Manual de Integración y Funcionamiento del Subcomité de ... · manual de integraciÓn y funcionamiento del subcomitÉ de revisiÓn de bases direcciÓn corporativa de administraciÓn

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ENERO 2009

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MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL

SUBCOMITÉ DE REVISIÓN DE BASES

MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SUBCOMITÉ DE REVISIÓN DE BASES

DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 2 de 17 GERENCIA DE ADQUISICIONES DCAF-CM-09-006 Rev. A1


GERENCIA DE ORGANIZACIÓN -




ÍNDICE

Página

1. INTRODUCCIÓN 4

2. ALCANCE, OBJETIVO DEL MANUAL Y DEL SUBCOMITÉ 5

3. GLOSARIO 6

4. MARCO JURÍDICO 8

5. INTEGRACIÓN DEL SUBCOMITÉ 10

6. FUNCIONAMIENTO DEL SUBCOMITÉ 11

7. FUNCIONES DEL SUBCOMITÉ 12

8. NORMAS DE FUNCIONAMIENTO 13

9. FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL SUBCOMITÉ 14

10. VIGENCIA 17




1. INTRODUCCIÓN

En cumplimiento a lo dispuesto por el Artículo 16 fracción III del Reglamento

de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público,

vigente, el cual establece que el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y

Servicios de cada Entidad o Dependencia, tendrán la facultad de crear un

Subcomité Encargado de la Revisión de Bases de Licitaciones e Invitaciones

en los casos que se estime necesarios.

Por lo anterior, se elabora el presente Manual que tiene como finalidad

establecer las bases de tipo jurídico, técnico y económico que regirán los

procedimientos de contratación, objetivos, funciones e integración del

Subcomité y responsabilidades de sus integrantes.




2. ALCANCE, OBJETIVO DEL MANUAL Y DEL SUBCOMITÉ

Alcance El contenido del presente Manual es de observancia general para los integrantes del Subcomité de Revisión de Bases y demás personal involucrado en el proceso de Bases.

Objetivo del Manual

Establecer los criterios de operación y funcionamiento, así como las responsabilidades y funciones de los servidores públicos integrantes del Subcomité de Revisión de Bases de Licitaciones Públicas e Invitaciones a Cuando Menos Tres Personas, en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios; tomando en consideración los comentarios vertidos en la Junta de Transparencia por las Cámaras, fabricantes, proveedores, etc., invitados previamente con la finalidad de dar cumplimiento al Programa de Transparencia y Rendición de Cuentas vigente.

Objetivos del Subcomité

1. Contar con un grupo multidisciplinario integrado por servidores públicos adscritos a las distintas Unidades Administrativas del Organismo, que propicie y fortalezca la comunicación entre las mismas, a fin de establecer las condiciones y lograr las adquisiciones, arrendamientos y servicios, que se realizan a través de las modalidades de Licitación Pública e Invitación a cuando Menos Tres Personas.

2. Verificar que las Bases de los diferentes procedimientos de contratación, contengan la información específica, necesaria y aplicable, que determina la LAASSP y su Reglamento.




3. GLOSARIO Para los efectos del presente Manual, se entenderá por:

Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios

Aquellos procedimientos de contratación que se encuentren regulados dentro de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Área Solicitante La que de acuerdo a sus necesidades requiera la adquisición o arrendamiento de bienes muebles o prestación de servicios.

Área Técnica La que establezca especificaciones y normas de carácter técnico.

Bases Documento que contiene en lo aplicable los datos señalados en el artículo 31 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y 30 de su Reglamento.

CAAS Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Servicio Postal Mexicano.

Contrato y/o Pedido Acuerdo de dos o más personas para crear, transferir, modificar o extinguir derechos y obligaciones, el cual requiere consentimiento expreso de las partes y un objeto que pueda ser materia del mismo.

Convocatoria Anuncio que se publica en la sección especializada del Diario Oficial de la Federación a través del cual se convoca a los interesados a participar en una Licitación Pública y formular propuestas técnicas y económicas sobre la adquisición de bienes, arrendamientos y servicios requeridos por el SEPOMEX y que contendrá como mínimo los datos establecidos en el artículo 29 de la Ley.

En el caso de la Invitación a Cuando Menos Tres Personas es el documento que se debe de mostrar al público en un lugar visible de las oficinas de la convocante, mediante la cual se invita a los interesados a participar en la misma (Artículo 43 de la LAASSP).

ITP Procedimiento de Invitación a Cuando Menos Tres Personas para la contratación de adquisiciones, arrendamientos y servicios que, debido a sus características no exceda de los montos máximos que al efecto se establezcan en el Presupuesto de Egresos de la Federación, o no sea conveniente realizar las Licitaciones Públicas a que se refiere el artículo 26 de la Ley, situación que en todo caso deberá someterse a consideración del Comité, salvo los previstos por esta Ley.

LAASSP Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Licitante Persona física o moral que participa en cualquier procedimiento de Licitación Pública Nacional e Internacional o bien de Invitación a Cuando Menos Tres Personas Nacional e Internacional.




LP Procedimiento de Licitación Pública para llevar a cabo la contratación de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, el cual se realiza para que libremente se presenten proposiciones solventes en sobre cerrado, que será abierto públicamente a fin de asegurar al Estado, las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes de acuerdo con lo que establece la Ley.

Prebases El proyecto de bases de Licitación Pública y/o Invitación a Cuando Menos Tres Personas, que previo a la publicación de la convocatoria en el Diario Oficial de la Federación, se difunden en la página de Internet del SEPOMEX.

Reglamento Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

SEPOMEX Servicio Postal Mexicano.

Subcomité Subcomité de Revisión de Bases.

Unidades Administrativas Partes en la que se subdivide la estructura organizacional del Servicio Postal Mexicano, y a las cuales se les han asignado funciones, responsabilidades específicas y una asignación presupuestal: Dirección General, Direcciones Corporativas, Dirección Metropolitana, Direcciones Regionales y Órgano Interno de Control del SEPOMEX.




4. MARCO JURÍDICO

1. Artículo 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

2. Ley de Vías Generales de Comunicación.

3. Ley Federal del Trabajo.

4. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

5. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

6. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y su Reglamento.

7. Ley del Servicio Postal Mexicano.

8. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento.

9. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría y su Reglamento.

10. Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal en curso.

11. Ley de Planeación.

12. Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento.

13. Ley Federal de Procedimiento Administrativo.

14. Ley Federal de Instituciones de Fianzas.

15. Ley sobre Contrato de Seguro.

16. Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualista de Seguros.

17. Código Civil Federal.

18. Código Federal de Procedimientos Civiles.

19. Reglamento para la Operación del Organismo, Servicio Postal Mexicano

20. Tratados de Libre comercio celebrados por México con otros países.

21. Decreto por el que se crea el Organismo descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano.

22. Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal en curso.




23. Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano

24. Contrato Colectivo de Trabajo del Servicio Postal Mexicano.

25. Manual de Organización Institucional del Servicio Postal Mexicano.

26. Políticas, Bases y Lineamientos, en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, autorizados por la Junta Directiva del Servicio Postal Mexicano.

27. Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en los procedimientos de contratación de seguros de bienes patrimoniales y de personas, vigentes.

28. Lineamientos para la contratación de seguros sobre bienes patrimoniales, a cargo de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, vigentes.

29. Acuerdo mediante el cual se dan a conocer las reglas en materia de compras del Sector Público para la participación de las empresas micro, pequeñas y medianas para las reservas del Tratado de Libre Comercio de América del Norte y para la determinación del grado de integración nacional, vigentes.

30. Acuerdo por el que se establecen las reglas para la determinación y acreditación del grado del contenido nacional, tratándose de procedimientos de contratación de carácter nacional, vigentes.

31. Acuerdo que establece las disposiciones de carácter general que en materia de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria, se deberán observar durante los ejercicios fiscales correspondientes.

32. Acuerdo que establece la información relativa a los procedimientos de Licitación pública que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deberán remitir a la Secretaría de la Función Pública por transmisión electrónica o medio magnético, así como la documentación que las mismas podrán requerir a los proveedores para que éstos acrediten su personalidad en los procedimientos de invitación pública, vigentes.

33. Acuerdo que establece lineamientos para la contratación de los servicios de telefonía de larga distancia por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, vigentes.

34. Acuerdo por el que se expide el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal, vigentes.

35. Decreto que establece las Medidas de Austeridad y Disciplina del Gasto de la Administración Pública Federal.

36. Lineamientos específicos para la Aplicación y Seguimiento de las Medidas de Austeridad y Disciplina del Gasto de la Administración Pública Federal.

37. Y demás disposiciones aplicables en la materia.




5. INTEGRACIÓN DEL SUBCOMITÉ

El Subcomité estará integrado por:

CARGO TITULAR ATRIBUTOS

Presidente Subdirector de Recursos Materiales Con derecho a voz y voto de calidad

Secretario Ejecutivo Gerente de Adquisiciones Con derecho a voz y voto

Vocal Subdirector de Centros de Operación y Representante de las Direcciones Regionales Norte y Sur

Con derecho a voz y voto

Vocal Subdirector de Planeación Con derecho a voz y voto

Vocal Subdirector de Finanzas Con derecho a voz y voto

Vocal Subdirector de Almacenes y Abastecimiento Con derecho a voz y voto

Vocal Subdirector de Servicios Con derecho a voz y voto

Vocal Servidor Público designado por el Área solicitante y/o Técnica

Con derecho a voz y voto

Asesor Un Servidor Público designado por el Órgano Interno de Control

Con derecho a voz

Asesor Un Servidor Público designado por la Dirección Corporativa de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal

Con derecho a voz

Invitados Las diversas áreas que tengan relación directa con el tipo de bien o servicio que se presente al Subcomité

Con derecho a voz

Los Titulares integrantes del Subcomité con derecho a voz y voto, para el caso de no poder asistir por causas debidamente justificadas deberán designar por escrito a un Servidor Público, el cual deberá tener el nivel jerárquico inmediato inferior, cuyo nivel mínimo debe ser Gerente con autoridad de decisión y sólo podrán participar en ausencia del titular. La responsabilidad de cada integrante del Subcomité quedará limitada al voto o comentario que emita, en lo particular, respecto al asunto sometido a su consideración, con base en la documentación que le sea presentada. En este sentido, las determinaciones y opiniones de los miembros del Subcomité, no comprenden las acciones u omisiones que posteriormente se generen durante el desarrollo de los procedimientos de contratación o en el cumplimiento de los contratos.




6. FUNCIONAMIENTO DEL SUBCOMITÉ

1. Sesionar únicamente cuando exista un Quórum de la mitad más uno de los miembros con derecho a

voz y voto; en ausencia del Presidente o en su caso de su suplente, las reuniones no podrán llevarse a cabo.

2. Se votarán todos los asuntos sometidos a consideración del Subcomité y las decisiones se tomarán por mayoría, debiendo indicarse en el Acta que al efecto se levante, quienes emiten el voto y el sentido de éste, excepto en los casos de votación unánime. En caso de empate, quien presida el Subcomité tendrá el voto de calidad.

3. La responsabilidad de cada integrante del Subcomité, quedará limitada al voto o comentario que emita, en lo particular, respecto al asunto sometido a su consideración con base en la documentación presentada.

4. Las especificaciones y justificaciones técnicas contenidas en las bases de las licitaciones o invitaciones que se sometan a consideración del Subcomité, deberán ser firmadas por el titular del Área solicitante y/o técnica y será de su estricta responsabilidad el contenido del Anexo Técnico.

5. En cada reunión se levantará acta, que será firmada por todos los que hubieren intervenido en ella.

6. El Subcomité deberá enviar informe de actuación, semestral al CAAS, así como la documentación que soporte dicho informe.

7. El Área Solicitante y/o Técnica aportará los elementos técnicos necesarios para conocimiento de los integrantes; asimismo participará en el análisis cuantitativo y cualitativo, que sustente el procedimiento para la adquisición de bienes o servicios; a efecto de garantizar la transparencia del mismo.

8. El Subcomité revisará los aspectos normativos de las bases; en tanto el aspecto técnico, se hará del conocimiento de los integrantes, quedando bajo la responsabilidad del área solicitante y/o técnica el contenido del mismo. Los miembros integrantes del Subcomité en caso de percatarse de alguna inconsistencia relacionada con el Anexo Técnico, podrán emitir sus comentarios para que estos sean evaluados por el Área solicitante y/o Técnica, para su posible inclusión en el Anexo Técnico.




7. FUNCIONES DEL SUBCOMITÉ

1. Analizar y revisar las prebases correspondientes a LP e ITP que presente la Dirección Corporativa de

Administración y Finanzas a través de la Subdirección de Recursos Materiales y a petición de las áreas solicitantes y/o técnicas.

2. Proponer las modificaciones y recomendaciones a las prebases revisadas, coadyuvando al cumplimiento de la LAASSP, su Reglamento y demás disposiciones normativas aplicables.

3. Elaborar las actas de cada sesión.

4. Aprobar las bases definitivas una vez que se hayan puesto a la vista para comentarios de todos los interesados en el Portal de Sepomex, antes de la realización de los eventos correspondientes a los procedimientos de contratación por LP e ITP para las adquisiciones, arrendamientos y servicios.

5. Considerar los requisitos mínimos establecidos en la LAASSP y su Reglamento, así como la normatividad aplicable.




8. NORMAS DE FUNCIONAMIENTO

Las sesiones del Subcomité se realizarán conforme a lo siguiente:

1. Se celebrarán sesiones que con motivo de las solicitudes de adquisiciones, arrendamientos y servicios, se encuentren en los supuestos del Artículo 26 Fracción I y II (LP e ITP) de la LAASSP, y se realizarán a petición del Presidente o Secretario Ejecutivo.

2. Las prebases que se sometan a la revisión del Subcomité, deberán presentarse debidamente integradas, desde el punto de vista jurídico, técnico y económico.

3. El Orden del Día se integrará con los proyectos de las prebases que se revisarán y aquellos asuntos relacionados con las mismas.

4. Se revisarán las prebases, conforme a los criterios legales establecidos y a los ordenamientos que resulten aplicables.

5. Se realizarán las adecuaciones o ajustes a efecto de corregir las prebases.

6. En caso de que las prebases cumplan con los requisitos mínimos que establece la LAASSP y sean debidamente corregidas, se levantará el acta respectiva, éstas se convertirán en las bases que regirán el procedimiento de contratación correspondiente, para que se continúe con el trámite respectivo.

7. En caso de que no asista el Presidente del Subcomité, la sesión será presidida únicamente por el Presidente Suplente.




9. FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL SUBCOMITÉ

Corresponde al Presidente

1. Coordinar y presidir las reuniones del Subcomité.

2. Convocar a los miembros del Subcomité.

3. Recabar y firmar las actas y bases correspondientes en los eventos que presida.

4. Fomentar la participación activa y propositiva de los asistentes.

5. Emitir su voto para cada uno de los asuntos que deban decidirse, en caso de empate manifestar su voto de calidad.

Corresponde al Secretario Ejecutivo

1. En ausencia del Presidente, coordinar y presidir las reuniones del Subcomité.

2. Recibir de las áreas solicitantes los anexos técnicos de las bases del bien o servicios a contratar debidamente validados por las mismas.

3. Remitir a los miembros del Subcomité las bases y anexo técnico con dos días hábiles de anticipación a la fecha en que se efectuará la reunión del Subcomité.

4. Registrar los Acuerdos tomados en el Subcomité, vigilándose el cumplimiento respectivo.

5. Elaborar las actas correspondientes.

6. Recabar y firmar las actas y bases correspondientes en los eventos que presida.

7. Realizar las demás funciones que le encomiende el Presidente o el Subcomité en pleno.

8. Efectuar las adecuaciones o ajustes que se deben hacer a las bases revisadas.

9. Cuidar que las modificaciones sugeridas a las bases se integren a las mismas correctamente y se presenten a los miembros del Subcomité para su aprobación.

10. Vigilar que el archivo de los documentos esté completo y conservarlo por el tiempo mínimo que marca la LAASSP.




Corresponde a los Vocales:

1. Asistir puntualmente en el lugar, fecha y hora señalada, para cada una de las reuniones del Subcomité de Revisión de Bases.

2. Entregar al inicio de la reunión los comentarios a las prebases que les fueron enviadas con antelación para consenso de los integrantes del Subcomité.

3. Emitir su opinión en el ámbito de su competencia sobre cada uno de los asuntos que se consideren importantes en cada reunión.

4. Proponer al pleno del Subcomité acciones y estrategias que permitan mejorar su funcionamiento, en el ámbito de su competencia.

5. Suscribir el acta que se levante al término de cada reunión.

6. Informar al CAAS sobre las irregularidades y problemas que se detecten en el proceso de revisión de bases.

7. Firmar las bases en caso de estar de acuerdo.

Corresponde a los Asesores:

DEL REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL:

1. Brindar al Subcomité asesoría sobre la aplicación y correcta ejecución de la normatividad que en su caso, resulte aplicable.

2. Emitir su opinión motivada y fundada, sin derecho a voto sobre los diversos asuntos presentados.

3. Suscribir el acta únicamente como constancia de asistencia y/o participación, sin avalar los acuerdos tomados en el pleno del Subcomité.

DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ASUNTOS JURÍDICOS Y SEGURIDAD POSTAL:

1. Asesorar al Subcomité sobre las disposiciones jurídicas aplicables y vigentes.

2. Emitir su opinión motivada y fundada, sin derecho a voto sobre los diversos asuntos ventilados en el seno del Subcomité, siempre y cuando revistan un carácter legal.

3. Suscribir el acta únicamente como constancia de asistencia y/o participación, sin avalar los acuerdos tomados en el pleno del Subcomité.




Corresponde a los Invitados (Área Solicitante y/o Técnica):

1. Tendrán participación en los casos en que el Presidente o el Secretario Ejecutivo considere necesaria e importante su intervención, para aclarar aspectos técnicos o administrativos, relacionados con el tipo de bien o servicios que sean sometidos a la consideración del Subcomité.

2. Asistir puntualmente en el lugar fecha y hora señalada, para cada una de las reuniones del Subcomité.

3. Fortalecer al Subcomité en cuestiones técnicas propias del área que representa.

4. Revisar que las prebases contengan la documentación soporte que permita verificar que las cantidades solicitadas sean las correctas.

5. Proporcionar la documentación soporte que confirme los bienes requeridos existen a través de un cuadro comparativo de por lo menos cinco proveedores, cuando los bienes no sean de fabricación nacional y que son comerciales para evitar limitar a los participantes, antes de presentar las bases, para una Junta Pública con los integrantes del Subcomité y proveedores, cámaras, etc., para fomentar la transparencia.

Corresponde a la Coordinación de Licitaciones e Invitaciones:

1. Elaborar y pasar la lista de asistencia de los participantes.

2. Tomar nota de las modificaciones a las prebases establecidas en la sesión y presentarlos al Secretario Ejecutivo.

3. Preparar la documentación soporte adicional a exponer con las prebases que se presentarán en cada sesión.

4. Realizar las demás funciones que le encomiende el Presidente, y el Secretario Ejecutivo.




10. VIGENCIA

El Manual entrará en vigor al día siguiente de su autorización, quedando sin efecto cualquier

disposición, ordenamiento, lineamiento, política o procedimiento que se anteponga al presente.

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