MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL DA SECRETARIA DE ESTADO DE ...sead.pa.gov.br/sites/default/files/manual_de_gestao_de_documentos... · tornem mais célere e eficiente a organização

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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL DA

SECRETARIA DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO – SEAD / PAGOVERNADOR

GOVERNO DO ESTADO DO PARÁ

SECRETARIA DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO

SECRETARIA ADJUNTA DE GESTÃO DE PESSOAS

SECRETARIA ADJUNTA DE GESTÃO ADMINISTRATIVA

MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL DA

SECRETARIA DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO – SEAD / PA

Belém

2018

1

GOVERNO DO ESTADO DO PARÁ

Simão Robson de Oliveira Jatene


Alice Viana Soares Monteiro

SECRETARIA ADJUNTA DE GESTÃO DE PESSOAS

Ruth de Fátima Ambrósio Pina

SECRETARIA ADJUNTA DE GESTÃO ADMINISTRATIVA

Maria Edilena de Souza Rocha

Elaboração

Salomão dos Santos Melo

Colaboradores

Natany Soares Leite

Paula Frassinetti Gonçalves Campello

Milton Modesto Figueiredo Júnior

Lázaro Martins Barbosa

Raimundo Sérgio Gomes Alvarez

Eldenor Gomes de Melo


Fone: (091) 3194-1415

Travessa do Chaco, 2350 – Marco

CEP 66-093-542 – Belém – Pará

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Pará. Secretaria de Estado de Administração. Manual de Gestão Documental da Secretaria de Estado de Administração – SEAD / PA. – Belém. 2018.

66 p. Inclui Referências e anexos

1. Arquivos - Administração. 2. Arquivos – Manual I. Título

CDD: 027.006 CDU: 005.92(035)

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S U M Á R I O

1 APRESENTAÇÃO ........................................................................................ 4

2 OBJETIVO .................................................................................................... 5

3 FUNDAMENTAÇÃO LEGAL ........................................................................ 5

4 RESPONSABILIDADES ............................................................................... 6

5 GESTÃO DE DOCUMENTOS ...................................................................... 8

6 SEAD ............................................................................................................ 9

6.1 ARQUIVO DA SEAD .................................................................................. 9

6.2 O CENÁRIO ATUAL DA DOCUMENTAÇÃO DA SEAD: ........................... 9

6.3 SÃO CONDIÇÕES ESSENCIAIS PARA A GESTÃO DE

DOCUMENTOS NO ÂMBITO DA SEAD/PA: ............................................. 10

7 INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS .................................. 10

7.1 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO .................................................................... 11

7.2 AVALIAÇÃO DOCUMENTAL ......................................................................12

7.3 TABELA DE TEMPORALIDADE ................................................................ 12

7.3.1 Como utilizar a tabela de temporalidade ............................................. 13

8 DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS - CADSEAD/PA..................................14

9 ELIMINAÇÃO ................................................................................................ 15

10 REGRAS DE ARQUIVAMENTO ................................................................. 17

11 DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ........................................................ 18

11.1 VANTAGENS DO ARMAZENAMENTO EM MEIO ELETRÔNICO ........... 19

12 CONSIDERAÇÕES FINAIS ........................................................................ 20

REFERÊNCIAS ........................................................................................... 22

ANEXOS ..................................................................................................... 24

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1 APRESENTAÇÃO

O presente Manual de Gestão Documental, elaborado pela Comissão de

Avaliação de Documentos da SEAD, visa orientar os servidores da Secretaria sobre

o que fazer e como fazer em relação aos documentos de arquivo produzidos, criados

ou recebidos.

Constam, neste documento, conceitos e termos relacionados aos arquivos,

orientações sobre procedimentos de produção, classificação, transferência,

recolhimento, avaliação documental, destinação e eliminação, bem como anexos

com modelos de documentos mencionados no texto e que devem ser empregados

nos diversos procedimentos da gestão documental e em todas as unidades

administrativos desta Secretaria, regulamenta ainda, o processo de descarte

gerenciado pela Comissão de Avaliação de Documentos – CADSEAD/PARÁ, da

Secretara de Estado de Administração.

A modernização da informação tem feito com que vários acervos de

documentos gerados nas esferas dos Governos Federal, Estadual e Municipal

adotem medidas que otimizem seus espaços físicos, facilitem o armazenamento,

tornem mais célere e eficiente a organização e a gestão de documentos, garantindo

o controle desde sua produção até sua destinação final: eliminação ou guarda

permanente.

De acordo com a Lei Federal 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre

a política nacional de arquivos, determina, em seu art. 1º, que é “dever do Poder

Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como

instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e

como elementos de prova e informação”.

Sendo assim surge a necessidade da elaboração do Manual de Gestão

Documental da Secretaria de Estado de Administração - SEAD, que faz parte do

conjunto de esforços previstos em seu Planejamento Estratégico, que também

considera, de forma destacável, a necessidade de tal prática administrativa na

Gestão Institucional. Em termos gerais, sua finalidade constitui-se em promover

ações padronizadas de gerenciamento dos arquivos produzidos e acumulados em

decorrência das funções administrativas.

Nesse sentido, a efetiva implementação da Política de Gestão Documental,

além de atender às normas jurídicas e administrativas, significa um avanço positivo

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para a Instituição na medida em que possibilita mais organização, transparência,

agilidade no acesso a informações, economia, dentre outros benefícios.

2 OBJETIVO

Como parte integrante da Política de Gestão Documental da Secretaria de

Estado de Administração, este Manual constitui-se em instrumento de apoio às

atividades de administração dos arquivos institucionais, juntamente com o Plano de

Classificação, a Tabela de Temporalidade e Destinação Documental, que possibilita

a aplicação dos procedimentos ora apresentados através dos objetivos:

a) organizar a geração, o trâmite, a guarda, a conservação e a eliminação

dos documentos institucionais, assim como o acesso às informações neles contidas;

b) estabelecer instrumentos de classificação, temporalidade e destinação

final para o acervo documental arquivístico visando a preservação dos documentos

indispensáveis à administração institucional, à memória da SEAD e à garantia dos

direitos individuais e coletivos;

c) racionalizar o fluxo documental e o uso do espaço físico e lógico de guarda

de documentos e informações;

d) selecionar a documentação acumulada, eliminando os documentos que

não tenham valor administrativo, fiscal, legal, histórico ou científico, garantindo a

preservação e o acesso aos arquivos de caráter permanente;

e) orientar os agentes produtores e acumuladores de documentos sobre os

procedimentos de gestão arquivística constantes da política institucional.

3 FUNDAMENTAÇÃO LEGAL

Como base legal no que tange a competência à Administração Pública

relacionadas a gestão de documentos e arquivos, as legislações que irão dar suporte

ao Manual de Gestão de Documentos da Secretaria de Estado de Administração que

serão utilizadas como referências a seguir:

Artigo 216, § 2°da Constituição Federal e nos termos da Lei Federal N°

8.159/1991, a gestão da documentação oficial e a adoção de medidas destinadas a

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franquear consultas, incumbindo-lhe recolher e conservar os documentos recebidos

e produzidos no exercício de suas funções;

Lei ordinária nº 8.543, de 29 de setembro de 2017, que dispõe sobre a

temporalidade de documentos públicos do Estado do Pará e dá outras providências;

Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos;

Decreto Federal Nº 4.073/2002, regulamentou a Lei nº 8.159/91;

Lei Federal Nº 12.527/2011, conhecida como a Lei de Acesso a

Informação;

Decreto Estadual Nº 1.359/2015 que regula o acesso a informações

previsto nos incisos X e XXXIII do artigo 5º e no inciso II 3º do artigo 37da

Constituição Federal; no inciso II do artigo 29 e no § 5º do artigo 286 da Constituição

do Estado do Pará e na Lei Federal Nº 12.527/2011;

Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do CONARQ, que aprovou a

versão revista e ampliada do Código de Classificação de Documentos de Arquivo

para a Administração Pública: Atividades Meio, como um modelo a ser adotado nos

órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.

Instrução Normativa da Auditoria-Geral do Estado Nº 001/2015 dispõe

sobre a definição de procedimentos a serem observados para designação de

autoridade de gerenciamento de informações no âmbito dos órgãos e entidades

integrantes do Poder Executivo Estadual;

4 RESPONSABILIDADES

Atribui-se aos agentes públicos a gestão da documentação produzida ou

recebida pela instituição, sendo que o descumprimento da legislação aplicável gera

responsabilização. A seguir, apresentam-se em destaque os dispositivos legais

vigentes e as sanções e penalidades previstas:

a) Lei Federal nº 8.159/1991 –Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade

penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar

ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse

público e social;

b) Lei n. 9.605/1998 –Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar:

I - bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial;

http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/100031/decreto-4073-02

http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/1029987/lei-12527-11

http://www.jusbrasil.com.br/topicos/10730704/inciso-x-do-artigo-5-da-constitui%C3%A7%C3%A3o-federal-de-1988

http://www.jusbrasil.com.br/topicos/10729747/inciso-xxxiii-do-artigo-5-da-constitui%C3%A7%C3%A3o-federal-de-1988

http://www.jusbrasil.com.br/topicos/10711015/inciso-ii-do-par%C3%A1grafo-3-do-artigo-37-da-constitui%C3%A7%C3%A3o-federal-de-1988

http://www.jusbrasil.com.br/topicos/10711093/par%C3%A1grafo-3-artigo-37-da-constitui%C3%A7%C3%A3o-federal-de-1988

http://www.jusbrasil.com.br/topicos/2186546/artigo-37-da-constitui%C3%A7%C3%A3o-federal-de-1988

http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/188546065/constitui%C3%A7%C3%A3o-federal-constitui%C3%A7%C3%A3o-da-republica-federativa-do-brasil-1988

http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/1029987/lei-12527-11

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II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou

similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial: Pena - reclusão, de

um a três anos, e multa.

Parágrafo único. Se o crime for culposo, a pena é de seis meses a um ano

de detenção, sem prejuízo da multa;

c) Código Penal –Art. 153 - Divulgar alguém, sem justa causa, conteúdo de

documento particular ou de correspondência confidencial, de que é destinatário ou

detentor, e cuja divulgação possa produzir dano a outrem: Pena - detenção, de um

a seis meses, ou multa.

d) Decreto Estadual Nº 1.359/2015: Art. 59: A pessoa natural ou Entidade

Privada que detiver informações em virtude de vínculo de qualquer natureza com

o Poder Executivo Estadual e deixar de observar o disposto neste Decreto estará

sujeita às seguintes sanções:

I - advertência;

II - multa;

III - rescisão do vínculo;

IV - suspensão temporária de participar em licitação e impedimento de

contratar com o Executivo Estadual por prazo não superior a 2 (dois) anos;

V - declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com o Executivo

Estadual, até que seja promovida a reabilitação perante a própria Autoridade que

aplicou a penalidade

e) Decreto Estadual Nº 1.359/2015: Art. 60: Os Órgãos e Entidades

públicas respondem diretamente pelos danos causados em decorrência da

divulgação não autorizada ou utilização indevida de informações sigilosas ou

informações pessoais, cabendo a apuração de responsabilidade funcional nos

casos de dolo ou culpa, assegurado o respectivo direito de regresso.

Parágrafo único. O disposto neste artigo aplica-se à pessoa natural ou

entidade privada que, em virtude de vínculo de qualquer natureza com Órgãos ou

Entidades do Poder Executivo Estadual, tenha acesso à informação sigilosa ou

pessoal e a submeta a tratamento indevido.

5 GESTÃO DE DOCUMENTOS

8

A Gestão de Documentos é definida no artigo 3º da Lei nº 8.159, de 08 de

janeiro de 1981, como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes

à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e

intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

Gestão de documentos é a forma de racionalizar a produção documental e

facilitar o seu acesso, levando em consideração que os documentos produzidos

pelas Instituições públicas registram suas políticas, funções, procedimentos e

decisões. Portanto são documentos arquivísticos, e servem como fonte de prova e

de informação tanto para a administração prestar contas de suas atividades, como

para o cidadão exercer seus direitos. Além disso, os documentos produzidos nas

Organizações possuem um ciclo vital, representados por fases determinadas de

acordo com sua procedência e espécie.

Os documentos de arquivos, são classificados como:

Documentos correntes: são aqueles que estão em curso, isto é,

tramitando, ou que foram arquivados, mas são objetos de consultas frequentes; eles

podem ser conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade

órgão produtor;

Documentos intermediários: são aqueles que não são mais de uso

corrente, mas que por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação

ou recolhimento à instituição arquivística. Esses documentos devem ser recolhidos

a um arquivo intermediário, sob a responsabilidade conjunta dos funcionários do

órgão produtor e da instituição arquivística.

Documentos permanentes: são aqueles de valor histórico, probatório

e informativo que devem ser definitivamente preservados. Eles não são mais

necessários ao cumprimento das atividades da administração. Devem ser

conservados nas instituições arquivísticas, sob a responsabilidade dos profissionais

de arquivo.

6 SEAD

9

A Secretaria de Estado de Administração – SEAD foi criada pela Lei nº 4.582,

de 24 de setembro de 1975, como órgão da administração direta do Estado,

subordinada diretamente ao Governador do Estado do Pará, tem por finalidade

institucional formular, normatizar, executar e avaliar as políticas públicas nas áreas

de gestão de pessoas, gestão da cadeia logística, gestão de patrimônio, gestão do

desenvolvimento organizacional e governança pública, gestão da prestação de

serviços públicos à população e gestão da saúde ocupacional, visando à integração

e ao alinhamento das políticas públicas e dos sistemas de gestão no âmbito do Poder

Executivo Estadual.

A SEAD – Secretaria de Estado de Administração possui uma extensa

documentação, para que essa massa documental seja armazenada e tenha a

recuperação das informações da forma mais célere, deve ser indispensável uma

excelente gestão de documentos que possibilite agilizar o acesso aos arquivos e às

informações, promovendo a transparência das ações administrativas e garantindo

economia, eficiência e eficácia na administração pública, processo esse que irá

trazer celeridade as decisões com relação aos despachos e controlar o fluxo de

documentos e a organização de seu arquivo de forma a racionalizar a produção dos

documentos.

6.1 ARQUIVO DA SEAD

De acordo com o Decreto nº 2.716, de 28 de dezembro de 2006, que aprovou

o Regimento Interno da Secretaria Estado de Administração – SEAD, inciso VIII e

IX, Art.47 o arquivo da SEAD tem como competência arquivar, preservar ou eliminar

documentos e processos nos prazos determinados pela legislação vigente; e

promover a segurança dos documentos e processos arquivados.

O acervo arquivístico da SEAD no decorrer de seus 42 anos de suas

atividades é estimado em aproximadamente 2.300.000 (DOIS MILHÕES E

TREZENTOS MIL) unidades, sendo que nem todo acervo tem sua origem na SEAD,

também são produzidos por outros órgãos, massa documental que justificou a

criação do Manual de Gestão de Documentos.

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6.2 O CENÁRIO ATUAL DA DOCUMENTAÇÃO DA SEAD:

Acumulação diária de um grande volume documental;

Necessidade de manter a documentação por questões legais, fiscais e

técnicas;

Pouca disponibilidade de espaço físico e mobiliário para guarda dos

documentos nos setores de trabalho já que uma grande quantidade da massa

documental faz parte do acervo de outros órgãos;

Armazenamento inadequado de documentos;

Falta de orientação para a gestão dos documentos;

Métodos ineficientes e improvisados para a organização e acesso aos

documentos.

6.3 SÃO CONDIÇÕES ESSENCIAIS PARA A GESTÃO DE DOCUMENTOS NO

ÂMBITO DA SEAD/PA:

Padronização das espécies documentais;

Utilização do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade;

Racionalização na produção de documentos, eliminando juntadas

desnecessárias e arquivamentos em duplicidade;

Eficácia e eficiência ao fluxo de documentos; e

Realização de Treinamento sobre Gestão da Documentação Arquivística

7 INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Recomendados pela legislação brasileira em vigor, a exemplo das

Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, a seguir oportunamente

citadas, são de fundamental importância para a efetiva execução da gestão de

documentos no âmbito institucional. Assim, são instrumentos institucionais que

sustentam a implantação de um programa de gestão de documentos: o Plano de

Classificação, a Tabela de Temporalidade e Destinação Documental e este Manual

de Gestão Documental.

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7.1 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

Em conformidade com a Resolução CONARQ nº 01/95, que dispõe sobre a

necessidade da adoção de planos ou códigos de classificação de documentos na

organização dos arquivos, é o instrumento que objetiva classificar e facilitar o

arquivamento correto dos documentos arquivísticos de acordo com as funções e

atividades dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivo.

O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo é um instrumento de

trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido

por um órgão, no exercício de suas funções e atividades e deverá apresentar os

códigos de classificação das séries documentais com a indicação dos órgãos

produtores, funções, subfunções e atividades responsáveis por sua produção ou

acumulação.

O código de classificação da série documental é a referência numérica do

documento produzido, contendo informação do órgão produtor, função, subfunção,

atividade e serie documental.

O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo da SEAD tem como

referência o Plano e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo da área

meio, elaborados pelo Conselho Nacional de Arquivos e aprovadas pela Resolução

nº 14/2001 do CONARQ.

Constitui-se basicamente de duas colunas, denominadas CÓDIGO, na qual

está apresentada a codificação e ASSUNTO/DOCUMENTO, nas quais estão

apresentadas as funções, atividades, espécies e tipos documentais.

7.2 AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

Avaliação documental é o processo de análise que identifica os valores dos

documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação.

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Consiste em atribuir valores aos documentos (primário e secundário) e

analisar seu ciclo de vida, com a finalidade de estabelecer os prazos de guarda dos

documentos e sua destinação fina: eliminação ou guarda permanente.

Considera-se na avaliação os valores primário e secundário dos documentos.

Valor primário: refere-se ao valor do documento para atender aos fins pelo

qual foi produzido, sejam esses fins de caráter administrativo, legal ou fiscal. Os

documentos apenas com valor primário podem ser eliminados após o cumprimento

do prazo de arquivamento estabelecido na Tabela de Temporalidade.

Valor secundário: refere-se ao valor do documento para atender outros fins

que não são, necessariamente, aqueles pelos quais foi criado. Os documentos com

valor secundário apresentam interesse cultural ou histórico. Devem ser preservados

em caráter permanente, mesmo já tendo cumprido suas finalidades primárias.

7.3 TABELA DE TEMPORALIDADE

É o instrumento que objetiva estabelecer os prazos de guarda dos

documentos arquivísticos na Instituição, de acordo com o ciclo de vida e vigência

dos arquivos. Além disso, define a destinação final dos documentos após decorridos

tais prazos, determinando quais serão descartados e quais serão preservados para

a consulta e pesquisa em determinado período ou permanentemente, como

exemplos aqueles que farão parte da memória institucional do órgão (Tabela de

Temporalidade da SEAD em anexo).

A Tabela de Temporalidade resulta do processo de avaliação documental,

que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos.

Constitui-se essencialmente de quatro colunas:

Assunto: Neste campo são apresentados os conjuntos documentais

produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e

atividades desempenhadas pela instituição. Para possibilitar melhor identificação do

conteúdo da informação, utilizou-se funções, atividades, espécies e tipos

documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segundo um código

de classificação, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos

documentos.

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AC (Arquivo Corrente): estabelece o prazo de arquivamento no órgão ou

setor produtor do documento;

AI (Arquivo Intermediário): estabelece o prazo de arquivamento no setor

de arquivo de caráter central ou geral de uma unidade administrativa, aguardando

destinação final;

Destinação: após os prazos de guarda indica se o documento poderá ser

eliminado ou se deverá ser permanentemente arquivado no âmbito da SEAD;

Observação: apresenta, caso necessário, algum procedimento ou

informações necessárias ou complementares.

Quanto aos documentos relacionados às funções e atividades da

Administração da SEAD, foram observadas as disposições da Resolução CONARQ

nº 14/2011, que dispõe sobre a temporalidade e destinação de documentos de

arquivo relativos às atividades meio da Administração Pública. Os prazos de guarda

da tabela começam a ser contados após o arquivamento definitivo do documento,

que ocorre, por exemplo, após o período de vigência ou ainda depois do trânsito em

julgado, da aprovação de contas, entre outras situações explicitadas na Tabela de

Temporalidade e Destinação Documental. Portanto, enquanto o documento, na sua

fase corrente, estiver sujeito a alguma condição, o prazo de guarda não deve

começar a ser contado.

7.3.1 Como utilizar a tabela de temporalidade

Este instrumento deve ser utilizado no momento da classificação e avaliação

da documentação. Procede-se da seguinte forma:

Verificar se os documentos estão classificados de acordo com os assuntos

do Código de Classificação de Documentos;

Documentos referentes a dois ou mais assuntos, deverão ser classificados

e agrupados ao conjunto documental (processo ou pasta) que possui maior prazo de

arquivamento ou que tenha sido destinado à guarda permanente;

O prazo de arquivamento deve se contar a partir do primeiro dia útil do

exercício seguinte ao do arquivamento do documento, exceto aqueles que originam

despesas, cujo prazo de arquivamento é contado a partir da aprovação das contas

pelo Tribunal de Contas;

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Eliminar as cópias e vias quando o documento original estiver no conjunto

documental (processo ou pasta);

Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;

Elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para o

Arquivo Geral, localizado junto ao setor da DAF – Diretoria de Administração e

Finanças, no prédio da SEAD.

OBS. Quando houver processo judicial os prazos de arquivamento devem

ser suspensos até a conclusão do mesmo.

8 DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS - CADSEAD/PA

A destinação final indica o que será feito com o documento depois de

cumpridos os prazos de guarda na unidade produtora e na unidade com atribuições

de arquivo. Se ao documento tiver sido atribuído valor secundário, ele deverá ser

destinado à guarda permanente, caso contrário, poderá ser eliminado.

O último passo da avaliação é definir, em razão de seus valores, se a

DESTINAÇÃO de cada um das séries documentais é a guarda permanente ou a

eliminação.

GUARDA PERMANENTE: Os documentos destinados à guarda permanente

são aqueles cujas informações são consideradas imprescindíveis ao órgão produtor

e para a comunidade. Esses documentos, além dos valores administrativo, legal e

fiscal, agregam também os valores histórico, probatório e informativo que lhes são

atribuídos, portanto, devem ser definitivamente preservados a fim de comprovar

direitos e servir como fonte de pesquisa.

ELIMINAÇÃO: Os documentos destinados à eliminação são aqueles que já

cumpriram seus prazos de guarda na unidade produtora e na unidade com

atribuições de arquivo e não apresentam valor secundário que justifique a sua

guarda.

Instituída pela Portaria nº 457/2018- GS/SEAD de 29 de junho de 2018 a

Secretária de Estado de Administração constituiu a Comissão de Avaliação de

Documentos da SEAD – CADSEAD/PA, que tem a função de promover e

acompanhar o processo de avaliação, eliminação ou transferência de documentos.

Os documentos permanecerão nos arquivos setoriais e em conformidade com a

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tabela de temporalidade serão encaminhados ao arquivo geral, aguardando o prazo

para eliminação ou para guarda permanente.

9 ELIMINAÇÃO

Eliminação é o descarte de documentos considerados sem valor permanente,

mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental. Deverá

ser precedida da Listagem de Eliminação de Documentos, da autorização prévia do

arquivo público do Estado (Resolução Nº 40, de 09 de dezembro de 2014 do Conarq,

art. 2º, parágrafo único), e da publicação de Edital de Ciência de Eliminação de

Documentos. Será lavrado o Termo de Eliminação de Documentos.

As condições para permanência dos processos e documentos nas fases

corrente, intermediária e permanente, assim como sua eliminação, são

estabelecidas nas Tabelas de Temporalidade. Para classificar os documentos em

cada fase é necessário consultá-las.

A partir da aplicação das Tabelas de Temporalidade (áreas meio e fim) os

setores poderão indicar os documentos à Comissão de Avaliação de Documentos

da SEAD – CADSEAD/PA aptos a descarte, obedecidas as formalidades legais. Com

isso, o que se pretende alcançar é uma gestão compartilhada da informação, uma

vez que os setores que produzem e recebem documentos também serão

responsáveis pela aplicação dos instrumentos de gestão, zelando pela tramitação

dos documentos entre os arquivos corrente, intermediário e permanente.

A eliminação de documentos será realizada com base nos prazos

determinados nas Tabelas de Temporalidade.

A CADSEAD/PA e a unidade arquivística devem analisar os processos que já

cumpriram os prazos da Tabela de Temporalidade, observando a existência de

pendências de quaisquer espécies. Após a triagem, deverá relacioná-los em

listagem própria e notificar a unidade geradora para que se pronuncie acerca da

referida eliminação.

Os processos que, ao final da fase intermediária, estiverem aptos à eliminação

e não receberem ressalvas das unidades geradoras devem ser encaminhados pelas

unidades de arquivamento à Comissão de Avaliação de Documentos da Secretaria

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de Estado de Administração – CADSEAD/PA, acompanhados da respectiva

Listagem de Eliminação de Documentos.

A Comissão de Avaliação de Documentos da Secretaria de Estado de

Administração – CADSEAD/PA poderá solicitará ao titular das unidades

administrativas a indicação de um servidor para realizar a digitalização dos

processos com a finalidade de criar um banco de dados que sirva de consulta e

pesquisa dos documentos corroborando com a Tabela de Temporalidade de

Documentos.

A Comissão de Avaliação de Documentos da Secretaria de Estado de

Administração – CADSEAD/PA será a responsável por acionar a empresa que

realizará a coleta dos documentos a serem descartados.

Deve-se observar ainda a Resolução Federal nº 7, de 20/05/1997, definida

pelo CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos, o registro dos documentos, que

são de guarda permanente, deverão ser efetuado por meio dos seguintes

instrumentos:

Listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar

informações pertinentes aos documentos a serem eliminados. (Modelo anexo a este

manual).

Edital de Ciência de Eliminação de Documentos tem por objetivo tornar

público, em periódicos oficiais, o ato de eliminação dos acervos arquivísticos. O

modelo do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos baseia-se na Resolução

Federal nº 5, de 30/09/1996, definida pelo CONARQ, que dispõe sobre o assunto e

dá outras providências. (Modelo anexo a este manual).

Os documentos do arquivo corrente ou setorial que serão transferidos para

o arquivo geral da SEAD deverão obedecer aos critérios descritos na Tabela de

Temporalidade de Documentos, bem como elaborar a Relação de Transferência ou

Recolhimento instrumento inicial para pesquisa e recuperação da informação,

observando as devidas tramitações nos Sistemas de Protocolo.

10 REGRAS DO ARQUIVAMENTO

Os documentos de arquivo são identificados como:

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Arquivo corrente são aqueles constituídos de documentos em curso ou

que, mesmo sem movimentação, constituem objeto de consultas freqüentes. Na

SEAD, o arquivo corrente é representado pelo conjunto de processos ativos e

arquivado provisoriamente.

Arquivo intermediário: aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos

produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou

recolhimento para guarda permanente. Fazem parte do arquivo intermediário os

processos encaminhados para arquivamento definitivo na forma legal.

Arquivo permanente é o conjunto de documentos de valor histórico,

probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. São os que

servem como meio de prova, garantia de direitos, fonte de pesquisa e preservação

da memória institucional.

Ao encaminhar documentos ao Arquivo Permanente deverão ser

observadas as seguintes orientações:

- Os lotes de processos deverão ser guardados em caixas arquivo de

plástico;

- Não poderão seguir separados os volumes de um mesmo processo, só se

a quantidade de volumes for muito grande, sendo que devidamente identificado

como continuação de determinado processo;

- É vedado o envio de documentos ao arquivo definitivo com capa plástica,

bem como o grampeamento ou a manutenção de folhas, bilhetes e outros materiais

na capa e contracapa dos processos;

- No interior do processo é vedada a utilização de grampos, clipes ou

colchetes de metal, devendo-se substituir tais materiais por colchetes de plástico e

cola;

- Os processos indicados à preservação permanente deverão receber nas

capas de todos os volumes, a seguinte identificação: INTERESSE EM

PRESERVAÇÃO PERMANENTE.

São considerados documentos administrativos de valor histórico, de validade

permanente, os relacionados a seguir:

- Atos de instituição da SEAD, bem como dos seus setores e seções;

- Atos de nomeação e posse;

-Resoluções, Ordens de Serviço e documentos afins que tratem da

organização e funcionamento da SEAD, bem como suas eventuais alterações;

18

- Atas de sessões dos Conselhos;

- Relatórios anuais de atividades;

- Relatórios de tomadas de contas de exercício financeiro;

- Atas de correições ordinárias e extraordinárias realizadas pela

Corregedoria;

- Outros documentos assim classificados por seu valor histórico.

11 DIGITALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS

A digitalização dos processos da SEAD/PA obedecerá às recomendações

contidas na Resolução do Conarq Nº 31/2010, que auxilia as instituições detentoras

de acervos e execução de projetos e programas de digitalização.

Essa resolução trata dos seguintes assuntos:

Captura digital em imagem de documentos planos e encadernados:

impressos, manuscritos, mapas, plantas, desenhos, gravuras, cartazes,

microformas, diapositivos, negativos, cópias e ampliações fotográficas;

Padrões e boas práticas mínimas para a captura digital de imagens;

produção de matrizes e derivadas, identificação do representante digital e controle

de qualidade;

Formatos digitais para representantes digitais matrizes e derivados;

Metadados técnicos;

Boas práticas gerais para armazenamento, segurança e preservação

dos representantes digitais;

Utilização de serviços terceirizados para a captura digital,

armazenamento e acesso aos representantes digitais.

A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos

físicos em formato eletrônico. Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso

e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, com a

visualização instantânea das imagens de documentos.

Este processo consiste em quatro passos fundamentais:

Preparação: Os documentos inscritos precisam estar aptos ao processo

de digitalização, será necessária a retirada de clipes, grampos, para que nada

prejudique a scanneação do documento.

19

Digitalização: Gerar a imagem digital, disponibilizando-a para uma

posterior pesquisa no computador de forma rápida.

Indexação: Nomeação do documento, designação, dar nome ao

documento, para que o mesmo seja posteriormente localizado rapidamente.

Controle de qualidade: Todas as imagens geradas serão revisadas, para

verificar se as mesmas estão de acordo com as especificações do SEAD. Todo o

trabalho realizado é gravado ficando disponível para consulta e impressão (se

necessário).

11.1 VANTAGENS DO ARMAZENAMENTO EM MEIO ELETRÔNICO

A eliminação física do papel implica na eliminação de toda uma cadeia de

custos operacionais, levando uma instituição a obter redução nos custos com cópias,

utilização de impressoras, copiadoras, suprimentos, pessoal técnico, manutenção,

armazenagem (gestão física, acesso), envio de documentos por correio ou por

motoboy. Entre outras vantagens temos:

• Redução de áreas de arquivamento

• Redução no tempo de recuperação da informação

• Rapidez para atualização dos dados

• Possibilidade de acesso por mais de um usuário

• Possibilidade de manter cópias de segurança

Os documentos digitalizados devem fazer parte do acervo do banco de dados

para busca, recuperação e pesquisa dos documentos pelos usuários e futura

auditoria. O banco de dados da SEAD deve ser desenvolvido em conjunto com a

Diretoria de Tecnologia de Informação e armazenado dentro do disco rígido que fica

no servidor da SEAD.

12 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A gestão de documentos é o procedimento inicial de organização de um

arquivo para que ele cumpra com a sua finalidade: oferecer acesso aos documentos

e/ou informação. Compreender a produção, uso, tramitação e destinação dos

20

documentos é essencial para contribuir com que o arquivo da SEAD promova e

desempenhe melhor as suas atividades.

Observando este contexto, a gestão documental é um instrumento

fundamental de gerenciamento dentro dos arquivos, sendo um importante veículo

para as tomadas de decisões. Previne principalmente que a massa documental não

se perca no decorrer da pesquisa, proporcionando uma organização de modo

eficiente a assegurar a recuperação e disseminação da informação.

Fica claro que a gestão de documentos arquivísticos ganha importância maior

com o aparecimento dos documentos produzidos em meio eletrônico. Com a

utilização da digitalização dos documentos arquivísticos a SEAD deverá ter o

cuidado para que nas fases de produção, utilização e destinação as características

documentais arquivísticos sejam mantidos. A fase inicial passa ser crucial para a

racionalização da produção de documentos, cuidando para que sejam padronizados

modelos de documentos e o uso correto de reprodução dos mesmos, para que não

sejam produzidos de forma negligente documentos sem utilidade e nem que sejam

eliminados documentos arquivísticos importantes, para que isso aconteça será

necessário que a instituição tenha como mediador das informações inseridas

profissionais qualificados que tenham profundo conhecimento da missão do órgão,

de indexação de assuntos e dos usuários que irão utilizar.

Como consequência, existe a necessidade do gerenciamento eficiente das

informações contidas nestes documentos. Desse modo, a adoção de uma adequada

gestão documental onde se tenha garantia da segurança de suporte da informação

e, sobretudo agilidade na sua recuperação e disseminação é extremamente

necessária.

21

REFERÊNCIAS

BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil.

Brasília: Senado, 1988.

BRASIL. Decreto Nº 4.073/2002, de 13 de janeiro de 2002. Diário Oficial [da]

República Federativa do Brasil, Brasília. 04 de janeiro de 2002. Disponível em:

<www.planalto.gov.br>. Acesso em: 11 de ago. 2018.

BRASIL. Lei Federal N° 8.159/1991, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a

política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 9 de janeiro de 1991.

Disponível em: <www.planalto.gov.br>. Acesso em: <15 de jul. de 2018>.

BRASIL. Lei Federal N° Lei nº 12.527/2011, de 18 de novembro de 2011. Regula o

acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o

do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei n. 8.112, de

11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e

dispositivos da Lei no8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.

Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília. Disponível em:

<www.planalto.gov.br>. Acesso em: 10 de jul. de 2018.

BRASIL. Conselho Nacional de Arquivo. Resolução Nº 5/1996, de 30 de setembro

de 1996 dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos

nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios. Diário

Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília. Disponível em:

<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br>. Acesso em: 13 de jul. de 2018.

BRASIL. Conselho Nacional de Arquivo. Resolução Nº 37, de 19 de dezembro de

2012 aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos

Arquivísticos Digitais. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília.

Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br>. Acesso em: 13 de jul.

de 2018.

22

BRASIL. Conselho Nacional de Arquivo. Resolução Nº 38, de 09 de julho de 2013

dispõe sobre a adoção das “Diretrizes do Produtor - A Elaboração e a

Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes Para Indivíduos” e “Diretrizes do

Preservador - A Preservação de Documentos Arquivísticos digitais: Diretrizes

para Organizações”. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília.

Disponível em: <http://www.conarq. arquivonacional.gov.br>. Acesso em: 13 de jul.

de 2018.

PARÁ. Decreto Estadual N°1.359/2015, de 31 de agosto de 2015. Diário Oficial do

Estado do Pará em 01 de setembro de 2015. Disponível em: <www.ioe.pa.gov.br.>

Acesso em: 13 de jul. de 2018.

PARÁ. Lei Ordinária N° 8.543, de 29 de setembro de 2017. Dispõe sobre a

temporalidade de documentos públicos do estado e dá outras providências.

Diário Oficial do Estado em 29 de setembro de 2017. Disponível em:

<www.ioe.pa.gov.br.> Acesso em: 13 de jul. de 2018.

PARÁ. Procuradoria-Geral do Estado do Pará. Portaria N° 777/2017 - PGE de 01

de dezembro de 2017. Disponível em: <www.ioe.pa.gov.br.> Acesso em: 13 de jul.

de 2018.

PARÁ. Secretaria de Estado de Administração. Portaria N° 457/2018 – GS / SEAD

de 29 de junho de 2018. Disponível em: <www.ioe.pa.gov.br.> Acesso em: 13 de

jul. de 2018.

23

ANEXOS

24

ANEXO A - Tabela de Temporalidade

Atividades-Meio da Secretaria de Estado de Administração – SEAD

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA

CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO

FINAL OBSERVAÇÕES

000 - Administração Geral

001 - Modernização e Reforma Administrativa

Projetos, Estudos E Normas Enquanto vigora 5 anos

Guarda permanente

002 - Planos. Programas e Projetos de Trabalho 5 anos 9 anos Guarda

permanente

003 - Relatórios de Atividades 5 anos 9 anos Guarda

permanente São passíveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros.

004 - Acordos. Ajustes. Contratos. Convênios Enquanto vigora 10 anos Guarda

permanente

010 - Organização e Funcionamento

Normas, Regulamentações, Diretrizes, Procedimentos, Estudos e/ou Decisões De Caráter Geral

Enquanto vigora 5 anos Guarda

permanente

010.1 - Registro nos Órgãos Competentes Enquanto vigora Eliminação

010.2 – Regimentos. Regulamentos. Estatutos. Organogramas. Estruturas


permanente

Os originais dos atos publicados integrarão os arquivos dos gabinetes do presidente da República, governadores e prefeitos, cuja temporalidade será definida quando da elaboração de tabela específica para suas atividades-fim.

010.3 - Audiências. Despachos. Reuniões 2 anos Eliminação

011 - Comissões. Conselhos. Grupos de Trabalho. Juntas. Comitês

4 anos 5 anos Eliminação

Atos de Criação, Atas, Relatórios 4 anos 5 anos Guarda

permanente

012 - Comunicação Social

012.1 - Relações Com a Imprensa 1 ano Eliminação

012.11 - Credenciamento de Jornalistas Enquanto vigora Eliminação

012.12 - Entrevistas. Noticiários. Reportagens. Editoriais

2 anos Eliminação Os documentos cujas informações reflitam a política do órgão são de guarda permanente.

25

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

012.2 - Divulgação Interna 2 anos Eliminação

012.3 - Campanhas Institucionais. Publicidade 4 anos 10 anos Guarda

permanente

019 - Outros Assuntos Referentes à Organização e Funcionamento

Este grupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação.

019.01 - Informações Sobre o Órgão 2 anos Eliminação

020 - Pessoal

020.1 - Legislação

Normas, Regulamentações, Diretrizes, Estatutos, Regulamentos, Procedimentos, Estudos e/ou Decisões de Caráter Geral


permanente

É opcional a reprodução dos documentos previamente ao recolhimento, para que o órgão permaneça com cópias para consulta.

Boletins Administrativos, de Pessoal e de Serviço

10 anos 10 anos Guarda

permanente

020.2 - Identificação Funcional (Inclusive Carteira, Cartão, Crachá, Credencial e Passaporte Diplomático)

Enquanto o servidor

permanecer Eliminação

020.3 - Obrigações Trabalhistas E Estatutárias. Relações Com Órgãos Normatizadores da Administração Pública. Lei Dos 2/3. Rais


020.31 - Relações com os Conselhos Profissionais 2 anos Eliminação

Os documentos cujas informações possam originar contenciosos administrativos ou judiciais serão classificados nos assuntos correspondentes ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela.

020.4 - Sindicatos. Acordos. Dissídios 5 anos 5 anos Guarda

permanente

020.5 - Assentamentos Individuais. Cadastro Enquanto o

servidor permanecer

Eliminação O prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos, independente do suporte. Serão transferidos ao arquivo intermediário após a saída do servidor do órgão.

021 - Recrutamento e Seleção

021.1 - Candidatos a Cargo e Emprego

Públicos: Inscrição e Curriculum Vitae 2 anos Eliminação

26

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

021.2 - Exames de Seleção (Concursos Públicos)

Provas e Títulos, Testes Psicotécnicos e Exames Médicos

6 anos

Eliminação

Constituição de Bancas Examinadoras, Editais, Exemplares Únicos de Provas, Gabaritos, Resultados e Recursos

6 anos 5 anos Guarda permanente

É opcional a seleção por amostragem das provas dos candidatos, segundo critérios estabelecidos pela Comissão Permanente de Avaliação.

022 - Aperfeiçoamento e Treinamento

022.1 - Cursos (Inclusive Bolsas de Estudo)

022.11 - Promovidos pela Instituição 5 anos Eliminação

Propostas, Estudos, Editais, Programas, Relatórios Finais, Exemplares Únicos de Exercícios, Relação de Participantes, Avaliação e Controle de Expedição de Certificados

5 anos

5 anos

Guarda permanente

022.12 - Promovidos por Outras Instituições Para os documentos comprobatórios de participação utilizar os prazos e a destinação dos assentamentos individuais 020.5.

022.121 - No Brasil 5 anos Eliminação

022.122 - No Exterior 5 anos Eliminação

022.2 - Estágios (Inclusive Bolsas de Estágio)

022.21 - Promovidos Pela Instituição 5 anos Eliminação

Estudos, Propostas, Programas, Relatórios Finais, Relação de Participantes, Avaliação e Declaração de Comprovação de Estágio


permanente

022.22- Promovidos por outras Instituições Para os documentos comprobatórios de participação utilizar os prazos e a destinação dos assentamentos individuais 020.5.

022.221 - No Brasil 5 anos Eliminação

022.222 - No Exterior 5 anos Eliminação

27

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

022.9 - Outros Assuntos referentes a Aperfeiçoamento e Treinamento

Este subgrupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação.

023 - Quadros, Tabelas e Política de Pessoal

023.01 - Estudos e Previsão de Pessoal 5 anos 5 anos Guarda

permanente

023.02 - Criação, Classificação, Transformação, Transposição E Remuneração de Cargos e Funções


permanente

023.03 - Reestruturações e Alterações Salariais. Ascensão e Progressão Funcional. Avaliação de Desempenho. Enquadramento. Equiparação, Reajuste e Reposição Salarial. Promoções


023.1 - Movimentação de Pessoal

023.11 - Admissão. Aproveitamento. Contratação. Nomeação. Readmissão. Readaptação. Recondução. Reintegração. Reversão


023.12 - Demissão. Dispensa. Exoneração. Rescisão Contratual. Falecimento


023.13 - Lotação. Remoção. Transferência. Permuta 4 anos 5 anos Eliminação

023.14 - Designação. Disponibilidade. Redistribuição. Substituição


023.15 - Requisição. Cessão 5 anos 47 anos Eliminação

024 - Direitos, Obrigações E Vantagens

024.1 - Folhas de Pagamento. Fichas Financeiras 5 anos 95 anos Eliminação

024.11 - Salários, Vencimentos, Proventos e Remunerações

7 anos Eliminação

024.111 - Salário-Família 5 anos 19 anos Eliminação

Para os casos especiais previstos no Regime Jurídico Único, o prazo total de guarda para os documentos referentes à concessão de salário família será de 100 anos.

024.112 - Abono Ou Provento Provisório 7 anos Eliminação

28

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

Abono de Permanência em Serviço Até a homolo-

gação da aposentadoria

Eliminação

024.119 - Outros Salários, Vencimentos, Proventos e Remunerações

7 anos Eliminação

024.12 - Gratificações (Inclusive Incorporações)

024.121 - De Função 5 anos 47 anos Eliminação

024.122 - Jetons 7 anos Eliminação

024.123 - Cargos em Comissão 5 anos 47 anos Eliminação

024.124 - Natalinas (Décimo Terceiro Salário) 7 anos Eliminação

024.129 - Outras Gratificações 5 anos 47 anos Eliminação

024.13 - Adicionais

024.131 - Tempo de Serviço (Anuênios, Biênios e Qüinqüênios)


024.132 - Noturno 5 anos 47 anos Eliminação

024.133 - Periculosidade 5 anos 47 anos Eliminação

024.134 - Insalubridade 5 anos 47 anos Eliminação

024.135 - Atividades Penosas 5 anos 47 anos Eliminação

024.136 - Serviços Extraordinários (Horas Extras) 5 anos 47 anos Eliminação

024.137 - Férias: Adicional de 1/3 e Abono Pecuniário 7 anos Eliminação

024.139 - Outros Adicionais 5 anos 47 anos Eliminação

024.14 - Descontos

024.141 - Contribuição Sindical o Servidor 7 anos Eliminação

024.142 - Contribuição para o Plano de Seguridade Social


024.143 - Imposto de Renda retido na Fonte 7 anos Eliminação

024.144 - Pensões Alimentícias 5 anos 95 anos Eliminação

024.145 - Consignações 7 anos Eliminação

024.149 - Outros Descontos 7 anos Eliminação

29

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

024.15- Encargos Patronais. Recolhimentos

024.151 - Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep). Programa de Integração Social (Pis)


024.152 - Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)


024.153 - Contribuição Sindical do Empregador 7 anos Eliminação

024.154 - Contribuição para o Plano de Seguridade Social (Inclusive Contribuições Anteriores)


024.155 - Salário Maternidade 7 anos Eliminação

024.156 - Imposto de Renda 7 anos Eliminação

024.2 - Férias 7 anos Eliminação

024.3 - Licenças

Acidente em Serviço

Adotante

Afastamento do Cônjuge/Companheiro

Atividade Política

Capacitação Profissional

Desempenho de Mandato Classista

Doença em Pessoa da Família

Gestante

Paternidade

Prêmio por Assiduidade

Serviço Militar

Tratamento de Interesses Particulares

Tratamento de Saúde (Inclusive Perícia Médica)


30

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

024.4 Afastamentos

Para depor

Para exercer Mandato Eletivo

Para Servir ao Tribunal Regional Eleitoral Para Servir como Jurado

Suspensão de Contrato de Trabalho


024.5 - Reembolso de Despesas

024.51 - Mudança de Domicílio de Servidores Até aprovação

das contas

5 anos a contar da data de

aprovação das contas

Eliminação

024.52 - Locomoção Até aprovação

das contas



Eliminação

Até aprovação

das contas



Eliminação

024.9 - Outros Direitos, Obrigações e Vantagens

024.91 - Concessões

Alistamento Eleitoral

Casamento (Gala)

Doação de Sangue

Falecimento de Familiares (Nojo)

Horário Especial para Servidor Estudante Horário Especial para Servidor Portador de Deficiência


31

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

024.92 - Auxílios

Alimentação/Refeição

Assistência Pré-Escolar/Creche

Fardamento/Uniforme

Moradia

Vale-Transporte

Até aprovação das contas



Eliminação

025 - Apuração de Responsabilidade e Ação Disciplinar

025.1 - Denúncias. Sindicâncias. Inquéritos

025.11 - Processos Disciplinares 5 anos 95 anos Guarda

permanente

025.12 - Penalidades Disciplinares 5 anos 95 anos Guarda

permanente

026 - Previdência, Assistência e Seguridade Social

026.01 - Previdência Privada 5 anos 47 anos Eliminação

026.1 - Benefícios

026.11 - Seguros Até aprovação

das contas



Eliminação

026.12 - Auxílios

Acidente

Doença

Funeral

Natalidade




Eliminação

Reclusão 5 anos 47 anos Eliminação

026.13 - Aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminação

026.131 - Contagem e Averbação de Tempo de Serviço

Até a homologação

da aposentadoria

Eliminação

32

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

026.132 – Pensões: Provisória e Temporária Enquanto vigora 5 anos Eliminação

Pensão Vitalícia 5 anos 95 anos Eliminação

026.19 - Outros Benefícios

026.191 - Adiantamentos e Empréstimos a Servidores Até quitação da

dívida 5 anos Eliminação

026.192 - Assistência à Saúde (Inclusive Planos de Saúde)




Eliminação

Prontuário Médico do Servidor 5 anos 95 anos Eliminação

026.193 - Aquisição de Imóveis Até quitação da

dívida 5 anos Eliminação

026.194 - Ocupação de Próprios da União

Enquanto permanece a

ocupação 5 anos Eliminação

026.195 - Transportes para Servidores 2 anos Eliminação

026.2 - Higiene e Segurança do Trabalho 2 anos Eliminação

026.21 - Prevenção de Acidentes de Trabalho 5 anos 47 anos Eliminação

Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA)

2 anos Eliminação

Criação, Designação, Propostas, Relatórios e Atas


permanente

026.22 - Refeitórios, Cantinas e Copas (Fornecimento de Refeições)

2 anos Eliminação

026.23 - Inspeções Periódicas de Saúde 5 anos Eliminação

029 - Outros Assuntos referentes a Pessoal

029.1 - Horário de Expediente (Inclusive Escala de Plantão)

2 anos Eliminação

33

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

029.11 - Controle de Freqüência

Livros, Cartões, Folhas de Ponto, Abono de Faltas, Cumprimento de Horas Extras


029.2 - Missões Fora da Sede. Viagens a Serviço

029.21 - No País

Ajudas de Custo

Diárias

Passagens (Inclusive Devolução)

Prestações de Contas

Relatórios de Viagem




Eliminação Os relatórios técnicos de viagem estarão classificados no assunto correspondente ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela.

029.22 - No Exterior (Afastamento do País)

029.221 - Sem Ônus Para a Instituição 7 anos Eliminação Os relatórios técnicos de viagem estarão classificados no assunto correspondente ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela.

029.222 - Com Ônus Para a Instituição

Autorização de Afastamento Diárias (Inclusive Compra de Moeda Estrangeira)

Lista de Participantes (No Caso de Comitivas e Delegações)

Passagens

Passaportes

Prestações de Contas

Relatórios de Viagem

Reservas de Hotel




Eliminação Os relatórios técnicos de viagem estarão classificados no assunto correspondente ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela.

029.3 - Incentivos Funcionais

029.31 - Prêmios

Concessão de Medalhas, Diplomas de Honra ao Mérito e Elogios


permanente

34

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

029.4 - Delegações de Competência.

Procuração Enquanto vigora 5 anos Eliminação

Quanto aos documentos referentes aos ordenadores de despesas, utilizar o prazo dos documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação).

029.5 - Serviços Profissionais Transitórios:

Autônomos e Colaboradores (Inclusive Licitações)

Enquanto vigora a prestação do

serviço

Eliminação O prazo total de guarda dos documentos é de 52 anos.

029.6 - Ações Trabalhistas. Reclamações Trabalhistas

Até o trânsito em julgado

5 anos Guarda

permanente

029.7 - Movimentos Reivindicatórios:

Greves e Paralisações 5 anos 5 anos

Guarda permanente

030 - Material

Normas, Regulamentações, Diretrizes, Procedimentos, Estudos e/ou Decisões de Caráter Geral


permanente

030.1 - Cadastro de Fornecedores 5 anos Eliminação

031 - Especificação. Padronização. Codificação. Previsão. Catálogo. Identificação. Classificação (Inclusive Amostras)

2 anos Eliminação

032 - Requisição e Controle de Serviços Reprográficos (Inclusive Assinaturas Autorizadas e Reproduções de Formulários)

1 ano Eliminação

033 - Aquisição (Inclusive Licitações)

033.1 - Material Permanente Os documentos referentes ao material não adquirido deverão ser eliminados após 1 ano.

033.11 - Compra (Inclusive Compra por Importação) Até aprovação

das contas



Eliminação

033.12 - Aluguel. Comodato. Leasing Até aprovação

das contas



Eliminação

35

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

033.13 - Empréstimo. Cessão Enquanto vigora 5 anos Eliminação

Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação).

Doação. Permuta 4 anos 5 anos Eliminação

Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das conta e eliminação).

033.2 - Material de Consumo Os documentos referentes a material não adquirido deverão ser eliminados após 1 ano.

033.21 - Compra Até aprovação

das contas



Eliminação

033.22 - Cessão. Doação. Permuta 4 anos 5 anos Eliminação

033.23 - Confecção de Impressos Até aprovação

das contas



Eliminação

034 - Movimentação de Material (Permanente e de Consumo)

Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente.

034.01 - Termos de Responsabilidade Até aprovação

das contas



Eliminação

034.1 - Controle De Estoque (Inclusive Requisição, Distribuição)

2 anos Eliminação Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente.

034.2 - Extravio. Roubo. Desaparecimento Até a conclusão

do caso 5 anos Eliminação

Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente.

36

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

034.3 - Transporte de Material 2 anos Eliminação Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente.

034.4 - Autorização de Saída de Material 1 ano Eliminação Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente.

034.5 - Recolhimento de Material ao Depósito 2 anos Eliminação Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente.

035- Alienação. Baixa (Material Permanente e de Consumo)

035.1 - Venda (Inclusive Leilão) Até aprovação

das contas



Eliminação

035.2 - Cessão. Doação. Permuta 4 anos 5 anos Eliminação


036 - Instalação e Manutenção

036.1 - Requisição e Contratação de Serviços (Inclusive Licitações)




Eliminação

036.2 - Serviços Executados em Oficinas do Órgão 1 ano Eliminação

037 - Inventário

037.1 - Material Permanente Até aprovação

das contas



Guarda permanente

037.2 - Material de Consumo Até aprovação

das contas



Eliminação

37

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

039 - Outros Assuntos referentes a Material Este grupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação.

040 - Patrimônio



permanente

041 - Bens Imóveis

Projetos, Plantas e Escrituras 3 anos 5 anos

Guarda permanente

É opcional a reprodução dos documentos previamente ao recolhimento, para que o órgão permaneça com cópias para consulta.

041.01 - Fornecimento e Manutenção de Serviços Básicos

Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano.

041.011 - Água e Esgoto Até aprovação

das contas



Eliminação

041.012 - Gás Até aprovação

das contas



Eliminação

041.013 - Luz e Força Até aprovação

das contas



Eliminação

041.02 - Comissão Interna de Conservação

de Energia (CICE) 2 anos Eliminação

Criação, Designação, Propostas de Redução de Gastos com Energia, Relatórios e Atas


permanente

041.03 - Condomínio Até aprovação

das contas



Eliminação

041.1 - Aquisição

38

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

041.11 - Compra Até aprovação

das contas



Guarda permanente

041.12 - Cessão 4 anos 5 anos Guarda

permanente

Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data da aprovação das contas e guarda permanente).

041.13 - Doação 4 anos 5 anos Guarda

permanente

Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e guarda permanente).

041.14 - Permuta 4 anos 5 anos Guarda

permanente


041.15 - Locação. Arrendamento. Comodato Até aprovação

das contas



Eliminação

041.2 - Alienação

041.21 - Venda Até aprovação

das contas



Guarda permanente

041.22 - Cessão 4 anos 5 anos Guarda

permanente


39

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

041.23 - Doação 4 anos 5 anos Guarda

permanente


041.24 - Permuta 4 anos 5 anos Guarda

permanente


041.3 - Desapropriação. Reintegração de Posse. Reivindicação de Domínio. Tombamento




Guarda permanente

041.4 - Obras

041.41 - Reforma. Recuperação. Restauração Até aprovação

das contas



Guarda permanente

041.42 - Construção Até aprovação

das contas



Guarda permanente

041.5 - Serviços de Manutenção (Inclusive Licitações) Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano.

041.51 - Manutenção de Elevadores Até aprovação

das contas



Eliminação

041.52 - Manutenção de Ar -Condicionado Até aprovação

das contas



Eliminação

40

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

041.53 - Manutenção de Subestações e Geradores Até aprovação

das contas



Eliminação

041.54 - Limpeza. Imunização. Desinfestação (Inclusive para Jardins)




Eliminação

041.59 - Outros Serviços de Manutenção Este subgrupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação.

042 - Veículos

042.1 - Aquisição (Inclusive Licitações) Para veículos não adquiridos eliminar após 1 ano.

042.11 - Compra (Inclusive Compra por Importação) Até aprovação

das contas



Eliminação

042.12 - Aluguel Até aprovação

das contas



Eliminação

042.13 - Cessão. Doação. Permuta. Transferência 4 anos 5 anos Eliminação


042.2 - Cadastro. Licenciamento. Emplacamento. Tombamento

Até a alienação 5 anos Eliminação

042.3 - Alienação (Inclusive Licitações)

042.31 - Venda (Inclusive Leilão) Até aprovação

das contas



Eliminação

41

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

042.32 - Cessão. Doação. Permuta. Transferência 4 anos 5 anos Eliminação


042.4 - Abastecimento. Limpeza. Manutenção. Reparo




Eliminação

042.5 - Acidentes. Infrações. Multas Até aprovação

das contas

5 anos a conta da data de


Eliminação

Para acidentes com vítimas, o prazo total de guarda é de 20 anos.

042.9 - Outros Assuntos referentes a Veículos

042.91 - Controle de Uso de Veículos 2 anos Eliminação

042.911 - Requisição 2 anos Eliminação

042.912 - Autorização para Uso Fora do Horário de Expediente

2 anos Eliminação

042.913 - Estacionamento. Garagem 2 anos Eliminação

043 - Bens Semoventes A temporalidade e destinação serão estabelecidas pelo órgão de acordo com a necessidade.

044 - Inventário Até aprovação

das contas



Guarda permanente

049 - Outros Assuntos referentes a Patrimônio

049.1 - Guarda e Segurança 2 anos Eliminação

049.11 - Serviços de Vigilância Até aprovação

das contas



Eliminação Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano.

42

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

049.12 - Seguros (Inclusive de Veículos) Até aprovação

das contas




049.13 - Prevenção de Incêndio

Treinamento de Pessoal, Instalação e Manutenção de Extintores, Inspeções Periódicas

2 anos Eliminação

Constituição de Brigadas de Incêndio, Planos, Projetos e Relatórios


permanente

049.14 - Sinistro Até a conclusão

do caso 5 anos Eliminação

049.15 - Controle De Portaria 2 anos Eliminação

Registro De Ocorrências 5 anos 5 anos Eliminação

049.2 - Mudanças

049.21 - Para Outros Imóveis Até aprovação

das contas



Eliminação

049.22 - Dentro do mesmo Imóvel Até aprovação

das contas




049.3 - Uso de Dependências 2 anos Eliminação

050 Orçamento e Finanças



permanente

050.1 - Auditoria Até aprovação

das contas



Guarda permanente

051 - Orçamento

43

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

051.1 - Programação Orçamentária

051.11 - Previsão Orçamentária 2 anos Eliminação

051.12 - Proposta Orçamentária 5 anos 5 anos Guarda

permanente

051.13 - Quadro de Detalhamento de Despesa (QDD) 2 anos Eliminação

051.14 - Créditos Adicionais Crédito Suplementar. Crédito Especial. Crédito Extraordinário


permanente

051.2 Execução Orçamentária

051.21 - Descentralização de Recursos

(Distribuição Orçamentária)




Eliminação

051.22 - Acompanhamento De Despesa Mensal (Pessoal/Dívida)




Eliminação

051.23 - Plano Operativo. Cronograma de Desembolso




Eliminação

052 - Finanças

052.1 - Programação Financeira de Desembolso Até aprovação

das contas



Eliminação

052.2 - Execução Financeira

052.21 - Receita Até aprovação

das contas



Eliminação

44

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

052.22 - Despesa Até aprovação

das contas



Eliminação

053 - Fundos Especiais Até aprovação

das contas



Eliminação

054 - Estímulos Financeiros e Creditícios Até aprovação

das contas



Guarda permanente

055 - Operações Bancárias

055.01 - Pagamentos em Moeda Estrangeira Até aprovação

das contas



Eliminação

055.1 - Conta Única (Inclusive Assinaturas Autorizadas e Extratos de Contas)




Eliminação

055.2 - Outras Contas: Tipo B, C E D (Inclusive assinaturas Autorizadas e Extratos de Contas)




Eliminação

056 - Balanços. Balancetes Até aprovação

das contas



Guarda permanente

057 – Tomada de Contas. Prestação de Contas (Inclusive Parecer de Aprovação das Contas)




Guarda permanente

059 - Outros Assuntos referentes a Orçamento e Finanças

45

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

059.1 - Tributos (Impostos e Taxas) Até aprovação

das contas



Eliminação

060 - Documentação e Informação

060.1 - Publicação de Matérias no Diário Oficial Até aprovação das contas



Eliminação

060.2 - Publicação de Matérias nos Boletins Administrativos, de Pessoal e de Serviço

1 ano Eliminação

060.3 - Publicação de Matérias em outros Periódicos Até aprovação das contas



Eliminação

061 - Produção Editorial (Inclusive Edição ou Coedição de Publicações em Geral produzidas pelo Órgão em Qualquer Suporte)

061.1 - Editoração. Programação Visual Até aprovação

das contas



Eliminação Documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 5 anos de arquivamento na fase corrente.

061.2 - Distribuição. Promoção. Divulgação Até aprovação

das contas



Eliminação Documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 5 anos de arquivamento na fase corrente.

062 - Documentação Bibliográfica (Livros, Periódicos, Folhetos e Audiovisuais)

062.01 - Normas e Manuais Enquanto vigora 5 anos Guarda

permanente

062.1 - Aquisição (No Brasil e no Exterior) Os documentos referentes ao material bibliográfico não adquirido serão eliminados após 1 ano.

46

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

062.11 - Compra (Inclusive Assinaturas de Periódicos)




Eliminação

062.12 - Doação 4 anos 5 anos Eliminação


062.13 - Permuta 4 anos 5 anos Eliminação


062.2 - Registro 2 anos Eliminação

062.3 - Catalogação. Classificação. Indexação

2 anos Eliminação

062.4 - Referência e Circulação 2 anos Eliminação

062.5 - Inventário Até aprovação

das contas



Guarda permanente

063 - Documentação Arquivística: Gestão de Documentos e Sistema de Arquivos

063.01 - Normas e Manuais Enquanto vigora 7 anos Guarda

permanente

063.1 - Produção de Documentos. Levantamento. Fluxo

4 anos Eliminação

Diagnóstico 5 anos 5 anos Guarda

permanente

063.2 - Protocolo: Recepção, Tramitação e

Expedição de Documentos 2 anos Eliminação

063.3 - Assistência Técnica 5 anos Eliminação

063.4 - Classificação e Arquivamento 2 anos Eliminação

47

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

Código de Classificação de Documentos Enquanto vigora Eliminação

O prazo total de guarda do documento é de 100 anos, devendo o órgão permanecer com um exemplar por igual período. Um outro exemplar deverá compor o conjunto documental NORMAS E MANUAIS do subgrupo 063.01, seguindo a temporalidade e destinação previstas para o mesmo.

063.5 - Política de Acesso aos Documentos 5 anos 5 anos Guarda

permanente

063.51 - Consultas. Empréstimos 1 ano após a

devolução Eliminação

063.6 - Destinação de Documentos

063.61 - Análise. Avaliação. Seleção 5 anos 5 anos Guarda

permanente

Tabela de Temporalidade Enquanto vigora Eliminação

O prazo total de guarda do documento é de 100 anos, devendo o órgão permanecer com um exemplar por igual período. Um outro exemplar deverá compor o conjunto documental NORMAS E MANUAIS do subgrupo 063.01, seguindo a temporalidade e destinação previstas para o mesmo.

063.62 - Eliminação

Termos, Listagens e Editais de Ciência de Eliminação

5 anos Guarda

permanente

063.63 - Transferência. Recolhimento

Guias e Termos de Transferência,

Guias, Relações e Termos de Recolhimento, Listagens Descritivas do Acervo

5 anos Guarda

permanente

064 - Documentação Museológica A temporalidade e destinação serão estabelecidas de acordo com as necessidades do órgão.

065 - Reprodução de Documentos: Estudos, Projetos e Normas


permanente

066 - Conservação de Documentos

48

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

066.1 - Desinfestação. Higienização Até aprovação

das contas



Eliminação Para documentos que não envolvam pagamentos, eliminar após 2 anos.

066.2 - Armazenamento. Depósitos 2 anos Eliminação

066.3 - Restauração de Documentos (Inclusive encadernação)





067 - Informática

067.1 - Planos e Projetos Enquanto vigora 5 anos Guarda

permanente

067.2 - Programas. Sistemas. Redes (Inclusive licença e Registro de uso e compra)


permanente

067.21 - Manuais Técnicos

(exemplares únicos) Enquanto vigora 5 anos

Guarda permanente

067.22 - Manuais do Usuário

(exemplares únicos) Enquanto vigora 5 anos

Guarda permanente

067.3 - Assistência Técnica Até aprovação

das contas




069 - Outros Assuntos referentes à Documentação e Informação

Este grupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação.

070 Comunicações



permanente

071 - Serviço Postal

071.1 - Serviços de Entrega Expressa

49

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

071.11 - Nacional Até aprovação

das contas



Eliminação

071.12 - Internacional Até aprovação

das contas



Eliminação

071.2 - Serviços de Coleta, Transporte e Entrega de Correspondência Agrupada – Malote




Eliminação

071.3 - Mala Oficial Até aprovação

das contas



Eliminação

071.9 - Outros Serviços Postais Até aprovação

das contas



Eliminação

072 Serviço De Rádio Até aprovação

das contas



Eliminação

072.1 - Instalação. Manutenção. Reparo Até aprovação

das contas



Eliminação

073 - Serviço De Telex Até aprovação

das contas



Eliminação

073.1 - Instalação. Manutenção. Reparo Até aprovação

das contas



Eliminação

50

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


FINAL OBSERVAÇÕES

074 - Serviço Telefônico (Inclusive Autorização para Ligações Interurbanas). Fac-Símile (Fax)

2 anos Eliminação

074.1 - Instalação. Transferência. Manutenção. Reparo




Eliminação

074.2 - Listas Telefônicas Internas Enquanto

Vigora Eliminação

074.3 - Contas Telefônicas Até aprovação

das contas



Eliminação

075 - Serviços de Transmissão de Dados, Voz e Imagem




Eliminação

079 - Outros Assuntos Referentes a Comunicações Este grupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação.

Tabela de Temporalidade das Atividades-Fim da Secretaria de Estado de Administração – SEAD

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA

OBSERVAÇÕES CORRENTE INTERMEDIÁRIO

DESTINAÇÃO

FINAL

100 - Planejamento, Gestão e Defesa Judicial

110 - Instruções e atos normativos 5 anos 5 anos Guarda

Permanente

120 – contratos, Convênios, Projetos , Programas, Acordos Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

51

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


DESTINAÇÃO

FINAL

130 - Relações Institucionais Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

131 - Poder Legislativo Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

132- Órgãos governamentais Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

133 - Órgãos não governamentais Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

134 - Instituições estrangeiras Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

135 - Instituições privadas Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

136 - Instituições acadêmicas Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

137 - Instituições do Setor Elétrico Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

138 - Descentralização 2 anos 10 anos Guarda

Permanente

139 – Gestão de Relacionamento 2 anos 10 anos Guarda

Permanente

140 - Planejamento da Gestão

141 - Planejamento estratégico 2 anos 10 anos Guarda

Permanente

142 - Planejamento orçamentário 2 anos 10 anos Guarda

Permanente

143 - Avaliação da gestão 2 anos 10 anos Guarda

Permanente

150 – Auditoria Interna

151 – Plano anual de Atividades da Auditoria Interna 2 anos 3 anos Eliminação

152 – Projetos de Auditoria Interna 2 anos 3 anos Eliminação

153 -Sindicância 2 anos 1 ano Guarda

Permanente

52

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


DESTINAÇÃO

FINAL

154 - Controle Interno da Administração Pública (SFC) 2 anos 3 anos Eliminação

155 - Controle Externo da Administração Pública (TCU) 2 anos 3 anos Eliminação

156 - Outros Controles (TCE`s, INSS, RECEITA FEDERAL) 2 anos 3 anos Eliminação

160 - Defesa Judicial

161 – Contencioso Até o

julgamento 5 anos

Guarda

Permanente

162 – Consultivo

200 - Regulação Econômica do Mercado Estímulo à

Competição


Permanente

220 - Contratos, convênios, projetos, programas, acordos Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente*

230 - Consolidação de dados e mercado Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente*

*São passiveis de eliminação os relatórios cujas

informações encontram-se recapituladas em

outros

240 - Metodologia de cálculo Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente*



outros

241 - Energia não suprida Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

242 - Custo de interrupção Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

250 - Gestão de atos e condutas dos agentes de mercado Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente*



outros

260 - Análise e reformulação das normas da ANEEL Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

261 - Aspectos concorrenciais Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

53

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


DESTINAÇÃO

FINAL

270 - Administração tarifária Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente*



outros

271 - Estudos econômicos e tarifários Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

272 - Estrutura tarifária Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

273 – Atualização das Tarifas de Energia Elétrica Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

273.1 – Reajuste Tarifário Anual Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

273.2 – Revisão Tarifária Periódica Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

273.3 – Revisão Tarifária Extraordinária Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

275 - Orçamento do Operador Nacional do Sistema Elétrico -

ONS e do Mercado Atacadista de Energia - MAE ( análise e

aprovação)

Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

276 - Receita permitida de transmissão Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

277 - Definição do Uso de Bem Público (UBP) Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

278 - Modalidades tarifárias Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

279 - Atendimento à consultas externas Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

280 - Gestão dos Encargos Setoriais Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

281 - Taxa de Fiscalização Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

282 - Cota de Consumo de Combustível (CCC) Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

54

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


DESTINAÇÃO

FINAL

283 - Compensação financeira Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

284 - Cálculo de Royalties Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

290 - Acompanhamento de Mercado Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

291 - Acompanhamento macroeconômico Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

292 - Homologação de contratos Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

293 - Registro de compra e venda de energia elétrica Enquanto

vigora 5 anos

Guarda

Permanente

300 - Relações com o Mercado e Ouvidoria


Permanente


vigoram 5 anos Permanente

330 - Gestão de ouvidoria Enquanto


331- Atendimento Enquanto


332 - Audiência pública Enquanto


333 - Consulta pública Enquanto


340 - Gestão de conflitos Enquanto


341 – Mediação Enquanto


350 - Prevenção de conflitos Enquanto


55

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


DESTINAÇÃO

FINAL

351 - Conselho de Consumidores Enquanto


352 - Avaliação do atendimento de reclamações feitas às

Concessionárias

Enquanto


400 - Gestão dos Potenciais Hidráulicos


Permanente

420 - Contratos, Convênios, Projetos, Programas, Acordos Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

430 - Estudos de inventário Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

431 – Registro Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

432 - Análise Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

433 - Aprovação/divulgação Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

440 - Estudos de viabilidade Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente


vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

442 - Análise Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente


vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

450 - Projeto básico Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente


vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

452 – Análise Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

56

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


DESTINAÇÃO

FINAL


vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

460 - Gestão de dados hidrológicos Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente*



outros

461 - Operação da rede hidrometeorológica Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

462 - Consolidação de dados Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

463 - Regionalização de vazões Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

464 - Estudos hidrográficos Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

465 - Impacto ambiental Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

466 - Energia alternativa Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

470 - Acompanhamento de projetos Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

500 - Outorga de Concessões e Autorizações


Permanente


vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

530 – Concessão Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

531 - Licitação Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

532 – Contratação Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

533 - Outorga Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

57

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


DESTINAÇÃO

FINAL

534 - Reagrupamento (somente para Distribuição) Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

535 - Renovação Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

536 - Prorrogação Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

540 - Privatização Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

541 - Geração Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

542 – Transmissão Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

543 – Distribuição Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

544 – Anuência Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

550 - Declaração de utilidade pública Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

551 - Desapropriação Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

552 - Servidão administrativa Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

560 - Autorizações Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

561 - Geração Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

562 - Transmissão Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

563 - Distribuição Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

564 - Uso privativo de instalação Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

58

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


DESTINAÇÃO

FINAL

565 - Subestação Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

566 - Comercialização Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

567 - Importação Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

568 - Exportação Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

570 - Permissão Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

571 - Outorga Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

572 - Contratação Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

580 - Registro Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

581 – Geração Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

582 - Transmissão Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

583 - Distribuição Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

590 - Homologação Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

591 - Contratos de compartilhamento de infra-estrutura Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

600 - Fiscalização da Geração, Serviços de Eletricidade e Econômico-

Financeira


Permanente


vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

59

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


DESTINAÇÃO

FINAL

630 - Cadastro

631 - Centrais geradoras Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

632 - Concessionárias, Permissionárias e autorizadas Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

640- Monitoramento econômico-financeiro

641 - Acompanhamento através de publicações Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente*



outros

642 - Sistemas informatizados/banco de dados Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente*



outros

643 - Balancete Mensal Padronizado (BMP) Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente*



outros

644 - Relatório de Informações Trimestrais (RIT) Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente*



outros

645 - Prestação Anual de Contas (PAC) Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

650 - Fiscalização

651 - Planejamento Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

652 - Comunicação da fiscalização Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

653 - Visitas de Inspeção Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

654 - Resultado da fiscalização Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

655 - Manifestação da empresa e resposta da ANEEL Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

60

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


DESTINAÇÃO

FINAL

656 - Processo punitivo Até o

julgamento 5 anos

Guarda

Permanente

657 - Documentos complementares Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

658 - Interrupção de energia Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

660 - Regulação Contábil e Financeira

661 - Plano de contas do serviço público de energia elétrica Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

662 - Elaboração de manuais e ofícios para divulgação entre

agentes

Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

663 - Atendimento às demandas dos Agentes Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

700 - Regulação Técnica e Padrões de Serviço


Permanente


vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

730 - Regulação dos serviços de geração Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

731 - Energia assegurada Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

732 - Análise das condições de atendimento ao mercado Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

733 - Comercialização

740 - Regulação dos serviços de transmissão

741 - Padronização dos serviços de transmissão Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

742 - Garantia do atendimento

743 - Regulação do livre acesso Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

61

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


DESTINAÇÃO

FINAL

744 - Reconhecimento de receita Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

745 - Regulação e Gestão da qualidade Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

746 - Tarifas de uso da transmissão Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

747 - Novo modelo do Setor Elétrico Brasileiro Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

748 - Serviços ancilares Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

750- Regulação dos serviços de distribuição

751 - Regulação e gestão da qualidade Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

752 - Programa Anual de Pesquisa e Desenvolvimento Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

753 - Cooperativas Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

754 - Tarifa de uso de distribuição Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

755 - Relacionamento com Agências Estaduais Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

756 - Procedimentos de distribuição Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

757 - Sistema de distribuição Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

758 - Compartilhamento de infra-estrutura Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

760 - Regulação dos serviços de comercialização

761 - Condições gerais de fornecimento Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

762 - Qualidade do atendimento ao consumidor Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

62

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


DESTINAÇÃO

FINAL

763 - Participação financeira Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

764 - Eficiência energética Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

765 - Consumidor livre Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

766 - Plano de ação das agencias estaduais Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

767 – Racionamento Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

768 – Índice de qualidade de atendimento ao consumidor Enquanto

vigoram 5 anos

Guarda

Permanente

900 - Assuntos diversos

910 – Solenidades. Comemorações. Homenagens 1 ano Eliminação

Planejamento, Programação, Discursos, Palestras, e Trabalhos

apresentados por técnicos do Órgão 5 anos 5 anos

Guarda

Permanente

920 – Congressos. Conferências. Seminários. Simpósios.

Encontros. Convenções. Ciclos de Palestras. Mesas Redondas. 1 ano Eliminação

Planejamento, Programação, Discursos, Palestras e Trabalhos


Guarda

Permanente

930 – Feiras. Salões. Exposições. Mostras. Festas. 1 ano Eliminação

Planejamento, Programação, Discursos, Palestras e Trabalhos


Guarda

Permanente

Concursos 1 ano Eliminação

Planejamento, Normas, Editais, Habilitação dos candidatos,

Julgamento da banca, Trabalhos concorrentes, Premiação e

Recursos


Permanente

As normas deverão permanecer em fase corrente

enquanto vigoram.

940 - Visitas e visitantes 1 ano Eliminação

990 - Assuntos transitórios

991 - Cartas de apresentação e recomendação 1 ano Eliminação

992 - Comunicados e informes 1 ano Eliminação

993 – Agradecimentos. Convites. Felicitações. Pêsames. 1 ano Eliminação

63

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA


DESTINAÇÃO

FINAL

994 - Protestos. Reivindicações. Sugestões 1 ano Eliminação

995 – Pedidos. Oferecimentos. e Informações Diversas 1 ano Eliminação*

996 - Associações: culturais, de amigos e de servidores 1 ano Eliminação

64

ANEXO B – Lista de Eliminação de Documentos

O quadro abaixo somente deverá ser preenchido quando for necessário, isto é, quando os documento a serem eliminados necessitarem de aprovação das contas pelo TCE.

Conta (s) do (s) Exercício (s) de: Conta (s) Aprovada (s) pelo

TCE em: Publicação no Diário Oficial (data,

seção, página)

Local/Data: ______/_____/_______

_____________________ Responsável pela Seleção

Local/Data: ______/_____/_______

_____________________ Presidente da Comissão de

Documentos

Local/Data: ______/_____/_______ _____________________________

_ Autoridade do Órgão

Local/Data: ______/_____/_______

____________________________________________________________ Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos (CAD)

Local/Data: ______/_____/_______

____________________________________________________________ _______ Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos (CPAD)

Local/Data: ______/_____/_______ Autorizo:

____________________________________ _______________________ Diretor-Geral do Arquivo Nacional

Lista de Eliminação de Documentos

Orgão/Entidade: (Indicar o nome do Órgão/Entidade, acompanhado das siglas respectivas.)

Órgão/Setor: (Siglas) Listagem nº: (nº/ano) Folha N°: (nº/nºtotal) Unidade/Setor: (Indicar o nome da Unidade/setor que eliminará os

documentos, acompanhado das siglas respectivas.) No caso de eliminação de documentos de Órgãos/Entidades extintos, indicar o nome do produtor (a)/acumulador (a) dos documentos

Código Referente à Classificação

Descritor do Código

Data Limite

Unidade de Arquivamento Observações/ Justificativas

Quantidade Especificação

MENSURAÇÃO TOTAL: (Indicar, em metros lineares, o total de documentos que serão eliminados)

DATAS LIMITES GERAIS: (Indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados)

65

ANEXO C – Edital de Eliminação de Documentos

(Nome do Órgão ou Entidade)

Edital de Eliminação de Documentos

N° _______/_______ (Indicar o Nº / ano do Edital)

O Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos, designado pela PORTARIA Nº _____, de ___/___/___, publicada

no Diário Oficial do Estado, de ___/___/___, de acordo com a Listagem de Eliminação de Documentos nº____, autorizada

pelo titular do (indicar o nome da Instituição Arquívista Pública), faz saber, a quem possa interessar que, transcorridos 30

(trinta) dias da publicação deste Edital no Diário Oficial do Estado, e se não houver oposição, serão eliminados os

documentos relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos Nº ______/_____ (anexa), do período de

____/____/______ a ____/____/_____.

Os interessados, no prazo citado, poderão requerer, às suas expensas e mediante petição dirigida a Comissão de

Avaliação de Documentos do (a) (indicar o Órgão/Entidade), a retirada de ou cópias de documentos, avulsos ou processos,

bem como o desentranhamento ou cópias de folhas de um processo.

Local, data

___________________________________

Nome

Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos

(Nome do Órgão ou Entidade)

Edital de Eliminação de Documentos

N° _______/_______ (Indicar o Nº / ano do Edital)

os ____ dias do mês de ________ do ano de ______, o (a) (indicar o nome do Órgão /Entidade responsável

pela eliminação), de acordo com o que consta da Listagem de Eliminação de Documentos n° (nº/ano), aprovada pelo (a)

titular do (a) (Instituição Arquísta), por intermédio do (documento que autorizou a eliminação) e respectivo edital de ciência

de Eliminação de Documentos nº (n°/ano), publicado no DOE _______ de ___/___/_____, procedeu a eliminação de

(mensuração total) dos documentos relativos a (referencias gerais dos descritos dos códigos de classificação dos

documentos a serem eliminados), no período de (datas-limites gerais), do (a) (Órgão/Entidade).

Local, data ___________________________________

Nome/Cargo Responsável para supervisionar e acompanhar a eliminação

___________________________________ Nome

Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos

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