profundizar más al respecto.

5.4.5 Validación de los métodos

Para el Centro de Revisión de Cilindros no ha sido necesario validar ningún método deinspección y ensayo de cilindros, si se presenta el caso en el que el CRC utilicemétodos no normalizados, métodos diseñados / desarrollados por el CRC, métodosnormalizados por fuera del alcance propuesto, amplificaciones y/o modificaciones demétodos normalizados se deben validar estos métodos y se registran los resultadosobtenidos así como el procedimiento empleado para la validación y una declaración deque el método es apto para el uso propuesto.

5.4.6 Estimación de la incertidumbre de la medición

El cálculo de la incertidumbre de las mediciones se encuentra relacionado con losequipos que se calibran en laboratorios externos acreditados por la entidad competentey presentados en el numeral 4.2.4 del presente manual, debido a que no realizamoscalibraciones no se hace necesario calcular una incertidumbre en las inspecciones oensayos realizados. Es valido siempre y cuando los equipos se encuentren dentro delrango permitido, aprobado y estipulado en las normas de Inspección y ensayosvigentes.De los ensayos realizados por el Centro de Revisión de Cilindros la incertidumbre seencuentra relacionada con el valor de la incertidumbre de los equipos utilizados paracada ensayo, que en este caso serian los de Medición de espesores, perdida de masay Expansión volumétrica, dicha incertidumbre se encuentra dentro de los limites

permitidos y es expresado en cada uno de sus certificados de calibración emitidas porlaboratorios acreditados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Sin embargo se cuenta con el procedimiento Para la Determinación de laIncertidumbre de Medición (CRC-PR-018), donde se establecen las incertidumbre decada uno de los ensayos efectuados, así mismo se establece una incertidumbrecombinada que se encuentra dentro de una optima capacidad de medida del 1% paraun nivel de confianza del 95% (Ver CRC-PR-018).

5.4.7 Control de los datos

El Inspector del CRC asume la función de realizar las inspecciones y ensayos

aplicando los procedimientos correspondientes.Los formatos para registro de datos son diseñados por el Ingeniero de la Calidad delCRC y contienen los datos indicados en la “Descripción de l procesos de inspección yensayo de cilindros”.El proceso de realización del ensayo y los registros obtenidos son revisados por elSupervisor del CRC o por el Inspector del CRC tras lo cual, se elabora elcorrespondiente “Informe de inspección y ensayo de cilindros” CRC-FO-048.Siempre que los resultados obtenidos estén fuera de los márgenes de aceptación o seintuya la existencia de problemas respecto a su validez, la persona encargada de su


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realización lo comunicará al Supervisor del CRC o al Ingeniero de la Calidad y seprosigue según lo establecido en el “Procedimiento para el producto no conforme”. Si las anomalías estuvieran provocadas por motivos no aplicables directamente al

cilindro ensayado, el Inspector del CRC aplica las acciones correctivas que considereoportunas (revisión del proceso de inspección y ensayo, estado del cilindro, repeticiónde los ensayos) registrando las acciones tomadas.Los registros productos de la inspección y ensayo se controlan según lo dispuesto enel “Procedimiento para el control de r egistros”

El CRC mantiene los resultados de las inspecciones y los ensayos en medio impresosy no magnético.

5.5 Equipos

5.5.1 Inventario, identificación y registros

El Centro de Revisión de Cilindros tiene los equipos de medición, inspección y ensayoy auxiliares necesarios para la correcta ejecución de inspecciones y ensayos de sucompetencia, según los procedimientos de trabajos vigentes y aprobados.

Con el fin de llevar a cabo un adecuado control de los equipos de inspección y ensayo,se cuenta con el “Programa de metrología”, donde se define la frecuencia decalibración de los equipos y patrones de verificación utilizados por el CRC, así mismose establece que todo equipo nuevo antes de su utilización debe ser sometido averificación y calibración por un laboratorio acreditado o que demuestre trazabilidad desus patrones a la red metrológica nacional e ingresarlo al “Programa de metrología” y

al “Plan de control metrológico”. (Ver “Plan de control metrológico” y “Programa de metrología”)Todo equipo que se utiliza en el CRC, cuenta con su “Hoja de vida” donde se registranlos datos como la identificación del equipo, el fabricante, modelo, numero de serie,resultados de mantenimientos, para los equipos que requieren calibración se cuentacon el “Registro de calibraciones” donde se presentan las fechas de las calibracionesrealizadas y las fechas de las próximas calibraciones, junto con estas se encuentrananexadas los informes de calibraciones emitidas por los laboratorios de calibración.(Ver “Hoja de vida de equipos” y “Registro de calibraciones”).

Para cada equipo, se dispone de una identificación actualizada de los mismos. Estaidentificación consta de:

- Código de identificación del equipo: Cada equipo tiene su código en un lugar visiblepara fácil identificación.

- Etiqueta de calibración (si procede). Todos los equipos calibrables tienen lasrespectivas etiquetas de calibración adheridas por los laboratorios de calibración, en sudefecto si al equipo no se pe puede colocar la etiqueta esta se presenta en el estuchedel equipo o en el informe de calibración.


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En los casos en que se tenga necesidad de utilizar patrones, equipos de medición,inspección o ensayo pertenecientes a otra institución para la ejecución de los trabajos,el CRC comprueba previamente la confiabilidad de los mismos a través del certificado

de calibración o de aptitud para el uso.

Para garantizar la calidad de los servicios que se brindan, el CRC asegura la utilizaciónde patrones para verificación, equipos de medición, inspección y ensayo calibrados yaptos para tal uso por medio de la verificación de su certificado.

El Centro Revisión de Cilindros cuanta con un “Plan de Control Metrológico” CRC-PL-001 de los equipos utilizados en los ensayos de cilindros, en este plan se identificanlos equipos, su frecuencia de calibración, división de escala, rango y tolerancia.

El CRC cuenta con los certificados de calibración de los equipos emitidos porlaboratorios acreditados o que demuestren trazabilidad a la red metrológica nacional.

5.5.2 Utilización

El Usuario de los equipos es el responsable de la correcta utilización y conservación delos mismos. Para ello, el Ingeniero de la Calidad debe emitir las instrucciones defuncionamiento que considere oportunas, y las pone a disposición del personal querealice las inspecciones y ensayos.Todo el personal que opere equipos de inspección y ensayo debe estarsuficientemente adiestrado en su manejo y comprobar que se encuentran enadecuadas condiciones de uso antes de su utilización realizando las verificacionesdiarias correspondientes antes del inicio de cada ensayo, consultando si procede, los

instructivos correspondientes, que en su defecto varían en cada ensayo.(Ver Instructivos para ensayos de cilindros)

En dichos instructivos de ensayos (Ver numeral 4.2.5.4 del presente manual) sedescribe el procedimiento de verificación del equipo y es respaldado por los manualesde operación o manuales del equipo suministrado por el fabricante y se encuentradisponible para consulta en el archivo del CRC.

Cuando se detecte algún fallo o avería se informa de ello al Supervisor del CRC, paraque éste tome las medidas oportunas (análisis de resultados, efectos sobre resultadosanteriores, reparación, verificación u otros). Se procede de igual forma cuando sesospeche que el equipo ha sido sometido a sobrecarga de trabajo o manipulación

inadecuada.En cualquier caso el Supervisor del CRC o persona en quien delegue, procede a laidentificación de esta circunstancia en el equipo y lo registra en su “Hoja de vida”.Cuando se utilicen equipos distintos a los requeridos por el método de ensayoestablecido, debe existir un estudio comparativo que demuestre la equivalencia de losmétodos.

Como medida de control, antes de realizar los ensayos a los cilindros los equipos sonsometidos a verificación según el instructivo aplicado, dejando constancia o registro de


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dicha verificación en el formato de “Registro diario de verificación de equipos deensayo”.

5.5.3 Mantenimiento

Con el fin de asegurar el adecuado estado de funcionamiento, el Sistema de la Calidaddel CRC establece la sistemática de mantenimiento de los equipos que así lo precisen.Estas operaciones son de dos tipos:

Mantenimiento correctivo. Resultado de averías o modificaciones deequipos.

Mantenimiento preventivo. El Supervisor del CRC establece un plan demantenimiento periódico de los equipos propios de la empresa. Laperiodicidad, operaciones y equipos sujetos a este plan se establecerán deacuerdo con el “Procedimiento mantenimiento de infraestructura y equipos”.

En aquellos casos que sea posible, el mantenimiento es realizado por el mismopersonal del CRC.Si las operaciones a efectuar exceden a las posibilidades del personal del CRC, elmantenimiento es contratado a una empresa externa y realizado si se puede en el sitioo de lo contrario es debidamente embalado y enviado a las instalaciones de la empresacontratada.El Ingeniero de la Calidad supervisa las operaciones de mantenimiento. Los técnicosque realicen las actividades proceden a su registro siguiendo lo indicado en el“Procedimiento mantenimiento de Infraestructura y equipos” CRC-PR-008.

El CRC garantiza la protección de los equipos con sus respectivos estuches y forrosprotectores para evitar la invalides de los resultados.

(Ver “Descripción del proceso de mantenimiento de infraestructura y metrología” y“Procedimiento para el mantenimiento de infraestructura y equipos”).

5.6 Trazabilidad de las mediciones

El sistema de calibración del CRC se desarrollará conforme a lo establecido en el “Pland

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Manual de La Calidad Laboratorio de Ensayo de Cilindros